Agenda de la jornada

Apertura de la jornada.

Gustavo Adolfo Ramrez Ariza, Director Archivo de Bogot

Armonizacin del SIG con la Ley 1712 de 2014.

Oscar Cardona, Ingeniero de Sistemas. Lder Gobierno de Electrnico de la

Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot

Sujetos obligados a cumplir la Ley 1712 de 2014

Kellys Patricia Hernndez Arroyo, Abogada de la Direccin Archivo de Bogot

Obligaciones de las entidades frente a la Ley 1712 de 2014 en lo relativo a

instrumentos archivsticos: balance del cumplimiento en el Distrito.

Ginna Paola Glvez Gutirrez, Jeniffer Bravo Zapata y Nelson Len Acua,
profesionales de la Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos

Receso

Agenda de la jornada
Acciones del Consejo Distrital de Archivos -CDA- frente al Decreto 106 de
2015: alcance y metodologa.
Julio Alberto Parra Acosta, Subdirector del Sistema Distrital de Archivos SSDAGinna Paola Glvez Gutirrez, Profesional de la SSDA

Acciones, estrategias y alcance de la asistencia tcnica que brinda el

Archivo de Bogot.
Julio Alberto Parra Acosta, Subdirector del Sistema Distrital de Archivos;
Nohora Yemid Quitian Villarreal, Profesional de la SSDA

Preguntas y cierre de la jornada

Armonizacin del SIG con la Ley 1712 de

2014.

Ing. Oscar Cardona, Secretara General de la Alcalda Mayor de Bogot D.C.

Abril 14 de 2015

Sujetos obligados a cumplir la Ley

1712 de 2014

Kellys Patricia Hernndez Arroyo,

Abogada de la Direccin Archivo de Bogot

Abril 14 de 2015

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014

Objetivo de la
Ley

Regular el derecho de acceso a

la informacin pblica, los
procedimientos para el ejercicio
y
garanta
del
derecho
fundamental, y las excepciones
a la publicidad de informacin.

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014

Derecho de Acceso a la Informacin pblica

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014

Derecho
fundamental

Quienes
pueden
ejercerlo?

En que
Consiste?

Artculo 74 de la Constitucin Poltica de Colombia.

Artculo 19 de la Declaracin Universal de los Derechos Humanos.
Artculo 13 de la Convencin Americana de Derechos Humanos.
Artculo 10 de la Convencin de las Naciones Unidas Contra la
Corrupcin.

Bloque de
constitucionalidad

Todas las personas nacionales y extranjeras pueden ejercer ante todos los sujetos
obligados su derecho fundamental de acceso a la informacin pblica.

Consiste en la posibilidad que tiene toda persona de solicitar y recibir informacin clara,
completa, actualizada y oportuna, o de obtenerla por intermedio de las acciones de
divulgacin y/o publicidad que implementen los sujetos obligados a garantizar este
derecho.

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014
Principio de
mxima
publicidad

Transparencia
activa

Transparencia
pasiva

Aplicacin de
procedimientos
archivsticos Sistema
Nacional de Archivos.

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014

Entidades Ramas
del poder pblico

Presidencia de la
Repblica
Corte Suprema de Justicia
Corte Constitucional

Alcaldas
Concejos Municipales.

Organismos
independientes,
autnomos y de control

Procuradura general de la
Nacin
Fiscala General de la
Nacin
Contralora General de la
Repblica.

Veedura Distrital
Personera de Bogot
Contralora de Bogot

Las personas naturales y jurdicas,

pblicas o privadas, que presten
funcin pblica, que presten servicios
pblicos respecto de la informacin
directamente relacionada con la
prestacin del servicio pblico

Empresas Sociales del Estado.

Sociedades Pblicas por
Acciones.
Empresas Oficiales de Servicios
Pblicos Domiciliarios.
Empresas de Servicios Pblicos
Domiciliarios
Universidades.

Sujetos obligados a cumplir

la Ley 1712 de 2014

Persona natural, jurdica o

dependencia de persona jurdica
que desempee funcin pblica
o de autoridad pblica, respecto
de la informacin directamente
relacionada con el desempeo
de su funcin

Tribunales de tica Mdica

Cmaras de Comercio
Cabildos Indgenas
Consejos Comunitarios
Asociaciones Gremiales.

Los partidos o movimientos

polticos y los grupos
significativos de ciudadanos

Las entidades que

administren instituciones
parafiscales, fondos o
recursos de naturaleza u
origen pblico

Administradores de
Parafiscales como Fedegan.
Empresas Industriales y
Comerciales del Estado
como INDUMIL.
Colpensiones.
Fondo Nacional del Ahorro.
Contratistas del Estado.

Obligaciones de las entidades frente a la

Ley 1712 de 2014 en lo relativo a
instrumentos archivsticos: balance del
cumplimiento en el Distrito.
Jeniffer Bravo Zapata, Profesional de la SSDA
Ginna Paola Glvez Gutirrez, Profesional de la SSDA
Nelson Len Acua, Profesional de la SSDA

Abril 14 de 2015

Generalidades

Son prueba y
testimonio

Documentos
de archivo

Contienen la
informacin

Garantizan
los derechos

Instrumentos Gestin Inf.

Pblica

Evidencian
trmites

Instrumentos Archivsticos

LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

Divulgacin

Responsabilidad

Informacin

Calidad
informacin

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Garanta
derechos

Generalidades

Instrumentos Archivsticos

LEY DE TRANSPARENCIA Y ACCESO A LA INFORMACIN

por laDivulgacin
normativa y

Instrumentos Gestin Inf.

Pblica

Instrumentos archivsticos
Evidencian
Son prueba y requeridos
testimonio
trmites
evaluados
para esta
presentacin:

Responsabilidad

Tabla de Retencin Documental TRD-

Documentos
de archivo

Contienen la
informacin

Informacin

Inventarios Documentales

Programa de Gestin Documental

CalidadPGDGarantizan
los derechos

informacin

LEY GENERAL DE ARCHIVOS

Garanta
derechos

Fuentes de Informacin

Reportes
Consejo
Distrital
de
Archivos

Informacin
solicitudes
Concejo de
Bogot

Reporte
Decreto 514
Informe anual sobre
el estado de la
gestin

documental

Con base en lo reportado por las entidades en estos documentos, se evalu nicamente la informacin sobre tres
instrumentos archivsticos: tabla de retencin documental, inventarios documentales y programa de gestin documental.

Inventarios documentales

60

90%

56

80%

50

INVENTARIO
ACTUALIZADO

70%

40

SI

56

78%

NO

14

19%

PARCIAL

1%

20

NO REPORTA

1%

10

TOTAL

72

100%

60%
50%

30

40%

30%

14

SI

NO

20%

PARCIAL

NO
REPORTA

10%
0%

Inventarios documentales
NOMBRE DE LA ENTIDAD
FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOT D.C.

INVENTARIOS
ACTUALIZADOS
NO

HOSPITAL CHAPINERO E.S.E.

NO

SECRETARA DISTRITAL DE HACIENDA DE BOGOT D.C

NO

HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL ESE

SECRETARA DISTRITAL DE LA MUJER
HOSPITAL MEISSEN

NO
NO
NO

SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO

NO

SECRETARIA DISTRITAL DE MOVILIDAD SDM-

NO

HOSPITAL CENTRO ORIENTE II NIVEL E.S.E

NO

HOSPITAL ENGATIVA II NIVEL ESE

PARCIAL

HOSPITAL DE SUBA II NIVEL E.S.E.

NO

HOSPITAL SIMN BOLVAR III NIVEL

NO

EMPRESA DE ENERGA DE BOGOT

NO REPORTA

SECRETARA DE EDUCACIN DEL DISTRITO DE BOGOT

NO

HOSPITAL LA VICTORIA III NIVEL E.S.E

NO

HOSPITAL TUNJUELITO

NO

Tabla de retencin
convalidada

60

54

50

TRD CONVALIDADA
18

25%

30

NO

54

75%

20

TOTAL

72

100%

50%

40%
30%

18

20%

10
0

70%
60%

40

SI

80%

10%

SI

NO

0%

Tablas de retencin
convalidadas
NOMBRE DE LA ENTIDAD
SECRETARA DE CULTURA, RECREACIN Y DEPORTE
FUNDACION GILBERTO ALZATE AVENDAO
INSTITUTO DISTRITAL DE GESTIN DE RIESGOS Y CAMBIO CLIMTICO - IDIGER
HOSPITAL E.S.E. SAN CRISTOBAL
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL CUERPO OFICIAL DE BOMBEROS DE BOGOTA UAECOBUNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL - UAECD
ORQUESTA FILARMONICA
INSTITUTO PARA LA PROTECCION DE LA NIEZ Y LA JUVENTUD IDIPRON
SECRETARA DISTRITAL DE PLANEACIN
METROVIVIENDA
HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE
EMPRESA DE RENOVACIN URBANA -ERULOTERIA DE BOGOTA
INSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO IDTHOSPITAL ENGATIVA II NIVEL ESE
VEEDURA DISTRITAL
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y PENSIONES -FONCEPSECRETARA GENERAL DE LA ALCALDA MAYOR DE BOGOT

Programa Gestin
Documental

60

70%
48

50

PGD

50%

40

SI

24

33%

NO

48

67%

TOTAL

72

100%

30

60%

40%
24

30%

20

20%

10

10%

0%

SI

NO

Programa Gestin
Documental
NOMBRE DE LA ENTIDAD
CAJA DE LA VIVIENDA POPULAR
FONDO DE VIGILANCIA Y SEGURIDAD DE BOGOT D.C.
HOSPITAL E.S.E. SAN CRISTOBAL
HOSPITAL CHAPINERO E.S.E.
UNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE CATASTRO DISTRITAL - UAECD
HOSPITAL SAN BLAS II NIVEL ESE
HOSPITAL RAFAEL URIBE URIBE
TRANSMILENIO S.A
SECRETARIA DISTRITAL DE DESARROLLO ECONOMICO
DEPARTAMENTO ADMINISTRATIVO DEL SERVICIO CIVIL DISTRITAL
INSTITUTO DISTRITAL DE PATRIMONIO CULTURAL -IDPCINSTITUTO DISTRITAL DE TURISMO IDTUNIDAD ADMINISTRATIVA ESPECIAL DE SERVICIOS PBLICOS -UAESPHOSPITAL VISTA HERMOSA I NIVEL E.S.E
HOSPITAL ENGATIVA II NIVEL ESE
EMPRESA DE ACUEDUCTO, ALCANTARILLADO Y ASEO DE BOGOTA ESP
SECRETARIA DISTRITAL DE SALUD
CORPORACIN BOGOT REGIN DINMICA - INVEST IN BOGOT
FONDO DE PRESTACIONES ECONMICAS, CESANTAS Y PENSIONES -FONCEPHOSPITAL DE USAQUN I NIVEL
HOSPITAL DE SUBA II NIVEL E.S.E.
EMPRESA DE ENERGA DE BOGOT
EMPRESA DE TELECOMUNICACIONES DE BOGOT ETB
SECRETARA DISTRITAL DE AMBIENTE

Entidades que reportan los

tres instrumentos elaborados

Instrumentos
INVENTARIO DOCUMENTAL

TRD
PGD

Entidades

Hospital San Cristbal

UAE Catastro Distrital
Hospital Rafael Uribe Uribe
Instituto Distrital de Turismo
Foncep

Ningn instrumento
Entidades que no han reportado la elaboracin de los instrumentos
Entidad
INVENTARIO DOCUMENTAL

TRD
PGD

Hospital Centro Oriente

Hospital La Victoria
Hospital Meissen
Hospital Simn Bolvar
Hospital Tunjuelito

Secretara Distrital de Educacin

Secretara Distrital de Hacienda
Secretara Distrital de la Mujer

Tabla e Inventarios
Entidades que reportaron la elaboracin de:
Entidad
ERU
Fundacin Gilberto lzate Avendao
IDIGER

IDIPRON

INVENTARIO DOCUMENTAL
TRD

Lotera de Bogot

Metrovivienda
Orquesta Filarmnica
Secretara Distrital de Cultura
Secretara Distrital de Planeacin
Secretara General de la Alcalda Mayor de
Bogot D.C.
UAE Cuerpo Oficial de Bomberos

Veedura Distrital

PGD e Inventarios
Entidades que reportaron la elaboracin de:
Entidad
Acueducto
Caja de vivienda Popular
ETB

Hospital de Usaqun

INVENTARIO DOCUMENTAL
PGD

Hospital Vista Hermosa

IDPC
Invest in Bogot

Secretara de Salud
Secretara Distrital de Ambiente
Servicio Civil
Transmilenio
UAESP

Conclusiones
Estado de la elaboracin de instrumentos archivsticos

TRES INSTRUMENTOS

7%

NINGUN
INSTRUMENTO

13%

EN PROCESO DE
ELABORACIN DE LOS 58
INSTRUMENTOS

80%

En incumplimiento

Se hace un llamado de atencin a las entidades, con relacin a la coherencia de la informacin que reportan a los
entes de control, debido a que se observaron inconsistencias de datos dentro de las fuentes de informacin
revisadas.

Acciones del Consejo Distrital de Archivos -CDAfrente al Decreto 106 de 2015 inspeccin,
vigilancia y control:
alcance y metodologa.
Aspectos normativos
Metodologa y alcance del seguimiento a la Gestin Documental

Julio Alberto Parra Acosta, Subdirector del Sistema Distrital de ArchivosSSDAGinna Paola Glvez Gutirrez, Profesional de la SSDA

Abril 14 de 2015

Visitas de seguimiento a
la gestin documental
Objetivo:
Realizar visitas a las entidades de la administracin
distrital para verificar el cumplimiento de la
normativa archivstica vigente y coadyuvar al
fortalecimiento de la gestin documental.
Alcance:
Inicia con la seleccin y programacin de las
entidades a las cuales se va a realizar la visita y
finaliza con la entrega del informe tcnico de la
visita.

Marco normativo
Marco normativo nacional
Ley 80 de 1989
Ley 594 de 2000 Ley General de Archivos
Decreto 2578 de 2012
Decreto 2609 de 2012
Decreto 1515 de 2013
Acuerdo AGN 004 de 2013
Ley 1712 de 2014 Ley de transparencia y del
derecho de acceso a la informacin
Acuerdo AGN No. 002-2014
Decreto 106 de 2015
Marco normativo distrital
Decreto 514 de 2006

Procedimiento
Etapa previa a las
visitas

Elaborar cronograma
Anlisis informe anual
Revisar informacin de la
entidad

Etapa de visitas a la
entidad

Comunicacin informado
visita
Visita a la entidad

Etapa de anlisis de
la informacin

Anlisis de la informacin.
Elaboracin del informe.

Etapa de cierre de
visita

Socializacin de resultados
de la visita
Envo del informe.

SEGUIMIENTO A LA
GESTIN DOCUMENTAL

1. SEGUIMIENTO AL CUMPLIMIENTO DE POLTICAS Y NORMAS

ARCHIVSTICAS
Subdireccin del Sistema Distrital de
Archivos Direccin Archivo de Bogot

Total
Entidades
entidades * Visitadas
72

33

Entidades
por visitar
39

Entidades a visitar
durante el 2015
ENTIDAD

ENTIDAD

Defensora del Espacio Pblico -DADEP- IDU

IDIGER (antes FOPAE)

Transmilenio

Instituto Distrital de Turismo -IDT-

UAESPP

Corporacin Bogot Regin

Universidad Distrital Francisco Jos de
Caldas
Secretara General

ETB

Secretara de Hacienda
Secretara de Integracin Social
IDIPRON

Contralora
Concejo
Hospital Rafael Uribe

Secretara de Cultura

Hospital Engativ

Orquesta Filarmnica

Hospital Tunal

Fundacin Gilberto lzate Avendao

Hospital Santa Clara

Secretara de Ambiente
Secretara de Movilidad

Hospital Pablo VI de Bosa

Hospital Fontibn

EEB
Secretara de la Mujer

Acciones, estrategias y alcance de la asistencia

tcnica que brinda el Archivo de Bogot.

Julio Alberto Parra Acosta, Subdirector del Sistema Distrital de Archivos

Nohora Yemid Quitian Villarreal, Profesional de la SSDA

Abril 14 de 2015

Asistencia Tcnica
Inicio

Actividades dirigidas a la asesora de

las entidades, con el fin de prestar
orientacin y apoyo en la toma de
decisiones, solucin de problemas,
identificacin de oportunidades de
mejora o lneas de accin.
La asistencia tcnica contempla la
realizacin de conceptos tcnicos,
mesas de trabajo, visitas tcnicas e
informes tcnicos.

Solicitud
asistencia tcnica
Confirmacin
asistencia tcnica
Concepto
Ejecucin
Asistencia tcnica

Visita tcnica
Mesa de trabajo

Remisin de
productos

Fin

Concepto
Informe tcnico
de visita

Asistencia Tcnica
Mesas de trabajo
con entidades y
conceptos tcnicos

Solicitadas por la entidad

Temas especficos de la entidad
Disponibilidad de agenda del asesor
designado.
Requiere asistencia de responsable
GD de la entidad

Mesas de trabajo por

sector o temtica
afn.

Programadas por el Archivo de Bogot.

Resultado del seguimiento a la gestin
documental en D.C.

Reuniones plenarias

Programadas por el Archivo de Bogot.

Informacin de inters general de las
entidades en aplicacin de normativa
archivstica reciente.

Apropiaciones
pedaggicas

Programadas por el Archivo de Bogot.

Resultado del seguimiento a la gestin
documental en D.C. y obligaciones
normativas recientes.

Asistencia Tcnica

Lineamientos
Formulacin de lineamientos a nivel distrital
Decreto 267 de 2006
Direccin Archivo de Bogot

Asistir a la Secretara General en la formulacin y

coordinacin de las polticas de gestin documental
distrital, para orientar y coordinar el Sistema de
Archivos de la Administracin Distrital.
Subdireccin del Sistema Distrital de Archivos
Elaborar y preparar para su publicacin manuales,
guas y otros textos tcnicos necesarios para el
desarrollo de la funcin archivstica distrital.

Lineamientos

Tablas de retencin
Documental -TRD-

Procedimientos de la
gestin documental

Gua para la elaboracin de TRD (2011)

Cuadro de Caracterizacin documental
(2014)
Cartilla de Clasificacin Documental. (2015)
Cartilla de Valoracin Documental (2015)
Gua para la implementacin de TRD (2015)
Actualizacin de guas procesos
transversales (2015)
Propuesta de clasificacin y valoracin para
los hospitales distritales

En marco de cumplimiento de lo definido en el

Decreto 2609 de 2012 y requisitos del SIG.

Lineamientos
Inventario de Activos
de Informacin - tipo
datos-

Requisitos funcionales
SGDEA-DC

Otros

Lineamiento Inventario de Activos de

Informacin tipo datos-. (2015)
Polticas distritales sobre seguridad de
informacin

Documentos de requisitos funcionales

SGDEA-DC.
Evaluacin de software funcionando en
D.C.

Indicadores de gestin de gestin

documental.

Contratacin de
servicios archivsticos

Muchas gracias
Archivo de Bogot Calle 6B No. 5-75. Telfono (571) 3813000 ext. 4114
www.archivobogota.gov.co