Proceso Emisión Estados de Cuenta

Manual de Operaciones
Gerencia de Operaciones
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1. Emisin y distribucin de EE.CC.

Visin General
Actividad: Emisin y distribucin de EE.CC. por proceso masivo

Sistemas de Apoyo: Report Web PMCP e Intranet FUNO
Estndar del Servicio: Manual de Operaciones / Gua de Usuario Intranet Financiera
Uno / Acuerdo de nivel de servicio (con el proveedor)
Entradas: Archivo de facturacin generado
Salidas: Estado de Cuenta entregado al cliente
Objetivo General
Garantizar la entrega de los EECC al domicilio de correspondencia autorizado por
el cliente titular, con el mayor porcentaje de efectividad.
Objetivos Especficos
Identificar incidencias nuevas.
Realizar una correcta exclusin de los EECC de clientes segn parmetros y
estndares establecidos.
Detectar errores en la facturacin a fin de coordinar su correctivo con el fin de
prever futuros ingresos de reclamos por informacin mal presentada.
Alcance
Operaciones, Marketing, Sistemas
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Flujo General
Flujos Especficos: Fases
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Descripcin del procedimiento

Tener en cuenta que las actividades del Analista de Operaciones pueden realizarse por el
mismo analista o por el supervisor de Operaciones Administrativas.
Fase1: Pre-Facturacin
Las actividades de la fase de pre-facturacin son realizadas 5 das laborables antes de la
fecha del corte
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Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Genera archivo de pre-facturacin y lo enva, va correo
electrnico, al rea de Operaciones; adjuntando reporte de
diferencias que hayan podido generarse.
Ver Anexo 14.1: Reporte de diferencias en la prefactura
presentado en la pgina 27.
Ver Anexo 14.2: Archivo de prefacturacin presentado en la
pgina 28.
Dicho reporte consiste de los Estados de Cuenta que no
cumplan con las polticas de facturacin definidas por la
Financiera:
Cdigo
Reporte
FUPV032
FURR4047
FURR4048
PMCP
Nombre de reporte
Diferencia Pago Mes
Diferencias Pago Mnimo
Diferencias de Estados de
Cuenta
Adems adjunta un reporte de detalle de los EECC

reportados (en formato .txt)-
An. Op. E,
E.C y CA
Nota:
Este archivo es generado 05 das antes de las fechas de
corte
El Analista de Operaciones encargado deber realizar el
seguimiento respectivo y verificar que el archivo sea
enviado en las fechas previstas.
Consolida archivo de prefacturacin e identifica las cuentas
a retener por presentar diferencia.
Ver Anexo 14.10: Cuadro de control de reportes de
diferencias en la prefacturacin (Consolidado) presentado
en la pgina 34.
Nota:
Prioriza las cuentas que presentan mayor diferencias para
identificar las cuentas a retener.
Categoriza cuentas a retener como No imprimir y las
dems como Imprimir.
An. Op. E,
E.C y CA
Nota:
La categorizacin es llevada a cabo en el archivo de control
del Anexo 14.10: Cuadro de control de reportes de
diferencias en la prefacturacin (Consolidado) presentado
en la pgina 34.
El criterio para categorizar una cuenta como No imprimir
es que al momento de identificar que cuentas retener el
Analista observ que la diferencia reportada en cualquiera
de los reportes (Pago Mes, pago mnimo o diferencia de
EECC) no coincide con la diferencia detallada en el en el
reporte de detalle de los EECC de la actividad 01.
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Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Retiene las cuentas que estn categorizados como No
imprimir.
5*
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Contina con la actividad 05 y 05*.

Adems contina con la actividad 03* de la Fase 2:
Facturacin descrito en la pgina 14.
Nota:
Los EECC retenidos, segn evaluacin, se excluirn en el
proceso de facturacin.
Extrae la relacin de cuentas con categora No Imprimir
para excluirlas.
Contina con la Fase 2b: Exclusin de cuentas con
diferencias, descrito en la pgina 18.
Ingresa a Vision Plus y determina el motivo de la diferencia.
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Nota:
Descarga los cronogramas para determinar el motivo del
descuadre
Si una incidencia es de mayor prioridad el analista notifica
directamente a PMCP.
La diferencia es causada por una nueva incidencia?
S: Contina con la actividad 07 y 07*.
No: Contina con la actividad 07.
Notifica incidencias a Sup. de Procesos
7*
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Contina con el proceso de Error: Reference source not

found (apartado Error: Reference source not found)
descrito en la pgina Error: Reference source not found.
La cuenta con diferencia necesita un ajuste manual?
S: Contina con la actividad 08.
No: FIN de procedimiento
Notifica, va correo electrnico, a Analista de Operaciones
de Ajustes y Reclamos para que realice el ajuste de la
cuenta
found (Apartado Error: Reference source not found)
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Fase 2: Facturacin
Las actividades de la fase de facturacin son realizadas el primer da laborable despus del
corte y a primera hora.
Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Coloca en los servidores de FUNO, a disposicin del rea de
Sistemas, el archivo inicial de facturacin.
Ver Anexo 14.3: Archivo inicial de facturacin presentado
en la pgina 29.
Nota:
Esta actividad se lleva a cabo a ms tardar el da siguiente
a las fechas de corte de facturacin.
El archivo inicial de facturacin est conformado por dos
archivos planos:
Un archivo de movimientos.
Un archivo de cabeceras.
PMCP
Sistemas
Carga data recibida en Intranet FUNO e informa, va correo

electrnico a Operaciones.
An. Op. E,
E.C y CA
Valida la carga del archivo de facturacin a IFU.
An. Op. E,
E.C y CA
Sistemas carg la data en IFU?

S: Contina con la actividad 04 de la Fase 2a: Validacin
descrito en la pgina 16 y la actividad 01* de la Fase 2b:
Exclusin de cuentas con diferencias descrito en la pgina
18.
No: Contina con la actividad 05
An. Op. E,
E.C y CA
Notifica a Sistemas y solicita la carga de la data.

Contina con la actividad 02.
Genera reportes (disponible en la Report
diferencias y el reporte consolidado de EECC:
Cdigo
Reporte
FUPV032
FURR4047
FURR4048
1*
PMCP
FUPR4056
Web)
de
Nombre de reporte
Diferencia Pago Mes
Diferencias Pago Mnimo
Diferencias de Estados de
Cuenta
EECC55 (EECC emitidos)
Ver Anexo 14.4: Reporte de diferencia de pago mnimo, de

pago mes, de EECC y reporte de EECC emitidos presentado
en la pgina 30.
Nota:
La generacin de este archivo se realiza peridicamente
(por corte) y de forma automtica.
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Nme
ro
2*
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
Descarga el reporte de diferencias y el reporte consolidado
de EECC en cuadro de control.
diferencias en la facturacin (Consolidado) presentado en
la pgina 35.
Nota:
El Analista de Operaciones deber verificar si los reportes
se encuentran disponibles en la RWEB, y de lo contrario
reportarlo directamente a PMCP.
Identifica las cuentas con diferencias para solicitar
muestras.
la pgina 35.
3*
An. Op. E,
E.C y CA
Nota
Al momento de seleccionar las cuentas que sern
utilizadas como muestras, realiza un cruce con las cuentas
identificadas en la prefactura con categora No imprimir
para que estas no formen parte de la seleccin de
muestras, debido a que estas ya se identific su motivo de
retencin. Ver actividad 04 de la Fase1: Pre-Facturacin.
Extrae relacin de cuentas de la cual solicitar muestras.
4*
An. Op. E,
E.C y CA
4*
An. Op. E,
E.C y CA
5*
Sistemas
6*
An. Op. E,
E.C y CA
7*
An. Op. E,
E.C y CA
Contina con la Fase 2a: Validacin descrito en la pgina

16.
Obtiene cuentas para la solicitacin de muestras
Contina con Fase 2a: Validacin descrito en la pgina 16.
Deposita en ruta compartida con Operaciones el archivo
final de facturacin.
Ver Anexo 14.5: Archivo final de facturacin presentado en
la pgina 34.
Verifica que Sistemas haya depositado los archivos de
Impresin.
Contina con la Fase 3: Impresin de EECC descrito en la
pgina 19.
Enva EECC a clientes por correo electrnico.
Nota:
El envo lo realiza desde el software E-Target.
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Fase 2a: Validacin de cuentas con diferencias
Las actividades de la fase de validacin de muestra debern realizarse el primer da laborable
despus del corte.
Nme
ro
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
Elabora formato para carga en IFU con las cuentas a
solicitar muestras.
Ver Anexo 14.6: Formato de carga en IFU (Relacin de
cuentas para solicitud de muestras) presentado en la
pgina 31.
Nota:
El formato es una relacin de cuentas en un archivo plano
(.txt)
An. Op. E,
E.C y CA
Carga formato a IFU (mdulo exclusin EECC) e informa a

sistemas de la carga.
Realiza captura de pantalla de la carga a IFU.
An. Op. E,
E.C y CA
IFU gener archivo de muestra?

No: Contina con la actividad 04*.
4*
An. Op. E,
E.C y CA
Notifica, va correo electrnico, a Sistemas de la carga

fallida (adjunta captura de pantalla de la carga en IFU).
Adjunta captura de pantalla realizada en la actividad 02.
Realiza ajuste en IFU y notifica a Operaciones
5*
Sistemas
Contina con la actividad 05*

Nota:
El Analista de Operaciones es encargado por realizar
seguimiento hasta que Sistemas realice el ajuste.
Descarga archivo de muestras.
Ver Anexo 14.7: Archivo de muestras (Cabecera y
movimientos) presentado en la pgina 32.
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Nota:
La descarga consiste en que el Analista ingresa a una ruta
compartida sealada en IFU de la cual extrae el archivo de
muestras.
Es necesario que el archivo inicial de facturacin
(Actividad 02 de la Fase 2: Facturacin) est cargado
para poder descargar el archivo de muestras.
Enva, va correo electrnico, archivo de muestras a
Imprenta.
Pgina 16 de 40
Nme
ro
Responsa
ble
Imprenta
An. Op. E,
E.C y
CAOperaci
ones
An. Op. E,
E.C y CA
Equipo de
Operacione
s
Descripcin
Genera muestras a partir del archivo enviado y las remite,
va correo electrnico, a Operaciones. (en formato pdf)
Ver Anexo 14.8: Muestras solicitadas (pdf) presentado en la
pgina 33.
Nota:
El Analista de Operaciones es encargado de realizar el
seguimiento hasta que Imprenta enve las muestras.
Recibe las muestras y revisa el banner de las mismas,
notifica a Marketing
Nota:
El Analista de Operaciones notifica de la conformidad del
banner a Marketing. Si Marketing determina que el banner
no es correcto, el Analista de Operaciones deber solicitar
la correccin del mismo a la Imprenta.
Asigna revisin de las muestras al Equipo de Operaciones.
Notifica, va correo electrnico, de la asignacin de
muestras.
Revisa y analiza la diferencia en las muestras usando los
siguientes aplicativos de consulta:
Vision Plus.
MIG.
Notifica los EECCs que deben y no deben ser impresos.
10
Equipo de
Operacione
s
11
An. Op. E,
E.C y CA
12
An. Op. E,
E.C y CA
13
An. Op. E,
E.C y CA
Nota:
Los Analistas de Operaciones notifican el motivo de la
diferencia y en caso corresponda, la incidencia implicada.
Centraliza resultados y categoriza el EECC como Imprimir
o No imprimir.
la pgina 35.
Extrae y excluye cuentas con categora No imprimir para
la fase de exclusin.
Contina con la Fase 2b: Exclusin de cuentas con
diferencias, descrito en la pgina 18.
La diferencia es causada por una nueva incidencia?
S: Contina con la actividad 14* y 14.
No: Contina con la actividad 14.
Notifica incidencias a Sup. de Procesos
14*
An. Op. E,
E.C y CA

FIN de procedimiento.
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Nme
ro
Responsa
ble
14
An. Op. E,
E.C y CA
15
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
La cuenta con diferencia necesita un ajuste manual?
No: FIN de procedimiento.
Notifica, va correo electrnico, a Analista de Operaciones
de Ajustes y Reclamos para que realice el ajuste de la
cuenta
Fase 2b: Exclusin de cuentas con diferencias

Nme
ro
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
Elabora formato para carga en IFU con las cuentas que se
desea excluir.
Ver Anexo 14.9: Formato de cuentas a excluir en IFU
Carga formato en IFU (mdulo exclusin EECC).
Excluye desde IFU las cuentas con montos menores a S/.
2.00.
1*
An. Op. E,
E.C y CA
Realiza captura de pantalla de la carga a IFU.

Nota:
Es necesario que el archivo inicial de facturacin
(Actividad 02 de la Fase 2: Facturacin) est cargado
para poder realizar esta actividad.
Notifica, va correo electrnico, a Sistemas de la exclusin
de cuentas bajo criterio de Operaciones.
Adjunta captura de pantalla de la carga a IFU.
Nota:
Este correo tiene por finalidad informar a Sistemas de la
conformidad para la generacin del archivo final de
facturacin.
An. Op. E,
E.C y CA
Enva conformidad a Sistemas para que formalice la

solicitud de impresin de los EE.CC. al proveedor de
Imprenta con las siguientes consideraciones:
Enviar el archivo de facturacin al proveedor de
Imprenta (sin considerar los EE.CC. excluidos).
Solicitar que gestionen la georeferenciacin con el
proveedor de Mensajera.
En caso lo hubiera, indicar los nmeros de
cuenta que adicionalmente debern ser
includos o excludos.
Excluir de la facturacin de FUNO las cuentas
migradas en el corte (pues sern emitidas en
formato TPSA).
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Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Excluye cuentas bajo criterios de Sistemas y Operaciones
(no cumplan con las polticas de emisin).
Sistemas
Criterios de Operaciones:
- EECC con montos menores a S/. 2 (actividad 01*).
- Revisin por operaciones en cuadratura (actividad
02).
Criterios de Sistemas:
- EECC que tienen 120 das de mora
- EECC que son castigados
- EECC por correo de electrnico (pedido del cliente)
- Exclusin de cuentas que se enviaran al correo
electrnico
Fase 3: Impresin de EECC

Nme
ro
1
Responsa
ble
Sistemas
Descripcin
Deposita el archivo final de facturacin en ruta compartida
con Imprenta.
Contina con la actividad 02b y 02.
2b
An. Op. E,
E.C y CA
Verifica que Sistemas haya depositado los archivos de

Impresin.
Sistemas
Enva correo de confirmacin detallando que se ha sido

depositado el archivo final de facturacin.
Contina con la actividad 03 y 04c.
Imprenta
Enva a Courier data para georeferenciacin.
Courier
Georeferencia la data recibida y se la devuelve a la

imprenta.
Imprime y ensobra los EECC.
Contina con la actividad 06 y 04c.
Contina con la Fase 3a: Estimacin de preformas y sobres
descrito en la pgina 21.
Imprenta
Nota:
Para poder ensobrar e imprimir los EECC, previamente se
ha coordinado el abastecimiento de sobres y preformas en
la Fase 3a: Estimacin de preformas y sobres descrito en la
pgina 21.
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Nme
ro
Responsa
ble
Imprenta
Enva, va correo electrnico, a Operaciones la cantidad de

EECC impresos.
Contina con la actividad 02a.
1a
Sistemas
Enva, va correo electrnico, la cantidad de EECC

facturados, excluidos y que sern imprimidos.
2a
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
Compara la cantidad de EECC indicados por sistemas

contra la cantidad de EECC impresos con el objetivo de
verificar la cantidad de preformas (genricos) que se han
utilizado.
Ver Anexo 14.12: Cuadro de control de comparacin de
cantidades notificadas por imprenta y sistemas,
Para la comparacin, realiza la siguiente operacin:
EECC facturados - EEC excluidos = EECC impresos
Nota:
La Cantidad de EECC facturados y excluidos, est
determinada en la actividad 01a.
La Cantidad de EECC impresos, est determinada en la
actividad 06.
3a
An. Op. E,
E.C y CA
Cuadra las cantidades reportadas?

S: FIN de procedimiento.
No: Contina con la actividad 04a.
4a
An. Op. E,
E.C y CA
Notifica, va correo electrnico, a Sistemas e Imprenta del

descuadre y solicita correccin.
3c
An. Op. E,
E.C y CA
Coordina con Imprenta cuando el Courier podr recoger los

EECC impresos.
4c
Imprenta
Confirma cuando el Courier recoger los EECC impresos.
5c
Courier
Recoge material impreso.
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Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Habilita los sobres con los insertos, coordinados
previamente para el corte.
Contina con la Fase 4: Distribucin del Courier descrito en
la pgina 23.
6c
Courier
Nota:
Para poder habilitar los sobres, previamente se ha
coordinado el abastecimiento de insertos en la Fase 3a:
Estimacin de preformas y sobres descrito en la pgina 21.
La habilitacin de sobres consiste en colocar el cargo,
insertos y volantes en una bolsa que contenga a estos.
Fase 3a: Estimacin de preformas y sobres

Las actividades de la fase de estimacin de preformas y sobres debern realizarse 5 das
laborables antes de la fecha del corte.
Nme
ro
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op.
BD.
1a
An. Op. E,
E.C y CA
1b
An. Op. E,
E.C y CA
Descripcin
Solicita, va correo electrnico, base de clientes a facturar
en el corte a An. Op. BD.
Enva base de cuentas de clientes con saldo que van a
facturar en el corte.
Ver Anexo 14.13: Listado de clientes que van a facturar
segn Base de Datos presentado en la pgina 36.
Descarga del Jsatellite (Mdulo de EECC) la totalidad de
clientes que van a facturar en el corte.
Realiza proyeccin de preformas segn la cantidad enviada
en cortes anteriores.
Compara las tres cifras y determina la cantidad de EECC a
imprimirse para el corte.
An. Op. E,
E.C y CA
Para la comparacin realiza el promedio simple de las

siguientes cantidades:
Cantidad de clientes a facturar segn BD, Cantidad de
clientes a facturar segn JSatelite y Cantidad estimada de
preformas a enviar.
Nota
Cantidad de clientes a facturar segn BD, est
determinada en la actividad 02.
Cantidad de clientes a facturar segn JSatelite, est
determinada en la actividad 01a.
Cantidad estimada de preformas a enviar, est
determinada en la actividad 01b.
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Nme
ro
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
Notifica, va correo electrnico, a Imprenta el N de

preformas y sobres a usar para el corte, segn la cantidad
determinada en la actividad anterior.
Imprenta
Imprime las preformas de los EECC a emplear en el corte.

Contina con la actividad 05 la Fase 3: Impresin de EECC
descrito en la pgina 19.
Descripcin
Sobraron preformas despus de la impresin?

No: FIN de procedimiento.
6
Imprenta
Imprenta
Indica la cantidad de preformas sobrantes y notifica a

Operaciones.
An. Op. E,
E.C y CA
Actualiza archivo de control de stock de preformas y

sobres.
Ver Anexo 14.14: Cuadro control de stock de preformas y
sobres presentado en la pgina 37.
Nota:
Esta actividad contina luego de la actividad 05 de la Fase
3: Impresin de EECC descrito en la pgina 19
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Fase 3b: Coordinacin de insertos y volantes
Nme
ro
Responsa
ble
Marketing
Coordina y define diseos de artes de banner, sobre,

insertos y volantes a usar en el corte.
Marketing
Solicita muestra a imprenta con diseos de banner, sobre,

insertos y volantes.
Descripcin
Enva muestra a Marketing. (en formato pdf)

3
Imprenta
Marketing
Aprueba artes de banner, sobre, insertos y volantes.
Marketing
Indica a Operaciones cuales son los insertos a usar en el

corte.
An. Op. E,
E.C y CA
Enva a Imprenta el diseo de los insertos a usar en el

corte.
Imprenta
Informa a Marketing de la conformidad de la impresin.
An. Op. E,
E.C y CA
Las muestras debern enviarse 5 das calendarios antes de

la fecha del corte.
Informa a Marketing de la conformidad de la impresin.

Fase 4: Distribucin del Courier

Nme
ro
Responsa
ble
An. Op. E,
E.C y CA
Courier
Descripcin
Solicita cronograma de distribucin a Courier.
Enva cronograma de distribucin.
Ver Anexo 14.15: Cronograma de distribucin de Courier
Pgina 23 de 40
Nme
ro
Responsa
ble
Descripcin
Genera cronograma de estimacin de cortes futuros
1a
An. Op.
Proc.
Nota:
Este cronograma tiene por objetivo apoyar como
herramienta al An. Op. E, E.C y CA en la gestin de los
cortes futuros.
Courier
Realiza seguimiento a la distribucin.

1*
Courier
Despacha los EECC a los puntos de distribucin.

Distribuye los EECC a los clientes.
Entrega EECC a los clientes teniendo en cuenta los plazos
establecidos
2*
Courier
3*
Courier
Orden de distribucin:
1. Urbano Lima
2. Urbano Provincia
3. Perifrico
4. Rural
5. Sectores alejados
Entrega a Operaciones informe de entrega.
Ver Anexo 14.16: Informe de entrega del Courier
Contina con la Fase 5: Anlisis de reparto descrito en la
pgina 24.
Fase 5: Anlisis de reparto

Nme
ro
Responsa
ble
An. Op.
BD.
An. Op.
BD.
An. Op. E,
E.C y CA
SAC
Descripcin
Actualizar la base histrica de casos motivados.
Ver Anexo 14.18: Base Histrica de motivados presentado
en la pgina 40.
Verifica la consistencia del reporte de efectividad de
entrega.
Contina con la actividad 03, 03a y 03b.
Nota:
La verificacin consiste en revisar la consistencia lgica del
reporte respecto al reparto de los EECC a los clientes.
Enva casos de direcciones erradas a SAC para actualizar
direcciones.
Remite listado a Call Center.
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Nme
ro
Responsa
ble
Call Center
Descripcin
Actualiza direcciones en PUC.
3a
3b
An. Op. E,
E.C y CA
An. Op. E,
E.C y CA
Enva a Courier casos de inconsistencia de los resultados

de su servicio para auditora.
Realiza seguimiento y verifica cumplimento de plazos de
acuerdo a los Acuerdos de nivel de servicio (ANS).
1c
An. Op. E,
E.C y CA
Genera indicadores de efectividad de entrega.

Ver Anexo 14.17: Cuadro de control de Indicadores de
distribucin de EECC presentado en la pgina 39.
1d
An. Op. E,
E.C y CA
Carga de informe final de entrega al sistema de

correspondencia del IFU.
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Anexos
Anexo
Tipo
Anexo 14.1: Reporte de diferencias en la prefactura
Reporte
Anexo 14.2: Archivo de prefacturacin
Archivo de
data
Anexo 14.3: Archivo inicial de facturacin
Archivo de
data
Anexo 14.4: Reporte de diferencia de pago mnimo, de

pago mes, de EECC y reporte de EECC emitidos
Reporte
Anexo 14.5: Archivo final de facturacin
Archivo de
data
Anexo 14.6: Formato de carga en IFU (Relacin de

cuentas para solicitud de muestras)
Formato
Anexo 14.7: Archivo de muestras (Cabecera y

movimientos)
Archivo de
data
Anexo 14.8: Muestras solicitadas (pdf)
Formato
Anexo 14.9: Formato de cuentas a excluir en IFU
Formato
Anexo 14.10: Cuadro de control de reportes de

diferencias en la prefacturacin (Consolidado)
Cuadro de
Control
Anexo 14.11: Cuadro de control de reportes de

diferencias en la facturacin (Consolidado)
Cuadro de
Control
Anexo 14.12: Cuadro de control de comparacin de

cantidades notificadas por imprenta y sistemas
Cuadro de
Control
Anexo 14.13: Listado de clientes que van a facturar

segn Base de Datos
Cuadro de
Control
Anexo 14.14: Cuadro control de stock de preformas y

sobres
Cuadro de
Control
Anexo 14.15: Cronograma de distribucin de Courier
Cuadro de
Control
Anexo 14.16: Informe de entrega del Courier
Cuadro de
Control
Anexo 14.17: Cuadro de control de Indicadores de

distribucin de EECC
Cuadro de
Control
Anexo 14.18: Base Histrica de motivados
Cuadro de
Control
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Anexo 14.1: Reporte de diferencias en la prefactura
Reporte diferencias en Pago Mnimo:
Reporte diferencias de EECC:
Reporte diferencias en Pago Mes:
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Anexo 14.2: Archivo de prefacturacin
Pgina 28 de 40
Anexo 14.3: Archivo inicial de facturacin
Pgina 29 de 40
Anexo 14.4: Reporte de diferencia de pago mnimo, de pago mes, de EECC y reporte de EECC
emitidos
Reporte diferencias en Pago Mnimo:
Reporte diferencias de EECC:
Pgina 30 de 40
Reporte diferencias en Pago Mes:
Anexo 14.5: Archivo final de facturacin
Anexo 14.6: Formato de carga en IFU (Relacin de cuentas para solicitud de muestras)
Pgina 31 de 40
Anexo 14.7: Archivo de muestras (Cabecera y movimientos)
Archivo de cabeceras:
Archivo de Movimientos:
Pgina 32 de 40
Anexo 14.8: Muestras solicitadas (pdf)
Pgina 33 de 40
Anexo 14.9: Formato de cuentas a excluir en IFU
Anexo 14.10: Cuadro de control de reportes de diferencias en la prefacturacin (Consolidado)
Pgina 34 de 40
Anexo 14.11: Cuadro de control de reportes de diferencias en la facturacin (Consolidado)
Pgina 35 de 40
Anexo 14.12: Cuadro de control de comparacin de cantidades notificadas por imprenta y
sistemas
Anexo 14.13: Listado de clientes que van a facturar segn Base de Datos
Pgina 36 de 40
Anexo 14.14: Cuadro control de stock de preformas y sobres
Anexo 14.15: Cronograma de distribucin de Courier
Pgina 37 de 40
Anexo 14.16: Informe de entrega del Courier
Pgina 38 de 40
Anexo 14.17: Cuadro de control de Indicadores de distribucin de EECC
Pgina 39 de 40
Anexo 14.18: Base Histrica de motivados
Pgina 40 de 40

Proceso Emisión Estados de Cuenta

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Manual de Operaciones

1. Emisin y distribucin de EE.CC.

Actividad: Emisin y distribucin de EE.CC. por proceso masivo

Flujos Especficos: Fases

Descripcin del procedimiento

Adems adjunta un reporte de detalle de los EECC

Contina con la actividad 05 y 05*.

Contina con el proceso de Error: Reference source not

Carga data recibida en Intranet FUNO e informa, va correo

Valida la carga del archivo de facturacin a IFU.

Sistemas carg la data en IFU?

Notifica a Sistemas y solicita la carga de la data.

Ver Anexo 14.4: Reporte de diferencia de pago mnimo, de

Contina con la Fase 2a: Validacin descrito en la pgina

Carga formato a IFU (mdulo exclusin EECC) e informa a

IFU gener archivo de muestra?

Notifica, va correo electrnico, a Sistemas de la carga

Contina con la actividad 05*

Contina con el proceso de Error: Reference source not

Fase 2b: Exclusin de cuentas con diferencias

Realiza captura de pantalla de la carga a IFU.

Enva conformidad a Sistemas para que formalice la

Fase 3: Impresin de EECC

Verifica que Sistemas haya depositado los archivos de

Enva correo de confirmacin detallando que se ha sido

Enva a Courier data para georeferenciacin.

Georeferencia la data recibida y se la devuelve a la

Enva, va correo electrnico, a Operaciones la cantidad de

Enva, va correo electrnico, la cantidad de EECC

Compara la cantidad de EECC indicados por sistemas

Cuadra las cantidades reportadas?

Notifica, va correo electrnico, a Sistemas e Imprenta del

Coordina con Imprenta cuando el Courier podr recoger los

Confirma cuando el Courier recoger los EECC impresos.

Recoge material impreso.

Fase 3a: Estimacin de preformas y sobres

Para la comparacin realiza el promedio simple de las

Notifica, va correo electrnico, a Imprenta el N de

Imprime las preformas de los EECC a emplear en el corte.

Sobraron preformas despus de la impresin?

Indica la cantidad de preformas sobrantes y notifica a

Actualiza archivo de control de stock de preformas y

Coordina y define diseos de artes de banner, sobre,

Solicita muestra a imprenta con diseos de banner, sobre,

Enva muestra a Marketing. (en formato pdf)

Aprueba artes de banner, sobre, insertos y volantes.

Indica a Operaciones cuales son los insertos a usar en el

Enva a Imprenta el diseo de los insertos a usar en el

Informa a Marketing de la conformidad de la impresin.

Las muestras debern enviarse 5 das calendarios antes de

Informa a Marketing de la conformidad de la impresin.

Fase 4: Distribucin del Courier

Realiza seguimiento a la distribucin.

Despacha los EECC a los puntos de distribucin.

Fase 5: Anlisis de reparto

Remite listado a Call Center.

Enva a Courier casos de inconsistencia de los resultados

Genera indicadores de efectividad de entrega.

Carga de informe final de entrega al sistema de

Anexo 14.1: Reporte de diferencias en la prefactura

Anexo 14.2: Archivo de prefacturacin

Anexo 14.3: Archivo inicial de facturacin

Anexo 14.4: Reporte de diferencia de pago mnimo, de