Convocatoria2010 FundacinPrevencindeRiesgosLaborales

PrevengraGabinetedeAsistenciaTcnicaenPRLa laEmpresadeGranada
HerramientadeAutoimplantacindeSistemasdeGestinde SST

5.3.11 PSST4.5.401ControldelosRegistros
Procedimiento

Logo
Organizacin

PSST4.5.401ControldelosRegistros

Edicin:

00

Fecha:

dd/mm/aaaa

Pgina

XdeY

LaEmpresa

PSST4.5.401
ControldelosRegistros
NormaOHSAS18001:2007
REGISTRODEREVISIONESDEESTEPROCEDIMIENTO
Fecha

Revisin

00.00.0000

00

DescripcindelaModificacinrespectoalaEdicinAnterior
PrimeraEdicin

CopiaControlada
CopiaNoControlada
Nmero
Destinatario
ELABORADOPOR

REVISADOYAPROBADOPOR

ResponsabledelaSeguridadySaludenelTrabajo

Gerente

Firma:

Firma:

Fecha:

Fecha:

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PSST4.5.401ControldelosRegistros

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ndice

1.

Objeto

2.

Alcance

3.

Desarrollo
3.1.

ControldelosRegistros

3.2.

Edicin,RevisinyAprobacindelosRegistros

3.3.

IdentificacinyCodificacindelosRegistros

3.4.

CumplimentacindelosRegistros

3.5.

Archivo,ConservacinyAcceso

3.6.

EliminacindeRegistros

4.

Responsabilidades

5.

Correspondencia

6.

Anexos

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1.

PSST4.5.401ControldelosRegistros

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Objeto
Establecerlametodologaparaidentificar,conservaryeliminarlosregistrosde laSeguridad ySaludenelTrabajo

relacionados con el control de sus actividades, y que se consideren de inters para el funcionamiento del Sistema de
Gestinde laSST.

2.

Alcance
Este procedimiento ser de aplicacin a todos los registros resultantes de las actividades relacionadas con el

SistemadeGestinde laSST.

3.

Desarrollo

3.1. ControldelosRegistros
Elcontroldelos RegistrosserealizamedianteelRE4.5.4.01ListadeRegistrosenvigor,dondeseregistran
solamentelosformatosoriginales,nolasucesivacopiaemitida.

3.2. Edicin,RevisinyAprobacindelosRegistros
LaresponsabilidaddeelaboracindelosdiferentesformatosderegistrosrecaesobreelResponsabledelaSST
conlacolaboracindelresponsabledeldepartamentodondeseutilizarelregistro.
Los registros pueden ser formatos modelos fsicos o de soporte informtico. Los registros que se tengan en
soporteinformticodebernhacersecopiasdeseguridadconfrecuenciaestablecerfrecuencia,normalmentemensual.
Losregistrospuedentenerunorigeninterno,conunmodelode registroestablecidoporelsistema,oserdeorigen
externoalbaranesdeproveedores,certificadosdeproductos, etc..

3.3. IdentificacinyCodificacindelosRegistros
La identificacin y codificacin de los formatos de registros se ha definido en el PSST4.4.5. Control de la
documentacin.

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Los registros son documentos donde se anotan los resultados de los procesos descritos en los captulos y
procedimientos.

3.4. CumplimentacindelosRegistros
Losregistrosconservadosenpapelserellenarnconletraclaraylegible,nuncaconlpiz,yenningncasose
utilizarnabreviaturasquenoestnestablecidasdeantemanoenelpropioformatodelregistro.Enelcasoderegistros
ensoportemagntico,laEmpresaseaseguraquesehaganlascopiasdeseguridadnecesariasydequeestasqueden
registradasconvenientemente.

3.5. Archivo,ConservacinyAcceso
Losregistrosseconservandeformaadecuadaycronolgica,yaseaensoporteinformticooenpapel,paralo
cualsonarchivadoslejosdecondicionesadversasquepudierandeteriorarloseimpidiendosuprdida.
Peridicamente se realizarn copias de seguridad que sern archivadas de forma conveniente. A peticin de
Gerencia,elResponsablede laSSTpuederestringirelaccesoaaquellosregistrosqueconsidereoportunos.

3.6. EliminacindeRegistros
Elperodomnimodearchivodelosregistrosesdetresaos,salvoquepordisposicioneslegalessedefinaun
perodomayor.
Para aquellos registros que hayan superado el perodo de archivo necesario se optar por una de estas dos
opciones:

Conservarlo,siseconsideraquepodrantenerunautilidadointersfuturo.Debenserselladosconla
palabraObsoleto.

Eliminadopermanentemente,bienencopiamagnticasisetratadedocumentosinformticos,obien
destruidosisetratadedocumentosenpapel.Silosregistroscontienendatosespecficosdeclientes,
administracin, personas o colaboradores, estos debern ser destruidos mediante su trituracin
mecnica.

Siestespecificadocontractualmente,losregistrosde laSSTestnadisposicindelclienteosurepresentanteel
tiempoconvenidoparasuevaluacin.

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Responsabilidades
ResponsabledeSST:

ControlayarchivalosregistrosqueelSistemade laSSTgenera.

Personal

Cumplimentacinybuenaconservacindelosregistrosutilizados.

Correspondencia
NormaOHSAS18001:2007Apartado4.5.4.Controldelosregistros.

6.

Anexos
ANEXOI:RE4.5.4.01Listaderegistrosenvigor.

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Edicin:

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Fecha:

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AnexoI: RE4.5.4.01Listaderegistrosenvigor

Registro

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Organizacin

RE4.5.4.01Listaderegistrosenvigor

N:
Fecha:

LISTADEREGISTROSENVIGOR

Cdigo

TITULO

Edicin

Fecha

Responsabl Tipode
eArchivo Archivo

Tiempode
Conservacin

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