Sunteți pe pagina 1din 21

Manager de proiect

Manager de proiect
Manager de proiect

DEMONSTRATIV|

LEC}IE

INTRODUCERE

Un bun management al proiectelor nu garanteaz\ succesul fiec\rui proiect, dar aplicarea necorespunz\toare a managementului proiectelor garanteaz\, de obicei, e[ecul.” C. Chatfield [i T. Johnnson, „Microsoft Office Project 2003”, Microsoft Press, 2004

Orice activitate uman\ care implic\ realizarea unor sarcini nerepetitive poate fi considerat\ un proiect. Deci fiecare dintre noi ar putea fi considerat manager de proiect. To]i practic\m managementul de proiect, fie c\ o facem pentru proiectele personale, fie pentru cele profesionale. Dar exist\ o diferen]\ foarte mare între un proiect simplu, care implic\ una sau dou\ persoane, [i unul complex, care implic\ o echip\ de oameni, organiza]ii diferite [i sarcini multiple. Chiar [i `n proiectele complexe se folosesc tehnici simple de control al resurselor [i de motivare a persoanelor implicate `n implementarea lor.

Cursul de Manager de proiect oferit de Institutul Eurocor v\ d\ [ansa de a dobândi cuno[tin]ele [i abilit\]ile necesare pentru a folosi aceste tehnici, atât pentru a ordona activit\]ile de natur\ personal\, cât [i pentru a îmbun\t\]i în mod substan]ial eficien]a la locul de munc\. Principalul obiectiv al acestui curs este tocmai acela de a prezenta cât mai clar [i atractiv, printr-un con]inut pres\rat cu exemple, principalele concepte din domeniul managementului proiectelor, conexiunile logice între acestea, precum [i modul în care ele pot fi puse în practic\. De asemenea, vor fi prezentate elemente referitoare la solu]iile informatice din domeniu, conferindu-v\ astfel o perspectiv\ integratoare, con- form\ cu standardele europene [i na]ionale referitoare la managementul proiectelor. La finalul acestui curs, ve]i putea s\ aplica]i metodele [i tehnicile managementului modern al proiectelor [i ve]i putea s\ v\ cre[te]i eficien]a atât pe plan personal, cât [i pe plan profesional. În acela[i timp, proiectele în care ve]i participa sau pe care le ve]i conduce vor fi mai bine organizate, deoarece ve]i întelege ciclul de via]\ al unui proiect. Atât costurile, cât [i durata de execu]ie a unui proiect le ve]i evalua mai precis; de asemenea, ve]i putea corela a[tept\rile stakeholderilor [i obiectivele proiectului, ve]i dobândi cuno[tin]e în domeniul ariilor de expertiz\ fundamentale din domeniul managementului proiectelor [i ve]i [ti s\ folosi]i instrumente software care s\ v\ permit\ planificarea mai bun\ [i controlul mai riguros al activit\]ilor desf\[urate. O activitate specific\ managementului de proiect în România, în contextul integr\rii ]\rii noastre în Uniunea European\, este reprezentat\ de managementul proiectelor cu finan]are interna]ional\, astfel c\ prin intermediul cursului nostru ve]i fi preg\ti]i atât teoretic, cât [i practic pentru managementul acestui tip de proiecte.

La finalul cursului prin coresponden]\ ve]i putea participa la un scurt program fa]\-n fa]\, care v\ va da posibilitatea ca, în urma unui examen, s\ ob]ine]i un certificat emis împreun\ cu Ministerul Muncii, certificat recunoscut la nivel na]ional.

Cursul de Manager de proiect v\ poate oferi calea spre preg\tirea de care ave]i nevoie, pentru a putea avea succes în proiectele profesionale, dar [i în cele personale.

Mult succes! Profesorul dumneavoastr\

2

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Modul de organizare a cursului MANAGER DE PROIECT

Materialul cursului se compune din 16 module, prezentate sub forma unor caiete. Dorim s\ v\ atragem aten]ia asupra modalit\]ii speciale de concepere [i prezentare a lec]iilor, care v\ va permite parcurgerea cu maxim\ u[urin]\ a materialului de curs:

°°°°°

Fiecare modul are o anumit\ structur\ didactic\, care se va p\stra de-a lungul întregului curs.

°°°°°

Pentru a avea foarte clar în minte obiectivele pe care trebuie s\ le atinge]i prin parcurgerea materialului, la începutul fiec\rui modul v\ vor fi prezentate succint principalele cuno[tin]e [i deprinderi pe care trebuie s\ le dobândi]i, prin `nsu[irea temeinic\ a informa]iilor prezentate, la sfâr[itul studiului.

°°°°°

Pentru valorificarea în mod curent a cuno[tin]elor dobândite [i pentru asigurarea unei interactivit\]i sporite, lec]iile cuprind numeroase exemple, exerci]ii [i teme de reflec]ie. Pentru verificare, la sfâr[itul modulelor v\ prezent\m rezolvarea exerci]iilor.

°°°°°

În plus, pentru a v\ consolida cuno[tin]ele, la sfâr[itul fiec\rui modul ve]i g\si un rezumat, care prezint\ cele mai importante aspecte analizate în cadrul acestuia.

°°°°°

Fiecare modul se încheie cu o tem\ pentru acas\, ce constituie o modalitate eficient\ de verificare a gradului de însu[ire a cuno[tin]elor prezentate; indica]iile referitoare la rezolvarea temelor pentru acas\ [i la colaborarea cu profesorul dumneavoastr\ sunt men]ionate la sfâr[itul modulului.

°°°°°

Acolo unde va fi cazul, vor fi prev\zute sec]iuni de dic]ionar de specialitate pentru termenii folosi]i sau liste cu recomand\ri bibliografice care v\ pot ajuta `n studiu.

°°°°°

Folosim scheme [i reprezent\ri grafice pentru înlesnirea însu[irii cuno[tin]elor esen]iale.

Fiecare cursant EUROCOR are un profesor personal.

Temele propuse în fiecare modul vor fi expediate pe adresa Institutului EUROCOR, urmând ca profesorul personal s\ aprecieze corectitudinea r\spunsurilor [i s\ v\ transmit\ comentariile sale pe marginea acestora, precum [i s\ formuleze recomand\ri de continuare a studiului. V\ recomand\m s\ rezolva]i tema doar dup\ parcurgerea integral\ [i atent\ a materialului prezentat.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

3

Pentru ca studiul dumneavoastr\ individual s\ fie cât mai u[or [i eficient, pe marginea lec]iilor au fost introduse urm\toarele semne [i simboluri:

Desemneaz\ no]iunile [i informa]iile esen]iale pe care este bine s\ le re]ine]i no]iunile [i informa]iile esen]iale pe care este bine s\ le re]ine]i

~n felul acesta vor fi semnalate exemplele care v\ pot clarifica aspectele teoretice prezentate exemplele care v\ pot clarifica aspectele teoretice prezentate

Semnaleaz\ exerci]iile pe care vi le propunem spre rezolvare exerci]iile pe care vi le propunem spre rezolvare

Desemneaz\ momentele de reflec]ie propuse, prin care se valorific\ experien]a anterioar\, sintetizându-se astfel aspectele prezentate în curs în modul cel mai eficient cu putin]\Desemneaz\ momentele de reflec]ie

3 (18)

Indic\ faptul c\ subiectul respectiv a mai fost tratat anterior, în cadrul aceluia[i modul sau într-un modul anterior (de exemplu în modulul 3, la pagina 18)

Desemneaz\ lucr\rile bibliografice recomandate dac\ dori]i aprofundarea unor aspecte din curs lucr\rile bibliografice recomandate dac\ dori]i aprofundarea unor aspecte din curs

Lec]ia de fa]\ constituie o lec]ie demonstrativ\, care dore[te s\ v\ familiarizeze cu materialele de studiu EUROCOR. Pentru a v\ forma o imagine cât mai clar\ asupra structurii cursului, am selectat pentru dumneavoastr\ câteva fragmente din modulele acestui curs, con]inând sec]iuni teoretice, exemple [i exerci]ii, un model de recapitulare [i de tem\ pentru acas\. Din punctul de vedere al num\rului de pagini, ea reprezint\ mai pu]in de jum\tate din con]inutul unui caiet de studiu.

4

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Programa cursului MANAGER DE PROIECT

MODULUL 1

Introducere `n managementul proiectelor Ce este un proiect? Ce este managementul proiectelor? Rela]ia între managementul proiectelor [i alte discipline Istoria managementului proiectelor Importan]a abord\rii structurate a managementului proiectelor Rolul [i responsabilit\]ile managerului de proiect

FAZELE PROIECTULUI

MODULUL 2

Cadrul conceptual al managementului proiectelor. Ini]ierea proiectelor O abordare sistemic\ a managementului proiectelor Fazele proiectului [i ciclul de via]\ al proiectului Principalele grupuri de procese în managementul proiectelor Ini]ierea [i fezabilitatea proiectelor

MODULUL 3

Planificarea [i Execu]ia Proiectelor Faza de planificare a proiectului Specifica]iile proiectului Diferen]e [i similitudini între proiectele din domeniul IT [i proiectele din construc]ii Structuri organiza]ionale [i impactul lor asupra execu]iei proiectului Comunicarea în faza de execu]ie

MODULUL 4

Controlul [i Închiderea Proiectelor Sisteme de control al schimb\rilor în proiect Sisteme informatice de management al proiectelor Controlul versiunilor pentru diverse documente ale proiectului Principalii indicatori de performan]\ ai proiectului Închiderea administrativ\ a proiectului Închiderea contractual\ a proiectului Arhiva „lec]iilor înv\]ate” Acceptarea oficial\ a rezultatului proiectului

DOMENII FUNDAMENTALE DE EXPERTIZ| ÎN MANAGEMENTUL PROIECTELOR

MODULUL 5

Managementul Integr\rii în Proiecte Planul proiectului Specifica]iile preliminare Procesul de elaborare a planului proiectului Execu]ia planului proiectului Controlul integrat al proiectului Închiderea proiectului

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

5

MODULUL 6

Managementul Ariei de Acoperire a Proiectului No]iuni introductive Planificarea managementului ariei de acoperire Definirea ariei de acoperire a proiectului „Work Breakdown Structure” Verificarea ariei de acoperire Controlul schimb\rilor ariei de acoperire a proiectului

MODULUL 7

Managementul Timpului

 

Definirea activit\]ilor Ordonarea activit\]ilor Diagrama re]ea Estimarea necesarului de resurse Estimarea duratelor Dezvoltarea unui calendar de activit\]i Controlul calendarului de activit\]i

MODULUL 8

Managementul Costurilor [i Resurselor Financiare No]iuni introductive Planificarea resurselor Estimarea costurilor Bugetarea costurilor Controlul costurilor Indicatori de performan]\

MODULUL 9

Managementul Calit\]ii în Cadrul Proiectelor No]iuni introductive Planificarea calit\]ii Asigurarea calit\]ii Controlul calit\]ii

MODULUL 10

Managementul Resurselor Umane în Proiecte No]iuni introductive Planificarea resurselor de personal Formarea echipei de proiect Dezvoltarea echipei de proiect Managementul echipei de proiect

MODULUL 11

Managementul Comunic\rii în Proiecte No]iuni introductive Planificarea comunic\rii Distribuirea informa]iilor Raportarea performan]elor Managementul stakeholderilor Canale de comunicare

6

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

MODULUL 12

Managementul Riscului în Proiecte Procesele de management al riscurilor Planificarea managementului riscurilor Identificarea riscurilor Analiza calitativ\ a riscurilor Analiza cantitativ\ a riscurilor Planificarea r\spunsurilor la riscuri Monitorizarea [i controlul riscurilor

MODULUL 13

Managementul Achizi]iilor Planificarea achizi]iilor Tipuri de contracte Planificarea contract\rilor Cererile de ofert\ Selec]ia ofertan]ilor Administrarea contractelor Închiderea contractelor

INSTRUMENTE INFORMATICE DE MANAGEMENT AL PROIECTELOR

Modulul 14

Primii pa[i cu Microsoft Project 2003 Introducere în Microsoft Project 2003 Crearea unei liste de sarcini Gestiunea resurselor Asocierea de resurse pentru sarcini Formatarea [i tip\rirea planului proiectului Urm\rirea progresului pe sarcini

Modulul 15

No]iuni avansate de Microsoft Project 2003 Modificarea detaliilor sarcinilor Modificarea resurselor [i asocierilor resurse-sarcini Urm\rirea progresului pe sarcini [i pe asocierile resurse-sarcini Vizualizarea [i raportarea progresului proiectului Tehnici de redresare a unui proiect

MANAGEMENTUL PROIECTELOR CU FINAN}ARE INTERNA}IONAL|

Modulul 16

Proiecte cu Finan]are Interna]ional\ Elemente specifice proiectelor cu finan]are interna]ional\ Identificarea surselor de finan]are Metodologii utilizate în derularea proiectelor cu finan]are interna]ional\ Rolul managerului de proiect în proiectele cu finan]are interna]ional\

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

7

Fiecare modul debuteaz\ cu o introducere, în care sunt prezentate pe scurt principalele aspecte abordate
Fiecare modul debuteaz\ cu o introducere, în care sunt prezentate
pe scurt principalele aspecte abordate în cadrul acestuia. De
asemenea, sunt precizate [i principalele obiective pe care le pute]i
atinge prin parcurgerea modulului. Am ales spre exemplificare
introducerea modulului 1.
Introducere în managementul proiectelor
Introducere în managementul proiectelor
Introducere în managementul proiectelor
Introducere în managementul proiectelor

Introducere în managementul proiectelor

Introducere în managementul proiectelor

Introducere

Organiza]iile moderne au realizat din ce în ce mai mult faptul c\, pentru a avea succes, trebuie s\ fie la curent [i s\ foloseasc\ cele mai moderne tehnici de management al proiectelor. Multe organiza]ii declar\ c\ prin folosirea tehnicilor [i procedurilor de management al proiectelor ob]in o serie de avantaje, cum ar fi: un control mai bun al resurselor financiare, materiale [i umane, rela]ii îmbun\t\]ite cu clien]ii, costuri mai sc\zute, calitate mai bun\ [i fiabilitate crescut\, marje de profit mai mari, productivitate crescut\, coordonare intern\ mai bun\, un moral mai bun al angaja]ilor.

La finalul parcurgerii acestui modul ne propunem s\ atingem urm\toarele obiective: • s\ v\ familiariza]i
La finalul parcurgerii acestui modul ne propunem s\ atingem urm\toarele
obiective:
• s\ v\ familiariza]i cu unele dintre no]iunile specifice managementului
de proiect;
• s\ pute]i face o compara]ie între managementul proiectelor [i alte
discipline;
• s\ cunoa[te]i o parte din istoria managementului proiectelor;
• s\ [ti]i ce presupune certificarea ca manager de proiect;
• s\ fi]i familiariza]i cu principalele tipuri de proiecte;
• s\ cunoa[te]i care sunt rolul [i pozi]ia managerului de proiect pe scara
ierarhic\;
• s\ `n]elege]i care este implicarea celorlal]i manageri [i angaja]i `n
implementarea proiectelor.

Ce este un proiect?

Indiferent c\ suntem membri ai unei mari corpora]ii sau conducem propria afacere, proiectele fac parte din via]a noastr\ de zi cu zi. Un proiect este un efort de a crea un produs sau serviciu unic, cu un rezultat care este precis definit [i totodat\ m\surabil.

8

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Defini]iile [i informa]iile esen]iale sunt prezente de-a lungul `ntregului curs [i v\ semnalizeaz\ aspectele deosebit
Defini]iile [i informa]iile esen]iale sunt prezente de-a lungul `ntregului curs [i
v\ semnalizeaz\ aspectele deosebit de importante, pe care ar trebui s\ pune]i
accentul la însu[irea materialului de studiu. Iat\ câteva exemple din modulul 4.

valoarea

realizat\

(Earned Value)

Indicatori de performan]\ ai proiectului

Aceast\ parte a fazei de control este specific\ proiectelor. În]elegerea acestui concept este foarte important\ pentru managementul proiectelor, deoarece ne poate permite, ca manageri de proiect, s\ evalu\m cum progreseaz\ proiectul.

Valoarea realizat\ (VR) reprezint\ valoarea muncii care a fost terminat\ pân\ la momentul actual.

Valoarea planificat\ (VP) reprezint\ valoarea muncii care ar fi trebuit s\ fie efectuat\ pân\ la momentul actual. reprezint\ valoarea muncii care ar fi trebuit s\ fie efectuat\ pân\ la momentul actual.

Valoarea planificat\ se refer\ la planul de baz\ al proiectului [i, de asemenea, la cea mai bun\ estimare a managerului de proiect [i totodat\ a echipei de proiect cu privire la ce resurse vor fi necesare [i folosite pentru activit\]ile dintr-un anumit interval de timp.

Costul real (CR) reprezint\ suma cheltuit\ în realitate în proiect pe parcursul perioadei de timp pe care dorim reprezint\ suma cheltuit\ în realitate în proiect pe parcursul perioadei de timp pe care dorim s\ o analiz\m.

S\ presupunem c\ avem un proiect ce se desf\[oar\ pe parcursul a opt luni [i c\ ne afl\m la sfâr[itul celei de-a patra luni a proiectului. Trebuie s\ lu\m în considera]ie suma de bani care s-a cheltuit în realitate [i s\ o compar\m cu ceea ce ini]ial s-a planificat pentru perioada respectiv\. Dac\ s-a cheltuit mai mult decât ceea ce am planificat înseamn\ c\ am dep\[it bugetul. Dac\ s-a cheltuit mai pu]in decât ceea ce am planificat înseamn\ c\ ne afl\m în limitele bugetului.

Varian]a costurilor (VC) reprezint\ indicatorul care arat\ evolu]ia proiectului relativ la costurile planificate. Varian]a costurilor este reprezentat\ de formula VR-CR.

Dac\ VC este negativ\ înseamn\ c\ proiectul a dep\[it bugetul. Dac\ VC este pozitiv\ înseamn\ c\ proiectul se afl\ în limitele bugetului alocat. pozitiv\ înseamn\ c\ proiectul se afl\ în limitele bugetului alocat.

Indicele cost/performan]\ (ICP) este folosit pentru a determina eficien]a proiectului din punctul de vedere al costurilor. Formula dup\ care este calculat este VR/CR.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

9

Rezultatul final al aplic\rii formulei pentru ICP este un num\r zecimal, sub sau supraunitar. Dac\ ICP este un num\r supraunitar, atunci proiectul a evoluat mai bine decât s-a planificat din punctul de vedere al bugetului. Dac\ ICP este subunitar, atunci proiectul a evoluat mai slab decît s-a planificat, din punctul de vedere al costurilor.

Trebuie men]ionat faptul c\, în majoritatea proiectelor, realizarea unei analize riguroase pe baza valorii realizate este extrem de dificil\. De cele mai multe ori, precizia prezentat\ în lucr\rile teoretice nu poate fi aplicat\ în practic\ la fel de u[or ca în teorie. Este totu[i important ca managerul de proiect s\ aib\ la dispozi]ie un set de instrumente cu ajutorul c\rora s\ poat\ analiza modul în care proiectul evolueaz\ [i analiza valorii realizate este un astfel de instrument.

Închiderea proiectului

La fel cum fazele precedente s-au suprapus, [i fazele de control [i de închidere sunt foarte greu de delimitat.

În experien]a profesional\ a aproape oric\rui manager de proiect pot fi reg\site proiecte care par a nu se mai termina. Chiar dac\ de multe ori managerii de proiect [i-au concentrat deja aten]ia asupra unui alt proiect, proiectul ini]ial pare c\ are un fel de personalitate proprie [i nu se sfâr[e[te niciodat\.

Exist\ mai multe motive pentru care proiectele par a nu se mai sfâr[i. Unele dintre acestea pot continua datorit\ unor ra]iuni de finan]are. În multe companii este mai u[or de ob]inut fonduri pentru proiecte decât pentru opera]iunile continue. Chiar [i atunci când proiectul este de fapt terminat, este uneori mai u[or, din ra]iuni care ]in de comportamentul organiza]ional, de ob]inut fonduri pentru un proiect, chiar dac\ rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat.

dac\ rezultatul livrabil al acestuia este de fapt terminat. Atunci când, în cadrul unei organiza]ii, rezultatul

Atunci când, în cadrul unei organiza]ii, rezultatul livrabil al unui proiect a fost ob]inut [i activit\]ile din proiect au devenit o parte a sistemului de opera]iuni al organiza]iei, proiectul este terminat.

Este un fenomen relativ r\spândit ca un grup de angaja]i sau un segment al unei companii, odat\ implica]i într-un proiect, s\ î[i doreasc\ s\ continue procesul pe care l-au început; în majoritatea cazurilor îns\, compania nu beneficiaz\ cu nimic dac\ activit\]ile respective sunt denumite în continuare „proiect”.

Cum poate fi stopat acest fenomen? La începutul procesului de planificare, managerul de proiect trebuie s\ colaboreze îndeaproape cu to]i stakeholderii proiectului, pentru a determina cât mai precis ce se va în]elege prin „proiect terminat”, cu alte cuvinte, care sunt caracteristicile rezultatului livrabil care, odat\ îndeplinite, proiectul va fi declarat încheiat.

10

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Cu scopul de a v\ facilita în]elegerea aspectelor teoretice prezentate, modulele con]in numeroase exemple [i
Cu scopul de a v\ facilita în]elegerea aspectelor teoretice prezentate,
modulele con]in numeroase exemple [i momente de reflec]ie. Iat\ o
selec]ie din modulul 7 (referitor la managementul timpului) [i din
modulul 5 (care se refer\ la execu]ia planului proiectului).

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i (Modulul 7)

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i este procesul determin\rii unor date realiste de începere [i terminare a unui proiect. este procesul determin\rii unor date realiste de începere [i terminare a unui proiect.

Asta nu înseamn\ c\ programarea care rezult\ va fi pe placul sponsorului proiectului, dar cel pu]in el reprezint\ un punct de plecare. Dezvoltarea calendarului de activit\]i este un proces iterativ care aduce laolalt\ to]i pa[ii discuta]i anterior, plus intr\ri suplimentare, venite din alte zone, cum ar fi estim\ri ale costului. Cei mai mul]i manageri de proiect realizeaz\ celelalte procese ale managementului timpului simultan cu dezvoltarea calendarului de activit\]i. Folosirea unui soft de gestionare a proiectului, cum ar fi Microsoft Project, face combinarea acestor procese mult mai u[oar\.

În]elegerea termenilor de „avans” [i „întârziere” este important\ pentru dezvoltarea calendarului de activit\]i. Aceste dou\ no]iuni regleaz\ leg\turile dintre sarcini prin compensarea sau suprapunerea sarcinilor.

Întârzierea se transpune într-o prelungire a activit\]ii necesare pentru realizarea sarcinilor care se afl\ în afara controlului dumneavoastr\ sau care doar face parte din natura sarcinilor care se afl\ în afara controlului dumneavoastr\ sau care doar face parte din natura activit\]ilor desf\[urate.

Pute]i avea o întârziere de dou\ s\pt\mâni între comandarea serverelor dedicate [i instalarea lor din cauza procesului de livrare.care doar face parte din natura activit\]ilor desf\[urate. intr\ri Ca intr\ri pentru acest proces , enumer\m:

intr\ri

Ca intr\ri pentru acest proces, enumer\m:

diagrama re]ea a proiectului;

estim\rile duratelor activit\]ilor;

necesarul de resurse;

descrierea parcului de resurse. Cunoa[terea resurselor disponibile [i a timpului pe care acestea îl au la dispozi]ie este vital\ pentru crearea unui calendar de activit\]i.

Resursele împ\r]ite cu alte activit\]i sau alte proiecte pot fi extrem de dificil de programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil. programat, deoarece gradul lor de disponibilitate este foarte variabil.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

11

Execu]ia planului proiectului (Modulul 5)

Mul]i oameni au o impresie foarte proast\ privind planificarea datorit\ experien]elor pe care le-au avut. Managerii de cel mai înalt nivel cer de cele mai experien]elor pe care le-au avut. Managerii de cel mai înalt nivel cer de cele mai multe ori un plan, dar de foarte multe ori nimeni nu mai verific\ dac\ planul a fost respectat. De exemplu, un manager de proiect [i-a propus s\ se întâlneasc\ pe parcursul a dou\ luni cu fiecare lider de echip\ din proiect, pentru a evalua planurile pe care ace[tia le-au creat. Managerul de proiect a creat o programare detaliat\ pentru aceste întâlniri. Prima întâlnire a fost anulat\ datorit\ unei alte întâlniri de afaceri. A doua întâlnire a fost amânat\ din motive personale neexplicate. Dou\ luni mai târziu, managerul de proiect nu se întâlnise nici m\car cu jum\tate dintre liderii echipei de proiect. În acest caz, de ce ar mai trebui membrii echipei de proiect s\ se simt\ obliga]i s\ urmeze planurile, când managerul de proiect nu le respect\?

aptitudini [i

cuno[tin]e

necesare

Execu]ia planurilor proiectului necesit\ multe aptitudini din partea managerului de proiect. Aptitudinile din sfera managementului general – leadership, comunicare, negociere – sunt esen]iale. De exemplu, procedurile organiza]ionale pot s\ ajute sau s\ împiedice buna execu]ie a planului proiectului. Dac\ organiza]ia are linii directoare [i recomand\ri în ceea ce prive[te planul proiectului, precum [i în ceea ce prive[te planurile pentru fiecare domeniu de expertiz\ [i to]i cei din organiza]ie urm\resc aceste linii directoare, planurile vor fi mai u[or de creat. Dac\, de asemenea, organiza]ia folose[te planurile proiectelor ca baz\ de pornire pentru monitorizarea progresului în timpul execu]iei, atunci cultura organiza]ional\ va promova rela]ia dintre o bun\ planificare [i o bun\ execu]ie. Managerii de proiect trebuie s\ dea exemplu, fiecare în propriul proiect, în ceea ce prive[te urm\rirea acestor linii directoare, planificarea [i execu]ia. Managerii de proiect trebuie, de asemenea, s\ comunice bine cu echipa de proiect [i cu al]i stakeholderi pentru a crea [i executa planuri de proiect cât mai bune.

Managerii de proiect pot uneori s\ considere necesar s\ încalce regulile organiza]iei, pentru a produce rezultate palpabile cât mai repede. organiza]iei, pentru a produce rezultate palpabile cât mai repede.

Atunci când managerii de proiect încalc\ regulile, de obicei jocurile politice au un cuvânt important de spus în interpretarea rezultatelor.

Dac\ un anumit proiect folose[te componente care nu sunt standard, managerul de proiect trebuie s\ î[i foloseasc\ rela]iile [i influen]a pentru a convinge stakeholderii implica]i asupra de proiect trebuie s\ î[i foloseasc\ rela]iile [i influen]a pentru a convinge stakeholderii implica]i asupra nevoii de a înc\lca regulile care spun c\ trebuie s\ se foloseasc\ doar componente standard. Înc\lcarea regulilor organiza]ionale – f\r\ consecin]e negative – necesit\ aptitudini excelente de leadership, de comunicare [i aptitudini politice.

12

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Exerci]iile reprezint\ un instrument util de verificare a cuno[tin]elor teoretice dobândite în cadrul cursului. Astfel
Exerci]iile reprezint\ un instrument util de verificare a cuno[tin]elor
teoretice dobândite în cadrul cursului. Astfel de exerci]ii apar în toate
modulele. Mai jos, am selectat exerci]ii din cadrul modulului 8, legat de
managementul costurilor [i resurselor financiare.

Bugetarea costurilor

Bugetarea costului este procesul de distribuire a costului c\tre articolele Bugetarea costului individuale de volum de munc\ din cadrul proiectului. Performan]a proiectului va fi determinat\ pe individuale de volum de munc\ din cadrul proiectului. Performan]a proiectului va fi determinat\ pe baza bugetului alocat diferitelor p\r]i ale proiectului. Rezultatul procesului de bugetare a costului reprezint\ planul de baz\ al costului proiectului.

costului reprezint\ planul de baz\ al costului proiectului. Exerci]iul 2 Imagina]i-v\ c\ sunte]i directorul unui

Exerci]iul 2

Exerci]iul 2

Imagina]i-v\ c\ sunte]i directorul unui proasp\t înfiin]at centru de certificare Cambridge. Ini]ia]i un proiect de popularizare a centrului dumneavoastr\ [i trebuie s\ [ti]i costul total al proiectului pentru a v\ putea calcula profitul. Estim\rile timpului proiectului sunt f\cute pornind de la durata propus\ a cursurilor [i test\rilor, în primul rând, determinat\ prin luarea în considera]ie a ceea ce trebuie acumulat [i testat în acele ore. Acestea sunt corelate cu necesarul de munc\ pentru a stabili costurile directe. Programul are nevoie de un instructor care s\ fac\ trei zile de traininguri în valoare de 400 RON pe zi, s\ fie sus]inut de un manager de training, care asigur\ [i func]ia de PR [i care implic\ ni[te costuri de 30 RON pe zi. Calcula]i costurile directe considerând c\ v\ baza]i pe un num\r minim de 30 de cursan]i. Cursul cere s\ existe provizii de articole de birotic\ [i papet\rie, care au un cost variabil (cu câ]i mai mul]i cursan]i, cu atât costurile sunt mai mari) de 11 RON pe cursant. Calcula]i [i aceste costuri variabile, luând în calcul num\rul de cursan]i men]ionat mai sus. În costurile indirecte cu munca [i materialele sunt incluse [i costurile generate de timpul necesar aranj\rii cursului (5 zile de munc\ ale managerului de training), [i cheltuielile pentru chirie, înc\lzire, iluminat [i fonduri pentru asigurarea necesarului de materiale. Aceste cheltuieli sunt ad\ugate la costul total printr-o rat\ de 50%. Calcula]i costul total al proiectului.

Controlul costurilor

Procesul de influen]are a factorilor care genereaz\ varia]ii ale costurilor [i de schimbare controlat\ a bugetului proiectului. schimbare controlat\ a bugetului proiectului.

Controlul costului reprezint\ ultimul proces din managementul costului unui proiect. Acest proces se preocup\ de influen]area factorilor care creeaz\ schimbarea în planul de baz\ al proiectului, pentru a ne asigura c\ schimb\rile sunt a[teptate [i nu ne iau prin surprindere.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

13

Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 13 Exerci]iul 3 S\ se completeze urm\torul tabel al valorii ad\ugate.
Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 13 Exerci]iul 3 S\ se completeze urm\torul tabel al valorii ad\ugate.

Exerci]iul 3

Exerci]iul 3

S\ se completeze urm\torul tabel al valorii ad\ugate. Sublinia]i bugetul proiectului în faza final\ (BAC).

Tabelul 8.3 Tabel de valoare ad\ugat\

Exerci]iul 4

Se dau urm\toarele informa]ii despre un proiect desf\[urat în 2006:

Activitatea A const\ în cercetarea cerin]elor sistemului informa]ional al organiza]iei. Ea dureaz\ de pe 15 Ianuarie pân\ pe 7 Martie [i implic\ folosirea a 2 cercet\tori al c\ror salariu lunar este de 751 RON [i a unui manager de birou care prime[te 1100 RON lunar;

Activitatea B începe pe 8 Martie, se termin\ pe 22 Martie [i presupune crearea unui soft de gestionare a e-mail-urilor la nivelul firmei. În cadrul ei este nevoie de aportul a 3 programatori, dintre care doi debutan]i [i unul senior. Ace[tia au nevoie de aparatur\ care va fi închiriat\ de la o firm\ de computere contra sumei de 5.000 RON pe lun\. Salariul unui programator debutant este de 354 RON pe lun\, iar al unuia senior – de 785 RON lunar. La finalul acestei activit\]i aparatura închiriat\ va fi returnat\;

Activitatea C presupune testarea soft-ului pe sistemul firmei. Ea se va desf\[ura între 23 Martie [i 25 Martie. Este necesar aportul unui singur programator debutant [i instalarea unui server în valoare de 6.000 RON;

Activitatea D înseamn\ instruirea membrilor organiza]iei în utilizarea noului sistem informa]ional, în vederea utiliz\rii sale. Ea se va desf\[ura între 29 Martie [i 27 Aprilie. Un instructor pl\tit cu 3.000 RON pe lun\ va efectua aceast\ activitate [i va avea nevoie de produse de papet\rie în valoare de 20 RON pentru fiecare dintre cei 55 de participan]i (angaja]ii firmei).

Calcula]i estim\rile de cost [i completa]i un tabel al valorii ad\ugate pe baza lor, [tiind c\ toate costurile bugetate ale volumului de munc\ programat au fost cu 5% mai mici decât costurile reale ale volumului de munc\ executat [i cu 10% mai mari decât costurile bugetate ale volumului de munc\ programat. Calcula]i bugetul total al proiectului.

14

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Pentru facilitarea însu[irii de noi cuno[tin]e, lec]iile cuprind imagini, scheme [i tabele sugestive care pot
Pentru facilitarea însu[irii de noi cuno[tin]e, lec]iile cuprind imagini,
scheme [i tabele sugestive care pot stimula înv\]area. V\ oferim
asemenea fragmente din modulul 7 al cursului.
V\ oferim asemenea fragmente din modulul 7 al cursului. Dezvoltarea unui calendar de activit\]i În cadrul

Dezvoltarea unui calendar de activit\]i

În cadrul unui proiect de construc]ii, detaliile suplimentare vor include aproape sigur elemente cum ar fi histogramele resurselor, proiec]ii ale fluxului de numerar [i calendarul lans\rii comenzilor [i livr\rilor.

Pentru un proiect din domeniul electronicelor, detaliile suplimentare vor include doar histogramele resurselor.

Informa]iile cel mai des oferite ca detalii suplimentare includ, dar nu se limiteaz\ la:

cerin]ele de resurse în func]ie de perioadele de timp, deseori sub form\ de histograme ale resurselor;

calendare de activit\]i alternative: cazul cel mai bun, cazul cel mai r\u, resurs\ uniformizat\ sau nu, activitate cu sau f\r\ termen limit\;

rezerve de timp [i estim\ri ale riscului.

limit\; rezerve de timp [i estim\ri ale riscului. Figura 7.16 – Diagram\ re]ea a proiectului cu

Figura 7.16 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care definesc activit\]ile

Planul de management al calendarului de activit\]i. Define[te modalit\]ile de gestionare a schimb\rilor intervenite în calendarul de activit\]i. Poate fi formal sau informal, detaliat complet sau abia schi]at, pe baza necesit\]ilor proiectului. Este un element subsidiar al planului proiectului.

Actualiz\ri ale necesarului de resurse. Uniformizarea resurselor [i actualizarea listei de activit\]i pot avea un efect semnificativ asupra estim\rilor preliminare ale necesarului de resurse.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

15

Manager de proiect lec]ie demonstrativ\ 15 Figura 7.17 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care
Figura 7.17 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care definesc activit\]ile Even imen t
Figura 7.17 – Diagram\ re]ea a proiectului cu datele care definesc activit\]ile
Even imen t
A u g
S ep t
O c t
N o v
D ec
I a n
F eb
M a r
~nche i e re a p l a nul ui cl \ d i ri i
~nce p e re a l ucrul ui l a fund a ]i e
R i d i ca re a p ri m ul ui p e re te
Monta re a i ns ta l a ]i e i e l e ctri ce
Monta re a p ri m ul ui g e a m
~nm â na re a che i i

Figura 7.18 – Grafic al evenimentelor cheie

re a che i i Figura 7.18 – Grafic al evenimentelor cheie Figura 7.19 – Diagram\

Figura 7.19 – Diagram\ re]ea temporal\

Pentru a rezuma, intr\rile, ie[irile [i instrumentele folosite de procesul de dezvoltare a calendarului de activit\]i sunt:

de procesul de dezvoltare a calendarului de activit\]i sunt: Figura 7.20 – Intr\ri, instrumente [i tehnici,

Figura 7.20 – Intr\ri, instrumente [i tehnici, ie[iri în procesul de dezvoltare a unui calendar de activit\]i

16

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

La finalul fiec\rui modul ve]i g\si r\spunsuri la exerci]iile din cuprinsul acestuia, care v\ pot
La finalul fiec\rui modul ve]i g\si r\spunsuri la exerci]iile din
cuprinsul acestuia, care v\ pot ajuta s\ v\ verifica]i astfel
cuno[tin]ele asimilate. {i `n cazul `n care exist\ exerci]ii subiective,
ve]i primi câteva sugestii de rezolvare.

R|SPUNSURI LA EXERCI}II

Exerci]iul 1

R\spunsul corect este C.

Exerci]iul 2

R\spunsul corect este A. Acesta este primul document care integreaz\ proiectul în sine, cu strategiile [i obiectivele organiza]ionale.

Exerci]iul 3

R\spunsul corect este D. Punctul de pornire al oric\rui proces de planificare trebuie s\ fie planificarea strategic\ a organiza]iei. Doar dup\ ce scopul [i obiectivele generale au fost stabilite, managementul poate s\ determine ce proiecte vor fi executate.

Exerci]iul 4

R\spunsul corect este A.

Exerci]iul 5

R\spunsul corect este D. Asump]iile care nu sunt notate [i bine documentate sunt foarte periculoase pentru succesul proiectului.

Exerci]iul 6

R\spunsul corect este C. Deoarece planul proiectului arat\ ce trebuie f\cut pentru a executa proiectul, diver[i membri ai echipei pot s\ comunice cu privire la progresul realizat, f\când referire la acesta.

Exerci]iul 7

R\spunsul corect este C. Orice resurs\ care poate fi refolosit\ ca un instrument util este parte din metodologia organiza]ional\ pentru planificarea proiectelor.

Exerci]iul 8

R\spunsul corect este C. Ac]iunile corective sunt luate dup\ ce a ap\rut o varian]\ fa]\ de planul proiectului.

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

17

Fiecare modul con]ine la final un rezumat al cuno[tin]elor prezentate în cadrul s\u. Am ales
Fiecare modul con]ine la final un rezumat al cuno[tin]elor
prezentate în cadrul s\u. Am ales pentru exemplificare rezumatul
modulului 6.

REZUMATUL MODULULUI

6

6.1 ~n acest modul am examinat no]iunea de arie de acoperire, `n principal aplicat\ unui proiect, de[i ea se reg\se[te [i atunci când vorbim despre un produs `n sine sau despre un serviciu prestat. ~n esen]\, aria de acoperire a unui proiect determin\ totalitatea ac]iunilor ce trebuie `ntreprinse pentru realizarea rezultatelor livrabile ale proiectului.

6.2 Avem de-a face cu cinci zone ale ariei de acoperire a proiectului, care au fost explorate în acest modul, [i anume:

planificarea ariei de acoperire;

definirea ariei de acoperire;

crearea de Work Breakdown Structures;

verificarea ariei de acoperire;

controlul ariei de acoperire.

6.3 Fiecare dintre aceste zone are propriile intr\ri, instrumente [i tehnici folosite pentru ob]inerea unor ie[iri specifice. Toate acestea au fost men]ionate în cadrul sec]iunilor corespunz\toare. R\spunsul la întrebarea „De ce ne intereseaz\ s\ cunoa[tem zona de acoperire a unui proiect?” este foarte simplu:

niciun proiect nu poate fi demarat f\r\ sprijinul forului conduc\tor al organiza]iei. Pentru a ob]ine aportul oamenilor din conducere, ace[tia trebuie convin[i c\ proiectul se înscrie în linia general\ strategic\ a firmei. În plus, exist\ în prezent tendin]a de a judeca un proiect numai în func]ie de rezultatul s\u, de performan]a sa. De exemplu, un proiect prin care se realizeaz\ un stadion la timp [i în limitele bugetului stabilit difer\ foarte mult de unul prin care se realizeaz\ acela[i stadion, dar cu un an mai târziu decât se a[tepta sau dep\[ind cu 20% bugetul stabilit sau amândou\ situa]iile la un loc.

6.4 Pe lâng\ timp, cost [i specifica]ii, începe s\ î[i fac\ sim]it\ tot mai pregnant o a patra dimensiune în func]ie de care trebuie s\ judec\m un proiect – a[tept\rile clientului. Cu cât mai bine sunt acestea transpuse în aria sa de acoperire, cu atât mai aproape va fi rezultatul acestuia de ceea ce a[teapt\ clien]ii [i, concomitent, cu atât mai mare va fi succesul proiectului. Ca manager de proiect, trebuie s\ v\ informa]i cât mai clar asupra a ceea ce a[teapt\ clien]ii de la dumneavoastr\, pentru a evita un eventual e[ec al proiectului pe care îl conduce]i. De asemenea, v\ va fi mult mai simplu s\ scrie]i planul proiectului odat\ ce ve]i de]ine toate informa]iile referitoare la aria de acoperire a acestuia.

18

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Sec]iunea dic]ionar de specialitate are rolul de a v\ face cunoscut sensul termenilor de specialitate
Sec]iunea dic]ionar de specialitate are rolul de a v\ face cunoscut
sensul termenilor de specialitate care apar de-a lungul cursului.
Pentru ilustrare, am selectat dic]ionarul modulului 2.

DIC}IONAR DE SPECIALITATE

analiza sistemelor – este o abordare folosit\ pentru analiza problemelor, care necesit\ definirea sferei de activitate a sistemului de studiat, împ\r]indu-l în p\r]i componente, apoi identificarea [i evaluarea problemelor, oportunit\-]ilor, constrângerilor [i nevoilor acestora. Analistul examineaz\ solu]iile alternative de îmbun\t\]ire a situa]iei curente, identific\ un nivel optim sau satisf\c\tor, solu]ia sau planul de ac]iune [i examineaz\ planul raportat la întregul sistem

ciclul de via]\ al proiectului

reprezint\ o colec]ie de faze ale proiectului

procesul de afaceri – reprezint\ o colec]ie de activit\]i intercorelate, care au ca obiectiv producerea de valoare pentru organiza]ie, pentru clien]ii acesteia sau pentru principalii stakeholderi. Un proces de afaceri, este, de exemplu, modalitatea în care o organiza]ie î[i livreaz\ serviciile c\tre clien]i

punctele de finalizare

sunt evalu\ri periodice f\cute de management asupra proiectelor în derulare, pentru a estima evolu]ia, succesul probabil [i compatibilitatea continu\ cu scopurile organiza]iei

rezultatele livrabile

sunt documente, produse sau servicii care constituie ie[irile unei faze a proiectului sau a proiectului, în ansamblu

sistemele

reprezint\ seturi de elemente interconectate, care lucreaz\ sau func]ioneaz\ într-un mediu, pentru a îndeplini un anumit scop

work breakdown structure – în managementul proiectelor, WBS este o structur\ (WBS) arborescent\ a rezultatelor livrabile [i a sarcinilor care sunt necesare pentru a termina un proiect. Scopul WBS este s\ identifice elementele terminale (ceea ce trebuie efectiv f\cut într-un proiect). Ca urmare, WBS serve[te ca baz\ pentru munca de planificare a proiectelor

Manager de proiect

lec]ie demonstrativ\

19

Toate modulele sunt înso]ite de o tem\ pentru acas\, cu rolul de a v\ verifica
Toate modulele sunt înso]ite de o tem\ pentru acas\, cu rolul de a
v\ verifica însu[irea cuno[tin]elor prezentate. Iat\ ca exemplu tema
modulului 5.

TEMA PENTRU ACAS| 5

A. R\spunde]i la urm\toarele întreb\ri:

5.1 Primul tip de planificare ce apare când se execut\ procesul organiza]ional de alegere a proiectelor este:

a) planificarea proiectelor;

b) planificarea tactic\;

c) programarea activit\]ilor;

d) planificarea strategic\.

5.2 Comunicarea, abilit\]ile de leader [i negocierea sunt exemple de aptitudini:

a) de management de proiect;

b) de management general;

c) de management al echipelor;

d) de management executiv.

5.3 Planificarea adi]ional\ apare atunci când:

a) este aprobat\ o cerere de schimbare în proiect;

b) managerul de proiect crede c\ este necesar\;

c) sponsorul crede c\ este necesar\;

d) managerul de proiect este schimbat.

B. Redacta]i o lucrare de o pagin\ bazat\ pe exemplul prezentat în deschiderea acestui modul. R\spunde]i la urm\toarele întreb\ri:

Care crede]i c\ a fost problema real\ în acest caz?

Prezint\ cazul un scenariu realist? De ce da sau de ce nu?

Alexandru Popescu a fost un bun manager de proiect? De ce da sau de ce nu?

Ce ar fi putut Alexandru s\ fac\ pentru a fi un manager de proiect mai bun?

Ce ar fi trebuit s\ fac\ managementul de nivel superior pentru a-l ajuta pe Alexandru?

20

lec]ie demonstrativ\

Manager de proiect

Temele se rezolv\ pe formulare speciale, pe care le g\si]i în interiorul caietelor de curs.
Temele se rezolv\ pe formulare speciale, pe care le g\si]i în
interiorul caietelor de curs.
pe care le g\si]i în interiorul caietelor de curs. Cu prezentarea formularului de tem\ pentru acas\

Cu prezentarea formularului de tem\ pentru acas\ se `ncheie lec]ia demonstrativ\ a acestui curs.

~n speran]a c\ materialul prezentat v-a convins de accesibilitatea [i atractivitatea cursului nostru,

v\ a[tept\m s\ deveni]i cursant al Institutului Eurocor, `nscriindu-v\ la cursul de Manager de proiect !

deveni]i cursant al Institutului Eurocor, `nscriindu-v\ la cursul de Manager de proiect ! 021/33.225.33; www.eurocor.ro

021/33.225.33; www.eurocor.ro