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MANUAL INTEGRADO DE GESTIN

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TIMN S.A.

MANUAL INTEGRADO DE GESTIN

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CONTENIDO
1. INTRODUCCIN
a. Presentacin del Manual
b. Objeto
c. Contenido del Manual
d. Alcance
e. Exclusiones
f. Control del manual
2. INFORMACIN DE LA COMPAA
a. Misin
b. Visin
c. Poltica de gestin integral
d. Objetivos de Gestin
e. Estructura Organizacional
3. DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS
a. Mapa de procesos
b. Modelo del Sistema Integrado de Gestin en los procesos

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1. INTRODUCCIN
a. Presentacin del Manual

En Timn S.A. nos hemos comprometido a implementar, mantener y mejorar nuestro


Sistema Integrado de Gestin, basado en la norma ISO 9001:2008 y BASC V2:2005 y
fundamentados en nuestro Modelo Gerencial para as alcanzar la mejora continua de nuestros
procesos.
En este manual describimos el funcionamiento de nuestro Sistema y nuestro compromiso
para alcanzar los propsitos antes mencionados y as garantizar el crecimiento, tanto de la
compaa como de cada uno de sus integrantes y como consecuencia nuestra permanencia
en el mercado y el reconocimiento de Timn S.A. como una organizacin comprometida con
el desarrollo de sus clientes por brindar servicios de transporte que responden oportunamente
a sus necesidades y expectativas, siempre por el camino correcto.

Sandra Liliana Lozano M.


Analista Modelo Gerencial

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b. Objeto
El presente manual busca representar de forma clara y coherente la estructura Timn S.A., como un
sistema de gestin basado en estndares de calidad y seguridad, que garanticen la prestacin de
todos los servicios resultantes de la interaccin de los procesos definidos al interior de la empresa.
El Sistema Integrado de Gestin de Timn S.A. se encuentra estructurado conforme a los requisitos
planteados en la norma NTC ISO 9001:2008 as como la Norma y Estndares Internacionales de
Seguridad BASC Versin 2:2005; y una descripcin de nuestro compromiso para el cumplimiento de
dichos requisitos se encuentran descritos en este manual.
El manual se encuentra a disposicin de todos aquellos interesados en nuestro Sistema Integrado de
Gestin, como gua fundamental para el buen entendimiento de la estructura, composicin y
propsito de Timn S.A.

c.

Contenido del Manual

PRESENTACIN DEL MANUAL: Se declara la responsabilidad y el compromiso de Timn S.A. con


el Sistema Integrado de Gestin segn los lineamientos de las normas ISO 9001:2008 y BASC
versin 2:2005.
GESTIN DEL MANUAL DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: Describe la estructura, objeto,
elaboracin, revisin y control documental del Manual.
PRESENTACIN DE LA EMPRESA: Expone la historia de Timn, su cobertura geogrfica, los
servicios que presta actualmente, su direccionamiento estratgico incluyendo la poltica de gestin
integral y su arquitectura de cargos general.
DESCRIPCIN DEL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE TIMN: Se especifica el alcance del
Sistema Integrado de Gestin, sus exclusiones, el concepto del Modelo Gerencial, el enfoque basado
en procesos y la descripcin de los procesos que se llevan a cabo en Timn S.A.
PROCESOS DE TIMN: Descripcin detallada de la correspondencia de los procesos con los
requisitos de las normas ISO 9001:2008 y BASC versin 2:2005

d. Alcance
Comprende la descripcin de la composicin de los procesos definidos en Timn S.A., como
misionales, de direccin y apoyo dentro de su cadena de valor, su interaccin y gestin para lograr la
adecuada prestacin del servicio de transporte terrestre de carga. Adems se describe la estructura
de su Sistema Integrado de Gestin.

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e.

Exclusiones

El siguiente numeral de la norma NTC ISO 9001:2008 no aplica a Timn S.A.


Diseo y desarrollo (7.3 NTC-ISO 9001:2008)
Timn S.A. no realiza diseos de nuevos servicios relacionados con la logstica del transporte
terrestre de carga y por tanto no se incluye como requisito el de diseo y desarrollo que exige la
norma.

Los siguientes estndares de la norma BASC versin 2:2005, no aplican para Timn S.A.
3.10 Debe realizar pruebas al personal de reas crticas para detectar consumo de drogas
ilcitas y alcohol, antes de la contratacin, aleatoriamente y cuando haya sospechas
justificables
Acatando la legislacin laboral colombiana, Timn S.A. no discrimina colaboradores por consumo de
alcohol y/o drogas ilcitas; sin embargo se llevan a cabo programas de sensibilizacin y
concientizacin para la prevencin del consumo.
5.2 Se debe contar con los medios y sistemas que permitan segregacin y control de las
reas de almacenamiento y las operaciones con productos de exportacin, operaciones de
embarque y desembarque de carga y/o personas
Timn S.A. no recibe de sus clientes, carga de exportacin o importacin para almacenar.
5.5. El personal de las reas de despacho, debe estar identificado con uniformes o distintivos
que los diferencien de los dems empleados
Timn S.A. no cuenta con reas de despacho de carga para importacin o exportacin.
5.8 Deben existir controles y registros de peso de los vehculos de carga
Los registros de peso en cumplimiento de los acuerdos de servicio, son responsabilidad del cliente.
5.13 Se debe utilizar sellos de alta seguridad en los contenedores de exportacin
Los precintos que se utilizan en los contenedores de exportacin que transporta Timn S.A., son
responsabilidad del cliente conforme con lo pactado en el acuerdo de seguridad.
5.14 Los contenedores o camiones deben sellarse o precintarse tan pronto termina la
operacin de cargue y antes de abandonar el muelle de carga
Los precintos que se utilizan en los contenedores de exportacin que transporta Timn S.A., son
responsabilidad del cliente conforme con lo pactado en el acuerdo de seguridad.
5.22 Debe disponerse de un registro actualizado de los movimientos realizados por los
equipos que movilizan las unidades de transporte al interior de las instalaciones

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Timn S.A. no moviliza unidades de transporte al interior de sus instalaciones.


5.23 Deben existir sistemas que permitan la verificacin de equipajes y efectos personales;
adicionalmente de un proceso de control sobre estos
Timn S.A. no transporta pasajeros.
5.24 Se debe tener una lista completa de los pasajeros internacionales, la tripulacin y la
carga
Timn S.A. no transporta pasajeros.
6. Control de materias primas y material de empaque (Estndares 6.1, 6.2, 6.3, 6.4)
Para la prestacin del servicio Timn S.A. no utiliza ningn tipo de material de empaque, cintas
adhesivas ni sustancias precursoras.
8.4 Sus proveedores de servicios asociados a la cadena logstica estn calificados como
Operador Econmico Autorizado.
9.2 Est calificado como Operador Econmico Autorizado.
Colombia no ha firmado el marco de estndares.
f. Control del Manual
REVISIN Y APROBACIN
El Manual Integrado de Gestin sigue el procedimiento de control documental establecido en Timn
S.A. por ello es realizado por el Facilitador de Modelo Gerencial y su revisin y aprobacin la realiza
el Dinamizador Ejecutivo. Si alguno de los colaboradores desea realizar cambios deben solicitarlo tal
y como se especifica en el procedimiento de control de documentos.
DISTRIBUCIN Y CONTROL DE COPIAS
El Manual se considera como una copia controlada, por lo tanto se debe tratar como tal en el listado
maestro de documentos, las copias controladas deben ser generadas por el Facilitador de Modelo
Gerencial y conservadas en fsico en la carpeta correspondiente en el proceso.
La difusin del contenido del Manual es responsabilidad de cada lder de proceso quien se debe
comprometer a comunicarlo eficazmente a los colaboradores de Timn S.A.
Este manual es de propiedad exclusiva de Timn S.A. por lo cual queda prohibida su reproduccin
total o parcial por cualquier medio sin la autorizacin de Modelo Gerencial.
CONTROL DE CAMBIOS
Los cambios que se realicen al Manual se deben especificar en el Listado Maestro de Documentos,
informar sobre el cambio a los facilitadores de los procesos y publicar la versin vigente.

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2. INFORMACIN DE LA COMPAA
a. Misin
TIMN S.A. Es una compaa dedicada a la logstica y Administracin de transporte de carga que
brinda servicios de Administracin de Flota, Movilizacin de Carga, Implementacin de la
operacin de Transporte y Mantenimiento.
Ofrecemos seguridad y Tiempos mnimos de respuesta acorde a las necesidades de nuestros
clientes, contribuimos al desarrollo de su imagen comercial; contamos con avanzada tecnologa que
permite ofrecer soluciones integrales.
b. Visin
En el 2015 TIMN S.A. ser el mejor aliado de los grandes generadores de carga y operadores
logsticos, reconocidos por ofrecer soluciones integrales en logstica y administracin de transporte
de carga con cumplimiento y cobertura nacional
c. Poltica de Gestin
El objeto permanente de Timn S.A. es satisfacer las necesidades y expectativas de sus clientes
mediante la mejora continua de sus procesos, para brindar servicios oportunos y libres de actos
ilcitos, con equipos y parque automotor apropiado, talento humano confiable y competente.

d. Objetivos de Gestin
1.
2.
3.
4.
5.

Incrementar la satisfaccin de los clientes de Timn S.A.


Disminuir el nmero de servicios no conformes y novedades de seguridad.
Mejorar continuamente la gestin de los procesos de Timn S.A.
Aumentar el nivel de cumplimiento a los requerimientos de los clientes.
Mejorar las competencias de los colaboradores de Timn S.A.

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e. Estructura Organizacional
Arquitectura de Cargos

GESTIN GERENCIAL

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MODELO GERENCIAL

OPERACIONES
Bogot

Facilitador Nacional de
Operaciones

Coordinador
Operaciones

Auxiliar
Administrativo

Supervisor
Operaciones
(urbanos)

Supervisor
Operaciones
(operativos)

Auxiliar
Operaciones

Conductor Zona

Auxiliar
Operaciones

Conductor
Operativo

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Regionales

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MANTENIMIENTO

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SEGURIDAD

GESTIN ADMINISTRATIVA

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GESTIN FINANCIERA

GESTIN HUMANA

Facilitador Nacional de
Gestin Humana

Analista de
Gestin Humana

Analista de
Seleccin

Auxiliar
Admiistrativo

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3. DESCRIPCIN GENERAL DE PROCESOS


a. Mapa de Procesos

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b. Modelo del Sistema Integrado de Gestin basado en procesos (correspondencia de la norma)

PROCESO

CORRESPONDENCIA
CON LA NORMA NTC
ISO 9000:2008

CORRESPONDENCIA CON LOS


ESTNDARES DE LA NORMA
BASC V2:2005

CUMPLIMIENTO DE LOS REQUISITOS

1.1 Constitucin legal de la


empresa
1.2 Verificacin de antecedente de
accionistas
1.3 Listado de requisitos legales

La direccin de Timn S.A. se compromete con el Sistema Integrado de


Gestin por medio de la declaracin y el compromiso adquirido con la Poltica
y objetivos de Gestin, estos estn incluidos en la planeacin estratgica. As
mismo, se evidencia el compromiso de la direccin con la garanta de la
legitimidad en la constitucin y en general de la empresa.
Los objetivos de gestin se miden con la periodicidad establecida en la
directriz para la medicin de la gestin.

4.3.6. Control operacional (norma)

La alta direccin de Timn asegura que los requisitos del cliente se


determinan delegando la responsabilidad de escuchar la voz del cliente
externo al proceso Ventas, en el momento de la negociacin y a medida que
es prestado el servicio de transporte.

2.3 Poltica de Seguridad

La alta direccin establece la poltica de gestin como declaracin de su


disposicin de cumplir con los requisitos del cliente as como la seguridad del
transporte dentro de la cadena logstica de abastecimiento, y mejorar
continuamente la capacidad del sistema para alcanzar esta meta. La poltica
de gestin es pieza fundamental para determinar los objetivos vitales del ao.

5.4.1 Objetivos de Calidad

2.4 Objetivos de seguridad

Los objetivos de gestin se establecen y evalan segn los indicadores


diseados para tal fin y son el criterio fundamental para evaluar el
desempeo del Sistema Integrado de Gestin en Timn S.A

5.5.1 Responsabilidad y
Autoridad

2.5 Definicin de
responsabilidades y autoridades
3.2 Posiciones crticas

La responsabilidad y autoridad es determinada por Gestin Gerencial y


Modelo Gerencial, en las arquitecturas de cargos de cada uno de los
procesos, estas relaciones de responsabilidad y autoridad se detallan en los
portafolios de gestin.

5.1 Compromiso de la
Direccin

5.2

Enfoque al Cliente

GESTIN
GERENCIAL
5.3

Poltica de Calidad

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5.5.3 Comunicacin
Interna

4.4.3. Comunicaciones (norma)

En Timn S.A. se han establecido herramientas de comunicacin interna:


Programa Plan Presencia, por el cual los lderes de los procesos por lo
menos dos veces al ao las otras regionales para establecer sinergia en
sus procesos.
Carteleras, utilizadas como medio para publicar noticias y desempeo de
los procesos a nuestros colaboradores.
Correo electrnico: Excepto tcnicos de mantenimiento y conductores,
todos los colaboradores cuentan con correo electrnico de la
organizacin, medio por el cual se pueden comunicar con cualquier
colaborador y/o proceso de la organizacin.
Comits: peridicamente Gestin Gerencial hace seguimiento a la
gestin de cada proceso, mediante el comit de coordinacin, en el que
cada facilitador manifiesta sus proyectos, actividades en curso,
necesidades y se coordina con los dems procesos lo necesario.

5.6 Revisin por la


Direccin

2.6 Revisin por la direccin

E dinamizador ejecutivo desarrolla los ejercicios de revisin por la direccin


segn lo planificado.

4.4.1 Monitoreo y medicin

Bimensualmente en los comits de resultados se analizan los indicadores


correspondientes a los procesos contenidos en la directriz para la medicin de
la gestin, estos indicadores miden la eficacia del sistema integrado de
gestin. De acuerdo con los anlisis realizados segn el comportamiento del
proceso se toman las decisiones necesarias para mejorar el sistema.

8.4

Anlisis de Datos

8.2.3 Seguimiento y
Medicin de los Procesos

8.5

MODELO
GERENCIAL

Mejora

4.2.2 Manual de Calidad

2.13 Procedimiento de acciones


correctivas y preventivas.

2.8 Manual de Seguridad

La direccin de Timn mejora continuamente la eficacia del sistema utilizando


el ciclo PHVA partiendo de los objetivos vitales, la revisin del desempeo de
los procesos con los indicadores de gestin y terminando el ciclo con la toma
de decisiones tendientes a mejorar el sistema de Gestin. Se estableci la
accin correctiva y preventiva para eliminar las causas de las novedades para
su prevencin y su correccin.
Modelo Gerencial es el proceso encargado de documentar e implementar el
procedimiento de acciones preventivas y correctivas.

En Timn S.A. el proceso de Modelo Gerencial tiene la responsabilidad de


establecer y mantener el Manual Integrado de Gestin de Timn, verificando
que los lderes de los procesos utilicen la versin actualizada y le sean
realizadas las adecuaciones necesarias segn los cambios de los procesos y
actualizacin del Sistema Integrado de Gestin.

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4.2.3 Control de los


Documentos

4.2.4 Control de los


Registros

5.4.2 Planificacin del


Sistema de Gestin de la
Calidad

7.1 Control de documentos

Los documentos internos y externos del Sistema Integrado de Gestin de


Timn S.A. son controlados de acuerdo con el Procedimiento de Elaboracin
y Control de Documentos, y son relacionados en el Listado Maestro de
Documentos. Los documentos impresos originales son conservados por el
Modelo Gerencial, su implementacin y divulgacin se hace mediante
publicacin en pgina WEB y correo electrnico informando versin y
publicacin. Los documentos externos son responsabilidad de cada proceso,
siendo responsabilidad de cada lder solicitar a modelo gerencial la
actualizacin, derogacin o inclusin de documentos. Cuando se requiere
generar una impresin del documento, sta presenta una leyenda que indica
ser una copia no controlada.
Los documentos son revisados y aprobados por los colaboradores de acuerdo
con los cargos relacionados en el documento. El listado maestro incluye la
versin, los cambios realizados.

4.4.3. Registros (norma)

Los registros manejados en Timn S.A. corresponden a los formatos


utilizados en los procesos para evidenciar los datos de una tarea realizada,
estos se encuentran en carpetas digitales y/o fsicas segn el Listado Control
de Registros, en donde tambin se determina la disposicin final de los
registros y su periodo de archivo.
Los registros sirven para demostrar la conformidad del servicio y son la
herramienta fundamental para medir los indicadores de gestin que presentan
los procesos.

7.5 Poltica de firmas y sellos

Modelo Gerencial es responsable por documentar la poltica para uso de


sellos y firmas en la empresa, velando igualmente por su actualizacin.

2.1 Revisin inicial del estado del


Sistema

Modelo Gerencial hace una revisin constante al Sistema Integrado,


verificando la implementacin y cumplimiento de cada uno de sus requisitos
en Timn S.A.

2.11 Mapa de procesos


2.12 Caracterizaciones de proceso

El Modelo Gerencial en coordinacin con la Alta Direccin y los Facilitadores,


planea los procesos determinando su misin, el responsable directo, los
recursos, la planta de cargos, la documentacin relacionada y los indicadores
del mismo. De igual manera determina las entradas y salidas del proceso que
son utilizadas para realizar cambios a todos los documentos que estn
relacionados.

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5.5.2 Representante de la
Direccin

2.7 Representante de la direccin


4.1 Responsable de la seguridad

El Dinamizador Ejecutivo de Timn S.A., asume la responsabilidad de


establecer, implementar y mantener el Sistema Integrado de Gestin con la
autoridad para poner en prctica lo establecido dentro de este Manual y
verificar su efectividad
El Dinamizador Ejecutivo delega en el Facilitador de Seguridad, la
responsabilidad de planear, dirigir y optimizar el proceso Seguridad.

7.1 Planeacin de la
Realizacin del Producto

4.3.6. Control Operacional (norma)

8.2.1 Satisfaccin del


Cliente

8.2.2 Auditoria Interna


8.4 Anlisis de Datos

2.9 Auditoras internas


2.10 Equipo de auditores internos

En Timn se planearon los procesos para la prestacin del servicio con la


colaboracin de los lderes regionales, determinando claramente los
responsables de los procesos, la misin, los recursos asociados, la planta
fsica de cargos necesarios para llevar a cabo a conformidad el servicio y los
documentos soportes de la operacin.
La Auditora del Servicio tiene como fin escuchar la Voz del Cliente Externo y
obtener de manera sistemtica y permanente los niveles de satisfaccin en
cuanto a la calidad en la atencin y en los servicios que le son o han sido
prestados. Detectando los puntos crticos donde deban generarse acciones
concretas de mejoramiento sobre la calidad del servicio. La Auditora del
Servicio identifica las necesidades y expectativas del Cliente Externo al igual
que los niveles de satisfaccin respecto a la atencin y asesora prestada.
El Sistema Integrado de Gestin de Timn ha definido la directriz
correspondiente a Auditoras Internas que tiene como propsito definir las
polticas, normas y programacin de esta actividad para evaluar la efectividad
del cumplimiento de los requisitos del Sistema en la Organizacin, las
auditoras internas pueden ser realizadas por auditores internos corporativos
o auditores externos que cuentan con calificacin para desarrollarla. Timn
cuenta con colaboradores capacitados y competentes para el desarrollo de
auditoras internas al Sistema de Gestin.

4.5. Revisin por parte de la


Gerencia (norma)

OPERACIONES

5.6.2 Informacin para la


Revisin

El dinamizador desarrolla el ejercicio de revisin por la direccin con la


informacin del desempeo del sistema de gestin

7.2.1 Determinacin de los


requisitos relacionados
4.3.6. Control Operacional (norma)
con el producto
7.1 Planificacin de la
Realizacin del Producto

Al momento de realizar negociaciones con los clientes Timn S.A. se


establecen los requisitos propios de la prestacin del servicio, de acuerdo con
sus necesidades y la reglamentacin legal vigente, dichos requisitos son
consignados en la poltica de servicio que se pacta con el cliente.

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7.2.2 Revisin de los


requisitos relacionados
con el producto

4.3.6. Control Operacional (norma)

De acuerdo con lo pactado en la poltica de servicio con el cliente, el proceso


Operaciones determina los recursos requeridos para la prestacin del servicio
de forma tal que se satisfagan suficientemente las
necesidades y
expectativas de los clientes.

7.5.1 Control de la
produccin y de la
prestacin del servicio

4.9 Registro de entrada y salida de


vehculos
5.3 Identificacin de la mercanca
5.6 Revisin al modo de transporte
5.7 Criterios para unidad de
transporte apto para cargar

Timn cuenta con puntos de control en cada regional en donde se toman los
tiempos de llegada y salida de los vehculos, adems se han establecido los
parmetros que deben cumplirse en la carga y descarga de los camiones y en
las actividades de recoleccin y distribucin urbana o nacional y se realiza su
respectiva revisin.
Dentro de los acuerdos de servicio con el cliente, se pactan las condiciones
de recepcin de la mercanca, su peso y total de unidades recibidas para su
transporte.

7.5.3 Identificacin y
Trazabilidad

5.1 Sistema para trazabilidad


5.4 Informacin manifiesto carga
5.16 Identificacin de quienes
participan en el despacho y recibo
de la carga
5.18 Registro flmico
5.19 Reporte de entrega en el
destino
7.4 Procedimientos de
aseguramiento de la informacin
7.6 Informacin de la carga

Todos los vehculos cuentan con sistemas de comunicacin como son los
avanteles y celulares para establecer comunicacin permanente con la
operacin e informar sobre su recorrido. En los puntos de control de
operaciones se tienen terminales del GPS con las cuales se determina la
posicin del vehculo y su conformidad con los requisitos del servicio.
La prestacin del servicio se soporta en diferentes formatos que son validados
por el cliente, en los cuales se consigna toda la informacin necesaria para
dar conformidad al servicio.

8.2.4 Seguimiento y
Medicin del Producto

5.9 Reporte de faltantes y


sobrantes de carga
5.17 Personal encargado en
cumplir funciones de seguridad

8.3 Control del Producto 4.3. Preparacin y respuesta a


No Conforme
eventos crticos (norma)

7.2.3 Comunicacin con el


cliente

4.3.3. Comunicaciones (norma)

En Timn S.A. se hace seguimiento del servicio a medida que es prestado,


controlando que los tiempos, las capacidades y unidades de carga
convenidos con los clientes se cumplan, los colaboradores encargados de la
prestacin del servicio tienen la autoridad para asignar los recursos y
auditora, segn las necesidades de la operacin.
En los procedimientos de la operacin se establecen los criterios para tomar
medidas de contingencia cuando los vehculos se desvan del recorrido,
tengan fallas tcnicas, no lleguen a tiempo o no tengan la capacidad acordada
inicialmente con el cliente, de forma tal que se asignen los recursos
suficientes para cumplir con las necesidades del cliente.
En Timn disponemos de diferentes mecanismos para asegurar la constante
comunicacin con nuestros clientes:

Correo electrnico
solicituddeservicios@timon.com.co

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Las necesidades de hardware y de software, instalaciones, insumos, y dems


se suplen con el soporte del proceso Gestin administrativa, el cual evala la
necesidad y dispone los recursos necesarios para que las actividades
administrativas y operativas que se lleven a cabo.

6.3 Infraestructura

6.1 Provisin de Recursos

GESTIN
ADMINISTRATIVA

atencionalcliente@timon.com.co
Celulares (todos los nmeros asignados a la operacin)
Visitas de mantenimiento a los clientes
Insourcing en las instalaciones de los clientes que as lo requieran

8.3 Procedimiento para la


seleccin de proveedores
8.5 Visita a las instalaciones del
proveedor
7.4.1 Proceso de Compras
8.6 Documentacin de
proveedores
8.7 Acuerdos de seguridad con
proveedores

En el proceso Gestin Administrativa se han determinado las Directrices para


realizar la adquisicin de bienes, insumos, productos, servicios y contratacin
de proveedores, para asegurar que se consigan los recursos necesarios para
desarrollar las actividades propias de la empresa satisfactoria y
oportunamente.
Timn ha definido dentro de su Sistema Integrado de Gestin, la directriz que
orienta el proceso de las Compras, estableciendo los parmetros para la
adquisicin de los productos y contratacin de los servicios con estndares de
calidad y seguridad, garantizando el adecuado desarrollo de los procesos y la
optimizacin de los costos.
Se han establecido unos factores para la seleccin y evaluacin de los
proveedores
y sus grados de control, los cuales permiten contratar
demostrando la conformidad con los requisitos especificados, hasta tanto
estos no se cumplan no se hace uso de los productos servicios
suministrados por el proveedor.

7.4.2 Informacin de las


compras

La informacin para las compras que afectan la calidad del servicio la


suministran cada uno de los procesos de acuerdo con sus requerimientos por
medio de fichas tcnicas que determinan claramente las especificaciones del
servicio a contratar o los productos a comprar.

7.4.3 Verificacin de los


Productos Comprados

La verificacin de los productos comprados la hacen cada uno de los


procesos, quienes avalan la conformidad de los productos comprados y los
servicios outsourcing contratados.

7.5.4 Propiedad del


Cliente

Cuando por casos fortuitos ocurran siniestros a los artculos transportados


que son propiedad del cliente, Timn S.A. por medio de su proceso de
Seguros y Trmites comunica al cliente la novedad y responde por el valor
asegurado de la mercanca.

4.3.6. Control Operacional (norma)

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4.2.3 Control de los


Documentos

6.3

7.2 Procedimiento de archivo de la


informacin.
7.3 Archivo seguro de documentos

Los documentos externos del Sistema Integrado de Gestin, son los


suministrados por los proveedores, los clientes y la reglamentacin legal
vigente, estos documentos se encuentran disponibles y controlados por cada
proceso segn la responsabilidad asignada en el listado maestro de
documentos externos.

7.7 Seguridad sistema de


informacin
7.8 Respaldo de informacin
7.9 Proteccin de la propiedad
intelectual.

El subproceso tecnologa, es responsable por garantizar la seguridad de en


los sistemas de informacin, as como realizar y salvaguardar los back up de
informacin de la empresa y el cumplimiento de las disposiciones de ley en
cuanto a la propiedad intelectual.
El proceso Mantenimiento tiene la responsabilidad de garantizar la
disponibilidad de los vehculos para prestar los servicios de transporte a los
clientes, mediante la planeacin y ejecucin del mantenimiento preventivo y
correctivo. Timn S.A. cuenta con un Carro Taller que atiende las
necesidades de reparacin correctiva a los vehculos garantizando que al
momento de suceder un siniestro la operacin logstica de los clientes no se
afecte.

Infraestructura

MANTENIMIENTO

5.21 Registro de reparaciones

Todas las actividades programadas y correctivas que tienen que ver con el
mantenimiento de la flota se registran en la herramienta MP2.

6.4 Ambiente de
Trabajo

3.16 Programa de incentivos


3.18 Programa de concientizacin
sobre consumo de alcohol y
drogas

El proceso Gestin Humana a travs del subproceso Calidad de Vida y


ambiente de trabajo, garantiza que los colaboradores cuenten con los
espacios y herramientas adecuados para el desarrollo de sus labores; de
igual manera ejecuta planes de motivacin y crecimiento personal para los
colaboradores.

6.2.1 Recursos Humanos

2.5 Definicin de
responsabilidades y autoridades

En Timn S.A. se han establecido en los Portafolios de Gestin las


competencias necesarias que debe tener un colaborador para desempearse
en un cargo.

GESTIN HUMANA

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6.2.2 Competencia, Toma


de Conciencia y
Formacin

3.6 Entrenamiento en polticas y


procedimientos de seguridad
3.11 Capacitacin sobre el SGCS
BASC
3.12 Capacitacin a colaboradores
con funciones de seguridad
3.13 Capacitacin en tcnicas de
inspeccin
3.14 Capacitacin en emergencias
3.15 Capacitacin para identificar e
informar incidentes sospechosos
3.17 Capacitacin para preservar
los sistemas de informacin

En Timn se disea un programa de entrenamiento y formacin


colaboradores, desde su induccin hasta su retiro, que involucra todos
requerimientos del Sistema Integrado de Gestin de tal manera que
garantice su eficacia y mantenimiento.
Se mantienen los registros de las actividades de formacin as como
programas de capacitacin que se disean para los colaboradores.

3.1 Procedimiento para seleccin


de personal
3.3 Estudios de seguridad
3.4 Referencias laborales
3.5 Visita a colaboradores de reas
crticas
3.7 Registros de afiliacin a
instituciones de seguridad social
3.8 Carn de identificacin
3.9 Procedimientos administracin
carn de identificacin
3.19 Visita de mantenimiento a
colaboradores de reas crticas
3.20 Actualizacin de la base de
datos de colaboradores
3.21 Archivo fotogrfico y de
huellas digitales de los
colaboradores
4.18 Control de uniformes de
trabajo

El proceso Gestin Humana tiene definidos, documentados e implementados


los procedimientos de seguridad y calidad requeridos para garantizar la
eficacia del Sistema Integrado de Gestin, as como la competencia de los
colaboradores y el cumplimiento de los requisitos de ley.

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de
los
se
los

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5.2
VENTAS

GESTIN
FINANCIERA

Enfoque al Cliente

8.1
Procedimiento
para
seleccin
de
clientes
7.2.1 Determinacin de los
requisitos
relacionados 8.2 Informacin del cliente
con el producto

6.1 Provisin de Recursos

4.2.4. Previsiones (norma)

8.3. Control de Producto


no Conforme

4.3. Preparacin y respuesta a


eventos crticos (norma)

7.5.4 Propiedad del


Cliente

5.11 Procedimiento de control de


precintos
5.12 Almacenamiento de los
precintos
5.15 Verificacin de los precintos
en destinos

SEGURIDAD

Durante la elaboracin, revisin y seguimiento de las ofertas comerciales se


determinan claramente las necesidades de los clientes y los requisitos del
servicio solicitado, se informan a los responsables de la Operacin para que
la
en coordinacin se evale y analice la capacidad necesaria para responder
eficientemente a sus requisitos.
El proceso ha definido, documentado e implementado los procedimientos de
seguridad y calidad, relacionados con el cliente, requeridos para garantizar la
eficacia del Sistema Integrado de Gestin.
Anualmente y con base en la planeacin estratgica y los objetivos
estratgicos de cada proceso se asigna el presupuesto para ejecutar los
planes y programas, asegurando de esta forma que se proporcionan los
recursos necesarios para mantener y mejorar la capacidad del sistema de
gestin de la calidad.
El proceso Operaciones implementa los procedimientos y canales de
comunicacin necesarios para garantizar el control de la operacin y atender
a las reclamaciones de los clientes por la prestacin del servicio.
El proceso Seguridad monitorea e informa cualquier novedad presentada en
las rutas de los vehculos al proceso de Operaciones, contribuyendo de esta
forma a que se tomen las medidas necesarias para garantizar que el servicio
se preste adecuadamente y actuar gilmente ante cualquier siniestro que se
pueda presentar durante su recorrido.
Adems se cuenta con procedimientos mediante los cuales, con precintos de
seguridad se sellan los vehculos para que la carga no sea abierta hasta el
lugar de destino, protegiendo la propiedad del cliente.

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6.3 Infraestructura

4.2 Planos de ubicacin


4.3 Seguridad perimetral de las
instalaciones
4.4 Sistemas de alarma
4.5 Iluminacin exterior e interior
de instalaciones
4.6 Iluminacin de Emergencia
4.7 Seguridad puertas y ventanas
4.8 Candados, chapas y sistemas
de seguridad
4.11 Procedimiento de control de
entrada y salida de personas
4.12 Identificacin del personal
4.13 Supresin identificacin
4.14 Control de parqueaderos
4.15 Sealizacin de reas
restringidas
4.16 Control de acceso a vehculos
y contenedores
4.17 Control del rea de lockers
4.20 Inspecciones a instalaciones y
procesos
4.26 Instalacin CCTV
5.20 Almacenamiento de
mercanca valiosa

El proceso Seguridad tiene bajo su responsabilidad el control, inspeccin y


auditora constante de las condiciones de proteccin de las instalaciones de
Timn S.A., de igual manera debe generar los requerimientos
de
infraestructura y equipos para garantizar la seguridad fsica de la empresa,
asegurando la proteccin de las instalaciones, activos y colaboradores de la
organizacin.
El proceso Seguridad tiene bajo su responsabilidad la identificacin y control
de las zonas crticas de la empresa.

4.19 Servicio de Seguridad

Timn S.A. cuenta con servicio de seguridad sub contratado en cada una de
sus sedes. Su misin es salvaguardar la seguridad de instalaciones y activos
y asegurar el cumplimiento de los procedimientos establecidos para la
seguridad de la empresa y que sean de su competencia.

4.21 Sistemas de comunicacin


4.22 Respuesta oportuna
4.23 Dispositivos de alerta
4.24 Prueba y mantenimiento
equipos de proteccin
4.25 Administracin dispositivos
de alerta

El proceso Seguridad ha definido y divulgado los procedimientos avalados por


Timn S.A. para la reaccin ante novedades y emergencias que tengan que
ver con la seguridad de la carga, la empresa y la satisfaccin del cliente, as
como la atencin de las observaciones del cliente interno.
Se han publicado las direcciones de correo electrnico, nmeros de telfono
fijos y mviles de los encargados de la operacin y autoridades competentes
para la comunicacin y reaccin a diferentes novedades.

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4.27 Procedimientos de
contingencia y emergencia
4.28 Procedimientos para
simulacros
10.2 Listad de representantes de la
autoridad

2.2 Evaluacin de riesgos

9.1 Acuerdos de seguridad

10.1 Procedimiento para el reporte


de actividades sub estndar

El proceso Seguridad elabora y hace seguimiento a la matriz de riesgos de


Timn S.A., cada lder de proceso es responsable por la implementacin de
las acciones preventivas y correctivas para asegurar la gestin de riesgos en
la organizacin.
Timn S.A. a travs del proceso Seguridad ha formalizado acuerdos con
diferentes entidades pblicas y privadas, que brindan apoyo constante a la
empresa y su operacin.
Apoyado en el proceso Gestin Humana, Seguridad ha divulgado los
mecanismos con los que cuentan los colaboradores de la empresa para
manifestar sus inquietudes, observaciones y aportes a la empresa; apoyado
igualmente en los planes motivacionales que tienen como objetivo
incrementar el sentido de pertenencia de los empleados por Timn S.A.

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4. LXICO
ISO: Organizacin Internacional de Normalizacin. Es una federacin mundial de organismos
nacionales de normalizacin. El trabajo de preparacin de las normas intencionales normalmente se
realiza a travs de los comits tcnicos ISO.
NORMA ISO 9000:2008: Familia de normas elaboradas para asistir a las organizaciones, de todo tipo
y tamao, en la implementacin y la operacin de sistemas de gestin de la calidad eficaces.
NORMA ISO 9000: Describe los fundamentos de los sistemas de gestin de la calidad y
especifica la terminologa para los sistemas de gestin de la calidad
NORMA ISO 9001: Especifica los requisitos para los sistemas de gestin de la calidad
aplicables a toda organizacin que necesite demostrar su capacidad para proporcionar
productos que cumplan con los requisitos de los clientes.
BASC: Business Alliance for Secure Commerce (Alianza Empresarial para un Comercio Seguro)
SGCS: Sistema de Gestin en Control y Seguridad
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIN: En Timn S.A., el Sistema Integrado de Gestin es una
herramienta administrativa para dirigir y hacer funcionar la organizacin satisfactoriamente, de una
manera sistemtica y visible, entendiendo que dicha gestin incluye parmetros de calidad y
seguridad contemplados en las normas ISO 9000:2008 y BASC v2:2005
PROCESO: Conjunto de actividades que aaden valor al servicio, su inicio se da con una entrada y
tras una transformacin se convierte en salida y esta debe satisfacer los requerimientos del cliente o
usuario.
SISTEMA: Unin de varios procesos con un objetivo comn.
POLTICA DE GESTIN: Compromiso diario de los colaboradores de Timn S.A.
CADENA DE VALOR: Categoriza las actividades que producen valor aadido en una organizacin.
La cadena de valor ayuda a determinar las actividades que permiten generar una Ventaja
Competitiva.
MAPA DE PROCESOS: Representacin grfica de cmo la empresa espera alcanzar los resultados
planificados para el logro de su estrategia.
COPIA CONTROLADA: Copia de un documento sometida a los controles que se describen en un
procedimiento, de manera de asegurar al poseedor del documento que cuenta con la ltima versin
de ste. Su distribucin es efectuada mediante un registro de entrega de copias controladas.
MODELO GERENCIAL: Modelo de Gestin Gerencial que visualiza la empresa como un todo,
integrando sus elementos organizacionales para lograr la unidad en el marco de la ruta de la calidad
Planear, Hacer, Verificar, Asegurar, y Evidenciar.

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POLTICAS DE SERVICIO: Documentos firmados con los clientes en los cuales se establece la
relacin comercial y los requisitos para la administracin de la flota de los clientes.
PARQUE AUTOMOTOR DE TIMN S.A.: Conjunto de vehculos de transporte que ha adquirido
TIMN S.A. para prestar servicios de transporte de carga a sus clientes.
5. DOCUMENTOS LIGADOS
MG MIG TIMON 01 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN GERENCIAL
MG MIG TIMON 02 CARACTERIZACIN DEL PROCESO MODELO GERENCIAL
MG MIG TIMON 03 CARACTERIZACIN DEL PROCESO VENTAS
MG MIG TIMON 04 CARACTERIZACIN DEL PROCESO SERVICIO AL CLIENTE
MG MIG TIMON 05 CARACTERIZACIN DEL PROCESO SEGURIDAD
MG MIG TIMON 06 CARACTERIZACIN DEL PROCESO OPERACIONES
MG MIG TIMON 07 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN ADMINISTRATIVA
MG MIG TIMON 08 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN FINANCIERA
MG MIG TIMON 09 CARACTERIZACIN DEL PROCESO MANTENIMIENTO
MG MIG TIMON 10 CARACTERIZACIN DEL PROCESO GESTIN HUMANA
6. DOCUMENTOS RELACIONADOS
MG D 01
MG D 01
MG D 03
MG D 04
MG D 05
MG L 01
MG L 02
MG L 03
MG L 04
MG L 05
MG P 01
SG D 01
SC D 01
OP D 01

DIRECTRIZ PARA LA ELABORACIN DE PRESENTACIN DE DOCUMENTOS


DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE DOCUMENTOS
DIRECTRIZ PARA EL CONTROL DE REGISTROS
DIRECTRIZ DE AUTDITORIAS INTERNAS DE CALIDAD
DIRECTRIZ PARA ACCIONES CORRECTIVAS Y PREVENTIVAS
LISTADO MAESTRO DE DOCUMENTOS
LISTADO MAESTRO DE REGISTROS
LISTADO DE CONTROL DE REGISTROS
LISTADO DE COPIAS CONTROLADAS
LISTADO DE ACCIONES DE MEJORA
PROGRAMA DE AUDITORAS
DIRECTRIZ DE SEGURIDAD
DIRECTRIZ DE ATENCIN AL CLIENTE
DIRECTRIZ DE OPERACIONES

7. CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
15/Agosto/2008
14/Noviembre/2008
14/Septiembre/2009

6/noviembre/2009

CAMBIO REALIZADO
Actualizacin de versin
Actualizacin de versin por
modificaciones a la arquitectura
Actualizacin de la correspondencia a la
norma ISO 9001:2008
Cambio de la Arquitectura de Cargos
Eliminacin de responsabilidades del
facilitador de modelo gerencial ya que
estas responsabilidades las asumi la
Dinamizadora Ejecutiva

VERSIN
2

RESPONSABLE
Andrea Pardo Ramos

Andrea Pardo Ramos

Andrea Pardo Ramos

Carmen Luca
Rodrguez

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