SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD

PROCESO
GESTIN DE SERVICIOS
PROCEDIMIENTO
CONTROL DE CAJA CHICA
UD-GSE-P-06

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DOCUMENTO CONTROLADO PROPIEDAD DE DIALISIS VENEZUELA (SLO USO INTERNO) - ORIGINAL FIRMADO
EST PROHIBIDA LA REPRODUCCIN TOTAL O PARCIAL DE ESTE DOCUMENTO SIN LA APROBACIN RESPECTIVA

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MANUAL DEL PROCESO:
GESTION DE SERVICIOS
PROCEDIMIENTO: CONTROL DE CAJA CHICA

UD-GSE-P-06

CONTENIDO

Pg.
1. OBJETIVO..........

2. ALCANCE.......

3. DEFINICIONES......................................

4. ASPECTOS NORMATIVOS........

5. RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO...........

6. REGISTROS...........

7. DESCRIPCIN DE ACTIVIDADES............

8. ABREVIATURAS, PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE

REFERENCIA............
9. ANEXOS..........

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1. OBJETIVO
Disponer permanentemente de un fondo en efectivo de manera que facilite y agilice las
operaciones de compras imprevistas y de menor cuanta monetaria que no amerite la emisin de
un cheque. Asimismo, establecer las normativas acordes con el manejo, utilizacin y reembolso de
dicho fondo.

2. ALCANCE
Este procedimiento aplica para gastos o pagos que por su naturaleza y monto que no justifiquen la
emisin de un cheque en las Unidades de Dilisis.

3. DEFINICIONES
Caja Chica: Constituye un fondo fijo asignado por la empresa, para atender pagos en efectivo por
gastos menores dentro de la misma, que no requieren uso de un cheque.
Gasto Menor: Es el desembolso de incurridos por un gasto efectuado, en este caso la cantidad
mnima de dinero no debe exceder el monto establecido para la caja chica.
Recibo de Caja Chica: este es firmado por el trabajador cuando solicita previamente un monto de
dinero para efectuar un gasto, haciendo constar que se le entrego al trabajador dicho monto.
Comprobante provisional de caja chica (Vale): Documento que ser llenado por el Trabajador,
al momento de realizar solicitud de efectivo, el mismo solo servir de archivo provisional.
Unidad Tributaria (UT): Medida de valor creada a los efectos tributarios como una medida que
permite equiparar y actualizar a la realidad inflacionaria, los montos de las bases de imposicin,
exenciones y sanciones, entre otros, con fundamento en la variacin del ndice de Precios al
Consumidor (I.P.C.).
4. ASPECTOS NORMATIVOS
A continuacin se describen las normas establecidas para el control de caja chica:

Del personal que tenga a cargo la recepcin, custodia y manejo del fondo de caja chica:

1. Las personas responsables del fondo de caja chica es:

Unidades de Dialisis: el Coordinador de Servicios o en los casos de vacaciones, permisos,
suspensin o vacante del cargo, se designa el Director Medico.
Oficina Principal Maracaibo: Asistente Administrativo
Oficina Principal Caracas: Coordinador de Contabilidad
Oficina Principal Valencia: Coordinador de Inventarios y Logstica
2. La persona designada debe firmar inicialmente una carta compromiso como responsable del
control del fondo de caja chica, la cual adems indicara

a. Que el encargado del fondo de caja chica, es el responsable autorizado para firmar los
comprobantes provisionales de caja chica, las relaciones de gastos y las facturas
correspondientes, as como el Director Medico en calidad de revisor.

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b. El incumplimiento de lo disposiciones contenidas en este procedimiento por parte del

encargado(a) de la caja chica, dar lugar a sanciones disciplinarias que la Direccin
Corporativa establezca, as como otras sanciones legales aplicables.

De la solicitud y aprobacin de creacin y/o modificacin de fondos de caja chica:

1. La creacin del fondo de caja chica, as como los aumentos y disminuciones de estos, ser
autorizada y aprobada por la Direccin Corporativa de Finanzas.
2. El monto del fondo de caja chica ser establecido sobre la base del ingreso percibido por cada
Unidad de Dialisis.
3. El fondo de caja chica (tanto para su funcionamiento, arqueos o auditoria) debe estar
representado por: dinero en efectivo, relacin de gastos, facturas originales, comprobantes
provisionales de caja chica (vales).
4. Ningn trabajador podr tener dos (2) fondos de caja chica bajo su responsabilidad.

De la ejecucin y control de fondos de caja chica:

1. Las compras a travs de la caja chica estarn sujetas a lo siguiente:

a. Monto mximo del fondo de caja chica en las Unidades de Dilisis es de: Bs. 3.000,00 o
lo que equivale treinta y tres (33) Unidades Tributarias.
b. Monto mximo del fondo de caja chica en las Oficinas Principales es de: Maracaibo: Bs.
1.000,00; Caracas Bs. 2.000,00 y Valencia Bs. 3.000,00.
c. Monto mximo de cada gasto a cancelar con cargo al fondo de caja chica no podr ser
superior al 20% del fondo fijo de la misma.
d. En caso que la adquisicin del bien sea por un monto superior a 20% del fondo de caja
chica, se puede autorizar previo Justificacin por la Direccin Corporativa de Finanzas.
e. Los bienes comprados con alta frecuencia debe ser reportados para ser incorporados al
presupuesto anual de la Unidad.
2. Los conceptos de gastos que se podrn pagar por estos fondos son:
Cafetera y refrigerios, cisternas, transporte, timbres y especies fiscales, tasas postales,
donaciones y liberalidades, suministro de oficina, fletes y acarreos, encomiendas,
mantenimiento y limpieza, mantenimiento y reparacin menores de la unidad.
3. Se prohbe pagar por caja chica los siguientes conceptos:
Sueldos y salarios, horas extraordinarias de trabajo, cambios de cheque al personal, adquisicin
de activos fijos, anticipo y liquidacin de viticos, gastos de representacin, aportes de ningn
tipo, arrendamiento y prstamos personales entre otros.

De la reposicin del fondo de caja chica:

1. Realizar la solicitud de reembolso una vez agotado entre un 50% hasta un mximo de 70% del
fondo asignado a caja chica, anexando las facturas originales y el reembolso de caja chica.

2. Todo reembolso deben estar respaldado por:

a. Una factura original, que no presente enmendaduras, tachaduras, borrones, ni en
fotocopia, que cumpla las exigencias del seniat, la cual debe estar sellada con el sello de
la Unidad de Dialisis, firmada de conformidad se recibi, con la fecha y colocada sobre
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una hoja donde se especifique el concepto o motivo del gasto, y debe estar firmado por
el director mdico.
b. Un recibo especifico, en los casos en que por la naturaleza del gasto, no se pueda
obtener factura como lo seala el prrafo anterior, debidamente autorizado por alguna
de las personas expresamente facultadas por ellos con el se indicara fecha efectiva del
gasto, el motivo y el nombre del beneficiario que recibir el dinero.
3. El coordinador de servicios, debe velar porque los comprobantes no permanezcan ms de
treinta (30) das continuos en la Unidad. Cuando se incumpla esta norma el Coordinador se le
solicitara el reintegro inmediato del efectivo.
4. Toda factura y comprobante debe detallar claramente el concepto del gasto y al dorso de la
misma explicar las razones que motivaron dicho gasto, asimismo, debe contener las
regulaciones fiscales correspondientes y no deben presentar tachaduras o enmendaduras.
5. Todo gasto imputable al fondo de caja chica debe estar respaldado por el original de la factura y
la relacin de gastos debidamente firmadas por el Director Medico en caso de las Unidades; y el
en caso de las Oficinas Principales debe estar firmada por Director Corporativo de Finanzas y/o
Coordinador Regional de Contabilidad, con fecha del mes en curso, o no mayor a cinco (5) das
luego de culminado el mes anterior.
6. Todas las erogaciones debern corresponder a gastos relacionados con las operaciones de la
Unidad de Dialisis o de la Oficina.
7. Todos los reembolsos deben llevar anexo el formulario de efectivos y vales, el cual debe estar
soportado por las copias de vales en caso que existan (original en caja chica); estos solo
pueden permanecer por un periodo mximo de un mes).

De la realizacin de auditoras del fondo de caja chica:

1. Se debern realizar arqueos sorpresivos a los responsables de la caja chica, las veces que se
crea conveniente.
2. Todo sobrante ser propiedad de la empresa, y debern ser depositado en la cuenta bancaria
ordenada al efecto. Los faltantes debern ser repuesto por el responsable de caja chica.
3. Cualquier dinero que no corresponda a la caja chica, y que se encuentre al momento de un
arqueo deber ser agregado a la misma. Es decir, solo debe ser reposado el dinero de la caja
chica.

5. RESPONSABILIDADES RELACIONADAS CON EL DOCUMENTO

Cargo
Analista Administrativo

Responsabilidades
Registrar en el sistema administrativo los gastos menores
incurridos.

Coordinador de Servicios/
Controlar los gastos del fondo de Caja Chica.
Responsables del Fondo de Elaborar mensualmente o cuando lo requiera la solicitud de
Caja Chica Oficinas Principales reembolso del fondo de Caja Chica.
Director

Corporativo

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de Suministrar a los trabajadores, el fondo de caja chica para

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Finanzas/
Tesorera

Coordinador

Coordinador
Contabilidad

Regional

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de gastos menores
de Revisar y controlar los gastos incurridos por las Unidades de
Dilisis y Oficinas Principales

Director Medico

Revisar y aprobar todos los soportes que avalen los gastos

menores incurridos por la Unidad de Dialisis.

Trabajador

Solicita el efectivo requerido para ejecutar los gastos menores

relacionados con la ejecucin de su trabajo.
Presentar todos los soportes que avalen el gasto menor en el
que incurre.

6. REGISTROS
Cdigo

Nombre

S/C

Factura

S/C

Comprobantes provisional de caja chica (Vale)

UD-GSE-F-06.1

Reembolso de Gastos/Relacin (de efectivo) y vale

UD-GSE-F-06.2

Carta Compromiso como Custodio del Manejo y Control del

Fondo de Caja Chica.

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7.

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

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DETALLES ADICIONALES

7.1 EJECUCION Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA

Presupuesto

Aprueba el monto asignado

para el fondo de caja chica

DCF

Recibe fondo de caja chica

RFCC

Solicita efectivo para gastos

menores

TRAB

Analiza la solicitud y verifica la

disponibilidad de la caja chica
para el momento de la solicitud,
entrega vale para su llenado

RFCC

Llena vale con datos de la

solicitud, firma y entrega al
Responsable del Fondo de Caja
Chica

TRAB

Recibe vale, verifica informacin,

entrega monto solicitado y archiva de forma provisional

RFCC

Realiza gasto y entrega factura

al Responsable del Fondo de
Caja Chica

TRAB

Recibe factura o comprobante

en original del gasto y el
sobrante de ser el caso

RFCC

Extrae del archivo el vale y

verifica informacin

RFCC

1) Anualmente el Director Corporativo de Finanzas

establece el monto que se le asigna tanto a las
Unidades de Dilisis, como Oficinas Principales,
segn lo establecido en los Aspectos Normativos
indicados en el punto No.4 de este procedimiento,
numeral No.6.
2) Cuando es recibido por primera vez, el Responsable del Fondo de Caja Chica debe firmar el formulario
Carta Compromiso como Custodio del Manejo y Control del Fondo de Caja Chica UD-GSE-F-6.2, como
seal de notificado y recibido el fondo total.
En caso de incremento de fondo, el Responsable del
Fondo de Caja Chica igualmente firmar el formulario
Carta de Compromiso como Custodio del Manejo y
Control del Fondo de Caja Chica UD-GSE-F-06.2,
como seal de notificado y recibe diferencia del
fondo.
3) La solicitud de efectivo es realizada personalmente
mediante un vale.
4) Analiza segn lo establecido en el punto 4
Aspectos Normativos de este procedimiento.
En caso de exceder el monto o de no cumplir con la
naturaleza del gasto, le informa que no es procedente
el gasto.
5) El vale firmado por el Trabajador hace constar la
entrega del monto solicitado, con fecha y propsito.
6) Verifica que la informacin plasmada en el vale
corresponde con la solicitud.
7) Inmediatamente despus que el trabajador realiza
el gasto, debe presentar al Responsable del Fondo de
Caja Chica las facturas de los gastos incurridos
(Justificar el motivo del gasto en la parte posterior de
la factura).
En algunos casos, con previa autorizacin del
Responsable del Fondo de Caja Chica o Supervisor
Inmediato, el trabajador realiza el gasto y presenta la
factura para que se le reponga el efectivo.
8) En caso de sobrante, deposita el efectivo en la caja
de seguridad.

8. ABREVIATURAS, PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Relacionados:

Abreviaturas:

Leyenda Iconos:

DCF: Director Corporativo de Finanzas

RFCC: Responsable del Fondo de Caja
Chica
TRAB: Trabajador
DM: Director Medico
CC: Coordinador de Contabilidad
CT: Coordinador de Tesorera
AC: Analista Contable

Inicio/ Fin
Actividad/ Proceso
Flujo de Informacin
Documento/ Reporte
Decisin
Conector
Conector fuera de Pg.

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- Emisin de cheques UD-GAC-P-02

- Clasificacin y Archivo de Documentos Administrativos y
Contables UD-GAC-P-10
- Presupuesto

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7.

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.1 EJECUCION Y CONTROL DEL FONDO DE CAJA CHICA

UD-GSE-P-06

DETALLES ADICIONALES

10) Entre los motivos estn: tachaduras, enmiendas

en la factura fiscal o errores.
Solicita al trabajador correccin en factura o en su
defecto el reintegro del efectivo.
11) Elimina el vale firmado por el trabajador, ya que la
factura lo est reponiendo.
Realiza el asiento del gasto incurrido, en el formulario
RFCC Reembolso de Caja Chica UD-GSE-F-06.1

SI

Conforme factura fiscal?

NO
O

Indica los motivos de disconformidad

10

Destruye el vale, realiza el asiento

respectivo en el reembolso de caja
chica, y archiva factura hasta el
momento de realizar la reposicin
del fondo de caja chica

11

RFCC

RFCC

Solicitud de Reposicin de Caja

Chica

8. ABREVIATURAS, PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Relacionados:

Abreviaturas:

Leyenda Iconos:

DCF: Director Corporativo de Finanzas

RFCC: Responsable del Fondo de Caja
Chica
TRAB: Trabajador
DM: Director Medico
CC: Coordinador de Contabilidad
CT: Coordinador de Tesorera
AC: Analista Contable

Inicio/ Fin
Actividad/ Proceso
Flujo de Informacin
Documento/ Reporte
Decisin
Conector
Conector fuera de Pg.

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- Clasificacin y Archivo de Documentos Administrativos y
Contables UD-GAC-P-10
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7.

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

7.2 SOLICITUD DE REPOSICION DEL FONDO DE CAJA CHICA

Entrega solicitud de reembolso

de caja chica al Director Mdico para aprobacin

Firma, aprueba y devuelve al Responsable del Fondo de Caja Chica

Recibe solicitud de reembolso

de caja chica y entrega al
Coordinador de Contabilidad

Recibe y verifica la solicitud de

reembolso de caja chica

SI

Est conforme?

NO
O
Indica los motivos de disconformidad

Enva solicitud de reembolso de

caja chica al Coordinador de
Tesorera para reposicin del
mismo

Recibe solicitud de reembolso de

caja chica, realiza reembolso y
entrega al Analista Contable

Recibe reembolso de caja chica y

registra gasto en el sistema administrativo

DETALLES ADICIONALES

1) La solicitud de reembolso de caja chica debe

realizarse al final de cada mes o cuando se haya
consumido el 70% del mismo.
Para ello, utiliza el formulario Reembolso de Caja
Chica UD-GSE-F-06.1.
2) El Responsable del Fondo de Caja Chica entrega
RFCC
el Formulario de Reembolso de Caja Chica
acompaado de los documentos comprobatorios del
consumo del fondo de caja chica.
En los casos, que por motivos sealados en aspectos
RFCC normativos, el Director Medico sea el responsable del
fondo de caja chica, se obvia esta actividad.
3) Debe firmar todo los documentos anexos al
reembolso de caja chica, de manera de corroborar los
DM
gastos incurridos.
6) Entre los motivos estn: tachaduras, enmiendas en
la factura fiscal o errores, as como tambin errores
en el reembolso.
RFCC Solicita al Responsable del Fondo de Caja Chica la
correccin en factura o reembolso y en su defecto, el
reintegro del efectivo.
7) La reposicin del fondo de caja chica es realizada
CC
a travs de transferencia bancaria.
8) Registra facturas de gasto en el sistema
administrativo.
CC
Archiva de acuerdo a lo establecido en el
procedimiento Clasificacin y archivo de documentos
administrativos y contables UD-GAC-P-10.

Solicitud de reposicin del fondo de

caja chica

Elabora Reembolso de Caja Chica, relaciona

todas las facturas correspondientes a los
gastos con el monto en caja chica

UD-GSE-P-06

CC

CC

CT

AC

Reposicin del fondo de caja chica

Clasificacin y archivo de documentos administrativos y contables UD-GAC-P-10.

8. ABREVIATURAS, PROCEDIMIENTOS RELACIONADOS Y DOCUMENTOS DE REFERENCIA

Documentos Relacionados:

Abreviaturas:

Leyenda Iconos:

DCF: Director Corporativo de Finanzas

RFCC: Responsable del Fondo de Caja
Chica
TRAB: Trabajador
DM: Director Medico
CC: Coordinador de Contabilidad
CT: Coordinador de Tesorera
AC: Analista Contable

Inicio/ Fin
Actividad/ Proceso
Flujo de Informacin
Documento/ Reporte
Decisin
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Conector fuera de Pg.

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Contables UD-GAC-P-10
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9. ANEXOS
Anexo 1. UD-GSE-F-06.1 Reembolso de Gastos/Relacin (de efectivo) y vale
Anexo 2. UD-GSE-F-06.2 Carta Compromiso como Custodio del Manejo y Control del Fondo
de Caja Chica.

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