Cmo hacer un buscador en Excel

por Xabadu

Saliendo temporalmente de un pequeo sabtico, del cual ya sabrn ms

detalles pronto, en esta ocasin les traemos un sencillo y til tutorial.

El uso de buscadores para rangos de datos es muy comn, especialmente

en las empresas. En muchas de ellas, cuando los recursos no estn para
levantar una aplicacin ms completa o simplemente no est el tiempo, una
buena alternativa es realizar un buscador en Excel, el cual a partir de un
dato, pueda encontrar otros relacionados.

El detalle, como siempre, despus del salto.

Cmo hacer un
buscador en Excel
Como siempre, lo primero:

Implementos necesarios:
1. Microsoft Excel. (para este tutorial utilizamos la versin 2007)

2. Una tabla o matriz con datos para buscar.

Con todo lo necesario, manos a la obra:

Procedimiento:
Para realizar este buscador, nos basaremos en una funcin de Excel
llamada buscarv la cual, valga la redundancia, busca un valor y retorna los
correspondientes a la misma fila. Por esto es importante que el valor a
buscar sea nico dentro del rango, como por ejemplo un cdigo.
1.- Lo primero que haremos, ser en una hoja, ordenar y rotular nuestros
datos:

Lo ms importante a tener en cuenta es que el dato que buscaremos, el

cual debe ser nico, en este caso el cdigo, debe estar en la primera
columna a la izquierda.
2.- A continuacin, en una nueva hoja, construiremos el interfaz de nuestro
buscador, el cual podemos hacer mediante la edicin y colorizacin de las
celdas, quedando algo as:

La celda blanca superior, al lado del texto Ingrese cdigo a buscar es

donde ingresaremos el dato que buscaremos en nuestra hoja de detalle, y
las

celdas

inferiores

blancas

es

donde

aparecer

la

informacin

correspondiente a la misma fila.

3.- Ahora, nos desplazamos a la celda blanca justo al lado del nombre, y
procedemos a escribir la formula para la bsqueda. Como mencionamos

antes, utilizaremos la funcin buscarv de Excel, la cual utiliza los siguientes

parmetros:

Valor buscado: Representa el valor que buscaremos, o sea el

cdigo.

Matriz buscar en: Representa la matriz de datos en donde

buscaremos el parmetro, o sea, el grupo de datos que se encuentra
en la otra hoja. Lo ms importante a tener en cuenta es que en este
rango de matriz debemos.

Indicador columnas: Representa la columna donde esta el dato que

recuperaremos. Estas columnas se ordenan numricamente del 1 en
adelante. Como el nombre es la segunda columna, ponemos el
nmero 2.

Ordenado: Indica el criterio de bsqueda. Puede tomar 2 valores:

Verdadero o Falso. La diferencia radica en que Verdadero se refiere a
una bsqueda aproximada y Falso a una bsqueda exacta.
Utilizaremos falso, ya que queremos buscar el cdigo exacto.

Con esto en cuenta, nuestra formula quedara:

=BUSCARV(E3;Hoja1!A2:E10;2;FALSO)
Nota: Recuerden que las columnas pueden variar dependiendo del orden
que le hayan dado en su archivo.
4.- Al terminar la formula, nos aparecer lo siguiente en la celda:

Esto es normal, ya que como no hemos ingresado un dato a buscar, no hay

referencia a recuperar.

5.- Luego copiamos la formula a las otras celdas, cambiando el indicador de

columna a la que corresponde en la matriz de datos y deberamos tener
algo como esto en las formulas:

=BUSCARV(E3;Hoja1!A2:E10;2;FALSO)
=BUSCARV(E3;Hoja1!A2:E10;3;FALSO)
=BUSCARV(E3;Hoja1!A2:E10;4;FALSO)
=BUSCARV(E3;Hoja1!A2:E10;5;FALSO)
Y en cada celda se debera haber puesto el valor #N/A.

6.- A continuacin llega el momento de probar. En la parte superior

ingresamos un cdigo y podemos ver como se llenan los datos:

Con eso tenemos nuestro buscador funcionando. Sin embargo, algunos tips
de seguridad.

Si el buscador lo estamos habilitando para otras personas y no queremos

que vean la matriz completa de datos ni que puedan modificar las formulas,
podemos aplicar los siguientes trucos.

Ocultando
datos

la

matriz

de

Simplemente hacemos click con el botn derecho sobre la hoja donde estn
los datos y seleccionamos la opcin Ocultar.

Protegiendo los datos

Por defecto todas las celdas de la hoja estn bloqueadas, pero esto no se
activa hasta que protejamos la hoja.

Esto lo haremos mediante el bloqueo de celdas. Para eso vamos a la celda

blanca donde introducimos el cdigo a buscar, hacemos click con el botn
derecho y seleccionamos Formato de celdas. Una vez ah, vamos a la
pestaa Proteger y deseleccionamos la opcin Bloqueada.
Ahora vamos a Revisar y seleccionamos la opcin Proteger hoja:

Ah seleccionamos las opciones que le permitiremos ejecutar a los usuarios.

En este caso solo les permitiremos seleccionar las celdas desbloqueadas.
Adicionalmente definimos una contrasea para que la hoja no pueda ser
desbloqueada a no ser que sea por nosotros.

Nos pedir confirmar la contrasea y tendremos nuestra hoja bloqueada.

Y ah podremos ver que es imposible seleccionar las celdas bloqueadas.

Por ende no podrn modificar las formulas y solo ingresar los cdigos. No

se preocupen, que las celdas que muestran los datos funcionarn de forma
normal.

Y as finalizamos nuestro buscador en Excel, el cual nos permitir disponer

de una sencillaaplicacin para los casos en que necesitemos generar algo
rpidamente.

Como siempre este tutorial ha sido:

Cualquier duda o comentario que puedan tener, los invitamos a dejarnos

unas lneas en el rea habilitada a continuacin.

Esperamos que este tutorial haya sido de utilidad para Uds.

Muchas gracias por leer y ser hasta una prxima oportunidad.