Contapyme - 3.0 - Con Enfasis en Costos PDF

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San Francisco, California 94105, USAPlataformas colaborativas.
CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

COSTOS
Autores:
ANDREA PATRICIA GARZN ORJUELA

CRISTIAN CAMILO IBAEZ ALDANA
Director Unidad Informtica:
Henry Martnez Sarmiento
Tutor Investigacin:
lvaro Enrique Palacios
Coordinadores:
Leidi Diana Rincn

Luis Alfonso Nieto
Coordinador Servicios Web:
Miguel Ibaez
Analista de Infraestructura
y Comunicaciones:
Adelaida Amaya
Analista de Sistemas de
Informacin:
lvaro Enrique Palacios Villamil
Lder de Gestin de
Recurso Humano:
Islena del Pilar Gonzlez
UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

FACULTAD DE CIENCIAS ECONMICAS
UNIDAD DE INFORMTICA Y COMUNICACIONES
BOGOT D.C.
JULIO 2006
CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

COSTOS
Director Unidad Informtica:
Tutor Investigacin:
Henry Martnez Sarmiento

lvaro Enrique Palacios
Auxiliares de Investigacin:
ANDRES MAURICIO SALAMANCA
BRAYAN RICARDO ROJAS
CAMILO ERNESTO LOPEZ
CAMILO IBAEZ
CARLOS HERNAN PORRAS
CAROLINA RUBIANO OCHOA
CATHERINE CRUZ
CLAUDIA PATRICIA TOVAR
CRISTIAN GERARDO GIL
CRISTIAN JAVIER PEALOZA
DANIEL ENRIQUE QUINTERO
DANIEL ERNESTO CABEZAS
DIANA ESPERANZA OROZCO
DIANA KATHERINE SANCHEZ
DIANA PATRICIA TELLEZ
DIEGO FELIPE CORTS
EDSSON DIRCEU RODRGUEZ
EDWIN MONTAO
GUILLERMO ALBERTO ARIZA

HENRY ALEXANDER RINCON
HOOVER QUITIAN
JORGE ELIECER ROJAS
JUAN FELIPE RINCON
LEIDY CAROLINA RINCN
LEIDY VIVIANA AVILS
LUZ KARINA RAMOS
MILLER GIOVANNY FRANCO
SANDRA LILIANA BARRIOS
SANDRA MILENA GOMEZ
SANDRA PAOLA RAMIREZ
SERGIO ORJUELA RUIZ
Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad

de Informtica.
Se prohbe la reproduccin parcial o total de este documento, por cualquier tipo
de mtodo fotomecnico y/o electrnico, sin previa autorizacin de la
Universidad Nacional de Colombia.

BOGOT D.C.
JULIO DE 2006
Contapyme 3.0 con nfasis en costos
TABLA DE CONTENIDO
TABLA DE CONTENIDO ................................................................................................................... 3
1.
RESUMEN ....................................................................................................................................... 6
2.
ABSTRACT ..................................................................................................................................... 7
3.
INTRODUCCIN. ....................................................................................................................... 7
4.
OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................ 8
5.
OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 9
6.
JUSTIFICACIN......................................................................................................................... 10
7.
GENERALIDADES ..................................................................................................................... 11
8.
7.1.
DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE. ....... 11
7.2.
INSTALACIN DEL SOFTWARE................................................................................ 13
7.3.
SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS. ............................................. 15
MODULO DE COSTOS .......................................................................................................... 16

8.1.
REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN DEL MODULO DE
COSTOS. .......................................................................................................................................... 16
8.2.
COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN CONTAPYME. ........................ 16
8.3.
VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME. ................................................... 18
8.4.
CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME. .............................. 18
8.4.1.
Por su naturaleza y fin productivo........................................................................ 18
8.4.2.
Por su funcin. .......................................................................................................... 19
8.4.3.
Costos de produccin por su relacin con un producto, rea o finalidad de
produccin. .................................................................................................................................. 19
8.4.4.
Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados. ......................... 20
8.4.5.
Segn la clase de gasto. ........................................................................................... 20
8.5.
OPERACIN DE LOS COSTOS SEGN CARACTERSTICAS ECONMICAS
MANEJADOS EN CONTAPYME. .............................................................................................. 20
3

8.5.1.
Costos alternativos. ................................................................................................. 21
8.5.2.
Costo econmico. .................................................................................................... 21
8.5.3.
Costo histrico. ........................................................................................................ 21
8.5.4.
Costos hundidos. ...................................................................................................... 21
8.5.5.
Costo relevante o incremental. ............................................................................ 21
8.6.
OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS INHERENTES AL EJERCICIO
DEL ENTE MANEJADOS EN CONTAPYME. ......................................................................... 21
8.6.1.
Ingresos y gastos operacionales. ........................................................................... 21
8.6.2.
Costos derivados a los activos fijos. .................................................................... 22
8.6.3.
Tratamiento del costo de capital. ......................................................................... 22
8.7.
MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ......................... 23
8.7.1.
Tipo de nodo y centros de costos. ...................................................................... 23
8.7.2.
Codificacin de centros de costo. ........................................................................ 25
8.8.
DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME. ......................................... 26
8.8.1.
Costos Drivers o nodos distribuidores. ............................................................. 26
8.8.2.
Variables necesarias para hacer la distribucin. ................................................ 27
8.9.
8.8.2.1.
Periodicidad: ..................................................................................................... 27
8.8.2.2.
Alcance de la distribucin: ............................................................................ 27
8.8.2.3.
Criterio de la distribucin: ............................................................................ 28
METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS ............................................ 28
8.9.1.
Estructuracin y clasificacin de los centros de costos. ................................. 28
8.9.2.
Establecimiento de los criterios de distribucin de costos indirectos de
produccin. .................................................................................................................................. 29
8.9.3.
Programacin de los centros de costos CIF para la distribucin de sus
valores en forma automtica. ................................................................................................... 29
8.9.4.
Ciclo de produccin y ventas. ............................................................................... 29
8.9.5.
Ciclo de costos. ........................................................................................................ 30
8.9.6.
Cierre del ciclo de costos. ..................................................................................... 30

4

8.9.7.
9.
Calculo de costo por unidad de produccin. .................................................... 31
CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ..................................................................... 32

9.1.
Tipos de centro de costo. ............................................................................................... 33
9.1.1.
Costos Estndar........................................................................................................ 33
9.1.2.
Centros de costos de tipo produccin ........................................................... 39
9.1.3.
Centro de costos de desarrollo o de inversin. ............................................... 46
9.1.3.1.
Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin. ............................. 46
9.1.4.
OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE COSTOS EN
DESARROLLO. ........................................................................................................................... 54
9.1.5.
10.
Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo ........................................... 58
NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME ............................................................ 63
10.1.
NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO .............................................. 63
10.1.1.
Conceptos. ............................................................................................................ 63
10.1.2.
CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO ............... 65
10.2.
NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2 ...................... 67
10.2.1.
11.
Conceptos. ............................................................................................................ 67
EJERCICIO PRCTICO. ...................................................................................................... 69
11.1.
CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA. ................................................ 69
11.2.
CREACION DE CENTROS DE COSTOS ESTANDAR DE MEDICOL LTDA

79
11.3.
CREACION DE CENTROS DE COSTOS DE PRODUCCION. ...................... 84
11.4.
CREACION DEL NODO DISTRIBUDOR DE MERCADEO POR PESO. ..... 88
11.5.
CREACION DEL NODO DE DISTRIBUCION DE CONTROL DE
CALIDAD POR CRITERIO. ......................................................................................................... 90
11.6.
CREACIN DE GRUPOS DE INVENTARIOS. .................................................... 93
11.7.
CREACIN DEL PRODUCTO. ELEMENTO DE CONTROL. .................... 98
11.8.
CREACIN DE UN TERCERO. ............................................................................ 101
11.9.
COMPRA DE MATERIA PRIMA. ............................................................................ 104

5

11.10.
PLANTILLA DE USO Y/O CONSUMO. .............................................................. 106
11.11.
INFORMES POR CENTROS DE COSTOS .......................................................... 106
11.12.
CREACIN DE LA PLANTILLA DE LABORES. ............................................... 108
11.13.
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS. ........................................................................ 114
11.14.
PLANILLA DE USO Y CONSUMO. ...................................................................... 117
11.15.
ORDEN DE PRODUCCIN. ................................................................................. 119
11.16.
ORDEN DE TRABAJO. ............................................................................................ 126
11.17.
ACCIONES AUTOMTICAS DE FIN DE MES CIERRE. .............................. 133
11.18.
EMBODEGAMIENTOS DE PRODUCTOS. ......................................................... 137
11.19.
VENTA DE MERCANCAS. ..................................................................................... 140
11.20.
INFORMES. .................................................................................................................. 145
11.20.1.
Por centros de costos. ..................................................................................... 145
11.20.2.
BALANCE GENERAL. ...................................................................................... 147
11.20.3.
Informe por bodega. ......................................................................................... 149
11.20.4.
Estructura final del rbol de nodos. ............................................................... 151
12.
CONCLUSIONES ............................................................................................................... 152
13.
BIBLIOGRAFA ..................................................................................................................... 153
1. RESUMEN
Contapyme es un software de fcil manejo que permite a los usuarios utilizar una gran
novedad de herramientas y mdulos. Contapyme opera bajo un ambiente muy conocido,
porque a excepcin de los paquetes contables mas reconocidos trabaja en una plataforma
6

Windows y no en MsDOS con el uso de las tcnicas y tecnologa mas avanzadas para el
desarrollo de sistemas, lo cual lo convierte en un programa de gran familiaridad,
novedoso, intuitivo y amigable.
La gran ventaja del software contable es el manejo especializado de COSTOS,

herramienta muy necesaria y de un manejo tcnico avanzado; lo cual nos permite hacer de
la contabilidad de costos una disciplina cientfica mas desarrollada para la gestin y la
optima toma de decisiones de la alta gerencia.
2. ABSTRACT
Contapyme is software of easy handling that allows the users to use a great novelty of
tools and modules. Contapyme operates under a very well-known atmosphere, because
to exception of others Software countable grateful, he works in a platform Windows and
not in MsDOS with the use of the techniques and technology but outposts for the
development of systems, that which transforms it into a program of great familiarity,
novel, intuitive and friendly.
The great advantage of the countable software is the specialized handling of COSTS, very
necessary tool and of an advanced technical handling; that which allows us to make of the
cost accounting a scientific discipline but developed for the administration and the good
one taking of decisions of the high management.
3. INTRODUCCIN.
Contapyme es un sistema de informacin gerencial soportado bajo la disciplina contable,
optimo para pequeas y medianas empresas cuya gran ventaja competitiva radica en el
manejo especializado de los costos.
El objetivo de esta investigacin es profundizar en el modulo de costos del programa para
atender la necesidades de la comunidad estudiantil de la Facultad de Ciencias Econmicas.
La UIFCE posee software contable, muy importante como apoyo hacia las asignaturas del
programa curricular de contadura publica, l cual muestra como se manejan actualmente
las operaciones contables de forma computarizada.
7

Los programas contables han sido de gran utilidad para el aprendizaje en reas
empresariales como la contabilidad, inventarios, facturacin, cuentas por cobrar, cuentas
por pagar, cartera, documentos contables, nomina, compras y ventas. Pero nunca se ha
manejado el rea de costos por sistemas computarizados especializados.
Inicialmente, se muestra los mdulos del programa requeridos para el manejo de los
costos. De esta manera se parametrizan todas la funciones necesarias para la idnea
ejecucin. En ese orden de funciones se crean los centros de costos estndar, centros de
costos CIF, centros de costos de produccin y nodos distribuidores; que identifican la
operacin y organizacin de una empresa determinada. Luego se empiezan a registrar las
operaciones diarias teniendo en cuenta las bodegas e inventarios de la empresa.
Finalmente el sistema organiza automticamente los costos de la empresa identificando
claramente el estado financiero de cada una de la reas de la empresa y de esta forma
realizar un anlisis administrativo mas til, a partir de la generacin de informes y
herramientas otorgadas por Contapyme.
4. OBJETIVOS GENERALES
El objetivo de esta investigacin es profundizar en las funcionalidades del
modulo de costos que este maneja. Para ello se tendr en cuenta la
investigacin que fue realizada el semestre anterior.
Permitir que estudiantes de las diferentes carreras de la facultad conozcan un

poco mas ha profundidad y de manera mas sistematizada los costos, por lo
tanto lo que se busca es estructurar un curso libre de manejo de costos con
Contapyme.

8
5. OBJETIVOS ESPECFICOS
Se busca la idnea adaptacin del manejo de costos segn las actividades

econmicas que realizan determinados tipos de entes para implantarlas como
parametrizacin especifica.
Siendo consecuentes con la finalidad de los objetivos especficos, podemos

parametrizar el programa con las funciones necesarias para la excelente
ejecucin de los costos y as empezar con el desempeo de los ejercicios
acadmicos que ayudaran al buen entendimiento del programa.
Finalmente, el conocimiento en el manejo prctico y terico del Contapyme,

nos trasladara a la creacin de un programa acadmico para la implantacin de
un curso libre que refleje las ventajas de utilizar un paquete contable
especialista en costos; el cual como finalidad se traducir en una optima toma
de decisiones por parte de la administracin y alta gerencia de las empresas.
9
6. JUSTIFICACIN
Debido a la importancia que tienen los costos en una empresa es necesario tener un
control y para esto contapyme es una buena alternativa, ya que es uno de los pocos
paquetes contables que maneja los costos de forma especfica. Asimismo este paquete
contable seria de mucha utilidad ya que en esta facultad se dictan 4 materias que trabajan
con los costos debido esto existe la posibilidad de que en la facultad podamos obtener las
debidas licencias acadmicas para hacer de este software una herramienta muy til para
que los estudiantes en su vida profesional la usen.

10
7. GENERALIDADES
7.1.
DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE
LA UIFCE.
HERRAMIENTAS O
MDULOS
CONTAPYME
DHS
SIIGO
Contabilidad
Presupuestos
Ajustes por Inflacin, Impuestos.
Facturacin
Documentos no comerciales
Informes Oficiales y no oficiales.
Cuentas por Cobrar
Comprobantes de contabilidad
Cuentas por Pagar
Compras
Inventarios
11
HELISA

Resmenes Grficos
Copia de seguridad
Multiempresas
Exportacin e importacin de datos
Libros de Contabilidad
Activos Fijos
Centros de Costos (Bsicos)
Tesorera
Nomina
Costos de produccin
Cartera
Actividades y labores
Indicadores Empresariales
Indicadores Gestin
Indicadores Financieros
Cost-Drivers
Centro de costos especializados
Centros de costos en desarrollo
Nota: Los paquetes contables comparados son de la versin equivalente o similar para
PYMES. Con la finalidad de hacer un anlisis mas exacto.
Como podemos observar Contapyme, adems de operar en un ambiente de tecnologa
avanzada, tiene grandes ventajas con respecto a otros paquetes contables especialmente
en costos, Management Cientfico; en reas de medicin de gestin integrada, y Relacin
de actividades laborales detalladas.
Pero Contapyme no maneja reas importantes como el manejo del talento humano
(Nomina) y especializacin en tesorera.
12
7.2.
INSTALACIN DEL SOFTWARE.
Para realizar la instalacin de Contapyme es necesario:

1.
Descargar el archivo InstalarContaPymeV3.exe por Internet, copiarlo en la
carpeta o lugar en donde se desee instalar definitivamente el programa.
2.
Al darle la opcin ejecutar, el programa nos muestra una ventana de bienvenida la
cual nos solicita que el computador no tenga ningn archivo en ejecucin. Para continuar
debemos dar la opcin siguiente.
3.
Ahora se genera una ventana que nos informa, si estamos seguros de la instalacin
del programa en ese lugar o en otro sitio del explorador y de esta manera nos da la
opcin de examinar la ruta deseada. Para continuar se debe hacer clic en siguiente.

13
4.
para continuar el programa nos muestra una nueva ventana en la cual nos solicita
un nmero de licencia para esto es necesario hacer clic en licencia combo demostracin
(gratuita) y el mismo nos permite continuar.
5.
Al dar Clic en esta opcin el sistema nos permite seleccionar, en alguno de los seis
niveles de instalacin, es decir entre mayor sea el nivel, mas mdulos y herramientas se
14

habilitaran en la ejecucin del programa (se recomienda el nivel 6) luego le damos aceptar
y de esta manera el sistema instala todos los mdulos. Finalmente, el sistema nos genera
una nueva ventana en la que nos notifica la instalacin correcta. Y LISTO!!
7.3.
SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS.
Contapyme como software especializado en las pequeas y medianas empresas, es una

solucin para el manejo capacitado de todas las cadenas funcionales de las organizaciones
tales como; contabilidad, costos, inventarios, activos, nomina, cartera y todos los dems
procesos del ente econmico.
Las caractersticas y manejo de ContaPyme, para el manejo de costos, lo hacen la
herramienta ideal para PYMES que desean sistematizar sus procesos a bajos costos de
inversin en software y a muy bajos costos en toma y registro de informacin.
La contabilidad de costos en una empresa tiene por objetivos:
Calcular los costos de produccin de un determinado producto.

Calcular cunto cuesta venderlo.
Calcular cunto cuesta prestar un servicio.
Obtener la informacin necesaria para controlar la produccin.
15

Servir de apoyo para las actividades de planeacin de la empresa.
Servir de base para la toma de decisiones con base en los costos.
Conocer el costo de mantener cada rea de la empresa.
Conocer el costo de cada proceso de produccin.
En ContaPyme, cada que se necesite registrar un gasto o costo, cualquiera que sea, el
sistema requerir que se clasifique por concepto de gastos (por su naturaleza) y por su
objetivo o propsito (el centro de costos).
Con sistemas tan completos como ContaPyme, que incluyen un sencillo sistema de
clasificacin de los costos en forma bidimensional (Concepto y centro de costos), se
puede simplificar enormemente el plan de cuentas, al solo hacer una clasificacin por la
naturaleza misma de los recursos y separadamente determinar los objetivos de costos o
centros de costos, a los cuales se les aplicarn los recursos.
Se puede definir un costo, como la valoracin econmica de los recursos sacrificados o
dejados de utilizar en otra cosa, para dedicarlos a la obtencin de algn fin productivo1.
8. MODULO DE COSTOS
8.1.
REQUISITOS DE CONTAPYME PARA LA UTILIZACIN
DEL MODULO DE COSTOS.
En contapyme para que este modulo se pueda manejar o implementar es necesario que el
usuario posea los mdulos de:
Mdulo de contabilidad con centros de costos especiales.
Mdulo de inventarios.
Mdulo de actividades y labores (Opcional).
8.2.
COMPONENTES
DEL
MODULO
COSTOS
Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.

16
EN
CONTAPYME.
El mdulo de produccin y costeo incluye2:
Operaciones
Operacin Embodegamiento de productos.
Operacin Activacin de un centro de
costos.
Operacin Cierre de ciclo de costos.
Tipos de centros de costos y nodos
Centro de costos productor.

Centros de costos en desarrollo.
Nodo distribuidor por criterio.
Nodo distribuidor por peso.
Distribucin automtica de costos.

Consultas e informes.
Informe de embodegamiento por centro

de costos.
Informe de produccin y ventas.
Informe de costos de produccin por
cada centro de costos de produccin.
Informe de estado de la produccin
Como ya lo mencionamos contapyme hace gran nfasis en los costos, este modulo es un
complemento de el modulo de contabilidad y el modulo de inventarios, de esta manera el
programa permite que de tal forma; el sistema lleve a cabo un registro automtico de
costeo de produccin, iniciando el proceso desde la compra de materia hasta cuando el
producto este terminado.
Nota: estos componentes sern explicados en el transcurso del documento.

17
8.3.
VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME.
Contapyme permite3 :
Permite registrar y costear todo el proceso productivo. Los resultados de
produccin de un proceso pueden ser consumidos en otro proceso hasta
llegar al producto final.
Permite obtener costos de cada proceso de produccin
Permite definir Cost-Drivers (manejadores de costos) para repartir
asignaciones de costos entre otros centros de costos, basados en criterios
simples o complejos
Permite hacer cierres de ciclo de costos para obtener costos de produccin
hasta un momento determinado.
Permite crear informes de produccin, costos, estimaciones y anlisis con
ContaExcel.
Automatiza todo el registro contable de costos de produccin, producto en
proceso, producto terminado, ingresos por ventas, costo de ventas y cierre de
ciclo de costos.
Permite trabajar por rdenes de produccin y rdenes de trabajo y obtener
informes de resultados de cada orden.
8.4.
CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME.
8.4.1. Por su naturaleza y fin productivo.

Por la naturaleza misma de los recursos sacrificados: Esta es una clasificacin
de acuerdo con la naturaleza de los costos, este solo explica la cuenta mas no
indica el objetivo de este desembolso. Esta clasificacin no implica una
distincin entre costo y gasto.
Por el fin productivo (su proyecto objetivo dentro de la empresa): esta
clasificacin a diferencia de la otra trata de distinguir la diferencia entre costo y
gasto y por tanto tambin trata de explicar el porque de este desembolso, a
que parte del proceso de produccin pertenece, entre otros.
Esta dos formas como clasifica los costos Contapyme permite formar una matriz en la cual
se debe catalogar el costo.
http://www.insoftweb.com/contapyme/default.htm

18

Clasificacin de los costos de la
empresa
Objetivo de
Objetivo de
Objetivo de
Objetivo de
costos 1
costos 2
costos 3
Costos 4
Concepto de costos 1
Un ejemplo para esta matriz podra ser: el de una fbrica que trabaja por procesos y que
tiene costos corrientes como cualquier otra empresa para conseguir el cumplimiento de
su objeto social.
Clasificacin de los costos de la

empresa
Proceso A
Proceso B
Proceso C
Proceso D
Materias Primas
Servicios contratados
Mano de obra
Costos Indirectos de fabricacin
8.4.2. Por su funcin.

Costo de produccin: Corresponden al grupo de todas las erogaciones
destinadas a la transformacin de los recursos en los productos que la empresa
va a ofrecer, entre ellas estn: la materia prima, mano de obra, insumos entre
otros.
Gastos empresariales: Son todas las salidas de dinero necesarias para el
funcionamiento de la empresa y que no hacen parte directamente de los costos
de produccin, entre estos estn: Gastos administrativos, de logstica, de
planeacin de mercados, salarios, arrendamientos, impuestos, seguros, aseo,
etc. es decir toda erogacin que no haga parte directa del producto
terminado pero si es necesaria para el debido funcionamiento de la operacin
se denomina gasto.
8.4.3. Costos de produccin por su relacin con un producto, rea

19

o finalidad de produccin.
Costos directos de fabricacin (CDF): son todas las erogaciones que de
pueden relacionar claramente con el producto o rea de trabajo. Dentro de
los costos directos estn: la mano de obra, materia prima y otros gastos que
sean imputados al producto. Por ejemplo: el servicio de un diseador para la
envoltura de un producto es un gesto que esta ligado directamente al
producto.
Costos indirectos de fabricacin: son todos los gastos destinados para el
proceso de produccin de la empresa que estn atribuidos a varias reas o
productos y por esta razn no es identificable la asociacin directa a un
determinado producto. Contapyme es muy bondadoso en el manejo de la
distribucin o prorrateo de los costos de produccin por su gran facilidad de
automatizar y relacionar de forma adecuada sujeto a elevados requerimientos.
8.4.4. Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados.

Materiales directos: son todos los insumos o materias primas fundamentales
para el desarrollo del producto terminado. Ejemplo: el cuero en una fabrica de
zapatos.
Mano de obra directa: Son todas las personas necesarias para la fabricacin
directa del producto final. Ejemplo los operarios de maquinas.
Costos indirectos: se refiere a los materiales, mano de obra y otras variables
que son necesarias para la fabricacin del producto final. Ejemplo pago de
seguros.
8.4.5. Segn la clase de gasto.

Gastos de administracin y ventas: son todos los gastos que no son asociados
al proceso de produccin pero son necesarios para el debido funcionamiento
de la empresa. Ejemplo la asesora legal para el manejo de la vida jurdica del
ente.
Gastos generales: estos gastos se caracterizan por estar o no sujetos a la
fabricacin del producto, o pertenecer al grupo de gastos de ventas o
administracin, pero no resulta fcil su asociacin a alguna de las dos
categoras. Por ejemplo una persona que ejerce actividades comerciales, y
administrativas en una empresa generalmente pequea.
8.5.
OPERACIN
CARACTERSTICAS
CONTAPYME.
DE
LOS
ECONMICAS
COSTOS
SEGN
MANEJADOS
EN
Son utilizados generalmente por la alta gerencia para el anlisis y la toma de decisiones en
20

reas de costos.
8.5.1. Costos alternativos.

Representa los ingresos que se presume deja de recibir la empresa por la no utilizacin
de los recursos. Es decir, econmicamente la esttica de los recursos de capital genera
perdidas por el efecto inflacionario y as tales recursos deberan estar generando
rendimientos.
8.5.2. Costo econmico.

Los desembolsos reales de efectivo por concepto de costos y los costos alternativos,
representan el costo econmico.
8.5.3. Costo histrico.

Son las erogaciones iniciales efectuadas directa o indirectamente para la produccin. Y
aunque no representan desembolsos ni valores reales, Contapyme los utiliza como
referencia en la informacin contable para un anlisis de costos ms revelador.
8.5.4. Costos hundidos.

Los costos hundidos son gastos o erogaciones que se han hecho en el pasado, ya
consumidos en los procesos productivos, pero que en la actualidad, para la toma de
alguna decisin, no representan ningn costo.
8.5.5. Costo relevante o incremental.

Estos son todos los costos que se vern afectados por una decisin o por la realizacin de
alguna actividad. Si la alternativa es hacer o no hacer una determinada actividad, los costos
incrementales sern la diferencia entre los costos totales con la actividad y los costos
totales sin la actividad. Siempre, la decisin econmicamente ms conveniente es la que
considera todos los costos e ingresos relevantes e ignora los costos hundidos. Recuerde
que las decisiones se deben tomar bajo un entorno y circunstancias que se presentan en
un momento determinado en el tiempo y no bajo el anlisis completo de la historia de un
proyecto.
8.6.
OPERACIN DE OTROS COSTOS Y GASTOS
INHERENTES AL EJERCICIO DEL ENTE MANEJADOS EN
CONTAPYME.
8.6.1. Ingresos y gastos operacionales.
Contapyme toma con gran importancia la discriminacin de los costos y gastos
operacionales y los que no corresponden al objeto social de la empresa, con le fin de
21

realizar un informe mas exacto de la eficiencia de la generacin de los recursos.
8.6.2. Costos derivados a los activos fijos.

Los costos de recursos de capital necesarios para la produccin de la empresa y el
reconocimiento del desgaste o aporte que los activos generan para la consecucin del
producto, es un costo que va asociado al proceso de manufactura y se conoce como
depreciacin. Y dependiendo de la vida til de ste puede ir o no totalmente asociado al
proceso productivo.
Costos directos: Representan los costos de funcionamiento de los activos

como el combustible.
Depreciacin: La depreciacin es en esencia una forma de diferir el costo de
un activo entre los periodos de produccin en los cuales ste prestar su
servicio. De esta manera no se sobreestimarn los costos de produccin del
periodo en el que se adquiera y cada periodo ser castigado con una porcin
del valor invertido en el activo.
Depreciacin por obsolescencia: en esencia representa el aporte de valor del
activo al proceso productivo, no por desgaste si no por eficiencia. Como el
caso de los computadores.
Activos no depreciables: Son los activos que no se desgastan por su uso como
los terrenos.
Asignacin de los costos de depreciacin: Los costos de depreciacin deben
ser imputados dependiendo del uso que tenga el activo. Si es una maquina
necesaria para la produccin la depreciacin es llevada en la cuenta de costos,
pero si es un computador administrativo ser un gasto operacional.
8.6.3. Tratamiento del costo de capital.

El costo de capital representa el costo de tener dinero o recursos valiosos inmovilizados
en la empresa, en circunstancias en que la empresa como tal est incurriendo en un costo
financiero directo, porque est financiando esos activos con deuda o bien porque est
dejando de percibir una rentabilidad por no tener ese dinero invertido en otra cosa
(acciones o intereses bancarios, por ejemplo). Como se present anteriormente en la
definicin de costos alternativos, el caso de dejar de percibir una rentabilidad sera un
costo alternativo del capital inmovilizado en los activos productivos. El incluir el costo de
capital en los costos de produccin siempre causa discusin.

22
8.7.
MANEJO
CONTAPYME.
DE
LOS
CENTROS
DE
COSTOS
EN
Contapyme cuenta con una gran variedad en centros de costos, de tal manera permite
hacer un mejor montaje de la empresa, esta estructura se ve representada por un rbol
de nodos, los nodos pueden poseer otras subdivisiones llamadas hijos de nodos. Un
ejemplo de esta podra ser:
ENSAMBLADORA
ABC LTDA
CCs Estndar
Admn
.
Prod.
CCs CIF
Servicios.
Mantenimiento
Ordenes de
Produccin
OP1.
Auto A
OP2.
Auto B
8.7.1. Tipo de nodo y centros de costos.

Empresa: en este nodo podemos encontrar toda la estructura organizacional
de empresa, por esta razn es valido aclarar este no es un centro de costos.
Categoras de centros de costos: este nodo es el encargado de agrupar todos
los centros de costos de la empresa, de tal manera contenga la informacin de
estos centros de costos. En las categoras de centros de costos se pueden
incluir cuantos centros de costos se quiera as sean ajenos al proceso
productivo o que sea indirectos a este.
Centros de costo estndar: este es un nodo ms especializado que los
anteriores, ya que son usados para la acumulacin de costos, estos nodos
bsicamente son de exploracin ms no de produccin. Estos son centros de
costos bsicos y son directamente imputables desde las operaciones.
Centros de costos de produccin: es un nodo que por lo general es usado para
acumular costos destinados a la produccin. Este nodo es especial por que son
imputables y tienen un manejo especial de costos de produccin, teniendo en
cuanta la normativa contable.
23

Centros de costos en desarrollo: Son centros de costos que se inician en
etapas de desarrollo y que luego pasaran a etapa de exploracin o bien,
simplemente finalizaran cuando sean terminados4 . Una de las principales
caractersticas de este centro de costos es que son centros de costos
convertidos en activos fijos depreciables o amortizables y que adems son
imputables.
Centros de costos de maquinaria y equipo: como su nombre lo indica son
centros de costos especializados para la acumulacin de costos de maquinaria y
equipo, un ejemplo de estos costos seria las adiciones y mejoras o el
mantenimiento, entre otras. Otra caracterstica de este centro de costos es
que puede se programado para que estos costos al final de mes sean
distribuidos por todos los proyectos o ordenes de compras existente.
Distribuidor: este tiene como caracterstica principal distribuir valores de
acuerdo a unos criterios preestablecidos, por tal razn se no se puede
considerar como centro de costos pero si es directamente imputable.
Agrupador: estos nodos permiten agrupar otro tipo de nodos, tales como lo
son los centros de costo, centros de costo en desarrollo o distribuidores.,
tambin tiene como caracterstica que es imputable.
NOTA:
Imputables: Son nodos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos e
ingresos, los nodos imputables saben siempre que hacer con los valores que se
les imputen. Los nodos imputables en contapyme son:
Centro de costos estndar
Centro de costos en desarrollo o de inversin
Nodo distribuidor de costos por peso (cost driver)
Nodo distribuidor de costos por criterio (cost driver)
Nodo de tipo agrupador
Centro de costos de maquinaria o equipo.
Acumuladores de costos: Son nodos a los cuales se le pueden agregar valores
de tal manera que se acumulen y pueden ser imputables como costos, gastos e
ingresos.
Distribuidores: estos nodos son aquellos a los cuales se les pueden imputar gastos, costos
Manual de costos de contapyme

24

e ingresos pero que no son acumulables, sino que se distribuyen de manera rpida en los
otros centros de costos de acuerdo a unos criterios predeterminados.
8.7.2. Codificacin de centros de costo.

Para establecer una codificacin de los centros de costos se deben establecer ciertas
reglas para que se pueda llegar a una codificacin consistente y apropiada a los
requerimientos de la empresa.
Una de las caractersticas para tener en cuenta es que los nodos y los centros de costos
deben poseer las siguientes caractersticas5 :
Mximo de 10 caracteres para el centro de costos.
Mximo de 10 caracteres para el sub.-centro de costos.
El centro de costos se separa del sub.-centro de costos por : dos puntos.
Los cdigo pueden usar dijitos alfabticos y numricos y el carcter de guin
bajo_.
Los centros de costos permanentes, tales como departamentos de la empresa
o lneas permanentes de produccin, se pueden enumerar con cdigos simples.
Ejemplo:
(Numrico)
1 Departamento de produccin.
1:1 Bodega
1:2 Ensamble
1:3 Pintura
1:4 Mantenimiento.
2. Departamento de recursos humanos
3. Departamento de diseo.
(Alfabtico)
DP Departamento de produccin.
DP: B Bodega

25

DP: E Ensamble
DP: P Pintura
DP: M Mantenimiento.
DR Departamento de recursos humanos
DD Departamento de diseo.
8.8.
DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME.
El mtodo de distribucin es el utilizado por contapyme para llevar los contos indirectos
de fabricacin al producto final. La distribucin de los costos se puede hacer de varias
maneras: distribucin directa, distribucin peridica, distribucin al final o no distribuir.
Contapyme encarga a los nodos de distribucin o costos drivers para realizar el proceso
de distribucin.
8.8.1. Costos Drivers o nodos distribuidores.

Los nodos de distribucin de contapyme requieren reglas de parametrizacin imputadas
por el usuario, pero no almacenan costos. Los nodos acumulan los costos indirectos en
centros de costos intermedios para despus transferir segn el mtodo utilizado por el
usuario a cada centro de costos de produccin determinado.
Proceso 1
Planta
Envase
de
Centros
costo CIP
de
Nodo
de
Distribucin
Proceso 2
Proceso 3
Los nodos de distribucin de contapyme poseen las siguientes caractersticas:
Deben ser parametrizados.
No acumulan costos.
Generalmente distribuyen CIF.
Imputan de forma directa o por traslado desde un centro de costos CIF.
Ejecutan un informe de distribucin de costos para revelar mejor la
26

informacin.
Nodo de costos por peso y por criterio.
8.8.2. Variables necesarias para hacer la distribucin.

8.8.2.1. Periodicidad:
En el momento de hacer la distribucin algunos de los centros de costo exigen que sean
mensuales, semestrales o anuales. Tambin puede depender de los cierres de mes en la
contabilidad de costo.
La distribucin de los costos puede ser inmediata, es decir, cuando haya un costo
distribuible este ser imputado inmediatamente a las rdenes de produccin o centros de
costo. Contapyme sabe que este sistema es muy costoso para los sistemas de informacin
de las empresas entonces gnero un valor agregado en este tipo de distribucin por
concepto de la automatizacin de los nodos de distribucin. Para hacer una distribucin
inmediata en ContaPyme es muy fcil. Cada vez que se va a registrar un gasto o costos, es
necesario especificar la cuenta, el centro de costos y el valor a debitar. En vez de asignar
el valor a un centro de costos, se coloca el cdigo del distribuidor (en la casilla del centro
de costos). Entonces, cuando el costo o gasto sea procesado, el sistema lo repartir
inmediatamente entre los centros de costos que establezca el distribuidor.
La distribucin de los costos tambin puede ser peridica, es decir, se van acumulando
dentro del nodo y en un periodo de tiempo determinado (semanal, mensual, semestral, y
mximo anual) se imputara la distribucin.
Contapyme tambin puede efectuar la distribucin al final, es decir, se acumulan en el
nodo y al final de proceso productivo se hace el proceso de distribucin generalmente
para proyectos a corto plazo.
Contapyme nos otorga tambin la opcin de no distribuir los CIF pero no es
recomendable segn los principio de contabilidad.
8.8.2.2. Alcance de la distribucin:

Las distribuciones deben asociarse directamente al o los centros de costos en el que se
utilice realmente. Es decir el alcance puede estar dirigido hacia:
Toda la empresa
Una categora de centros de costos seleccionada.
Centros de costos seleccionados.
Por clasificaciones.
Filtrar la actividad.
27

8.8.2.3. Criterio de la distribucin:
Para establecer el mtodo de distribucin, se define una variable que representa el peso
de la participacin del centro de costos. Ejemplo: si en una empresa hay tres centros de
costo cada uno tiene un rea fsica establecida, se establece la participacin porcentual de
los costos segn el rea de trabajo de cada proceso productivo.
CENTRO DE
COSTOS
REA
(INDUCTOR)
PARTICIPACIN
ADMINISTRACIN
100 m2
10%
VENTAS
300 m2
30%
PRODUCCIN
700 m2
60%
TOTAL
1000 m2
100%
El criterio de distribucin puede ser:

Por partes iguales.
Por el rea de los Centros de costos.
Por poblacin.
Por la produccin.
Por la mano de obra.
Por el uso de los activos.
Por pesos preestablecidos.
8.9.
METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS
Para realizar un clculo de costos es necesario tener presente que:
Costos de produccin = costos directos + costos indirectos.
8.9.1. Estructuracin y clasificacin de los centros de costos.

Para realizar una mejor clasificacin de centros de costos es necesario que se clasifique de
acuerdo a su relacin con el proceso productivo, as:
Identificar los centros de costos como lneas de produccin u
28

rdenes de produccin.
Identificar los centros de costos indirectos de fabricacin como las
secciones y departamentos al servicio de produccin.
Identificar los centros de los centros de costos ajenos al proceso productivo.
8.9.2. Establecimiento de los criterios de distribucin de costos

indirectos de produccin.
Es totalmente indispensable establecer criterios de distribucin de costos indirectos de
fabricacin ya que estos permiten realizar la distribucin entre los dems centros de
costos. Para la definicin de criterios es necesario tener presente las siguientes variables:
Periodicidad: Se debe tener claro es intervalo de tiempo que va se
utilizado, puede ser a final de mes, al final de ao, etc. (se puede
relacionar con los periodos contables)
Alcance: se debe establecer cuales son los centros de costos a los
cuales se va a distribuir.
Criterio de distribucin: este criterio es el ms importante ya que es
en el cual se debe establecer bajo que criterio se va a calcular la
distribucin. Un ejemplo es distribuir los costos acumulados de muebles basado en
el nmero de trabajadores que intervinieron en la elaboracin del producto.
8.9.3. Programacin de los centros de costos CIF para la

distribucin de sus valores en forma automtica.
Para empezar a programar es necesario activar la casilla de Activar la distribucin
automtica, al activar esta permite que se le suministre informacin adicional al centro de
costos indirectos de fabricacin, de tal manera recibir instrucciones de cmo hacer la
distribucin y en momento. Para esta programacin es necesaria la siguiente informacin:
Periodicidad de la distribucin.
Nodo destinatario del distribuidor: nodo al cual va ser enviada la
informacin (Valores).
Cuenta destino: Numero de cuanta donde se cargaran los costos
distribuidos en cada centro de produccin.
8.9.4. Ciclo de produccin y ventas.

Este ciclo comienza con la imputacin de los costos y finaliza en la venta del producto
terminado. El ciclo puede ser nico si el centro de costos termina en conjunto con el final
de la produccin. Tambin puede haber muchos ciclos de costos si la produccin es
29

continua y se deben hacer cierres peridicos.
Imputacin de los
gastos a los centros de
costos CIF.
Distribucin automtica
(proceso automtico de
cierre de mes)
Activacin de cuentas
(proceso automtico de
cierre de mes)
Embodegamiento
de productos
Venta de
productos
8.9.5. Ciclo de costos.

El ciclo de costos es el clculo de los costos de produccin en una determinada
periodicidad. A continuacin encontraremos una grafica que nos explica el ciclo de
costos.
Inicio
Inicio de
produccin
Primer ciclo
de costos
Cierre Ciclo
costos 1
Cierre Ciclo
costos 2
Segundo ciclo
de costos
Etapa de
construccin
Cierre Ciclo
Costos 3
Tercer ciclo
de costos
Etapa de
Produccin
CICLO DE VIDA DE PRODUCCION DE UNA PLANTA
8.9.6. Cierre del ciclo de costos.

El cierre de ciclo de costos es de vital importancia, pues lo que hace es calcular todos los
30

costos imputados al proceso de produccin (centro de costos de produccin) durante
todo el ciclo (normalmente durante un ao) y calcula adems la produccin de todo el
ciclo. Con estos valores calcula el costo de producir cada unidad y hace un comprobante
de ajuste, que corrige todos los embodegamientos que se hayan hecho, los costos de los
productos en inventarios, los costos de los productos vendidos y los costos de los
productos trasladados6 .
Para realizar el cierre se debe tener en cuenta:

Se deben hacer los respectivos ajustes para que no existan cuentas
de productos en proceso con valores, de tal manera que queden sin
produccin en proceso.
La produccin del ciclo se debe haber embodegado por completo.
Los costos totales debern ser la suma de todos los costos imputados
a ese centro de contos incluyendo los costos indirectos de
fabricacin.
No es necesario que toda la produccin haya sido vendida.
El cierre de ciclo de costos deber ser despus del cierre de mes.
8.9.7. Calculo de costo por unidad de produccin.

Durante el proceso productivo, los centros de costos de produccin (las rdenes o las
lneas de produccin) han ido acumulando los costos de mano de obra y materiales
directamente imputados a ellos y tambin han recibido y acumulado los costos indirectos
de produccin que peridicamente (por lo regular cada mes) les han ido irrigando
(distribuyendo o prorrateando) los centros de CIF7.
Es valido notar que es necesario tener cuidado por si algn costo no ha sido distribuido y
de ser as debe distribuirse antes de calcular los costos de produccin.
Como el centro de costos durante el periodo ha acumulado produccin en cantidades, el
clculo de los costos de produccin por unidad se debe obtener a travs de la ecuacin:
Costos de produccin por unidad = Costos acumulados periodo 0
Produccin Acumulada periodo 0
Manual de costos de Contapyme.

31
9. CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME.

Como ya lo hemos notado Contapyme es un sistema especializado en el manejo de
centros de costos, y de tal manera maneja un numero muy grande de los diferentes tipos
de costos.
32
9.1.
Tipos de centro de costo.
9.1.1. Costos Estndar.

Todos los gastos, costos e ingresos que son imputados a este centro de costos
son llevados al estado de resultados.
No pueden cambiar de estado.
No permiten embodegamiento de productos a su cargo puesto ya que estos no
producen productos como tal.
El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos
muestre la siguiente pantalla.

33
Debemos hacer doble clic en crear CC estndar, y a continuacin nos aparece la

siguiente ventana.
Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.
Paso 1. Informacin bsica.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro
de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro
de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
34

Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que
va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo
40 caracteres.
Actividad: Este es un nmero con el cual la empresa identifica su actividad.
Paso 2. Caractersticas de centro de costos rea.

En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta informacin
es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar indicadores por
rea.

35
Paso 3. Caractersticas del centro de costos unidades.

Poblacin: Numero de unidades que conforman el centro de costos.
Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios
de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por
unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.
Paso 4. Clasificadores.
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta
informacin debe contener maximo10 caracteres.
36

Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos
que sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna
tarea. Este campo puede contener mximo 30 caracteres.
Paso 5. Icono representativo.

Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.

37
Paso 6. Distribucin automtica.

Aqu vamos a decidir si la distribucin de los costos ser automtica o si se tendr un
criterio en especfico. Y con este paso terminamos la creacin del centro de costos.

38

9.1.2. Centros de costos de tipo produccin
Este centro de costos no permite cambiar de estado es decir pasar de un estado
de desarrollo a un estado de produccin.
Todos sus costos, aunque sean imputados a las cuentas de gastos o de costos,
sern inventariables.
En estos centros de costos se acumulan tanto costos directos como indirectos.
Producen embodegamientos pero para esto consume recursos como lo son mano
de obra, insumos, entre otros.
El proceso para crear un centro de costo estndar es el siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera
nos muestre la siguiente pantalla.
A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de produccin.

39
Paso 1. Informacin del centro de costos de produccin.

Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de
costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de
costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va
ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40
caracteres.

40

En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta
informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para
presentar indicadores por rea.

41

Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios
de distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por
unidad. Este campo debe ser de mximo 10 caracteres.

42
Paso 4. Cuenta producto en proceso.

Es esta ventanita el Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser inventariados
los todos los gastos y costos que sern imputados al centro de costos.

43

44

Se debe escoger el icono con el que se desea representar el centro de costos.

45
9.1.3. Centro de costos de desarrollo o de inversin.

El principal objetivo de este centro de costos es imputar todos los costos y gastos
que van a ser cambiados de estado por ejemplo se puede iniciar en una etapa de
desarrollo y posteriormente se puede convertir en activo depreciable.
Este centro de costos puede ser iniciado y finalizado cada vez que sea necesario,
como tambin pueden ser reiniciados de ser necesario.
Cuando se crea este centro de costos queda en una etapa de desarrollo pero esta
puede ser cambiado solo a travs del tiempo.
Otra caracterstica de este tipo de centro de costos es que pueden tener una
fecha de iniciacin y una fecha de vigencia.
9.1.3.1. Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin.

Etapa de desarrollo o inversin.
Contablemente el sistema acumula todos los costos, gastos e incluso ingresos en que se
46

incurra durante toda la etapa de desarrollo en la cuenta de propiedad, planta y equipo.
Desde el punto de vista de ejecucin presupuestal, el sistema siempre puede presentar
informes de los costos, gastos e ingresos imputados directamente al centro de costos,
discriminados por las cuentas de egresos e ingresos originalmente imputadas8.
Evento de activacin.
Es aqu cuando el centro de costos pasa de estar en un estado de desarrollo a pasar a una
etapa de explotacin. Y con ello cambiar el tratamiento interno de las imputaciones
contables, este procedimiento que se lleva a cabo mediante una operacin de activacin,
en la cual se establecen las nuevas caractersticas del centro de costos.
Con el proceso de activacin el centro de costos convierte todos sus valores en activos
fijos depreciables. Al activarse este centro de costos se podrn dar tres alternativas.
Que el centro de costos finalice definitivamente
Etapa
de
desarrollo
Pasa a una etapa de explotacin pero no

destinada a la produccin.
Pasa a una etapa de explotacin destinada a la
produccin.
Etapa de explotacin pero no de produccin.

En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos
imputados que no son de produccin, afecten directamente al estado de resultados, es
decir tomara un papel similar el de un centro de costo estndar.
Etapa de explotacin y de produccin.

En este se dar permiso al centro de costos para qu todos sus gastos, y costos
imputados que no son de produccin, sean llevados directamente a las cuentas de
inventarios, hasta que se lleve a cabo el proceso de embodegamiento, de puede decir que
este toma la forma de centro de costos produccin.
Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos en desarrollo es el
siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera nos
Manual de costos de Contapyme.

47

muestre la siguiente pantalla.
A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos en desarrollo o inversin.
Despus de darle el cdigo del nuevo centro de costos vamos ha ir por pasos.
Paso 1. Informacin del centro de costos en desarrollo.
Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro
de costos. Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro
de costos, este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que
va ser responsable de este centro de costos, este debe contener mximo
48

40 caracteres.

En este paso la informacin que se suministra es bsicamente sobre el rea, esta
informacin es bsica para: establecer criterios de distribucin por rea y para presentar
indicadores por rea.

49

Numero de unidades: es solicitada esta informacin para establecer criterios de
distribucin por nmero de unidades y para presentar indicadores por unidad. Este
campo debe ser de mximo 10 caracteres.

50
Paso 4. Ciclo del centro de costos.

En lo particular un centro de costos se inicia desde el primer ciclo de costos pero si
este debe ser usado no para el primero sino para uno posterior Contapyme nos da la
opcin de que le especifiquemos cuando va ser usado.

51
Paso 5. Cuenta de desarrollo.

Es esta ventanita Contapyme nos solicita la cuenta a la cual van a ser imputados los todos
los gastos y costos que sern enviados a este centro de costos, esta cuenta debe ser del
grupo de construcciones en curso.

52

53
9.1.4. OPERACIN DE ACTIVACIN DE UN CENTRO DE

COSTOS EN DESARROLLO.
En primer lugar seleccionamos el centro de costos de desarrollo y haces clic
derecho en la cual no mostrara la siguiente pantalla, en esta debemos hacer clic en
activar el centro de costos con esta operaciones estamos permitiendo que cambie
de un estado de desarrollo a otro (las tres posibilidades ya mencionadas).

54
Paso 1. Activacin de un centro de costos en etapa de desarrollo identificacin.

55

Paso 2. Detalle de la activacin.
Centro de costos a activar: en este debemos seleccionar el costo que nosotros
queremos activar, el sistema nos toma por defecto el centro de costos al cual
seleccionamos en el primer paso.
Cdigo del nuevo activo: En este campo debemos seleccionar un cdigo para el
activo que va ser creado, al momento de activar este centro de costos.
Nombre del activo: es el nombre que se le va dar al nuevo activo.
Paso 3. Informacin complementaria del nuevo activo.

En este paso lo que busca Contapyme es establecer algunas caractersticas del nuevo
activo como lo son:
Valor de salvamento: Aqu debemos registrar el valor por el cual se puede vender
el activo despus de ser depreciado totalmente.
Localizacin: es la localizacin que se quiere que el activo posea.
Descripcin: Debemos escribir una descripcin bsica del activo que se va crear.

56
Paso 4. Mtodo de depreciacin o amortizacin.

Grupo del activo: Se debe escribir cual va ser el grupo donde se va encontrara el
activo que se desea crear.
Cuenta del activo: Se debe escribir la cuenta en la cual va ser incluido el nuevo
activo.
Depreciacin: aqu se debe establecer cuanto tendr de vida til el nuevo activo,
como tambin los periodos en los cuales se va a depreciar.
Y con este paso concluimos la creacin de nuestro activo fijo.

57
9.1.5. Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo

Acumula los costos, gastos e ingresos de un equipo que posea la compaa.
Este tipo de centro de costos es utilizado en empresas donde los costos de su
maquinaria son altos y estos deban ser imputados en diferentes centros de costos.
Los centros de costos de maquinaria y equipo pueden tener fecha de iniciacin y
fecha de vigencia.
Los pasos a seguir para la creacin de un centro de costos de maquinaria y equipo es el
siguiente:
En primer lugar se debe hacer clic derecho en centro de costos y de esta manera
nos muestre la siguiente pantalla.

58
A continuacin hacemos clic en crear un centro de costos de maquinaria y equipo.
Paso 1. Informacin del centro de costos de maquinaria y equipo.

Nombre: Aqu se debe escribir cual es el nombre que va recibir el centro de costos.
Este debe ser de mximo 40 caracteres
Nombre corto: Se debe escribir en forma abreviada el nombre del centro de costos,
este debe contener mximo 10 caracteres.
Responsable: En este campo se debe escribir el nombre de la persona que va ser
responsable de este centro de costos, este debe contener mximo 40 caracteres.
59
Grupo: (opcional) permite definir grupos de centros de costos. Esta informacin
debe contener maximo10 caracteres.
Clasificadores: Estos son identificadores adicionales de los centros de costos que
sern de gran utilidad al momento de tenerlos que clasificar para alguna tarea.
Este campo puede contener mximo 30 caracteres.

60

Se debe escoger el icono con el cual se quiere representar al centro de costos.

61
Paso 4. Distribucin automtica.

Aqu tomamos la decisin si contapyme automticamente va a distribuir los costos
imputados, o si lo queremos realizar manualmente.

62
10. NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME

10.1.
NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO
10.1.1.
Conceptos.
El nodo de distribucin por peso tiene como finalidad imputar al nodo el prorrateo de
63

todos los costos previamente seleccionados de una lista de centros de costos, bajo el
parmetro de un PESO establecido para cada centro de costos a distribuir.
Para crear un nodo distribuidor por peso, se debe en primer lugar establecer la lista de
los centros de costos sobre los cuales se efectuara la distribucin y luego asignarle a cada
centro de costos un peso proporcional segn el criterio de la administracin de cada
empresa.
Por ejemplo, en una empresa donde se distribuirn los costos de un material determinado
entre 3 centros de costos de la empresa. El nodo se encargara de hacer la distribucin
del costo del material entre la Planta A, B, y C. y en la empresa se estima que la planta A
gasta la mitad del material, la Planta B el 30% del material y la Planta C un 20%.
NODO DISTRIBUIDOR POR PESO D3

COD.
Centro de costo de destino (CC)
Peso (P)
Planta A
CC1
500
P1
Planta B
CC2
300
P2
Planta C
CC3
200
P3
Total Peso
1.000
Como podemos observar los pesos de la distribucin no son porcentajes. Los pesos
miden la proporcionalidad de la distribucin, aunque tambin puede ser medida en
porcentajes.
Aunque la distribucin no se efectu en porcentajes, no se puede negar que este es el
mejor mtodo para a la aplicacin de las proporciones y por esta lgica Contapyme
efecta un calculo interno de porcentajes. Por ejemplo, para calcular el porcentaje que le
pertenece al centro de costos de la Planta A se realizara de la siguiente forma:
CENTRO DE
COSTOS
FORMULA
% Centro de Costos
Planta A
CC1
P1 / (P1+P2+P3) * 100
50%
Planta B
CC2
P2 / (P1+P2+P3) * 100
30%

64

Planta C
CC3
P3 / (P1+P2+P3) * 100
20%
La razn por la cual no se utilizan los porcentajes de distribucin directamente, es por si

algn momento de la distribucin algn centro de costo puede estar inactivo y por lo
tanto no debe ser objeto de la imputacin. En este caso la reparticin de los costos solo
se realizara sobre los centros de costos que estn habilitados en el momento.
10.1.2.
CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR
PESO
Verificar la fecha de trabajo en la que se va a crear el nodo de distribucin. El nodo
solo existir en el sistema a partir de esta fecha.
Seleccionar el rbol de nodos.
Seleccionar la opcin centros de costo y hacer clic derecho.
Seleccionar Crear nodo de Distribuidor por peso.
Ubicarse en la ventana: Creacin de un nuevo distribuidor por peso y Digitar el

Cdigo para asignarle al nuevo nodo luego verificar la fecha de creacin del nodo y
65

por ultimo aceptar.
Despus de asignarle el cdigo de nodo se abre el asistente de creacin.

En el paso del asistente se especifican generalmente el nombre del nodo y la actividad a la
que se va asociar la distribucin.
Nota: La actividad es utilizada generalmente para las distribuciones por criterio.

En el paso 2 se establece la lista de sobre lo que se realizara la distribucin. En esta
lista se especifican por renglones los centros de costos o nodo de destino y el
peso que corresponde a cada distribucin.

66
Y por ultimo damos Click en aceptar.
10.2.
NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO
TEMA2
10.2.1.
Conceptos.
El nodo de distribucin por criterio tiene como finalidad imputar los costos y gastos
determinados sobre un grupo de centros de costos predeterminados segn un criterio de
distribucin que ser evaluado en la fecha de la imputacin.
El tipo de distribuidor por criterio se recomienda para repartir al cierre del periodo los
valores acumulados en los centros de los costos indirectos de fabricacin CIF.
Este nodo distribuidor permite establecer criterios de distribucin, muy sofisticados, y
actan con base en el valor de ciertas variables de los centros de costos.
El nodo distribuidor por criterio necesita de ciertas variables para su debido
funcionamiento tales como:
Periodicidad: momento en el cual se realiza la distribucin puede ser peridica o
inmediata.
Alcance: son el conjunto de centros de centros de costos afectados pueden ser:
sobre toda la empresa, sobre todos los centros de costos de una categora, sobre
una seleccin de centros de costos etc.
Criterio de distribucin: Variable de cada centro de costo que servir de pesos en
la distribucin. El criterio puede ser: El rea del centro de costos, Poblacin del
67

centro de costos, partes iguales, produccin de un producto en un periodo,
cantidad de manos de obra utilizada en un periodo, por el movimiento de una
cuenta en un periodo, Por el uso de un activo o grupo de activos (maquinaria y
equipo) en cada centro de costos, etc.
Un ejemplo grafico para la utilizacin del distribuidor seria: si una empresa desea distribuir
los gastos de gerencia (Ej. Asesora en Calidad de toda la empresa) sobre todos los
procesos de la empresa, de forma proporcional a la POBLACION de cada proceso.
Para la creacin de este nodo se utilizaran las siguientes variables:
VARIABLE
Nombre
Nodo
CONCEPTO
del
Distribuidor para procesos en proporcin a la poblacin
Alcance
Toda la empresa
Criterio
Poblacin de los procesos.
P. Ventas. 20 Hbt.
P. Administrativo 10 Hbt.
Nodo
distribuidor
P. Produccin 1. 30 Hbt.
P. Produccin 2. 20 Hbt.
P. Financiero. 20 Hbt.

68
11. EJERCICIO PRCTICO.

Crear una empresa con las siguientes especificaciones:
NOMBRE
Medicol Ltda.
NOMBRE CORTO
Medicol
NIT
830.037.037-5
TELEFONO
589 0503
DIRECCION
Cra 125 No 187 52
DOMICILIO
Bogota, Colombia
ACTIVIDAD COMERCIAL
Produccin y comercializacin de Multi-vitamnicos
RP. LEGAL
Edgar Rodrguez
C.C. 80.192.145
Contador
Andrea Garzn
C.C. 53.166.179
11.1.
CREACION DE LA EMPRESA MEDICOL LTDA.
Para crear la empresa vamos al men archivo, luego crear una empresa y despus
hacemos click en Crear empresa.

69
Despus el sistema debe generar un cuadro de dialogo informativo donde

podemos verificar la fecha de creacin de la compaa.
Luego especificamos el cdigo de identificacin de la empresa para Contapyme, en

nuestro caso el cdigo es el numero 1.

70
Paso 1: en esta ventana introducimos los datos generales de la empresa.
Paso 2: En este paso introducimos otros datos especficos de Medicol Ltda.

71
Paso 3: Caractersticas del rea de Medicol. En esta ventana escogemos la opcin

de rea como unidad de medida que se manejara en la empresa.
Paso 4: Informacin legal. Medicol Ltda. como persona jurdica tiene nmero de
identificacin tributaria NIT y es pertenece al rgimen comn.

72
Paso 6: Clasificacin legal. En este paso se seleccionan los atributos tributarios que
posee Medicol Ltda. en relacin con la legislacin colombiana vigente. En nuestro
caso la empresa es una persona jurdica, perteneciente al rgimen comn y es
agente retenedor.
Paso 7: Actividades empresariales rea de trabajo. En esta ventana se escogen las

73

actividades comerciales a las que se dedica la empresa.
Paso 8: Centros de costos. En esta ventana se definen preliminarmente los centros

de costos que va a manejar la empresa. Pero estos centros de costos se pueden
modificar y crear despus desde el rbol de nodos debido a la gran importancia
que poseen. Inicialmente es obligatorio crear el centro de costos estndar
denominado gastos empresariales generales.
Paso 9: Informacin del centro de costos generado anteriormente. En esta ventana

se especifica el centro de costos donde se imputaran los gastos empresariales.

74
Paso 10: Plazo de cuentas. En esta casilla debemos colocar el nmero de das de
plazo para el pago de las cuentas por pagar y el del recaudo de las cuentas por
cobrar. En nuestro caso en ambos casos son de 30 das.
Paso 11: Rotulo para reportes. En esta ventana seleccionamos el encabezado y pies
de pgina que aparecern en los informes impresos que genera el contapyme.

75
Paso 12: Atributos adicionales. En esta venta se colocan los cdigos de

especificacin es legales y tributarias estandarizados por la normatividad
colombiana. Medicol Ltda. Opera en el departamento de Cundinamarca, cuidad de
Bogota y su cdigo CIIU es el 2423 segn la actividad econmica que menciona en
su objeto social.
Paso 13: Paso final. La empresa ya quedo creada en el sistema pero hay que tener
en cuenta las especificaciones en la estructura de los centros de costos y la
generacin de los saldos iniciales.
76
Crear los siguientes centros de costos segn especificaciones de la

organizacin de Medicol.
CENTROS DE
COSTOS
Gastos
Empresariales
generales
Administracin
Gerencia.
TIPO DE
CENTROS DE
COSTOS
OBJETIVO
CLASIFICACION
Conocer
el
comportamiento
que
no
se
identifican
directamente con algn
proceso.
Centros de costos
acumuladores
de
otros costos ajenos al
proceso
de
produccin.
Estndar.
Conocer
la
participacin de los
gastos de la gerencia y
del
proceso
Centros de costos
acumuladores
de
proceso
de
Estndar.

77

administrativo
produccin.
Estndar.
Financiera
P1.
Proceso
Seleccin.
Conocer los costos

generados
en
el
proceso de la seleccin
de
los
qumicos
necesarios
para
la
elaboracin
de
multivitaminicos.
Centro de costos
acumulador
de
costos directos de
produccin.
Produccin.
Conocer los costos

generados
en
el
proceso de encapsulado
de
los
qumicos
necesarios
para
la
elaboracin
de
multivitaminicos.
Centro de costos
acumulador
de
costos directos de
produccin.
Produccin.
Conocer los costos

generados
en
el
proceso de envase de
las capsulas necesarios
para
obtener
el
producto terminado.
Centro de costos
acumulador
de
costos directos de
produccin.
Produccin.
Mercadeo
Conocer todos los

costos de publicidad,
diseos, campaas y
estudios de mercado
necesarios
para
la
venta.
Centro de costos
acumulador
de
costos indirectos de
fabricacin CIF.
Estndar.
Control de Calidad
Obtener todos los

costos necesarios para
la implementacin y
seguimiento de los
productos en proceso y
terminado.
Centro de costos
acumulador
de
fabricacin CIF.
Estndar.
Mantenimiento
maquinaria
Conocer todos
costos
en
mantenimiento
Centro de costos
acumulador
de
Maquinaria.
P2.
Proceso
encapsulado.
P3.
Proceso
envase.
de
de
de
de
la
de los
proceso
Centros de costos
acumuladores
de
proceso
de
produccin.
Conocer
participacin
gastos del
financiero.
los
el
y

78
Bodega
servicios de la planta de
produccin.
fabricacin CIF.
Obtener los costos de

almacenamiento de las
materias primas y los
productos terminados
Centro de costos
acumulador
de
fabricacin CIF.
Estndar.
11.2.
CREACION DE CENTROS DE COSTOS ESTANDAR DE
MEDICOL LTDA
En el rbol de nodos hacemos click derecho en Centros de costo y seleccionamos
la opcin centro de costo estndar.
Especificamos el cdigo de identificacin del centro de costos.

79
Paso 1: Informacin centro de costo estndar. El nombre del centro de costo es

Administracin y gerencia.
Paso 2: Caractersticas del rea del centro de costo. El rea de labores de la

administracin y gerencia de Medicol Ltda. es de 200 m2.

80
Paso 3: Caractersticas del centro de costo por unidades. En esta ventana

especificamos la poblacin que compone el centro de costos, Medicol posee 10
empleados en el rea de gerencia y administracin.

81

Paso 4: Clasificadores. Para efecto de la creacin de informes contapyme nos da la
opcin de generar un grupo de centros de costos para consolidar la informacin.
En nuestro caso vamos a denominar este centro de costos en el grupo admn. Y
los vamos a distribuir bajo el criterio de partes iguales.
Paso 5: Icono representativo. En esta ventana podemos escoger el icono que mas
se acomode a las caractersticas del centro de costos.

82
Paso 6: Distribucin automtica. Esta ventana nos da la opcin de que le sistema

realice la distribucin automtica en el proceso de cierre de mes. En nuestro caso
no vamos activar la casilla. Y listo damos aceptar y ya hemos creado nuestro
primer centro de costos estndar.

83
11.3.
CREACION
PRODUCCION.
DE
CENTROS
DE
COSTOS
DE
En el rbol de nodos hacemos click derecho en Centros de costo y seleccionamos

la opcin centro de costo de produccin.

84
Los pasos para la creacin del centro de costo por produccin son iguales al estndar.
Lgicamente la diferencia esta en el ingreso de los datos como: Nombre del Centro de
costo, Responsable, La poblacin del centro el rea, etc.
La nica diferencia en la creacin del centro de costo por produccin esta en el Paso 4,
donde hay que especificar la cuenta donde se cargaran el producto en proceso. En nuestro
caso la empresa esta regida bajo las normas contables colombianas y por lo tanto la cuenta
que manejamos es la 141001 Productos en Proceso.

85
Crear los nodos distribuidores segn los siguientes criterios de distribucin de los
centros de costos CIF y de los costos directos de fabricacin.
CRITERIOS DE DISTRIBUCIN DE LOS CENTROS DE COSTOS CIF.

CENTRO DE
COSTO CIF
PERIODICIDAD
ALCANCE
CRITERIO DE
DISTRIBUCION
Mercadeo
Mensual
Centro de costos
de produccin de
envase y proceso
de encapsulado.
Se
establece
distribuir
en
porcentajes 70% al
proceso de envase y
30% al de capsulas.
Control de Calidad
Mensual
Todos los centros

de
costos
produccin.
Se
establece
distribuir los costos
por partes iguales.
Mantenimiento de
maquinaria
y
equipo.
Mensual
Todos los centros

de costos
de
produccin, y a
gastos de admn.
Asignndole el 10% a
Administracin
y
gerencia.
Y
el
restante
ser

86
Bodega
Mensual
Y gerencia por
concepto
de
mantenimiento de
computadores.
distribuido
por
partes iguales a todos
los centros de costos
de produccin.
Todos los centros

de costos
de
produccin.
Por el rea de cada

centro de costo de
produccin.
Seleccin 500 m2,
Encapsulado 750 m2
y envasado 750 m2.
COSTOS DIRECTOS DE FABRICACIN.

Cod
CENTRO DE
COSTO
CONSUME
PRODUCE Y EMBODEGA
P1
Proceso de seleccin
Materia
Prima:
Vitamina
C,
Carbonato
de
calcio,
Rutina
Hidrosoluble
y
Acido Ctrico.
Seleccin,
medicin
y
mezclado de la materia prima.
P2
Proceso de Encapsulado
Materiales:
Capsulas
rojas
capacidad 2 grs.
Cargue, llenado, hermanado y

sellado del multivitamnico en
capsulas.
P3
Proceso de envasado
Materiales: Frascos
plsticos y tapas.
Cargue, conteo, tapado

empaque de las capsulas.
NODOS DISTRIBUIDORES.
Cod
NOMBRE
ALCANCE
CRITERIO
D1
Distribuidor de mercadeo
Proceso encapsulado
30%
Proceso de envase
70%

87

D2
Distribuidor de control de
calidad
Todos los centros de

costos de produccin
Partes iguales
D3
Distribuidor
mantenimiento
Administracin
gerencia
10%

costos de produccin.
90%

costos de produccin.
rea del centro de

costo.
D4
Distribuidor de bodega
de
11.4.
CREACION DEL NODO DISTRIBUDOR DE MERCADEO
POR PESO.
En el rbol de nodos ubicamos costos indirectos de fabricacin CIF damos click
derecho y seleccionamos Crear nodo de distribucin por peso puesto que el
criterio de mercadeo son porcentajes predeterminados.

88

En la ventana siguiente le damos un cdigo a nuestro nodo distribuidor. El cdigo
para el distribuidor ser D1.
Paso 1. Informacin del nodo distribuidor por peso. En esta venta digitamos el
nombre de nuestro distribuidor el responsable del proceso y la actividad.
Paso 2: Sobre quien se distribuye? Este paso de gran importancia para la correcta
distribucin de los costos. En este caso se seleccionan los centros de costos que
van a recibir la distribucin en nuestro caso se distribuyen un 70% al proceso de
envase y 30% al de encapsulado. Segn estudio administrativo de Medicol.
89
Finalmente podemos observar el nuevo nodo distribuidor por peso creado en el

rbol de nodos. De esta forma podemos crear los dems nodos distribuidores si
exigen el criterio de peso.
11.5.
CREACION DEL NODO DE DISTRIBUCION
CONTROL DE CALIDAD POR CRITERIO.
DE
Paso 1: Informacin del nodo de distribucin por criterio. En esta venta digitamos
el nombre de nuestro distribuidor el responsable del proceso y la actividad.
90
Paso 2. Alcance de la distribucin. Este paso es muy importante puesto que en

este momento se seleccionan los centros de costos sobre los cuales vamos a
distribuir. En nuestro caso seleccionamos todos los procesos de produccin.

91
Paso 3. Criterio de distribucin. Este paso es la esencia de la creacin de nodos

por criterio, y segn las necesidades de la gestin seleccionamos la opcin mas
adecuada a la situacin organizacional de la empresa. En nuestro caso el nodo de
calidad ser distribuido por partes iguales a los procesos de produccin.

92
Finalmente podemos observar el nuevo nodo de criterio en el rbol de nodos. Hay

podemos observar el alcance y criterio de distribucin.
Creacin de productos.
11.6.
CREACIN DE GRUPOS DE INVENTARIOS.
Como ya sabemos uno de los requisitos para utilizar el modulo de costos es la

utilizacin de Inventarios y en este orden de ideas debemos crear los productos
93

de fabricacin, en nuestro caso el multivitamnico. En primer lugar vamos al men
programas, seleccionamos Inventarios y hacemos clic en el maestro de grupos
de inventarios.
En la siguiente ventana aparecen los productos ya creados o los predeterminados

del Contapyme. Hacemos click derecho en cualquiera de los productos y
seleccionamos la opcin Crear.
Creacin de un nuevo grupo de inventarios. En esta ventana especificamos el

cdigo del nuevo grupo, se recomienda poner un cdigo alfanumrico y
relacionado a la denominacin del producto; por esta razn nuestro grupo de
multivitaminicos tendr el cdigo M2.

94
Paso 1: Informacin del grupo de inventario. En esta ventana especificamos el

nombre del grupo Multivitaminicos. Y seleccionamos las opciones que
caracterizan el producto: como queremos hacer seguimiento al grupo activamos la
casilla de control de inventarios. El grupo hace parte del proceso de produccin,
entonces activamos la casilla Consumo o materias primas. Y finalmente como el
multivitamnico es nuestro producto para la venta activamos las casillas mercanca
para la venta y productos o servicios.
Paso 2: Cuenta de egresos (consumos). En esta ventana especificamos la cuenta de

egresos donde se debitaran los consumos del multivitamnico.

95
Paso 3: Cuenta de ingresos (ventas). En esta ventana indicamos la cuenta donde

contapyme llevara los ingresos que genere la venta de los multivitaminicos.
Paso 4. Cuenta de costos de ventas. En esta ventana detallamos la cuenta contable

donde el sistema cargara automticamente el costo del multivitamnico vendido.

96
Paso 5: Conceptos en compras. Finalmente, especificamos las cuentas de

impuestos que se afectaran automticamente en la compra del producto.
Regulados por la legislacin colombiana cargamos las cuentas de IVA y retencin
en la fuente. Y damos click en aceptar y verificamos la creacin del grupo en el
maestro de grupos de inventario.

97
11.7.
CREACIN
CONTROL.
DEL
PRODUCTO.
ELEMENTO
DE
Ya creado el grupo de inventarios, generamos el o los productos que se incluirn

dentro del grupo de Multivitaminicos. Vamos al men programas inventarios y
seleccionamos Maestro de elementos de elementos de control. Contapyme
denomina producto como elemento de control puesto que esta es la base de la
ejecucin del objeto social de la empresa y por ende necesita un control adecuado.
En el listado de productos hacemos damos click derecho y seccionamos la opcin

Crear.

98
Creacin de un elemento de control. En esta ventana especificamos el cdigo del

nuevo producto, se recomienda poner un cdigo alfanumrico y relacionado a la
denominacin del producto; por esta razn nuestro elemento de control
Multivitamnico A; tendr el cdigo ML4.
Paso 1: Informacin del elemento de control. En esta ventana especificamos las

caractersticas del producto como: el nombre del producto, Multivitamnico A. La
unidad de medida del producto, Unidades. La descripcin, Multivitamnico A.
Grupo de inventario, M1. Referencia del fabricante, ML1. Marca, Multivitamnico.
Otra opcin que hay que especificarle al programa es el calculo del costo
predeterminado, dentro de ellas estn: Asignado por el usuario, Ultimo precio de
compra, Ultimo costo de embodegamiento, Costo promedio ponderado, Mayor
entre la utilidad y precio promedio, Menor entre la utilidad y precio promedio y el
99

promedio entre la utilidad del precio y promedio ponderado; en nuestro caso
seleccionaremos Asignado por el usuario. Finalmente, activamos las casillas del
Paso 1 de la creacin de grupo de inventarios.
Paso 2. Elementos que lo componen. En esta ventana activamos as nuestro

producto es el resultado de la composicin de otros.
f)
Paso 3: Cuenta de inventarios. En esta ventana especificamos todas las
cuentas del plan contable que se afectan en la compra o venta del multivitamnico
A. Hay que recordar que Contapyme maneja Sistema de Inventario Permanente.

100
g)
Finalmente damos click en aceptar y podemos verificar la creacin del
multivitamnico A en el Maestro de elementos de control.
11.8.
CREACIN DE UN TERCERO.
a)
Para la ejecucin del modulo de contabilidad debemos crear los terceros
para efectuar las actividades empresariales ordinarias. Para la creacin de un
tercero vamos al men programas y damos click en Terceros.

101
b)
En el Maestro de terceros, damos click derecho en cualquier lugar del
maestro y seleccionamos la opcin Crear.
Paso 1: Informacin del tercero. En esta ventana digitamos los campos que
identifican al proveedor que vamos a crear. Nombres, Cdigo, Telfono,
personera etc.

102
Paso 2: Clasificacin legal. En esta ventana especificamos los caracteres jurdicos

que posee nuestro tercero para el clculo automtico de impuestos.
Paso 3: Datos Adicionales. En esta ventana especificamos la naturaleza de nuestro

tercero, en nuestro caso Qumicos y capsulas es un proveedor. Finalmente damos
aceptar y verificamos la existencia de nuestro tercero en el listado de terceros.
103
11.9.
COMPRA DE MATERIA PRIMA.
Para registrar la compra de materia prima tenemos que abrir el manejador de

operaciones con el comando Ctrl+T y dar click en el icono de Compras o el
comando abreviado Ctrl+Shift+R. Paso 1, en esta ventana detallamos las casillas
que requiere el programa para la contabilizacin de la compra: Cdigo de bodega,
Cdigo del elemento de control, Cantidad, Costo y centro de costos a cargar.
Adems, datos como el tipo de documento, detalle y proveedor.
Paso 2: Otros elementos comprados. En esta ventana seleccionamos el centro de

costos en el que se van a cargar la compra del material Vitamina A, en nuestro
caso lo cargamos en el P1 Proceso de Seleccin.
104
Paso 3: Liquidacin. En este paso colocamos la cuenta de abono e identificamos la

forma de pago que se nos otorga. Finalmente damos click en aceptar.

105
11.10.
PLANTILLA DE USO Y/O CONSUMO.
La planilla de uso y consumo es un documento que utiliza Contapyme para

descargar peridicamente los materiales comprados en el proceso de produccin.
En nuestro Caso Vamos a descargar los gramos comprados de Vitamina A,
entonces introducimos datos como el nombre, unidades, centro de costos de
destino y la distribucin de unidades aplicada del elemento. Y damos aceptar.
11.11.
INFORMES POR CENTROS DE COSTOS
Como ya sabemos una de las finalidades en esencia de la Contabilidad es la

generacin de informes. Por tal en Contapyme la generacin de informes en el
modulo de costos se puede realizar por los centros de costos. Para abrir un
informe se da click derecho en el centro de costos y luego seleccionamos la
opcin Informes.
106
Estado de la produccin de un centro de costos. En esta ventana escogemos el

centro de costos para informar, y las fechas de operacin. Luego damos Aceptar.
Finalmente podemos observar en la pantalla el informe por estado de la

produccin o costos de produccin segn el requerimiento del usuario.

107
11.12.
CREACIN DE LA PLANTILLA DE LABORES.
La planilla permite registrar todas las labores que sean han realizado en una semana. Esta
informacin la utilizara Medicol para actualizar automticamente el modulo de
contabilidad necesario para la realizacin de transacciones y la adjudicacin de la mano de
obra a la produccin de Medicol.
Para crear el documento de la planilla de labores, abrimos el manejador de
operaciones (Ctrl+T) y despus la planilla de labores (Shift+Ctrl+L).

108
Paso1. Identificacin: En esta ventana se colocan los datos de acceso de la

planilla de labores tales como: el tipo de documento, numero del documento,
operacin, detalle y fecha.

109
Paso 2. Cuentas de pago: Medicol le paga a sus trabajadores a travs de la caja

de la empresa, por esta razn seleccionamos la cuenta del PUC que identifica
la cuenta de Caja.

110
Paso 3. Costos diarios para los tipos de contratacin. En este paso Medicol
puede asignar el costo diario de la mano de obra de cada empleado, el cual
ser imputado al costo del producto.

111
Paso 4. Informacin de la planilla: En esta ventana se especifican los datos que

identifican al trabajador de Medicol, mano de obra que va a utilizar por da y el
centro de costos al cual va a ser cargado el valor de los devengados del
trabajador.

112
Paso 5. Reporte de finalizacin de labores: en esta venta se puede observar el

total de las horas imputadas al centro de costos P1 y el rendimiento del
trabajador en el proceso de produccin.
Finalmente podemos observar la creacin de la nueva plantilla de trabajo.

113
11.13.
COMPRA DE MATERIAS PRIMAS.
Para realizar la compra de materias primas se utiliza el maestro de documentos del

modulo de contabilidad a travs del manejador de operaciones, y en este documento se
registra el valor de Materia prima que ser gastada en el proceso de produccin.
Para crear el documento soporte de compra, abrimos el manejador de

operaciones (Ctrl+T) y despus la factura de compra (Shift+Ctrl+R).
Paso 1. Compras. En esta ventana registramos lo datos necesarios para

registrar la Compra. Medicol realizo una compra de 50.000 grs. de Vitamina A
y 50.000 gr. de Carbonato de calcio a $35 cada uno, al Surtidor de drogas el
da 19 de abril de 2006. y los embodego en la bodega de materiales.

114
Paso 2. Otros Elementos comprados: En esta compra Medicol determinan la

materia prima comprada que sern imputadas a un centro de costos de
Seleccin P1.

115
Paso 3. Liquidacin: En esta ventana realizamos la causacin de la Cuentas por

pagar. Adems seleccionamos la casilla de Auto procesar para la ejecucin
inmediata del registro.

116
Finalmente podemos verificar en el manejador de operaciones, el registro de la

compra de materia prima.
11.14.
PLANILLA DE USO Y CONSUMO.
La Planilla de uso y consumo es el documento que nos permite imputar por das el valor
consumido de materias primas en el proceso de produccin de Medicol.
Para crear el documento de la planilla de uso y consumo, abrimos el manejador
de operaciones (Ctrl+T) y despus la factura de compra (Shift+Ctrl+S).

117
Paso 1. Planilla de uso y consumo: Como se muestra en el punto anterior la

compra de los materiales fue inventariada en la bodega de materiales por lo
tanto en este documento se soporta el egreso de la materia prima. Adems de
eso, las materias primas sern aplicadas 10.000 gr. x da al producto terminado.
Finalmente activamos la casilla de Auto procesar.

118
Finalmente, podemos verificar a creacin de la planilla de labores.
11.15.
ORDEN DE PRODUCCIN.
La orden produccin es un documento que permite planear la fabricacin del producto en

determinado tiempo especificando los centros de costos que sern afectados y de esta
manera el clculo, por parte del sistema, de los costos de produccin por cada unidad
producida.
Para crear la orden de produccin, abrimos el manejador de operaciones

(Ctrl+T) y despus Orden de produccin (Shift+Ctrl+N).

119
Paso 1. Orden de produccin: Como ya observamos compramos y

embodegamos todos los materiales necesarios para la fabricacin del
Multivitamnico A, el cual ser vendido a drogas la rebaja.

120
Paso 2. Otros datos de la orden de produccin: El Inicio de la produccin: 1904-2006, Das hbiles: 10, fecha estimada de entrega: 01-05-2006, Bodega de
destino: Mercancas, y la cuenta a la cual va a ser imputada los costos de la
orden de produccin. Adems activamos que la casilla generar requisicin de
materia prima automticamente.

121
Finalizacin de la orden de produccin. Para realizar el cierre de la orden de

produccin y por ende la imputacin automtica de los centros de costos.
Para crear el documento de finalizacin de la orden de
produccin, abrimos el manejador de operaciones (Ctrl+T) y
despus seleccionamos Ordenes y
Finalizacin orden de
produccin.

122
Paso 1. Finalizacin de una orden de produccin. En este paso identificamos la

fecha de cierre de la orden para que el sistema indique el clculo de los costos
de produccin por cada unidad producidas en el prximo cierre de costos.

123
Paso 2. Detalle de la finalizacin: En esta ventana le indicamos al sistema el

centro de costos al cual se cargaran los costos de la orden de produccin,
luego la cuenta en la cual se cargarn las prdidas posibles en la orden y
sealamos la finalizacin de la orden de produccin.

124
Paso 3. Cierre del ciclo de costos: en esta casilla seleccionamos la opcin

recomendada dejar pendiente el cierre de ciclo de costos para el final de mes
para que en el cierre del ciclo de costos se calcule el costo unitario real de
cada unidad producida.

125
11.16.
ORDEN DE TRABAJO.
La orden trabajo es un documento que permite planear la mano de obra necesaria para la
fabricacin del producto en determinado tiempo especificando los centros de costos que
sern afectados y de esta manera el clculo, por parte del sistema, de los costos de
Materia prima por cada unidad producida.
Para crear la orden de trabajo, abrimos el manejador de operaciones (Ctrl+T)

y despus seleccionamos Ordenes y luego Orden de trabajo.

126
Paso1. orden de trabajo: En esta orden Medicol especifica la persona encargada

de efectuar la orden de trabajo en conjunto con la produccin del
Multivitamnico.

127
Paso 2. otros datos de la orden de trabajo: Como es una orden de trabajo

relacionada con la produccin activamos la casilla Una orden de trabajo de
costos y gastos, especificamos la fecha de inicio: 19-04-2006, los das hbiles:
5, Fecha estimada de entrega: 25-04-2006 y la tasa de asignacin de los costos
indirectos de fabricacin la cual es del 100% porque todo lo devengado en esta
orden es por concepto de trabajo en la produccin del Multivitamnico.

128
Para la finalizacin de la orden de trabajo vamos a la plantilla de rdenes y

seleccionamos Finalizacin de la orden de trabajo.

129
Paso 1. Finalizacin de una orden de trabajo. En este paso identificamos

la fecha de cierre de la orden para que el sistema indique el clculo de los
costos de produccin por cada unidad producidas en el prximo cierre de
costos.

130
Paso 2. Detalle de la finalizacin: En esta ventana le indicamos al

sistema el centro de costos al cual se cargaran los costos (P1) de la orden
de produccin, luego la cuenta en la cual se cargarn las prdidas posibles en la
orden (531095) y sealamos la finalizacin de la orden de produccin.

131
Paso 3. Cierre del ciclo de costos: en esta casilla seleccionamos la

opcin recomendada dejar pendiente el cierre de ciclo de
costos para el final de mes para que en el cierre del ciclo de
costos se calcule el costo unitario real de cada unidad producida.

132
11.17.
ACCIONES AUTOMTICAS DE FIN DE MES CIERRE.
Las acciones automticas de fin de mes son los documentos que permite realizar una serie
de procesos automticos de cierre como lo es: los ajustes por inflacin, depreciacin,
amortizaciones, el traslado de los costos y el traslado de los centros de costos de
produccin CIF al producto en proceso.
Para activar las acciones automticas de fin de mes, abrimos el manejador de
operaciones (Ctrl+T) y despus seleccionamos Contabilidad y luego acciones
automticas de fin de mes (Shift+Ctrl+F).

133
Paso 1. identificacin: en este paso se detalla las caractersticas del documento

soporte del cierre y la fecha de finalizacin.

134
Paso 2. Acciones automticas de fin de mes: Activamos la casillas

correspondientes al los hechos econmicos caractersticos del cierre de fin de
mes. El ms importante para efectos del ejercicio es la activacin de la casilla
Traslado entre Centros de costos y distribuciones automticas. Para que el
sistema le informe a los nodos que distribuyan los costos indirectos de
fabricacin segn la parametrizacin de los mismos.

135
Paso 3. En esta opcin podemos trasladar los valores de un centro de costosa

otro. En nuestro vamos a dejar el valor en el centro de costos indicado.

136
Luego nos genera la ventana Transformando cuentas imputadas a los centros

de costos de produccin donde el sistema carga los centros de costos
correspondientes.
11.18.
EMBODEGAMIENTOS DE PRODUCTOS.
Para el traslado de los productos en proceso a productos terminados se debe embodegar

137

los artculos que sean inventariables. Puesto que contapyme no maneja Sistemas de
costos por procesos, de esta manera solo pasa por un proceso, aunque informa la
distribucin de los centros de costos en las dems etapas.
Para soportar el embodegamiento de productos, abrimos el manejador de
operaciones (Ctrl+T) y despus seleccionamos Inventarios y luego
Embodegamiento de productos.
Paso 1. Embodegamiento de productos: En esta ventana realizamos la ejecucin

del documento que soporta la entrada del Multivitamnico A, a la bodega de
mercancas.

138
Paso 2. Bodega para egreso de elementos o partes: En esta ventana nos

informa que el producto es un elemento compuesto y por tal razn se
descargan todos los materiales que hacen parte de la fabricacin del
Multivitamnico. Y por ende nos exige la bodega en donde se encuentran
almacenados los materiales bodega de mercancas.

139
11.19.
VENTA DE MERCANCAS.
Para realizar la venta de productos terminados materias primas se utiliza el maestro de

documentos del modulo de contabilidad a travs del manejador de operaciones, y en este
documento se registra el valor del costo de venta el cual le corresponde a la cantidad de
productos enajenados.
Para crear el documento de la planilla de labores, abrimos el manejador de
operaciones (Ctrl+T) y despus la factura de compra (Shift+Ctrl+R).

140
Paso 1. Venta de mercancas y productos: en esta casilla preparamos la factura

de venta dirigida a Drogas la rebaja, segn la orden de produccin anterior,
Vendimos 250 unidades del Multivitamnico A, a $40.0000 cargados al ultimo
centro de costos de produccin Envase y descargados de la bodega de
materiales.

141
Paso 2. Observaciones y datos adicionales: Ninguna.

142
Paso 3. Otros ingresos: Ninguno.

143
Paso 4. liquidacin y forma de cobro: En este paso cargamos la cuenta de caja

puesto que la venta fue de contado. Y finalmente damos aceptar y cumplimos
el objeto social de la empresa Medicol a travs del proceso de produccin.

144
11.20.
INFORMES.
11.20.1.
Por centros de costos.
Para observar en pantalla un informe de centro de costos: vamos al rbol de

nodos, ubicamos el centro de costos deseado, Seleccionamos informe y
escogemos el informe que cumpla nuestras necesidades momentneas en
nuestro caso Estado de la produccin.

145
Estado de la produccin de un centro de costos. En esta ventana

seleccionamos el centro de costos del informe y las fechas en las cuales
queremos observar su movimiento.

146

Finalmente, Contapyme nos muestra un informe claro del estado de la
produccin en el proceso de seleccin (P1).
11.20.2.
BALANCE GENERAL.
Para observar el balance general de Medicol, nos dirigimos a la barra de mens

y seleccionamos Informes, luego damos click en Estados financieros bsicos y
en Consulta de balance general.

147
Finalmente podemos observar la estructura general financiera de Medicol y el

resultado del ejercicio por la venta del Multivitamnico A.

148
11.20.3.
Informe por bodega.
Para observar el estado de una bodega. En el rbol de nodos damos click

derecho en la bodega de materiales, Seleccionamos Informes y generamos el
informe de nuestra necesidad.

149
Finalmente podemos observar el movimiento de los materiales de la bodega 1.
Para observar un informe de la bodega de mercancas seleccionamos la Bodega

y realizamos los pagos del informe anterior.
Finalmente podemos observar la entrada de productos terminados, luego de la

150

finalizacin de la produccin, y la salida del Multivitamnico por concepto de la
venta a drogas la rebaja.
11.20.4.
Estructura final del rbol de nodos.
Esta es la estructura de la empresa medicol despus de haber creado todos los mdulos
correspondientes como: los centros de costos estndar, produccin, Centros de costos
CIF, nodos distribuidores, ordenes de produccin, ordenes de trabajo y bodegas.

151
Finalmente, llegamos a la generacin de los informe de centros de costos y as se cumple

el ciclo del proceso contable para el anlisis de la gestin administrativa de Medicol.
12. CONCLUSIONES
152

Contapyme es un sistema de gestin administrativa y financiera enfocado hacia el
mercado de las pequeas y medianas empresas, y especializado en costos para
cumplir las necesidades de este tipo de producciones.
Contapyme cumple con las necesidades bsicas de la produccin de una Pyme,
pero no maneja Costos por procesos Caracterstico en la produccin masiva de
las grandes empresas.
Contapyme permite a las Pymes un grado alto de eficiencia por el manejo rpido y
especfico de los costos, y as genera una gran ventaja para la generacin de
competitividad.
Los centros de costos permiten realizar una Radiografa a la estructura
organizacional de la empresa y as se puede efectuar un anlisis ms pleno para la
toma de decisiones.
13. BIBLIOGRAFA
Crdenas, Sandra milena y Garca, Diana patricia. Contapyme. Universidad nacional

de Colombia. Facultad de ciencias econmicas. Unidad de informtica y
153

telecomunicaciones. Bogota D.C. Ao 2006. 272 paginas.
Insoft Ltda. Manual Bsico de Contapyme. Contapyme. Manizales, Caldas. Ao
2002. 207 paginas.
Prieto, Michel. Manual de costos de Contapyme. Contapyme. Manizales, Caldas.
Ao 2002. 129 paginas.
Insoft Ltda. Manual de referencia de Contapyme. Contapyme. Manizales, Caldas.
Ao 2002. 649 paginas.
www.insoft.com
www.contapyme.com

154

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CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

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Henry Martnez Sarmiento

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CONTAPYME 3.0 CON NFASIS EN

Henry Martnez Sarmiento

GUILLERMO ALBERTO ARIZA

Este trabajo es resultado del esfuerzo de todo el equipo perteneciente a la Unidad

UNIVERSIDAD NACIONAL COLOMBIA

Contapyme 3.0 con nfasis en costos

OBJETIVOS GENERALES ............................................................................................................ 8

OBJETIVOS ESPECFICOS .......................................................................................................... 9

DIFERENCIAS CON OTROS SOFTWARE CONTABLES DE LA UIFCE. ....... 11

INSTALACIN DEL SOFTWARE................................................................................ 13

SOPORTE TERICO DEL MODULO DE COSTOS. ............................................. 15

MODULO DE COSTOS .......................................................................................................... 16

COMPONENTES DEL MODULO COSTOS EN CONTAPYME. ........................ 16

VENTAJAS DE LOS COSTOS DE CONTAPYME. ................................................... 18

CLASIFICACIN DE LOS COSTOS SEGN CONTAPYME. .............................. 18

Por su naturaleza y fin productivo........................................................................ 18

Por su funcin. .......................................................................................................... 19

Costos de produccin por el tipo de recursos sacrificados. ......................... 20

Segn la clase de gasto. ........................................................................................... 20

Contapyme 3.0 con nfasis en costos

Costos alternativos. ................................................................................................. 21

Costo econmico. .................................................................................................... 21

Costo histrico. ........................................................................................................ 21

Costos hundidos. ...................................................................................................... 21

Costo relevante o incremental. ............................................................................ 21

Ingresos y gastos operacionales. ........................................................................... 21

Costos derivados a los activos fijos. .................................................................... 22

Tratamiento del costo de capital. ......................................................................... 22

MANEJO DE LOS CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ......................... 23

Tipo de nodo y centros de costos. ...................................................................... 23

Codificacin de centros de costo. ........................................................................ 25

DISTRIBUCIN DE LOS COSTOS EN CONTAPYME. ......................................... 26

Costos Drivers o nodos distribuidores. ............................................................. 26

Variables necesarias para hacer la distribucin. ................................................ 27

Alcance de la distribucin: ............................................................................ 27

Criterio de la distribucin: ............................................................................ 28

METODOLOGA PARA EL CLCULO DE COSTOS ............................................ 28

Estructuracin y clasificacin de los centros de costos. ................................. 28

Ciclo de produccin y ventas. ............................................................................... 29

Ciclo de costos. ........................................................................................................ 30

Cierre del ciclo de costos. ..................................................................................... 30

Contapyme 3.0 con nfasis en costos

Calculo de costo por unidad de produccin. .................................................... 31

CENTROS DE COSTOS EN CONTAPYME. ..................................................................... 32

Tipos de centro de costo. ............................................................................................... 33

Centros de costos de tipo produccin ........................................................... 39

Centro de costos de desarrollo o de inversin. ............................................... 46

Caractersticas en la etapa de desarrollo y creacin. ............................. 46

Centros de costos de tipo Maquinaria y equipo ........................................... 58

NODOS DISTRIBUIDORES EN CONTAPYME ............................................................ 63

NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR PESO .............................................. 63

CREACION DE UN NODO DE DISTRIBUCION POR PESO ............... 65

NODO DE TIPO DISTRIBUIDOR POR CRITERIO TEMA2 ...................... 67