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PEACHTREE 2012
MATERIAL DE SEMINARIO
NIVEL BASICO
INDICE
INTRODUCCION .......................................................................................... 3
COMO CREAR UNA NUEVA COMPAIA ................................................. 4
ESTABLECIMIENTO DE UNA NUEVA COMPAIA ............................................ 4
INFORMACIN DE LA COMPAIA ...................................................................... 4
SELECCIN DEL CATALOGO DE CUENTAS:..................................................... 5
SELECCIN DEL METODO CONTABLE .............................................................. 6
SELECCIN DEL METODO DE POSTEO .............................................................. 6
PERIODOS CONTABLES: ........................................................................................ 7
PERIODO FISCAL ..................................................................................................... 8
FINALIZACIN DEL PROCESO: ............................................................................ 8
INTRODUCCION
Ingresar los datos de una nueva compaa en Peachtree es muy fcil, para
ayudarlo al establecimiento de una nueva compaa, Peachtree provee una Gua
para establecer una compaa/New company setup wizard. Para acceder a la
Gua para establecer una nueva compaa/New company setup wizard, hay
dos formas de hacerlo; El primer mtodo es seleccionar Establecer una nueva
compaa/Setup a new company, desde la Ventana de inicio/Star screen. Si otra
compaa esta abierta, usted recibir el siguiente mensaje Quieres mantenter
(nombre de la compaa) abierta?/Do you want to keep (Company name) open?.
Haga clic sobre el botn yes para mantener la compaa existente abierta y abrir
otra compaa o crear una nueva o clic en no para cerrar la compaa abierta y
continuar con el proceso.
Iniciar compaa
Existente
Crear nueva
Compaa
Lea la informacin introductoria dentro de esta ventana y haga clic sobre el botn
de Siguiente/Next, para continuar con el establecimiento de su nueva compaa.
INFORMACIN DE LA COMPAIA
Para el establecimiento de su nueva compaa, usted deber ingresar el nombre de la
compaa/Company name, direccin/adress, nmero telefnico/telephone, nmero de
fax/fax y tipo de negocio/business type.
TIPS: Una vez haya creado la nueva compaa, usted podr acceder a ella desde la barra de men,
en el titular de mantenimiento/maintain, haciendo clic sobre la opcin de informacin de la
compaa/company information, cada vez que necesite revisar o actualizar la informacin de su
compaa.
TIPS: Si usted est utilizando Quicken, One Write Plus, o Peachtree DOS, usted puede convertir su
codificador de cuentas existente en los programas antes mencionados a la nueva compaa que est
creando.
Tiempo real y SmartPosting postea actualizando el mayor general cada vez que
sea ingresada una transaccin, cuando usted revise los reportes en Peachtree
siempre reflejar la situacin financiera actual de la empresa. Por esta razn
Peachtree recomienda la utilizacin del mtodo de Tiempo real. (En caso de
versiones que no sean Quantum) y SmartPosting en caso de versiones Quantum.
PERIODOS CONTABLES:
En la ventana de perodos contables usted le indica al sistema el perodo fiscal que
usted utiliza y el mes en que usted va a iniciar los registros contables; usted puede
introducirle al sistema un perodo especial si as lo necesita.
PERIODO FISCAL
En esta ventana usted escoge cul es el primer mes y en que ao van a comenzar
los registros.
Cuentas por
Cobrar
Cuentas por
Pagar
Inventario
Planillas
Diarios
Mayor
General
Diario
General
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Campos
Nmero de Identificacin/Account ID: Este campo se utiliza para colocar el
nmero de identificacin o cdigo de la cuenta, mirar la lista de las cuentas y el
Tipo de cuenta (Acoount Type). Este campo permite solamente 15 caracteres
alfanumricos.
Cuenta Inactiva/Inactive: Esta condicin se utiliza para las cuentas que son de
ttulo o comentario que no van a acumular transacciones. Si una cuenta est
inactiva y se le desea postear alguna transaccin, el sistema le advertir si
desea continuar con el registro.
Descripcin/Description: Se utiliza para describir cmo se va a titular la
cuenta, cuyo nombre aparecer en la impresin de los reportes. Este campo se
limita a 30 caracteres alfanumricos para titular la cuenta.
Categora de cuenta/Account Type: Este campo se usa para determinar la clase
de cuenta que utiliza el sistema, y este grupo en conjunto aparecer en los
estados financieros. A continuacin presentamos los diferentes tipos de cuenta
que se utilizan en Peachtree:
Cash
Efectivo
1000
Accounts Receivable
1000
Inventory
Inventario de Mercanca
1000
Fixed Assets
1000
Accumulated Depreciation
Depreciacin Acumulada
1000
1000
Other Assets
Otros Activos
1000
Accounts Payable
2000
2000
2000
Equity-Get Close
3000
Equity-Doesnt Close
3000
Equity-Retained Earnings
Utilidades Retenidas
3000
Income
Ingresos
4000
Cost of Sales
5000
Expenses
Gastos
6000
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Antes de comenzar a utilizar las diferentes ventanas que componen los mdulos
de cuentas por cobrar, se debe configurar el sistema de manera tal que,
automticamente, despliegue las cuentas contables, los trminos de pago
generalmente aplicados a los clientes, mtodos de pago, cargos aplicados por
morosidad, etc.
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CAMPOS
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Pestaa de contacts
(Conactos)
En esta pestaa usted podr ingresar todas las personas con las cuales usted
se contacta.
Campos
Contact name (nombre del contacto): En este campo usted ingresara el
nombre del contacto.
Company name (nombre de la compaa): Ingrese el nombre de la
compaa donde el contacto labora.
Job title (Cargo): Usted podr ingresar el cargo que desempea dicho
contacto en la empresa.
Telephone 1 y 2 (telfono): En este campo usted ingresara los telfonos
directos del contacto.
E-mail: Ingresar el correo electrnico del contacto.
Gender (Sexo): En este campo usted ingresara el sexo de la persona donde
(male) es masculino y (female) es femenino
Curso Bsico de Peachtree
Peachtree 2012
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Pestaa de Direcciones
(Addresses)
Un cliente puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20
direcciones por cliente con el propsito de enviarle la mercanca a la direccin que
as lo desee el cliente.
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INFORMACION PREDETERMINADA
Antes de iniciar el uso de las diferentes ventanas que componen los mdulos de
cuentas por pagar, se debe configurar el sistema de manera tal que,
automticamente despliegue las cuentas contables, los trminos de pago de los
proveedores, etc. Para ingresar a Informacin Predeterminada Default
information, damos un Clic al men de Mantenimiento Mantein y luego
bajarnos con el cursor del teclado o del mouse hasta Default Information y,
automticamente, se despliega un pequeo men en el que seleccionamos con un
Clic Vendors
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CAMPOS
Pestaa General
Contacto/Contact: Ingrese el nombre de la persona con quien hace contacto
donde el proveedor.
Nmero de Cuenta/Account#: Ingrese el nmero de cuenta que el proveedor le
ha asignado a su compaa.
Direccin, Telfonos, etc./Address, City, ST, Zip, Country, Telephone 1 y 2,
Fax: En estos campos y en este mismo orden ingresamos la direccin, apartado
postal, ciudad, telfonos 1 y 2 y el nmero de fax.
Tipo de Proveedor/Vendor Type: Este es un campo opcional que agrupa a
proveedores con caractersticas similares, con el propsito de mantener una
clasificacin en los reportes.
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Pestaa de Direcciones
(Addresses)
Un proveedor puede tener varias direcciones, Peachtree permite registrar hasta 20
direcciones por proveedor.
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Pestaa de Seguros
(Isnsurance)
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Codigo/*Sales tax agency ID: Dentro de este campo usted va a colocar los que es el
codigo/ID del impuesto que va ha crear (Ejm: ITBMS.)
Descripcin/Sales tax agency name: Usted va a poner la descripcin del impuesto
(que no sea mas largo de 30 caracteres).Impuesto por Pagar del Mayor
General/*Selecta n account to track sales taxes: Esta va ha ser la cuenta contable
del mayor general que va ha acumular el ITBMS
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sobre las ventas el cual puede ser cargado en las facturas, cotizaciones y otras
formas.
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Cuenta por Cobrar/AR Account: Seleccione la cuenta del mayor general para
cuentas por cobrar. Este campo se predetermina con la cuenta que se utiliz
con el cliente anterior.
Cdigo del Impuesto de Venta/Sales Tax Code: El impuesto de Transferencias
Bienes Muebles (I.T.B.M.) es desplegado automticamente en este campo. Si
no se encuentra predeterminado se dirige a la lupa, lo selecciona y presiona
enter o un doble clic para seleccionarlo.
I.T.B.M./Sales Tax: En este campo se despliega el importe del impuesto total
reconocido en todos los productos de inventario.
Cargo de Flete/Freight Amount: Ingrese en este campo cualquier cargo de flete
aplicable a la transaccin.
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Fecha del Depsito/Deposit ticket ID: Utilice este campo para colocar la fecha
en que se realiz el depsito. El sistema despliega la fecha calendario
corriente.
Cdigo de Cliente o (Proveedores)/Customers ID (Vendors ID): Seleccione
el cliente al que se le aplica el pago desde la lupa, despus de haber
seleccionado el cliente, el nombre y direccin sern llenados automticamente.
Los reembolsos de dinero por parte de los proveedores, son registrados al
seleccionar Vendor ID, desplegando la flecha hacia abajo y mediante la lupa se
escoge el proveedor.
Referencia/Reference: El campo de referencia se utiliza para identificar un
pago o abono del cliente y puede ser un nmero de cheque, # de recibo u otra
referencia.
Fecha/Date: Esta es la fecha en la que se hizo el pago o abono.
Cantidad Depositada/Receipt Amount: La cantidad depositada despliega el
total corriente y todos los pagos que han sido aplicados a las facturas. Usted
no puede accesar a este campo.
Mtodo de Pago/Paymets Method: Seleccione uno de los mtodos,
previamente incluidos en la lista, con solo desplegar la flecha.
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Pago a la orden de/Pay to the Order of: La informacin de esta casilla fue
predeterminada desde el mantenimiento de los proveedores, pero usted puede
cambiarla con un clic en el botn de la flecha e ingresar direccin y nombre del
beneficiario del cheque, slo si no se ha escogido al proveedor; esta
informacin ser impresa en el cheque.
Nmero de cheque/Check Number: Si usted est ingresando un cheque que
est escrito a mano o previamente impreso, ingrese el nmero de cheque en
esta casilla. Si usted va ha imprimir los cheques por el sistema Peachtree,
deje este campo en blanco y el sistema asignar el nmero de cheque cuando el
cheque es impreso.
Fecha/Date: Ingrese la fecha que debe ser impresa en el cheque, si el cheque es
escrito a mano o previamente impreso, digite la fecha que aparece en el
cheque.
Memo: Informacin que se imprime en el cheque. El campo de memo soporta
hasta 30 caracteres solamente.
Cuenta de Efectivo/Cash Account: Esta es la cuenta del mayor que se va
afectar con el desembolso. Esta cuenta puede ser cambiada si es necesario. El
balance corriente de la cuenta de banco se muestra bajo esta casilla. Este
campo es actualizado cuando los cheques son Posteados o pasados al mayor.
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Si este campo es desplegado con los signos? ? ? pulse un clic en el botn Recalc
para actualizar el saldo del banco.
Cantidad/Quantity: Cuando se compran productos que permanecen en
stock, ingrese la cantidad que se compra en este campo. El nmero
ingresado en este campo es multiplicado por el valor que aparece en precio
unitario: el resultado es automticamente desplegado en el campo de monto o
Amount. Este campo es opcional para otros productos que no estn en
inventario.
Producto/Item: Seleccione un producto de inventario desde el campo de Item,
la descripcin se despliega automticamente, ya que fue previamente
configurada en la ventana de mantenimiento de Inventario. Utilice este
rengln al ingresar una compra al contado.
Descripcin/Description: Despus de seleccionar un producto de inventario,
la descripcin se despliega automticamente. Cuando ingresamos una compra
de un producto que no est en inventario, escriba la descripcin del producto o
servicio en este campo.
Cuenta del Mayor/GL Account: Esta es la cuenta del mayor que usted va ha
debitar, cuando la compra es posteada. Si usted selecciona un producto de
inventario, la cuenta que le aparece predeterminada, fue originalmente
configurada cuando fue creado el producto Item, en el men de
mantenimiento de productos de inventario. Usted puede cambiar esta cuenta
si es necesario.
Precio Unitario/Unit Price: El precio unitario que aparece es el ltimo precio
por el cual se compr este producto, en otras palabras es el ltimo costo. El
precio unitario puede ser cambiado a un monto diferente, si es necesario. Este
campo es opcional para otros productos que no estn en inventario.
Monto/Amount: Este campo es el resultado de la multiplicacin de la cantidad
Quantity por el valor del precio unitario Unit Price. La cantidad que
aparece en este campo puede modificarse.
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Job: Un Job puede ser asociado con esta transaccin. Ingrese o seleccione un
Job ID, si aplica. Refirase al capitulo de Job Cost para mas informacin.
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CONCILIACIN BANCARIA
ACCOUNT RECONCILIATION
Desde el men deTareas/Task, seleccione la opcin de conciliacin
Bancaria/Account Reconciliation. Peachtree permite reconciliar aquellas cuentas
de efectivo y bancos del Mayor General contra el estado de cuenta bancaria
mensualmente.
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REPORTES
Sage Peachtree proporciona numerosos informes de todas las reas del sistema y se
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color o tamao de letra) que se utilizan para las diferentes secciones del informe.
Enviar a (Send to): Al seleccionar esta opcin, se abre una lista desplegable desde
la que puede seleccionar las siguientes opciones para enviar el informe a:
- E-mail: Seleccione esta opcin para enviar el reporte por e-mail (utilizando
Microsoft Outlook) y se adjuntara un PDF del reporte.
-
Excel: Con esta opcin usted podr enviar el reporte que esta visualizando a
un formato de Excel.
PDF: guarda el informe en formato PDF para que pueda ser abierto con
Acrobad Reader.
Estilos (Styles): abre las ventanas de estilos de informes en los que puede
configurar un conjunto de fuentes para su uso en el informe.
Copiar (Copy): Con esta opcin usted podr copiar reportes operativos y
financieros de una compaa a otra.
Una vez haya seleccionado el reporte haciendo un doble clic o utilizando el icono
de Display (mostrar) ubicado en la barra de herramientas aparece el informe
como se muestra a continuacin:
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Esta ventana se puede utilizar para ver la informacin, as como para personalizar
el contenido y el aspecto del informe.
Tips: puede obtener mayor detalle de la informacin dndole un doble clic y podr
accesar a la transaccin fuente.