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Proceso I Auditora:
Fecha de la Auditora:
Fecha del Acta:
Asistentes
a la reunin:
Auditor:
DE RESULTADOS
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DE LA AUDITORIA
GCI-F()"140-002
~er5On:1
Gerencia
Del 21-Nov-2014 al 18-Dic-2014
25-mar-2015
Isabel Victoria Pineda, Ludivia Castro y Mary Luz Muoz
Ludivia Castro Guerrero
Objetivo:
El objetivos de la actividad de auditoria es evaluar si son adecuados los controles que se identifiquen en el proceso de Gerencia, que se cumpla con lo correspondiente
a la documentacin que soporta el sistema en el proceso y evaluar si son efectivos los controles respecto a la muestra seleccionada.
Alcance:
Para el desarrollo de la presente auditoria se tuvo en cuenta el cdigo de tica y buen gobierno y su aplicacin al interior de la Institucin, as mismo el seguimiento a la elaboracin
los acuerdos de gestin de los Gerentes pbliCOS de la institucin en la fase de seguimiento de julio de 30 de 2014 y el listado maestro de documentos correspondiente al Grupo
Funcional de Direccionamiento
estratgico.
de
exponen
la recomendaciones
generadas
producto
a discutir corresponden
a hallazgos
de mejora detectados.
implicados
directamente
con el
por la administracin.
generadas
En los acuerdos de Gestin de cada Gerente Pblico suministrados por la Oficina Asesora de Planeacin en el desarrollo de la auditoria, respecto
a la fase de seguimiento realizada a 30-Jun-2014 se observa lo siguiente:
1. Acuerdo de Gestin con Gerente Pblico de la Subgerencia Administrativa suscrito el 15-Ene-2014:
en la fase de seguimiento de 30-Jul-2014
no se incluyeron dos compromisos establecidos en el acuerdo de gestin ni la correspondiente evaluacin, y corresponden al objetivo No. 3 y 4: ~
Gestionar adecuadamente
las necesidades y expectativas racionales de los usuarios, -Desarrolar un modelo de prestacin nico integral y
humanizado que permita desarrollar un modelo de contratacin que garantice la sostenibilidad financiera.
2. Acuerdo de Gestin con Gerente Pblico de la Subgerencia Financiera y Comercial suscrito el 15-Ene-2014: en la fase de seguimiento de 30Jul-2014 no se incluyeron los compromisos institucionales correspondientes
al objetivo 1 ni la correspondiente evaluacin, as mismo tampoco se
observan tres (3) actividades del objetivo 2.
3. En algunos casos el resultado esperado es diferente en el Acuerdo de Gestin suscrito al incluido en el seguimiento 30..Jul-2014, lo que puede
ocasionar diferencias en el porcentaje de cumplimento de los indicadores que se evalan:
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Criterio
Tipo de ocservacicn
Oportunidad de Mejora
Recomendacin
Se recomienda definir y ejecutar un control de revisin y seguimiento donde se asegure la confiabilidad de la informacin a la que se le hace
seguimiento con respecto a los compromisos adquiridos en los Acuerdos de Gestin suscritos.
o
Plan de Accin
Fecha de remediaci6n
Responsable de la remediacin
- Realizar los cruces correspondientes entre lo programado en los planes de accin y lo suscrito en los Acuerdos de Gestin.
- Realizar el seguimiento acorde a lo suscrito en los acuerdos de gestin.
15 de abril de 2015 respecto a la evaluacin 2014
Jefe Oficina de Planeacin
Cdigo de tica
Criterio
GGD-OO-100-001
Cdigo de :tica y Buen Gobierno vi. Numeral 4.4: Pactos para la autorregulacin:
adecuada, acorde con el Manual de Imagen institucional.
7) Mantener
Tipo de Observacin
Oportunidad
Recomendacin
1. Se recomienda establecer un control preventivo de revisin y seguimiento que asegure que todos los manuales y dems documentos exigidos
para el cumplimiento de los procesos al interior de la institucin se encuentren debidamente elaborados, socializados y publicados en la intranet.
2. Se recomienda revisar el1 00% de la documentacin del proceso asegurando que los formatos incluidos en los procedimientos, instructivos,
manuales y dems, estn vigentes y actualizados, y que los formatos diseados estn siendo considerados dentro de la documentacin del
proceso soportando su utilidad e importancia.
Plan de Accin
Fecha de remediacin
RePOnsable de la remediacin
15 de mayo de 2015
Jefe Oficina de Planeaci6n
Observacin
Ustado
y publicacin
y Registros
Maestro
y con
los documentos
publicados
GGD-F0-130-006
MAlRIZ DE PlAN
TERCER NIVEL
GGD-F0-130-018
CRONOGRAMA
GGD-DO-130-002
TALLER
GGD-DO-1.30-00S
TAlLER
GGD-DO-130-0
Criterio
GMC-PR-160-001
GMC-F0-160-007
Tipo de Observacin
Oportunidad
Recomendaci
1. Se
Mes2. Se
en el
Responsable
4 Observacin
de la remediacin
06 TALLER
DE ACCiN
HOSprrAL
Mapa de Procesos
Slr.ION
BOLNAA
tntranet
VERSiN
VERSIN
ESE
3
O No
2
se observa
publicado
No 1 SOPA DE LETRAS
O' No se observa
publicado
No 2 DIFERENCIAS
No se observa
publicado
O No se observa
publicado
DE SEGUIr.lIENTO
No 3 DEFINICIONES
en los medios
de Documente
DESCRIPCiN
CODlGO
Fecha de remediacin
personal
3 Observacin
Plan de Accin
una presentacin
de Mejora
1. En el procedimiento GMC-PR-160-001
Elaboracin
formato, entre otros, actualizado debe estar publicado
caso del procedimiento GMC-PR-160-001
se observa
2012. As mismo, se deja como fecha el Mes y el Ao,
formatos y dems.
2. De acuerdo con el Listado Maestro de Documentos
procesos de la Institucin. se evidencia lo siauiente:
AL MAPA
MECI
DE RIESGOS
de Mejora
recomienda que las fechas de elaboracin, revisin y aprobacin de la documentacin del los procesos se presente en trminos de oraMo con la finalidad de delimitar exactamente desde cuando .entran en vigencia las directrices y controles incluidas en dicha documentacin.
recomienda establecer y documentar un control preventivo de revisin y seguimiento que garantice que todos los documentos identificados
listado maestro de documentos se encuentren igualmente actualizados en el mapa de procesos de la institucin y publicados en la intranet.
1. Revisin y depuracin de documentos de! proceso; revisar e incluir fechas completa de elaboracin, revisin y aprobacin de documentos.
2. Actualizacin y unif~cin
de los documentos que le competen al proceso, con la respectiva socializacin y publicacin en los medios
correspondientes.
15 de mayo de 2015
Lder del Grupo Funcional
Se observo el acto administrativo por el cual se encuentra conformado el Comit Biotico Asistencial (Resolucin 0314 de agosto 14 de 2000
\;
HSB; Resolucin 13437 de 1991); sin embargo, no se observan las actas de reunin correspondientes
al ao 2014. La Jefe de Oficina Asesora de
Planeacin manifiesta que no se realiz el comit en 2014 debido a que se esta replanteando su funcionamiento.
Criterio
Tipo de Observacin
Recomendacin
1. GGO-00-100-001 Cdigo deEtica vt. Art. 1,1. Generalidades de la institucin: ... EI Hospital Simn Bolvar cuenta con el Comit Independiente
de tica en Investigacin y Comit Bictico Asistencial al igual que con Gestores de tica.
2. Resolucin 0314 de agosto 14 de 2000 HSB: Articulo 9:-Funclones del presidente del comit de Biotica: ..Las reuniones del Comit de Biotico
se realizaran cada quince (15) cas en un da hbil, y deber ser convocada por 10 menos con tres (3) das de antelacin
3. Resolucin 13437 de 1991: Por la cual se constituyen los comits de tica Hospitalaria y se adoptan el Declogo de los Derechos de los
Pacientes.
Haflazgo
1. se recomienda estaOI!'lcer un control preventivo de ravision y sequnruento que garantice oportunamente el erectrvo runcronarmentc de toaos JOS
comits que se han conformado al interior de la institucin.
2. Se recomienda identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que se puedan generar por incumplimiento en los lineamientos
establecidos por el Hospital Simn Bolvar para el desarrollo de sus actividades, tales como el cumplimiento de las funciones del Comit Biotico
11'
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
5 Observacin
Criterio
Tipo de Observacin
Recomendacin
Plan de Accin
Fecha de remediacin
Responsable de la remediacin
ial
1. Revisin de la resolucin 0314 de 2000 y puesta en funcionamiento del Comit Biotico Asistencial.
2. Actualizacin de los nesgas identificados incluyendo los que trae el incumplimiento de las actividades normativas (funcionamiento de comits).
15 de mayo de 2015
Lder del GruQ_oFuncional de Calidad - Jefe Oficina de Planeacin
Se observa que al interior de la institucin no se cuenta con gestores de tica; esta informacin es confirmada por la Jefe de Oficina Asesora de
Planeacin auien manifiesta oue en el momento no hav aestores de tica establecidos al interior de la oruanizacin.
GGD-00-100-001 Cdigo de tica vl. Art. 1,1. Generalidades de la institucin: ... El Hospital Simn Bolvar cuenta con el Comit Independiente
de tica en Investigacin y Comit Biotico Asistencial al igual que con Gestores de Etica.
Hallazgo
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de tica y Buen Gobiemo de la Institucin, y en general de todos los lineamientos con que cuenta el Hospital Simn Bolvar en el desarrollo de sus
funciones.
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identificar, analizar, avaluar y valorar los posibles riesgos que pueda ocasionar la ausencia de gestores de tica al interior de la
Firma de Auditores
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