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servio de
facilidades
empresariais
EMPREENDEDORISMO
Expediente
Presidente do Conselho Deliberativo
Diretor-Presidente
Diretora Tcnica
Mirela Malvestiti
Coordenao
Autor
Projeto Grfico
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Sumrio
1. Apresentao ........................................................................................................................................
2. Mercado ................................................................................................................................................
3. Localizao ...........................................................................................................................................
5. Estrutura ...............................................................................................................................................
6. Pessoal .................................................................................................................................................
7. Equipamentos .......................................................................................................................................
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Apresentao / Apresentao
1. Apresentao
Aviso: Antes de conhecer este negcio, vale ressaltar que os tpicos a seguir no
fazem parte de um Plano de Negcio e sim do perfil do ambiente no qual o
empreendedor ir vislumbrar uma oportunidade de negcio como a descrita a seguir. O
objetivo de todos os tpicos a seguir desmistificar e dar uma viso geral de como um
negcio se posiciona no mercado. Quais as variveis que mais afetam este tipo de
negcio? Como se comportam essas variveis de mercado? Como levantar as
informaes necessrias para se tomar a iniciativa de empreender
Os Escritrios Virtuais surgiram para atender a demanda de empreendedores de Micro
e Pequenas Empresas _MPEs que trabalham em casa e eventualmente, precisam de
um espao profissional para atender seus clientes, bem como para oferecer
alternativas queles que esto comeando o seu negcio prprio e que precisam de
infra-estrutura e manuteno de escritrio, mas no querem ou no podem investir
nestes itens. A soluo permite reduzir o custo de manuteno de uma empresa em
70%. Os Escritrios Virtuais so espaos alugados onde empresrios encontram todos
os servios e infra-estrutura necessrios para o para o desenvolvimento da rea
comercial de seu negcio sem que para isso precise despender grandes quantias em
dinheiro para montar uma estrutura prpria. Alm dos servios comuns, como por
exemplo, recepcionista, office-boy, servios de cpias, locao de salas para reunies
ou eventos. Em algumas regies do pas onde permitido o funcionamento de mais de
uma empresa num mesmo endereo, os Escritrios Virtuais oferecem a opo de
abertura de domiclio fiscal. Neste caso, o escritrio virtual cuidar do processo de
regularizao fiscal do empreendimento agindo mediante procurao concedida pelo
locatrio para represent-lo na recepo de correspondncias e perante os agentes de
fiscalizao. O nome Escritrio Virtual foi popularizado nos EUA e Europa (virtual
offices). A palavra virtual foi usada para com intuito de enfatizar que a infra-estrutura
est fora da empresa que a utiliza. Embora existam outros nomes para designar o
negcio, como escritrios inteligentes ou centros de negcios, a denominao
escritrio virtual se tornou referncia para esse segmento de prestao de servios.
Este documento no substitui o Plano de Negcios, que imprescindvel para iniciar
um empreendimento com alta probabilidade de sucesso. Para a elaborao do Plano
de Negcio deve ser consultado o SEBRAE mais prximo.
2. Mercado
3. Localizao
A localizao de um Escritrio Virtual item fundamental para o sucesso do
empreendimento. Os clientes deste tipo de negcio procuram empresas instaladas em
pontos nobres das cidades. Alm do bairro, a localizao deve ser decidida levando
em considerao alguns aspectos, tais como:a) Adequao aos clientes:- Facilidade
de acesso; - Facilidade de estacionamento (de preferncia local);b) Adequao aos
funcionrios:- Proximidade de estaes e pontos de transporte coletivo;- Infra-estrutura
de servios (restaurantes, farmcias, bancos);
5. Estrutura
6. Pessoal
Um Escritrio Virtual precisa de profissionais que exeram as funes de
administrador, secretria e motoboy / Office boy. Para amenizar os custos iniciais com
folha de pagamento, convm optar pela contratao de uma equipe enxuta. possvel
comear com apenas trs pessoas, desde que os trs profissionais renam as
competncias necessrias para tocar o empreendimento: Administrador? Capacidade
para lidar com imprevistos;? Reconhecer e definir problemas,? Atuar
preventivamente;? Ter raciocnio lgico, crtico e analtico;? Ter conhecimento de
gesto empresarial.;? Habilidade de relacionamentos;? Habilidade para negociar;?
Pr-atividade;? Inteligncia emocional para lidar com possveis conflitos;? Disciplina.
Secretria? Cortesia e educao para com os clientes e colegas;? Disciplina;?
Organizao;? Boa apresentao pessoal. Motoboy / Office boy? Manter bom
relacionamento interpessoal;;? Manter asseio pessoal;? Demonstrar flexibilidade;?
Zelar pelo bom estado das encomendas transportadas;? Agir com responsabilidade;?
Agir com ateno;? Evidenciar tica profissional. A capacitao de profissionais deste
ramo de negcio deve estar direcionada para o desenvolvimento das competncias
citadas acima. Os nveis salariais bsicos so definidos pelos sindicatos de cada
regio e categoria, a partir da o empresrio dever manter polticas que remunerem
adequadamente os empregados, considerando-se os nveis de competncias
pessoais. Recomenda-se a adoo de uma poltica de reteno de pessoal,
oferecendo incentivos e benefcios de natureza financeiros ou outros. Assim, a
empresa poder diminuir os nveis de rotatividade e obter vantagens como a criao
de vnculo entre funcionrios e clientes e ainda a diminuio de custos com:?
recrutamento e seleo,? treinamento de novos funcionrios,? custos com demisses.
7. Equipamentos
materiais de escritrio. Escritrio - Mesa; - Cadeiras; - Telefone. Sala de Reunies Mesa; - Cadeiras; - Projetor Multimidia; - Flipchart; -Pincis atmicos - Computador ou
notebook Copa - Microondas; - Louas; - Talheres; - Copos; - Armrio; - Mquina de
caf espresso e similares; - Frigobar.
Para estruturar a empresa sero necessrios os seguintes equipamentos: Recepo Uma mesa;- Trs Cadeiras;- Um telefone; - Um fax;- Um computador;- Uma
impressora multifuncional;- Trs armrios. Escritrio - Uma mesa;- Trs cadeiras;- Um
telefone; Sala de Reunies - Uma mesa;- Seis cadeiras;- Um datashow;- Um
computador;- Um flipchart. Copa - Um microondas;- Louas Variadas;- Um jogo de
talheres;- 12 copos;- Dois armrios;- Uma mquina de caf espresso;- Um frigobar.
8. Matria Prima/Mercadoria
A gesto de estoques no varejo a procura do constante equilbrio entre a oferta e a
demanda. Este equilbrio deve ser sistematicamente aferido atravs de, entre outros,
os seguintes trs importantes indicadores de desempenho:
Giro dos estoques: o giro dos estoques um indicador do nmero de vezes em que o
capital investido em estoques recuperado atravs das vendas. Usualmente medido
em base anual e tem a caracterstica de representar o que aconteceu no passado.
Obs.: Quanto maior for a freqncia de entregas dos fornecedores, logicamente em
menores lotes, maior ser o ndice de giro dos estoques, tambm chamado de ndice
de rotao de estoques. Cobertura dos estoques: o ndice de cobertura dos estoques
a indicao do perodo de tempo que o estoque, em determinado momento, consegue
cobrir as vendas futuras, sem que haja suprimento. Nvel de servio ao cliente: o
indicador de nvel de servio ao cliente para o ambiente do varejo de pronta entrega,
isto , aquele segmento de negcio em que o cliente quer receber a mercadoria, ou
servio, imediatamente aps a escolha; demonstra o nmero de oportunidades de
venda que podem ter sido perdidas, pelo fato de no existir a mercadoria em estoque
ou no se poder executar o servio com prontido.
Portanto, o estoque dos produtos deve ser mnimo, visando gerar o menor impacto na
alocao de capital de giro. O estoque mnimo deve ser calculado levando-se em conta
o nmero de dias entre o pedido de compra e a entrega dos produtos na sede da
empresa
10. Automao
Do Negcio Para gerenciar a comunicao entre empresa e cliente existem softwares
especficos. muito importante que a empresa tenha controle das mensagens e
recados enviados e recebidos pelo cliente, um software permite maior rigidez deste
12. Investimento
O valor total a ser investido depende de um conjunto de decises que precedem a
instalao do negcio, como por exemplo: -Decidir se o imvel ser prprio ou
alugado; -Avaliar todas as modificaes necessrias que devero ser realizadas no
local para o funcionamento do negcio; - Avaliar o custo benefcio de comprar mveis
e equipamentos usados. Os resultados das decises referentes a estes itens surgiro
com a elaborao do plano de negcios. Etapa fundamental para quem deseja
empreender de forma consciente, o plano de negcios a validao da idia, anlise
de sua viabilidade como negcio (DOLABELA, 1999, p.17). Considerando um
Escritrio Virtual instalado numa rea de 60m, necessrio um investimento inicial
estimado em R$ 64.212,00 (sessenta e quatro mil e duzentos e doze reais) a ser
controle. Alm disso, os Escritrios Virtuais utilizam tecnologias como o sistema VOIP
que permite a transferncia de ligaes para telefones fixos e mveis com mais
agilidade e menor custo. Na administrao A gesto do negcio pode ser
automatizada. Existem vrios softwares no mercado que possibilitam a automao da
gesto de empresas. Entretanto, o mais indicado que o empresrio invista em
softwares especficos para o ramo de negcio da empresa para permitir a gesto
eficiente do negcio. Dentre os benefcios que um software de gesto pode oferecer,
pode-se citar alguns.? Controle de clientes com gerenciamento de relacionamento
CRM (Customer Relationship Manager);? Envio de e-mail direto e personalizado para
comunicao com os clientes;? Contas a pagar;? Controle de despesas; ? Contas a
receber;? Contratos para cobrana mensal;? Controle bancrio (taxas, tarifas, cheques
j compensados, etc); ? Fluxo de caixa.
14. Custos
16. Divulgao
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I) Sem empregado
5% do salrio mnimo vigente - a ttulo de contribuio previdenciria do
empreendedor;
R$ 5,00 a ttulo de ISS - Imposto sobre servio de qualquer natureza.
II) Com um empregado: (o MEI poder ter um empregado, desde que o salrio seja de
um salrio mnimo ou piso da categoria)
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Para este segmento, tanto ME, EPP ou MEI, a opo pelo SIMPLES Nacional sempre
ser muito vantajosa sob o aspecto tributrio, bem como nas facilidades de abertura do
estabelecimento e para cumprimento das obrigaes acessrias.
18. Eventos
Feiras e eventos de negcios so oportunidades para o empreendedor realizar e
fechar parcerias, fazer contatos e manter-se atualizado sobre as novidades. A seguir
uma relao de alguns eventos do setor: Feira do empreendedor Evento: Anual Local:
Brasil Realizao: SEBRAE Site: http://www.feiradoempreended or.sebrae.com.br
Expogesto Evento: Anual Local: Joinvile - SC Realizao: Messe Brasil Site: http://feir
as.messebrasil.com.br/expogestao/expositor-982.htm
Havendo receita excedente ao limite permitido superior a 20% o MEI ter seu
empreendimento includo no sistema SIMPLES NACIONAL.
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21. Glossrio
Audioconferncia- um meio tecnolgico que permite a comunicao e a interao de
pessoas que esto localizadas em regies diferentes atravs da voz, com o auxlio de
linhas telefnicas comuns, internet, VoIP (Voice over IP-Rede de dados), conexo via
cabo e bluetooth.Central de PABX - um PABX pode se comunicar internamente,
independente de possuir uma linha de telefone convencional. Dependendo do porte da
empresa ou organizao, a central PABX poder ter um nmero elevado de ramais, os
quais podem estar at mesmo em outro local da cidade. Neste caso a empresa aluga a
rede externa de uma operadora apenas para interligar seus ramais.Sistema VOIP sistema de comunicao pela Internet, ou seja, comunicao atravs de protocolos
IPs, onde normalmente no se paga para se comunicar com outro computador ligado
a mesma rede, tambm pode ser ligado a qualquer telefone fixo e celular de qualquer
parte do mundo por tarifas custo muito baixo.
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24. Bibliografia
DOLABELLA, Fernando. Oficina do empreendedor. So Paulo. Cultura Editores
Associados, 1999.Referncias EletrnicasBRASIL, SANTOS, LEI COMPLEMENTAR
N. 616, de 26 de dezembro de 2007. Dispe sobre o funcionamento de escritrios
virtuais no municpio de Santos e d outras providncias. Disponvel em:
http://www.smartcenter.com. br/Legislacao.aspx Acesso em: Janeiro / 2010.BR Offices
Escritrio Virtual. Disponvel em: http://bro
ffices.m2rnet.com.br/index.php/content/view/105.html Acesso em Janeiro /
2010FARIAS, Leone. Escritrios virtuais da Joinville Business Center so uma boa
opo para. Disponvel em: http://www.sebraesc.com.br/novos_destaques/oportunidade/default.asp?m ateria=14117 Acesso em:
Janeiro / 2010Hermanson, Boris. Como funciona um escritrio virtual. Disponvel em:
http://www.sebraesp.com.br/midiateca/public
acoes/artigos/juridico_legislacao/como_funciona_escritorio_virtual. Acesso em Janeiro
/ 2010LOCHINS, Carmem Lgia; GRISCI, Priscila Daniel; JANOVIK, Scalco; JANOVIK,
Mayara Squeff. Modos de Trabalhar e de Ser de Motoboys: A Vivncia EspaoTemporal Contempornea. Disponvel em: http://bases.bireme.br/cgibin/wxislind.exe/iah/onli
ne/?IsisScript=iah/iah.xis&src=google&base=LILACS&lang=p&nextAct
ion=lnk&exprSearch=501954&indexSearch=ID. Acesso em: Janeiro / 2010NAGATA,
Bianca. Escritrios virtuais so beneficiados pela crise. Disponvel em:
http://www.metodista.br/rronline/ciencia-e-sa ude/economia/escritorios-virtuais-sao-
23. Caractersticas
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25. URL
http://www.sebrae.com.br/sites/PortalSebrae/ideias/Como-montar-servi%C3%A7o-defacilidades-empresariais-escrit%C3%B3rio-virtual
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