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Los fines que se pretenden conseguir con los libros registros son:
-
empresarios
pueden
llevar
Libro diario
En l se registran diariamente las operaciones relativas a la actividad econmica
de la empresa.
Libros de inventarios y cuentas anuales
Se abrirn con un balance detallado de la situacin patrimonial de la empresa.
Al menos trimestralmente se confeccionar un balance de la comprobacin de
sumas y saldos.
El libro registro de bienes de inversin
Es un libro obligatorio que registra la adquisicin de aquellos bienes de inversin
de cuya compra la empresa puede deducir el IVA posteriormente.
Libros de actas de sociedades
En el que quedarn reflejados todos los acuerdos tomados por las juntas
generales y especiales, y por los dems rganos colegiados de la sociedad.
En l quedar tambin constancia de puntos tratados, intervenciones efectuadas,
acuerdos adoptados, resultado de votaciones, etc.
El acta deber ser firmada por el secretario/a, con el visto bueno del presidente/a.
Libro de registro de acciones nominativas
Ser necesario para las sociedades annimas, cuyas acciones sean nominativas,
que debern llevar un registro del titular y de los sucesivos titulares de dichas
acciones, con datos como el nombre, el domicilio, etc.
Libro de facturas emitidas
En l registrarn las facturas emitidas por la empresa.
Libro de facturas recibidas
Los sujetos pasivos deben numerar correlativamente todas las facturas y
documentos de aduanas correspondientes a los bienes adquiridos o importados.
Se podr registrar una misma factura en varios asientos correlativos cuando este
documento tenga operaciones que tributen a diferentes tipos del impuesto.
Libros de mayor
Son las cuentas que recogen los diferentes movimientos habidos en el libro diario,
de forma individual.
Libro auxiliar de caja
Sirve para anotar el movimiento de cobros y pagos realizados en efectivo. Su
informacin debe coincidir con el libro mayor de caja.
Libro de efectos comerciales a cobrar
En l se anotarn todas aquellas letras de cambio giradas a clientes y deudores.
Libro de efectos comerciales a pagar
Se anotarn todas aquellas letras de cambio que debe pagar la empresa a sus
proveedores, acreedores, etc., con el objetivo de poder tener un mejor control de
los pagos que debe realizar.
La ficha de almacn
Se utiliza para llevar un control de las existencias que tenga la empresa.
La primera anotacin en una ficha de almacn segn este criterio puede ser
debida a:
-La continuacin de una ficha anterior.
-Una compra.
-La continuacin de un ejercicio econmico contablemente cerrado.
Transacciones comerciales
El valor patrimonial de la empresa en marcha es debido a las diversas
operaciones financieras y comerciales que se realizan a diario. A esas
operaciones, en contabilidad, se les denomina transacciones y se definen como la
ocurrencia de un acto de voluntad mediante el cual dos o ms personas celebran
un convenio que, de alguna manera, afecta los valores que integran el patrimonio.
Unas originaron cambios de un activo por otro activo; otras originan cambios tanto
en el activo como en el pasivo; o cambios en el activo y el capital.
Una transaccin comercial puede ser, por ejemplo, una venta, un pago, una
compra, una devolucin, etc.
Las transacciones comerciales deben ser apropiadamente clasificadas segn su
naturaleza, de manera que se registren en las cuentas adecuadas, esta
clasificacin se debe hacer conforme a un plan contable previamente elaborado
por el ente econmico.
En desarrollo de las normas bsicas, las normas tcnicas regulan el ciclo contable.
El ciclo contable es el proceso que debe seguirse para garantizar que todos los
hechos econmicos se reconocen y se transmiten correctamente a los usuarios de
la informacin.
Por ejemplo: El seor GONZALEZ nos ha pagado $30.000 pesos. Ese pago se
puede contabilizar como un hecho contable con fundamento en comprobantes
debidamente soportados, las transacciones econmicas se deben registrar en
libros, es decir, por el sistema de partida doble.
TRANSACCIONES PERMUTATIVAS.
Son aquellos hechos contables que no afectan el capital de la empresa y slo
constituyen cambios de valores dentro de la igualdad patrimonial. Es el caso
cuando se adquieren bienes al contado; por ejemplo, mobiliario; aqu ocurre una
disminucin del activo "Efectivo" y un aumento del activo "Mobiliario", sin afectar el
valor del capital. A este hecho contable se le puede denominar transaccin
permutativa dentro de un mismo elemento, puesto que los cambios se sucedieron
dentro del activo mismo.
TRANSACCIONES MODIFICATIVAS:
Son aquellos hechos contables que afectan en alguna forma el capital de la
empresa. Estos hechos pueden ser de dos tipos: modificativos propios o de origen
operacional; y modificativos impropios, originados por el dueo del patrimonio.
Existen seis tipos de transacciones que siguen la teora del cargo y del abono.
*1) Aumento de un activo; aumento de un pasivo
Este tipo de transaccin es muy frecuente, ya que se origina con todas las
compras a crdito realizadas y prstamos obtenidos. O no despreciable (terreno);
pero aumenta un pasivo que sera "Cuentas por pagar", cuenta que indica la
obligacin que tiene la empresa.
Compras al contado
Es cuando la empresa paga al contado sea en efectivo o en cheque, la compra de
otro activo del mismo valor que la cantidad pagada. En este caso, puede disminuir
la cuenta "Caja" o "Banco", depende como fue comprado el activo que aumenta
por el precio pagado. Este activo puede ser una activo fijo despreciable o no
despreciable.
Depsito bancario
Simplemente es el traslado de un monto en efectivo a una cuenta corriente
bancaria. En una transaccin donde haya un depsito bancario, disminuye la
cantidad de dinero de la cuenta "Caja", pero aumenta la cantidad de dinero en la
cuenta corriente ("Banco").
Ciclo contable
Un ciclo contable es el periodo de tiempo en el que una sociedad realiza de forma
sistemtica y cronolgica el registro contable de una forma fiable y reflejando la
imagen fiel de la actividad. Normalmente un ciclo contable es de un ao.
En cuanto a registros, hacemos referencia a entradas en el libro diario,
comprobantes financieros, hasta la preparacin de los Estados financieros.
Etapas de un ciclo contable
La vida de un negocio se divide en ciclos o aos contables y estos a su vez, se
dividen en tres estapas:
Tipos de Asientos.
Las transacciones financieras producen documentos fuentes de informacin, los
cuales constituyen la base de la contabilidad; entre estos documentos cabe
destacar los cheques de banco, las facturas extendidas y las facturas pagadas. La
informacin contenida en estos documentos es trasladada a los libros contables, el
diario y el mayor. En el libro diario se reflejan todas las transacciones realizadas
por la empresa, mientras que en el mayor se reflejan las transacciones que
afectan a las distintas partidas contables, por ejemplo, caja, bancos, clientes,
proveedores, entre otros; esto es lo que llamamos asientos contables, por medio
del cual registramos todas las operaciones mercantiles en los comprobantes y
libros de contabilidad.
En el Registro Contable se Pueden Presentar dos Tipos de Asientos:
ASIENTO SIMPLE: Cuando solamente se afectan dos cuentas correspondientes a
un dbito y a un crdito. Ejemplo: se compra al contado, un computador para uso
de la empresa por $2'800.000. Las cuentas efectuadas son dos EQUIPOS DE
COMPUTACION Y COMUNICACIN, cuenta de Activo que por aumentar, se
debita; y BANCOS, cuenta de Activo que por disminuir, se acredita.
o
el
la
el
AJUSTES CONTABLES:
Los ajustes contables son una transaccin u operacin contable, conocidos
tambin como transacciones internas, y las utilizamos bsicamente para realizar
cuatro tipos de operaciones:
1. Ajustes para contabilizacin de gastos pagados por anticipado
2. Ajustes para contabilizacin de provisiones
3. Ajustes para contabilizacin de ingresos financieros (Intereses devengados
sobre cuentas en bancos)
4. Ajustes para correccin de errores
Los ajustes contables, en la contabilidad, los realizamos por dos razones:
1. Al cierre del ejercicio contable (Cada vez que elaboramos los estados
financieros) debemos hacer los respectivos asientos de ajustes, para las
cuentas mencionadas anteriormente.
2. Cuando en los registros del libro diario o libro mayor cometemos errores,
utilizamos los ajustes para revertir la operacin que hayamos registrado de
forma incorrecta.
CIERRES CONTABLES
El cierre contable es el proceso que consiste en cancelar las cuentas de
resultados (compuestas por las cuentas de ingresos, gastos, costos de venta y
costos
de
produccin)
y
trasladar
dichas
cifras
a
las cuentas
de balance respectivas (activo, pasivo y patrimonio). Este cierre permite conocer
el resultado econmico del periodo y cuantificar las ganancias o las prdidas.
El resultado del cierre de las cuentas de resultados se debe incluir en la cuenta de
patrimonio. Esto quiere decir que, si los resultados son positivos (utilidades), la
cuenta de patrimonio aumenta, mientras que si los resultados son negativos
(prdidas), la cuenta disminuye.
Para cancelar o cerrar las cuentas de resultados, es necesario
realizar ajustes (depreciacin de los activos fijos, amortizacin de los activos
intangibles, etc.) y conciliaciones (de cuentas bancarias).
En resumen, el cierre contable implica, como primer paso, la regularizacin de las
cuentas de gastos e ingresos para obtener el resultado del ejercicio. Esto permite
saber cunto se ha ganado o perdido en el periodo. Luego se debe regularizar las
cuentas de patrimonio neto (si aument o disminuy segn las ganancias o
prdidas) y, finalmente, cerrar todas las cuentas con saldo para que el mismo sea
igual a cero.
Es posible que surjan diversos problemas con el cierre contable a partir
de errores en los registros de los movimientos. Entre los ms comunes se
encuentran las anotaciones con valores equivocados, las anotaciones en cuentas
errneas (anotar gastos como ingresos o viceversa) y las operaciones no
documentadas (como una compra sin factura).
BALANCE DE COMPROBACION
Un balance de comprobacin es un instrumento financiero que se utiliza para
visualizar la lista del total de los dbitos y de los crditos de las cuentas, junto
al saldo de cada una de ellas (ya sea deudor o acreedor). De esta forma, permite
establecer un resumen bsico de un estado financiero.
No obstante, tenemos que resaltar que dentro del mbito de la contabilidad y
gestin financiera de cualquier empresa se hace necesaria la existencia de otra
serie de balances, adems del citado de comprobacin. En concreto, tambin se
tiene que llevar a cabo la elaboracin de los balances de situacin, de prdidas y
ganancias o el abreviado.
De estos tres nuevos balances, el primero citado es el que tiene como claro
objetivo mostrar en todo momento la situacin econmica por la que est
atravesando la empresa en cuestin. El segundo, como su propio nombre indica,
es con el que se conoce si aquella tiene bien prdidas o bien beneficios. Y
finalmente, el abreviado, que es el balance que presenta las mencionadas
prdidas y ganancias de una PYME (Pequea y Mediana Empresa).
El
balance
de
comprobacin
refleja
la contabilidad de
una empresa u organizacin en un determinado periodo. Por eso, este balance
acta como base a la hora de preparar las cuentas anuales.