Completarea documentelor financiar-contabile

Agentii economici consemneaza operatiunile economic-financiare , in momentul

efectuarii lor,in documente justificative, pe baza carora se fac inregistrari in
jurnale, fise si alte documente contabile, dupa caz.
Documentele justificative trebuie sa cuprinda urmatoarele elemente principale:
- denumirea documentului;
- denumirea si, dupa caz, sediul unitatii care ntocmeste documentul;
- numarul documentului si data ntocmirii acestuia;
- mentionarea partilor care participa la efectuarea operatiunii economico-financiare
(cnd este cazul);
- continutul operatiunii economico-financiare si, atunci cnd este necesar, temeiul
legal al
efectuarii acesteia;
- datele cantitative si valorice aferente operatiunii economico-financiare efectuate;
- numele si prenumele, precum si semnaturile persoanelor care raspund de
efectuarea operatiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atributii de control
financiar preventiv si ale persoanelor n drept sa aprobe operatiunile respective,
dupa caz;
- alte elemente menite sa asigure consemnarea completa a operatiunilor efectuate.
Documentele contabile - jurnale, fise etc. - care servesc la prelucrarea,
centralizarea si
nregistrarea n contabilitate a operatiunilor consemnate n documentele
justificative, trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
- felul, numarul si data documentului justificativ;
- sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate;
- conturile sintetice si analitice debitoare si creditoare;
- semnaturile pentru ntocmire si verificare.
nscrierea datelor n documente se face cu cerneala, cu pasta de pix, sau prin
utilizarea
sistemelor informatice de prelucrare automata a datelor, dupa caz.
n documentele justificative si n cele contabile nu sunt admise stersaturi,
modificari sau alte
asemenea procedee, precum si lasarea de spatii libere ntre operatiunile nscrise n
acestea sau file lipsa.

Erorile se corecteaza prin taierea cu o linie a textului sau a cifrei gresite, pentru ca
acestea sa poata fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corecta.
nregistrarile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii
documentelor dupa data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate si
sistematic, n conturile corespunzatoare.
Potrivit prevederilor Legii contabilitatii nr. 82/1991, registrele de contabilitate
obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) si
Cartea mare (cod14-1-3).
Registrele de contabilitate se utilizeaza n stricta concordanta cu destinatia acestora
si se prezinta n mod ordonat si astfel completate nct sa permita, n orice
moment, identificarea si controlul operatiunilor contabile efectuate.
Registrele de contabilitate se pot prezenta sub forma de registru, foi volante sau
listari
informatice, dupa caz.
Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine crescatoare, iar volumele se
vor numerota n ordinea completarii lor.
1. Registre de contabilitate.
Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se
nregistreaza, n mod cronologic, toate operatiunile economico-financiare.
Operatiunile de aceeasi natura, realizate n acelasi loc de activitate (atelier, sectie
etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar,
care sta la baza nregistrarii n Registrul-jurnal.
Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie sa cuprinda elemente cu privire la:
felul, numarul si data documentului justificativ, explicatii privind operatiunile
respective si conturile sintetice debitoare si creditoare n care s-au nregistrat
sumele corespunzatoare operatiunilor efectuate. jurnale. Pentru operatiunile care
nu au la baza documente justificative se ntocmeste Nota de contabilitate (cod 146-2/A). Notele de contabilitate se ntocmesc pe baza de note justificative sau note
de calcul si se nregistreaza n mod cronologic n Registrul-jurnal.
Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se
nregistreaza toate elementele de activ si de pasiv, grupate n functie de natura lor,
inventariate de unitate.
Registrul-inventar se ntocmeste la nfiintarea unitatii, cel putin o data pe an pe
parcursul functionarii unitatii, cu ocazia fuziunii, divizarii sau ncetarii activitatii,
precum si n alte situatii pe baza de inventar faptic.

n acest registru se nscriu, ntr-o forma recapitulativa, elementele inventariate

dupa natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica continutul fiecarui
post al bilantului.
Registrul-inventar se completeaza pe baza inventarierii faptice a fiecarui cont de
activ si de pasiv.
Elementele de activ si de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baza listele de
inventariere sau alte documente care justifica continutul acestora.
n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se
nregistreaza soldurile existente la data inventarierii, la care se adauga rulajele
intrarilor si se scad rulajele iesirilor de la data inventarierii pna la data ncheierii
exercitiului financiar.
Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se
nregistreaza lunar si sistematic, prin regruparea conturilor, miscarea si existenta
tuturor elementelor de activ si de pasiv,
la un moment dat. Acesta este un document contabil de sinteza si sistematizare si
contine simbolul contului debitor si al conturilor creditoare corespondente, rulajul
debitor si creditor, precum si soldul contului pentru fiecare luna a anului curent.
Registrul Cartea mare poate contine cte o fila pentru fiecare cont sintetic utilizat
de unitate. Cartea mare sta la baza ntocmirii balantei de verificare.
Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fisa de cont pentru operatiuni diverse.
. Registrul-jurnal, Registrul-inventar si Registrul Cartea mare se pastreaza n
unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exercitiului financiar n cursul caruia au
fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite
n termen de maximum 30 de zile de la constatare.
2. Mijloace fixe
Procedura de gestionare a mijloacelor fixe se aplic la recepia, inventarierea,
scoaterea din gestiune a imobilizrilor de ctre persoanele din cadrul
compartimentelor tehnic, informatic i financiar-contabil.
Recepia bunurilor de natura imobilizrilor se realizeaz pe baza
urmtoarelor documente justificative:
Factura
Aviz de nsoire
Proces-verbal de recepie, proces-verbal de recepie provizorie, procesverbal
de punere n funciune.
Inregistrarea intrrii in gestiune a imobilizrilor se face de ctre gestionar
prin completarea:

- Registrului numerelor de inventor

- Fisa mijlocului fix
-Bonul de miscare a mijloacelor fixe
3. Bunuri de natura stocurilor
n contabilitate, documentele privind miscarea stocurilor se grupeaza pe gestiuni,
surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la terti, consum intern etc.)
si, n cadrul acestora, pe conturi de materiale si gestiuni, iar n cadrul gestiunilor,
pe grupe sau subgrupe de materiale, dupa caz.
Controlul exactitatii nregistrarilor din evidenta gestiunilor si din contabilitate se
asigura prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fisele de magazie n
registrul stocurilor. n contabilitate se pot folosi urmatoarele formulare comune pe
economie:
- Fisa de magazie (cod 14-3-8 si 14-3-8/a, dupa caz);
- Fisa de cont pentru operatiuni diverse (cod 14-6-22);
- Borderou de predare a documentelor (cod 14-3-7);
- Registrul stocurilor (cod 14-3-11).
Intrarile sau iesirile de bunuri de natura stocurilor se nregistreaza n contabilitatea
sintetica si analitica, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor
situatii ntocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea
datelor din documentele privind miscarea stocurilor.
Mijloace banesti si decontari
Mijloacele bneti reprezint activele cele mai lichide ale ntreprinderii i se
clasific:
a) n dependen de valuta n care sunt exprimate:
mijloace bneti n valut naional;
mijloace bneti n valut strin.
b) n dependen de locul pstrrii i forma de existen:
mijloace bneti n numerar;
mijloace bneti de pe conturile bancare (fr numerar);
alte mijloace bneti (documente bneti etc.).
Principalele Documentele folosite in contabilitatea mijloacelor banesti si a
decontarilor:
-chitanta

-chitanta pentru operatiuni in valuta

-proces verbal de plati
-dispozitie de plata/incasare catre casierie
-borderoul documentelor achitate cu cecuri de decontare
- Registru de casa
Salarii si alte drepturi de personal
Contabilitatea decontrilor cu personalul cuprinde drepturile salariale, sporurile,
adaosurile, premiile din fondul de salarii, indemnizaiile pentru concediile de
odihn, precum i cele pentru incapacitate temporar de munc, pltite din fondul
de salarii, primele reprezentnd participarea personalului la profit, acordate potrivit
legii, i alte drepturi n bani i/sau n natur datorate de entitate personalului pentru
munca prestat.
Principalul document utilizat in contabilitate pentru gestionarea acestor drepturi
este statul de salarii , care se pastreaza timp de 50 de ani in firma. Alte documente
utilizate:
-lista de avans chenzinal
-ordin de deplasare(delegatie) in tara sau in strainatate
-decont de cheltuieli.
Contabilitate generala
Documentele folosite in evidenta contabilitatii generale sunt:
-nota de debitare-creditare
-nota de contabilitate
-extrasul de cont
-balanta de verificare
-jurnalul privind operatiunile de casa si banca
-jurnalul privind decontarile cu furnizorii
-situatia incasarii-achitarii facturilor
-jurnal privind salariile si asigurarile sociale etc.
Alte subactivitati
Documente ce privesc alte subactivitati:
-decizie de imputare
-angajament de plata
Principalele documente

 Factura
Factura este un document contabil emis de o companie (furnizorul), ctre o alt
companie sau persoan (clientul), document ce conine lista cu produsele vndute
sau serviciile prestate clientului de ctre furnizor. O factur mai conine datele de
identificare fiscal a clientului (emitentul), datele furnizorului (persoana fizic sau
juridic), cota de TVA, precum i preul, cantitatea i valoarea fiecrui produs
vndut.
Chitanta
Chitanta reprezinta un document contabil care dovedeste primirea unei sume de
bani, drept contravaloare pentru un bun sau serviciu . Elementele obligatorii pe
chitanta, sunt urmatoarele:
- denumire furnizor
- CIF furnizor
- nr de inregistrare la registrul comertului al furnizorului
- adresa furnizor
- suma incasata (in cifre si litere) si ce reprezinta aceasta
- denumire client
- adresa client
- data emiterii chitantei
Ordinul de plata
Ordinul de plat este o dispoziie necondiionat, dat de ctre un titular de cont,
bncii sale, de a pune la dispoziia unui beneficiar o anumit sum de bani.
Emiterea ordinului de plat (pltitorul) presupune existena unor disponibiliti
n cont cel puin egale cu valoarea sumelor transferate.
Ordinele de plat se emit pe suport hrtie sau electronic avnd structuri diferite,
respectiv cele pe suport hartie au un format standard tiparit (formular), n timp ce
modelele electronice se prezint sub forma unor mesaje codificate. Ordinul de
plat este revocabil (plata poate fi oprit) de ctre emitent pn n momentul
acceptrii lui de ctre banca destinatar.
Dispozitia de plata
Reprezinta:

-Dispozitia de plata-incasare catre casierie serveste ca : dispozitie pentru

casierie, in vederea achitarii in numerar a unor sume, potrivit dispozitiilor legale,
inclusiv a avansurilor aprobate pentru cheltuieli de deplasare, precum si a
diferentei de incasat de catre titularul de avans in cazul justificarii unor sume mai
mari decat avansul primit, pentru procurare de materiale etc.;
- dispozitie pentru casierie, in vederea incasarii in numerar a unor sume care nu
reprezinta venituri din activitatea de exploatare, potrivit dispozitiilor legale;
- document justificativ de inregistrare in registrul de casa si in contabilitate, in
cazul platilor in numerar efectuate fara alt document justificativ.
Extrasul de cont
1. Serveste la comunicarea si solicitarea de la debitor a sumelor pretinse, ramase
neachitate, provenite din relatii economico-financiare si ca
instrument de conciliere prearbitrala.
2. Se ntocmeste n trei exemplare, de compartimentul financiar-contabil al unitatii
beneficiare, pe baza datelor din contabilitatea analitica.
3. Circula:
- la conducatorul compartimentului financiar-contabil si conducatorul unitatii
emitente, pentru semnare (toate exemplarele);
- la unitatea debitoare (exemplarul 1 si 2) care restituie unitatii emitente
exemplarul 2 semnat pe verso de conducatorul unitatii si conducatorul
compartimentului financiar-contabil, pentru confirmarea debitului. Eventualele
obiectii asupra sumelor prevazute n extrasul de cont se consemneaza ntr-o nota
explicativa semnata de conducatorul unitatii si conducatorul compartimentului
financiar-contabil, care se anexeaza la exemplarul 2 al
extrasului de cont.
- denumirea formularului;
- denumirea unitatii debitoare;
- felul, numarul si data documentului;
- explicatii;
- suma;
- semnaturi: conducatorul unitatii, inclusiv stampila, conducatorul
compartimentului financiar-contabil.
Bon de consum
1. Serveste ca:
- document de eliberare din magazie pentru consumul materialelor;

- document justificativ de scadere din gestiune;

- document justificativ de nregistrare n evidenta magaziei si n contabilitate.
2. Se ntocmeste n doua exemplare, pe masura lansarii, respectiv eliberarii
materialelor din magazie pentru consum, de compartimentul care
efectueaza lansarea, pe baza programului de productie si a consumurilor normate,
sau de alte compartimente ale unitatii, care solicita materiale pentru
a fi consumate.
Bonul de consum se poate ntocmi ntr-un exemplar n conditiile utilizarii tehnicii
de calcul.
n bonul de consum, coloanele "Unitatea de masura" si "Cantitatea necesara" de pe
rndul 2 se completeaza n cazul cnd se solicita si se elibereaza
din magazie materiale cu doua unitati de masura.
Daca operatiunile de predare-primire a materialelor nu pot fi suspendate n timpul
inventarierii magaziei de materiale, comisia de inventariere
trebuie sa nscrie pe documentul respectiv mentiunea "predat n timpul
inventarierii".
. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea formularului;
- produs/lucrare (comanda); norma; bucati lansate;
- numarul documentului; data eliberarii (ziua, luna, anul); numarul comenzii;
- denumirea materialului (inclusiv sortimentul, marca, profilul, dimensiunea);
cantitatea necesara; U/M; cantitatea eliberata; pretul unitar; valoarea;
- data si semnatura gestionarului si a primitorului.
Registrul de casa
1. Serveste ca:
- document de nregistrare operativa a ncasarilor si platilor n numerar, efectuate
prin casieria unitatii pe baza actelor justificative;
- document de stabilire, la sfrsitul fiecarei zile, a soldului de casa;
- document de nregistrare n contabilitate a operatiunilor de casa.
2. Se ntocmeste n doua exemplare, zilnic, de casierul unitatii sau de alta persoana
mputernicita, pe baza actelor justificative de ncasari si plati.
La sfrsitul zilei, rndurile neutilizate din formularul se bareaza.
Soldul de casa al zilei precedente se reporteaza, dupa caz, pe primul rnd al
registrului de casa pentru ziua n curs.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;

- denumirea si data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;

- numarul curent; numarul actului de casa; numarul anexelor; explicatii; ncasari;
plati;
- report/sold ziua precedenta;
- semnaturi: casier si compartiment financiar-contabil.
Fisa de cont
1. Serveste:
- la tinerea contabilitatii analitice a conturilor de clienti, debitori, furnizori,
creditori etc.;
- la tinerea contabilitatii sintetice a operatiunilor economice si financiare.
Se completeaza, la nceputul anului, pe baza soldurilor de la sfrsitul anului
precedent, iar n cursul anului, pe baza documentelor justificative
referitoare la operatiunile intervenite.
La sfrsitul fiecarei perioade, n fisele analitice se totalizeaza rulajele pe perioada
respectiva si cumulat de la nceputul anului, n vederea ntocmirii
balantei de verificare a conturilor analitice sau a situatiilor de solduri, iar n fisele
de cont sintetic se face totalul cumulat al rulajului pe debit si credit,
precum si soldul contului, n vederea ntocmirii balantei de verificare a conturilor
sintetice.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii;
- denumirea formularului;
- simbolul contului; data, felul si numarul documentului; explicatii; simbol cont
corespondent; debit; credit; D/C; sold;
- semnatura de ntocmire
Registrul jurnal
1. Serveste ca document contabil obligatoriu de nregistrare cronologica si
sistematica a modificarii elementelor de activ si de pasiv ale unitatii.
2. Se ntocmeste, ntr-un singur exemplar, dupa ce a fost numerotat, snuruit, parafat
si nregistrat n evidenta unitatii.
Numerotarea filelor registrelor se va face n ordine crescatoare, iar volumele se vor
numerota n ordinea completarii lor.
Se ntocmeste zilnic sau lunar, dupa caz, prin nregistrarea cronologica, fara
stersaturi si spatii libere, a documentelor n care se reflecta miscarea elementelor
de activ si de pasiv ale unitatii.

n coloana 1 se nscrie numarul curent al operatiunilor nregistrate ncepnd de la 1

ianuarie, sau de la nceputul activitatii, pna la 31 decembrie, sau ncetarea
activitatii.
n coloana 2 se trece data (anul, luna, ziua) cnd se face nregistrarea n registru.
n coloana 3 se trece felul documentului (factura, chitanta, jurnal privind
operatiunile de casa si banca, jurnalul decontarilor cu furnizorii etc.), precum si
numarul si data acestuia.
n coloana 4 se trece felul operatiunii, dndu-se explicatiile n legatura cu
operatiunea respectiva si elemente de identificare a acesteia.
n coloanele 5 si 6 se trece simbolul conturilor debitoare si, respectiv,creditoare.
n coloanele 7 si 8 se trec sumele totale, debitoare si creditoare din documentul
respectiv (bon, factura, jurnal auxiliaretc.).
n Registrul-jurnal se trec toate operatiunile economice privind modificarea
elementelor de activ si de pasiv ale unitatii, indiferent daca acestea au loc n
numerar sau prin conturile deschise la banci, netinndu-se seama daca a avut
loc plata sau ncasarea acestora.
Nota de contabilitate
1. Serveste ca document justificativ de nregistrare n contabilitatea sintetica si
analitica, de regula pentru operatiunile care nu au la baza documente
justificative (stornari etc.).
2. Se ntocmeste, ntr-un exemplar, de compartimentul financiar-contabil.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea, numarul si data (ziua, luna, anul) ntocmirii formularului;
- denumirea unitatii;
- explicatii; simbolul contului debitor/creditor; suma;
- semnaturi: ntocmit, verificat.
Balanta de verificare
1. Serveste:
- la verificarea exactitatii nregistrarilor;
- la controlul concordantei dintre contabilitatea sintetica si analitica;
- la ntocmirea situatiilor financiare.
2. Se ntocmeste ntr-un singur exemplar, cel putin anual, la ncheierea exercitiului
financiar sau la termenele de ntocmire a situatiilor financiare

periodice, la alte perioade prevazute de actele normative n vigoare si ori de cte

ori se considera necesar.
Balanta de verificare cuprinde pentru toate conturile unitatii urmatoarele elemente:
simbolul si denumirea conturilor, n ordinea din planul de conturi aplicabil,
soldurile initiale sau totalul sumelor debitoare si creditoare ale lunii precedente,
dupa caz, rulajele curente debitoare si creditoare,
totalul sumelor debitoare si creditoare, soldurile finale debitoare sau creditoare.
Balanta de verificare la 1 ianuarie, n coloanele 2 si 3, se completeaza
cu soldurile finale debitoare si creditoare ale lunii decembrie.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
a) pentru formularele
- denumirea unitatii;
- denumirea formularului; data pentru care se ntocmeste;
- simbolul si denumirea conturilor; soldurile initiale debitoare si creditoare sau
total sume precedente debitoare/creditoare, dupa caz; rulajele lunii
curente debitoare/creditoare; total sume debitoare/creditoare; soldurile finale
debitoare/creditoare;
- semnaturi: conducatorul compartimentului financiar-contabil, persoana care
ntocmeste documentul, dupa caz.
Proces verbal de inventariere
Procesul verbal privind rezultatele inventarierii trebuie s conin, n
principal, urmtoarele elemente:
- data ntocmirii,
- numele si prenumele membrilor comisiei de inventariere,
- numrul si data deciziei de numire a comisiei de inventariere
- gestiunea/gestiunile inventariate,
Semnarea declaraiei de ctre gestionar se face n faa comisiei de
inventariere.
- s identifice toate locurile (incaperile)n care exist bunuri ce urmeaz a fi
inventariate.
- s bareze si s semneze, la ultima operaiune, fisele de magazie,
menionnd data la care s-au inventariat bunurile, verificnd situaia
scriptic a gestiunii cu evidena faptic.
Stat de salarii

1. Serveste ca:
- document pentru calculul drepturilor banesti cuvenite salariatilor, precum si al
contributiilor si al altor sume datorate;
- document justificativ de nregistrare n contabilitate.
2. Se ntocmeste n doua exemplare, lunar, pe sectii, ateliere, servicii etc., pe baza
documentelor de evidenta a muncii si a timpului lucrat efectiv, si se semneaza,
pentru confirmarea exactitatii calculelor, de catre persoana care determina salariul
cuvenit si ntocmeste statul de salarii.
Coloanele libere din partea de retineri a statelor de salarii urmeaza a fi completate
cu alte feluri de retineri legale.
Platile facute n cursul lunii, cum sunt: avansul chenzinal, lichidarile,
indemnizatiile de concediu etc. se includ n statele de salarii, pentru a
cuprinde astfel ntreaga suma a salariilor calculate si toate retinerile legale din
perioada de decontare respectiva.
5. Continutul minimal obligatoriu de informatii al formularului este urmatorul:
- denumirea unitatii, sectiei, serviciului etc.;
- denumirea formularului; ntocmit pentru luna, anul;
- numele si prenumele; venitul brut; contributia individuala de asigurari sociale;
contributia individuala la bugetul asigurarilor pentru somaj;
contributia pentru asigurari sociale de sanatate; cheltuieli profesionale; venitul net;
deducere personala de baza; deduceri suplimentare; venitul baza
de calcul; impozitul calculat si retinut; salariul net;
- semnaturi: conducatorul unitatii, conducatorul compartimentului financiarcontabil, persoana care l ntocmeste.