Controlul documentelor

Ediia I
Numr de exemplare 5

Colegiul Tehnic Costin D.

Neniescu Piteti

Cod: P.O. 01.34

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

PROCEDUR OPERAIONAL
Cod: P.O. 01.34
Denumire: Controlul documentelor
Nr. pag. 5
Exemplar nr.1
Evidena modificrilor:
Ediia/r
evizia
1/0

Data
Ianuarie
2013
Septembrie
2013

Pag.
cu
modificri
Elaborat iniial
Verificat

Nume
Popa
Clina

Modificat
Semntur

Popa
Clina

Verificat
Nume
Semntur
Director adj
Creu
Cristiana
Director adj
Damaschin
Dorina

Aprobat
Director
Nica Ion
Director,
Creu
Cristiana

Lista persoanelor la care se difuzeaz ediia/revizia procedurii operaionale

Scopul
difuzrii

Exemplar
nr.
2

Compartiment Funcia
Conducere

Director

informare

Conducere

Director adj

informare

CEAC

responsabil

arhivare

Secretariat

secretar ef

informare

Execuie

Secretar
CEAC

Numele
i Data
prenumele
primirii
Creu Cristiana Distribuit
electronic
Damaschin
Distribuit
Dorina
electronic
Bostan Elena
Distribuit
electronic
Tnase Aurelia Distribuit
electronic
Dur Elena
Distribuit
electronic

Semntura

Aprobat,
Director
Prof. Creu Cristiana

P.O. 01. 34 Ediia 2/0

Controlul documentelor

Ediia I
Numr de exemplare 5

Colegiul Tehnic Costin D.

Neniescu Piteti

Cod: P.O. 01.34

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

1. Scopul: Procedura descrie modul n care este asigurata tinerea sub control a documentelor si datelor,
astfel nct fiecare angajat sa dispun de informatiile necesare ndeplinirii sarcinilor si sa previn
utilizarea fr intentie a documentelor si datelor nevalabile si/sau perimate.
2. Domeniul de aplicare: Procedura se aplica tuturor documentelor Sistemul de management al
calittii (elaborarea, verificarea, avizarea, aprobarea, codificarea, nregistrarea, multiplicarea, difuzarea,
modificarea, retragerea/nlocuirea, arhivarea), inclusiv formularelor pentru nregistrri, etichetelor si
stampilelor, precum si tuturor angajatilor care le utilizeaz.
3. Definitii si abrevieri:
3.1 Definitii:
3.1.1 Document: informatia cu mediul/suportul aferent.
3.1.2 Informatie: date care au semnificatie.
3.1.3 Specificatie: document care stabileste cerinte.
3.2 Abrevieri:
3.2.1 SMC Sistemul de management al calittii
3.2.2 MC Manualul calittii
3.2.3 PG Procedura generala
4. Documente de referinta:
4.1 SR EN ISO 9001: 2008 Sisteme de management al calittii. Cerinte
4.2 SR EN ISO 9000: 2006 Sisteme de management al calittii. Principii fundamentale si vocabular
4.3 Manualul calittii, cod: MC 01
4.4 Procedura privind elaborarea documentelor SMC, cod: PS 4.2-01
5. Descrierea procedurii:
5.1 Elaborarea documentelor interne
- Documentele Sistemul de management al calittii sunt tehnoredactate pe calculator. Dup
definitivarea de ctre elaborator, se printeaz proiectul de document. Dup analiza proiectului, se
opereaz modificrile admise si se printeaz documentul original.
- Structura si forma tuturor procedurilor care documenteaz Sistemul de management al calittii sunt
reglementate prin prevederile legilor n vigoare.
- Documentele interne ale Sistemul de management al calittii se elaboreaz pe calculator si se mentin
pe toata perioada de valabilitate a editiei/reviziei n vigoare a respectivului document.
- Documentele interne ale Sistemul de management al calittii au numr de nregistrare n caietul
CEAC
P.O. 01. 34 Ediia 2/0

Controlul documentelor

Ediia I
Numr de exemplare 5

Colegiul Tehnic Costin D.

Neniescu Piteti

Cod: P.O. 01.34

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

5.2 Verificarea documentelor

- Toate documentele interne ale Sistemul de management al calittii sunt analizate/verificate anual sau
ori de cte ori se considera necesar.
- Persoana care a verificat documentul este nominalizata si semneaz n coloana VERIFICAT a
tabelului inclus pe pagina 1 a fiecrei proceduri.
5.3 Avizarea documentelor
- Toate documentele Sistemul de management al calittii sunt avizate de directorul adjunct. Directorul
adjunct, dup examinarea documentului, semneaz n coloana VERIFICAT a tabelului inclus pe pagina
1a fiecrei proceduri.
5.4 Aprobarea documentelor
- Procedurile generale/specifice si Instructiunile de lucru sunt aprobate de directorul Colegiului Tehnic
Costin D. Nenitescu Pitesti
- Documentele interne (formularele completate) sunt aprobate de functiile si persoanele care sunt
nominalizate pe acestea.
- Functia si persoana care aproba documentul este nominalizata si semneaz pe coperta documentului.
5.5 Codificarea documentelor
- Codificarea procedurilor. Procedurile care documenteaz Sistemul de management al calittii sunt
identificate prin denumire si cod. Codul procedurilor generale/specifice este format din grupul de litere
PG/PS, urmat de un grup de cifre care reprezint capitolul / subcapitolul din standardul de referinta
( SR EN ISO 9001:2008) cu ale crui cerinte este armonizata procedura respectiva, o cratima si, n
final, un numr de ordine atribuit de elaborator.
- Codificarea instructiunilor de lucru. Codul instructiunilor de lucru este format din grupul de litere
IL, urmat de un grup de cifre al procedurii cu care este asociata instructiunea, o cratima si, in final, un
numr de ordine atribuit de elaborator.
- Codificarea formularelor. Toate formularele Sistemul de management al calittii (prezentate ca
anexe la proceduri) se identifica printr-un cod de formular. Codul formularelor este format din: grupul
de litere PG/PS/IL, urmat de acelasi grup de cifre din finalul codului procedurii care l genereaz, o
cratima, litera F, cu semnificatia formular si un numr de ordine atribuit formularului n documentul
care l-a generat.
5.6 Indexarea/nregistrarea documentelor. Toate documentele Sistemul de management al calittii
sunt identificate prin cod si/sau titlu, numr unic, data si sunt nregistrate.
5.7 Multiplicarea si difuzarea documentelor
- Documentele originale ale Sistemul de management al calittii aprobate, sunt utilizate pentru a face
copii xerox. Exemplarele numerotate se distribuie sub semntura, n conformitate cu Lista de difuzare.
P.O. 01. 34 Ediia 2/0

Controlul documentelor

Ediia I
Numr de exemplare 5

Colegiul Tehnic Costin D.

Neniescu Piteti

Cod: P.O. 01.34

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

5.8 Modificarea: actualizarea paginilor unui document/ schimbarea editiei si/sau reviziei
documentelor.
Daca in urma efecturii auditurilor interne/externe sau n urma analizelor efectuate de management se
impun modificri ale documentelor Sistemul de management al calittii, aceste modificri pot sa fie:
- Actualizarea paginilor se realizeaz cnd se impun modificri minore n continutul unui document,
cum ar fi: greseli de scriere sau gramaticale, modificri/adugri de fraze sau paragrafe care nu sunt de
fond si au scopul de a face precizri suplimentare. nregistrarea acestor modificri si monitorizarea
paginilor actualizate se realizeaz n Lista de control a reviziilor/modificrilor. Paginile actualizate se
retrag de distribuitor si se nlocuiesc cu paginile actualizate.
- Schimbarea reviziei unui document implica o crestere cu o unitate a numrului de ordine atribuit
reviziei si se realizeaz n cazurile n care apar modificri importante n continutul documentului.
- Schimbarea editiei unui document implica o crestere cu o unitate a numrului de ordine atribuit
editiei si se realizeaz n cazul n care modificrile efectuate n continutul documentului sunt majore.
5.9 Retragerea, nlocuirea documentelor nevalabile si arhivarea documentelor. Toate documentele
perimate sunt retrase prin grija coordonatorului CEAC din Colegiul Tehnic Costin D. Nenitescu
Pitesti. Toate documentele interne controlate sunt arhivate n coditii corespunztoare care sa le asigure
lizibilitatea, integritatea si securitatea, n locuri si pe intervalele de timp specificate. Documentele si
datele perimate, care se pstreaz n scopuri juridice si/sau de conservare a informatiei, sunt marcate cu
inscriptia EXPIRAT LA DATA , nsotita de numele si semntura persoanei care a fcut aceasta
mentiune.
Toate documentele sunt mentinute att pe suport de hrtie, ct si pe suport informatic. Accesul la
documentele mentinute pe suport informatic este controlat pentru asigurarea securittii
informatiilor si pentru ca persoane neautorizate sa nu poat face modificri neautorizate.
5.10 Controlul documentelor externe. Documentele externe, inclusiv reglementrile legale aplicabile
sunt pstrate astfel nct sa fie accesate de ctre toate persoanele interesate, fiind tinute la zi si protejate
mpotriva deteriorrii sau pierderii.
5.11 Documentele clientilor sunt pstrate, difuzate, modificate sau retrase de ctre persoana care
asigura legtura cu clientul.

P.O. 01. 34 Ediia 2/0

Ediia I
Numr de exemplare 5

Controlul documentelor
Colegiul Tehnic Costin D.
Neniescu Piteti

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

Cod: P.O. 01.34

6. Responsabilitti:
6.1 Directorul:
- aproba documentele interne ale Sistemul de management al calittii care prin continutul lor necesita
aceasta aprobare;
- numeste responsabilul cu documentele Sistemul de management al calittii;
- stabileste responsabilittile care revin personalului din Colegiul Tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti
n ceea ce priveste controlul documentelor si al datelor;
- stabileste necesarul de documente specifice scolii pentru buna desfsurare a activittii si desemneaz
persoane competente care elaboreaz procedurile/instructiunile de lucru aplicabile proceselor
desfsurate n Colegiul tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti
- desemneaz persoana care arhiveaz documentele si datele generate n Colegiul tehnic Costin D.
Nenitescu Pitesti
- aproba procedurile/instructiunile de lucru elaborate n cadrul Colegiului tehnic Costin D. Nenitescu
Pitesti;
- asigura tinerea sub control a documentelor care apartin clientilor.
6.2 Responsabilul CEAC:
- asigura cunoasterea, ntelegerea, acceptarea si respectarea de ctre personalul din subordine a
documentelor aplicabile;
- verifica daca personalul Colegiului tehnic Costin D. Nenitescu Pitesti utilizeaz editia si revizia n
vigoare a documentelor;
- asigura difuzarea controlata a documentelor;
- asigura retragerea/distrugerea documentului iesit din uz si nlocuirea documentului retras cu
documentul n vigoare;
- asigura revizia/modificarea documentelor si datelor n ceea ce priveste identificarea si operarea.
6.3 Secretarul CEAC:
- rspunde de arhivarea
comisiei/compartimentului;

P.O. 01. 34 Ediia 2/0

dosarelor

cu

documente

si

date

referitoare

la

activitatea

Ediia I
Numr de exemplare 5

Controlul documentelor
Colegiul Tehnic Costin D.
Neniescu Piteti

Cod: P.O. 01.34

Revizia .
Numr de exemplare..
Pagina. .din 6.
Exemplar nr. 1.

7. Cuprins
Numrul
componentei
n cadrul
procedurii
operaionale
Coperta
1
2
3
4
5
6
7

Denumirea componentei

Pagina

Evidena modificrilor
Lista persoanelor la care se difuzeaz ediia/revizia procedurii
operaionale
Scop
Domeniu de aplicare
Definiii, prescurtri
Documente de referin
Descrierea activitilor
Responsabilitti
Cuprins

P.O. 01. 34 Ediia 2/0