Codigo de Convivencia Institucional Corveica

Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas
Agropecuarias (CORVEICA)
CDIGO DE CONVIVENCIA INSTITUCIONAL

INDICE DE CONTENIDOS
1. INTRODUCCIN
2. OBJETIVO
3. MISION Y VISION INSTITUCIONALES
4. VALORES CORPORATIVOS
5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA
6. NORMAS ETICAS PRINCIPALES
7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD
8. IMAGEN PERSONAL
8.1 Presentacin personal
8.2. Presentacin Personal Femenina
8.3. Presentacin Personal Masculina
9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO
10. PRESENTACION DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES
10.1. Parqueaderos
10.2. Baos
Elaborado por Csar Lpez Bandera Consultor Empresarial

Bogot Octubre de 2014

11.3. Cafetera
11.4. Salones y Auditorios
12. CORTESIA EN EL TRATO PERSONAL
13. GUIA PARA LA PRESTACION DEL SERVICIO TELEFONICO
14. CONCLUSIONES


1. INTRODUCCIN
El Cdigo de Convivencia Institucional en CORVEICA, es un documento que
busca organizar de manera uniforme varios aspectos del funcionamiento interno,
protocolos, procesos, comportamientos y reglamentacin o normatividad
institucional.
Brindar un ambiente de compaerismo, respeto, orden y calidad, requiere ante
todo de la voluntad y el compromiso de cada uno de los integrantes de la
Institucin, cualquiera que sea nuestro lugar de trabajo.
Los protocolos de servicio son una herramienta til para mejorar de manera
importante la imagen que los funcionarios y visitantes y son una muestra de
coherencia y confiabilidad; tienen, adems, la ventaja de convertir las cualidades
generales de un buen trato en actos especficos que permiten ofrecer el mismo
nivel de servicio hoy, maana y siempre. A este propsito comn, tenemos que
ponerle corazn y mstica, para el servicio de los dems.
2. OBJETIVO
El Fondo de Empleados de Instituciones Colombianas Agropecuarias,
(CORVEICA) es una institucin establecida de acuerdo a las leyes Colombianas y
propende en todo momento por cumplir con la misin para la cual fue creada, en
un ambiente de armona laboral, fundamentado en el respeto entre los
funcionarios, inspirados en el principio de que la dignidad humana es de los ms
elevados principios que conforman a la persona, por tal razn dentro de su
entorno, se procurar propiciar un ambiente de trabajo respetuoso, que permita a
sus funcionarios sentirse en confianza y exponer sus ideas con claridad, en la
seguridad de que sern tomadas en cuenta, para beneficio colectivo e individual.
Por tal razn, se establece este Cdigo de Convivencia Institucional que
igualmente contiene principios de tica Empresarial, para generar confianza y
mejorar la convivencia entre las diferentes instancias de la Institucin y entre sta
y la sociedad en general. En este Cdigo se enuncian pautas bsicas de
comportamiento y convivencia que deben ser de cumplimiento por cada uno de los
miembros que conforman el Fondo, desde directivos y funcionarios, como
colaboradores externos que sean contratistas y/o proveedores.
3. MISION Y VISION INSTITUCIONALES


Misin: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y su

ncleo familiar, basados en los principios de la economa solidaria.
Visin: Ser una empresa asociativa con respaldo financiero y talento humano
idneo en la gestin de alternativas socio-econmicas, para solucionar las
demandas y necesidades bsicas de los asociados.
4. VALORES CORPORATIVOS
Valores: Se consideran valores prioritarios de CORVEICA
Solidaridad: Brindar oportunidades de mejoramiento a los asociados, y que a su
vez estos correspondan de igual manera con el patrimonio colectivo.
Lealtad: Demostrar la fidelidad con los compromisos adquiridos con uno mismo y
con los dems; procurando los medios para mantenerlos firmes a travs del
tiempo.
Servicio: Tener una actitud de disponibilidad y ayuda; satisfaciendo y superando
las expectativas de quienes reciben el resultado de nuestro trabajo o nuestra
colaboracin.
Autenticidad: Ser uno mismo, transparente y coherente en su conducta.
Autogestin: Poseer la capacidad de sacar adelante un trabajo con base en la
propia iniciativa, autonoma y creatividad; sin que sea necesario estar recibiendo
rdenes o indicaciones de hacerlo.
Responsabilidad: Contar con la capacidad de dar respuestas adecuadas a lo que
se espera en el cumplimiento de nuestros deberes y obligaciones.
Transparencia: Actuar con pulcritud y con una conducta ejemplar.
5. PRINCIPIOS QUE SOPORTAN LA CONVIVENCIA.
Principio de la Fidelidad: Todo funcionario cualquiera que sea su categora est
obligado a observar fidelidad a CORVEICA, es decir que est obligado a mantener
tan inviolables los secretos de la Institucin como estaban antes que se le
confiaran, estos secretos pueden ser estrategias de mercado, frmulas de
elaboracin, planes de desarrollo organizacional, situacin financiera, objetivos a
corto, mediano y largo plazo, sistemas de seguridad, datos estadsticos de


produccin y ventas, productos publicitarios y de promocin y de todos aquellos

aspectos de la vida institucional que forman parte de la estrategia global, que
respaldan la estabilidad econmica y social de la institucin y que constituyen sus
buenas herramientas para afrontar el futuro y cumplir con su misin.
Principio de Honestidad: La calidad del funcionario, implica observar en todo
momento firmeza de carcter, templanza, decencia, es decir debe ser sincero
consigo y con los dems, decir siempre la verdad por muy contrario que pueda
parecer ante sus propios intereses, no incurrir en abuso a la propiedad de la
empresa, ni en abuso a la autoridad que se le confiere, esto es: Utilizar los medios
que la institucin le ha confiado para realizacin de su trabajo, exclusivamente
para ese fin.
Principio de Colaboracin: CORVEICA aspira a que todo funcionario se esfuerce
por robustecer la idea de trabajar en equipo, pues es permanente preocupacin
alcanzar la excelencia laboral del equipo, que es como verdaderamente se logra
que las acciones se hagan bien desde la primera vez, evitando repeticiones
innecesarias, minimizando desperdicios y elevando el ndice de productividad, con
la satisfaccin de todos los que confluyen en la labor.
Principio de Iniciativa: En el entorno a la Institucin se favorece la vocacin
creativa y el espritu de iniciativa, encaminando a que las cosas se hagan bien
ahora, dejando para maana solo lo que es propio del futuro inmediato. Se
aceptan las sugerencias de todos y se gratifican las originales realizadas e
importantes.
Principio de Convivencia: Todo funcionario debe contribuir a mantener un
ambiente laboral de convivencia armnica, observando siempre una conducta de
respeto a sus semejantes, enmarcando sus acciones dentro de la moral y las
buenas costumbres y de acuerdo a las polticas y normas establecidas en la
empresa, tales como reglamento interno, contrato de trabajo, Polticas
Institucionales y el presente Cdigo de Convivencia Institucional.
La mejor conducta de convivencia es aquella en que a cada quin se le da el trato
que le corresponde como persona digna, teniendo siempre en cuenta que mandar
como ser mandado es una participacin de dos o ms personas para alcanzar un
objetivo comn.
6. NORMAS TICAS PRINCIPALES
6.1. De Contratacin: La contratacin de personal se rige por lo establecido en las
Polticas de Personal y Manuales de Contratacin.

6.2. De libre administracin: CORVEICA tiene el pleno derecho de administrar sus

bienes de capital, con las injerencias de sus directivos y funcionarios contratados
para este fin.
6.3. De comportamiento ideolgico: CORVEICA se sustenta en la filosofa de libre
empresa que deriva del sistema democrtico y no permite dentro de sus entornos
laborales ningn tipo de actividades polticas partidistas, religiosas diferentes a las
propias, ni de otra ndole.
6.4. De comportamiento religioso: CORVEICA, como persona jurdica, respeta el
precepto constitucional de libertad de culto que establece la Constitucin de la
Repblica y prohbe terminantemente toda forma de discriminacin o coaccin
religiosa en sus entornos.
6.5. De presentacin personal: La direccin de CORVEICA exige de sus
funcionarios que observen una presentacin personal, tanto en lo que se refiere al
vestuario como a los arreglos, maquillajes, perforaciones corporales, bisuteras y
dems, que estn de acuerdo con su nivel personal, profesional y acorde con la
imagen Institucional, es decir que observen siempre seriedad, decoro, pulcritud y
decencia en su presentacin. En captulo posterior se darn normas ms
especficas sobre el particular.
6.6. De comportamiento social: CORVEICA se enorgullece de que el
comportamiento social de sus funcionarios sea ejemplo de honestidad y respeto
en la comunidad donde resida, alejado de los vicios y de todo tipo de actividades
regidas con la moral y buenas costumbres y que pudieren ser punibles ante la ley,
tales como:
- Frecuentar lugares pblicos de mala reputacin.
- Consumir o vender drogas o alucingenos.
- Comprar para su uso personal artculos de dudoso origen, es decir contrabando
o robados.
-Vender o ayudar en la venta de artculos robados o introducirlos al pas
Ilegalmente, es decir contrabando.
- Explotar o participar en la explotacin de malos negocios tales como trata de
personas, venta de materiales txicos, alucingenos y materiales o equipos
prohibidos por la ley.


- Prestar vehculos, materiales y equipos de su propiedad para la realizacin de

actividades prohibidas por ley.
- Practicar y participar directa o indirectamente en actividades que atenten en
contra de la tranquilidad social y estabilidad del Estado.
7. PERTINENCIA Y APLICABILIDAD.
Es en inters del funcionario, admitir que este Cdigo de Convivencia Institucional,
forme parte de la relacin contractual, concertada con CORVEICA y que debe ser
rigurosamente observado en su comportamiento personal, dentro y fuera de la
institucin, tanto en sus relaciones de trabajo como particulares de ndole social y
familiar, mientras prevalezca la relacin de trabajo pactada.
8. IMAGEN PERSONAL
8.1. PRESENTACION PERSONAL: La apariencia personal de los funcionarios en
general produce un gran impacto en las personas con quienes compartimos
espacios y a quienes servimos. Los uniformes mal tenidos o incompletos o una
forma de vestir demasiado osada o descuidada crea una impresin negativa; hace
que los compaeros, usuarios o visitantes se formen una impresin de anomala
en el funcionamiento institucional.
Objetivo
Reforzar la imagen integral de CORVEICA a travs de la presentacin personal de
los funcionarios adscritos.
Qu hacer?
Los funcionarios en general estarn siempre bien presentados, uniformados,
cuando as se determine, e identificados con su respectivo carn.
Los funcionarios a quienes se les otorgue uniforme, debe portarlo siempre, en
horas laborales.
Los elementos de dotacin sern entregados a los funcionarios de acuerdo con las
normas vigentes y segn el esquema que defina cada Dependencia. El uniforme
debe estar siempre impecable.


8.2. Presentacin personal femenina

Las siguientes recomendaciones aplican tanto a las funcionarias uniformadas
como a las que no lo estn.
Vestuario y calzado
La chaqueta o saco debe portarse en todo momento.

La blusa debe usarse siempre por dentro del pantaln y/o falda.
La blusa No debe ser escotada ni transparente. No se le deben hacer
modificaciones estratgicas del cuello de las blusas, camisas, camisetas y
piezas de ropa de mujer, o soltar los botones, que permita mostrar sus
protuberancias.
La falda se usar a una altura media, se sugiere como mximo cuatro
centmetros arriba de la rodilla y el largo puede variar desde esta altura hasta
debajo de la rodilla.
El pantaln deber usarse siempre hasta mximo dos y mnimo un centmetro
debajo de donde se inicia el tacn del zapato. No deben ser muy ajustados.
Los zapatos deben ser de un color que combine con el vestido y estar bien
lustrados.
El carnet de identificacin se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta o blusa y
debe portarse siempre que la servidora se encuentre al interior del sitio de
trabajo.
El uso de Jean solo est permitido para los das viernes (no descaderados, no
descoloridos, no rotos) y debidamente portados. Su combinacin no podr
ser con tenis, ni baletas, ni sandalias. Su uso ser casual, no deportivo.
Peinado
El cabello debe lucir bien arreglado.
Para recoger el cabello se deben utilizar elementos como moos, hebillas o

cauchos siempre del color del uniforme o que salgan con el vestido
utilizado.
Maquillaje
El maquillaje debe ser natural, reflejando una imagen sobria y agradable.


Las funcionarias no se deben maquillar en el puesto de trabajo, ni hacer

retoques al maquillaje en pblico.
Las uas deben estar siempre bien arregladas.
Otros
Los accesorios que se vayan a utilizar con el uniforme (collares, pulseras,

anillos) deben ser discretos.
Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos

ajenos a este tales como paoletas, chales, sacos, abrigos, gabardinas,
prendedores, etc.
8.3. Presentacin personal masculina

Vestuario y calzado
La chaqueta o saco debe portarse en todo momento.
La camisa debe usarse completamente abotonada y muy bien planchada.
La corbata para personal directivo y de atencin al pblico debe estar

siempre bien ajustada al cuello y planchada.
Siempre debe usarse correa.
Los zapatos siempre sern de cuero y estarn muy bien lustrados.
Con el uniforme siempre se deben usar medias oscuras.
El carnet de identificacin se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta y

debe portarse siempre que el funcionario se encuentre al interior del sitio de
trabajo.
El personal directivo deber portal vestido completo, con saco y corbata, con
excepcin de los das en que se autorice otra prenda diferente.
El uso de Jean solo est permitido para los das viernes (no descoloridos, no
rotos) y debidamente portados. Su combinacin no podr ser con tenis. Su uso
ser casual, no deportivo.


Otros
El cabello debe usarse corto o recogido.
Los servidores debern afeitarse a diario a menos que usen barba; en tal
caso, sta ir siempre bien arreglada.
Deben mantener las uas limpias y bien arregladas.
Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos

ajenos al uniforme tales como chalecos, sacos, abrigos, gabardinas, etc.
9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

El cuidado y apariencia de los espacios fsicos donde trabajamos tiene un impacto
inmediato en la demostracin de la cultura personal y corporativa. Un puesto de
trabajo sucio, desordenado y lleno de elementos ajenos a la labor que se
desarrolla, da la sensacin de desorden, descuido y desorganizacin no solo
atribuible al funcionario sino a CORVEICA.
Objetivo:
Ofrecer a travs del orden y la pulcritud de nuestros puestos de trabajo, una
sensacin de armona en el puesto de trabajo y eficiencia en el desempeo de la
funcin a nuestro cargo, adems de facilitar nuestra labor individual.
Qu hacer?
Mantener los puestos individuales de trabajo organizados, en gran medida, se
percibir cun organizado y competente es tanto el funcionario como CORVEICA,
por el aspecto de los puestos de trabajo.
El puesto de trabajo estar siempre bien presentado; para esto se deben seguir
las siguientes recomendaciones:
Mantenerlo en perfecto orden y aseo.
Las carteras y dems elementos personales deben ser guardados fuera de

la vista del pblico o compaeros.

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No se deben tener elementos distractores tales como radios, revistas, fotos,

adornos y juegos en el puesto de trabajo.
No se consumirn comidas en los puestos de trabajo.
La papelera e insumos deben estar guardados en las gavetas del escritorio

y solamente una cantidad suficiente en el dispensador de papel (impresora
o porta-papel).
Los documentos deben ser archivados lo antes posible, cuando se trate de

un archivo temporal.
La papelera de basura no debe estar desbordada y preferiblemente deber

tener una bolsa interior para evitar el contacto directo con la basura.
Consejo adicional:
Los sellos, esferos, cosedora, entre otros deben ser revisados diariamente
antes de iniciar su labor y contar con el soporte o cargue oportuno.
10. PRESENTACIN DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES

Objetivo
Ofrecer a los funcionarios, usuarios y visitantes espacios agradables, limpios y
organizados, que puedan ser identificados fcilmente y donde puedan recibir de
una manera digna un ptimo servicio.
Qu hacer?
Los Espacios Institucionales deben ser limpios, ordenados, y en lo posible, cumplir
con los parmetros de la imagen corporativa.
Espacios Institucionales
Se consideran Espacios Institucionales, los que de una u otra forma son utilizados
por funcionarios, usuarios o visitantes, tales como: portera, parqueaderos, sala de
recepcin, pasillos, salones de conferencias, jardines, depsitos, oficinas,
auditorios, baos, cocinas, cafeteras, comedores y escaleras.

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Cada espacio institucional debe ser mantenido, adecuado, administrado, cuidado,

organizado por los funcionarios asignados y que pertenezcan al rea implicada.
10.1. Parqueaderos
Los sitios establecidos para parquear automviles o motocicletas debern ser
administrados de acuerdo a la norma que determine el directivo a cargo.
Condiciones y manejo del parqueadero:
-
El horario del servicio de parqueadero ser de veinticuatro (24) horas

continuas para los funcionarios de COERVEICA. Para los visitantes ser
nicamente durante las horas laborales.
La velocidad mxima al interior del parqueadero de los vehculos debe
ser 5 Km. por hora, con el fin de mantener la integridad fsica de los
peatones; se prohbe y se considera falta grave, el ingresar o salir del
parqueadero a velocidades que impliquen riesgo para los mismos.
El servicio de parqueadero se prestar dando prioridad a los
Funcionarios, siempre y cuando la capacidad de los parqueaderos as lo
permita.
Todos los vehculos y motos deben ser registrados ante la Portera al
iniciar el mes, con el propsito de entregar la credencial de uso
respectiva.
Ningn usuario podr argumentar omisin, olvido o ignorancia de
ninguna ndole, para exigir el ingreso de un vehculo o motocicleta que
no est debidamente autorizado.
Todo vehculo o motocicleta registrado ante la Portera deber portar la
credencial de uso, para ingreso y salida, y as lograr una rpida
identificacin y revisin por parte del Vigilante de turno, ningn vehculo o
motocicleta podr entrar o salir sin la respectiva tarjeta de identificacin,
la tarjeta se entrega a la entrada y se retira a la salida.
En caso de prdida de la tarjeta el usuario del parqueadero, deber
cancelar el valor de la misma.
Se debe permitir la requisa de los vehculos que ingresen o salgan del
parqueadero de CORVEICA.
Prohibiciones para los usuarios:

Se prohbe el parqueo de vehculos de ms de tres (3) toneladas de capacidad
(buses, camiones, colectivos, busetas)

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Se prohbe el parqueo de vehculos y motos en zonas o reas que no hayan sido

demarcadas o asignadas para tal fin.
Los Visitantes del parqueadero no podrn ofrecer dinero o especie para hacer
reservas de espacios y su utilizacin se considera opcional de manera diaria, sin
compromiso de reservas, dada la ocupacin y disponibilidad en el momento.
Queda prohibido a todos los Visitantes y funcionarios, la reparacin, lavado total,
limpieza, pintura, uso de pitos, bocinas, radios a alto volumen y cualquier otro
medio que perturbe la calma del entorno, y todas aquellas acciones u omisiones
que vayan en detrimento de la presentacin, tranquilidad, seguridad de los
residentes, funcionarios o visitantes.
Se prohbe expresamente utilizar los espacios del parqueadero para cualquier otro
fin diferente al establecido, salvo eventos comunitarios de inters general y de
carcter transitorio, autorizados por la Direccin de CORVEICA.
Se prohbe abandonar vehculos en la zona de parqueo as se pague por el
servicio, el parqueadero no es depsito de automviles, daados, estrellados o en
situacin de abandono, en caso tal, el Propietario dispondr de treinta (30) das
calendario, para hacer el correspondiente retiro del vehculo, o la administracin
tomar las medidas legales del caso para proceder a su retiro mediante querella
policiva, cuyos costos asumir el infractor de la norma.
La direccin de CORVEICA o su representante se abstendrn de prestar el
servicio de parqueadero al visitante que infrinja repetitivamente las normas
establecidas para su uso.
Los vehculos deben ser parqueados dentro de las lneas demarcadas para tal fin,
y se deben parquear en reversa en cumplimiento de la norma internacional para
facilitar la salida en caso de emergencia.
CORVEICA no se responsabiliza por prdida de objetos tales como Maletas,
carteras, documentos, dineros, radios extrables, herramientas y otros, dejados en
el interior de los vehculos. No se considera este servicio como parqueadero
pblico sino privado y regirn normas internas.
El propietario del vehculo deber informar cualquier anomala que presente su
vehculo, una vez constate el hecho, antes de retirarlo o moverlo del sitio
aparcado, dando parte al vigilante inmediatamente, haciendo la anotacin en el
libro de portera y comunicando por escrito el hecho a la Direccin de CORVEICA,
o su representante.
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Una vez retirado el vehculo del sitio donde fue aparcado, sin el lleno de los
requisitos exigidos para su reclamacin, no dar lugar a atender dicha anomala.
Los espacios disponibles para visitantes sern asignados por el vigilante portero,
de manera diaria, con ficha y sin obligatoriedad alguna de que al tener espacio
anterior se garantice al da.
Se permitir el ingreso a los parqueaderos de CORVEICA, a los vehculos de las
empresas de servicios pblicos nicamente cuando vengan en ejercicio de sus
funciones y que los empleados sean previamente identificados.
Se permite el ingreso de taxis para recoger y dejar personas con limitaciones
fsicas, adultos mayores, residentes, y personas en delicado estado de salud,
siempre y cuando se informe de manera clara y amable al vigilante de turno; dicho
ingreso no requiere la autorizacin de la administracin.
En las mismas condiciones se permite el ingreso de Vehculos de Emergencia,
ambulancias, bomberos, carros de oxgeno, vehculos militares y de la fuerza
pblica en caso necesario.
Los parqueaderos de visitantes, sern autorizados
disponibilidad de cupo de visitante, el vehculo visitante.
solo
cuando
haya
Por ningn motivo de debern dejar las llaves del vehculo con el vigilante o
portero o en la recepcin del edificio.
Causales por las cuales se pierde el derecho a los parqueaderos:
No utilizacin del parqueadero sin causa justa.
Abandono del vehculo en el parqueadero.
Toda violacin al reglamento por parte de los usuarios, dar lugar a sanciones,
como suspensin del servicio de parqueo de sesenta (60) a ciento veinte (120)
das calendario.
Se considera falta grave, el insultar, agredir, agraviar de palabra o hecho, a las
personas que por naturaleza de sus funciones Administrativas deban velar por el
cumplimiento de este reglamento; Vigilante o Portero. El infractor ser suspendido
del servicio de parqueo por sesenta (60) das la primera vez y un (1) ao la
segunda, y la tercera vez perdiendo el cupo indefinidamente.

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El presente reglamento es susceptible de modificacin, segn las necesidades

que surjan, realizadas por la Direccin de CORVEICA, o su representante.
10.2. Baos
El bao es el lugar donde se manifiesta el grado de cultura que posee el
funcionario. Antes de hacer uso de l, asegurarse de que est disponible para su
utilizarlo. No se debe ser impaciente y golpear la puerta para anunciar su llegada,
simplemente preguntar si est ocupado.
No pise el borde de la taza ni de los accesorios que la protegen, estos sirven para
sentarse no para subirse.
Se debe arrojar el papel usado al vertedero o al lugar especialmente acomodado
para este fin, jams fuera de ellos.
Verter el agua a la taza accionando la manija, botn pertinente u otro mecanismo
similar.
No desperdiciar los elementos que se colocan a disposicin de funcionarios,
utilizarlos adecuadamente sin botar residuos al piso, ni llevrselos a casa.
No salpicar espejos ni paredes con crema dental, jabn o lociones.
Al utilizar el bao, aplicar ambientador adecuado
El escribir y rayar las paredes es seal de bajsima cultura y moralidad. Silbar y
cantar en su interior demuestra el poco respeto que tienes para con los dems.
No hacer del bao lugar de esparcimiento y lectura, porque no es de uso exclusivo
y perjudica a otros usuarios.
Una de las imgenes que ms nos molestan al entrar a un bao es la presencia de
restos de vello corporal, tanto en el lavado como sobre el suelo, pero no slo
resulta antiesttico, sino que esos cabellos pueden servir fcilmente de vehculo
de transmisin de dolencias como los piojos, por poner un ejemplo. Es preciso
recoger los cabellos que caigan al peinarnos y tirarlos a la papelera.
Es conveniente bajar el agua depositada en el inodoro, antes de usarlo para evitar
infecciones de anteriores usos. Tras usarlo, es imprescindible retirar todo residuo
que pueda quedar, tanto en el inodoro como en el suelo.

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10.3. Cafetera:
Las siguientes son las normas recomendadas para su utilizacin:
Respetar el horario establecido para el servicio del consumo de alimentos.

Mantener el volumen de voz apropiado.
Dar trato cortes y respetuoso a las personas que prestan el servicio.
Practicar normas de urbanidad en la mesa.
Cuidar los cubiertos, bandejas, mesas, sillas, saleros y dems elementos.
Depositar los elementos desechables en los recipientes previstos para tal
fin.
Organizar la silla y la mesa antes de retirarse.
Dejar limpio el horno microondas y dems implementos despus de
utilizarlos.
Depositar los residuos de acuerdo al tipo en los recipientes provistos para
tal fin.
Respetar los alimentos dejados en la nevera, a excepcin de los que estn
deteriorados.
Los tiempos de utilizacin del comedor y cafetera deben ser racionales y
solo se debe estar en el este sitio cuando se est ingiriendo alimentos y no
haciendo visita.
10.4. Salones y auditorios:

Las siguientes con las normas recomendadas para su utilizacin.
La utilizacin de los salones y auditorios se ajustarn a las normas y condiciones
que se establecen en el presente Cdigo de Convivencia Institucional.
Coordinacin: El organismo o persona coordinadora de la utilizacin de estos
espacios establecer en cada caso cules sern los baos, cafeteras e
instalaciones o recorridos que accesoriamente sern facilitados y accesos
habilitados para cada actividad.
Prioridades: El orden de prioridades para el caso en que se solicite el uso de
alguno de los salones, cuya utilizacin se regula, ser definido por el superior
inmediato del organismo o persona coordinadora.
Actividades permitidas: Se permitir el uso de los salones y auditorios para la
realizacin de actividades institucionales, culturales, de divulgacin cientfica o

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preparatoria para antedichas, incluyendo proyecciones o exposiciones y

filmaciones.
Actividades prohibidas: No se permitir el uso de los salones y auditorios cuando
el fin sea comercial o de ndole poltica partidista. Tampoco se autorizarn
actividades a realizarse los das sbado, domingo o festivos.
Coordinacin:
La coordinacin de las actividades que se lleven a cabo en los espacios fsicos
sealados en este numeral, estarn a cargo de la Sub Direccin de Gestin
Humana. Como tal tendr la misin de controlar el efectivo cumplimiento de la
presente normativa en las actividades que se desarrollen y tendr el facultamiento
suficiente para ordenarle a los requirentes, la realizacin de cualquier cambio o
modificacin que considere pertinente, a los efectos de ajustar la realizacin del
acto al ordenamiento vigente. La negativa de los requirentes a las instrucciones
impartidas por la Sub - Direccin de Gestin Humana, importar la inmediata
suspensin del acto, por su exclusiva responsabilidad, sin perjuicio para
CORVEICA.
Procedimiento para la obtencin de la autorizacin:
La solicitud de uso por parte de las personas que se encuentren en la necesidad,
debern presentarse, confeccionando el formulario o la solicitud que disee el
funcionario a cargo.
Requisitos:
Los solicitantes debern acompaar al formulario de solicitud, lo siguiente:
Listado de asistentes al evento.
Declaracin jurada sobre asuncin de los riesgos de responsabilidad en el
uso del espacio.
Carta del solicitante en la que se asume la entrega del espacio en las
condiciones iguales a las que se recibe.
Tiempo que va a ser utilizado el espacio y ser precisos en su inicio y
culminacin.
Publicidad:

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Se prohbe todo tipo de publicidad comercial o poltica durante las actividades que
se realicen en los espacios fsicos permitidos. De verificarse o comprobarse actos
en contra de las condiciones pactadas, el funcionario a cargo podr de manera
inmediata cancelar la autorizacin otorgada, en cualquier estado de la actividad,
sin perjuicio para CORVEICA.
Elementos:
Sern previstos por los autorizados, todos los elementos necesarios para la
actividad que pretendan desarrollar, con excepcin del mobiliario y equipos que
habitualmente se encuentran en cada uno de los espacios permitidos, segn el
inventario que realice la Sub - Direccin de Gestin Humana y que estar a
disposicin de los interesados.
Conformidad:
La Sub - Direccin de Gestin Humana extender al finalizar cada actividad
autorizada, un certificado de conformidad con el estado en que se devuelven las
instalaciones y espacios, de lo que quedar copia firmada por el autorizado en
poder de dicha Sub - Direccin. En caso de existir deterioros o faltantes, se dejar
debida constancia, a fin de que se establezca el debido resarcimiento por parte del
autorizado.
11. CORTESIA EN EL TRATO PERSONAL
Objetivo
Ofrecer a los compaeros, clientes internos, usuarios y visitantes un trato y un
servicio eficiente y oportuno, con la dedicacin, calidad y respeto que ellos y ellas
se merecen.
Posicionar un protocolo de servicio personalizado en CORVEICA, para que el
servicio en cualquiera de las dependencias sea siempre similar.
Qu hacer?
Los modales hablan por cada uno; stos brindan una imagen positiva o negativa,
tanto del individuo como de la Institucin. Se debe tener en cuenta que como
funcionarios somos la representacin del mismo.

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Desde el primer contacto con otra persona hasta que se despide, se debe hacer
sentir al otro bien tratado y atendido mientras trabajamos o nos visita; para lograr
este propsito los funcionarios seguirn el siguiente protocolo:
Hacer contacto visual con el otro, desde el momento en que se les acerque.
Saludar de manera sincera, amable y sin esperar a que sea el otro quin salude
primero, demostrando entusiasmo y cordialidad.
Utilizar siempre las palabras mgicas: Buenos das o tardes, Por favor, Con su
permiso y Gracias
Evitar los chismes o comentarios sin fundamento. Prohibidos los Rumores.
Cuando se recibe un visitante, debe ir un funcionario a recepcin para orientar

su ingreso y ser anfitrin a su llegada. De igual manera cuando ese visitante
abandona la Institucin, debe salir acompaado de su anfitrin.
Los reclamos y llamadas de atencin deben ser en privado y con respeto.
Respetar el conducto regular.
Las conversaciones en trminos respetuosos y sin palabras soeces.
Usarn el sentido comn para resolver los inconvenientes que se presenten.

Recepcionista:
La primera persona que recibe a los funcionarios y visitantes cuando se acercan a
CORVEICA, es la recepcionista:
Si es del caso, abrir la puerta cuando el funcionario se aproxima, siempre y

cuando sea conocido, proceder al saludo protocolario y hacer contacto visual.
Para visitantes hacer contacto visual, hacer el saludo protocolario y escuchar

su solicitud. Contactar a la persona requerida, registrar su entrada si es
admitido y permitir su ingreso, anunciando al anfitrin.
12. GUIA PARA LA PRESTACIN DEL SERVICIO TELEFONICO

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Objetivo
Brindar un contacto telefnico oportuno, clido y amable.
Qu hacer?
En recepcin se atender el telfono de manera rpida, amable.
Recuerde que su actitud tambin puede ser percibida a travs del telfono.
Cmo hacerlo?
Contestar el telfono antes del tercer timbre, con el saludo protocolario:
Buenos das (tardes) CORVEICA.
Si debe hacer que el interlocutor espere:

Explquele porqu debe pedirle que espere y dele un clculo
aproximado del tiempo que tendr que esperar.
Pdale permiso antes de hacerlo(a) esperar.
Espere a que el interlocutor le conteste.
Al volver a tomar la llamada diga: "Gracias por esperar".
Nota: Si la espera es de 1 a 3 minutos, d la opcin al interlocutor de esperar en la

lnea o devolverle usted la llamada posteriormente; si la espera es de ms de 3
minutos, es mejor que le pida al interlocutor su nmero telefnico y le diga que lo
llamar.
Nota: Cuando el interlocutor haya aceptado esperar un tiempo largo en la lnea,
retome la llamada cada cierto tiempo prudencial y explquele cmo va su gestin.
Si se ve en la necesidad de transferir la llamada:

o Explquele porqu debe transferir la llamada.
o Pregunte si tiene o no inconveniente en que lo haga.
o Dgale a la persona a quien le transfiere la llamada el nombre de
quien llama y el asunto.
Nota: Asegrese de no colgar hasta que alguien conteste la llamada transferida.
Termine la llamada adecuadamente:

20

o Retroalimente con lo que se va a hacer, si queda alguna tarea

pendiente.
o Pregunte: "Hay algo ms en que le pueda ayudar?"
o Agradezca el habernos dado la oportunidad de servirle.
o Permita al interlocutor colgar primero.
o Deje por escrito las tareas pendientes.
o Haga seguimiento hasta que se d respuesta al ciudadano(a)
Otras recomendaciones generales
Si las llamadas entrantes son personales para algn funcionario, deben
recordar que no pueden dejar su puesto de trabajo por ms de cinco
minutos y no debern tomar la llamada hasta haber terminado de atender
satisfactoriamente al interlocutor que se est atendiendo en ese momento.
Las llamadas particulares y de celular se realizarn en los horarios de
descanso establecidos.
Sonrer al hablar por telfono transmite amabilidad.
13. CONCLUSIONES
El carcter normativo reglamentario, prescriben conductas de lo que debe hacerse
o no, es decir, lo que est prohibido, raras veces de lo permitido. En ellos se
establecen normas de tipo procedimental, administrativo y funcional.
Su diseo, socializacin y aplicacin son de dominio de los funcionarios de
CORVEICA, quienes proponen y asumen su cumplimiento, dado por las sentidas
necesidades individuales y grupales.
Al estar dirigidos a reglar la conducta, comportamientos, deberes y derechos de
los funcionarios de CORVEICA, evitan la existencia de conflictos ms significativos
en la vida laboral con repercusin social.

21

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Misin: Contribuir al mejoramiento de la calidad de vida de los asociados y su

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produccin y ventas, productos publicitarios y de promocin y de todos aquellos

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6.2. De libre administracin: CORVEICA tiene el pleno derecho de administrar sus

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- Prestar vehculos, materiales y equipos de su propiedad para la realizacin de

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8.2. Presentacin personal femenina

La chaqueta o saco debe portarse en todo momento.

El cabello debe lucir bien arreglado.

Para recoger el cabello se deben utilizar elementos como moos, hebillas o

El maquillaje debe ser natural, reflejando una imagen sobria y agradable.

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Las funcionarias no se deben maquillar en el puesto de trabajo, ni hacer

Las uas deben estar siempre bien arregladas.

Los accesorios que se vayan a utilizar con el uniforme (collares, pulseras,

Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos

8.3. Presentacin personal masculina

La chaqueta o saco debe portarse en todo momento.

La camisa debe usarse completamente abotonada y muy bien planchada.

La corbata para personal directivo y de atencin al pblico debe estar

Siempre debe usarse correa.

Los zapatos siempre sern de cuero y estarn muy bien lustrados.

Con el uniforme siempre se deben usar medias oscuras.

El carnet de identificacin se utilizar al lado izquierdo de la chaqueta y

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El cabello debe usarse corto o recogido.

Deben mantener las uas limpias y bien arregladas.

Si se est uniformado, no debe usar durante las horas de trabajo elementos

9. PRESENTACIN DE LOS PUESTOS DE TRABAJO

Mantenerlo en perfecto orden y aseo.

Las carteras y dems elementos personales deben ser guardados fuera de

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No se deben tener elementos distractores tales como radios, revistas, fotos,

No se consumirn comidas en los puestos de trabajo.

La papelera e insumos deben estar guardados en las gavetas del escritorio

Los documentos deben ser archivados lo antes posible, cuando se trate de

La papelera de basura no debe estar desbordada y preferiblemente deber

10. PRESENTACIN DE LOS ESPACIOS INSTITUCIONALES

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Cada espacio institucional debe ser mantenido, adecuado, administrado, cuidado,

El horario del servicio de parqueadero ser de veinticuatro (24) horas

Prohibiciones para los usuarios:

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Se prohbe el parqueo de vehculos y motos en zonas o reas que no hayan sido

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