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MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS

PLANTA FISICA

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1

MANUAL DE PROCESOS Y
PROCEDIMIENTOS
PLANTA FISICA

NOMBRE: LILIANA VERIA ROJAS

NOMBRE: SARA TERESA SANDOVAL G.

NOMBRE: ERIC DE WASSEIGE

CARGO: DIRECTOR PLANTA FSICA

CARGO: COORDINADOR DE CALIDAD

CARGO: VICERRECTOR ADMINISTRATIVO

FECHA: 02/07/2013

FECHA: 02/07/2013

FECHA: 02/07/2013

ELABORO

REVISO

APROBO

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INDICE GENERAL

1. GENERALIDADES
1.1. Introduccin
1.2. Objetivos del manual
1.3. Alcance del manual
2. PROCEDIMIENTOS DE PLANTA FISICA
2.1. PLANIFICACION ESPACIAL
2.1.1. ORGANIZACIN Y DISTRIBUCION ESPACIAL
2.1.1.1. Desarrollo de las actividades
2.1.1.2. Flujograma
2.1.2. ASIGNACION DE ESPACIOS (AULAS)
2.1.2.1. Desarrollo de las actividades
2.1.2.2. Flujograma
2.2. DESARROLLO DE PROYECTOS OBRAS DE EJECUCION Y REMODELACION
2.2.1. OBRA CIVIL EJECUTADA POR PERSONAL INTERNO
2.2.1.1. Desarrollo de las actividades
2.2.1.2. Flujograma
2.2.2. ADQUISICION DE MOBILIARIO Y/O CONTRATACION DE OBRA CIVIL
2.2.2.1. Desarrollo de las actividades
2.2.2.2. Flujograma
2.3. MANTENIMIENTO INFRAESTRUCTURA FISICA
2.3.1. MANTENIMIENTO PREVENTIVO
2.3.1.1. Desarrollo de las actividades
2.3.1.2. Flujograma
2.3.2. MANTENIMIENTO CORRECTIVO
2.3.2.1. Desarrollo de las actividades
2.3.2.2. Flujograma
2.3.3. MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA Y ORDEN
2.3.3.1. Desarrollo de las actividades
2.3.3.2. Flujograma

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2.3.4. SERVICIO DE CAFETERIA

2.3.5. BRIGADAS
2.3.6. CONTROL DE INVENTARIOS
2.3.6.1. Desarrollo de las actividades
2.3.6.2. Flujograma
2.4. ACTIVIDADES DE APOYO
2.4.1. EVENTOS
2.4.1.1. Desarrollo de las actividades
2.4.1.2. Flujograma
2.4.2. JORNADAS ESPECIALES
2.4.2.1. Desarrollo de las actividades
2.4.2.2. Flujograma
3. DEFINICIONES
4. DOCUMENTOS RELACIONADOS
5. REGISTROS
6. CONTROL DE CAMBIOS

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1. GENERALIDADES
1.1 INTRODUCCION
El Departamento de Planta Fsica tiene como finalidad desarrollar, consolidar, mantener y conservar la infraestructura
fsico espacial de la Universidad La Gran Colombia sede Bogot, bajo la normativa y legislacin patrimonial, distrital y
nacional existente, a travs de planes y programas que estn orientados a promover la administracin eficiente de los
recursos, mediante el diseo y la construccin de nuevas estructuras para el desarrollo de funciones acadmicas y
administrativas y el conjunto de acciones orientadas al mejoramiento progresivo de la infraestructura hasta alcanzar los
niveles ptimos de confort requeridos para el normal funcionamiento de la universidad.
Para ello trabaja en cuatro escenarios de intervencin : PLANIFICACIN - GESTION - COORDINACIN Y
SUPERVISIN que representan el que hacer del departamento a travs de cuatro procesos coordinados : PLANIFICACIN
ESPACIAL DESARROLLO DE PROYECTOS - MANTENIMIENTO Y ATENCIN DE EVENTOS.

Escenarios de Intervencin

Procesos del Departamento de Planta

Fsica con las secciones de Servicios
Generales y Aseo y Mantenimiento

1.2 OBJETIVO DEL MANUAL

Establecer los servicios y recursos de infraestructura fsica, necesarios para el buen desempeo de las actividades propias de
cada una de las unidades acadmicas y administrativas de la Universidad La Gran Colombia.
1.3 ALCANCE MANUAL
Establece los procesos y procedimientos de servicio, mantenimiento y atencin de la infraestructura fsica de la Universidad
La Gran Colombia en la sede de Bogot.

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PLANTA FISICA

2.
2.1

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1

PROCEDIMIENTO PLANTA FISICA

PLANIFICACION ESPACIAL

2.1.1. ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN ESPACIAL

El Departamento planifica, coordina, gestiona y optimiza el uso de la infraestructura fsica de la institucin, de manera que la
comunidad universitaria desarrolle sus actividades acadmicas y extra acadmicas en un ambiente agradable, seguro, limpio y
armnico.
2.1.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1
2

4
5

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Direccin
Departamento de
Planta fsica
Vicerrectora
Administrativa

REPORTE DE NECESIDADES:
Por necesidad o solicitud planea la distribucin de espacios para actividades acadmicas y administrativas.
Reporta en reuniones semanales a Vicerrectora administrativa para aprobacin Acta Ejecutiva.
APROBACIN DE DISTRIBUCIN ESPACIAL:
Aprueba o niega la asignacin o cambios planteados por la direccin de planta fsica.
COORDINACIN DE ADECUACIN:
Si es aprobada la asignacin de espacios, la direccin de Planta Fsica coordina con las secciones de Servicios
Generales y Mantenimiento y Aseo, la ejecucin de obras de adecuacin y aseo general
CONTRATACIN EXTERNA:
Gestiona la contratacin externa si se requiere
Proceso de Planta
NOTIFICACIN DE ADECUACIONES:
Fsica
Notifica a la dependencia o dependencias involucradas mediante visita al sitio y programa traslado y adecuacin
de mobiliario.
ADECUACIN PUNTOS DE RED Y AUDIOVISUAL:
Coordina con el Departamento de Sistemas y con Medios Audiovisuales la adecuacin de puntos de red y la
instalacin de equipos audiovisuales.
Servicios Generales EJECUCIN DE ADECUACIONES:
Mantenimiento y Aseo Ejecutan la actividad requerida de acuerdo a los parmetros establecidos.
ACTA DE ENTREGA:
Planta Fsica
Levanta Acta de entrega y reporta entrega del espacio al Vicerrector Administrativo
Vicerrector
ENTREGA DE ESPACIO LOCATIVO:
Administrativo
Hace entrega a la dependencia solicitante mediante acta de entrega y visita al sitio.
Directora de Planta
Fsica
RECIBO A SATISFACCIN:
Dependencia - usuario
Recibe a satisfaccin el espacio firmando el acta respectiva.

2.1.1.2. FLUJOGRAMA
VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA

PLANTA FSICA

UNIDAD / DEPENDENCIA

INICIO

SOLICITUD DE
ESPACIOS
LOCATIVOS

REPORTE DE
NECESIDADES

APROBACIN DE
DISTRIBUCIN
ESPACIAL

COORDINACIN
DE ADECUACIN

CONTRATACIN
EXTERNA

NO

SI

NOTIFICACIN DE
ADECUACIONES

ADECUACIN
PUNTOS DE RED Y
AUDIOVISUAL

EJECUCIN DE
ADECUACIONES

ACTA DE
ENTREGA

ENTREGA DE
ESPACIO
LOCATIVO

RECIBO A
SATISFACCIN

FIN

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2.1.2.

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ASIGNACIN DE ESPACIOS (AULAS)

Semestralmente la Direccin de Planta fsica revisa y asigna las aulas de clase para cada facultad de acuerdo a los
requerimientos y disposiciones institucionales.

2.1.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE
1
2

4
5

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Direccin
Departamento de
Planta fsica
Vicerrectora
Administrativa

ORGANIZACIN Y DISTRIBUCIN DE AULAS:

Organiza y distribuye las aulas segn necesidades del servicio, bajo los parmetros establecidos por las
vicerrectoras.
APROBACIN:
Avala la distribucin de aulas e informa a la Vicerrectora Acadmica.
PREPARACIN DE AULA:
En coordinacin con Servicios Generales suministra y adecua el espacio y el mobiliario segn la capacidad del
Proceso de Planta
aula.
Fsica
En coordinacin con Medios Audiovisuales y el Departamento de Sistemas si es el caso, se hacen las
adecuaciones necesarias para el uso adecuado del espacio.
Servicios Generales ADECUACIN DE AULA:
Mantenimiento y Aseo Ejecutan la actividad requerida de acuerdo a las instrucciones dadas.
ACTA DE ENTREGA:
Planta Fsica
Levanta Acta de entrega y reporta entrega del espacio al Vicerrector Administrativo
Vicerrector
ENTREGA DE AULA:
Administrativo
Hace entrega a la dependencia solicitante mediante acta de entrega y visita al sitio.
Directora de Planta
Fsica
RECIBO A SATISFACCIN:
Dependencia - usuario
Recibe a satisfaccin el espacio firmando el acta respectiva.

2.1.2.2 FLUJOGRAMA
PLANTA FSICA

VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA

UNIDAD / DEPENDENCIA

INICIO

ORGANIZACIN Y
DISTRIBUCIN DE
AULAS

SOLICITUD DE
AULAS

APROBACIN
DE AULAS

PREPARACIN DE
AULA

NO

SI

ADECUACIN DE
AULA

ACTA DE
ENTREGA

ENTREGA DE
ESPACIO
LOCATIVO

RECIBO A
SATISFACCIN

FIN

2.2. DESARROLLO DE PROYECTOS OBRAS DE ADECUACIN Y REMODELACION

2.2.1.

OBRA CIVIL EJECUTADA POR PERSONAL INTERNO

El Departamento de Planta Fsica establece de acuerdo a su cronograma anual de Mantenimiento que obra civil puede ser
ejecutada por personal de planta de la Universidad segn sus reas de desempeo.

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2.2.1.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:
No. RESPONSABLE
1

Usuario

Vicerrectora
Administrativa

Direccin de Planta
Fsica

Vicerrector
Administrativo

Director de Planta
Fsica

Direccin de Planta
Fsica

Jefe de Servicios
Generales

Compras y
Suministros

Proceso de Planta
Fsica

10

Dependencia
solicitante.

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DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

SOLICITUD JUSTIFICADA:
Genera la solicitud justificada bajo una comunicacin dirigida a la vicerrectora administrativa
DIRECCIN DE SOLICITUDES:
Direcciona a la dependencia de Planta Fsica las solicitudes bajo parmetros de prioridad.
VERIFICA VIABILIDAD Y PRIORIDAD:
Verifica viabilidad y prioridad de los requerimientos, planea, realiza y presupuesta el cronograma anual, en
coordinacin con la seccin de Servicios Generales y Mantenimiento y Aseo.
Reporta en reunin semanal a la Vicerrectora Administrativa para asignacin presupuestal y aprobacin. acta
ejecutiva.
CONCEPTO:
Emite concepto favorable o desfavorable
PLANIFICACIN DE ACUERDO A CONCEPTO:
Desfavorable: se informa a la dependencia que solicita la remodelacin, la decisin de no autorizacin.
Favorable: se programa dentro del calendario anual de mantenimiento la ejecucin de la solicitud
COORDINACIN DE OBRAS:
En coordinacin con las dos secciones define obras que se realizan con personal interno y obras que debern ser
ejecutadas por contratistas externos.
EJECUCIN DE ACTIVIDADES:
Para las obras de ejecucin interna solicita con antelacin los materiales e insumos necesarios (pedido de
compra o pedido de entrega de material a almacn) y realiza la programacin de personal.
GESTIN DE COMPRAS:
Realiza la adquisicin o entrega de insumos
SEGUIMIENTO A OBRA:
Verifica y controla la ejecucin de obras y mantenimiento segn cronograma, realiza la interventora y levanta
acta de entrega y registro fotogrfico.
RECIBO A SATISFACCIN:
Recibe a Satisfaccin firmando el acta respectiva

2.2.1.2. FLUJOGRAMA:
UNIDAD /
DEPENDENCIA

VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA

PLANTA FSICA

DIRECCIN DE
SOLICITUDES

VERIFICA
VIABILIDAD Y
PRIORIDAD

COMPRAS Y
SUMINISTROS

INICIO

SOLICITUD DE
AULAS

NO

CONCEPTO
FINAL

NO

PLANIFICACIN
DE ACUERDO A
CONCEPTO

COORDINACIN
DE OBRAS

EJECUCIN DE
ACTIVIDADES

SEGUIMIENTO
A OBRA

RECIBO A
SATISFACCIN

FIN

GESTIN DE
COMPRAS

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2.2.2.

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1

ADQUISICION DE MOBILIARIO Y/O CONTRATACION DE OBRA CIVIL

El Departamento de Planta Fsica gestiona la contratacin de mobiliario y/o las obras civiles, que requieran las
dependencias de la Universidad.

2.2.2.1. DESARROLLO DE ACTIVIDADES:

No.
1
2
3

RESPONSABLE

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

Usuario

SOLICITUD DE OBRA CIVIL:

Realiza la solicitud de obra civil y/o mobiliario de acuerdo a la necesidad bajo memorando firmado por el
Director de Dependencia o Decano de Facultad.

Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica

Proceso de Planta
Fsica

Proceso de Planta
Fsica

Proceso de Planta
Fsica

Proceso de Compras y
Suministros

Proveedores

Proceso de Planta
Fsica

10

Proveedores

11

Proceso de Planta
Fsica

12

Proveedores

13

Proceso de Planta
Fsica

14

Presupuesto

15

Proceso de Planta
Fsica

16

Departamento de
Compras

17
18

Proceso de Planta
Fsica
Proceso de Planta
Fsica

16

Proceso de Compras y
Suministros

17

Proveedores

18

Proveedores

19

Proceso de Planta
Fsica

VERIFICACIN DE SOLICITUD DE OBRA CIVIL:

Verifica si la necesidad es viable, y si es o no prioritaria.
VIABILIDAD:
Si no es viable y/o prioritaria se informa a la Dependencia o Facultad solicitante y se plantean otras opciones.
VERIFICACIN DE CRONOGRAMA Y PRESUPUESTO:
Si es viable y/o prioritaria se consulta el cronograma de actividades y el presupuesto para la Dependencia o
Facultad.
PROCESO DE CONTRATACIN:
Procede a la contratacin de obra civil y/o compra de mobiliario.
CITACIN DE PROVEEDORES:
Enva correo electrnico a compras@ugc.edu.co, solicitando citacin a proveedores; especificando lugar, fecha,
hora, objetivo y quien atiende la visita
GESTIN DE COMPRAS:
Enva correo a los proveedores realizando la correspondiente citacin de proveedores.
VISITA TCNICA:
Llegan al Departamento de Compras, firman listado de asistencia y proceden a realizar el recorrido con la
persona que atiende la visita.
DESCRIPCIN DE NECESIDADES:
Da las instrucciones al proveedor y as se define y consolida la obra civil o el producto a cotizar de acuerdo a las
sugerencias del proveedor. Se establece la fecha lmite para que enven los diseos y/o cotizaciones al correo del
Departamento de Planta Fsica
REALIZACIN DE DISEOS:
Enva diseos al correo del Dpto. de Planta Fsica.
APROBACIN DE DISEOS:
Revisan los diseos y seleccionan el que cumple con todas las especificaciones requeridas, con el fin de enviarlo
por correo a todos los proveedores que enviaron diseo.
EMITIR COTIZACIN:
Enva cotizacin a Departamento de Planta Fsica con copia al Departamento de Compras de acuerdo al diseo
enviado previamente.
COMPARATIVO DE COTIZACIONES:
Realiza cuadro comparativo de las cotizaciones que cumplieron con las especificaciones, luego procede a llevarlo
a la seccin de presupuesto junto con las respectivas cotizaciones con el fin de conocer la partida presupuestal
que se tiene para llevar a cabo dicho proyecto
VALIDACIN DE PRESUPUESTO:
Realiza trmite correspondiente y devuelve el respectivo cuadro y sus cotizaciones con el sello donde se indica el
presupuesto.
REMISIN DE DOCUMENTOS DE COTIZACIN:
Entrega al Dpto. de Compras el cuadro comparativo con la correspondiente partida presupuestal.
GESTIN DE APROBACIN:
Solicita V B del autorizador de gasto de acuerdo al literal 2.1 del Departamento de Compras y luego se sube a
los archivos compartidos o se enva por correo al Departamento de Planta Fsica.
EMISIN DE ORDEN DE TRABAJO:
Realiza la orden de trabajo y luego procede a realizar la solicitud de pedido.
SOLICITUD DE ANTICIPO:
Si el proveedor requiere anticipo, se realiza memorando para solicitarlo al Departamento de Compras
TRAMITE DE ANTICIPO:
Recibe documentos para:
ANTICIPO: Memorando, Solicitud de pedido y
Orden de trabajo.
PAGO
100% contra entrega: memorando, Solicitud de pedido, Orden de trabajo, factura o cuenta de cobro.
EJECUCIN DE OBRA CIVIL:
Empieza a realiza el trabajo o el producto bajo la interventora del Director del Dpto. de Planta Fsica.
ENREGA DE OBRA:
Entrega el trabajo o el producto al Departamento de Planta Fsica.
REGISTRO FOTOGRFICO:
Toma registro fotogrfico de los trabajos realizados.

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PLANTA FISICA
20

Proceso de Planta
Fsica

21

Departamento de
Compras

22

Proceso de Planta
Fsica

23

Usuario

VICERRECTORA
ADMINISTRATIVA

PLANTA FSICA

COMPRAS Y
SUMINISTROS

PROVEEDOR

GESTIN DE
COMPRAS

VISITA TCNICA

PRESUPUESTO

INICIO

SOLICITUD
DE OBRA
CIVIL

VERIFICACIN
DE SOLICITUD
DE OBRA CIVIL

NO

VIABILIDAD

VERIFICACIN DE
CRONOGRAMA Y
PRESUPUESTO

PROCESO DE
CONTRATACIN

CITACIN DE
PROVEEDORES

DESCRIPCIN DE
NECESIDADES

REALIZACIN DE
DISEOS

APROBACIN DE
DISEOS

EMITIR
COTIZACIN
COMPARATIVO
DE
COTIZACIONES
VALIDACIN DE
PRESUPUESTO
REMISIN DE
DOCUMENTOS DE
COTIZACIN

GESTIN DE
APROBACIN
EMISIN DE
ORDEN DE
TRABAJO

SOLICITUD DE
ANTICIPO

TRAMITE DE
ANTICIPO

EJECUCIN DE
OBRA CIVIL

ENREGA DE OBRA

REGISTRO
FOTOGRFICO

MEMORANDO DE
ACTA FINAL

RECIBO A
SATISFACCIN

FIN

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1

MEMORANDO DE ACTA FINAL:

Realiza memorando de Acta Final de Entrega para ser firmada por el Director de Planta Fsica y el Proveedor.
ENTRADA DE ACTIVO FIJO:
Realiza la entrada y salida de almacn con los respectivos soportes y enva al Departamento de Compras los
soportes para pago o legalizacin segn corresponda.
INFORME DE SEGUIMIENTO:
Informa a la Vicerrectora Administrativa el avance de las obras realizadas y hace entrega de los trabajos a la
Dependencia o Facultad con memorando de Acta de Entrega.
RECIBO A SATISFACCIN:
Recibe a satisfaccin los trabajos realizados.

2.2.2.2. FLUJOGRAMA:
UNIDAD /
DEPENDENCIA

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INFORME DE
SEGUIMIENTO

ENTRADA DE
ACTIVO FIJO

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1

2.3. PROCEDIMIENTO DE MANTENIMIENTO DE INFRAESTRUCTURA FISICA:

2.3.1

MANTENIMIENTO PREVENTIVO:
Tiene como finalidad el buen funcionamiento bajo actividades programadas de inspeccin que debe llevarse en forma
peridica en base en un plan establecido por la direccin de planta fsica. El propsito es corregir y mantener las
instalaciones en funcionamiento con eficiencia y calidad ptimas.
-

Mantenimiento General de Planta fsica

Pintura en general por dependencias
Soldadura y ornamentacin
Carpintera y ebanistera
Jardinera y poda de vegetacin
Plomera y fontanera
Sistema elctrico revisin de subestaciones, tableros elctricos instalaciones elctricas, iluminacin etc.
Velar por el buen funcionamiento del sistema telefnico.

El mantenimiento preventivo que realiza el proceso de planta fsica se establece en el cronograma de mantenimiento
anual.

2.3.1.1

DESARROLLO DE ACTIVIDADES
No. RESPONSABLE
1

Director de Planta
Fsica

Jefe de Servicios
Generales

Proceso de Compras y
Suministros

Proceso de Planta
Fsica

Director de Planta
Fsica

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

PROGRAMACIN DE MANTENIMIENTO PREVENTIVO:

Programacin de mantenimiento preventivo por dependencias (Cronograma anual)
PLANEACIN Y EJECUCIN DE CRONOGRAMA:
Recibe, Planea y ejecuta diariamente las actividades de mantenimiento segn cronograma anual y de las
solicitudes de atencin prioritaria, gestiona material, herramienta y equipo necesarios.
GESTIN DE COMPRAS:
Proceso de Compras y suministro.
ENTREGA DE TRABAJOS EJECUTADOS:
En coordinacin con la seccin de Servicios Generales y la seccin de Mantenimiento e Higiene hace entrega a
las diferentes dependencias de los trabajos ejecutados mediante acta de entrega.
VERIFICACIN Y SEGUIMIENTO AL CRONOGRAMA DE MANTENIMIENTO:
Verificacin del cumplimiento del cronograma de mantenimiento, programa, gestiona y ejecuta la contratacin
externa y pedidos de mobiliario.

2.3.1.2 FLUJOGRAMA:
PLANTA FSICA

COMPRAS Y SUMINISTROS

INICIO

PROGRAMACIN
DE
MANTENIMIENTO
PREVENTIVO

GESTIN DE
COMPRAS

ENTREGA DE
TRABAJOS
EJECUTADOS

VERIFICACIN Y
SEGUIMIENTO AL
CRONOGRAMA
DE
MANTENIMIENTO

FIN

GESTIN DE
COMPRAS

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2.3.2.

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No. REV
1

MANTENIMIENTO CORRECTIVO
Es el mantenimiento que requiere ser corregidos en plazo breve, y que tiene como fin corregir las fallas que no afecten el
normal funcionamiento de los espacios y de sus instalaciones.
-

Mantenimiento especifico por espacios

Pintura por reas
Carpintera
Plomera y fontanera
Sistema elctrico revisin de tableros elctricos, instalaciones elctricas, iluminacin etc.
Revisin constante de sistema telefnico.
Cerrajera
Vidriera

2.3.2.1 DESARROLLO DE ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE
1

Jefe de Servicios
Generales

Funcionario asignado

rea solicitante

Funcionario asignado

Jefe de Servicios
Generales

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

COORDINAR ACTIVIDADES DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:

Recibe, Planear y ejecutar diariamente las actividades de mantenimiento correctivo segn solicitud escrita
mediante correo institucional y de las solicitudes de atencin prioritaria, gestiona material, herramienta y
equipo necesarios.
EJECUCIN MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Recibe indicaciones y acude al rea solicitante, verifica el problema, determina materiales, si cuenta con
materiales lo realiza, si no gestiona el suministro de los mismos.
VERIFICACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Verificacin del trabajo y firma de conformidad.
CULMINACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Recibe el formato debidamente firmado e informa al Jefe de Servicios Generales sobre la culminacin del
servicio
APROBACIN DE MANTENIMIENTO CORRECTIVO:
Verifica y aprueba el servicio de mantenimiento correctivo y da fin al trmite.

2.3.2.2 FLUJOGRAMA:
UNIDAD - DEPENDENCIA

SERVICIOS GENERALES

INICIO

SOLICITUD DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

CORREO INSTITUCIONAL

COORDINAR
ACTIVIDADES DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

EJECUCIN
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

VERIFICACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

FIRMA DE
ACEPTACIN

CULMINACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

APROBACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

FIN

2.3.3.

MANTENIMIENTO DE LIMPIEZA Y ORDEN

La finalidad de este proceso es mantener en buenas condiciones de orden y aseo cada una de las reas de la Universidad,
bajo la operacin del personal capacitado, contando con elementos de aseo y cafetera ptimos y utilizando equipos
idneos que contribuyan a la conservacin y embellecimiento de las instalaciones.

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No. REV
1

2.3.3.1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1.

Planta Fsica

2.

Jefe de Aseo y
Mantenimiento

3.

Supervisora

4.

Personal Femenino

5.

Jefe de Aseo y
Mantenimiento
Supervisora

PROGRAMACIN DE LIMPIEZA Y ORDEN:

En todas las dependencias y facultades se requiere la limpieza a diario.
COORDINACIN DE PERSONAL:
Asignacin de personal, horarios y funciones al personal femenino, teniendo en cuenta la necesidad en cada una de
las dependencias y facultades.
ASGINACIN DE ELEMENTOS Y SUPERVISIN DE LABORES:
Asigna elementos de aseo al personal femenino y supervisa la labor que realiza cada una de las seoras.
EJECUCIN DE ACTIVIDADES:
Cada una de las seoras ejecuta las actividades de aseo en las reas correspondientes.
VERIFICACIN DE ACTIVIDADES:
Verifica la asistencia y gestin de cada una de las seoras segn corresponda el rea.

2.3.3.2. FLUJOGRAMA
ASEO Y MANTENIMIENTO

INICIO

PROGRAMACIN
DE LIMPIEZA Y
ORDEN

COORDINACIN
DE PERSONAL

ASGINACIN DE
ELEMENTOS Y
SUPERVISIN DE
LABORES

EJECUCIN DE
ACTIVIDADES

APROBACIN DE
MANTENIMIENTO
CORRECTIVO

VERIFICACIN DE
ACTIVIDADES

FIN

2.3.4.

SERVICIO DE CAFETERIA
El personal femenino prestar el servicio de cafetera en cada una de las reas y en los horarios establecidos, de igual
manera estar atento para la atencin de reuniones cuando haya lugar; para ello, el personal femenino debe tener presente
los siguientes aspectos.
a)
b)
c)
d)
e)

2.3.5.

En todas las dependencias y facultades se requiere del servicio de cafetera.

El personal asignado en cada una de las dependencias deber prestar el servicio de cafetera.
Mensualmente al personal femenino se le har entrega de los elementos de cafetera.
Cada una de las seoras ejecuta las actividades de cafetera en las reas asignadas.
Verifica que las personas de las diferentes reas sean atendidas y cuenten con los suministros necesarios.

BRIGADAS
Con el nimo de mantener en ptimas condiciones de aseo y orden las instalaciones de la universidad se organizan
brigadas de aseo, como jornadas semanales, lavado de fachadas, jornadas extras. Estas jornadas podrn ser programadas o
imprevistas; para lo cual se tienen en cuenta los siguientes criterios:
a)
b)
c)
d)

Surge la necesidad de mantener las reas comunes o especificas en condiciones ptimas de limpieza
Se asigna el personal, indicndole la tarea a ejecutar, la hora de inicio y el objetivo a cumplir.
Entrega de recursos para atender la actividad.
Verifica el personal asignado, horario y la tarea a desarrollar.

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2.3.6.

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No. REV
1

CONTROL DE INVENTARIOS PRODUCTOS DE ASEO Y CAFETERIA

Este proceso consiste en enviar la solicitud de los productos de aseo y cafetera con las respectivas especificaciones y
cantidades previstas anualmente al departamento de compras, para que ellos realicen la adquisicin y peridicamente se
pueda suministrar a las diferentes dependencias de la Universidad.

2.3.6.1. DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES:

No. RESPONSABLE DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
1.

Jefe de Aseo y
Mantenimiento

2.

Proceso de Compras y
Suministros

3.

Almacenista y
supervisora

4.

Supervisora

5.
6.
7.

Auxiliar de Servicios
Generales
Aseadoras
Jefe de Aseo y
Mantenimiento

SOLICITUD DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERAS:

Realizar la solicitud de elementos de aseo y cafetera con cantidades, unidades de medida y especificaciones de cada
uno de los productos.
GESTIN DE COMPRAS:
Proceso de cotizacin, adjudicacin, y compra de productos.
RECEPCIN DE ELEMENTOS DE ASEO Y CAFETERA:
Reciben los productos solicitados mensualmente verificando cantidades, unidades de medida y especificaciones de
cada producto.
DISTRIBUCIN DE PEDIDOS POR UNIDAD Y/O FACULTAD:
Organiza y alista pedidos por dependencias y facultades de acuerdo al cronograma establecido.
TRANSPORTE DE PEDIDOS:
Transporta pedidos segn corresponda la dependencia y cronograma.
ENTREGA DE ELEMENTOS AL PERSONAL FEMENINO:
Reciben, almacenan y utilizan los productos.
REGISTRO DE CANTIDADES DE INVENTARIO:
Registra cantidades recibidas y entregadas como control de inventarios.

2.3.6.2. FLUJOGRAMA
ASEO Y MANTENIMIENTO

COMPRAS Y SUMINISTROS

INICIO

SOLICITUD DE
ELEMENTOS DE
ASEO Y
CAFETERAS

GESTIN DE
COMPRAS

RECEPCIN DE
ELEMENTOS DE
ASEO Y
CAFETERA

DISTRIBUCIN DE
PEDIDOS POR
UNIDAD Y/O
FACULTAD

TRANSPORTE DE
PEDIDOS

ENTREGA DE
ELEMENTOS AL
PERSONAL
FEMENINO

REGISTRO DE
CANTIDADES DE
INVENTARIO

FIN

2.4. ACTIVIDADES DE APOYO

2.4.1. EVENTOS
Se brindara el apoyo requerido a los eventos asignados por la direccin de planta fsica con el fin de que estos se
desarrollen oportuna y eficientemente por el rea solicitante.

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2.4.1.1. DESARROLLO DE LA ACTIVIDAD
No. RESPONSABLE
1

Direccin Planta
Fsica

Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento

Funcionario asignado

Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
- supervisora

rea solicitante

Jefe de servicios
generales-Jefe de Aseo
y Mantenimiento

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1

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES

EJECUCIN DEL EVENTO:

Recibe indicaciones y ejecuta la accin de apoyo.
SUPERVISIN DEL EVENTO:
Verifica y supervisa el trabajo encargado.

CALIFICACIN DEL EVENTO:

Evala y califa el servicio de apoyo prestado
ARCHIVO Y SEGUIMIENTO A CALIFICACIONES DEL USUARIO:
Fin del trmite.

UNIDAD Y/O DEPENDENCIA

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INICIO

RECEPCIN DE
SOLICITUD DE
EVENTO

COORDINACIN
DEL EVENTO

EJECUCIN DEL
EVENTO

CALIFICACIN
DEL EVENTO

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RECEPCIN DE SOLICITUD DE EVENTO:

Recibe la solicitud, coordina con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento
corresponda
COORDINACIN DEL EVENTO:
Registra la actividad, Asigna personal y recursos.

2.4.1.2. FLUJOGRAMA

SOLICITUD DE
EVENTO

EMISION
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SUPERVISIN DEL
EVENTO

ARCHIVO Y
SEGUIMIENTO A
CALIFICACIONES
DEL USUARIO

FIN

segn

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2.4.2.

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JORNADAS ESPECIALES
Se prestar el servicio para la adecuacin, organizacin y aseo en jornadas Especiales como Icfes, Ferias empresariales y
prstamos de la Planta Fsica para pruebas de estado.
No.

2.4.1

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RESPONSABLE

1.

Direccin Planta
Fsica

2.

Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento

3.

Funcionario asignado

4.

Jefe de Servicios
Generales Jefe de
Aseo y Mantenimiento
- supervisora

5.

Funcionarios
Asignados

DESCRIPCION DE ACTIVIDADES
RECEPCIN DE SOLICITUD DE EVENTO:
Recibe la solicitud, coordina con las secciones de Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento segn
corresponda
COORDINACIN DEL EVENTO:
Se asigna al personal encargado, para realizar instalaciones elctricas, adecuacin de espacios, ubicacin de
mobiliario, y limpieza de reas.
EJECUCIN DEL EVENTO:
Recibe indicaciones para desarrollar la jornada solicitada.
SUPERVISIN DEL EVENTO:
Verifica y supervisa el trabajo encargado.

REORGANIZACIN DE LOCACIN:
Se encargan de dejar las instalaciones nuevamente en orden y recogen sillas y mobiliario utilizado en la
actividad.

FLUJOGRAMA
UNIDAD Y/O DEPENDENCIA

PLANTA FSICA

INICIO

SOLICITUD DE
EVENTO

RECEPCIN DE
SOLICITUD DE
EVENTO

COORDINACIN
DEL EVENTO

EJECUCIN DEL
EVENTO

SUPERVISIN DEL
EVENTO

REORGANIZACI
N DE LOCACIN

FIN

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DEFINICIONES:
-

Actividad: Es el conjunto de acciones que se llevan a cabo para cumplir las metas, consiste en la ejecucin de ciertos
procesos o tareas mediante la utilizacin de los recursos humanos, materiales, tcnicos, y financieros asignados a la
actividad con un costo determinado, y que queda a cargo de un Departamento especfico.

Brigadas: Actividad realizada por un grupo de personas con el fin de efectuar una tarea o prestar un servicio en un
tiempo mnimo y de la manera ms eficiente.

Control: Es un mecanismo preventivo y correctivo adoptado por la Dependencia que permite la oportuna deteccin y
correccin de desviaciones, ineficiencias o incongruencias en el curso de la ejecucin y evaluacin de las acciones,
con el propsito de procurar el cumplimiento de los objetivos, metas y asignacin de recursos.

Contratista: Empresa, profesionales o personas naturales, que contando con la capacidad tcnica y econmica
adecuada, asumen la responsabilidad de ejecutar por orden de un mandante la compra de servicios, determinadas
acciones profesionales o tcnicas bajo condiciones previamente definidas.

Contrato: Documento firmado entre las partes interesadas que regula cualitativa y cuantitativamente las acciones de
mantenimiento efectuadas por contratistas o servicios tcnicos ajenos al establecimiento. En l se definen los
compromisos adquiridos, plazos de ejecucin, montos y forma de pago, garantas, sanciones, etc.

Cotizacin: Solicitud escrita de cotizacin a varios contratistas, proveedores o servicios tcnicos, por un determinado
producto. Dicho documento es de carcter formal y remitido por conducto regular en igualdad de condiciones de
exigencias tcnicas y administrativas.

Indicador de servicio: es el conjunto de datos referidos al servicio cuyo anlisis indica el grado de cumplimiento de
los niveles de servicio previamente establecidos.

Infraestructura: Es el trmino que se utiliza para describir las instalaciones necesarias para el desarrollo de las
actividades acadmicas y administrativas de la Institucin, entre las que se cuentan caminos, electricidad, sistema de
agua potable y alcantarillado, servicios de telecomunicaciones y transporte.

Interventora: Es el conjunto de funciones desempeadas por una persona o Dependencia para llevar a cabo el
control, seguimiento y apoyo en el desarrollo de un contrato, para asegurar su correcta ejecucin y cumplimiento,
dentro de los trminos establecidos en las clusulas estipuladas en el contrato.

Higiene: El trmino higiene se designa al conjunto de conocimientos y tcnicas que se ocupan de controlar
aquellos factores nocivos para la salud de los seres humanos, pero tambin hace referencia al aseo, limpieza y
cuidado de nuestro cuerpo y espacio donde desarrollamos nuestras actividades.

Mantenimiento: Accin eficaz para mejorar aspectos operativos relevantes de un establecimiento tales como
funcionalidad, seguridad, productividad, confort, imagen corporativa, salubridad e higiene. Otorga la posibilidad de
racionalizar costos de operacin. El mantenimiento debe ser tanto peridico como permanente, preventivo y
correctivo.

Mantenimiento correctivo: Accin de carcter puntual a raz del uso, agotamiento de la vida til u otros factores
externos, de componentes, partes, piezas, materiales y en general, de elementos que constituyen la infraestructura o
planta fsica, permitiendo su recuperacin, restauracin o renovacin, sin agregarle valor al establecimiento.

Mantenimiento Correctivo: Conjunto de actividades u operaciones que se realizan para corregir fallas o daos que
se han presentado, o sustituir algn elemento deteriorado que afecte el desarrollo normal de las actividades de los
otros procesos del SIGEC de la Institucin o su ambiente fsico de trabajo.

Mantenimiento Preventivo: Conjunto de actividades u operaciones que corresponden a una programacin peridica
de inspecciones, ajustes y reparaciones menores de las instalaciones, edificios, etc., para conservarlos en buen estado
y evitar grandes fallas, de manera que los otros procesos del SIGEC puedan permanecer en buen funcionamiento.

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Proceso: Un proceso es un conjunto de actividades planificadas que implican la participacin de un nmero de

personas y de recursos materiales coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.

Presupuesto: El presupuesto es un instrumento y una norma importante que sirve como un medio administrativo para
la determinacin adecuada del dinero representado por los costos. Del mismo modo, en l tambin se encuentra la
debida utilizacin de los recursos disponibles, acorde con las necesidades de cada una de las unidades y/o
departamentos.

Revisin Tcnica: hace referencia a la revisin de un equipo utilizando instrumentos de medida y parmetros de
referencia, que permitan emitir un diagnstico.

Supervisin: Es la actividad de apoyar, vigilar y coordinar las actividades de tal manera que se realicen en forma
satisfactoria y prestando un ptimo adecuado de servicios.

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4.

DOCUMENTOS RELACIONADOS:
Plan de Regularizacin y Manejo PRM
Plan estratgico Institucional PEID
Manual de Presupuesto
Polticas del Departamento de Planta Fsica
Polticas Departamento de Compras

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5.

REGISTROS:

PLANTA FISICA
- Cronograma de Mantenimiento Anual
- Actas de reuniones del Departamento
- Ordenes de trabajo
- Acta de inicio de obra
- Registro fotogrfico
- Acta de entrega
SERVICIOS GENERALES
- Registro de actividades (Servicios Generales)
- Historial e inventario de maquinaria y equipo
- Registro de asignacin de equipos para trabajo diario.
ASEO Y MANTENIMIENTO
Tabla de distribucin de personal
Cronograma de pedidos de aseo y cafetera
Listas de Cheque Baos
Registro de entrega de pedidos

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CONTROL DE CAMBIOS:
No
REV

FECHA

DESCRIPCION

01/03/2010 Emisin inicial

Reestructuracin de procesos y procedimientos del Departamento y sus secciones de
Servicios Generales y Aseo y Mantenimiento.

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