Cmo elaborar cotizacin formal por

servicios grficos
COTIZACIN, METODOLGICO, NEGOCIACIN

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esupuestar, presupuesto, tarifas, tipo, vigencia

Me puedes enviar cotizacin?. Esta es una de las preguntas ms frecuentes y

complicadas en el ejercicio independiente de profesiones artsticas, sobre todo para
quienes desconocen el valor de su trabajo y deben responderla con urgencia, por lo
que terminan enviando un simple nmero que, aparte de poco serio, no refleja en
absoluto el contexto, alcances y condiciones asociadas a una determinada tarifa. En
suma, el proveedor queda en psima posicin para negociar, pues ms de algn
cliente podra aprovecharse de tal desconocimiento o pensar que la cifra es un total
que abarca bocetos, modificaciones sin lmite, etc. Para evitar errores vamos a
estudiar la anatoma de una cotizacin formal y pondremos a disposicin de
nuestros lectores un documento editable (al final del texto).
QU DEBE INCLUIR UNA COTIZACIN O PRESUPUESTO
1) Datos de contacto
En el extremo superior izquierdo del documento deben figurar en orden
descendente: nombre completo del proveedor de servicios grficos (o sea t),
profesin, ciudad, pas, telfono (con cdigo de pas y/o ciudad), cdigo ZIP de tu
oficina o lugar de trabajo (si va dirigida a clientes extranjeros. Puedes averiguar el
tuyo mediante el sitio de Correos Chile), link a tu portafolio y direccin e-mail. Si
tienes un logotipo o cono personal o corporativo, puedes incluirlo arriba de toda
esta informacin, siempre que sea discreto y pequeo. (Nota: el RUT no es
necesario, por tratarse de un dato muy personal)

La funcin de tus datos es facilitar la identificacin y procedencia del documento

una vez que se imprima o circule fuera del servidor mail.

2) Fecha de emisin de cotizacin

En el extremo superior derecho anota el da, mes y ao en que envas la cotizacin.
P. ej.: Martes 30 de octubre, 2012. Este dato es fundamental para dejar constancia
de su emisin y, como veremos ms adelante, su vigencia.
3) Ttulo principal
Es una breve descripcin -mximo 2 lneas- para dar contexto a la cotizacin: a qu
proyecto y cliente se refiere. P. ej.: Cotizacin ilustracin proyecto etiqueta botella
Coca-Cola.
4) Detalle
Es un breve bloque de texto que complementa al ttulo y describe:
o

Las tareas o prestaciones que se realizarn, y sus respectivas tarifas. Para

saber cmo presupuestar un proyecto, revisa nuestro artculo.

Las aplicaciones especficas que permites por la tarifa propuesta, en tu
calidad de titular de derechos de autor.

NOTA:
JAMS se extiende una cotizacin ni se proponen tarifas sin antes conocer los fines o usos especficos
que cliente dar a tu obra. De lo contrario, ests firmando un cheque en blanco. Por ello es importante
que antes de preparar una cotizacin preguntes a tu cliente dnde, cmo, para qu y por cunto tiempo
ser usada tu creacin o producto.

5) Plazos
Toda cotizacin debe incluir un plazo estimado para desarrollo de etapas y entrega
final. Un cliente necesita saber qu est pagando y cundo podr ver la obra
terminada. Si puede comprenderlo, estar ms dispuesto a financiarla. Adems,
entre las variables que definen la calidad de un servicio est la prontitud. Si ofreces
una buena solucin de diseo en menos tiempo que el resto de tus pares, te
vuelves ms competitivo, ergo preferible. Por ltimo, especificar fechas es tambin
til

para

ti,

pues

reduce

la

chance

de

que

un

proyecto

se

extienda

innecesariamente.
Algunos profesionales incorporan a la cotizacin una carta Gantt, o diagrama
cronolgico que describe tareas, cunto tomar hacerlas y cules pueden hacerse
en forma paralela, para ganar tiempo. La ventaja de este grfico es que permite
programar rigurosamente el proyecto y da a cliente una perspectiva confiable sobre

su desarrollo (algo que adems te evita reclamos del tipo: cmo s que
efectivamente trabajaste X horas?)
6) Cobros adicionales
o
Bocetos: indicar tarifa y nmero mximo de diagramas o bocetos que
o

definirn la obra final

Correcciones: indicar tarifa y nmero mximo de instancias de correccin

posteriores a obra terminada.

Gastos asociados a cumplimiento de labores: indicar tarifa por gastos
de traslacin (movilizacin propia o transporte areo, terrestre o martimo) y/u
hospedaje, cuando sea necesario. As mismo y de ser preciso, advertir que
tarifas se refieren exclusivamente a la ejecucin de una tarea o diseo, y no
comprenden arriendo de estudios fotogrficos, contratacin de personal, ni
compra de insumos o materiales. Otra opcin es indicar que dichos gastos
corren por cuenta de cliente

7) Forma de pago
Sealar que el pago por servicios grficos -expresado en UF (Chile) o monto
LQUIDO (extranjero)- se divide en 2 etapas:
o
Adelanto de al menos 30% de tarifa total antes de iniciar labores.
o

Pago del resto a contra-entrega (es decir, una vez que entregues el trabajo
terminado) o en un plazo no superior a 30 o 60 das (dependiendo de la
magnitud de la tarea).

NOTA: es MUY importante que tanto una cotizacin como un contrato especifiquen fechas de
pago, de lo contrario queda abierto un flanco para retrasos.

8) Contrato
Para proyectos de cierta envergadura conviene indicar que trabajas con Contrato de
Prestacin de Servicios Profesionales a Honorarios, donde quedarn estipuladas
formalmente las condiciones mencionadas en cotizacin, ms los detalles sobre
Propiedad Intelectual (y otros especficos de cada proyecto). Nunca est de ms
recalcar

que

Cotizacin

Contrato

son

documentos

distintos,

aunque

complementarios, pero aquella no reemplaza de ningn modo a este ltimo.

9) Vigencia
Dado que el paso del tiempo produce variaciones o depreciacin en cualquier tarifa,
una cotizacin debe tener vigencia limitada y estipulada con claridad. P. ej.: La
presente cotizacin tendr una vigencia de 2 semanas contadas a partir de la fecha
en que fue emitida. De este modo, cuando un cliente tarda ms del tiempo
sealado en tomar una decisin, corresponde emitir una nueva cotizacin con
tarifas actualizadas y/o reajustadas.
10) Cierre

La norma es cerrar una cotizacin tal como finaliza una carta: Atte., Juan Prez,
Diseador Grfico. Tambin se recomienda agregar una lnea en el extremo inferior
de la ltima pgina, que mencione a tu contacto en la empresa que solicita tus
servicios. P. ej.: se extiende esta cotizacin a peticin de Pedro Gonzlez, Agencia
XYZ. Aparte de una convencin de cortesa, el objeto de este punto es designar un
contacto, alguien a cargo de la negociacin por si el documento se traspapela y te
preguntan con quin hablaste, como suele ocurrir en empresas grandes con
mltiples departamentos o jefaturas.
11) Extensin
En la medida de lo posible, limitar cotizaciones a un mximo de 2 carillas (tamao
carta), para facilitar su lectura e impresin. No es recomendable extenderse
demasiado en descripciones o condiciones que luego se detallarn en Contrato.
Despus de todo, y por formal que sea, una cotizacin no garantiza que el cliente
nos asigne la tarea, por lo que debemos ser precisos y concisos.