Administración de Inventarios

UNIVERSIDAD TCNICA DE AMBATO
FACULTAD DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS

CARRERA MARKETING Y GESTIN DE NEGOCIOS

CARRERA DE MARKETING Y GESTIN DE
NEGOCIOS
MODALIDAD PRESENCIAL
MDULO DE
ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
SEXTO SEMESTRE
PERODO ACADMICO: SEPTIEMBRE 2010

FEBRERO 2011
DR. LENYN VSCONEZ A.
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CONTENIDOS PROGRAMTICOS
UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS
1.1
Definicin de Administracin de Inventarios
1.2
Objetivo de la Administracin de Inventarios
1.3
Tipos de Empresas
1.4
Definicin de inventarios
1.5
Principios y Normas para el manejo de Inventarios
1.6
Tipos de inventarios
1.7
Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios
1.8
Valoracin de los Inventarios
1.9
Ejercicios Prcticos
UNIDAD II
SISTEMA DE CONTROL DE INVENTARIOS
2.1
Sistema de Cuenta Mltiple o Inventario Peridico
2.2
Sistema de Cuenta Permanente o Inventario Perpetuo
2.3
Ejercicios Prcticos
UNIDAD III
MTODOS DE CONTROL DE STOCK
3.1
Mtodo Kanban
3.2
Mtodo MRP
3.3
Mtodo de Mximos y mnimos
3.4
Mtodo Justo a Tiempo
3.5
Mtodo ABC
3.6
Ejercicios Prcticos
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UNIDAD IV
CONTROL INTERNO DE LOS INVENTARIOS
4.1 Control interno
4.1.1 Control de los inventarios
4.1.2 Objetivo del control de los inventarios
4.1.3 Ventajas de un buen control de los inventarios
4.1.4 Principales deficiencias en el manejo de inventarios
4.2 Relaciones del inventario con otros departamentos
4.3 Localizacin del almacn y ubicacin de la mercanca
4.4 Toma Fsica de los inventarios
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UNIDAD I
DEFINICIONES Y GENERALIDADES SOBRE INVENTARIOS
1.1 Definicin de Administracin de Inventarios
1.2 Objetivo de la Administracin de Inventarios
1.3 Tipos de Empresas
1.4 Definicin de inventarios
1.5 Principios y Normas para el manejo de Inventarios
1.6 Tipos de inventarios
1.7 Adquisiciones y aprovisionamientos de Inventarios
1.8 Valoracin de los Inventarios
1.9 Ejercicios Prcticos
ADMINISTRACION FINANCIERA DE LOS INVENTARIOS

1.1 Definicin de Administracin de Inventarios
Es parte de la administracin del capital de trabajo, que tiene por objeto coordinar
los elementos de una empresa, para maximizar el patrimonio, y reducir el riesgo
de una crisis de produccin, ventas y liquidez, mediante el manejo ptimo de
niveles de existencia de materia prima, produccin en proceso y producto
terminado, inversin adecuada para no causar problemas de liquidez.
1.2 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIN DE INVENTARIOS
Evitar al mximo posible, l dejar de hacer ventas por falta de inventarios.
Inventarios suficientes para hacer frente a la demanda.
Rotar adecuadamente las existencias para no tener inventarios obsoletos de
lento movimiento, etctera.
Minimizar la inversin de inventarios.
1.3
TIPOS DE EMPRESAS EN EL ECUADOR
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Los principales formatos que establece la legislacin ecuatoriana para los tipos de
empresas que pueden llevar a cabo negocios en el mencionado pas son:
Corporaciones o Sociedades Annimas,
Compaas de Responsabilidad Limitada,
Compaa Holding o tenedora de acciones,
Compaa en Nombre Colectivo,
Compaa en Comandita Simple,
Compaas de Economa Mixta, y
Sucursales de Corporaciones Extranjeras.
CORPORACIONES O SOCIEDADES ANNIMAS:

La Sociedad Annima es una compaa que tiene el capital total dividido en acciones,
las que pueden ser negociadas pblicamente. Se requiere un mnimo de dos
accionistas para dividir el capital accionario, a no ser que la compaa pertenezca en
parte a una organizacin gubernamental y/o sea prestadora de algn servicio pblico,
en donde es permitida la existencia de un nico accionista. La responsabilidad de los
accionistas se restringe exclusivamente a la propiedad de sus acciones.
Para proceder a la aprobacin e inscripcin de la sociedad en el Registro Mercantil de
Ecuador, se requiere de una presentacin previa de la constitucin de la corporacin,
sus estatutos y escrituras ante la Superintendencia de Compaas o de Bancos.
El capital mnimo exigido para la constitucin de la sociedad es de US$ 800 en dinero
o especies, con el 100% suscrito y a lo menos el 25% pagado al momento de su
formacin.
COMPAAS DE RESPONSABILIDAD LIMITADA:
La responsabilidad de los socios en este tipo de compaas, se limita a la contribucin
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al capital. Es posible que personas extranjeras sean socias de este tipo de compaas,
pero no sucede lo mismo con las corporaciones forneas, ya que estas tienen
prohibicin de participar.
As como sucede con las Sociedades Annimas, las Compaas de Responsabilidad
Limitada, tambin deben obtener la aprobacin de la Superintendencia de Compaas
de sus escrituras de constitucin para establecerse legalmente, adems de la
publicacin de un aviso en el peridico ecuatoriano de mayor circulacin.
El mnimo requerido como capital inicial es de US$ 400, del cual debe estar pagado al
menos el 50% cuando se lleve a cabo su formacin, y lo restante en el transcurso del
siguiente ao.
Las Compaas de Responsabilidad Limitada pueden establecerse para cualquier tipo
de negocio, exceptuando la banca, los seguros y las finanzas.
COMPAA HOLDING O TENEDORA DE ACCIONES:
Este tipo de compaas tienen como principal objetivo la compra de acciones o
participaciones de otras empresas, para as vincularlas y ejercer control a travs de
vnculos de propiedad accionaria, gestin, administracin, responsabilidad crediticia o
resultados, y de esta manera conformar un grupo empresarial.
Cada compaa deber mantener estados financieros individuales para fines de
control, utilidades para repartir entre los trabajadores y para materias impositivas, para
fines distintos a los mencionados se podrn mantener estados financieros o de
resultados consolidados y as se evitarn duplicaciones de trmites o procesos
administrativos.
COMPAA EN NOMBRE COLECTIVO:
Este tipo de compaas estn formadas por dos o ms personas, quienes tambin
comparten la posesin. Adems, los socios son solidaria y mancomunadamente
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responsables por la totalidad de los actos realizados a nombre de la empresa, a no ser

que se establezca una exencin de responsabilidad en la constitucin de la compaa.
COMPAA EN COMANDITA SIMPLE:
Este tipo de compaas cuentan con dos tipos de socios:
socios colectivos, y
socios comanditarios o limitados.
Los socios colectivos son los que proveen el capital, adems de ser responsables
por la conduccin del negocio son solidaria y mancomunadamente responsables.
Los socios comanditarios proveen capital, pero no pueden participar en la
administracin de la sociedad, solamente se hacen responsables por su participacin
en el capital de la compaa.
COMPAAS DE ECONOMA MIXTA:
Este tipo de empresas son una mezcla entre compaas pblicas y privadas.
Generalmente, las Compaas de Economa Mixta se organizan para prestar servicios
pblicos o para dirigir proyectos de desarrollo. Debido a estas reas de inters,
muchas veces este tipo de empresas pueden despertar el inters de participacin del
Estado, que puede comprar la participacin privada o viceversa.
Las Compaas de Economa Mixta se rigen bajo los mismos parmetros que las
corporaciones privadas, dependiendo as de la Superintendencia de Compaas.
Al estar relacionadas con el Estado, este tipo de compaas tienen derecho a algunos
beneficios corporativos especiales.
1.4 DEFINICIN DE INVENTARIOS

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Bienes de una empresa destinados a la venta o produccin para su posterior

venta, tales como materia prima, produccin en proceso, artculos terminados y
otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancas o
refacciones para mantenimiento que se consuman en el ciclo normal de
operaciones.
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para
la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas
en trnsito o en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las
mercancas dadas en consignacin (aquellas que son propiedad de la empresa
pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido
en efectivo u otros bienes).
1.5 PRINCIPIOS Y NORMAS PARA EL MANEJO DE INVENTARIOS
La regla de valuacin para inventarios es el costo de adquisicin o produccin en
que se incurre al comprar o fabricar un artculo, lo que significa en principio las
sumas de las erogaciones aplicables a la empresa y los cargos que directa o
indirectamente se incurran para dar a un artculo su condicin de uso o venta.
Para lograr una correcta valuacin, se precisa tener presentes los siguientes
Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados:
Periodo Contable. Consiste en la identificacin y registro de un hecho o

suceso en el periodo en que ocurre.
Realizacin. Se deben registrar las operaciones o eventos econmicos en el

momento que se realizan.
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Valor Histrico Original. Las transacciones o eventos que se realizan se

cuantifican
en
trminos
monetarios
al
momento
de
considerarlos
procedimientos
de
cuantificacin
contablemente realizados.
Consistencia.
Es
la
utilizacin
de
perdurables para la comparacin de la informacin y para efectos de

presentacin de la informacin.
NORMAS ECUATORIANAS DE CONTABILIDAD (Consulta)
NORMAS INTERNACIONALES DE CONTABILIDAD (Consulta)
1.6 TIPOS DE INVENTARIOS
Materias Primas.- Son los materiales que sufren cambios en el curso de su
incorporacin al producto final.

Artculos trados de fuera.- Son los materiales que se usan sin modificacin al
ser incorporados al producto final. Se tienen en inventario ya sea porqu
puedan ser producidos a menor costo en cualquier otra parte, o porque no se
tiene la capacidad necesaria para producirlos.

Piezas o componentes.- Son artculos que se fabrican a partir de las materias
primas o de artculos trados de fuera y que, por lo general, pueden ser
almacenados como unidades completas.

Mercancas Generales.- Son artculos de uso comn y en los que no puede
especificarse fcilmente su costo de ubicacin. Estos artculos incluyen jabn,
trapo, combustible, lubricantes, etc.

Papelera.- A menudo se incluye bajo mercancas generales. Es sorprendente
que ambos, mercancas generales y papelera, a menudo responden por una
elevada proporcin de los inventarios existentes totales.

Repuestos.- Son componentes para uso en plantas y equipo.
Material de empaque.- Incluye cajas para empaque, madera, lana, papel de
varias clases, paja, fibra, etc.

Material de libre emisin o Materiales propiedad de terceros.- Es suministrado
por el cliente para ser incorporado a los artculos que para l se producen. No
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se cargan ni la paga el fabricante, pero el costo de almacenamiento es, de
cualquier modo, una carga para quien mantiene el inventario.

Chatarra o residuos.- Es el material sobrante de un proceso de fabricacin ya
terminado. Por lo general no tiene valor para ser vuelto a procesar en la planta
del fabricante; pero es de utilidad a terceros y, por ende, puede ser vendido.
Desperdicios.- No tiene valor de reventa.
Material defectuoso,- Es aquel que puede sujetarse a un nuevo proceso de
fabricacin econmico para producir finalmente un artculo vendible.
De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos de

inventarios:
Inventario de Mercancas:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien sea
comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin ser
modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas disponibles para
la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn sujetas a condiciones
particulares se deben mostrar en cuentas separadas, tales como las mercancas
en camino (las que han sido compradas y no recibidas an), las mercancas dadas
en consignacin o las mercancas pignoradas (aquellas que son propiedad de la
empresa pero que han sido dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido
recibido en efectivo u otros bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como productos
elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:
Lo integran todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales se encuentran en proceso de manufactura. Su
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cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de

fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.
Inventario de Materias Primas:
Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos, pero
que todava no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fbrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no pueden ser
cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos, lubricantes, etc.).
Otros tipos de inventarios
Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,

normalmente el 31 de diciembre.
Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la

empresa. Solo se documenta los bienes existentes el da de elaboracin. Por lo
general se elabora al inicio del periodo contable, que suele ser el 1 de enero.
Inventario Fsico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas

y cada una de las diferentes clases de bienes (mercancas), que se hallen en
existencia en la fecha del inventario, y evaluar cada una de dichas partidas. Se
realiza como una lista detallada y valorada de las existencias.
Este inventario es determinado por
la observacin, el conteo, el peso, la
medida real de los bienes o productos a travs de un listado.

La realizacin de este tipo de inventario tiene como finalidad, convencer a los
directivos, auditores, contadores y jefes de departamentos de que los registros
del inventario representan fielmente el valor del activo principal.
1.7 ADQUISICIONES Y APROVISIONAMIENTOS DE INVENTARIOS
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El abastecimiento o aprovisionamiento es la funcin logstica mediante la cual se

provee a una empresa de todo el material necesario para su funcionamiento. Su
concepto es sinnimo de provisin o suministro. Las actividades incluidas dentro
de este proceso son las siguientes:
(a) Clculo de necesidades: Se refiere a las necesidades de la empresa e
involucran cantidades, perodos de tiempo, fechas, etc. Dichas necesidades se
orientan al consumo, reemplazo, reserva.
(b) Compra o adquisicin: Esta actividad tiene por objetivo realizar las
adquisiciones de materiales en las cantidades necesarias y econmicas en la
calidad adecuada al uso al que se va a destinar, en el momento oportuno y al
precio total ms conveniente.
Los principales objetivos especficos de esta actividad son:
Mantener la continuidad del abastecimiento;
Pagar precios justos, pero razonablemente bajos por la calidad adecuada;
Mantener existencias econmicas compatibles con la seguridad y sin

prejuicios para la empresa;
Evitar deterioros, duplicidades, desperdicios, etc.,
buscando calidad adecuada;
Buscar fuentes de suministros, alternativas y localizar nuevos productos y

materiales;
Mantener costos bajos en el departamento, sin desmejorar la actuacin;
Estudiar e investigar nuevos procedimientos continuamente; preocuparse

por la permanente capacitacin del personal; y, mantener informado al
gerente de logstica o gerente general acerca de la marcha del
departamento.
Pgina 12

(c) Obtencin: La obtencin empieza con el pedido y tiene por finalidad contribuir
a la continuidad de las actividades, evitando demoras y paralizaciones, verificando
la exactitud y calidad de lo que se recibe.
(d) Almacenamiento: Este implica la ubicacin o disposicin, as como la
custodia de todos los artculos del almacn, que es la actividad de guardar
artculos o materiales desde que se producen o reciben hasta que se necesitan o
entregan. Los principales aspectos de esta actividad son:
Control de la exactitud de sus existencias.
Mantenimiento de la seguridad.
Conservacin de los materiales.
Reposicin oportuna.
(e) Despacho o distribucin: Consiste en atender los requerimientos del usuario,

encargndose de la distribucin o entrega de la mercadera solicitada.
(f) Control de stocks: Como objetivo de esta actividad debemos plantear el
asegurar una cantidad exacta en abastecimiento en el lugar y tiempo oportuno, sin
sobrepasar la capacidad de instalacin.
(g) Utilizacin de desperdicios: Esto con el fin de tomar las medidas ms
ventajosas para la empresa.
IMPORTANCIA
La funcin de aprovisionamiento existe a partir del momento en que un objeto o
servicio debe ser buscado fuera de la empresa. Dentro de los principales objetivos
tenemos los siguientes:
Pgina 13

Proporcionar un flujo interrumpido de materiales, suministros, servicios

necesarios para el funcionamiento de la organizacin.
Mantener las inversiones en existencias y reducir las prdidas de stos a un

nivel mnimo.
Mantener unas normas de calidad adecuadas.
Buscar y mantener proveedores competentes.
Normalizar los elementos que se adquieren.
Comprar los elementos y los servicios necesarios al precio ms bajo

posible.
Mantener la posicin competitiva de la organizacin.
Conseguir los objetivos del aprovisionamiento procurando que los costos

administrativos sean los ms bajos posibles.
NECESIDAD DE ABASTECIMIENTO Y APROVISIONAMIENTO

Para determinar las necesidades, el gerente de abastecimiento debe coordinar
con diferentes niveles, debido principalmente a que esta necesidad tiene su origen
en otras dependencias de la empresa:
Con el gerente de Produccin
Con el gerente de Logstica
Con el jefe de Compras
Con el gerente de Ventas o Comercializacin
Con Contabilidad
1.8 VALORACIN DE LOS INVENTARIOS
Pgina 14

Los mtodos de valoracin ms usados son: mtodo FIFO o PEPS, mtodo LIFO
o UEPS, mtodo de Promedio Ponderado
(CONSULTAR LOS MTODOS DE VALORACIN DE INVENTARIOS).
1.9 EJERCICIOS PRCTICOS
Pgina 15

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CORPORACIONES O SOCIEDADES ANNIMAS:

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Periodo Contable. Consiste en la identificacin y registro de un hecho o

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cuantificacin se hace por la cantidad de materiales, mano de obra y gastos de

Inventario final: se realiza cada vez que se cierra el periodo fiscal,

Inventario inicial: es aquel en el cual se registra todos los bienes de la

Inventario Fsico: es el inventario real. Es contar, pesar o medir y anotar todas

la observacin, el conteo, el peso, la

medida real de los bienes o productos a travs de un listado.

1.7 ADQUISICIONES Y APROVISIONAMIENTOS DE INVENTARIOS