Manual de Redao Oficial

3. CORRESPONDNCIAS
3.1. Ofcio e Ofcio-circular
O ofcio e ofcio-circular constituem modalidades de correspondncia oficial
praticamente idnticas. Exatamente por serem documentos da correspondncia oficial, s podem
ser expedidos por rgo pblico, em objeto de servio. Seu destinatrio, no entanto, alm de
outro rgo pblico, pode ser um particular.
A diferena entre ofcio e ofcio-circular que o primeiro enviado somente para
um rgo e o segundo enviado para diversos rgos ao mesmo tempo, apesar de ambos terem o
mesmo contedo.
Os ofcioscirculares devem ser redigidos com muito tato, reunindo em sua
redao e apresentao as mesmas caractersticas e as qualidades das correspondncias oficiais
ou pessoais.
O destinatrio gosta de ser bem tratado, no como um simples nmero ou mero
componente de grupo. Para isso, necessrio dar aos ofcios-circulares um toque personalizado,
colocando nome do destinatrio no prprio ofcio e no apenas no envelope.
necessrio, tambm, assinar ou rubricar cada cpia.
Use truques que possam tirar do ofcio seu aspecto impessoal, tornando-o o mais
possvel individualizado, com resultados altamente positivos.
Se o contedo das correspondncias for interessante, prender a ateno de
pessoas estranhas Instituio, que se sentiro mais ligadas a ela.
A nica carta circular realmente boa a que cada um dos destinatrios
pensa que foi cuidadosamente escrita apenas para ele, s para ele, entre todas as
pessoas do mundo. (Sherwin Cody)

3.1.1. Partes do Ofcio

a) Cabealho o padro j definido anteriormente.
b) Margens Obedecer s margens j definidas no cabealho-padro, isto , 2,5 cm para a
margem esquerda e 2 cm para a margem direita.
c) ndice Dois espaos simples entre o cabealho e o ndice, do lado esquerdo do papel.
Dever constar a palavra Ofcio, por extenso, seguida do nmero de ordem do documento, o
ano e as iniciais oficiais, em maiscula (consultar siglas UFV), do rgo remetente. Todos
separados por barra.
Ex.: Ofcio n 001/2001/DRH

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d) Data Um espao simples abaixo do ndice, do lado direito do papel. No se coloca zero
antes dos nmeros de 1 a 9. O nome do ms escreve-se com letra minscula e, aps o ano,
coloca-se ponto final, pois trata-se de uma frase nominal. O primeiro dia do ms ser
indicado pelo algarismo 1, seguido do smbolo de nmero ordinal (1).
CERTO

Viosa, 1 de agosto de 2001.

ERRADO

Viosa, 1 de agosto de 2001.

e) Vocativo Da data ao vocativo, sugerimos de 2 a 4 espaos simples, dependendo do tamanho

do corpo do texto. Deve iniciar com um pargrafo de 2,5 cm aps a margem esquerda do
papel ou, se preferir, sem pargrafo.
Sugerimos usar o vocativo com pargrafo.

No se usa vrgula, porque no se inicia o texto da carta com letra minscula. Tambm no se
usa ponto, porque h continuidade entre o vocativo e o corpo do ofcio. Portanto, o sinal de
pontuao mais adequado dois-pontos (:).
Nas invocaes da redao oficial no devem constar termos como prezado, estimado ou
caro, aceitveis unicamente na correspondncia social do administrador ou executivo, vale
dizer, naquela de carter social emitida em razo do cargo ou funo. O vocativo adequado :
Senhor Presidente:
Senhor Chefe:
Senhor Diretor:
Em comunicaes dirigidas a reitores de universidades, os vocativos correspondentes so:
Magnfico Reitor:
Magnfico Vice-Reitor:
f) Corpo do texto Do vocativo ao corpo do texto, usar dois espaos simples. O pargrafo de
2,5 cm da margem do papel. o contedo a informao que se deseja transmitir ao
destinatrio, obedecendo s caractersticas da redao oficial citadas nas pginas 2 e 3. Deve
ser digitado em espao simples. Entre os pargrafos, usa-se o espaamento de 6 pontos, ao
qual voc tem acesso atravs da opo Formatar Pargrafo, na Barra de Menu, conforme
a janela a seguir.

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g) Fechamento Do corpo do texto ao fechamento, usar um espao simples e centralizado. A

tendncia reduzir ao mnimo as palavras de um fecho de correspondncia.
Os fechamentos Atenciosamente Cordialmente Atentamente so seguidos de vrgula, por
serem advrbios.
Para autoridade superior, inclusive Presidente da Repblica, Reitor, usa-se:

Respeitosamente,

Para autoridades de mesma hierarquia ou de hierarquia inferior, usa-se:

Atenciosamente,

h) Assinatura Do fechamento assinatura, usar 3 espaos simples e centralizado. Entre o

nome do signatrio e o cargo ou funo usar 2 espaos simples. Escreve-se o nome do
signatrio em maiscula e o cargo ou funo em minscula. Entre o nome e o cargo, usar
espao simples.
No se justifica a anteposio de qualquer ttulo profissional (Bacharel, Engenheiro,
Professor, etc.) ao nome do signatrio, j que este assina o documento em razo do cargo que
ocupa ou da funo que exerce.
CERTO

JOS ANTNIO SOUZA

Chefe do Departamento de Odontologia

ERRADO

PROF. JOS ANTNIO SOUZA

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Chefe do Departamento de Odontologia

i) Destinatrio A colocao do nome do destinatrio obedecer margem inferior de 2,5 cm

pr-definida na pg. 7, item 2 da configurao de pgina. O destinatrio e o endereo sero
colocados no rodap da primeira pgina.
Fica abolido o uso dos tratamentos Dignssimo (DD.) e Ilustrssimo (Ilmo.), sendo
desnecessria a sua evocao. suficiente o uso do pronome de tratamento Senhor.
1) Ao Senhor
Prof. Fulano de Tal
Pr-Reitor de --------

2) Senhora
Fulana de Tal
Diretora da -----

"Doutor" no forma de tratamento, e sim ttulo acadmico. No deve ser usado

indiscriminadamente. Seu emprego deve restringir-se apenas s comunicaes dirigidas a
pessoas que tenham tal grau por terem concludo curso de doutorado. Nos demais casos, o
tratamento Senhor confere a desejada formalidade s comunicaes.
Em documentos de mais de uma pgina, o endereo do destinatrio, na forma tradicional,
aparecer na primeira folha, embaixo.

ATENO!

Nas pginas seguintes da correspondncia, margem superior de 1 cm da borda do papel,

esquerda, aparecer o nmero da folha, seguido do ndice.
1 cm da borda do papel
2,5 cm (incio do texto)

> Modelo de Ofcio

- (Fl. n ..../.... do Ofcio n 001/2001/DRH)

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j) Envelope O endereo deve ser digitado sempre no meio do envelope em relao altura,
mais para a esquerda em relao largura. Copiar os itens do destinatrio e acrescentar o
endereo completo (Rua, n, Bairro, Cidade, Estado, CEP).
O endereo completo do destinatrio no precisa constar no ofcio, s no
envelope.

Ateno!
CEP Formas Incorretas
1.

No sublinhar os algarismos do

CEP
90035-100 PORTO ALEGRE (RS)
2.
No escrever a sigla CEP
CEP 90035-100 PORTO ALEGRE (RS)
3.

No colocar a localidade antes do

CEP
PORTO ALEGRE (RS) 90035-100
4.
No pontuar o CEP
90.035-100 PORTO ALGRE (RS)
5.
No espacejar o CEP
90 035-100 PORTO ALEGRE (RS)

CEP Formas corretas

Senhor Professor
Mrio Lima
Rua X, 350 ap. 102
82700-320 CURITIBA (PR)
Senhora
Amlia Santos
Rua Y, 440/20
PORTO ALEGRE/RS
90035-100
Senhor
Antnio Vargas
Av. X n 1100 s/550
93320-030 Novo Hamburgo - RS

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IMPORTANTE !
ateno de
Escreve-se ateno de quando se deseja que a correspondncia seja vista por
algum em particular.
Ex.: Departamento de Letras
ateno do Sr. Fulano (at. do Sr. Fulano)
Rua ......
Em mos
Escreve-se Em mos ou E/M quando o documento encaminhado ao destinatrio
mediante portador, sem a utilizao dos servios do Correio.
Aos cuidados de
Aos cuidados de ou A/C quando a correspondncia entregue ao destinatrio
atravs da Instituio (unidade, rgo ou setor).
Ex.: Ao Senhor
Fulano de Tal
A/C da Universidade .....
(Endereo)
Caixa Postal
Os nmeros de caixa postal e de telefone no devem ser precedidos de vrgula,
mesmo quando se omite a abreviatura n, nem levam ponto quando superiores a 1000.
Ex.: Caixa Postal n 1025
Caixa Postal 1025
conveniente colocar o endereo completo (rua e nmero), quando h dvidas sobre a
atualidade da caixa postal.
Anexos
A palavra anexo deve ser colocada no canto esquerdo do ofcio, 5 ou 6 espaos da
assinatura; tem a finalidade de apontar, de forma simplificada, a incluso de outros documentos.
Como ela tem por objetivo a conferncia dos documentos inclusos, no faz sentido o uso j
disseminado da expresso os citados, pois a pessoa teria de ler todo o texto para, s depois, saber
se os documentos esto de acordo. Portanto, embora no se tenha esse costume, o mais lgico
colocar o nome do documento citado. Existe ainda a opo de colocar apenas o quantitativo dos
documentos anexados, quando citados no corpo do ofcio.
Ex.: Anexos: Comunicado AMB n 7
Tabela de Professores com titulao
Anexo: 01