Gerencia de Tecnologa I

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TEMA 1: INTRODUCCIN A LA GESTIN DE PROYECTOS

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Tema 1: Introduccin a la Gestin de Proyectos

PROPSITO DEL TEMA
Comprender los conceptos generales de la Gestin de Proyectos de Tecnologa.
OBJETIVOS DE APRENDIZAJE
Al finalizar el estudio de este tema, el estudiante estar en capacidad de:
1. Definir los conceptos relativos a gestin de proyectos.
2. Definir los principios bsicos que se requieren para dirigir proyectos.
3. Identificar los errores clsicos que se cometen en la gestin de proyectos.
GUA DE LECTURA
Para lograr los objetivos descritos anteriormente, es importante que realice
las siguientes lecturas:
Subtema
1. Proyectos.

Pgina
9 a 17 de LT.

2. Lneas generales del ciclo de vida de un proyecto.

3. Principios empresariales.
4. Principios de gestin y control.

17 a 20 de LT.
23 a 25 de LT.
25 a 31 de LT.

5. Principios sobre los recursos humanos.

31 a 36 de LT.

6. Errores clsicos en gestin de proyectos.

Recursos Digitales
temas 1 y 2, que
se encuentran en
la plataforma.

COMENTARIOS DEL TEMA

Una vez que usted haya realizado las lecturas anteriores, analice
cuidadosamente los comentarios siguientes, ya que con ellos se pretende
enfatizar o ampliar aspectos relacionados con los diferentes temas.
El estudiante debe tener presente los siguientes conceptos:
1. Proyectos y procesos

De acuerdo a los autores Los procesos son, o bien actividades que

se producen de forma continua, o bien una serie conocida de

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operaciones que se repiten cada vez que las circunstancias lo

requieran. (Nokes y Greenwood, 2007).
Un ejemplo citado por los autores es el proceso de enlatado de
cerveza, el cual se repite una y otra vez hasta alcanzar la
planificacin diaria.

2. Su empresa depende de la Excelencia en Proyectos

Ante los cambios del mercado, las empresas no pueden esperarse a

una adaptacin paulatina, necesita reaccionar de una manera gil
creando nuevos productos, aumentando la cuota en el mercado,
haciendo ms eficiente sus procesos de produccin. Para lograr
estos cambios las empresas utilizan proyectos, segn los autores
Uno de los papeles de los proyectos consiste en sustituir las
antiguas formas ineficientes de hacer las cosas por mtodos que se
adecuen mejor a las actuales condiciones del mercado (Nokes y
Greenwood, 2007). Adems agregan sta es la razn por las que
algunas empresas se han dado cuenta que la direccin de proyectos
puede constituir una poderosa arma competitiva
(Nokes y
Greenwood, 2007).

3. Identificando proyectos

Caractersticas de los proyectos:

Implican cambios significa que vamos a generar nuevos

productos o servicios.

Tienen un objetivo o punto final. Significa que tienen un inicio
y un final claramente establecidos.

nicos. Significa que nos podemos enfrentar a problemas que
podran presentarse en solamente un proyecto en particular.

Para que un proyecto no se convierta en un procedimiento continuo, es

importante que todo el equipo del proyecto tenga claro los lmites del
mismo.
Qu es un proyecto?
Un conjunto de actividades coordinadas, con un inicio y un final
especficos, que persiguen una meta concreta con restricciones de
tiempo, costes y recursos (ISO 8402).

De acuerdo a las definicin, toma importancia brindarle atencin a los

procesos de gestin de proyectos pues los recursos son limitados.

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4. Como dirigir proyectos

Los procesos de direccin de proyectos son:

Gestin de riesgos. Los riesgos son eventos que afectan
negativamente el cumplimiento de los objetivos, por lo que se
deben identificar y de manera proactiva plantear las acciones
contingentes.

Gestin de cambios en el alcance. Cualquier cambio que se
genere durante la ejecucin del proyecto para cumplir un
objetivo no previsto en la planificacin debe ser gestionado y
aprobado por los patrocinadores del proyecto.

Supervisin y control. Implica la revisin constante de la
ejecucin del proyecto de acuerdo al plan inicial.

Planificacin. Implica la identificacin de todas las tareas y
actividades del proyecto as como la asignacin de
responsabilidades de los participantes del proyecto.

Administracin de cuestiones bsicas cotidianas. Se refiere
a reuniones peridicas de supervisin y solucin de conflictos.
Adems implican el registro de las bitcoras del proyecto.

Organizacin y equipo. Implica la identificacin del personal
requerido y sus competencias para emprender el proyecto.

5. Los proyectos respaldan el negocio

Un proyecto puede tener muchas ventajas, pero un principio bsico

es que aquellos proyectos que estn ms alineados con la estrategia
empresarial son los que debera recibir el mayor respaldo. (Nokes y
Greenwood, 2007).
Es importante que todo proyecto responda a un objetivo estratgico de
una empresa,
pues de otro modo se estara emprendiendo una
actividad no acorde a su misin y visin.

6. Planifique el trabajo

Hay que dividir los proyectos en tareas que puedan delegarse y

gestionarse de manera individual. (Nokes y Greenwood, 2007)
De los procesos de un proyecto el que ms influencia tienen sobre los
resultados es la planificacin. Es oportuno identificar todas y cada una
de las actividades requeridas para hacer el proyecto y asignarlas al
personal del proyecto para su ejecucin.

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7. Gestin activa del riesgo

Es necesario identificar los riesgos antes de que se conviertan en una

crisis. (Nokes y Greenwood, 2007).
Cada riesgo se puede gestionar de diversas maneras:

Prevencin. Emprender acciones para prevenir.

Reduccin. Emprender acciones para reducir la probabilidad o
gravedad.

Transferencia. Poner en marcha medidas de forma que el
riesgo quede fuera del proyecto.

Contingencia. Poner en marcha planes que se aplican cuando
se genera o materializa un riesgo.

Aceptacin. Asumir el riesgo y no emprender acciones.

8. Trabaje con el Plan

El plan es la vara de medir con la que se juzgarn los progresos.

(Nokes y Greenwood, 2007).
El plan es la lnea base que permite en un proyecto realizar
comparaciones de las actividades ejecutadas con respecto a lo
planeado, y de forma oportuna tomar decisiones para reducir
desviaciones y mantener el proyecto en mrgenes aceptables de
tiempo y costo.

9. Informe de la verdad

10.

11.

Tanto en el proyecto como cuando est presentando informes a las

esferas superiores, es esencial que la direccin tenga una imagen
veraz. (Nokes y Greenwood, 2007).
Es preciso comunicar el avance del proyecto a los niveles superiores de
forma peridica durante la ejecucin del proyecto, con el propsito de
facilitar el proceso de toma de decisiones.
Principios sobre los recursos humanos
Para todo proyecto debe seleccionarse el personal adecuado desde el
punto de vista de las habilidades requeridas para desarrollar las
actividades.
El Director de proyecto debe asegurarse que todas las jefaturas de los
participantes del proyecto son plenamente consientes del proyecto y la
prioridad entre sus labores cotidianas y las actividades del proyecto.
Definicin de objetivos EMARP

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Las siglas deben recordarnos los puntos importantes cuando se definen

los paquetes de trabajo del proyecto:
Especficos. Indican claramente lo que debe hacerse.
Mesurables. Significa que se puede medir si se cumpli o no.
Alcanzables. Significa que se pueda cumplir.
Realistas. Razonable de cumplir de acuerdo al tiempo y a las
condiciones definidas.

Con plazos determinados. Clara especificacin de cuando
debe ser realizada.

12.

13.

Autoridad con responsabilidad

Una vez asignadas las tareas es preciso comprender que fueron
delegadas a un miembro del equipo del proyecto,
que tiene la
responsabilidad de llevarla a cabo. Es importante que el director de
proyecto explique claramente a su personal cul es la forma correcta
de llevar a cabo cada tarea antes de realizarla.
Orientacin de equipo
Cada grupo de personas tiene habilidades, personalidades y estilos de
trabajo diferentes. El director de proyectos debe crear una sola fuerza
laboral donde las debilidades de unos se complementen con las
fortalezas de otros.
Adems debe dirigir con mstica hacia la
conclusin de los objetivos, enfatizando en que todos deben tener una
nica misin.

ACTIVIDADES SUGERIDAS
1. Tome una industria del mercado y liste sus principales objetivos estratgicos.
2. Indique un proyecto de desarrollo de un sistema de informacin que pueda ser
desarrollado.
3. Para el proyecto defina el objetivo general y los objetivos especficos.
4. Finalmente indique como se alinea el Sistema a los objetivos estratgicos.

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SOLUCIN ACTIVIDADES SUGERIDAS

1. Industria seleccionada Banca. Objetivos estratgicos:
1. Cumplir con las normativas externas regulatorias para el sector.
2. Distinguir nuestra labor dando nfasis en el servicio al cliente
externo.
3. Cumplir con las normativas de la auditora interna.
4. Desarrollar productos acordes al mercado y cartera de Clientes.
5. Buscar la eficiencia operativa.
2. Proyecto: Desarrollo de un Sistema de Clientes.
3. Objetivos:
1. General: Desarrollar un Sistema de Informacin que permita
almacenar la informacin de los Clientes.
2. Especficos:
a) Permitir el Registro de la informacin personal de los
Clientes como: Tipo de identificacin (Fsica, Jurdica),
Nmero de Identificacin o Nmero de Cdula, Nombre o
Razn Social.
b) Permitir la asignacin un nmero nico o consecutivo para
cada Cliente.
c) Permitir el registro de la informacin de telfonos,
direcciones y correos electrnicos.
d) Permitir el registro de la informacin de los Ingresos como
Tipos de ingreso (Propios o Asalariado), Nombre de la
Empresa donde trabaja y Actividad Econmica (Comercio,
Servicios, Transportes).

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4. Alineacin estratgica:
Objetivo
Justificacin
Cumplir con las normativas externas Se alinea porque: la Ley 8204, (Ley
regulatorias para el sector.
sobre estupefacientes, sustancias
psicotrpicas, drogas de uso no
autorizado,
actividades
conexas,
legitimacin
de
capitales
y
financiamiento al terrorismo) exige a
las empresas del sector bancario
almacenar y validar la informacin
personal de los clientes as como el
origen de sus ingresos.
Distinguir
nuestra
labor
dando Se alinea porque: el Sistema permite
nfasis en el servicio al cliente almacenar los nmeros de telfono
externo.
del Cliente, que brindan la facilidad
de comunicarle informacin de los
eventos
relacionados
con
sus
productos.
Cumplir con las normativas de la Se alinea porque: las regulaciones
auditora interna.
internas dictan que debe identificarse
a los Clientes de forma nica en el
Sistema.
Buscar la eficiencia operativa.
Dotar a una empresa de un Sistema
de Clientes, brinda la facilidad a los
usuarios de consultar la informacin
del Cliente en el Sistema con solo
digitar su nmero de identificacin.
De no contar con la herramienta la
informacin
del
Cliente
estara
almacenada en un expediente o
archivo en algn lugar de la
organizacin,
que para obtenerla
necesitamos
gestiones
a
otros
funcionarios o traslados innecesarios
que amplan los tiempos para
obtener la informacin y atenderlo de
forma oportuna.