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CAPITULO IV
DISEO DE UN SISTEMA INFORMTICO DE REGISTROS DE
ACTIVOS INMOVILIZADOS, QUE FACILITE EL CONTROL DE
INVENTARIO EN LOS CENTROS ESCOLARES QUE POSEAN
RECURSOS INFORMTICOS, DEL DISTRITO 02-06 DEL MUNICIPIO
DE SANTA ANA
A. GENERALIDADES
El contenido de este captulo se refiere a la propuesta del diseo de un sistema
informtico de registros de activos inmovilizados, que facilite el control de inventario
en los centros escolares que posean recursos informticos, del distrito 02-06 del
Municipio de Santa Ana; con el cual se busca facilitar el registro de los activos en
cada centro escolar, ya que los contratiempos y deficiencias en los que se
encuentran los centros escolares actualmente, hacen que surja la necesidad de
disear un sistema que cumpla las caractersticas antes mencionadas.
Para elaborar el sistema se tom en cuenta el marco terico sobre el ciclo de vida de
un sistema, los tipos de sistemas, etc. Tambin toda la informacin que fue
recopilada en la investigacin de campo.
Una vez realizada la investigacin de campo en todos los centros escolares del
distrito 02-06 que cumplieron con el requisito de poseer recursos informticos, se
procedi a analizar los resultados, con lo cual se comprob las dificultades existentes
debido a la forma en la que cada centro escolar lleva el control de sus activos y la
imperante necesidad de contar con una herramienta informtica para realizarlo. Esto
ha dado la pauta para poder dar la recomendacin de realizar un diseo de un
sistema informtico que permita facilitar el control de los mismos.

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B. OBJETIVOS DE LA PROPUESTA
1. OBJETIVO GENERAL

Disear, planificar y organizar un Sistema Informtico de Control de Activos


inmovilizados, que permita a los centros escolares del Distrito 02-06 que posean
recursos informticos, tener un mayor orden en sus registros.

2.

OBJETIVOS ESPECFICOS
Disear un sistema informtico de registros de activos inmovilizados que cumpla
los requerimientos y especificaciones establecidas por los usuarios.

Proporcionar una herramienta que sirva para corregir las deficiencias detectadas
en el mtodo de control que actualmente estn utilizando los centros escolares
del distrito 02-06.

Planificar y organizar la puesta en marcha de un sistema informtico de control de


activos inmovilizados que permita mejorar el registro de estos.

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C. IMPORTANCIA Y BENEFICIOS DE LA PROPUESTA


1. IMPORTANCIA DE LA PROPUESTA PARA LOS CENTROS
ESCOLARES
La mayora de dificultades que se dan con el manejo de activos en los centros
escolares del distrito 02-06 se presentan por la falta de una herramienta informtica
que facilite dicho control, ya que cuando se presentan los informes de los registros
de los activos inmovilizados al MINED, se tienen inconvenientes por que estos son
realizados de una forma manual lo cual a su vez provoca errores en la presentacin
de los mismos.
Por tal motivo surge la necesidad de automatizar el proceso de registro de activos,
con el diseo de un sistema informtico que permita solventar o subsanar esta
necesidad.

2. BENEFICIOS DE LA PROPUESTA
El diseo de un sistema informtico de registro de activos inmovilizados para
mejorar y facilitar el control de los mismos, proveer a los centros escolares del
distrito 02-06 del Municipio de Santa Ana mltiples beneficios como por ejemplo:

Se brindar una herramienta que permite extender reportes instantneos con un


margen de error mnimo y sin complicaciones.

Por otra parte se plantea el hecho, que haciendo este diseo se obtendr el
mximo provecho de recursos informticos.

El diseo del sistema permitir contar con la informacin necesaria de todos los
activos que poseen los centros escolares, teniendo un mayor orden en el control
de sus inventarios

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Poseer una base de datos que contenga toda la informacin necesaria de los
activos inmovilizados que poseen.

Un beneficio adicional que proporciona el sistema de control de activos


inmovilizados, es acoplarse a la tecnologa informtica, mediante el cual se har
uso de los recursos tecnolgicos con los que cuenta los centros escolares
orientndolos a satisfacer las necesidades de los usuarios.

Partiendo de lo anterior, la presente propuesta aporta una herramienta que aparte de


facilitar el trabajo a los diferentes encargados de los centros escolares, permitir que
el uso de la tecnologa no slo sea una teora si no una prctica con el diseo del
sistema informtico.

D. ALCANCE DE LA PROPUESTA

Con el diseo de un sistema informtico de registro de activos inmovilizados se


facilitar el registro de los mismos en los centros escolares del distrito 02-06 y
permitir una mayor eficiencia a la hora de realizar los reportes.

En general nuestra propuesta pretende proporcionar una herramienta que permita


almacenar y obtener la informacin necesaria de cada activo, para que los
encargados de cada centro escolar puedan contar con un instrumento automatizado
que mejore la toma de decisiones y minimice los errores en el control de los activos
evitando as prdida y robo de los mismos. Tambin se espera que el sistema no sea
utilizado nicamente por los centros antes mencionados, si no que pueda ser
implementado en los dems centros escolares de El Salvador que posean recursos
informticos.

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E. DISEO DE UN SISTEMA INFORMTICO DE REGISTROS DE


ACTIVOS INMOVILIZADOS, QUE FACILITE EL CONTROL DE
INVENTARIO EN LOS CENTROS ESCOLARES QUE POSEAN
RECURSOS

INFORMTICOS,

DEL

DISTRITO

02-06

DEL

MUNICIPIO DE SANTA ANA


1.

ESQUEMA GRFICO DE LA PROPUESTA

Para dar a conocer el sistema de registro de activos inmovilizados y ofrecer una


visin clara, se elabor un esquema dentro del cual estn representadas cada una
de las etapas que lo conforman, as como tambin, los tems ms importantes que se
desarrollaran en cada una de ellas para que al final se pueda obtener el resultado
esperado.

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2. OBJETIVOS DEL DISEO


2.1

OBJETIVO GENERAL

Construir un esquema a travs de una serie de etapas y pasos que los centros
escolares deben seguir en forma ordenada y secuencial, para implementar y dar vida
al sistema de control de activos.

2.2

OBJETIVOS ESPECFICOS

Permitir enriquecer el sistema y mejorarlo a travs de la participacin de los


involucrados en su desarrollo.

Promover la aplicacin del sistema en los centros escolares de todo el pas para
lograr la explotacin de los recursos informticos.

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3. DESARROLLO DEL DISEO


3.1

CICLO DE VIDA DEL DESARROLLO DEL SISTEMA

El desarrollo de un sistema automatizado va unido a un ciclo de vida compuesto por


una serie de etapas que comprenden todas las actividades, desde el momento en
que surge la idea de crear un sistema automatizado, hasta que deja definitivamente
de ser utilizado por el ultimo de sus usuarios.

3.2

ETAPAS EN EL CICLO DE VIDA DE UN SISTEMA(CVDS)

Veamos una pequea descripcin de las etapas con las cuales se cuenta a lo largo
del ciclo de vida de un sistema automatizado, una vez delimitadas en cierta manera
las etapas, habr que ver la forma en que estas se afrontan.
Existen diversos modelos de ciclo de vida y la eleccin de un cierto modelo para
determinado tipo de proyecto puede ser de vital importancia, el orden de las etapas
es un factor importante, ya que cada una tiene su razn de ser, por lo tanto se tiene
que respetar el orden de ejecucin para que el sistema automatizado funcione de la
forma ms ptima.)
Para llevar a cabo el diseo de este sistema se tomaron en cuenta 6 etapas en el
ciclo de vida las cuales se mencionan a continuacin:
Senn (1992) divide e CVDS de la siguiente manera:
a) Investigacin preliminar.
b) Determinacin de los requerimientos del sistema.

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c) Diseo del sistema.


d) Desarrollo del software.
e) Prueba de los sistemas.
f) Implantacin y evaluacin
Cada una de estas etapas se explica en el marco terico y se ejecutaran en el
desarrollo del sistema automatizado.

3.3

INVESTIGACIN

En los centros escolares del distrito 02-06 del Municipio de Santa Ana se han
realizado progresos significativos especialmente en el rea del uso de la tecnologa
para mejorar sus procesos educativos as como administrativos. Tambin han sido
dotados de nuevos y mejores activos para sus instalaciones.
En vista de eso ha nacido la inquietud de disear un sistema informtico que ayude a
los encargados de estos centros a llevar un mejor control de los mismos. Por tal
razn es que se realiz una investigacin en cada uno de los centros escolares del
distrito 02-06, con el objetivo de determinar la necesidad de disear un sistema
informtico que cumpla con estas caractersticas.

INVESTIGACIN PRELIMINAR

En esta etapa se determinaron los aspectos bsicos que conducirn al desarrollo del
sistema y de los cuales depende en gran medida el xito del mismo. Adems, se
trato directamente con los encargados de los centros escolares involucrados en este

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proyecto para determinar las especificaciones, requerimientos etc., que ellos esperan
del sistema informtico a disear. Y lo ms importante con esta investigacin se
pudo conocer el proceso de como cada uno de los centros realiza el control de sus
activos.
Para lo cual se hicieron cuestionamientos tales como: Qu se hace?; Cmo lo
hace?; Con qu lo hace? Y Para qu lo hace?
Con la respuesta de estos cuestionamientos se tiene una visin amplia de todas las
deficiencias que el mtodo actual posee. Adems se pudo determinar que es lo que
en realidad el usuario desea que contenga el sistema informtico.

ESTUDIO DE FACTIBILIDAD DEL PROYECTO

Todo proyecto que se realiza requiere una investigacin exhaustiva para poder
determinar los pros y los contras que lo rodean de tal forma de no tener fracasos en
un futuro. Por este motivo para llevar a cabo el diseo de un sistema informtico de
registros de activos en los centros escolares del distrito 02-06 del Municipio de Santa
Ana es que se ha hecho una investigacin para determinar que tan factible es la
realizacin del mismo en cuanto al rea operativa, tcnica y econmica, ya que en
las tres reas un proyecto tiene que ser factible para poder llevarlo a cabo. A
continuacin se pasa a describir cada una de ellas:

5.1

FACTIBILIDAD TCNICA

En este estudio se determina si se cuenta con los recursos necesarios tanto en


hardware, software y humanos, para el diseo y la implementacin del proyecto los
cuales estn reflejados en el siguiente cuadro (en el cual se muestra los equipos y
las caractersticas con que cuentan los centros escolares):

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Cuadro 1: DESCRIPCIN DE LOS EQUIPOS DE CMPUTO QUE


POSEEN LOS CENTROS ESCOLARES DEL DISTRITO 02-06 DEL
MUNICIPIO DE SANTA ANA.
CENTRO ESCOLAR

NUMERO DE COMPUTADORAS

Carmen Elena Caldern de Escaln

Centro Escolar Mariano Mndez

Centro Escolar colonia San Lus

Centro Escolar Club de leones

Centro Escolar de parvularia Mara Elvira

Sifones
Centro Escolar Tabln el Matazano

Centro Escolar Valle el Matazano

Centro Escolar Mara Consoladora del

Carpinelo
Centro Escolar Hogar Mara Goretti

Centro Escolar Lotificacion San Carlos

Centro Escolar Casero Finca Malacara

Adems la mayora de las computadoras tienen un: Procesador Pentium IV de 1.6


Ghz, 256 de RAM y disco duro de 20 GB. Mientras que la restantes poseen: Un
procesador Celeron de 2.4 Ghz, 256 de RAM y disco duro de 40 GB
En este estudio se tomaron en cuenta los aspectos en cuanto al software y hardware
que los centros escolares poseen. Determinado que los centros escolares disponen

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en la actualidad con los recursos necesarios como para poder implementar un


sistema informtico de registros de activos.
A continuacin se presenta una descripcin de los requerimientos mnimos en cuanto
a software y hardware, con los cuales deben de cumplir los equipos informticos que
poseen los centros escolares.

5.1.1 DETERMINACIN DE HARDWARE


Cuadro 2: REQUERIMIENTOS MINIMOS Y RECOMENDADOS
DESCRIPCION
Procesador
Velocidad
Memoria principal
Disco duro
monitor

ESTACION DE TRABAJO
(MINIMO)
Pentium III
600 MHz
192 MB
20 GB
SVGA 15 o superior

ESTACION DE
TRABAJO(RECOMENDADO)
Pentium IV
3.0 GHz
256 MB
40GB
SVGA 15 o superior

Como se puede observar en el cuadro anterior estos son los requerimientos mnimos
que se necesitan para poder implementar el sistema informtico a disear y luego de
hacer la respectiva investigacin de campo, en la cual se hizo un sondeo a cada
centro escolar, con el objetivo de determinar cuales son los recursos informticos con
los que cuentan actualmente y es a travs de este procedimiento que se determino
que los centros escolares, hacia los cuales esta dirigido el sistema si cumplen estos
requisitos. Dichos datos son proporcionados por el proveedor de software que se
utilizara para programar, en este caso Visual Estudio 2005 Express y SQL 2005
Express.

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5.1.2 DETERMINACIN DE SOFTWARE


Para poder implementar el sistema de registros de activos en los centros escolares
estos tienen que contar con la plataforma Windows XP SP2, ya que el programa que
se utilizar para la programacin del sistema es compatible con este Sistema
operativo para poder ser ejecutado.
Cabe mencionar que visual estudio 2005, que es el programa que se utilizara para el
desarrollo de sistema, necesita los siguientes requisitos:

Cuadro 3: REQUISITOS DEL SISTEMA PARA INSTALAR VISUAL


STUDIO EXPRESS 2005:
Mnimo:
Procesador de tipo Pentium a 600 megahercios (MHz)
Procesador

Opcin recomendada:
Procesador de tipo Pentium a 1 gigahercio (GHz)

Sistema

Visual Studio Express se puede instalar en cualquiera de los

operativo

siguientes sistemas:
SP4 de Microsoft Windows 2000 Professional
SP4 de Microsoft Windows 2000 Server
SP4 de Microsoft Windows 2000 Advanced Server
SP4 de Microsoft Windows 2000 Datacenter Server
Microsoft Windows XP Professional x64 Edition (WOW)
SP2 de Microsoft Windows XP Professional
SP2 de Microsoft Windows XP Home Edition
SP2 de Microsoft Windows XP Media Center Edition 2002
SP2 de Microsoft Windows XP Media Center Edition 2004
Microsoft Windows XP Media Center Edition 2005
SP2 de Microsoft Windows XP Tablet PC Edition
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Standard

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Edition
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Enterprise
Edition
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Datacenter
Edition
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Web Edition
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Standard x64
Edition (WOW)
SP1 Microsoft Windows Server 2003, Enterprise x64
Edition (WOW)
SP1 de Microsoft Windows Server 2003, Datacenter x64
Edition (WOW)
Microsoft Windows Server 2003 R2, Standard Edition
Microsoft Windows Server 2003 R2, Standard x64
Edition (WOW)
Microsoft Windows Server 2003 R2, Enterprise Edition
Microsoft Windows Server 2003 R2, Enterprise x64
Edition (WOW)
Microsoft Windows Server 2003 R2, Datacenter Edition
Microsoft Windows Server 2003 R2, Datacenter x64
Edition (WOW)
Microsoft Windows Vista
Visual Studio 2005 no se puede instalar en un equipo con el
procesador Itanium (IA64) de Intel.
Mnimo:
192 megabytes (MB)
1

RAM

Opcin recomendada:
256 MB

Disco duro2
Unidad de CD o

Pueden ser necesarios hasta 1,3 GB de espacio disponible


No es necesaria

DVD
Pantalla

Mnimo:

89

800 x 600, 256 colores


Opcin recomendada:
1024 x 768, color de alta densidad (16 bits)
Mouse (ratn)

5.2

Microsoft Mouse o dispositivo sealador compatible16

FACTIBILIDAD OPERATIVA

Segn la investigacin de campo realizada al personal encargado de cada centro


escolar del distrito 02-06 del Municipio de Santa Ana (Dicha informacin se detalla en
el Capitulo III), poseen los conocimientos bsicos que se requieren para la
manipulacin del mismo. Tambin la mayor parte de los encargados fueron
conscientes de la necesidad que existe de contar con una herramienta de esta
naturaleza ya que ellos expresaron los benficos que obtendran al contar con un
sistema informtico, dentro de los cuales se pueden mencionar:

Reportes instantneos

Mejor control en cada uno de sus activos inmovilizados

Actualizacin de la informacin sin tener que hacer un recuento fsico de los


activos.

Adems cabe mencionar que con la creacin del manual de usuario facilitara el
manejo del sistema, permitiendo as tener los resultados en el tiempo oportuno y
adems la familiarizacin con el sistema.
Por lo anterior escrito el proyecto es factible desde el punto de vista operacional sin
encontrar resistencia ni otro obstculo de otra ndole por parte de los encargados de
cada centro escolar.
16

[en lnea] www.microsoft.com, [citado 25 de Junio de 2007]. Disponible en

http://www.microsoft.com/spanish/msdn/vs2005/informacion/contents.mspx

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5.3

FACTIBILIDAD ECONMICA

Al realizar el estudio de la factibilidad econmica del proyecto, se ha determinado


que los centros escolares del distrito 02-06 del Municipio de Santa Ana se ahorraran
la mayor parte del costo del proyecto, ya que estos cuentan con el equipo y todos los
requerimientos necesarios para instalar el software con el cual se desarrollar el
sistema de control de activos.
Adems, en cuanto al software en el cual se desarrollar el sistema no requiere de
ninguna inversin, dado que SQL Express 2005 y Visual Estudio 2005 Express
pueden ser adquiridos gratuitamente en la direccin antes mencionada en este
capitulo.
En cambio ellos obtendrn los siguientes beneficios:
Automatizacin del proceso de control de los activos inmovilizados de los
centros escolares.
Automatizacin de los datos de entrada, por medio del sistema de control de
activos inmovilizados.
Elaboracin impresos de las entradas y salidas de los activos inmovilizados.
Mayor agilidad y accesibilidad en la obtencin de informacin necesaria para
los encargados de los centros escolares.
Control de las diferentes empresas proveedoras y donadoras de activos
inmovilizados
Por lo que despus de haber efectuado la investigacin con relacin a que tan
factible es el proyecto econmicamente se ha determinado que los centros escolares
cuentan con los recursos necesarios para poder implementar el sistema;
demostrando as que el proyecto es viable financieramente.

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6 DETERMINACIN DE LOS REQUERIMIENTOS


En esta etapa del sistema se explican las herramientas utilizadas para llevar a cabo
la investigacin que conducir a disear el sistema, dentro de las cuales estn los
que es el cuestionario y la gua de entrevista que incluyen los cuestionamientos ms
importantes para brindarle al usuario un sistema que se ajuste a sus necesidades.

6.1

GUA DE ENTREVISTA

Para la obtencin de los datos necesarios para la investigacin se realizo una


entrevista a los encargados de cada centro escolar del distrito 02-06. Los cuales
proporcionaron un diagnostico de la situacin actual del manejo del control de sus
activos inmovilizados.
Para la realizacin de la entrevista con cada uno de los encargados de los centros
escolares, se utilizo una gua de entrevista en la cual se les solicitaba informacin
referente al control de sus activos (ver anexo 1).
Adicionalmente se solicito una muestra de los formularios que el MINED les ha
proporcionado para que lleven el registro de los activos.
A travs del resultado obtenido de las entrevistas y el cuestionario dirigido a los
encargados se determino que el sistema manual con que cuentan no es el apropiado
para realizar dicho control ya que no es lo suficientemente eficiente ni exacto para
presentar los informes de una manera oportuna y sin errores. Y es a travs del
anlisis hecho a la informacin recopilada que se ha establecido la necesidad que
existe de un sistema informtico de control de activos que satisfaga y cubra las
deficiencias del mtodo actual.

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6.2

REQUERIMIENTOS FUNCIONALES

Los requerimientos funcionales describen la interaccin entre el sistema y su


entorno. En esta fase el equipo investigador se vale de herramientas y tcnicas
especiales como el cuestionario estructurado y la gua de entrevista, para realizar la
determinacin de los requerimientos; adems se determinaran las entradas y salidas
del sistema, utilizando el diagrama de flujos de datos; con el cual se evaluaran los
resultados en forma grafica y estructurada.
Segn la investigacin se ha determinado los siguientes requerimientos:

a) Entradas
Encargados
Datos recolectados por cada uno de los encargados de todas las donaciones de
activos inmovilizados, bonos y activos entregados por el MINED y la compras
realizadas (con recursos propios) a cada centro escolar.

b) Salidas
Reportes:
Reportes general del control de inventario
Reporte de cardex por cada activo
Reporte de los activos donados
Reporte de los activos comprados
Reporte de los activos entregados por el MINED a cada centro escolar
Reportes de los activos adquiridos a travs de bonos.
Reporte de empresa

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PROPUESTAS TECNOLGICAS

A continuacin se da a conocer la propuesta de software y hardware que se


consideran adecuados para implementar el diseo del sistema informtico, a fin de
realizar un mejor control en los activos inmovilizados.

7.1

PROPUESTA DEL SOFTWARE

Para seleccionar el tipo de software a utilizar en la implementacin del sistema


informtico de registro de activos, ha sido importante considerar los recursos con los
que cuentan los centros escolares del distrito 02 06 del Municipio de de Santa Ana.
Durante la investigacin de campo se ha podido determinar que los centros
escolares poseen equipo de cmputo y trabajan bajo el ambiente Windows XP SP2,
el cual ofrece muchas ventajas, de las que puede destacarse la facilidad en el
manejo y la adaptabilidad de cualquier programa a esta plataforma.
Dado que es una versin gratuita lo cual indica que los centros escolares no tendran
que invertir en la comprar este programa.
Adems visual estudio proporciona una serie de ventajas ya que permite crear
sistemas con una interfaz mucho ms atractiva para el usuario y mas fciles de usar,
tambin

ayuda

programar

aplicaciones

eficientes,

proporciona

cdigo

independiente de la clase elegante, productivo y ptimo, ventana Inmediato en modo


diseo, corrector automtico, asistente de excepciones entre otras caractersticas y
novedades.
Adems para la creacin de la base de datos se utilizar Microsoft SQL Server
Express versin 2005, que al igual a Visual Estudio 2005 es una versin gratuita lo
cual no implica ningn costo para los centros escolares. Y es una herramienta que

94

facilita el manejo de los datos ya que permite crear tablas, realizar consultas y
generar reportes, entre otras caractersticas.
Dicho software puede sor obtenido en la direccin antes mencionada.

7.2

PROPUESTA DEL HARDWARE

En esta etapa se ha desarrollado una propuesta de los componentes fsicos de un


sistema (hardware), incluyendo algunos dispositivos que se puedan utilizar para
implementar el diseo del sistema de registros de activos.
Dado que en la investigacin de campo, se determino que los centros escolares del
distrito 02 06 del Municipio de de Santa Ana, cuentan con los equipos de cmputo
necesarios para echar andar el sistema. Sin embargo se sugiere a los encargados de
cada centro escolar la adquisicin de nuevos equipos con las caractersticas que a
continuacin se presentaran.
En los cuadros que se presentan a continuacin se muestran las caractersticas
necesarias (recomendadas) para adquirir equipo de cmputo de acuerdo al software
seleccionado.

Cuadro 4: REQUERIMIENTOS RECOMENDADOS DE HARDWARE:


REQUERIMIENTOS RECOMENDADOS
DESCRIPCION
ESTACION DE TRABAJO
(RECOMENDADO)
Procesador
Pentium IV
Velocidad
3 GHz
Memoria principal
256 MB
Disco duro
40GB
Monitor
SVGA 15 o superior

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Nota: Todo esto a un precio estimado de $518, dicha cotizacin se presenta en los
anexos.

DISEO ESTRUCTURADO DEL SISTEMA

Con el diseo del sistema se contar con la informacin necesaria que permitir y
facilitar la elaboracin del mismo, ya que como se podr observar mas adelante se
muestra un conjunto de herramientas que esquematizan la estructura del sistema, y
muestran de una forma grafica los componentes del mismo. Estas herramientas
consisten en Un modelo entidad-relacin el cual muestra las diferentes entidades y
procesos de la informacin que se almacenara en el sistema, tambin se ha
realizado un esquema de las tablas y de cada uno de los campos que estas
contienen para facilitar la programacin el mismo. Tambin se realizo un Diagrama
de Flujo de Datos en el cual se describe todo el proceso que los centros escolares
siguen para poder generar los reportes de registros de activos.
Por otra parte se desarrollo un diccionario de datos en el cual se especifica y
describe cada uno de los campos contenidos en las tablas y por ultimo se realizo un
diseo de pantallas las cuales dan el parmetro para poder realizar conexiones
internas en la programacin del sistema; adems, de mostrar como quedar la
interfaz grfica del sistema.

96

DIAGRAMAS DE FLUJO DE DATOS

9.1

DIAGRAMA DE CONTEXTO

Encargado

Informacin de Activos Comprados

10

Reportes de Empresas

Informacin de activos por Bonos


MINED

Informacin de Activo del MINED


Informacin de Activo Donado

Empresa

Informacin de la empresa

Reportes Generales

Sistema Informatico de
Registro de Activo

Reporte de MINED

Encargado

MINED

97

9.2 DIAGRAMA CERO

Informacion de activo comprados


1

Activos

Encargado

Informacion de Activos Registrados


Informacion de activos por BONOS
MINED

1
Informacion de Activos Recibidos

Informacion de Activos de MINED

Recibir Activo

3
Informacion de Activos Clasificados

Clasificar
Activos

Informacion de Activo Donados

Registrar
Activos

Informacion de Empresa
2

Informacion de Activo Registrado

EMPRESA

4
Informacion de Empresa

Reportes Generales y de Empresas

Encargado

Reporte del MINED

Generar
Reporte

MINED

Empresa

98

10 MODELO ENTIDAD - RELACIN

99

11 ESTRUCTURA DE BASE DE DATOS (ER)


EMPRESA
IDEMPRESA (PK)
NOMBRE
DIRECCION
TELEFONO
EMAIL
FAX

1
M
ACTIVO

LIBROS
IDACTIVO(PK,FK)
TITULO
AUTOR
EDITORIAL
PAIS
ISBN

IDACTIVO (PK)
NOMBRE
MARCA
MODELO
SERIE
FECHA
COSTO
CARGO
CLAVE
IDEMPRESA (FK)
IDUBICACION(FK)
IDESTADO (FK)
IDCENTROESCOLAR (FK)

ESTADO
IDESTADO (PK)
ESTADO

TRANSACCIONES
IDACTIVO (FK)
DESCRIPCION
FECHA

UBICACION

1 IDUBICACION (PK)
UBICACION

1
CENTRO ESCOLAR
IDCENTRO (PK)
NOMBRE
TELEFONO
DIRECCION
IDDISTRITO (FK)

DISTRITO

M 1 IDDISTRITO (PK)
DISTRITO
IDMUNICIPIO (FK)

MUNICIPIO

M 1 IDMUNICIPIO (PK)
MUNICIPIO
IDDEPARTAMENTO (FK)

M 1

DEPARTAMENTO
IDDEPARTAMENTO (PK)
DEPARTAMENTO

100

12 DICCIONARIO DE DATOS
TABLA

NOMBRE

IdActivo
Nombre

ACTIVO

Marca
Modelo
Serie

Fecha
Costo
Cargo

DESCRIPCION

TIPO

Es el cdigo con el
Numrico
cual se identificara
cada activo.
Es el nombre
especifico de cada
Texto
bien
Se refiere a la marca
de los bienes que la
Texto
poseen
Identifica el modelo
en determinados
Texto
activo
Es el nmero de
serie que posee
Texto
cada activo.
Es la fecha en la
cual el activo es
ingresado al sistema
Especifica cual es el
costo del activo
Se refiere a la forma
en la cual han sido
adquirido los activo

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

LLAVES

SI

9(5)

1 9999

PK

75

SI

A(75)

Aa Zz

40

NO

A(40)

Aa Zz

20

NO

A(20)

Aa Zz

15

NO

A(15)

Aa Zz
Da = 1 31

Date

10

Si

Da/Mes/A
o

Mes = 1 12
Ao = 1
9999

Numrico

Si

9(5)

1 9999

Texto

SI

A(5)

Aa Zz

101

TABLA

NOMBRE

LIBROS

CONTINUACIN
DE TABLA ACTIVO

Clave
IdEmpresa
IdUbicacin
IdEstado

DESCRIPCION

Se refiere si el
costo es real o es
estimado
Es el cdigo con el
cual se identificara
cada empresa
Es el cdigo con el
cual se identificara
cada Ubicacin
Es el cdigo con el
cual se identificara
cada estado.

IdCentro
Escolar

Es el cdigo con el
cual se identificara
Centro escolar

IdActivo

Es el cdigo con el
cual se identificara
cada activo.

Titulo
Autor

Editorial

Titulo que posee


cada libro.
Nombre de la
persona que ha
escrito el libro.
Es el nombre de la
empresa que se
encarga de expedir
los libros.

TIPO

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

Texto

SI

A(1)

Aa Zz

Numrico

SI

9(5)

1
9999

Numrico

Si

9(3)

1
9999

Numrico

Si

9(5)

1
9999

Numrico

SI

9(5)

0
9999

Numrico

SI

9(5)

1
9999

Texto

75

SI

A(75)

Aa Zz

Texto

75

SI

A(75)

Aa Zz

Texto

50

SI

A(50)

Aa Zz

LLAVES

FK hacia
la tabla
empresa
FK hacia
la tabla
ubicacin
FK hacia
la tabla
estado
FK hacia
la tabla
centro
escolar
PK, FK
hacia la
tabla
activo

102

ISBN

Pas

EMPRESA

TABLA

NOMBRE

Se detallara el
ISBN que contiene
cada libro
Se detalla el
nombre del pas al
cual pertenece el
libro.

DESCRIPCION

Indica el cdigo
Idempresa que se le asignara
a cada empresa.
Es el nombre de
Nombre identificacin de
cada empresa
Se tallara la
Direccin direccin exacta
de la empresa
Es el numero por
medio del cual se
Telfono
har contacto con
la empresa
Se detallara el
Email
email de la
empresa
Es el nmero de
Fax
fax de la empresa.

Numrico

20

NO

9(5)

1
9999

Texto

30

Si

A(30)

Aa Zz

TIPO

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

LLAVES

Numrico

SI

9(5)

1 9999

PK

Texto

45

Si

A(45)

Aa Zz

Texto

75

Si

A(75)

Aa Zz

Numrico

No

9(8)

0 9999

Texto

50

NO

A(50)

Aa Zz

Numrico

No

9(8)

0 9999

103

UBICACIN

TRANSACCIONES

ESTADO

TABLA

NOMBRE

IdEstado

Estado

IdActivo

Descripcin

Fecha

IdUbicacin

Ubicacin

DESCRIPCION

Es el cdigo con
el cual se
identificara cada
estado.
Es el estado en
que se encuentra
cada activo.
Es el cdigo con
el cual se
identificara cada
activo.
Se detalla la
forma en que el
activo ha salido
del sistema
Es la fecha en la
cual se le da la
salida al activo.
Es el cdigo con
el cual se
identificara cada
ubicacin.
Indica el lugar
fsico en donde
se encuentra un
determina activo

TIPO

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

LLAVES

Numrico

Si

9(5)

1 9999

PK

Texto

10

Si

A(10)

Aa Zz

Numrico

Si

9(5)

1 9999

Texto

75

Si

A(75)

Aa Zz

PK, FK
hacia
tabla
activo

Da = 1 31

Date

10

Si

Da/Mes/Ao

Mes = 1 12
Ao = 1 9999

Numrico

Si

9(3)

1 9999

Texto

30

Si

A(30)

Aa Zz

PK

104

TABLA

NOMBRE

CENTRO
ESCOLAR

IdCentro

Nombre

Direccin

DISTRITO

IdDistrito
IdDistrito

Distrito

IdMunicipio

DESCRIPCION

Indica el cdigo
que se le asignara
a cada centro
escolar.
Es el nombre de
identificacin de
cada centro
escolar.
Se tallara la
direccin exacta
de la empresa
Indica el cdigo
que se le asignara
a cada distrito.
Indica el cdigo
que se le asignara
a cada distrito.
Indica el distrito al
que pertenece
cada centro
escolar.
Indica el cdigo
que se le asignara
a cada municipio.

TIPO

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

LLAVES

Numrico

SI

9(5)

0 9999

PK

Texto

45

Si

A(45)

Aa Zz

Texto

75

Si

A(75)

Aa Zz

Numrico

SI

9(5)

1 9999

Numrico

SI

9(5)

0 9999

Texto

15

Si

A(15)

Aa Zz

Numrico

Si

9(3)

0 9999

FK hacia
la tabla
distrito
PK

FK hacia
la tabla
municipio

105

TABLA

NOMBRE

MUNICIPIO

IdMunicipio

Municipio

DEPARTAMENTO

IdDepartamento

IdDepartamento

Departamento

DESCRIPCION

Indica el
cdigo que se
le asignara a
cada
municipio.
Es el nombre
de cada
municipio.
Indica el
cdigo que se
le asignara a
cada
Departamento
.
Indica el
cdigo que se
le asignara a
cada
departamento.
Es el nombre
de cada
Departamento
.

TIPO

LONGITUD

REQUERIDA

FORMATO

RANGO

LLAVES

Numrico

Si

9(3)

0 9999

PK

Texto

25

Si

A(25)

Aa Zz

Numrico

Si

9(2)

1 9999

FK hacia
la tabla
departam
ento

Numrico

Si

9(2)

1 9999

PK

Texto

25

Si

A(25)

Aa Zz

106

13 DISEO DE PANTALLAS
Figura 1: PARTE Y ELEMENTOS DE LAS PANTALLAS.
ETIQUETAS

CUADRO DE TEXTO

BOTN DE
COMANDO

ENCABEZADO

CUERPO

BOTONES DE
CONTROL

107

INICIO
Esta pantalla es la principal del sistema y contiene una lista de men desplegables, que ofrecen varias opciones para poder
ingresar la informacin al sistema.
Figura: 2. PANTALLA PRINCIPAL DEL SISTEMA

108

A continuacin se presentan los diferentes men desplegables de la pantalla inicial:


Figura 3: PANTALLA DEL SUBMEN ACTIVO.

Figura 4: PANTALLAS PARA EL INGRES DE UN NUEVO ACTIVO.


Estas pantallas permitirn al usuario el ingreso de un nuevo activo, en este caso un
bien.

109

Figura 5: PANTALLAS PARA LA CONSULTA DE ACTIVOS.


En esta pantalla el usuario podr realizar consulta de los diferentes activos (bienes).

Figura 6: PANTALLAS PARA EL INGRES DE UN NUEVO ACTIVO (LIBROS).


Estas pantallas permitirn al usuario el ingreso de un nuevo activo, en este caso un
libro.

110

Figura 7: PANTALLAS PARA LA CONSULTA DE ACTIVOS (LIBROS).


En esta pantalla el usuario podr realizar consultas de los activos en este caso libros.

Figura 8: PANTALLAS DEL SUBMEN SALIDA DE ACTIVOS.

111

Figura 9: PANTALLAS DE SALIDA DE ACTIVOS.


Estas pantallas permitirn al usuario el retiro de un activo.

Figura 10: PANTALLAS PARA LA CONSULTA DE SALIDA DE ACTIVOS.


En esta pantalla el usuario podr realizar consultas de los activos en este caso libros.

112

Figura 11: PANTALLAS

PARA LA CONSULTA DE SALIDA DE ACTIVOS

(LIBROS).
En esta pantalla el usuario podr realizar consultas de la salida de los activos, en
este caso libros.

Figura 12: PANTALLAS SUBMEN EMPRESA.

Figura 13: PANTALLAS PARA UN NUEVO INGRESO DE EMPRESA.


En esta pantalla el usuario podr ingresar los datos de las diferentes empresas que
les proveen los activos.

113

Figura 14: PANTALLAS PARA LA CONSULTA DE EMPRESA.


En esta pantalla el usuario podr hacer las consultas de las diferentes empresas que
les proveen.

Figura 15: PANTALLAS SUBMEN CENTRO ESCOLAR.

Figura 16: PANTALLAS PARA EL INGRESO DE UN NUEVO CENTRO


ESCOLAR.

114

Figura 17: PANTALLAS PARA REALIZAR CONSULTAS DE LOS CENTROS


ESCOLARES.
En esta pantalla el usuario podr hacer consulta de los diferentes centros escolares.

Figura 18: PANTALLAS SUBMEN MANTENIMIENTO.

Figura 19: PANTALLAS PARA EL MANTENIMIENTO DE DISTRITOS.


En esta pantalla el usuario registrar los diferentes distritos al sistema.

115

Figura 20: PANTALLAS PARA EL MANTENIMIENTO DE MUNICIPIO.


En esta pantalla el usuario registrar los diferentes municipios en el sistema.

Figura

21:

PANTALLAS

PARA

EL

MANTENIMIENTO

DEPARTAMENTOS.
En esta pantalla el usuario registrar los diferentes distritos en el sistema.

DE

LOS

116

Figura 22: PANTALLAS PARA EL MANTENIMIENTO DE LAS UBICACIONES DE


LOS ACTIVOS.
En esta pantalla el usuario registrar las diferentes ubicaciones que podrn tener los
activos que poseern los centros escolares.

Figura 23: PANTALLAS PARA EL MANTENIMIENTO DEL ESTADO DE LOS


ACTIVOS.
En esta pantalla el usuario registrar los diferentes estados que podrn tener los
activos que poseern los centros escolares.

117

Figura 24: PANTALLAS SUBMEN REPORTES (MINED).

Figura 25: PANTALLAS SUBMEN REPORTES (Generales).

Figura 26: PANTALLAS GENERAR REPORTES.


En esta pantalla el usuario generara los diferentes reportes que el desee. Cabe
mencionar que en esta pantalla el usuario podr imprimir el reporte o bien exportarlo
a un documento de EXCEL, WORD o PDF.
Es importante precisar que todos los reportes muestran la misma estructura y lo
nico que cambia es el contenido de de cada uno, pero en el anexo 5 y 6 se
muestran ejemplos de otro tipo de reportes que se son presentados al MINED.

118

F. PLAN DE IMPLEMENTACION
Un plan de implementacin es una herramienta que consiste en organizar las
actividades necesarias en forma ordenada y cronolgica; adems, asignar
responsables para que se coordine cada etapa de la implementacin del sistema
informtico, permitiendo que el diseo cuente con la informacin necesaria para
garantizar el buen funcionamiento del mismo, con el fin de lograr los objetivos
propuestos que forman parte importante de este plan.
Especficamente este plan de implementacin esta basado en los resultados
obtenidos por medio de la investigacin de campo reflejado en el capitulo III, la cual
permiti conocer las necesidades de los de los encargados de cada centro escolar;
por consiguiente se puede afirmar que cumple con los elementos que requieren los
centros escolares para su implementacin.
Este apartado consta de varios aspectos importantes que son: objetivos del plan de
implementacin, plan de accin, determinacin de responsabilidades, cronograma de
actividades y presupuesto para la implementacin; los cuales se detallan a
continuacin:

119

1. OBJETIVOS
1.1 GENERAL
Efectuar un plan de implementacin para el sistema de registros de activos,
estableciendo las responsabilidades del grupo de trabajo, de los encargados de cada
centro escolar, el cronograma de actividades y el presupuesto para la
implementacin.

1.2 ESPECIFICOS

Elaborar un manual de usuario que facilite el uso del sistema a los encargados de
cada centro escolar.

Establecer cuales son las responsabilidades del equipo investigador y de los


encargados de cada centro escolar respecto a la implementacin del sistema de
registros de activos.

Desarrollar un presupuesto para la implementacin del sistema de registro de


activos de tal forma que los centros escolares tengan un parmetro del monto de
la inversin.

120

2. PLAN DE ACCIN
Este

apartado

contiene

todos

los

procesos

necesarios

para

efectuar

la

implementacin del sistema de registro de activos, especificando en el cronograma


de actividades, que se presenta ms adelante, el tiempo en que se realizaran las
etapas y detallando quienes sern los responsables de ejecutar cada una de ellas,
para as lograr los objetivos propuestos.
Es necesario definir cada una de las etapas que debern desarrollarse para
implementar el sistema de registro de activos, considerando que el equipo de trabajo
ya realiz la investigacin de campo, bsicamente se han determinado 5 aspectos
que las representan, iniciando el desarrollo de estas etapas con la evaluacin y
aprobacin del diseo por parte del director de cada centro escolar.

EVALUACIN Y APROBACIN DEL DISEO: Consiste en el estudio del


documento que contiene el plan de implementacin por parte de los encargados
de cada centro escolar, el cual ser el responsable de analizar y aprobar el
contenido del diseo de sistema de registro de activos.

PROGRAMACIN DEL SISTEMA DE REGISTRO DE ACTIVOS: sta etapa


consiste en desarrollar las instrucciones necesarias que se ejecutarn por medio
de la computadora, para crear un sistema que funciones adecuadamente y
permita llevar a cabo todos los movimientos que se realizan en un control de
inventario, como lo son las entradas, salidas, generacin de reportes
instantneos, actualizacin de informacin, etc.

IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA DE REGISTRO DE ACTIVOS: Se refiere a la


puesta en marcha del sistema, es decir, instalarlo en los equipos de cmputo,
donde los encargados de cada centro escolar, consideren que es adecuado.

121

CAPACITACIN DEL PERSONAL: La capacitacin es el entrenamiento que se


da a una persona sobre el contenido y el manejo del sistema para que se
desempee de manera eficiente, proporcionando, actualizando y reforzando sus
conocimientos. El equipo investigador proporcionara a los encargados de cada
centro escolar un manual de usuario, el cual servir de gua para que estos no
tengan dificultad a la hora de ejecutar el sistema. Adems se les brindar una
capacitacin instantnea a la hora de instalar el sistema para resolver cualquier
duda que se suscite en ese momento.

MANTENIMIENTO DEL SISTEMA: Esta etapa consiste en brindar el soporte


necesario, para el funcionamiento del sistema el mantenimiento puede hacerse
de 2 formas: el preventivo y el correctivo

En el mantenimiento preventivo, se efectan revisiones de rutina al sistema; es


decir, se hace una lista de actividades que luego se realizan en un periodo de
tiempo determinado.

El mantenimiento correctivo, es la persona designada por cada centro escolar


quien se encarga de realizar revisiones al sistema cuando este presente algn
tipo de problema.

2.1

DETERMINACIN DE RESPONSABILIDADES

Esta consiste en establecer los lmites de responsabilidad por parte del equipo
investigador y de los centros escolares.
La responsabilidad del equipo investigador es disear un sistema informtico de
registros de activos inmovilizados, que facilite el control de inventario en los centros
escolares que posean recursos informticos, del distrito 02-06 del Municipio. ste no

122

ser responsable de proporcionar el software y hardware que se requiera para la


implementacin, tampoco se compromete a darle el mantenimiento al sistema.
Cabe mencionar que durante la investigacin de campo, se dio a conocer el objetivo
de la misma y se dej a opcin de cada centro escolar la implementacin del
sistema, el cual estar disponible en la Biblioteca de la Universidad Francisco
Gavidia; queda a consideracin del equipo investigador el presentar directamente
esta propuesta en los centros escolares del distrito 02-06 del Municipio de Santa
Ana.
El responsable directo de evaluar e implementar el sistema ser cada encargado de
los centros escolares antes mencionados.

123

3. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES
A continuacin se presenta un cronograma en el cual se detalla cada una de las
actividades que se deben desarrollar para la implementacin del sistema informtico
de registro de activos; as como tambin, el periodo que durar el desarrollo del
mismo. El cronograma estar representado en semanas, estas a su vez, divididas
en das.

Cuadro 5: CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES.

ACTIVIDADES

RESPONSAB
LES

SEMANA
1
DIAS

SEMANA
2
DIAS

PERIODO
SEMANA
3
DIAS

SEMANA
4
DIAS

SEMANA
5
DIAS

1 23 4 56 12345 612345 612345 612345 6


1

Evaluacin y
aprobacin del
diseo

Encargados
de Centros
Escolares

Programacin
del sistema
informtico

Equipo
investigador

Implementacin
del sistema
informtico

Equipo
investigador

Capacitacin del
personal

Equipo
investigador

Mantenimiento
del sistema

Designado
por cada
centro escolar

124

4. PRESUPUESTO PARA LA IMPLEMENTACIN


Se ha efectuado un clculo estimado de la inversin que los centros escolares
deben realizar para la implementacin del sistema. Las siguientes cotizaciones
reflejan los precios existentes en el mercado (Ver Anexo 3), de equipo informtico
que puede ser adquirido por los centros escolares que lo deseen. Estos precios
estn sujetos a variacin segn las polticas del mercado presentes al momento de la
implementacin.

Cuadro 6: PRESUPUESTO DE IMPLEMENTACIN PARA LOS


CENTROS ESCOLARES QUE NO REQUIEREN EQUIPO DE
CMPUTO Y SOFTWARE.
DESCRIPCIN

COSTO ESTIMADO

Programador

$500.00

Capacitacin

$200.00

TOTAL

$700.00

Con la implementacin de las herramientas presentadas en este capitulo se facilitar


el control de los activos en los centros escolares, obteniendo as una mayor
eficiencia al momento de realizar sus reportes.

125

CONCLUSIONES
En Conclusin un proyecto de desarrollo de un Sistema de Informacin comprende
varios componentes o pasos llevados a cabo durante la etapa del anlisis, el cual
ayuda a traducir las necesidades del cliente en un modelo de sistema que utiliza uno
o ms de los siguientes componentes: Software, hardware, personas, base de datos,
documentacin y procedimientos.
En una organizacin o empresa, el anlisis y diseo de sistemas, es el proceso de
estudiar su situacin con la finalidad de observar como trabaja y decidir si es
necesario realizar una mejora. Antes de comenzar con el desarrollo de este proyecto,
se condujo un estudio de sistemas para detectar todos los detalles de la situacin
actual de los centros escolares. La informacin que se reuni con este estudio sirvi
como base para crear el diseo del sistema de control de activos.
Los encargados de los centros escolares o usuarios finales que se familiarizan cada
vez ms con el uso de computadoras han tenido un papel muy importante en el
desarrollo de sistemas.
Por lo que al desarrollar una aplicacin que permita mejorar el control de los activos
de los centros escolares del distrito 02-06, del Municipio de Santa Ana, se hizo con el
objetivo de ayudar a mejorar el registro de estos, y as aumentar la eficiencia y la
eficacia de los diferentes centros escolares en estudio.

126

RECOMENDACIONES
1. Establecer estndares en el proceso de control de activos inmovilizados de los
diferentes centros escolares, que permitan dar mayor eficiencia al proceso.
2. Se recomienda llevar un mantenimiento programado del sistema y una
actualizacin de la informacin en este, por parte de los usuarios del sistema.
3. Capacitar al personal responsable del control de los activos inmovilizados, en
cuanto al uso de equipo informtico y del diferente software que este posee.
4. Designar a una persona encargada de llevar el control de los activos
inmovilizadazos en cada centro escolar, para evitar inconvenientes en el manejo y
registro de estos.
5. Hacer el mejor uso del sistema de tal forma que les permita obtener una mayor
eficiencia en los resultados.
6. Es de suma importancia que los usuarios, justifique la salida de cada uno de los
activos, para evitar inconformidades y malos resultado.
7. Se recomienda hacer un inventario fsico, en diferentes periodos, para corroborar
que los datos que han sido almacenados en el sistema sean correctos, y
determinar as la perdida o robos de activos.
8. Mantener actualizados los datos del sistema, a fin de obtener informacin veraz al
momento de realizar las consultas y reportes.

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