I

Llevado de los libros y registros vinculados a

asuntos tributarios de manera electrnica
rea Tributaria

Ficha Tcnica
Autora : Dra. Jenny Pea Castillo
Ttulo : Llevado de los libros y registros vinculados a
asuntos tributarios de manera electrnica
Fuente : Actualidad Empresarial N 267 - Segunda
Quincena de Noviembre 2012

1. Introduccin
Como es sabido, el numeral 16 del artculo 62 del TUO del Cdigo Tributario
le otorga la facultad a la Sunat de establecer a deudores tributarios obligados a
llevar libros y registros contables u otros
libros y registros de manera electrnica
o mencionar a aquellos contribuyentes
que podrn llevarlos de esa manera. En
ese sentido, la Administracin mediante la Resolucin de Superintendencia
N 286-2009/SUNAT aprob el Sistema
de Llevado de Libros y Registros Electrnicos y dispuso que la afiliacin a
este por los deudores tributarios sea
opcional. Sin embargo, la Sunat mediante la Resolucin de Superintendencia N 249-2012/SUNAT materia de
comentario vigente a partir del 29 de
octubre de 2012 ha visto conveniente
establecer que el Sistema de Llevado
de Libros y Registros Electrnicos sea
obligatorio para algunos deudores tributarios, pero para incentivar el uso de
dicho sistema ha reducido el nmero de
libros y registros que deben ser llevados
obligatoriamente de manera electrnica,
otorgando la posibilidad, tanto a los
que se afilien voluntariamente al Sistema como aquellos para los cuales ser
obligatorio el uso del mismo, de llevar
voluntariamente algunos libros o registros de manera electrnica y flexibilizar
lo relacionado con la informacin a ser
consignada en el Libro de Inventarios y
Balances bajo determinadas condiciones.
A continuacin pasaremos a explicar el
llevado de los libros de manera electrnica y las ltimas modificaciones:

2. Qu es el programa de libros
electrnicos (PLE)?
Es un aplicativo desarrollado por la Sunat
que permite efectuar, entre sus funcionalidades, las validaciones necesarias a la
informacin de los Libros y/o Registros
elaborados por el contribuyente afiliado al Sistema de Libros Electrnicos, a
fin de generar el resumen respectivo;
y finalmente obtener la Constancia de
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Segunda Quincena - Noviembre 2012

Recepcin de un libro electrnico por

parte de la Sunat.

contenida en ella denominada Afiliacin al Sistema.

La principal funcionalidad del PLE es

la validacin de los archivos que contienen la informacin de los libros y/o
registros contables susceptibles de ser
llevados de manera electrnica, que el
contribuyente previamente ha obtenido
de sus propios sistemas de contabilidad.
Dichas validaciones el PLE las realiza
de acuerdo a las estructuras y con los
parmetros sealados en la normativa
dispuesta por la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y
normas modificatorias.

Paso 3. Ingrese la informacin que el

sistema le solicite. Si ha sido designado
por la Sunat como principal contribuyente
(Prico), debe ingresar la direccin de un
establecimiento distinto al de su domicilio
fiscal, en el cual tambin conservar un
ejemplar adicional de sus libros electrnicos.

El PLE tambin tiene otras funcionalidades, como:

La generacin y envo del Resumen
del Libro Electrnico validado
La verificacin, que permite contrastar si la informacin de los Libros y/o
Registros es aquella por la que se
gener la Constancia de Recepcin
respectiva.
La consulta del historial y de los
reportes de los libros y registros electrnicos.
Asimismo, la Tercera Disposicin Complementaria Final de la Resolucin de
Superintendencia N 248-2012/SUNAT
aprob la nueva versin del PLE 3.0, la
cual estar a disposicin de los interesados en Sunat Virtual desde el 31 de
diciembre de 2012.
Adems, la norma indica que con anterioridad al 31.12.12, se continuar
utilizando el PLE versin 2.0. La versin
3.0 del PLE deber ser utilizada a partir
del 31 de diciembre de 2012, incluso
para efectuar el registro de lo que
corresponda anotar con anterioridad
a dicha fecha y que se omiti registrar
oportunamente.

3. Cmo me afilio al Sistema

de Libros y Registros Electrnicos?
El contribuyente que apte por afiliarse
al sistema debe hacerlo siguiendo los
siguientes pasos:
Paso 1. Ingresar con su Clave SOL a Sunat
Operaciones en Lnea-SOL.
Paso 2. De las opciones del men
SOL, seleccione la opcin denominada
Comprobantes de Pago y Libros Electrnicos, y seguidamente la opcin

Paso 4. Completado el proceso de afiliacin, imprima la Constancia de Afiliacin

(CIR de afiliacin) respectiva o envela a
su correo electrnico privado.
Paso 5. Adicionalmente, un ejemplar
del CIR de afiliacin ser remitido a su
Buzn SOL.
La afiliacin al sistema surtir efecto con
su registro y tendr carcter definitivo, por
lo que una vez realizada no proceder la
desafiliacin.

4. Incorporacin al Sistema de
Llevado de Libros y Registros
Electrnicos
La Resolucin de Superintendencia N
249-2012/SUNAT, establece que se encuentran en la obligacin de incorporarse
al Sistema de Llevado de Libros y Registros Electrnicos a partir del 01.01.13
aquellos contribuyentes que ostenten la
calidad de principales contribuyentes, respecto de los siguientes libros y/o registros,
los cuales se encuentran en el Anexo 1
de la Resolucin de Superintendencia N
249-2012/SUNAT:

Registro de Ventas
Registro de Compras
Libro Diario
Libro Mayor
Libro Diario en formato simplificado
Con respecto a los siguientes libros y
registros que pertenecen al Anexo 4
de la Resolucin de Superintendencia
N 249-2012/SUNAT, su afiliacin es
voluntaria:
Libro caja y bancos
Libro de inventarios y balances
Libro de retenciones incisos e) y f) del
articulo 34 de la Ley del Impuesto a
la Renta
Registro de activos fijos
Registro de consignaciones
Registro de costos
Actualidad Empresarial

I-15

Actualidad y Aplicacin Prctica

Registro de inventario permanente en

unidades fsicas
Registro de inventario permanente
valorizado
Cabe indicar que, una vez que se produzca la incorporacin, esta es definitiva no
hay manera de cmo regresar al sistema
manual.
Sin perjuicio de lo antes mencionado,
la Segunda Disposicin Complementaria
Final de la Resolucin de Superintendencia N 249-2012/SUNAT establece
que de manera excepcional la incorporacin puede realizarse de la siguiente
manera:
Registro de Ventas y
Compras

Libro Diario,
Libro Mayor y Libro
Diario de Formato
Simplificado

A partir del 01 de
enero de 2013

A partir del 01 de
junio de 2013

5. Afiliacin al Sistema de Llevado de Libros y Registros

Electrnicos
La Resolucin de Superintendencia
N 249-2012/SUNAT establece que
aquellos sujetos que no ostentan la calidad de principales contribuyentes pueden
de manera voluntaria afiliarse, siempre
que cuenten con el Cdigo de Usuario
y Clave SOL; y adems cumplan con las
siguientes condiciones:
a) Lleven algn libro y/o registro sealado en el Anexo N 1 o en el Anexo
N 4, de acuerdo a la normatividad
vigente.
b) Cuenten con la condicin de domicilio fiscal habido en el RUC.
c) No se encuentren en estado de
suspensin temporal de actividades
o de baja de inscripcin en el RUC.

La afiliacin al Sistema deber realizarse ingresando a Sunat Operaciones en

Lnea, luego se deber seleccionar la opcin que para tal efecto prevea el sistema
de la Sunat, con lo cual se podr registrar
su afiliacin; posteriormente, se deber
imprimir la constancia de afiliacin. De
la misma manera que en el caso de la
incorporacin, la afiliacin al Sistema
surtir efecto con su registro y tendr
carcter definitivo; por lo que, una vez
realizada no proceder la desafiliacin.
La obligatoriedad de llevar los libros y/o
registros de manera electrnica, para
el caso de la afiliacin, se rige por las
siguientes reglas:

I-16

Instituto Pacfico

Fecha de afiliacin

Obligacin de llevar los

libros de manera electrnica

- Registro de Compras
- Registro de Ventas

Hasta el 31.12.12

A partir del 01.01.13

- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro Diario de Formato Simplificado

Hasta el 31.12.12

A partir del 01.06.13

Hasta el 31.12.2012

Continuar llevando los libros

y registros por los que se
hubiera emitido la primera
constancia de recepcin hasta
el 31.12.2012.

Libros y/o registros

- Libro caja y bancos

- Libro de inventarios y balances
- Libro de retenciones incisos e) y f) del
articulo 34 de la Ley del Impuesto a
la Renta
- Registro de activos fijos
- Registro de consignaciones
- Registro de costos
- Registro de inventario permanente en
unidades fsicas.
- Registro de inventario permanente
valorizado

6. Efectos de la incorporacin
o afiliacin al Sistema de
Llevado de Libros y Registros
Electrnicos a partir del 2010
La afiliacin al sistema en el ao 2010
temporalmente no oblig a llevar todos
los Libros y/o Registros de manera electrnica, pero en caso de una afiliacin se
producan los siguientes efectos:
a) Llevar aquellos Libros y/o Registros
por los que se le emite la primera
Constancia de Recepcin, debiendo
incluir en ellos lo que corresponda
registrar a partir del mes respecto
del cual se emite dicha Constancia
(tratndose de libros que contienen
de informacin mensual) o del ejercicio 2010, (tratndose de libros que
contienen informacin anual o del
ejercicio), segn sea el caso.
Asimismo, deber cerrar los Libros y/o
Registros llevados en forma manual
o en hojas sueltas o continuas previo
registro de lo que corresponda anotar
en el mes anterior a aquel respecto del
cual se emite la primera Constancia
de Recepcin o en el ejercicio 2009,
segn sea el caso.
b) Llevar el Registro de Ventas e Ingresos
de manera electrnica a partir del mes
de enero del 2011, si es que durante
el 2010, luego de afiliarse al sistema,
opt por seguir llevndolo de manera
fsica, debiendo cerrar el mismo registro llevado en forma manual o en hojas
sueltas o continuas, previo registro de
lo que corresponda anotar al mes de
diciembre 2010 (se considerar como
fecha de afiliacin para dicho registro
el 1 de enero de 2011).
c) La autorizacin a la Sunat para que
mediante el PLE se genere el Resumen
del Libro Electrnico.
d) Cumplir las dems obligaciones
previstas en la Resolucin de Super-

intendencia N 286-2009/SUNAT y
normas modificatorias.
Una vez afiliado al sistema, el contribuyente pudo hacer uso del PLE, para el envo del Resumen de sus Libros Electrnicos
sealados en el Anexo N 1, a partir del
mes siguiente a dicha afiliacin.

7. Efectos de la incorporacin
o afiliacin al Sistema de
Llevado de Libros y Registros
Electrnicos durante el 2011
y 2012
La afiliacin al sistema en el ao 2011
o 2012 temporalmente no obligar a
llevar todos los Libros y/o Registros de
manera electrnica, pero determinar los
siguientes efectos:
a) Llevar el Registro de Ventas e Ingresos
de manera electrnica a partir del mes
en el cual lleve a cabo la afiliacin al
sistema, debiendo cerrar el mismo
registro llevado en forma manual o
en hojas sueltas o continuas, previo
registro de lo que corresponda anotar
en el mes anterior a la oportunidad
de la afiliacin.
b) Llevar aquellos Libros y/o Registros
por los que se le emita la primera
Constancia de Recepcin, debiendo
incluir en ellos lo que corresponda
registrar a partir del mes respecto
del cual se emita dicha Constancia
(tratndose de libros que contienen
de informacin mensual) o del ejercicio 2011 o 2012 (tratndose de
libros que contienen informacin
anual o del ejercicio), segn sea el
caso.
Asimismo, deber cerrar los Libros y/o
Registros llevados en forma manual
o en hojas sueltas o continuas previo
registro de lo que corresponda anotar
en el mes anterior a aquel respecto del
cual se emite la primera Constancia

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Segunda Quincena - Noviembre 2012

rea Tributaria
N 1, a partir del mes siguiente a dicha
afiliacin.

de Recepcin o en el ejercicio 2010,

segn sea el caso
c) La autorizacin a la Sunat para que
mediante el PLE se genere el Resumen
del Libro Electrnico.
d) Cumplir las dems obligaciones
previstas en la Resolucin de Superintendencia N 286-2009/SUNAT y
normas modificatorias.
De la misma manera, una vez afiliado
al sistema el contribuyente har uso del
PLE, para el envo del Resumen de sus
Libros Electrnicos sealados en el Anexo

8. Efectos de la incorporacin
o afiliacin al Sistema de
Llevado de Libros y Registros
Electrnicos a partir del 2013
Los efectos por la incorporacin o afiliacin al Sistema de llevado de Libros y
Registros Electrnicos se diferencian dependiendo a qu libros el contribuyente
se ha afiliado. A continuacin pasaremos
a exponer los efectos en cada caso:

Libros
Obligatorios a partir del 01.01.13:
- Registro de Compras
- Registro de Ventas
Obligatorios a partir del 01.06.13:
- Libro Diario
- Libro Mayor
- Libro Diario de Formato Simplificado

Efectos
- La obligacin por parte del contribuyente
de llevar los libros y/o registros sealados de
manera electrnica, incluyendo en ellos lo
que corresponda registrar a partir del mes
de la incorporacin o afiliacin al Sistema,
o del ejercicio en que dicha incorporacin o
afiliacin tuvo lugar, segn sea el caso.
- La obligacin por parte del contribuyente
de presentar ante la Sunat la informacin
de los comprobantes de pago y documentos
autorizados que se anotarn en el Registro de
Ventas e Ingresos y en el Registro de Compras
a partir del 1 de enero de 2013, la que se
entender cumplida con la generacin del
Resumen de los mencionados libros.
- La obligacin de cerrar los libros y/o registros
indicados llevados en forma manual o en
hojas sueltas o continuas, previo registro de
lo que corresponda anotar en el mes anterior
al de su incorporacin o afiliacin al Sistema
o, en el ejercicio precedente a dicha incorporacin o afiliacin, segn sea el caso1.

- Libro caja y bancos

- Libro de inventarios y balances
- Libro de retenciones incisos e) y f) del artculo
34 de la Ley del Impuesto a la Renta
- Registro de activos fijos
- Registro de consignaciones
- Registro de costos
- Registro de inventario permanente en unidades fsicas.
- Registro de inventario permanente valorizado

i) La obligacin por parte del generador de

llevarlos de manera electrnica incluyendo
en ellos lo que corresponda registrar a partir
del mes o del ejercicio en que se emita dicha
constancia.
ii) La autorizacin a la Sunat para que mediante
el PLE se genere el Resumen.
iii) La obligacin de cerrar el libro y/o registro
llevado en forma manual o en hojas sueltas
o continuas, previo registro de lo que corresponda anotar en el mes anterior a aquel respecto del cual se emita la primera constancia
de recepcin o, en el ejercicio precedente a
aquel respecto del cual se emite la referida
constancia, segn sea el caso.

1 Para el caso del cierre respecto del Registro de Ventas e Ingresos y el Registro de Compras que se continuaron llevando en forma manual o en
hojas sueltas o continuas, se considerar como fecha de incorporacin el 1 de enero de 2013 y en el caso del Libro Diario, Mayor y Libro Diario
en Formato Simplificado, se considerar como fecha de afiliacin el 1 de junio de 2013.

9. Obligaciones cuando se lleve

los libros de manera electrnica
Las obligaciones son las siguientes:
Tratndose del Libro de Inventarios y
Balances, este deber ser firmado por
el generador o su representante legal
as como por el contador pblico colegiado responsable de su elaboracin.
Para ello, cada uno utilizar su propio
Cdigo de Usuario y Clave SOL.
Para generar los Libros y/o Registros Electrnicos as como para
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registrar en ellos las actividades u

operaciones del mes o ejercicio de
la afiliacin o de la incorporacin
al Sistema, segn sea el caso, y por
los meses o ejercicios siguientes,
el contribuyente utilizar el PLE y
enviar el Resumen del Libro y/o
Registro teniendo en cuenta los plazos establecidos en el Anexo 2 de la
Resolucin de Superintendencia N
234-2006/SUNAT.
Deber conservar un ejemplar de los
libros y/o registros electrnicos en un
establecimiento distinto al domicilio

fiscal, cuya direccin deber ser puesta en conocimiento de la Sunat. Para

dicho efecto, el sujeto incorporado
al Sistema deber ingresar a Sunat
Operaciones en Lnea con el Cdigo
de Usuario y la Clave SOL, seleccionar
la opcin que prevea el sistema de la
Sunat y consignar los datos que se le
solicite, antes de generar el primer
libro o registro electrnico.

10. Cmo ser el procedimiento

para llevar los libros de manera electrnica?
Paso 1:
Una vez afiliado al Sistema, debe obtener
el software Programa de Libros Electrnicos-PLE desde SUNAT Virtual (disponible
en sistemas operativos Windows, Linux
y Mac), e instalarlo en su computadora.
Paso 2:
Generar en sus propios sistemas de
contabilidad, los libros y/o registros
(archivos de formato texto) de acuerdo
con las estructuras sealadas en el Anexo N 2 modificado por la Resolucin
de Superintendencia N 248-2012/
SUNAT y con los parmetros sealados en las tablas del Anexo N 3 de
la Resolucin de Superintendencia N
286-2009/SUNAT.
Cabe indicar que el Anexo 2 modificado
ser utilizado a partir de la fecha en que
se ponga a disposicin el PLE Versin 3.0.
Paso 3:
El PLE ya instalado en la PC del contribuyente valida la informacin de los libros
y registros elaborados por los sistemas de
contabilidad del contribuyente en base a
las estructuras a las que hace referencia
el paso 2, y genera automticamente un
archivo denominado Resumen.
Paso 4:
Enviar dicho Resumen a la Sunat a travs
del PLE haciendo uso de su Clave SOL.
Paso 5:
La Sunat recibe dicho Resumen y genera
la Constancia de Recepcin respectiva, la
cual incluye la fecha y hora de recepcin
as como la firma electrnica de la Sunat.
Paso 6:
El contribuyente recibe la Constancia
de Recepcin y procede a almacenarla
junto con el archivo validado de formato
de texto que contiene la informacin del
libro electrnico correspondiente, en su
domicilio fiscal. Los Principales Contribuyentes deben almacenar un ejemplar
adicional en otro domicilio comunicado
al momento de su afiliacin.
Actualidad Empresarial

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