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Introduccin
Objetivos del Mdulo
El objetivo general de este mdulo es permitir a los usuarios definir libremente las
diferentes estructuras y catlogos de la aplicacin, los cuales son bsicos para la operacin
del sistema.
Este mdulo est orientado tanto a las reas operativas, es decir a la actualizacin de las
tablas y catlogos, por ejemplo de partes de inventarios, precios, clientes, vendedores, etc.,
como a las reas administrativas y gerenciales de la empresa las cuales se sirven de estos
en la conformacin y ordenamiento de la informacin de la gestin. Esta informacin es
presentada en consultas y reportes de diversa ndole, que facilitan el seguimiento de la
operacin y la oportuna toma de decisiones.
Como objetivos particulares se pretende que al final de ste mdulo, los usuarios estn en
capacidad de hacer las siguientes operaciones:
-
16
17
CATALOGOS DEL SISTEMA
Men Monitor
En el siguiente formato de pantalla se puede visualizar la ubicacin de los diferentes
programas que conforman el mdulo de Catlogos del Sistema.
18
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 1
N..
ARCHIVO
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 2
N..
CAMPO CAMPO
CAMPO
CAMPO REGISTRO 3
N..
19
CATALOGOS DEL SISTEMA
Catlogo (archivo):
Es el conjunto de todos los registros de informacin.
Registro:
Es la informacin correspondiente a cada una de las empresas (fila), incluyendo nombre
funcionario, cargo, nombre de la empresa.
Campo:
Es cada uno de los componentes de cada registro, como es el caso de nombre, funcionario,
cargo y nombre de empresa.
Las opciones de manejo de los registros y campos que componen cada catlogo son:
Actualizacin:
Consiste en ingresar nuevos registros y modificar retirar los existentes.
Consulta:
Es visualizar el contenido de los registros y campos de un catlogo.
Listado:
Consiste en generar a una impresora el contenido de los registros y campos de un catlogo
en forma de un reporte.
posteriormente
la
fase
de
20
Catlogo de Empresas
El objetivo de este programa es permitir al usuario definir y/o actualizar los cdigos de
empresas o entes econmicos a los que se les va a llevar el control de la informacin
comercial (Inventarios, compras, ventas, cuentas por cobrar, produccin). Se define en el
sistema con un cdigo de dos caracteres, una descripcin y complementariamente los datos
bsicos de direccin.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Comparten
Compartenlos
los
mismos
mismos
catlogos
catlogos
21
22
23
24
25
26
27
28
29
Actualizacin de Bodegas
Al ser la bodega uno de los catlogos que ms incidencia tiene en el manejo operativo de
los mdulos de compras, inventarios, ventas y produccin, es de vital importancia tener en
cuenta los siguientes criterios:
-Toda transaccin de entrada salida de productos, se hace sobre una bodega.
-En una bodega se controla el inventario de forma fsica. En los sistemas de control de
inventarios igualmente se definen bodegas para registrar la totalidad de las operaciones de
entrada y salida para garantizar el cuadre de saldos entre el inventario fsico y el terico del
sistema.
-En el anlisis que se realice para definir las estructuras y catlogos, se debe estudiar bien las
relaciones que se den entre la bodega, grupo de inventarios, tems, tipo de transacciones y
cuentas contables. El objetivo de esto es definir una estructura que garantice el suministro de
informacin para la contabilidad de la empresa.
-Si dos o ms empresas comparten los inventarios en una sola bodega, el sistema puede
conocer la existencia de la bodega, mas no discriminar los saldos por cada empresa debido a
que en este caso las existencias son compartidas por todas las empresas. Por lo tanto, se
recomienda crear una bodega por cada empresa, con el fin de poder hacer sta
discriminacin de inventarios.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
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BODEGA PRINCIPAL
PUNTO DE VENTA MEDELLIN
PUNTO DE VENTA BOGOTA
AGRICOLA
01
02
03
BODEGA DE INSUMOS
HACIENDA SAN JOSE
HACIENDA LOS ALMENDROS
CONSTRUCTORA
01
02
03
MANUFACTURA
01 MATERIA PRIMA
02 REPUESTOS Y SUMINISTROS
03 PRODUCTO TERMINADO
04 ALMACN GENERAL
BODEGA PRINCIPAL
OBRA MELENDEZ
OBRA SAN JOAQUIN
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes
campos:
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Empresa asociada:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo de la empresa a la
cual pertenece la bodega. Si se desea que la bodega permita registrar transacciones del
mismo inventario por mas de una empresa, este campo se debe dejar en blanco.
Centro de utilidad Asociado:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Identifica el cdigo de sucursal, agencia o punto de
venta al cual pertenece la bodega.
Nivel de Autorizacin:
Campo numrico de dos posiciones. Se define aqu un valor entre 01 y 99. Se utiliza para
restringir el acceso cuando el nivel del usuario es menor a este.
Inventario slo en cantidades:
Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando se desea
controlar el inventario en cantidades y costos. Se utiliza 1=Si cuando solo se desea controlar
el inventario en cantidades sin costos.
Actualiza en lnea existencias:
Campo de una posicin con 2 posibilidades (0=No, 1=Si). Se utiliza 0=No cuando no se
desea controlar existencias y saldos de inventario. Se utiliza 1=Si cuando se desea que cada
transaccin que se realice actualice en lnea las existencias y se tenga informacin detallada
de los saldos de inventarios.
Beneficiario:
Campo alfanumrico de 9 posiciones. Se valida con el catlogo de beneficiarios. Se utiliza
para asociar un beneficiario en particular a la bodega, de tal forma que la contabilizacin va
interfase y registro de transacciones, solo se harn a nombre del tercero asignado.
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Se debe accesar el programa Actualiza Encabezado. En este programa se crean los cdigos
y descripcin de los grupos de bodegas que se deseen.
33
34
Actualizacin de Grupos
El objetivo principal es el permitir asociar o agrupar los diferentes tems o partes de
inventarios por sus caractersticas comunes, por ejemplo familias de productos, procedencia,
tipo de inventario, tipo de producto, etc., de tal manera que se pueda resumir, consolidar y
organizar la informacin para los diferentes reportes, estadsticos y anlisis de los
inventarios.
En el siguiente grfico se ilustran algunas de las posibilidades de utilizacin de los grupos en
los diferentes reportes del sistema. Se recomienda que el primer nivel sea la cuenta contable
ya definida en el P.U.C.
Inventarios:
Compras:
Listados para toma de
Listado de la historia
inventario fsico por grupo.
de compras (fuentes) por grupo.
Consulta de transacciones
Listados de requisiciones
por agrupacin.
hechas por grupo.
Listados de existencia por
Listado de ordenes de compra
grupo, discriminando o
por grupo.
consolidando bodegas.
Balance de inventario
por bodega o consolidadamente por grupo
Interfase contable consolidando
por agrupacin.
Ajustes por inflacin.
Ventas:
Listas de precios por
grupo.
Generacin de listas
de precios por grupo.
Listados de ordenes de
ventas por grupo.
Facturacin por grupo.
Resmenes y mrgenes
de ventas por grupo.
1.
La codificacin de los grupos de inventarios est diseada para ser manejada por un cdigo,
que como mximo puede llegar a tener 10 dgitos estructurados en 5 niveles de dos dgitos
cada uno:
35
2.
3.
Para los casos de empresas en los que este catlogo va a tener una doble funcin de
acumulacin de informacin tanto contable como estadstico, es necesario subordinar el
anlisis estadstico, al aprovechar los primeros niveles para efectos de acumulacin en las
cuentas contables; y los niveles siguientes sean utilizados para detalles de tipo estadstico.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingreso, se deben diligenciar los siguientes
campos:
36
Cdigo de grupo:
Cdigo alfanumrico de 10 posiciones, estructurado en 5 niveles de dos campos cada uno. Se
utiliza para crear un cdigo normalmente numrico y estructurado para clasificar los
diferentes tipos y/o familias de inventarios que tiene una empresa.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para escribir el nombre del grupo que se
esta creando.
Clase de Grupo:
Campo alfanumrico de una posicin con dos posibles valores (T= Titulo, D= Detalle). Se
utiliza T= Titulo para definir que el grupo que se esta creando es padre, es decir que tendr
asociados subgrupos o clasificaciones adicionales. Se utiliza D= Detalle para definir que el
grupo que se esta creando es el ltimo nivel de detalle dentro de la estructura de grupos.
Ejemplo:
01 Inventario de repuestos Ttulo
01.01 Repuestos para automviles Ttulo
01.01.01 Tornillos
Detalle
01.01.02 Agarraderas
Detalle
Cdigos de retencin en la fuente:
Cdigo de rtefte renta:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se
debe digitar aqu el cdigo de retencin por renta que corresponda al tipo de grupo que se
esta creando.
Cdigo de rtefte IVA:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se
debe digitar aqu el cdigo de retencin por IVA que corresponda al tipo de grupo que se esta
creando.
Cdigo de rtefte ICA:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones. Se
debe digitar aqu el cdigo de retencin por ICA que corresponda a la empresa y tipo de
grupo que se esta creando.
Cdigo de rtefte Gremios:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Se valida con el catlogo de tipos de retenciones.
Cuando existan aportes a gremios se debe digitar aqu el cdigo de retencin por gremios
que corresponda.
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Caso simple en donde no se ramifica cada agrupacin, simplemente se establecen los grandes
niveles de totalizacin.
Al igual que en el catlogo de bodegas, cuando se definen las agrupaciones en una empresa
manufacturera se deben crear agrupaciones independientes para materia prima, producto en
proceso y producto terminado.
Caso tpico de definicin en una empresa dedicada a la distribucin de productos rancho y licores.
96/10/1
7
CM010
33
PAG :1
CATLOGO DE GRUPOS
GRUPO
DESCRIPCION
CLASE
NIVEL
01.
01.01.
01.02.
01.03.
VINOS
VINOS GRAJALES
VINOS SAN MIGUEL
VINOS FRANCESES
T
D
D
D
1
2
2
2
02.
02.01.
02.02.
02.03.
02.04.
02.05.
BRANDY
BRANDY GRAJALES
BRANDY GERALCO
BRANDY INTERNACIONES
BRANDY OTRAS MARCAS
RON VIEJO DE CALDAS
T
D
D
D
D
D
1
2
2
2
2
2
03.
03.01.
03.02.
03.03.
03.04.
03.05.
WHISKY
WHISKY ATLAS COMERCIAL
WHISKY GERALCO
WHISKY INTERNACIONES
WHISKY MERCANTIL LICORISTA
WHISKY LA CAVA
T
D
D
D
D
D
1
2
2
2
2
2
20.
20.01.01.
20.01.02
20.01.03
20.01.04.
20.01.05.
LNEA DESECHABLES
DE CASINO Y RESTAURANTE
VASOS
PLATOS
TAPAS
LNEA ESTELAR
T
T
D
D
D
D
1
2
3
3
3
3
21.
21.01
21.01.01
21.01.02
21.01.03
21.01.04.
21.01.05.
21.01.06
T
T
D
D
D
D
D
D
1
2
3
3
3
3
3
3
38
21.01.07
21.01.08
21.01.09
21.01.10.
21.01.11.
21.02
21.02.01
21.02.02
21.02.03
21.02.04.
21.03
21.03.01
21.04
21.04.01
21.04.02
21.04.03
21.04.04.
21.04.05.
21.04.06
21.04.07
21.04.08
KING
CHUPITOS
DUROS ENVUELTOS
RELLENOS ENVUELTOS
HALLOWEEN
GALLETERIA
DE SAL
SURTIDA
MARISA
GALLETAS CARNAVAL
CIGARRILLOS
CIGARRILLOS
CONSERVAS
DULCES
MERMELADAS Y JUGOS
CONDIMENTOS
PROVENZA
REFRESCOS
DURAZNOS
PERAS
COCTEL DE FRUTAS
D
D
D
D
D
T
D
D
D
D
T
D
T
D
D
D
D
D
D
D
D
3
3
3
3
3
2
3
3
3
3
2
3
2
3
3
3
3
3
3
3
3
39
Actualizacin de Caractersticas
El objetivo central de este catlogo es permitirle al usuario establecer una alternativa de
anlisis estadstico de informacin generada en los mdulos del sistema. Es importante tener
en cuenta que esta alternativa es totalmente independiente y complementaria a los anlisis
con base en las agrupaciones de inventario, prueba de ello son las opciones que ya vienen
predefinidas en los mens del sistema, en los que paralelamente se ofrecen anlisis por grupo
y caracterstica.
Anlisis de la Informacin Partiendo de Caractersticas
Inventarios:
Compras:
Listado de la historia
de compras (fuentes) por caracterstica.
Listados de requisiciones
hechas por caracterstica.
Listado de ordenes de compra
por caracterstica
Ventas:
Listas de precios por
caracterstica
Listados de ordenes de
ventas por caracterstica
Listado de facturacin
por caracterstica.
Resmenes y mrgenes
de ventas por
caracterstica.
Productos genricos. Por ejemplo en una pasteurizadora todos los que contengan leche.
- Grupos padre, para utilizarlos en los conteos fsicos de acuerdo con el primer nivel del
catlogo de grupos.
40
Descripcin
SIN CARACTERISTICA
41
42
Actualizacin de Aranceles
En el momento de crear un producto cuya procedencia sea Importado, el sistema solicita el
cdigo de posicin arancelaria al cual se va a asociar, con el fin de permitir posteriormente
hacer la liquidacin de aranceles a travs de una nota de sobrecostos de la importacin.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
43
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para el nombre genrico de la posicin
arancelaria.
Porcentaje de arancel:
Valor definido en 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar la tasa asignada a la
posicin arancelaria.
44
C o m p le m e n ta c i n a la
d e s c r ip c i n in ic ia l d e l
p ro d u c to .
C a t lo g o d e
G rup o s
C a t lo g o d e
C a r a c t e r is tic a s
C a t lo g o d e
D e s c rip c io n e s
T e c n ic a s
C a t lo g o d e P a rt e s
E q u i v a le n te s
C a t lo g o d e
P a rte s
C a t lo g o d e
E x te n s io n e s
P a r te s A lte r n a s
C a t lo g o d e
L in e a s
In fo r m e d e lo s d ife re n te s
c o d ig o s p a r a u n a m is m a
p a rte (a p o d o s ).
P u n to d e a n lis is
o p c io n a l p a r a lo s lis t a d o s
d e e x is te n c ia s
P a r t e s d e l in v e n t a r io
q u e s o n ta lla o c o lo r d e
u n ite m p r in c ip a l.
Fase
preliminar
obligatoria
definicin de grupos
definicin
de
Fase 2 : Consultas y listados del
catlogo de partes.
45
Fase 1 :
Creacin
bsica de partes de
carcter obligatorio.
Alternativas :
Por parte
Por grupo
Por caracterstica
Por posicin arancelaria
si
Desea
empezar
con
la
parte
transaccional ?
Dependiendo
particular
del
caso
en
no
Existe ms de un
cdigo para las partes
de inventario ?
si Actualice
el
catlogo de partes
alternas o apodos
no
Es necesario ampliar
las descripciones de
las
partes
de
inventario ?
Actualice el catlogo
descripciones
tcnicas
si de
no
Actualice el catlogo
partes
equivalentes
si de
no
Desea otro punto de
anlisis de existencias
complementario
a
grupos
y
si
Actualice
los
catlogos de lneas y
lneas por parte.
Ver
captu
46
Al escoger la opcin [1], CM-UNO pide al usuario que escoja la forma de actualizacin del
catlogo: Ingreso, M = Modificacin, R = Retiro.
Si el usuario escoge la opcin de ingreso, entra a una secuencia de 4 pantallas de captura que
son:
Pantalla 1:
Pantalla 2:
Pantalla 3:
47
Pantalla 4:
48
49
Grupo:
Campo alfanumrico de 10 posiciones estructuradas. Se debe digitar aqu el cdigo de grupo
al cual se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2
se puede consultar y seleccionar el grupo deseado.
Caracterstica:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Se debe digitar aqu el cdigo de caracterstica al cual
se va a asociar la parte de inventarios que se est creando. Con la tecla de funcin F2 se
puede consultar y seleccionar la caracterstica deseada.
Unidad de Inventario:
Campo alfanumrico de 6. Se utiliza para digitar la unidad mnima unidad para el manejo en
inventarios.
Costo estndar por Unidad de Inventario:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo estndar
unitario de la parte. Este campo permite la valoracin de reportes, interfases contables y
simulaciones de requerimientos de produccin en trminos de costo estndar.
Costo corriente por Unidad de Inventario:
Campo numrico de 9 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el costo corriente
unitario de la parte. Este campo se utiliza para hacer simulacin de costos de produccin.
Unidad Adicional:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. Esta unidad es de uso frecuente en aquellas empresas
donde se tiene la necesidad de controlar los inventarios en dos unidades no homogneas
entre si, las cuales estn directamente relacionadas pero no tienen un factor fijo de
conversin entre ellas. Por ejemplo en una empresa Avcola, la unidad de Inventario es Kilo
y la unidad de medida adicional es Pollo (o unidad).
Peso x Unidad:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el peso en kilos de la
unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y documentos
(ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el peso total de las transacciones o
informacin de inventarios.
Volumen x Unidad:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para definir el volumen normalmente
en DCM3 de la unidad de inventario de la parte. Es de gran utilidad para generar reportes y
documentos (ejemplo remisiones) en los cuales se requiere conocer el volumen total de las
transacciones o informacin de inventarios.
50
Observacin:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza cuando es necesario dejar huella o algn
comentario especial sobre la parte que se est creando.
Procedencia:
Campo alfanumrico de 1 posicin con 4 valores predefinidos:
I= Importado: Indica que la parte es importada directamente por la empresa.
N= Compra Nacional: Identifica que la parte es comprada en el territorio nacional, sin importar su
procedencia original.
M= Manufacturado: Identifica que la parte es manufacturada por el propio usuario. Este indicador
es obligatorio para poder utilizar el mdulo de Ordenes de Produccin.
O= Otros: Indica que la parte no corresponde a ninguna de las tres clasificaciones anteriores.
Pantalla 2 - Informacin para la Compra y/o Manufactura:
Cantidad Mnima a Ordenar:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao
mnimo a comprar o producir de la parte.
Incrementos Mnimos:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir la cantidad o tamao de
incrementos que se desea tener para comprar o producir la parte. Por ejemplo cuando la
unidad de compra o produccin es por bulto, la cantidad mnima a producir o comprar es el
equivalente a unidades del bulto.
Perodo de Cubrimiento:
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el perodo de cubrimiento en das de
inventario de la parte.
Tiempo de Reposicin:
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el nmero de das que se requieren
entre el momento de ordenar y recibir (Compras o Produccin) la parte.
Unidad de Orden:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. Se utiliza para digitar la unidad de compra o de
produccin. Puede ser la misma unidad de inventario, pero en el evento en que sea diferente
a esta, se debe informar adems el factor de conversin entre ambas.
Factor de Conversin:
Campo numrico de 6 enteros y 5 decimales. Se utiliza para digitar la cantidad en unidades
de inventario que comprende una unidad de orden.
51
52
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IVA Incluido:
Campo numrico con 2 posibles valores:
1= Si: Indica que el valor registrado en la lista de precios tiene el valor del impuesto
incluido.
2= No: Indica que el valor registrado en la lista de precios no tiene incluido el IVA, este
en caso de existir se liquidar como un porcentaje sobre el precio registrado.
Descuento Promocional:
Campo numrico de 2 posiciones. Se utiliza para registrar un porcentaje de descuento
promocional, que ocasionalmente se desee de tal forma que el sistema lo considere y liquida
automticamente al momento de registrar una transaccin de venta. Este campo se puede
blanquear a ceros con la tecla de funcin F4.
Referencia Alterna:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Se utiliza para registrar las referencias o cdigos
adicionales con los cuales se desea identificar a la parte. Por ejemplo la referencia de los
proveedores.
54
-. Para mayor flexibilidad en los procesos de facturacin, se puede utilizar tanto unidad de
presentacin como la de inventario.
-. Por la opcin de mantenimiento del sistema, se encuentra disponible el proceso de cambio
automtico de una parte por otra, as como tambin el de un beneficiario por otro.
-. En la creacin de una parte, la nica posibilidad de informar costo es cuando se utiliza el
costo estndar. Para los restantes casos donde se utiliza costo promedio o ltimo costo, el
CM-UNO lo lleva automticamente a medida que se hacen transacciones de saldos iniciales,
compras y ventas.
Para el caso de necesitar alterar el costo de un producto, la nica posibilidad es hacer una
nota ya sea por la opcin de otros movimientos de inventario en mdulo 2 o por notas de
compras o ventas.
-. En cuanto al manejo de productos perecederos, se debe organizar la bodega de acuerdo
con las fechas de vencimiento de los lotes.
Las medidas de dimetros y longitudes, por ser un rango infinito, deben ir dentro de la
descripcin del producto, y no como una extensin.
CM-UNO brinda una alternativa de gran utilidad en el manejo de listas en el manejo de listas
de precios llamadas listas extendidas. Estas reemplazan las indicadas en la captura del
cdigo de parte. Este tipo de listas de precios brinda las siguientes facilidades funcionales :
Infinito nmero de listas para un mismo cdigo de parte, independientemente de las 6 listas
que presentan el manejo tradicional.
Definicin del rango de tiempo en el cual tendr vigencia. Esto permite ir preparando
anticipadamente listas de precios para aquellas empresas con altos volmenes de trabajo en
los que no es posible estar modificando el catlogo de parte en jornada de trabajo normal,
caso tpico en cadenas de almacenes con punto de venta P.O.S.
55
Actualizacin de Extensiones
El objetivo de este catlogo es permitir a los usuarios que requieren tener un control de partes
de inventario con tallas, colores o sabores, crear las referencias y descripciones
complementarias para identificar cada una de las partes/ extensiones de la empresa.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
56
57
58
Alternativa 1:
Alternativa 2:
Alternativa 3:
Alternativa 4:
Listado por posicin arancelaria para las partes que son importadas.
59
60
Material Madera
Dimensin 80 X 14 X 30
Color Caoba
61
62
63
Cdigo de parte:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Corresponde al cdigo de la parta a la cual se desea
asociar la nueva referencia alterna.
64
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Actualizacin de Lneas
Este catlogo permite al usuario asociar diversas partes bajo un mismo cdigo de lnea, con
la ventaja de que una parte puede estar asociada a varias lneas a la vez. Es una manera de
agrupar las partes de inventario en un catlogo no estructurado y de libre asociacin.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
El catlogo de lneas tiene dos componentes, por lo que su creacin se debe hacer en dos
fases.
Fase1: Ingresar por el programa de Actualizacin de Lneas y diligenciar los siguientes
campos:
66
Cdigo de Lnea:
Campo alfanumrico de 8 posiciones. Se utiliza para registrar el cdigo con el cual se
identificar la lnea a crear.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo de la
lnea a crear.
67
Al ingresar por la opcin A de Actualizacin de Lneas por Parte se debe diligenciar los
siguientes campos:
68
Cdigo de Lnea:
Campo alfanumrico de 8 posiciones. Corresponde al cdigo de lnea que se desea asociar a
la parte seleccionada.
69
Cules han sido los consumos por cada divisin subdivisin y departamento en una
empresa?
Descripcin
CA
CV
CP
CENTRO ADMINISTRATIVO
CENTRO DE MERCADEO Y VENTAS
CENTRO DE PROMOCION
Fase 2 : Creacin del catlogo de destinos : mediante el cual se especifican las componentes
de cada uno de los destinos asociados, definidos en la fase 1,ejemplo :
70
PAG. : 1
CA CENTRO ADMINISTRATIVO
CDIGO
DESTINO
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
10.
10.01.
10.02.
10.02.01.
10.02.02
10.02.03
10.02.04
10.02.05
10.03
CENTROS DE ADMINISTRACION
GERENCIA GENERAL
GERENCIA FIANANCIERA
GERENTE FINANCIERO
CONTABILIDAD
AUDITORIA
COSTOS
TESORERIA
GASTOS
GENERALES
ADMINISTRACION
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CLASE
T
D
T
D
D
D
D
D
D
PAG. :
1
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
20.
20.01.
20.01.01.
20.01.02.
20.01.03.
20.02.
20.02.01.
CENTRO DE VENTAS
MERCADEO
GERENTE DE MERCADEO
PUBLICIDAD
MERCADERISTAS
VENTAS
GERENTE
DE
VENTAS
INSTITUCIONALES
GERENTE DE VENTAS CONSUMO
SUPERVISORES
VENDEDORES
BODEGAS
GASTOS GENERALES VENTA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
T
T
D
D
D
T
D
NO
NO
NO
NO
NO
D
D
D
D
D
20.02.02.
20.02.03.
20.02.04.
20.02.05.
20.03.
CLASE
PAG. :
1
DESCRIPCION
MAQUINA
CENTRO
30.
30.01.
30.01.01.
30.01.02.
30.01.03.
30.01.04.
30.01.05.
30.01.06.
30.01.07.
30.01.08.
30.01.09.
CENTROS DE PRODUCCION
CENTROS DE PRODUCCION
MEZCLADORA
PESA
DESCANSO
FORMADORA
CUARTO DE FERMENTACION
HORNOS
CONVEYOR
TAJADORA
EMPACADORA
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
CLASE
T
T
D
D
D
D
D
D
D
D
D
30.02.
30.02.01.
30.02.02.
30.02.03.
30.02.04.
30.03.
CENTROS DE SERVICIO
GERENTE DE PRODUCCION
SUPERVISORES
ALMACN
MANTENIMIENTO
GASTOS
GENERALES
MANTENIMIENTO
NO
NO
NO
NO
NO
NO
71
T
D
D
D
D
D
Notas :
Como se ver posteriormente, adems de la definicin de los destinos asociados y los
destinos como tal, es necesario activar en el catlogo de conceptos un indicador para sealar
que se requiere hacer un seguimiento por Destino Asociado..
En la definicin de los destinos asociados y destinos en el sistema Comercial CM-UNO,
deber tenerse presente las estructuras de estos mismos catlogos en el sistema Contable CGUNO con el fin de evitar problemas a la hora de ejecutar procesos de interfase contable.
Opcionalmente el sistema permite llevar un control ms all de los destinos, al poder
expandir el control a nivel de mquinas y productos, por medio de la asociacin entre los
catlogos de mquinas y productos con el de destino.
La ruta de acceso al programa de Actualizacin de destinos asociados es:
Al escoger la opcin [1]= Actualizacin, [I]= Ingresos, se deben informar los siguientes
campos :
72
73
Actualizacin de Destinos
Este catlogo es complementario al de Destinos Asociados. En este programa el usuario
podr crear los diferentes destinos de acuerdo a los parmetros definidos en el catlogo
anterior.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
74
Cdigo Destino :
Cdigo alfanumrico de 8 caracteres, estructurable en 4 niveles de dos campos cada uno. Se
utiliza para definir el cdigo con el cual se identificar el destino a crear.
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del destino que se
est creando.
Clase de Destino:
Campo Alfanumrico con dos posibles valores:
T= Ttulo: Indica que el destino estructurado a crear va a tener subniveles o subdivisiones
a cargo. En este caso este destino es considerado un destino padre y tendr la capacidad
de acumular valores totales de los subniveles a su cargo.
D= Detalle: Indica que es el ltimo nivel o nivel de captura de informacin del destino
estructurado a crear.
Centro de Utilidad:
Campo alfanumrico de dos posiciones. Corresponde al cdigo de Centro De Utilidad. Se
utiliza en el evento en que se desea asociar exclusivamente un Destino a un centro de utilidad
especfico. Esta asociacin es restrictiva e implica que solo se podr registrar transacciones
en este destino por el centro de utilidad asignado. Si no se quiere tener este tipo de amarre,
se debe digitar <Enter> que es equivalente a que el destino aceptar transacciones para todos
los centros de utilidad de la empresa.
Exige mquina :
Campo alfanumrico con dos posibles valores:
0= No: Indica que el destino a crear no requiere capturar informacin de consumos por
destino / mquina.
1= Si: Indica que el destino a crear requiere capturar informacin de consumos por
destino / mquina. Parta hacer uso de esta opcin se debe crear tambin el catlogo de
mquinas.
75
76
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la persona o
usuario al cual se le esta creando la firma.
Destino :
Campo alfanumrico de 2 y 8 posiciones. Identifica al cdigo del destino, centro de costo o
departamento, al cual se desea asociar el cdigo de firma. Este campo es informativo.
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Actualizacin de Mquinas
El objetivo de este catlogo es poder brindar al usuario informacin estadstica en forma de
resumen de transacciones, de los diferentes consumos efectuados con cargo a un Destino y
particularmente a una Maquina.
En un esquema grfico de funcionamiento se puede plantear la relacin de la transaccin
desde el momento de salir de la bodega, hasta el registro de la mquina:
Mquina
Mquina11
Bodega
Centro de
costo
Mquina
Mquina22
Mquina
Mquina33
78
79
Actualizacin de Productos
El objetivo de este catlogo es brindar, de manera similar al catlogo de mquinas, la
posibilidad de registrar en las transacciones de consumos de inventarios, adems del destino
y la mquina, una referencia que puede ser asociada a un producto que se este elaborando.
Por ejemplo cuando se fabrica una pieza cuya ruta de proceso es a travs de varios Centros
de Costos y Mquinas, se desea conocer cuanto es el consumo por cada Centro de Costo y
por cada Mquina, pero tambin se desea conocer el costo total de los insumos cargados a
ese producto.
A partir de una necesidad como esta, se conforma un cdigo de producto (referencia) el cual
puede ser capturado al momento de hacer un documento de movimientos de inventarios (por
ejemplo consumos), de tal forma que se pueda generar un reporte por el total de las
transacciones registradas en la referencia o producto mencionado. Es importante aclarar que
este catlogo no tiene ninguna asociacin con el catlogo de partes de inventario.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
80
81
82
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para describir el nombre del
documento que se est creando.
Control de Consecutivo:
Campo numrico con dos posibles valores:
0= Manual y automtico: Indica que el sistema va a sugerir y controlar el nmero
consecutivo del documento, pero permite que el usuario digite uno diferente al
emitido por el sistema. Se utiliza principalmente para los tipos de documentos
externos, por ejemplo de Facturas de Proveedores.
1= Slo automtico: Indica que el sistema va a emitir y controlar la numeracin del
documento. En este caso no se permite el ingreso o registro de nmeros.
Se maneja en:
Campo numrico con 6 posibles valores:
1= Compras: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de compras.
2= Inventarios: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de
Inventarios.
3= Produccin: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de
produccin.
4= ventas: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo de ventas.
5= Cuentas por Cobrar: Indica que el documento slo ser manejado en el mdulo
de Caja y Cuentas por Cobrar.
6= Cuentas por Pagar: Indica que el documento slo ser manejado en la causacin
de las Cuentas por Pagar.
Exige informacin de transportador:
Campo numrico con dos posibles valores:
0= No: Indica que el tipo de documento no va a solicitar al momento de generarse,
informacin adicional y relativa a un despacho, para lo cual se requerira capturar
informacin del vehculo y transportador.
1= Si: Indica que el documento va a solicitar al momento de ser generado la
informacin del vehculo y transportador.
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
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84
85
86
C.U.:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del Centro de Utilidad al
cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.
Tipo de Documento:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del tipo de documento al
cual se le va a reportar la resolucin de facturacin.
Aprobacin Dian:
Nmero de documento inicial:
Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero inicial a partir del
cual fue aprobada la resolucin de facturacin.
Nmero de documento final:
Campo numrico de 5 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero final hasta el cual
fue aprobada la resolucin de facturacin.
Nmero de Resolucin:
Campo numrico de 15 posiciones. Se debe registrar aqu el nmero del documento de
resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.
Fecha de Resolucin:
Campo numrico con formato AA/MM/DD. Se debe registrar aqu la fecha del
documento de resolucin en el cual consta la aprobacin que se est actualizando.
Mensaje de precaucin en Documento:
Cuando nmero dcto mayor a:
Campo numrico de 5 posiciones. El objetivo de este campo es prever con la
suficiente anticipacin el momento en que se debe solicitar una nueva resolucin de
facturacin, debido a que la actual esta por vencerse. Quiere decir esto que si por
ejemplo el nmero de documento inicial es 00001 y el nmero de documento final
es 05000, la resolucin fue aprobada entre este rango de nmeros. El nmero que se
registre en el campo de cuando nmero dcto mayor a: debe estar aproximadamente
entre 04500, de tal forma que se prevea con 500 nmeros de anterioridad la caducidad
o vencimiento de la resolucin y se proceda a solicitar una nueva.
Cuando el cliente tiene varios tipos de formato de factura, normalmente solicita una
resolucin con varios prefijos. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
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Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura, normalmente solicita una
resolucin con varios prefijos para utilizar el mismo tipo de documento. La
recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene entre el
Centro de Utilidad + el Tipo de Documento, por ejemplo:
01FV00001 al 01FV05000 donde 01 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.
02FV00001 al 02FV05000 donde 02 es el centro de utilidad y FV el tipo de documento.
Cuando el cliente tiene varias sucursales donde se factura con modalidad de ventas
POS, normalmente solicita una resolucin con varios prefijos para cada caja y punto de
venta. La recomendacin es que el prefijo corresponda a la combinacin que se obtiene
entre el Centro de Utilidad + el nmero de la Caja, por ejemplo:
0100100000001 al 0100100005000 donde 01 es el centro de utilidad y 001 el nmero de caja.
0100200000001 al 0100200005000 donde 01 es el centro de utilidad y 002 el nmero de caja.
88
89
El criterio para definir los conceptos que realmente se necesitan consiste en tener
presente la direccin contable de cada transaccin comercial. Si dos conceptos tienen
exactamente los mismo parmetros y van a la misma cuenta contable, uno de los dos
sobra.
Se recomienda que los responsables de la contabilidad estn al tanto de la forma como
se obtendrn los comprobantes contables desde las estructuras de los catlogos del sistema
comercial CM-UNO.
Al ingresar a la opcin de Actualiza Conceptos el usuario deber reportar los
siguientes campos:
90
Descripcin :
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre o descripcin
del tipo de transaccin del concepto.
Naturaleza :
Campo numrico con 3 posibles valores:
1= Entrada: Indica que el concepto va a hacer un registro de Ingreso o Entrada en
los inventarios.
2= Salida: Indica que el concepto va a hacer un registro de Egreso o Salida en los
inventarios
3= Salida/Entrada. Indica que el concepto va a hacer dos registros, uno de Ingreso o
Entrada y uno de Egreso o Salida del inventario. Se utiliza para transacciones de
transferencias entre bodegas o procesos de transformacin.
Por este concepto se reportan transacciones que afectan:
Campo numrico con 3 posibles valores:
1= Compras: Indica que el concepto slo se utilizara parar hacer registros de
compras en el mdulo respectivo.
2= Ventas: Indica que el concepto slo se utilizara para hacer registros de ventas en
los mdulos respectivos.
3= Solo inventarios: Indica que el concepto slo se utilizar para hacer registros de
inventarios diferentes a compras y ventas. Cuando este indicador se utiliza, se debe
diligenciar adems el siguiente:
Se ocasiona por:
Campo numrico con 4 posibles valores:
1= Movimientos de o entre procesos, ensamble, corte: Indica que el concepto se
utilizar para transacciones de inventarios correspondientes a registros de
produccin por procesos y registros de ensamble o desensamble de productos (kits)
2= Prestamos o consignaciones otorgadas: Indica que el concepto se utilizar para
transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones dadas.
Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin.
3= Prestamos o consignaciones recibidas: Indica que el concepto se utilizar para
transacciones de inventarios correspondientes a prestamos y consignaciones
recibidas. Este tipo de concepto no est habilitado en la aplicacin
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
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92
93
Unidad de Proceso:
Campo alfanumrico de 6 posiciones. El usuario puede definir libremente la unidad de
costeo en la cual desea reportar su proceso. Por ejemplo Kilos, Unidades o Horas. Si no
se requiere capturar Unidad de Proceso, se debe digitar la tecla de funcin <F4> para
blanquear el campo.
Costo de Entradas por Unidad:
Campo numrico de 7 enteros y 2 decimales. Se utiliza para reportar el valor unitario
por el tipo de unidad de proceso creado.
Cuando en el indicador de Se ocasiona por se ha definido 2 o 3 para Prestamos o
Consignaciones, no se solicita informacin de parmetros para el manejo del inventario
ni parmetros para liquidacin del costo de transformacin.
94
Actualizacin de Vendedores
El objetivo de este programa es permitir al usuario establecer la codificacin de
vendedores que servirn para los siguientes anlisis de informacin :
Anlisis de cotizaciones por vendedor
Anlisis de facturacin y rdenes de ventas por :
Vendedor/ zona/ subzona
Vendedor/ zona/ subzona/ cliente
Vendedor/ zona/ subzona/ parte
Vendedor/ sector econmico.
Motivos de devolucin por :
Vendedor/ zona/ subzona
Vendedor/ sector econmico
Anlisis de mrgenes de contribucin por :
Vendedor/ zona/ subzona
Vendedor/ sector econmico
Resmenes de venta por :
Vendedor/ zona/ subzona
Vendedor/ sector econmico
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
95
vendedor
Clasificacin : A/B/C/D:
Campo alfanumrico de 4 posibles valores. Se usa para clasificar libremente a los
diferentes tipos o categoras de vendedores.
96
Actualizacin de Rutas
El objetivo de este catlogo es permitir al usuario asociar a cada ruta que se defina un
cdigo de vendedor para facilitar las operaciones de despacho, cuadre y generacin de
informes de todo tipo por ruta.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Al ingresar por la opcin de Actualiza Rutas el usuario deber diligenciar los siguientes
campos:
97
98
99
Actualizacin de Sectores
El objetivo de este catalogo es brindar una herramienta de clasificacin por actividad
econmica o comercial de los beneficiarios, de tal forma que se permita generar
diferentes informes y estadsticos por ste catlogo, por ejemplo: estados de cuentas por
Cobrar, ventas por sector, cumplimiento de cuotas de ventas, etc.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
100
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Corresponde al nombre o definicin del sector
que se est creando.
101
Actualizacin de Beneficiarios
El objetivo de ste catlogo es permitir al usuario definir y actualizar toda la
informacin inherente a personas naturales y jurdicas con las cuales se generen
transacciones, por ejemplo: empleados, clientes, proveedores, acreedores, etc. Este
catlogo ser utilizado en la aplicacin en los mdulos de Compras, Ventas y algunas
transacciones de inventarios.
Cuando un beneficiario, por ejemplo un cliente, tiene varias sucursales o puntos de
venta, el sistema permite crear adiciones a ste catlogo. Estas son llamadas sucursales
y se crean en el siguiente men.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
102
103
104
Sector:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del catalogo de sectores
al que se va a asociar al beneficiario.
Estado:
Campo numrico con 3 posibles valores:
0= Activo: Indicador asignado automticamente al crear un beneficiario. Es el
estado normal de ste.
B= Bloqueado por Cartera: Indicador de uso manual para el usuario. Permite
restringir la captura de transacciones de ventas para un beneficiario en particular.
X= inactivo: Indicador de uso manual para el usuario. Permite restringir el uso total
de transacciones para un beneficiario.
Reg. Simplificado:
Campo numrico con 2 posibles valores:
0= No: Indica que el beneficiario no es de rgimen simplificado.
1= S: Indica que el beneficiario es de rgimen simplificado.
Liquida Rtefte:
Campo numrico con 3 posibles valores:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona retencin en la fuente en
los documentos que emite.
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona retencin en la fuente en los
documentos que emite.
2= Autoret.: Indica que el beneficiario es Autoretenedor.
Liquida ICA:
Campo numrico con 2 posibles valores:
0= No: Indica que el beneficiario no liquida ni provisiona ICA en los documentos
que emite.
1= S: Indica que el beneficiario S liquida o provisiona ICA en los documentos que
emite.
105
Cdigo de ICCA:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Se solicita cuando en el parmetro anterior se ha
sealado 1= Si liquida ICA. Se debe digitar aqu el cdigo de la tabla de retencin por
ICA previamente catalogado, correspondiente a la actividad del beneficiario.
Retenedor de IVA:
Campo numrico con 3 posibles valores:
0= No: Indica que el beneficiario no es retenedor de IVA.
1= S: Indica que el beneficiario S es retenedor de IVA.
2= Exento: Indica que el beneficiario es exento de este gravamen.
Clasificacin:
Campo numrico de un carcter. Se utiliza para clasificar el tipo de beneficiario entre 8
diferentes tipos de beneficiarios a saber: Proveedor, Cliente, Empleado, Acreedor,
Accionista, Interno, Exterior, Otros. Se debe asociar el beneficiario como mnimo a un
tipo de clasificacin, para lo cual se debe escoger entre las opciones 0=No: indica que
no se desea clasificar y 1= Si: indica que se desea clasificar.
Datos bsicos del proveedor:
Das de gracia:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia otorgado
por el proveedor.
Tiempo de entrega:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para registrar el tiempo promedio de
entrega de un proveedor.
Condiciones de pago:
Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a
los das promedio de pago del proveedor. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres
corresponden al % de descuento financiero otorgado por el proveedor: Por ejemplo 05
para indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el
descuento financiero. Ejmp.020. La interpretacin completa del ejemplo 030-05-020
es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes de 20
das.
Descuento:
Campo numrico de 2 caracteres. Corresponde al % de Descuento global otorgado por
el proveedor para todas las transacciones de compra.
106
Cupo otorgado:
Campo numrico de 9 caracteres. Se utiliza para registrar el valor del cupo crdito
otorgado por el proveedor. Este campo es informativo.
Clasificacin:
Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en
orden descendente de importancia al proveedor.
Contacto:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos
del representante del proveedor.
Cdigo de moneda:
Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas
extranjeras. Si el proveedor es nacional se digita <Enter> para indicar que la moneda es
Nacional o Corriente.
Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno.
Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / subzona al cual se desea asociar el
proveedor.
Mtodo de pago:
Campo numrico con 3 posibles valores:
0= Cheque: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque.
1= Consignacin: Indica que al proveedor se le debe hacer el pago consignando en
su cuenta. Para este caso se debe diligenciar la informacin para consignacin.
2= Cheque Gerencia: Indica que al proveedor se le debe pagar con cheque de
gerencia.
Informacin para Consignacin:
Nombre del Banco:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre del banco
donde se le debe consignar al proveedor.
Sucursal:
Campo alfanumrico de 20 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre de la sucursal
del banco donde se le debe consignar al proveedor
Cdigo:
Campo alfanumrico de 2 posiciones. Corresponde al cdigo del banco.
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
107
Cta. Corriente:
Campo alfanumrico de 15 posiciones. Corresponde al nmero de la cuenta del
proveedor donde se debe consignar.
Datos bsicos del Cliente:
Direccin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar la nomenclatura o
direccin de despacho del cliente.
Ciudad:
Campo alfanumrico de 12 posiciones. Se utiliza para registrar la ciudad de despacho
del cliente.
Comisin por distribucin:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para definir el porcentaje de
comisin que ganar un cliente especfico por distribucin sobre la lista de precios. Por
ejemplo, si el precio de un producto es $ 1000,00 y el % de comisin por distribucin
es 5,00%, al reportar la venta del producto el sistema excluir en forma automtica el
valor de este porcentaje, de tal forma que el valor a liquidar es $ 950,00.
Condicin de pago:
Campo numrico con el formato xxx-xx-xxx: Los 3 primeros caracteres corresponden a
los das promedio de pago del cliente. Por ejemplo 030. Los 2 siguientes caracteres
corresponden al % de descuento financiero otorgado al cliente: Por ejemplo 05 para
indicar 5%. Los ltimos 3 caracteres corresponden a los das lmite para otorgar el
descuento financiero. Por ejemplo 020. La interpretacin completa del ejemplo 03005-020 es: Crdito a 30 das y tiene un descuento de pronto pago del 5% si paga antes
de 20 das.
Observacin:
Campo alfanumrico de 5 posiciones. Se utiliza para dejar alguna observacin
abreviada en el cliente o en los documentos que se le emitan. Por ejemplo VRCH que
significara Vendedor Recoge Cheque.
Das de gracia:
Campo numrico de 3 posiciones: Se utiliza para definir el tiempo de gracia
otorgado al cliente.
Descuento global:
Campo numrico de 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para asignar un porcentaje de
descuento global que ser sugerido por el sistema en las transacciones de Ventas.
108
Cupo Asignado:
Campo numrico de 9 enteros. Corresponde al valor del cupo de crdito otorgado al
cliente.
Bloquea por cupo:
Campo numrico con 2 posibles valores; slo se utiliza si se tiene activo el mdulo de
cartera en el sistema comercial.
0= No: Indica que no se validar el valor de cupo y se podr dar crdito as el
cliente no tenga cupo disponible.
1= S: Indica que se va a controlar el valor del cupo al momento de otorgar un
crdito.
Bloquea por morosidad:
Campo numrico con 2 posibles valores; slo se utiliza si se tiene activo el mdulo de
cartera en el sistema comercial.
0= No: Indica que no se validar el estado de morosidad se podr dar crdito as el
cliente no este a da.
1= S: Indica que se va a controlar el estado de morosidad y se restringir al
momento de otorgar un crdito.
Clasificacin:
Campo alfanumrico con 4 posibles valores: A, B, C o D. Se utiliza para clasificar en
orden descendente la importancia del cliente.
Lista de precio:
Campo alfanumrico de 3 posiciones (si se usan Listas Extendidas) o de una posicin
entre los valores de 1 y 6 (si se usan precios definidos en el catlogo de partes).
Corresponde al cdigo de lista de precios al que se desea asociar al cliente.
Lista de Descuentos:
Campo alfanumrico de 2 posiciones (si se usan Listas Extendidas) Corresponde al
cdigo de lista de descuentos al que se desea asociar al cliente.
Contacto:
Campo alfanumrico de 20 caracteres. Se utiliza para registrar los nombres y apellidos
del representante del cliente.
Cdigo de moneda:
Campo alfanumrico de 1 posicin. Corresponde al cdigo del catlogo de monedas
extranjeras para los clientes a los cuales se les facture con esta condicin. Si es nacional
se digita <Enter> para indicar que la moneda es Nacional o Corriente.
SISTEMAS DE INFORMACIN EMPRESARIAL S.A. - SISTEMA COMERCIAL CM-UNO
109
Zona / Subzona:
Campo alfanumrico de 4 estructurado en 2 niveles de 2 caracteres cada uno.
Corresponde al cdigo del catlogo de Zonas / Subzona al cual se desea asociar al
cliente.
Ruta :
Campo alfanumrico de 3 posiciones. Corresponde al cdigo del catlogo de ruta al
cual se desea asociar al cliente.
Orden :
Campo numrico de 3 posiciones. Se utiliza para definir el orden de visita al cliente
dentro de la ruta.
Vendedor:
Campo alfanumrico de 4 posiciones. Corresponde al cdigo del vendedor definido
en el catlogo de vendedores, al cual se desea asociar el beneficiario.
110
Actualizacin de Sucursales
El objetivo de este programa es permitir al usuario crear cdigos asociados a un
beneficiario, para todas y cata una de las sucursales que posea. Este catlogo permite
controlar la informacin de ventas, despachos, cartera y estadsticas por cada una de las
sucursales del beneficiario.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
111
112
Los campos referentes al nombre o razn social, contacto, direccin, etc. se deben
diligenciar para cada sucursal que se cree, conforme a la explicacin definida en el
catlogo de beneficiarios para ellos.
Actualizacin de Aos
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar los cdigos de los aos en
los cuales se registrarn las diferentes transacciones.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
113
Ao:
Campo numrico de 2 posiciones. Se debe digitar aqu los dos ltimos dgitos del ao, por
ejemplo para el caso de 1998 se digita solamente 98. El sistema tiene predefinida una tabla de
rangos de aos para el manejo del milenio. Se pretende que el usuario no tenga que digitar en
todas las transacciones los 4 dgitos del ao, y que solamente capture los dos ltimos que la
aplicacin identificar a que milenio corresponde al ao reportado.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo del
ao. Se recomienda digitarlo por ejemplo Ao de 1.998.
Fecha Inicial:
Campo numrico de 6 posiciones en formato AA/MM/DD. Se utiliza para definir la
fecha a partir de la cual se inicia el ao contable y/o transaccional.
Fecha Final :
Campo numrico de 6 posiciones en formato AA/MM/DD. Se utiliza para definir la
fecha hasta la cual se extiende el ao contable y/o transaccional.
114
Actualizacin de Lapsos
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar los cdigos de los lapsos
o perodos contables y/o transaccionales en los cuales se reportaran los diferentes
registros de movimientos.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
115
Periodo (mes):
Campo numrico de 2 posiciones. Se debe digitar aqu el nmero del periodo
correspondiente al nmero de mes o lapso contable. El sistema permite crear hasta 15
periodos o lapsos. Por ejemplo 01 para indicar Mes 01, es decir Enero.
Descripcin:
Campo alfanumrico de 40 posiciones. Se utiliza para registrar el nombre completo del
lapso. Se recomienda digitarlo completo, por ejemplo Enero de 1.998.
Fecha Inicial:
Campo numrico de 6 posiciones en formato AA/MM/DD. Se utiliza para definir la
fecha a partir de la cual se inicia el lapso contable y/o transaccional.
Fecha Final :
Campo numrico de 6 posiciones en formato AA/MM/DD. Se utiliza para definir la
fecha hasta la cual se extiende el lapso contable y/o transaccional.
% Paag:
Campo numrico para 2 enteros y 2 decimales. Se utiliza para registrar el porcentaje de
ajuste al ao gravable correspondiente al mes el cual es requerido para los procesos de
Ajustes por Inflacin.
116
Actualizacin de Fechas
El objetivo de este programa es permitir al usuario catalogar y controlar los cdigos de
fechas de las transacciones. El sistema no exige que las fechas sean creadas con
anterioridad, stas se van creando automticamente en la medida en que la aplicacin
interactua con la fecha del computado..
Igualmente brinda la posibilidad de cerrar una fecha de tal forma que no se registren ni
alteren las transacciones sin previa aprobacin del usuario maestro.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
117
118
Cierre de Fechas:
Este proceso se utiliza posteriormente al registro transaccional. La recomendacin es
que se cierre diariamente la fecha anterior, en la cual ya deben haberse registrado las
transacciones del da anterior. De esta forma se evita que se presenten errores en la
captura de transacciones en fechas no correspondientes, y se garantiza la integridad de
la informacin.
La ruta de acceso a este programa se puede visualizar en el siguiente menu:
Se deben reportar la fecha inicial y final a cerrar. Si se requiere volver a abrir una fecha,
se debe ingresar por el mdulo de mantenimiento, programa para Apertura de Lapsos y
Fechas.
INTRODUCCIN...................................................................................................................................15
OBJETIVOS DEL MDULO...............................................................................................................................15
MEN MONITOR..................................................................................................................................16
INTERACCIN CON LOS CATLOGOS POSTERIORMENTE A LA FASE DE IMPLEMENTACIN DEL SISTEMA:.........18
CATLOGO DE EMPRESAS...............................................................................................................19
QU PASA CUANDO SE TIENEN VARIAS EMPRESAS EN EL MISMO DIRECTORIO?..............................................19
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE EMPRESAS.........................................................................20
ACTUALIZACIN DE BODEGAS.....................................................................................................28
EJEMPLOS DE DEFINICIN DE BODEGAS, POR TIPOS DE EMPRESAS..................................................................29
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE BODEGAS..........................................................................29
ACTUALIZA GRUPOS DE BODEGAS..................................................................................................................31
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DE LOS CATLOGOS DE GRUPOS DE BODEGAS.................................................32
ACTUALIZACIN DE GRUPOS.........................................................................................................33
ANLISIS DE LA INFORMACIN PARTIENDO DE GRUPOS.................................................................................33
CONSIDERACIONES DE TIPO CONTABLE Y ESTADSTICO A TENER EN CUENTA EN LA ESTRUCTURACIN DEL
CATLOGO DE GRUPOS....................................................................................................................................33
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE GRUPOS.............................................................................34
EJEMPLOS DE ESTRUCTURACIN DEL CATLOGO DE GRUPOS..........................................................................35
ACTUALIZACIN DE CARACTERSTICAS...................................................................................38
EJEMPLOS DE DEFINICIN DE CATLOGOS DE CARACTERSTICAS DEPENDIENDO DEL TIPO DE EMPRESA.........38
CONSIDERACIONES PARA DEFINIR EL CATLOGO DE CARACTERSTICAS..........................................................39
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE CARACTERSTICAS:...........................................................40
ACTUALIZACIN DE ARANCELES.................................................................................................41
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE ARANCELES:.....................................................................41
ACTUALIZACIN DE EXTENSIONES.............................................................................................54
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE EXTENSIONES:...................................................................56
ACTUALIZACIN DE LNEAS..........................................................................................................64
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE LNEAS:............................................................................64
ACTUALIZACIN DE DESTINOS.....................................................................................................72
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS PARA CREAR EL CATLOGO DE DESTINOS:......................................................72
ACTUALIZACIN DE MQUINAS...................................................................................................76
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE MQUINAS:.......................................................................77
ACTUALIZACIN DE PRODUCTOS................................................................................................78
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE PRODUCTOS:.....................................................................79
ACTUALIZACIN DE VENDEDORES..............................................................................................93
1.27.3. EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE VENDEDORES:.......................................................94
ACTUALIZACIN DE RUTAS............................................................................................................95
ACTUALIZACIN DE SECTORES....................................................................................................98
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE SECTORES:........................................................................98
ACTUALIZACIN DE BENEFICIARIOS........................................................................................100
DATOS BSICOS DEL BENEFICIARIO:..............................................................................................................101
ACTUALIZACIN DE SUCURSALES.............................................................................................109
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE SUCURSALES:..................................................................110
ACTUALIZACIN DE AOS.............................................................................................................111
ACTUALIZACIN DE LAPSOS........................................................................................................113
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE LAPSOS:..........................................................................113
ACTUALIZACIN DE FECHAS.......................................................................................................115
EXPLICACIN DE LOS CAMPOS DEL CATLOGO DE FECHAS:..........................................................................116
CIERRE DE FECHAS:.........................................................................................................................117