Sunteți pe pagina 1din 69

1

ORDIN nr. 400 din 12 iunie 2015 pentru aprobarea Codului controlului
intern/managerial al entitilor publice
EMITENT: SECRETARIATUL GENERAL AL GUVERNULUI
PUBLICAT: MONITORUL OFICIAL nr. 444 din 22 iunie 2015
Avnd n vedere prevederile art. 5 alin. (2^1) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999
privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu
modificrile i completrile ulterioare,
n temeiul art. 5 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 405/2007 privind funcionarea
Secretariatului General al Guvernului, cu modificrile i completrile ulterioare,
secretarul general al Guvernului emite urmtorul ordin:
ART. 1
Se aprob Codul controlului intern/managerial al entitilor publice, cuprinznd
standardele de control intern/ managerial, prevzut n anexa nr. 1.
ART. 2
(1) Conductorul fiecrei entiti publice dispune, innd cont de particularitile
cadrului legal de organizare i funcionare, precum i de standardele prevzute n
cuprinsul anexei nr. 1, msurile necesare pentru elaborarea i/sau dezvoltarea
sistemului de control intern/managerial, inclusiv a procedurilor formalizate pe activiti.
(2) Obiectivele, aciunile, responsabilitile, termenele, precum i alte componente ale
msurilor respective se cuprind n programul de dezvoltare a sistemului de control
intern/managerial, elaborat i actualizat la nivelul fiecrei entiti publice.
(3) n program se evideniaz, n mod distinct, i aciunile de perfecionare
profesional, att pentru persoanele cu funcii de conducere, ct i pentru cele cu funcii
de execuie, prin cursuri organizate de Secretariatul General al Guvernului, Agenia
Naional a Funcionarilor Publici sau de alte organisme abilitate.
ART. 3
(1) n vederea monitorizrii, coordonrii i ndrumrii metodologice a implementrii
i/sau dezvoltrii sistemului de control intern/managerial, conductorul entitii publice
constituie, prin act de decizie intern, o structur cu atribuii n acest sens.
(2) Componena, modul de organizare i de lucru, precum i alte elemente privind
structura prevzut la alin. (1) se stabilesc, n funcie de volumul i de complexitatea
activitilor din fiecare entitate public, de ctre conductorul acesteia.
(3) n vederea elaborrii procedurilor formalizate pe activiti, entitile publice pot
utiliza modelul prezentat n anexa nr. 2 - Procedura operaional.
ART. 4
(1) Programele elaborate i actualizate conform art. 2 alin. (2), inclusiv actele
administrative de constituire i modificare a structurilor prevzute la art. 3 alin. (1), se
transmit, n vederea informrii i armonizrii, la entitile publice ierarhic superioare, la
termenele stabilite de acestea, dar nu mai trziu de data de 15 martie a fiecrui an.
(2) Stadiul implementrii i dezvoltrii sistemelor de control intern/managerial la

nivelul entitilor publice, precum i situaiile deosebite, constatate n aciunile de


monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de structurile prevzute
la art. 3 alin. (1), fac obiectul informrii, prin ntocmirea de situaii centralizatoare
semestriale/anuale, pe formatul-model prezentat n anexa nr. 3, care se transmit
entitilor publice ierarhic superioare, la termenele stabilite de acestea. Entitile publice
care, conform reglementrilor legale, nu se subordoneaz unei entiti publice
superioare ntocmesc aceste situaii centralizatoare ca documente doveditoare ale
dezvoltrii controlului intern/managerial.
(3) Instituiile publice n care se exercit funcia de ordonator principal de credite al
bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al bugetului oricrui fond
special transmit Secretariatului General al Guvernului - Direcia de control intern
managerial i relaii interinstituionale situaiile centralizatoare semestriale/anuale,
prevzute la alin. (2), ntocmite pe formatul-model prezentat n anexa nr. 3, pn la data
de 25 a lunii urmtoare fiecrui semestru ncheiat, respectiv pn la 20 februarie a
anului urmtor, pentru anul precedent.
ART. 5
(1) Se aprob Instruciunile privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului
asupra sistemului de control intern/managerial, prevzute n anexa nr. 4.
(2) Secretariatul General al Guvernului, prin Direcia de control intern managerial i
relaii interinstituionale, elaboreaz, n temeiul art. 4 alin. (5) din Ordonana Guvernului
nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv,
republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, un raport anual privind controlul
intern, care va cuprinde analiza i stadiul implementrii sistemelor de control
intern/managerial la nivelul instituiilor publice la care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al
bugetului oricrui fond special.
ART. 6
Anexele nr. 1-4 fac parte integrant din prezentul ordin.
ART. 7
Raportarea pentru primul semestru al anului 2015 privind stadiul implementrii
sistemelor de control intern/managerial la nivelul instituiilor publice se va realiza n
conformitate cu cerinele prezentului ordin.
ART. 8
Toate prevederile din legislaia n vigoare privind Ordinul ministrului finanelor publice
nr. 946/2005 pentru aprobarea Codului controlului intern/managerial, cuprinznd
standardele de control intern/managerial la entitile publice i pentru dezvoltarea
sistemelor de control intern/managerial, republicat, cu modificrile ulterioare, se
consider a fi fcute la dispoziiile prezentului ordin.
ART. 9
La data intrrii n vigoare a prezentului ordin orice dispoziie contrar se abrog.
ART. 10
Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, i se afieaz pe
pagina de internet a Secretariatului General al Guvernului.
Secretarul general al Guvernului,
Ion Moraru

ANEXA 1
CODUL CONTROLULUI INTERN/MANAGERIAL
al entitilor publice
STANDARDELE DE CONTROL INTERN/MANAGERIAL LA ENTITILE PUBLICE
I. Consideraii generale
1. Conceptul de control intern/managerial
Legislaia comunitar n domeniul controlului intern este alctuit, n mare parte,
din principii generale de bun practic, acceptate pe plan internaional i n Uniunea
European.
Modalitatea n care aceste principii se transpun n sistemele de control intern este
specific fiecrei ri, fiind determinat de condiiile legislative, administrative, culturale
etc.
n contextul principiilor generale de bun practic regsite n legislaia comunitar,
controlului intern i se asociaz o accepie mai larg, acesta fiind privit ca o funcie
managerial i nu ca o operaiune de verificare. Prin exercitarea funciei de control,
conducerea constat abaterile rezultatelor de la intele stabilite, analizeaz cauzele care
le-au determinat i dispune msurile corective sau preventive care se impun.
Necesitatea i obligativitatea organizrii controlului intern n entitile publice sunt
reglementate prin Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul
intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Conform acestui act normativ, controlul intern/managerial este definit ca
reprezentnd ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii publice, inclusiv
auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele acesteia i cu
reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor publice n mod
economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice,
metodele i procedurile.
n pofida faptului c definiiile date pe plan naional i internaional controlului intern
sunt numeroase, acestea nu sunt contradictorii n esen, toate preciznd c nu este
vorba de o singur funcie, ci de un ansamblu de dispozitive implementate de ctre
responsabilii de la toate nivelurile organizaiei pentru a deine controlul asupra
funcionrii activitilor lor.
Organizarea sistemului de control intern/managerial al oricrei entiti publice are n
vedere realizarea a trei categorii de obiective permanente, care pot fi grupate astfel:
1. obiective cu privire la eficacitatea i eficiena funcionrii - cuprind obiectivele
legate de scopurile entitii publice i de utilizarea n condiii de economicitate,
eficacitate i eficien a resurselor, incluznd i obiectivele privind protejarea resurselor
entitii publice de utilizare inadecvat sau de pierderi, precum i identificarea i

gestionarea pasivelor;
2. obiective cu privire la fiabilitatea informaiilor externe i interne - includ obiectivele
legate de inerea unei contabiliti adecvate, de calitatea informaiilor utilizate n
entitatea public sau difuzate ctre teri, precum i de protejarea documentelor
mpotriva a dou categorii de fraude: disimularea fraudei i distorsionarea rezultatelor;
3. obiective cu privire la conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne cuprind obiectivele legate de asigurarea c activitile entitii se desfoar n
conformitate cu obligaiile impuse de legi i de regulamente, precum i cu respectarea
politicilor interne.
Proiectarea i implementarea unui sistem de control intern viabil sunt posibile numai
cu condiia ca sistemul s respecte urmtoarele cerine:
a) s fie adaptat dimensiunii, complexitii i mediului specific entitii;
b) s vizeze toate nivelurile de conducere i toate activitile/operaiunile;
c) s fie construit cu acelai "instrumentar" n toate entitile publice;
d) s ofere asigurri rezonabile c obiectivele entitii vor fi atinse;
e) costurile aplicrii sistemului de control intern s fie inferioare beneficiilor rezultate
din acesta;
f) s fie guvernat de regulile minimale de management cuprinse n standardele de
control intern/managerial.
Sistemul de control intern/managerial al oricrei entiti publice opereaz cu o
diversitate de procedee, mijloace, aciuni, dispoziii, care privesc toate aspectele legate
de activitile entitii, fiind stabilite i implementate de conducerea entitii pentru a-i
permite deinerea unui bun control asupra funcionrii entitii n ansamblul ei, precum i
a fiecrei activiti/operaiuni n parte.
Instrumentarul de control intern/managerial poate fi clasificat n ase grupe mari:
obiective; mijloace; sistem informaional; organizare; proceduri; control.
Construirea unui sistem de control intern solid este un proces de durat, care
necesit eforturi importante din partea ntregului personal al entitii i n mod deosebit
din partea angajailor cu funcii de conducere.
Controlul intern/managerial este n responsabilitatea conductorilor, care au obligaia
de a-l defini, proiecta, implementa i de a-l perfeciona continuu. n acest sens, se poate
afirma c un conductor care ar ncredina unor teri controlul intern/managerial al
entitii nu i va mai ndeplini atribuiile cu bune rezultate.
Activitile de control intern/managerial fac parte integrant din procesul de gestiune
orientat spre realizarea obiectivelor stabilite i includ o gam divers de politici i
proceduri privind: autorizarea i aprobarea, separarea atribuiilor, accesul la resurse i
documente, verificarea, reconcilierea, analiza performanei de funcionare, revizuirea
operaiilor, proceselor i activitilor, supravegherea.
2. Scopul i definirea standardelor de control intern/ managerial
Standardele de control intern/managerial definesc un minimum de reguli de
management pe care toate entitile publice trebuie s le urmeze.
Scopul standardelor este de a crea un model de control intern/managerial uniform i
coerent care s permit comparaii ntre entiti de acelai fel sau n cadrul aceleiai
entiti, la momente diferite, i s fac posibil evidenierea rezultatelor entitii i a
evoluiei sale. Standardele constituie un sistem de referin n raport cu care se

evalueaz sistemele de control intern/managerial, se identific zonele i direciile de


schimbare.
Stabilirea sistemelor de control intern/managerial intr n responsabilitatea conducerii
fiecrei entiti publice i trebuie s aib la baz standardele de control intern
promovate de Secretariatul General al Guvernului, n temeiul legii. Formularea ct mai
general a acestora a fost necesar pentru a da posibilitatea tuturor conductorilor s le
aplice, n pofida deosebirilor semnificative ntre diferitele entiti publice.
Sistemele de control intern/managerial trebuie dezvoltate innd cont de specificul
legal, organizaional, de personal, de finanare etc. al fiecrei entiti publice n parte.
Standardele sunt grupate n cadrul a cinci elemente-cheie ale controlului
intern/managerial:
- mediul de control. Acesta grupeaz problemele legate de organizare,
managementul resurselor umane, etic, deontologie i integritate;
- performane i managementul riscului. Acest element-cheie vizeaz problematica
managementului legat de fixarea obiectivelor, planificare (planificarea multianual),
programare (planul de management) i performane (monitorizarea performanelor);
- activiti de control. Standardele grupate n acest element-cheie al controlului
intern/managerial se focalizeaz asupra: documentrii procedurilor; continuitii
operaiunilor; nregistrrii excepiilor (abaterilor de la proceduri); separrii atribuiilor;
supravegherii etc.;
- informarea i comunicarea. n aceast seciune sunt grupate problemele ce in de
crearea unui sistem informaional adecvat i a unui sistem de rapoarte privind execuia
planului de management, a bugetului, a utilizrii resurselor, precum i a gestionrii
documentelor;
- evaluare i audit. Problematica vizat de aceast grup de standarde privete
dezvoltarea capacitii de evaluare a controlului intern/managerial, n scopul asigurrii
continuitii procesului de perfecionare a acestuia.
Fiecare standard este structurat pe trei componente:
- descrierea standardului - prezint trsturile definitorii ale domeniului de
management la care se refer standardul, domeniul fixat prin titlul acestuia;
- cerine generale - prezint direciile determinante n care trebuie acionat n vederea
respectrii standardului;
- referine principale - listeaz actele normative reprezentative care cuprind
reglementri aplicabile standardului.
Componenta "referine principale" a fiecrui standard are un coninut neexhaustiv.
II. Lista standardelor de control intern/managerial la entitile publice
Mediul de control:
- Standardul 1 - Etica i integritatea
- Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini
- Standardul 3 - Competena, performana
- Standardul 4 - Structura organizatoric
Performane i managementul riscului:
- Standardul 5 - Obiective
- Standardul 6 - Planificarea

- Standardul 7 - Monitorizarea performanelor


- Standardul 8 - Managementul riscului
Activiti de control:
- Standardul 9 - Proceduri
- Standardul 10 - Supravegherea
- Standardul 11 - Continuitatea activitii
Informarea i comunicarea:
- Standardul 12 - Informarea i comunicarea
- Standardul 13 - Gestionarea documentelor
- Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar
Evaluare i audit:
- Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial
- Standardul 16 - Auditul intern
Standardul 1 - Etica i integritatea
1.1. Descrierea standardului
Conducerea i salariaii entitii publice cunosc i susin valorile etice i valorile
organizaiei, respect i aplic reglementrile cu privire la etic, integritate, evitarea
conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i
semnalarea neregularitilor.
1.2. Cerine generale
1.2.1. Conducerea entitii publice sprijin i promoveaz, prin deciziile sale i prin
puterea exemplului personal, valorile etice, integritatea personal i profesional a
salariailor.
1.2.2. Conducerea entitii publice adopt un cod etic/cod de conduit, dezvolt i
implementeaz politici i proceduri privind integritatea, valorile etice, evitarea
conflictelor de interese, prevenirea i raportarea fraudelor, actelor de corupie i
semnalarea neregularitilor.
1.2.3. Conducerea entitii publice nlesnete comunicarea deschis de ctre salariai
a preocuprilor acestora n materie de etic i integritate, prin crearea unui mediu
adecvat.
1.2.4. Aciunea de semnalare de ctre salariai a neregularitilor trebuie s aib un
caracter transparent pentru eliminarea suspiciunii de delaiune i trebuie privit ca
exercitarea unei ndatoriri profesionale.
1.2.5. Salariaii care semnaleaz neregulariti de care, direct sau indirect, au
cunotin sunt protejai mpotriva oricror discriminri, iar managerii au obligaia de a
ntreprinde cercetrile adecvate, n scopul elucidrii celor semnalate, i de a lua, dac
este cazul, msurile ce se impun.
1.2.6. Conducerea i salariaii entitii publice au o abordare pozitiv fa de controlul
intern/managerial, a crui funcionare o sprijin n mod permanent.
1.3. Referine principale:
- Legea nr. 477/2004 privind Codul de conduit a personalului contractual din
autoritile i instituiile publice;

- codul de conduit al entitii publice;


- Legea nr. 7/2004 privind Codul de conduit a funcionarilor publici, republicat;
- Legea nr. 78/2000 pentru prevenirea, descoperirea i sancionarea faptelor de
corupie, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 115/1996 privind declararea i controlul averii demnitarilor, magistrailor,
funcionarilor publici i a unor persoane cu funcii de conducere, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n
exercitarea demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i
sancionarea corupiei, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 176/2010 privind integritatea n exercitarea funciilor i demnitilor
publice, pentru modificarea i completarea Legii nr. 144/2007 privind nfiinarea,
organizarea i funcionarea Ageniei Naionale de Integritate, precum i pentru
modificarea i completarea altor acte normative, cu modificrile ulterioare;
- Legea nr. 251/2004 privind unele msuri referitoare la bunurile primite cu titlu gratuit
cu prilejul unor aciuni de protocol n exercitarea mandatului sau a funciei;
- Legea nr. 571/2004 privind protecia personalului din autoritile publice, instituiile
publice i din alte uniti care semnaleaz nclcri ale legii;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale
anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i a
indicatorilor de evaluare, precum i a Planului naional de aciune pentru implementarea
Strategiei naionale anticorupie 2012-2015.
Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini
2.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice asigur ntocmirea i actualizarea permanent a
documentului privind misiunea entitii publice, a regulamentelor interne i a fielor
posturilor, pe care le comunic angajailor.
2.2. Cerine generale
2.2.1. Regulamentul de organizare i funcionare al entitii publice cuprinde ntr-o
manier integral sarcinile entitii, rezultate din actul normativ de organizare i
funcionare, precum i din alte acte normative; acesta se comunic salariailor i se
public pe pagina de internet a entitii publice.
2.2.2. Fiecare salariat trebuie s cunoasc misiunea ncredinat entitii, obiectivele
i atribuiile entitii publice i ale compartimentului din care face parte, rolul su n
cadrul compartimentului, stabilit prin fia postului, precum i obiectivele postului pe care
l ocup.
2.2.3. Conductorii compartimentelor entitii publice au obligaia de a ntocmi i de a
actualiza, ori de cte ori este cazul, fiele posturilor pentru personalul din subordine.
2.2.4. Sarcinile trebuie s fie clar formulate i strns relaionate cu obiectivele
postului, astfel nct s se realizeze o deplin concordan ntre coninutul sarcinilor i
coninutul obiectivelor postului.

2.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice trebuie s identifice sarcinile noi


i dificile ce revin salariailor i s le acorde sprijin n realizarea acestora.
2.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 90/2001 privind organizarea i funcionarea Guvernului Romniei i a
ministerelor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile
i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 365/2004 pentru ratificarea Conveniei Naiunilor Unite mpotriva corupiei,
adoptat la New York la 31 octombrie 2003;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 11/2004 privind stabilirea unor msuri de
reorganizare n cadrul administraiei publice centrale, aprobat cu modificri i
completri prin Legea nr. 228/2004, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 64/2003 pentru stabilirea unor msuri privind
nfiinarea, organizarea, reorganizarea sau funcionarea unor structuri din cadrul
aparatului de lucru al Guvernului, a ministerelor, a altor organe de specialitate ale
administraiei publice centrale i a unor instituii publice, aprobat cu modificri prin
Legea nr. 194/2004, cu modificrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea
i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor
funcii de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile
neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
- alte reglementri n domeniul muncii.
Standardul 3 - Competena, performana
3.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur ocuparea posturilor de ctre persoane
competente, crora le ncredineaz sarcini potrivit competenelor, i asigur condiii
pentru mbuntirea pregtirii profesionale a angajailor.
Performanele profesionale individuale ale angajailor sunt evaluate anual n scopul
confirmrii cunotinelor profesionale, aptitudinilor i abilitilor necesare ndeplinirii
sarcinilor i responsabilitilor ncredinate.
3.2. Cerine generale
3.2.1. Conductorul entitii publice i salariaii dispun de cunotinele, abilitile i
experiena care fac posibil ndeplinirea eficient i efectiv a sarcinilor, precum i buna
nelegere i ndeplinire a responsabilitilor legate de controlul intern/managerial.
3.2.2. Competena angajailor i sarcinile ncredinate trebuie s se afle n echilibru
permanent, pentru asigurarea cruia conducerea entitii publice acioneaz prin:

- definirea cunotinelor i deprinderilor necesare pentru fiecare loc de munc;


- conducerea interviurilor de recrutare, pe baza unui document de evaluare
prestabilit;
- ntocmirea planului de pregtire profesional a noului angajat, nc din timpul
procesului de recrutare;
- revederea necesitilor de pregtire profesional i stabilirea cerinelor de formare
profesional n contextul evalurii anuale a angajailor, precum i urmrirea evoluiei
carierei acestora;
- asigurarea faptului c necesitile de pregtire identificate sunt satisfcute;
- dezvoltarea capacitii interne de pregtire complementar formelor de pregtire
externe entitii publice.
3.2.3. Performanele profesionale individuale ale angajailor se evalueaz cel puin o
dat pe an n raport cu obiectivele anuale individuale i sunt discutate cu acetia de
ctre evaluator.
3.2.4. Competena i performana trebuie susinute de instrumente adecvate, care
includ tehnica de calcul, programele informatice, brevetele, metodele de lucru etc.
3.2.5. Conductorii compartimentelor entitii publice asigur fiecrui angajat
participarea n fiecare an la cursuri de pregtire profesional n domeniul su de
competen.
3.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile
i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea-cadru nr. 284/2010 privind salarizarea unitar a personalului pltit din fonduri
publice, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 490/2004 privind stimularea financiar a personalului care gestioneaz
fonduri comunitare, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 129/2000 privind formarea profesional a adulilor,
republicat;
- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor
publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 522/2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a prevederilor Ordonanei Guvernului nr. 129/2000 privind formarea
profesional a adulilor, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 595/2009 pentru aplicarea Legii nr. 490/2004 privind
stimularea financiar a personalului care gestioneaz fonduri comunitare, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea
i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.021/2004 pentru aprobarea modelului comun european

10

de curriculum vitae;
- hotrrile Guvernului pentru aprobarea planului de ocupare a funciilor publice
anuale;
- actele normative prin care au fost aprobate statutele specifice ale personalului din
entitile sistemului de aprare i ordine public, precum i statutele corpurilor
profesionale.
Standardul 4 - Structura organizatoric
4.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice definete structura organizatoric, competenele,
responsabilitile, sarcinile, liniile de raportare pentru fiecare component structural i
comunic salariailor documentele de formalizare a structurii organizatorice.
Conductorul entitii publice stabilete, n scris, limitele competenelor i
responsabilitilor pe care le deleag.
4.2. Cerine generale
4.2.1. Structura organizatoric este stabilit astfel nct s corespund scopului i
misiunii entitii i s serveasc realizrii n condiii de eficien, eficacitate i
economicitate a obiectivelor stabilite.
4.2.2. n temeiul actului normativ privind organizarea i funcionarea entitii publice,
conductorul entitii publice aprob structura organizatoric: departamente, direcii
generale, direcii, servicii, birouri, posturi de lucru.
4.2.3. ncadrarea cu personal de conducere i personal de execuie a acestor
structuri se regsete n statul de funcii al entitii i se realizeaz cu respectarea
concordanei dintre natura posturilor i competenele profesionale i manageriale
necesare ndeplinirii sarcinilor fixate titularilor de posturi.
4.2.4. Competena, responsabilitatea, sarcina i obligaia de a raporta sunt atribute
asociate postului; acestea trebuie s fie bine definite, clare, coerente i s reflecte
elementele avute n vedere pentru realizarea obiectivelor entitii publice.
4.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz i determin periodic gradul de
adaptabilitate a structurii organizatorice la modificrile intervenite n interiorul i/sau
exteriorul entitii, pentru a asigura o permanent relevan i eficien a controlului
intern.
4.2.6. n fiecare entitate public delegarea se realizeaz, n principal, prin
regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i, n unele cazuri, prin
ordine exprese de a executa anumite operaiuni.
4.2.7. Delegarea este condiionat n principal de potenialul i gradul de ncrcare cu
sarcini a conducerii entitii i a salariailor implicai.
Actul de delegare este conform atunci cnd:
- respect raportul dintre complexitatea sarcinilor/atribuiilor delegate i cunotinele,
experiena i capacitatea necesar efecturii actului de autoritate ncredinat;
- sunt precizate n cuprinsul acestuia termenele-limit de realizare i criteriile
specifice pentru ndeplinirea cu succes a sarcinilor/atribuiilor delegate;
- sunt furnizate de ctre manager toate informaiile asupra responsabilitii ce va fi
ncredinat;

11

- este confirmat, prin semntur, de ctre salariatul cruia i s-au delegat


sarcinile/atribuiile.
4.2.8. Salariatul delegat rspunde integral de realizarea sarcinii, iar managerul care a
delegat i menine n faa superiorilor responsabilitatea final pentru realizarea
acesteia.
4.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile
i completrile ulterioare;
- Legea administraiei publice locale nr. 215/2001, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea
i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
- regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor i organigrama entitii
publice.
Standardul 5 - Obiective
5.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice definete obiectivele determinante, legate de scopurile
entitii, precum i pe cele complementare, legate de fiabilitatea informaiilor,
conformitatea cu legile, regulamentele i politicile interne, i comunic obiectivele
definite tuturor salariailor i terilor interesai.
5.2. Cerine generale
5.2.1. Conducerea entitii publice stabilete obiectivele generale astfel nct acestea
s fie concordante cu misiunea entitii publice i s se refere la realizarea unor servicii
publice de bun calitate, n condiii de eficien, eficacitate i economicitate.
5.2.2. Conducerea entitii publice transpune obiectivele generale n obiective
specifice i n rezultate ateptate pentru fiecare activitate i le comunic salariailor.
5.2.3. Obiectivele specifice trebuie astfel definite nct s rspund pachetului de
cerine "S.M.A.R.T."*).

*) S - Precise (n limba englez: Specific); M - Msurabile i verificabile (n limba


englez: Measurable and verifiable); A - Necesare (n limba englez: Appropriate); R Realiste (n limba englez: Realistic); T - Cu termen de realizare (n limba englez:
Time-dependent).

12

5.2.4. Stabilirea obiectivelor este n competena conducerii entitii publice, iar


responsabilitatea realizrii acestora este att a conducerii, ct i a salariailor.
5.2.5. Stabilirea obiectivelor are la baz formularea de ipoteze/premise acceptate
contient prin consens.
5.2.6. Conducerea entitii publice actualizeaz/reevalueaz obiectivele ori de cte
ori constat modificarea ipotezelor/premiselor care au stat la baza fixrii obiectivelor, ca
urmare a transformrii mediului intern i/sau extern.
5.3. Referine principale:
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor
privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 6 - Planificarea
6.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice ntocmete planuri prin care se pun n concordan
activitile necesare pentru atingerea obiectivelor cu resursele maxim posibil de alocat,
astfel nct riscurile susceptibile s afecteze realizarea obiectivelor entitii s fie
minime.
6.2. Cerine generale
6.2.1. Conducerea entitii publice elaboreaz planuri/programe de activitate pentru
toate obiectivele entitii, identific i repartizeaz resursele, pornind de la stabilirea
nevoilor pentru realizarea obiectivelor, i organizeaz procesele de munc n vederea
desfurrii activitilor planificate.
6.2.2. Repartizarea resurselor necesit decizii cu privire la cel mai bun mod de
alocare, dat fiind caracterul limitat al resurselor.
6.2.3. Schimbarea obiectivelor, resurselor sau a altor elemente ale procesului de
fundamentare impune actualizarea planului/programului.
6.2.4. Pentru atingerea obiectivelor, conductorul entitii publice asigur
coordonarea deciziilor i aciunilor compartimentelor entitii i organizeaz consultri
prealabile att n cadrul compartimentelor entitii, ct i ntre compartimentele
respective.
6.3. Referine principale:

13

- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile


ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 80/2001 privind stabilirea unor normative de cheltuieli
pentru autoritile administraiei publice i instituiile publice, aprobat cu modificri prin
Legea nr. 247/2002, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 866/1996 pentru actualizarea normativelor privind spaiile
cu destinaia de birou sau pentru activiti colective ori de deservire ce pot fi utilizate de
ministere, alte organe de specialitate ale administraiei publice centrale, de instituiile
publice din subordinea acestora, precum i de prefecturi;
- Hotrrea Guvernului nr. 925/2006 pentru aprobarea normelor de aplicare a
prevederilor referitoare la atribuirea contractelor de achiziie public din Ordonana de
urgen a Guvernului nr. 34/2006 privind atribuirea contractelor de achiziie public, a
contractelor de concesiune de lucrri publice i a contractelor de concesiune de servicii,
cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor
privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
Standardul 7 - Monitorizarea performanelor
7.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur monitorizarea performanelor pentru fiecare
obiectiv i activitate, prin intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi relevani,
inclusiv cu privire la economicitate, eficien i eficacitate.
7.2. Cerine generale
7.2.1. Conductorii compartimentelor entitii publice monitorizeaz performanele
activitilor aflate n coordonare, prin intermediul unor indicatori cantitativi i calitativi,
care trebuie s fie: msurabili; specifici; accesibili; relevani; stabilii pentru o anumit
durat n timp.
7.2.2. Conducerea entitii publice se asigur c pentru fiecare obiectiv specific
exist cel puin un indicator de performan cu ajutorul cruia se raporteaz realizrile.
7.2.3. Sistemul de monitorizare a performanelor este influenat de mrimea i
complexitatea entitii publice, de modificarea/schimbarea obiectivelor sau/i a
indicatorilor, de modul de acces al salariailor la informaii.
7.2.4. Conducerea entitii publice evalueaz performanele, constat eventualele
abateri de la obiective i ia msurile corective ce se impun.

14

7.3. Referine principale:


- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.159/2004 pentru aprobarea instruciunilor
privind coninutul, forma de prezentare i structura programelor elaborate de ordonatorii
principali de credite n scopul finanrii unor aciuni sau ansamblu de aciuni.
Standardul 8 - Managementul riscului
8.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice instituie i pune n aplicare un proces de management
al riscurilor care s faciliteze realizarea eficient i eficace a obiectivelor sale.
8.2. Cerine generale
8.2.1. Fiecare entitate public trebuie s i defineasc propria strategie n privina
riscurilor cu care se poate confrunta i s asigure documentarea complet i adecvat a
strategiei, precum i accesibilitatea documentaiei n ntreaga organizaie.
8.2.2. Conducerea entitii publice trebuie s i defineasc clar obiectivele, n
vederea identificrii i definirii riscurilor asociate acestora.
8.2.3. Conductorul entitii publice are obligaia crerii i meninerii unui sistem
eficient de management al riscurilor, n principal, prin:
a) identificarea riscurilor n strns legtur cu obiectivele a cror realizare ar putea fi
afectat de materializarea riscurilor; identificarea ameninrilor/vulnerabilitilor prezente
n cadrul activitilor curente ale entitii care ar putea conduce la svrirea unor fapte
de corupie i fraude;
b) evaluarea riscurilor, prin msurarea probabilitii de apariie i a impactului asupra
obiectivelor n cazul n care acestea se materializeaz; ierarhizarea i prioritizarea
riscurilor n funcie de tolerana la risc stabilit de conducerea entitii;
c) stabilirea celor mai adecvate modaliti de tratare a riscurilor, astfel nct acestea
s se ncadreze n limitele toleranei la risc stabilite, i delegarea responsabilitii de
gestionare a riscurilor ctre cele mai potrivite niveluri decizionale;
d) monitorizarea implementrii msurilor de control, precum i a eficacitii acestora;
e) revizuirea i raportarea periodic a situaiei riscurilor.
8.2.4. Toate activitile i aciunile iniiate i puse n aplicare n cadrul procesului de
gestionare a riscurilor sunt riguros documentate, iar sinteza informaiilor/datelor i
deciziilor luate n acest proces este cuprins n Registrul riscurilor, document care
atest c n organizaie s-a introdus un sistem de management al riscurilor i c acesta
funcioneaz.
8.2.5. Conducerea entitii publice analizeaz mediul extins de risc n care
acioneaz i stabilete modul n care acesta i afecteaz strategia de gestionare a
riscurilor.

15

8.3. Referine principale:


- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 215/2012 privind aprobarea Strategiei naionale
anticorupie pe perioada 2012-2015, a Inventarului msurilor preventive anticorupie i a
indicatorilor de evaluare, precum i a Planului naional de aciune pentru implementarea
Strategiei naionale anticorupie 2012-2015;
- Hotrrea Guvernului nr. 2.288/2004 pentru aprobarea repartizrii principalelor
funcii de sprijin pe care le asigur ministerele, celelalte organe centrale i organizaiile
neguvernamentale privind prevenirea i gestionarea situaiilor de urgen;
- Metodologie de implementare a standardului de control intern "Managementul
riscurilor", elaborat de Ministerul Finanelor Publice, publicat pe adresa de internet a
Ministerului Finanelor Publice, www.mfinante.ro.
Standardul 9 - Proceduri
9.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice asigur elaborarea procedurilor scrise pentru activitile
derulate n entitate i le aduce la cunotina personalului implicat.
9.2. Cerine generale
9.2.1. Conducerea entitii publice se asigur c pentru toate procesele majore,
activitile, aciunile i/sau evenimentele semnificative exist o documentaie adecvat
i c operaiunile sunt consemnate n documente.
9.2.2. Pentru ca procedurile s devin instrumente eficace de control intern, acestea
trebuie:
- s se refere la toate procesele i activitile importante;
- s asigure o separare corect a funciilor de iniiere, verificare, avizare i aprobare a
operaiunilor;
- s fie precizate n documente scrise;
- s fie simple, complete, precise i adaptate activitii procedurate;
- s fie actualizate n permanen;
- s fie aduse la cunotina personalului implicat.
9.2.3. Conducerea entitii publice se asigur c, pentru toate situaiile n care
datorit unor circumstane deosebite apar abateri fa de politicile sau procedurile
stabilite, se ntocmesc documente adecvate, aprobate la un nivel corespunztor, nainte
de efectuarea operaiunilor.
Circumstanele i modul de gestionare a situaiilor de abatere de la politicile i
procedurile existente se analizeaz periodic, n vederea desprinderii unor concluzii de
bun practic pentru viitor, ce urmeaz a fi formalizate.
9.2.4. Procedurile concepute i aplicate de personalul entitii publice trebuie s

16

asigure o separare a funciilor de iniiere i verificare, astfel nct atribuiile i


responsabilitile de aprobare, efectuare i control al operaiunilor s fie ncredinate
unor persoane diferite. n acest mod se reduc considerabil riscul de eroare, fraud,
nclcare a legislaiei, precum i riscul de nedetectare a acestor probleme.
9.2.5. Conductorii entitilor publice n care, datorit numrului mic de salariai, se
limiteaz posibilitatea de aplicare a separrii atribuiilor i responsabilitilor trebuie s
fie contieni de riscul cumulrii atribuiilor i responsabilitilor i s compenseze
aceast limitare prin alte msuri de control.
9.2.6. n entitatea public, accesul la resursele materiale, financiare i informaionale,
precum i protejarea i folosirea corect a acestora se reglementeaz prin acte
administrative, care se aduc la cunotina salariailor. Restrngerea accesului la resurse
reduce riscul utilizrii inadecvate a acestora.
9.3. Referine principale:
- Legea nr. 15/1994 privind amortizarea capitalului imobilizat n active corporale i
necorporale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Legea nr. 22/1969 privind angajarea gestionarilor, constituirea de garanii i
rspunderea n legtur cu gestionarea bunurilor agenilor economici, autoritilor sau
instituiilor publice, cu modificrile ulterioare;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 213/1998 privind bunurile proprietate public, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 66/2011 privind prevenirea, constatarea i
sancionarea neregulilor aprute n obinerea i utilizarea fondurilor europene i/sau a
fondurilor publice naionale aferente acestora, aprobat cu modificri i completri prin
Legea nr. 142/2012, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 94/2011 privind organizarea i funcionarea
inspeciei economico-financiare, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr.
107/2012, cu modificrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 146/2002 privind formarea i utilizarea
resurselor derulate prin trezoreria statului, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 781/2002 privind protecia informaiilor secrete de serviciu;
- Hotrrea Guvernului nr. 841/1995 privind procedurile de transmitere fr plat i
de valorificare a bunurilor aparinnd instituiilor publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;

17

- Hotrrea Guvernului nr. 1.151/2012 pentru aprobarea Normelor metodologice


privind modul de organizare i exercitare a controlului financiar de gestiune;
- Decretul nr. 209/1976 pentru aprobarea Regulamentului operaiilor de cas ale
unitilor socialiste;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 923/2014 pentru aprobarea Normelor
metodologice generale referitoare la exercitarea controlului financiar preventiv i a
Codului specific de norme profesionale pentru persoanele care desfoar activitatea
de control financiar preventiv propriu;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.235/2003 pentru aprobarea Normelor
metodologice de aplicare a prevederilor Ordonanei de urgen a Guvernului nr.
146/2002 privind formarea i utilizarea resurselor derulate prin trezoreria statului,
aprobat cu modificri prin Legea nr. 201/2003, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.661 bis/2003 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind modul de ncasare i utilizare a fondurilor bneti primite sub
forma donaiilor i sponsorizrilor de ctre instituiile publice;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.718/2011 pentru aprobarea Precizrilor
privind ntocmirea i actualizarea inventarului centralizat al bunurilor din domeniul public
al statului;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor
publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i
legale, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 2.861/2009 pentru aprobarea Normelor
privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de natura activelor, datoriilor
i capitalurilor proprii.
Standardul 10 - Supravegherea
10.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice iniiaz, aplic i dezvolt controale adecvate de
supraveghere a activitilor, operaiunilor i tranzaciilor, n scopul realizrii eficace a
acestora.
10.2. Cerine generale
10.2.1. Conducerea entitii publice trebuie s monitorizeze efectuarea controalelor
de supraveghere pentru a se asigura c procedurile sunt respectate de ctre salariai n
mod efectiv i continuu.
10.2.2. Controalele de supraveghere implic revizuiri ale activitii realizate de
salariai, rapoarte despre excepii, testri prin sondaje sau orice alte modaliti care
confirm respectarea procedurilor.
10.2.3. Conductorii compartimentelor verific i aprob activitile salariailor, dau
instruciunile necesare pentru a asigura minimizarea erorilor i pierderilor, eliminarea
neregulilor i fraudei, respectarea legislaiei i corecta nelegere i aplicare a
instruciunilor.
10.2.4. Supravegherea activitilor este adecvat, n msura n care:

18

- fiecrui salariat i se comunic atribuiile, responsabilitile i limitele de competen


atribuite;
- se evalueaz sistematic activitatea fiecrui salariat;
- se aprob rezultatele activitii n diverse etape de realizare a acesteia.
10.3. Referine principale:
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 11 - Continuitatea activitii
11.1. Descrierea standardului
Conducerea entitii publice identific principalele ameninri cu privire la
continuitatea derulrii proceselor i activitilor i asigur msurile corespunztoare
pentru ca activitatea acesteia s poat continua n orice moment, n toate mprejurrile
i n toate planurile, indiferent care ar fi natura unei perturbri majore.
11.2. Cerine generale
11.2.1. Entitatea public este o organizaie a crei activitate trebuie s se deruleze
continuu, prin structurile componente. Eventuala ntrerupere a activitii acesteia
afecteaz atingerea obiectivelor stabilite.
11.2.2. Conducerea entitii publice inventariaz situaiile care pot conduce la
discontinuiti n activitate i ntocmete un plan de continuitate a activitii, care are la
baz identificarea i evaluarea riscurilor care pot afecta continuitatea operaional.
Situaii generatoare de discontinuiti:
- fluctuaia personalului;
- lipsa de coordonare, rezultat al unui management defectuos;
- fraude;
- dificulti i/sau disfuncionaliti n funcionarea echipamentelor din dotare;
- disfuncionaliti produse de unii prestatori de servicii;
- schimbri de proceduri etc.
11.2.3. Planul de continuitate a activitii trebuie s fie cunoscut, accesibil i aplicat n
practic de salariaii care au stabilite sarcini i responsabiliti n implementarea
acestuia.
11.2.4. Conducerea entitii publice acioneaz n vederea asigurrii continuitii
activitii prin msuri care s previn apariia situaiilor de discontinuitate, de exemplu:
- angajarea de personal n locul celor pensionai sau plecai din entitatea public din
alte considerente;
- delegarea, n cazul absenei temporare (concedii, plecri n misiune etc.);
- proceduri formalizate pentru administrarea situaiilor care pot afecta continuitatea
operaional i a tranzaciilor financiare relevante;
- achiziii pentru nlocuirea unor echipamente necorespunztoare din dotare;
- service pentru ntreinerea echipamentelor din dotare.
11.2.5. Conducerea entitii publice asigur revizuirea i mbuntirea planului de

19

continuitate a activitii, astfel nct acesta s reflecte ntotdeauna toate schimbrile ce


intervin n organizaie.
11.3. Referine principale:
- Legea nr. 53/2003 - Codul muncii, republicat, cu modificrile ulterioare;
- Legea nr. 188/1999 privind Statutul funcionarilor publici, republicat, cu modificrile
i completrile ulterioare;
- Legea nr. 263/2010 privind sistemul unitar de pensii publice, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 432/2004 privind dosarul profesional al funcionarilor
publici, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 611/2008 pentru aprobarea normelor privind organizarea
i dezvoltarea carierei funcionarilor publici, cu modificrile i completrile ulterioare.
Standardul 12 - Informarea i comunicarea
12.1. Descrierea standardului
n entitatea public sunt stabilite tipurile de informaii, coninutul, calitatea, frecvena,
sursele, destinatarii acestora i se dezvolt un sistem eficient de comunicare intern i
extern, astfel nct conducerea i salariaii s i poat ndeplini n mod eficace i
eficient sarcinile, iar informaiile s ajung complete i la timp la utilizatori.
12.2. Cerine generale
12.2.1. Calitatea informaiilor i comunicarea eficient sprijin conducerea i angajaii
entitii n ndeplinirea sarcinilor, a responsabilitilor i n atingerea obiectivelor i
intelor privind controlul intern/managerial.
12.2.2. Informaia trebuie s fie corect, credibil, clar, complet, oportun, util,
uor de neles i receptat.
12.2.3. Informaia trebuie s beneficieze de o circulaie rapid, n toate sensurile,
inclusiv n i din exterior, care s necesite cheltuieli reduse, prin evitarea paralelismelor,
adic a circulaiei simultane a acelorai informaii pe canale diferite sau de mai multe ori
pe acelai canal i a transcrierii inutile de date.
12.2.4. Conducerea entitii publice stabilete metode i ci de comunicare care s
asigure transmiterea eficace a datelor, informaiilor i deciziilor necesare desfurrii
proceselor organizaiei, inclusiv ndeplinirii obiectivelor de control.
12.2.5. Sistemul de comunicare trebuie s fie flexibil i rapid, att n interiorul entitii
publice, ct i ntre aceasta i mediul extern, i s serveasc scopurilor utilizatorilor.
12.2.6. Comunicarea cu prile externe trebuie s se realizeze prin canale de
comunicare stabilite i aprobate, cu respectarea limitelor de responsabilitate i a
delegrilor de autoritate, stabilite de manager.
12.2.7. Conducerea entitii publice reevalueaz sistematic i periodic cerinele de
informaii i stabilete natura, dimensiunea i sursele de informaii i date care
corespund satisfacerii nevoilor de informare a entitii.

20

12.3. Referine principale:


- Legea nr. 52/2003 privind transparena decizional n administraia public,
republicat;
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- legile bugetare anuale;
- Ordonana de urgen a Guvernului nr. 27/2003 privind procedura aprobrii tacite,
aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 486/2003, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 26/2003 privind transparena relaiilor financiare dintre
autoritile publice i ntreprinderile publice, precum i transparena financiar n cadrul
anumitor ntreprinderi;
- Hotrrea Guvernului nr. 123/2002 pentru aprobarea Normelor metodologice de
aplicare a Legii nr. 544/2001 privind liberul acces la informaiile de interes public;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.085/2003 pentru aplicarea unor prevederi ale Legii nr.
161/2003 privind unele msuri pentru asigurarea transparenei n exercitarea
demnitilor publice, a funciilor publice i n mediul de afaceri, prevenirea i
sancionarea corupiei, referitoare la implementarea Sistemului Electronic Naional, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.723/2004 privind aprobarea Programului de msuri
pentru combaterea birocraiei n activitatea de relaii cu publicul, cu modificrile
ulterioare;
- bugetul aprobat al fiecrei entiti publice;
- analize periodice asupra execuiei bugetare;
- ordine/decizii ale conductorului entitii publice;
- adresa de internet a entitii publice.
Standardul 13 - Gestionarea documentelor
13.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice organizeaz i administreaz procesul de creare,
revizuire, organizare, stocare, utilizare, identificare i arhivare a documentelor interne i
a celor provenite din exteriorul organizaiei, oferind control asupra ciclului complet de
via al acestora i accesibilitate conducerii i angajailor entitii, precum i terilor
abilitai.
13.2. Cerine generale
13.2.1. n fiecare entitate public sunt definite reguli clare i sunt stabilite proceduri
cu privire la nregistrarea, expedierea, redactarea, clasificarea, ndosarierea, protejarea
i pstrarea documentelor.
13.2.2. Conductorul entitii publice organizeaz un compartiment distinct pentru
primirea, nregistrarea i expedierea documentelor, iar la nivelul fiecrui compartiment

21

se ine, n mod obligatoriu, o eviden a documentelor primite i expediate.


13.2.3. n entitatea public sunt implementate msuri de securitate pentru protejarea
documentelor mpotriva distrugerii, furtului, pierderii, incendiului etc.
13.2.4. Conducerea entitii publice asigur condiiile necesare cunoaterii i
respectrii de ctre angajai a reglementrilor legale privind accesul la documentele
clasificate i modul de gestionare a acestora.
13.2.5. n entitatea public este creat un sistem de pstrare/arhivare exhaustiv i
actualizat a documentelor, potrivit unor reguli i proceduri stabilite, n vederea asigurrii
conservrii lor n bune condiii i pentru a fi accesibile personalului competent n a le
utiliza.
13.3. Referine principale:
- Legea Arhivelor Naionale nr. 16/1996, republicat;
- Legea nr. 182/2002 privind protecia informaiilor clasificate, cu modificrile i
completrile ulterioare;
- Legea nr. 455/2001 privind semntura electronic, republicat;
- Ordonana Guvernului nr. 27/2002 privind reglementarea activitii de soluionare a
petiiilor, aprobat cu modificri i completri prin Legea nr. 233/2002;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.007/2001 pentru aprobarea Strategiei Guvernului privind
informatizarea administraiei publice;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2001 privind aprobarea Normelor tehnice i
metodologice pentru aplicarea Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic, cu
modificrile ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.349/2002 privind colectarea, transportul, distribuirea i
protecia, pe teritoriul Romniei, a corespondenei clasificate, cu modificrile i
completrile ulterioare.
Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar
14.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice asigur buna desfurare a proceselor i exercitarea
formelor de control intern adecvate, care garanteaz c datele i informaiile aferente
utilizate pentru ntocmirea situaiilor contabile anuale i a rapoartelor financiare sunt
corecte, complete i furnizate la timp.
14.2. Cerine generale
14.2.1. Conductorul entitii publice este responsabil de organizarea i inerea la zi
a contabilitii i de prezentarea la termen a situaiilor financiare asupra situaiei
patrimoniului aflat n administrarea sa, precum i a execuiei bugetare, n vederea
asigurrii exactitii tuturor informaiilor contabile aflate sub controlul su.
14.2.2. Conductorul compartimentului financiar-contabil asigur calitatea
informaiilor i datelor contabile utilizate la realizarea situaiilor contabile, care reflect n
mod real activele i pasivele entitii publice.
14.2.3. Situaiile financiare anuale sunt nsoite de rapoarte anuale de performan, n

22

care se prezint pentru fiecare program obiectivele, rezultatele preconizate i cele


obinute, indicatorii i costurile asociate.
14.2.4. n entitatea public sunt elaborate proceduri i controale contabile
documentate n mod corespunztor, viznd corecta aplicare a actelor normative din
domeniul financiar-contabil i al controlului intern.
14.3. Referine principale:
- Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 273/2006 privind finanele publice locale, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu modificrile i completrile
ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 81/2003 privind reevaluarea i amortizarea activelor fixe
aflate n patrimoniul instituiilor publice, aprobat prin Legea nr. 493/2003, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.792/2002 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind angajarea, lichidarea, ordonanarea i plata cheltuielilor instituiilor
publice, precum i organizarea, evidena i raportarea angajamentelor bugetare i
legale, cu modificrile i completrile ulterioare;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.802/2014 pentru aprobarea
Reglementrilor contabile privind situaiile financiare anuale individuale i situaiile
financiare anuale consolidate;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.917/2005 pentru aprobarea Normelor
metodologice privind organizarea i conducerea contabilitii instituiilor publice, Planul
de conturi pentru instituiile publice i instruciunile de aplicare a acestuia, cu
modificrile i completrile ulterioare;
- norme metodologice privind ntocmirea i depunerea situaiilor financiare
trimestriale, precum i a unor raportri financiare lunare, elaborate de Ministerul
Finanelor Publice;
- norme metodologice privind principalele aspecte legate de ntocmirea i depunerea
situaiilor financiare anuale i a raportrilor contabile anuale ale operatorilor economici
la unitile teritoriale ale Ministerului Finanelor Publice.
Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial
15.1. Descrierea standardului
Conductorul entitii publice instituie o funcie de evaluare a controlului
intern/managerial, elabornd n acest scop politici, planuri i programe.
Conductorul entitii publice elaboreaz anual, prin asumarea responsabilitii
manageriale, un raport asupra propriului sistem de control intern/managerial.
15.2. Cerine generale
15.2.1. Conductorul entitii publice asigur verificarea i evaluarea n mod continuu

23

a funcionrii sistemului de control intern/managerial i a componentelor sale, pentru a


identifica la timp slbiciunile/deficienele controlului intern i pentru a lua msuri de
corectare/eliminare n timp util a acestora.
15.2.2. Conducerea entitii publice efectueaz, cel puin o dat pe an, pe baza unui
program/plan de evaluare i a unei documentaii adecvate, o verificare i autoevaluare
a propriului sistem de control intern/managerial, pentru a stabili gradul de conformitate a
acestuia cu standardele de control intern/managerial.
15.2.3. Conductorul entitii publice ia msuri adecvate i prompte pentru
remedierea deficienelor/slbiciunilor identificate n procesul de autoevaluare a
sistemului de control intern/managerial.
15.2.4. Conductorul entitii publice elaboreaz anual un raport asupra sistemului de
control intern/managerial, ca baz pentru un plan de aciune care s conin zonele
vulnerabile identificate, instrumentele de control necesar a fi implementate, msuri i
direcii de aciune pentru creterea capacitii controlului intern/managerial n realizarea
obiectivelor entitii.
15.3. Referine principale:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile
ulterioare;
- Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul
financiar preventiv, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare;
- actul normativ de organizare i funcionare a entitii publice;
- regulamentul de organizare i funcionare a entitii publice.
Standardul 16 - Auditul intern
16.1. Descrierea standardului
Entitatea public nfiineaz sau are acces la o capacitate de audit competent, care
are n structura sa auditori competeni, a cror activitate se desfoar, de regul,
conform unor programe bazate pe evaluarea riscurilor.
16.2. Cerine generale
16.2.1. Auditul intern asigur evaluarea independent i obiectiv a sistemului de
control intern/managerial al entitii publice.
16.2.2. Domeniul activitii de audit intern trebuie s permit obinerea unei asigurri
cu privire la procesul de management al riscurilor, de control i de conducere
(guvernan).
16.2.3. Compartimentul de audit public intern este dimensionat pe baza volumului de
activitate i a mrimii riscurilor asociate, astfel nct s asigure auditarea activitilor
cuprinse n sfera auditului public intern.
16.2.4. Atribuiile efului compartimentului de audit intern trebuie asumate prin
semntur de ctre un responsabil.
16.2.5. Auditorii interni din cadrul compartimentului de audit public intern trebuie s
posede competenele profesionale necesare pentru realizarea activitilor cuprinse n
sfera auditului public intern.
16.2.6. Auditorii interni trebuie s i mbunteasc cunotinele, abilitile i valorile

24

n cadrul formrii profesionale continue i s asigure compatibilitatea pregtirii cu tipul i


natura misiunilor de audit intern care trebuie realizate.
16.2.7. Auditorul intern finalizeaz aciunile sale prin rapoarte de audit, n care enun
punctele slabe identificate n sistem i formuleaz recomandri pentru eliminarea
acestora.
16.2.8. Conductorul entitii publice dispune msurile necesare, avnd n vedere
recomandrile din rapoartele de audit intern, n scopul eliminrii punctelor slabe
constatate de misiunile de auditare.
16.3. Referine principale:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile
ulterioare;
- Hotrrea Guvernului nr. 235/2003 pentru aprobarea Normelor privind modul de
nominalizare a membrilor Comitetului pentru Audit Public Intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.183/2012 pentru aprobarea Normelor privind sistemul de
cooperare pentru asigurarea funciei de audit public intern;
- Hotrrea Guvernului nr. 1.259/2012 pentru aprobarea Normelor privind
coordonarea i desfurarea proceselor de atestare naional i de pregtire
profesional continu a auditorilor interni din sectorul public i a persoanelor fizice;
- Ordinul ministrului finanelor publice nr. 252/2004 pentru aprobarea Codului privind
conduita etic a auditorului intern.
III. GLOSAR DE TERMENI
Activitate - totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin procese de
munc cu un grad de omogenitate i similaritate ridicat; cunotinele necesare realizrii
activitii sunt din domenii limitate, personalul utilizat putnd avea astfel o pregtire
profesional sensibil unitar; activitatea cuprinde atribuii omogene ce revin
compartimentelor entitii publice.
Activitate procedurabil - totalitatea atribuiilor de o anumit natur care determin
procese de munc cu un grad de complexitate i omogenitate ridicat, pentru care se pot
stabili reguli i metode de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n condiii de
regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor
compartimentului/entitii publice.
Atribuie - un ansamblu de sarcini de acelai tip, necesare pentru realizarea unei
anumite activiti sau unei pri a acesteia, care se execut periodic sau continuu i
care implic cunotine specializate pentru realizarea unui obiectiv specific.
Audit public intern - activitate funcional independent i obiectiv de asigurare i
consiliere, conceput s adauge valoare i s mbunteasc activitile entitii
publice; ajut entitatea public s i ndeplineasc obiectivele, printr-o abordare
sistematic i metodic, evalueaz i mbuntete eficiena i eficacitatea
managementului riscului, controlului i proceselor de guvernan.
Autoevaluarea controlului intern - un proces n care eficacitatea controlului intern este
examinat i evaluat n scopul furnizrii unei asigurri rezonabile c toate obiectivele

25

entitii publice vor fi realizate.


Competena - capacitatea de a lua decizii, n limite definite, pentru realizarea sarcinii.
Competena profesional - capacitatea de a aplica, a transfera i a combina
cunotine i deprinderi n situaii i medii de munc diverse, pentru a realiza activitile
cerute la locul de munc, la nivelul calitativ specificat n standardul ocupaional.
Comunicare - transmiterea i schimbul de informaii (mesaje) ntre persoane; proces
prin care un emitor transmite o informaie receptorului prin intermediul unui canal, cu
scopul de a produce asupra receptorului anumite efecte.
Coordonare - armonizarea deciziilor i a aciunilor componentelor structurale ale
organizaiei, pentru a se asigura realizarea obiectivelor acesteia.
Control intern/managerial - ansamblul formelor de control exercitate la nivelul entitii
publice, inclusiv auditul intern, stabilite de conducere n concordan cu obiectivele
acesteia i cu reglementrile legale, n vederea asigurrii administrrii fondurilor n mod
economic, eficient i eficace; acesta include, de asemenea, structurile organizatorice,
metodele i procedurile. Sintagma "control intern/managerial" subliniaz
responsabilitatea tuturor nivelurilor ierarhice pentru inerea sub control a tuturor
proceselor interne desfurate pentru realizarea obiectivelor generale i a celor
specifice.
Alte definiii ale controlului intern:
- Legea nr. 672/2002 privind auditul public intern, republicat, cu modificrile
ulterioare: control intern - totalitatea politicilor i procedurilor elaborate i implementate
de managementul entitii publice pentru a asigura: atingerea obiectivelor entitii ntrun mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor specifice domeniului, a
politicilor i deciziilor managementului; protejarea bunurilor i informaiilor, prevenirea i
depistarea fraudelor i erorilor; calitatea documentelor contabile, precum i furnizarea n
timp util de informaii de ncredere pentru management;
- Comisia European: controlul intern reprezint ansamblul politicilor i procedurilor
concepute i implementate de ctre managementul i personalul entitii publice, n
vederea furnizrii unei asigurri rezonabile pentru: atingerea obiectivelor entitii publice
ntr-un mod economic, eficient i eficace; respectarea regulilor externe i a politicilor i
regulilor managementului; protejarea bunurilor i a informaiilor; prevenirea i depistarea
fraudelor i greelilor; calitatea documentelor de contabilitate i producerea n timp util
de informaii de ncredere, referitoare la segmentul financiar i de management;
- INTOSAI: controlul intern este un instrument managerial utilizat pentru a furniza o
asigurare rezonabil c obiectivele managementului sunt ndeplinite;
- Comitetul Entitilor Publice de Sponsorizare a Comisiei Treadway (S.U.A.) COSO: controlul intern este un proces implementat de managementul entitii publice,
care intenioneaz s furnizeze o asigurare rezonabil cu privire la atingerea
obiectivelor, grupate n urmtoarele categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii;
fiabilitatea informaiilor financiare; respectarea legilor i regulamentelor.
- Institutul Canadian al Contabililor Autorizai (Criteria of Control): controlul intern este
ansamblul elementelor unei organizaii (inclusiv resursele, sistemele, procesele, cultura,
structura i sarcinile) care, n mod colectiv, i ajut pe oameni s realizeze obiectivele
entitii publice, grupate n trei categorii: eficacitatea i eficiena funcionrii; fiabilitatea
informaiei interne i externe; respectarea legilor, regulamentelor i politicilor interne.
Cultura entitii publice - form de cultur organizaional, ce reprezint armonizarea

26

valorilor individuale, n vederea orientrii lor convergente spre realizarea obiectivelor


fundamentale ale entitii publice. Cultura reflect atitudinea pe care o are entitatea
public fa de schimbare. ntr-o entitate public cultura se transmite prin reguli scrise,
reguli nescrise i prin standarde de etic social i de comportare. Acestea sunt relativ
stabile n timp. n entitile publice exist, n general, o cultur de tip normativ, n care
accentul se pune pe urmrirea corect a procedurilor, care sunt mai importante dect
rezultatele. De asemenea, n acest tip de cultur organizaional standardele
profesionale, morale etc. sunt ridicate.
Deficien/Slbiciune de control intern - o condiie/situaie care afecteaz capacitatea
instituiei de a-i atinge obiectivele generale. Conform documentului "Liniile directoare
privind standardele de control intern n sectorul public", emise de INTOSAI, o deficien
poate fi un defect perceput, potenial sau real ori o oportunitate de a consolida controlul
intern pentru a spori probabilitatea c obiectivele generale ale instituiei vor fi atinse.
Delegare - procesul de atribuire de ctre un manager, pe o perioad limitat, a unora
dintre sarcinile sale unui subordonat, mpreun cu competenele i responsabilitile
aferente.
Economicitate - minimizarea costului resurselor alocate pentru atingerea rezultatelor
estimate ale unei activiti, cu meninerea calitii corespunztoare a acestor rezultate.
Eficacitate - gradul de ndeplinire a obiectivelor programate pentru fiecare dintre
activiti i raportul dintre efectul proiectat i rezultatul efectiv al activitii respective.
Eficiena - maximizarea rezultatelor unei activiti n relaie cu resursele utilizate.
Entitate public - autoritate public, instituie public, companie/societate naional,
regie autonom, societate comercial la care statul sau o unitate administrativ-teritorial
este acionar majoritar, cu personalitate juridic, care utilizeaz/administreaz fonduri
publice i/sau patrimoniu public.
Etica - etica n sectorul public acoper patru mari domenii: stabilirea rolului i a
valorilor serviciului public, precum i a rspunderii i nivelului de autoritate i
responsabilitate; msuri de prevenire a conflictelor de interese i modaliti de rezolvare
a acestora; stabilirea regulilor (standarde) de conduit a funcionarilor publici; stabilirea
regulilor care se refer la neregulariti grave i fraud.
Evaluare - funcie managerial care const n compararea rezultatelor cu obiectivele,
depistarea cauzal a principalelor abateri (pozitive i negative) i luarea unor msuri cu
caracter corectiv sau preventiv.
Fia postului - document care definete locul i contribuia postului n atingerea
obiectivelor individuale i organizaionale, caracteristic att individului, ct i entitii, i
care precizeaz sarcinile i responsabilitile care i revin titularului unui post. n
general, fia postului cuprinde: denumirea postului, obiectivele individuale, sarcinile,
competenele, responsabilitile, relaiile cu alte posturi, cerinele specifice privind
pregtirea, calitile, aptitudinile i deprinderile necesare realizrii obiectivelor
individuale stabilite pentru postul respectiv.
Flux informaional - totalitatea tipurilor de informaii transmise ntr-un interval de timp
determinat, asamblate ntr-un circuit logic pe care datele l parcurg din momentul
colectrii lor de la sursa de informare i pn n momentul furnizrii la un receptor sub
form de informaii, prin canale informaionale adecvate destinaiei acestora.
Funcie - totalitatea posturilor care au caracteristici asemntoare din punctul de
vedere al sarcinilor, obiectivelor, competenelor, responsabilitilor i procedurilor.

27

Funcie public - ansamblul atribuiilor i responsabilitilor stabilite n temeiul legii n


scopul realizrii prerogativelor de putere public de ctre administraia public central,
administraia public local i autoritile administrative autonome.
Gestionarea documentelor - procesul de administrare a documentelor unei
organizaii, pentru a servi intereselor acesteia, pe parcursul ntregii lor durate de via,
de la nceput, prin procesul de creare, revizuire, organizare, stocare, utilizare, partajare,
identificare, arhivare, i pn la distrugerea lor.
Guvernana - ansamblul proceselor i structurilor implementate de management n
scopul informrii, direcionrii, conducerii i monitorizrii activitilor entitii publice
ctre atingerea obiectivelor sale.
Indicator - expresie numeric ce caracterizeaz din punct de vedere cantitativ un
fenomen sau un proces economic, social, financiar etc. sau i definete evoluia n
funcie de condiiile concrete de loc i timp i legtura reciproc cu alte fenomene.
Indicatorii se pot exprima n mrime absolut, medie sau relativ.
Instituie public - Parlamentul, Administraia Prezidenial, ministerele, celelalte
organe de specialitate ale administraiei publice, alte autoriti publice, instituiile publice
autonome, precum i instituiile din subordinea/coordonarea acestora, finanate din
bugetele prevzute la art. 1 alin. (2) din Legea nr. 500/2002 privind finanele publice, cu
modificrile i completrile ulterioare.
Integritate - caracter integru; sentiment al demnitii, dreptii i contiinciozitii, care
servete drept cluz n conduita omului; onestitate, cinste, probitate.
Managementul riscului - metodologie care vizeaz asigurarea unui control global al
riscului, ce permite meninerea unui nivel acceptabil al expunerii la risc pentru entitatea
public, cu costuri minime.
Managementul riscului cuprinde o gam larg de activiti riguros definite i
organizate, plecnd de la condiiile de existen i obiectivele fundamentale ale entitii
publice, precum i analiza factorilor de risc ntr-o concepie de funcionare optim i
eficient.
Misiune - scopul fundamental al unei organizaii, precizeaz identitatea entitii
publice i legitimitatea existenei sale n mediul nconjurtor, contribuind la crearea
imaginii interne i externe a entitii publice.
Monitorizare - procesul continuu de colectare a informaiilor relevante despre modul
de desfurare a activitii.
Monitorizarea performanelor - supravegherea, urmrirea de ctre conducerea
entitii publice, prin intermediul unor indicatori relevani, a performanelor activitilor
aflate n coordonare.
Neregul - orice abatere de la legalitate, regularitate i conformitate n raport cu
dispoziiile naionale i/sau europene, precum i cu prevederile contractelor ori ale altor
angajamente legale ncheiate n baza acestor dispoziii, ce rezult dintr-o aciune sau
inaciune a beneficiarului ori a autoritii cu competene n gestionarea fondurilor
europene, care a prejudiciat sau care poate prejudicia bugetul Uniunii
Europene/bugetele donatorilor publici internaionali i/sau fondurile publice naionale
aferente acestora printr-o sum pltit necuvenit.
Obiective - efectele pozitive pe care conducerea entitii publice ncearc s le
realizeze sau evenimentele/efectele negative pe care conducerea ncearc s le evite.
Obiective individuale - exprimri cantitative sau calitative ale scopului pentru care a

28

fost creat i funcioneaz postul respectiv. Aceste obiective se realizeaz prin


intermediul sarcinilor, ca urmare a competenei profesionale, a autonomiei decizionale
i a autoritii formale de care dispune persoana angajat pe postul respectiv.
Obiective generale - inte exprimate sub form de efect, fixate pe termen mediu sau
lung, la nivelul global al entitii publice i/sau al funciunilor acesteia, enunate n actul
normativ de organizare i funcionare al entitii sau stabilite de conducere n planul
strategic i documentele de politici publice.
Obiective specifice - obiective rezultate prin derivare din obiectivele generale i care
constituie, de regul, inte intermediare ale unor activiti care trebuie atinse pentru ca
obiectivul general corespunztor s fie ndeplinit. Acestea sunt exprimate descriptiv sub
form de rezultate i se stabilesc la nivelul fiecrui compartiment din cadrul entitii
publice.
Planificare - ansamblul proceselor de munc prin care se stabilesc principalele
obiective ale organizaiei i ale componentelor sale, resursele i mijloacele necesare
realizrii obiectivelor.
Politici - politicile decurg din obiectivele i strategia entitii publice, orienteaz
deciziile managerilor i permit implementarea planurilor strategice ale organizaiei.
Post - ansamblul obiectivelor, sarcinilor, competenelor i responsabilitilor
desemnate pe un interval de timp unui membru al organizaiei, reprezentnd n acelai
timp elementul primar al structurii organizatorice.
Procedur - totalitatea pailor ce trebuie urmai, a metodelor de lucru stabilite i a
regulilor de aplicat n vederea executrii activitii, atribuiei sau sarcinii.
Procedur operaional - procedur care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul unuia sau mai multor compartimente dintr-o entitate public.
Procedur de sistem - procedur care descrie o activitate sau un proces care se
desfoar la nivelul tuturor compartimentelor/structurilor dintr-o entitate public.
Proces - o succesiune de activiti logic structurate, organizate n scopul atingerii
unor obiective definite, care utilizeaz resurse, adugndu-le valoare.
Responsabilitate - obligaia de a ndeplini sarcina atribuit, a crei nendeplinire
atrage sanciunea corespunztoare tipului de rspundere juridic.
Responsabilitate managerial - definete un raport juridic de obligaie a ndeplinirii
sarcinilor de ctre managerul entitii publice sau al unei structuri organizatorice a
acesteia, care presupune s exercite managementul n limitele unor determinri interne
i externe, n scopul realizrii eficace, eficiente i n conformitate cu dispoziiile legale a
obiectivelor stabilite, s comunice i s rspund pentru nendeplinirea obligaiilor
manageriale n conformitate cu rspunderea juridic. Rspunderea managerial deriv
din responsabilitatea managerului pentru toate cele cinci componente ale controlului
intern/managerial n sectorul public: mediul de control; performane i managementul
riscului; activiti de control; informarea i comunicarea; evaluare i audit.
Resurse - totalitatea elementelor de natur fizic, uman, informaional i financiar,
necesare ca input pentru ca strategiile s fie operaionale.
Risc - o problem (situaie, eveniment etc.) care nu a aprut nc, dar care poate
aprea n viitor, caz n care obinerea rezultatelor prealabil fixate este ameninat sau
potenat. n prima situaie, riscul reprezint o ameninare, iar n cea de-a doua, riscul
reprezint o oportunitate. Riscul reprezint incertitudinea n obinerea rezultatelor dorite
i trebuie privit ca o combinaie ntre probabilitate i impact.

29

Sarcina - cea mai mic unitate de munc individual i care reprezint aciunea ce
trebuie efectuat pentru realizarea unui obiectiv primar asociat acesteia; realizarea unei
sarcini fr atribuirea de competene adecvate nu este posibil; atribuirea de sarcini
presupune fixarea de responsabiliti.
Strategie - ansamblul obiectivelor majore ale organizaiei pe termen lung, principalele
modaliti de realizare, mpreun cu resursele alocate, n vederea obinerii avantajului
competitiv potrivit misiunii organizaiei. Strategia presupune stabilirea obiectivelor i
prioritilor organizaionale (pe baza previziunilor privind mediul extern i capacitile
organizaiei) i desemnarea planurilor operaionale prin intermediul crora aceste
obiective pot fi atinse.
Strategie de risc - abordarea general pe care o are organizaia n privina riscurilor.
Aceasta trebuie s fie documentat i uor accesibil n organizaie. n cadrul strategiei
de risc se definete tolerana la risc.
Supervizare - o activitate care transfer cunotine, abiliti i atitudini de la o
persoan cu mai mult experien ntr-o anumit profesie ctre una cu mai puin
experien n profesia respectiv. Aceast relaie este evaluativ, se ntinde n timp i
are, n principal, scopul de a mbunti funcia profesional a persoanei supervizate.
Tolerana la risc - cantitatea de risc pe care organizaia este pregtit s o tolereze
sau la care este dispus s se expun la un moment dat.
Valori etice - valori ce fac parte din cultura entitii publice i constituie un cod
nescris, pe baza cruia sunt evaluate comportamentele. Separat de acesta, entitatea
public trebuie s aib un cod de conduit oficial, scris, care este un mijloc de
comunicare uniform a valorilor etice tuturor salariailor. Codul etic stabilete care sunt
obligaiile rezultate din lege crora trebuie s li se supun salariaii, n plus peste cele
rezultate ca urmare a raporturilor de munc: depunerea declaraiei de avere, a
declaraiei pentru prevenirea conflictului de interese. Exist i cazuri n care legea
prevede incompatibiliti pentru ocuparea unor funcii publice.
Viziune - Definete modul n care o organizaie se vede sau se transpune n viitor.
ANEXA 2
PROCEDURA OPERAIONAL

Model

Entitatea public ..........


Departamentul (Direcia) ..........
..........
..........
COD: P.O. ..........

30

Ediia ..........
Revizia ..........

Entitatea public ........


Procedura operaional ..... Ediia ....... Nr. de ex. ......
Departamentul (Direcia) ...... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. .......

Pagina ........ din ......

Exemplar nr. ..........

1. Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei sau, dup caz, a


reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

Elemente privind responsabilii/operaiuneaNumele i prenumele Funcia


Data Semntura

2
3 4 5

1.1.Elaborat

1.2.Verificat

1.3.Aprobat

31

Entitatea public ..........


Procedura operaional ......Ediia ... Nr. de
Departamentul (Direcia) ....
Cod: P.O. ..........
ex. ........

Revizia ..... Nr. de

ex. ..........

Pagina .... din ....

Exemplar nr. ......

2. Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii operaionale

Ediia sau, dup caz, reviziaComponenta revizuitModalitatea reviziei Data


de la care se

n cadrul ediiei

aplic prevederile

ediiei sau reviziei


ediiei

2.1.Ediia I

2.2.Revizia 1

2.3.Revizia 2

..... Revizia .......

....Ediia a II-a

32

....Revizia 1

2.n...........

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

3. Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz, revizia din
cadrul
ediiei procedurii operaionale

Scopul difuzriiExemplar nr.Compartiment Funcia Numele i Data


primirii Semntura

prenumele

2
3 4 5
6
7

3.1.aplicare

3.2.aplicare

.............

33

....informare

.............

....eviden

.............

....arhivare

.............

....alte scopuri

3.n...........

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

4. Scopul procedurii operaionale


4.1. Stabilete modul de realizare a activitii, compartimentele i persoanele

34

implicate
4.2. D asigurri cu privire la existena documentaiei adecvate derulrii activitii
4.3. Asigur continuitatea activitii, inclusiv n condiii de fluctuaie a personalului
4.4. Sprijin auditul i/sau alte organisme abilitate n aciuni de auditare i/sau
control,
iar pe manager, n luarea deciziei
..........
4.n. Alte scopuri specifice procedurii operaionale

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

5. Domeniul de aplicare a procedurii operaionale


5.1. Precizarea (definirea) activitii la care se refer procedura operaional
5.2. Delimitarea explicit a activitii procedurate n cadrul portofoliului de activiti
desfurate de entitatea public
5.3. Listarea principalelor activiti de care depinde i/sau care depind de activitatea
procedurat
5.4. Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale
activitii procedurate; listarea compartimentelor implicate n procesul activitii

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

35

6. Documente de referin (reglementri) aplicabile activitii procedurate


6.1. Reglementri internaionale
6.2. Legislaie primar
6.3. Legislaie secundar
6.4. Alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

7. Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura operaional


7.1. Definiii ale termenilor

Nr.
Termenul
Definiia i/sau, dac este cazul, actul care definete
termenul
crt.

1.Procedura operaional Prezentarea formalizat, n scris, a tuturor pailor ce

36

trebuie

urmai, a metodelor de lucru stabilite i a regulilor de aplicat

n vederea realizrii activitii, cu privire la aspectul


procesual

2.Ediie a unei proceduri Forma iniial sau actualizat, dup caz, a unei
proceduri

operaionale
operaionale, aprobat i difuzat

3.Revizia n cadrul unei Aciunile de modificare, adugare, suprimare sau altele


asemenea,
ediii
dup caz, a uneia sau a mai multor componente ale unei ediii
a

procedurii operaionale, aciuni care au fost aprobate i


difuzate

..............
..........

n ..........
..........

7.2. Abrevieri ale termenilor

Nr.
Abrevierea

Termenul abreviat

crt.

1.P.O.
Procedura operaional

2.E
Elaborare

3.V
Verificare

4.A
Aprobare

37

5.Ap.
Aplicare

6.Ah.
Arhivare

.............
..........

n .........
..........

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

8. Descrierea procedurii operaionale


8.1. Generaliti
8.2. Documente utilizate
8.2.1. Lista i proveniena documentelor utilizate
8.2.2. Coninutul i rolul documentelor utilizate
8.2.3. Circuitul documentelor
8.3. Resurse necesare
8.3.1. Resurse materiale
8.3.2. Resurse umane
8.3.3. Resurse financiare
8.4. Modul de lucru
8.4.1. Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.2. Derularea operaiunilor i aciunilor activitii
8.4.3. Valorificarea rezultatelor activitii

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

38

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

9. Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

Nr. Compartimentul I II III IV V VI ......


crt. (postul)/aciunea

(operaiunea)


0
1 2 3 4 5 6 ......

1.a
E

2.b

3.c

4.d

Ap.

5.e

Ap.

6.f

Ah.

..............

.......

n z

.......

39

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

10. Anexe, nregistrri, arhivri

Nr. Denumirea Elaborator Aprob Numr de Difuzare


Arhivare

Alte elemente
anex anexei

exemplare

Loc Perioad

0 1
2 3 4 5 6 7
8

1.

2.

.....

Entitatea public .......... Procedura operaional ........Ediia .... Nr. de ex. .....
Departamentul (Direcia) ....... Cod: P.O. ..........

40

Revizia ..... Nr. de ex. ......

Pagina ..... din .........

Exemplar nr. ..........

11. Cuprins

Numrul
Denumirea componentei din cadrul procedurii operaionale

Pagina
componentei

n cadrul

procedurii

operaionale

Coperta

1.
Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei

sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale

2.
Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii

operaionale

3.
Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup caz,

revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale

4.
Scopul procedurii operaionale

5.
Domeniul de aplicare a procedurii operaionale

41

6.
Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii

procedurate

7.
Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura

operaional

8.
Descrierea procedurii operaionale

9.
Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii

10.
Anexe, nregistrri, arhivri

11.
Cuprins

Precizri cu privire la modelul


de procedur operaional
A. Precizri generale
a.1) Prezenta procedur operaional este un model.
Modelul prezentat completeaz segmentul instrumentelor de lucru referitoare la
activitile entitilor publice n domeniul dezvoltrii sistemelor de management financiar
i control, procedurile operaionale fiind cunoscute n practic i sub alte denumiri:
proceduri de proces, proceduri formalizate etc.
a.2) Entitile publice, n funcie de mrimea entitii, de politica adoptat cu privire la
sistemul propriu de management financiar i control, de gradul de dotare, de tipurile de
activiti i complexitatea acestora etc., pot utiliza modelul de procedur operaional n
forma prezentat, n forme completate i mbuntite cu noi componente sau pot
elabora proceduri de proces, dup modelul altor ghiduri ntlnite n practica domeniului,
cu precizarea c, indiferent de forma adoptat, trebuie avute n vedere prevederile
standardului de control intern/managerial nr. 9 "Proceduri", prezentat n anexa nr. 1 la
ordin.
a.3) Pentru o bun gestionare a elaborrii, aprobrii i aplicrii procedurilor
operaionale, conductorii entitilor publice trebuie s asigure derularea tuturor
aciunilor privind elaborarea i/sau dezvoltarea sistemelor de management financiar i
control intern/managerial, dispuse la art. 2, 3 i 4 din ordin.
a.4) Procedurile trebuie elaborate, aprobate i aplicate n condiiile cunoaterii i
respectrii regulilor de management constituite n cele 16 standarde de control

42

intern/managerial, prevzute n anexa nr. 1 la ordin.


Indiferent de activitatea la care se refer, o procedur operaional poart amprenta
fiecrui standard de control de la nivelul oricruia dintre cele 5 elemente-cheie ale
controlului managerial, respectiv mediul de control, performana i managementul
riscului, informarea i comunicarea, activitile de control, auditarea i evaluarea.
a.5) Condiiile eseniale ale procedurilor operaionale stabilesc, printre altele, c
acestea trebuie s fie scrise i formalizate pe suport hrtie i/sau electronic, simple i
specifice pentru fiecare activitate, actualizate n mod permanent i aduse la cunotina
executanilor i a celorlali factori interesai.
a.6) n msura n care dotarea tehnic i pregtirea personalului permit, operaiunile
de elaborare, avizare, aprobare, difuzare, utilizare etc. a procedurilor operaionale se
pot derula i prin utilizarea sistemelor informatice.
B. Precizri privind componentele modelului de procedur operaional
b.1) Precizri comune componentelor:
b.1.1) Datele de identificare din cartuul de capt se trec pe fiecare pagin, cu
modificrile cerute de rubrici, acolo unde este cazul.
b.1.2) Denumirea procedurii operaionale i codul acesteia se stabilesc n cadrul
fiecrei entiti publice i trebuie s reflecte activitatea procedurat i locul acesteia n
sistemul de codificare utilizat.
b.1.3) Ediiile se numeroteaz cu cifre romne, iar reviziile din cadrul acestora, cu
cifre arabe.
b.1.4) Orice modificare de reglementare, organizatoric sau de alt natur, cu efect
asupra activitii procedurate, determin revizia sau, dup caz, elaborarea unei noi ediii
pentru procedura operaional respectiv.
b.1.5) n msura n care este posibil, se asigur pagin distinct pentru fiecare
component a procedurii operaionale.
b.2) Precizri specifice componentelor:
b.2.1) Cu privire la Lista responsabililor cu elaborarea, verificarea i aprobarea ediiei
sau, dup caz, a reviziei n cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 1):
- responsabilii se stabilesc, pentru fiecare operaiune (elaborare, verificare,
aprobare), prin act de decizie intern a conductorului entitii publice;
- cnd una sau mai multe operaiuni se realizeaz, conform deciziei, de ctre un grup
sau o comisie, n list se cuprind toi membrii grupului sau ai comisiei.
b.2.2) Cu privire la Situaia ediiilor i a reviziilor n cadrul ediiilor procedurii
operaionale (componenta 2):
- se cuprind, n ordine cronologic, toate ediiile i, respectiv, reviziile n cadrul
ediiilor;
- cnd se realizeaz o nou ediie a procedurii operaionale, coloanele nr. 2 i 3
privind componenta revizuit, precum i modalitatea reviziei nu se completeaz;
- coloana nr. 3 (Modalitatea reviziei) privete aciunile de modificare, adugare,
suprimare sau altele asemenea, dup caz, referitoare la una sau mai multe componente
ale procedurii operaionale;
- la fixarea datei de la care se aplic prevederile noii ediii sau revizii (coloana nr. 4)
se are n vedere asigurarea timpului necesar pentru difuzarea i studierea acesteia de
ctre aplicatori.

43

b.2.3) Cu privire la Lista cuprinznd persoanele la care se difuzeaz ediia sau, dup
caz, revizia din cadrul ediiei procedurii operaionale (componenta 3):
- coloana nr. 1 (Scopul difuzrii) are n vedere faptul c oricare
compartiment/persoan a crui/crei activitate intr sub incidena aplicrii, informrii,
evidenei, arhivrii sau este n alte scopuri n legtur cu procedura respectiv trebuie
s aib la dispoziie acest instrument, inclusiv cu ocazia actualizrii prin noi ediii sau
revizii.
b.2.4) Cu privire la Scopul procedurii operaionale (componenta 4):
- entitatea public, spre deosebire de scopurile considerate generale i prezentate ca
exemple n modelul procedurii operaionale la aceast component, identific i nscrie
scopurile specifice n cazul fiecrei proceduri operaionale elaborate, innd cont de
rolul, locul, importana, precum i de alte elemente privind activitatea procedurat; de
exemplu, n cazul unei activiti de aprovizionare, unul dintre scopurile specifice ale
procedurii operaionale este i acela al descrierii, identificrii i asigurrii necesarului de
produse i servicii.
b.2.5) Cu privire la Domeniul de aplicare a procedurii operaionale (componenta 5):
- aceast component se bazeaz pe colaborarea dintre compartimentele entitii
publice, astfel nct la fixarea i definirea activitii (pct. 5.1), la delimitarea acesteia de
alte activiti (pct. 5.2 i 5.3) sau la precizarea compartimentelor cu atribuii legate de
activitatea respectiv (pct. 5.4) s fie eliminat orice situaie de suprapunere de
activiti, de activiti necuprinse n procesul de analiz i elaborare a procedurilor, de
suprapunere de atribuii ntre compartimente, de atribuii pentru care nu au fost fixate
responsabiliti etc.;
- de exemplu, n cazul unei proceduri operaionale privind raportarea numrului de
personal i a veniturilor salariale se recomand:
- prezentarea activitii de raportare a datelor privind numrul de personal i veniturile
salariale ale acestuia (pct. 5.1);
- delimitarea acesteia n special de alte activiti de raportare, cum ar fi cele
financiare, cele privind achiziiile etc. (pct. 5.2);
- nominalizarea activitilor privind organizarea concursurilor, examenelor de
angajare sau de ntocmire a pontajelor ori a statelor de salarii etc., ca activiti
furnizoare de informaii ctre activitatea de raportare a numrului de personal i a
veniturilor salariale, sau nominalizarea activitii de elaborare a rapoartelor de sintez,
pe ansamblul entitii publice, care se bazeaz pe informaiile primite de la activitatea
procedurat (pct. 5.3);
- nominalizarea, ca furnizoare de date, a compartimentului/persoanei cu
atribuii/sarcini de organizare a concursurilor/examenelor de angajare, a
direciilor/serviciilor la nivelul crora se ntocmesc pontajele, a
compartimentului/persoanei care elaboreaz statele de salarii etc. sau a
compartimentului de sintez, ca beneficiar de informaii. Se nominalizeaz ca fiind
implicate n procesul activitii persoana/biroul/serviciul cu sarcina evidenei
personalului i a stabilirii drepturilor salariale ale acestuia (pct. 5.4).
b.2.6) Cu privire la Documentele de referin (reglementri) aplicabile activitii
procedurate (componenta 6):
- aceast component privete, n special, listarea documentelor cu rol de
reglementare fa de activitatea procedurat;

44

- este necesar s fie cunoscute i respectate toate reglementrile care guverneaz


fiecare activitate;
- gruparea pe cele 4 categorii are rol de sistematizare a reglementrilor, unde:
reglementrile internaionale n legtur cu domeniul respectiv sunt cele la care
Romnia este parte; legislaia primar se refer la legi i la ordonane ale Guvernului;
legislaia secundar are n vedere hotrri ale Guvernului sau acte ale organismelor cu
atribuii de reglementare i care sunt emise n aplicarea legilor i/sau a ordonanelor
Guvernului; alte documente, inclusiv reglementri interne ale entitii publice (legislaie
teriar), se refer la instruciuni, precizri, decizii, ordine sau altele asemenea i au
efect asupra activitii procedurate.
b.2.7) Cu privire la Definiii i abrevieri ale termenilor utilizai n procedura
operaional (componenta 7):
- se va urmri definirea acelor termeni care: reprezint element de noutate; sunt mai
puin cunoscui; prezint sensuri diferite; prin neexplicitarea lor, pot conduce la confuzii
etc.;
- se recomand precizarea, acolo unde este cazul, a actului relevant care definete
termenul n cauz;
- se va avea n vedere abrevierea termenilor (cuvinte, expresii, denumiri de instituii
etc.) utilizai cu mai mare frecven n textul procedurii operaionale i/sau care, n urma
acestei aciuni, permit o nelegere i utilizare mai uoar a procedurii;
- se recomand ca ordinea n care se nscriu att definiiile termenilor n tabelul de la
pct. 7.1, ct i abrevierile termenilor n tabelul de la pct. 7.2 s fie aceea dat de prima
apariie n textul procedurii operaionale a termenului definit sau abreviat, dup caz;
- n tabelele de la pct. 7.1 i 7.2 din modelul de procedur operaional au fost definii
i, respectiv, abreviai, pentru exemplificare, termeni utilizai n model.
b.2.8) Cu privire la Descrierea procedurii operaionale (componenta 8):
- aceast component reprezint, n fapt, esena procedurii operaionale. n acelai
timp este i acea component care nu este generalizabil prin model de procedur
dect n termeni foarte largi. Componenta este dependent, n mod direct, de condiiile
concrete n care se desfoar activitatea respectiv n cadrul entitii publice, de
modul de organizare, de gradul de subordonare, de gradul de dotare cu resurse
materiale, financiare i umane, de calitatea i pregtirea profesional a salariailor i, nu
n ultimul rnd, de gradul de dezvoltare a sistemelor de management financiar i
control. Cele cteva puncte i subpuncte, enumerate la aceast component n
prezentul model de procedur operaional, recomand una din multitudinea de
posibiliti de descriere a acestei componente;
- la "Generaliti" (pct. 8.1) se cuprind elemente de ansamblu privind caracteristicile
activitii.
Se va evita repetarea acelora deja abordate n cadrul celorlalte componente ale
procedurii operaionale, cum ar fi cele legate de scopul procedurii operaionale
(prezentate la componenta 4), cele privind domeniul de aplicare a procedurii
operaionale (prezentate la componenta 5) sau cele privind documentele de referin
aplicabile activitii procedurate (prezentate la componenta 6). De exemplu, n cazul
unei proceduri operaionale privind activitatea de aprovizionare, la "Generaliti" se
poate meniona c aceasta urmrete descrierea clar a produsului/serviciului de
achiziionat, verificarea i aprobarea documentelor utilizate n procesul de

45

aprovizionare, relaiile cu furnizorii/prestatorii, recepia produsului/serviciului


aprovizionat, pstrarea/arhivarea documentelor etc. De asemenea, se pot prezenta
principiile generale aplicabile activitii, cum ar fi: transparena, egalitatea anselor
potenialilor furnizori/prestatori, legalitatea, imparialitatea, confidenialitatea etc.;
- la "Documente utilizate" (pct. 8.2) se cuprind, n principal, cele de natura
formularelor, dar i manuale, instruciuni operaionale, liste de verificare (check-lists)
etc., care furnizeaz informaii necesare derulrii activitii, contribuie la prelucrarea de
date n cadrul procesului sau transmit rezultatele obinute altor utilizatori. De reinut c
documentele trebuie s fie actualizate, utile, precise, uor de examinat, disponibile i
accesibile managerului, salariailor i terilor, dac este cazul. Subpct. 8.2.1, 8.2.2 i
8.2.3 au mai mult rolul de a ordona problemele abordate, ele putnd fi comasate sau
detaliate n funcie de amploarea, volumul, diversitatea i complexitatea documentelor
respective;
- la "Lista i proveniena documentelor utilizate" (subpct. 8.2.1) se are n vedere
nominalizarea tuturor documentelor, a organismelor abilitate cu emiterea i actualizarea
acestora, a codurilor de identificare, dac este cazul, a regimului informaiilor coninute
etc. n aceast list se nominalizeaz i documentele interne de aceast natur, emise
i utilizate n cadrul compartimentelor sau, prin colaborare, ntre compartimentele
entitii publice;
- la "Coninutul i rolul documentelor utilizate" (subpct. 8.2.2) pot fi redate n forma
complet, anexnd la procedur modele ale documentelor, instruciuni de completare
ale acestora i meniuni referitoare la rolul lor;
- subpct. 8.2.3 "Circuitul documentelor" are n vedere compartimentele/persoanele la
care trebuie s circule documentele n procesul de realizare a activitii, precum i
operaiunile ce se efectueaz n legtur cu documentul respectiv, la fiecare
compartiment/persoan pe la care circul. Este necesar ca circuitul documentelor
aferente activitii s fie integrat n fluxul general al documentelor din cadrul entitii
publice. Se recomand utilizarea reprezentrii grafice a circuitului documentelor;
- pct. 8.3 "Resurse necesare" se dezvolt pe structura clasic a acestora, respectiv
resurse materiale (subpct. 8.3.1), resurse umane (subpct. 8.3.2) i, respectiv, resurse
financiare (subpct. 8.3.3). De menionat c structura resurselor este foarte sensibil fa
de activitatea la care ne referim, la unele activiti resursa necesar preponderent este
cea material, iar la altele este preponderent resursa uman sau resursa financiar ori
combinaii ale acestora;
- subpct. 8.3.1 "Resurse materiale" se dezvolt pe elementele de logistic: birouri,
scaune, rechizite, linii telefonice, materiale informatice, calculatoare personale, acces la
baza de date, reea, imprimant, posibiliti de stocare a informaiilor etc., dar i pe
elemente de alt natur, dac specificul activitii o impune. De exemplu, n cazul unei
entiti publice cu activitate de teren intens, cu deplasri auto frecvente, activitatea de
transport capt o conotaie distinct, iar procedura operaional aferent, la resursa
material, va trebui s reflecte parcul auto, fapt care, n acest caz, va da greutate
sporit acestui tip de resurs, n comparaie cu resursa uman sau financiar;
- subpct. 8.3.2 "Resurse umane" fixeaz compartimentul/ compartimentele i/sau
persoana/persoanele din cadrul entitii publice care sunt implicate, prin
atribuiile/sarcinile de serviciu, n realizarea activitii procedurate;
- subpct. 8.3.3 "Resurse financiare" are n vedere prevederea n buget a sumelor

46

necesare cheltuielilor de funcionare (achiziionarea materialelor consumabile necesare


desfurrii activitii, acoperirea contravalorii serviciilor de ntreinere a logisticii, plata
cheltuielilor cu personalul direct implicat n activitatea respectiv etc.), dar i a sumelor
necesare altor tipuri de cheltuieli proprii unei anume activiti. De exemplu, n situaia
unei activiti de achiziie, resursa financiar trebuie s reflecte sumele din buget
aferente programului de achiziii al entitii publice;
- pct. 8.4 "Modul de lucru" pentru o activitate poate fi formalizat, respectiv transpus n
procedura operaional numai prin aportul salariailor implicai direct n acea activitate;
- subpct. 8.4.1 "Planificarea operaiunilor i aciunilor activitii" se sprijin, pe de o
parte, pe aciunile identificate, aa cum sunt ele listate n cadrul tabelului de la
componenta 9 "Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii", iar pe de alt
parte, pe o bun cunoatere i stpnire a cerinelor generale i a celorlalte
caracteristici ale standardului de control intern nr. 6 "Planificarea" i a standardului de
control intern nr. 8 "Managementul riscului", prezentate n anexa nr. 1 la ordin. Aciunile
analizate prin prisma resurselor de toate categoriile, a termenelor de realizare, a
riscurilor identificate i a msurilor de limitare a efectului acestora, a condiiilor de
eficien i legalitate impuse, puse n corelaie i ntr-o succesiune logic i cronologic,
constituie, n fapt, instrumentul de planificare cuprins n procedura operaional pentru
activitatea analizat;
- subpct. 8.4.2 "Derularea operaiunilor i aciunilor activitii" reflect programul de zi
cu zi al compartimentului/persoanei implicat/implicate n realizarea activitii, n care
acesta/aceasta uzeaz de toate instrumentele specifice i acioneaz corespunztor
prevederilor din procedura operaional i, n special, celor din instrumentul de
planificare a activitii. Se recomand cuprinderea n procedura operaional, sub form
tabelar, a modului de operare, unde pe vertical se pot cuprinde etapele ce se
deruleaz n legtur cu activitatea respectiv, iar pe orizontal se precizeaz intrrile
de informaii (de la cine? ce?), operaiunile, aciunile/prelucrrile, completrile etc., ce
au loc fa de datele intrate, instrumentele utilizate n acest scop, ieirile de rezultate
(care? ctre cine? etc.);
- subpct. 8.4.3 "Valorificarea rezultatelor activitii" poate fi orientat ctre mai multe
direcii, de exemplu: analiza gradului de realizare a indicatorilor de performan asociai
activitii; furnizarea datelor i informaiilor cu privire la rezultatele activitii ctre
beneficiarii acestora; identificarea msurilor de mbuntire etc.
b.2.9) Cu privire la Responsabiliti i rspunderi n derularea activitii (componenta
9):
- se vor urmri identificarea tuturor aciunilor care au loc n legtur cu activitatea
procedurat, precum i fixarea acestora pe compartimentele (posturile) crora le revin
responsabilitile i/sau, dup caz, rspunderile fa de acestea;
- se recomand cuprinderea aciunilor n tabel, pe ct posibil, n ordinea logic a
desfurrii lor, iar a compartimentelor (posturilor), n ordinea interveniei n proces;
- n tabelul de la pct. 9 din modelul de procedur operaional, compartimentele
(posturile) au fost simbolizate, ipotetic, cu I, II, III,..., aciunile (operaiunile), cu a, b, c,...,
iar responsabilitile/rspunderile, cu abrevierile regsite n tabelul de la pct. 7.2, unde:
E = elaborare; V = verificare; A = aprobare; Ap. = aplicare; Ah. = arhivare. Observm, de
exemplu, c operaiunea a este o operaiune de elaborare E, care revine
compartimentului I; operaiunea c este o operaiune de aprobare A, n rspunderea

47

postului III; aciunea f este o aciune de arhivare Ah., ce revine compartimentului VI etc.
b.2.10) Cu privire la Anexe, nregistrri, arhivri (componenta 10):
- este necesar ca procedura operaional s cuprind, n anexe, toate instrumentele
relevante, prezentate n cadrul celorlalte componente ale acesteia i care sunt
aplicabile n realizarea activitii;
- pentru o mai bun ordonare i eviden a anexelor se recomand ntocmirea
tabelului prezentat la componenta 10.
ANEXA 3
Entitatea public ...........
Aprobat

Preedintele structurii,
........................................
(numele, prenumele/funcia/semntura/data)
SITUAIE CENTRALIZATOARE
semestrial/anual privind stadiul implementrii i dezvoltrii
sistemului de control intern/managerial
la data de*1) ...............................................
CAP. I
Informaii generale*2)

Nr.
Total din care, aferent:

crt.
Specificaii
(numr)Observaii

AparatuluiEntitilor

propriu publice

subordonate/

n coordonare

0
1
2 3
4
5

1. Entiti publice subordonate/n coordonare

X
X

48

2. Entiti publice n care s-a constituit structura cu

atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare

metodologic a sistemului de control intern/managerial

3. Entiti publice n care s-a elaborat i aprobat

programul de dezvoltare a sistemului de control

intern/managerial

4. Entiti publice care i-au stabilit obiectivele

generale

5. Obiective generale stabilite de ctre entitile

publice de la pct. 4

6. Entiti publice care i-au inventariat activitile

procedurabile

7. Activiti procedurabile inventariate de ctre

entitile publice de la pct. 6

8. Entiti publice care au elaborat proceduri

9. Proceduri elaborate de ctre entitile publice de la

pct. 8

10. Entiti publice care au elaborat indicatori asociai

obiectivelor specifice

11. Indicatori asociai obiectivelor specifice de ctre

entitile publice de la pct. 10

49

12. Entiti publice care au identificat, analizat i

gestionat riscuri

13. Riscuri nregistrate n Registrul riscurilor de ctre

entitile publice de la pct. 12

CAP. II
Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform rezultatelor
autoevalurii
la data de 31 decembrie 20 ......*3)

Denumirea standardului
Numrul de
din care:
Observaii

entiti

publice care Aparat propriuEntiti publice

raporteaz c
subordonate/n

standardul este:
coordonare

I PI NI I PI NI I PI NI

1
2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

I. Mediul de control

Standardul 1 - Etica i integritatea


Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

Standardul 3 - Competena, performana

50

Standardul 4 - Structura organizatoric

II. Performane i managementul riscului

Standardul 5 - Obiective

Standardul 6 - Planificarea

Standardul 7 - Monitorizarea performanelor

Standardul 8 - Managementul riscului


III. Activiti de control

Standardul 9 - Proceduri

Standardul 10 - Supravegherea

Standardul 11 - Continuitatea activitii

IV. Informarea i comunicarea

Standardul 12 - Informarea i comunicarea

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

51

Standardul 14 - Raportarea contabil i

financiar

V. Evaluare i audit

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de

control intern/managerial

Standardul 16 - Auditul intern


Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu standardele de


control intern/
managerial se prezint astfel:

- (nr.) entiti au sisteme conforme;

- (nr.) entiti au sisteme parial conforme;

- (nr.) entiti au sisteme neconforme.

Elaborat: Secretariatul structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare


metodologic

*1) Data situaiei centralizatoare i transmiterea acesteia:


- cap. I "Informaii generale" se ntocmete semestrial de ctre toate entitile publice
i se transmite Secretariatului General al Guvernului - Direcia de control intern
managerial i relaii interinstituionale, pn la data de 25 a lunii urmtoare fiecrui
semestru ncheiat, numai de ctre instituiile publice la care se exercit funcia de
ordonator principal de credite al bugetului de stat, bugetului asigurrilor sociale de stat
i al bugetului oricrui fond special; data situaiei este, dup caz, 30 iunie sau 31
decembrie a anului de raportare;
- cap. II "Stadiul implementrii standardelor de control intern/managerial, conform
rezultatelor autoevalurii", se ntocmete anual, data situaiei fiind 31 decembrie, i se
transmite pn la data de 20 februarie a anului urmtor pentru anul precedent.
*2) La cap. I se fac urmtoarele precizri:
- n coloanele 2, 3 i 4 se nscriu date cumulative corespunztoare strii reale/mrimii
indicatorilor specificai n coloana 1 pe rndurile 1-13 la data situaiei centralizatoare,
respectiv 30 iunie sau 31 decembrie;

52

- numrul total de entiti publice subordonate/n coordonare, care se nscrie pe


rndul 1 coloana 2, cuprinde:
- entitile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori
secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i entitile din subordinea
ordonatorilor secundari de credite;
- entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite;
- entitile publice subordonate/n coordonare, care se nscriu pe rndurile 2, 3, 4, 6,
8, 10, 12 coloana 4, se refer la:
- entitile subordonate ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori
secundari sau, dup caz, teriari de credite, precum i entitile din subordinea
ordonatorilor secundari de credite;
- entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite;
- activitate procedurabil reprezint totalitatea atribuiilor de o anumit natur care
determin procese de munc cu un grad de complexitate i omogenitate ridicat, pentru
care se pot stabili reguli i metode de lucru general valabile n vederea ndeplinirii, n
condiii de regularitate, eficacitate, economicitate i eficien, a obiectivelor
compartimentului/entitii publice;
- n coloana 5 se nscriu inclusiv meniuni cu privire la situaiile deosebite, constatate
n aciunile de monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic, derulate de
structura constituit i nvestit cu astfel de atribuii n cadrul entitii publice.
*3) La cap. II se fac urmtoarele precizri:
- abrevierile "I", "PI" i "NI", corespunztoare coloanelor 2-10, au urmtoarele
semnificaii: "I" - implementat; "PI" - parial implementat; "NI" - neimplementat;
- coloanele 8-10 se completeaz de ordonatorul principal de credite, prin cumularea
informaiilor coninute n coloana 6 din anexa nr. 4.2 la instruciuni "Situaia sintetic a
rezultatelor autoevalurii", transmise de entitile publice direct subordonate
ordonatorului principal de credite, conduse de ordonatori secundari (care transmit
inclusiv pentru entitile aflate n subordine) sau, dup caz, teriari de credite, precum i
de entitile publice aflate n coordonarea ordonatorului principal de credite.

ANEXA 4
INSTRUCIUNI
privind ntocmirea, aprobarea i prezentarea raportului asupra
sistemului de control intern/managerial
1. Prevederi generale
1.1. n conformitate cu dispoziiile art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr.
119/1999 privind controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat,
cu modificrile i completrile ulterioare, conductorul fiecrei entiti publice
elaboreaz, anual, un raport asupra sistemului de control intern/managerial, denumit n
continuare raport, ntocmit potrivit formatului prevzut n anexa nr. 4.3, care face parte
integrant din prezentele instruciuni.
1.2. Raportul constituie forma oficial de asumare a responsabilitii manageriale de
ctre conductorul entitii publice cu privire la sistemul de control intern/managerial i

53

este documentul prin care entitile publice n care se exercit funcia de ordonator
principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de stat sau al
bugetului oricrui fond special furnizeaz Secretariatului General al Guvernului
informaiile necesare elaborrii raportului prevzut de lege, care se prezint Guvernului.
1.3. Raportul cuprinde declaraii ale conductorului entitii publice cu privire la
sistemul de control intern/managerial al entitii, existent la data nchiderii exerciiului
financiar.
Declaraiile formulate de conductorul entitii publice se ntemeiaz pe datele,
informaiile i constatrile rezultate din operaiunea de autoevaluare a strii sistemului
de control intern/managerial, controalele ex-post, rapoartele de audit intern, precum i
din recomandrile rezultate din rapoartele de audit extern.
1.4. n vederea elaborrii raportului, conductorul entitii publice dispune
programarea i efectuarea de ctre conductorii de compartimente aflai n subordine a
operaiunii de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial.
Pentru pregtirea autoevalurii, conductorul entitii publice poate recurge la
capacitatea de consiliere a compartimentului de audit intern, n condiiile prevederilor
Hotrrii Guvernului nr. 1.086/2013 pentru aprobarea Normelor generale privind
exercitarea activitii de audit public intern, dar i a altor structuri cu rol de ndrumare
metodologic a implementrii sistemului de control intern/managerial.
Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al entitii se
realizeaz prin programarea i efectuarea urmtoarelor aciuni:
a) convocarea unei reuniuni a structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i
ndrumare metodologic privind sistemul propriu de control intern/managerial, denumit
n continuare Structur, constituit prin act de decizie intern a conductorului entitii
publice, n conformitate cu prevederile art. 3 alin. (1) din ordin, avnd ca obiect
stabilirea msurilor de organizare i realizare a operaiunii de autoevaluare;
b) completarea de ctre fiecare compartiment din organigrama entitii publice, pe
baza principiului adevrului, a "Chestionarului de autoevaluare a stadiului de
implementare a standardelor de control intern/managerial", prevzut n anexa nr. 4.1,
care face parte integrant din prezentele instruciuni, i asumarea de ctre conductorul
de compartiment a realitii datelor, informaiilor i constatrilor nscrise n acesta;
c) ntocmirea de ctre Structur a Situaiei sintetice a rezultatelor autoevalurii,
prevzut n anexa nr. 4.2, care face parte integrant din prezentele instruciuni, prin
centralizarea informaiilor din chestionarele de autoevaluare, semnate i transmise de
conductorii de compartimente;
d) aprecierea gradului de conformitate a sistemului propriu de control
intern/managerial cu standardele de control intern/managerial, n raport cu numrul de
standarde implementate, care se realizeaz astfel:
- sistemul este conform dac sunt implementate toate cele 16 standarde;
- sistemul este parial conform, dac sunt implementate ntre 9 i 15 standarde;
- sistemul este neconform, dac sunt implementate mai puin de 9 standarde.
1.5. Entitatea public are obligaia s elaboreze i s pstreze pe o perioad de cel
puin 5 ani documentaia relevant cu privire la organizarea i funcionarea sistemului
de control intern/managerial propriu i pe cea referitoare la operaiunea de autoevaluare
a acestuia.
2. Coninutul raportului

54

2.1. Formatul de raport cuprinde declaraiile minimal obligatorii pe care trebuie s le


formuleze conductorul entitii publice.
2.2. Conductorul entitii publice poate include n raport i alte informaii referitoare
la anumite elemente ale sistemului de control intern/managerial propriu, cum ar fi:
a) informaii i constatri care s permit formularea unor aprecieri n legtur cu
eficacitatea sistemului n exerciiul financiar urmtor;
b) prezentarea unor elemente considerate relevante din programul i activitatea
compartimentului de audit intern;
c) stadiul implementrii msurilor/aciunilor/etapelor prevzute n programul de
dezvoltare a sistemului de control intern/managerial;
d) formularea unor rezerve privind eficacitatea sistemului de control
intern/managerial, prin menionarea uneia sau mai multor slbiciuni semnificative ale
sistemului, existente la data nchiderii exerciiului financiar, caz n care este obligatorie
prezentarea msurilor destinate nlturrii acestora, precum i termenele de realizare
aferente;
e) analiza raportului cost/beneficiu la stabilirea i aplicarea msurilor de control
intern/managerial.
3. Aprobarea i prezentarea raportului
3.1. Raportul se aprob prin semnarea acestuia de ctre titularul de drept al
competenei sau de ctre titularul unei competene delegate n condiiile legii, n
conformitate cu principiul responsabilitii manageriale.
3.2. Raportul conductorului entitii publice se transmite odat cu situaia financiar
anual i se prezint organului ierarhic superior la termenele stabilite de acesta, n
cadrul termenului prevzut de lege.
3.3. Au obligaia de a prezenta Secretariatului General al Guvernului - Direcia de
control intern managerial i relaii interinstituionale rapoarte anuale, ntocmite conform
prezentelor instruciuni, numai conductorii entitilor publice n care se exercit funcia
de ordonator principal de credite al bugetului de stat, al bugetului asigurrilor sociale de
stat sau al bugetului oricrui fond special.
ANEXA 4.1
la instruciuni

Compartiment ...........................
Conductor de compartiment,
.................................................
(numele, prenumele, funcia/semntura/data)
CHESTIONAR DE AUTOEVALUARE
a stadiului de implementare a standardelor de control intern/managerial

55

Criterii generale de evaluare a stadiului


Rspuns i explicaii*2) La
nivelul

implementrii standardului*1)

compartimentului

standardul este*4):

Da/Nu*3) Explicaie

asociat
I/PI/NI

rspunsului

1
2 3

I. MEDIUL DE CONTROL

Standardul 1 - Etica i integritatea

A fost comunicat personalului un cod de conduit, care

stabilete reguli de comportament etic n realizarea

atribuiilor de serviciu, aplicabil att personalului de

conducere, ct i celui de execuie din cadrul

compartimentului?

Salariaii beneficiaz de consiliere etic i li se aplic

un sistem de monitorizare a respectrii normelor de

conduit?

n cazul semnalrii unor neregulariti, conductorul de

compartiment a ntreprins cercetrile adecvate n scopul

elucidrii acestora i a aplicat msurile care se impun?

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

56

Personalului i sunt aduse la cunotin documentele

elaborate/actualizate privind misiunea entitii,

regulamentele interne i fiele posturilor?

Au fost identificate i inventariate funciile considerate

ca fiind n mod special expuse la corupie?

Au fost luate msuri suficiente i adecvate pentru a

reduce la un nivel acceptabil riscurile asociate

funciilor sensibile?

Standardul 3 - Competena, performana

Au fost analizate i stabilite cunotinele i

aptitudinile necesare n vederea ndeplinirii sarcinilor/

atribuiilor asociate fiecrui post?

Sunt identificate nevoile de perfecionare a pregtirii

profesionale a personalului?

Sunt elaborate i realizate programe de pregtire

profesional a personalului, conform nevoilor de

perfecionare identificate anterior?

Standardul 4 - Structura organizatoric

Sunt efectuate analize, la nivelul principalelor

activiti, n scopul identificrii eventualelor

disfuncionaliti n fixarea sarcinilor de lucru

individuale prin fiele posturilor i n stabilirea

atribuiilor compartimentului?

Structura organizatoric asigur funcionarea circuitelor

57

i fluxurilor informaionale necesare supravegherii i

realizrii activitilor proprii?

Actele de delegare sunt conforme cu prevederile legale i

cerinele procedurale aprobate?

II. PERFORMANE I MANAGEMENTUL RISCULUI

Standardul 5 - Obiective

Sunt stabilite obiectivele specifice la nivelul

compartimentului?

Obiectivele sunt astfel stabilite nct s rspund

pachetului de cerine S.M.A.R.T., unde: S - precise;

M - msurabile i verificabile; A - necesare;

R - realiste; T - cu termen de realizare?

Sunt reevaluate obiectivele specifice atunci cnd se

constat modificri ale ipotezelor/premiselor care au stat

la baza fixrii acestora?

Standardul 6 - Planificarea

Resursele alocate sunt astfel repartizate nct s asigure

activitile necesare realizrii obiectivelor specifice

compartimentului?

n cazul modificrii obiectivelor specifice, sunt

stabilite msurile necesare pentru ncadrarea n resursele

58

repartizate?

Sunt adoptate msuri de coordonare a deciziilor i

activitilor compartimentului cu cele ale altor

compartimente, n scopul asigurrii convergenei i

coerenei acestora?

Standardul 7 - Monitorizarea performanelor

Este instituit un sistem de monitorizare i raportare a

performanelor, pe baza indicatorilor asociai

obiectivelor specifice?

Indicatorii cantitativi i calitativi, asociai

obiectivelor specifice, sunt msurabili, specifici,

accesibili, relevani i stabilii pentru o anumit

durat n timp?

Atunci cnd necesitile o impun, se efectueaz o

reevaluare a relevanei indicatorilor asociai

obiectivelor specifice, n scopul operrii coreciilor

cuvenite?

Standardul 8 - Managementul riscului

Sunt identificate i evaluate/reevaluate principalele

riscuri, proprii obiectivelor compartimentului i

activitilor derulate n cadrul acestuia?

Sunt stabilite msuri de gestionare a riscurilor

identificate i evaluate la nivelul activitilor din

cadrul compartimentului?

Este asigurat completarea/actualizarea registrului

59

riscurilor?

III. ACTIVITI DE CONTROL

Standardul 9 - Proceduri

Pentru activitile proprii au fost elaborate/actualizate

proceduri operaionale?

Funciile de iniiere, verificare i aprobare a

operaiunilor sunt funcii separate i exercitate de

persoane diferite?

n situaia n care, din cauza unor circumstane

deosebite, apar abateri fa de procedurile stabilite, se

ntocmesc documente adecvate, aprobate la nivel

corespunztor, nainte de efectuarea operaiunilor?

Standardul 10 - Supravegherea

Managerii supravegheaz i supervizeaz activitile care

intr n responsabilitatea lor direct?

Supravegherea i supervizarea activitilor sunt

documentate n mod adecvat?

Sunt instituite controale suficiente i adecvate de

supraveghere pentru activitile care implic un grad

ridicat de expunere la risc?

60

Standardul 11 - Continuitatea activitii

Sunt inventariate situaiile generatoare de ntreruperi n

derularea activitilor?

Sunt stabilite i aplicate msuri pentru asigurarea

continuitii activitii, n cazul apariiei unor

situaii generatoare de ntreruperi?

Msurile cuprinse n planul de continuitate a activitii

sunt supuse periodic revizuirii?

IV. INFORMAREA I COMUNICAREA

Standardul 12 - Informarea i comunicarea

Au fost stabilite tipurile de informaii, coninutul,

calitatea, frecvena, sursele i destinatarii acestora,

astfel nct personalul de conducere i cel de execuie,

prin primirea i transmiterea informaiilor, s i poat

ndeplini sarcinile de serviciu?

Circuitele informaionale (traseele pe care circul

informaiile) asigur o difuzare rapid, fluent i

precis a informaiilor, astfel nct acestea s ajung

la timp la utilizatori?

Sunt stabilite canale adecvate de comunicare prin care

managerii i personalul de execuie din cadrul unui

compartiment s fie informai cu privire la proiectele de

decizii sau iniiative, adoptate la nivelul altor

compartimente, care le-ar putea afecta sarcinile i

responsabilitile?

61

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

Sunt aplicate proceduri pentru nregistrarea, expedierea,

redactarea, clasificarea, ndosarierea, protejarea i

arhivarea documentelor interne i externe?

Sunt implementate msuri de securitate pentru protejarea

documentelor mpotriva distrugerii, furtului, pierderii,

incendiului etc.?

Reglementrile legale n vigoare cu privire la manipularea

i depozitarea informaiilor clasificate sunt cunoscute i

aplicate n practic?

Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar

Procedurile contabile sunt elaborate/actualizate n

concordan cu prevederile normative aplicabile domeniului

financiar-contabil?

Procedurile contabile sunt aplicate n mod corespunztor?

Sunt instituite suficiente controale pentru a asigura

corecta aplicare a politicilor, normelor i procedurilor

contabile, precum i a prevederilor normative aplicabile

domeniului financiar-contabil?

V. EVALUARE I AUDIT

62

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control intern/managerial

Conductorul compartimentului realizeaz, anual,

operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control

intern/managerial?

Operaiunea de autoevaluare a subsistemului de control

intern/managerial are drept rezultat date, informaii i

constatri pertinente necesare lurii de decizii

operaionale, precum i raportrii?

Operaiunea de autoevaluare a sistemului de control

intern/managerial este finalizat prin ntocmirea, de

ctre conductorul entitii, a raportului anual asupra

sistemului de control intern/managerial?

Standardul 16 - Auditul intern

Compartimentul de audit intern execut n afara misiunilor

de asigurare, planificate i aprobate de manager, i

misiuni de consiliere privind pregtirea procesului de

autoevaluare a sistemului de control intern/managerial al

compartimentului?

Compartimentul de audit intern dispune de suficient

personal pentru a realiza integral programul anual de

audit?

63

Compartimentul de audit intern ntocmete rapoarte

periodice cu privire la aciunile/activitile

desfurate?

Concluzii cu privire la stadiul de implementare a

standardelor de control intern/managerial .............................................................


.......................................................................................................
Msuri de adoptat: ....................................................................................

*1) Pe lng criteriile generale de evaluare a stadiului implementrii standardului,


Structura poate defini i include n chestionarul de autoevaluare i criterii specifice
proprii.
*2) Fiecare rspuns la criteriile generale de evaluare din coloana 1 a chestionarului
se motiveaz n coloana 3 "Explicaie asociat rspunsului" i se probeaz cu
documente justificative corespunztoare.
*3) n cazul criteriilor generale de evaluare aferente standardelor, neaplicabile unui
anumit compartiment, n coloana 2 se precizeaz "neaplicabil" n dreptul fiecrui criteriu
general de evaluare al acelui standard, prin acronimul "NA", i se motiveaz n coloana
3 "Explicaie asociat rspunsului". La nivelul unui compartiment pot fi considerate
neaplicabile numai standardele: 14 "Raportarea contabil i financiar" i 16 "Auditul
intern", cu respectarea condiiei ca, la nivelul entitii, toate standardele s fie aplicabile.
*4) Un standard aplicabil la nivelul compartimentului se consider a fi:
- implementat (I), atunci cnd, la fiecare dintre criteriile generale de evaluare aferente
standardului s-a rspuns cu "Da";
- parial implementat (PI), atunci cnd la cel puin dou dintre criteriile generale de
evaluare aferente standardului s-a rspuns cu "Da";
- neimplementat (NI), atunci cnd la fiecare dintre criteriile generale de evaluare
aferente standardului s-a rspuns cu "Nu".

ANEXA 4.2
la instruciuni

Denumirea entitii publice ...........


Aprobat

64

Preedintele structurii,
.........................................
(numele/prenumele/funcia/semntura/data)

SITUAIA SINTETIC
a rezultatelor autoevalurii

Denumirea standardului
Numrul
din care, compartimente
La nivelul entitii

compartimentelor n care standardul


este:publice standardul este:

n care
standardul

este aplicabil I*) PI NI


I/PI/NI

2
3 4 5
6

Total numr compartimente =

I. Mediul de control

Standardul 1 - Etica i integritatea

Standardul 2 - Atribuii, funcii, sarcini

65

Standardul 3 - Competena, performana

Standardul 4 - Structura organizatoric

II. Performane i managementul riscului

Standardul 5 - Obiective

Standardul 6 - Planificarea

Standardul 7 - Monitorizarea performanelor

Standardul 8 - Managementul riscului

III. Activiti de control

Standardul 9 - Proceduri

66

Standardul 10 - Supravegherea

Standardul 11 - Continuitatea activitii

IV. Informarea i comunicarea

Standardul 12 - Informarea i comunicarea

Standardul 13 - Gestionarea documentelor

Standardul 14 - Raportarea contabil i financiar

V. Evaluare i audit

Standardul 15 - Evaluarea sistemului de control

intern/managerial

Standardul 16 - Auditul intern

67

Gradul de conformitate a sistemului de control intern/managerial cu


standardele ...............................

...............................................................................................................

Msuri de adoptat: ............................................................................................

Elaborat:
Secretariatul structurii cu atribuii de monitorizare, coordonare i ndrumare
metodologic

*) La nivelul entitii publice, un standard de control intern/managerial se consider


c este:
- implementat (I), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe rndul
corespunztor acelui standard, reprezint cel puin 90% din numrul compartimentelor
precizate n coloana 2, pe acelai rnd;
- parial implementat (PI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe
rndul corespunztor acelui standard, reprezint ntre 41% i 89% din numrul
compartimentelor precizate n coloana 2, pe acelai rnd;
- neimplementat (NI), dac numrul compartimentelor specificat n coloana 3, pe
rndul corespunztor acelui standard, nu depete 40% din numrul compartimentelor
precizate n coloana 2, pe acelai rnd.

ANEXA 4.3
la instruciuni
Denumirea entitii publice ...........
Nr. ........ / data ...................

RAPORT
asupra sistemului de control intern/managerial
la data de 31 decembrie 20...

68

n temeiul prevederilor art. 4 alin. (3) din Ordonana Guvernului nr. 119/1999 privind
controlul intern/managerial i controlul financiar preventiv, republicat, cu modificrile i
completrile ulterioare, subsemnatul .........(numele i prenumele).................., n calitate
de ...........(denumirea funciei de conductor al entitii publice)............., declar c ........
(denumirea entitii publice).............. dispune de un sistem de control intern/managerial
ale crui concepere i aplicare ......(permit/permit parial/nu permit)............
conducerii ........(i, dup caz, consiliului de administraie)............... s furnizeze o
asigurare rezonabil c fondurile publice gestionate n scopul ndeplinirii obiectivelor
generale i specifice au fost utilizate n condiii de legalitate, regularitate, eficacitate,
eficien i economicitate.
Aceast declaraie se ntemeiaz pe o apreciere realist, corect, complet i demn
de ncredere asupra sistemului de control intern/managerial al entitii, formulat n
baza autoevalurii acestuia.
Sistemul de control intern/managerial .......(cuprinde/cuprinde parial/nu
cuprinde)............ mecanisme de autocontrol, iar aplicarea msurilor viznd creterea
eficacitii acestuia ......(are/nu are)........... la baz evaluarea riscurilor.
n acest caz, menionez urmtoarele:
- Registrul riscurilor la nivelul entitii, condus de secretarul Comisiei de monitorizare,
coordonare i ndrumare metodologic, .......(este/nu este).............. actualizat anual;
- Procedurile operaionale elaborate n proporie de ......% din totalul activitilor
procedurabile inventariate ....(sunt/nu sunt)........ actualizate anual;
- Programul de dezvoltare a sistemului de control intern/managerial .......(cuprinde/nu
cuprinde)............, n mod distinct, aciuni de perfecionare profesional a personalului
de conducere, execuie i a auditorilor interni n activitile realizate de Comisia de
monitorizare, coordonare i ndrumare metodologic i acesta ........(a fost/nu a
fost)........... actualizat n cursul anului;
- n cadrul entitii publice .......(exist/nu exist)........ compartiment de audit intern i
acesta este .....(funcional/nefuncional)...........(fiind/nefiind).............. compus din
minimum dou persoane.
Precizez c declaraiile cuprinse n prezentul raport sunt formulate prin asumarea
responsabilitii manageriale i au drept temei datele, informaiile i constatrile
consemnate n documentaia aferent autoevalurii sistemului de control
intern/managerial, deinut n cadrul ........(denumirea entitii publice)......., precum i n
rapoartele de audit intern i extern.
Prezentul raport s-a elaborat n conformitate cu Instruciunile privind ntocmirea,
aprobarea i prezentarea raportului asupra sistemului de control intern/ managerial,
aprobate prin Ordinul secretarului general al Guvernului nr. 400/2015 pentru aprobarea
Codului controlului intern/managerial al entitilor publice.
Pe baza rezultatelor autoevalurii, apreciez c la data de 31 decembrie 20......,
sistemul de control intern/managerial al .......(denumirea entitii publice)...........

69

este .........(conform/parial conform/neconform)........... cu standardele cuprinse n Codul


controlului intern/managerial.
Din analiza rapoartelor asupra sistemelor de control intern/managerial transmise
ordonatorului .......... (principal/secundar) de credite de ctre ordonatorii .......(secundari
i/sau teriari)....... de credite, direct subordonai, rezult c:
- (nr.) entiti au sisteme conforme;
- (nr.) entiti au sisteme parial conforme;
- (nr.) entiti au sisteme neconforme.

.......................
(funcia)
(numele i prenumele)
(semntura i tampila)

NOT:
Declaraiile conductorului entitii publice trebuie s fie corelate att ntre ele, ct i
cu coninutul anexei nr. 3 la ordin i al anexelor nr. 4.1 i nr. 4.2 la instruciuni