Introduccin a la administracin de las

compras
1.1 Concepto y objetivo de la administracin de las
compras
Iniciaremos partiendo de la idea de que las compras tratan sobre el
aprovisionamiento de los requerimientos de una empresa o institucin en las
mejores condiciones y en el momento oportuno.
Podemos definir la palabra comprar de la siguiente manera: la funcin
de efectuar todas los suministros, materia prima y herramientas requeridas
para una empresa en el momento oportuno (Mecinas, 1999). La palabra
compras proviene del latn comparare que significa cotejar y se interpreta como
adquirir algo por dinero. Se completa con el vocablo adquisicin del latn
adquisitio y onis-, accin de adquirir.

1.1.1 Caractersticas del rea de compras

El rea de compras es la encargada de adquirir productos y gestionar los
servicios necesarios para el buen funcionamiento de las empresas o
instituciones para que puedan lograr sus objetivos de produccin, as se
dedican a venta de bienes, servicios o productos industriales.
Por lo anterior, el rea de compras no puede cumplir sus funciones de
manera aislada, sino que se apoya de otros departamentos de la empresa
como finanzas, operaciones y ventas.
Dentro de las caractersticas principales del rea de compras se
encuentran:
Lograr oportunidad en el aprovisionamiento de materiales.
Conseguir calidad de los suministros.
Negociar condiciones de entrega y pago convenientes para la empresa y
proveedores.
Negociar precios justos.
Lograr que se proporcionen servicios de postventa a la empresa.

1.1.2 Objetivos del rea de compras

Para que una empresa o institucin pueda lograr un aprovisionamiento ptimo
de materiales, es necesario se cumplan los siguientes objetivos:
Calcular las necesidades de aprovisionamiento de la empresa.
Garantizar un inventario suficiente para no caer en desabasto

 Reducir al mximo los costos de almacenamiento, por lo que el

inventario no puede ser obsoleto, insuficiente y sobretodo cuidar las
mermas por artculos perecederos.
Implementar un sistema de informacin eficiente que permita tener la
informacin financiera y de inventarios en tiempo real para la toma de
decisiones de todas las reas involucradas.
Cooperar con el rea de distribucin de la empresa cuando se trata de
la venta de productos- para mantener una transportacin eficiente.
Buscar proveedores competitivos que proporcionen valor a nuestros
productos, procurando asegurar con ellos calidad, costo y plazo de
entrega.
Conseguir la mejor relacin calidad-precio-plazo de entrega de los
materiales.
Conseguir materiales estndar acordes a las tendencias del mercado y
necesidades de la empresa.
Trabajar en conjunto con las dems reas de la empresa en la gestin
de la calidad, desarrollo, diseo, comercializacin y optimizacin de los
productos y servicios que ofrecen para mantenerse competitivos en el
mercado.

1.1.3 Organigrama
El organigrama es la representacin grfica de cmo est constituido un
departamento, as como de las conexiones que existen entre estos. Los puede
haber de varios tipos, basados en los diversos departamentos que una
empresa tenga.
Departamentalizacin: divisin de la empresa en reas sobre la cual un
administrador posee autoridad respecto al desempeo de actividades
especficas.

Tipos

Por clientes
Por funcin
Por productos
Por procesos
Por tiempo
Geogrfica o territorial
Matricial
Unidades estratgicas de negocio

Departamentalizacin por clientes: est centrada en las necesidades y perfiles

de los clientes.

Departamentalizacin por productos: se representa por productos o lneas de

productos de la funcin empresarial.

Departamentalizacin por funciones: se estructura de acuerdo a las funciones

bsicas de la empresa.

Departamentalizacin por procesos: agrupacin por procesos, equipos y

actividades de manufactura.

Departamentalizacin por tiempo: representacin de actividades por turnos de

trabajo.

Departamentalizacin geogrfica o territorial: muestra las regiones de

operacin de la empresa.

Departamentalizacin matricial: se le conoce tambin como administracin por

proyectos. Es una combinacin de la departamentalizacin funcional y por
productos. Se disea de acuerdo a las necesidades del cliente en donde cada
proyecto requiere una estructura personalizada. Es comn encontrarla en las
reas de sistemas, construccin y cualquier empresa que trabaje por
outsourcing.

Departamentalizacin por unidades estratgicas de negocio: se utiliza para

filiales o sucursales de la empresa que tienen autonoma propia y son una
versin en pequeo que cuenta con todos los elementos de una corporacin.

1.1.4 Funciones
Debido a que este trabajo est orientado a que t elabores un manual de
compras, es importante que tengas presente las funciones bsicas del
departamento de compras:
Asegurar el aprovisionamiento necesario de materia prima e insumos
necesarios para la elaboracin y comercializacin de productos y la
prestacin de servicios principales o complementarios.
Gestionar el almacenaje de productos procurando mantener los
inventarios al mnimo necesario para operar eficientemente y a bajo
costo.
Analizar las tendencias del mercado para anticiparse a los cambios y
prever situaciones adversas y aprovechar oportunidades del mercado.
Dar seguimiento al desempeo de proveedores y tomar decisiones al
respecto.
Mantener y construir relaciones de largo plazo con proveedores que
permitan facilidades en pago o sistema de transporte.
Buscar permanentemente la eficiencia en costos y operacin del rea.

1.1.5 Descripcin y anlisis de puesto

La descripcin de puestos tiene la funcin de informar a toda la organizacin
acerca de las responsabilidades que tiene el ocupante. En este documento se
nombran:
Las principales reas de resultados de las cuales una persona es
responsable.
Las relaciones interdepartamentales implcitas (a quien reporta, con
quien coordina).
Se determina la autoridad del puesto.
La funcin bsica del puesto.
Se establecen objetivos verificables para las reas de resultados finales.
Es conveniente en una empresa contar con descripciones de puesto, pues
adems de orientar la funcin de quien lo ejerce, sirve de capacitacin para los
administradores y para verificar que no se superpongan tareas.
Ayuda tambin al establecimiento de los niveles salariales y el lugar
correspondiente en la estructura organizacional.

1.2 Relacin
empresa

con

otros

departamentos

de

El rea de compras tiene relacin con todas las reas de la empresa, pues
encarga de proporcionar la base de herramientas y materia prima que
requiera para que todos puedan desempear sus funciones.
Por razones obvias, hay reas de la empresa con las cuales
departamento de compras tiene mayor relacin, a continuacin
mencionaremos las ms importantes.

la
se
se
el
te

1.2.1 Ingeniera y produccin

Compras tiene una estrecha relacin con esta rea, pues se encarga de
proporcionar las materias primas requeridas de manera oportuna, con la
calidad y al mejor precio posible.
Por su parte, Produccin se encargar de transformarlas en artculos
terminados para su comercializacin buscando que se posicione de manera
competitiva a la empresa entre todos los participantes de una misma industria.

1.2.2 Ventas y distribucin

Especialmente el departamento de Ventas es el encargado de proporcionar
informacin clave al rea de compras, pues las adquisiciones de materia prima,
as como los plazos de recepcin de materiales, fecha de rdenes de compra y
envo de productos terminados dependen de lo que el rea de ventas haya
negociado con los clientes de una empresa.

En el caso del rea de Distribucin, deben estar al pendiente unos de

otros, pues Distribucin o Trfico en algunos casos- es la responsable de la
entrega de productos terminados y que las rdenes de compra se entreguen en
las condiciones que fueron pactadas previamente por ventas y de manera
oportuna.

1.2.3 Inventarios y almacn

Almacn es el departamento que en conjunto con Inventarios retroalimenta a
Compras respecto a las existencias de materia prima y mercancas y se
encarga de solicitar lo que se necesita para estar en posibilidades de proveer
oportunamente a Produccin o a alguna otra rea de la empresa.

1.2.4 Finanzas
Compras tiene una estrecha relacin con el rea de Finanzas, pues tiene el
control de los datos exactos de costos y beneficios obtenidos por las compras,
pues el departamento financiero es quien se encarga adems de llevar el
registro de las operaciones comerciales de una empresa sirve tambin de
control al rea de compras.

1.2.5 Contabilidad
El departamento de Contabilidad complementa la funcin del rea de Finanzas
estando al tanto del registro de movimientos comerciales, pago a proveedores,
as como de la cobranza.
Es tambin un rea que influye en la negociacin con proveedores pues
interviene en la estandarizacin de procesos comerciales y establecimiento de
condiciones comerciales.

1.2.6 Mercadotecnia
Mercadotecnia es el rea que se encarga de disear la estrategia comercial
que ha de seguir toda la empresa y tiene relacin con el rea de Compras en la
medida en que se involucra en las decisiones de qu proveedores elegir de
acuerdo a la calidad, costo y posicionamiento deseado.
Tambin interviene en la forma en cmo se deben llevar las relaciones
pblicas con los proveedores y en la construccin de programas de desarrollo
de los mismos.

1.3 Estructura organizacional de las compras

Hablamos de estructura organizacional de las compras cuando nos referimos a
las relaciones interdependientes de las distintas partes que la conforman como
si fueran un todo, un sistema. En la estructura organizacional se muestran no

slo la relacin entre funciones y actividades sino tambin la divisin entre los
distintos elementos que la conforman.
Para determinar la estructura organizacional del rea de Compras es
necesario que tengas en cuentas los siguientes elementos:

Especializacin de actividades.
Estandarizacin de normas e instrucciones.
Coordinacin entre las reas de la empresa.
Tamao de la empresa.

De acuerdo a lo anterior y para lograr una adecuada organizacin del

departamento de compras, entonces tendrs que considerar los siguientes
aspectos:
1. Determinar el propsito y objetivos del departamento de compras,
procurando congruencia con los de la empresa.
2. Alinear a los departamentos que intervienen para que la estrategia de
compras se logre y trabajar de forma coordinada.
3. Determinar el tipo de estructura de compras con la cual se va a operar.
Para efectos de esta unidad de aprendizaje, te mencionaremos a
continuacin tres formas como se puede definir la manera de operar del
rea de compras.

1.3.1 Centralizadas
Cuando la decisin es concentrar la toma de decisiones y ejercicio de la
autoridad en un solo departamento, el rea de compras ha de organizarse de
manera centralizada, lo cual implica que la seleccin de proveedores y todas
las funciones operativas de compras se coordinen desde las oficinas centrales
para todas las filiales u oficinas forneas si se llegaran a tener, es decir, las
compras se hacen de manera conjunta para todas las reas, al igual que las
decisiones sobre adquisiciones sin importar el departamento del cual se trate,
se tomarn de manera centralizada.
Este sistema tiene la ventaja de tener un mayor control sobre el volumen
de compras e inventarios, al igual que de los procedimientos; se pueden
conseguir mejores negociaciones por volumen con proveedores y al mismo
tiempo evitar mayor papeleo, al igual que puede representar mayor eficiencia
en costos por requerir menor cantidad de personal, pero ms especializado.
Pese a lo anterior, las compras centralizadas tienen la desventaja de que
los requerimientos pueden demorarse ms de lo que algunas reas pudieran
soportar, adems de que por estar lejos de las oficinas en donde se solicitaron
los materiales, la posibilidad de hacer una inspeccin inmediata para corroborar
que se trate de los materiales solicitados es ms lenta y adems puede generar
gastos adicionales por devoluciones, mermas y prdida de personal.

1.3.2 Descentralizadas
Las compras descentralizadas se caracterizan por hacer a cada departamento,
filial o unidad de negocio responsable de las compras de su propia rea.
Tienen la ventaja de que pueden atender de forma ms rpida las emergencias
y entrenar mejor a un personal ms especializado que seguramente actuar
con ms pericia, lo cual tambin implica mayor responsabilidad y autoridad
respecto a los problemas, pero tambin ms flexibilidad para actuar.
La principal desventaja de un sistema descentralizado de compras es
que la empresa tiene menor control sobre las compras regionales y por lo tanto
la calidad de materias primas y productos puede variar entre regiones, aunado
a tener que conseguir proveedores locales o globales pero con menores
descuentos y se requiere ms personal para mantener operando el rea.

1.3.3 Mixtas
El sistema de compras mixto implica una combinacin de los dos sistemas
anteriores y es utilizando por lo general en empresas de gran tamao. La idea
de operar con un sistema mixto es para conseguir mayores descuentos por
volumen, estandarizacin en la calidad de los componentes y materias primas,
as como conseguir mejores condiciones de pago y relaciones de largo plazo
con proveedores.
Generalmente, en un sistema mixto se centralizan las compras que
intervienen directamente en la produccin de artculos terminados y se
descentralizan aquellas cuya materia prima sea perecedera, o bien la compra
local favorezca los costos evitando incurrir en gastos de transportacin y
permite tener mayor rapidez de respuesta de los proveedores locales.

Fuentes consultadas
Del Ro, Gonzlez Cristbal. Adquisiciones y abastecimientos. Ed.
Cengage Learning. Mxico 2010, 5ta. Edicin.
Leenders, Michiel. Administracin y compras de materiales. Ed. Patria
Cultural. 11. Edicin. Mxico 2005.
Mecinas, Cruz Leonel. Compras, un enfoque estratgico. Ed. Mc Graw
Hill, Mxico 2007, 1ra. Edicin.