Manual de Procedimiento Del Area de Compras y Almacenaje

MANUAL DEL PROCEDIMIENTO
DE COMPRAS
ALMACEN / PROVEEDORES
InstrumentMusic S.A. de C.V.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
DIRECCION ADMINISTRATIVA
Y DE RECURSOS MATERIALES
FECHA DE ELABORACION
N DE PAGINA
AO
MES
ALCANCE:
El presente manual comprende el proceso de compras de InstrumentMusic S.A de
C.V que son asignados al departamento de ventas, para su respectiva venta, as
como el proceso de almacenaje que le corresponde al rea de compras.
Aplica
los
encargados
del
departamento
de
compras
almacn
respectivamente, que tiene la responsabilidad de la recepcin, registro, guarda y

custodia de los materiales que ingresan, de igual forma son responsables del
registr de los egresos de los materiales por concepto de ventas, afectando nica
y exclusivamente el inventariado que es la funcin que le corresponde.
Este procedimiento aplica a todas las operaciones de gestin de compra, gestin
de ingreso y egreso de los bienes materiales de los que es poseedor la empresa,
as como tambin es responsable de los suministros que se realicen para
mantener el inventario del almacn, por consiguiente, la funcin del almacn ser,
registrar en el sistema los egresos de materiales, o ingresos de suministros, segn
sea el caso.
En si la finalidad se elabora el siguiente programa porque se pretende contar con
un documento normativo que permita unificar criterios en el desarrollo de las
atribuciones encomendadas a las reas que en el intervienen.
Es importante sealar, que a
fin de mantener actualizado
este manual, se
debern realizar revisiones peridicas por parte del personal responsable de su

operacin.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
N DE PAGINA
AO
MES
OBJETIVOS DEL MANUAL
Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y

almacenaje.
Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito

administrativocontable
relacionado
con
la
gestin
de
compras
contrataciones.
Mantener actualizado el sistema de inventarios, mediante el adecuado

registro de la recepcin de materiales, as como por su adecuado registr
de cualquier salida de almacn que se presente.
Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el

desempeo
de
los
agentes
funcionarios,
frente
situaciones
equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre s y

se incremente la transparencia de la Administracin institucional.
Implementar el mecanismo de Decisin de Compra a cargo de las unidades

requirentes o usuarias, en particular, bienes inventariables y de insumos y
materiales especializados. Asimismo, en la medida que la adecuacin de
los soportes informticos lo permitan, la gestin de compra y la ejecucin
presupuestaria de este tipo de bienes y servicios, tender a su
descentralizacin.
Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
N DE PAGINA
AO
Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes.
Detectar desvos en la actividad y consolidar el ambiente de control.
Disponer de un instrumento de capacitacin de nuevos usuarios y de una

gua para la utilizacin de los servicios de la empresa InstrumenMusic S.A
de C.V.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
N DE PAGINA
AO
RESPONSABLES:
ENCARGADO DE COMPRAS:
De efectuar las compras que sean necesarias, para que siempre se

disponga del material necesario en el almacn.
Enterarse del cumplimiento de los proveedores en el suministro oportuno de

los bienes ante el almacn.
Verificar documentalmente con las unidades administrativas, que el

proveedor cumpla con el suministro de los bienes, de acuerdo con las
condiciones y especificaciones tcnicas establecidas en el contrato
correspondiente.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN.
Enterarse de los pedidos o contratos pendientes por recibir el almacn.
Enterarse documentalmente de la recepcin de los materiales por el

almacn.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
N DE PAGINA
AO
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:
Recibir del departamento de almacenes los movientes generados en el

almacn para registrarlos a travs del sistema establecido.
JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES:
Mantener, supervisar y controlar las existencias fsicas de los insumos y

materiales de a cuerdo a los niveles mximos y mnimos.
Establecer controles internos para el surtimiento de los materiales del

almacn.
Programar la entrega de materiales a los clientes de acuerdo con las

salidas de almacn.
Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y

buen funcionamiento.
Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de

almacn para su afectacin contable.

buen funcionamiento
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
N DE PAGINA
MES
AO

buen funcionamiento.
Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de

almacn para su afectacin contable.
RESPONSABLE DEL ALMACEN
Custodiar y almacenar los bienes adquiridos por la empresa.
Efectuar la recepcin de los pedidos verificando que los materiales cumplan

con las caractersticas y especificaciones establecidas en los contratos
respectivos.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
AO
N DE PAGINA
PROCEDIMIENTOS
1.
Recursos materiales elabora un oficio de envi, adjuntado copia de pedido

o contrato, y distribuye al departamento de compras, archiva copia de
acuse.
2.
Se enva copia de pedido o contrato al proveedor.
3.
De igual forma se enva al departamento de almacn, una copio del pedido,

sella, firma y registra en el libro de pedidos.
4.
El responsable del almacn recibe una copia de pedido, para adecuar un

espacio para la recepcin de los materiales, y espera la llegada de los
materiales en el tiempo sealado.
5.
El proveedor entrega en el tiempo sealado, los bienes solicitados; entrega

copia y factura original.
6.
El responsable del almacn recibe documentos y sella, confirma que los

bienes o materiales cumplan con los pedidos descritos.
1.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
AO
N DE PAGINA
7. Contacta va telefnica con el rea administrativa para checar de manera

conjunta con las especificaciones tcnicas.
8.
El rea administrativa se entera de la llegada de los materiales y se

presenta para cotejar el pedido y determina:
a) Si no cumple el pedido con las caractersticas, seguir con el paso 9.
b) Si cumple las caractersticas, saltar al paso n12
9.
Informa por oficio del incumplimiento del pedido al rea de recursos

materiales, archiva acuse.
10.
El rea de recursos materiales, recibe el oficio, sella el acuse y elabora un

oficio en original al proveedor indicando el cambio de los bienes o
materiales
11.
El proveedor recibe el oficio, se entera acude a retirar los bienes o

materiales entregados as como la documentacin entregados as como la
documentacin entregada para realizar el cambio se conecta con el paso
n1
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
12.
13.
MES
N DE PAGINA
AO
El rea administrativa firma factura original y solicita de manera verbal

realice el almacenamiento y entrega factura firmada.
14. El responsable del almacn recibe los bienes para su almacenamiento;

firma y sella factura original. Elabora entrada de almacn en original y
cuatro copias para su entrega al departamento de contabilidad. Registra en
15. tarjeta kardex, entrega libro de registro de entrada de almacn con

movimientos para firma.
16. El departamento de almacenes recibe el libro de registro de entradas, firma
e informa va telefnica para su conocimiento al departamento de
contabilidad. Registra en libro de entradas y presenta de manera
econmica.
17. El jefe del departamento de contabilidad recibe y firma el libro de registro.

Elabora pliza contable, este se conecta con el procedimiento de
mantenimiento a sistemas de informacin y control de plizas de egresos.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
EL LEGAJO DE COMPRA COMPLETO ESTAR COMPUESTO DE:
Orden de Pedido en duplicado.
AO
N DE PAGINA
El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no

aprobados.
La orden de compra debidamente autorizada.
La factura Legal.
PERSONAS AUTORIZADAS A FIRMAR ORDEN DE PEDIDO:
Jefe del Departamento de Ventas: por ventas
Jefe del Departamento Administrativo: por administracin
PERSONAS AUTORIZADAS A APROBAR LA ORDEN DE COMPRA:
Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por Ventas
Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por Administracin
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
MES
N DE PAGINA
AO
POLITICAS:
Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y

aplicacin general para las reas involucradas en el procedimiento.
Las reas cuando as lo requieran debern enviar al encargado de

Recursos
Materiales,
el
consumo
anual
estimado
de
materiales,
suministros, mobiliario y equipo; considerando la calendarizacin de los

recursos durante el ao con el objeto de elaborar el Programa Anual de
Adquisiciones, de conformidad con la normatividad vigente.
En caso de una modificacin a las funciones de alguna rea, con

oportunidad, se debern plantear las necesidades derivadas de la misma
con base en sus programas especiales de desarrollo y crecimiento.
Es responsabilidad del encargado de Recursos Materiales a travs del

encargado del almacn verificar que los bienes que ingresen al almacn,
as como la
factura, cumplan totalmente con las especificaciones
asentadas en el pedido: caractersticas, precio y cantidad.
El horario de recepcin de bienes en el Almacn ser de las: 9:00 a 14:30

horas en das hbiles.
MANUAL DE
PROCEDIMIEN
TOS
Es responsabilidad del encargado de Recursos Materiales a travs del
MES
N DE PAGINA
AO
encargado del almacn verificar que los bienes que ingresen al almacn,
as como la
factura, cumplan totalmente con las especificaciones
asentadas en el pedido: caractersticas, precio y cantidad.
Cuando no sea posible la entrada fsica
al almacn debido a las
caractersticas tcnicas y/o naturaleza de los bienes, el rea solicitante

podr recibir los bienes directamente en sus instalaciones siempre por
escrito y a satisfaccin del solicitante, previo aviso y justificacin presentada
ante el encargado de Recursos Materiales quien a su vez supervisar la

entrega-recepcin de los bienes.
Las reas sern las encargadas de requisitar y entregar la Solicitud de

Suministros, de acuerdo al calendario establecido con base en sus
necesidades.
Elaborado por:
Revisado por:
Aprobado por:
Firma:
Firma:
Firma:
Fecha:
Fecha:
Fecha:

Manual de Procedimiento Del Area de Compras y Almacenaje

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respectivamente, que tiene la responsabilidad de la recepcin, registro, guarda y

fin de mantener actualizado

debern realizar revisiones peridicas por parte del personal responsable de su

OBJETIVOS DEL MANUAL

Implementar los procedimientos correspondientes al proceso de compras y

Proveer un detalle de acciones a seguir, para llevar adelante el circuito

Mantener actualizado el sistema de inventarios, mediante el adecuado

Lograr uniformidad y homogeneidad en el procesamiento de los hechos y el

equivalentes, de modo tal que sus resultados sean comparables entre s y

Implementar el mecanismo de Decisin de Compra a cargo de las unidades

Aplicar y ejecutar los presupuestos que se asignan a cada programa.

Difundir las nuevas rutinas administrativas a los usuarios y clientes.

Detectar desvos en la actividad y consolidar el ambiente de control.

Disponer de un instrumento de capacitacin de nuevos usuarios y de una

De efectuar las compras que sean necesarias, para que siempre se

Enterarse del cumplimiento de los proveedores en el suministro oportuno de

Verificar documentalmente con las unidades administrativas, que el

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ADMINISTRACIN.

Enterarse de los pedidos o contratos pendientes por recibir el almacn.

Enterarse documentalmente de la recepcin de los materiales por el

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD:

Recibir del departamento de almacenes los movientes generados en el

JEFE DEL DEPARTAMENTO DE ALMACENES:

Mantener, supervisar y controlar las existencias fsicas de los insumos y

Establecer controles internos para el surtimiento de los materiales del

Programar la entrega de materiales a los clientes de acuerdo con las

Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y

Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de

Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y

Supervisar que el almacn se encuentre en condiciones de seguridad y

Remitir al Departamento de Contabilidad los movimientos de entrada de

RESPONSABLE DEL ALMACEN

Custodiar y almacenar los bienes adquiridos por la empresa.

Efectuar la recepcin de los pedidos verificando que los materiales cumplan

Recursos materiales elabora un oficio de envi, adjuntado copia de pedido

Se enva copia de pedido o contrato al proveedor.

De igual forma se enva al departamento de almacn, una copio del pedido,

El responsable del almacn recibe una copia de pedido, para adecuar un

El proveedor entrega en el tiempo sealado, los bienes solicitados; entrega

El responsable del almacn recibe documentos y sella, confirma que los

7. Contacta va telefnica con el rea administrativa para checar de manera

El rea administrativa se entera de la llegada de los materiales y se

Informa por oficio del incumplimiento del pedido al rea de recursos

El rea de recursos materiales, recibe el oficio, sella el acuse y elabora un

El proveedor recibe el oficio, se entera acude a retirar los bienes o

El rea administrativa firma factura original y solicita de manera verbal

14. El responsable del almacn recibe los bienes para su almacenamiento;

15. tarjeta kardex, entrega libro de registro de entrada de almacn con

17. El jefe del departamento de contabilidad recibe y firma el libro de registro.

EL LEGAJO DE COMPRA COMPLETO ESTAR COMPUESTO DE:

Orden de Pedido en duplicado.

El presupuesto aprobado con la justificacin + dos presupuestos no

La orden de compra debidamente autorizada.

PERSONAS AUTORIZADAS A FIRMAR ORDEN DE PEDIDO:

Jefe del Departamento de Ventas: por ventas

Jefe del Departamento Administrativo: por administracin

PERSONAS AUTORIZADAS A APROBAR LA ORDEN DE COMPRA:

Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por Ventas

Encargado de Compras y Jefe de Administracin: por Administracin

Las disposiciones contenidas en el presente manual son de observancia y

Las reas cuando as lo requieran debern enviar al encargado de

suministros, mobiliario y equipo; considerando la calendarizacin de los

En caso de una modificacin a las funciones de alguna rea, con