La Auditoria Gubernamental

Definicin
La Ley Orgnica de la Contralora General del Estado, determina que la auditora gubernamental
realizada por la Contralora General del Estado, consiste en un sistema integrado de asesora,
asistencia y prevencin de riesgos que incluye el examen y evaluacin crticos de las acciones y
obras de los administradores de los recursos pblicos. La auditora gubernamental no podr
modificar las resoluciones adoptadas por los funcionarios pblicos en el ejercicio de sus
atribuciones, facultades o competencias, cuando stas hubieran definido la situacin o puesto
trmino a los reclamos de los particulares, pero podr examinar la actuacin administrativa del
servidor de conformidad con la ley.
Por lo tanto, la auditora gubernamental constituye el examen objetivo, sistemtico, independiente,
constructivo y selectivo de evidencias, efectuadas a la gestin institucional en el manejo de los
recursos pblicos, con el objeto de determinar la razonabilidad de la informacin, el grado de
cumplimiento de los objetivos y metas as como respecto de la adquisicin, proteccin y empleo de
los recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, ecolgicos y de tiempo y, si estos,
fueron administrados con eficiencia, efectividad, economa, eficacia y transparencia.
Objetivos de la Auditora Gubernamental
La auditora gubernamental tiene como objetivo general bsico, examinar las actividades operativas,
administrativas, financieras y ecolgicas de un ente, de una unidad, de un programa o de una
actividad, para establecer el grado en que sus servidores cumplen con sus atribuciones y deberes,
administran y utilizan los recursos en forma eficiente, efectiva y eficaz, logran las metas y objetivos
propuestos; y, si la informacin que producen es oportuna, til, correcta, confa y adecuada.
Este objetivo general bsico puede ser proyectado para cada una de las modalidades o tipos de
auditora, en consecuencia para la auditora gubernamental se plantean los siguientes objetivos
especficos:
a. Evaluar la eficiencia, efectividad, economa y eficacia en el manejo de los recursos humanos,
materiales, financieros, tecnolgicos, ecolgicos y de tiempo.
Evaluar el cumplimiento de las metas y objetivos establecidos para la
Prestacin de servicios o la produccin de bienes, por los entes y
Organismos de la administracin pblica y de las entidades privadas, que controla la Contralora, e
identificar y de ser posible, cuantificar el impacto en la comunidad de las operaciones examinadas.
Dictaminar la razonabilidad de las cifras que constan en los estados de:
Situacin Financiera, Resultados, Ejecucin Presupuestaria, Flujo del
Efectivo y Ejecucin del Programa Peridico de Caja, de conformidad con los principios de
contabilidad generalmente aceptados, las normas ecuatorianas de contabilidad y, en general, la
normativa de contabilidad gubernamental vigente.
Ejercer con eficiencia el control sobre los ingresos y gastos pblicos.
Verificar el cumplimiento de las disposiciones constitucionales, legales, reglamentarias y normativas
aplicables en la ejecucin de las actividades desarrolladas por los entes pblicos y privados que
controla al Contralora
General del Estado.
Propiciar el desarrollo de sistemas de informacin, de los entes pblicos y privados que controla la
Contralora, como una herramienta para la toma de decisiones y para la ejecucin de la auditora.
Formular recomendaciones dirigidas a mejorar el control interno,contribuir al fortalecimiento de la
gestin institucional y promover sueficiencia operativa y de apoyo.
Caractersticas
La auditora gubernamental se caracteriza por ser:

1.
Objetiva, ya que el auditor revisa hechos reales sustentados en evidencias susceptibles de
comprobarse, siendo una condicin fundamental que el auditor sea independiente de esas
actividades.
2. Sistemtica, porque su realizacin es adecuadamente planificada y est sometida a las normas
profesionales y al cdigo de tica profesional.
3. Profesional, porque es ejecutada por auditores o contadores pblicos a nivel universitario o
equivalentes, o equipos multidisciplinarios segn la modalidad o tipo de auditora y examen especial,
que poseen capacidad, experiencia y conocimientos en el rea de auditora gubernamental, quienes
deben emitir un informe profesional dependiendo del tipo de auditora de la que se trate.
4. Selectiva, porque su ejecucin se basa en pruebas selectivas, tcnicamente sustentadas.
5. Imparcial, porque es ejecutada por auditores que actan con criterio
Imparcial y no tienen conflicto de intereses respecto de las actividades y personas objeto y sujeto de
examen.
6. Integral porque cubre la revisin de las actividades operativas, administrativas, financieras y
ecolgicas, incluye los resultados de la evaluacin del control interno, la legalidad de los actos
administrativos, actos normativos y actos contractuales.
7. Recurrente, porque el ejercicio de la auditora gubernamental se ejecuta en forma peridica
auditora independiente
Una auditora independiente es similar a una auditora interna y tiene el mismo protocolo: se rene el
equipo directivo o comit, se plantea el objetivo, alcance, los criterios de calificacin y un calendario
con las reas a auditar con fechas y horarios. El auditor realiza, entre otras cosas, todas las
actividades de planeacin de la auditora y define las tcnicas de recoleccin de evidencias, las
evala y realiza el reporte. Al final de la auditora se presentan los resultados para que la empresa
aplique las acciones necesarias para corregir las no conformidades.
En este caso la mecnica de las auditoras independientes fue la siguiente: para que el auditor
tuviera el contexto del sistema de gestin de seguridad fue necesario llevar a cabo una entrevista
con los representantes de los sistemas de gestin de calidad y de seguridad. As mismo, el auditor
realiz la planeacin y revis toda la documentacin del sistema de gestin de seguridad.
Seleccion adems las tcnicas para la recoleccin de evidencias: la observacin del personal, la
revisin de la documentacin y la aplicacin de entrevistas:

La observacin del personal consiste en analizar el desarrollo de sus funciones en el da a

da. La observacin arroja mucha informacin sobre lo que el personal hace o no hace
comnmente y refleja el nivel cultural adquirido en temas de seguridad de la informacin. Por
ejemplo, se estableci una poltica de escritorio limpio y al realizar un recorrido por las
instalaciones en diferentes horarios, se observaron escritorios desordenados con un claro
riesgo de acceso no autorizado a la informacin.

La revisin de la documentacin consisti inicialmente en la revisin de los documentos

propios del sistema de gestin:
o El manual del sistema de gestin de seguridad de la informacin.
o La metodologa de anlisis de riesgos.
o La seleccin de objetivos de control para el tratamiento de riesgos.

o La declaracin de aplicabilidad de objetivos de control (Statement of Applicability, SOA

por sus siglas en ingls).
o La aprobacin de la Alta Direccin de los riesgos residuales.
o El plan de tratamiento de riesgos (comnmente llamado PTR) y su implantacin.
o Los lineamientos de seguridad de la informacin.

Adems de los documentos arriba listados, tambin se revis la implantacin de controles

seleccionados, el tablero de control para la medicin de la efectividad del sistema, la
estrategia para la implantacin de programas de concienciacin y entrenamiento, as como
los documentos de revisiones peridicas para detectar oportunamente errores en la operacin
del sistema de gestin, y los lineamientos de mantenimiento y mejora. Finalmente, tambin se
revisaron los procedimientos que soportan al sistema de gestin, como por ejemplo:
o El control de documentos, que establece en los procedimientos las actividades
necesarias para la aprobacin, emisin, difusin, revisin y actualizacin de los
respectivos documentos, asegurando que los cambios y las revisiones son
identificados, as como la disponibilidad, integridad y distribucin controlada de los
mismos cuando es requerida.
o El control de registros, que marca que los registros son establecidos y mantenidos para
brindar evidencia de conformidad con los requerimientos y la efectiva operacin del
sistema de gestin, tomando en cuenta todo requerimiento legal o regulatorio u
obligacin contractual a la que est sujeto. Este control permite resguardarlos,
mantenerlos legibles, identificables, disponibles y recuperables. El almacenamiento,
proteccin, recuperacin, retencin y disposicin de registros se lleva a cabo de
acuerdo a los procedimientos.

Adicionalmente, al momento de la auditora, es posible solicitar a los auditados ms documentacin

de acuerdo al control auditado. Por ejemplo, varios documentos solicitados fueron: la lista del
personal que ya no perteneca a la empresa desde hace tres meses y la documentacin de salida de
alguno de ellos. Con esta informacin se realiz un cruce validando en los sistemas que dicho
usuario no siguiera dado de alta y no tuviera acceso a los sistemas ni a las reas seguras.
Por ltimo se revisaron los reportes de las auditoras internas anteriores y las acciones correctivas y
preventivas que se desprendieron de dichos ejercicios.

Para la recoleccin de informacin por medio de entrevistas se aplic un cuestionario a una

muestra de 10% del personal. Se estructuraron las preguntas asegurndonos que fueran
consistentes y se determin el tiempo que tomara responderlas. Tambin se consider
tiempo extra para discutir algn punto interesante que surgiera y para hacer preguntas
adicionales de acuerdo a las respuestas del auditado.

Auditoria interna

LA AUDITORA INTERNA

La auditora interna en un control de direccin que tienen por objeto la medida y evaluacin de
la eficacia de otros controles. Surge con posterioridad a la auditora externa, ante la
necesidad de mantener un control permanente y ms eficaz dentro de la empresa y la
necesidad de hacer ms rpida y eficaz la funcin del auditor externo.
La auditora interna clsica se ha venido ocupando del sistema de control interno, es decir, del
conjunto de medidas, polticas y procedimientos establecidos en las empresas para proteger
el activo, minimizar las posibilidades de fraude, incrementar la eficacia operativa y optimizar la
calidad de la informacin econmico-financiera.
Este sistema se ha centrado en el terreno administrativo, contable y financiero. La auditora
interna se pone de manifiesto en una empresa a medida que sta aumenta en volumen y se
hace imposible el control directo de las operaciones por parte de la direccin.
El objetivo principal es ayudar a la direccin en el cumplimiento de sus funciones y
responsabilidades, proporcionndole anlisis objetivos, evaluaciones, recomendaciones y
todo tipo de comentarios pertinentes sobre las operaciones examinadas. Este objetivo se
cumple a travs de otros ms especficos: Dirigir las investigaciones siguiendo un programa
redactado de acuerdo con las polticas y los procedimientos establecidos y encaminado al
cumplimiento de los siguientes puntos:
- Averiguar el grado en que se estn cumplimiento las instrucciones, planes y procedimientos
emanados de la direccin.
- Revisar y evaluar la estabilidad, suficiencia y aplicacin de los controles operativos,
contables y financieros.
- Determinar y todos los bienes del activo estn registrados y protegidos.
- Verificar y evaluar la veracidad de la informacin contable y otros datos producidos en la
organizacin.
- Realizar investigaciones especiales solicitadas por la direccin.
- Preparar informes de auditora acerca de las irregularidades que pudiesen encontrarse como
resultados de las investigaciones, expresando igualmente las recomendaciones que se
juzguen adecuadas.
- Vigilar el cumplimiento de las recomendaciones contenidas en los informes emitidos con
anterioridad.
Clases de control interno.
El crecimiento de la actividad econmica y la ampliacin del volumen de negocio ha permitido
el establecimiento de grandes empresas, originando una gran complejidad en la organizacin
y administracin de las mismas, as como el distanciamiento de la direccin empresarial en el
control cotidiano de las operaciones.
Debido a ello, la actividad de la direccin de una empresa, como responsable frente a
terceros (accionistas, intermediarios financieros, proveedores, etc.) de la adecuada gestin de
sus intereses, est expuesta al riesgo de que se produzcan no slo incumplimientos o
deformaciones en la puesta en marcha de los sistemas de funcionamiento e informacin, sino
tambin a una comprensin no oportuna o equivocada de sus decisiones.
Una forma de que la direccin disponga de un margen razonable de seguridad de que esto no
ocurra o, por lo menos, de minimizar este riesgo consiste en que la empresa disponga de un
eficaz sistema de control interno.
Comprende el plan de organizacin y el conjunto de mtodos y procedimientos que aseguren
que los activos estn debidamente protegidos y que 1os registros contables son fiables, que
la actividad de la entidad se desarrolla eficazmente y que se cumplen segn las directrices
marcadas por la direccin.

En lo que afecta a los elementos bsicos de un sistema de control interno, el proceso bsico
de control incluye los siguientes elementos:
a) Un plan de organizacin que proporcione una adecuada separacin de responsabilidades
funcionales
b) Un sistema de autorizacin y procedimientos de registro adecuados para proporcionar un
control contable razonable sobre los activos, pasivos, gastos e ingresos.
c) Procedimientos adecuados a seguir en la ejecucin de deberes y funciones en cada uno de
los departamentos gerenciales.
d) Personal en cantidad y calidad suficiente para afrontar las necesidades de la empresa.
- Objetivos del control interno
Entre los ms relecantes podemos indicar los siguientes:
a) Que las operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones especficas o generales de
la direccin.
b) Que todas las transacciones se registren sin tardanza, por su importe correcto, en las
cuentas adecuadas y en el perodo contable en que tienen lugar.
c) Que el acceso a los activos se permita slo con la autorizacin de la direccin.
d) Que las cifras contables de los activos se comparen con las existentes con una
periodicidad razonable, y que se tomen las medidas adecuadas en relacin con las
diferencias que puedan presentarse.
Los procedimientos para alcanzar estos objetivos pueden incluir la comprobacin de la
exactitud aritmtica de los registros, la realizacin de conciliaciones, punteos, control de
cuentas y balances de comprobacin, aprobacin y control de documentos; comprobacin
con fuentes externas de informacin, etc. Se dividen en controles administrativo y controles
contables:
- Los controles administrativos
Comprenden el plan de organizacin y todos los mtodos y procedimientos que estn
relacionados con la eficiencia de las operaciones, con el cumplimiento de las normas internas
y con el proceso de toma de decisiones.
- Los controles contables
Comprenden los sistemas de organizacin y todos los procedimientos que de alguna forma
tienen que ver con la proteccin del patrimonio empresarial y la fiabilidad de los datos
contables y que tienen como cometido asegurar que se cumplen los objetivos del sistema de
control interno.
El auditor debe centrar su trabajo en los controles contables, por las repercusiones que stos
tienen en la preparacin de los informes financieros, pero si el auditor cree que ciertos
controles administrativos pueden tener importancia respecto a las cuentas anuales, debe
efectuar su revisin y evaluacin.
- Estudio y evaluacin del control interno
Una forma de que el auditor obtenga informacin acerca del funcionamiento del control
interno de la empresa ser la indagacin, la observacin, la revisin de los manuales de
contabilidad y de procedimiento e instrucciones internas, as como conversaciones con los
ejecutivos responsables de ciertas reas de la organizacin. As mismo, debe estudiar y
evaluar los controles internos existentes, como base de confianza en los mismos y para
determinar el alcance de las pruebas de auditora a realizar.
Para documentar adecuadamente el mtodo de evaluacin del sistema de control interno de
la empresa, el auditor puede utilizar ciertos medios que le pueden servir como constancia de
haber efectuado tal evaluacin. Los medios mas utilizados son:

- El sistema descriptivo
Este mtodo se basa en la determinacin detallada de las caractersticas del sistema que se
est evaluando. Se describen procedimientos, registros, formularios, archivos, empleados y
departamentos que intervienen en el sistema
Este mtodo presenta algn inconveniente, dado que muchas personas no tienen habilidad
para expresar sus ideas por escrito, en forma clara, concisa y sinttica, originando que
algunas debilidades en el control no queden expresadas en la descripcin. Puede ser un
mtodo a emplear en empresas de pequeo tamao, donde no existen grandes
complejidades en el control
- Diagramas de flujos
El auditor puede optar por describir los procedimientos y las tcnicas en forma narrativa, pero
en la mayora de los casos, su labor se ve simplificada por el uso de grficos de movimiento
de transacciones; es decir, por flujogramas.
Los flujogramas permiten representar grficamente el encadenamiento de las operaciones
administrativas y contables, precisando qu documentos bsicos se utilizan, de qu servicios
emanan y quines son los que los realizan. Permite registrar el flujo de informacin desde una
fuente original de entrada, a travs de una serie de etapas de procesamiento, hasta alguna
condicin de salida o un informe para la direccin. Tambin, a travs del diagrama de flujos,
es posible mostrar la separacin de deberes, autorizaciones, aprobaciones y verificaciones
internas que tienen lugar dentro del sistema.
- Los cuestionarios
Es uno de los mtodos ms extendidos, el cual se basa en una encuesta sistemtica
presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos bsicos del sistema, y en la que
una respuesta negativa evidencia una ausencia de control. Este mtodo ayuda a asegurar
que todos los puntos bsicos del control sean considerados. Pero, tiene el inconveniente de
que las preguntas, al ser modelos estndares, resultan rgidas, restrictivas y a menudo,
precisan un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visin clara
del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces. Esto no permite distinguir entre las
deficiencias importantes y las de escasa relevancia.
Desde la visin del estudio y evaluacin del sistema de control interno, precisar que en la
intervencin del auditor en una empresa, y como cuestin previa a la ejecucin de la
auditora, uno de los puntos de mayor importancia es el estudio y la valoracin del sistema de
control interno con que cuenta la empresa.
El control interno se puede definir como el plan organizativo y el conjunto de mtodos y
procedimientos adoptados por la direccin para asegurar, en la medida de lo posible, el
adecuado y eficaz desarrollo de su actividad, incluido el cumplimiento de las polticas
gerenciales, la custodia de los activos, la prevencin y la deteccin de fraudes y errores, la
precisin e integridad de los registros contables y la oportuna preparacin.
La importancia de este control interno est en el hecho de que el auditor, en las empresas de
gran tamao, no puede llevar a cabo una verificacin completa y exhaustiva de todos los
documentos y operaciones que se han obtenido a travs de frmulas de muestreo y
estadstica, que le permitan formarse un juicio.
La credibilidad que puede dar un buen sistema de control interno sobre las operaciones y su
correspondiente forma de anotacin contable puede ser para l una garanta en el desarrollo
de su funcin, contribuyendo a simplificarla.

Auditoria externa

La auditora externa consiste en que una empresa ajena supervise los estados financieros de la
empresa cumplen las leyes o normas especficas. Los usuarios de la informacin financiera de estas
entidades son inversores, agencias gubernamentales y el pblico en general.
La forma de designacin, las calificaciones y el formato de presentacin de informes por parte de la
auditora externa son definidos por la ley, y varan de acuerdo a la jurisdiccin de los diferentes
pases. Los auditores externos deben ser miembros de uno de los rganos profesionales de
contabilidad reconocidos del pas y normalmente presentan sus informes a los accionistas de una
sociedad annima.
Para las empresas pblicas que cotizan en bolsas de valores las autoridades imponen estrictos
requisitos en la evaluacin de los controles internos y la informacin financiera por parte de los
auditores externos.
Por tanto los auditores externos deben supervisar la informacin financiera de la empresa y emitir un
informe donde justifiquen si esa informacin financiera es correcta o existen salvedades o
diferencias entre la informacin que suministra la empresa en sus estados financieros y la que ellos
creen que debera existir.