AUDITORA ADMINISTRATIVA I

LEA CON ATENCIN LAS SIGUIENTES SITUACIONES PRCTICAS Y CON

BASE EN SU FUNDAMENTO DE CONOCIMIENTOS INDIQUE LAS
RESPUESTAS IDNEAS
1. SITUACIN PRCTICA 1:
La situacin prctica presentada a continuacin seala hallazgos especficos de
auditora.
Tareas: Para cada hallazgo Ud. debe:
1. Identificar principios administrativos violados.
2. Sealar los efectos adversos en la efectividad organizativa que podran resultar
de dichas violaciones.
3. Presentar una o ms recomendaciones para mejoras.
Situacin: Ud. es el auditor, jefe de la unidad de auditora Interna de una fbrica
grande que tiene varias plantas. Ha efectuado un examen especial al pedido del
nuevo Director de Materiales, quien es responsable del rea de materiales en
todas las plantas. El propsito de su examen fue evaluar el apego de las unidades
bajo su direccin a principios slidos administrativos.
Al haber terminado el trabajo en el campo Ud, actualmente se encuentra
preparando la conferencia con el Director de Materiales en la cual informar a l
sus hallazgos y recomendaciones. Los siguientes resultados han sido tomados de
sus papeles de trabajo:
A. Los empleados de la Unidad de Recepcin de la Planta B han recibido
instrucciones conflictivas del Superintendente de Fabricacin y del Jefe de
Inspeccin de dicha planta. Son confundidos e inciertos pero temen tomar
cualquier accin que podra someterlos a la crtica de uno u otro funcionario.
B. El Almacn de la Planta B es ineficiente. No hay suficientes materiales
disponibles y los pedidos se demoran. El nuevo jefe del almacn est preocupado
y trabaja horas extras tratando de subsanar la situacin. De l dependen
directamente 18 empleados.
C. Al principio del ao el Gerente Principal de la Planta C orden a todos los jefes
de departamentos establecer un programa de "Gerencia por Objetivos" con fines
de mejorar el rendimiento de sus unidades. Cada Jefe debiera seleccionar sus
objetivos especficos e informar al Gerente Principal.

(1) El Jefe de Compras de la Planta C determin que su objetivo principal. Seria

reducir la demora en el procesamiento de las rdenes de compra del promedio
actual de 10 das laborables a 7 das laborables; sin embargo, para asegurar xito
al lograr esa meta, el inform a su personal que deben reducir el tiempo de
procesamiento a 5 das laborables. A pesar de que su personal le inform que fue
"imposible", el insisti en mantener la meta de 5 das. Al fin de los primeros seis
meses l qued decepcionado (?) observ que durante los dos meses iniciales el
tiempo promedio de procesamiento haba trabajado a 7 1/2 das, pero
posteriormente haba aumentado a un promedio de 8 das. Su reaccin fue
exhortar an ms al personal a "trabajar ms: rpido".
(2)
El Jefe de Solicitudes de Materiales de la Planta C determin que su
objetivo fue el reducir el nmero de errores en los documentos de solicitudes de
compras. Para lograr esto se dedic a un programa de aprobar personalmente las
solicitudes y notificar de inmediato cualquier empleado responsable de un error.
La revisin efectuada por Ud. revel poca mejora en el nmero de solicitudes de
compras devueltas para ser corregidas.
D. El Jefe de Recepcin de la Planta D haba proporcionado al personal de
recepcin un Manual comprensivo de procedimientos muy detallados, que en gran
parte haba sido copiado del manual similar empleado en su puesto anterior con
otra compaa. Su revisin revel muchas desviaciones de los procedimientos
contenidos en el manual. El, capataz de recepcin con muchos aos de
experiencia en la Planta D y muy estimado por los trabajadores de recepcin,
explic que para l muchos de los procedimientos fueron imprcticos para la
situacin y que l, los haba modificado verbalmente. Sus pruebas de auditoria
mostraron que el trabajo iba bien y no se encontr ninguna evidencia de
problemas relacionados en las unidades de compras, fabricacin o contabilidad.
Sin embargo, cuando Ud. inform verbalmente al Jefe de Recepcin se molest
mucho. Iba a destituir o relevar al capataz, pero el. Jefe de Personal le convenci
de no hacerlo.
E. Cuando los capataces de produccin en la Planta E., que siempre trabajan a lo
mximo de su capacidad, se encuentran sobrecargados de labores, solicitan a
ciertas compaas de procesamiento ajenas a la Planta a recoger los materiales y
llevar a cabo porciones del trabajo, avisando a la Divisin de Compras y
solicitando que se emitan las rdenes de compras correspondientes. Los
capataces justifican sta prctica al citar la necesidad de rapidez y la
responsabilidad primordial de lograr las metas programadas de produccin. El Jefe
de Compras de la Planta E, opina que l podra conseguir mejores trminos de

este procesamiento fuera de la Planta, pero indica que no puede hacer nada
porque el Superintendente de Fabricacin apoya a los capataces.
F. Anualmente se evala el personal responsable de compras en la Planta A por su
supervisor en base de su opinin subjetiva sobre su rendimiento durante el ao. El
personal no conoce dicha opinin durante el ao, excepto cuando l critica su
accin con respecto a una compra especfica. Las dems plantas no tienen tal
sistema de evaluacin.
II. Situacin: Durante una auditoria de una fbrica se divulg los siguientes hechos
con respecto al inventario de materia prima:
(a) La cantidad en inventario es igual a los requerimientos de produccin de seis
meses.
(b)Recientemente se hizo una compra de gran cantidad de materia prima
resultando en la disponibilidad suficiente para seis meses Anteriormente los
inventarios fueron generalmente a niveles suficientes para dos meses.
(c) El almacn de la Planta nicamente tiene espacio para la materia prima para
dos meses, por tal motivo se contrat un almacn adicional para guardar el
excedente.
(d) El Jefe de Compras admiti que varios proveedores haban entregado materia
prima dentro de 30 das de la orden, pero indic que l aprovech de una rebaja
de precio especial si un proveedor para la compra grande en una sola orden da
suficiente material para seis meses.
TAREA: Explique el enfoque que Ud. tomarla en su auditoria con el fin de
determinar si el Jefe de Compras observ prcticas gerenciales adecuadas con
respecto a la compra global de materia prima.

2. SITUACIN PRCTICA 2:

El siguiente borrador de un informe fue entregado al gerente de auditora por un

equipo de auditores internos como resultado del examen del Departamento de
Ingeniera de la Empresa. Dicho Departamento cuenta con 34 empleados y est
ubicado a bastante distancia de las Oficinas principales de la empresa:
Al Ing. Juan Enrique Chvez, Director Departamento de Ingeniera.
Del 14 de Junio al.26 de Julio de 2011 el Departamento de Auditora Interna audit
el Departamento de Ingeniera. El Sr. Jos Ayala lvarez fue auditor encargado.
Los Seores Jaime Delgado B. y Pablo Rodrguez Jimnez le asistieron. Se pas
catorce das dentro del Departamento de Ingeniera.
El resto del tiempo fue pasado en la preparacin, anlisis y redaccin del informe.
La revisin con respecto al cumplimiento con los procedimientos de la empresa
revel los siguientes aspectos de inters:
(a) No se archiv debidamente algunos de los planos de ingeniera.
(b) El Informe de Horas Extras de un dibujante fue elaborado incorrectamente.
(c) En la noche se cierra la puerta de entrada con llave dejando prendidas las
luces.
(d) Parece que el Kilometraje de algunos de los autos oficiales fue excesivo en
algunos casos.
(e) Al efectuar un muestreo estadstico de proyectos terminados empleando una
tasa de error anticipado de 2%, un nivel de confianza de 95%, y una precisin de
ms o menos 2%, result en la conclusin de que haba 46 errores en los informes
de proyectos.
Este sera considerado excesivo de acuerdo a algunas normas porque no se carg
al proyecto los montos correctos.
(f) Muchas de las facturas para suministros de los dibujantes haban sido
modificados, sin embargo, no se ajust el clculo de los descuentos con el
resultado de no recibir el descuento correcto para compras al contado.
Los auditores agradecen a la gerencia por su cooperacin. Tenga la bondad de
comunicarse con el suscrito al efectuar las acciones correctivas con respecto a los
asuntos mencionados arriba.

Copias al:
Gerente Ejecutivo
Vice Presidente de Ingeniera
Encargado

Firmado: Jos Ayala lvarez

Auditor

TAREAS:
(a) Critique la calidad del .Informe. Sea especfico con respecto a aspectos de
estilo, contenido, etc.
(b) Qu conclusiones puede Ud. sacar con respecto al alcance y objetivo del
examen, asumiendo que los puntos informados son representativos de su alcance
y conducta?
(c) Enumere tcnicas y procedimientos especficos que podran haber mejorado la
calidad de la auditoria en por lo menos cuatro de los seis tems mencionados en el
informe.

3. SITUACIN PRCTICA 3:
En los casos que a continuacin se presentan determine los atributos del hallazgo:
1) La Empresa Estatal XYZ viene adquiriendo 300 unidades de escritorios por
$2 400 000,00 mediante la modalidad de compra directa; no obstante que la Ley
de Contrataciones y Adquisiciones del Estado para el sector pblico, establece
que por montos superiores a $ 2 000 000,00 debe someterse a concurso de
precios y debe existir un mnimo de cotizacin de tres proveedores, decisin que
no adopt por la urgencia de implementar tres ambientes de oficina del local que
viene ocupando pese a que haca tres meses atrs, la Gerencia General dio la
orden de efectuar la adquisicin antes indicada; asimismo esta aspiracin ha
conllevado a que la empresa asuma sobreprecios comparados con los de
mercado de esa fecha por $ 800 000,00.
2) La Empresa Minera X en una de las fases del proceso productivo viene
trasladando materiales en (5) vehculos alquilados desde el yacimiento a un rea
denominada cancha que sirve de almacn y est muy cerca de la mquina
chancadora de mineral, para luego de esta misma cancha trasladar el mismo
mineral en otros 5 vehculos a la mquina chancadora, proceso que ha originado
desembolsos por alquileres de los vehculos en $ 1 500 000,00 por solo 15 das y
en el pago de jornales para el personal a cargo de S/. 500 000,00 por este mismo
perodo.
3) El directorio de la empresa Editorial Mexicana ha considerado como poltica de
personal que la asistencia de sus trabajadores a su centro laboral debe ser a las
8:00 a.m. concediendo 10 minutos de tolerancia; sin embargo, la Oficina de
Personal por un desconocimiento de este acuerdo, viene concediendo tolerancias
de 15 y 20 minutos y en el caso de las insistencias del personal no se le ha exigido
documento justificatorio alguno, hecho que viene ocasionando tiempo ociosos; es
as que un mes llegaron a ms de 1000 horas hombre y que su estimado alcanza
un importe de $ 500 000,00 por solo un mes.
4) La facultad de Contabilidad tiene previsto en su planeamiento del semestre
2008-II que al 10% de los alumnos matriculados (3 000,00), por dificultades
econmicas y otros motivos sern desaprobados y repetirn el ciclo; sin embargo,
al trmino del semestre y luego de la revisin y evaluacin del plan se tiene que
este estimado se ha incrementado en 5%, destacndose que esta tendencia de
aumento, es por la falta de infraestructura, oportunidad en la entrega de material
didctico, asignacin de profesionales contratados a determinadas aulas, etc.
Hecho que al ser estimado en trminos de resultados econmicos alcanzan a la
cantidad de $ 700 000,00 como prdida para dichos alumnos.

5) La capacidad de las aulas 18 y 19 del VIII Ciclo, Facultad de Ciencias

Financieras y Contables es de 70 alumnos por aula, habindose previsto segn
presupuesto y programacin estimada, que para el curso de Auditora se deben
matricular 65 alumnos por aula como as se efectu del mismo modo que el
promedio de aprobados alcanzara al 10%, lo que dara lugar a la utilizacin de
200 horas efectivas en el ciclo, pero es el caso que al trmino del ciclo slo han
aprobado 80% de los matriculados, existiendo por otro lado que de las horas
previstas, solo se han dictado 150 horas por una serie de interrupciones extra
programticas que en trmino de las horas perdidas por 50, han significado una
prdida por horas ociosas en $ 10 000,00 y en cuanto a los alumnos
desaprobados han desperdiciado el monto aproximado de $ 67 600,00 en los
cuatro meses de duracin de ciclo por los 26 alumnos desaprobados.