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ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
Un proceso es el conjunto de pasos o
etapas necesarias para llevar a cabo una
actividad.
El proceso administrativo se define como
el conjunto de pasos o etapas sucesivas e
interrelacionadas entre s, a travs de las
cuales se efecta la administracin.
PROCESO ADMINISTRATIVO
PROCESO ADMINISTRATIVO
1.- PLANEACION: Qu se va a hacer? Objetivos, polticas,
diagnstico, programas y presupuestos
PROCESO ADMINISTRATIVO
FASE
PLANEACIN
MECNICA O
Propsitos
Objetivos
Estrategias
Polticas
Programas
Presupuestos
Procedimientos
ESTRUCTURAL
ORGANIZACIN
FASE
Jerarquizacin
Divisin del Trabajo Departamentalizacin
Descripcin de funciones
Coordinacin
DIRECCIN
O
EJECUCIN
Toma de decisiones
Integracin
Motivacin
Comunicacin
Supervisin
CONTROL
Establecimiento de
estndares
Medicin
Correccin
Retroalimentacin
OPERATIVA O
DINMICA
PROCESO ADMINISTRATIVO
ADMINISTRACION
MECANICA
DINAMICA
PLANEACION
ORGANIZACION
DIRECCION
CONTROL
COMO SE VA A HACER?
COMO SE HA
REALIZADO?
PROCESO ADMINISTRATIVO
P L A N E A C IO N
Q u s e q u ie r e
h a c e r?
II
O R G A N IZ A C IO N
C m o se va a
h a c e r?
IV
CONTROL
Cm o se ha
r e a liz a d o ?
III
D IR E C C IO N
Ver que se
haga
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACIN
PROPSITOS
MISIN
INVESTIGACIN
PREMISAS
OBJETIVOS
ESTRATEGIAS
POLTICAS
PROGRAMAS
PRESUPUESTOS
PROCEDIMIENTOS
INTERNAS/EXTERNAS
-MEDIBLES CUANTITATIVAMENTE
-CLAROS, PRECISOS Y ESPECFICOS
-ALCANZABLES
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION
PROPOSITOS: Aspiraciones fundamentales - Finalidades de
tipo cualitativo que se orientan y persiguen a travs de los
objetivos - directrices que definen la razn de ser de la
empresa - Constituyen la misin que la identifica
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (II)
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION
PROGRAMAS:
Esquema que establece secuencias de
actividades para realizar los objetivos, identificando
actividades, cronogramas, interrelacionando y asignando
actividades.
PROCESO ADMINISTRATIVO
ETAPAS DE LA PLANEACION (IV)
PROCESO ADMINISTRATIVO
EJERCICIOS DE PLANEACIN ESTRATGICA
AMENAZAS
( INCONVENIENTES PARA
CUMPLIR OBJETIVOS)
OPORTUNIDADES
( Proyecciones,
Posibilidades)
Medios Externos
Entorno que se
presenta para la
efectiva organizacin
y prestacin de
servicios a la
comunidad.
Situaciones
coyunturales y/o
estructurales de la
entidad en relacin
con tendencias que
influyen en la
organizacin y
servicios en su
grado de fuerza
(mayores-menores)
a.Tendencias
polticas,
sociales,
administrativa,
econmicas,
tecnolgicas,
que afecten el
futuro.
b) Anlisis de
las entidades
con las que se
tiene
relaciones.
c) Anlisis de
aspectos
inherentes a
los servicios
a ciudadanos.
FORTALEZAS
( Aspectos positivos,
cualidades destacadas)
DEBILIDADES
(Aspectos negativos,
inconvenientes)
FACTORES CRTICOS
PARA LOGRAR EL XITO
Medios Internos
En cuanto a la
organizacin y
administracin que
presta un servicio
midiendo sus
resultados, positivos
o negativos.
reas, actividades
elementos
indispensables para
lograr el xito de la
entidad y hace bien
para lograr
resultados positivos.
Lo ideal en la
prestacin del
servicio y satisfacer
al usuario.
Guas:
a) Organizacin
b) Resultados
c) Objetivos- metas
d) Satisfaccin
e) Recursos:
Fsicos
Humanos
Tcnicos
Administrativos
f) ptimos- ideales.
Qu cosas
actualmente y en el
futuro se deben
hacer bien
para lograr objetivos.
Expresar ideas,
deseos y sueos que
buscan armona
MEDIOS INTERNOS
FACTORES CRTICOS
OPORTUNIDADES FORTALEZAS DEBILIDADES PARA LOGRAR XITO
DEFINIR
1. MISIN
2.VISION DEL FUTURO IDEAL
3. OBJETIVO
4. PROBLEMAS Y SOLUCIONES
VISIN DEL
FUTURO
PROCESO ADMINISTRATIVO
QUE ES FODA?
Fortalezas
Oportunidades
Debilidades
Amenazas
FODA
FORTALEZAS
Son de carcter interno e involucran los
aspectos positivos y cualidades destacadas en
la organizacin. Ej. El personal cuenta con una
cultura de alto nivel de trabajo en equipo.
FODA
OPORTUNIDADES
Son de carcter externo e involucran las
proyecciones
o
posibilidades
en
el
mejoramiento del entorno. Ej. Acceso a
tecnologa ms avanzada.
FODA
DEBILIDADES
Son de carcter interno e involucran aquellos
aspectos negativos e inconvenientes. Ej. Falta
de Pertenencia y responsabilidad en la
compaa por parte del personal.
FODA
AMENAZAS
Son de carcter externo e involucran los
inconvenientes para cumplir los objetivos.
Ej. La competencia.
ORGANIZACION
ORGANIZACIN
ES el establecimiento de la estructura necesaria
para la sistematizacin racional de los recursos,
mediante la determinacin de jerarquas,
disposicin, correlacin y agrupacin de
actividades con el fin de poder realizar y
simplificar las funciones del grupo social.
IMPORTANCIA
Los fundamentos bsicos que demuestran la
importancia de la organizacin son:
Es de carcter continuo.
IMPORTANCIA
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS
Difusin:
Amplitud
PRINCIPIOS
TIPOLOGIA DE LA ORGANIZACION
Se refiere a los distintos tipos, sistemas o
modelos de estructuras organizacionales
que se pueden implantar en un organismo
social; las ms usuales son:
Lineal
o militar
Funcional o de Taylor
Lineo - Funcional
Estaf
Por comits
Se caracteriza porque la
actividad decisional se
concentra en una sola
persona quien toma las
decisiones
y
tiene
la
responsabilidad bsica del
mando.
Se
le
conoce
como
organizacin lineal o militar
porque,
se
utiliza
en
instituciones
militares,
siendo
aconsejable
tambin su aplicacin en
pequeas empresas.
A
u
t
o
r
i
d
a
d
Director General
Jefe de Departamento
Mdico
R
e
s
p
o
n
s
a
b
i
l
i
d
a
d
Mayor Facilidad en la
toma de decisiones y
en la ejecucin de las
mismas
No hay conflictos de
autoridad ni fugas de
responsabilidad.
Es claro y sencillo
Util
en
pequeas
empresas
La disciplina es fcil de
mantener.
DESVENTAJAS
Es rgida e inflexible
La
organizacin
depende de hombres
clave, lo que origina
trastornos.
No
fomenta
la
especializacin.
Los ejecutivos estn
saturados de trabajo, lo
que ocasiona que no
se dediquen a labores
directivas
sino
de
operacin
simplemente.
Horario de
Citas
Abastecimiento
de
Medicamentos
Historia Clnica
Auditora
Mdica
Medicos
Protocolos de
atencin
Capacitacin
Constante
Firma y Sello
del Mdico
Mantenimiento
del Consultorio
VENTAJAS
Mayor Especializacin
Se obtiene la ms alta
eficiencia
de
cada
persona.
La divisin del trabajo es
planeada
y
no
incidental.
El trabajo manual se
separa
del
trabajo
intelectual.
Disminuye
la
presin
sobre un solo jefe por el
nmero de especialistas
con que cuenta la
organizacin.
DESVENTAJAS
Dificultad de localizar y
fijar la responsabilidad, lo
que afecta seriamente la
disciplina y moral de los
trabajadores
por
contradiccin aparente
o real de las rdenes.
Se viola el principio de la
unidad de mando, lo que
origina
confusin
y
conflictos.
La no clara definicin de
la autoridad da lugar a
rozamientos
entre
los
jefes.
Director General
Jefe de Medicina
Medicina Externa
Medicina Interna
Jefe de Enfermera
Pediatra
Jefe de Odontologa
Director General
Asesor Jurdico
Director de
Departamento
Consultor del
Director
Superintendente
Jefe de Medicina
Mdico
VENTAJAS
Logra
que
los
conocimientos
expertos
influyan sobre la manera
de resolver los problemas
de direccin.
Hace posible el principio
de la responsabilidad y la
autoridad indivisible, y al
mismo tiempo permite la
especializacin del estaf.
DESVENTAJAS
Si
los
deberes
y
responsabilidades de la
asesora no se delimitan
claramente por medio de
cuadros y manuales, puede
producirse una confusin
considerable en toda la
organizacin.
Puede ser ineficaz por falta
de autoridad para realizar
sus funciones, o por falta de
un respaldo inteligente en
la
aplicacin
de
sus
recomendaciones.
Pueden existir rozamientos
con los departamentos de
la organizacin lineal.
Director General
Comit de Medicina
Medicina
Enfermera
Odontologa
Servicios de Diagnstico
CLASIFICACION
Directivo:
Representa
a
los
accionistas de una empresa que se
encargan de deliberar y resolver los
asuntos que surgen de la misma.
Ejecutivo: Es nombrado por el
comit directivo, para que se
ejecuten los acuerdos que ellos
toman.
De vigilancia: Personal de confianza
que se encarga de inspeccionar las
labores de los empleados de la
empresa.
Consultivo:
Integrado
por
especialistas,
que
por
sus
conocimientos o estudios, emiten
dictmenes sobre asuntos que les
son consultados.
VENTAJAS
DESVENTAJAS
TECNICAS DE ORGANIZACION
Son
las
herramientas
necesarias para llevar a
cabo
una
organizacin
racional, son indispensables
durante
el
proceso
de
organizacin y aplicables de
acuerdo con las necesidades
de cada grupo social. Las
principales son:
Organigramas
Manuales
ORGANIGRAMAS
Por
su Estructurales: Muestran slo la
estructura administrativa de la empresa.
Objeto
Organigramas Por
Area
su
Por
su
Contenido
ORGANIGRAMA VERTICAL
En la que los niveles jerrquicos quedan determinados de
arriba hacia abajo.
Director General
Subdirector
Medicina
Enfermera
Odontologa
Servicios de Diagnstico
ORGANIGRAMA HORIZONTAL
Los niveles jerrquicos se representan de izquierda a derecha.
Medicina
Director
General
Enfermera
Odontologa
Servicios de
Diagnstico
ORGANIGRAMA CIRCULAR
MANUALES
Son
De Procedimientos.
De Polticas
De Funciones Departamentales, Por unidades, etc.
De Funciones Individuales.
De tcnicas y de Produccin.
MANUALES (II)
Son de gran utilidad ya que:
Uniforman y controlar el cumplimiento de las funciones de la
empresa.
Delimitan actividades, responsabilidades y funciones.
Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo
que se debe hacer y cmo se debe hacer.
Son
una fuente de informacin, pues muestran la
organizacin de la empresa.
Ayudan a la coordinacin y evitan la duplicidad y las fugas
de responsabilidad.
Son una base para el mejoramiento de sistemas.
Reducen costos al incrementar la eficiencia.
MANUALES (III)
FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES:
El contenido debe dividirse de acuerdo con una
clasificacin primaria de temas.
Indice
Objetivos y antecedentes del Manual
Cada seccin debe llevar la fecha en que se termine o
corrija, se emita y quede vigente.
Nombre de las personas que intervinieron en la
elaboracin del Manual.
Debe
llevar
instrucciones
para
hacerlo
ms
comprensible.
Redaccin clara, concisa y ordenada.
Complementarse con grficas.
DIRECCION
DIRECCION
Son La ejecucin de los planes de acuerdo con la
estructura organizacional, mediante la gua de los
esfuerzos del grupo social a travs de la
motivacin, comunicacin y la supervisin.
PRINCIPIOS
PRINCIPIOS
ETAPAS DE LA DIRECCION
Direccin
Toma de
Decisiones
Supervisin
Comunicacin
Integracin
Motivacin
TOMA DE DECISONES
Al tomar decisiones es necesario:
Definir el Problema: Para tomar una decisin es bsico
definir perfectamente cul es el problema que hay que
resolver y no confundirlo con los colaterales.
Analizar el Problema: Una vez determinado el problema
es necesario desglosar sus componentes, as como los
componentes del sistema en que se desarrolla a fin de
poder determinar posibles alternativas de solucin.
Evaluar Alternativas: Consiste en determinar el mayor
nmero posible de alternativas de solucin, estudiar las
ventajas y desventajas que implican, as como la
factibilidad de su implementacin, y recursos necesarios
para llevarlas a cabo de acuerdo con el marco
especfico de la organizacin.
TOMA DE DECISIONES
Elegir
INTEGRACION
Comprende la funcin a travs de la cual el administrador
elige y se allega, de los recursos necesarios para poner en
marcha las decisiones previamente establecidas para
ejecutar los planes. Comprende recursos materiales as como
humanos; estos ltimos son los ms importantes para la
ejecucin.
Etapas.
Reclutamiento. Obtencin de los candidatos para ocupar
puestos de la empresa.
Seleccin.
Mediante la utilizacin de ciertas tcnicas,
elegir entre los diversos candidatos al ms idneo para el
puesto.
Introduccin
o induccin. Articular o armonizar
adecuadamente al nuevo elemento con los objetivos de
la empresa.
Capacitacin o desarrollo. Lograr el desenvolvimiento e
incremento de las capacidades del personal, para lograr
su mxima eficiencia.
MOTIVACION
La motivacin es la labor ms importante de la
direccin, a la vez que la ms compleja, pues a
travs de ella se logra la ejecucin del trabajo
tendiente a la obtencin de los objetivos, de
acuerdo con los estndares o patrones
esperados. Mltiples son las teoras que existen
en relacin con la motivacin, pero se pueden
agrupar en dos tendencias:
Teoras de Contenido
COMUNICACION
La comunicacin puede ser definida como el
proceso a travs del cual se transmite y recibe
informacin de un grupo social.
SUPERVISION
Consiste en vigilar y guiar a los subordinados de tal
forma
que
las
actividades
se
realicen
adecuadamente.
El liderazgo o supervisin, es de gran importancia para
la empresa, ya que mediante l imprime la dinmica
necesaria a los recursos humanos, para que logran los
objetivos.
En esta funcin confluyen todas las etapas de
direccin anteriormente estudiadas, y su importancia
radica en que una supervisin efectiva depender:
CONTROL
CONTROL
Es la funcin del proceso administrativo,
mediante la cual se avala, mide o
supervisa la ejecucin de los planes para
detectar y regular desviaciones con el fin de
establecer las medidas correctivas
necesarias conforme a los objetivos de la
empresa en condiciones de eficiencia y
eficacia.
CONTROL
De lo anterior se desprende:
-
ELEMENTOS
Relacin
con
lo
planeado
Medicin
Deteccin
de
Desviaciones
Establecimiento
de
medidas correctivas
IMPORTANCIA
El control es importante
administrativo por cuanto:
para
el
proceso
PRINCIPIOS BASICOS
Equilibrio:
Al delegar autoridad se han de establecer
mecanismos suficientes para verificar que se est
cumpliendo con la responsabilidad conferida y que la
autoridad delegada est siendo debidamente ejercida.
Los objetivos: El control debe estar en funcin de los
objetivos.
Oportunidad: El control debe ser oportuno, aplicarse con
anterioridad al error, de forma que se puedan tomar
medidas correctivas sin anticipacin.
Las desviaciones: Deben ser analizadas detalladamente las
causas y situaciones futuras de las desviaciones para
evitarlas.
De excepcin: Se debe aplicar principalmente en
actividades representativas a fin de reducir los costos y
tiempo.
De la funcin controlada: La funcin controladora debe ser
separada de la funcin controlada. Esto es, adecuada
segregacin de funciones para evitar actos fraudulentos.
MEDICIN DE
RESULTADOS
CONTROL
RETROALIMENTACION
CORRECCIN
ESTABLECIMIENTO DE ESTANDARES
Son unidades de medida que sirven como
modelo, gua o patrn con base en la cual se
efecta el control. Hay tres tipos de estndares
en cuanto al mtodo: estndares estadsticos,
estndares fijados por apreciacin y los
estndares tcnicamente elaborados. Los hay
cuantitativos y cualitativos. Los estndares
cuantitativos son fsicos, de costo, de capital, de
ingreso, de programas; los cualitativos son de
evaluacin de la actuacin, curvas de
comportamiento, perfiles.
MEDICION DE RESULTADOS
Los estndares sirven para establecer unidades de
medida definidas segn el problema presente. Es
de utilidad en los sistemas de informacin, pues la
efectividad del control depende en buena parte
de la informacin recibida cuyas caractersticas
(confiable, fluida, consistente, vlida), deben ser
importantes.
CORRECCION
Es funcin del personal ejecutivo, desarrollar la
accin correctora con base en el anlisis de las
causas que ocasionaron las desviaciones. Es un
proceso de retroalimentacin entre el control y la
planeacin lo que permite aumentar la calidad
en la accin correctora.
RETROALIMENTACION
Es importante en el proceso de control,
ya que a travs de la retroalimentacin,
la informacin obtenida se ajusta al
sistema administrativo al correr el tiempo.
Para ello es necesario, que el sistema de
informacin sea funcional y eficiente,
pues de esta manera se retroalimenta
ms rpidamente el proceso de controlplaneacin.
INFORMES
PROYECTADOS
PLAN DE DESARROLLO
ESTADOS
FINANCIEROS (BAL
GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
INFORMESREALES/EJECUTADOS
PLAN DE DESARROLLO
CUMPLIDO
ESTADOS
FINANCIEROS (BAL
GENERAL, PyG)
NDICES/RAZONES/
INDICADORES
TABLEROS DE MANDO
VS
LANEACIN
TOMAR DECISIONES
CAMBIAR LA PLANEACIN Y
SU INFORMACIN
MEDIDAS
JECUCIN
MODIFICAR
CAMBIAR
MODERNIZAR
RETROALIMENTAR
ARIACIN
E
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F
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C
T
O
S
CONCLUSIONES
RECOMENDACIN
INFORMES DE EJECUCIN
CARACTERISTICAS
Refleja
la naturaleza
de
la
estructura
organizacional.
Oportunidad
Accesibilidad
Ubicacin
Estratgica.
FACTORES
El
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad.
CLASES
Control
de Produccin.
Control de Calidad.
Control de Mercados
Control Financiero
Control Presupuestal
Control Contable
Control de recursos Humanos
Sistemas
de
informacin
TCNICAS
DE
CONTROLES
Grficas
Diagramas
Contabilidad
Evaluacin
Financiera
o AUDITORA
Administrativa/ MDICA
Presupuestos
Reportes, informes
Formas
Archivos ( memorias, expedientes, etc. )
Computarizados
Mecanizados
Proceso,
procedimientos, Gantt,
etc.
Procedimientos,
hombre-mquina, mano
derecha, mano
izquierda, etc.
Estudio de
Mtodos
Tiempos y movimientos,
estndares, etc.
Redes
TCNICAS
DE
CONTROLES
Mtodos
Cuantitativos
Camino Crtico
PERT
Modelos matemticos
Investigaciones de operaciones
Estadsticas
Clculos probaliblsticos
Programacin dinmica
Control Interno,
Programas