AO DE LA DIVERSIFICACION PRODUCTIVA Y DEL

FORTALECIMIENTO EN LA EDUCACION

UNIVERSIDAD NACIONAL

TEMA:

ORGANIZACIN DEL
DEPARTAMENTO DE
ALMACEN
AUTOR:
DIAZ ACASIETE HAYLIN YALITH

ICA- PERU
2015

DEDICATORIA
Dedico este trabajo monogrfico a mis
padres, hermana, profesora, amigos y

en especial a Dios y mi madre que son

la luz y mi gua de mi camino.

ORGANIZACIN ADMINISTRATIVA DE ALMACEN

La organizacin administrativa del almacn es la distribucin de los servicios
relacionados con las entradas y salidas de mercaderas.
Los servicios de almacn pueden clasificarse en: recepcin, depsito o
almacenamiento y ventas o salidas.
Servicio de recepcin.- realiza la siguiente labor:

Recoger mercancas de los muelles y estaciones

Correr con los gastos de recepcin
Desembolsar gneros y confrontar las cantidades calidades, con los que se
detalle en las facturas de los proveedores, as como de las rdenes de

compra y solicitud de compra.

Tomar nota de las faltas de contengan, dar cuenta la Direccin y devolver

los pedidos no aceptados.

Aplicar a cada artculo las contraseas necesarias, ponindoles etiqueta

cuando se factible, y marcar en ellas la cantidad y precio de costo.

Entregar al depsito de almacn de este modo preparado.

Servicio de depsito o almacenamiento.- comprende la siguiente labor:

Hacerse cargo de las mercancas que el servicio de recepcin le entrega.

La instalacin de las mercancas en el almacn.
Numerar los artculos, relacionarlos con las instalaciones y anotar los

numero de etiquetas.
La custodia y conservacin de las mercancas.
Hacer los recuentos y confrontacin con los libros o fichas de existencias.
Tener cuidado de cuando las diversas especies de mercancas llegan al
mnimo de existencias que deben tenerse, y proponer los pedidos

necesarios.
La entrega de las mercancas al servicio de ventas o salidas.

Servicio de salidas o ventas.- Comprende:

Pedir al depsito del almacn los objetos que se destinan a la venta

corriente y hacerse cargo de los que este le entrega.

Servir los pedidos a los clientes, envolvindolos, embalndolos y

acondicionndolos segn convenga.

Extender los documentos de expedicin de mercancas, como guas de

remisin, vales o requisicin de materiales.

Hacerse cargo de los gastos de remesa y entrega.

Los servicios que se ha tratado, se encomienda a tantos dependientes como exija

la importancia de las operaciones en las grandes empresas, y en el caso de los
pequeos negocios a un solo dependiente.

ORGANIZACIN CONTABLE DEL ALMACEN:

La organizacin contable del departamento de almacn debe amoldarse desde
luego a la organizacin administrativa que se haya establecido. No obstante, la
contabilidad del almacn deber ser autnoma y por consiguiente se llevara con
independencia de la contabilidad oficial que est a cargo del departamento
contable, pero siempre bajo la vigilancia del jefe de contabilidad, con el fin de que
lleve con toda regularidad y en condiciones de ofrecer cuantos datos interesa.
Para desarrollar la contabilidad del almacn se empleara un libro auxiliar para
cada uno de los servicios que abarque la seccin de almacenes. Por otro lado
cabe mencionar que la organizacin administrativa del almacn es la distribucin
de los servicios relacionados con la entrada y salida del almacn de toda clase de
mercancas. Los servicios del almacn puede clasificarse como sigue:
1. Recepcin
2. Almacenaje o almacenamiento
3. Suministro

LIBROS.-

Los libros generalmente usados en el almacn se clasifican como sigue:

a) De Movimiento
1. De libro de entradas y salidas de almacn.
2. De existencias de almacn o mayor auxiliar de almacn.
b) De registro:
1. De pedido y de ordenes
2. Registro de facturas
Cabe indicar que los libros auxiliares pueden ser sustituidos por fichas.
Las fichas son tarjetas de cartulinas de colores diferentes, y de rayado anlogo al
de los libros auxiliares encuadernados.
LIBROS DE ENTRADAS Y SALIDAS DEL ALMACEN
Este libro se usa cuando el movimiento de entrada y salida de gneros es
frecuente y a cierta importancia.
Si se lleva debidamente el libro de existencias de almacn que estudiaremos a
continuacin, o las fichas que la sustituyen, prcticamente el de entradas y de
salidas del almacn es innecesario.
LIBRO DE EXISTENCISA DE ALMACEN (MAYOR AUXILIAR DE ALMACEN)
Como su nombre indica, tiene por finalidad poder conocer en todo momento las
cantidades de gneros de clase, que se tienen en existencia.
Frecuentemente se sustituye este libro por fichas (tarjetas), que se le denominan
mayor Auxiliar de Almacn.
LIBRO DE PEDIDO Y DE RDENES
Como su nombre indica, estos libros estn destinados respectivamente a llear
nota de los antecedentes de la demanda de generos que se hacen a los
proveedores o que los clientes nos hagan y evitar que puedan ser repetido por
olvido o confusin.
Dos son los libros generalmente empleados a saber: el de pedidos que se hacen
a los proveedores (compras) y el de las ordenes que pasen los clientes (ventas).

LIBRO DE REGISTRO DE FACTURAS

Para evitar posibles extravos, las facturas deben ser copiadas en un libro
encuadernado.
DATOS A SUMINISTRAR AL DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD.
Los diferentes servicios del almacena debern rendir al departamento de
contabilidad, adems de los datos necesarios para la redaccin de los asientos, lo
que dicha seccin precise para la formulacin de la estadstica.
La seccin de almacena peridicamente dar nota de las existencias para la
formulacin de los inventarios que hayan de formalizarse y para facilitar el control
del departamento.
ORGANIZACIN DEL ALMACEN
Se puede manifestar que cada entidad es un problema diferente que requiere su
propia solucin. No es posible que se pretenda establecer un paro o molde de
organizacin de almacn y quererlo aplicar a todos ellos, cualquiera que sea la
entidad a la que sirva.
Toda organizacin requiere cumplir con tres requisitos fundamentales a saber:

Planeamiento, plan de accin, o planificacin

Organigrama o Estructuracin
Manual de organizacin.

a) PLANEAMIENTO
Esta fase requiere primeramente:
1. IDENTIFICAR A LA EMPRESA:
Segn el tipo de actividad de la empresa se requiere diferentes tipos
de almacenes: en la industria, almacenes de insumos, almacenes de
productos terminados.
2. DETERMINAR LA ZONA GEOGRAFICA Y/O UBICACIN DEL
ALMACEN:
Considerando un alcance nacional, el movimiento de mercancas, la
manipulacin que requieren, los costos operativos que demanden,
inciden sobre la ubicacin de la zona o rea de almacenaje.

3. ESTABLECER CONDICIONES MNIMAS DEL LOCAL.

El acondicionamiento y la expresin de los almacenes depende de
las caractersticas de los artculos que se van almacenar. Ejemplo:
Materiales de gran volumen y/o mucho peso, se almacenan
generalmente en sentido horizontal en el suelo, or lo que el
almacena abarcara grandes extensiones de terreno.
4. CONOCER LAS CONDICIONES FISICAS Y QUIMICAS DEL
MATERIAL.
Es necesario conocer las cualidades de las mercancas tales como:
Peso y densidad
Se tiene en cuenta para el medio de transporte, para escoger

el almacn.
Volumen
Para determinar el espacio que ocupara la mercanca
Estado
Saber si se traga de materiales slidos, lquidos o gaseosos,

para tener en cuenta en su almacenaje.

Su grado de conservacin y estabilidad
La eventualidad el proceso de maduracin: la necesidad de

tcnicas de conservacin especializadas.

Su duracin mxima de almacenaje
Para los materiales que tienen un tiempo lmite de
conservacin.

b) ORGANIGRAMA O ESTRUCTURACION.A continuacin se presenta un organigrama funcional del almacn, en la

que se da prioridad a las reas de almacenamiento y para cada una de
ellas se le asignara los cargos bsicos de recepcin, despacho y kardex.
(x)
Organigrama en la que se muestra los cargos bsicos de recepcin,
despacho y kardex que cumple una funcin comn dentro de un almacn
en que existen diversas reas de almacenamiento como por ejemplo:
almacenes clasificados por reas de productos terminados y los insumos.
c) MANUAL DE FUNCIONES
Toda empresa bien organizada posee un manual de funciones para el
personal que labora en ella; para tal efecto existen dos tipos de manuales:

Manuales generales.- De aplicacin universal o muy general

Manuales de procedimientos.- Aplicables a un departamento, una

divisin o una seccin.

EMPLAZAMIENTO DEL MOBILIARIO DE ALMACN

Cuando la ndole de los artculos obliga a guardarlos bajo techo y con adecuada
clasificacin, impone el uso de estantera, bandeja, etc., es importante planear
adecuadamente su distribucin para lograr:

Economa de espacio

Rpida identificacin de los artculos

Acceso fcil entre cada grupo o seccin de estantera.

PERSONAL DE ALMACN
El almacn requiere de personal idneo para los trabajos que en l se realizan y
que es necesario efectuar un anlisis de las tareas que. all se desempean para
elegir posteriormente el personal que debe llevarlos a cabo, de manera de formar
equipos homogneos, conocedores de la labor a desempear y de los cuales se
pueden obtener rendimientos satisfactorios.

FORMULARIOS Y REGISTROS
La contabilizacin de las operaciones del almacn se sujeta a diversos trmites
que hacen necesario la utilizacin de varias formas que a continuacin se
explican:
a) Solicitud de compras
b) Pedido
c) Recepcin
d) Almacenamiento
e) Valorizacin de las entradas del almacn

f) Suministros
g) Valorizacin de las salidas del almacn
a) Solicitud de Compras.- El almacn frmula la solicitud de Compras al
Departamento de Compras, indicando con precisin los materiales que se
necesitan en cantidad, calidad y plazo. Esa solicitud deber hacerse con
aprobacin del jefe de produccin o ventas segn sea el caso. La solicitud
deber hacerse en original y do3 copias: original para el Departamento de
Compras; duplicado para el Departamento de Contabilidad y el triplicado
quedar en poder del almacenero.
b) Pedido.- Al recibir el Departamento de Compras la solicitud de compras
proceder desde luego a formular el pedido correspondiente, prestando
mayor atencin a las solicitudes que vengan con el carcter de urgente.
El pedido se har al mejor proveedor para los intereses de la compaa,
dicho pedido debe hacerse en original y tres copias: original para el
proveedor; duplicado para el y almacn; triplicado para contabilidad y el
cuadriplicado que queda en el Departamento de Compras.
En algunos casos las empresas para realizar el pedido al proveedor
formular la orden de compra.
c) Recepcin.- Esta funcin corresponde al almacn quien deber chequear
los materiales que entrega el proveedor, confrontado la nota de remisin
del proveedor contra la copia del pedido y solicitud as compara, a efecto
de que la remesa se ajusta a lo solicitado.
De encontrarse a satisfaccin la remesa del proveedor, el almacenero
pondr un sello en el original de la remisin, en la que consta la cantidad y
calidad correcta, la fecha de recepcin y firma.
Devolucin a Proveedores.- Forma de operarse segn la poca en
que se haga la devolucin:
a. Devoluciones

Inmediatas.-

Al

recibirse

los

materiales

el

almacenero rechaza aquellas que no renen las condiciones

requeridas. En este caso har la anotacin en el original y copias

de la remisin del proveedor haciendo que firme el representante

de sta con el "RECIB LA DEVOLUCION". Con el resto de los
materiales

recibidos

se

seguirn

los

trmites

registros

establecidos.
b. Devoluciones Posteriores.- Cuando despus de haber dado
como buena la entrada de materiales, por diversas circunstancias y
previa comunicacin con el proveedor, se acuerda la devolucin
total o parcial de las mismas. En estos casos es conveniente
formular una "NOTA DE DEVOLUCION" por lo menos en original y
tres copias: original para el proveedor; duplicado para el dpto de
compras; triplicado para contabilidad y el cuadriplicado quedar en
el propio almacn. p q q En el departamento de contabilidad, con el
aviso de devolucin recibido del almacn, se proceder a
valorizarlo, corrindose el siguiente asiento:
------------------x------------------42 Ctas por Pagar Comer-Terceros
421Fact. y Boletas por pagar
60 a Compras
601 Mercaderas
40 a Tributos y Aportes al Sist Pens
y Salud por Pagar
4011 I.G.V
Por la devolucin
------------------x------------------60 Variaciones de Existencias
611 Mercaderas
20 a Mercaderas
201 Mercaderas Manufact.

Por el destino
------------------x------------------Conviene hacer notar que en las notas de devolucin formuladas por el
almacn normalmente, no llevan precios ni valores, datos que
corresponde manejar al departamento de contabilidad.
d) Almacenamiento.- Una vez recibidos los materiales a satisfaccin, el
almacenero proceder a su guarda de acuerdo al tipo de materiales del
producto recibido.

El control de existencia se puede llevar en el propio almacn por medio de tarjetas

manejadas por unidades y en determinados casos no siempre aconsejables,
podran manejarse los auxiliares en el propio almacn por unidades y valores. El
departamento

contable

manejar

un

auxiliar

en

unidades

valores,

establecindose un sistema de constante confrontacin entre el auxiliar que lleva

el ajmacn, el auxiliar que lleva contabilidad y las existencias fsicas, con el cual
es fcil encontrar y corregir errores oportunamente.
Valorizacin de las Entradas del almacn.Comprende la valorizacin de entradas de almacn al Departamento de
Contabilidad, que es donde se lleva el auxiliar de almacn a base de unidades y
valores.
El Departamento de Contabilidad para poder dar ingreso a los materiales en su
mayor auxiliar debe recibir, un Resumen de Entradas de Almacn de Materiales,
emitidos por el Almacenero el cual debe entregarlo diariamente. Dicho resumen
debe constar de un original y una copia: un original para el Departamento de
Contabilidad anexado al mismo tiempo la copia de las guas de remisin de
proveedores correspondientes y el duplicado para el almacn.
El departamento de contabilidad tomando como base el mencionado resumen
deber realizar el siguiente asiento:

------------------x-------------------

i j\j

60 Compras
601 Mercaderias Manufact.
40 Tributos y Aportes al Sist. Pens
y salud por pagar
4011 I.G.V
42 a Ctas por Pagar Comerc Terceros
421 Fact. Y Bolet por Pagar.
Por la compra
------------------x------------------20 Mercaderas
201 Mercad. Manufact.
61 a Variac. De Existencias
611 Mercaderias
Por el ingreso al almacn.
------------------x------------------Suministro.- Este se efectuara contra requisicin de materiales y guas de
remisin; esto quiere decir que no deber haber salidas de almacn, que no est
debidamente amparados. El vale o requisicin de materiales lo emitir el
departamento que solicita materiales al almacn. La gua de remisin la emitir el
Departamento de Almacn dirigida al cliente que haya efectuado del pedido
correspondiente.
La requisicin se formular en triplicado: el original para contabilidad; el duplicado
para el almacn; y el triplicado para el departamento que hizo la requisicin.
El Departamento de Contabilidad, una vez recibida la copia de la requisicin
efectuar el siguiente asiento:
------------------x------------------61 Variac. de Existencias
612 Materias Primas

i j\j

24

a Materias Primas
241 Materias Primas para Product.

Por la requisicin de materiales

------------------x------------------91

Costo por Distribuir

911 Materia Prima

79

a Carg.Imp.Ctas Costos y Gastos

791 Carg. Imp. Ctas costos y gast.

Por el destino
------------------x------------------La gua de remisin se formular en cuadriplicado: el original para el cliente; el
duplicado para contabilidad; el triplicado para ventas y el cuadriplicado para el
propio almacn.
El Departamento de Contabilidad, una vez recibido la copia de la gua de remisin
V la copia de la factura de venta, proceder a efectuar el siguiente asiento:
------------------x------------------12

Ctas. Por Cobrar Comerc. Terceros

121 Fact. Y Boleta por Cobrar

40

a Tributos y Aportes al Sist. Fens

Y Salud por Pagar
4011 I.G.V.

70

a Ventas
701 Mercaderas

Por las ventas

------------------x-------------------

i j\j

60

Costo de Ventas
691 Mercaderas

20

a Mercaderas

20

a Mercaderas
201 Mercaderas Manufact.

Por el costo
------------------x------------------Devolucin de Materiales del Almacn.- Guando los departamentos productivos o
de servicios hagan devoluciones de materiales por sobrantes o cualquier otro
motivo pero siempre y cuando el material devuelto conservar las mismas
condiciones en que fue suministrado y, esta devolucin sea hecha en fecha
posterior a la fecha de requisicin, es necesario que se formule una "NOTA DE
DEVOLUCIN" numerada, por lo menos en triplicado: el original para
contabilidad; el duplicado para el almacn y el triplicado para el departamento que
hizo la devolucin.
El Departamento de Contabilidad, una vez recibido la copia de este documento
proceder a valorizarlo y a efectuar el siguiente asiento:
------------------x------------------24 Materias Primas
241 Mat.Primas para Prod. Manufact.
25

Mat. Aux.Suminist y Repuestos

251 Mat. Auxiliares

62

a Variaciones de Existencias
612 Mat. Primas

613

Mat. Aux. Suminist y repuestos

i j\j

Por el ingreso al almacn segn nota de devolucin.

------------------x------------------79

Cargas Imp.Ctas Costos y Gastos

791 Cargas Imp ctas costos y gast.

92

a Costo de Produccin

94

a Gastos de Administr.

Para revertir los costos y gastos por la devolucin realizada.

------------------x------------------Valorizacin de las Salidas del Almacn.- El original del vale o de la requisicin
y la copia de la gua de remisin llega a contabilidad sin los datos relativos a
precios y valores siendo en este departamento donde se hace la valorizacin de
acuerdo con el procedimiento establecido por la empresa que como principios de
contabilidad ser constante y uniforme.
Las variaciones en los precios de los materiales o mercancas plantearon esta
pregunta: A qu precio debe calcularse la salida de los materiales del almacn,
para ser cargados a la produccin un proceso? A qu precio debe calcularse la
salida de las mercancas del almacn para su venta? Puede contestarse
sealando los siguientes procedimientos:
Frmulas del Costo
1. - Primeras entradas, primeras salidas (PEPS)
2. - Costo Promedio (CCP)
3. - Identificacin Especfica
1. Primeras Entradas, Primeras Salidas.- El primer mtodo est basado en la
consideracin de que, al despachar el material o mercancas se hace
tomando el lote de existencias ms antiguo y hasta que se elimina ste se

i j\j

utiliza el siguiente lote comprado.

En esta forma se tiene que dar salida a cada lote por el importe en que fue
adquiriendo y en caso de que se presente una requisicin de materiales o
gua de remisin por una cantidad que cubra las existencias de diversos lotes,
este deber valuarse a los diversos precios en que fueron adquiridos, lo cual
hace el clculo laborioso.
2. Promedio Diario o Ponderado.- El tercer mtodo se basa en la
consideracin de que el nuevo lote de mercaderas adquiridas se encuentran
en iguales condiciones que los anteriores, para lo cual hay que igualar sus
costos buscando el promedio entre las asistencias anteriores y los nuevos. En
esta forma, toda existencia de material o mercancas est amparado por un
costo promediado. A las salidas se les anotar el precio promedio que les
corresponde en funcin del tiempo en que se expida el vale respectivo,
quedando una existencia con aquel precio que a su vez se promedia con Ias
nuevas compras.
3. Identificacin Especifica.- Este mtodo es de aplicacin anual y permite
identificara que compras pertenecen las existencias del inventario final,
tomando el costo de cada una de ellas para efectuar la respectiva valuacin
de dichas existencias al final del ejercicio o periodo.

SISTEMAS DE MEDICIN DE COSTOS

Este sistema para la determinacin del costo de los inventarios, podrn ser
utilizados por conveniencia siempre que el resultado de aplicarlo se aproxime al
costo, tales como inventario al detalle o por menor.
- Inventario al Detalle o por Menor.Se utiliza a menudo, en el sector comerciaba! por menor, para medicin de
inventarios, cuando hay un gran nmero de artculos que rotan velozmente, que
tienen mrgenes similares y para los cuales resulta impracticable usar otros

i j\j

mtodos de clculo de costos.

Este mtodo se utiliza mayormente para empresas que poseen departamentos o
son detallistas.
A efectos de determinar la valuacin del inventario se establece una razn del
costo al precio de venta.
Concepto de Inventario.El inventario es un documento interno de la empresa y la manifestacin exterior
del mismo es el balance. En consecuencia, el inventario es anlisis y el balance la
sntesis. Desde el punto de vista del almacn, que es la base de nuestro estudio,
la palabra inventario tiene un sentido ms limitado al referirse solo a las cosas u
objetos que posee la empresa, con nimo de vender o utilizar en la produccin.
En consecuencia llamamos inventario a las mercaderas en existencias,
representativas del importe que se mostrar en el balance general y en los libros
de contabilidad; si se trata de una empresa industrial, el inventario debe incluir las
materias primas, los productos en proceso, los productos elaborados y en
disposicin a ser vendidos y los materiales y suministros que directa o
indirectamente ayudan a la fabricacin de los artculos principales que elabora la
fbrica.
Segn el plan contable general, inventario es la relacin detallada de los
componentes del activo, pasivo y patrimonio de una empresa a una fecha
determinada.
Clases de Inventario:
Se puede considerar:
-

Inventario peridico

Inventario estimado

Inventario permanente o perpetuo

Inventario Peridico.En los inventarios peridicos, se determina las existencias por medio de un

i j\j

conteo completo (existencia fsica) en una fecha determinada.

La frecuencia o intervalos de los inventarios peridicos durante el ao, depender
de la naturaleza de los materiales que se almacenan, teniendo en cuenta que la
buena administracin nos seala hacer dos inventarios completos (recuento
fsico) como mnimo en el ejercicio econmico, determinndose el valor de las
existencias a las fechas correspondientes. El Costo de la Mercaderas Vendidas
se obtendra de la siguiente ecuacin:
Costo de Venta = Inventario Inicial +Compras -Inventario Final
Tributariamente solo pueden aplicar este mtodo los contribuyentes generadores
de renta de 3ra categora, cuyos ingresos brutos anuales en el ejercicio
precedente hayan sido inferiores a quinientos (500) UIT del ejercicio en curso.

Inventario Estimado.En ocasiones se desea hacer la estimacin de algn inventario, quizs se desea
preparar los Estados Financieros sin tener que practicar un inventario fsico, o
bien, estimar el costo de un inventario que ha sido destruido por el fuego o por la
ocurrencia de un caso fortuito; para tales fines, con frecuencia se emplea el
mtodo de la utilidad bruta.
De acuerdo a las caractersticas de la empresa encontramos cinco tipos
de inventarios.
Inventario de Mercancas:
Lo constituyen todos aquellos bienes que le pertenecen a la empresa bien
sea comercial o mercantil, los cuales los compran para luego venderlos sin
ser modificados. En esta Cuenta se mostrarn todas las mercancas
disponibles para la Venta. Las que tengan otras caractersticas y estn
sujetas a condiciones particulares se deben mostrar en cuentas separadas,
tales como las mercancas en camino (las que han sido compradas y no
recibidas an), las mercancas dadas en consignacin o las mercancas
pignoradas (aquellas que son propiedad de la empresa pero que han sido
dadas a terceros en garanta de valor que ya ha sido recibido en efectivo u
otros bienes).
Inventario de Productos Terminados:
Son todos aquellos bienes adquiridos por las empresas manufactureras o
industriales, los cuales son transformados para ser vendidos como
productos elaborados.
Inventario de Productos en Proceso de Fabricacin:
Lo

integran

todos

aquellos

bienes

adquiridos

por

las

empresas

manufactureras o industriales, los cuales se encuentran en proceso

de manufactura. Su cuantificacin se hace por la cantidad de materiales,
mano de obra y gastos de fabricacin, aplicables a la fecha de cierre.

Inventario de Materias Primas:

Lo conforman todos los materiales con los que se elaboran los productos,
pero que todava no han recibido procesamiento.
Inventario de Suministros de Fbrica:
Son los materiales con los que se elaboran los productos, pero que no
pueden ser cuantificados de una manera exacta (Pintura, lija, clavos,
lubricantes, etc.).

PROCESO DE ALMACENAMIENTO.El almacenamiento es un proceso tcnico del abastecimiento, las actividades

concernientes a este proceso estn referidas a la ubicacin temporal de bienes en
un espacio fsico determinado con fines de custodia como va para trasladarlos
fsicamente (temporal o definitivo) a quienes los necesitan. Consta de las fases
siguientes: recepcin, verificacin y control de calidad, internamiento, registro y
control y custodia.
INVENTARIO FISICO DE ALMACEN
Es una forma de verificacin fsica que consiste en constatar la existencia o
presencia real o de los bienes almacenados, aprecias su estado de conservacin
o deterior y condiciones de seguridad.
1) Tipos de inventario
a. Inventario masivo. Incluye a todos los bienes almacenados.
Forma parte del inventario fsico general que comprende la
verificacin fsica de bienes en su y de almacn. Se efecta
cerrando las operaciones del almaceno r uno o varios Ias como
mnimo una vez por ao, requiere de un apropiado programa y
sirve de sustento de los estados financieros de la entidad.
b. Inventario selectivo: comprende a un grupo de bienes
previamente seleccionados. Se realiza peridicamente o cada
vez que sea necesario comprobar que los registros de stock se

mantienen al da completos y exactos; y verificar que las

existencias fsicas concuerden con los registros de las Tarjetas
de Control Visible de Almacn y las Tarjetas de Existencias
Valoradas

correspondientes.

Se

realiza

sin

paralizar

las

actividades de almacn, solo se efecta el bloqueo temporal de

la documentacin y el despacho del grupo de bienes objeto de
inventario por el plazo que se estime dure el mismo.
c. Formas de efectuar el inventario:
i. Al Barrer: El equipo de verificadores procede a efectuar el
inventario empezando por un punto determinado del
almacn. Continuando el control de todos los bienes
almacenados, sin excepcin alguna. Esta modalidad se
utilizara para efectuar el inventario masivo de almacn.
ii. Por Seleccin: consiste en constatar la veracidad de las
existencias del grupo de bienes sobre los cuales se tiene
inters sin importar su ubicacin. Esta forma se utiliza
para realizar inventarios de tipo selectivo.
SOBRANTES DE INVENTARIO Si en el proceso de verificacin se establece
bienes sobrantes se proceder en la forma siguiente:

Documentos
Fuentes no registradas en la Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn.
Bienes entregados en menor cantidad a la autorizada en el respectivo

Pedido Comprobante de Salida.

Entrega de un bien similar en lugar del que figura como sobrante.

FALTANTES DE ALMACEN:

Faltante por Robo o Sustraccin Organizara un expediente de las

investigaciones

realizadas

acompaadas

de

la

denuncia

policial

correspondiente.

Faltante por merma Tratndose de bienes slidos o lquidos que por su

naturaleza se volatilizan, ser aceptada siempre y cuando ste dentro de la

tolerancia establecida en la Norma tcnica respectiva. Cuando la merma

ocurra por la accin de animales depredadores, la Comisin de Verificacin
evaluar e informara sobre si la merma se debe estrictamente a ese caso.

Faltante por negligencia. El jefe de almacn y el servidor o los servidores

a cargo de la custodia son responsables tanto pecuniaria como
administrativamente de la prdida.

BAJA DE BIENES: Se dar de baja a los bienes que como resultado del
Inventario Fsico General estn considerados para tal proceso. Son objeto de
baja:
a. Los bienes fungibles siniestrados que se encuentren en completo estado
de inutilidad.
b. La merma producida en las existencias por efecto de volatilizacin o por
accin de animales depredadores.
c. Los bienes perdidos por robo o sustraccin.
d. Bienes que por vencimiento su estado de descomposicin no son
recomendables para consumo.
REPOSICION DE STOCK: Comprende un conjunto de acciones de naturaleza
tcnico - administrativa, inherentes a la funcin de almacn que tiene por finalidad
el mantener la continuidad del abastecimiento, reemplazando las existencias
distribuidas, a fin de que se encuentren disponibles en cualquier momento y
asegurarse as que lleguen a los usuarios.
CLASES DE STOCKS:
Stock Normal.- Est constituido por artculos nuevos de cierto uso constante,
cuyo aprovisionamiento se efecta en forma cclica.
Stock de Seguridad.- Comprende aquellos artculos de consumo espordico o
raro, pero por su trascendencia es preciso tenerlos para cubrir posibles
eventualidades.
Stock Sobrante.- Consiste en artculos nuevos que han cado en desuso, pero
que pueden utilizarse para un fin distinto al original. Son materiales a extinguirse,

pero no es conveniente en algunos casos deshacerse de ellos, dado que pueden

tener algn uso.
Stock de Recuperacin.- Compuesto por material usado y todava utilizable, por
lo que no es conveniente su eliminacin inmediata

REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Consiste en un sistema de registros y reportes en los que se consignan datos
sobre ingresos y salidas de bienes del local de almacn y cantidades disponibles
para distribuir.
Segn las posibilidades de cada entidad, los registros y reportes se elaboran en
forma manual o mediante procesos automticos de datos en el primer caso se
empleara tarjetas y formularios, y en el segundo se utilizara el diseo de los
mismos.
El registro y control de existencia se realiza en los documentos siguientes:

Tarjeta de Control visible de almacn

Tarjeta de existencias valoradas de almacn
Resumen del movimiento de almacn

Los documentos fuentes para efectuar los registros son:

Orden de compra-Gua de internamiento.

Nota de Entrada a Almacn.
Pedido comprobante de salida.

TARJETA DE CONTROL VISIBLE DE ALMACEN

a) Finalidad: controlar en unidades fsicas, el movimiento y saldo de cada
bien almacenado. Es de uso exclusivo del almacenero y permanece junto
al grupo de bienes en ella registrado.
b) Descripcin: el formulario a emplear, consta de la especificaciones
siguientes:
1) Encabezamiento:

i. Nombre del formulario: Control Visible de almacn.

ii. Nmero de tarjeta: se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas en el registro de un mismo tipo de bien.
iii. Artculo: denominacin y caractersticas del bien almacenado
(una tarjeta por cada tipo de bien)
iv. Cdigo: segn Catalogo Nacional de bienes.
v. Unidad de medida: trmino usado para contar, medir o pesar
los bienes almacenados.
2) Cuerpo:
i. Columna 1- fecha: la correspondiente al da; mes y ao del
movimiento.
ii. Columna 2 comprobante: Denominacin y nmero del
documento fuente que da origen al movimiento.
iii. Columna 3 Movimientos: (unidades fsicas), dividida en
tres (3) subcolumnas.
1. Entrada: cantidad de bienes ingresados.
2. Salida: cantidad de bienes egresados
3. Saldo: diferencia de las subcolumas.

TARJETAS DE EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACN

a) Finalidad: suministrar informacin sobre el movimiento de entradas y
salidas de bienes en almacn, as como determinar existencias en
cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas. El registro en este
documento debe ser permanente y estar a cargo del rgano de
abastecimiento en un rea distinta a la de almacn.
b) Descripcin:
1. Encabezamiento:
i. Nombre del formulatorio: existencias valoradas de almacn.
ii. Tarjeta N: se enumera correlativamente las tarjetas
empleadas.
2. Cuerpo:
i. Columna 1:
Fecha: la que corresponde al da, mes y ao del movimiento
de cada uno de los bienes.
ii. Columna 2:
Comprobante: dividida en dos subcolumnas
Clase de documentos que ampre el movimiento de
bienes en almacn.

N: el correspondiente al documento de entrada o

salida.
iii. Columna 3
Cantidades: Dividida en tres (3) sub columnas.
Entrada: cantidad de bienes ingresados.
Salida: cantidad de bienes egresados.
Saldo: diferencia de las subcolumnas, entrada y
salidas.
iv. Columna 4: Precio unitario: Valor de cada artculo Ingresado
o egresado.
v. Columna 5: costo Promedio: Esta columna se utilizara al
aplicarse el Mtodo de Valuacin (Costo Promedio).
vi. Columna 6: Importes:
Dividida en tres subcolumnas
Entrada: valor en moneda nacional de los bienes

ingresados.
Salida: valor en moneda nacional de los bienes

egresados.
Saldo: diferencia de las subcolumnas, entrada y
salidas.

RESUMEN INTERNO DEL MOVIMIENTO DE ALMACEN

a) Finalidad: Resumir el resultado de las operaciones de entradas y salidas
de bienes del almacn. Este documento ser elaborado mensualmente y
servir para conciliar los saldos con los que contenga las notas de
contabilidad tanto de entradas y bienes como de las salidas de bienes
elaborado por la Oficina de Contabilidad.
b) Descripcin: Parte del Movimiento de Almacn, que consta de las
especificaciones siguientes:
a. Encabezamiento:
i. Nombre del organismo: El que corresponda a la entidad la
que pertenece la dependencia que est llenando el formato.
ii. Nombre del formulario: Resumen del Movimiento de
Almacn.
iii. Numero: El asignado al formulario en forma correlativa.
iv. Da, Mes y ao: Fecha que corresponde al periodo a que se
refieren las operaciones.

b. Cuerpo:
i. Columna 1:
Grupos Genricos del Catalogo Nacional de Bienes, dividida
en dos (2) subcolumnas:
Cdigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional de
Bienes
Denominacin: La que corresponde al cdigo asignado.
ii. Columna 2: Saldo anterior. Considerar los datos de la
columna.
Saldos del Da indicados en el parte anterior.
iii. Columna 3: Movimientos. Registra las entradas y salidas por
cada Grupo Genrico de Bienes, dividida en dos sub
columnas.
Entrada: Indica el importe en moneda nacional de los

ingresos de bienes en el grupo respectivo.

Salida: Indica el importe en moneda nacional de las

salidas de bienes en el grupo respectivo.

iv. Columna 4: Saldo del Da. Resulta de agregar a la columna 2
las entradas y deducir las salidas.
Recuadro inferior izquierdo. Documentos sustentatorios: Se
consigna

la

numeracin

de

los

documentos

fuentes

considerados en la informacin, dividida en dos (2) secciones:

Seccin 1.- De entrada: se anotan los nmeros de las
rdenes de Compra y/o Nota de Entradas expedidas as
como los documentos anulados.
Seccin 2.- De Salida. Se anotan los nmeros de los Pedidos
comprobantes de Salida expedidos as como los anulados.
v. Nmero de copias y su distribucin:
Original: Archivo de almacn
Copia: Para remitir a contabilidad junto con los documentos
sustentatorios.

NOTA DE ENTRADA A ALMACEN

a) Finalidad: Sirve de documento fuente y se utiliza para informar sobre
ingresos de bienes al almacen, por conceptos distintos al de adquisicin
con Orden de Compra.
b) Descripcin: El formulario a emplear es el SA. Alm-01, que consta de las
especificaciones siguientes:

a. Encabezamiento:
1.
Nombre del organismo: El que corresponda a la
entidad a la que pertenece el documento que se est
elaborando.
2.
Nombre del formulario: Nota de Entrada a Almacn.
3.
Con destino a: Para el caso que el bien tenga un bien
especifico.
4.
Referencia: Describir la clase de documento y su
numeracin, que ha dado origen al ingreso de los bienes.
b. Recuadro Derecho:
1.
Numero: El asignado al documento en forma
correlativa.
2.
Da, Mes y ao: Indicar la fecha de formulacin del
documento..
c. Cuerpo: Dividido en dos (2) partes: superior e inferior:
Parte superior:
1.
Columna 1:
Artculos. Dividida en cuatro (4) subcolumas:
Cdigo: El que corresponde segn Catalogo Nacional.
Cantidad: Numero de bienes recibidos.
Descripcin: Nombre y caractersticas de cada tipo de bien
recibido.
Unidad de medida: Termino usado para contar, medir o
pesar los bienes recibidos.
2.
Columna 2: Valores. Dividida en dos (2) subcolumnas:
Unitario: Valor estimado o consignado en la documentacin
de la referencia.
Total: Producto de multiplicar la subcolumna, cantidad por la
subcolumna, valor unitario.
Parte inferior:
Cuentas del mayor, anotar en cada recuadro del cdigo de la cuenta
principal, divisionaria o sub divisionaria, as como los respectivos
importes en moneda nacional.
d. Nmero de copias y su distribucin:
1.
Copia: Archivo de almacn
2.
Copia: Registro y control de existencias
3.
Copia: Registro y control del patrimonio mobiliario (solo
en el caso de ingreso de bienes patrimoniales)

PEDIDO COMPROBANTE DE SALIDA:

a) Finalidad: Servir de documento fuente, en el se efecta el pedido, se
autoriza y registra la salida de bienes de almacn.
b) Descripcin: El formulario consta de las especificaciones siguientes:
a. Encabezamiento:
1.
Nombre del organismo: Nombre del Formulario:
Pedido Comprobante de salida.
b. Cuerpo:
Parte superior (izquierda):
1.
Dependencia solicitante: Indicar el nombre de la
entidad orgnica que efecta el pedido. Solicito entregar a:
Nombre del funcionario o servidor que recibir los bienes
solicitaos. En ningn caso suscribir el recibo conforme
otra persona distinta a la sealada en el presente rubro.
2.
Con Destino a: Consignar el lugar u oficina donde van
a ser utilizados los bienes.
Parte superior (derecha):
1. Lugar y fecha: Localidad de la dependencia y fecha de
formulacin del documento. Numero: Es el numero
correlativo correspondiente a cada Pedido Comprobante de
Salida. Cdigo de la Dependencia: Asignado a cada unidad
orgnica por la Oficina de Racionalizacin de cada entidad.
Parte izquierda del cuerpo:
1. Columna 1: renglones. Aparecen impresos los nmeros de
cada uno de los renglones en forma sucesiva.
2. Columna 2: artculos solicitados. Indicar la cantidad y
caractersticas de los bienes solicitados. Se divide en tres
(3) subteristicas de los bienes solicitados. Se divide en tres
(3) subteristicas de los bienes solicitados. Se divide en tres
(3) subcolumnas.
a. Cantidad: numero de bienes solicitados
b. Unidad de medida: trmino usado para contar,
medir o pesar los bienes.
c. Descripcin: nombre o denominacin de los bienes
solicitados.
Parte derecha del cuerpo:

1. Columna 3: orden e despacho. Para indicar la cantidad

que el director o jefe de abastecimiento autoriza entregar.
Se divide en tres (3) subcolumnas:
a. Cdigo: el que corresponde segn

catalogo

nacional
b. Cantidad: Numero de bienes que se autoriza
despachar.
c. Valores: unitario y total por cada tipo de bien. Los
valores unitarios se extraen de las respectivas
tarjetas de existencias valoradas de almacn.
2. Columna 4: cdigo patrimonial. Utilizar solo en el caso de
entregas de bienes que constituyen el patrimonio de la
entidad. Anotar el numero o cdigo patrimonial asignado al
bien conforme a la Resolucin Jefatural N 1 26-89INAP/DNA.
a. Cuentas de mayor: anotar en cada recuadro el
cdigo de la cuenta principal, divisionaria o
subdivisionaria, as como los importes en moneda
nacional.
b. Recuadro: formulario utilizado hasta el rengln
N1 inclusive. Para indicar en letras, el numero del
ltimo rengln utilizado en el formulario.
c. Fecha de recepcin: fecha en la que se efecta la
entrega. A rengln seguido deben firmar las
siguientes personas.
i. Solicitante: jefe de la dependencia que
solicita.
ii. Director o jefe de abastecimiento.
iii. Jefe de almacn
iv. Recib conforme: persona que recepciona
los

bienes

solicitados

(debidamente

autorizado por el jefe de la dependencia

solicitante).
c. Nmero de copias y su distribucin:
Original: para remitir a contabilidad
1.
Copia: Archivo de almacn
2.
Copia: Registro y control de existencias

3.

Copia: Registro y control del patrimonio mobiliario (solo

en el caso de ingreso de bienes patrimoniales).

4.
Copia: Dependencia solicitante.
KARDEX
Kardex propone una amplia gama de soluciones de almacenamiento,
clasificacin y puesta a disposicin automatizadas, concebidas para mejorar
la productividad y optimizar el espacio del suelo, permitiendo as a las empresas
ser ms competitivo en su funcionamiento al diario. Por qu deberan elegir a
Kardex?
KARDEX. Es una herramienta de control, se anotan los mismos datos de la tarjeta
de control visible, adems se incluye el valor del costo para determinar el valor
individual del bien o servicio.
EXISTENCIAS VALORADAS DE ALMACN (KARDEX)
FINALIDAD
Tiene por finalidad establecer el registro permanente de los inventarios,
suministrar informacin del movimiento de entrada y salida de los artculos en
almacn as como determinar las existencias en cantidades totales unitarias
debidamente valorizadas
El mtodo de Kardex es el sistema de inventarios permanente o perpetuo, aunque
tambin existe el sistema de inventarios peridico. El permanente permite un
control constante del inventario, llevando el registro de cada unidad que se
ingresa y sale, pudiendo conocer el saldo exacto y el valor de venta. Adems,
permite la determinacin del costo en el momento exacto de la venta, debido a
que en cada salida de un producto, se registra su cantidad y costo.

GESTIN DE ALMACENES
a) Almacn
El almacn es una unidad de servicio en la estructura orgnica y funcional de
una entidad con objetivos y metas bien definidas de internamiento, resguardo,
custodia, control y distribucin o abastecimiento de materiales y productos
asignados a los usuarios que desarrollan actividades, proyectos y obras
pblicas.

b) Funciones del almacn

La manera de organizar u administrar el almacn depende de varios factores
tales como el tamao y el plano de organizacin, el grado de descentralizacin
deseada, la variedad y magnitud de los bienes e in- sumos a distribuir, la
flexibilidad relativa de los equipos y facilidades de manipulacin y distribucin
de los bienes. Sin embargo, para proporcionar un servicio eficiente, las
siguientes funciones son comunes a todo tipo de almacenes:

Recepcin de materiales, bienes y suministros de funcionamiento

Registro de entradas y salidas del almacn.

Almacenamiento de materiales.

Mantenimiento de materiales y de almacn.

Despacho de materiales.

Coordinacin del almacn con el control de inventarios y contabilidad.

c) Principios bsicos del almacn.

El almacn es un lugar especialmente estructurado y planificado para custodiar,
proteger y controlar los bienes de activo fijo o variable de la entidad, antes de
ser requeridos para la administracin, la produccin de servicios pblicos.
Todo almacn puede considerarse necesario para una entidad segn el apoyo
que preste a las funciones y actividades de la entidad.
Es importante hacer hincapi en que lo almacenado debe tener un movimiento
rpido de entrad y salida, o sea de una rpida rotacin.
Todo manejo y almacenamiento de materiales y productos es algo que eleva
los costos de administracin final, sin agregarle valor, razn por la cual se debe
conservar el mnimo de existencias con el mnimo de riesgo de faltantes y al
menor costo posible de operacin.

Los siguientes principios son bsicos para todo tipo de almacn:

La custodia fiel y eficiente de los bienes, materiales o productos debe

encontrarse siempre bajo la responsabilidad de una sola persona en cada
almacn.

El personal de cada almacn debe ser asignado a funciones especializadas de recepcin, almacenamiento, registro, revisin, despacho y ayuda
en el control de inventarios.

Debe existir un sola puerta, o en todo caso una de entrada y otra de salida
de materiales (ambas con su debido control, incluido las ventanillas de
atencin a los usuarios).

Se debe llevar un registro al da de todas las entradas y salidas.

Es necesario informar a control de inventarios y contabilidad todos los

movimientos del almacn (entradas y salidas) y a programacin de y
control de produccin sobre las existencias.

Se debe asignar una identificacin a cada producto y unificarla por el

nombre comn y conocido de compras, control de inventario y produccin.

La identificacin debe estar codificada.

Cada material o producto se tiene que ubicar segn su clasificacin e

identificacin en pasillos, estantes, espacios marcados para facilitar su
ubicacin. Esta misma localizacin debe marcarse en las tarjetas
correspondientes de registro y control.

Los inventarios fsicos deben hacerse nicamente por personal ajeno al

almacn.

Toda operacin de entrada o salida del almacn requiriere documentacin

autorizada segn sistemas existentes.

La entrada al almacn debe estar prohibida a toda persona que no est

asignada a l, y estar restringida al personal autorizado por la gerencia o

departamento de control de inventarios.

La disposicin del almacn deber ser lo ms flexible posible para poder

realizar modificaciones pertinentes con mnima inversin.

Los materiales almacenados debern ser fciles de ubicar.

La disposicin del almacn deber facilitar el control de los materiales.

El rea ocupada por los pasillos respecto de la del total del

almacenamiento propiamente dicho, debe ser tan pequea como lo
permitan las condiciones de operacin.

d) Tipos de almacn
Los almacenes se pueden diferenciar segn:
i.

La organizacin:
Los almacenes pueden estar centralizados o descentralizados. Se da el
primer caso cuando el establecimiento (organizacin de gran tamao) rene
en su propia sede todos los almacenes, mientras que se presenta el
segundo caso cuando hay sectores del almacn situados en otros lugares.
En cuanto a la conformacin interna, los almacenes pueden estar
constituidos por locales nicos o por una serie de locales separados o
secciones comunicadas. La disponibilidad de un local nico obliga a tener
reunidos todos los materiales, por lo que su control se hace ms difcil,
especialmente si tal local resulta muy grande y contiene columnas o
estanteras que dificultan la visibilidad.

ii.

Movimiento de material
Desde el punto de vista del movimiento de los materiales, podemos distinguir
almacenes con transporte mecanizado (fijo, semifijo, mviles) ms o menos
elevado y almacenes sin mecanizacin.

iii.

El techo

Aquellos que se pueden tener en la intemperie sin necesidad alguna de

proteccin y para los cuales no hay duda alguna sobre su resistencia a las
inclemencias del tiempo.

Los que pueden estar a la intemperie con la condicin de que la estancia

sea durante corto tiempo, y bajo particulares sistemas de proteccin.

Los que tienen que ser puestos a cubierto (y aqu se distinguen an en

condiciones de conservacin.)

iv.

Segn las operaciones

Para el ejercicio racional del almacenaje, existen, en general, locales para
las siguientes exigencias:

Recepcin de los materiales, los cuales pueden ser a su vez distribuidos

en locales de llegada y estancia eventual (a veces incluso bajo la
responsabilidad del suministrador), en espera de ser registrados
contablemente e ingresados en el propio local de recepcin donde tienen
lugar las operaciones de desembalaje y control (numrico y de control).

Espera de los bienes y control de calidad, antes de la conformidad de la

verificacin.

Desembalaje de los productos, hay casos en que es conveniente destinar

locales separados a tal exigencia.

v.

Almacenamiento propiamente dicho.

Tipo de material
Los bienes o suministros que se resguarda, custodia, controla o se abastece
en un almacn puede contener lo siguiente:

Bienes fungibles o de consumo y partes componentes:

Tienen como funcin principal el abastecimiento oportuno de suministros
de funcionamiento y otros bienes para atender el normal funcionamiento
operativo de la entidad.

Alimentos y/o vveres destinados a los programas sociales:

Almacn de productos en proceso:
Almacn de materiales de construccin, destinados a las obras en
ejecucin y/o proyectos de gran envergadura.
Almacn de materias primas y suministros diversos destinados a la
produccin
Almacn de productos terminados:
Herramientas y equipo de trabajo:
Un almacn de herramientas y equipo, bajo la custodia de un encargado especializado para el control de esas herramientas, equipo y
tiles que se prestan a los distintos departamentos y operarios de
produccin o de mantenimiento.

CARACTERSTICAS DE LA ZONA DE ALMACENAMIENTO

El anlisis que se haga para elegir una zona de almacenamiento o para distribuir
una zona adecuada, tiene que realizarse en funcin de tres factores:

Usuarios a los que se va servir.

El espacio de que se dispone.

Los artculos o bienes que se van a guardar.

El flujo de movimiento, grado y magnitud de los bienes.

PROCEDIMIENTOS DE ALMACENES

El titular del almacn es el responsable del orden, registro, control,

internamiento y suministro de los bienes muebles y de consumo que se
encuentran bajo su custodia.

Ser responsabilidad del titular del rea del almacn tener al da los
registros de control de los artculos en su custodia.

Ser responsabilidad del titular del almacn coordinar con su personal para
que los almacenes estn en buenas condiciones de higiene y seguridad.

Ser responsabilidad del titular del almacn notificar al rea solicitante la

incorporacin de los bienes cuando se hubiese requerido con anterioridad y
que no se hubiese surtido en el momento solicitado.

Ser responsabilidad del titular del almacn entregar la informacin

inherente a los movimientos de entradas y salidas a las reas de
contabilidad, control patrimonial, etc., as como cualquier aclaracin de los
movimientos, sobre todo de los bienes muebles.

El almacn general ser la nica rea facultada para recibir bienes

muebles y bienes de consumo (unidad de almacn).

Al recibir los bienes, el personal encargado de la recepcin certificar que

cumplan con las caractersticas de calidad y contenido estipuladas en el
contrato y Orden de Compra, Gua de Internamiento, que ordene su
incorporacin al almacn; asimismo, solicitar al rea usuaria o tcnica,
emita el visto bueno de los mismos, de considerarse necesario.

Previo a la adquisicin de bienes, se consultar en el sistema software de

entradas y salidas verificando los saldos de los bienes requeridos a efectos
de evitar compras innecesarias.

Debern llevar a cabo inventarios fsicos por lo menos una vez al ao, as
como por muestreo fsico cada tres meses.

Los movimientos de salidas de bienes de consumo debern de ser con una

orden de salida PECOSA.

PROCEDIMIENTO PARA REALIZAR EL INVENTARIO FSICO

Realizar, una vez al ao, el inventario fsico.

Distribuir el instructivo para llevar a cabo la toma fsica del inventario,

indicando las actividades a realizar, los das, horas y personal que formar
parte en la toma fsica del inventario.

Imprimir los listados y las Tarjetas de Control de Inventarios de los bienes

de los diversos almacenes (marbetes), los cuales son entregados al rea
solicitante para ser colocados en el momento del inventario.

Acomodar los bienes y colocar los marbetes a cada uno de ellos y proceder
al conteo fsico, con la participacin del personal de almacn, contabilidad,
y como veedor un representante del OCI o control interno.

Capturar en el mdulo de inventarios las cantidades obtenidas del conteo

fsico y conseguir cifras de existencias fsicas y comparar contra
existencias reportadas en el sistema software o con los listados
proporcionados.

Informar al rea de contabilidad de la culminacin del inventario para

realizar el cierre anual y los ajustes correspondientes.

PROCEDIMIENTO PARA GENERAR CODIFICACIONES Y NMEROS CLAVES

DE BIENES
Verificar en el sistema software si el bien que va a solicitar est registrado. Para
elaborar la requisicin de compra, si est registrado, procede a elaborarla, si no
pasa al siguiente punto.
Solicitar al almacn por escrito sea dado de alta el bien y/o modificacin cuando el
bien sea de las mismas caractersticas del que ya existe, pero es necesario

realizar algn cambio en el sistema software indicando la descripcin del

producto, unidad de medida, presentacin y/o especificaciones necesarias.
Codificar al bien con el cdigo correspondiente, para darle de alta en l almacn
correspondiente.
ACTIVIDADES CLAVES DE ALMACENES
Las actividades claves son las siguientes:

Servicio a los usuarios.

Gestionar el internamiento de los bienes adquiridos y su distribucin

adecuada

Ubicacin y transporte adecuado.

Gestin de inventarios.

Procesamiento de pedidos y atencin oportuna de los usuarios.

En conjunto estas actividades lograrn la satisfaccin del usuario y la

organizacin, la reduccin de los costos, que es uno de los factores por los cuales
las entidades estn obligadas a enfocarse a la logstica.
REGISTRO Y CONTROL DE EXISTENCIAS

Tarjeta de Control Visible de Almacn.- Controlar en unidades fsicas el

movimiento y saldo de cada bien almacenado.

Tarjeta de Existencias Valoradas de Almacn.- Suministrar informacin

sobre el movimiento de entradas y salidas de bienes as como determinar
sus existencias en cantidades totales y unitarias debidamente valorizadas.

Resumen de Movimientos de Almacn.- Resumir el resultado de las

operaciones de entradas y salidas de bienes del almacn. Este documento
ser elaborado mensualmente o con la periodicidad que establezca la

entidad de acuerdo al real movimiento diario de entradas y salidas. Sirve

para conciliar los saldos elaborados por contabilidad.

Mtodo de ltimas en entrar primeras en salir (UEPS).

En este mtodo lo que se hace es darle salida a los productos que se compraron
recientemente, con el objetivo de que en el inventario final queden aquellos
productos que se compraron de primero. Este es un mtodo muy til cuando los
precios de los productos aumentan constantemente, cosa que es muy comn en
los pases con tendencias inflacionarias. El tratamiento que se la da a las
devoluciones en compras es el mismo que se le da en el mtodo PEPS, es decir
que se le da salida del inventario por el valor de adquisicin, esto debido a que
como es apenas lgico, el producto se devuelve por el valor que se pago a la hora
de adquirirlo. Debemos recordar adems que los diferentes mtodos de valuacin
tienen validez para costear las ventas o salidas, ya que las compras ya tienen un
costo identificado que es el valor pagado por ellas. En el caso de la devolucin en
ventas, estas ingresan nuevamente al inventario por el valor o costo con que
salieron al momento de hacer la venta.
El mtodo UEPS fue creado con el claro propsito de cargar mayores valores al
costo de la mercanca vendida y disminuir as la base para el clculo del impuesto

sobre la renta. Por ste motivo, muchas empresas empleaban PEPS o promedio
ponderado para sus informes contables y UEPS para la declaracin de renta,
generando una diferencia entre lo fiscal y lo contable, que se subsanaba mediante
la creacin de una partida denominada "provisin UEPS" (o LIFO por sus siglas
en ingls), la cual se encuentra ahora expresamente prohibida en nuestro pas, lo
cual significa que, para el caso de los inventarios, no pueden existir diferencias
entre los valores declarados y los contabilizados.
Como se ver en seguida, al aplicar el sistema integral de ajustes por inflacin su
efecto quedar reflejado casi en su totalidad en el valor informado para los
inventarios finales en el balance general, en tanto que el costo de ventas se
registrar por los costos reales incurridos en la compra o produccin de la
mercanca vendida, excepto en lo que tiene que ver con los dems factores que
integran el costo de produccin, especialmente las depreciaciones, agotamiento y
amortizaciones.

ORDEN DE COMPRA O GUIA DE INTERNAMIENTO:

La orden de compra es un documento que emite el comprador para pedir
mercaderas al vendedor, indicando cantidad, detalle, precio, condiciones de
pago, entre otras cosas.
El original es para el vendedor e implica que debe preparar el pedido.
El duplicado es para el comprador y es una constancia de mercaderas o servicios
encargados Documento emitido por el rea de abastecimiento, mediante el cual
se autoriza al Proveedor el envi de mercadera.

CAPITULO II
NORMAS DEL ALMACEN

NORMA INTERNACIONAL DE CONTABILIDAD 2 INVENTARIOS (NIC2)

La (NIC 2) est contenida en los prrafos 1 a 41. Todos los prrafos tienen igual
valor normativo, si bien la Norma conserva el formato IASC que tena cuando fue
adoptada por el IASB. La NIC 2 debe ser entendida en el contexto de su objetivo,
del Prlogo a las Normas Internacionales de Informacin Financiera y del Marco
Conceptual para la Preparacin y Presentacin de los Estados Financieros. En los
mismos se suministran las bases para seleccionar y aplicar las polticas contables
que no cuenten con directrices especficas.
OBJETIVO
El objetivo de esta Norma es prescribir el tratamiento contable de los inventarios,
dentro del sistema de medicin del costo histrico. Un tema fundamental en la
contabilidad de los inventarios es la cantidad de costo que debe acumularse en un
activo, para diferirlo hasta que los ingresos correspondientes sean reconocidos.
Esta Norma suministra una gua prctica para la determinacin de tal costo, as
como para el subsecuente reconocimiento cmo gasto del periodo, incluyendo
tambin cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable.
Tambin suministra una gua sobre las frmulas de costo que se usan para
calcular los costos de los inventarios.
ALCANCE
1.

Esta Norma debe ser aplicada, dentro de los estados financieros,

preparados en el contexto del sistema de costo histrico, para contabilizar los

inventarios que no sean:
a. obra en proceso, proveniente de contratos de construccin,
incluyendo los contratos de servicio relacionados con ella (vase la
NIC 11 Contratos de Construccin);
b. instrumentos financieros; y
c. inventarios procedentes de la produccin agrcola, ganadera y
forestal y minas de mineral, que estn en poder de los productores,
siempre que sean medidos al valor neto realizable, de acuerdo con
las prcticas tradicionalmente establecidas en ciertas industrias; y
d. Activos biolgicos relacionados con la actividad agrcola (vase NIC
41 Agricultura).

2.

La presente Norma sustituye a la NIC 2 Valoracin y Presentacin de los

Inventarios segn el Sistema del Costo Histrico, aprobada en 1975.

DEFINICIONES
Los siguientes trminos se usan, en la presente Norma, con el significado que a
continuacin se especifica:
Inventarios son activos:
a) posedos para ser vendidos en el curso normal de la operacin;
b) en proceso de produccin de cara a tal venta; o
c) en la forma de materiales o suministros, para ser consumidos en el
proceso de produccin, o en el suministro de servicios.
Valor neto realizable es el precio estimado de venta de un activo en el curso
normal de la operacin, menos los costos estimados para terminar su produccin
y los necesarios para llevar a cabo la venta.
Entre los inventarios tambin se incluyen los bienes comprados y almacenados
para revender, entre los que se encuentran, por ejemplo, las mercancas
adquiridas por un minorista para revender a sus clientes, y .tambin los terrenos u
otros activos inmobiliarios que se tienen para ser vendidos a terceros. Tambin
son inventarios los productos terminados o en curso de fabricacin por la
empresa, as como los materiales y suministros para ser usados en el proceso
productivo. En el caso de un suministrador de servicios, como se describe en el
prrafo 16, los inventarios estarn formados por el costo de los servicios para los
que la empresa no ha reconocido todava el ingreso ordinario correspondiente
(vase la NIC 18 Ingresos Ordinarios).
Medicin de los inventarios
Los inventarios deben ser medidos al costo o al valor neto realizable, segn cul
sea menor.
Costo de los inventarios

El costo de los inventarios debe comprender todos los costos derivados de la

adquisicin y conversin de los mismos, as como otros costos en los que se ha
incurrido para darles su condicin y ubicacin actuales.
El costo de los inventarios se asignar utilizando los mtodos de primera entrada
primera salida (FIFO) o costo promedio ponderado. La entidad utilizar la misma
frmula de costo para todas los inventarios que tengan una naturaleza y uso
similares.
El costo de los inventarios de productos que no son habitualmente
intercambiables entre s, as como de los bienes y servicios producidos y
segregados para proyectos especficos, se determinar a travs de la
identificacin especfica de sus costos individuales.
Cuando los inventarios sean vendidos, el importe en libros de los mismos se
reconocer como gasto del periodo en el que se reconozcan los correspondientes
ingresos de operacin.
Costos de adquisicin
El costo de adquisicin de los inventarios comprender el precio de compra,
incluyendo aranceles de importacin y otros impuestos (que no sean recuperables
por la empresa de las autoridades fiscales), los transportes, el almacenamiento y
otros costos directamente atribuibles a la adquisicin de las mercaderas, los
materiales o los servicios. Los descuentos comerciales, las rebajas y otras
partidas similares se deducirn al determinar el costo de adquisicin.

Costos de conversin
Los costos de conversin de los inventarios comprendern aquellos costos
directamente relacionados con las unidades producidas, tales como la mano de
obra directa. Tambin comprendern una porcin, calculada de forma sistemtica,
de los costos indirectos, variables o fijos, en los que se ha incurrido para
transformar las materias primas en productos terminados. Costos indirectos fijos
son todos aqullos que permanecen relativamente constantes con independencia

del volumen de produccin, tales como la depreciacin y mantenimiento de los

edificios y equipos de la fbrica, as como el costo de gestin y administracin de
la planta. Costos indirectos variables son todos aqullos costos que varan
directamente, o casi directamente, con el volumen de produccin obtenida, tales
como los materiales y la mano de obra indirecta.
Siempre que los costos de conversin de cada tipo de producto no sean
identificables por separado, ser necesario distribuir el costo total entre los
productos, sobre bases uniformes y racionales.
Otros costos
Se incluirn otros costos, en el importe en libros de los inventarios, siempre que
se hubieran incurrido para dar a los mismos su condicin y ubicacin actuales.
Por ejemplo, puede ser apropiado incluir, como costo de los inventarios, los
costos indirectos no derivados de la produccin, o los costos del diseo de
productos para clientes especficos.
Son ejemplos de costos excluidos del importe en libros de los inventarios, y por
tanto a reconocer como gastos del periodo en el cual se incurren, los siguientes:
(a) las cantidades anormales de desperdicio de materiales, mano de obra u otros
costos de produccin;
(b) los costos de almacenamiento, a menos que tales costos sean necesarios en
el proceso productivo, previamente a un proceso de elaboracin ulterior;
(c) los costos indirectos de administracin que no hayan contribuido a dar a los
inventarios su condicin y ubicacin actuales; y
(d) los costos de comercializacin.
En ciertas circunstancias, los costos financieros se incluyen entre los costos de
los inventarios. Tales circunstancias se identifican en el tratamiento alternativo
permitido en la NIC 23 Costos por Intereses.
Costo de los inventarios para un suministrador de servicios

El costo de los inventarios, para un suministrador de servicios, se compone

fundamentalmente de mano de obra y otros costos de personal directamente
involucrados en la prestacin del servicio, incluyendo personal de supervisin y
otros costos indirectos distribuibles. La mano de obra y los dems costos
relacionados con las ventas, as como el personal de administracin general, no
se incluyen en el costo de los inventarios, siendo por el contrario reconocidos
como gastos del periodo en el que se hayan incurrido.
Costo de los productos agrcolas recolectados de activos biolgicos
De acuerdo con la NIC 41 Agricultura, los inventarios compuestos por productos
agrcolas, que la empresa ha cosechado o recolectado de sus activos biolgicos,
se miden, para su reconocimiento inicial, por el valor razonable menos los costos
estimados hasta el punto de venta, considerados desde el punto de su cosecha.
Este es el costo de los inventarios en esa fecha, para la aplicacin de la presente
Norma.
Fecha de vigencia
Esta Norma Internacional de Contabilidad tendr vigencia para los estados
financieros que cubran periodos que comiencen a partir del 1 de enero de 1995.

CONCLUSIONES

Finalizado el presente trabajo investigativo concluimos que el mtodo de

valuacin por el Costo Promedio tiene una alta aceptacin entre las
empresas comerciales, esto se da en situaciones cuando la economa
sufre de una alta inflacin donde es recomendable el mtodo de costeo
por Costo Promedio para el control de inventario por la empresa debido a
que al promediar los costos de todo un periodo atena el efecto del alza de
precios y da como resultado una valuacin razonable del valor del Costo

de la Mercadera Vendida y del inventario Final.

El mtodo UEPS no es empleado por ninguna de las empresas
consultadas. entre las causas de su poco uso sobresale la relativa
complejidad, en relacin con otros mtodos, del registro, tiene la
desventaja de que el inventario final que valuado a precios antiguos por lo
que el valor reflejado en el balance no muestra el valor real de mercado

actual de los inventarios de la empresa.

Cuando se detecten faltantes o sobrantes de bienes materiales se
elaborarn

los

expedientes

correspondientes

se

contabilizarn

inmediatamente, tramitndose y aprobndose dentro de los trminos

establecidos.

RECOMENDACIONES:

Con base a este

trabajo investigativo se recomienda a las empresas

comerciales el empleo del Mtodo del Costo Promedio en la valuacin de

sus inventarios debido a su facilidad de empleo, facilidad en el registro,
permitiendo que los estados financieros reflejen una informacin razonable
acorde con la realidad de la empresa
inflacin

en

la

empresa

as

computarizados de contabilidad

disminuyendo el efecto de la

mismo

adaptndose

sistemas

estableciendo la comparacin de los

Estados Financieros de un periodo a otro.

Antes de que se de el ingreso de productos al almacn se debe seguir con

ciertas pautas para evitar prdidas econmicas tales como controlar la
entrada de mercanca y compararla con los pedidos hechos viendo que
cumplan con las especificaciones establecidas, informar al departamento
de compras de las diferencias observadas

en el pedido y entrega,

comunicar al rea o departamento que gnero inicialmente el pedido las

entregas de los mismos y efectuar el control de calidad, comprobar y
registrar de manera exacta las cantidades y tipos de productos en cada
recepcin, almacenar los productos en lugares previstos para los diferentes
artculos segn su naturaleza ,establecer el respectivo documento para
cada entrada, salida o retorno de productos en el almacn y por ltimo

supervisar todos los procedimientos de recibo y despacho de gneros.

Realizar el seguimiento del cumplimiento de procedimientos de solicitud,
recepcin, clasificacin, despacho e inventario de materiales por el
personal involucrado

BIBLIOGRAFA

BIBLIOGRAFA

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