Manual Tecnico Operativo Del Usuario

Soluciones con Tecnologa Avanzada
bajo herramientas de Microsoft Office
MANUAL TECNICO OPERATIVO DEL USUARIO
INTRODUCCIN
El propsito de este Manual Operativo es facilitar el trabajo de cada Usuario a la hora de
iniciar el proceso de capacitacin e implementacin del Sistema Optimus Pro Para
Distribuidores en su negocio.
Por tal razn, hemos elaboracin este Manual, el cual, contiene cuatro pasos generales. (Igual al
nmero de procedimientos comprendidos en el Sistema)
Nuestra meta es que el Usuario tenga en sus manos una Herramienta de Ayuda que le permita
conocer el manejo del Sistema en un perodo establecido por el Administrador.
Este Manual contiene los Pasos a seguir desde la creacin de sus Cartera de Clientes y registro de
la empresa hasta la forma ms rpida y fcil de manipular el Sistema.
As mismo, la forma en que ha sido diseado este Manual, le permitir al Usuario una mejor
ilustracin de la realidad.
Carretera a Refinera. Semforos de Linda Vista 2c Oeste 25 vrs al Norte.

Telefax: (505) 264-0088 Celular. 088- 22143 / 060-46433 E-mail: softsol@ibw.com.ni

Una vez finalizado el perodo de Capacitacin con uno de nuestros Tutores y de haber seguido
punto por punto nuestras instrucciones, el Usuario podr desplazarse con seguridad en cualquiera
de las opciones que l requiera.
Gracias por elegirnos y desde ya le damos la

Bienvenida a Nuestro Manual Operativo y a la Familia
Soft Solutions!
PROPSITOS DEL SISTEMA OPTIMUS PRO
El Sistema Optimus Pro tiene el propsito de controlar cada una de las
cuentas. Es decir, que al momento de facturar un producto, el sistema
descargar automticamente del inventario el producto afectado,
actualizando as la informacin de la base de datos. As mismo, se
generar una Cuenta por Cobrar cuando la facturacin se haya efectuado
al crdito. El Anlisis de Venta permitir evaluar la Rentabilidad del
producto por un perodo determinado, como tambin, el movimiento de las
lneas de productos, zonas, clientes y montos facturados por cada uno de
ellos. Esta informacin le proporcionar una mejor visin de la realidad
para la toma de decisiones.
METODOLOGAS DE INICIO EN CADA UNO DE LOS MDULOS:
La metodologa de inicio es el PRIMER paso que se debe de realizar antes de comenzar a utilizar
cualquier mdulo del sistema (Cuentas por Cobrar, Control de Inventarios, Proceso de
Facturacin, Anlisis de Ventas, etc). Es por tal razn que cada mdulo del sistema tiene
una metodologa de inicio y estos son los pasos que se deben de ejecutar antes de
comenzar a introducir informacin en cada uno de sus mdulos.
CONFIGURACIN Y UTILITARIOS DEL SISTEMA
METODOLOGA DE INICIO DEL MODULO CUENTAS POR COBRAR
METODOLOGA DE INICIO DE CONTROL DE INVENTARIOS
METODOLOGA DE INICIO DE PROCESO DE FACTURACIN


MDULO DE CONFIGURACIN Y UTILITARIOS DEL SISTEMA
En este mdulo es en donde se configuran las opciones Principales del Sistema Optimus Pro y es
con el que se debe de iniciar antes de cualquier mdulo como el registro de Empresas, Tipos de
Cambio Diario, Monedas, Porcentajes de IVA, Configuraciones de la Interfase contable, Respaldos
de la Base de Datos, Compactaciones y/o Reparaciones de la Base de datos y Utilitarios para el
Desbloqueo de Documentos (Esto cuando un equipo se ha desconectado por alguna razn de la
Red y el documento que en ese momento se estaba procesando qued bloqueado), Traslados de
Comprobantes de Diario al Sistema de Contabilidad Administrativa, etc.
En la Pestaa Utilitarios Seleccione la Opcin Registrar la Empresa y rellene todos los datos que
se le piden.


REGISTRO DE EMPRESAS:
Rellene los datos que se le piden descritos a continuacin los cuales sern de utilidad para el
manejo de todo el sistema:
Contador a Cargo
Gerente Responsable
Compaa
Direccin
Telfono
N Ruc
Empresa (Nombre Corto)
Seguidamente, seleccione la opcin Aceptar para aceptar los datos introducidos o Cancelar para
rechazarlos.
La siguiente opcin a configurar es en la Pestaa Configuraciones Seleccione la Opcin Valores
por defecto del Sistema


En esta opcin se configuraran los porcentajes de IVA, as como el de propina (si se

cuenta con el Mdulo de Facturacin Bar y Restaurantes) y otro impuesto si lo
necesitara la empresa. Adems en esta opcin se puede configurar el sistema para que
los precios de venta sean recalculados por un tipo de cambio al momento de facturar
(Cuando se ha configurado otra moneda en la Opcin Multimonedas)




Rellene todos los datos que se le piden y de clic en el botn Cerrar

Ahora en la misma Pestaa de configuraciones seleccione la Opcin Multimonedas si
va a utilizar otras monedas.
Digite el Cdigo de Moneda (De 0 a 9). La moneda Nacional por defecto

es 0 Crdobas y su tipo de cambio es 1.00, las siguientes puede
asignrselas a Dolares, Euros, Etc.


MODULO DE CUENTAS POR COBRAR A CLIENTES

Este mdulo tiene como objetivo principal controlar la cartera de clientes que gozan de
plazos de crdito en la empresa para facilitar el manejo de los recursos y captacin del
flujo de ingresos por recuperacin.
Metodologa de Inicio del Mdulo de Cuentas por Cobrar:
En el men principal de Procesos, ubquese en la seccin de Mantenimientos
y elija la casilla de Vendedores.
Los pasos para Agregar un Nuevo Vendedor son los siguientes:

1. D un clic al botn Agregar.
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Vendedor.
3. Digite el Porcentaje de Comisin del Vendedor.
Debajo de esta informacin y al iniciar con el Sistema de Optimus Pro, el usuario podr
incluir los datos de los vendedores, las comisiones, los adelantos y las ventas
mensuales y del ao. A partir de ese momento, el Sistema mostrar automticamente
los registros acumulados en cada uno de esos campos.



y elija la casilla de Cobradores.
Los pasos para Agregar un Nuevo Cobrador son los siguientes:
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Cobrador.
3. Digite el Porcentaje de Comisin del Cobrador.
Debajo de esta informacin y al iniciar con el Sistema de Optimus Pro, el usuario podr
incluir los datos de los cobradores, las comisiones por cobros efectuados, los adelantos
y los cobros de las ventas mensuales y del ao. A partir de ese momento, el Sistema
mostrar automticamente los registros acumulados en cada uno de esos campos.



y elija la casilla de Territorio.
Los pasos para Agregar un Nuevo Territorio son los siguientes:
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre del Territorio.
El Cdigo del Cliente est compuesto por seis posiciones numricas, pero dentro de la
tabla clientes existe un campo en la cual se relaciona e las cuales, las dos primeras,
corresponden a la identificacin que le asigne el Usuario.
Recuerde que usted tiene hasta 99 listas de clientes, territorios y zonas. Usted podr
definir a su conveniencia los cdigos de estos campo. Una vez creado estos campos, el
Sistema le podr generar reportes y estadsticas sobre las ventas y clientes.



y elija la casilla de Trminos y Plazos de Cobro.
Aqu se definen los diferentes plazos de cobro con los clientes y pagos
con los proveedores. Usted podr incluir hasta 99 diferentes tipos de
plazos. Al incluir los plazos, el usuario deber tomar en cuenta lo
siguiente:
Los pasos para Agregar un Nuevo Trmino y Plazo de Cobro, son los siguientes:
2. Digite el Nuevo Cdigo.
3. Descripcin de los trminos en espaol desde 1 hasta 20 alfanumricos.
4. Descripcin de los trminos en ingls desde 1 hasta 20 alfanumricos.
5. Digite el Nmero de Das de Vencimiento del documento.
6. Digite el Nmero de Das de descuento.
7. Digite el % de Descuento.
8. D un check si es crdito.



y elija la casilla de Clases de Clientes.
Los pasos para Agregar una Nueva Clase de Cliente son los siguientes:
2. Digite el Nuevo Cdigo y Nombre de la Nueva Clase o Categora.
El Usuario puede definir hasta 99 clases de clientes indicando su cdigo y nombre que
le asigne segn su conveniencia.



y elija la casilla de Clientes.
Los pasos para Agregar un Cliente son los siguientes:

1. D un clic al botn Agregar..
2. Digite el Cdigo del Cliente (hasta 3 dgitos numricos).
3. Digite el Nombre Comercial del Cliente.
4. Escriba el Nombre de Persona Natural o Representante Legal. (Si llena este
espacio entones aparecer en la cualquier documento el Nombre Comercial y/o
el Nombre de Persona Natural).
5. Escriba la Direccin a Cobrar.
6. Escriba la Direccin a Enviar.
7. Seleccione el Territorio.
8. Escriba la direccin electrnica o e-mail.
9. Escriba el Nmero de Telfono (hasta 3 directorios).
10. Escriba el Nmero de Fax (hasta 2 directorios).
11. Seleccione la Lista de Precios.
12. Seleccione el Tipo de Moneda.
13. La fecha de Apertura es automtica del Sistema
14. Seleccione la forma de Saludo y Escriba a la par el Contacto o representante
del Cliente.


15. Seleccione el Vendedor, Cobrador, Trminos de Plazos y Clase de Clientes.

16. Digite el Lmite de Crdito, Ventas del Ao,
17. Digite los pedidos pendientes, Tasa de inters.
y elija la casilla de Exclusin de Clientes.
Los pasos para Excluir un Cliente son los siguientes:
1. Seleccione del Combo Box el Cdigo del Cliente a Eliminar.
2. D un clic al botn Aceptar.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de Procesos Diarios y
elija la casilla de Inclusin de Facturas.
Esta opcin se utiliza cuando el Usuario empieza a emplear el Sistema y

tiene facturas pendientes por cobrar de los clientes y deber conformar
los saldos de los clientes, por lo que tendr que ingresar estos
documentos en el Sitema . Para realizar este proceso contine con los
siguientes pasos:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
Digite la fecha de emitida la factura.

Digite el Nmero de Factura por Cobrar.
Seleccione en el Combo Box, el cdigo del cliente.
Le aparecer en pantalla el Nombre del Cliente.
Digite el Plazo/Trmino de la factura.
Automtticamente le aparecer la fecha de vencimiento de la factura.
Escriba el Monto en $ de la factura.
Digite el Tipo de Cambio e Inmediatamente le aparecer el clculo a la Moneda
Nacional.
Para visualizar estos registros, seleccione la casilla de Reportes & Consultas y d un

click a la opcin de Consulta Documentos por Cobrar.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de Procesos Diarios y
elija la casilla de Inclusin de Adelantos.
Esta opcin se utiliza cuando se reciba de un cliente un adelanto por cualquier compra
y no se le extienda ninguna factura. Para esto, deber realizar los siguientes pasos:
1. Le aparecera la fecha del Sistema.
2. Digite el Nmero de la Factura.
3. Seleccione en el Combo Box, el Cdigo del Cliente.
4. Le aparecer a la derecha, el Nombre del Cliente.
5. Digite el monto pendiente de la factura en $.
6. Le aparecer la Tabla de Tipo de Cambio del Da.
7. Le har la conversin automtica a la moneda nacional (C$).
8. D un click al botn Aceptar y le aparecer el Siguiente Mensaje: Est seguro de
guardar los datos? Si/No.
9. Si elige la opcin Si, guaradar los datos, si elige No, borrar la informacin.
10. Para un Nuevo Registro, seleccione la tecla de funcin F7.
Sistema de Control de Inventario:


El Sistema de Control de Inventario le permite un Control Total de sus existencias, como

tambien, el control de los traslados entre bodegas, devoluciones, productos en
consignacin, as mismo, la fijacin de los precios y costos del producto. Este Sistema
es de vital importancia para el Sistema de Facturacin ya que es donde se definen los
cdigos y descripciones del producto, precios por tipos de clientes y toda aquella
informacin que el facturado requiera al momento de emitir su documento.
En el men pricipal de Procesos, ubquese en la opcin de Mantenimiento y
elija la casilla de Lneas o Familias de Productos.
1. Seleccione cualquiera de las opciones: Agregar, Eliminar o Deshacer.
2. Para crear una Nueva Lnea, elija Agregar.
3. Digite el cdigo de la Nueva Lnea.
4. Defina la descripcin de la lnea.
5. D un enter y guarde los cambios.
elija la casilla de Bodegas.
2. Para crear una Nueva Bodega, elija Agregar.
3. Digite el cdigo de la Nueva Bodega
4. Defina el nombre de la bodega.
elija la casilla de Tipo de Producto.
2. Para crear un Nuevo Tipo de Producto, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Producto.
4. Defina la Descripcin del Producto.
elija la casilla de Proveedores.
2. Para crear un Nuevo Proveedor, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Proveedor.
4. Defina el nombre del Proveedor.
elija la casilla de Tipos de Ajustes.
2. Para crear un Nuevo Tipo de Ajuste, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Ajuste.
4. Defina el nombre del Ajuste
5. Escriba una descripcion corta para cada Ajuste.
6. Defina el Tipo de Ajuste (+/-).



elija la casilla de Productos Sustitutos.
1. Digite el cdigo del Producto Principal.
2. Automticamente le aparecer el nombre o descripcin del producto.
3. Seleccione el cdigo del Producto Sustituto.
4. Automticamente le aparecer el nombre o descripcin del producto.
elija la casilla de Mantenimiento de Listas de Precio.
elija la casilla de Productos.
En esta opcin, el Usuario podr: Agregar, Deshacer, Eliminar. As mismo, podr
agregar ms informacin del producto en Datos Adicionales, Listas de Precios,
Productos de Ensamble y visualizar los Saldos por Bodega. Para agregar un nuevo
producto siga los siguientes pasos:
Datos Bsicos::
1. D un click al botn Agregar
2. Digite el cdigo del producto.
3. Escriba la descripcin del producto.
4. Seleccione la Lnea o Familia del Producto.
5. Seleccione el Tipo de Producto.
6. Inserte el Peso del Producto (si lo requiere).
7. Digite el Punto Mnimo y el Punto Mximo (si lo requiere).
8. D un check si el producto grava IGV, Comisin u Otro Impuesto
9. Seleccione el Proveedore.
10. Escriba un nombre corto de referencia del Producto (si lo requiere)
11. D un check si es un producto de Ensamble.
12. Escriba el #de Catlogo.
13. Digite la fecha en que se ha Dado de Alta el Producto (el Sistema pondr
automticamente la fecha en que se est ingresando el Producto en l).
14. Digite la fecha de Vencimiento del Producto
15. D un check si desea que el Sistema le Avice que el Producto est vencido.
16. D un check si los precios de venta de este producto son en Dlares.
17. Digite el Costo FOB.
18. Digite los Precios (El Usuario tiene la opcin de digitar hasta 10 listas de precio
por producto)
19. Escriba la Cantidad Mnima a Facturar
20. Digite la Unidad de Medida en que Usted desee identificar el Producto y la
Cantidad por Unidad de Medida.
Datos Adicionales::
21. Seleccione la Marca del Producto.
22. Escriba o Seleccione el Color del Producto.
23. Escriba el No. De Partes o de Referencia del Producto.


24. Escriba
25. Escriba
26. Escriba
27. Escriba
28. Escriba
o Seleccione el Modelo del Producto.

o seleccione el Autor ( o lo configurado en este campo).
o Seleccione el Ao de Publicacin (o lo configurado en este campo).
o Seleccione la Materia (o lo configurado en este campo).
una Descripcin Amplia del Producto
En el men pricipal de Procesos, seleccione en la opcin de Diarios, Entrada

de Inventarios. Para las Entradas, asegrese que el Producto ya est en el
Inventario.
1.
2.
3.
4.
5.
Si Acepta el Nmero de documentacin, d un Enter.

Elija la Bodega de Entrada y d un Enter.
Seleccione el Proveedor.
Escriba algn dato u Observacin y d un Enter.
Digite el Cdigo del Producto o utilice la casilla de buscadores a la derecha del
campo,
Sistema de Facturacin Para Distribuidores.

El Sistema de Facturacin est diseado con el objetivo de poder elaborar la factura de
los clientes (crdito y contado) en forma inmediata controlando as las existencias del
Inventario y las Cuentas por Cobrar de Clientes.
En el men principal de Procesos, seleccione en la opcin de Mantenimiento,
la casilla de Tipo de Cambio del Da.
En el men principal de Procesos, seleccione en la opcin de Mantenimiento,
elija la casilla de Mensajes a Clientes.
2. Para crear un Nuevo Mensaje, elija Agregar.
3. Digite el cdigo del Mensaje.
4. Escriba el Mensaje.
En el men pricipal de Procesos, seleccione en la opcin de Diarios, la casilla
de Inclusin de Facturas, el Usuario podr elegir un consecutivo, digitar el
nmero o buscar el nmero de factura.
1. Para una Nueva Factura, seleccione el cdigo del Cliente con el buscador.
2. Automticamente le aparecer la informacin que se ha gravado del cliente,
incluyendo el plazo de crdito (aunque ste puede, variar por documento).
3. Digite el cdigo del producto o bien, utilice los buscadores.
4. Digite la cantidad de producto.
Sistema de Anlisis de Ventas


Este sistema de Anlisis de Ventas es ideal para visualizar el Estado

Comercial de la empresa, puesto que le suministra de manera
inmediata y automtica, todo lo referente a cobro, pagos, ventas
por familia o lneas de productos, por producto o por zona, por
tipo y categora de cliente, por vendedor, por perodos y por tipo
de venta (crdito y contado, utilidades y costos, etc)


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