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Direccin General
MANUAL DEL
SISTEMA DE GESTIN
INTEGRAL
1DS-MA-0002
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Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
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CONTENIDO
PRESENTACIN
CAPTULO I. GENERALIDADES
1.1
1.2
Objetivo
Responsabilidades
CAPTULO 2. NORMATIVIDAD
CAPTULO 3. PRESENTACIN INSTITUCIONAL
3.1
3.2
3.2.1
3.2.2
3.2.3
3.2.4
3.2.5
3.2.6
3.2.7
3.2.8
3.3
Informacin general
Formulacin estratgica institucional
Misin
Visin
Polticas Institucionales
Lineamientos de Poltica
Poltica de Calidad
Objetivos de Calidad
Principios Institucionales
Valores Institucionales
Estructura orgnica institucional
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CAPTULO 9. AUTOEVALUACIN
9.1
9.2
9.3
TERMINOS Y DEFINICIONES
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ANEXOS
ANEXO 1. TABLA 1. COMPARACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIN Y
EL SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL
ANEXO 2. TABLA DE ALCANCE Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIN
PARA PROPSITOS DE CERTIFICACIN
ANEXO 3. MATRIZ DE LA OFERTA DE VALOR, CALIFICACIN
IMPORTANCIA Y CUMPLIMIENTO PARA EL CLIENTE
DE
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PRESENTACIN
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Mayor General
SCAR ADOLFO NARANJO TRUJILLO
Director General Polica Nacional
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DIRECCIN GENERAL
RESOLUCIN NMERO 02562 DEL 11 de agosto del 2010
Por la cual se adopta el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional y se
derogan otras disposiciones
EL DIRECTOR GENERAL DE LA POLICA NACIONAL DE COLOMBIA
En uso de sus facultades legales que le confiere el artculo 2 numeral 8 del
Decreto 4222 del 231106, y
CONSIDERANDO:
Que la Ley 872 del 30 de Diciembre de 2003, Por la cual se crea el Sistema de Gestin de la
Calidad en la Rama Ejecutiva del Poder Pblico y en otras entidades prestadoras de servicios, en
su Artculo 1. CREACIN DEL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD, establece: Crase el
Sistema de Gestin de la calidad de las entidades del Estado, como una herramienta de gestin
sistemtica y transparente que permita dirigir y evaluar el desempeo institucional, en trminos de
calidad y satisfaccin social en la prestacin de los servicios a cargo de las entidades y agentes
obligados, la cual estar enmarcada en los planes estratgicos y de desarrollo de tales entidades.
El sistema de gestin de la calidad adoptar en cada entidad un enfoque basado en los procesos
que se surten al interior de ella y en las expectativas de los usuarios, destinatarios y beneficiarios
de sus funciones asignadas por el ordenamiento jurdico vigente.
Que el Decreto 4110 del 9 de Diciembre de 2004, reglament la Ley 872 del 30 de Diciembre de
2003 y adopt la Norma Tcnica de Calidad en la Gestin Pblica, que en su Captulo 4. SISTEMA
DE GESTIN DE LA CALIDAD, numeral 4.2.2, establece La entidad debe establecer y mantener
un manual de calidad que incluya: a) el alcance del sistema de gestin de la calidad, incluido los
detalles y la justificacin de cualquier exclusin, b) los procedimientos documentados establecidos
para el sistema de gestin de la calidad, o referencia a los mismos, y c) una descripcin de la
interaccin entre los procesos del sistema de gestin de la calidad.
Que el Decreto 4222 del 23 de Noviembre de 2006 Por el cual se modifica parcialmente la
estructura del Ministerio de Defensa Nacional, en su Artculo 2 numeral 8, faculta al Director
General de la Polica Nacional de Colombia, para expedir las resoluciones, manuales y dems
actos administrativos necesarios para administrar la Polica Nacional en todo el territorio nacional y
puede delegar esta funcin de conformidad con las normas legales vigentes.
Que mediante Resolucin No.01015 del 190308 Por la cual se adopta el Manual de Planeacin
para la Polica Nacional.
Que mediante Resolucin No.05298 del 051208 Por la cual se adopta el Manual de Calidad del
Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional.
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Que mediante Resolucin No.05299 del 051208, "Por la cual se adopta el Manual de Operaciones
del Sistema de Gestin Integral".
Que mediante Resolucin No.05300 del 051208, "Por la cual se adopta el Manual de Gestin por
Procesos del Sistema de Gestin Integral.
Que en atencin a los preceptos normativos que rigen sobre este tpico, se hace necesario
adoptar el Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el fin de contar
con un instrumento de consulta y orientacin para los funcionarios, que permita alcanzar la
gestin por procesos facilitando el cumplimiento de la misin Institucional; por tanto se hace
necesario derogar las resoluciones enunciadas en los considerandos anteriores, por cuanto el
contenido del Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, contempla los
preceptos y lineamientos establecidos en los documentos mencionados.
Que con fundamento en los anteriores considerandos, se hace necesario crear y adoptar el Manual
del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, con el objeto de lograr mayor eciencia,
ecacia, efectividad y calidad relacionadas con los sistemas, procesos, prcticas que debe utilizar
la Institucin, mediante la elaboracin y aplicacin, entre otros, de tcnicas bajo el ciclo PHVA
(Planear, Hacer, Vericar, Actuar), para el desempeo de sus funciones y alcance de sus objetivos
en la prestacin del servicio de Polica, para lo cual
RESUELVE:
ARTCULO 1. CREACION Y ADOPCION. Adoptar en todas sus partes el Manual del Sistema de
Gestin Integral para la Polica Nacional, que forma parte contextual de la presente resolucin y
que se identificar, as: MANUAL DEL SISTEMA DE GESTION INTEGRAL.
ARTCULO 2. ESTRUCTURA DEL MANUAL DE CALIDAD DEL SISTEMA DE GESTIN
INTEGRAL DE LA POLICA NACIONAL.
ARTCULO 3. OBJETO Y ALCANCE. El Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica
Nacional, tiene como propsito dar a conocer a todos los servidores pblicos de la Institucin las
caractersticas generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional, generando unidad
de criterio en la interpretacin de los componentes del sistema, la interaccin entre ellos, sus
caractersticas de funcionamiento y del sistema en general; establece las caractersticas tericas y
tcnicas de cada uno de los componentes que conforman el Sistema, permitiendo que cada uno de
los miembros de la organizacin, identifique cul es su radio de actuacin, las responsabilidades y
deberes frente al cliente y las partes interesadas de la Polica Nacional.
ARTCULO 4. MBITO DE APLICACIN. La ejecucin del Manual del Sistema de Gestin
Integral para la Polica Nacional, contemplada en el Artculo 2, ser realizada por los Servidores
Pblicos de la Institucin dentro del contexto del Sistema de Gestin Integral.
Pargrafo: El Manual del Sistema de Gestin Integral para la Polica Nacional, da cumplimiento a
las normas NTCGP 1000:2009 y MECI1000:2008 que establecen la existencia de una manual de
calidad y de operaciones para la entidad respectivamente.
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CAPTULO 1
GENERALIDADES
1.1 OBJETIVO
Dar a conocer a todos los servidores pblicos de la Institucin las caractersticas
generales del Sistema de Gestin Integral de la Polica Nacional y su alcance,
generando unidad de criterio en la interpretacin de los componentes del sistema,
la interaccin entre ellos, sus caractersticas de funcionamiento y del sistema en
general;
En este manual se establecen las caractersticas tericas y tcnicas de cada uno
de los componentes que conforman el Sistema de Gestin Integral de la Polica
Nacional.
El propsito ulterior de este documento es permitir que cada uno de los miembros
de la institucin, identifique dentro del sistema, cul es su radio de actuacin, las
responsabilidades y deberes frente al cliente y las partes interesadas de la Polica
Nacional.
1.2 RESPONSABILIDADES
El dueo de proceso Direccionamiento del Sistema de Gestin Integral es el
responsable por la emisin, modificacin, control y distribucin de este manual y
de la validez del contenido y su formalizacin a travs de las actividades y criterios
establecidos en el Procedimiento Control de Documentos de la Institucin.
Cada uno de los miembros es responsable de hacer un uso adecuado de este
documento, asegurando que para su aplicacin cuente con la ltima edicin
publicada en la Suite Visin Empresarial y que en caso que ste se encuentre
impreso, no llegue a manos de personas distintas de la organizacin.
Los dueos, responsables y ejecutores de proceso, son responsables de asegurar
la comprensin de este documento por parte de los servidores pblicos que
laboran bajo su supervisin y que dicho escrito sea tenido en cuenta en las
diferentes labores que ejecutan sus procesos.
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CAPTULO 2
NORMATIVIDAD
A partir de la expedicin de la Constitucin Poltica de 1991, Colombia adopt el
modelo de Estado Social de Derecho, y para su mantenimiento requiere de un
cuerpo de Polica con las ms altas calidades humanas y una gran
profesionalizacin de sus integrantes, que le permita cumplir su misin
constitucional de preservar el orden pblico interno en sus condiciones de
seguridad, salubridad, moralidad y tranquilidad para brindar a los ciudadanos el
goce de sus derechos y el cumplimiento de sus deberes.
El Articulo 218 de la Constitucin Poltica establece la responsabilidad social
asumida por la Institucin y que ha sido tomada como la misin de la Polica
Nacional:
La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil a cargo
de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de la condiciones necesarias
para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar que los
habitantes de Colombia convivan en paz.
La Ley 62 de 1993 en su artculo 5 define La Polica Nacional es un cuerpo
armado, instituido para prestar un servicio pblico de carcter permanente, de
naturaleza civil a cargo de la Nacin. Su fin primordial es el mantenimiento de las
condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas para
asegurar la paz ciudadana.
La expedicin de la Ley 62 de 1993 proyecta a la Institucin a la bsqueda del
mejoramiento de la calidad en la prestacin del servicio; esta norma, define en su
artculo 2 El servicio pblico de Polica se presta con fundamento en los
principios de igualdad, imparcialidad, control ciudadano y publicidad mediante la
descentralizacin, la delegacin y la desconcentracin de funciones. Por tanto, el
inters por mantener la armona social, la convivencia ciudadana, el respeto
recproco entre las personas y de stas hacia el Estado, da a la actividad policial
un carcter eminentemente comunitario, preventivo, educativo, ecolgico, solidario
y de apoyo judicial.
De igual forma, la actividad policial se define como una profesin y en
consecuencia, todo miembro de la Polica Nacional debe recibir formacin integral
en academias y centros especializados en la cultura de los derechos humanos, la
instruccin tica, ecologa, el liderazgo y el servicio a la comunidad.
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CAPTULO 3
PRESENTACIN INSTITUCIONAL
3.1 INFORMACIN GENERAL
La Polica Nacional tiene el compromiso de contribuir al mejoramiento de las
condiciones de seguridad y convivencia ciudadana del pas, de ser una Institucin
confiable y respetada, soportada en el comportamiento tico de sus integrantes;
posicionndose como una entidad integrada con la comunidad, en la decisin de
construir las realidades de la convivencia pacfica y segura, desde la perspectiva
que ofrece la corresponsabilidad social y la legitimidad organizacional.
De otra parte la Ley 180 de 1995 en su artculo 1 define La Polica Nacional est
integrada por Oficiales, personal del Nivel Ejecutivo, Suboficiales, Agentes,
Alumnos y por quienes presten el servicio militar obligatorio en la Institucin, as
como por los servidores pblicos no uniformados, pertenecientes a ella, unos y
otros sujetos a normas propias de carrera y disciplina en la forma que en todo
tiempo establezca la ley.
3.2 FORMULACIN ESTRATGICA INSTITUCIONAL
Es uno de los elementos fundamentales del Direccionamiento Estratgico, precisa
el marco filosfico de la Institucin, el cual inspira y moviliza el accionar
institucional a travs de la definicin de la Misin, Visin, Principios, Valores,
Polticas institucionales, convirtindose en el eje de ruta de la Planeacin
Estratgica.
3.2.1 Misin
La Misin determinada por la Polica Nacional, es la siguiente:
La Polica Nacional es un cuerpo armado permanente de naturaleza civil, a cargo
de la Nacin, cuyo fin primordial es el mantenimiento de las condiciones
necesarias para el ejercicio de los derechos y libertades pblicas, y para asegurar
que los habitantes de Colombia convivan en paz. (Art. 218 CPC).
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3.2.2 Visin
La Visin definida por la Polica Nacional, es la siguiente:
Al ao 2019, la Polica Nacional habr hecho una contribucin de excepcional
valor en la convivencia y seguridad ciudadana para la construccin de un pas
prospero y en paz; soportada en el humanismo, la corresponsabilidad y el trabajo
cercano a la comunidad.
3.2.3 Polticas Institucionales
La Institucin ha definido siete polticas, a saber:
Polticas Institucionales
1
Convivencia y
seguridad ciudadana
integral prioritaria y
prospectiva
2
Polica rural un
compromiso con el
futuro del pas
Desarrollo proyectivo
POLTICAS
3
Ofensiva definitiva
contra el narcotrfico
Cultura de la
legalidad
Gestin humana y
calidad de vida ptima
Investigacin
criminal e inteligencia
proactiva
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2
Gestin del servicio
sobre resultados
efectivos
Control institucional y
veedura social para el
mejoramiento del
servicio
LINEAMIENTOS
DEL DIRECTOR
3
Rediseo y
fortalecimiento de la
estructura
administrativa
Liderazgo
institucional y las
comunicaciones
estratgicas
5
Desarrollo cientfico y
tecnolgico policial
4
Potenciacin del
conocimiento y
formacin policial
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Principio de Dignidad. Afirmamos que los seres humanos tenemos una dignidad
inherente e inviolable, y reconocemos los Derechos Humanos y las libertades
fundamentales como el marco tico de nuestro accionar, el cual est orientado a
promover una cultura de tolerancia, no violencia y paz, como garanta de
seguridad y convivencia ciudadana.
Principio de equidad y coherencia. Sostenemos que la justicia social y
econmica son requisitos para que todos los habitantes del pas alcancen un
modo de vida digno y seguro que garantice su desarrollo humano dentro del
marco de la democracia, afirmamos la igualdad y la equidad como base de la
objetividad en nuestras actuaciones, y nos comprometemos con el buen ejemplo
como ciudadanos y como servidores pblicos a ser referentes para la sociedad.
Principio de Excelencia. Exaltamos el honor y la vocacin policial como el ncleo
de nuestra identidad profesional, y nos comprometemos a esforzarnos para
imprimirle al actuar policial el ms alto nivel de desempeo.
3.2.8 Valores Institucionales
Los valores ticos de la Polica Nacional son:
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1DS-MA-0002
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CAPTULO 4
SISTEMA DE GESTIN INTEGRAL
El Sistema de Gestin Integral, tiene su origen en el proceso de transformacin
cultural que adelanta la Polica Nacional desde 1995, orientado a lograr mayor
efectividad, incrementar la confianza de la comunidad en el servicio que presta y
fortalecer su liderazgo en el desarrollo del pas.
El proceso de transformacin cultural centr sus objetivos en cuatro pilares
fundamentales:
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Gestin
Integral
Cultura
de Calidad
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La Polica Nacional comprende que el contexto donde acta posee una alta
dinmica y que est compuesto por muchos elementos entre los que se destacan:
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4.5 EXCLUSIONES
Las exclusiones de los sistemas de gestin, es un concepto que est asociado y
se aplica en los procesos de certificacin desarrollados por un organismo
certificador, bajo un estndar de referencia especfico, entre los que se destacan
el modelo NTCGP 1000, NTC ISO 9001, NTC ISO 14001, para estos propsitos la
Polica Nacional determin diferentes exclusiones, teniendo en cuenta los
alcances establecidos, para las diferentes unidades, segn se explic en el
numeral anterior. Estas exclusiones, se resumen en el anexo 2, Tabla de
alcances y exclusiones del sistema de gestin de calidad.
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CAPTULO 5
CLIENTES DE LA POLICA NACIONAL
Los clientes son aquellos que configuran la razn de ser de la Polica Nacional.
Es decir, son todas aquellas personas naturales, jurdicas o pblicas a las que
constitucionalmente o legalmente la Institucin debe atender. De tal forma, si se
acta efectivamente en respuesta a los requerimientos y expectativas de los
clientes, se cumple la esencia de la funcin policial.
La Polica Nacional para la correcta implementacin del Sistema de Gestin de la
Calidad dentro de su Sistema de Gestin Integral, seala el compromiso con la
satisfaccin del cliente en su Poltica de Calidad, que se ve desarrollada a travs
de los objetivos de calidad.
Para medir la satisfaccin del cliente, la Polica Nacional ha definido diferentes
herramientas con el fin de conocer y entender las necesidades actuales y futuras
de los clientes y conocer la percepcin sobre la prestacin del servicio de polica.
Se definen como clientes de la Polica Nacional
CATEGORA
SUB-CATEGORA
Poblacin
CLIENTES
General
Vulnerable
Comunidad
Organizada
Internacional
Organismos multilaterales
Ejecutiva
Ramas del poder pblico
Estado
Judicial
Legislativa
rganos autnomos e
independientes
rganos de Control
Personal activo
Comunidad Policial
Usuarios
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CAPTULO 6
DIRECCIONAMIENTO ESTRATGICO
La Polica Nacional se constituye en una de las entidades pblicas con mayor
grado de avances en el desarrollo significativo hacia la capacidad permanente de
mejoramiento en la calidad y capacidad de prestacin de su servicio y entrega de
estos de manera efectiva. Para alcanzar este reto y desarrollar su misionalidad en
el proceso de cambio e innovacin, la Polica Nacional; encauza sus esfuerzos en
sus fundamentos, procesos, estructura y servicios, a travs del fortalecimiento de
su liderazgo en el desarrollo del pas y la construccin de paz, bajo un ambiente
sistmico, articulado y armonizado, que permite el engranaje de su actuacin, el
cual redunda en el incremento de confianza de la comunidad y en una mayor
efectividad en la prestacin del servicio.
Para responder a estas exigencias gerenciales, la Polica Nacional en el Sistema
de Gestin Integral ha definido el componente Direccionamiento Estratgico que
orienta la organizacin policial hacia el futuro y a la comunidad (entorno), para
garantizar su supervivencia en el largo plazo, de igual forma, define la ruta que
deber seguir para el logro de los objetivos y la conduccin de la operatividad bajo
los parmetros de calidad, eficacia, eficiencia y efectividad.
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travs de diagnsticos.
6.1 RESPONSABILIDAD DEL COMPONENTE
El componente Direccionamiento Estratgico tiene como responsabilidad la
definicin de objetivos y estrategias claras, da orientacin y direccin a los
procesos o tareas de la Institucin, para que los objetivos y estrategias sean
efectivos es indispensable que no solo respondan a las necesidades de sus
clientes, sino que tambin deben estar internamente alineados y tener coherencia
con todo el Sistema, estos elementos le dan la va para la estructuracin del Plan
Estratgico Institucional, el cual debe estar habilitado por una estructura que
facilite la distribucin de la autoridad y la responsabilidad, que permita la ejecucin
y alcance de los objetivos, estrategias y el trabajo por procesos.
En el cumplimiento de lo anterior, se requiere la identificacin de criterios de
evaluacin y control de la gestin, efectuando revisiones peridicas y si es
necesario realizar ajustes de acuerdo con los cambios del entorno y al desarrollo
de las competencias al interior de la Institucin.
6.2 PROPSITO DEL COMPONENTE
El Direccionamiento Estratgico de la Polica Nacional tiene como propsito
disear y definir las polticas Institucionales, los objetivos estratgicos, planes,
programas y proyectos, orientados al cumplimiento de la misin y el logro de la
visin.
En este escenario, el direccionamiento estratgico es la ruta para el despliegue
de la Planeacin Estratgica Institucional, en razn a que fija los ejes rectores que
orientan el quehacer institucional en un periodo de tiempo determinado, da
respuesta a la visin y finalidad, en el se desarrollan dos elementos:
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Aprobacin 11-08-2010
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Los clientes son aquellos que configuran la razn de ser de la Polica Nacional. Es
decir, son todas aquellas personas naturales, jurdicas o pblicas a las que
constitucionalmente o legalmente la Institucin debe atender. De tal forma, si se
acta efectivamente en respuesta a los requerimientos y expectativas de los
clientes, se cumple la esencia de la funcin policial.
La identificacin de los clientes se realiza teniendo en cuenta la misionalidad y el
nivel de definicin estratgica de la Institucin, dado que es la definicin que
constituye el marco para la identificacin de clientes de todas las unidades; se
utiliza un instrumento que permite no slo describirlos, sino adems establecer la
importancia y priorizacin que tienen para la funcin policial.
El instrumento que se utiliza para su identificacin es una tabla que tiene tres
columnas: Clientes, Importancia para la funcin policial y priorizacin de los
clientes de acuerdo con la razn de ser de la Polica Nacional.
CLIENTES
IMPORTANCIA PARA LA
FUNCIN POLICIAL
PRIORIZACIN POR
IMPORTANCIA DE ACUERDO CON
LA RAZN DE SER DE LA PONAL
Calificar de 1 a 5, en donde 5 tienen
la ms alta importancia y 1 tienen una
importancia baja para el
cumplimiento de la razn de ser de la
Polica Nacional
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Actividad 1
Actividad 2
Elemento de la
oferta de valor:
Esos aspectos
que el cliente
valora
Actividad
N
Actividad
N
Elemento 1
Actividad
N
Cliente de
la PONAL
Elemento 2
Actividades que
apoyan la oferta:
Lo que la PONAL
realiza (procesos)
para poder ofrecer
los elementos
Actividad
N
Actividad
N
Actividad N
Elemento N
Establecidas las ofertas de valor se procede a calificar las actividades de cada una
por separado, de acuerdo con el nivel de importancia de cada actividad para el
cliente respectivo y el nivel de cumplimiento de cada actividad versus el
cumplimiento ideal. Las escalas de calificacin para cada una de estas variables
se presentan a continuacin.
4
Alta-Media
3
Media
2
Media-Baja
1
Baja
La PONAL est
cumpliendo con la
mayora de las
caractersticas de la
actividad.
La PONAL est
cumpliendo algunas
de las
caractersticas de la
actividad.
La PONAL est
cumpliendo con
pocas
caractersticas de la
actividad.
La PONAL est
cumpliendo con las
caractersticas de
la actividad.
4
Alta-Media
3
Media
La actividad es de
suma importancia
para el cliente de
la PONAL
La actividad es
bastante importante
para el cliente de la
PONAL
La actividad es
importante para el
cliente de la PONAL
2
Media-Baja
La actividad no es
tan importante para
el cliente de la
PONAL
1
Baja
La actividad no
tiene importancia
para el cliente de
la PONAL
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Nivel de cumplimiento
2
Nivel de importancia
para el cliente
5
Cada una de las actividades con relacin a la importancia y el cumplimiento, las calificaciones y datos de tabulacin del cuadro son hipotticas.
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todos los miembros de la Institucin con una fuerza superior. La MEGA es lo que
conecta la Misin con la Visin.
Dentro de las caractersticas ms importantes de la MEGA se destaca:
Es una meta que permite ser cumplida en un tiempo establecido, con el fin de
determinar si se est alcanzando la visin.
Es una meta que define resultados concretos que es posible alcanzar con un
enorme esfuerzo.
Construccin de la MEGA:
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Impulsor de la MEGA
Permite jalonar el logro de la MEGA hacia
los objetivos definidos.
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Recursos para atender a los clientes: Una vez aclarado lo requerido para el
desarrollo de la funcin policial es que se pueden planear, gestionar y obtener
los recursos.
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MEGA DE LA PONAL
EJE DE CONVIVENCIA Y
SEGURIDAD CIUDADANA
Si quiero
esto
Requiero
esto
EJE TALENTO
HUMANO
EJE EXCELENCIA EN LA
GESTIN
Clientes
Recursos
para
atender a
los clientes
Procesos
generadores
de valor
Obtengo
esto
Cliente
interno
Si logro
esto
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Los objetivos de cada una de las cuatro perspectivas estn unidas entre s por
relaciones causa-efecto. Alinear los objetivos es la clave de creacin de valor y por
lo tanto de una estrategia focalizada e internamente consistente. Un mapa
estratgico se construye de arriba a abajo, pero se lee e implementa de abajo
hacia arriba.
Las relaciones de causa-efecto muestran cmo el cumplimiento de un
determinado objetivo en una de las perspectivas, impulsa el cumplimiento de otro
objetivo en la siguiente perspectiva hacia arriba, asegurando que el mapa tenga la
estructura lgica de cmo se crea valor en la Institucin y cul es el camino para
apalancarlo.
Para definir las relaciones causa-efecto la frase clave es Si logro esto, obtengo
esto, como se puede observar en la parte inferior derecha de la versin del mapa
institucional presentado a continuacin, lo que quiere decir que si se logra cierto
objetivo de la perspectiva de la base del mapa se logra un objetivo de una
perspectiva superior del mismo
El Mapa Estratgico es un diagrama que describe todos los objetivos
estratgicos de la Institucin o de la dependencia, est organizado por las
principales perspectivas seleccionadas a nivel institucional (clientes, recursos para
atender a los clientes, procesos generadores de valor y cliente interno).
El mapa busca conectar los objetivos estratgicos en una relacin causa efecto en
cada una de las perspectivas enunciadas. El mapa estratgico institucional ser el
mapa de la Polica Nacional, y el mapa estratgico de segundo nivel ser el de las
direcciones y oficinas asesoras.
En el mapa estratgico institucional, se puede observar cmo los objetivos estn
unidos por flechas que van de abajo hacia arriba, mostrando estas relaciones.
La definicin de estas relaciones de causa-efecto es un insumo muy importante
para la definicin de los indicadores, ya que con stas se visualiza cmo el logro
de las metas fijadas con los indicadores de los objetivos situados en las
perspectivas de la parte inferior del mapa aporta para indicadores de los objetivos
de la parte inferior del mapa, aportan al alcance de las metas fijadas con los
indicadores que materializan el logro de los objetivos de las perspectivas de la
parte superior.
Elemento dos: Cuadro de Mando Integral (CMI) 3
3
OPORTUNIDAD ESTRATEGICA, Formulacin y ejecucin de la estrategia de la Polica Nacional .Compilacin Metodolgica, ao 2009
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
y no
Aprobacin 11-08-2010
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
CAPTULO 7
GERENCIA DE PROCESOS
7.1 DEFINICIN GERENCIA DE PROCESOS
La Gerencia de Procesos es uno de los componentes del SGI de la Polica
Nacional, define los procesos o tareas en el da a da, estos deben estar
implementados, estandarizados y operados en forma tal que garantice la ejecucin
de la estrategia diariamente.
Gerencia de
Procesos
Gestin
Integral
Cultura
de Calidad
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Aprobacin 11-08-2010
MAPA DE PROCESOS
NIVELES DE LOS
PROCESOS
MODELO DE
OPERACIN POR
PROCESOS
CARACTERIZACIN DE
PROCESO
RESPONSABILIDAD Y
AUTORIDAD
Identificacin de Procesos
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
del Sistema de
Gestin Integral
Integridad
Policial
Comunicacin
Pblica
Relaciones
Internacionales
PROCESOS MISIONALES
CONVIVENCIA Y SEGURIDAD CIUDADANA
PREVENCIN
INTELIGENCIA
INVESTIGACIN
CRIMINAL
PROCESOS SOPORTE
Direccionamiento Tecnolgico
Administracin de
Recursos Financieros
Logstica y Abastecimiento
Actuacin Jurdica
Gestin Documental
PROCESOS GERENCIALES
Direccionamiento
Mejora Continua
Procesos Gerenciales.
Aprobacin 11-08-2010
Procesos misionales
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Procesos de soporte
Garantiza
la
juridicidad
de
las
decisiones
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
objetivo
del
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Para las direcciones cuyos procesos misionales no hacen parte del servicio de
polica pero que por su importancia y complejidad institucional, requieren el
desarrollo de un mapa de segundo nivel, dichos procesos son desdoblados del
primer nivel y definidos como caracterizaciones de proceso de segundo nivel (es el
caso del Direccionamiento del Talento Humano que desdobla a procesos de
segundo nivel en DITAH, DINAE, DIBIE, DINCO, DISAN).
Mantienen el ciclo PHVA tanto los despliegues de procesos como los procesos
misionales.
Los procesos misionales de segundo nivel permiten a la unidad tctica llevar a la
prctica los objetivos y la estrategia asociada a cada uno de ellos, delegada por el
primer nivel.
Monitorean el desempeo institucional, retroalimentan y apoyan a las unidades de
tercer nivel en la mejora de la prestacin del servicio por medio de la asignacin
de recursos o revisin y ajuste a las estructuras operativas.
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Los procesos definidos en los mapas de primer segundo y tercer nivel son
definidos como procesos de nivel 1, 2, 3 respectivamente, con el fin de demostrar
como la misionalidad institucional se delega verticalmente en las direcciones,
oficinas asesoras y nivel operativo para llevar a cabo su misionalidad.
Procesos de segundo nivel
Debido a la complejidad de algunas actividades de los procesos del primer nivel es
necesario hacer un desdoblamiento de las mismas en unos procesos de segundo
nivel que corresponden al nivel tctico institucional y se evidencian a travs de la
cadena de valor de los mapas de procesos de segundo nivel.
Procesos misionales de tercer nivel
Son los procesos de prestacin de servicios, que conforman el desdoblamiento de
actividades de los procesos de segundo nivel, forman parte de la cadena de valor
de los mapas de procesos de tercer nivel y comprenden el nivel operacional de la
Polica Nacional. En atencin a la misionalidad de la unidad del tercer nivel, los
procesos caracterizados podrn tener su propia denominacin, de forma que
oriente el objetivo y el alcance del mismo. igualmente, se caracterizaran procesos
de tercer nivel, en aquellas direcciones donde se realice la prestacin del servicio
pero los lineamientos para la ejecucin de las actividades son definidos por los
procesos de primer y segundo nivel, ejemplo DIASE o DICAR, que ejecutan lo
dispuesto por los procesos de Investigacin Criminal y Convivencia y Seguridad
Ciudadana es su mbito de actuacin.
NIVELES DE PROCESOS
PROCESOS DE PRIMER
PROCEDIMIENTOS
DE NIVEL 1
PROCESOS DE
SEGUNDO NIVEL
PROCEDIMIENTOS
DE NIVEL 2
PROCESOS DE TERCER
NIVEL
PROCEDIMIENTOS
DE NIVEL 3
DIRECCIONES,
OFICINAS ASESORAS,
AREAS
Y GRUPOS
REGIONES,
POLICAS METROPOLITANAS,
DEPARTAMENTOS,
ESCUELAS DE
FORMACION.
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
ESTRUCTURA DE UN PROCESO
Soporte Legal
Entradas o insumos
Proveedores
Recursos
ACTIVIDADES
Objetivos
Indicadores
Controles
ACTIVIDADES
ACTIVIDADES
Riesgos
Resultados
salidas
productos
Clientes
TAREAS
ACTIVIDADES
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
de
La corresponsabilidad debe ser entendida como las actividades que una unidad de
segundo o tercer nivel ejecuta de las actividades de los procesos gerenciales, de
soporte y de evaluacin y mejora en todos sus componentes (Actividades del
Planear, del Hacer, del Verificar y del Actuar). En general corresponde a:
Difusin. Dar a conocer a la unidad los lineamientos, polticas, directrices, planes
de accin, productos del sistema y proyectos que institucionalmente se definen.
Comunicacin. Dar conocimiento de las decisiones, rdenes, directivas, o
comunicaciones oficiales que sean delegadas a las unidades.
Aplicacin. Se debe entender como la responsabilidad de ejecucin de un
procedimiento, gua, instructivo y directriz.
Evaluacin. Medicin de los indicadores de gestin que sean delegados a la
unidad.
Informacin y anlisis. Enviar o reportar los resultados de la medicin de
indicadores, y anlisis de los mismos.
Toma de Acciones de mejora. Frente al resultado de la ejecucin de las
actividades delegadas, las unidades de segundo o tercer nivel toman las acciones
necesarias, que permitan la mejora de la gestin en la unidad.
7.5 RESPONSABILIDAD Y AUTORIDAD SOBRE LOS PROCESOS.
La Polica Nacional establece diferentes roles dentro de la gestin por procesos,
estn determinados por la responsabilidad, autoridad y ejecucin sobre los
procesos as:
7.5.1 Dueos de proceso.
El dueo del proceso tiene como responsabilidades fundamentales:
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Debe conocer ampliamente el proceso que ejecuta y los procesos con quien
interacta, teniendo siempre como referente la satisfaccin del cliente.
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
CAPTULO 8
GESTIN DEL TALENTO HUMANO
Las grandes transformaciones en el campo laboral y de las instituciones, estn
regidas por nuevas prcticas de gestin orientadas a dar respuesta a las
condiciones actuales y futuras, en donde la competitividad, es el factor clave de
xito de las organizaciones, manifestada en la rapidez con que aprenden, en su
capacidad de transferir el conocimiento al desempeo para responder a las
exigencias de la comunidad.
La puesta en accin de estos elementos; el conocimiento, la capacidad de
aprendizaje y de transferirlos al desempeo, se basa esencialmente en la calidad
de los procesos vitales de la Institucin y de su integracin con las personas, la
organizacin, la comunicacin, la toma de decisiones, la planificacin, el estilo de
direccin, el entorno, entre otros.
En este contexto, la competitividad se logra, a partir de la capacidad de
administrar la informacin que poseen las personas, los procesos y de la
capacidad de integrar y administrar los recursos de forma sistmica.
Es as que la Polica Nacional para responder a estas exigencias del entorno y
asegurar la consolidacin de su enfoque gerencial que busca concebir a la
institucin policial como un sistema abierto que interacta permanentemente con
el medio externo y que se transforma de acuerdo con las exigencias cambiantes
del pas, determina en su Sistema de Gestin Integral el componente Gestin del
Talento Humano.
Gestin del
Talento
Humano
Modelo de Gestin Humana
Fundamentado en
Competencias
Direccionamiento Policial
Basado en el Humanismo
Gestin
Integral
Cultura
de Calidad
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Aprobacin 11-08-2010
en una tica policial, con el fin de alcanzar una cultura institucional, esta cultura
incluye la historia, la doctrina, los hroes, los ritos y ceremonias, los smbolos y la
comunicacin reflejada en la gestin diaria.
La Gestin del Talento Humano, como tercer componente del SGI, se desarrolla a
travs del Modelo de Gestin del Talento Humano, para lo cual todos los
procesos, actividades, procedimientos, tareas, modelos, sistemas, metodologas y
productos documentales de impacto relacionadas con su administracin, se
gestionan con los procesos de los componentes de planeacin, gestin y
desarrollo del Modelo de Gestin Humana fundamentado en Competencias, cuya
funcionalidad es la articulacin de los procesos y procedimientos del proceso
Direccionamiento del Talento Humano, permitiendo su despliegue en todos los
niveles, su desdoblamiento se da en actividades y tareas, estas ltimas
documentadas con procedimientos descritos con cualquier otro tipo documental de
los establecidos en la Institucin.
Desde este marco, se forja la gestin del talento humano como el elemento vital
para el desarrollo de la estrategia y los procesos, por lo que su funcionamiento y
caractersticas se aprecian en la descripcin de la estructura del Sistema de
Gestin Integral.
8.4 MODELO DE GESTIN HUMANA FUNDAMENTADO EN COMPETENCIAS.
En cumplimiento de la misin institucional, de proteger el ejercicio de los derechos
y libertades pblicas, la Polica Nacional tiene la responsabilidad de vincular,
formar, capacitar, desarrollar y mantener profesionales de Polica para que sean
garantes de la seguridad y la convivencia pacifica.
Este propsito, se cumple a partir de una administracin dinmica, participativa y
con calidad; que se fundamente en un efectivo gerenciamiento del talento humano
y en el manejo eficiente de los recursos asignados para el logro de los objetivos
misionales, por tal razn se dise y estructur el Modelo de Gestin del Talento
Humano fundamentado en Competencias, a partir del anlisis de la visin y misin
y su despliegue en las polticas institucionales, con el fin de orientar el talento
humano.
Es un modelo, porque permite la representacin de relaciones que se organiza de
manera sistmica y guarda sentido holstico. Para el caso de la gestin de talento
humano de la Polica Nacional, esta herramienta gerencial alinea todos los
procesos que se ejecutan para gestionar efectiva y eficientemente el personal,
con acciones que se enfoquen hacia la optimizacin de la administracin de su
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Articular los procesos de gestin del talento humano con un enfoque holstico.
Propender por el mejoramiento de la calidad de vida del servidor pblico
policial y de su familia.
Incrementar la efectividad y los niveles de competencia del servicio policial.
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
l2
ve
Ni
l1
ve
i
N
Complejidad
Profundidad
l3
ve
i
N
tud
pli
Complejidad
Am
Tema
+
Complejidad
Profundidad
Complejidad
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
CAPTULO 9
AUTOEVALUACIN
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
TRMINOS Y DEFINICIONES
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
ANEXOS
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
ANEXO 1
TABLA 1. COMPARACIN ENTRE LOS SISTEMAS DE GESTIN Y EL SGI DE
LA POLICA NACIONAL
Modelo SGI
de la Polica
Nacional
SGCGP
1000
MECI
1000
Planteamiento
estratgico
Identificacin de
requisitos
Establecimiento
de polticas
Identificacin de
proceso
e
interrelacin
Desarrollo
y
aplicacin
de
los procesos
2.1,
2.2,
2.3,
1.1, 1.2, 2.3
1.2,
1.1,
1.3, 2.2.
4.1, 4.4.1
1.2,
1.3,
2.3,
3.1,
Delegacin de
responsabilidad
y autoridad
Cuadros
de
mando integral
Medicin
institucional
5.5
1.2, 2.3
8.1
4.5.1
8.2.1, 8.2.2,
8.2.3, 8.2.4
2.2,
3.2,
2.1, 3.1,
4.5.5
4.5.1 4.5.2
Anlisis
de
informacin
SCCIC
8.4
2.2
5.6, 8.4
Planes
de
accin
Sistema
documental
Autoevaluacion
8.5,
8.5.2,
8.5.3, 8.5.4
4.2.1, 4.2.2,
4.2.3, 4.2.4.
8.2.2
1.3,
3.2,
3.1, 3.3, 2.2
3.3, 2.1
2.1, 2.2,
1DS-MA-0002
VER: 3
5.3
3.2
1.1,
2.2.
2.1,
Sistema de
Gestin
Ambiental
4.2, 4.4.1, 4.3.1,
4.3.2
4.3.1, 4.3.2, 4.4.6,
4.4.3
4.2
4.5.1
4.5.5
Aprobacin 11-08-2010
ANEXO 2
TABLA DE ALCANCES Y EXCLUSIONES DEL SISTEMA DE GESTIN PARA
PROPSITOS DE CERTIFICACIN DE CALIDAD, DE ACUERDO A LOS
ESTNDARES DE LA NORMA TCNICA DE CALIDAD PARA LA GESTIN
PBLICA NTCGP 1000:2009 Y LA NORMA TCNICA COLOMBINA NTC ISO
9001:2008.
UNIDAD
Nivel
Estratgico
Nivel Tctico
DIJIN
DIPOL
DIRAN
ALCANCE
Gestin estratgica de la planificacin,
evaluacin, control y mejora de los servicios de
polica:
prevencin,
disuasin,
control,
inteligencia
e
investigacin
criminal,
encaminados a mantener la convivencia y
seguridad ciudadanas de los habitantes del
territorio nacional.
Gestin tctica de la planificacin evaluacin,
control y mejora de los servicios de polica:
prevencin, disuasin, control, inteligencia e
investigacin criminal, encaminados a mantener
la convivencia y seguridad ciudadanas de los
habitantes del territorio nacional.
Prestacin en el nivel operacional Central de
los servicios de: Administrar informacin
criminal. Desarrollar investigacin criminolgica,
desarrollar
investigacin
criminalstica,
investigacin judicial, por la Direccin de
investigacin Criminal
Prestacin en el nivel operacional Central de
los servicios de: recoleccin de informacin,
produccin y difusin inteligencia estratgica y
operacional por la Direccin de Inteligencia
Las actividades de lucha contra el narcotrfico
en el nivel central Bogot, representadas con la
planeacin, control y ejecucin de las
operaciones areas, la prevencin contra la
oferta y la demanda de drogas, la interdiccin,
la inteligencia de estupefacientes y la
investigacin criminal. Igualmente con la
planeacin de la investigacin cientfica de
antinarcticos y la planeacin y el control de la
erradicacin de cultivos ilcitos
Nivel operativo
DIRAF
Colegios
Direccin
Bienestar Social
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Santa
1DS-MA-0002
VER: 3
EXCLUSIONES
7.3. Diseo y desarrollo
7.5. Prestacin de servicio
7.6. Dispositivos de
seguimiento y medicin.
Aprobacin 11-08-2010
Marta
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Santiago de Cali
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Sincelejo
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Tunja
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Valledupar
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Barranquilla
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Bogot
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Bucaramanga
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Cartagena
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Manizales
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Montera
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Pereira
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Popayn
Colegio Nuestra
Seora de las
Lajas Ftima
Pasto
1DS-MA-0002
VER: 3
contables.
Servicios de educacin en los niveles de
preescolar bsica y media acadmica en las
modalidades de: documentacin comercial,
registro de operaciones contables, pintura
artstica y msica e industrial en: mecnica
industrial electricidad y electrnica, diseo
arquitectnico y salud y nutricin.
Servicios de educacin en los niveles de
preescolar bsica y media modalidad comercial
Aprobacin 11-08-2010
Colegio San
Miguel Arcngel
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Ibagu
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Villavicencio
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima
Armenia
Colegio Elisa
Borrero de
Pastrana
Colegio Nuestra
Seora de
Ftima Ccuta
Colegio Santo
Domingo de
Guzmn
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
ANEXO 3
MATRIZ DE LA OFERTA DE VALOR
CALIFICACIN DE IMPORTANCIA Y CUMPLIMIENTO PARA EL CLIENTE
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
ANEXO 4
MAPA ESTRATGICO INSTITUCIONAL
ANEXO 5
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
1DS-MA-0002
VER: 3
Aprobacin 11-08-2010
Es el
porcentaj
e que se
le asigna
a la
perspectiv
a.
Objetivos
Estratgico
Esta
definido
en el
mapa de
acuerdo a
la
perspectiv
a
Es el
porcen
taje
que se
le
asigna
a cada
objetiv
o
respec
to a la
perspe
ctiva.
Es la
intencin
del objetivo.
Es el
porce
ntaje
que
se le
asign
aa
cada
indica
dor
respe
cto al
objetiv
o.
NOMBRE
DEL
INDICADOR
Es lo que
se quiere
controlar,
sealar los
indicadore
s
(Variables
de
medicin y
datos de
referencia)
que
permiten
verificar el
cumplimien
to del
objetivo.
DESCRIPCIO
N DEL
INDICADOR
Es la
intencin
del
indicador.
DEFINICIN
OPERACION
AL
Es la
formula del
indicador.
TEMPOR
IZADOR
Es la
periodic
idad del
indicad
or.
RECURSOS PARA
ATENDER
A LOS CLIENTES
CLIENTES
Perspectiva
PONDERA
CIN
DESCRIPCIO
N DEL
OBJETIVO
103
LINEA
BASE
Punto
de
partid
ao
refere
ncia
META
2009
Determin
a la
unidad
de
medida
del
objetivo
con el
cual se
comprom
ete en
cada
periodo
META
2010
META
2011
META
2012
META
2013
META
2014
RESPONSABL
E DEL
INDICADOR
Es la persona
encargada del
cumplimiento
del indicador.
OBSERVACI
ONES
INICIATIVAS
El QUE se
va ha
realizar
para dar
cumplimient
o al objetivo
mediante la
identificaci
ny
seleccin
de la
mejora
alternativa,
las cuales
deben
garantizar
el logro del
mismo.
Impresin
IMPRENTA NACIONAL
AO 2010
Bogot, D.C, Colombia
104