Comparar dos tablas y buscar slo datos coincidentes

En ocasiones, quizs desee revisar los registros de slo una tabla si hay registros correspondientes en otra tabla
que contienen uno o varios campos con datos coincidentes. Por ejemplo, puede que desee revisar los registros
de los empleados que han procesado al menos un pedido para determinar qu empleados tienen derecho a una
bonificacin. O bien, quizs desee revisar la informacin de contacto de los clientes que viven en la misma
ciudad que un empleado para establecer coincidencias entre los empleados y los clientes de cara a reuniones
personales.
Cuando desee comparar dos tablas y buscar datos coincidentes, podr:

Crear una consulta que combine los campos de cada tabla que contienen informacin correspondiente,
mediante una relacin existente o mediante una combinacin creada para la consulta. Este mtodo proporciona
un rendimiento ptimo (velocidad con la que la consulta devuelve resultados), pero no se pueden combinar
campos con tipos de datos diferentes.

Crear una consulta que compare los campos utilizando un campo como criterio del otro. Este mtodo
suele ser ms lento que el de las combinaciones porque las combinaciones eliminan filas de los resultados de una
consulta antes de que se lean las tablas subyacentes, mientras que los criterios se aplican a los resultados de una
consulta despus de que se lean las tablas subyacentes. Sin embargo, se puede utilizar un campo como criterio
para comparar campos con tipos de datos diferentes, lo que no se puede hacer con el mtodo de las
combinaciones.
En este artculo se describe cmo comparar dos tablas para identificar datos coincidentes y se proporcionan
datos de ejemplo que se pueden utilizar con procedimientos de ejemplo.
En este artculo no se abordan los datos duplicados ni su impacto. Para obtener ms informacin sobre cmo
buscar, ocultar o eliminar datos duplicados, vea la ayuda o utilice los vnculos que figuran en la seccin Vea
tambin.

Comparar dos tablas mediante combinaciones

Para comparar dos tablas mediante combinaciones, cree una consulta de seleccin que incluya ambas tablas. Si
an no hay una relacin entre las tablas de los campos que contienen los datos correspondientes, cree una
combinacin en los campos que desee examinar para determinar si tienen datos coincidentes. Puede crear
tantas combinaciones como desee, pero cada par de campos combinados debe tener el mismo tipo de datos o
un tipo de datos compatible.
Supongamos que es un investigador institucional en una universidad y desea comprobar cmo los recientes
cambios curriculares en el departamento de matemticas han afectado a las notas de los alumnos. Le interesan
en concreto las notas de los alumnos que tienen matemticas como asignatura principal. Ya tiene una tabla en

la que se almacenan los datos de las asignaturas principales de los alumnos y otra tabla en la que se almacenan
los datos de las inscripciones. Los datos referentes a las notas se almacenan en la tabla Inscripciones y los
datos referentes a las asignaturas principales de los alumnos se almacenan en la tabla Asignaturas principales.
Para ver cmo han cambiado las notas de los alumnos con matemticas como asignatura principal desde los
recientes cambios curriculares, deber revisar los registros de la tabla de inscripciones que tengan registros
correspondientes en la tabla de asignaturas principales.

Preparar datos de ejemplo

En este ejemplo, va a crear una consulta que determine cmo los cambios curriculares en el departamento de
matemticas han afectado a las notas de los alumnos con matemticas como asignatura principal. Utilice las
dos siguientes tablas de ejemplo, Asignaturas principales e Inscripciones. Agregue estas dos tablas de ejemplo
a una base de datos.
Microsoft Office Access 2007 proporciona varias maneras de agregar estas tablas de ejemplo a una base de
datos. Puede introducir manualmente los datos, puede copiar cada tabla a un programa de hoja de clculo
(como Microsoft Office Excel 2007) y, a continuacin, importar las hojas de clculo a Office Access 2007, o
bien, puede pegar los datos en un editor de texto, como Bloc de notas y, a continuacin, importar los datos de
los archivos de texto resultantes.
Los pasos descritos en esta seccin explican cmo introducir manualmente datos en una hoja de datos en
blanco y cmo copiar las tablas de ejemplo a Office Excel 2007 y, a continuacin, importarlas a Access 2007.
Para obtener ms informacin sobre cmo crear e importar datos de texto, vea el artculo Importar o vincular a
datos de un archivo de texto.

Asignaturas principales
Id del alumno

Ao

Asignatura principal

123456789

2005

Matemticas

223334444

2005

Ingls

987654321

2005

Matemticas

Id del alumno

Ao

Asignatura principal

135791357

2005

Historia

147025836

2005

Biologa

707070707

2005

Matemticas

123456789

2006

Matemticas

223334444

2006

Ingls

987654321

2006

Psicologa

135791357

2006

Historia del arte

147025836

2006

Biologa

707070707

2006

Matemticas

Inscripciones
Id del alumno

Ao

Trimestre

Programa de estudios

Curso

Nota

123456789

2005

Matemticas

221

Id del alumno

Ao

Trimestre

Programa de estudios

Curso

Nota

123456789

2005

Ingls

101

123456789

2006

Matemticas

242

123456789

2006

Matemticas

224

223334444

2005

Ingls

112

223334444

2005

Matemticas

120

223334444

2006

Polticas

110

223334444

2006

Ingls

201

987654321

2005

Matemticas

120

987654321

2005

Psicologa

101

987654321

2006

Matemticas

221

987654321

2006

Matemticas

242

135791357

2005

Historia

102

Id del alumno

Ao

Trimestre

Programa de estudios

Curso

Nota

135791357

2005

Historia del arte

112

135791357

2006

Matemticas

120

135791357

2006

Matemticas

141

147025836

2005

Biologa

113

147025836

2005

Qumica

113

147025836

2006

Matemticas

120

147025836

2006

Estadstica

114

707070707

2005

Matemticas

221

707070707

2005

Estadstica

114

707070707

2006

Matemticas

242

707070707

2006

Matemticas

224

Si desea utilizar un programa de hoja de clculo para introducir los datos de ejemplo, puede omitir la seccin
siguiente.

Introducir manualmente los datos de ejemplo

1.

Abra una base de datos nueva o existente.

2.

En el grupo Tablas de la ficha Crear, haga clic en Tabla.

Access agrega una nueva tabla en blanco a la base de datos.

NOTA No es necesario seguir este paso si abre una nueva base de datos en blanco, pero s ser necesario cada

vez que necesite agregar una tabla a la base de datos.

3.

Haga doble clic en la primera celda de la fila de encabezado y, a continuacin, escriba el nombre del
campo en la tabla de ejemplo.
De forma predeterminada, Access denota los campos en blanco en la fila de encabezado con el texto Agregar
nuevo campo, como:

4.

5.

Utilice las teclas de direccin para desplazarse a la siguiente celda de encabezado en blanco y, a
continuacin, escriba el segundo nombre de campo. (Tambin puede hacer doble clic en la nueva celda.)
Repita este paso para cada nombre de campo.
Escriba los datos en la tabla de ejemplo.
Mientras escribe los datos, Access deduce un tipo de datos para cada campo. Cada campo tiene un tipo de
datos especfico, como Nmero, Texto o Fecha/Hora. Al establecer los tipos de datos, se ayuda a garantizar que
se introducen los datos correctos y tambin se ayuda a evitar errores, como el uso de un nmero de telfono en
un clculo. Para estas tablas de ejemplo, deje que Access deduzca el tipo de datos, pero no olvide revisar el
tipo de datos deducido por Access para cada campo.

6.

Cuando termine de introducir los datos, haga clic en Guardar o presione la tecla CTRL+G.
Aparece el cuadro de dilogo Guardar como.

7.

En el cuadro Nombre de tabla, escriba el nombre de la tabla de ejemplo y, a continuacin, haga clic
enAceptar.
Utilice el nombre de cada tabla de ejemplo (por ejemplo, Asignaturas principales) porque las consultas en las
secciones de procedimiento de este artculo tambin utilizan esos nombres.
Cuando termine de escribir los datos de ejemplo, est listo para comparar las dos tablas.
Omita la siguiente seccin (Crear las hojas de clculo de ejemplo), a menos que desee obtener informacin
sobre cmo crear una hoja de clculo basada en los datos de ejemplo de las tablas de la seccin anterior.

Crear las hojas de clculo de ejemplo

1.

Inicie el programa de hoja de clculo y cree un nuevo archivo en blanco. Si utiliza Excel, se crea de
manera predeterminada un nuevo libro en blanco cuando se inicia el programa.

2.

Copie la primera tabla de ejemplo de la seccin anterior y pguela en la primera hoja de clculo,
empezando en la primera celda. Asegrese de copiar la fila de encabezado, ya que contiene los nombres de
campo de la tabla de ejemplo.

3.

Mediante la tcnica proporcionada por el programa de hoja de clculo, asigne a la hoja de clculo el
mismo nombre que el de la tabla de ejemplo. Por ejemplo, cuando pegue los datos de ejemplo
de Inscripciones, asigne el nombre Inscripciones a la hoja de clculo.

4.

Repita los pasos 2 y 3, copiando la segunda tabla de ejemplo en una hoja de clculo en blanco y
cambiando el nombre la hoja de clculo.
NOTA Puede que tenga que agregar hojas de clculo al archivo. Para obtener informacin sobre cmo agregar

hojas de clculo a un archivo de hoja de clculo, vea la ayuda del programa de hoja de clculo.
5.

Guarde el libro en una ubicacin adecuada del equipo o de la red y vaya al siguiente conjunto de
pasos.

Crear tablas de base de datos a partir de las hojas de clculo

1.

En una base de datos nueva o existente:

En el grupo Importar de la ficha Datos externos, haga clic en Excel.

O bien,
Haga clic en Ms y, a continuacin, seleccione en la lista un programa de hoja de clculo.
Aparece el cuadro de dilogo Obtener datos externos: Hoja de clculo de nombre de programa.
2.

Haga clic en Examinar, busque y abra el archivo de hoja de clculo que cre en los pasos anteriores
y, a continuacin, haga clic en Aceptar.
Se iniciar el Asistente para importacin de hojas de clculo.
De manera predeterminada, el asistente selecciona la primera hoja de clculo del libro (Asignaturas
principales, si sigui los pasos de la seccin anterior), y los datos de esa hoja de clculo aparecen en la seccin
inferior de la pgina del asistente.

3.

Haga clic en Siguiente.

4.

En la siguiente pgina del asistente, active la casilla de verificacin Primera fila contiene
encabezados de columna y, a continuacin, haga clic en Siguiente.

5.

En la siguiente pgina, puede utilizar los cuadros de texto y listas bajo Opciones de campo para
cambiar los nombres de campo y tipos de datos, o bien, para omitir campos de la operacin de importacin.
Para este ejemplo, no tiene que cambiar nada. Haga clic en Siguiente.

6.

En la siguiente pgina, seleccione la opcin Sin clave principal y, a continuacin, haga clic
en Siguiente.

7.

De manera predeterminada, Access aplica el nombre de la hoja de clculo a la nueva tabla. Acepte el
nombre en el cuadro Importar a la tabla y, a continuacin, haga clic en Finalizar.

8.

En la pgina Guardar los pasos de la importacin, haga clic en Cerrar para completar el asistente.

9.

Repita los pasos del 1 al 7 hasta que haya creado una tabla a partir de cada hoja de clculo del archivo.

Comparar las tablas de ejemplo y buscar registros coincidentes

mediante combinaciones

Ahora ya est preparado para comparar la tabla Inscripciones con la tabla Asignaturas principales. Dado que no
ha definido ninguna relacin entre las dos tablas, debe crear combinaciones entre los campos apropiados en la
consulta. Las tablas tienen ms de un campo en comn. Debe crear una combinacin por cada par de campos
comunes: Id del alumno, Ao y Programa de estudios (tabla Inscripciones) y Asignatura principal (tabla
Asignaturas principales). En este ejemplo, slo son de inters los alumnos con matemticas como asignatura
principal, por lo que tambin va a utilizar un criterio de campo para limitar los resultados de la consulta.
1.

Abra la base de datos en la que guard las tablas de ejemplo.

2.

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.

3.

4.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en la tabla que contiene los registros que
desee mostrar; en este ejemplo, la tabla Inscripciones. A continuacin, haga doble clic en la tabla con la que la
va a comparar; en este ejemplo, la tabla Asignaturas principales.
Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.

5.

Arrastre el campo Id del alumno de la tabla Inscripciones hasta el campo Id del alumno de la
tablaAsignaturas principales. Aparece una lnea entre las dos tablas en la cuadrcula de diseo; dicha lnea
indica que se ha creado una combinacin. Haga doble clic en la lnea para abrir el cuadro de
dilogo Propiedades de la combinacin.

6.

Revise las tres opciones del cuadro de dilogo Propiedades de la combinacin. De forma
predeterminada, la opcin 1 est seleccionada. En algunos casos, hay que ajustar las propiedades de
combinacin para incluir filas adicionales de una tabla. Dado que intenta buscar slo datos coincidentes, deje
la combinacin configurada en la opcin 1. Cierre el cuadro de dilogo Propiedades de la
combinacin haciendo clic enCancelar.

7.

Debe crear otras dos combinaciones. Para ello, arrastre el campo Ao de la tabla Inscripciones hasta
el campo Ao de la tabla Asignaturas principales y, a continuacin, arrastre el campo Programa de
estudiosde la tabla Inscripciones hasta el campo Asignatura principal de la tabla Asignaturas principales.

8.

En la tabla Inscripciones, haga doble clic en el asterisco (*) para agregar todos los campos de la tabla
a la cuadrcula de diseo de la consulta.
NOTA Si utiliza el asterisco para agregar todos los campos, aparece slo una columna en la cuadrcula de

diseo. Esa columna tiene el nombre de la tabla, seguido de un punto (.) y un asterisco (*). En este ejemplo, la
columna se denomina Inscripciones.*.
9.

En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Asignatura principal para
agregarlo a la cuadrcula.

10.

Desactive la casilla de verificacin en la fila Mostrar de la columna Asignatura principal en la

cuadrcula de diseo de la consulta.

11.

En la fila Criterios de la columna Asignatura principal, escriba Matemticas.

12.

En el grupo Resultados de la ficha Diseo, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y, a continuacin, muestra slo las notas de matemticas de los alumnos que tengan
matemticas como asignatura principal.
Volver al principio

Comparar dos tablas utilizando un campo como criterio

En ocasiones, puede que desee comparar tablas que tienen campos con datos coincidentes pero con tipos de
datos distintos. Por ejemplo, un campo de una tabla puede tener el tipo de datos Nmero y usted desea
comparar ese campo con un campo de otra tabla que tiene el tipo de datos Texto. Se pueden generar campos
que contienen datos similares pero tienen diferentes tipos de datos cuando se almacenan los nmeros como
texto, ya sea por diseo o por otros motivos, como la importacin de datos desde otro programa. Dado que no
se pueden crear combinaciones entre campos con distintos tipos de datos, deber utilizar otro mtodo para
comparar los campos. Se pueden comparar dos campos con diferentes tipos de datos utilizando uno de los
campos como criterio del otro.
Supongamos que es un investigador institucional en una universidad y desea comprobar cmo los recientes
cambios curriculares en el departamento de matemticas han afectado a las notas de los alumnos. Le interesan
en concreto las notas de los alumnos que tienen matemticas como asignatura principal. Ya tiene una tabla
denominada Asignaturas principales y otra tabla denominada Inscripciones. Los datos referentes a las notas se
almacenan en la tabla Inscripciones y los datos referentes a las asignaturas principales de los alumnos se
almacenan en la tabla Asignaturas principales. Para ver cmo han cambiado las notas de los alumnos con
matemticas como asignatura principal, deber examinar los registros de la tabla de inscripciones que tengan
registros correspondientes en la tabla de asignaturas principales. Sin embargo, uno de los campos que desea
utilizar para comparar las tablas tiene un tipo de datos distinto.
Para comparar dos tablas utilizando un campo como criterio, cree una consulta de seleccin que incluya ambas
tablas. Incluya los campos que desee mostrar e incluya asimismo el campo que corresponda al campo que
desee utilizar como criterio. A continuacin, cree un criterio para comparar las tablas. Puede crear tantos
criterios como desee para comparar los campos.
Para ilustrar este mtodo, va a utilizar las tablas de ejemplo de la seccin anterior, pero va a cambiar de
Nmero a Texto el tipo de datos del campo Id del alumno de la tabla de ejemplo Asignaturas principales. Dado
que no se puede crear una combinacin entre dos campos con distintos tipos de datos, deber comparar los dos
campos Id del alumno utilizando uno de ellos como criterio del otro.

Cambiar el tipo de datos del campo Id del alumno de Asignaturas

principales
1.
2.

Abra la base de datos en la que guard las tablas de ejemplo.

En el Panel de exploracin, haga clic con el botn secundario del mouse (ratn) en la tabla
Asignaturas principales y, a continuacin, haga clic en Vista Diseo en el men contextual.
La tabla Asignaturas principales se abre en la vista Diseo.

3.

En la columna Tipo de datos, cambie el valor para Id del alumno de Nmero a Texto.

4.

Cierre la tabla Asignaturas principales. Cuando se le pregunte si desea guardar los cambios, haga clic
en S.

Comparar las tablas de ejemplo y buscar registros

coincidentes mediante un criterio de campo
En el procedimiento siguiente se muestra cmo comparar los dos campos Id del alumno utilizando el campo de
la tabla Inscripciones como criterio para el campo de la tabla Asignaturas principales. Mediante la palabra
clave LIKE, puede comparar los campos aunque tengan tipos de datos diferentes.
1.
2.

3.
4.

En el grupo Otros de la ficha Crear, haga clic en Diseo de consulta.

En el cuadro de dilogo Mostrar tabla, haga doble clic en Inscripciones y, a continuacin, haga
doble clic enAsignaturas principales.
Cierre el cuadro de dilogo Mostrar tabla.
Arrastre el campo Ao de la tabla Inscripciones hasta el campo Ao de la tabla Asignaturas
principales y, a continuacin, arrastre el campo Programa de estudios de la tabla Inscripciones hasta el
campo Asignatura principal de la tabla Asignaturas principales.
Dado que estos campos tienen los mismos tipos de datos, se pueden comparar mediante combinaciones. Las
combinaciones son el mtodo preferido para comparar campos que tienen el mismo tipo de datos.

5.

Haga doble clic en el asterisco (*) de la tabla Inscripciones para agregar todos los campos de esa
tabla a la cuadrcula de diseo de la consulta.
NOTA Si utiliza el asterisco para agregar todos los campos, aparece slo una columna en la cuadrcula de

diseo. Esa columna tiene el nombre de la tabla, seguido de un punto (.) y un asterisco (*). En este ejemplo, la
columna se denomina Inscripciones.*.

6.

En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Id del alumno para agregarlo a la
cuadrcula.

7.

Desactive la casilla de verificacin en la fila Mostrar de la columna Id del alumno en la cuadrcula

de diseo. En la fila Criterios de la columna Id del alumno, escriba Like [Inscripciones].[Id del alumno].

8.

En la tabla Asignaturas principales, haga doble clic en el campo Asignatura principal para
agregarlo a la cuadrcula.

9.

Desactive la casilla de verificacin en la fila Mostrar de la columna Asignatura principal en la

cuadrcula de diseo. En la fila Criterios, escriba Matemticas.

10.

En el grupo Resultados de la ficha Diseo, haga clic en Ejecutar.

La consulta se ejecuta y, a continuacin, muestra slo las notas de matemticas de los alumnos que tengan
matemticas como asignatura principal.