NOVEMBRO / 2007

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PREFEITURA MUNICIPAL DE PINHAIS

ESTADO DO PARAN

APRESENTAO
Este material foi solicitado pela Secretaria Municipal da
Administrao SEMAD, e elaborado com o intuito de capacitar os
servidores desta prefeitura, de todos os cargos e lotaes, tendo como
objetivo principal estreitar as diferenas entre os conhecimentos de
informtica entre os servidores.

Elaborao: Hlio Ishii Stroparo Tcnico em Informtica

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NDICE
ALTERANDO O TAMANHO E A ORIENTAO DO PAPEL .................................................7
CABEALHO E RODAP ............................................................................................................7
INSERIR NUMERAO DE PGINA ........................................................................................7
INSERINDO DATA E HORA........................................................................................................8
INSERIR UM CLI-ART .................................................................................................................8
INSERIR UMA FIGURA ...............................................................................................................8
INSERIR WORDART ....................................................................................................................9
TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS OU MARCADORES ....................................9
TRABALHANDO COM COLUNAS...........................................................................................10
CRIANDO COLUNAS ATRAVS DA BARRA DE FERRAMENTAS ...................................11
CRIANDO COLUNAS ATRAVS DO MENU FORMATAR...................................................11
INSERINDO QUEBRAS DE COLUNA ......................................................................................11
REMOVENDO O COLUNAMENTO..........................................................................................11
TRABALHANDO COM ESTILOS..............................................................................................11
TRABALHANDO COM TABELAS............................................................................................11
BORDAS E SOMBREAMENTO .................................................................................................11
CRIANDO MALA DIRETA.........................................................................................................11
TRABALHANDO COM HIPERLINK ........................................................................................11

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INTRODUO
Word para Windows um processador de textos cuja finalidade a de nos ajudar a
trabalhar de maneira mais eficiente tanto na elaborao de documentos simples, quanto
naqueles que exijam uma editorao mais elaborada.
Permite a organizao de textos atravs de tpicos, possibilita a localizao e substituio
de uma palavra ou frase, por outra informao etc.

FORMATANDO PARGRAFOS
Atravs do Menu Formatar, temos acesso a todas as formataes que podemos dar a um
pargrafo, de uma s vez.
Antes de aplicarmos uma formatao, necessrio selecionar os pargrafos desejados,
atravs do shift e das teclas de seta.
Na seqncia, acionar o Menu Formatar e escolher a opo "Pargrafo..."

A caixa de dilogo "Pargrafo" exibe as formataes do pargrafo corrente e no caso de

seleo de mais de um, os valores podem aparecer em branco, quando eles tiverem
formataes diferentes.
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Espaamento entre linhas:

Espaamento Simples: Ctrl 1
Espaamento: 1,5 cm (Atalho Ctrl 5)
Espaamento: 2,0 cm (Atalho Ctrl 2)

Guia Recuos e Espaamento

Opes disponveis:
Alinhamento

Recuo
Espaamento

Especifica o tipo de alinhamento para o texto selecionado (esquerdo,

direito, centralizado ou justificado).
Atalhos para Alinhamentos:
Justificado: Ctrl + J
Esquerdo: Ctrl + Q
Direito: Ctrl + G
Centralizado: Ctrl + E
Determina a distncia das margens at o incio (esquerdo) ou fim
(direito) do pargrafo.
Define o espao entre os pargrafos e entre as linhas de um mesmo
pargrafo

Guia Quebras de linha e de pginas

Opes disponveis:
Controle
de
linhas Impede a impresso da linha final do pargrafo no incio
rfs/vivas
(viva) ou no fim (rf) de uma pgina.
Manter linhas juntas
No separa o pargrafo em pginas diferentes.
Manter com o prximo
Fora a impresso do pargrafo atual na mesma pgina
do pargrafo seguinte.
Quebra de pgina

Insere uma quebra de pgina incondicional,

imediatamente na posio do cursor (Control Enter).

Suprimir nmero de linhas

No hifenizar

Suprime a numerao de linhas de um pargrafo.

No permite a hifenizao automtica de palavras.

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FORMATANDO O DOCUMENTO
Sempre que falamos em formatao do documento, devemos ter em mente que as
alteraes feitas tero efeito sobre todo o arquivo, ou para todas as pginas da mesma
seo (prximo tpico).
A formatao que altera todo o documento, nada mais do que estabelecer o valor das
margens superior, inferior, esquerda e direita em relao ao papel e o texto, colocao de
cabealhos e rodaps, mudana no modo de impresso, etc.

ALTERANDO AS MARGENS

Acionar o menu Arquivo e a opo "Configurar Pgina...".

Escolher a guia Margens, caso no esteja selecionada.
Alterar as opes desejadas conforme descrito a seguir:

Superior

Altera a margem superior.

Inferior
Esquerda
Direita
Medianiz
Cabealho

Altera a margem inferior.

Altera a margem esquerda.
Altera a margem direita.
Deixa uma margem para ser usada na encadernao.
Define a posio em relao margem superior, onde o cabealho
ser impresso.
Define a posio em relao margem inferior, onde o rodap
ser impresso.
Utilizadas para impresso como se fosse um livro.
Determina onde as alteraes devero ser aplicadas.
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Rodap
Margens espelho
Aplicar

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ALTERANDO O TAMANHO E A ORIENTAO DO PAPEL

Acionar o Menu Arquivo e a opo "Configurar Pgina...", o Word estar

visualizando a guia Margens.
Pressione a tecla TAB at ouvir a palavra Margens, na seqncia utilize uma vez a
seta para direita, dessa forma a guia Tamanho do papel, ser ativada.Alterar as
opes desejadas conforme descrito abaixo:

Tamanho do Permite selecionar um tamanho j definido (Carta, A4) ou definir um

papel
tamanho personalizado
Largura
Altera a largura do papel
Altura
Altera a altura do papel
Orientao Retrato: na vertical (padro)
Paisagem: horizontal
Aplicar
Determina onde as alteraes devero ser aplicadas:
- No documento inteiro;
- Deste ponto em diante.
Aps executar as alteraes desejadas, escolher o boto "OK".
Observao:
Estatsticas sobre o documento, tais como: n de pginas, palavras, caracteres,
pargrafos e linhas podero ser acessados atravs do atalho Control Shift G

CABEALHO E RODAP
Um cabealho e rodap um trecho de texto impresso no topo ou na parte inferior de
todas as pginas de um documento. O cabealho fica na margem superior e o rodap na
margem inferior.
Para criar um cabealho ou rodap v para o menu clique em Exibir Cabealho e rodap
e um retngulo tracejado ir aparecer.
Para mover-se entre o cabealho e o rodap clique e digite um texto dentro do retngulo
tracejado no cabealho ou rodap que ser repetido em todas as pginas de um
documento e depois clique em Fechar. Caso seja necessrio modificar o texto do
retngulo clique sobre o mesmo duas vezes rapidamente.

INSERIR NUMERAO DE PGINA

Para incluir numerao de pgina nos arquivos, necessrio:
Acessar o menu Inserir e a opo "Nmeros de pginas..."
Selecionar as opes desejadas dentre as citadas abaixo:
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Posio

Indica se a numerao ser impressa no rodap (padro) ou

no cabealho.
Alinhamento
Indica o alinhamento da numerao, sendo que direita o
padro.
Imprimir na 1 pgina Imprime (padro) ou no a numerao na 1 pgina do
documento.

O boto Formatar, nos abre outra caixa de dilogo, que permite mais algumas alteraes:
Formato do nmero
Permite selecionar a forma como a numerao dever ser feita.
Incluir n. do captulo S est ativa quando se trabalha com tpicos.
Numerao da pgina Em caso de quebra de seo, permite que a numerao
continue na seqncia correta. Iniciar em permite iniciar a
numerao com qualquer valor. Geralmente este recurso
utilizado quando se imprime arquivos diferentes que devem
manter a seqncia de paginao.
Aps fazer as alteraes desejadas, escolher o boto "OK"

INSERINDO DATA E HORA

A Data e a hora, podem ser inseridas em qualquer lugar do documento.
Primeiro devemos acessar o menu Inserir e depois a opo "Data e hora...", na
seqncia selecionar uma formatao e acionar o boto "OK".
Atalho para Data: Alt + Shift + D
Atalho para Hora: Alt + Shift + T

INSERIR UM CLI-ART
O Word traz uma srie de imagens e para um inserir um clip-art v ao menu clique
em Inserir Figura Clip-art e selecione a imagem ou na barra de desenho clique

INSERIR UMA FIGURA

Uma figura pode ser qualquer arquivo de imagem ou fotografia. V em Inserir ->
Figura -> Do arquivo e selecione a imagem desejada ou na barra de desenho clique
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INSERIR WORDART
Para inserir um WordArt clique no cone
ou no menu Inserir Figura
WordArt. Selecione um estilo de WordArt e depois clique no boto Ok. Digite o texto e
clique em Ok.

TRABALHANDO COM LISTAS NUMERADAS OU MARCADORES

Quando necessitamos descrever itens de uma relao dispomos de dois recursos
excelentes: Marcadores e Numerao.
Trabalhando com Marcadores:
Quando usamos marcadores, no precisamos nos preocupar com o alinhamento ou a
seqncia, pois aps pressionarmos <Enter>, um novo marcador inserido.
Para desativar o marcador, basta pressionar <Enter> 2 vezes.
Trabalhando com Numerao:
Assim que acionamos este recurso, a cada <Enter> pressionado, uma nova numerao j
na seqncia correta inserida. Caso algum item seja apagado, os demais so
renumerados automaticamente.
Para desativar a numerao, basta pressionar <Enter> 2 vezes.

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Observao:

Para inserir listas numeradas ou marcadores num texto j digitado,

Primeiro ser necessrio selecion-lo, depois na barra de ferramentas
de formatao, escolher o boto numeradores ou marcadores.
Para desativ-los basta repetir o procedimento citado.

Para alterar o tipo de marcador:

Acione o menu Formatar (Alt F),
Desa at marcadores e numerao tecle Enter,
Tab at ver vrios nmeros de pgina,
Seta para esquerda at acionador de pginas com marcadores,
Tab at nenhum, setas para escolher o tipo de marcador,
Tab at OK
Finalize com Enter
Quando voc numera manualmente os itens de uma lista, o Word converte os nmeros
digitados em numerao automtica.
Para criar automaticamente uma lista numerada a medida que digitar, siga estes passos:
1. Digite 1 ponto, 1 trao, a trao ou a sinal de fecha parnteses, seguido de um
espao e do texto desejado. Quando voc pressionar ENTER para adicionar o item
seguinte da lista, o Word inserir automaticamente o nmero, portanto voc s
precisa digitar o texto.
2. Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Voc tambm pode concluir a
lista pressionando BACKSPACE para excluir o ltimo nmero da lista.
Para trabalhar com marcadores, voc s precisa iniciar um pargrafo com um hfen ou um
asterisco, o Word converter automaticamente o pargrafo em um item com marcador
quando voc pressionar ENTER para encerrar o pargrafo.
Para criar automaticamente uma lista com marcadores a medida que digitar, siga estes
passos:
Digite asterisco ou hfen seguido de um espao e do texto desejado. Quando voc
pressionar ENTER para adicionar o item seguinte da lista, o Word inserir
automaticamente o prximo marcador.
Para concluir a lista, pressione ENTER duas vezes. Voc tambm pode concluir a
lista pressionando BACKSPACE para excluir o ltimo marcador.

TRABALHANDO COM COLUNAS

Por padro, o Word trabalha com arquivos em apenas uma coluna. Mas, possvel a
edio do documento em formato de coluna, que como os textos de jornais e revistas
so editados.
A diviso do texto em colunas feita na regio selecionada e caso no haja nenhuma, no
documento todo.

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CRIANDO COLUNAS ATRAVS DA BARRA DE FERRAMENTAS

1. Selecionar o texto que vai ser colunado.
2. Acionar o boto "Colunas" na barra de ferramentas.
3. Para definir o nmero de colunas, pressionar seta para direita de acordo com a
quantidade desejada. Pressionar Enter para finalizar.
Observao: No Word aps selecionar o boto Colunas na barra de ferramentas voc
dever teclar o Enter primeiramente, em seguida movimentar a seta para a direita a fim de
selecionar o nmero de colunas desejado e por fim, teclar o Enter novamente para
confirmar. importante ressaltar que inicialmente estar selecionada a opo referente
diviso em uma nica coluna e ao movimentar com a seta para a direita.

CRIANDO COLUNAS ATRAVS DO MENU FORMATAR

1.
2.
3.
4.
5.

Selecionar o texto que vai ser colunado.

Acionar o menu Arquivo, seta para direita at Formatar,
Descer em colunas,
Teclar Enter,
Digitar o nmero de colunas ou pressionar seta para direita de acordo com a
quantidade de colunas desejada
6. Pressionar Enter para finalizar.
Observao: O texto s ser visualizado em mais de uma coluna no modo de
visualizao "Layout da pgina".

INSERINDO QUEBRAS DE COLUNA

O Word quebra automaticamente as colunas de modo que elas caibam na pgina.
s vezes, essa quebra automtica no fica de acordo com o desejado e surge ento a
necessidade de forarmos uma quebra em um local especfico.
Para fazer uma quebra manual de colunas, devemos:
1. Posicionar o ponto de insero onde deve iniciar a nova coluna.
2. Acessar o menu Inserir e selecionar a opo "Quebra". O cursor estar
posicionado na opo "Quebra de pgina".
Pressionar seta para baixo e escolher a opo "Quebra de coluna" , em seguida escolher
o boto Ok, ou pressionar Enter.

REMOVENDO O COLUNAMENTO
Caso queira retornar o texto para apenas uma coluna, devemos:
1. Selecionar todo o texto colunado.
2. Acessar o menu Formatar(Alt F) e selecionar a opo "Colunas...".
3. Definir o nmero de colunas para 1
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Pressione Enter ou pelo boto "OK" para finalizar

TRABALHANDO COM ESTILOS

Estilo um grupo de formatos para carter e/ou pargrafos ao qual atribumos um nome.
As vantagens so: Economia de tempo
Padronizao de formatao
Criar Estilos
Faa as alteraes desejadas formatos e pargrafos na palavra selecionada e para
transformar um estilo, basta ir a barra de formatao, seta para direita, quando ouvir estilo
caixa combinada, tecle seta para baixo uma vez, digite o nome que deseja dar ao estilo
criado e tecle Enter.
Excluir Estilos
Na barra de ferramentas de formatao o primeiro boto o estilos de formatao, tecle
Enter para acion-lo, quando ouvir a mensagem: escolher a formatao a ser aplicada,
desa com a seta at o estilo que deseja excluir, tecle Shift F10, para abrir o menu, desa
at a opo excluir, tecle enter duas vezes para confirmar a excluso do estilo. Em
seguida v at a opo estilo de formatao acionando as teclas Alt, Ctrl Tab duas
vezes para cair no boto e tecle Enter para fechar o menu.

TRABALHANDO COM TABELAS

Uma tabela um conjunto de linhas e colunas, onde cada rea chamada de
clula, que podem ser preenchidas com texto e elementos grficos. Existem duas formas
de inserir uma tabela, a primeira v ao menu clique em Tabela -> Inserir -> Tabela ou
na barra de ferramentas clique no cone
.
Se for pelo menu a seguinte caixa de dilogo ir aparecer, digite o nmero de
colunas e o nmero de linhas:
Se for pelo menu a seguinte caixa de dilogo ir aparecer, digite o nmero de colunas e o
nmero de linhas:

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J na barra de ferramentas ao clicar no cone ir aparecer a seguinte tela, onde

com o mouse deve-se selecionar as linhas e colunas da tabela:

Em uma tabela possvel digitar um texto, format-lo, inserir uma imagem ou

fotografia, formatar as bordas e o preenchimento das clulas.
Para digitar um texto clique sobre a clula em que deseja digitar, pode-se mover
com as setas do teclado entre as clulas.

Podemos inserir na tabela figuras, mesclar clulas

Dentro de uma tabela possvel inverter a direo de um texto. Na clula em que
se deseja inverter, clique com o boto direito do mouse e selecione a opo Direo do
texto.

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BORDAS E SOMBREAMENTO

Colunas
Um texto pode ser formatado em uma ou mais colunas. Para colocar um texto em
colunas, selecione o texto clique no menu Formatar Colunas e selecione o nmero de
colunas.

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Borda da Pgina
Para inserir uma borda na pgina v em Formatar Bordas e sombreamento e
clique no item Borda da pgina, escolha os itens de formatao.

CRIANDO MALA DIRETA

Voc alguma vez j deve ter presenciado ou at mesmo recebido uma correspondncia,
cujo destinatrio da mesma era totalmente desconhecido, mas bastou abrir o envelope
para que o mistrio fosse completamente desvendado, tratando-se do recebimento de
uma mala direta.
A utilizao de mala direta um recurso bastante eficaz, usado principalmente para a
divulgao de produtos, servios ou para fins informativos.
O grande diferencial da mala direta est no fato de que atravs de um nico modelo de
carta, o remetente consegue dirigir-se diretamente a cada pessoa, independentemente do
nmero de destinatrios ao qual a mesma ser remetida.
O Word nos oferece um recurso que facilita bastante a execuo de uma tarefa que antes
demandava muito tempo.
Para fazermos uma mala direta, precisamos criar dois arquivos: o documento principal
que contm o texto para ser enviado com todas as formataes desejadas, juntamente
com os campos regio que o Word cria para receber os dados a serem alterados e um
arquivo de dados (contedo dos campos) que mudaro de cliente para cliente.
Para servir como base de informaes da nossa mala direta, crie no Microsoft Word uma
tabela dividida em trs colunas contendo as respectivas descries:

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NOME, CARGO E SALRIO (preencha com dados) estabelecer n de linhas com o n de

informaes. no mnimo cinco linhas desta tabela, salve o documento com o nome de
Contatos.doc e o feche em seguida).
OBS.: A tabela dever ser criada na primeira linha, pois casa haja um Enter acima voc
no conseguir concluir a mala direta.
Vamos agora criar o documento padro para a composio da nossa mala direta.
Para tanto, abra um novo documento no Word, digite a carta abaixo considerando
inclusive as informaes descritas entre parnteses: (com o alinhamento direita, insira o
local e a data) (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado esquerda)
At.: NOME (tecle quatro vezes o Enter e digite alinhado esquerda) Ref.:
Promoo (tecle quatro vezes o Enter e digite as informaes abaixo usando o
alinhamento justificado)
Informamos que a vossa promoo para o cargo de CARGO foi aprovada pela nossa
Diretoria Executiva, sendo o vosso salrio reajustado para o valor de R$ SALRIO. (tecle
seis vezes o Enter e digite alinhado esquerda) Atenciosamente (tecle seis vezes o Enter
e digite com o alinhamento centralizado) DEPARTAMENTO DE RECURSOS HUMANOS.
Aps concluir a edio da carta acima, aplique as formataes que julgar necessrias e
em seguida, salve o documento com o nome de Mala direta.doc.
Agora, para facilitar e agilizar o desenvolvimento do nosso trabalho, siga os passos
descritos abaixo para a exibio da barra de ferramentas mala direta:
Pressione o Alt da esquerda para acessar a barra de menus.
Desloque com a seta para a direita at o menu Ferramentas.
Desa com a seta at o item Cartas e correspondncias e mova uma vez a seta
para a direita.
Desa com a seta at o item Mostrar barra de ferramentas 'Mala direta' e caso esta
opo esteja desmarcada, tecle Enter para exibi-la, no contrrio, tecle Esc para
abandonar a barra de menus e retornar rea de edio.
Agora que possumos uma base de informaes e um modelo de documento principal,
para fins didticos, vamos dividir a criao da mala direta em quatro etapas.
1. Configurando o documento principal:
Acesse a barra de ferramentas mala direta, atravs da tecla Alt e depois Control
Tab.
Pressione Enter no boto Configurao do documento principal.
Selecione com o uso das setas a opo Cartas e tecle Enter para confirmar.

2. Selecionando a base de informaes:

Acesse a barra de ferramentas mala direta.
Desloque at o boto Abrir fonte de dados e tecle Enter.
Indique o arquivo Contatos.doc e tecle Enter para confirmar.

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3. Atribuindo campos ou valores ao documento principal da mala direta:

Atravs do comando Localizar Ctrl L, localize na carta o campo desejado ex: Localize o
campo Nome, tecle enter, Esc para fechar o menu Localizar, com o ponto poder verificar
a palavra selecionada.
Acesse a barra de ferramentas mala direta.
Desloque at o boto Inserir campos de mesclagem e tecle Enter.
Com o uso das setas selecione o campo desejado, como por exemplo NOME.
Pressione Tab at o boto Inserir, tecle Enter para confirmar e Esc para retornar
rea de edio do documento.
Execute os passos descritos acima tambm para os campos CARGO e SALRIO e
em seguida, salve o arquivo Mala direta.doc.
Para alternar entre a exibio dos campos ou dos seus respectivos valores no
documento, voc dever acessar a barra de ferramentas mala direta e pressionar o boto
Mostrar campos/valores.
4. Gerando a mala direta:
Acesse a barra de ferramentas mala direta.
Desloque at o boto Mesclar ao documento e tecle Enter.
No controle apresentado, selecione uma entre as opes Todos (exibe todos os
registros), Registro atual (exibe o registro selecionado) e De (voc precisar
informar um intervalo indicando valores para os campos "De" e "At").
Pressione Enter no boto OK para concluir. Por fim, as cartas sero exibidas em um novo
arquivo onde voc poder imprimi-lo ou salv-lo para uma futura impresso.

TRABALHANDO COM HIPERLINK

Atravs da criao de hyperlinks, podemos ir instantaneamente para qualquer outro
documento do Microsoft Office ou para qualquer pgina Web na Internet.
Criando Hyperlinks:
Selecione a palavra ou frase que deseja transformar num hyperlink (Atalho: Ctrl K),
quando ouvir a mensagem endereo digite todo caminho onde encontra-se o arquivo que
vincular ao hyperlink ex: C:\nome do arquivo e tecle enter, posicione o cursor um das
letras da palavra que virou um hyperlink, tecle Shift F10 para abrir o menu arquivo, desa
com a seta na opo abrir hyperlink e tecle enter, ser aberto automaticamente o arquivo
vinculado ao hyperlink criado. Para verificar se realmente o arquivo foi aberto basta ler a
barra de ttulos atravs da tecla Zero do teclado numrico.
Hyperlinks para pginas da Web:
Basta posicionar o cursor no local desejado de um texto ou planilha, digite o endereo da
pgina ex: www.fundacaobradesco.org.br e tecle a barra de espaos o hyperlink ser
criado automaticamente, posicione o cursor em uma das letras do hyperlink criado, tecle
Shift F10 para abrir o menu, desa com a seta at a opo abrir hyperlink e tecle enter
que a pgina ser aberta.
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