Documente Academic
Documente Profesional
Documente Cultură
Formacin Laboral
Unidad: Correo y correspondencia
1. Circulacin interna de correspondencia y documentacin en la empresa.
Se refiere a cualquier documento generado en la empresa con destinatario otro u otros departamentos.
Es importante porque:
- Sirve como medio de comunicacin
- Hace que los trabajadores se sientan implicados en la empresa
- Mejora las relaciones de los trabajadores y la eficacia de su trabajo
En cualquier envo aparecen 3 elementos:
El remitente es la persona o empresa que hace el envo
El destinatario es la persona o empresa que lo recibe
La Correspondencia, objeto que se enva (carta, paquete, telegrama, )
2. Canales y medios de comunicacin interna
Hay muchos y cada empresa busca utilizar en cada momento el ms apropiado para la ocasin segn los
objetivos que se proponga. Vamos a citar los siguientes:
Manual del empleado: Recoge toda la informacin que los empleados necesitan para realizar sus
funciones, las condiciones de trabajo y el reglamento interno de la empresa
Memorando (memorndum): tambin conocido como nota interior Se trata de una comunicacin
breve que deja constancia de instrucciones internas a realizar por todos o parte de los trabajadores
Boletn informativo o publicaciones internas: informan sobre acontecimientos, reuniones y
novedades en la organizacin. Actualmente se utilizan medios informticos para su divulgacin.
Correo electrnico: Sistema de mensajes enviados entre ordenadores conectados en red. Permite
adjuntar archivos.
Pgina web institucional(de la empresa): web a la que slo tienen acceso los trabajadores y que se
utiliza para ofrecer informaciones, usar foros de debate, sugerencias, etc
Reuniones: facilitan el dilogo. En ellas la informacin es ms personal y verifican que se ha
comprendido la informacin.
Sistemas de sugerencias y quejas: (buzn) para recoger ideas y quejas del personal
Encuestas: recoge opiniones de los trabajadores
Circulares internas: de informacin
Tabln de anuncios(fsico o en formato digital en la pgina de la empresa)
Informes: documento que detalla de forma ordenada datos, hechos y conclusiones relacionadas con
una actividad concreta que se ha realizado
Acta: documento que resume los acuerdos tomados en una reunin, adems de incluir quines han
asistido a la misma, los votos emitidos, etc.
3. Servicios de Correos y Mensajera Externa
Cualquier empresa necesita hacer llegar sus comunicaciones escritas al exterior. Para ello y en general,
podra elegir entre tres medios:
- Correos
- Una empresa de Mensajera (externa a la propia empresa)
- Un servicio propio de mensajera (contratando sus propios mensajeros)
4. CORREOS. Servicios que ofrece.
Se refiere a Correos de Chile, empresa estatal y autnoma chilena, dedicada al servicio de correspondencia,
giros postales y al mercado de envos y encomiendas nacionales e internacionales, y cumpliendo con las
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Modalidades de envo
Correos ofrece distintas formas de envo, que pueden combinarse entre s (hacerse de forma conjunta)
a) Certificado: es una entrega de la que correos garantiza que el destinatario la ha recibido. La garanta
es la firma del destinatario cuando recibe el correo. Adems correos indemniza (paga) si se pierde el
envo
b) Urgente: garantiza la rapidez del envo
c) Reembolso: el destinatario tiene que pagar a Correos la cantidad que aparece en el documento de
envo, cuando recibe la mercanca. Se utiliza para ventas a distancia. Una vez entregado el envo y
cobrado al destinatario, Correos reembolsa al remitente la cantidad acordada.
d) Aviso de recibo: avisa al remitente de que el envo ha sido entregado al destinatario, as como el da y
hora de entrega.
e) Correo digital: permite enviar una carta, tarjeta postal o envo publicitario desde la pgina web de
correos, accediendo desde la seccin oficina virtual. Es necesario estar registrado y que el
documento est en Word o pdf. Una vez hecho el envo, Correos lo imprime, ensobra y deposita en el
buzn del destinatario.
6.
Clasificacin: una vez recibida es necesaria su clasificacin, segn si es carta, impreso, factura...
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Apertura y seleccin: existen algunas cartas que son confidenciales y no debemos abrir, segn a
quin vayan dirigidas y las instrucciones que nos hayan dado en la empresa
Registro: a pesar de no ser obligatorio por ley, la mayora de empresas grandes tiene un libro de
registro de la correspondencia. Sus pginas deben ser correlativas (es decir, numeradas desde el 1
hasta la ltima pgina sin que falte ninguna). El formato del libro puede variar de unas empresas a
otras, pero en general lleva la siguiente informacin:
Registro
Plegado y ensobrado
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
m) Con fecha 24/01 se enva escrito a la Agencia Tributaria de Via del Mar con las alegaciones sobre
la sancin que nos han impuesto por el fraude el IVA. Adjuntamos copia de las facturas emitidas en el
ao 2008.
n) Con fecha 02/02 se enva fax a la Cmara de Comercio de Providencia confirmndole nuestra
asistencia a la prxima feria del stock que tendr lugar en Providencia entre el 12 y el 14 de febrero. N
de fax 926 089 081. Hora de envo 18:40, nmero de pginas 4.
o) Se enva carta de fecha 20/02 a la Cruz Roja de Rancagua confirmndole nuestra presencia en la
entrega de los premios Con sangre en las venas 2012 el prximo 4 de marzo. Se adjunta cheque a
nombre de Cruz Roja Rancagua con nuestro donativo.
p) Con fecha 04/02 se recibe fax de la Agencia Tributaria de Concepcin para que nos personemos en
sus oficinas y aclaremos nuestro escrito de fecha 24/01. N de fax de origen 926 890 810. Hora de
recepcin 16:06, nmero de pginas 2.
q) Enviamos carta a la oficina del SEPECAM de Providencia con fecha 14/01 solicitando trabajadores/as
para nuestra empresa.
r) Recibimos con fecha 22/02 fax de Cruz Roja de Rancagua agradecindonos nuestro donativo y
confirmndonos la mesa que tenemos asignada en la entrega de premios. N de fax de origen 944 589
781. Hora de recepcin 19:20, n de pg. 1.
s) Enviamos con fecha 13/03 fax a la abogada D Raquel Jurado Garca para que se persone en nuestro
nombre ante la Agencia Tributaria de Via del Mar y nos represente en el procedimiento que tenemos
abierto. N de fax de destino 91 42 43 445. Hora de envo 20:20, nmero de pginas 5.
t) Se recibe con fecha 30/03 notificacin de la Agencia Tributaria en la que se nos comunica que
nuestras alegaciones no han prosperado y debemos hacer frente al pago de una multa de $20.000.000
en el plazo de 15 das.
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
REMITENTE
Nombre o Razn social
Localidad
Clase de
envo
Anexos
Asunto
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Destino
Observaciones
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
REMITENTE
Nombre o Razn social
Localidad
Clase de
envo
Anexos
Asunto
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Destino
Observaciones
DESTINATARIO
Nombre o Razn social
Localidad
Fecha
SALIDA
Clase de envo
Anexos
Asunto
Profesor
Tcnicas de oficina
Direccin Acadmica
Correo y correspondencia
Ao 2015
Origen
10
Observaciones