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TEMA 1: INTRODUCCIN
1.1.- QU ES UNA HOJA DE CLCULO?
Una hoja de clculo es una herramienta informtica utilizada, como su nombre indica,
para realizar documentos con gran nmero de operaciones matemticas entre sus
casillas o celdas.
Dichas operaciones pueden ser de distintos tipos: estadsticas, financieras, etc.
Adems, los datos que se cambien dentro de un modelo ya creado, van a modificar
los resultados sin necesidad de volver a realizar nuevas operaciones. Esto es lo que
se denomina reclculo automtico.
Para ampliar su funcionalidad, las hojas de clculo actuales poseen dos herramientas
que las complementan:
Un Generador de Grficos. Gracias al cual podremos representar de forma visual
los resultados obtenidos, agilizando as la lectura de los datos y mejorando la
calidad de presentacin.
Un Gestor de Base de Datos. Que nos permitir manejar grandes volmenes de
informacin, tales como direcciones, productos en stock, clientes, etc.
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TEMA 2: FRMULAS
2.1.- QU ES UNA FRMULA?
Una frmula es un enunciado que Excel reconoce y que permite realizar operaciones
para calcular un resultado a partir de los datos de una hoja de trabajo.
Se observa en el ejemplo como en la celda D3, sobre la que est situado el indicador
de celda, aparece el resultado de sumar las celdas B3 y B4, mientras que en la barra
de frmulas aparece la frmula utilizada: =B3+B4.
Los cuatro elementos que se relacionan son los componentes bsicos de una frmula,
que iremos viendo ms adelante:
Operando es cualquier valor numrico o cadena de texto a partir de los que una
frmula realiza una operacin para calcular un resultado. Con Excel se pueden
introducir valores numricos y cadenas de texto directamente en una frmula. Si
desea simplificar esa tarea haga uso de las direcciones o nombres de las celdas
que contengan los valores del texto.
Operador es cualquier smbolo matemtico, cadena de texto o proposicin lgica
que le indica a Excel cmo ha de proceder con los operandos que configuran una
frmula.
Separador es la denominacin que recibe el carcter que se emplea para
combinar varias operaciones y frmulas en una sola. El parntesis, por ejemplo es
de gran utilidad en frmulas complejas, ya que marca el orden en el que se han de
efectuar los clculos
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Ejemplo:
((B1+J23)*(A34-M8))/L12.
parciales
anteriores
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Ejemplos:
el resultado es Hola
Amigos, si en la celda F6 se halla la cadena "Amigos".
el resultado es Hola
Buenos Das.
Las frmulas lgicas estn constituidas por proposiciones que dan como resultado
VERDADERO, si la proposicin es verdadera, o FALSO si por el contrario es falsa.
Las frmulas lgicas emplean los operadores lgicos: =, <, >, <=, >= y <>, adems de
&.
Ejemplo:
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Para asignar nombres a rangos deber seguir unas sencillas normas: Utilizar letras,
nmeros y el carcter subrayado (_). No emplear espacios ni permitir que el primer
carcter de un nombre de rango sea un nmero.
El cuadro de dilogo es el siguiente:
2.4.- USO DE
FRMULAS.
RANGOS
NOMBRES
DE
RANGO
EN
Con Excel podr introducir directamente en una frmula tanto valores numricos como
cadenas de texto. Si desea simplificar dicha tarea, emplee las direcciones o los
nombres de las celdas que contengan los valores o el texto que desee incluir en la
frmula. Siempre que modifique los datos de las celdas a que se haga referencia en
una frmula se modificar el resultado de dicha frmula.
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Pero, qu ocurre con las referencias a celdas que tenga una frmula cuando sta es
copiada en otro lugar? Para responder a esta pregunta hay que distinguir tres casos.
La cuestin es averiguar qu tipo o tipos de referencia a celda hay en las frmulas.
Normalmente, cuando introducimos una referencia a una celda, por ejemplo, +B5,
estamos haciendo una referencia denominada relativa. Es denominada as porque al
copiarla se adapta a su nuevo lugar cambiando la referencia a la celda. Con un
ejemplo lo veremos ms claro.
Si tenemos lo anterior (+B5) como contenido de la celda A1, y copiamos este
contenido en la celda B3, la referencia a la celda (+B5) es transformada en una
referencia tal como esta: (+C7). Esto es as, porque si observamos la cuadrcula de
Excel, la celda que tiene respecto de B3 la misma posicin relativa que B5 respecto de
A1 es C7.
Por tanto la fila y la columna de la frmula se altera en el mismo nmero de filas y
columnas (arriba, abajo, derecha e izquierda) que ha sido desplazada.
Lo mismo ocurre con las frmulas complejas, que, al fin y al cabo, son combinacin de
referencias simples a celdas o rangos.
En el ejemplo siguiente se observa como la frmula situada en la celda G5, =E5+F5,
se transforma al ser copiada a la celda G6 en =E6+F6.
Tipos de referencias:
En algunas ocasiones, es necesario que una frmula haga referencia a una celda o
rango independientemente de la posicin que ocupe en la hoja. Para lograr esto
existen las denominadas referencias a celda absolutas.
Para introducir una referencia a celda absoluta, slo hay que anteponer el smbolo $
(dlar) a una referencia relativa. Si se antepone a la letra de la columna y al nmero
de la fila se trata de una referencia absoluta propiamente dicha. Si slo deseamos que
al copiar la frmula permanezca invariable la fila o la columna, el smbolo $ slo habr
que ponerlo en el lugar apropiado (fila o columna) y sta referencia, mitad absoluta,
mitad relativa, recibe el nombre de mixta.
Ejemplos:
Relativas.- G7 (variar fila y columna)
Mixtas.- G$7 (variar slo la columna)
Absolutas.- $G$7 (siempre se referir a la celda G7)
Cuando desee utilizar una frmula en muchas celdas sin ms que introducirla una sola
vez y copiarla a otros lugares, ha de utilizar frmulas relativas.
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Si lo que desea es que una frmula haga referencia a la misma celda o rango de
celdas, sea cual sea, su ubicacin en la hoja deber utilizar referencias absolutas. Por
ltimo, si lo que desea es que slo sea afectado por el desplazamiento de una frmula
una parte de la misma (fila o columna), entonces deber utilizar referencias mixtas.
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Sin embargo, cuando desplazamos los datos de las celdas a las que una frmula hace
referencia entonces se modifica la frmula para seguir refirindose a los mismos datos
aunque stos estn en otro lugar distinto ahora.
Si desplaza tanto una frmula como sus datos asociados, se modifican todas las
referencias de la frmula, inclusive las absolutas, para seguir dando el mismo
resultado.
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TEMA 3: FUNCIONES
3.1.- QU ES UNA FUNCIN?
Una funcin no es ms que una frmula programada de Excel cuya misin consiste en
realizar operaciones con cierto grado de especializacin. Adems, ahorran tiempo y
trabajo al usuario, pues ste, en lugar de tener que definir las direcciones de un grupo
de celdas una a una, puede utilizar rangos.
Las funciones se pueden utilizar por separado, formando parte de las frmulas, junto
con otras funciones o en la programacin de macros. Las funciones que provee esta
versin de Excel son ms de 200.
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Ejemplo de Funcin:
Funcin
Argumentos
Separador
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una nica celda. Las frmulas matriciales se identifican ya que se encuentran entre
corchetes {}.
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Estilo Porcentual
Estilo Millares
Aumentar decimales
Formato de nmero de
contabilidad
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Disminuir decimales
El formato numrico por omisin de Excel es general. Excel asigna los formatos:
Estndar, Porcentaje o Cientfico segn la forma que el usuario tenga de introducir los
datos. Por ejemplo, si el nmero introducido es seguido por un smbolo de porcentaje
(%) se asigna automticamente a la celda el formato Porcentaje, etc.
Si un formato de nmero integrado no puede presentar los datos del modo que se
desea, puede crearse un formato de nmero mediante la categora Personalizada de
la ficha Nmero (Formatos de nmero / Ms formatos de nmero). Puede crearse
un formato de nmero personalizado especificando los cdigos de formato que
describen el modo en que se desea presentar un nmero, una fecha, una hora o un
texto.
Formato de ceros
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Formato de texto
Utiliza las opciones Barras de datos, Escalas de color y Conjunto de iconos para
aplicar diversos efectos a determinas celdas.
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Si pulsamos Nueva regla aparecer un cuadro de dilogo que nos permitir crear
una regla personalizada para aplicar un formato concreto a aquellas celdas que
cumplan determinadas condiciones.
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En el marco Editar una descripcin de regla deberemos indicar las condiciones que
debe cumplir la celda y de qu forma se marcar.
De esta forma si nos basamos en el Valor de la celda podemos escoger entre varias
opciones como pueden ser un valor entre un rango mnimo y mximo, un valor mayor
que, un valor menor que y condiciones de ese estilo.
Los valores de las condiciones pueden ser valores fijos o celdas que contengan el
valor a comparar.
Si pulsamos sobre el botn Formato... entramos en un cuadro de dilogo donde
podemos escoger el formato con el que se mostrar la celda cuando la condicin se
cumpla. El formato puede modificar, el color de la fuente de la letra, el estilo, el borde
de la celda, el color de fondo de la celda, etc.
Tambin podemos seleccionar como tipo de regla Utilice una frmula que
determine las celdas para aplicar formato. De esta manera, la condicin la
establece el resultado de la frmula introducida, segn sea Verdadero o Falso.
Al pulsar sobre Aceptar se crear la regla y cada celda que cumpla las condiciones se
marcar. Si el valor incluido en la celda no cumple ninguna de las condiciones, no se
le aplicar ningn formato especial.
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rea.
Lnea.
XY (dispersin).
Circular.
Cotizaciones.
Barra.
Superficie.
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Anillos.
Radial.
Burbuja.
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2.
4.
Bloquee las celdas de la hoja. Para ello siga las mismas instrucciones que para
desbloquear:
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