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INDICE
CONTENIDO
Introduccin i
PAGINA
3.1.1 Objetivos
3.1.1.1 Generales
3.1.1.2 Especficos
3.1.2 Trminos
3.2.1.1 Generales
3.2.1.2 Especficos
3.3 Normativa
3.3.1 De Ley
3.3.2 De La Municipalidad
3.4.2 Prohibiciones
13
13
13
15
16
16
3.8.1.2 Definiciones
17
3.8.1.3 Caractersticas
19
16
INSTRUMENTOS DE TESORERA
20
21
25
29
30
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INDICE DE FLUJOGRAMAS
CONTENIDO
3.4.3.1 Flujograma para realizar y Revisar Conciliaciones Bancarias
3.5.3 Flujograma para recaudacin de Ingresos Tributarios
11
PAGINA
7
28
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INDICE DE GRAFICAS
CONTENIDO
Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales
Organizacin del rea de Tesorera
Registro de Prestamos
31
PAGINA
10
13
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INTRODUCCIN
La presente gua sobre el manejo del rea de Tesorera, fue elaborado por
estudiantes de la facultad de Ciencias Econmicas de la Universidad de San
Carlos de Guatemala USAC-, como parte de la Practica Integrada, la cual
consisti en un estudio econmico, financiero contable y administrativo, en la
Municipalidad de la Esperanza, Departamento de Quetzaltenango, supervisado
por docentes asesores del Departamento de Practicas Estudiantiles en la
Comunidad PROPEC-.
Tesorera es la dependencia municipal responsable de la administracin de los
ingresos municipales, programando los ingresos y egresos segn los planes
municipales, de acuerdo al origen y destino de los fondos con apego a las normas
emitidas por los entes rectores de la administracin financiera pblica.
La presente gua de procedimientos, contiene actualizaciones que de acuerdo a
las necesidades y requerimientos de la Municipalidad de la Esperanza,
Departamento de Quetzaltenango, se hace necesario e importante realizar, una
herramienta de trabajo bsica, que contiene la descripcin de los diferentes
procedimientos a seguir en el rea de Tesorera.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
3.1.1.1 Generales
a. Establecer las normas y procedimientos, para la administracin del rea de
Tesorera, en la Municipalidad de la Esperanza.
b. Establecer y mantener normas y procedimientos, para un adecuado control y
administracin del Departamento de Tesorera.
3.1.1.2 Especficos
a. Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento
de las normas establecidas para el Departamento de Tesorera.
b. Promover una herramienta til para los procesos efectuado en el
Departamento de Tesorera.
3.1.2 Trminos
Voucher
Es el pagar que extienden los establecimientos a travs del cual se establece la
obligacin del tarjeta-habiente de abonar determinada cantidad en una fecha fija.
Depsito monetario
Es un depsito de dinero que sirve para centralizar operaciones bancarias
habituales: ingresos, pagos, transferencias, retiradas de dinero mediante cajeros
automticos, amortizaciones de los prstamos recibidos, etc.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Ingresos Constitucionales
Artculo 257. Asignacin para las municipalidades. El Organismo Ejecutivo incluir
anualmente en el Presupuesto General de Ingresos Ordinarios del Estado, un diez
por ciento del mismo para las Municipalidades del pas. Este porcentaje deber
ser distribuido en la forma que la ley determine, y destinado por lo menos en un
noventa por ciento para programas y proyectos de educacin, salud preventiva,
obras de infraestructura y servicios pblicos que mejore la calidad de vida de los
habitantes. El diez por ciento restantes podrn utilizarlo para financiar gastos de
funcionamiento.
Queda prohibida toda asignacin adicional dentro del Presupuesto General de
Ingresos y Egresos del Estado para las municipalidades, que no provenga de la
distribucin de los porcentajes que por ley les corresponda sobre impuestos
especficos1.
Corte de Caja
Es la determinacin del saldo actual partiendo del saldo del da anterior
agregndole las entradas y restndole las salidas del numerario del da.
Arqueo de Caja
Consiste en la comprobacin fsica o material del saldo de caja detallando en una
relacin como est constituida la existencia del efectivo.
Disponibilidades
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Son todas las cuentas que registran dinero en efectivo y todos los documentos
que representan dinero en efectivo que no estn sujetos a ninguna condicin. 2
Cheque
Es el mandato puro y simple de pagar una suma determinada de dinero.
Constituye la orden incondicional de pago por medio del cual el girador dispone al
girado el pago de una determinada suma de dinero a un beneficiario.
Firma conjunta
Son las firmas de las personas que constan en los registros del banco y que estn
autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que para la emisin del
cheque deben constar la una junto a la otra.
Firma autorizada
Es la firma de la persona que consta en los registros del banco, previamente
autorizada por el titular, para girar cheques contra la cuenta corriente del titular.
Firma conjunta. Son las firmas de las personas que constan en los registros del
banco y que estn autorizadas a girar cheques contra una cuenta corriente, y que
para la emisin del cheque deben constar la una junto a la otra.
La Conciliacin Bancaria
Es un proceso que permite comparar los montos que la empresa tiene registrados
de una cuenta de ahorros o cuenta corriente, con los montos que el banco le
suministra por medio del extracto bancario, para determinar si existen diferencias
entre los registros contables de la empresa, y los registros realizados por el
banco.
Proveedor
Una persona o una empresa que abastece a otras entidades o instituciones con
existencias (artculos)
Compra
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Retenciones, Aumentos,
Tasas, Arbitrios,
Transferencias
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INSTRUMENTOS DE TESORERA
entregarlo.
g. Remitir a la Contralora General de Cuentas, certificacin del acta levantada al
documentar el corte de caja y arqueo de valores de la Tesorera, a ms tardar
tres (3) das despus de efectuadas esas operaciones.
h. Presentar al Concejo Municipal, en el curso del mes de enero de cada ao, la
cuenta general de su administracin durante el ao anterior, para que sea
examinada y aprobada durante los dos (2) meses siguientes a la presentacin
de la cuenta general de su administracin.
3Artculo 82, Ibdem
INSTRUMENTOS DE TESORERA
i.
Hacer corte de caja cada mes y elaborar los estados financieros que exigen
los
reglamentos
de
la
materia,
para
ser
enviados
las
oficinas
correspondientes.4
3.4.3.1 Flujograma para Revisar Conciliaciones Bancarias
Procedimiento No. 1
Unidad: Tesorera
Nombre del Proceso:
Conciliaciones Bancarias
Inicia: Tesorero Municipal
Pasos
Responsable
1
Contabilidad
2
3
Procedimiento: 0
No. De Pasos: 3
Fecha:
Hoja: 1
Tesorero Municipal
Descripcin de la Actividad
Conciliaciones bancarias en el sistema.
Conciliaciones bancarias Fsicas.
Director Financiero
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INSTRUMENTOS DE TESORERA
f.
El
ingreso
proveniente
de
las
contribuciones
por
mejoras,
aportes
legales;
Los intereses devengados por las cantidades de dinero consignadas en
j.
cualquier
ente
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Grafica No. 1
Procedimiento para la Recaudacin de los Ingresos Municipales
El Cajero General: es el encargado de
asignar y aperturar cada una de las
Cajas Receptoras, a los que se les ha
asignado la funcin de recaudacin.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Procedimiento No. 2
Unidad: Administracin Financiera
Nombre del Proceso:
Registro de Ingresos
Inicia: Cajero General
Pasos
Responsable
1
Cajero General
Cajero Receptor
Cajero Receptor
Cajero General
Procedimiento: 0
No. De Pasos: 4
Fecha:
Hoja: 1
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Unidad: Receptora
Procedimiento:
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 04
Hoja: 1/1
Registro de Ingresos
Inicia: Cajero General
Finaliza: Cajero General
Cajero General
Cajero Receptor
INSTRUMENTOS DE TESORERA
TESORERIA
REA RECEPTORA
REA DE FONDO
ROTATIVO
REA
PRSTAMOS Y
DONACIONES
INSTRUMENTOS DE TESORERA
INSTRUMENTOS DE TESORERA
15
INSTRUMENTOS DE TESORERA
b. Verificar
la
informacin
de
los
expedientes
devengados
de
origen
fin
primordial
el
establecimiento
de
directrices
que
contemplen
la
INSTRUMENTOS DE TESORERA
b) Especficos
Establecer las bases para realizar una adecuada supervisin del cumplimiento
de normas establecidas para el uso y manejo del Fondo Rotativo.
3.8.1.2. Definiciones:
A continuacin se presentan una serie de trminos con su respectiva definicin
que son importantes dentro del uso y manejo del Fondo Rotativo para su
adecuada comprensin.
a) Fondo Rotativo
Es una disponibilidad de efectivo que sita la Unidad de Administracin
Financiera a travs del rea de Tesorera, destinado para cubrir gastos
urgentes de funcionamiento de poca cuanta, que por su naturaleza no pueden
esperar el trmite normal.
b) Ejecucin
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INSTRUMENTOS DE TESORERA
Utilizacin de los recursos que integran un fondo para realizar un gasto que la
institucin necesite cubrir.
c) Liquidacin
Es el momento en que se reintegra el dinero que se utiliz por gastos
efectuados.
d) Reintegro
Es la reposicin del fondo rotativo o de acuerdo con la programacin de cuota
correspondiente, para contar siempre con la disponibilidad necesaria para la
emisin de pagos.
e) Servicios Bsicos
Son los gastos que agrupan las asignaciones destinadas a la adquisicin de
servicios necesarios para el funcionamiento de la entidad. Comprende
servicios tales como: servicio telefnico, energa elctrica y agua, entre otros.
f) Compras
Es la adquisicin de bienes y/o servicios que realice la Municipalidad de La
Esperanza,
Quetzaltenango,
garantizando
el
abastecimiento
de
las
INSTRUMENTOS DE TESORERA
3.8.1.3. Caractersticas
El Fondo Rotativo tendr las siguientes caractersticas:
a) Constituye
un
fondo
de
dinero
reintegrable,
que
se
restablecer
asignacin presupuestaria.
f) Los documentos de soporte originales que respalden los listados de reposicin
y liquidacin del Fondo Rotativo Interno, quedaran bajo la responsabilidad y
resguardo del archivo del rea de contabilidad.
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INSTRUMENTOS DE TESORERA
Acuerdo Ministerial Nmero 06-98. Decreto Nmero 101-97, Ley Orgnica del
Presupuesto.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Responsable
JEFE- AFIM2
Descripcin de la Actividad
Revisa asignaciones presupuestarias y
realiza anlisis del monto a solicitar.
ALCALDE MUNICIPAL
JEFE- AFIM-
INSTRUMENTOS DE TESORERA
JEFE- AFIM
ENCARGADO DE
CONTABILIDAD
ENCARGADO DE
TESORERA
Alcalde
5 Municipal
4
6
Municipal
de
de Fondo
Contabilidad
Tesorera
Rotativo
Consejo
Procedimiento:
02
Fecha:
No. De Pasos: Hoja: 1/1
07
Final
INSTRUMENTOS DE TESORERA
.
3.8.2.3. Procedimiento para autorizacin de Compras por medio del Fondo
Rotativo
Procedimiento No. 4
Unidad: Administracin Financiera
Procedimiento: 04
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 11
Hoja: 1/2
Adquisicin de Compras
Inicia: Interesado
Finaliza: Auxiliar Financiero
Pasos
Responsable
Descripcin de la Actividad
Elabora solicitud de pedido o compra de material
1
3
4
Interesado
Encargado de
Almacn
Encargado de
Presupuesto
Encargado de
INSTRUMENTOS DE TESORERA
5
6
Compras
Encargado de Fondo
Rotativo
travs de un vale.
Recibe efectivo, firma el vale. Realiza la compra
o adquisicin del servicio, para al proveedor
Encargado de
Compras
Procedimiento No. 4
Unidad: Administracin Financiera
Procedimiento: 04
Fecha:
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 11
Hoja: 2/2
Adquisicin de Compras
Inicia: Interesado
Finaliza: Auxiliar Financiero
Pasos
Responsable
Descripcin de la Actividad
Revisa la factura y recibe los bienes, si est
8
10
de
compras.
Recibe factura razonada, firmada y sellada, la
Encargado de
Compras
11
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Responsable
cancelados
de
diaria.
ingrese
todas
las
compras
inicia
liquidacin.
Elabora
resumen
detallando
3
forma
por
disponibilidad,
el
proceso
de
grupo
llenando
de
de
liquidacin,
gastos
la
forma
forma diaria.
Firma el formulario de Liquidacin de caja
chica, solicita la reposicin del efectivo al
rea contable.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Encargado de contabilidad
Encargado de Tesorera
elaborar
conste
el
cheque
al
un
memorndum
la
operacin
encargado,
en
donde
descrita.
Inicio
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Unidad: Administracin
Financiera
Procedimiento: 06
Fecha: Mayo 2015
Nombre del Proceso:
No. De Pasos: 08
Hoja: 1/1
Reintegro Fondo
Rotativo
Inicia: Auxiliar Financiero
Finaliza: Auxiliar Financiero
Encargado de
Encargado de
Encargado de
Tesorero-
Fondo
Contabilidad
Tesorera
Alcalde
4
Final
27
INSTRUMENTOS DE TESORERA
3.8.3 Simbologa
Para efectos de los flujo gramas se toma en consideracin
la siguiente
simbologa:
Inicio/Final
Indica el inicio y final de un procedimiento.
Operacin/Tarea
Representa la realizacin de una actividad u operacin
relativa aun procedimiento.
Revisin/Inspeccin
Cuando se examina o comprueba algo del trabajo que se
ejecuta.
Decisin
Indica cuando se debe continuar o no una accin. Es decir si
se aprueba o no.
Traslado
Para una conexin con otra rea administrativa del mismo
flujo.
Conector
Representa un enlace entre las partes del diagrama.
Archivo Temporal
Cuando una fase del procedimiento se detiene y luego se
utiliza en otra accin.
Archivo Definitivo
Cuando un archivo es definitivo se guarda o se detiene
totalmente.
Documento
Representa cuando se crea un documento, cheque, etc.
Multidocumento
Representa cuando se crean varios documentos, cheques,
etc.
INSTRUMENTOS DE TESORERA
Conexin
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INSTRUMENTOS DE TESORERA
Grafica No. 3
Registro de Prstamos
Generales
Respaldo Legal
Destino
Proyeccin
Desembolsos
y
de
Proyeccin
de
Amortizaciones
e
Intereses