Enero de 2014

Contenido
Mesa de ayuda ahora cambia a
Gestin de solicitudes

Estadsticas de Incidentes de
trabajo y Tareas

Apariencia del software

totalmente configurable

Nuevas funcionalidades en
indicadores

10

Semaforizacin configurable de
avance de oportunidades de
mejora

Nuevo mdulo de
Autoevaluacin del CNA (para
entidades educativas)

12

Caracterizaciones como un
nuevo tipo de documento

Informe de revisin con nuevas

entradas y salidas

13

Documentos de apoyo para la

elaboracin de documentos

Nuevos iconos en el men

principal

14

Campo Control de cambios

puede o no ser obligatorio

Mdulo de Riesgos compatible

con ISO 31000

15

Diligenciamiento de formatos
por usuarios, cargos o grupos

Impresin de informes de
auditoras y retroalimentacin
del auditado

16

Enero de 2014

Contenido
Contenido
Mayor seguridad en
contraseas

17

Controles en aspectos e
impactos ambientales

17

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2

Enero de 2014

Gestin de
solicitudes

Ahora Mesa de ayuda cambia a Gestin de

Solicitudes
El mdulo Mesa de ayuda cambia su nombre
a Gestin de solicitudes e introduce
nuevas funcionalidades, hacindolo ms
completo.
Dentro de sus cambios incluye:

Asignacin de tiempos mximos de

respuestas y ejecucin de las solicitudes
por tipo de solicitud o prioridad.

Asignacin del responsable de la

solicitud por proceso o por mdulo.

Configuracin de calendario laboral para

clculo de tiempos lmite de las
solicitudes (exclusin de das no
laborales, festivos, etc).

Permite configurar los tipos de

solicitudes que gestione su empresa,
incluso solicitudes de creacin,
modificacin y eliminacin de
documentos.

La solicitud puede ser reportada por

un usuario interno o externo a la
organizacin.

Ahora puede vincular ms de un

archivo adjunto por solicitud.

El botn Modificar cambia a Asignar.

La solicitud no es editable, slo se

pueden asignar las fechas de
ejecucin y respuesta, as como los
responsables de ejecucin y
seguimiento.

Visualizacin del tiempo de

respuesta y ejecucin de la solicitud
en la grilla de datos.

Para mayor informacin, consulte el

manual de usuario.

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Enero de 2014

Personalice la
apariencia de
KAWAK

Ahora la opcin Temas cambia a Apariencia, permitindole personalizar

completamente la interfaz grfica del software KAWAK para que se adapte
fcilmente a la imagen corporativa de su organizacin.
Puede seleccionar entre usar una
plantilla predeterminada o
configurar los parmetros de
apariencia.
Configure la pgina de
autenticacin del sistema.

Configuracin de la pgina de
autenticacin
Seleccione una imagen para la seccin
izquierda y defina los colores del fondo y
fuente de la seccin derecha.

Determine si la apariencia aplica

a uno o a todos los usuarios del
sistema.
Configure la apariencia interna
del software KAWAK.

Enero de 2014
Contina de la pgina 4

Configuracin interna de apariencia

Configure el banner superior, el color de la barra de
men, ttulos y grillas de datos, el fondo de la parte
superior derecha, entre otros.

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Tips para
configurar la
apariencia
de KAWAK
1. Disee un banner
que en su parte
derecha tenga un
color slido para que
se funda con el color
de fondo y se ajuste
a cualquier tamao
de pantalla.
2. Use degradados en la
barra de men para
que se diferencie del
banner superior.
3. Use color de fuentes
para el usuario y
cargo que contrasten
y resalten con el
color de su banner.
4. Use colores muy
claros, cercanos al
blanco para las
grillas de datos.
5. Use colores oscuros
para los ttulos de
los mdulos.
6. Use imgenes
livianas para agilizar
la carga de las
pginas de
autenticacin y
men principal.

Enero de 2014

Mejoramiento
continuo:
Semaforizacin
configurable

Nueva funcionalidad que le facilitar configurar el

porcentaje de avance de sus oportunidades de
mejora abiertas
A partir de esta versin, podr configurar la semaforizacin de avance de los planes de
accin de las oportunidades de mejora abiertas, de acuerdo a las necesidades de su
organizacin.
Para configurar la escala de la
semaforizacin, realice los siguientes
pasos:
1. Ingrese a Mejoramiento Continuo >
Configuracin
2. Haga clic en el link Agregar (+)
para agregar una fila
3. Diligencie los rangos iniciales y
finales
4. Seleccione el color para el rango
5. Repita los pasos 2 al 4 por cada
rango
6. Haga clic en el botn Guardar
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Enero de 2014

Gestin
documental
Caracterizaciones
y documentos de
apoyo
Caracterizaciones ms simples

Tenga en
cuenta

Ahora KAWAK le permite crear el tipo de documento

Caracterizacin, el cual le permitir crear la plantilla
segn las necesidades de la empresa y asociar la
informacin del proceso tal como documentos,
formatos, indicadores y riesgos de manera automtica.
1. Vaya a la opcin Tipos de documento e inserte el
tipo Caracterizacin, activando la casilla Es
caracterizacin? y definiendo la plantilla si as lo
desea.

Las caracterizaciones tienen

las mismas propiedades de los
documentos:
-

Visualizacin desde
listado maestro de
documentos

Codificacin

Versiones obsoletas
desde la opcin
Documentos obsoletos

Control de cambios

Vinculacin de
plantillas

2. En la opcin Crear documento, cree la

caracterizacin asociando el tipo creado y luego vaya
a la opcin Contenido. Elabore el contenido de la
caracterizacin y asocie la informacin que desea
vincular.

Enero de 2014
Contina de la pgina 4

3. Visualice su caracterizacin desde el listado maestro de

documentos y consulte fcilmente la informacin
asociada.

Documentos de apoyo
En la creacin del contenido de un documento, podr
vincular uno o varios documentos de apoyo para la
elaboracin del mismo (Ej: borradores, diagramas,
solicitudes), los cuales estarn disponibles para la consulta
durante las fases de elaboracin, revisin y aprobacin. Esta
informacin desaparecer una vez el documento ha sido
implementado.

Necesita que
siempre que
se cree un
documento
diligencien
el control de
cambios?
Vaya a la opcin
Configuracin del
mdulo de Gestin
documental y active la
casilla Control de
cambios obligatorio
(elaboracin, revisin y
aprobacin)

Responsables de diligenciar formatos

KAWAK ahora le permite asignar el permiso de
responsables de diligenciamiento por cargos y grupos de
distribucin, hacindole mas fcil la gestin de sus formatos
sin tener que ingresar a cada documento a agregar los
usuarios autorizados.
Ruta: Gestin documental > Crear formato o listado maestro
de formatos > Contenido
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Enero de 2014

Ms
reportes
para su
gestin
Genere nuevas estadsticas de las
tareas
Ahora podr generar un reporte grfico de
las tareas del software KAWAK, con
criterios como responsable, supervisor, tipo
de tarea, estado y fecha lmite entre otros.

Cree reportes grficos a partir de

los incidentes de trabajo de su
empresa
Genere estadsticas de los incidentes de
trabajo reportados, por diferentes
criterios como tipo de lesin, parte del
cuerpo afectada, da, jornada, sede,
cargo, entre otros.

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Enero de 2014

Indicadores:
Nuevas
funcionalidades

En la versin 3.9.5 podr encontrar las

funcionalidades que se describen a
continuacin:

Asociacin de indicadores por incidencia

o dependencia.
Incidencia: Indicadores que se ven
afectados por el resultado del indicador
que se est creando.

Asignacin de permisos de
visualizacin y alimentacin de los
indicadores por usuarios, cargos o
grupos de distribucin.

Visualizacin de los campos Unidad de

medida, Responsables de alimentar el
indicador, Incidencia y Dependencia en
la ficha tcnica del indicador.

Dependencia: Indicadores que afectan

el resultado del indicador que se est
creando.
Ej: Indicador: Ventas
Incidencia: Indicador de Facturacin
Dependencia: Indicador de
desempeo de los vendedores

Hipervnculo a las fichas tcnicas de los

indicadores asociados en Incidencia y
Dependencia (Indicadores > Ficha
tcnica del indicador).

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10

Enero de 2014

Indicadores:
Nuevas
funcionalidades

Ahora es posible consultar grficamente el

cumplimiento de cada indicador dentro de
las familias.
Para ello seleccione la familia, haga clic en
el botn Ver y haga clic en el link Ver
grfica ubicado en la parte inferior.

Otro cambio de alto impacto tanto para las

familias de indicadores como Planeacin
estratgica, es la nueva frmula del clculo
del cumplimiento de los indicadores de
acuerdo a su sentido y valores obtenidos
como se muestra a continuacin:

Tambin es posible exportar el listado

maestro de indicadores a Excel con el valor
obtenido para el ltimo periodo y su estado
(vencido o al da).

En la visualizacin del histrico de un

indicador, ahora podr ver el grfico de
acuerdo a la periodicidad del indicador
seleccionado.

Adems podr exportar los valores de sus

indicadores a Excel para mayor flexibilidad.
Vaya a Ficha tcnica del indicador,
seleccione el indicador, haga clic en el
botn Ver, seleccione los parmetros de
fechas y haga clic en el link Exportar tabla.
En el listado maestro de indicadores, ahora
cuando busque indicadores de un proceso
que tenga subprocesos, el sistema arrojar
los indicadores relacionados tanto al
proceso como sus subprocesos.

Caso 1: Cuando el sentido del indicador

es positivo
Resultado Meta + 1
ABS(Meta)
Caso 2: Cuando el sentido del indicador
es negativo, y la meta y el resultado son
negativos o de diferente signo.
(Resultado -Zona de peligro)
(Meta Zona de peligro)

Caso 3: Cuando el sentido del indicador

es negativo y la meta y el resultado son
positivos.
Meta
Resultado

Recuerde que esto no afectar la formulacin

de su indicador ni implica ninguna
configuracin adicional por parte del usuario;
slo afectar los clculos automticos que hace
el sistema en la columna Aporte de la opcin
Familias de indicadores y en el porcentaje de
cumplimiento de la esquina superior derecha
de los objetivos estratgicos del mdulo de
Planeacin estratgica > Mapa estratgico.

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Enero de 2014

Autoevaluacin

Un nuevo mdulo que le facilitar la gestin de

acreditacin en Educacin de acuerdo al modelo del CNA.
En este nuevo mdulo encontrar las
siguientes caractersticas:

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Edicin de los porcentajes o pesos de

los factores, caractersticas e
indicadores del modelo de
autoevaluacin.

Asignacin de lder por cada factor

Vinculacin de la evidencia del

cumplimiento de cada indicador.

Registro de la calificacin de cada

indicador, almacenando histricos.

Clculo automtico de la calificacin

de cada caracterstica, factor y el
sistema total.

Generacin de versiones de la
autoevaluacin, exportables a Excel.

Para mayor informacin, consulte el

manual de usuario.

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Enero de 2014

Nuevas
entradas y
salidas para
su informe
de revisin
por la
direccin
Ahora puede adicionar entradas y salidas
al informe de revisin por la direccin

Nuevas entradas para Gestin ambiental

y Seguridad y Salud

Con el fin de garantizar la flexibilidad del

informe de revisin por la direccin y
adaptarse a las diferentes normatividades y
estndares del cliente, encontrar las
opciones Otras entradas y Otras salidas, que
le permitirn adicionar toda la informacin
que requiera a su informe.

Esta versin cuenta con dos nuevas entradas en el

informe de revisin por la direccin:

Cumplimiento de los requisitos legales

Podr consultar el estado de los requisitos legales
para los sistemas de gestin ambiental y Seguridad
y Salud.

Para esto, vaya al mdulo de Actas e informes

> Informe de revisin por la direccin,
seleccione el informe previamente creado y
haga clic en el botn Contenido.
Luego ubique la seccin Entradas y la opcin
Otras entradas. Haga clic en Entradas (+) para
adicionar una nueva entrada y especifique el
nombre. Ej: Resultados de los programas de
gestin ambiental. Ahora haga clic en el link
Crear entrada y posteriormente en el link
Abrir editor. En ste podr diligenciar toda la
informacin adicional.

Incidentes / Accidentes
Consulte el estado de los incidentes / accidentes
de trabajo (esta funcionalidad slo estar activa si
cuenta con el mdulo de Seguridad y Salud).

Repita el mismo procedimiento para las

salidas en la seccin Salidas > Otras salidas.

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Enero de 2014

Nuevos iconos!

KAWAK ahora cuenta con nuevos iconos en su men principal para

hacer ms dinmica y fresca su imagen.
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Enero de 2014

Riesgos:
Ahora compatible con
ISO 31000

Compatible con ISO 31000

Hemos desarrollado un nuevo mdulo para la
gestin del riesgo basado en el estndar ISO
31000, y compatible con otros sistemas de
gestin basados en riesgos como SARO,
SARLAFT, ISO 27001, ISO 14001, OHSAS 18001,
entre otros.
Este mdulo le permitir administrar uno o
varios sistemas de gestin de riesgos de manera
independiente, ya que puede configurar cada
sistema y su matriz segn sus caractersticas.
Algunas generalidades se presentan a
continuacin:

Creacin de mltiples sistemas de

gestin

Asociacin de los riesgos a los objetivos

estratgicos

Replicacin de riesgos en diferentes

sistemas de gestin del riesgo

Configuracin de nivel de tolerancia o

aceptacin del riesgo

Asociacin de permisos de edicin y

visualizacin de los riesgos

Asociacin de causas, efectos y

vulnerabilidades al riesgo

Notificaciones configurables

Historial de evaluacin del riesgo

Generacin de versiones de la matriz de

riesgos

Diferenciacin de controles nuevos (plan

de tratamiento) y existentes

Historial de evaluaciones de controles

Calificacin semi-cuantitativa del riesgo

Aprobacin de planes de tratamiento

Creacin de riesgos secundarios a partir

de planes de tratamiento de otros
riesgos

Registro de eventos de riesgo

Asociacin de mltiples oportunidades

de mejora al riesgo

Generacin de informes de riesgos y

controles exportables a Excel

Nota: Para mayor informacin, consulte el

manual de usuario que podr encontrar en la
mesa de ayuda.

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Enero de 2014

Auditoras

Un clic menos en el informe final

Ahora puede imprimir el informe final de auditora,
incluyendo los hallazgos, los cuales ahora aparecen en
la tabla inferior y no en una ventana adicional como
ocurra anteriormente.
Retroalimentacin de auditoras
Ahora el auditado puede comentar los informes de
hallazgos de auditora de su proceso. Para esto, el
sistema enviar una notificacin al auditado informando
el tiempo mximo para realizar sus comentarios.
1. Al crear la auditora, especifique el tiempo
mximo de revisin del informe de hallazgos por
el auditado en das
2. Cuando el auditado va a realizar sus comentarios,
debe ingresar a la opcin Listas de verificacin y
hacer clic en el link Ver informe de hallazgos,
donde desplegar el campo Retroalimentacin
del auditado.
Impresin de los informes de hallazgos

Ahora puede imprimir el informe de hallazgos de

manera sencilla, ingresando a la opcin Ver informe de
hallazgos y haciendo clic en el botn Imprimir.

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Enero de 2014

Mayor seguridad en sus contraseas

Ahora cuando cree un nuevo usuario en KAWAK, el sistema validar la complejidad de la
contrasea, exigindole al menos 6 caracteres que incluyan nmeros y letras, con el fin de garantizar
mayor seguridad de acceso.

Controles para los aspectos e impactos ambientales

En la creacin de aspectos e impactos ambientales, ahora podr registrar los controles que aplica
para mitigar el impacto. Este campo tambin se podr visualizar desde la opcin Ver matriz.

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