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Planificacin de la Gestin Acadmica

1. Objetivo y Alcance
Definir las etapas a seguir para realizar la Planificacin Acadmica de la Universidad de
Pamplona.
Inicia con la Elaboracin de la Propuesta del Calendario Acadmico hasta el seguimiento
y control al Calendario Acadmico.
2. Responsable
El responsable para garantizar la adecuada aplicacin de las actividades previstas en este
procedimiento es el Vicerrector(a) Acadmico.
3. Definiciones
3.1 Responsabilidad Acadmica
Son todas las responsabilidades que adquiere el Docente al contratar con la Universidad
de Pamplona basados en criterios de formacin, produccin intelectual, actividad
acadmico - administrativa e interaccin social.
3.2 Comit de Horarios
Comisin de personas encargadas de un asunto donde se indican las horas en que debe
realizarse lo planificado por la Vicerrectora acadmica.
3.3 Calendario Acadmico
Distribucin del tiempo que se requiere para realizar las actividades de trabajo acadmico
con estudiantes, las actividades de desarrollo institucional, las vacaciones de los docentes
y directivos docentes y el receso estudiantil, determinando las fechas precisas de
iniciacin y finalizacin de cada perodo lectivo semestral.
Las dems definiciones que aplican para el presente procedimiento se encuentran
contempladas en la Norma NTC ISO 9000:2000. Sistemas de Gestin de La Calidad
Fundamentos y Vocabulario.
Acuerdo del Consejo Acadmico que establece las fechas en las cuales se desarrollan las
actividades acadmicas en la institucin.

Fecha

Elabor

Aprob

Valid

Amparo Parada Mendoza

Firma

Miriam Gmez Filigrana

Firma

Mara Victoria Bautista Bochag

Firma

17 de Agosto de 2010

Fecha

08 de Octubre de 2010

Fecha

11 de Octubre de 2010

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Planificacin de la Gestin Acadmica

4. Contenido
4.1 Elaboracin de la Propuesta de
Responsable: Vicerrector (a) Acadmico
Calendario Acadmico
Retoma los calendarios acadmicos (Pregrado, Postgrado, Presencial, Distancia) del
ao anterior como punto de partida para definir las fechas del siguiente calendario
teniendo en cuenta:
1. Das festivos y das calendario para completar las 16 semanas acadmicas, inicio y
finalizacin de clases.
2. Vacaciones: semana santa, mitad y final de ao segn lo establecido en el Decreto
1279 de 19 junio del 2002. Art. 33.
3. Fechas de grado (Pregrado, Postgrado, Presencial, Distancia) por ventanilla y acto de
grado.
4. Habilitaciones, cancelaciones de materias y de semestre, inclusiones de materias,
inscripciones, matriculas financiera y acadmica, validaciones.
5. Cursos vacacionales.
6. Ingreso de notas, evaluacin de estudiantes y docentes.
Se enva a las dependencias de:
-

Registro y Control Acadmico

Gestin Presupuestal y Contable
Gestin Administrativa y Financiera
Planeacin

Para que presenten y enven sus observaciones a la Vicerrectoria Acadmica estas se

estudian e incorporan al calendario definitivo que se entrega al Consejo Acadmico.
4.2 Solicitud de Aprobacin del
Responsable: Vicerrector (a) Acadmico
Calendario Acadmico
Presenta la propuesta del calendario para la revisin y recomendacin al Consejo
Acadmico, quien en el FAC-08 Acta de Reunin, deja evidencia de su aprobacin.
En caso de ser aprobado el calendario acadmico, la Secretara General publica el
acuerdo en cartelera visible y en la pgina web de la Universidad de Pamplona para su
consulta.
En caso de no ser aprobado regresa a la actividad 4.1, realizando los ajustes que sean
necesarios.

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Planificacin de la Gestin Acadmica

Responsable: Director de
Departamento / Jefe de Registro y
4.3 Elaboracin de Horarios
Control Acadmico / Analista de
Registro y Control
Tres meses antes del inicio de cada semestre se realiza una reunin con los Decanos,
Directores y personal de apoyo de cada facultad para explicar la planeacin de
elaboracin de horarios y las consideraciones a tener en cuenta dejando evidencia en
FAC-08 Acta de Reunin.
El (la) Analista de Registro y Control revisa la base de datos de los recursos fsicos
disponibles los cuales se distribuyen por programa y se envan mediante correo
electrnico a cada facultad adjuntando adicionalmente el plan de estudio vigente para
programar los grupos de cada asignatura en el cual deben registrar los horarios de las
mismas.
Despus de enviada esta informacin por la oficina de Admisiones, Registro y Control
Acadmico, las facultades deben diligenciar los recursos fsicos y remitirlos nuevamente
a esta dependencia (Admisiones, Registro y Control Acadmico) dos semanas despus
de haber sido realizada la reunin por los Decanos de cada facultad.
Recepcionada esta informacin el (la) Analista de Registro y Control revisa:
-

Nombre de grupo y capacidad

Cruce de asignaturas del mismo semestre
Que se hayan programado todos los semestres
La optimizacin de recursos fsicos

NOTA: Cuando se presentan inconsistencia se devuelven los documentos a la Facultad

para que sean corregidos y remitidos nuevamente a la oficina de Admisiones, Registro y
Control Acadmico.
Una vez elaborados y aprobados los horarios, esta informacin es registrada en el
Sistema por el Auxiliar(es) Administrativo, utilizando como gua el Manual de
ACADEMUSOFT y se genera un reporte de horarios, el cual es enviado a cada Facultad
para su respectiva planeacin de nuevos grupos y responsabilidad docente.
4.4 Solicitud de Recursos

Responsable: Decano(a) de Facultad

Recibido el reporte de horarios, se hace la relacin de solicitud para el personal Docente

Ocasional y Hora Ctedra, OPS, Becas Trabajo mediante FGH-04 Relacin de Hora
Ctedra, FGH-06 Solicitud Vinculacin de Personal, FGH-46 Solicitud para
Prestacin de Servicios Personales segn corresponda el tipo de vinculacin y se
remiten a la Vicerrectoria Acadmica para su visto bueno, por medio de FGT-12
Memorando quien se encarga de entregarlo al proceso de Gestin del Talento
Humano.

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4.5 Seguimiento y Control al Calendario

Responsable: Consejo Acadmico
Acadmico
Cuando el Consejo Acadmico rene las solicitudes, realiza un control y seguimiento al
calendario acadmico y si considera necesario realiza una modificacin al mismo,
solicitando a la Vicerrectoria Acadmica la proyeccin de un nuevo calendario, el cual se
estudia posteriormente en reunin de Consejo Acadmico para determinar su
pertinencia, los apuntes, sugerencias y nuevas propuestas, junto con las justificaciones
de su modificacin, se evidencian en el FAC-08 Acta de Reunin.
5. Documentos de Referencia

NTC ISO 9000:2000, Sistema de Gestin de la Calidad Fundamentos y

Terminologa.
NTCGP 1000:2004 Gestin de la Calidad en el Sector Publico
NTCGP 1000:2009 Gestin de la Calidad en el Sector Publico
Ley 962 de 2005 Antitrmites
Decreto 1279 de 19 junio del 2002. Art. 33.
Manual de ACADEMUSOFT

6. Historia de Modificaciones
Versin
00

01

Fecha de
Aprobacin

Fecha de
Validacin

Enero 18 de 2008

Enero 22 de 2008

08 de Octubre de
2010

11 de Octubre de
2010

Naturaleza Del Cambio

Actualizacin del
Documento
Actualizacin de
Documento segn Acta
No. 001 del da 28 de
septiembre de 2010

7. Administracin de Formatos
Cdigo

Nombre

Responsable

Ubicacin

FGH-04

Relacin de
Hora Ctedra

Lder Proceso de
Talento Humano

Oficina de Talento
Humano, Centro
Interactivo

FGH-06

Solicitud
Vinculacin de
Personal

Lder Proceso de
Talento Humano

Oficina de Talento
Humano, Centro
Interactivo

FGH-46

Solicitud para
Prestacin de
Servicios
Personales

Lder Proceso de
Talento Humano

Oficina de Talento
Humano, Centro
Interactivo

FAC-08

Acta de
Reunin

Auxiliar
Administrativo

Archivo de cierre
de inscripciones

Acceso
Auxiliar
Administrativo,
Centro
Interactivo
Auxiliar
Administrativo,
Centro
Interactivo
Auxiliar
Administrativo,
Centro
Interactivo
Operadores del
Modulo

Tiempo de
retencin
Segn TRD

Segn TRD

Segn TRD

Segn TRD

Disposicin
Archivo Central
de la
Universidad de
Pamplona
Archivo Central
de la
Universidad de
Pamplona
Archivo Central
de la
Universidad de
Pamplona
Reposorios

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FGT-12

Memorando

8. Anexos
No aplica

Decano de
Facultad

Decanatura de la
Facultad

Decano de
Facultad

Segn TRD

Decanatura de
la Facultad