Unidad Didctica 2

Operaciones bsicas

Contenido
1. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo
2. Diversas formas de guardar los libros
3. Abrir un libro de trabajo
4. Desplazamiento por la hoja de clculo
5. Los datos de Excel
6. Vista previa de impresin e imprimir

U.D. 2 | Operaciones bsicas

1. Cerrar y crear nuevos libros de trabajo

Las operaciones ms comunes con Excel, que en general se pueden extraer
a cualquier programa de Office, son Cerrar y Crear libros de trabajo, en este
caso. Son varios los caminos por los que se pueden realizar estas operaciones.
Una vez que est dentro de Excel, si se desea abandonar el libro actual sin
salir del programa, puede cerrarlo. Para ello, basta con seleccionar la opcin
Cerrar de la ficha Archivo.

Tambin se puede cerrar el libro de trabajo actual ms rpidamente haciendo clic en el botn Cerrar Ventana, mostrado en la parte superior derecha de la
ventana del libro de trabajo.

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Excel 2010

Si la hoja u hojas de clculo con las que esta trabajando han sido modificadas, Excel le preguntar si desea guardar los cambios realizados en el libro de
trabajo. Para ello, Excel abrir el siguiente cuadro de dilogo con las siguientes
opciones:
Guardar:

guardar las modificaciones antes de cerrar el libro de trabajo.

No guardar: cerrar el libro de trabajo sin guardar los cambios.
Cancelar: cancelar la operacin de cerrar el libro de trabajo sin guardar
los cambios.

Una vez que sabe cmo cerrar libros de trabajo, para poder seguir trabajando, el siguiente paso es crear un nuevo libro de trabajo vaco. Esta funcin
se puede realizar mediante los siguientes caminos: pulsar la combinacin de
teclas [Ctrl] + [U], seleccionar la opcin Nuevo de la ficha Archivo y en las
opciones que aparecen de Plantillas disponibles, seleccionar Libro en blanco y
pulsar el botn Crear.

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Tambin se puede aadir la opcin Nuevo a la barra de herramientas de

acceso rpido.
Estos caminos, no permiten especificar el tipo de libro de trabajo que se va
a crear, solo crean un libro estndar vaco.
En el caso de necesitar un libro de trabajo con formato especfico, se puede seleccionar la opcin Plantillas disponibles de la opcin Nuevo de la ficha
Archivo.

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Excel 2010

Dependiendo de las necesidades, se selecciona un icono en cuestin y Excel crear un nuevo libro con datos, aspecto y elementos clsicos de ese tipo
de formulario. Usted solo tendr la tarea de rellenarlo.
Con la opcin Nuevo a partir de un libro existente, se puede crear un libro a
partir de un archivo ya creado.

2. Diversas formas de guardar los libros

Una vez que se han introducido o modificado todos los datos en las hojas
de clculo con las que se est trabajando, est la posibilidad de almacenarlo
en un disquete o en el disco duro, para que posteriormente se pueda recuperar
y modificar.
Para almacenar el libro de trabajo que est abierto, se puede teclear la
combinacin [Ctrl] + [G] o pulsar la opcin Guardar de la ficha Archivo, o bien,
seleccionando la opcin Guardar de la barra de herramientas de acceso rpido.

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Tambin se pueden guardar los cambios de un libro de trabajo mediante la

opcin Guardar como de la ficha Archivo.
Segn convenga se pueden elegir las siguientes opciones:
Guardar:

esta opcin almacena el libro de trabajo con el nombre que ya

tuviese anteriormente. Si este no tiene un nombre asignado, tal y como
ocurre cuando se crea un libro de trabajo vaco, Excel pedir que se introduzca el nombre que se le desea dar, mostrando el cuadro de dilogo
de la opcin Guardar como.
Guardar como: esta opcin es similar a la anterior, almacenar el libro
de trabajo que est en pantalla con la salvedad de que siempre abrir
el cuadro de dilogo, Guardar como, y preguntar el nombre que se le
desea dar, incluso cuando ya tuviese uno anteriormente. Esta opcin se
utiliza cuando se quiere renombrar un libro de trabajo con las ltimas
modificaciones realizadas.
En la siguiente figura se muestran las distintas partes que forman el cuadro
de dilogo de la opcin Guardar como.

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Excel 2010

Lo primero que se debe hacer es buscar la ubicacin en la que se desea

guardar el libro. Esto se puede conseguir mediante el explorador que aparece
en pantalla, que es exactamente igual que el de Windows.

Una vez que est situado en la carpeta que quiera almacenar el libro de trabajo, hay que asignarle un nombre. Para ello, se puede seleccionar cualquiera
que se ofrece en la lista y hacer clic en el botn Guardar, aunque en ese caso el
contenido del libro de trabajo que se haya seleccionado se perder, ya que ser
sustituido por el contenido del nuevo libro de trabajo que acaba de guardar.

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Si no se utiliza ningn archivo de la lista, se debe asignar un nombre en la

lista desplegable, Nombre de archivo. Para obtener una relacin con los ltimos
nombres archivados, hacer clic en la lista y seleccionar un nombre para almacenar el libro de trabajo.
Para indicar el formato en el que se almacenar el libro de trabajo, debe utilizar la lista Tipo, donde se elige el formato deseado. Normalmente, los archivos de Excel se suelen almacenar con extensin .xlsx, para ello se selecciona
la opcin Libro de Microsoft Excel. Aunque tambin puede guardarlo con otro
formato como por ejemplo, con el formato de una pgina Web, o simplemente
guardarlo para que se pueda utilizar en versiones anteriores de Excel. Las versiones anteriores a Excel 2007 tienen una extensin .xls.

En la parte inferior de la ventana hay un botn desplegable llamado Herramientas. Este botn tiene las siguientes opciones:
Conectar

a unidad de red: permite conectarse a una unidad de la red,

ofreciendo en la lista su contenido. Esto permite abrir documentos que
se encuentran en otros terminales de la red.

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Excel 2010

Opciones

Web: muestra las distintas opciones de configuracin de

Internet.
Opciones generales: con esta opcin se pueden ajustar, hasta cierto punto, las funciones que Excel posee para el almacenamiento en el disco de
un libro de trabajo. El cuadro de dilogo que se abrir con esta opcin
es el siguiente:
1. Crear siempre una copia de seguridad: si se activa esta casilla,
cuando se almacene un libro de trabajo, la versin anterior de este
se conserva en el disco con el mismo nombre y la extensin BAK.
2. Contrasea de apertura: protege el archivo con una contrasea para
que los usuarios que la desconozcan no puedan acceder a l. La
contrasea debe tener una longitud mxima de 15 caracteres,
entre los que se pueden incluir letras, nmeros, signos de puntuacin, smbolos, etc.
3. Contrasea de escritura: es similar a la anterior, pero en este caso,
Excel no pedir la contrasea al abrir el libro, sino al intentar almacenarlo en el disco.
4. Se recomienda slo lectura: con esta opcin podr solicitar a cualquier usuario que abra el libro en modo lectura.

Comprimir

imgenes: reduce el tamao del archivo de una carpeta.

Una opcin nueva de Excel es la de Guardar y Enviar, que se encuentra en

la ficha Archivo.

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Con esta opcin puede guardar el libro y adems enviarlo directamente por
correo electrnico. Tambin puede enviarlo a un servidor Web de Microsoft,
utilizando la cuenta de Hotmail, y Guardar en Sharepoint, para que mltiples
usuarios puedan modificarlo, Cambiar el tipo de archivo o Crear documento PDF/
XPS, para su impresin.

3. Abrir un libro de trabajo

Con la opcin abrir un libro de trabajo, se completa el grupo de acciones
bsicas a realizar con los archivos en los que se guardan los libros de trabajo.
Para abrir un libro de trabajo desde Excel puede realizar las siguientes acciones: pulsar las teclas [Ctrl] + [A], seleccionar la opcin Abrir de la ficha Archivo o hacer clic en el botn Abrir de la barra de herramientas de acceso rpido.

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Excel 2010

Estas acciones abrirn el siguiente cuadro de dilogo.

La diferencia que existe entre el cuadro de dilogo Abrir y el de Guardar

como se encuentra en que el botn Abrir ofrece la posibilidad de ser desplegado, donde aparecen las siguientes opciones:
Abrir:

abre el libro de trabajo seleccionado.

como de slo lectura: abre el libro de trabajo aunque no permite
grabar los cambios que se haga en l.

Abrir

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Abrir

como copia: hace una copia del libro de trabajo y la abre pudiendo
modificar su contenido sin variar el documento original.
Abrir en el explorador: abre documentos HTML con el Internet Explorer.
Abrir en vista protegida: al abrir un archivo con esta opcin, Excel deshabilita el contenido que puede ser peligroso o que pudiera causar un dao
al ordenador, como por ejemplo un virus. Cuando se abre en pantalla
aparece un mensaje con un fondo amarillo indicando que el archivo est
protegido. No se puede realizar ninguna operacin con l hasta que no
se pulse el botn Habilitar edicin.

Abrir

y reparar: con esta opcin se intentar abrir un libro de trabajo que

est corrupto o defectuoso e intentar repararlo.

Si quiere abrir un libro de trabajo con el que se ha trabajado recientemente,

puede acudir a la ficha Archivo, donde se ofrece en su parte derecha la opcin
Reciente que mostrar una lista con los ltimos libros de trabajo que se han
abierto. Para abrir uno de los libros de trabajo de la lista, tan solo hay que
hacer clic en l.

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Excel 2010

Tambin es posible abrir libros de trabajo mediante el Explorador de Windows. Para ello, nicamente hay que hacer doble clic en los ficheros que Excel
reconozca como libros de trabajo de Excel.

4. Desplazamiento por la hoja de clculo

En este apartado son dos los desplazamientos que se detallan y son: desplazamientos por las celdas de una hoja de clculo y desplazamientos por las
hojas de clculo.
Estos desplazamientos se pueden realizar en Excel, utilizando el teclado o
bien mediante el ratn. A continuacin, se explican ambos mtodos de desplazamiento por una hoja de clculo.

4.1. Utilizar las teclas de direccin para desplazarse por una hoja de
clculo
Las Teclas de direccin o Teclas de cursores le permitirn desplazarse a
celdas contiguas. Por ejemplo, si se pulsa el cursor a la derecha, acceder a la
celda que est inmediatamente a la derecha de la actual.

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Cada una de las teclas tiene la siguiente funcin:

Tecla

[Inicio]: le posicionar en la primera columna de la fila en la que

se encuentre de la actual.
Tecla [RePg]: le llevar hacia arriba, aproximadamente el nmero de
filas que quepan en la ventana de Excel.
Tecla [AvPg]: le llevar hacia abajo, aproximadamente el nmero de
filas que quepan en la ventana de Excel.
Mediante la combinacin [Ctrl] + [Cursores] se situar en la prxima celda
que posea algn dato en la direccin indicada por la tecla del cursor. Si al seguir esa direccin, Excel no encuentra ninguna celda que contenga algn dato,
se situar al final de la hoja de clculo en esa direccin.

Por ejemplo, si pulsa [Ctrl] + [->] en la fila 7, Excel intentar llevar a la

primera celda que posea un dato hacia la derecha en esa fila, pero si no encuentra ningn dato, llevar a la ltima columna por la derecha, es decir, a la
columna XFD de la fila 7.
La combinacin de teclas [Ctrl] + [Inicio], le situar al principio de la hoja
de clculo (celda AI).

La combinacin de las teclas [Ctrl] + [Fin] le llevar al final de la hoja de

clculo, es decir, a la ltima columna y fila de la hoja de clculo que contengan
datos.

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Excel 2010

La secuencia de teclas [Fin] seguida de los cursores le desplazarn entre

regiones dentro de la hoja de clculo actual. Entendiendo por regiones los
grupos de datos situados en celdas contiguas (tanto vertical como horizontal).
La separacin entre grupos de datos se considera como tal aunque solamente
sea por una celda vaca.

4.2. Utilizar las Barras de desplazamiento para desplazarse por una hoja
de clculo
Adems de desplazarse mediante el teclado, tambin se puede desplazar
por la hoja de clculo con el ratn mediante las Barras de desplazamiento. Estos
elementos permiten desplazarse por las ventanas cuyo contenido sea mayor
que el tamao de la propia ventana.
Cuando se ejecuta Excel, aparecen dos Barras de desplazamiento en la
ventana de clculo, una a la derecha de la ventana, Barra de desplazamiento
vertical y otra en la parte inferior derecha, Barra de desplazamiento Horizontal.
La siguiente imagen muestra ambas barras de desplazamiento.

Ambas barras de desplazamiento funcionan de la misma forma: cada uno

de los botones que contienen las flechas indican el sentido de desplazamiento
del documento. Conforme se vaya desplazando por la hoja de clculo mediante

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estos botones, el cuadro gris contenido entre los botones (flechas) se desplazar dentro de la barra, indicando su posicin relativa en la hoja de clculo.
No obstante, la barra de desplazamiento puede usarse de tres modos:
1. Haciendo clic sobre uno de los botones de las flechas. El desplazamiento que se produce es aproximadamente el de una celda para la
barra de desplazamiento vertical, o una columna, para la barra de
desplazamiento horizontal.
2. Pulsando en el cuadro gris con el botn izquierdo del ratn y arrastrndolo hacia arriba/abajo (para la barra de desplazamiento vertical),
o izquierda/derecha (para la barra de desplazamiento horizontal). Una
vez que se suelte el cuadro con el ratn, la hoja de clculo se posicionar en la posicin relativa donde se haya posicionado el cuadro gris.
3. Pulsando en el espacio gris existente entre el cuadrado y una de las
flechas, en cuyo caso se desplazar en la direccin indicada, el intervalo equivalente en celdas, entre el cuadrado y la posicin del cursor
donde haya hecho clic.
Ahora que ya sabe moverse por la hoja de clculo, el siguiente paso es
aprender a moverse por las distintas hojas de clculo que contenga el libro de
trabajo.
Para esto, el procedimiento ms fcil es hacer clic en la pestaa que la
representa en la parte inferior izquierda. Aunque tambin puede moverse entre
las hojas de clculo con el teclado, usando las siguientes combinaciones de
teclas:
1. La combinacin [Ctrl] + [RePg] le llevar a la hoja de clculo anterior
dentro del libro actual.

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Excel 2010

2. La combinacin [Ctrl] + [AvPg] le posicionar en la hoja de clculo

siguiente, dentro del libro actual.

Como se ha comentado en anteriores ocasiones, cada hoja de clculo tiene

asociada una pestaa en la parte inferior de la ventana de clculo, pero suele
darse el caso en que el nmero de solapas exceda el espacio destinado a ellas,
como se muestra en la siguiente figura.

En ese caso, para moverse entre las hojas de clculo, se utilizan los botones
que se encuentran en la parte inferior izquierda de la ventana.

La funcin de cada botn es la siguiente:

1. Mediante este botn se puede pasar a la primera hoja del libro.
2. Mediante este botn se puede pasar a la hoja anterior a la actualmente abierta.
3. Mediante este botn se puede pasar a la hoja posterior a la actual.
4. Mediante este botn se puede pasar a la ltima hoja del libro.
Esta misma funcin se podr realizar haciendo clic con el botn derecho
del ratn sobre cualquiera de estos botones y automticamente aparecer un

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Men Contextual con el nombre de cada hoja; la hoja que est abierta aparecer marcada a la izquierda con una marca.

No obstante, es posible controlar el nmero de pestaas visibles aumentando o disminuyendo el tamao de la barra horizontal. Para ello, se posiciona
el cursor en la parte izquierda de la barra de desplazamiento horizontal, hasta
que se transforme en una lnea con flechas opuestas. Seguidamente se pulsa el
botn izquierdo del ratn, y sin soltarlo se mueve horizontalmente hasta ajustar
al tamao deseado.

Existe una forma de situarse en una celda concreta sin utilizar las teclas de
movimiento; esto se puede hacer mediante la opcin Ir a. Para acceder al cuadro de dilogo Ir a, se puede pulsar la tecla [F5] y la combinacin [Ctrl] + [I].

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Excel 2010

Las opciones de las que est compuesto dicho cuadro de dilogo son las
siguientes:
1. Mediante el cuadro de texto Referencia se indica la direccin de la
celda a la que se quiera desplazar (por ejemplo D6).
2. En la lista Ir a estarn las direcciones de las ltimas celdas a las que
se ha desplazado mediante este cuadro de dilogo.
3. Mediante el botn Especial se seleccionan los objetos, los comentarios
o las celdas que contengan caractersticas o entradas especiales. Al
hacer clic en ese botn aparecer el siguiente cuadro de dilogo.

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Con las opciones que dispone este cuadro se puede dirigir a aquellas celdas
con caractersticas especiales, el significado de cada opcin es el siguiente:
Comentarios:

selecciona todas las celdas con comentarios en la hoja de

clculo activa.
Constantes: selecciona todas las celdas cuyos valores no comiencen por
un signo igual o que contengan una frmula. Las opciones que definen
el tipo de constante que se desean utilizar se muestran en el siguiente
punto.
Celdas con Frmulas: selecciona todas las celdas que contengan frmulas. Las opciones que muestra definen el tipo de frmulas que se desean
utilizar; estas opciones son:
 Nmeros:

selecciona las celdas con valores numricos.

selecciona las celdas con texto.
 Valores lgicos: selecciona las celdas que contengan valores lgicos
(Verdadero o Falso).
 Errores: selecciona todas las celdas con valores de error.
 Texto:

Celdas

en blanco: selecciona todas las celdas en blanco hasta la ltima

celda de la hoja de clculo activa.
Regin actual: selecciona un rango de celdas rectangular alrededor de
la celda activa. Excel selecciona un rango comprendido dentro de los
lmites de cualquier combinacin de filas y columnas en blanco.
Matriz actual: selecciona una matriz completa en el caso de que la celda
activa se encuentre dentro de una matriz.
Objetos: selecciona todos los objetos grficos.
Diferencia entre filas: selecciona las celdas cuyo contenido sea diferente
de la celda de comparacin en cada columna. En cada fila, la celda de
comparacin estar en la misma columna que la celda activa.
Diferencia entre columnas (I): selecciona las celdas cuyo contenido sea
diferente de la celda de comparacin en cada columna. En cada columna, la celda de comparacin estar en la misma fila que la celda activa.
Celdas precedentes: selecciona las celdas a las que hace referencia la
frmula de la celda activa.

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Excel 2010

Celdas

dependientes: selecciona las celdas con frmulas que hagan referencia en la frmula de la celda activa. Las celdas dependientes tienen
dos opciones, que son las siguientes:
1. Directamente relacionadas: selecciona solamente las celdas a las
que se hace referencia mediante frmulas en la seleccin (precedentes), o bien, selecciona nicamente las celdas con frmulas
que hacen referencia directamente a la celda activa (dependientes). Esta operacin solamente estar disponible si se hace clic en
Precedentes o Dependientes.
2. Todos los niveles: al hacer clic en Precedentes, se seleccionarn
todas las celdas a las que se hace referencia directa o indirectamente en la seleccin (precedentes). Si hace clic en Dependientes,
se seleccionarn todas las celdas que hagan referencia directa
o indirectamente a la celda activa (dependientes). Esto es til
para seleccionar toda la red de celdas que afecten a una celda
determinada en una hoja de clculo completa, o bien, para hacer
seguimiento de la lgica de un modelo, paso a paso.

ltima

celda: selecciona la ltima celda de la hoja de clculo que contenga datos o formato.
Slo celdas visibles (2): selecciona solamente las celdas visibles en una
hoja de clculo para que los cambios que se hagan nicamente afecten
a estos y no afecten a las celdas de las filas o columnas ocultas.
Celdas con formas condicionales: selecciona nicamente las celdas a las
que se hayan aplicado formatos condiciones. Para seleccionar todas las
celdas de la hoja de clculo a las que se hayan aplicado formatos condicionales, haga clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que se
hayan aplicado los mismos formatos condicionales que a la celda actualmente seleccionada, haga clic en Iguales.
Celdas con validacin de datos: selecciona nicamente las celdas a las
que se hayan aplicado reglas de validacin. Para seleccionar todas las
celdas de la hoja de clculo a las que se hayan aplicado las mismas
reglas de validacin que a la celda actualmente seleccionada, haremos
clic en Iguales:

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1. Todos: para seleccionar todas las celdas de la hoja de clculo a las

que se hayan aplicado reglas de validacin de datos o formatos
condicionales, dependiendo de la opcin seleccionada anteriormente, se hace clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que
se hayan aplicado las mismas reglas de validacin o los mismos
formatos condicionales que a la celda actualmente seleccionada,
haga clic en Iguales.
2. Iguales a la celda activa: para seleccionar todas las celdas de la
hoja de clculo a las que se hayan aplicado reglas de validacin
de datos o formatos condiciones, dependiendo de la opcin seleccionada anteriormente, puede hacer clic en Todas. Para seleccionar las celdas a las que hayan aplicado las mismas reglas de
validacin o los mismos formatos condicionales que a la celda
actualmente seleccionada, haga clic en Iguales.

4.3. Desplazarse y aplicar zoom con el mouse

Tiene funciones de desplazamiento y zoom integradas que se pueden utilizar para desplazarse y acercarse en la hoja de clculo.
Tambin se utiliza el mouse para desplazarse en cuadros de dilogo.

5. Los datos de Excel

Los datos que puede manejar con Excel y con la mayora de las hojas de
clculo se pueden clasificar bsicamente en dos tipos:
Datos
Datos

de texto.
numricos.

Los datos de texto son evidentemente mensajes o datos contextuales que se

asignan a las celdas de una hoja de clculo.

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Excel 2010

Para escribir datos de texto se procede de la misma forma que para introducir cualquier dato, se situar en la celda en cuestin haciendo clic y comenzar
a escribir. En principio, los datos de texto aparecern alineados a la izquierda,
aunque se pueden alinear de varias formas.
La siguiente imagen muestra algunos ejemplos de datos de texto.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

Como se puede comprobar, cada celda tiene un estilo distinto como ejemplo de los distintos formatos que puede tomar el texto en una celda.
El siguiente grupo de datos, los datos numricos, son en realidad nmeros
sencillos escritos en las celdas de la hoja de clculo. Sobre estos datos se
construyen otros datos ms complejos de la hoja de clculo. As, est la posibilidad de crear frmulas y utilizar funciones de Excel.
Para escribir un dato numrico se procede de la misma forma que para
introducir texto, se situar en la celda en cuestin y teclear el dato numrico.
Un detalle muy importante a tener en cuenta es que los datos numricos
solamente deben estar compuestos de nmeros, por tanto, si se va a incorporar un dato como 35 o 30% no se debe escribir ni %, ya que de ello se
encargar el propio Excel. Todo esto se debe a que en cuanto se escriba algn
dato no numrico en una celda no se puede operar con l en Excel, porque ser
tratado como un dato de texto y estos datos son no operables.
Los operadores ms bsicos para operar con datos numricos son los
siguientes:
+:

para sumar.
para restar.
*: para multiplicar.
/: para divisiones.
^: para realizar potencias.
( ): parntesis para agrupar operaciones.
<>: no igual a.
>: mayor que.
<: menor que.
-:

La forma de operar con datos numricos se realiza mediante las frmulas.

Una Frmula es una ecuacin que efecta clculos con los valores de la hoja
de clculo.

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Excel 2010

La frmula puede estar compuesta tambin de:

1. Funciones: utilizan una funcin como uno de los argumentos de otra.
2. Referencias: referente a una celda o un rango de celdas en una hoja
de clculo, e indica en qu celdas debe buscar los valores o los datos
que desee utilizar en una frmula.
3. Operadores: especifican el tipo de clculo que desea ejecutar en los
elementos de una frmula.
4. Constantes: puede inmovilizar una frmula para que no se actualice,
reemplazando dicha frmula por su valor calculado.
Las frmulas en Excel comparten algunas propiedades bsicas como:
1. Todas las frmulas empiezan con un signo igual (=).
2. Una vez que ha introducido una frmula, el valor restante o resultado
debe aparecer en una celda.
3. Cuando se selecciona una celda que contiene una frmula, dicha frmula aparece en la barra de frmulas.
Para introducir una frmula en una celda manualmente, basta con seleccionar la celda en la que desee situar la frmula y empezar a escribir.
El primer carcter, como ya se ha comentado, debe ser un signo de igual, el
cual se puede introducir con el botn Insertar, funcin de la Barra de frmulas,
o manualmente (aunque de momento es suficiente con introducir el smbolo
= manualmente) y a continuacin debe escribir los operadores de la frmula.
Para comprender con ms claridad, a continuacin se exponen algunos
ejemplos.
Seleccionando la celda A1 en una hoja de clculo vaca, se introduce la
siguiente frmula: =1+2, y a continuacin pulsa [ENTER]. El valor resultante
en la celda A1 es 3, que es el resultado de la suma propuesta.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

Sin embargo, esta no es la verdadera potencia de las frmulas, la potencia

de una frmula viene dada por el concepto de referencia de celdas. Por ejemplo, seleccionando la celda A1, se introduce el valor constante 3 y a continuacin en la celda A5, se introduce el valor, tambin constante, 5. Seguidamente,
en la celda C3 se escribe la siguiente frmula: = A1+A5, y al pulsar [ENTER] se
observa que el contenido de la celda C3 es 8. Esto es debido a que la frmula
coge el contenido de las celdas A1 y A5 y lo suma. Como la frmula se ha
escrito en la celda C3, el resultado de esta (5+3) es mandada a la celda C3.

Esto es lo que, de una forma sencilla, viene a ser el concepto de referencia

de celdas: utilizar el contenido de otras celdas para realizar operaciones e incluso, como parmetros de las funciones.

6. Vista previa de impresin e imprimir

Si desea saber cmo aparecer impresa una hoja de clculo (o parte de ella)
antes de imprimirla, se puede utilizar la opcin Imprimir de la ficha Archivo o
la opcin Vista previa de impresin e Imprimir.

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Excel 2010

A diferencia de otras versiones de Excel, tanto las opciones de impresin

como la vista previa no se abren en cuadros de dilogos distintos, sino que aparecen integrados en el propio programa en la opcin Imprimir de la ficha Inicio.
Al seleccionar esta opcin, se obtiene un boceto con la muestra de la hoja de
clculo tal y como quedar impresa y las opciones de impresin.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

Debajo de la vista previa hay dos botones: Toda a la pgina y Mostrar mrgenes. Con la primera de las opciones aumentar o disminuir el tamao de
la muestra para una mejor visualizacin de los detalles. Este botn funciona a
modo de interruptor, es decir, para aumentar el tamao de la pgina se debe
hacer clic en l y para disminuir hay que volver a pulsar el botn.
Para ver las lneas de los mrgenes y de los tamaos de los encabezados
y pies de pgina deber pulsar el botn Mostrar mrgenes. Para modificar las
distancias solo hay que situar el ratn en la lnea que se vaya a desplazar,
seguidamente pulsar el botn izquierdo del ratn y sin soltarlo, moverlo hasta
la nueva posicin. Cuando se suelte, la lnea quedar fijada en el lugar correspondiente y se modificar la distancia del elemento.

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Excel 2010

Para obtener la vista preliminar de la pgina anterior y siguiente deber

hacer clic en los botones Pgina siguiente y anterior.

6.1. Impresin de hojas de clculo

Cualquier sistema de hoja de clculo est capacitado para imprimir en papel la estructura y datos de un libro de trabajo, ya que es una de sus funciones
ms importantes.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

Una de las mayores ventajas de Excel es poder imprimir la hoja de clculo e

incluso el libro de trabajo en el que se est trabajando, pudiendo ver con ms
claridad su contenido.
Las diferentes opciones de impresin son:
grupo Imprimir consta de un botn del mismo nombre que ser el que
se pulsa para mandar la impresin a la impresora.

El

opcin Copias permite especificar el nmero de copias de un mismo

elemento que se va a imprimir.

La

grupo Impresora permite seleccionar el tipo de impresora y las propiedades de esta.

El

La impresora que aparece ser la que usted tenga definida por defecto.
Desplegando la lista se puede elegir otra impresora para imprimir, si es
que se dispone de ella.

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Excel 2010

En esta lista se encuentra la opcin Imprimir a un archivo con la que el

documento se guardar en un archivo con el formato que utiliza Windows para imprimir. Mediante esta opcin se consigue imprimir el documento siempre que se quiera sin tener que abrir Excel.
La otra opcin que presenta el grupo Impresoras es la de Propiedades de
impresora. Mediante esta opcin se podrn modificar las caractersticas
de la impresora seleccionada en la lista Nombre. Gracias a este botn
se modifica el estilo y la calidad de impresin, el tipo de papel, etc. El
cuadro de dilogo que se abrir depende del tipo de la impresora seleccionada.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

ltimo grupo es el de Configuracin que est compuesto por varios botones desplegables. Con el primer botn se puede especificar qu parte
del libro se quiere imprimir.

El

Las opciones son las siguientes:

 Hojas

activas: con esta opcin se imprime solo aquellas pginas del

libro que previamente se hayan seleccionado.

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Excel 2010

 Todo

el libro: esta opcin permitir imprimir todo el libro, independientemente de la seleccin que haya y de las hojas activas.
 Seleccin: imprime nicamente el bloque de celdas que se haya
seleccionado previamente.
siguiente opcin es Pginas. Con ella se puede especificar qu pginas del libro de trabajo sern impresas. Para ello se han de escribir los
nmeros de las pginas que se quieran imprimir en los cuadros de texto.
En el primero de ellos, Desde, se indicar la hoja de clculo inicial y en
el cuadro de texto, Hasta, la hoja de clculo final. Los nmeros de hojas
de clculo tambin se pueden introducir a travs de los cursores aumentar y disminuir; el primero de ellos hace que en cada clic incremente la
numeracin y el segundo, la disminuya.
Con el siguiente botn se decide si la impresin ser a una cara o a
doble cara.

La

Con el botn Intercaladas determinar el orden en el que se imprimirn

las hojas, si se van a imprimir varias copias. Por ejemplo, si se van imprimir dos copias de un libro de tres hojas y se ha activado la opcin Intercalar, primero se imprimir la hoja uno, luego la dos y posteriormente
la tres; seguidamente se volver a imprimir la pgina uno, luego la dos y
por ltimo la tres obteniendo las dos copias en orden, pero si esta opcin
no est activa, se imprimirn dos copias de la hoja uno, luego dos de la
pgina dos y por ltimo dos de la pgina tres.

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U.D. 2 | Operaciones bsicas

Con los dos siguientes botones se indica la orientacin de la pgina y el

tamao del papel.
El penltimo botn permite modificar los mrgenes del documento. Se
pueden seleccionar uno de los predefinidos, o bien, modificarlos manualmente.

El ltimo botn se utiliza en caso de que se quiera ajustar el contenido

de una hoja en una pgina.

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Excel 2010

Si pulsa el botn Configurar pgina se mostrar un cuadro de dilogo,

donde puede modificar las opciones que desee de Pgina, Mrgenes y
Encabezado y pie de pgina o bien la ficha Hoja.

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