Propuesta de desarrollo de la poltica de direccin por proyecto

Las polticas sobre la Comunicacin e Informacin estn muy bien definidas

y la poltica de direccin por proyecto en apoyo a las anteriores, requiere de
una formulacin adecuada a los intereses del MPPCI, con el objetivo de
fortalecer su implementacin en todas sus dependencias y entidades.
La poltica de trabajar por proyecto en el MPPCI se refleja en todas sus
dependencias y en los contenidos de los programas de la TV y los diferentes
medios de difusin, donde se informa a la poblacin de los logros del proceso
Bolivariano y los resultados de los proyectos priorizados que desarrolla el
estado.
La poltica de direccin por proyecto existe en el nivel nacional y es necesario
formularla a travs de una estrategia maestra en el ministerio, con el objetivo
de garantizar la gestin por proyecto en todas sus dependencias y entidades.

El proyecto de Integracin en el MPPCI que desarrolla Albet S.A. con el

objetivo de perfeccionar la poltica de Direccin por Proyecto en el ministerio,
requiere de determinadas premisas, supuestos y requerimientos para
garantizar su efectividad, en este sentido el fortalecimiento de la poltica de
direccin por proyecto es de vital importancia para garantizar el impacto de los
resultados previstos.
El fortalecimiento de la poltica de direccin por proyecto en el MPPCI tiene
como visin:
Formular la poltica de Direccin por Proyecto en el MPPCI atendiendo a
la poltica del gobierno, ajustada a la misin y visin del organismo y en
apoyo a las polticas maestras establecidas de Comunicacin e
Informacin.

La direccin del MPPCI establece una estrategia maestra, para

fortalecer la poltica de Direccin por Proyecto, que permita a las
direcciones del MPPCI establecer su estrategia especfica ajustada a la
maestra.
La Oficina estratgica de seguimiento y evaluacin de polticas pblicas
formula la estrategia maestra del MPPCI.
Las direcciones del MPPCI y entidades a partir de la estrategia maestra
definida por la Oficina estratgica de seguimiento y evaluacin de
polticas pblicas define:
o Su estrategia especfica dando respuesta a la estrategia maestra
y la poltica de trabajar por proyecto.
o El plan de acciones para garantizar el desarrollo de su estrategia
especifica
o El banco de los problemas estructurado por prioridades en
funcin del plan de acciones.
o Elaboracin de las fichas de los problemas sociales de
comunicacin e informacin.
o Elaboracin de propuestas de proyectos
o Desarrollo de proyectos en funcin del banco de problemas
Todas las dependencias dominan su banco de problemas y dirigen los recursos
del ministerio en funcin de las prioridades establecidas en el banco de
problemas a travs de los proyectos
Para garantizar la direccin por proyecto, no basta con definir las estrategias y
las acciones, es necesario precisar los problemas, formular las fichas y
estimular la elaboracin de los proyectos. Las direcciones del MPPCI y sus
entidades, conocen los principales problemas que deben resolver como forma
de garantizar la estrategia.
El proceso propuesto requiere inicialmente de un control sistemtico desde la
alta direccin del organismo, hasta las dependencias y entidades a travs de la
estructura funcional. Despus de establecido el sistema requiere de un
seguimiento efectivo. Las dependencias y entidades del organismo ejecutan lo
que se les planifica y se les controla a travs de la ejecucin de los proyectos
con el objetivo de optimizar el uso de los recursos.
La direccin a travs de la estructura funcional, accionando sobre los procesos
claves del organismo y las entidades, a travs del consejo de direccin, es un
modelo tradicional que funciona para la toma de decisiones tcticas y
operativas. Cuando se establece la Direccin Estratgica Integrada, la
Direccin por Objetivos haciendo uso de los valores y la Direccin Integrada
por Proyectos, comienza el proceso de Direccin por Proyecto, evaluando las
acciones de las direcciones sobre el desarrollo de los proyectos estructurados
en funcin de sus prioridades, con el objetivo de garantizar las acciones de la
estructura funcional y procesos claves sobre los proyectos. Es un cambio de
estilo de direccin en el que se evalan los proyectos por prioridades, sus

problemas y las acciones de la estructura funcional para garantizar el xito de

los mismos con el objetivo de optimizar los recursos.
En la medida que se fortalece la poltica de direccin por proyecto, el estilo de
direccin de los consejos cambia, se evalan las incidencias y problemas de
los procesos claves y de apoyo como planificacin, presupuesto,
financiamiento y compras entre otros, pero se analiza la incidencia de los
procesos de apoyo al desarrollo de los proyectos segn sus prioridades,
evaluando las causas y tomando decisiones para garantizar la obtencin de los
resultados de los proyectos en el plazo planificado, en el marco del
presupuesto y con la calidad demandada por la sociedad. La direccin por
proyecto permite identificar los aspectos novedosos, el conocimiento que
generan los proyectos y las deficiencias, funcionan como una retroalimentacin
de las estrategias del sistema de direccin del MPPCI, en un proceso de
mejora continua en funcin de su perfeccionamiento, en respuesta a las
necesidades siempre crecientes del desarrollo social.
La dinmica del organismo exige una estrategia formulada a corto, mediano y
largo plazo, donde el corto plazo requiere de decisiones oportunas y precisas
en funcin de las exigencias de las dinmicas actuales del proceso
revolucionario, sin olvidar el pronstico donde la poltica de direccin por
proyecto tiene una mayor accin. Es necesario ganar el presente con visin de
futuro. El futuro se predice o se padece.
La batalla de la Direccin por Proyecto se gana en la medida que las
dependencias y entidades desarrollan este proceso con la calidad requerida a
partir de un proceso de formacin y la exigencia de los directivos, apoyados por
un sistema informtico que brinde la informacin oportuna y necesaria para la
toma de decisiones. En este proceso las entidades juegan un papel importante.
El establecimiento de la poltica, las estrategias, los planes de accin y los
bancos de problemas por dependencias y entidades no es un proceso
espontaneo, debe ser un proceso planificado y controlado en todos los niveles
segn el desarrollo de sus funciones, donde se hace necesario que las
direcciones dominen los problemas a resolver para dirigir el uso de los recursos
financieros en funcin de las necesidades siempre crecientes del desarrollo
social. El hombre no hace lo que se le dice, el hombre hace lo que se le
planifica y se le controla.

Integracin de las estrategias del MPPCI y los procesos claves

con la direccin por proyectos
La poltica de trabajo por proyecto se establece a nivel del MPPCI, en apoyo a
las polticas claves de
Comunicacin
e
Informacin.
Los procesos claves y
de apoyo inciden en el
desarrollo
de
los
proyectos que ejecuta
el ministerio y sus
entidades,
con
el
objetivo
de
lograr
resultados con mayor
efectividad
en
el
desarrollo social.
Las direcciones del
organismo con sus
procesos claves responsabilizados con la identificacin de los problemas
sociales a resolver, brindan la informacin necesaria para la formulacin de las
posibles soluciones materializadas en proyectos. Los procesos de apoyo
desarrollan los procedimientos que rigen la gestin por proyectos siguiendo la
poltica establecida en las estrategias del MPPCI. La poltica definida est
asociada a la direccin por proyectos acorde con el estado del arte en el tema,
determinado por la Ciencia del Proyecto, la Metodologa de la Investigacin y
su filosofa, atendiendo a las tecnologas de los procesos, con el apoyo
informtico correspondiente para el desarrollo de un sistema integrado de
direccin por proyecto.
Los procesos claves identifican las necesidades en funcin de las estrategias
definidas y generan proyectos para darles solucin, con el propsito de precisar
los objetivos, resultados y beneficios en funcin de un presupuesto
determinado. Los procesos de apoyo generan la base metodolgica para que
los proyectos alcancen los resultados en el plazo de tiempo establecido, con la
calidad requerida y en el marco del presupuesto planificado.
El ciclo de vida de los proyectos transita por la concepcin, planificacin,
ejecucin y cierre. Todos estos procesos tienen su evaluacin para garantizar
la calidad de la gestin del proyecto. Al final el proyecto consume recursos,
financiamiento y genera resultados que deben corresponderse con las
estrategias definidas en los procesos claves, con su correspondiente apoyo. El
anlisis de los resultados de los proyectos en funcin de las estrategias, cierra
un ciclo de perfeccionamiento que permite ajustar y perfeccionar tanto las
estrategias como los procesos claves y de apoyo, que deben garantizar el buen
funcionamiento del ministerio.

La unidad de desarrollo del proyecto. Los procesos claves y de apoyo

conjuntamente con las entidades, tienen entre sus funciones la seleccin de los
actores de la unidad de desarrollo del proyecto, controlar su comportamiento y
garantizar el cumplimiento de los objetivos previstos, con una actitud
consciente y comprometida con los resultados.
La unidad de desarrollo del proyecto est integrada por dos actores
fundamentales, el director de proyecto con un dominio tcnico, econmico y
social de la gestin de proyecto y la contrapartida del director de proyecto con
el inversionista, que representa los intereses definidos por los procesos claves,
controlando los resultados planificados y administrando el financiamiento en
funcin de su cumplimiento segn lo aprobado en el cronograma de ejecucin.
Ambos actores tienen como objetivo comn la obtencin de los resultados, con
la calidad requerida, en el marco del presupuesto y en el plazo establecido. El
director de proyecto debe estar certificado por una institucin de reconocido
prestigio.
El
director
de
proyecto
dependiendo
del
alcance,
generalmente
atiende
un
proyecto, mientras que el
inversionista como funcionario
del MPPCI y/o de las entidades,
puede atender varios proyectos
cuando su alcance y prioridad lo
permita. Un buen inversionista
debe transitar previamente por
un director de proyecto.
El buen funcionamiento de la
unidad
de
desarrollo
del
proyecto
debe
estar
caracterizado
por
buenas
relaciones humanas entre los
actores, una comunicacin efectiva, transparente y veraz, la estimulacin
necesaria y el desarrollo de la creatividad. Dependiendo del xito de la misma y
la obtencin de sus resultados, los actores una vez terminado el proyecto
podrn asumir la responsabilidad de nuevos proyectos cuando obtienen
buenos desempeos en la direccin de los mismos. Recursos humanos brinda
una atencin priorizada a los actores de la unidad de desarrollo del proyecto
estimulando su creatividad y pertinencia en el desarrollo de sus funciones. Las
contradicciones tcnicas en el marco de la unidad del proyecto, generan su
desarrollo.

Integracin de los procesos claves y de apoyo con la unidad del proyecto

Las unidades de desarrollo de los proyectos y las acciones centralizadas, con
sus acciones especficas, la asignacin de los recursos y el control de los
resultados programados en funcin del financiamiento, transita a lo largo del
ciclo de vida del proyecto, atendiendo a las amenazas, riesgos, rdenes de
cambio y afectaciones que funcionan como barreras que se oponen a la
obtencin de los resultados. La informacin que se genera en los cortes, para
la toma de decisiones oportuna y efectiva, permite corregir el rumbo en funcin
de las estrategias definidas por el organismo.
El objetivo central de las direcciones de ministerio, los procesos claves, de
apoyo y las entidades, es brindarles toda la asesora necesaria a los actores de
la unidad de desarrollo del proyecto para el cumplimiento de sus objetivos. El
objetivo de la unidad de desarrollo del proyecto es el logro de los resultados
planificados en el plazo establecido, en el marco del presupuesto y con la
calidad requerida.

El director de proyecto es un especialista que domina el contenido del proyecto

y cumple con todos los requerimientos definidos por recursos humanos,
relacionados con la idoneidad, capacidad, competencia y certificacin. El
inversionista como contrapartida del director de proyecto, domina su contenido,
lo comparte en el desarrollo de las decisiones que toma el director de proyecto
y supervisa el uso y asignacin del financiamiento planificado en funcin de los
resultados parciales y entregables obtenidos. Un buen inversionista ha
transitado con xito como director de proyecto.

Perfeccionamiento del sistema durante su propio desarrollo

La direccin por proyecto genera un sistema integrado, donde un colectivo
desarrolla un conjunto de acciones bien estructuradas en funcin de objetivos
que brindan soluciones al desarrollo social. El modelo propuesto tiene dos
estrategias fundamentales que se enriquecen en funcin de su
perfeccionamiento, garantizando la mejora continua. El primero define la
poltica y sus estrategias, desarrollando los proyectos siguiendo una
metodologa de trabajo y comprobando la forma en que los resultados se
corresponden con las estrategias, procediendo a realizar los ajustes necesarios
en los procesos claves y de apoyo que ejecuta la estructura funcional del
ministerio y las entidades, en los casos que as se requiera. La otra estrategia
est dada por la aplicacin del modelo de gestin del conocimiento que
generan los proyectos en funcin de la elevacin de la calidad de los nuevos
proyectos.

En la figura se muestran los proyectos P1, P2, P3 y Pn. y la unidad de

desarrollo del proyecto transitando por su ciclo de vida. Al finalizar en el
proceso de cierre, se realiza una evaluacin integral con medida de las
desviaciones en costo, tiempo, calidad, logstica y desempeo, precisando los
resultados obtenidos. La evaluacin del cierre permite medir en qu medida los
resultados responden a las estrategias dadas por el MPPCI y las necesidades
planteadas por los procesos claves siguiendo la poltica trazada de trabajar por
proyecto y en qu medida los procesos de apoyo asesoraron correctamente el
desarrollo del proyecto.
Al terminar el proyecto P1 y evaluar sus resultados con sus novedades,
aciertos y desaciertos, es necesario evaluar la incidencia los procesos claves y
de apoyo en la obtencin de los resultados de los proyectos y proceder a
perfeccionar el sistema, con el objetivo de elevar la calidad del nuevo proyecto
P2. Este proceso se repite en el resto de los proyectos. De esta forma se
cierra el ciclo del sistema de direccin, la continuidad en el sistema permite la
mejora continua en un desarrollo ascendente en espiral, permitiendo su
perfeccionamiento. En el propio desarrollo del sistema est implcito su
perfeccionamiento.

En el proceso de direccin por proyecto las deficiencias detectadas durante el

control de ejecucin, son evidencias importantes para perfeccionar los
procesos claves y de apoyo del ministerio, que pueden ir desde un ajuste de la
tecnologa apoyado por los sistemas informticos, pasando por la
modernizacin de algunos equipos y la capacitacin de parte de su personal, a
travs del desarrollo de acciones centralizadas, con el objetivo de lograr un
mejor asesoramiento a la unidad de desarrollo de los proyectos y estableciendo
un balance entre el financiamiento de los proyectos que brindan soluciones
socialmente tiles a la poblacin y el financiamiento de las acciones
centralizadas que perfeccionan los procesos claves y de apoyo. Si los
proyectos funcionan bien es un reflejo de la calidad del asesoramiento que
desarrollan los procesos claves de la estructura funcional del MPPCI y sus
entidades.
La capacitacin de los especialistas personalizando los contenidos asociados a
su puesto de trabajo y la capacitacin de los directivos con los conocimientos
necesarios de acuerdo con su nivel en la estructura, garantizan el mapeo del
proceso y el flujo de la informacin en el proceso de direccin por proyecto. La
capacitacin de los directivos representa el motor impulsor de la implantacin
de la direccin por proyecto en la entidad.