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BusinessAdmin

1 Introduccin
La mejor manera de manejar su negocio, BusinessAdmin!
Nuestro propsito es brindarle la ms alta tecnologa de manera flexible, amigable y accesible para poder llevar correctamente la
administracin de su Micro, Pequea y Mediana empresa. Es por eso que hemos creado BusinessAdmin, una herramienta creada por
empresarios y profesionales en el desarrollo de software, con amplia experiencia en procesos administrativos, contables, de control y
almacn que le ayudarn a hacer crecer su negocio.
Ahora podr hacer que su negocio funcione de manera eficiente y sin perder el control con los mdulos interrelacionados de
BusinessAdmin, que le permitirn mantener su informacin al da de clientes, bancos, proveedores, empleados, proyectos, tareas,
hojas de trabajo y produccin.
El Manual de Usuario de BusinessAdmin contiene la informacin detallada y precisa sobre el manejo de su programa, con el fin de
ayudarle a utilizarlo con eficacia y sobre todo, conocer todas las ventajas que le ofrece.
Gracias por su preferencia!

2 Requerimientos mnimos
128 MB RAM (256MB recomendables)
Procesador Pentium III 600MHZ (Recomendable Pentium IV 1.2GHz)
Windows 2000, Windows 2003, Windows XP (recommendable), Windows Vista

3 Instalacin
Dentro de esta seccin encontrar las instrucciones bsicas para instalar su programa BusinessAdmin.
El procedimiento a seguir para Instalar BusinessAdmin

Introduzca el CD de instalacin en la unidad lectora. Este programa se instala de forma automtica (autorun) por lo
que inmediatamente se desplegar la siguiente pantalla con el men de opciones donde usted deber seleccionar
Instalacin. Si no le aparece esta pantalla puede iniciar la instalacin directamente desde Mi PC y dar doble clic
en la unidad de CD donde encontrar el programa de instalacin Setup.exe

Al seleccionar Instalar o al hacer doble clic en el archivo de instalacin Setup.exe,

Se abrir el asistente para la instalacin.

Despus de seleccionar Siguiente se desplegar la pantalla que contiene el contrato de Licencia para el usuario
final. Lea todos los trminos cuidadosamente usando la barra de desplazamiento y oprima Acepto si est de acuerdo
con los trminos ah mencionados o No acepto si no est de acuerdo, y automticamente se terminar la instalacin
de su programa. Tambin puede seleccionar Cancelar para terminar la instalacin.

Al Aceptar los trminos del contrato de licencia y luego de seleccionar Siguiente, se desplegar una nueva
pantalla indicndole que se iniciar la instalacin; en esta pantalla se requerirn: Nombre de Usuario y Organizacin,
presione Siguiente.

El asistente iniciar la instalacin de su programa; deje instalando el programa en su mquina. Al finalizar la instalacin
seleccione Siguiente.

Una vez terminada la instalacin, presione Finalizar para empezar a trabajar con su Programa BusinessAdmin.

Al finalizar la instalacin se colocar un icono de acceso directo de BusinessAdmin en su escritorio.

3.1 Activacin de licencia


Una vez instalado el programa, el cual siempre quedara instalado en la versin Basic, habr que registrar las licencias que usted haya
adquirido como la Professional, Enterprise o algn mdulo en especfico.
El licenciamiento de BusinessAdmin es por usuario

Para activar la licencia, vaya en su men principal y seleccione la opcin Activacin

Al acceder a esta opcin le aparecer la siguiente pantalla

En esta pantalla se encuentran enlistadas todas las opciones que podr activar. Existen dos formas para poder activar una licencia de
BusinessAdmin

Activacin Va Internet

Teniendo su nmero de caja a la mano seleccione la opcin correspondiente a su nmero de licencia. Al hacerlo aparecer la
siguiente pantalla

Digite los 20 nmeros de su licencia sin espacios, comas o guiones.

El sistema enviar un mensaje de que la licencia fue activada con xito.

Una vez activada la licencia quedarn iluminados en verde las opciones que han sido habilitadas con la licencia.

Activacin Manual.
En caso de que no contar con Internet deber comunicarse a nuestro departamento de Activacin al 01 800 019 5644 estando frente a
la computadora en donde se va a activar BusinessAdmin y teniendo a la mano su nmero de licencias (nmero de 20 dgitos
separados de 4 en 4).

Teniendo su nmero de caja a la mano seleccione la opcin correspondiente a su nmero de licencia. Al hacerlo aparecer la
siguiente pantalla

En la cual deber capturar su nmero de licencia (nmero de 20 dgitos separados de 4 en 4) y la contra-clave la cual ser
proporcionada por el personal de Activacin de Logical Concept.

3.2 Instalacin en red


El procedimiento a seguir para Instalar BusinessAdmin en red es el siguiente:
Por cada equipo donde se desee instalar BusinessAdmin deber contar con una licencia.
1. Instalar BusinessAdmin en cada uno de los equipos as como en el servidor.
2. En el servidor o la mquina que funja como servidor (en la cual se deber encontrar el archivo de la Base de Datos), se tendr que
compartir la carpeta donde se encuentre instalado BusinessAdmin.
Por lo general BusinessAdmin se encuentra instalado en C:\Program Files\LogicalBusinessSolutiono bien C:\Archivos de
Programa\LogicalBusinessSolution.
Si el sistema operativo de su computadora es Windows XP, el procedimiento para compartir la carpeta de LogicalBusinessSolutions es
el siguiente:

Dar clic derecho sobre la carpeta de LogicalBusinessSolutions, seleccionar la opcin Compartir y Seguridad "Sharing and
Security"

Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual se deberseleccionar las siguientes opciones:

Compartir esta carpeta en red "Share this folder on the Network".

Permitir que los usuarios de la red cambien estos archivos "Allow netwok users to change y files".

Si el sistema operativo de su computadora es Windows Vista, el procedimiento para compartir la carpeta de LogicalBusinessSolutions
es el siguiente:

Dar clic derecho sobre la carpeta de LogicalBusinessSolutions2008 y seleccionar la opcin Compartir "Share".

Dar clic en Uso compartido Avanzado "Advanced Sharing"

En la siguiente pantalla deber palomear la opcin Compartir esta carpeta "Share this folfer".

En el campo Establecer el lmite de usuarios simultneos "Limit the number of simultaneous users to" deber definir cuantos
usuarios tendrn acceso a la carpeta.

La carpeta se mostrar de la siguiente manera.

3. El siguiente paso ser agregar la Base de Datos a BusinessAdmin, para ello deber ingrear al mdulo de Base de Datos.

Dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Aadir
Base de Datos.

Se mostrara una ventana en la cual deber seleccionar la Base de Datos.

4. Una vez agregada la Base de Datos se deber activar, para ello deber seleccionar la Base de Datos, dar clic en el botn de
opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Activar Base de Datos.

3.3 Multiempresa
El sistema BusinessAdmin, le permite tener tantas empresas como lo necesite.
El procedimiento para crear nuevas empresas es el siguiente:

1. Abrir la carpeta donde se encuentra instalado BusinessAdmin (C:\Program Files\LogicalBusinessSolution2008), Ubicar el archivo
BaNew.mdb

2. Crear una copia del archivo BaNew.mdb y pegarla en (C:\Program Files\LogicalBusinessSolution2008).


3. Cambiar el nombre del archivo, para ello de clic derecho sobre el archivo BANew-copy.mdb y escriba el nombre que desee darle.

4. Una vez creada la Base de Datos, deber agregarla a BusinessAdmin.

Para ello deber abrir BusinessAdmin e ingresar al mdulo de Base de Datos

Dar clic en el botn de opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Aadir
Base de Datos.

Se mostrara una ventana en la cual deber seleccionar la Base de Datos.

5. Una vez agregada la Base de Datos se tendr que activar, para ello deber seleccionar la Base de Datos, dar clic en el botn de
opciones del mdulo que se muestra en la parte superior del lado izquierdo, seleccionar la opcin Activar Base de Datos.

3.4 Registro
Al instalar el BusinessAdmin tendr 7 das para registrarse y poder seguir utilizando el programa, an en su versin gratuita.
Cada da BusinessAdmin le mandar un recordatorio con los das que le quedan antes de que el programa quede bloqueado para su
uso.

Si usted selecciona la opcin de Registrar ms tarde, el programa se ejecutar y le mostrar un nuevo aviso la siguiente vez que
ejecute el programa.
Si selecciona la opcin de Registrarse aparecer la siguiente pantalla

En esta pantalla deber registrar sus datos y dar clic en Siguiente

Una vez registrado el sistema le mostrar una pantalla con el listado de licencias que se encuentran activas.

4 General
Dentro de esta seccin se explican las opciones que generalmente contienen los Mdulos de BusinessAdmin con informacin
detallada de los procedimientos a seguir.
Las opciones de informacin con las que cuenta son:
Pantalla Principal.
Impresin de vistas.

4.1 Pantalla principal


Antes de comenzar a utilizar BusinessAdmin lo primero que deber conocer es cmo navegar dentro de la pantalla principal. Al
conocer todas las opciones como lo son mens e iconos principales, usted podr trabajar sin contratiempos con todos sus Mdulos.
Al iniciar BusinessAdmin aparece la Pantalla Principal. Cada uno de los elementos se irn describiendo en orden.

Barra de Submdulos. Se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. En ella se encuentran listados
todos los submdulos con los que cuenta el mdulo seleccionado.

Los submdulos pueden contener un signo "+" o un signo "-". Cuando aparece el signo "+" significa que el submdulo est colapsado y
no despliega todas las opciones que contiene. Cuando aparece el signo "-" significa que el submdulo est expandido y muestra todas
las opciones que contiene. Para expandir o colapsar las opciones de un submdulo d clic con su ratn en el signo "+" o "-".

Panel de Vistas. Se encuentra ubicado en la parte central izquierda.


En l se encuentran listadas las vistas que contiene cada uno de los mdulos del sistema, as como la vista activa.

Barra de Mdulos. Se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Aqu se encuentran todos los mdulos
que contiene su programa, presentados nicamente en cono o cono con texto. Para mostrar u ocultar los conos con texto
tendr que abrir el men que se encuentra en la parte inferior en donde se desplegarn las siguientes opciones:

Ensear Ms Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones ms botones con texto.

Ensear Menos Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones menos botones con texto.

Aadir o Quitar Botones: Al posicionar su cursor sobre esta opcin se desplegar una lista de los iconos que puede
tener visibles en su panel de botones. Active o desactive los iconos para aadir o quitar iconos en el panel.

Una manera ms sencilla de ensear ms o menos botones en su panel es posicionarse en la lnea superior del panel, en la parte
punteada, y con un clic sostenido de su ratn subir o bajar desplegando u ocultando los iconos con texto.

En la pantalla principal se podr visualizar el usuario que est conectado que est en la parte superior (Admin), y visualizar las
alarmas si es que estn configuradas.

En la esquina superior derecha de la pantalla se mostrara el nombre de la Base de Datos.


Finalmente aparecen las tareas pendientes que pueda tener ese usuario, las cuales se dan de alta desde el mdulo de tareas que se
explican ms adelante.
4.1.1 Manejo de datos
En BusinessAdmin se utilizan los siguientes botones para guardar y Cancelar
Utilice este icono para salvar cambios y guardar registros.
Utilice este icono para salir sin salvar cambios ni guardar registros.

Captura de Nuevos Registros

Ingrese al Mdulo en donde desee capturar un nuevo registro.

Haga clic sobre el botn nuevo que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla.

Una vez hecho esto, se abrir la pantalla de captura de registro segn el mdulo en que se est navegando.

Una vez que se haya capturado la informacin, d clic en el botn aceptar


botn salir

y el registro ser guardado, o d clic en el

(al dar clic en este botn no se guardara ningn registro).

Edicin de Registros

Ingrese en el mdulo correspondiente donde se encuentre el registro que desee editar y seleccinelo.

D doble Clic con el botn izquierdo del ratn sobre el registro, o en su defecto seleccione el registro y haga clic en el botn
editar

En ese momento, se abrir la ficha del registro y podr hacer los cambios correspondientes.

Una vez terminados los cambios, pulse el botn de Aceptar


ningn cambio.
Suprimir Registros

Ingrese al mdulo de donde desee borrar un registro.

Seleccione el registro que desee borrar.

para guardar los cambios o salir

si no desea guardar

Haga clic en el botn suprimir

Al borrar el artculo el sistema manda una alarma para confirmar. En caso de que si desee borrar el artculo haga clic en si o en
su defecto haga clic en no.

Manejo de Informacin en Tablas

En varios mdulos de BusinessAdmin es comn que se encuentre con tablas para capturar informacin. A continuacin se explica
cmo agregar, editar o suprimir registros en dichas tablas.
Crear datos en una tabla.

Seleccione la casilla a la cul desee agregar informacin

Escriba la informacin deseada

Al escribir datos, se agrega automticamente una nueva lnea para poder seguir capturando informacin en esa tabla.

Editar datos en una tabla

Seleccione la casilla que desee editar

Borre la informacin o en su defecto agregue la informacin deseada.

Suprimir Registros una Tabla


Cada vez que vea una tabla dentro del sistema, la manera de suprimir registros ser exactamente cmo se explica a continuacin.

Seleccione con el botn izquierdo del ratn, desde la barra que se encuentra del lado izquierdo de la pantalla, el registro que
desee suprimir

Una vez seleccionado el registro, seleccione "suprimir" desde su teclado y ser suficiente para eliminar el registro que seleccion.

Ordenar los registros en una Vista


El sistema tambin permite ordenar los registros por campos de una manera muy simple:
Si usted da un clic al encabezado de una columna, el sistema ordenar automticamente los registros segn el campo que usted haya
dado clic con el ratn.

4.1.2 Panel de botones


Se encuentra ubicado en la parte inferior izquierda de la pantalla. Aqu se encuentran todos los mdulos de BusinessAdmin

Para mostrar ms mdulos tendr que abrir el men que se encuentra en la parte inferior en donde se desplegarn las siguientes
opciones:

Ensear Ms Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones ms botones con texto.

Ensear Menos Botones: Al oprimir esta opcin, ver en su panel de botones menos botones con texto.

Aadir o Quitar Botones: Al posicionar su cursor sobre esta opcin se desplegar una lista de los iconos que puede tener
visibles en su panel de botones. Active o desactive los iconos para aadir o quitar iconos en el panel.

Una manera ms sencilla de ensear ms o menos botones en su panel es posicionarse en la lnea superior del panel, en la parte
punteada, y con un clic sostenido de su ratn subir o bajar desplegando u ocultando los iconos con texto.

4.1.3 Barra de submodulos


Se encuentra ubicada en la parte superior izquierda de la pantalla. En ella se encuentran listados todos los submdulos con los que
cuenta el mdulo seleccionado.
Los submdulos pueden contener un signo "+" o un signo "-". Cuando aparece el signo "+" significa que el submdulo est colapsado y
no despliega todas opciones que contiene. Cuando aparece el signo "-" significa que el submdulo est expandido y muestra todas las
opciones que contiene. Para expandir o colapsar las opciones de un submdulo d clic con su ratn en el signo "+" o "- ".

4.1.4 Panel de vistas


Se encuentra ubicado en la parte central izquierda. En l se encuentran listadas las vistas que contiene cada uno de los submdulos
del sistema, as como la vista activa.

Definicin de una Vista


Una vista es un listado de informacin que se puede ver en pantalla segn el mdulo o consulta en la que se encuentre ubicado,
donde podr hacer distintas operaciones como: establecer formatos condicionales, ordenar datos, ordenar columnas, crear
agrupamientos, establecer filtros y generar reportes; con el fin de poder analizar la informacin y posteriormente imprimirla o
exportarla a Excel. El sistema ya trae pre cargadas diferentes vistas por cada mdulo.

4.1.5 Barra de mens


En la parte superior de la pantalla se encuentra la barra de mens. Desde esta barra se pueden ejecutar todos los comandos que el
programa ofrece. Al hacer clic sobre un men se despliegan las opciones correspondientes para que elija cualquiera de ellas.

Archivo
Men Archivo

Editar
Editar

Herramientas
Dentro de esta seccin se explican cada una de las funcionalidades que lo componen.

Multialmacn

Dentro de esta pantalla usted podr registrar los almacenes con los que cuenta y de qu tipo son.
En la tabla que aparece del lado izquierdo de la pantalla, el primer campo muestra el tipo de almacn y el segundo campo usted
puede ponerle el nombre.

Capturar un almacn.

1. Deber seleccionar el tipo de almacn.

En sistema cada almacn tambin puede funcionar como sucursal, si usted maneja sucursales, las podr dar de alta en esta misma
tabla.

2. Escriba el nombre que desee dar al almacn

3. Finalmente en la parte superior de la pantalla, se pueden ver dos banderas que son:
Seleccione el almacn que por default ser considerado como almacn de entrada al recibir pedidos y otro almacn que por default
ser considerado como salida al enviar pedidos. Esto es con la finalidad de ahorrarle tiempo y no tener que buscar el mismo almacn
de salida o entrada en cada envo o recepcin de material. nicamente se puede tener configurado un almacn de entrada y un
almacn de salida, de lo contrario el sistema marcar la siguiente alarma a la hora de aceptar los almacenes:

Racks
Mediante esta funcin usted podr configurar ms a detalle sus almacenes, podr crear los racks que tenga en su almacn, las
posiciones que tienen cada rack, el nivel y las dimensiones de cada nivel.

Capturar un Rack

Deber seleccionar el la opcin de Racks que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra de mens.

Seleccione el almacn al cual se va a aadir un rack.

Indique el nmero de rack que se est dando de alta y asgnele un nombre.

Ponga el nmero de posiciones (divisiones verticales) con el que cuenta el rack.

Indique el nmero de niveles (divisiones verticales) que tiene cada posicin.

Configure las medidas en cuanto alto, ancho y profundo que tiene cada nivel.

Aceptar.

Para aadir otro rack repita el proceso.


Todos los racks que se configuren desde esta funcin, aparecern como opcin para seleccionarlos cuando se haga una
entrada o una salida hacia los almacenes.

Divisas
Esta pantalla le facilita las conversiones del tipo de cambio y mantiene actualizada la informacin en su sistema. Registre todas las
divisas que maneje y se mantendrn con el tipo de cambio actualizado va Internet.

Esta opcin se encuentra en men Herramientas->Divisas

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


Smbolo internacional: En este campo se ingresan los smbolos
utilizados internacionalmente, debern ser exactos ya que el programa se conecta a un sitio en Internet, busca el smbolo que
usted registr y enva el tipo de cambio al programa.

Smbolo: Ingrese los smbolos en caracteres utilizados para reconocer los diversos tipos de moneda

.
Nombre: Ingrese los nombres de las divisas que maneje en su programa.

Tipo de Cambio: En este campo el programa registra el tipo de cambio de cada divisa, que haya mandado desde el sitio de
Internet o bien se puede modificar manualmente.

Alineacin: En este campo puede especificar en dnde ir colocado el smbolo de la divisa, es decir a la derecha o a la
izquierda de la cantidad.

Capturar una Divisa


Los procedimientos que usted podr realizar son:
Ingresar nueva Divisa
Cambiar datos de una Divisa
Suprimir una Divisa
Actualizacin
Calculadora

Actualizacin
Al seleccionar este icono, el programa le enva a un sitio ya predeterminado dentro de Internet donde podr actualizar sus datos.
Mientras el programa este actualizando, le aparecer en su pantalla una leyenda de Actualizacin; cuando esta leyenda desaparezca el
valor de las divisas que usted maneje estarn actualizadas al da.

Calculadora
Seleccione el icono Calculadora y aparecer en su pantalla una calculadora donde podr realizar las operaciones que necesite.
Formatos
Dentro de su programa, se manejan varios reportes como son: Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, etc., dentro de esta opcin, usted
podr definirlos de acuerdo a sus formatos.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


Tipos de documento: En este campo, aparece el listado de los documentos que se generan dentro del programa, como son
una Cotizacin, un Pedido, una Factura, una Remisin, un Recibo de pago, etc.

Modelos: El programa ya contiene predefinidos los modelos que puede utilizar en sus formatos, sin embargo usted podr
generar nuevos modelos con la informacin que necesite. Contar con un asistente Pro-Format que le auxiliar a configurar
sus informes en caso de manejar formatos propios.

Permitir seleccin de informe: Al seleccionar esta opcin, el programa le permitir elegir el tipo de informe que desea
visualizar dentro de los Mdulos del programa al momento de imprimir algn documento (cotizacin, factura, etc.)

Configurar un Formato
Para configurar sus formatos, deber entrar al mdulo de Formatos que se encuentra en el men de Herramientas que
aparece en la barra de mens.

Seleccionar la opcin Formatos.

Una vez hecho esto, usted ver una pantalla en el lado izquierdo donde aparecen todos los tipos de formatos que puede
configurar desde el sistema. Observe que cuando selecciona un formato con el ratn como por ejemplo cotizacin, del lado
derecho de la pantalla el sistema le muestra los formatos que estn pre cargado.

Para configurar un formato pre impreso como la factura por ejemplo, seleccione desde la lista de formatos Factura.
Posteriormente haga clic con el Mouse en el botn Aadir, escriba el nombre que desee para su modelo, el tipo de documento
que es (factura) y en Formato seleccione la opcin: ProFormat, una vez hecho esto haga clic en Aceptar. Observe que se ha
aadido su modelo.

Primero tendr que dar un nombre al nuevo modelo. A continuacin elija el tipo de documento del listado para el cual quiere crear
un nuevo formato y seleccione el formato ProFormat, HTML o Crystal Reports. Si es ProFormat pulse aceptar.
Para el caso de modelos HTML, estos ya se encuentran dentro de la carpeta del programa, slo deber indicar la ruta donde se
encuentran estos archivos. Si es un modelo Crystal Report, este debi haber sido creado ya con anterioridad para que tambin se indique
la ruta donde se encuentra alojado el archivo.
Para el caso especifico de Proformat, el programa le ofrece la opcin de trabajar con un Asistente que le auxiliar para crear sus
nuevos modelos. Una vez que haya creado el nuevo modelo, deber configurarlo.
Para configurar el Formato Proformat deber de seleccionarlo con el Mouse y hacer clic en el botn Configurar. Una vez hecho esto,
aparecer un asistente para la configuracin de formatos donde pasar por varias etapas. Cuando aparezca dicho asistente haga clic
en siguiente.

A continuacin usted podr definir la fuente para su formato, as como el tamao para los encabezados y pies de pgina y en el
campo Fuente Descripcin establecer el tamao de la fuente para el cuerpo de su documento.

Una vez hecho esto haga clic en Siguiente. Pasar a la etapa dos donde seleccionar los campos que desee para su formato;
cuando termine de seleccionar los campos haga clic en Siguiente.

En la etapa tres, usted especificar las coordenadas de cada campo, as como el ancho mximo y altura mxima, si desea que el
campo est en negritas, subrayado, con cursiva o formato divisa (este ltimo para que se anteponga el signo de pesos y se redondee
a dos decimales). Seleccione cada campo con el Mouse y configure cada campo. Para la configuracin de coordenadas, tome como

origen la esquina superior izquierda de su formato, la coordenada x ser hacia la derecha de este origen y la coordenada y ser
hacia debajo de este origen. Cuando haya terminado haga clic en Siguiente.

En la etapa cuatro, usted tiene la opcin de aadir a su formato alguna imagen, seleccione la imagen y fije sus coordenadas, as
como el alto y ancho. Posteriormente haga clic en Siguiente.

Haga clic en siguiente cuando haya finalizado con la parametrizacin.

Para guardar toda la informacin que ingres en este documento, deber hacer clic en Terminar. Si desea verificar el documento que
cre, seleccione visualizar y tendr una vista previa del documento tal cual usted lo configur.
Seleccione el modelo que ha creado y haga clic en Default, as cada vez que usted mande a imprimir cada formato podr
seleccionarlo de la lista de modelos, poniendo como primera opcin el formato que est como Default.

Captura de prestaciones y gastos


Captura de Prestaciones y Gastos:
Esta opcin sirve cuando usted le cobra a sus clientes por cualquier prestacin de servicios por parte de sus empleados y crea facturas
por gastos imputables a sus clientes como por ejemplo viticos.

En la parte superior hay dos pestaas Prestaciones y Gastos, usted seleccionar la pestaa segn lo que desee aadir.

Aadir una prestacin de servicios

Deber seleccionar el mdulo de Captura de prestaciones y Gastos que se encuentra en el men de Herramientas que
aparece en la barra de mens.

Seleccionar la pestaa de Prestaciones, el siguiente paso es seleccionar al empleado que hizo la prestacin del servicio
donde el empleado debi de haberse dado de alta desde el mdulo de empleados (ver mdulo de empleados).
Observe que cuando se selecciona el campo del empleado automticamente pone la tarifa que cobra por hora dicho empleado en el
campo de tarifa. Ese importe lo toma segn el sueldo que se le haya especificado al empleado (ver mdulo de empleados). De
cualquier forma la tarifa tambin se puede capturar o modificar manualmente.


Posteriormente deber seleccionar al Cliente y si se requiere el proyecto, donde ambos debieron de darse de alta desde el
catlogo de clientes (ver mdulo de clientes).

Despus habr que seleccionar la fecha en la que se prest el servicio, la sucursal que previamente se debi de dar de alta
desde Multialmacn y el IVA que genera dicha prestacin.

Finalmente capturar las horas y los comentarios que usted desee, cuando haya terminado oprima el botn

Observe que cuando se aade la prestacin queda registrada en la parte inferior de la pantalla, donde ah aparecern todas las
prestaciones y gastos que no se hayan facturado.
Aadir un Gasto
Se aadirn gastos que sean imputables al cliente como por ejemplo viticos, comidas, etc. Para que posteriormente puedan ser
facturados.

Deber seleccionar el mdulo de Captura de prestaciones y Gastos que se encuentra en el men de Herramientas que
aparece en la barra de mens.

Seleccionar la pestaa de Gastos, el siguiente paso es seleccionar el empleado con el que se generel gasto, donde
previamente se debi de haber dado de alta (ver mdulo de empleados).

Seleccione el cliente al cual se le facturarel gasto, y el proyecto, en caso de que usted as lo requiera. Previamente debi
de haberlos dado de alta (ver mdulo de clientes).

Seleccione la sucursal que previamente se debi de haber dado de alta desde Multialmacn (ver Multialmacn).

Seleccione el IVA que generar dicho gasto.


Seleccione el motivo del gasto. Si no encuentra el motivo que usted desee, podr aadirlo desde las opciones del sistema
(ver Opciones, pestaa de listas).

Seleccione el importe del gasto.

Seleccinela opcin con comprobante en caso de que se tenga el comprobante

Oprima el botn
Edicin de Prestaciones y Gastos
Seleccione la prestacin o el gasto de la lista de prestaciones y gastos. (parte inferior de la pantalla) con el ratn.
Automticamente le va a aparecer la informacin de dicha prestacin en la parte superior de la pantalla.
Haga los cambios deseados.

Oprima el botn

Suprimir una Prestacin y un Gasto

Oprima el botn

Seleccione la prestacin o gasto que desea suprimir.

Una vez que usted haya terminado de aadir, editar o suprimir sus prestaciones, oprima el botn
registrado en la base de datos.

para que quede

Si usted no oprime el botn guardar y se sale de esta opcin, perder toda la informacin que haya capturado.

Limpiar pedidos clientes parciales


Un pedido cliente se puede entregar toda la mercanca que involucra o se puede entregar parcialmente.
Supongamos que usted hizo un pedido de dos zapatos y solamente entreg uno y que su cliente ya no desea que le entregue el otro
zapato, el estatus del pedido ser entregado parcial, pero a final de cuentas no deber serlo porque ya no se entregar ms mercanca
de ese pedido.
Para limpiar el pedido deber seleccionar la funcin de Limpiar pedidos clientes parciales, la cual se encuentra en el men de
Herramientas.

El sistema convertir todos los pedidos que tiene como parcialmente entregados en entregados. Poniendo en negativo la mercanca
que no se entreg en los pedidos que estaban parciales, para que quede evidencia de que alguna vez ese pedido no fue entregado tal
y como se haba planeado.

Con esta opcin usted podr limpiar todos los pedidos entregados parcialmente y as eliminarlos de pedidos por entregar.
Facturacin
Dentro de esta herramienta de Facturacin encontrar dos opciones:

Facturacin Globalizada.
Si usted realiza notas durante todo el da y al final del da crea una Factura global justificando todas las ventas, esta herramienta le
optimiza el trabajo.

Crear una Factura Globalizada.

Deber seleccionar el mdulo de Facturacin Globalizada que se encuentra en el men de Herramientas que aparece en la barra
de mens.

En esta pantalla podr ver un listado de todas las notas que se han generado en el sistema y que no hayan sido convertido a facturas.

El primer paso es seleccionar hasta qu fecha desea que se tomen las notas no facturadas

Una vez seleccionada esta fecha aparecer el listado de notas y usted seleccionar las que desee convertir a facturas.
Puede ayudarse de los botones

Posteriormente ponga la fecha que desee que tenga la factura y el ttulo de la misma.

Una vez hecho esto, oprima el botn


haya seleccionado.

y automticamente se generar la factura segn las notas que

Facturacin Peridica
Por medio de esta opcin usted generar todas las facturas que haga peridicamente o bien todos las prestaciones y gastos que se
hayan capturado desde esa opcin del sistema.

Configurar una Factura Peridica

En el men de Herramientas/Opciones deber seleccionar la opcin Factura. Dentro de esta pantalla seleccione la opcin
Facturas Peridicas.

Crear una Factura.

En la factura se mostrara la opcin Peridica, la cual deber seleccionar para definir el periodo de pago.

Generacin de Facturas Peridicas

Deber seleccionar el men Herramientas/Facturacin/Facturas Peridicas.

Se mostrar la siguiente pantalla

En la parte superior de la pantalla, usted podr seleccionar hasta que fecha desea que aparezcan todas las facturas peridicas, de
prestaciones o de gastos que estn pendientes de generarse.
Una vez hecho esto aparecer la lista de todo lo que est pendiente de facturar, agrupado por cliente y luego por tipo de facturas.
Usted podr seleccionar la(s) factura(s) que desee generar en ese momento por medio de la bandera que aparece del lado izquierdo.
Para ayudarse puede utilizar los botones de

Seleccionar la fecha con la cual desee que se generen sus facturas en la parte superior derecha de la pantalla

Observe que llegan a existir cuatro tipos de facturas que se podrn generar con esta opcin:
Prestaciones: se generar una factura por todos los tiempos capturados desde el mdulo de captura de prestaciones y gastos.
Gastos sin Comprobante: Se generar la factura de todos los gastos que hayan sido capturados sin comprobantes desde la
funcin de captura de prestaciones y gastos.

Gastos con Comprobante: se generar la factura de todos los gastos que hayan sido capturados con comprobante desde la
funcin de captura de prestaciones y gastos.
Facturas Peridicas: Todas las facturas peridicas que se hayan programado desde el mdulo de facturas.
Una vez que usted haya seleccionado los gastos, prestaciones y/o las facturas peridicas que desee generar, oprima el botn
.
Esta opcin es muy til para la automatizacin de la generacin de facturas. A estas facturas automticas se les puede asignar un
texto que aparezca de forma automtica cada vez que se generen dichas facturas. Para ver la configuracin del texto para la facturacin
automtica usted tendr que ver el captulo de Opciones, en la pestaa de Facturas, la explicacin del texto facturacin automtica.

Impresin Masiva de Facturas

Cuando haya generado las facturas, se aadirn en la parte inferior de la pantalla, la cual sirve para impresin masiva de facturas y se
explica a continuacin:

En esta lista, aparecern todas las facturas que estn pendientes de imprimir, mediante esta opcin usted podr mandar a imprimir las
facturas que estn seleccionadas.
Si usted le da doble clic a cualquier factura de esta lista automticamente se abrir el registro.
Para ayudarse puede utilizar los botones de

Una vez seleccionadas las facturas que usted desee imprimir, deber de oprimir el botn

En ese momento se manda la impresin de las facturas seleccionadas y desaparecen de esa lista.
Para configurar cuantas copias usted desea imprimir en una impresin masiva deber de configurarlo desde las opciones del sistema
en la pestaa general (ver opciones de sistema).
Una vez que haya terminado de utilizar esta funcin haga clic en

Para ver cmo se pueden programar las facturas peridicas ver el mdulo de Facturas.
Para ver cmo se generan las prestaciones y gastos a imprimir ver la opcin de Prestaciones y Gastos.
Compras
Mediante esta herramienta podr consultar informacin del comportamiento de sus productos en las ventas y en funcin a ello
determinar qu comprar.
Generar una compra.

Seleccionar el men de herramientas->Compras->herramienta de Compra.

Se mostrara la siguiente pantalla

Usted podr filtrar la lista de sus productos por familia, grupo y artculo. En la tabla usted ver el anlisis que hace el sistema segn las
configuraciones que se hayan hecho a un artculo en cuanto a cantidad mnima para comprar, tiempo de entrega proveedor (ver
mdulo de inventario), las existencias y la rotacin que tiene cada producto. As el sistema le aconsejar si tiene que comprar
mercanca, rematar o descontinuar los productos segn las polticas que haya definido (ver ms adelante).
Para generar una compra usted seleccionar el(los) artculo(s) que desee comprar, para seleccionar ms de un artculo, deber de
seleccionarlo con la tecla Ctrl+botn izquierdo del mouse seleccionando cada artculo, una vez hecho esto, oprimir el botn Generar
Compra y as le abrir un pedido proveedor con la compra recomendada del sistema.

Para que se pueda hacer el pedido proveedor, los artculos debern tener asignados el mismo proveedor desde la ficha de un
artculo, de lo contrario no se generar ninguna compra. (Ver mdulo de inventario para ver cmo se asigna un proveedor a un
artculo).
Con el botn polticas podr aplicar polticas para descontinuar o rematar productos acorde a su rotacin, de tal manera que en base
a estas polticas esta herramienta recomendar cuando usted debe rematar o descontinuar un producto.

Clientes
En esta opcin encontrara la funcin importar su catlogo de clientes el cual se encuentre en un archivo de Excel a BusinessAdmin
Importar Catalogo de Clientes

Capturar su catlogo de Excel en el archivo Inventario.xls, el cual se encuentra dentro de la carpeta donde se instalo
BusinessAdmin

En el archivo Inventario.xls deber tener capturado su catlogo de clientes.

Dar clic en el men Herramientas->Clientes->Importar Clientes de Ms Excel

Una vez realizada la instalacin se mostrar el mensaje indicando que la importacin se realizo correctamente.

Antes de realizar la importacin es muy importante revisar el archivo de Excel


Empleados
En esta opcin se encontrar las siguientes funciones:

Configuracin de la Evaluacin
En la configuracin de la Evaluacin podr definir los criterios que tomar en cuenta para realizar una evaluacin de sus empleados.
Configuracin de la Evaluacin

Definir los criterios de Evaluacin

Definir un Proyecto, Ejemplo: Empleados. Para ello deber seleccionar el Men Herramientas->Opciones, pestaa Listas

Ligar el empleado con el proyecto.

En la ficha de empleado se muestra el campo de proyecto, en el cual deber definir el proyecto al cual estar asignado.

Dar clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Empleados/Configuracin de la Evaluacin.

Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual deber definir los puntos a evaluar por cada uno de los proyectos que se tengan
definidos.

Para ello deber dar clic en el botn de

En esta pantalla deber definir el nombre de la categora. Ejemplo: Asistencia, Puntualidad, etc.

Despus deber definir cada una de las sub categoras, as como el puntaje.

Evaluacin del personal


Realizar Evaluacin.
Para realizar la evaluacin a cada uno de los empleados, deber dar clic en el men Herramientas/Empleados/Evaluacin del
Empleado.

Se mostrar la siguiente pantalla, en la cual deber definir que empleado cumpli con los puntos. En esta pantalla podr filtrar su
lista de empleados por Proyecto o por funcin.

Una que se tenga definido la evaluacin, en el mdulo de productos encontrar un consulta la cual me muestra la calificacin del
empleado por semana.

Productos
En esta opcin encontrar:

Manejo de productos sin ID.

Con esta funcionalidad usted podr agregar productos a su inventario los cuales se facturarn previamente.

Conteo Fsico.

La herramienta de conteo fsico le permitir realizar un ajuste de su inventario.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo.

Esta funcionalidad le permitir manipular de manera masiva los precios de cada uno de sus productos y servicios. La herramienta
muestra una pestaa por cada tipo de cifras a modificar y dar la opcin de cambiarlas en funcin de otros precios o montos, siempre
con la facilidad de filtrar slo los artculos que se deseen.

Conciliar productos repetidos.

En muchas ocasiones, un producto es dado de alta varias veces en el inventario debido a confusiones en su descripcin o
presentacin. A veces es peor an, cada copia del producto presenta sus propios movimientos como compras y ventas, ocasionando
un problema grave de inventarios. La herramienta de conciliacin permite localizar los posibles artculos duplicados para posteriormente
eliminar los equivocados y transferir los movimientos al definitivo.
Manejo de productos sin ID
Esta funcionalidad, le permite agregar productos que facturo y los cuales no se encuentran en el catlogo de Inventario.
Procedimiento

Se crea una factura por un producto el cul no est en el inventario.

Seleccionar el men Herramientas/Producto/Manejo de Productos sin ID. Se mostrara la siguiente pantalla.

En esta pantalla podr decidir si el producto que facturo, desea dejarlo como comentario, agregar a un producto existente, o aadirlo al
catalogo.
Conteo Fsico
El conteo fsico permite ajustar las existencias reales en el sistema BusinessAdmin La ventana permite la captura de un listado de
artculos con 3 conteos diferentes y mostrar las diferencias encontradas. Tambin ofrece la posibilidad de importar un conteo
registrado en una hoja de clculo XLS.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo


Usted podr utilizar esta herramienta cuando quiera hacer cambios masivos de precios a sus productos pudindolo hacer por Familias,
Grupos o Proveedores.

Adaptacin Masiva de Precios al Catlogo

Seleccionar el men de herramientas->Productos->Adaptacin Precios Catalogo.

Se mostrara la siguiente pantalla:

Observe que la herramienta muestra su catlogo de productos. Dicho catlogo puede ser filtrado por Familia, grupo o Proveedor,
cuando usted aplica un filtro, la informacin se ver reducida segn la haya filtrado:

Podr calcular sus Costos, Precio de Lista o Precios Promocionales en base a Costo, Precio de Lista o Precio Promocional como se
puede ver en pantalla.
Suponga que para la familia ropa, los costos bajaron un 10%, usted seleccionar el campo costo y que el clculo lo har en base al
Costo donde lo multiplicar por 90, es decir 100% del costo menos el 10%.
Para ver como sus costos bajaron un 10%de clic en el botn

Cuando est seguro de su operacin pulsar el botn


aplicados al catlogo de inventario de los artculos que haya filtrado en esta pantalla.

y entonces los nuevos costos quedarn

Ahora bien supongamos que quiere calcular el precio de lista en base al costo, donde querr tener un 30% de ganancia en base a
dicho costo:

Seleccionar que el precio de Lista lo calcular en base al costo como se ve en la pantalla y lo multiplicar por 130, es decir el 100%
de su costo ms el 30% que desea establecer como ganancia, de momento tampoco aplicar ningn redondeo y pulsar el botn
Aplicar como se ve en la pantalla superior.
Observe que ahora su precio de lista es 30% mayor a su Costo. Si no est seguro puede pulsar el botn
,
para que los precios vuelvan a como estaban antes. Esta opcin la podr utilizar siempre y cuando no haya aplicado los precios al
catlogo con el botn
reflejados en el catlogo de inventario.

, recuerde que en el momento que selecciona ese botn, los precios se vern

Un tercer ejemplo de cmo utilizar esta herramienta sera si usted quisiera que su precio promocional quedara un 20% debajo de su
precio de lista, entonces har lo siguiente:

Seleccionar que el precio promocional lo calcular en base al precio de Lista y lo multiplicar por 80, es decir el 100% menos el 20%
que quiere quedar por debajo de su precio de lista. De momento tampoco aplicar ningn redondeo y seleccionar el botn Aplicar
como se ve en la pantalla superior y los precios Promocionales quedarn un 20% por debajo de los precios de lista.
Recuerde que si desea restablecer los precios antes de aplicarlos podr usar el botn Restablecer o si desea aplicarlos precios al
catlogo utilizar el botn Aplicar Precios al Catlogo para que se vean reflejado en su catlogo de inventario.
Finalmente vamos a suponer que usted desea aumentar un 15% sus precios de la familia Ropa sobre el precio de lista, lo que tendra
que hacer sera seleccionar que el precio de lista lo calcular en base al Precio de Lista actual y lo multiplicar por 115, es decir el
100% ms el 15% que quiere aumentar. Pulsar Aplicar y luego Aplicar precios al Catlogo.
Los redondeos funcionan de la siguiente manera:
Suponiendo que usted selecciona en redondeo selecciona el 00, y que tiene un precio de venta de $150.00, al cual le aumentar el
30%. El redondeo lo har al valor que se aproxime a una centena 00 es decir a 150*1.3= 195, el valor ms cercano de centena en
este caso es 200, por lo que su precio final quedara en $ 200.00 M.N.
Ahora bien suponga que tiene un precio de Venta de $ 110 y lo aumentar un 30% utilizando el redondeo 00. Si usted multiplica
110*1.3= 143, en este caso para este resultado el valor de centena ms cercano es 100, por lo que el precio quedara en $ 100.00.
Usted tambin puede utilizar el redondeo a 90, donde tenemos un precio de venta de $150.00 al cual le aumentar nuevamente el
30%. El redondeo lo har al valor que ms se aproxime a noventa, es decir tendramos un resultado de 195, pero lo ms cercano a 90
sera 190 siendo este el precio final.
O bien suponga que tiene un precio de Venta de $ 110 y lo aumentar un 30% utilizando el redondeo 90. Si usted multiplica 110*1.3=
143, en este caso para este resultado el valor ms cercano a un redondeo de 90 para un incremento sera 290 quedando este como
precio final.
Para el caso del redondeo de 99 sera el mismo caso para el 90, pero el redondeo sera al valor ms cercano a 99.
Supongamos que usted ahora quiere que al mismo tiempo se genere los incrementos que hemos hecho de precio, como se puede ver
en la siguiente pantalla:

Si en este momento se seleccionara el botn de


, los tres clculos se haran al mismo tiempo (costo,
precio lista y precio Promo). Recuerde aplicar los precios al catlogo si est satisfecho con el resultado.
Si usted deseara utilizar esta herramienta para modificar sus precios de forma manual, registro por registro y luego aplicar esos
cambios al catlogo, lo podr hacer sin problema alguno.
El botn
sirve para actualizar la informacin de su pantalla en dado caso de que se encuentre trabajando en
red y otros usuarios hubiesen hecho algn cambio o generado algn nuevo registro.
Conciliar productos de catlogo
Este quinto icono que aparece en el catlogo de inventario, le permite utilizar esta poderosa herramienta si es que cree que pueda
tener productos duplicados y depurar as su catlogo de inventario de manera rpida y sencilla. Al seleccionar este icono aparecer la
siguiente pantalla:

Como podr notar usted podr filtrar la informacin que aparecer en esta pantalla por familia de artculos, grupo, nombre de artculo,
clave y bien seleccionar los artculos que estn repetidos en descripcin. En el momento que oprima el botn
aparecern los registros segn los filtros que haya seleccionado:

Usted podr dar doble clic a los registros para que se abra su ficha de inventario, de tal forma que pueda tener varias ventanas de
inventario abiertas al mismo tiempo y pueda comparar la informacin para ver si los artculos estn o no repetidos.
Si su conclusin fue que los artculos si estn repetidos usted podr depurarlos de manera muy sencilla. Primero seleccionar el(los)
artculos(s) que desea depurar. Recuerde que para hacer selecciones de distintos artculos presionar la tecla Ctrl de su teclado y al
mismo tiempo pulsar con el botn izquierdo del ratn el artculo que desee seleccionar. El ltimo artculo que seleccione ser el que
se quedar activo en la base de datos, pasando as todos los movimientos que hayan tenido los artculos que desaparecern de la
base de datos al artculo que se quedar activo.
Cuando haya terminado su seleccin pulse
nicamente activo el ltimo artculo que seleccion.

y los artculos que haya seleccionado primero desaparecern, quedando

Objetivos de Venta
Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico

Catalogo Central
Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico

Catalogo Central -Precios Proveedor

Para obtener informacin sobre esta funcionalidad, comunquese a nuestro departamento de soporte Tcnico
Seguridad
Usted podr crear grupos, usuarios y establecer niveles de seguridad para el acceso a la informacin contenida dentro de la Base de
Datos, para cada uno de usuarios.

Configurar la seguridad de BusinessAdmin

1. Dar clic en el men Herramientas y seleccionar la opcin Seguridad, o Bien dar clic en el botn del cando que se encuentra en la
barra de Herramientas.

Se mostrara la siguiente pantalla. En la parte izquierda superior de la pantalla encontrar los grupos de usuarios, as como los
usuarios que existen en BusinessAdmin.

2. Primero deber crear los grupos de usuarios:

Pulse el botn

Una vez hecho esto aparecer la siguiente pantalla:

que se encuentra en la parte inferior de los grupos de usuario.

Defina el nombre del grupo de usuarios que est aadiendo y pulse OK para guardarlo o Cancel para no guardarlo si
as lo desea.

Una vez hecho, esto el Grupo de Usuarios que aadi aparecer en pantalla y estar listo para definir los accesos al sistema.
Tambin podr editar un grupo de usuarios si es que desea cambiarle el nombre, seleccionando con el ratn el grupo de usuarios y
haciendo clic en
que se encuentra en la parte inferior de la lista de grupo de usuarios, donde nuevamente le abrir la
pantalla para que haga los cambios que desee.
Adems podr borrar un grupo de usuarios si es que as lo desea, seleccionando el grupo de usuarios que desee borrar y, una vez
seleccionado, haga clic en el botn
que se encuentra en la parte inferior de la lista de grupo de usuarios, el sistema le
pedir una confirmacin para borrar el registro.
Para definir los accesos de cada grupo de usuarios, deber seleccionar con el ratn el Grupo de Usuarios y posteriormente definir la
seguridad en cuanto a permisos y alarmas.
Siempre deber de haber por lo menos un grupo de usuarios que tenga acceso a la seguridad del sistema para poder hacer los
cambios cuando se requieran.

3. Creacin de Usuarios
Para crear los usuarios, primero deber de seleccionar con el ratn el grupo al cual desea que pertenezca el usuario que va a crear,
posteriormente deber de seleccionar el botn
pantalla:

que se encuentra debajo de la lista de usuarios y aparecer la siguiente

Defina el nombre del usuario para el login al sistema, a qu grupo de usuarios pertenece, el nombre completo de la
persona, su contrasea y un campo para confirmar la contrasea y finalmente el empleado al que ir ligado este
usuario. Para que el nombre de la persona deseada aparezca en la lista del campo del empleado, deber darlo de
alta primero desde el mdulo de empleados. Este campo crear la liga tambin para el mdulo de tareas que se
explicar ms adelante en este manual.

Tenga cuidado con las contraseas, no las olvide.


Una vez que haya terminado de dar de alta al usuario, de clic en para aceptar guardando los cambios.

4. Permisos y Alarmas:
En la parte superior de la pantalla existen dos pestaas, una de permisos, que indica todos los accesos por mdulos y las alarmas que
aparecern a los usuarios en la pantalla principal.

Permisos:

Seleccione la pestaa de permisos. Observe que del lado derecho de la pantalla aparecen todos los mdulos en forma de diagrama de
rbol, donde del lado derecho aparece una bandera para seleccionar los accesos, los mdulos que estn palomeados ser a los que
tendr acceso el grupo de usuarios seleccionado.

Usted podr expandir los mdulos haciendo clic en el signo que aparece del lado izquierdo de cada mdulo. Al hacer esto, se
desplegarn todos los submdulos y donde podr seleccionar los accesos que desee dentro de cada mdulo o bien dar acceso
completo a un mdulo para el grupo de usuarios seleccionado.
A su vez algunos submdulos contienen muestran el signo + lo que significa que tambin se pueden restringir ciertos accesos a dicho
submdulo al grupo de usuarios seleccionados.
Usted no slo podr restringir los accesos a un grupo de usuarios, sino que tambin podr restringir las funciones que se pueden hacer
a pesar de haberle dado accesos de tal manera que se podr restringir si un grupo de usuarios podr crear, editar o suprimir registros
en un mdulo y nicamente darle acceso para que pueda consultar cierta informacin.
Para poder hacer estas restricciones, seleccione el submdulo en el diagrama de rbol con el ratn y en la parte inferior palomee las
operaciones que el grupo de usuarios podr hacer, dentro del mdulo que se le est dando acceso, como se muestra en la siguiente
pantalla:

En la parte inferior del diagrama de rbol aparecen los campos disponibles en la vista del submdulo seleccionado:
Del lado izquierdo aparecen los campos que el grupo de usuarios no podr ver en la vista del submdulo seleccionado. Del lado
derecho se mostrarn los campos que el grupo de usuarios s podr ver en la vista del submdulo seleccionado.
Para pasar campos de un lado a otro nicamente bastar seleccionar el campo deseado y utilizar el botn
de izquierda a derecha o bien el botn

si se quieren pasar de derecha a izquierda.

El botn

sirve para pasar todos los campos que estn del lado izquierdo al lado derecho.

El botn

sirve para pasar todos los campos que se encuentren del lado derecho al lado izquierdo.

si se quieren pasar

Alarmas:

Una alarma es un hipervnculo que aparece en la pantalla principal de cada usuario, dicha alarma liga hacia una consulta del sistema
haciendo clic en ella.
Una vez que usted ha definido los permisos, tambin podr definir las alarmas que aparecern a cada usuario en la pantalla principal
de BusinessAdmin.Seleccione la pestaa de Alarmas en la pantalla de seguridad y podr definir las alarmas que podr ver cada
usuario, palomeando cada una de ellas.

: Cuando exista alguna cuenta por cobrar y los usuarios tengan este permiso, aparecer una alarma en
su pantalla principal, la cual ligar a la consulta de cuentas por cobrar, donde podr ver ese estatus.
: Cuando existan productos con disponibilidad negativa o bien con
existencias por debajo de su cantidad mnima, aparecer una alarma la cual indicara que tiene algn artculo que pedir a sus
proveedores o a produccin. Al hacer clic en dicha alarma podr ver el detalle de sus artculos por pedir. Esta alarma la podrn ver
nicamente los usuarios que tengan el permiso.
: Cuando exista alguna cuenta por pagar y los
usuarios tengan este permiso, aparecer una alarma en su pantalla principal, la cual ligar a la consulta de cuentas por pagar, donde
podr ver ese estatus.
: Cuando existan entregas por confirmar y los usuarios tengan este
permiso, aparecer una alarma en su pantalla principal, la cual ligara a la consulta de entregas por confirmar, donde podr ver ese
estatus.

Una vez que haya terminado de definir la seguridad en el sistema, deber seleccionar la bandera

que se encuentra en la parte superior izquierda de la pantalla de seguridad. Al hacer esto se activar toda
la seguridad que haya definido. Si esta casilla est des palomeada, el sistema operar sin seguridad.
Nunca deje la opcin de seguridad si no existe por lo menos un grupo de usuarios con acceso a sta!!!
En caso de requerirlo tambin podr:

Editar un Usuario.

Usted podr editar un usuario si desea cambiar algn dato como por ejemplo la contrasea. Primero seleccione el grupo de usuarios
del usuario que desea editar con el ratn. Despus seleccione el usuario con el ratn que desee editar.

Oprima el botn

que se encuentra en la parte inferior de la lista de usuarios y se abrir la pantalla para que

cambie lo que usted quiera de ese usuario y de clic en

cuando haya terminado.

Eliminar un Usuario.

Tambin se pueden borrar los usuarios si as lo desea.

Para suprimir usuarios, seleccione el grupo de usuarios del usuario que desee borrar. Una vez hecho esto
seleccione el usuario que desee borrar y oprima con el ratn el botn
que se encuentra en la parte
inferior de la lista de usuarios. El sistema le pedir una confirmacin si es que desea eliminar el usuario y al decir
que s, quedar borrado.

Cuando haya terminado, haga clic en

y estar listo para empezar a trabajar con los usuarios.

Ya definida la seguridad, cada vez que alguien desee entrar al sistema aparecer una pantalla que pedir un nombre de usuario y la
contrasea como se muestra a continuacin:

El sistema no permitir acceso si el nombre de usuario o la contrasea son incorrectos. Ya que se haya ingresado al sistema, los
usuarios nicamente vern los mdulos y podrn hacer las operaciones a las que se les concedi el permiso.

Accesos
A continuacin se explicarn todos los accesos que muestran el diagrama de rbol y qu es lo que restringe cada opcin.
: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este
mdulo, si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn sea el caso.
: dar acceso al submdulo de clientes donde se podr tener acceso a las fichas de los
clientes, este submdulo a su vez tiene tres restricciones:
: Esta opcin otorga o quita el acceso a la edicin del descuento
desde la ficha de un cliente.
: Esta opcin sirve para que se de o se quite el acceso para la
edicin del lmite de crdito desde la ficha de un cliente.
: Esta opcin permitir o impedir que se pueda editar el plazo
de pago a un cliente.

: dar o quitar el acceso al submdulo de tipos de cliente.


: dar o quitar el acceso al submdulo de cotizaciones. Este submdulo a su vez
permite otras restricciones:
: permitir o denegar que se pueda acceder
para agregar un encabezado y pie de pgina a una cotizacin.
: Cuando una cotizacin es impresa, el sistema le asigna una
fecha de recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se
quita la fecha de recibido de la cotizacin se desbloquear y nuevamente se podrn hacer
cambios. Esta opcin permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear
una cotizacin. (Ver submdulo de cotizaciones).
: permitir o quitar el acceso al submdulo de pedidos. Este submdulo permite otras
restricciones:
: Esta opcin sirve para restringir si se puede reactivar un pedido cancelado.
: Con esta opcin usted podr restringir la cancelacin de pedidos a los
usuarios que usted desee.
: El sistema permite convertir un pedido a una factura, si
esta opcin est restringida para los usuarios no permitir hacer dicha operacin.
: Cuando un pedido es impreso, el sistema le asigna una fecha de
recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se quita la
fecha de recibido del pedido se desbloquear y nuevamente se podrn hacer cambios. Esta opcin
permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear un pedido. (Ver
submdulo de pedidos).
: otorgar o quitar acceso para entrar al expediente de un pedido.
: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en
un pedido.
: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a un pedido.
: podr quitar el acceso para que los usuarios registren o consulten
la comisin de ventas que se tiene que pagar de un pedido.
: podr eliminar el acceso para que se entregue la mercanca de un pedido.
: podr restringir el acceso para que un empleado pueda aceptar el
descuento de un pedido cuando no est autorizado para otorgar dicho descuento. Usted podr

visualizar en el pedido una bandera que dice Aceptado, eso se refiere a que el descuento
registrado ha sido aceptado y usted puede restringir dicha aceptacin.
: podr impedir a los usuarios que puedan entregar de
manera masiva la mercanca de los pedidos.
: podr inhabilitar la opcin a los usuarios de que puedan validar o no validar
los pedidos.
: Los empleados que tengan restringida esta funcin no podrn
editar el plazo de pago en un pedido.
: permitir o quitar el acceso al submdulo para registrar las devoluciones
por consignacin.
: permitir o quitar el acceso al submdulo de facturas. Este submdulo cuenta con las
siguientes restricciones:
: Cuando una factura es impresa, el sistema le asigna una fecha
de recibido y una vez hecho esto el documento queda bloqueado y no se podr editar. Si se quita
la fecha de recibido de la factura se desbloquear y nuevamente se podrn hacer cambios. Esta
opcin permite o impide que se pueda quitar la fecha de recibido y as desbloquear una factura.
(Ver submdulo de facturas).
: podr restringir el acceso para que un empleado pueda aceptar el
descuento de una factura cuando no est autorizado para otorgar dicho descuento. Usted podr
visualizar en la factura, una bandera que dice Aceptado, eso se refiere a que el descuento
registrado ha sido aceptado y usted puede restringir dicha aceptacin.
: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en
una factura.
: podr quitar el acceso para que los usuarios registren o consulten
la comisin de ventas que se tiene que pagar a un vendedor de una factura.
: podr quitar el acceso para que los usuarios puedan programar la
facturacin peridica.
: tendr la facultad de eliminar el acceso para que los usuarios puedan
crear las notas de crdito, las cuales se hacen desde la factura.
: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a una factura.
: podr impedir el acceso para que los usuarios puedan crear notas de
cargo, donde esta operacin se tiene que hacer desde una factura.

: Con esta opcin usted podr restringir la cancelacin de las facturas a los
usuarios que usted desee.
: Esta opcin sirve para restringir si se puede reactivar una factura cancelada.
: podr impedir que los usuarios cambien el nmero de las facturas.
: tendr la facultad de permitir que los usuarios cambien la fecha de las
facturas que ya se han creado.
: podr permitir o denegar el acceso a la vista de las notas de crdito.
: podr permitir o denegar el acceso a la vista de notas de cargo.
Usted tendr la facultad de dar o eliminar el acceso a las consultas correspondientes del mdulo ce clientes.

Podr dar nicamente el acceso a las consultas que sean apropiadas para un perfil de usuarios.
Al igual que las consultas, podr dar o quitar el acceso a los reportes que sean apropiados para un grupo de usuarios definido.

Podr agregar o quitar el acceso a las grficas que corresponden al mdulo de clientes.

: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este
mdulo, si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn los submdulos que est
permitiendo el acceso.
: dar acceso al submdulo, donde podr tener acceso a las fichas de los proveedores.
: podr otorgar el acceso a este submdulo y a su vez presenta las siguientes
restricciones:
: tendr la facultad de eliminar el acceso para que se entregue la mercanca de
un pedido.
: podr inhabilitar la opcin a los usuarios de que puedan validar o no validar
los pedidos.

: podr restringir que los usuarios puedan ver los precios de venta en
un pedido.
: podr impedir que los usuarios puedan registrar pagos a un pedido.
: restringir el acceso al submdulo de facturas proveedor.
: podr impedir el acceso al mdulo de devoluciones.

: Podr dar o quitar accesos a las consultas que presenta el


mdulo de proveedores.

: Podr dar o quitar acceso a los reportes que presenta el mdulo de proveedores.
: Podr dar o quitar acceso a las grficas que presenta el mdulo de proveedores.
: Al des palomear esta opcin no se tendr acceso a ningn elemento que forme parte de este mdulo,
si est palomeada, se tendr acceso a parte del mdulo o a todo el mdulo segn los submdulos que est permitiendo el
acceso.
: dar o quitar acceso al mdulo de inventario, donde se captura todo el catlogo de sus
productos y dentro de este submdulo usted podr restringir lo siguiente:
: impedir que los usuarios puedan ver los precios de venta a pesar de
que tengan acceso al mdulo de inventario.
: Los usuarios que no tengan este permiso, no podrn modificar
los precios de venta de su catlogo de productos.
: Quien no tenga este acceso no podr modificar los costos de
los productos de su catlogo de productos.
: Cuando crea un artculo, tiene una
opcin para indicar si es un producto nuevo en el catlogo; si usted quita este permiso no se podr
hacer dicha validacin.
: Los usuarios que no tengan este permiso, no podrn ver el costo de
un producto.

: otorgar o impedir el acceso al submdulo de transferencia entre almacenes.


: restringir el acceso al submdulo de correcciones manuales al inventario.

: podr dar o quitar accesos a las consultas que presenta el


mdulo de inventario.
: impedir el acceso a los usuarios que no tengan este
permiso a la herramienta de conciliacin de productos que se explica en el mdulo de inventario.
: impedir el acceso de los usuarios a la herramienta de
adaptacin de precios al catlogo, la cual permite cambio de precios masivos a su catlogo de productos y se
explica en el mdulo de inventario.
: En la ficha de cada artculo existe una opcin que indica que el producto se
podr vender en negativo (es decir llevar existencias negativas del producto) o no. Los usuarios que no tengan
este permiso no podrn modificar esa opcin.
Para los mdulos: Banco, Empleados, Proyectos, Tareas, Produccin y Grficas no existen opciones extra, nicamente se dan o se
quitan acceso a los mdulos, submdulos, consultas, grficas y reportes. A continuacin se muestran los rboles de seguridad de los
mdulos restantes:

: El diagrama de opciones contiene todas las opciones adicionales del sistema que no estn contenidas en un
mdulo en s, a continuacin se explican todas las opciones adicionales a los mdulos que se pueden restringir:
: impide el acceso a los grupos de usuarios que no tengan permiso a la seguridad del sistema, es decir
a la opcin que se est explicando en este captulo del manual. A esta opcin se accede desde la barra de mens, en el
men de herramientas.
: impide el acceso a la configuracin de formatos. A esta opcin se accede desde la barra de mens,
en el men de herramientas. (Ver Formatos)

: Se puede restringir el acceso a la configuracin de divisas. A esta opcin se accede desde la barra de
mens, en el men de herramientas.
(Ver Divisas)
: podr quitar el acceso a la configuracin de multialmacenes. A esta opcin se accede desde la
barra de mens en el men de herramientas.
(Ver Multialmacn)
: restringe el acceso a las opciones del sistema. Las opciones se accedan desde la barra de mens,
en el men de herramientas.
(Ver Opciones)
: impide el acceso a que se hagan respaldos de la base de datos. A esta opcin se accede desde la
barra de mens en el men de herramientas.
: puede quitar el acceso a la pantalla de la informacin de la compaa. A esta opcin
se accede desde la barra de mens, en el men de Archivo.
: impide el acceso a la captura de prestaciones y gastos. A esta opcin se accede desde
la barra de mens en el men de herramientas.
(Ver Captura de Prestaciones y Gastos)
: impide el acceso a la generacin de facturas peridicas. A esta opcin
se accede desde la barra de mens en el men de herramientas.
: podr restringir el acceso al reporte de Situacin General. A esta opcin se accede desde
la barra de mens, en el men de Reportes.
: para la opcin de captura de prestaciones y gastos, los empleados pueden
ver la tarifa cuando se est capturando una prestacin. Si usted quita este permiso, los usuarios no podrn ver dichas
tarifas por empleados.
: Dentro de la captura de gastos en la opcin de prestaciones y
gastos, se pueden capturar gastos e indicarles por medio de una bandera si son con comprobante o sin comprobante. Si
usted quita este permiso, los usuarios no podrn ver la bandera de comprobante y cada vez que capturen un gasto, por
default se capturar sin comprobante.
(Ver Captura de Prestaciones y Gastos)
: En la opcin de captura de prestaciones y gastos, se puede editar una
prestacin y un gasto, al deshabilitar este permiso, los usuarios no podrn editar una prestacin o un gasto.
(Ver Captura de Prestaciones y Gastos)
: Al deshabilitar este permiso, los usuarios no podrn bajar el catlogo centralizado.

Opciones
Dentro de esta opcin podr determinar los parmetros bases bajo los cuales su programa funcionar. Opciones cuenta con diez
pestaas:

General
Definir los parmetros base por medio de los cuales trabajar su programa.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


Divisa base
Podr escoger la divisa base que utilizar para
realizar todas las operaciones dentro de su programa. Tenga en cuenta que podr modificar la divisa si le fuera necesario
desde la operacin que est realizando, por lo que normalmente esta opcin debe de estar en pesos mexicanos si es que
sus operaciones se encuentran en Mxico.
Idioma
utilizar en su programa.

Podr seleccionar de igual manera el idioma base que

IVA
dentro de su programa.

En esta opcin usted podr establecer el porcentaje de IVA que manejar

Ligar descuento con tipo de pago


Para permitir un descuento en un Pedido o
Factura, adems de autorizarlo con una clave de descuento, puede solicitar que antes se establezca el tipo de pago como
una medida ms de seguridad y eso se logra activando esta opcin.

Mostrar cubicaje
Si a usted le interesa manejar sus productos por medio del cubicaje, podr
agregar este campo dentro del Mdulo inventario y poder registrar cual ser la capacidad necesaria (m3) para almacenar sus
productos en su bodega.

Limitar artculos al catalogo (Ventas)


Con esta opcin usted permite o no
anexar ms artculos en su catlogo de inventario an cuando no se hayan dado de alta previamente.

Activar E-Business

si usted cuenta con Web-Store usted deber de habilitar esta opcin.

Activar lmite de crdito


Podr indicar si desea establecer un lmite de crdito a cada uno
de sus clientes. Cuando se activa la opcin, el sistema le enviar alarmas cada vez que usted haga una operacin de venta
con el cliente y tenga su lmite de crdito sobrepasado.
Bloquear Factura
Dentro de la opcin Activar lmite de crdito
puede palomear la opcin de Bloquear factura si se alcanz el lmite de crdito. As el sistema no le permitir imprimir un
pedido o una factura cuyo monto, sumado a los importes de cuentas por cobrar de ese cliente, sea superior a su lmite de
crdito.
Cargar todos los clientes en documentos impresos:
Cada
vez que vaya a hacer un nuevo documento a uno de sus clientes (cotizacin, pedido o factura) se carga una lista de todos
sus clientes que estn dados de alta en el sistema. Cuando uno de estos documentos ha sido impreso, ya no carga la lista

de todos los clientes, sino nicamente muestra el cliente al que se le hizo el documento. Si esta opcin se encuentra
habilitada, el sistema cargar la lista de todos los clientes en los documentos que han sido impresos.
Mostrar mensaje antes de imprimir
La impresin
masiva se hace de la facturacin peridica como se mostr anteriormente, si se encuentra esta opcin seleccionada, en la
impresin agrupada aparecer un mensaje confirmando la configuracin de la impresin.
Cantidad impresin
Dentro de este campo indicar el nmero de copias que
necesite al momento de mandar a imprimir sus documentos.
Aumentar gastos de prestacin sin comprobante de
En prestaciones y gastos, a la hora de capturar un
gasto se le puede indicar por medio de una bandera si tiene comprobante o no. En el caso de todos los gastos sin
comprobante se les puede aumentar automticamente un porcentaje como recargo al no tener comprobante. Desde esta
opcin se indica el porcentaje para que se aumente automticamente a todos los gastos que no estn capturados con
comprobante.
Servidor de Consultas
Al activar esta
opcin podr, al momento de agregar nuevas consultas a los mdulos del programa, visitar, consultar y descargar consultas
adicionales alojadas en nuestro sitio Web.
Ensear IVA
Habilitar el campo de IVA en las partidas a la hora de hacer un pedido o factura
cliente/proveedor o una cotizacin de tal manera que podr ver o modificar el IVA correspondiente a cada producto al
momento de realizar documento.
Ensear Clave
Esta opcin habilitar el campo de la clave de sus productos en las partidas de sus
documentos (cotizacin, factura, pedido, etc.)
Incluir IVA a la venta
Podr visualizar el precio de venta con IVA incluido por partida para
cualquier documento (cotizacin, pedido o factura).
Seleccionar artculos de una lista
Esta opcin le permite desplegar o no la lista
de sus artculos contenidos en Inventario, al momento por ejemplo de realizar un pedido cliente/proveedor, factura
cliente/proveedor o cotizacin. Tambin habilita la funcin de auto rellenado a la hora de capturar los artculos desde
cualquier documento.
Manejar Nmero de Serie
Esta opcin habilita el campo de nmero de serie para las
facturas cliente, de tal manera que usted tendr este campo adicional para capturar el nmero de serie en cada partida de
sus facturas.
Bloquear captura de prestaciones
podr bloquear la captura de prestaciones y gastos en un rango de das de cada mes.

Usted

Cotizacin
Indica las opciones principales para el submdulo de cotizaciones:

Cotizacin No.
Podr indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de
sus cotizaciones. Por ejemplo si desea que sus nmeros de cotizaciones sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta
opcin.
No. Obligatorio
Si palomea esta opcin cada vez que se realice una Cotizacin el programa le pedir
obligatoriamente el No. de Cotizacin.
Bloquear precios
Cuando usted ingresa un artculo dentro de una Cotizacin, el programa automticamente
enva el precio de lista marcado dentro de su catlogo de productos. El sistema tiene la facilidad de modificar los precios desde una
cotizacin o bien obligar a los empleados a trabajar nicamente con los precios que estn dentro de su catlogo. Con esta opcin,
usted puede bloquear el campo de precios para que nadie pueda realizar cambiarlos en una cotizacin.
Fecha validez obligatoria
Si usted requiere manejar fecha de validez, se le sugiere seleccionar esta
opcin para indicar siempre una fecha lmite hasta la cual se respetar una cotizacin. Si usted habilita esta opcin el sistema no le
permitir guardar una cotizacin si no se le ha capturado una fecha de validez.
Avisar de la NO disponibilidad
Cuando habilitamos esta opcin, y se agregan
productos a la cotizacin y no se tiene disponibilidad, el sistema enviar una alarma de que no se tiene disponibilidad de ese producto.

Pedido
Permite configurar ciertos valores del submdulo de Pedidos Clientes:

Pedido No. Usted indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de sus pedidos. Por ejemplo si desea que sus
nmeros de pedidos sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta opcin.
No. Obligatorio
obligatoriamente el No. de Pedido.

Si palomea esta opcin, cada vez que se realice un pedido cliente, el programa le pedir

Fecha tentativa El programa calcula, segn los das que usted indique en esta opcin una fecha probable de entrega a partir de la
fecha en que est realizando su pedido. Desde aqu usted puede modificar esa opcin
Bloquear precios
Cuando usted ingrese un artculo dentro de un Pedido, el programa
automticamente enva el precio de lista marcado dentro de su Inventario, pero se pueden modificar en un pedido. Por seguridad, usted
puede bloquearlos para que nadie pueda realizar cambios de precio en un pedido cliente.
Bloquear Pedido impreso
Para llevar un mejor control en su contabilidad, es recomendable que en
cuanto se haya impreso un Pedido, habilitando esta opcin, el sistema evitar la reimpresin de pedidos impresos.
Avisar de la NO disponibilidad de producto
Cuando se habilita esta opcin, y se
agregan productos al pedido y no se tiene disponibilidad, el sistema enviar una alarma de que no se tiene disponibilidad de ese
producto.

Agrupar productos matriciales a nivel del padre


En el sistema se pueden
crear productos matriciales, de tal manera que va a existir un producto padre y de este producto se derivarn sus hijos con ciertas
caractersticas, por ejemplo:
Un producto padre puede ser: Zapato para caballero y sus hijos sern:
Zapato para Caballero Color: Negro; Talla: 8
Zapato para Caballero Color: Negro; Talla: 7
Etc.

Si se habilita esta opcin, cada vez que se capturen productos matriciales hijos en un pedido cliente, en lugar de desplegar el nombre
del hijo, se desplegar el nombre del padre.
Poder limpiar pedidos parcialmente entregados
Al habilitar esta opcin, en la
barra de mens, dentro del men de herramientas aparecer una nueva funcin que dir: Limpiar pedidos clientes parciales.
Un pedido cliente se puede entregar toda la mercanca que involucra o se puede entregar parcialmente.
Supongamos que usted hizo un pedido de dos zapatos y solamente entreg uno y que su cliente ya no desea que le entregue el otro
zapato, el estatus del pedido ser entregado parcial, pero a final de cuentas no deber serlo porque ya no se entregar ms mercanca
de ese pedido. A la hora de que usted seleccione la funcin de Limpiar pedidos clientes parciales el sistema convertir todos los
pedidos que tiene como parcialmente entregados en entregados. Poniendo en negativo la mercanca que no se entreg en los pedidos
que estaban parciales, para que quede evidencia de que alguna vez ese pedido no fue entregado tal y como se haba planeado.
Usar preparacin antes de entregar
Si usted necesita revisar su entrega en formato
corroborando los datos, deber seleccionar esta opcin. Con esta opcin usted podr capturar la informacin e imprimirla antes de
efectuar la salida de mercanca de su almacn.
Factura
Estas son las opciones que encontrar dentro del submdulo de Facturas

No. Factura
Podr indicar el nmero de caracteres que utilizar la numeracin de sus
pedidos. Por ejemplo si desea que sus nmeros de pedidos sean de cuatro caracteres, habr que escribir NNNN en esta
opcin.
No. Obligatorio
Si palomea esta opcin cada vez que se realice una factura cliente el programa le
pedir obligatoriamente el No. de factura.
Serie No. de factura
Active esta opcin si al momento de generar una factura desea ingresar la
serie de la factura junto al nmero de factura para llevar control de la serie a la que pertenece y as poder ingresar por
ejemplo el mismo nmero de factura pero de series diferentes.
Justificar tipo de prestacin
Si usted selecciona esta opcin, el programa le indicar
en el campo de Leyenda dentro de Notas/Facturas en el Mdulo Clientes, una descripcin de cmo sern realizados sus
pagos.
Documento por Default
Desde el submdulo de facturas, usted
podr crear notas de remisin o facturas, a la hora de crear un nuevo documento, mediante esta opcin usted podr definir
qu tipo de documento se crear por default a la hora de crear un nuevo registro desde este submdulo, aunque usted podr
modificar si es nota o factura manualmente desde cada documento, por conveniencia seleccione el tipo de documento que
ms utilice.

Bloquear precios
Cuando usted ingrese un artculo dentro de una Factura, el programa
automticamente enva el precio de lista marcado dentro de su Inventario, pero se pueden modificar en un manualmente
dentro de una factura. Por seguridad, usted puede bloquearlos para que nadie pueda realizar cambios de precio en una
factura cliente.
Mismos nmeros para Notas/facturas
Para evitar tener dos folios diferentes
en sus Notas y Facturas, seleccione esta opcin y le permitir llevar el mismo folio para ambas.
Bloquear Facturas impresas
Para llevar un mejor control en su contabilidad, es
recomendable que en cuanto se haya impreso una Factura, si usted habilita esta opcin, ya no podr reimprimir las facturas
impresas.
Poder vender de otra sucursal
Al contar con SynchroServer usted podr ver el
inventario de sus dems sucursales lo que le facilita el poder hacer ventas de los artculos aunque no estn presentes en su
sucursal. Si usted cuenta con SynchroServer, podr seleccionar esta opcin y se habilitar el campo de sucursal dentro de la
factura, donde usted podr especificar de qu sucursal est vendiendo y descontar la mercanca de la sucursal que usted
haya seleccionado.
Mostrar nmero de gua
Esta opcin habilita un campo en las facturas para que usted pueda
capturar el nmero de gua dentro de la factura si as lo requiere.
Facturas Peridicas
Esta opcin le permite generar facturas peridicas automticamente, si usted
vende un producto o servicio a un cliente en una fecha peridica, puede generar dichas facturas sin necesidad de cargar los
datos nuevamente. Esta opcin habilita dicha funcionalidad.
Listas de venta:

Ensear Costos
Seleccionando esta opcin usted podr ver los costos por partida en sus facturas,
siempre y cuando el artculo se encuentre dentro del catlogo de inventario.
Ensear Proyecto
dentro de sus facturas.
Facturacin Automtica:

A la hora de activar esta opcin usted podr asignar un proyecto por partida

Anteriormente hemos visto que se pueden generar facturas de prestaciones, gastos y peridicas. Estas facturas deben de llevar un
ttulo y/o una descripcin y es desde aqu donde se hace esa configuracin.
Primero deber de seleccionar el tipo de factura a la cual quiere asignarle el texto automtico.
Escribir en ttulo, el texto que quiera que se escriba automticamente en el campo Ttulo para la generacin del tipo de facturas
seleccionado.
Escribir en el campo Lista, el texto que quiera que se escriba automticamente en la descripcin para la generacin del tipo de
facturas que haya seleccionado. Si usted desea que el sistema asigne automticamente el mes y el ao de la factura correspondiente
usted deber de escribir en lista para el mes [mmmm] y para el ao: [yyyy]
Ejemplo:
Usted desea que todas facturas peridicas que genere en el sistema contengan el ttulo Igualas del mes y que en la descripcin se
especifique el texto: Cargo por Iguala Mensual correspondiente al mes de (mes corriente) del ao (ao corriente) usted deber de
hacer lo siguiente:
Seleccionar Facturas peridicas en la parte de facturacin automtica del sistema.
En ttulo poner Igualas del Mes
En lista escribir: Cargo por Iguala Mensual correspondiente al mes de [mmmm] del ao [yyyy].
Para el caso de las facturas de prestaciones y gastos, el texto automtico se asignar de la misma manera.
Para ms informacin de cmo programar facturas peridicas, ver mdulo de facturas.
Para ms informacin de cmo generar facturas automticas ver Generacin de Facturas Peridicas
Impresin Pedimento: Cuando usted importa la mercanca que vende, tiene que justificar la procedencia a la hora de
imprimir sus facturas, habilitando estas opciones usted podr imprimir en sus facturas:

El nmero de pedimento
La fecha de entre
La Cantidad

El Puerto al que lleg su mercanca


Para la impresin de los datos de importacin, el programa utilizar el sistema de Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), en
base a este criterio, el sistema asignar e imprimir automticamente estos datos de importacin en sus facturas.
La captura de pedimentos se hace desde el pedido proveedor desde la remisin de entrega de mercanca.
Para ms informacin de importacin, ver mdulo de Pedidos Proveedor, donde se encuentra el mdulo de importacin.
Cdigo de barras
BusinessAdmin maneja un cdigo de barras para cada uno de sus productos, usted podr indicar si desea que el programa de
automticamente el nmero de cdigo o usted lo establecer.
Esta opcin aplica nicamente si usted va a utilizar BusinessAdmin para la impresin de sus etiquetas de cdigo de barras.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


Cdigo de barras automtico
Al seleccionar esta opcin el programa le asignar a su
producto un nmero de cdigo de barras automtico y secuencial, basndose en el nmero auto numrico que el sistema
asigna a cada registro (ID).

Tipo Cdigo de barras


Dentro de este campo, usted elegir
de cuantos dgitos desea manejar su cdigo de barras de cada uno de sus productos, podr elegir entre 8 y 13 dgitos.
Archivo de Definicin
Deber contar ya con un
archivo que contenga el formato para imprimir sus etiquetas el cual deber estar registrado en este campo; para localizarlo
haga clic en el icono carpeta que aparece a la derecha.
Inventario
Aqu se contienen las opciones para trabajar con su Inventario:

Concatenar Familia y grupo


Familia y grupo son dos opciones de clasificacin de los
productos y funcionan como campos independientes. Si usted selecciona esta opcin, podr ver concatenados los campos
de familia, grupo y artculo (ver mdulo de inventario) en los documentos que usted haga (cotizaciones, pedidos, facturas,
etc.)

Descripcin multa-idioma
Como podr ver ms adelante, el sistema cuenta con la opcin
de manejar un idioma por cliente, proveedor, cotizacin, etc. Al activar esta funcin, usted podr enviar documentos
(cotizaciones, pedidos, facturas, etc.) en el idioma que haya seleccionado (ingls, francs o espaol). Activando esta opcin,
se activa la opcin multa- idioma que se encuentra dentro del mdulo de Inventario donde usted podr capturar las
descripciones de sus artculos en otro idioma y as completar esta funcionalidad.
Permitir artculos duplicados
El sistema no permite que existan artculos con el mismo
nombre en su catlogo de productos. Si usted habilita esta opcin, BusinessAdmin permitir que si pueda haber artculos
dentro de su catlogo con el nombre idntico.
Vender por regin
Al habilitar esta opcin, y en caso de que usted cuente con CashPoint en lnea
o SynchroServer, usted podr asignar precios por regin (sucursal). Donde la regin se asigna en Multialmacn a cada
sucursal (ver Multialmacn).
Mostrar precios venta con IVA incluido
Si usted necesita que sus precios
de venta incluyan el IVA, seleccione esta opcin. De lo contrario, los precios de venta sern considerados sin IVA y sobre eso
el sistema estar operando.
Mostrar precios compra con IVA incluido
precios de compra incluyan el IVA, seleccione esta opcin.
Mostrar precios costo con IVA incluido
de costo incluyan el IVA, seleccione esta opcin.

Si usted necesita que sus

Si usted necesita que sus precios

Mostrar ms categoras
El sistema permite categorizar los productos en familia y grupo, si
usted requiere ms categoras para clasificar su inventario, podr seleccionar la opcin mostrar ms categoras y palomear
las categoras extra que necesite (se pueden aadir dos categoras ms).
Manejo de lotes y caducidad
Activando esta opcin, podr registrar el lote y fecha de
caducidad cada vez que se haga un movimiento que afecte el almacn (entrega de pedidos, transferencias entre almacenes).
Manejo de Racks y Posiciones
Cuando esta opcin est palomeada, el sistema
permitir que usted asigne una posicin exacta de cada uno de sus productos dentro de sus almacenes segn los racks que
configur, creando una nueva pestaa llamada Racks dentro de la ficha de los productos en el catlogo de inventario (ver
racks e inventario). Adems usted podr capturar la posicin de entrada o salida cada vez que haga un movimiento que
afecte el inventario (remisin de entrega de mercanca, remisin de salida de mercanca, transferencias entre almacenes).
Almacn principal
En esta opcin seleccione de la lista desplegable
cul ser el almacn en donde se modificarn automticamente las cantidades al momento de las compras y ventas, es decir
el almacn principal de entradas/salidas.

En clculo de Disponibilidad
Recuerde que existen dos tipos de
almacenes que son franquicias y cuarentena, los cuales no afectan a la disponibilidad del producto, entonces con estas
opciones usted podr:
Incluir las cantidades de Franquicias: Dentro del clculo de disponibilidad de cantidades en inventario usted decide si
incluir sus artculos que existan en almacenes de tipo franquicia.
Incluir las cantidades de cuarentena: Dentro del clculo de disponibilidad de cantidades en inventario usted decide si
incluir sus artculos que existan en almacenes de tipo cuarentena.

Matriz de Productos
Si usted maneja productos que incluyan
varias caractersticas y cada caracterstica implique el agregar un nuevo producto a inventario, seleccione la opcin de matriz
para que le sea ms fcil manejar sus productos. Al activar esta opcin usted podr crear una matriz en un artculo padre y
a travs de esta matriz se podrn crear hijos.
Por ejemplo, usted puede tener un artculo que sea Playera, dentro de este artculo usted puede tener dos variables que sern talla y
color.
Suponiendo que tiene talla chica mediana y grande y que los colores son blancos y negros usted podr crear una matriz en un artculo
padre y sobre este basar a sus hijos, de tal manera que usted tendr un artculo que funcionar como padre que ser:
Playera
En base a las caractersticas del padre se crearn los hijos que sern:
Playera Color: Negra; Talla: Chica
Playera Color: Negra; Talla: Mediana
Playera Color: Negra; Talla: Grande
Playera Color: Blanca; Talla: Chica
Playera Color: Blanca; Talla: Mediana
Playera Color Blanca: Talla: Grande
Si usted activa esta opcin, podr trabajar por medio de la matriz de productos.
Precios padre base para hijos
Activando esta opcin, el precio de venta que se le asigne a un artculo padre, ser el precio que tendrn los hijos sin poder modificarlo
individualmente para cada uno de ellos. Si esta opcin est desactivada, se podr asignar los precios de los hijos por separado.
Sumar cantidades a nivel del padre
Activando esta opcin usted podr llevar el inventario de los artculos matriciales a nivel del padre. Por ejemplo:

Usted tiene 3 Playeras Negras talla Chica y 5 playeras blancas talla mediana.
El inventario a nivel del padre ser de 8 Playeras.

Conexin a un catlogo centralizado


conectarse al catlogo centralizado para bajarlo a su sistema.

mediante esta opcin podr

Servidor de Imgenes
en esta opcin
usted podr indicar su servidor de imgenes, ya que para las cotizaciones con fotos es necesario que estas imgenes estn
grabadas en un servidor de Internet, donde el nombre del archivo de la imagen debe ser idntico al nombre del archivo desde
su servidor.
Cliente
Opciones para configurar su Mdulo Clientes.

Actividad por default


Podr indicar qu tipo de actividad
desea que aparezca por default al momento de dar de alta un cliente (ver submdulo de Clientes), lo podr indicar
dependiendo de la actividad que maneje principalmente con sus clientes, misma que podr modificar si lo necesita.
Mantenimiento
Cuando usted necesite realizar mantenimiento a su programa (respaldos, compactar base de datos), puede desde esta opcin avisar a
sus usuarios as como darles tiempo para que guarden la informacin que estn trabajando, antes de cerrar el sistema y comenzar con
las tareas de mantenimiento.

Activar el monitoreo de mantenimiento

Con ese

Campo usted activa el mantenimiento.


Tiempo para cerrar el sistema cuando ya vaya a realizar su mantenimiento, el programa da tiempo para que los usuarios
conectados terminen sus trabajos y guarden la informacin. Aqu usted indica cuanto tiempo tendrn los usuarios para
terminar sus procesos y cerrar sus ventanas. Cuando no se est efectuando ningn mantenimiento, el valor de este campo
deber de ser de -1.
Mensaje Indique aqu el mensaje que quiere enviar a sus usuarios para avisarles sobre el mantenimiento y el cierre del
programa.
Iniciar

Cuando selecciona iniciar, el reloj empieza a marcar el tiempo

Remanente para cerrar el programa.


Usuarios conectados
En esta ventana podr observar los usuarios que estn conectados al programa.
Actualizar

Despus de haber realizado los cambios a su programa y

De haber transcurrido el tiempo que les dio a sus usuarios para conectarse nuevamente, indique actualizar para saber que
usuarios siguen han conectado al programa.
Carpeta de Respaldo
Usted podr
definir en este campo la ruta donde usted desee que se guarden sus respaldos una vez hechos.
Listas
En esta pestaa usted podr configurar todas las listas que se pueden llegar a capturar en sistema como: formas de pago, plazos de
pagos, tipos de empleados y prcticamente cualquier campo en sistema que despliegue una lista para poder asignarle un valor.

Del lado izquierdo de la pantalla se despliegan las listas que maneja el sistema y del lado derecho los valores de la lista que est
seleccionada en ese momento.
Para agregar o quitar valores a una lista, bastar con seleccionarla para que del lado derecho de la pantalla nos muestre los valores
que existen en la lista. Usted podr agregar, editar o suprimir los valores que desee. (Ver manejo de tablas)

Ms adelante se mencionar qu campos utiliza una lista para que pueda identificar absolutamente todas las listas que existen en el
sistema, de las cuales las ms importantes son:
Plazo de Pagos, Trmino de Pagos, Tipo de Gastos, Tipos de cuentas Bancarias, Tipos de Clientes, Modos de Pago, Regiones y
Etapas de CRM.
Existen listas que tienen un manejo distinto y es importante mencionar cmo capturarlas.

Creacin de Trminos de Pago:

Se crean desde la pestaa de listas en las opciones del sistema, donde primero tendr que definir los plazos de pago. Para hacer
esto, seleccione con el ratn la lista: General: Definicin de Plazos. Una vez hecho esto, usted podr ver del lado derecho de la
pantalla los valores que tienen los plazos de pago como se ve a continuacin:

Del lado derecho usted podr definir el nombre del plazo de pago y la duracin que tiene dicho plazo, la cual se puede medir en das,
meses o semanas. Ya que se termin de dar de alta los trminos de pago, habr que dar clic con el ratn en el botn aceptar.
Aqu se darn de alta todos los trminos de pago, indicando si estos plazos procedern a la venta y/o a la compra y se fijar un
porcentaje de descuento sin que se tenga que pedir una autorizacin cuando se haga alguna rebaja y se est utilizando este plazo de
pago.
Una vez dado de alta, habr que asignarle al trmino de pago, el(los) plazos que aplican, por ejemplo veamos el caso de 50% de
anticipo y 50% de crdito. Lo seleccionaremos y haremos clic en el botn

donde veremos la siguiente pantalla:

Observe que en este caso se est indicando que cada vez que se use este trmino de pago me deben o debo de pagar el 50% a un
plazo inmediato (0 das) y el otro 50% deber de ser liquidado en un mes (30 das). Dese cuenta que en la lista que despliega el
campo plazo, aparecen los valores definidos en la lista General: Definicin de Plazos y que previamente se dieron de alta.
Estos plazos de pago los podremos asignar a un pedido/factura cliente/proveedor, segn se hayan definido a la venta/compra.
Una vez definido el trmino de pago, habr que pulsar el botn salir y luego aceptar para guardar los cambios.
Impuestos
En esta pestaa usted podr configurar el porcentaje del impuesto que se cobrar al realizar sus facturas, as como el tipo de impuesto
a cobrar.

Informacin Compaa
Dentro de esta opcin podr ingresar los datos de su empresa.

Una vez guardados los cambios y al ingresar de nuevo a la pgina principal, usted podr ver el nombre de la empresa en la parte
superior izquierda.
Compactar y reparar
Mediante esta opcin usted podr compactar el tamao de su base de datos de forma tal que ocupe menos espacio en el disco duro
de la computadora.
Es recomendable hacer esta operacin por lo menos una vez a la semana.
Para poder realizar esta funcin no deber haber otros usuarios conectados a la base de datos, en caso de que los haya use el
mantenimiento del sistema que se encuentra en las opciones (ver Opciones pestaa de mantenimiento).
Para compactar los datos nicamente hay que seleccionar la funcin del men de herramientas y cuando haya terminado el sistema
nos arrojar la siguiente alarma:

Una vez hecho esto el proceso habr terminado.

Respaldar
Mediante esta opcin usted podr realizar una copia de seguridad de sus datos en la ubicacin del disco duro especificada desde las
opciones del sistema en la pestaa de mantenimiento.
Para poder realizar esta funcin:

No deber de haber otros usuarios conectados a la base de datos, en caso de que los haya use el mantenimiento del sistema
que se encuentra en las opciones (ver Men Herramientas->Opciones pestaa Mantenimiento)

Deber tener definida la ruta donde se guardara el respaldo de su Base de Datos (ver Men Herramientas- >Opciones pestaa
Mantenimiento)

Para hacer el respaldo nicamente hay que seleccionar la opcin del men de Herramientas y el sistema comenzar a hacer el
respaldo.
Al terminar el proceso aparece el siguiente mensaje de confirmacin:

El respaldo es un archivo comprimido que se crea en la ruta que se defini. El archivo del respaldo iniciar con las letras va y
posteriormente mostrar la fecha con la que se hizo el respaldo.

Tenga cuidado con los respaldos. Cuando usted pega el archivo BA.mdb, est sustituyendo a la base de datos actual, no haga
esta operacin si no tiene previamente respaldada su base de datos, de lo contrario perder toda la informacin que haya grabado
posteriormente a cuando hizo el respaldo!!
Reportes
En el men de Reportes encontrar las siguientes opciones:

Lista de precios: Desde aqu usted ver su lista de precios al pblico o bien por tipo de cliente segn haya configurado sus
precios en el mdulo de inventario. Al seleccionar dicho icono, aparece la siguiente pantalla:

Usted podr seleccionar el tipo de cliente, del que desea generar dicha lista, donde si selecciona pblico, se generar la lista de
precios al pblico. O bien podr seleccionar la lista de precios para un cliente determinado segn lo haya configurado en su catlogo
de precios. Podr escribir un ttulo a la lista de precios y finalmente podr generar su lista con o sin IVA. Una vez que est listo oprima
el botn

y su lista de precios aparecer en pantalla para que pueda imprimirla:

Para salir del reporte nicamente cierre la pantalla y regresar al sistema.

Valor Total Inventario: Este segundo icono muestra el valor de su inventario. Al seleccionarlo ver la siguiente pantalla:

Primero seleccionar el almacn o bodega de la cual quiere valorar el inventario, y podr verlo por grupo o bien por artculo.
Finalmente podr seleccionar una fecha de la cual quiere obtener su valor. Si este campo se queda en blanco, el sistema toma todo el
histrico para su valoracin. Cuando est liste oprima

y aparecer el reporte:

Como puede darse cuenta el sistema le valora su inventario de manera total, por grupo, por familia en base a cuatro tipos de
valoracin de inventario: Costo actual, Costo Promedio, Costo PEPS (Primeras Entradas Primeras Salidas), Costo UEPS (ltimas
Entradas Primeras Salidas.
Como podr ver es un reporte, y la navegacin es como se explic en el captulo de navegacin a travs de reportes.
Para salir del reporte nicamente cierre la pantalla y regresar al sistema.

Kardex: Aqu podr ver todas las entradas y salidas generadas desde el sistema. Al seleccionar este icono aparece la siguiente
pantalla:

Podr asignarle un ttulo a su reporte y buscar un producto en especfico para ver su Kardex, filtrndolo por fecha. Si usted deja en
blanco los campos se generar un reporte de Kardex de manera global. Cuando est listo pulse
reporte:

y aparecer el

Se dar cuenta que aparecen todas las entradas y salidas registradas por producto.
Como podr ver es un reporte, y la navegacin es como se explic en el captulo de navegacin a travs de reportes.
Para salir del reporte nicamente cierre la pantalla y regresar al sistema.

Situacin General: Le ofrece la opcin de generar una planilla en Excel que le permite evaluar en forma global cul es la
situacin general de la empresa.

Seleccione el reporte de situacin general y comenzar a procesarse. Finalmente se abre una planilla de Excel con informacin general
de la empresa que contiene 6 hojas donde la primera hoja contiene:

La facturacin por mes comparada contra el ao anterior.

Las compras por mes comparadas contra el ao anterior.

Las cuentas por cobrar y cuentas por Pagar.

El valor del Inventario.

Anlisis de flujo de Capital.

Estatus de las Cuentas Bancarias.

Los Gastos por mes comparados contra el ao anterior.

Una grfica de la Utilidad.

La Segunda hoja del archivo de Excel que se genera contiene las ventas por clientes.

La tercera hoja del archivo de Excel contiene las compras por proveedor

Las ltimas tres hojas, contienen grficas de facturacin, compras y finalmente Gastos.


Ayuda
En este men encontrar las siguientes opciones

Subir Base de Datos a Soporte: Esta opcin le permite subir una copia de su base de datos a nuestro servidor de FTP.

Acerca de Logical Concept: Al oprimir este icono aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla usted podr ver la versin de BusinessAdmin que est instalada en su computadora, un link a la pgina principal de
Logical Concept, un mail para mandar contactarse con Logical Concept y por ltimo tendr la opcin de des registrar su programa.

4.1.6 Barra inferior


Se encuentra ubicada en la parte inferior de la pantalla y contiene los siguientes elementos.

Navegador
El navegador es una opcin similar a una bsqueda, le auxiliar si usted slo desea desplazarse a pantallas especficas y para crear
nuevos registros.

Las opciones que tiene son:


Este icono le permite regresar al primer registro en la tabla correspondiente, segn la opcin y mdulo que tenga
abierto.
Este icono le permite ir al ltimo registro.
Con este icono usted podr regresar uno por uno en sus registros.
Con este icono usted podr avanzar uno por uno en sus registros.

Bsqueda
Para encontrar la informacin que necesite deber colocarse con el cursor en el campo de Bsqueda y registrar los datos que
necesite encontrar.

Los campos que encontrar dentro de esta opcin son los siguientes:
Bsqueda: En este campo podr escribir la palabra o palabras que desee buscar. El icono de la derecha es un filtro automtico.

Abrir: En este campo podr seleccionar en que criterio (columna de la tabla activa) exactamente se buscarn los datos que requiere.

Ingresada la informacin requerida haga clic en Icono de Filtro Automtico


informacin que haya escrito en el campo de Bsqueda.

para buscar y filtrar los datos que coincidan con la

4.1.7 Barra Herramientas


Desde esta barra podr accesar a diferentes opciones que le permitirn configurar sus vistas.

Lista
Dentro de esta barra encontrara las siguientes funciones

Nuevo:
Le permitir agregar un nuevo registro. Dependiendo del mdulo en que se encuentre sern las
opciones que se desplieguen.

Suprimir:

Editar

Propiedades:

Le permitir eliminar registros


: Le permitir modificar los datos contenidos en un registro.
Cuando selecciona esta opcin aparece al siguiente pantalla

Botn Campos:
En esta pantalla usted podr entrar a la pantalla de Agregar/Quitar campos. Al
seleccionarlo aparece la siguiente pantalla:

Usted podr elegir que campos quiere ver en sus vistas segn los campos disponibles que presente cada vista.
Los campos que aparecen del lado izquierdo en la columna de campos disponibles son los campos que no aparecern en su vista.
Los campos que aparecen del lado derecho, en la columna de mostrar campos (en ese orden), sern los campos que se podrn ver en
su vista.
Para aadir un campo (pasarlo de izquierda a derecha de la pantalla) bastar con seleccionarlo y despus seleccionar el botn
Para quitar un campo (pasarlo de derecha a izquierda de la pantalla) bastar con seleccionarlo y despus seleccionar el botn
En la lista de los campos de Mostrar campos en este orden, aparecer el orden en el que se ver el campo, usted puede seleccionar
el campo y utilizar los botones
aparezca un campo.

para que pueda fijar en qu posicin de la vista desee que

Una vez que usted ha seleccionado los campos en su vista, d Aceptar.

Botn Agrupar por


: En algunas ocasiones le resultar ms fcil trabajar con agrupaciones, esto es,
puede juntar datos de un mismo tipo para localizarlos y a su vez mantener un orden en ellos. Por ejemplo podr agrupar
de acuerdo a la fecha en que est realizando movimientos, el nombre del Cliente y el grupo del cliente, de forma
ascendente o descendente, como se muestra en el ejemplo.

Botn Ordenar
Para ver una vista, tiene la opcin de ordenar sus datos de acuerdo a fechas,
nombres, etctera; de forma ascendente o descendente.

Botn Formato:

Al seleccionar este botn aparece la siguiente pantalla

Para sus vistas, podr seleccionar la fuente de los encabezados de las columnas, de los registros.

Podr definir si quiere manejar el tamao de columnas automtico o bien que se queden en el tamao que el sistema ya trae por
default, por medio de la opcin de Tamao columnas automtico. Podr definir si desea lneas de divisin para los registros donde
dice Grid lines; adems podr indicar si desea que los encabezados de los grupos cuando haga agrupamientos estn en negritas, por
medio de la bandera de Sombrear encabezado grupo.
Una vez que haya definido estos puntos d clic en Aceptar.

Agrupamiento:

Ordenar:
Podr ordenar sus registros alfabticamente por categoras, por medio de la pantalla "Ordenar" vista
anteriormente.

Expandir:
grupo.

Si sus datos estn agrupados, al oprimir este botn se desplegarn todos los registros que contiene cada

Colapsar:
encabezado.

Al estar sus datos agrupados, este botn ocultar los registros del grupo dejando solamente visible el

Zona de agrupamiento:
Esta zona aparece o desaparece para poder agrupar de una manera ms rpida. Con un clic
sostenido arrastre el encabezado que desee agrupar o desagrupar.

Podr agrupar sus registros por medio de la pantalla "Agrupar por" vista anteriormente.

Formatos condicionales:
El sistema tiene la facilidad de establecer formatos condicionales segn ciertos criterios, teniendo
la facilidad de poner los registros de algn color o en negritas segn se desee.

Campo Al hacer clic en Campo, aparecer una flecha, desplegando el listado de los campos disponibles que estn en la vista para
poder establecer el formato condicional.

Operador. Podr utilizar operadores de comparacin como son: < Mayor que, >Menor que, <= Mayor igual que, >= Menor igual que <>
Diferente a, = Igual a, Entre, No Entre y No Conteniendo.
Para campos tipos texto, se podr utilizar los operadores:
=, No Conteniendo, donde el operador No conteniendo aplica el formato condicional a los registros que no contengan el texto del
valor indicado.
Para campos tipo de validacin nicamente funcionar el operador =.Para campos tipos numricos y tipo fecha, se podrn usar todos
los operadores.

Valor. Dentro de este campo podr escribir el valor del formato condicional que se desee aplicar como por ejemplo: que se muestre
de color rojo los clientes que estn en lista negra o de cierto color los productos que no tengan existencias en

inventario.
Negritas. Usted podr indicar si desea que los registros con el criterio que est condicionando aparezcan en negritas simplemente
palomeando la opcin.
condicional.
paleta de colores:

Color Texto. Ser el color que obtendrn los registros que desee que se aplique el formato
Para poder seleccionar un color bastar con entrar al campo y hacer clic en el icono

y aparecer la

Al hacer clic en el botn


color que desee aplicar en el formato condicional:

, aparecer la opcin para que usted pueda personalizar el

Una vez seleccionado el color deseado, hacer clic en el botn


. Para aplicar los formatos condicionales a los campos
que sean de tipo validacin, habr que poner en el campo de valor, true o false segn sea el caso.
Se pueden establecer varios formatos condicionales y el primer registro ser el que tendr ms jerarqua para establecer el formato
condicional.

Pantalla de filtro: Cuando se selecciona ese icono aparece la siguiente pantalla:

Campo: Haga clic en Campo, aparecer una flecha, desplegando el listado de los campos disponibles que estn en la vista para hacer
el filtro.
Operador: Podr utilizar operadores de comparacin como son: < Mayor que, >Menor que, <= Mayor igual
que, >= Menor igual que <> Diferente a, = Igual a, Conteniendo, Como, No como. Estos operadores le sirven para especificar la
informacin que usted busca
Para campos tipos texto, podremos utilizar los operadores: =, Conteniendo, donde el
operador conteniendo nos filtra la informacin de campos texto donde se interpreta que el criterio debe contener un texto en especfico.
Para campos tipo de validacin nicamente funcionar el operador =.

Para campos tipos

numricos y tipo fecha, se podrn usar todos los operadores.


Valor: Dentro de este campo podr escribir el valor del
filtro como por ejemplo: las fechas por las que filtrar la informacin, algn importe de factura para filtrar, un nombre de cliente, etc.
Usted podr aplicar filtros sobre informacin ya filtrada. El orden jerrquico para la aplicacin de filtros lo indica en
el lugar que aparezca en la tabla, es decir el primer registro, ser el primer criterio de filtracin y as sucesivamente
Para filtrar los campos tipo fecha, deber escribirlos con el siguiente formato: aaaa-mm-dd
pantalla se ven varias pestaas que dicen o.

Como su nombre lo indica, estas pestaas sirven para aplicar la operacin o.

En la parte inferior de la

Por ejemplo: Se desea filtrar el nombre de los vendedores que sean Luis Enrique Flores, usted deber escribir el criterio en la primer
pestaa y podr utilizar una pestaa o para escribir el segundo criterio:

Una vez que usted ha terminado dar clic en Botn Aceptar y el programa le enviar los registros que coincidan con la informacin
que usted haya solicitado. En ese momento usted ver la informacin tal cual como quiso filtrarla.

Para ver de nuevo todos los registros de su base de datos, seleccione el icono Filtro

Remover
Este campo tiene la funcin de borrar los datos que haban quedado registrados y que usted ya no
necesite cada vez que usted vuelva a acceder a la pantalla de filtro.

Filtrar:
Cuando este botn aparece oprimido, quiere decir que hay un filtro aplicado. Si usted desea quitar el filtro que
aplic nicamente bastar con seleccionar el icono y desoprimirlo. En ese momento el filtro se quitar y usted podr ver
nuevamente la informacin que tena antes de aplicar el filtro.

Filtro Rpido: Usted podr aplicar filtros rpidos utilizando la tecla Alt de su teclado + el botn izquierdo del ratn sobre un registro
que contenga el criterio que usted desea filtrar, sobre el campo que usted desee filtrar

ShowGroupTotal
: A la hora de agrupar, con este icono podr ver la suma de las cantidades de cada grupo, por ejemplo en
facturas ver el total de las facturas, total pagado y total por pagar; segn los campos que se encuentren en la vista.

E-mail masivo

Comentario

:
: Con este icono podr agregar comentarios en los registros. Al oprimirlo aparece la siguiente pantalla:

Para poder ver un el comentario aadido a un registro, bastar con que se posicione sobre el registro deseado y oprima el botn.
Exportar datos
: Con este icono podr exportar los datos que aparecen en su vista a un archivo de Excel. Al dar clic en este
botn se mostrara una pantalla en la cual pide la confirmacin.

Si se selecciona la opcin Yes, se abrir el archivo de Excel.

Web

Grfica

Mostrar/esconder valores

: Con este icono usted podr ver los valores de su grfica.

Mostrar/ quitar fondo

Copiar a Porta papel


: Al seleccionar este icono, se copiar la grfica al portapapeles para que posteriormente la pueda
pegar en el programa que usted desee (Word, Excel, etc.)

Texto en 3D

: Este icono le permite mostrar u ocultar la imagen de fondo de las grficas.

: Con este icono podr ver los ttulos de la grfica en tercera dimensin.

Texto en 2D

: Con este icono podr ver los ttulos de la grfica en dos dimensiones.

Acercar

Alejar

Centrar: Con este icono podr centrar la grfica en su pantalla.

Mover Izquierda
, Mover derecha
dentro de su pantalla.

: Con este icono agrandar la imagen de la grfica.


: Con este icono disminuir la imagen de la grfica.

, Mover Arriba

, Mover Abajo

: Con estos iconos podr mover la grfica

Al situar su cursor sobre la grfica y dar un clic sostenido, podr mover la grfica para una mejor apreciacin de la misma.
Estndar

Vista previa: Le permitir pre visualizar la hoja que se mandar a impresin.

Imprimir: Con este icono podr mandar a impresin lo seleccionado en su pantalla.

Actualizar: Al presionar esta opcin, se actualizar la informacin en sus mdulos.

Multialmacn: Podr indicar si cuenta con almacenes y cules son, su funcionalidad se explica en el men de
herramientas.

Formatos: Dentro de su programa, se manejan varios reportes como son: Cotizaciones, Pedidos, Remisiones, etc., dentro
de esta opcin, usted podr definirlos de acuerdo a sus formatos. Su funcionalidad completa se explica en el men de
herramientas.

Divisas: Esta pantalla le facilita las conversiones del tipo de cambio y mantiene actualizada la informacin en su sistema.
Registre todas las divisas que maneje y se mantendrn con el tipo de cambio actualizado va Internet. Su funcionalidad completa
se explica en el men de herramientas.

Respaldar: Al oprimir este icono se respaldar la informacin contenida en su base de datos, con el fin de evitar prdidas
de informacin.

Seguridad: Usted podr crear grupos, usuarios y podr establecer niveles de seguridad en el acceso a la informacin
contenida dentro del programa para cada uno de ellos. La funcionalidad completa de este icono se explica en el men de
herramientas.

Opciones: Dentro de esta opcin podr determinar los parmetros bases bajo los cuales su programa funcionar. Su
funcionalidad se explica en el men de herramientas.

Acerca de Logical Concept: Al oprimir este icono aparece la siguiente pantalla:

En esta pantalla usted podr ver la versin de BusinessAdmin que est instalada en su computadora, un link a la pgina principal de
Logical Concept, un mail para mandar contactarse con Logical Concept y por ltimo tendr la opcin de des registrar su programa.

Reporte

Agrupamientos: En los reportes de cada mdulo, cuando usted selecciona este icono, aparece del lado izquierdo del
reporte un diagrama de rbol que muestra los encabezados que tiene el reporte y a su vez la composicin de los mismos. Usted
puede utilizar este diagrama para localizar ms gilmente los registros dentro del reporte, seleccionando cada encabezado del
mismo con el ratn como se puede ver en la siguiente figura:

Buscar: Este icono lo permitir realizar una bsqueda de algn texto o registro contenido en el reporte.

Primera hoja: Con este icono podr irse a la primera pgina de su reporte.

Atrs: Con este icono podr retroceder de pgina.

Ir a: Para ir de una pgina a otra de manera ms rpida, ingrese el nmero de pgina al que desee ir y
presione Enter en su teclado.

Siguiente: Con este icono podr avanzar de pgina.

ltima hoja: Con este icono avanzar hasta la ltima pgina del reporte.

Acercar: Con este icono podr aumentar el zoom de su hoja de reporte.

Alejar: Con este icono podr disminuir el zoom de su hoja de reporte.

Acercamiento: Mediante esta opcin usted podr cambiar el zoom de su reporte en la pantalla.

4.2 Impresin de vistas


En BusinessAdmin podr imprimir toda la informacin que se encuentre en una vista al momento que haga clic con el ratn al icono
que se encuentra en la barra superior de vista-lista.
En el momento que usted seleccione dicho icono el sistema enviar a imprimir los registros que se encuentren en la vista.
El sistema imprimir exactamente la informacin que se encuentre en pantalla, es decir si usted tiene algn filtro aplicado en su vista,
el sistema mandar a impresin nicamente la informacin filtrada.

Usted tambin podr seleccionar los registros que desee imprimir. Para seleccionar los registros que quiera mandar a impresin,
bastar con oprimir la tecla Ctrl de su teclado + botn izquierdo del ratn sobre cada registro que quiera imprimir.

Una vez seleccionados todos los registros, usted haga clic sobre el icono
Tambin podr pre visualizar su impresin seleccionando el icono

y se imprimirn todos los registros seleccionados.

que se encuentra en la barra superior de vista-lista.

Cuando se selecciona el icono se puede ver en pantalla la reimpresin de los registros que estn en su vista o que haya seleccionado
de su vista como se puede ver a continuacin:

En esta pantalla tambin aparece una barra de iconos superior y a continuacin se explica cada icono:
Seleccionando este icono, usted ver la pgina anterior.
Seleccionando este icono, podr ver la pgina siguiente en la pre visualizacin de impresin.
Al hacer clic en este icono, se hace un zoom de la pantalla.
Al seleccionar este icono, se quita el zoom de la pantalla.

Cuando selecciona este icono entrar a la pantalla para que pueda parametrar su hoja antes de mandarla
a imprimir.
Mediante este icono enviar a imprimir los registros.
Con este icono cerrar la pantalla y regresar a BusinessAdmin.

5 Bases de datos
En este mdulo podr anexar las bases de datos de las diferentes empresas que necesite, podr administrarlas y tener un rpido
acceso a cada una de ellas.

Cmo acceder a esta pantalla


Desde la barra de iconos o de la lista de carpetas, seleccione el icono Bases de datos, y acceder al listado de las bases que se
encuentran en su Base de datos.

El procedimiento para crear bases de datos se explica en el apartado de multiempresa.


Para cambiar de una base de datos a otra habr que dar doble clic con el ratn sobre la base deseada o ir al men superior y elegir la
opcin Activar Base de Datos

6 Clientes
Acerca de este mdulo

En este mdulo se explican los procedimientos que se deben seguir con un cliente. En primer lugar se dan de alta los tipos de
clientes y los empleados para poder asignarlos a un cliente, posteriormente se crea el cliente; se determinar el tipo de cliente en el
cual ser agrupado; se elaboran Cotizaciones, Pedidos y Facturas correspondientes para dicho cliente; tambin se pueden visualizar
y editar las Cuentas por cobrar as como elaborar Remisiones, visualizar los Artculos faltantes por entregar, el Resumen general de
facturacin, Pagos de sus clientes, etc.

Cmo acceder a este Mdulo


En la barra de Mdulos en la lista de carpetas seleccione el icono Cliente, de l se desprenden todos los sub-mdulos contenidos as
como Consultas y Reportes.

Presentacin de los submdulos


Clientes. En este sub-mdulo se explican los procedimientos que se deben seguir para ingresar y dar de alta a sus clientes
existentes, as como a sus prospectos; tendr un control total de sus clientes en una base de datos que contiene contactos,
comentarios, direccin, telfono, descuento, etc. Y podr buscar a sus clientes por su Grupo, ID, Telfono, Fax, Contacto, Nombre.
Tipo Clientes. Se explicarn los procedimientos para agrupar a sus clientes por categora (segn su rea, regin, producto,
etc.), as como asignar el porcentaje de ganancia que desee obtener de cada grupo de clientes.

Cotizaciones. Se explicarn los procedimientos para elaborar las Cotizaciones que le han solicitado sus clientes, especificando
el vendedor que realiz la cotizacin. Podr verificar la existencia en su almacn de los artculos que contiene su cotizacin; ingresar
los artculos de su Cotizacin al teclear las primeras letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier artculo
que forme parte de la Cotizacin, podr imprimir su Cotizacin y enviarla por e- mail; buscar o filtrar las Cotizaciones que desee
encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); imprimir la Cotizacin en el idioma de su cliente; escoger la
divisa con la cual quiere crear su Cotizacin; indicar la fecha de recepcin de la Cotizacin bloquendola al mismo tiempo para evitar
errores; adaptar el descuento que quiera aplicar en su Cotizacin as como el impuesto correspondiente a quien dirija su pedido (en
caso de exportacin); etctera.
Pedidos. Se explicarn los procedimientos para elaborar los Pedidos de sus clientes. Podr generar su Pedido con base a una
cotizacin previa, donde se especifica el vendedor que realiz el Pedido, podr generar Remisiones de entregas parciales o totales;
verificar la existencia en su almacn de los artculos que contiene su Pedido; ingresar los artculos de su Pedido al teclear las primeras
letras del artculo; buscar o filtrar los Pedidos que desee encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); podr
imprimir el Pedido en el idioma de su cliente; escoger la divisa con la cual quiere crear su Pedido; indicar la fecha de recepcin del
Pedido bloquendolo al mismo tiempo para evitar errores; adaptar el descuento que quiere aplicar en su pedido as como el impuesto
correspondiente a quien dirija su pedido (en caso de exportacin), etc.
Devolucin consignacin. Se explicarn los procedimientos a seguir para registrar la mercanca que ha sido entregada en
concepto de consignacin y ahora es devuelta e ingresada nuevamente al inventario. Podr registrase el cliente a quien se ha
entregado la mercanca en consignacin, la fecha de devolucin, la cantidad y descripcin de los artculos ingresados. Los artculos
consignados se registran en Pedidos sin facturar.
Notas/Facturas Se explicarn los procedimientos a seguir para elaborar Notas al Pblico en general y/o Facturas de los
productos que le han comprado sus clientes. Si es una venta al instante y su cliente no desea factura, entonces podr realizar Notas.
Al final del mes o en una fecha especificada por usted, podr realizar una factura global de todos los clientes marcados como Pblico
en General. Podr generar Facturas en base a su pedido cliente especificando el vendedor que realiz la venta; verificar la existencia
en su almacn de los artculos que contiene su Factura; ingresar los artculos de su Factura al teclear las primeras letras del artculo o
al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier artculo que forme parte de la Factura; imprimir su Factura; generar Notas de
crdito o Notas de cargo; buscar o filtrar las Facturas que desee encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero,
etc.); podr imprimir su Factura en el idioma de su cliente; podr escoger la divisa con la cual quiere crear su Factura; indicar la
fecha de recepcin de la Factura bloquendola al mismo tiempo para evitar errores; indicar la forma de pago que recibir de su cliente;
indicar el vencimiento de la Factura para efectos de cobranza; visualizar el estado de pago de la Factura: adaptar el descuento que
quiera aplicar a su Factura, as como el impuesto correspondiente a quien dirija su Factura (en caso de exportacin); marcar
exportacin cuando facture al extranjero, podr llevar el calendario de pagos y las fechas en las cuales se realizaron dichos pagos, etc.
Para el caso especfico de sus Notas, se pedir la misma informacin que proporcione en sus Facturas.
Notas de Crdito. Se explicarn los procedimientos a seguir para elaborar Notas de Crdito a sus clientes en caso de existir
cobros de menos, cargos adicionales o cualquier pago que haya quedado pendiente. Se podr cargar el monto total dentro de una
nota indicando cantidad, clave del producto o servicio que se est proporcionando as como su precio. Podr consultar la informacin

de sus productos o servicios en Inventario. Buscar o filtrar las Notas de Crdito que desee encontrar con base en criterios diferentes
(cliente, fecha, nmero, etc.); podr imprimir sus Notas de Crdito.
Notas de Cargo, Se explicarn los procedimientos a seguir para elaborar Notas de Cargo a sus clientes en caso de existir
devoluciones de mercanca, cobros de ms, mal servicio realizado, etc. Se podr cargar el monto total dentro de una nota indicando
cantidad, clave del producto o servicio que se est indicando as como su precio. Podr consultar la informacin de sus productos o
servicios en Inventario. Buscar o filtrar las Notas de Cargo que desee encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero,
etc.); podr imprimir sus Notas de Cargo.

Procedimientos

Los procedimientos que usted podr realizar son:

Aadir

Editar

Suprimir

Renombrar

Exportar

Vista Clientes

En la vista del catlogo de clientes, usted ver tres campos que su representacin es una imagen esos campos significan lo siguiente:
Este campo indica si el cliente es extranjero o nacional, si el campo aparece con un avin, ser un cliente extranjero, si aparece
con una persona

, ser un cliente nacional.

Este campo indica el nivel de compra del cliente en dinero. Si el cliente tiene un nivel 0 quiere decir que nunca ha comprado
nada y es un prospecto. Si el cliente tiene un nivel 5, quiere decir que tiene un nivel de compra muy alto.
Este campo indica el idioma que se le asign al cliente, si usted asign el idioma espaol, aparecer la bandera de Espaa.
Observe tambin que el sistema trae pre cargadas tres vistas en la lista de vistas: Catlogo Clientes, Cobranza y Prospectos (clientes
nivel 0).

6.1 Clientes
Acerca de este submdulo

En esta seccin se explican los procedimientos que se deben seguir para ingresar y dar de alta a sus clientes, as como a sus
prospectos, tendr un control total de sus clientes en una base de datos que contiene descuentos, contactos, comentarios, direccin,
telfono, etc., podr buscar a sus clientes por su nombre, direccin, telfono, contacto, etc.

Interaccin con otros mdulos

Empleados: por medio del vendedor que asignar.

Tipo clientes: para asociar cada cliente a un grupo de clientes.

Inventario: familias de producto para asignar competidores.

Cmo acceder a esta pantalla


En la lista de carpetas seleccione el icono Clientes y tendr acceso al listado de clientes registrados en su base de datos. Podr
consultar directamente la informacin desde el mismo listado; para hacer una revisin completa, seleccione un cliente especfico y se
abrir su ficha de informacin al dar doble clic o bien seleccione nuevo registro y podr capturar al cliente.

La pantalla Clientes tiene las siguientes pestaas:

General.

Direcciones

Contactos

Prospecto

Comentarios

Expediente

Visitas

Acciones

Proyectos

Ventas

Competidores

6.1.1 Pestaa General


Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID. El ID Cliente es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de los clientes, el cual
es insustituible y en los casos que se suprima algn cliente, el ID se elimina tambin pero no vuelve a ser utilizado. Usted
puede utilizar este campo como su nmero de cliente.

Sucursal. Usted podr indicar a que sucursal pertenece su cliente. Cuando usted activa esta bandera, el sistema le preguntara
la razn social del cliente (previamente dado de alta en la base de datos) de la sucursal que est dando de alta. Cuando usted
selecciona al cliente, el sistema copiar todos los datos de facturacin de la razn social que eligi y le preguntar el nombre de
la sucursal en lugar del nombre comercial.

Extranjero. Usted podr indicar si el cliente que est dando de alta se trata de un cliente extranjero, el sistema automticamente
separa sus clientes nacionales de los extranjeros. Adems cada vez que usted hace una operacin de venta con un cliente
extranjero, el sistema toma la tasa de IVA como 0.00%, ya que a un cliente extranjero jams le cobrar IVA.

Pblico. Usted cuenta con esta opcin para realizar notas al pblico en general si su cliente no requiere Factura.

Lista Negra. Con esta opcin cataloga a este cliente como poco confiable y al momento de registrar una venta el programa lo
alerta que es un cliente en lista negra. Por ejemplo suponga que su cliente es muy moroso, usted lo aadir a la lista negra.

Abandonar prospeccin. Este campo informativo indica que no se justifica realizarle el seguimiento a un cliente donde es
factible que no se cierren las ventas.

Actividad. Usted podr indicar si su cliente es una persona moral o fsica.

Nombre. Nombre del cliente, en caso de haber seleccionado persona fsica.

Apellido. Apellido del cliente, en caso de haber seleccionado persona fsica.

Razn social. Al ser persona moral, podr ver este campo; en caso que sea persona fsica, se solicitarn nombre y apellidos.
Dentro del campo usted anotar el nombre del cliente tal y como quiere que aparezca en sus cotizaciones, pedidos cliente y
facturas, por ejemplo:
* Logical Concept, S.A. de C.V.
* Sr. Jorge Luis Andrade Velsquez
* Grupo Anhuac S.C.

Nombre Comercial. Toda empresa tiene un nombre comercial, mismo que se anotar en este campo; algunas veces suele ser
el mismo que la razn social.

Contacto Principal. Deber acceder con un clic a la pestaa de Contactos para ingresar a las personas que fungen como
contactos ante su cliente, inmediatamente regrese a la pestaa General y ahora s, seleccione su contacto de la lista que se
despliega o bien escriba directamente el nombre del contacto principal y lo ver reflejado en la pestaa de contactos

Vendedor. En este campo podr seleccionar del listado al vendedor encargado de este Cliente.

Para hacer el listado de vendedores deber ingresar al Mdulo Empleados y dar de alta sus vendedores.

Tipo de Cliente. Es conveniente agrupar a sus clientes dentro de un Tipo cliente, para tener una clasificacin y poder dar precios
de acuerdo a cada tipo.

Para hacer el listado de Tipo de Clientes deber ingresar al Submdulo Tipo de Clientes y darlos de alta.

Idioma. El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro de Opciones, pero si necesita utilizar otro podr
seleccionarlo dentro de este campo.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro de Opciones, pero si necesita utilizar otra podr
seleccionarla dentro de este campo y as cada venta que le haga a un cliente se registrar con la divisa que usted haya
seleccionado.

Plazo de Pago En este campo podr seleccionar de entre el listado la forma de pago que utilizar su cliente. Cabe mencionar
que podr ingresar nuevos tipos de pago o borrar los que no le sean tiles dentro de los listados en Opciones como se explic
anteriormente.

Descuento. En este campo usted podr anotar el descuento que le quiere otorgar al cliente, este porcentaje de descuento le ser
otorgado automticamente al precio del artculo que le cotice a su cliente. Si al momento de dar de alta al cliente no sabe si le va
a dar algn descuento, lo podr hacer cuando efecte su cotizacin, pedido o factura.

Lmite de crdito. Si usted desea otorgarle crdito a sus clientes, dentro de este campo podr registrar el Mximo de crdito que
est dispuesto a otorgar a cada uno. Si usted habilit desde las Opciones del sistema en la pestaa General el lmite de crdito,
el sistema enviar la alarma cada vez que realice una operacin de venta a un cliente que haya excedido el lmite de crdito. Si
usted activ la opcin de bloquear factura si se alcanz el lmite de crdito desde las Opciones del Sistema en la pestaa
General, el sistema le impedir imprimir facturas y pedidos a los clientes con lmite de crdito sobrepasado.

Medio de embarque. Si usted realiza entregas a domicilio, puede indicar el medio en que entrega sus productos.

Telfono. En este campo podr registrar los nmeros telefnicos del cliente.

Fax. En este campo podr registrar el No. de Fax o Faxes del cliente.

R.F.C. En este campo usted podr anotar el R.F.C. del cliente, en caso de no tener la informacin se puede dejar el campo
vaco. Sin embargo si va a realizar facturas a sus clientes, deber llenar este campo necesariamente. Si usted no escribe el
nmero de caracteres necesario para el cliente (12 caracteres para persona moral o 13 caracteres para persona fsica), el
sistema le enviar la alarma indicando que debe de escribir el formato del R.F.C. correctamente.

Mail. En este campo usted podr registrar la direccin de correo electrnico de su Cliente en caso de tenerla. Si usted ocupara
la funcin de mail masivo, deber de llenar este campo para que pueda tener esa funcionalidad.

Internet. Si su cliente cuenta con pgina de Internet podr registrarla dentro de este campo.

Venta por Internet. Si el cliente ingresado hace uso del servicio de venta por Internet, mediante Web Store, se especifican en
este campo el usuario y contrasea asignado para el ingreso al sitio de Internet.

Categora. Si usted desea tener otro criterio de clasificacin de clientes adems del tipo de cliente, podr utilizar el campo
categora donde podr escribir la categora que desee asignar a su cliente.

Distribuidor de. Si usted desea indicar o saber que su cliente tiene operaciones comerciales o es distribuidor de sus productos
para otro de sus clientes puede indicarlo en esta casilla, seleccionando a la empresa

Importante: Podr desplazarse por los campos con la tecla de Tabulacin.

6.1.2 Pestaa Direcciones


Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

Direccin Facturacin. En este campo podr anotar la direccin del cliente tal y como quiere que aparezca en sus cotizaciones,
pedidos cliente y facturas. Para el caso del DF o rea metropolitana, el programa tiene contenido un listado completo de colonias y
poblaciones.
Direccin entrega. La direccin entrega es en algunas ocasiones diferente a la Direccin del Cliente, si este fuera el caso es
importante ingresar estos datos debido a que, de realizar un pedid, al no encontrar direccin de entrega, el programa usa la direccin
principal del cliente. En caso de ser la misma solo haga clic en el icono

y el programa ingresar la direccin.

6.1.3 Pestaa Contactos


Acceda con un clic en la pestaa de contactos y podr anotar los contactos que tiene de su cliente, as como los datos necesarios para
contactarlos. La direccin de correo que se ingresa dentro de esta pestaa es la que el programa busca al momento de enviar su
Cotizacin, Pedido o Factura por correo electrnico.

6.1.4 Pestaa Prospectos


Mdulo CRM: Customer Relationship Management. Pestaa Prospectos

Acceda con un clic en la pestaa de prospecto y podr anotar informacin del cliente en cuanto a su potencial y evaluar mediante
parmetros de estudios de marketing si es un posible cliente con quien se cerraran las ventas.

Primer contacto. Ingrese la fecha en que contact por primera vez a este cliente

Sector. Puede enmarcar a sus clientes de acuerdo al sector en que trabajen, mayoristas, extranjeros, etc.

Contactado en. Lugar donde usted hizo el primer contacto con su cliente.

No. de Empleados. Si su cliente es una persona moral, puede indicar dentro de los siguientes campos la informacin de su
empresa. En este campo el nmero de empleados.

Tamao. Qu tamao es la empresa de su cliente.

Nm. Sucursal. Si cuenta con sucursales, seale el nmero de ellas.

Potencial. Debido al potencial de su cliente usted podr tomar decisiones de atencin a sus requerimientos. Usted podr aadir
o quitar opciones de esta lista desde las Opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Evaluacin del prospecto. Con la mayor objetividad deber asignar un puntaje a las 5 situaciones, la suma de los valores
asignados indicar el estado de su relacin con el cliente:

Total < 16 abandonar el seguimiento del cliente

Total = 16 va bien pero hay que ganar 5 puntos para cerrar la venta

Total =17 va bien pero hay que ganar 4 puntos para cerrar la venta

Total =18 va bien pero hay que ganar 3 puntos para cerrar la venta

Total =19 va bien pero hay que ganar 2 puntos para cerrar la venta

Total =20 va bien pero hay que ganar 1 punto para cerrar la venta

Total > 20 la venta est por cerrarse muy pronto

En la parte inferior de la ventana Prospectos puede ingresar informacin y llevar un control de las etapas llevadas a cabo con su
cliente, definiendo fechas de cada etapa y si han sido llevadas a cabo. Dichas etapas deben previamente ser ingresadas en el Men
Herramientas -> Opciones -> Listas -> Cliente (CRM): Etapas de procedimiento.

6.1.5 Pestaa Comentarios


Acceda con un clic en la pestaa de comentarios y podr poner los comentarios que usted considere de inters sobre su cliente.

6.1.6 Pestaa Expediente


Dentro de esta pantalla usted podr conocer el historial de las personas que han tratado directamente con sus clientes, podr abrir un
expediente de cada uno de los empleados que han hecho el contacto con la fecha, empleado y descripcin de la accin realizada.

En la tabla podr escribir la fecha, el empleado y el ttulo de la ficha de expediente y en el cuadro de la parte inferior de la pantalla
escribir todo lo que quiera con respecto a cada lnea de la tabla.
6.1.7 Pestaa Visitas
Mdulo CRM: Customer Relationship Management. Pestaa Visitas.
De acuerdo a las necesidades del cliente, se llevan a cabo visitas para dar seguimiento a sus proyectos o para dar inicio a una nueva
tarea. Usted podr registrar esas visitas en esta tabla.

El campo tipo de visita inicialmente presenta dos opciones, sin embargo, usted podr aadir ms opciones a esa lista desde las
Opciones del sistema en la pestaa de Listas.
6.1.8 Pestaa Acciones
Dadas las visitas realizadas, se proceder a efectuar acciones para resolver pendientes o dar soluciones a cada cliente.

Cuando usted haya realizado la accin podr palomear la accin indicando que ha sido realizada.
Si usted desea llevar sus acciones por proyecto, deber de dar de alta los proyectos desde la pestaa Proyectos de esta misma ficha.
El campo Tipo presenta opciones, donde si usted quiere agregar ms opciones a la lista que presenta este campo, lo podr hacer
desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.
La consulta de seguimiento comercial se basa en lo que usted escriba en esta pestaa.
6.1.9 Pestaa Proyectos
Mdulo CRM: Customer Relationship Management. Pestaa Proyectos
Podr establecer proyectos con sus clientes para dar un seguimiento apropiado a todas las acciones que se realicen.

Al dar un nombre al proyecto o seleccionar alguno de la lista, haga clic en


para abrir la siguiente pantalla y realizar un
seguimiento del proyecto, similar a CRM (Customer Relationships Managment) opcin que le permite administrar integralmente la
relacin que lleva con cada uno de sus clientes.
Cuando usted abre un proyecto aparece la siguiente pantalla:

Pestaa General

En General del proyecto aparecen los datos que usted ya captur en el proyecto.

Pestaa Acciones

En la pestaa de acciones usted podr escribir todas las acciones que estn involucradas con este proyecto en especfico y todo lo
que capture aqu se ver reflejado en la pestaa de Acciones de la ficha del cliente.

Recuerde que las opciones para el campo Tipo podrn ser modificadas o dadas de alta desde las Opciones del sistema en la pestaa
de Listas.

Pestaa Procedimientos

En la pestaa de procedimientos, nuevamente se vern las etapas del CRM que estn en la pestaa de Prospectos. El campo
Descripcin que aparece en la parte inferior de la pantalla, muestra lo que usted haya descrito en el campo Comentarios desde las
Opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Pestana Archivos

Suponga usted que tiene archivos (cotizaciones, presentaciones, fotografas o imgenes, etc.) ligadas a un proyecto en especfico.
Usted podr registrar en esta tabla todos los archivos involucrados en este proyecto, desde la pestaa de Archivos.

Deber dar definir la descripcin del documento, despus deber dar clic en el botn buscar Archivo se mostrara una pantalla en la
cual indicara el archivo que desea agregar.

En el campo documento se mostrara la ruta donde se encuentra el archivo.


Si usted selecciona la lnea de la tabla y pulsa el botn Abrir, el sistema abrir el archivo automticamente, siempre y cuando el archivo
se exista en la ruta establecida.

Usted podr poner todos los archivos que crea que son necesarios para este proyecto en especfico.

Pestaa Comentarios

En la pestaa Comentarios usted podr aadir todos los comentarios que crea que son pertinentes al proyecto.

Cuando termine la captura pulse Aceptar y regresar a la ficha del cliente en la pestaa del proyecto. Usted podr abrir el proyecto
para sus modificaciones cuantas veces quiera.
6.1.10 Pestaa Ventas
Dentro de esta pantalla usted podr conocer el historial de Labor de venta de cada uno de sus clientes. Encontrar todas las
cotizaciones, Pedidos, Facturas, Remisiones, Notas de Crdito, etc. que se han realizado a este cliente indicando el tipo de
documento, el Nmero asignado, la Fecha de elaboracin, El total de cada documento, en que divisa se realiz y el total en divisa
base; toda esta informacin la tendr actualizada al instante. Si usted lo necesita, al hacer doble clic sobre cada documento, se abrir
la ventana para consultar la informacin. Podr agrupar su informacin como todas las vistas contenidas dentro del programa.

En la parte inferior podr ver en resumen las cuentas por cobrar que tiene con este cliente y de eso cunto est vencido, as como su
lmite de crdito sobrepasado y qu cantidad es la que tiene sobrepasada.
Esta pantalla se llena automticamente en base a las cotizaciones, pedidos, facturas, notas de crdito, etc. que usted haya tenido con
el cliente.
6.1.11 Pestaa Competidores
Mdulo CRM: Customer Relationship Management. Pestaa Competidores
Dentro de esta pantalla usted podr indicar quines compiten con usted en la venta de las mismas familias de artculos para este
cliente. La lista de competidores debe ser ingresada previamente en Herramientas Opciones / Listas / Competidores.

Del lado izquierdo aparecen las familias de su catlogo de productos o servicios y del lado derecho aparecen los competidores. Para
indicar el competidor, seleccione con el ratn la familia de productos y posteriormente seleccione al(los) competidor(es) que se tiene
para la familia de productos con este cliente en especfico.
Lo que usted capture en esta pestaa lo ver reflejado en la consulta de competidores que ofrece el mdulo de clientes.
Para guardar los cambios que usted realice, no olvide hacer clic en el botn Aceptar

6.2 Tipo Clientes


Acerca de este submdulo
En esta seccin se explican los procedimientos que se deben seguir para agrupar a sus clientes por categora (segn su rea, regin,
producto, etc.), as como asignar el porcentaje de ganancia que usted desee obtener para cada grupo de clientes.
Como acceder a esta pantalla
En la pantalla principal seleccione el icono Cliente, del rbol Cliente seleccione Tipo de Clientes y se desplegar el listado de los tipos
cliente que usted maneje; al crear un Tipo de Clientes nuevo se muestra la siguiente pantalla donde podr ingresar los tipos que
necesite.

Presentacin Submdulo Tipo de Clientes.


La pantalla tiene 2 campos:

Tipo cliente: En este campo usted podr anotar el nombre del Tipo de cliente.

Ganancia: En este campo usted anotar el porcentaje de ganancia que desea obtener de ese Tipo de clientes. Este
porcentaje de ganancia podr ser un criterio para que el sistema asigne el precio a un producto sobre el costo siempre y cuando
no se tenga ningn precio establecido para ese producto.

Podr desplazarse por los campos con la tecla de Tabulacin.

Procedimientos.

Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear un nuevo Tipo de clientes.

Suprimir un Tipo de clientes.

Cambiar datos tipo de clientes.

Bsqueda.

1. Crear un nuevo Tipo de clientes

Ingrese al Submdulo Tipo de clientes.

Cree un nuevo registro.

Llene los campos con la informacin que se requiera.

2. Suprimir un Tipo de cliente

Ingrese a la pantalla Tipo Clientes.

Seleccione el tipo cliente que desee eliminar del listado que le aparece

Haga clic en el icono Suprimir de su barra de herramientas.

3. Cambiar datos de un Tipo de cliente


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Tipo cliente ya registrado, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada y
posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, haga clic en el botn Aceptar.

6.3 Cotizaciones
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explican los procedimientos que se deben seguir para elaborar las cotizaciones que le han solicitado sus clientes.
Usted podr realizar todas las funciones relativas a los eventos y mecanismos que conforman una cotizacin.
Podr especificar el vendedor que realiz la cotizacin; verificar la existencia en su almacn de los artculos que contiene su cotizacin;
ingresar los artculos de su cotizacin al teclear las primeras letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier
artculo que forme parte de la cotizacin; imprimir su cotizacin y enviarla por e-mail; buscar o filtrar las cotizaciones que desee
encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); imprimir la cotizacin en el idioma de su cliente (espaol, ingles
o francs); escoger la divisa con la cual quiere crear su cotizacin; indicar la fecha de recepcin de la cotizacin bloquendola al
mismo tiempo para evitar errores; adaptar el descuento que quiera aplicar en su cotizacin; adaptar el impuesto correspondiente a
quien dirija su cotizacin (en caso de exportacin) etc.

Interaccin con otros mdulos

Cliente:

Para seleccionar al Cliente al cual le va a presentar la cotizacin.

Empleados: Para seleccionar al Vendedor que realizar la cotizacin

Proyectos: Para seleccionar a que proyecto le ser asignada esta cotizacin.

Inventario: Para seleccionar el artculo y la asignacin del precio

Cmo acceder a esta pantalla


En la Pantalla Principal haga clic en el icono Cliente, en el rbol Cliente seleccione Cotizaciones y aparecer el listado de las
Cotizaciones que ya se hayan realizado.

ID. Al haber seleccionado el cliente al cual se har la cotizacin, aparecer automticamente un nmero de identificacin que
asigna el programa y que es insustituible, y en caso que llegara a suprimirse una cotizacin, su ID correspondiente se elimina
tambin.

Cotizacin No. En este campo usted podr ingresar el nmero de cotizacin que desee y a partir de haber ingresado ese
nmero, el programa le asignar automticamente el inmediato superior en su siguiente cotizacin. El nmero de cotizacin
aparecer despus que usted haya seleccionado el cliente. Recuerde que el nmero de caracteres de una cotizacin se puede
definir desde las opciones del sistema en la pestaa Cotizaciones.

Cliente. En este campo usted podr seleccionar el cliente al cual se har la cotizacin; a la derecha de este campo se encuentra
una ventana donde si usted lo necesita, podr abrir la ficha del cliente para conocer las condiciones preestablecidas de este
cliente.

Si el cliente que desea ingresar es nuevo, el programa le indicar si desea registrarlo para enviarlo directamente al Sub- modulo
Clientes y registrar los datos principales o si lo desea puede ingresar directamente al sub-modulo Clientes para darlo de alta y poder
seleccionarlo del listado.
Ttulo. Puede poner un Ttulo a su Cotizacin para identificarla de las dems.

Fecha. Al acceder a la ventana de Cotizaciones, inmediatamente aparecer la fecha del da en que est realizando su
cotizacin; si usted desea poner otra fecha, lo podr realizar situando el cursor en el campo especfico y se desplegar un
calendario para que usted elija la fecha de su Cotizacin.

Vendedor. En este campo podr seleccionar al vendedor encargado de esta cotizacin.


Para hacer el listado de vendedores deber ingresar al Mdulo Empleados y darlos de alta para despus seleccionarlos en este
campo.
Proyecto. En este campo usted podr seleccionar cual ser el proyecto que se va a asignar a esta cotizacin. .

Para hacer el listado de Proyectos deber ingresar al Mdulo Proyectos y darlos de alta, para despus seleccionarlos en este campo.
Sucursal. En caso de contar con varias sucursales, deber seleccionar la sucursal en la que est trabajando. Recuerde que estas se
dan de alta desde el men de Herramientas en la opcin de Multialmacn.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otra
podr seleccionarla dentro de este campo.

Idioma. El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro
podr seleccionarlo dentro de este campo.

Validez. Le podr dar el tiempo de validez a su Cotizacin que desee.

Recibido. En este campo usted podr anotar la Fecha en que se recibi la cotizacin, si desea poner la fecha del da en que
est realizando su cotizacin, bastar con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente el
programa le pondr la fecha del da. Si desea poner otra, seleccione el campo y se desplegar un calendario para que elija la
fecha que necesita.

Es importante sealar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar errores posteriores,
sin embargo si usted borra la fecha podr acceder nuevamente a esa cotizacin.

Tipo de Cambio. En caso de manejar otra divisa, el programa le indicar el tipo de cambio al da.

Rechazada. Podr llevar un record de las cotizaciones que no hayan sido aceptadas.

Exportacin. Puede indicar si la cotizacin es para exportar para evitar el clculo del IVA en su total.

Subtotal. El programa le indicar el subtotal de la cotizacin que usted est realizando.

Descuento. Si usted desea darle un descuento a su cliente dentro de esa Cotizacin podr ingresarlo en este campo. Si dentro
de la ficha de sus clientes ya haba establecido un descuento, aparecer aqu y podr borrarlo de no desear aplicar ese
descuento.

IVA. El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr modificarlo dentro
de este campo si llegara a necesitarlo.

Total. Al final el programa indicar el Total de su Cotizacin.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear nueva Cotizacin

Suprimir Cotizacin

Cambiar datos de una Cotizacin

Crear un nuevo Pedido cliente

Crear una nueva Factura Cliente

Abrir artculo en inventario

Asistente de Inventario

Encabezado/ Pie de pgina.

Enviar Cotizacin por e-mail

Generar una copia de la cotizacin

Imprimir Cotizacin

1. Crear nueva Cotizacin

Ingrese al Submdulo Cotizaciones.

Deber crear un nuevo registro.

Ingrese los datos solicitados.

Ingresar artculos a cotizar

Para que usted ingrese un artculo en su cotizacin, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le
aparecer un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro de su
inventario. Seleccione el que necesite.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su cotizacin, ponga el cursor sobre la primera lnea de
descripcin y teclee las primeras letras del artculo a cotizar, aparecern los artculos que tiene en su inventario que
empiezan con las letras del artculo que tecleo.

Usted podr seleccionar sus artculos por medio de clave de productos, que es la que usted indic dentro de su
inventario o por medio de la clave de Proveedor que maneje. Estos campos aparecen despus del campo de
cantidad, podr ocultarlos o mostrarlos si as lo desea.

Registre las cantidades de los artculos que quiere cotizar. Ya registradas las cantidades le aparecer
automticamente el precio unitario y el total por articulo.

2. Suprimir Cotizacin

En Cotizaciones, seleccione del listado la Cotizacin que desea suprimir.

Una vez identificada, seleccione el icono Suprimiren su barra de herramientas; tambin podr realizarlo al estar
abierta la Cotizacin que desee eliminar, nicamente seleccione el icono Eliminar.

Siempre se deber confirmar si desea suprimir la Cotizacin.

3. Cambiar datos de una Cotizacin.


Podr cambiar los datos que usted quiera de una Cotizacin ya registrada, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada y
posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.
Para que el programa guarde todos los cambios realizados, recuerde siempre hacer clic sobre el botn Aceptar.

4. Crear nuevo Pedido cliente. Una vez que ha realizado su cotizacin y su cliente la ha aceptado, el programa le permite que desde
la misma cotizacin pueda crear el pedido cliente.
1) Site el puntero sobre el icono Crear nuevo pedido cliente.
2) Aparecer la pantalla de Pedidos Cliente conteniendo la informacin que ingres en su Cotizacin.
3) nicamente tendr que registrar:

Fecha tentativa: La fecha en que ha prometido entregar los productos ofertados.

Fecha de entrega: La fecha en que ha entregado este pedido.

Fecha recibido: Indicar la fecha en la cual se recibi Pedido.

Facturar: Si puede realizar Factura.

5. Crear nueva Factura Cliente.


Site el puntero sobre el icono Crear factura. Se desplegar la pantalla Facturas donde ya se encontrarn los datos que registr en su
Cotizacin y nicamente deber ingresar los datos faltantes. Es el mismo procedimiento que maneja al crear un Pedido Cliente.

6. Abrir artculo en el inventario

Seleccione la cotizacin que usted desee.

Con el cursor seleccione el artculo que desea encontrar dentro del inventario.

Seleccione el icono Encontrar artculo en el inventario.

El programa automticamente lo enviar dentro del Inventario donde podr consultar la informacin que necesite sobre el
artculo seleccionado.

7. Asistente de inventario.
Seleccione el icono Asistente de inventario y haga clic, le aparecer la pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los
artculos que tenga en su Inventario, localizndolos por criterios (ID Inventario, Proveedor, Familia etc.). Le mostrar el precio que
maneje, la fotografa del artculo, Disponibilidad de los artculos en todas las sucursales que tenga en caso de manejar Multialmacn.

El asistente de inventario le ayuda cuando usted desconozca el nombre del artculo que busca, cuando ya lo haya localizado en su
inventario y desea agregarlo a su Cotizacin, haga clic sobre la paloma e inmediatamente se agregar.

8. Encabezado/ Pie de pgina. Con esta opcin usted puede dar detalles extras a su Cotizacin y al momento de enviarla por e- mail
o imprimirla, esta informacin se visualizar ya sea como encabezado o como pie de pgina. Para ingresar a esta pantalla, seleccione
el icono Encabezado/ Pie de pgina.
Usted podr registrar en cualquiera de los dos campos la informacin que le sea necesaria para completar su Cotizacin.
A la derecha del campo Modelo se encuentra el icono Guardar Modelo, antes que haga los cambios necesarios para su encabezado
o pie de pgina, podr guardar ese modelo para utilizarse posteriormente, solo deber poner un nombre a su modelo y quedar
almacenado, una vez guardado el nombre, meta los datos que requiera; usted podr guardar los encabezados y pies de Pgina que
utilice comnmente con el nombre que desee, para que en caso de necesitarlos posteriormente le ahorre tiempo y nicamente los
vaya seleccionando; adems que podr hacer cambios a estos modelos para el caso especfico de la cotizacin que est realizando.

9. Enviar Cotizacin por e-mail. Teniendo la Cotizacin completa, puede optimizar su tiempo enviando dicha informacin va E-mail
a sus clientes. Para realizarlo seleccione dentro de Cotizaciones el icono Enviar por mail, y le aparecer la siguiente pantalla:

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


Modelo. El modelo se refiere a la operacin que est realizando; en este caso es una Cotizacin, pero puede ser un
Financiamiento, etc.
Contacto Cliente Se especificar la persona a la cual va dirigido el e- mail.
Asunto. Le permite especificar cul es el motivo de su e- mail. El programa le indica automticamente el motivo de su mail
(Cotizacin), pero podr modificarlo.
Para. Haciendo un clic en el recuadro Para, automticamente se ingresar la direccin de correo que usted indic al
dar de alta al contacto.
CC. Si adems de ese contacto, desea enviar la cotizacin a una tercera persona, deber indicar en este campo la direccin
de correo

Pre visualizar. Podr visualizar su documento antes de enviarlo.


Confirmar recepcin. Al palomear esta opcin recibir una confirmacin cuando el destinatario reciba el mail
Enviar. Al seleccionar este botn el mail queda en la bandeja de salida del programa de envo de mail que tenga configurado
por defecto en su computadora. Esto significa que para poder enviar un mail desde BusinessAdmin es necesario tener
configurada una cuenta de mail en algn programa de administracin de correos.

10. Generar una copia de la cotizacin


Una vez que ha realizado su cotizacin el programa le permite desde la cotizacin crear una nueva cotizacin idntica con un nmero
consecutivo a la ltima cotizacin generada.
Recuerde que si usted tiene activada la opcin de fecha de validez obligatoria desde las opciones del sistema en la pestaa de
cotizacin, no podr ni imprimir ni enviar por mail sus cotizaciones. Si usted tiene habilitada la opcin de bloquear precios, no podr
cambiar manualmente los precios en su cotizacin y si est la opcin de avisar disponibilidad, el sistema enviar alarmas cuando no
tenga disponibilidad de sus productos.
Para imprimir una cotizacin, utilice el icono

Vista Cotizaciones:
En la vista de Cotizaciones existen dos campos que se representan con iconos y su significado es el siguiente:
Indicar si la cotizacin ha sido rechazada o aceptada.
Indicar si la cotizacin ha sido o no impresa.
Recuerde siempre guardar todos los cambios realizados, seleccionando el icono Aceptar.

6.4 Pedido Cliente


En esta seccin se explican los procedimientos que se deben seguir para elaborar los pedidos que le han solicitado sus clientes.
Podr generar su pedido en base a la cotizacin realizada con anticipacin, especificando el vendedor que realiz el pedido; generar
remisiones para entregas parciales o totales; verificar la existencia en su almacn de los artculos que contiene su pedido; elaborar
rdenes de trabajo; ingresar los artculos de su pedido al teclear las primeras letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el
inventario cualquier artculo que forme parte del pedido; podr imprimir su pedido; buscar o filtrar los pedidos que desee encontrar con
base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); imprimir el pedido en el idioma de su cliente (espaol, ingles o francs);
escoger la divisa con la cual quiere crear su pedido; indicar la fecha de recepcin del pedido bloquendolo al mismo tiempo para evitar
errores; adaptar el descuento que quiera aplicar en su pedido as como el impuesto correspondiente a quien dirija su pedido (en caso
de exportacin) etc.

Pedidos Cliente
Es el documento legal para formalizar la operacin de compra-venta.

Despus de que usted haya entregado la cotizacin al cliente y esta haya sido aceptada, podr elaborar el Pedido cliente, para
establecer los trminos y condiciones que se hayan acordado.

Interaccin con otros mdulos

Cliente: Para seleccionar al Cliente

Empleados: Para seleccionar al Vendedor

Proyectos: Para seleccionar el proyecto

Inventario: Para indicar los artculos, precios y dar de baja los artculos de los almacenes.

Como acceder a esta pantalla


En la barra de Mens seleccionar Clientes y despus seleccione el submdulo Pedidos Cliente y se mostrar la vista de sus Pedidos.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID. Al haber seleccionado el cliente, el programa asigna automticamente el nmero de identificacin, el cual es insustituible
y en los casos que se suprima el registro, el ID se elimina tambin.

Pedido No. En este campo usted podr asignar el No. de pedido que desee y a partir de haber designado un nmero, el
programa le asignara automticamente el inmediato superior en su prximo pedido; el nmero que asigna el programa,
aparecer automticamente cuando cree un nuevo pedido.

Cliente. En este campo usted podr seleccionar el cliente del cual est tomando el pedido; a la derecha de este campo se
encuentra una ventana donde si usted lo necesita podr abrirla para conocer las condiciones preestablecidas de este
cliente,

Para hacer el listado de Clientes deber ingresar al Submdulo Clientes y darlos de alta.

Titulo. Si usted est trabajando por proyectos, en este campo puede indicar el titulo del proyecto que se est llevando a
cabo o bien el ttulo del pedido si as lo desea.

Impreso. Para llevar un mejor control puede indicar si su pedido fue impreso, en caso de ser as se puede bloquear para
ya no realizar cambios y saber si se puede cancelar dicho pedido en caso de necesitarlo. Este campo no se puede fijar
manualmente, lo hace el sistema automticamente cuando detecta que un pedido ha sido impreso.

Fecha. Al acceder a la ventana de Pedidos, inmediatamente aparecer la fecha del da en que est realizando su pedido;
si usted desea poner otra fecha, lo podr realizar situando el cursor en el campo especfico y se desplegar un calendario
para que usted elija la fecha de su Pedido

Fecha tentativa. El programa indicar X nmero de das a partir de la fecha en que este ingresando su pedido en el
programa, fecha probable de entrega, el nmero de das que se indican dentro de las Opciones del sistema.

Entrega. La fecha en que ha entregado este pedido, o la fecha en que ha recibido la orden de compra de su cliente.

Vendedor. En este campo podr seleccionar al vendedor encargado de este pedido.

Para hacer el listado de vendedores ingrese al Mdulo Empleados, registre sus vendedores y despus seleccinelos en este
campo.

Proyecto. Aqu podr seleccionar cual ser el proyecto que se va a asignar a este Pedido.

Para hacer el listado de Proyectos deber ingresar al Mdulo Proyectos y darlos de alta.

Sucursal. En caso de contar con varias sucursales, deber seleccionar la sucursal en la que est trabajando. Recuerde
que las sucursales son las que da de alta en Multialmacn.

Ingresar artculos en Pedido

Para que usted ingrese un artculo en su Pedido, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le
aparecer un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro
de su inventario, seleccione los artculos.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Pedido, ponga el cursor sobre la primera lnea
de descripcin y teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que tiene en su inventario
que empiezan con las letras del artculo que tecleo.

Registre las cantidades de los artculos, ya registradas las cantidades le aparecer automticamente el
precio unitario y el total por articulo; dentro de la pantalla aparece el precio costo, sin embargo esta
informacin no la ver su cliente.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita
utilizar otra divisa para el pedido, podr seleccionarla dentro de este campo.

Idioma. El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita
utilizar otro idioma para el pedido, podr seleccionarlo dentro de este campo.

Recibido. En este campo usted podr anotar la Fecha en que se recibi el Pedido, si desea poner la fecha del da en
que est realizando su Pedido, bastar con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y
automticamente el programa le pondr la fecha del da. Si desea poner otra, seleccione el campo y se desplegar un
calendario para que elija la fecha que necesita.

Facturar. Podr indicar si el Pedido puede ser Facturado.

Validado. Si est de acuerdo con el Pedido nicamente sealar para validarlo. Al validar el pedido, el sistema
tambin asignar una fecha de recibido.

Consignacin. Si la mercanca de su pedido se va a manejar a consignacin, usted deber de activar esta bandera,
ms adelante en el mdulo de consignacin se explicar bien esta funcionalidad.

No Validado. Si no est de acuerdo con el Pedido o bien fue rechazado por su cliente, nicamente sealar para no
validarlo.

Usted podr ingresar la razn de la No Validacin del pedido y sus comentarios. Las razones de No Validacin se establecen desde las
opciones del sistema en la pestaa de listas.

Plazo de Pago. Podr indicar la forma en la que su cliente realizar su pago, si es de Contado o a Crdito.

Vencimiento. Dentro de este campo usted podr indicar cundo se vence la fecha de pago de su cliente, sea su pago
de contado o crdito. A la derecha de este campo, se encuentra una ventana que al abrirla podr indicar el calendario

de sus pagos, el porcentaje que se cobrar y el total a cubrir (el total lo calcula el programa a partir del porcentaje
especificado).

Tipo de Cambio. En caso de estar utilizando una moneda diferente a la divisa base establecida, haga clic al icono del
mundo, se actualizar el tipo de cambio al da de la moneda que est utilizando, y mandar la informacin
correspondiente.

Clave descuento. Si usted maneja descuentos establecidos con sus clientes, al querer asignar un descuento mayor al
indicado deber ingresar una clave, el programa no le permitir modificar el descuento si usted no ingresa la clave.

Para que esta funcin est disponible, usted deber tener habilitada la opcin de Ligar Descuento con Tipo de Pago en la pestaa
General de las Opciones del sistema.
Adems, usted debi de haber fijado el descuento mximo permitido por plazo de pago desde las opciones del sistema en la pestaa
de Listas en la lista de Trminos de Pago.
Si el usuario no est autorizado a dar descuentos desde el la Seguridad del sistema, no podr efectuar esta operacin.
Cuando usted pone un descuento y no ha puesto un plazo de pago al documento, el sistema forza al usuario a poner un plazo de pago
para poder atribuir un descuento al documento. Si el descuento es mayor al permitido para ese Plazo de Pago, el sistema enviar la
siguiente alarma:

Si usted dice que no, no podr otorgar el descuento deseado, si usted dice que si, el sistema enviar la siguiente pantalla:

Esta clave es una clave abierta, donde la persona que est autorizando el descuento, deber de escribir su referencia para saber que
est autorizando este descuento. Al poner la Clave, el campo de Clave Descuento pone dicha clave.
Todos los descuentos que se hagan de esta forma, aparecern en la consulta de Descuentos Excepcionales que contiene el mdulo
de Clientes.

Aceptado. Para llevar un registro y control de los pedidos aceptados, seleccione esta opcin.

Exportacin. Puede indicar si el Pedido es para exportar para evitar el clculo del IVA en su total.

Unidades. Enva un total de los productos que contiene el Pedido.

Subtotal. El programa le indicar el subtotal del Pedido que usted est realizando.

Descuento. Si usted desea darle un descuento a su cliente dentro del Pedido podr ingresarlo en este campo.

IVA. El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr
modificarlo dentro de este campo si llegara a necesitarlo.

Total. Al final el programa indicar el Total de su Pedido.

Pagos. En la parte inferior derecha del pedido aparece el importe pagado por el cliente y el saldo pendiente por cobrar.
Al hacer clic en el botn
se abre la pantalla con la informacin de los pagos que ha realizado su cliente, pudiendo
consultar la informacin, agregar nuevos pagos o cancelar pagos realizados.

Es importante destacar que si hay una factura asociada a un pedido slo podrn registrase los pagos en la factura.

Fecha. Fecha en que se registra el pago del cliente

Cuenta No. Seleccione la cuenta a la que se acredita el importe.

Para hacer el listado de Cuentas ingrese al Mdulo Bancos, al submdulo de Cuentas Bancarias, registre sus Cuentas o
Cajas y despus seleccinelas en este campo.

Afectacin En caso que el crdito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depsito de cheque o
transferencia bancaria que no se hace efectivo de inmediato) se indica dicha fecha en este campo. Es importante
mencionar que esta fecha es informativa y le ayudar para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de
Conciliacin que se encuentran en el mdulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria,
automticamente se ver reflejado en el sistema, en el saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago,
independientemente de la fecha de afectacin.

Importe. El monto de la cuota que paga el cliente, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.

Comentarios. Cualquier explicacin o comentario referente al pago del cliente.

Modo de pago. Seleccione la forma en que paga el cliente, las opciones desplegadas en esta lista deben ser ingresadas
previamente en Herramientas -> Opciones -> Lista -> General: Modos de Pago

Cheque. En caso que el cliente pague con cheque, ingrese en este campo el nmero de cheque.

Parcialidad. Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que as lo sea.

En caso de querer eliminar un pago registrado, slo marque el rengln correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.
En caso de que usted haya registrado una lnea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitir guardar
los pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.
6.4.1 Crear un Nuevo Pedido Sin Cotizacin Previa

Ingrese al Mdulo de Clientes.

Ingrese al Submdulo Pedidos.

Cree un nuevo registro.

Ingrese los datos requeridos dentro de los campos establecidos.

6.4.2 Crear nuevo Pedido Cliente (con cotizacin previa)

Dentro del Submdulo Cotizaciones localice la Cotizacin de la cual desea generar su pedido.

Ya seleccionada, haga clic en el icono "Copiar nuevo pedido cliente y aparecer la Pantalla de Pedidos, donde podr
crear un pedido cliente basado en esta cotizacin.

nicamente tendr que registrar:

Fecha tentativa: La fecha en que ha prometido entregar los productos ofertados.

Fecha entrega: La fecha en que ha entregado este pedido.

6.4.3 Cambiar datos de un Pedido Cliente


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Pedido cliente ya registrado, deber dar doble clic sobre el registro que desee
modificar o bien seleccionar el registro y dar clic en el botn Editar, como se muestra en la imagen.

Recuerde siempre guardar su informacin y las modificaciones que haga, al hacer clic en el icono Aceptar.
6.4.4 Suprimir un Pedido Cliente
Solo se podr suprimir el pedido si este no est entregado y no debe tener pagos. En caso de lo contrario se mostrara el siguiente
mensaje:

Para poder borrar un pedido que tiene pagos o entregas asociadas, el procedimiento a seguir es el siguiente

1. Eliminar el pago que tenga el pedido.

Abrir el pedido a Eliminar

Dar clic en el botn de Pagos.

Seleccionar el registro a eliminar y presionar la tecla Suprimir [DELETE]. Se mostrara el mensaje de confirmacin

2. Seleccionar el registro del pedido a Eliminar. Y dar clic en el botn suprimir.

6.4.5 Cancelar Pedido


En este caso ya sea un pedido con pagos totales o parciales, se cancela el pedido y se genera un nuevo pedido donde puede
manipular los productos pedidos y los pagos registrados:
El procedimiento a seguir es el siguiente:

Abrir el pedido que se desea cancelar de forma parcial

Dar clic en el botn de Cancelar que se muestra en la parte superior de la pantalla del pedido.

Se mostrar el siguiente mensaje:

Se puede cancelar el pedido si no tiene pagos registrados se hayan o no entregado los productos. En caso de estar los productos
entregados y se cancela el pedido, automticamente se actualizan las cantidades del inventario.
Si usted desea cancelar un pedido con pagos o entregas, y selecciona que si desea cancelar parcialmente el pedido, le abrir un
nuevo pedido para que haga las modificaciones pertinentes y cancelar el pedido anterior.
Si desea cancelar totalmente un pedido pagado, deber de entrar a la pantalla de pagos, borrar los pagos y entonces podr cancelar el
pedido.
Si el pedido que desea cancelar ya est pagado y ligado a una factura, tendr que borrar los pagos desde la factura para
posteriormente cancelar el pedido.
6.4.6 Remisiones
Para entregar la mercanca de un Pedido el procedimiento a seguir es el siguiente:

Abrir el pedido del cual se desea entregar la mercanca.

Dar clic en el botn de Remisiones, se mostrar la siguiente pantalla, en la cual podr dar salida a la mercanca.

La pantalla Remisiones tiene 2 pestaas y dos opciones de captura, manual o automtica.

Captura Automtica
Usted utilizar la Edicin automtica si es que la mercanca que est entregando es igual a la del pedido o casi igual y la mercanca se
est haciendo en una sola entrega. Para ello deber dar clic en el botn Importar

Cada vez que entre a la pantalla de remisiones, el sistema est listo para hacer la edicin automtica de su pedido.
Si usted selecciona el icono para importar su pedido a la entrega
mercanca

, el sistema copiar el contenido del pedido a la entrega de

No obstante que captur automticamente la entrega, usted podr capturar la cantidad entregada a su cliente, la cantidad de vuelta, y
podr asignar el Lote del cual est tomando la mercanca, y la Ubicacin exacta de su almacn de donde est saliendo la mercanca
por Rack, Posicin y Nivel.

El lote lo toma en base a los lotes que han entrado a su almacn desde un Pedido Proveedor o una Transferencia, al igual que el
Rack, la Posicin y el Nivel. Adems usted previamente debi haber configurado sus almacenes por Rack, Posicin y Niveles si es
que desea esta funcionalidad. Tambin es importante mencionar que para manejo de Racks y Lotes, debern de estar habilitadas
estas Opciones desde las Opciones del sistema en la pestaa de "Producto"

Una vez capturada la mercanca, podr asignarle una fecha de entrega, nmero de remisin, flete, nmero de gua y seleccionar
el almacn de donde saldr su mercanca.

Si desea borrar la entrega, bastar con seleccionar la lnea de entrega de la tabla y oprimir el botn suprimir de su teclado.
Una vez que est satisfecho con la informacin de la pantalla pulse aceptar y en ese momento el pedido quedar registrado como
entregado y se descontar la mercanca de su almacn.

Captura Automtica
Suponga que usted va a hacer dos entregas distintas para un mismo pedido, con fechas distintas y de almacenes distintos. Para este
caso deber de utilizar la edicin Manual.
Para hacer la captura manual de su remisin, deber de seleccionar el botn
esquina inferior derecha de su pantalla. Observe ahora como cambi la pantalla:

que se encuentra en la

Si desea ayudarse del icono


para que se copie la mercanca de su pedido a la entrega puede hacerlo y nuevamente tendr la
informacin copiada de su pedido:
A diferencia de la Edicin automtica, la edicin manual permite que usted seleccione la fecha de entrega, nmero de remisin, flete,
nmero de gua y almacn por cada artculo que est entregando. Si estas estadsticas cambian por lnea el sistema las tomar como
una entrega distinta, por ejemplo para este caso se entregarn las primeras dos mercancas del almacn de fbrica con el nmero de
Gua nmero 1, el flete 5 y de la remisin nmero 1 el da 19 de junio del 2005. Esa mercanca se entregar del almacn Fbrica. La
otra entrega ser con el nmero de gua 2, el flete 6 y la remisin nmero 2 el da 18 de junio del 2005. Esa mercanca se entregar
del almacn Mayoreo. Usted registrar las dos primeras lneas con los datos mencionados:
Ahora, para el tercer producto, los datos cambiarn, donde usted seleccionar la lnea, editar la fecha y cambiar los campos de No.
Remisin, Flete, Nmero de Gua y Almacn
Usted puede utilizar la pestaa de comentarios, para escribir todo lo que desee concerniente a sus entregas de clientes.
Usted puede utilizar el icono

para mandar a imprimir sus entregas de mercanca.

Si entrega la entrega que est registrando en el pedido es mayor o menor a la del pedido, el sistema registrar el pedido como
Entregado de Ms o Entregado Parcial segn sea el caso.
Si la cantidad entregada es igual a la pedida, el pedido quedar registrado como Entregado.

Usar Preparacin Antes de Entregar:


Si usted habilita la opcin de Usar Preparacin Antes de Entregar desde las opciones del sistema en la pestaa de Pedido. Podr
registrar en el sistema la preparacin de mercanca en el almacn antes de entregarla y mandar a imprimir dicha preparacin.

6.4.7 Crear Factura


Site el puntero sobre el icono Crear Factura. Se desplegar la pantalla Facturas donde ya se encontrarn los datos que registr en
su Pedido y nicamente deber ingresar los datos faltantes para la nueva factura que ha creado.

6.4.8 Asistente de inventario


Seleccione el icono Asistente de inventario y haga clic, le aparecer la pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los
artculos que tenga en su Inventario, localizndolos por diferentes criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.). Le mostrar el precio
que maneje, la fotografa del artculo, Disponibilidad de los artculos en todas las sucursales que tenga en caso de manejar
Multialmacn.

El asistente de inventario le ayuda cuando usted desconozca el nombre del artculo que busca, cuando ya lo haya localizado en su
inventario y desee agregarlo a su Cotizacin, haga clic sobre la paloma e inmediatamente se agregar.

Para ms informacin, consulte el captulo de asistente de Inventario.


6.4.9 Comisin de Venta
Dentro de la ventana que se muestra, usted podr consultar o asignar el porcentaje de comisin que se llevar el(los) vendedor(es)
que est atendiendo ese cliente en particular. Se mostrar la pantalla siguiente:

Tambin podr consultar el importe que se llevar su vendedor con respecto a la venta que est registrando. Y quedar registrado
como una comisin por pagar en el mdulo de bancos.
6.4.10 Enviar pedido por e-mail
Teniendo su Pedido completo, puede optimizar su tiempo enviando la informacin va mail a sus clientes. Para realizarlo seleccione
en la pantalla de Pedidos Cliente el icono Enviar por mail, llene los campos con la informacin que se solicite y podr enviar su
documento, no sin antes poder visualizarlo, para confirmar que este correcto, de la misma forma como se explic en el submdulo
Cotizaciones.

Para poder utilizar esta funcionalidad deber contar con Outlook Express como cliente predeterminado
6.4.11 Expediente
Podr llevar un histrico de las acciones que se han llevado a cabo con su cliente, quines lo han atendido y la fecha en que se hizo
cada accin.

Fecha. Ingrese la fecha en que se lleva a cabo la accin

Empleado. Seleccione el empleado que ejecuta la accin

Ttulo. Anote una explicacin o comentario de la accin registrada

Seleccione la lnea de expediente y en la parte inferior de la pantalla podr escribir todo lo concerniente a cada accin registro de la
tabla.
6.4.12 Relacin del Mdulo de Pedidos con el Mdulo de Inventario.
Cuando usted captura un pedido y su estatus queda como No Entregado, el sistema apartar esa mercanca y pondr el estatus de
los artculos que estn Pendientes de Entregar a los clientes, restndolos a la disponibilidad de venta.
Cuando haga la remisin y entregue la mercanca del pedido, se descontar la mercanca del almacn que haya seleccionado en la
remisin y los descontar de la estadstica de Por entregar a clientes.
Cuando usted ha configurado los productos que no los puede vender en negativo y no cuenta con la disponibilidad suficiente para
hacer el pedido, el sistema no permitir que guarde el pedido a menos que todos los productos que estn en el pedido tengan la
disponibilidad para que se pueda surtir dicho pedido.

6.5 Facturas
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explican los procedimientos que se debern seguir para elaborar las Notas al Pblico en General y Facturas de los
productos que le han comprado sus clientes. Podr realizar todas las funciones relativas a los eventos y mecanismos que conforman
una Nota y una Factura.

El programa podr generar sus Notas de Remisin y Facturas con base a su cotizacin o pedido cliente, especificando el vendedor
que realiz la venta; verificar la existencia en su almacn de los artculos que contiene su Nota o Factura; elaborar rdenes de trabajo;
ingresar los artculos de su Nota o Factura al teclear las primeras letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario
cualquier artculo que forme parte de la Nota o Factura; imprimir su Nota o Factura; podr trabajar con diferentes series de
Facturas; podr generar notas de crdito o notas de cargo; buscar o filtrar las Notas o Facturas que desee encontrar con base en
criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); imprimir la nota o Factura en el idioma de su cliente (espaol, ingles o francs);
escoger la divisa con la cual quiere crear su Nota o Factura; indicar la fecha de recepcin de la Nota o Factura bloquendola al mismo
tiempo para evitar errores; indicar la forma de pago que recibir de su cliente; indicar el vencimiento de la Nota o Factura para efecto
de cobranza; visualizar el estado de pago de la Nota o Factura; adaptar el descuento que quiera aplicar en su Nota o Factura; adaptar
el impuesto correspondiente a quien dirija su Nota o Factura (en caso de exportacin); marcar exportacin cuando facture al extranjero,
etc.
Interaccin con otros mdulos
Cliente

Para seleccionar al Cliente

Inventario

Para seleccionar el producto

Banco

Para ingresar el pago

Empleados

Para seleccionar al Vendedor

Proyectos

Para seleccionar el proyecto

Como acceder a esta pantalla.

En la barra de iconos o lista de carpetas seleccione Facturas y aparecern las Notas y Facturas que se han elaborado.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


ID. Al crear una nueva factura, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el programa y que es insustituible,
en caso que llegara a suprimirse la factura, su ID correspondiente queda guardado en la base de datos.
Factura No. Podr ingresar el No. de Factura que desee y a partir de haber ingresado ese nmero, el programa le asignar
automticamente el inmediato superior en su siguiente Factura. El nmero de Factura aparecer despus que usted haya seleccionado
el cliente. Tambin podr manejar series de factura para que el sistema lleve la serie, para manejar nmeros de serie para las facturas,
deber tener habilitada la opcin desde las Opciones del sistema en la pestaa de factura.
Cliente. En este campo usted podr seleccionar el cliente de quien est realizando su factura; a la derecha de este campo se
encuentra una ventana donde si usted lo necesita, podr abrirla para conocer las condiciones preestablecidas de este cliente.
Para hacer el listado de Clientes deber ingresar al Submdulo Clientes y darlos de alta. O bien podr darlo de alta desde aqu como
se explica en el mdulo de Captura de Listas de Venta.
Ttulo. Si usted est trabajando por proyectos, en este campo puede indicar el titulo del proyecto que se est llevando a cabo o
cualquier otra referencia.

Fecha. Al acceder a la ventana de Facturas, inmediatamente aparecer la fecha del da en que est realizando su nota o factura; si
usted desea poner otra fecha, lo podr realizar situando el cursor en el campo especfico y se desplegar un calendario para que usted
elija la fecha de su Nota o Factura.
No. Gua. Podr ingresar el nmero de gua si usted habilit desde las opciones del sistema el Nmero de Gua en la pestaa de
Facturas.
Nota. Al sealar este campo, podr indicar si lo que realiza es una Nota de remisin o Factura.
Impreso. Para llevar un mejor control puede indicar si su Factura ya fue impresa, en caso de ser as el programa la bloquea para ya
no realizar cambios, nicamente cancelaciones en caso de necesitarlo. Este campo el sistema lo asigna automticamente cuando la
factura o nota ha sido impresa.
Vendedor. En este campo podr seleccionar al vendedor asignado.
Para generar el listado de vendedores, deber ingresar al Mdulo Empleados y darlos de alta para despus seleccionarlos en este
campo.
Proyecto. En este campo usted podr seleccionar el tipo de proyecto. Para hacer el listado de Proyectos deber ingresar al Mdulo
Proyectos y darlos de alta.
Sucursal. Seleccione el nombre de la sucursal a la que corresponde la venta.
Venta de otra sucursal. Si est registrando una venta de mercanca de otra sucursal, seleccione en esta opcin la sucursal donde est
la mercanca que est vendiendo. Slo se activa esta opcin si se ha palomeado Poder vender de otra sucursal en Herramientas >Opciones - >Factura
Ingresar artculos en Factura. La lista de la factura presenta dos pestaas como se muestra en la siguiente figura:

En la pestaa General. Usted podr registrar sus artculos como se explica a continuacin:

Para que ingrese un artculo dentro de una Factura, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le aparecer
un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro de su inventario.

Existe otra forma para que ingrese un artculo en su Factura, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin y
teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que tiene en su inventario que empiezan con las letras
del artculo que tecleo.

Registre las cantidades de los artculos, ya registradas las cantidades le aparecer automticamente el precio unitario y
el total por artculo

Si usted habilit desde las opciones del sistema, en la pestaa de Facturas las opciones de Ensear Costo y Ensear Proyecto,
podr ver el costo del artculo y asignar un proyecto a cada lnea de la factura o Nota.
En la pestaa Comentarios usted podr escribir los comentarios que desee que sean pertinentes para la factura que est creando.

Divisa. El programa manejar la divisa base que haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otra, podr
seleccionarla dentro de este campo y el programa har el cambio.
Idioma. El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro podr
seleccionarlo dentro de este campo.
Recibido.En este campo usted podr anotar la Fecha en que se recibi la factura, si desea poner la fecha del da en que est
realizando su Factura, bastar con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente el programa le
pondr la fecha del da. Si desea poner otra, seleccione el campo y se desplegar un calendario para que elija la fecha que necesita.
Exportacin. Podr indicar si el cliente al cual esta facturando es de Exportacin. Cuando usted habilita esta casilla, el IVA de su
factura se va a 0.00% debido a que usted est vendiendo fuera del pas.
Entregar. Registre si la factura ya ha sido controlada y puede ser entregada.
Leyenda. Al momento de seleccionar un Tipo de Pago, el programa le enviar una leyenda indicando como debe realizarse.
Consignacin. Si usted est facturando mercanca que estaba a consignacin, usted deber habilitar esta bandera.
Programacin de Facturas Peridicas:
Peridico. Como se vio en el captulo del men de herramientas, usted puede generar facturas peridicas basadas en una
factura. Desde aqu usted podr crear dicha factura para que se basen las dems al seleccionar la casilla peridico. Para
que pueda aparecer esta casilla y habilitar la funcin de facturas peridicas, deber de haber habilitado primero la opcin de
Facturas Peridicas que se encuentra en las opciones del sistema en la pestaa de Facturas.
Observe que cuando usted activa esta bandera, al lado derecho de esta opcin el sistema habilita los siguientes campos:

Usted podr indicar de qu manera desea generar su factura (Semanal, Quincenal o Mensual).
Si usted seleccion semanal, el sistema preguntar qu da de la semana desea generar su factura (lunes, martes, mircoles, jueves,
viernes, sbado o Domingo).
Si usted eligi Quincenal, el sistema programar la factura peridica cada fin de Quincena.
Si usted eligi Mensual, el sistema le preguntar qu da del mes desea generar la factura o bien si selecciona Fin Mes el sistema
programar la factura para fin de mes.
Posteriormente la fecha que aparece del lado derecho ser la fecha que indicar hasta cundo se debe generar una factura peridica
basada en la factura que usted est creando en este momento. Si usted no asigna una fecha el sistema programar las facturas hasta
10 aos despus de la fecha que tenga la factura que est generando.
Recuerde que en las opciones del sistema en la pestaa de Facturas, podr escribir el texto que quiera que aparezca en las lneas
de sus facturas peridicas y el ttulo de las mismas.
Recuerde que para generar las facturas peridicas que el sistema ha programado en base a la configuracin recin explicada de
facturas peridicas, lo puede hacer desde el men de Herramientas, en la funcin de Generacin de Facturas Peridicas. (Ver
captulo de Generacin de Facturas Peridicas para la generacin de las mismas).

Recuerde que el Texto que aparecer en sus facturas peridicas, lo configurar desde las opciones del sistema en la pestaa de
Factura.
Plazo de pago. Indicar la forma en la que su cliente realizar su pago, si es de Contado o a Crdito
Vencimiento. Al seleccionar un tipo de pago, el programa automticamente indicar la fecha en que deber realizarse dicho pago. A
la derecha del mismo campo se encuentra una ventana que al oprimirla le indicar como se desglosarn sus pagos an siendo de
contado.
Tipo de cambio. En este campo se indicar el tipo de cambio de la Divisa que maneje en su factura, a la derecha del mismo campo
se encuentra una ventana que al oprimirla lo conectar en un sitio en Internet y actualizar el tipo de cambio de la divisa que est
utilizando al da.
Clave descuento. Si usted maneja descuentos establecidos con sus clientes, al querer asignar un descuento mayor al indicado deber
ingresar una clave, el programa no le permitir modificar el descuento si usted no ingresa la clave.
Para que esta funcin est disponible, usted deber de tener habilitada la opcin de Ligar Descuento con Tipo de Pago en la pestaa
General de las Opciones del sistema.
Adems, usted debi de haber fijado el descuento mximo permitido por plazo de pago desde las opciones del sistema en la pestaa
de Listas en la lista de Trminos de Pago.
Si el usuario no est autorizado a dar descuentos desde el la Seguridad del sistema, no podr efectuar esta operacin.
Unidades. Enva un total de los productos que contiene la Factura.
Subtotal. El programa le indicar el subtotal de la Factura o Nota que usted est realizando.
Descuento. Si usted desea darle un descuento a su cliente dentro de la Factura podr ingresarlo en este campo.
IVA. El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr modificarlo dentro de
este campo si llegara a necesitarlo.
Retencin. Hay servicios que causan retencin de IVA como los fletes por ejemplo. Usted podr indicarle a un producto o servicio el
porcentaje de retencin que causa, donde el sistema calcular en base a ese porcentaje y el IVA que grava el servicio, la retencin de
IVA que hay que hacer a la factura.
Total. Al final el programa indicar el Total de su Factura.
Aceptado. Para llevar un registro y control de las facturas o notas aceptadas, seleccione esta opcin.
Pagos. En la parte inferior derecha de la factura aparece el importe pagado por el cliente y el saldo pendiente por cobrar. Al hacer clic
en el botn
se abre la pantalla con la informacin de los pagos que ha realizado su cliente, pudiendo consultar la informacin,
agregar nuevos pagos o borrar pagos registrados.

Fecha. Fecha en que se registra el pago del cliente


Cuenta No. Seleccion la cuenta a la que se acredita el importe
Afectacin. En caso que el crdito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depsito de cheque o transferencia
bancaria que no se hace efectivo de inmediato) se indica dicha fecha en este campo. Es importante mencionar que esta fecha es
informativa y le ayudar para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de Conciliacin que se encuentran en el
mdulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria, automticamente se ver reflejado en el sistema, en el
saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago, independientemente de la fecha de afectacin.
Importe. El monto de la cuota que paga el cliente, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.
Comentarios. Cualquier explicacin o comentario referente al pago del cliente.
Modo de pago. Seleccione la forma en que paga el cliente, las opciones desplegadas en esta lista deben ser ingresadas previamente
en Herramientas - > Opciones -> Lista -> General: Modos de Pago
Cheque. En caso que el cliente pague con cheque, ingrese en este campo el nmero de cheque.
Parcialidad. Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que as lo sea.
En caso de querer eliminar un pago registrado, slo marque el rengln correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.
Todos los pagos que registre desde aqu afectarn automticamente el mdulo de bancos, los reportes de cuentas por cobrar y pagos
de cliente.
En caso de que usted haya registrado una lnea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitir guardar los
pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.
Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:
1. Crear nueva Factura

2. Cancelar Factura
3. Suprimir Factura
4. Cambiar datos de Facturas
5. Nota de cargo
6. Nota de crdito
7. Abrir artculo en inventario
8. Asistente de inventario
9. Comisin de venta
10. Enviar una Factura por Mail
11. Crear una copia de la factura
12. Imprimir

6.5.1 Crear nueva Factura

Ingrese al modulo de Clientes.

Ingrese al Submdulo Facturas.

Cree una nueva Factura.

Ingrese los datos requeridos dentro de los campos establecidos.

6.5.2 Cancelar Factura


En caso de factura con pagos totales o parciales, se cancela parcialmente la factura y se genera una nueva donde puede manipular los
productos facturados y los pagos registrados:
Slo se puede cancelar la factura si no tiene pagos registrados.
El procedimiento a seguir es el siguiente:

Abrir la Factura que se desea cancelar de forma parcial

Dar clic en el botn de Cancelar que se muestra en la parte superior de la pantalla de la factura.

Se mostrar el siguiente mensaje:

6.5.3 Suprimir Factura

Identifique la Factura que desea suprimir.

Una vez identificada, seleccione el icono Suprimir .

Inmediatamente aparecer una ventana donde slo debe confirmar que quiere suprimir su Factura.

Slo podrn suprimirse facturas que no tengan pagos asociados, ni notas de crdito/cargo. Caso contrario aparece el siguiente
mensaje:

Si requiere borrar una factura con pagos registrados, tendr que eliminar los pagos de la pantalla de registros de pagos y
posteriormente podr borrar o suprimir la factura o nota.
6.5.4 Cambiar datos de Factura
Podr cambiar los datos que usted quiera de una Factura ya registrada, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada y
posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.
Teniendo seleccionado el registro, dar clic en el botn Editar.

6.5.5 Nota de cargo


Como su nombre lo indica, una Nota de Cargo es un documento con el cual se hace un cargo extra a la Factura original por un
servicio o producto que se agreg a posteriori, por ejemplo un flete o un cargo de intereses moratorios.

Seleccione el icono Nota de cargo .

Le aparecer una pantalla con un listado de notas asociadas a la factura, para agregar una nueva nota seleccione
Aadir.

En la nueva ventana registrar los artculos y cantidades por los cuales desea hacer la nota de cargo; podr tener la
opcin de imprimirla no sin antes tener una vista previa de su Nota de cargo.

Al hacer una nota de cargo de uno o varios productos que se encuentren en su catlogo de inventario, el sistema registrar una salida
de inventario al almacn que tenga configurado como almacn de Salida desde Multialmacn. Si usted tiene habilitada la funcin de
Manejo de Lotes y la Funcin de Manejo de Racks y Posiciones, podr ingresar esa informacin a la nota de cargo para indicar de
qu lote saldr la mercanca y de qu rack, posicin y nivel saldr la mercanca. Recuerde que esa opcin se encuentra en las
opciones del sistema en la pestaa de inventario.
Una vez que haya terminado su nota de cargo, recuerde dar clic en Aceptar y el cargo quedar aplicado a la factura aumentando el
total de la misma.
Si usted desea abrir nuevamente una nota de cargo para editarla o consultarla, vuelva a seleccionar el icono de notas de cargo
desde la factura y volver a aparecer la siguiente pantalla vista anteriormente.

Finalmente seleccione la nota de cargo que quiera abrir y pulse el botn


pueda hacer las operaciones que crea pertinentes.

, donde se abrir la nota de cargo para que

Si desea suprimir una nota de cargo, nicamente seleccinela de la pantalla de notas de cargo y oprima el botn suprimir de su
teclado.
6.5.6 Nota de crdito
La Nota de Crdito, es por el contrario un documento que se expide al cancelar un producto o servicio, sea por malas condiciones,
porque al cliente ya no le era necesario el producto o bien hacer una bonificacin por descuento por pronto pago por ejemplo:
1. Seleccione el icono Nota de Crdito

. Aparecer la siguiente ventana, seleccione Aadir

Enseguida se desplegar su Nota de Crdito donde deber registrar el nmero que desea manejar de su nota, as como los artculos y
cantidades por los cuales desea hacer su Nota de Crdito.

Podr tambin con el Asistente para abrir el producto o servicio del inventario,
corroborar los datos de los artculos que se
encuentren dentro de su Nota de Crdito; y por ltimo imprimir su Nota de Crdito para entregarla al cliente, no sin antes tener una
vista previa del documento.
Puede optar por dos formas de manejo de notas de crdito:
OPCIN I: En caso de no devolverle al cliente el dinero a favor, cuando el cliente realiza otra compra en la nueva factura o pedido al
momento de registrar el pago, se ingresa el importe total de la venta menos el importe del crdito a favor del cliente. As, si el cliente
tiene un saldo a favor de $350, y la venta actual es de $862.5, se registrar un pago de $ 512.5 en la nueva factura y har el ajuste en
la ventana de pagos a la factura que tiene el crdito. O bien puede borrar la nota de crdito y crearla en la factura a la que desee
aplicar el crdito.
OPCIN II: En caso de devolverle al cliente el dinero a favor, si se ingresa nuevamente a la factura sobre la cual se registr la nota de
crdito, a la opcin Pagos, y se agrega un nuevo pago, automticamente calcula el importe (diferencia a favor del cliente) y se debita
de la cuenta bancaria correspondiente del Mdulo Bancos.
Al hacer una nota de Crdito de uno o varios productos que se encuentren en su catlogo de inventario, el sistema registrar una
entrada de inventario al almacn que tenga configurado como almacn de Entrada desde Multialmacn. Si usted tiene habilitada la
funcin de Manejo de Lotes y la Funcin de Manejo de Racks y Posiciones, podr ingresar esa informacin a la nota de Crdito
para indicar de qu lote entrar la mercanca y a qu rack, posicin y nivel entrar la mercanca. Recuerde que esa opcin se
encuentra en las opciones del sistema en la pestaa de inventario.
Una vez que haya terminado su nota de Crdito, recuerde dar clic en Aceptar y el Crdito quedar aplicado a la factura disminuyendo
el total de la misma.
Si usted desea abrir nuevamente una nota de Crdito para editarla o consultarla, vuelva a seleccionar el icono de notas de Crdito
, desde la factura y volver a aparecer la siguiente pantalla vista anteriormente

Finalmente seleccione la nota de Crdito que quiera abrir y pulse el botn


que pueda hacer las operaciones que crea pertinentes.

, donde se abrir la nota de Crdito para

Si desea suprimir una nota de Crdito nicamente seleccinela de la pantalla de notas de Crdito y oprima el botn suprimir de su
teclado.
6.5.7 Encontrar artculo en el inventario

Seleccione la Factura que desee.

Elija el artculo que quiere encontrar en su inventario y haga clic.

Seleccione el icono Encontrar artculo en el inventario; dentro de esta pantalla podr verificar cualquier dato sobre el artculo que haya
elegido, exactamente como lo dio de alta en el Inventario.

6.5.8 Asistente de inventario


Seleccione el icono Asistente de inventario, se desplegar una pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los artculos
que tenga en su Inventario, localizndolos por criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.).

6.5.9 Comisin de venta


1. Seleccione el icono Comisin de venta .
2. Enseguida le aparecer la pantalla de Comisin. Dentro de la ventana que se muestra, usted podr consultar y seleccionar el(los)
vendedor(es) y asignar la comisin para cada vendedor, siempre y cuando haya ingresado al vendedor desde el mdulo de empleados.
Cuando selecciona el icono de comisin de venta, se muestra la pantalla siguiente:

Tambin podr consultar o asignar el importe que se llevar su vendedor con respecto a la venta que est registrando.
6.5.10 Enviar Factura por e-mail
Teniendo la Factura completa, puede optimizar su tiempo enviando dicha informacin va mail a sus clientes para que pueda
agilizar el pago de la misma. Para realizarlo seleccione dentro de Facturas el icono Enviar por mail, y le aparecer la siguiente
pantalla:

Para poder utilizar esta funcin, necesita tener configurado Microsoft Outlook Express o Windows Mail como cliente de correo
predeterminado.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

Modelo. El modelo se refiere al modelo que utilizar en base a los modelos que usted previamente cre desde el men de
Herramientas de la barra de mens en la funcin de Formatos.

Contacto Cliente. Se especificar la persona a la cual va dirigido el e-mail.

Asunto. Le permite especificar cul es el motivo de su e-mail. El programa le indica automticamente el motivo de su mail
(Factura), pero podr modificarlo.

Para. Haciendo un clic en el recuadro Para, automticamente se ingresar la direccin de correo que usted indic al dar de
alta al contacto.

CC. Si adems de ese contacto, desea enviar la cotizacin a una tercera persona, deber indicar en este campo la direccin de
correo.

Pre visualizar. Podr visualizar su documento antes de enviarlo.

Confirmar recepcin. Al palomear esta opcin recibir una confirmacin cuando el destinatario reciba el mail

Enviar. Al seleccionar este botn el mail queda en la bandeja de salida del programa de envo de mail que tenga configurado por
default en su computadora. Esto significa que para poder enviar un mail desde BusinessAdmin es necesario tener configurada
una cuenta de mail en algn programa de administracin de correos.

6.5.11 Crear copia de la factura


Con esta opcin usted puede generar las Facturas que se crean con cierto periodo y manejar los mismos datos. O bien, suponga
que la factura sali mal impresa y la tiene que cancelar, para no volverla a capturar podr seleccionar esta funcionalidad.
Se selecciona la factura que se desea, dentro de la factura se selecciona el icono Crear copia y automticamente le crea una
Factura exactamente igual y usted puede realizar las modificaciones que hagan falta.

6.5.12 Imprimir
Presione el Botn se mostrar la siguiente pantalla en la cual seleccionara el tipo de formato y el nmero de copias.

6.5.13 Relacin del Mdulo de Facturas con el Mdulo de Inventario.


Cuando usted captura una Cotizacin y la copia a factura, el sistema descontar automticamente de inventario el(los) artculo(s) que
contenga la nueva factura al almacn que est registrado como almacn de Salida desde Multialmacn.
Cuando usted captura un Pedido y lo copia a factura, el sistema no afectar el inventario hasta que usted registre la remisin de
entrega de mercanca desde el pedido.
Cuando usted crea una nueva factura desde el submdulo de facturas, el sistema descontar automticamente de inventario el(los)
artculo(s) que contenga la nueva factura al almacn que est registrado como almacn de Salida desde Multialmacn.
Cuando usted crea una factura y le activa la bandera de, el sistema no afectar el inventario pero s la mercanca que se encuentra en
consignacin al cliente que le est facturando, ms adelante en el mdulo de consignacin se explicar bien el manejo de esta
mercanca
Cuando usted ha configurado los productos que no los puede vender en negativo y no cuenta con la disponibilidad suficiente para
hacer la nota o factura, el sistema no permitir que guarde la nota o factura a menos que todos los productos que estn en la factura
tengan la disponibilidad para que puedan ser entregados.
Para un mejor entendimiento para la captura de facturas o notas ver el Captulo de Manejo de pantallas de Venta/Compra/Captura de
artculo

6.6 Consignacin
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explican los procedimientos que se deben seguir para elaborar las Notas de Consignacin al Pblico en General y
Facturas de los productos que le han comprado sus clientes cuando la mercanca estaba a consignacin.
El sistema maneja a consignacin en base a la mercanca que se ha entregado en un pedido de consignacin, los productos que se
han facturado a un cliente cuando estaban en consignacin y las devoluciones que hace un cliente de la mercanca que estaba bajo
consignacin y no se vendi. El sistema le permite generar las devoluciones de mercanca en consignacin, registrando la entrada de
mercanca.
Interaccin con otros mdulos

Cliente

Para seleccionar al Cliente

Pedidos

Se relacionarn todos los pedidos que estn en consignacin.

Facturas

Se relacionan todas las facturas que tenga activada la bandera de consignacin

Inventario

Para seleccionar el producto

Como acceder a esta pantalla


La lista de carpetas o barra de iconos, seleccione Devolucin Consignacin y aparecern las Devoluciones que se han elaborado.
Manejo de Consignacin.
La consignacin de productos parte de un pedido, donde usted les entrega productos a sus clientes con la condicin de que ste los
expondr a la venta. Despus de cierto tiempo el cliente le solicitar una factura, donde se facturar todo lo que se logro vender y le
devolver la mercanca que no se haya vendido. El sistema funciona as y maneja estos productos exactamente como se describe en
este prrafo.
Toda la mercanca que le vaya a dar a un cliente bajo consignacin, la registrar en los pedidos clientes, activando la bandera de
consignacin
como se muestra en la siguiente pantalla:

Posteriormente, usted entregar la mercanca del pedido a su cliente por medio de la remisin de entrega como se vio en el submdulo
de pedidos.
Cuando el cliente le solicite la factura de los productos que ha logrado vender usted podr generar una nueva factura, ya sea desde un
pedido que se copie a una factura con el icono
que se encuentra en el pedido o bien por medio de una factura nueva.
Cuando haga una factura de los productos que estaban a consignacin y que se vendieron, active tambin la bandera de consignacin
con
Al marcar una factura con la casilla de consignacin, no afectar el inventario de sus almacenes pero si afectar el inventario de la
mercanca que tiene registrada bajo consignacin con sus clientes.
Cuando el cliente le devuelva la mercanca que estaba bajo consignacin y que no se logr vender, utilizar el mdulo de Devolucin
Consignacin que se encuentra en el mdulo de clientes.
Es importante mencionar que cuando hace una devolucin de consignacin, el sistema vuelve a dar la entrada a la mercanca que el
cliente est regresando y esta entrar al almacn que tenga configurado como almacn de entrada desde la funcin Multialmacn que
se encuentra en el men de Herramientas de la barra de mens.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID. Al crear una nueva devolucin, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el programa y que es
insustituible, en caso que llegara a suprimirse la devolucin, el ID correspondiente queda guardado en la base de datos.

Devolucin No. Podr ingresar el No. de Devolucin que desee y a partir de haber ingresado ese nmero, el programa le
asignar automticamente el inmediato superior en su siguiente Devolucin.

Cliente. En este campo usted podr seleccionar el cliente de quien est recibiendo la mercanca. A la derecha de este campo se
encuentra una ventana donde, si usted lo necesita, podr abrirla para conocer las condiciones preestablecidas de este cliente.

Para hacer el listado de Clientes deber ingresar al Submdulo Clientes y darlos de alta.

Titulo. En este campo puede indicar cualquier referencia relacionada a la devolucin.

Fecha. Al acceder a la ventana de Devoluciones de Consignaciones inmediatamente aparecer la fecha del da en que est
registrando la devolucin; si usted desea poner otra fecha, lo podr realizar situando el cursor en el campo especfico y se
desplegar un calendario para que usted elija la fecha de la Devolucin.

Impreso. Para llevar un mejor control este campo indica si la Devolucin ya fue impresa.

Ingresar artculos en la devolucin. Al momento de seleccionar el cliente de quien se recibe la mercanca previamente
asignada en consignacin, automticamente el programa despliega el listado de todos los artculos que tenga registrados como
consignados mostrando las cantidades exactas que debe de tener el cliente bajo consigna. Esto quiere decir que usted ver en
la lista de venta de la Devolucin Consignacin, todos los productos que se hayan entregado de los pedidos de consignacin,
menos todos los productos que se hayan vendido en las facturas de consignacin menos todos los productos que tengan las
notas de crdito que van ligadas a una factura de consignacin para un cliente determinado.

Registre para cada artculo la cantidad real que es devuelta, asimismo puede quitar artculos de la devolucin, puesto que pueden
recibirse solo una parcialidad de los artculos entregados en consignacin. En este caso posicinese en la lnea del artculo
correspondiente para que quede seleccionado, y luego apriete la tecla Delete o Suprimir del teclado.

Recibido. En este campo podr anotar la Fecha en que se recibi la mercanca consignada, si desea poner la fecha del da en
que est registrando la Devolucin, bastar con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente
el programa le pondr la fecha del da. Si desea poner otra, seleccione el campo y se desplegar un calendario para que elija la
fecha que necesita.

Importante: Es importante sealar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar
errores posteriores, sin embargo si usted borra la fecha podr acceder nuevamente a esa Devolucin.

Validado. Para llevar un registro y control de las devoluciones aceptadas, seleccione esta opcin.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear nueva Devolucin

Cancelar Devolucin

Suprimir Devolucin

Cambiar datos de la Devolucin

Abrir artculo en inventario

Imprimir

6.6.1 Crear nueva Devolucin


Para utilizar esta funcionalidad, se debe tener Pedidos marcados con la opcin de Consignacin.

Ingrese al Submdulo Devolucin consignacin.

Cree una nueva Devolucin.

Ingrese los datos requeridos dentro de los campos establecidos.

6.6.2 Cancelar Devolucin


Localice el icono Cancelar y haga clic, inmediatamente aparecer un recuadro para confirmar la cancelacin. La devolucin sigue en el
listado de devoluciones pero aparecer como cancelada, de esta forma las cantidades de los productos consignados vuelven a
actualizarse en inventario.

Si desea reactivar una devolucin previamente cancelada slo haga clic nuevamente en el icono
confirmacin de reactivacin.
6.6.3 Suprimir Devolucin

1. Con el buscador identifique la Devolucin que desea suprimir.


2. Una vez identificada, seleccione el icono Suprimir .

, le aparecer una pantalla de

3. Inmediatamente aparecer una ventana donde solo debe confirmar que quiere suprimir la Devolucin.

4. En este caso, y a diferencia de la cancelacin de una devolucin, las devoluciones suprimidas no aparecen en el listado de
devoluciones elaboradas.
6.6.4 Cambiar datos de la Devolucin
Podr cambiar algunos datos de una devolucin ya registrada como fechas, artculos devueltos o cantidades, simplemente accediendo
a la pantalla de la devolucin correspondiente y posicionndose con el cursor en el campo que desee cambiar.

Recuerde siempre guardar los cambios de las Devoluciones al hacer clic en el botn Aceptar.
6.6.5 Abrir artculo en inventario

Con el cursor seleccione el artculo que desea encontrar dentro del inventario.

Seleccione el icono Abrir artculo.

El programa automticamente lo enviar al Inventario donde podr consultar la informacin que necesite.

6.7 Notas de cargo


Acerca de este submdulo
En esta seccin slo puede consultar las notas de cargo generadas a sus clientes desde el submdulo Facturas. Al hacer clic en el
icono del submdulo Notas de cargo aparece en el rea de trabajo de la derecha el listado de las Notas de Cargo. Recuerde que este
listado es una vista y podr hacer agrupamientos, filtros, formatos condicionales y todas las operaciones que se vieron anteriormente
en el captulo general.
Adems en este submdulo usted podr abrir sus notas de cargo haciendo doble clic en un registro o bien borrarlas, seleccionando el
registro y haciendo clic en el icono de suprimir o bien seleccionando el registro que desee borrar y oprimir la tecla suprimir de su
teclado.

6.8 Notas de crdito


Acerca de este submdulo
En esta seccin slo puede consultar las notas de crdito generadas a sus clientes desde el submdulo Facturas. Al hacer clic en el
icono del submdulo Notas de crdito aparece en el rea de trabajo de la derecha el listado de las Notas de Crdito. Recuerde que

este listado es una vista y podr hacer agrupamientos, filtros, formatos condicionales y todas las operaciones que se vieron
anteriormente en el captulo general.
Adems en este submdulo usted podr abrir sus notas de crdito haciendo doble clic en un registro o bien borrarlas, seleccionando el
registro y haciendo clic en el icono de suprimir o bien seleccionando el registro que desee borrar y oprimir la tecla suprimir de su
teclado.

6.9 Consultas
A continuacin se explicarn las consultas disponibles que ofrece el mdulo de clientes:

Artculos por entregar. Podr ver todos los artculos que se han capturado en los pedidos y que no se han entregado, viendo las
fechas de entrega y el cliente al que se le tiene que entregar los artculos que despliega esta consulta.

Competidores. Podr ver con cuantos clientes est compitiendo con su(s) competidor(es), por familia(s) de producto(s), segn lo
que ha capturado en la pestaa de competidores.

Consignacin. Podr ver al instante todos los artculos que se encuentran a consignacin con sus clientes por medio de esta
consulta. Adems podr ver cunto ha facturado y cuanta mercanca le han devuelto por consignacin por cliente.

Cuentas por Cobrar. Conozca el saldo de sus clientes al momento, donde adems podr ver qu cantidad y porcentaje del saldo
por cobrar que presenten sus clientes se encuentra retrasado segn lo que usted ha facturado.

Descuentos Excepcionales. Ver todos los descuentos que se han tenido que asignar de manera excepcional y usted se dar
cuenta de quien est autorizando esos descuentos ya sea en un pedido o en una factura.

Entregas por confirmar. Usted podr ver todos los pedidos que no se hayan entregado y que tengan establecida una fecha de
entrega por medio de esta consulta.

Pedidos por entregar con disponibilidad. Podr conocer al instante los Pedidos que se encuentren pendientes por entregar
para programar la fecha de entrega o verificar el por qu no se han entregado, siempre y cuando tenga la disponibilidad para
surtir el(los) pedido(s).

Pedidos por Facturar. Podr ver los pedidos que se deben facturar y que aun no se han facturado, donde adems podr ver a
que cliente(s) pertenece(n) ese(os) pedido(s)

Remisiones Clientes. Podr obtener la informacin de las Remisiones (Entregas Clientes) que se han realizado, especificando
Fecha de entrega, No. De Remisin, a que Pedido o Factura pertenece, Cliente al cual se entreg, cantidad y descripcin del
artculo.

Seguimiento Comercial. Podr obtener todas las acciones que se deben de realizar con sus clientes para que est al momento
informado de todo lo que est pendiente de realizar para cada cliente.

Status Comercial. Podr ubicar las etapas de prospectacin o venta que se han cumplido con sus clientes, junto con la fecha y
podr ver cul es la etapa siguiente a cumplir para cada prospecto o cliente.

Ventas Acumuladas del Mes. Podr conocer las ventas que se han hecho por artculo en el mes actual en el que se encuentre
trabajando

6.10 Reportes
Los reportes que ofrece el mdulo de clientes son los siguientes:

Cuentas por cobrar. Podr visualizar al momento y actualizadas, las cuentas por cobrar de sus clientes y en qu fecha se
debern pagar las facturas existentes. Podr consultar las Cuentas por Cobrar en relacin a sus Pedidos y a Facturas.

Cuentas por cobrar Vencido. Podr visualizar al momento y actualizadas, las cuentas por cobrar vencidas de sus clientes y en
qu fecha se debieron pagar. La informacin que consultar ser siempre la indicada (con datos recientes).

CXC Detallada. Podr visualizar al momento, el estado de cuenta de sus clientes y ver el estatus de cada factura. Podr ver si
sus documentos se encuentran al corriente y cuantos das faltan para que estn vencidos. Si las cuentas por cobrar estn
vencidas, podr ver la antigedad del vencimiento y el saldo de cada documento.

6.11 Grficas
El mdulo de cliente ofrece la grfica de TOP 20 clientes. Donde podr ver a sus 20 clientes ms importantes
por volumen de venta en miles de pesos.

7 Proveedores
Acerca de este mdulo
En este mdulo se explican los procedimientos que se debern seguir con un Proveedor. Se darn de alta a Proveedores; se
efectuarn pedidos de los productos que ofrece; se recibirn facturas del proveedor; se realizarn pagos en Pedidos o Facturas; se
visualizarn faltantes o extras de proveedores; se visualizarn sus cuentas por pagar; se darn entrada a su inventario con las
remisiones entregadas por sus proveedores.
Como acceder a esta pantalla
En la pantalla principal seleccione el icono Proveedor y acceder automticamente. Dentro de esta pantalla podr realizar todas las
funciones relativas a sus Proveedores existentes.

Presentacin de los submdulos


Proveedores
En este submdulo se explicarn los procedimientos que deber seguir para ingresar y dar de alta en el programa a sus proveedores
existentes, as como a sus posibles proveedores; tendr un control total de sus proveedores en una base de datos que contiene:
contactos, cuentas bancarias, comentarios, direccin, telfono, etc.; buscar a sus proveedores por su nombre, R.F.C., direccin,
telfono, contacto, etc.
Pedidos Proveedor

Se explicarn los procedimientos que deber seguir para elaborar los pedidos a sus proveedores, realizando pedidos con base en una
cotizacin previa; podr generar remisiones de las entregas parciales o totales que le haga su proveedor; verificar la existencia en su
almacn de los artculos que contiene su pedido proveedor; ingresar los artculos de su pedido al teclear las primeras letras del
artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier artculo que forme parte del pedido; imprimir su pedido; buscar o
filtrar los pedidos que desee encontrar con base en criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.); imprimir el pedido en el idioma
de su cliente (espaol, ingles o francs); escoger la divisa con la cual quiere crear su pedido; adaptar el impuesto correspondiente a
quien dirija su pedido (en caso de importacin) etc.
Facturas Proveedor
Se explicarn los procedimientos que se debern seguir para ingresar las facturas de los productos que le ha comprado a sus
proveedores, generando su factura proveedor con base a su pedido cliente; verificar la existencia en su almacn de los artculos que
contiene su factura proveedor; ingresar los artculos de su factura proveedor al teclear las primeras letras del artculo o al usar su
clave; encontrar en el inventario cualquier artculo que forme parte de la factura proveedor; imprimir su factura proveedor para tenerla
como respaldo de la factura original que le entrego su proveedor; buscar o filtrar las facturas que desee encontrar con base en
criterios diferentes (cliente, fecha, nmero, etc.).
Devoluciones
Se explicarn los procedimientos que se debern seguir para ingresar las devoluciones de los productos que usted le hace a sus
proveedores, cuando dicha mercanca ya le fue facturado, generando una devolucin proveedor y pudiendo registrar los pagos que su
proveedor debe de hacerle segn la mercanca que le devolvi. Efectuar salidas de almacn de los productos que se hayan devuelto,
y podr imprimir dichas devoluciones.

7.1 Proveedor
Acerca de este submdulo
En este captulo se explicarn los procedimientos que se debern seguir para ingresar y dar de alta en el programa a sus proveedores
existentes, as como a sus posibles proveedores; tendr un control total de sus proveedores en una base de datos que contiene
contactos, cuentas bancarias, comentarios, direccin, telfono, etctera; buscar a sus proveedores por su nombre, R.F.C., direccin,
telfono, contacto, etc.

Como acceder a esta pantalla


Seleccione de la lista de carpetas o de la barra de iconos el submdulo de proveedores, despus deber dar clic en el botn de Nuevo
el cual se encuentra en la barra de herramientas.

La pantalla Proveedores tiene 5 pestaas:


General: Informacin general de su Proveedor.
Contactos: Personas que sirven como contacto con su Proveedor.
Cuentas Bancarias: Podr ingresar las cuentas bancarias que le proporcione su proveedor.
Comentarios: Podr ingresar los comentarios necesarios.
Compras: podr consultar un historial de las compras realizadas al proveedor.

Procedimientos

Los procedimientos que usted podr realizar son

Crear nuevo Proveedor

Suprimir un Proveedor

Cambiar datos de un Proveedor

Bsqueda

1. Crear nuevo Proveedor

Ingrese al Submdulo Proveedores.

Cree un nuevo registro, para ello deber dar clic en el botn de nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

Ingrese los datos que se le solicitan.

2. Suprimir un proveedor

Ingrese al Submdulo Proveedores.

Seleccione del listado el Proveedor que desea eliminar.

Elija la Opcin Eliminar de la Barra de Herramientas, si no hay ningn impedimento para suprimirlo nicamente
deber confirmar.

3. Cambiar datos de un proveedor


Podr cambiar los datos que usted desee de un Proveedor ya registrado, para ello deber dar doble clic sobre el registro a modificar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, confirme siempre con su botn de Aceptar.
7.1.1 Pestaa General
Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID. El ID es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus Proveedores, el cual es
insustituible y en los casos que se suprima algn Proveedor, el ID se elimina tambin.

Extranjero. Si el proveedor es extranjero y usted va a importar la mercanca con l, seleccione la bandera de extranjero. Cabe
mencionar que cuando usted selecciona esta bandera, la bandera de IVA se va a 0.00% dado que usted nunca pagar IVA
cuando haga compras a un proveedor extranjero.

Nombre. Deber anotar el nombre de su Proveedor.

Contacto. Deber ingresar a las personas que fungen como contactos ante su Proveedor y de igual forma en la Pestaa
Contactos.

Direccin. En este campo usted ingresar la direccin de su proveedor.

Idioma. El programa manejar la idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro
podr seleccionarlo dentro de este campo.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otra
podr seleccionarla dentro de este campo.

Plazo de Pago. Indicar la forma en la que usted le paga a su proveedor.

Descuento. En este campo usted podr anotar el descuento que su Proveedor le otorgue, este porcentaje de descuento le ser
aplicado automticamente al precio del artculo que le cotice su Proveedor. Si al momento de dar de alta al Proveedor no sabe si
le va a dar algn descuento, lo podr hacer cuando efecte su cotizacin.

IVA. En este campo usted podr anotar el porcentaje de IVA que su Proveedor le cobre.

Telfonos. En estos campos podr registrar los nmeros telefnicos de su Proveedor.

Extensin. Podr registrar la extensin directa de su contacto, en caso que la hubiese.

Fax. Si su proveedor cuenta con fax deber registrarlo en este campo.

Mail. En caso que su Proveedor cuente con correo electrnico, podr sealarlo dentro de este campo.

R.F.C. En este campo usted podr anotar el No. de R.F.C. de su Proveedor, en caso de no tener la informacin se puede dejar el
campo vaco.

7.1.2 Pestaa Contactos


Acceda con un clic en la pestaa de contactos y podr registrar la persona o las personas que fungen como contacto ante su
proveedor, as como los datos necesarios para contactarlos.

7.1.3 Pestaa Comentarios


Acceda con un clic en la pestaa de cuentas bancarias y podr anotar las cuentas bancarias donde depositar a su proveedor en caso
de realizar sus pagos de esta manera.

7.1.4 Pestaa Compras

Esta pantalla es informativa, y presenta un historial de todas las compras ya sea por pedidos o facturas proveedor realizadas al
proveedor.

7.2 Pedido
Acerca de este submdulo
En este captulo se explican los procedimientos que se debern seguir para elaborar los pedidos a sus proveedores. Podr verificar la
existencia en su almacn de los artculos que contiene su pedido proveedor; ingresar los artculos de su pedido al teclear las
primeras letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier artculo que forme parte del pedido; podr imprimir
su pedido; buscar o filtrar los pedidos que desee encontrar con base en criterios diferentes (proveedor, fecha, nmero, etc.); podr
imprimir el pedido en el idioma de su proveedor (espaol, ingles o francs); escoger la divisa con la cual quiere crear su pedido,
podr correr la simulacin de sus pedimentos y prorratear los costos para aplicarlo en cada producto, etc.
Es el documento legal para formalizar la operacin de compra- venta.
Despus de haber recibido una cotizacin por parte de su proveedor, y esta haya sido aceptada, podr elaborar este pedido
proveedor, para que ambas partes estn de acuerdo con los trminos y condiciones que se hayan establecido.
Interaccin con otros mdulos

Proveedores Para seleccionar el proveedor.

Proyectos Para seleccionar el proyecto.

Inventario Para seleccionar los productos.

Banco

Para registrar pagos de sus compras.

Cmo acceder a esta pantalla


Acceder por medio de la barra de iconos o lista de carpetas, seleccionando el submdulo Pedidos Proveedor.

Presentacin Submdulo Pedidos Proveedor

Los campos que se encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID Pedido. Al haber seleccionado el Proveedor, el programa asigna automticamente el nmero de identificacin, el cual es
insustituible y en los casos que se suprima el registro, el ID se conserva en la base de datos.

Pedido No. Podr llevar un consecutivo de los Pedidos Proveedor que usted vaya creando. Podr establecer la numeracin que
desee.

Proveedor. En este campo usted podr seleccionar el Proveedor del cual est tomando el pedido; a la derecha de este campo
se encuentra el icono
donde si usted lo necesita podr abrir la ficha del proveedor para conocer las condiciones
preestablecidas de este Proveedor, o bien hacer ediciones de su pedido. Podr tambin dar de alta a su proveedor, escribiendo
su nombre y apretando dos veces la tecla Enter de su teclado as el sistema abrir la ficha. Usted no podr registrar un pedido
a nombre de un proveedor que no est dado de alta en su base de datos.

Titulo. Para llevar un control sobre sus Pedidos, usted puede darle un ttulo a cada una de ellos dentro de este campo, por
ejemplo: indicar que es una Pedido forneo, o tal vez que es un Pedido de un cliente especfico, etc.

Fecha. Al acceder a este campo, el programa asigna la fecha del da en que usted est trabajando, en caso que desee cambiar
la fecha, lo podr realizar situando el cursor en el campo especfico y poniendo la fecha que desee.

Entrega. En este campo usted indicar cual es la fecha establecida por su Proveedor para la entrega de su pedido

Proyecto. En este campo usted podr seleccionar cual ser el proyecto que se asigne a este Pedido Proveedor.

Para hacer el listado de Proyectos deber ingresar al Mdulo de Proyectos y darlos de alta.

Confirmado. Al palomear esta opcin se confirman las cantidades por entregar del proveedor y son consideradas en los
clculos de disponibilidad de inventario. Cuando un pedido proveedor est confirmado, usted podr ver en las estadsticas del
producto desde el mdulo de inventario que tiene por surtir la mercanca de sus pedidos confirmados. Adems al palomear esta
opcin, usted deber de registrar una fecha de entrega al pedido, de lo contrario no podr guardarlo.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otra
podr seleccionarla dentro de este campo.

Idioma. Programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro
podr seleccionarlo dentro de este campo.

Recibido. En este campo usted podr anotar la Fecha en que se recibi el Pedido, si desea poner la fecha actual bastar con
situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente el programa le pondr la fecha. Si desea poner
otra, seleccione el campo y se desplegar un calendario para que elija la fecha que necesite. En caso de que usted enve por
mail el pedido o bien este haya sido impreso, el sistema automticamente asignar la fecha en la que usted haya enviado por
mail o impreso su pedido.

Importante: Es importante sealar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar
errores posteriores, sin embargo si usted borra la fecha podr hacer nuevamente cambios a ese Pedido.

Validado. Todo Pedido ser validado si cumple con los requerimientos que usted necesita.

Importacin. Puede indicar si la mercanca proviene del exterior, es decir mercanca de importacin y evitar el clculo del IVA
en su total.

Plazo de pago. Indicar la forma en la que usted paga a su Proveedor.

Vencimiento. Al seleccionar un tipo de pago, el programa automticamente indicar la fecha en que deber realizarse dicho
pago. A la derecha de este campo, se encuentra una ventana que al abrirla podr indicar el calendario de sus pagos, el
porcentaje que se pagar y el total a cubrir (el total lo calcula el programa a partir del porcentaje especificado).

Tipo de cambio. En este campo se indicar el tipo de cambio de la Divisa que maneje en su pedido, a la derecha del mismo
campo se encuentran dos iconos, el signo de interrogacin le indica el tipo de cambio al cual se encuentra la moneda que usted
utiliza y el icono del mundo al oprimirlo lo conectar en un sitio en Internet y actualizar el tipo de cambio de la divisa al da.

Cubicaje. De acuerdo a la mercanca que usted haya pedido, har un aproximado del cubicaje que ocupe segn el cubicaje que
haya asignado a sus productos desde la ficha de inventario.

Subtotal. El programa le indicar el subtotal del Pedido Proveedor que este registrando.

Descuento. Si su proveedor le hace un descuento dentro del Pedido podr ingresarlo en este campo.

IVA. El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr modificarlo
dentro de este campo si llegara a necesitarlo.

Total. Al final el programa indicar el Total de su Pedido Proveedor.

Pagos. En la parte inferior derecha del pedido, aparece el importe pagado al proveedor y el saldo
pendiente por pagar. Al hacer clic en el botn
se abre la pantalla con la informacin de los pagos que
ha realizado a su proveedor de este pedido, pudiendo consultar la informacin, agregar nuevos pagos o
borrar pagos registrados.

Fecha: Fecha en que se registra el pago al proveedor.

Cuenta No.: Seleccione la cuenta a la que se debitara el importe

Afectacin: En caso que el dbito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depsito de cheque que haya sido
posterior al da que se le pag al proveedor) se indica dicha fecha en este campo. Es importante mencionar que esta fecha es
informativa y le ayudar para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de Conciliacin que se encuentran en el
mdulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria, automticamente se ver reflejado en el sistema, en
el saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago, independientemente de la fecha de afectacin que usted haya asignado
al registro.

Importe: El monto de la cuota que paga al proveedor, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.

Comentarios: Cualquier comentario referente hacia el pago hacia del proveedor.

Modo de pago. Seleccione la forma en que le paga a su proveedor, las opciones desplegadas en esta lista deben ser
ingresadas previamente en Herramientas -> Opciones ->Lista -> General: Modos de Pago

Cheque. En caso que haya pagado con cheque, ingrese en este campo el nmero de cheque. Cuando usted asign desde el
submdulo de cuentas bancarias la opcin de Consecutivo de Cheques Automtico, desde la ficha de sus cuentas, usted llevar

dicho consecutivo haciendo clic en el icono


. Para llevar este consecutivo, usted deber de escribir manualmente en este
campo en nmero de cheque para el primer pago que realice con la cuenta bancaria seleccionada, posteriormente, podr llevar
el consecutivo de cheques automtico.

Parcialidad. Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que as lo sea.

En caso de querer eliminar un pago registrado, slo marque el rengln correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.

Todos los pagos que registre desde aqu afectarn automticamente el mdulo de bancos y los reportes de cuentas por pagar y
el submdulo de pagos proveedor que se encuentra en el mdulo de bancos.

En caso de que usted haya registrado una lnea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitir guardar los
pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.
Usted no podr ingresar pagos a pedidos que ya se hayan convertido en facturas. Para registrar dicho pago, tendr que hacerlo desde
la Factura Proveedor.
Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear nuevo Pedido Proveedor

Suprimir un Pedido proveedor

Hacer cambios en un Pedido proveedor

Remisiones de entrada de mercanca

Crear Factura

Abrir artculo

Asistente de Inventario

Enviar Pedido Va Mail

Aplicar precios de compra a Costos

Vista de Pedidos Proveedor.


Existen campos en la vista de pedidos que se representan por medio de un icono, a continuacin se menciona su interpretacin:
Indicar si el Pedido Proveedor se encuentra confirmado.
Indicar el idioma del pedido.
Indicar si el pedido ha sido impreso o no.
Recuerde siempre guardar todos los cambios realizados, seleccionando el icono

Aceptar

7.2.1 Crear nuevo Pedido Proveedor

1. Ingrese al submdulo Pedidos Proveedor.


2. Deber crear un nuevo Pedido Proveedor.
3. Llene los campos con los datos que se requieran.

Ingresar artculos en Pedido

Para que usted pueda ingresar un artculo en su Pedido, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le
aparecer un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos para que, seleccione los artculos
que contendrn en su pedido. Si usted escribe un artculo que no se encuentra en la lista de inventario, el sistema le
indicar que el artculo no existe y usted podr darlo de alta abriendo la ficha del nuevo registro.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Pedido, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin
y teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que empiezan con las letras del artculo que tecleo.

Registre las cantidades de los artculos, ya registradas las cantidades le aparecer automticamente el precio unitario y
el total por articulo. En caso de ser la primera vez que compre un producto determinado a un proveedor, le aparecer la
siguiente pantalla de confirmacin:

Al momento de aadirlo, el sistema asignar el proveedor y el artculo a la tabla de proveedores que se encuentra en la ficha de
inventario del producto.
Si usted cambia manualmente el precio en su pedido proveedor el sistema pedir la siguiente confirmacin:
Es importante que se de cuenta que el campo clave de la lista de ventas del pedido proveedor, toma la clave que usted ha asignado
en la tabla de proveedores que se encuentra en la pestaa de Precios en la ficha de inventario del producto.

Al decir que si, el sistema actualizar el precio en la tabla de proveedores que se encuentra en la ficha de inventario del producto (ver
mdulo de inventario).
7.2.2 Suprimir un Pedido proveedor

1. Seleccione el Pedido que desea suprimir.


2. Una vez identificado, seleccione el icono Suprimir en la pantalla Pedidos.

3. Slo deber confirmar que quiere suprimir el Pedido.


Recuerde que solo se pueden suprimir los pedidos que no tengan pagos ni entregas. En caso de que quiera borrar algn pedido
con estas caractersticas. Deber primero borrar los pagos y las entregas asociadas a dicho pedido.
7.2.3 Hacer cambios en un Pedido proveedor
Podr cambiar los datos que usted quiera de un Pedido proveedor ya registrado, simplemente accediendo a
seleccionada y posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.

la pantalla

Para que los cambios sean aceptados por el programa, seleccione el botn de Aceptar, antes de cerrar su pantalla.
7.2.4 Remisiones de entrada de mercanca
El documento de Remisin es un informe donde se sealan los artculos que su proveedor le ha entregado, dando entrada a la
mercanca al almacn que usted haya seleccionado. Usted podr llevar un control exacto de los artculos que le vayan entregando.
Adems de ello, si usted importa sus productos, es justo aqu donde revisar los detalles de costos de cada uno de sus productos en
la Pantalla de Pedimento.

1. Seleccione Remisiones, se desplegar la siguiente pantalla:

La pantalla Remisiones tiene 3 pestaas:

Entregado: Mercanca que le ha sido entregada.

Observe que en la pantalla aparecen dos tablas, en la tabla que se encuentra a la izquierda de la pantalla, usted podr registrar todas
las entregas que se hayan hecho de su pedido. Los campos que podr asignar a cada entrega del pedido son los siguientes:

Fecha: En este campo usted deber anotar la fecha que recibe los artculos de ese Pedido Proveedor.

Remisin No.: En este campo ingrese el nmero de Remisin correspondiente.

Factura: Ingrese el nmero de factura que manej con su proveedor; en caso que los artculos se entreguen por
separado, las remisiones de cada artculo debern llevar el mismo nmero de factura.

Almacn: Almacn donde ingresa la mercanca que se recibe del proveedor.

Validado: Se podr indicar si cada entrega est validada.

Ingresar artculos en su Remisin


Antes que nada usted habr de haber llenado correctamente los datos de la entrega en la tabla que se encuentra a la izquierda de la
pantalla y haberlos confirmado con la tecla Enter de su teclado. Posteriormente registrar la cantidad de los artculos que estn en
buen estado y que estn daados, el sistema calcular el Total automticamente.

Registre en el campo Daado la mercanca que haya entrado a su almacn pero que est en mal estado. Si usted en
el momento de la entrega devuelve la mercanca a su proveedor no la registre.

Registre las cantidades de los artculos

Para que usted ingrese un artculo en su Remisin, ponga el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le aparecer un botn con
una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que exclusivamente contenga en su pedido Proveedor, seleccione los
artculos.
Si usted tiene activadas las opciones de Manejo de Lotes y Caducidades y Manejo de Racks y Posiciones desde las Opciones del
sistema en la pestaa de Inventario, podr capturar el Lote, la Fecha de Caducidad, de la mercanca que est entrando, adems del
Rack, la Posicin y el Nivel, indicando la ubicacin exacta de sus productos dentro de su(s) almacn(es).
Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Pedido, ubique el cursor sobre la primera lnea de descripcin y teclee las
primeras letras del artculo, aparecern los artculos que empiezan con las letras del artculo que tecleo.
Al seleccionar el icono
, los artculos contenidos en su Pedido Proveedor se copiarn automticamente en su Remisin, esto
le ayuda a no transcribir de nuevo la informacin.
Si usted tiene lneas de entrega sin cantidad el sistema le impedir guardar la informacin. Antes de guardar la entrega, usted
deber de estar seguro de que no haya lneas en blanco o sin cantidad. Si es el caso, haga los ajustes necesarios, ya sea registrando la
cantidad a cada lnea con el artculo o bien borrando la lnea a la que no se le ha registrado ni cantidad ni artculo.
Si usted ha entregado el total de su pedido y quiere utilizar el icono
, el sistema mandar la alarma de que no existen
artculos por aadir, si su proveedor est entregando ms artculos de los que se registraron en el pedido, usted tendr que capturar la
entrega manualmente.

Comentarios: Observaciones referentes a sus proveedores o artculos comprados.

Pedimento: Documento en el cual se da entrada a mercanca al ser de importacin.

Usted utilizar esta pestaa nicamente si su pedido es de importacin. Dentro de esta pantalla ingresar los datos relacionados tanto
a trmites como a los gastos de importacin que surgieron de tal pedido. Esta pantalla tiene la funcionalidad de permitir que se
capturen todos los gastos de importacin asociados a un pedimento, donde se generar una corrida de todos estos gastos para que se
aterrice a un costo final de sus artculos asociados al pedido y poderlos aplicar al costo por cada artculo.

Es importante mencionar que en la ficha de inventario de los artculos en la pestaa de precios existen dos campos importantes
para estos clculos que son: DTA y Tasa, el sistema utilizar el valor asignado a cada artculo que se haya registrado en estos
campos para hacer los clculos correspondientes y que tanto la corrida de importacin como la aplicacin de costos sea la correcta.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


tipo de cambio con que realizaron los gastos.

Tipo de Cambio. En este campo usted deber anotar el

Previo. Registre el importe del Previo o impuesto que pago por este concepto.

Pedimento No. Ingresar el nmero de Pedimento con que se registr la mercanca.

DTA. Pago que se realiz por derechos aduanales. Recuerde que en la ficha de cada producto, en la pestaa de precios usted
podr capturar el porcentaje de este impuesto para que el sistema lo calcule automticamente en su corrida de importacin.
Observe que el campo trae por default el importe de $163.00 M.N., a la hora de la corrida de importacin, si el clculo del DTA
en base a lo que haya capturado en este rubro en sus artculos es mayor a $ 163.00 el sistema utilizar dicho clculo para la
corrida, en caso contrario, el sistema utilizar los $ 163.00. Usted no deber de registrar informacin en este campo a fin de
cuentas.

Barco. Nombre del barco o nmero de gua en el que llega el contenedor con la mercanca.

Llegada a puerto. Fecha en que llega el contenedor al puerto

Contenedor. Identificacin del contenedor

Puerto. Nombre del puerto de llegada de la mercanca En la tabla que aparece en la parte inferior de la pantalla y que se muestra
a continuacin, usted podr capturar todos los gastos que se generaron de su pedimento. Cabe mencionar que esta funcin es para
correr la simulacin de los costos de su pedimento para que despus se prorrateen al costo de cada artculo:

Los rubros de los gastos que usted podr asignar son los siguientes:

Incrementable: Se refiere a cualquier gasto que usted haga afuera del pas (quitando fletes internacionales).

General: Cualquier gasto aduanal que se haya generado del pedimento.

Flete Internacional: Cualquier gasto ocasionado por este concepto.

Flete Nacional: Cualquier gasto ocasionado por este concepto.

Otros Gastos: Cualquier gasto generado que no est considerado como gasto aduanal ni de almacenaje ni de demoras.

Almacenajes: Cualquier gasto aduanal que sea por almacenaje de mercanca.

Demoras: Cualquier gasto ocasionado por este concepto.

Usted podr capturar la fecha del gasto, el concepto, la cuenta bancaria con la que efectu el gasto, el importe con IVA del gasto, la
Divisa con la que se gener dicho gasto, ahora bien recorriendo la barra que aparece en la parte inferior de la tabla a la derecha usted
ver ms campos como lo son: el nmero de cheque si es que hubo tal, comentarios concernientes al gasto y finalmente el porcentaje
de IVA que gener dicho gasto.

Finalmente los campos que aparecen en la parte inferior de la pantalla se irn llenando solos segn lo que usted haya capturado en la
tabla de gastos de esta pantalla:

Incrementable. Llevar la suma de los gastos incrementables (quitando fletes internacionales).

Tot. Incrementable. Llevar la suma total de los gastos incrementables (Incrementables + Fletes Internacionales).

Otros Gastos. Llevar la suma de todos los gastos que no sean ni incrementables ni aduanales (almacenajes, demoras,
generales y fletes nacionales).

Gastos Aduanales. Llevar la suma de todos los gastos aduanales (almacenajes, demoras, generales y fletes nacionales).

IVA. Calcular el IVA del pedimento segn lo capturado en la tabla de gastos.

Total sin IVA. Calcular el total del pedimento sin IVA.

Ingresados los datos requeridos, seleccione el botn


que aparece en la esquina inferior derecha de la pantalla y el
programa le generar un documento con los gastos que se efectuaron, as usted podr sacar sus gastos directos con el Proveedor,
gastos ms trmites de importacin para poder sealar su Precio total de Compra y su Precio de Lista como se puede ver a
continuacin:

Usted ver el detalle de su pedimento con los datos generales y el desglose de todos los gastos por partida, segn lo que haya
capturado en la tabla del pedimento. En la informacin general del pedimento usted ver:
El proveedor, la fecha del pedido, el nmero de importacin, las facturas asociadas al pedimento (ver ms adelante pestaa de facturas
y mdulo de facturas proveedor), la fecha del pedido, la fecha de entrega, el tipo de cambio el coeficiente que calcula el sistema (el
valor de este coeficiente cambiar si es que usted tiene ms pedidos asociados a un mismo nmero de pedimento y lo utilizar para el
clculo del costo unitario de los artculos asociados al pedimento), el desglose de los fletes y gastos incrementables, el IVA del
pedimento, el IVA de los Gastos aduanales, el total de los impuestos asociados con el pedimento, el total de los gastos aduanales, el
total de la aduana, el IVA de Otros Gastos, el IVA del Pedimento, el IVA del Valor Aduanal, el total del IVA del Pedimento, y
Finalmente el Costo Total del Pedimento.
En la tabla que aparece en el reporte usted ver: las Claves de sus lneas, los lneas del pedimento, la cantidad pedida por lnea, el
precio unitario de compra en pesos del lnea (segn el tipo de cambio asignado al pedimento), el de la por lnea en pesos (segn el
tipo de cambio asignado al pedimento), los gastos incrementables prorrateados por lnea, el valor aduanal prorrateado por lnea, el
porcentaje del impuesto IGI (Tasa), donde esta tasa la podr definir en la ficha de inventario de cada producto en la pestaa de precios
en el campo Tasa, el importe del impuesto IGI (Impuesto), el Importe del DTA prorrateado por lnea, el Importe del Previo prorrateado
por lnea, el valor total del pedimento prorrateado por lnea, el importe de flete prorrateado por lnea, el importe de Otros Gastos
prorrateado por lnea, el importe de demoras prorrateado por lnea, el importe de almacenaje prorrateado por lnea, el costo total de los
gastos prorrateado por lnea, el costo unitario que se gener por gastos prorrateado por artculo, el costo total por lnea (precio de
compra + gastos), el precio unitario de cada artculo (gastos prorrateados por artculo + precio unitario de compra en pesos), el precio
final con IVA (por. Landed) prorrateado por artculo y finalmente el porcentaje de impuestos de importacin que se est pagando por
artculo.

Si el informe que se presenta es correcto, podr mandarlo a imprimir, generarlo desde aqu cuantas veces necesite. Cuando termine
de utilizarlo cierre el reporte y seleccione le botn
, donde el sistema aterrizar un costo final a cada producto del
pedido y lo aplicar como el costo del producto en el catlogo de inventario, una vez que ha seleccionado ese botn, el sistema
mandar la siguiente alarma:

Al decir que si, el sistema arrojar una nueva alarma:

En ese momento, los costos se generaron del pedimento estarn aplicados al costo de cada producto contenido en el pedimento.
Cuando haya terminado haga clic en Aceptar

Antes de correr la simulacin de importacin, usted deber de haber registrado la entrega de su pedido. Usted no podr generar
dicha simulacin si no hay entregas registradas desde la pestaa de General de la remisin del pedido proveedor.
Como se mencion anteriormente, desde la pestaa Pedimento usted podr generar nicamente una corrida de importacin, para
posteriormente obtener un costo unitario por artculo y aplicarlo a cada producto. Los gastos registrados no quedan aplicados ni
afectarn al mdulo de bancos. Usted deber de generar una factura proveedor, para que se genere una cuenta por pagar y
registrarle el pago a dicha factura. Cuando usted genere dicha factura, encontrar el campo Pedimento, donde usted podr capturar
el pedimento asociado a dicha factura o bien cuando usted convierta su pedido en factura, tambin podr asignarle dicho nmero de
pedimento. Todas las facturas que estn asociadas a un pedimento en especfico se vern en la pestaa de facturas de la pantalla
de pedimento.
Cuando usted importa su mercanca y la vende, debe de justificar la procedencia de su mercanca en su Factura de Venta, es decir
que en su factura de venta salga impreso el nmero de pedimento, fecha de llegada y el puerto de llegada. El sistema lo har
automticamente por usted en base a las primeras entradas-primeras salidas que se hayan registrado por medio del pedimento.

Por ejemplo: Suponga usted que compr 10 computadoras del pedimento nmero uno y diez computadoras del pedimento nmero
dos.
Usted le vendi a un cliente 15 facturas, de las cuales 10 son del pedimento uno y 5 del pedimento dos. El sistema imprimir
automticamente esa informacin en su factura siempre y cuando usted haya:

Habilitado desde las opciones del sistema en la pestaa de Factura en la seccin de Impresin Pedimento los rubros que usted desee
imprimir (Pedimento, Fecha de Entrega, Cantidad y Puerto).
Configurado en su factura desde la opcin de Formatos que se encuentra en el men de herramientas los campos: Pedimento o
Detalle Pedimento segn usted desee desde el asistente Pro-Format (ver configuracin de formatos). El campo Pedimento
imprimir ser para imprimirlo de forma general y como un solo campo. El campo Detalle Pedimento, imprimir los campos por cada
partida de su(s) factura(s).
La informacin del pedimento que se imprimir en sus facturas ser segn usted lo haya asignado en las opciones del sistema en la
pestaa de facturas (Pedimento, Fecha Entrega, Cantidad y Puerto).
7.2.5 Crear Factura
Site el ratn sobre el icono Crear factura. El sistema copiar el pedido proveedor en factura proveedor y se desplegar la pantalla de
la Factura Proveedor donde ya se encontrarn los datos que registr en su Pedido Proveedor y nicamente deber ingresar los datos
faltantes para la factura proveedor que ha creado.

Recuerde guardar sus cambios al seleccionar el botn Aceptar antes de salir de la pantalla.
7.2.6 Abrir artculo

1. Seleccione el artculo del Pedido Proveedor que usted desee.


2. Con el cursor seleccione el que quiere encontrar en su inventario.
3. Seleccione el icono Abrir artculo. El programa automticamente lo abrir la ficha de Inventario del artculo donde podr consultar
la informacin que necesite o hacer los cambios que considere pertinentes referentes a ese artculo.

7.2.7 Asistente de Inventario


Seleccione el icono Asistente de inventario y haga clic, le aparecer una pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los
artculos que tenga en su Inventario, localizndolos por criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.).

7.2.8 Enviar Pedido Va Mail


Teniendo su Pedido Proveedor completo, puede optimizar su tiempo envindolo por E-mail a sus Proveedores. Seleccione el icono
Enviar por mail, llene los campos con la informacin que se solicite y podr enviar su documento no sin antes poder visualizarlo para
confirmar que estcorrecto.

Para poder utilizar esta funcionalidad debere tener configurado outolook express como cliente de orreo predeterminado.

A continuacion se describe el procedimiento para configurar outlookExpress en Windows XP.

Ejecute outlook express

Seleccione el menu Herramientas->cuentas

Seleccinar la pestaa Pestaa mail

Dar clic en el boton de Agregar y seleccionar la opcion Correo.

Configure los paramenteos necesarios


Escriba el nombre que desee asignar.

Escriba la direccion de correo

Capture los datos de configuracion de la cuenta de correo.

Escriba el usuario y contrasea.

Procedimiento para configurar Windows Mail

Ejecute Windows Mail

Seleccione el menu Herramientas ->cuentas (tools->Acounts)

De clic en el boton de Agregar (Add),

Se mostrara la siguiente pantalla, en la cual debera seleccionar la opcion de Email-Acount.

7.2.9 Aplicar precios de compra a Costos


Usted utilizar este icono siempre y cuando no use el mdulo de importacin para aplicar sus costos.
Al seleccionar esta opcin, los precios de compra de los artculos que se hayan registrado en el pedido proveedor se aplicarn al
costo cada artculo del pedido; para consultar este precio de costo acceda a Inventario, luego abra la ficha del artculo y seleccione la
pestaa Precios, donde podr darse cuenta de que el costo se aplic correctamente en el campo de Precio Costo (Min) en la pestaa
de precios de la ficha de inventario del artculo.
Cabe mencionar que si usted registr algn descuento en su pedido, el sistema lo tomar en cuenta para el clculo y la aplicacin de
los costos.
Aplicados los precios aparece la siguiente ventana de confirmacin:

Como podr darse cuenta, en la ficha del artculo tambin existe un campo de Costo Promedio que el sistema empieza a calcar una
vez que usted ha efectuado por lo menos tres compras de un artculo. El sistema toma el costo que se aplic desde el pedido para el
clculo del costo promedio. Si usted no importa su mercanca, nunca olvide aplicar el costo de sus artculos con esta opcin cada vez que
haga un pedido proveedor. Si usted aplica sus costos por medio de la pestaa de Pedimentos en la remisin del Pedido Proveedor,
nunca olvide aplicar sus costos.
7.2.10 Relacin del Mdulo de Pedidos con el Mdulo de Inventario.
Cuando usted captura un pedido proveedor y activa la bandera de Confirmado y le asigna una fecha de entrega, usted podr ver que
en su catlogo de inventario desde la ficha del producto en la pestaa cantidades o en la vista de inventario, el sistema mostrar que
los productos registrados a ese pedido proveedor aparece en el campo de Por surtir de Proveedores. Una vez que se entrega el
pedido proveedor a travs de la remisin, ese campo se ajusta segn sea el caso.

Observe tambin que cuando hace la entrega de mercanca desde la remisin, la mercanca se dar de alta en los almacenes segn
haya hecho la remisin del proveedor.

7.3 Factura
Acerca de este submdulo
En este captulo se explicarn los procedimientos que se debern seguir para ingresar las facturas de los productos que le ha
comprado a sus proveedores, generando su Factura proveedor con base en su pedido proveedor; verificar la existencia en su
almacn de los artculos que contiene su Factura proveedor; ingresar los artculos de su Factura proveedor al teclear las primeras
letras del artculo o al usar su clave; encontrar en el inventario cualquier artculo que forme parte de la Factura proveedor; imprimir
su Factura proveedor para tenerla como respaldo de la factura original que le entreg su proveedor; buscar o filtrar las facturas que
desee encontrar con base en criterios diferentes (proveedor, fecha, nmero, etc.).
Como acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o en la lista de carpetas, seleccione el icono Facturas Proveedor, se desplegar el listado de Facturas Proveedor.

Los campos que encontrarn en esta pantalla son los siguientes:

ID Factura. Al crear una nueva Factura Proveedor, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el
programa y que es insustituible, en caso que llegara a suprimirse la factura, su ID correspondiente permanece en la base de
datos.

Factura No. Ingrese el nmero de factura de su proveedor.

Fecha. Al acceder a este campo de Facturas, inmediatamente aparecer la fecha del da en que est realizando la factura; si
usted desea poner otra fecha, lo podr realizar situando el cursor dentro del campo y se desplegar un calendario para que
pueda elegir la fecha que tiene la factura original del proveedor.

Proveedor. En este campo usted podr seleccionar el Proveedor de quien est realizando su Factura; a la derecha de este
campo se encuentra una ventana donde si usted lo necesita podr abrirla para conocer las condiciones preestablecidas de este
Proveedor,

El listado de Proveedores se crea a partir de ingresar sus Proveedores en la base de datos del programa.

Titulo. Para llevar un control sobre sus Facturas, usted puede darle un ttulo a cada una de ellas dentro de este campo, por
ejemplo: indicar que es una Factura temporal, o tal vez que es una Factura de un proveedor especfico, etc.

Proyecto. En este campo usted podr seleccionar el proyecto, si es que esta compra a Proveedor est asociada a un
proyecto.

Usted deber ingresar sus proyectos dentro del Mdulo Proyectos, para despus seleccionarlo.

Pedimento. En caso de ser una compra de importacin y haber ingresado el pedimento correspondiente, seleccione de la lista el
pedimento relacionado a esta factura.

Ingresar artculos en una Factura Proveedor

Para que usted ingrese un artculo en su Factura Proveedor, ponga el cursor sobre la primera lnea de
descripcin, le aparecer un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos para que,
seleccione los artculos que contendrn en su pedido.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Factura Proveedor, ponga el cursor sobre la primera
lnea de descripcin y teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que empiezan con las letras
del artculo que tecleo.

Registre las cantidades de los artculos, ya registradas las cantidades le aparecer automticamente el precio
unitario y el total por articulo. En caso de ser la primera vez que compre un producto determinado a un
proveedor, le aparecer la siguiente pantalla de confirmacin:

Al momento de aadirlo, el sistema asignar el proveedor y el artculo a la tabla de proveedores que se encuentra en la ficha de
inventario del producto.

Si usted cambia manualmente el precio en su factura proveedor el sistema pedir la siguiente confirmacin:

Al decir que si, el sistema actualizar el precio en la tabla de proveedores que se encuentra en la ficha de inventario del producto (ver
mdulo de inventario).
Es importante que se de cuenta que el campo clave de la lista de ventas de la factura proveedor, toma la clave que usted ha asignado en
la tabla de proveedores que se encuentra en la pestaa de Precios en la ficha de inventario del producto.

Divisa

El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otra podr
seleccionarla dentro de este campo.

Idioma

El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro podr
seleccionarlo dentro de este campo.

Recibido

En este campo usted podr anotar la Fecha en que se recibi la Factura, si desea poner la fecha actual bastar con situar el puntero
sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente el programa le pondr la fecha. Si desea poner otra, seleccione el
campo y se desplegar un calendario para que elija la fecha que necesite.
Importante: Es importante sealar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar errores
posteriores, sin embargo si usted borra la fecha podr acceder nuevamente a esa Factura.

Plazo de pago

Indicar la forma en la que usted paga a su Proveedor. Recuerde que los plazos de pago se dan de alta desde las Opciones del
sistema en la pestaa de Listas.

Vencimiento

Al seleccionar un plazo de pago, el programa automticamente indicar la fecha en que deber realizarse dicho pago. A la derecha
del mismo campo se encuentra una ventana que al abrirla usted puede establecer las condiciones para cada Plazo de pago que utilice.

Tipo de cambio

En este campo se indicar el tipo de cambio de la Divisa que manejar con su Factura Proveedor, a la derecha del mismo campo se
encuentran dos iconos, el signo de interrogacin le indica el tipo de cambio al cual se encuentra la moneda que usted utiliza, el icono
del mundo al oprimirlo lo conectar en un sitio en Internet y actualizar el tipo de cambio de la divisa al da.

Importacin

Puede indicar si la mercanca proviene del exterior, es decir mercanca de importacin y evitar el clculo del IVA en su total.

Subtotal

El programa le indicar el subtotal de su Factura Proveedor que este registrando.

IVA

El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr modificarlo dentro de este
campo si llegara a necesitarlo.

Total

Al final el programa indicar el Total de su Factura Proveedor.

Pagos

En la parte inferior derecha de la factura proveedor, aparece el importe pagado al proveedor y el saldo pendiente por pagar. Al hacer
clic en el botn
se abre la pantalla con la informacin de los pagos que ha realizado a su proveedor de esta factura, pudiendo
consultar la informacin, agregar nuevos pagos o borrar pagos registrados.

Fecha: Fecha en que se registra el pago al proveedor


Cuenta No.: Seleccione la cuenta a la que se debitara el importe
Afectacin: En caso que el dbito se haga efectivo en fecha futura (por ejemplo en caso de depsito de cheque que haya sido
posterior al da que se le pag al proveedor) se indica dicha fecha en este campo. Es importante mencionar que esta fecha es
informativa y le ayudar para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de Conciliacin que se encuentran en el
mdulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria, automticamente se ver reflejado en el sistema, en el
saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago, independientemente de la fecha de afectacin que usted haya asignado al
registro.
Importe: El monto de la cuota que paga al proveedor, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la venta.

Comentarios: Cualquier comentario referente hacia el pago hacia del proveedor.

Modo de pago

Seleccione la forma en que le paga a su proveedor, las opciones desplegadas en esta lista deben ser ingresadas previamente en
Herramientas -> Opciones -> Lista -> General: Modos de Pago
Cheque

En caso que haya pagado con cheque, ingrese en este campo el nmero de cheque. Cuando usted asign desde el submdulo de
cuentas bancarias la opcin de Consecutivo de Cheques Automtico, desde la ficha de sus cuentas, usted llevar dicho consecutivo
haciendo clic en el icono
. Para llevar este consecutivo, usted deber de escribir manualmente en este campo en nmero de
cheque para el primer pago que realice con la cuenta bancaria seleccionada, posteriormente, podr llevar el consecutivo de cheques
automtico.
Parcialidad: Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que as lo sea.

En caso de querer eliminar un pago registrado, slo marque el rengln correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.
Todos los pagos que registre desde aqu afectarn automticamente el mdulo de bancos y los reportes de cuentas por pagar y el
submdulo de pagos proveedor que se encuentra en el mdulo de bancos.
En caso de que usted haya registrado una lnea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitir guardar los
pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.
Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear una nueva Factura

Suprimir una Factura

Cambiar datos de una Factura proveedor

Encontrar artculo en el inventario

Asistente de inventario

Crear copia

Imprimir

1. Crear una nueva Factura Proveedor


1) Ingrese al Submdulo Facturas Proveedor.
2) Cree una nueva Factura
3) Ingrese los datos requeridos dentro de los campos establecidos.

Recuerde siempre guardar su informacin al oprimir el icono Aceptar.

2. Suprimir una Factura Proveedor


1. Con el buscador identifique la Factura Proveedor que desea suprimir.
2. Una vez identificada, seleccione el icono Suprimir .
3. Inmediatamente aparecer una ventana donde solo deber confirmar que quiere suprimir su Factura Proveedor.
4. Recuerde que solamente se pueden borrar facturas que no estn pagadas. Si usted desea borrar una factura con pagos
registrados, deber de borrar primero todos los pagos.

3. Cambiar datos de una Factura proveedor


Podr cambiar los datos que usted desee de una Factura proveedor ya registrada, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada
y posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.
Para que los cambios sean registrados por el programa, seleccione siempre el icono Aceptar antes de cerrar su Factura
Proveedor.

4. Abrir artculo del inventario


Seleccione la Factura que desee. Elija el artculo y seleccione el icono Abrir artculo ; dentro de esta pantalla podr verificar
cualquier dato sobre el artculo que haya elegido, exactamente como lo dio de alta en el Inventario.

5. Asistente de inventario
Seleccione el icono Asistente de inventario, se desplegar una pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los artculos que
tenga en su Inventario, localizndolos por criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.).

6. Crear copia
Se selecciona la factura que se desea, dentro de la factura se selecciona el icono Crear copia y automticamente le crea una
Factura exactamente igual y usted puede realizar las modificaciones que hagan falta.
Relacin del Mdulo de Facturas con el Mdulo de Inventario.
Cuando usted captura un Pedido Proveedor y lo copia a una Factura Proveedor, el sistema no afectar el inventario hasta que usted
registre la remisin de entrega de mercanca desde el pedido proveedor.
Cuando usted crea una nueva factura proveedor desde el submdulo de facturas proveedor, el sistema agregar automticamente de
inventario el(los) artculo(s) que contenga la nueva factura proveedor al almacn que est registrado como almacn de Entrada desde
Multialmacn.
Para un mejor entendimiento para la captura de facturas o notas ver el Captulo de Manejo de pantallas de
Venta/Compra/Captura de artculos.

7.4 Devolucin
Acerca de este submdulo
En este captulo se explican los procedimientos que se debern seguir para ingresar las devoluciones de los productos que ha
comprado a sus proveedores, generando su Devolucin, en base a las facturas proveedor que ha registrado; ingresar los artculos de
la Devolucin proveedor al teclear las primeras letras del artculo o al usar su clave; buscar o filtrar las devoluciones que desee
encontrar con base en criterios diferentes (proveedor, fecha, nmero, etc.).
Cuando usted recibi mercanca de su proveedor, le dio entrada a su almacn, gener la factura proveedor y posteriormente por
alguna razn quiere hacer alguna devolucin, utilizar este submdulo para registrar dichas devoluciones y dar de baja de sus
almacenes a los productos que est devolviendo.
Como acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o en la lista de carpetas, seleccione el icono Devoluciones, se desplegar el listado de Devoluciones que haya
hecho a su proveedor.

Los campos que encontrarn en esta pantalla son los siguientes:

ID Factura. Al crear una nueva Devolucin Proveedor, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el
programa y que es insustituible, en caso que llegara a suprimirse la factura, su ID correspondiente permanece en la base de
datos.

Factura No. Podr ingresar el nmero de la factura proveedor de la cual vaya a hacer su devolucin.

Fecha. Podr registrar la fecha de la devolucin

Proveedor .En este campo usted podr seleccionar el Proveedor de quien est realizando su Devolucin; a la derecha de este
campo se encuentra una ventana donde si usted lo necesita podr abrirla para conocer las condiciones preestablecidas de este
Proveedor,

El listado de Proveedores se crea a partir de ingresar sus Proveedores en la base de datos del programa.

Ttulo. Para llevar un control sobre sus Devoluciones, usted puede darle un ttulo a cada una de ellas dentro de este campo, por
ejemplo: indicar que es una Factura temporal, o tal vez que es una Factura de un proveedor especfico, etc.

Proyecto. En este campo usted podr seleccionar el proyecto, si es que esta devolucin a Proveedor est asociada a un
proyecto.

Usted deber ingresar sus proyectos dentro del Mdulo Proyectos, para despus seleccionarlo.
Al decir que si, el sistema actualizar el precio en la tabla de proveedores que se encuentra en la ficha de inventario del producto (ver
mdulo de inventario).
Es importante que se de cuenta que el campo clave de la lista de ventas de la devolucin proveedor, toma la clave que usted ha
asignado en la tabla de proveedores que se encuentra en la pestaa de Precios en la ficha de inventario del producto.

Divisa. El programa manejar la divisa base que usted haya indicado dentro del Mdulo de Opciones, pero si necesita utilizar
otra podr seleccionarla dentro de este campo.

Idioma. El programa manejar el idioma base que usted haya indicado dentro del Mdulo Opciones, pero si necesita utilizar otro
podr seleccionarlo dentro de este campo.

Recibido. En este campo usted podr anotar la Fecha en que su Proveedor recibi la Devolucin, si desea poner la fecha actual
bastar con situar el puntero sobre la ventana que aparece a la derecha, y automticamente el programa le pondr la fecha. Si
desea poner otra, seleccione el campo y se desplegar un calendario para que elija la fecha que necesite.

Es importante sealar que al momento de poner la Fecha de recibido, la pantalla queda bloqueada para evitar errores posteriores,
sin embargo si usted borra la fecha podr acceder nuevamente a esa Factura.

Tipo de cambio. En este campo se indicar el tipo de cambio de la Divisa que manejar con su Devolucin Proveedor, a la
derecha del mismo campo se encuentran dos iconos, el signo de interrogacin le indica el tipo de cambio al cual se encuentra la
moneda que usted utiliza, el icono del mundo al oprimirlo lo conectar en un sitio en Internet y actualizar el tipo de cambio de la
divisa al da.

Importacin. Puede indicar si la mercanca que compr y que va a devolver proviene del exterior, es decir mercanca de
importacin y evitar el clculo del IVA en su total.

Subtotal. El programa le indicar el subtotal de su Devolucin Proveedor que este registrando.

IVA. El programa enviar el porcentaje de IVA que usted estableci en el Mdulo Opciones, sin embargo podr modificarlo dentro
de este campo si llegara a necesitarlo.

Total. Al final el programa indicar el Total de su Devolucin Proveedor.

Pagos. Cuando usted hace una devolucin Proveedor, posiblemente haya pagado en su totalidad la devolucin
de la que est haciendo la devolucin, donde ahora su Proveedor se convertir en deudor, al ser as usted
tambin podr registrar los pagos que su proveedor le hace por cuestiones de devolucin y ver el estatus de
pago de cada una de sus devoluciones. En la parte inferior derecha de la devolucin proveedor, aparece el
importe pagado al proveedor y el saldo pendiente por pagar. Al hacer clic en el botn
se abre la pantalla
con la informacin de los pagos que ha realizado a su proveedor de esta devolucin, pudiendo consultar la
informacin, agregar nuevos pagos o borrar pagos registrados.

Fecha: Fecha en que se registra el pago del proveedor

Cuenta No. Seleccione la cuenta a la que se acreditar el importe

Afectacin: En caso que el crdito se haga efectivo en fecha futura se indica dicha fecha en este campo. Es importante
mencionar que esta fecha es informativa y le ayudar para ver la fecha efectiva del pago en sus reportes y consultas de
Conciliacin que se encuentran en el mdulo de Bancos. Si usted registra cualquier pago en su cuenta bancaria,
automticamente se ver reflejado en el sistema, en el saldo de sus cuentas y en todos los reportes de pago,
independientemente de la fecha de afectacin que usted haya asignado al registro.

Importe: El monto de la cuota que cobra al proveedor, pudiendo ser una parcialidad o el total del importe de la devolucin.

Comentarios: Cualquier comentario referente hacia el cobro del proveedor.

Modo de pago. Seleccione la forma en que le cobra a su proveedor, las opciones desplegadas en esta lista deben ser
ingresadas previamente en Herramientas -> Opciones ->Lista -> General: Modos de Pago

Cheque. En caso que haya pagado con cheque, ingrese en este campo el nmero de cheque.

Parcialidad. Ingrese un comentario referente al pago de la parcialidad, en caso que as lo sea.

En caso de querer eliminar un pago registrado, slo marque el rengln correspondiente y luego seleccione Suprimir del teclado.

Todos los pagos que registre desde aquafectarn automticamente el mdulo de bancos.
En caso de que usted haya registrado una lnea y no le haya asignado una cuenta al registro, el sistema no le permitir guardar los
pagos ni salir de esta pantalla hasta que asigne una cuenta al registro o en su defecto haya borrado el registro.
Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear una nueva Devolucin

Suprimir una Devolucin

Cambiar datos de una Devolucin proveedor

Encontrar artculo en el inventario

Asistente de inventario

7.4.1 Crear una nueva Devolucin

1. Ingrese al Submdulo Devoluciones Proveedor.


2. Cree una nueva Devolucin
3. Ingrese los datos requeridos dentro de los campos establecidos.

Ingresar artculos en una Devolucin Proveedor

Para que usted ingrese un artculo en su Devolucin Proveedor, ponga el cursor sobre la primera lnea de
descripcin, le aparecer un botn con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos para que,
seleccione los artculos que contendrn en su pedido. Cabe mencionar que esta lista mostrar nicamente los

artculos que usted haya registrado en las facturas proveedor ligadas con el proveedor al que le est haciendo la
devolucin.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Devolucin Proveedor, ponga el cursor sobre la
primera lnea de descripcin y teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que empiezan con
las letras del artculo que tecleo, siempre y cuando el producto haya sido registrado alguna vez en una Factura
Proveedor al proveedor que le est haciendo la devolucin.

Registre las cantidades de los artculos, ya registradas las cantidades le aparecer automticamente el precio
unitario y el total por articulo.

Si usted cambia manualmente el precio en su devolucin proveedor el sistema pedir la siguiente confirmacin:

Recuerde siempre guardar su informacin al oprimir el icono Aceptar.


7.4.2 Suprimir una Devolucin Proveedor

1. Con el buscador identifique la Devolucin Proveedor que desea suprimir.


2. Una vez identificada, seleccione el icono Suprimir .

3. Inmediatamente aparecer una ventana donde solo deber confirmar que quiere suprimir su Devolucin Proveedor.

4. Recuerde que solamente se pueden borrar devoluciones que no estn pagadas. Si usted desea borrar una devolucin con pagos
registrados, deber de borrar primero todos los pagos.
7.4.3 Cambiar datos de una Devolucin proveedor
Podr cambiar los datos que usted desee de una Devolucin proveedor ya registrada, simplemente accediendo a la pantalla
seleccionada y
Posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.

Para que los cambios sean registrados por el programa, seleccione siempre el icono Aceptar antes de cerrar su Devolucin
Proveedor.
7.4.4 Abrir artculo del inventario
Seleccione la Devolucin que desee. Elija el artculo y seleccione el icono Abrir artculo ; dentro de esta pantalla podr verificar
cualquier dato sobre el artculo que haya elegido, exactamente como lo dio de alta en el Inventario.

7.4.5 Asistente de inventario


Seleccione el icono Asistente de inventario, se desplegar una pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los artculos que
tenga en su Inventario, localizndolos por criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.).

7.4.6 Relacin del Mdulo de Devoluciones con el Mdulo de Inventario.


Observe que en la lista de ventas de una devolucin proveedor contiene los campos de Lote, Rack, Posicin y nivel (siempre y cuando
haya habilitado las opciones de Manejo de Lotes y Caducidades y Manejo de Racks y Posiciones desde las opciones del sistema en
la pestaa de Inventario). Eso quiere decir que al hacer una devolucin proveedor, automticamente se ver reflejada en el
inventario. Al capturar el Lote, se ver reflejada la salida y usted podr capturar la ubicacin exacta de los productos donde desee
descontar la mercanca por medio de los campos de Lote, Rack, Posicin y Nivel.
La mercanca se descontar automticamente del almacn que haya configurado como de Salida desde Multialmacn que se
encuentra en el men de herramientas de la barra de mens.

7.5 Consultas
El mdulo de proveedores ofrece un listado de consultas, el cual puede adaptarse a las necesidades de cada usuario, segn como se
ha visto en la configuracin de las vistas. A continuacin se explicarn las consultas disponibles en este mdulo.
Artculos Pendientes de Surtir Proveedores
Conocer al momento toda la mercanca que est pendiente de surtir de sus proveedores, registrada en los pedidos proveedor.

Artculos por Pedir


Muestra un listado de los artculos que deben comprarse para poder surtir los pedidos clientes y tener disponibilidad en inventario.
Cabe mencionar que este listado mostrar todos los productos que se encuentren debajo de su cantidad mnima que se configura en la
ficha de inventario de los productos en la pestaa de Cantidades o que tengan disponibilidad negativa.

Costos por Aplicar.


Podr ver todos los pedidos proveedor de importacin a los que no se hayan aplicado los costos al catlogo de inventario.

Cuentas por pagar


Visualizar al momento y actualizadas, las cuentas por pagar a sus proveedores y en qu fecha se debern pagar las deudas
existentes. Podr consultar las Cuentas por Pagar en relacin a sus Pedidos y Facturas. Una ventaja de esta consulta es que puede
totalizar las cuentas por pagar de cada uno de sus proveedores o de los proveedores en general.

Pedidos por Validar


Conocer todos los pedidos proveedor que no se encuentren validados. Recuerde que el campo validado es una bandera que aparece
en la esquina inferior izquierda del pedido proveedor.

Proveedores Faltantes/Extras
Tendr al momento la informacin de los pedidos proveedor que tengan mercanca pendiente de surtir o en su defecto la mercanca
que le entregaron de ms en base a los pedidos registrados.

7.6 Reportes
El mdulo de proveedores ofrece, al igual que en las consultas, un listado de reportes muy tiles que se explican a continuacin:
Cuentas por pagar Vencido
Usted visualizar al momento y actualizadas las cuentas que tiene por pagar a sus proveedores que se encuentren vencidas.

Faltantes/ Extras
Dentro de este informe visualizar al momento y actualizados los faltantes o material surtido en exceso de los pedidos solicitados, as
como una aproximacin de lo que debe a cada uno de sus proveedores y cuanto falta por entregar de sus pedidos.

Pedidos por Entregar


En este reporte podr visualizar que pedidos aun faltan por recibir de sus proveedores.

7.7 Grficas
El mdulo de proveedor ofrece la grfica de TOP 20 proveedores. Donde usted podr ver a sus 20 clientes ms importantes por
volumen de compra en miles de pesos.

8 Producto
Acerca de este mdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para registrar sus catlogos de artculos o servicios en una
base de datos actualizada.

Podr llevar un control total y al da de su inventario; tendr a la mano toda la informacin de sus artculos (cantidades, precios de
compra, precio de venta, fotografa, clave, descripcin, garanta, etc.); cuantificar el costo de su inventario por producto; visualizar al
momento el Kardex de sus productos; verificar el histrico de sus productos en el inventario; visualizar el artculo por medio de una
imagen fotogrfica; especificar la cantidad mnima de productos que desee tener en su inventario; visualizar mediante un informe la
cantidad de artculos a pedir con base en la cantidad mnima que tiene en su inventario; elaborar listas de precios, ya sea por
clasificacin de cliente o para un cliente especfico; contar con un informe de inventario comparativo entre proveedores; contar con la
informacin detallada de cada producto; contar con una Calculadora en la pantalla para realizar cualquier operacin; podr pedir al
programa que informe automticamente cuando faltan artculos por pedir al momento de abrir BusinessAdmin.
Cmo acceder a este Mdulo
En la barra de iconos o en la lista de carpetas, seleccione el icono Inventario, de l se desprenden todos los sub-mdulos contenidos
as como las Consultas incorporadas.

Presentacin de los submdulos


Inventario
En la Pantalla Principal seleccione el icono Inventario y se desplegar el listado de sus artculos y servicios contenidos en su base de
datos. Donde usted podr ver.
Correcciones manuales
Desde este submdulo usted podr realizar las correcciones manuales de inventario para un almacn especfico, por ejemplo cuando
usted realiza el levantamiento de inventario inicial para un almacn o bien algn ajuste manual si es que su inventario real no cuadra
con el inventario terico que muestra el sistema.

Transferencias
Desde este submdulo usted realiza sus movimientos de traspasos entre almacenes que requiera

8.1 Productos
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para ingresar y dar de alta a sus artculos, tendr un control
total de sus artculos en una base de datos que contiene precios, cdigos de barras, fotos de artculos, comportamiento de compras y
ventas, etc.
Interaccin con otros mdulos

Clientes: para asignar a un cliente un precio de venta especfico.

Tipo de clientes: para asignar a un tipo de cliente un precio de venta especfico.

Proveedores: para definir el precio de compra del artculo segn el proveedor.

Como acceder a esta pantalla


En la barra de iconos o la lista de carpetas, seleccione el submdulo Inventario y tendr acceso al listado de artculos registrados en su
base de datos. Podr consultar directamente la informacin desde el mismo listado; para hacer una revisin completa, seleccione un
artculo especfico y se abrir su ficha de informacin.

La pantalla Inventario puede tener 10 pestaas:


Producto: Informacin general de sus productos.
Precios: Precios de compra y venta del artculo, precios de costo y precios excepcionales.
Cantidades: Resumen de cantidades presentes, en trnsito y disponibles en cada una de los almacenes, tiendas o sucursales
definidos.
Niveles: Establecer sus productos por medio de niveles.
Kardex: Histrico de movimientos (Pedidos Cliente, Pedidos Proveedor, etc.) que haya tenido cada uno de sus productos.
Compras: Desplazamiento que han tenido sus productos donde el sistema le sugiere las compras que debe de hacer de un artculo
en especfico.
Ventas: Comportamiento de las ventas en un perodo determinado.
Matriz: Si usted ha habilitado la matriz de productos aparecer esta pestaa y desde aqu podr crear artculos matriciales como se
ver ms adelante

Equivalencias: Podr indicar si existen productos equivalentes para un artculo determinado.


Racks: Si usted tiene habilitada la funcin de Manejo de Racks y Posiciones desde las opciones del sistema en la pestaa de
Inventario, ver esta pestaa donde podr definir la(s) ubicacin(es) exacta(s) de su(s) producto(s) en su(s) almacn(es).
Descripcin Multi-Idioma. Si usted hace clic en el icono de descripcin multi-idioma
de un artculo (junto al icono de detalle de artculo

que aparece en la parte superior de la ficha

), aparecer la siguiente pantalla:

Recordemos que cuando seleccionamos el idioma desde cualquier documento de compra o de venta (cotizacin, pedido o factura) o
asignamos el idioma a un cliente o proveedor, podremos hacerle llegar dicho documento en su idioma (ingls, francs o espaol. En
esta pantalla podremos hacer la traduccin de nuestros artculos a otro idioma. Primero seleccionaremos el idioma al que se traducir,
posteriormente pondremos el nombre del artculo, descripcin y garanta en el idioma que hayamos seleccionado, de tal forma que al
enviar por ejemplo un pedido proveedor que tenga el idioma ingls, el documento llegar a su destinatario en el idioma que se
seleccionen el documento, no sin antes haber aplicado estas traducciones.
Procedimientos

Los procedimientos que usted podr realizar dentro de este mdulo son:

Ingresar artculos en Inventario.

Suprimir artculos de Inventario.

Cambiar datos de los artculos.

Exportar Stock a Excel.

1. Ingrear Articulo en Inventario


El procedimiento para capturar cada uno de sus productos es:

Ingresar al mdulo de Producto.

Dar clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla.

En esta pantalla deber capturar los datos correspondientes a su producto, como clave, familia, grupo, nombre del artculo, etc...
El catlogo de inventario es el listado de productos y servicios que su empresa o negocio maneja y guarda las caractersticas de cada
uno de ellos; sin embargo, la informacin de las existencias se va construyendo con los movimientos de cada artculo.

Una vez que captur sus productos, hay que asignarle existencias a cada uno de ellos. Para asignar una existencia inicial a cada
producto, ser necesario que se capture un movimiento de correccin manual o una compra a proveedor.

Asignar existencias es el siguiente:

En el mdulo de Producto seleccionar el submdulo Correcciones.

Dar clic en el botn

, se mostrar la siguiente pantalla.

Seleccionar el Almacn al cual se va a dar la entrada de los productos.

Escribir el motivo por el cual se est haciendo la correccin, por ejemplo si se va a capturar el inventario inicial, se
puede escribir Inventario Inicial en el motivo.

En el campo de Artculo seleccionar el producto al cual se le asignarn existencias y en el campo presente escribir la
existencia para el artculo.

En cuanto se tengan todos los artculos con sus existencias, dar clic en el botn
mostrar el mensaje:

le

2. Suprimir artculos de Inventario

Con el navegador identifique el artculo que desea suprimir.

Una vez identificado, seleccione el icono Suprimir en la pantalla Inventario.

Confirme que desea suprimir ese artculo.

3. Cambiar datos de un artculo

Seleccionar el registro a editar.

Dar Clic en el botn de Editar o dar doble clic sobre el registro.

Podr cambiar los datos que usted quiera de un artculo ya registrado, simplemente accediendo a la pantalla del
artculo seleccionado y posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.

Importante: Para que los cambios sean aceptados recuerde seleccionar el botn Aceptar.

4. Exportar Stock a Excel


Como ya se vio anteriormente, al seleccionar esta opcin desde la vista de inventario, se generar un archivo en Excel conteniendo la
informacin de sus artculos como Clave, Descripcin, Precio Lista, Precio Costo, etc. Podr manejar su Inventario dentro de esta hoja
de Excel, adems de realizar cambios e ingresar o suprimir artculos.
Al presionar el Botn de Exportar, se mostrara un mensaje de confirmacin.

Vista de Inventario

Existen varios campos dentro de la vista de Inventario que estn representados por medio de un icono as como otros campos que se
explicarn a continuacin:
Podr visualizar si sus productos estn disponibles o no a la venta.
Visualizar si usa Web Store para vender determinado producto (ventas por Internet).
Si el registro tiene este icono, indicar que es un servicio, de lo contrario ser un producto.
Indicar si su producto es nuevo o no.
Este icono indicar si su producto tiene algn precio promocional asignado.
Por medio de este icono sabr si su producto se encuentra o no descontinuado.
Este campo se llama matriz e indicar el valor de matriz que tiene un producto donde:
Si su registro tiene este valor, ser un padre de una matriz.
Si su registro tiene este valor, ser hijo de una matriz.
Si su registro muestra este valor indicar que no es un artculo matricial.

Bodega: Este campo indica la cantidad que tiene en existencia en su almacn principal que sea tipo Bodega

Presente: Indicar la cantidad total presente en su almacn (recuerde que este campo tomar en cuenta la cantidad de sus
almacenes segn lo haya configurado (Tiendas, Franquicias o Cuarentena)

Por Surtir Pvd.: Este campo mostrar la cantidad de mercanca que est pendiente de surtir de sus proveedores (tomando en
cuenta la mercanca no entregada de los pedidos proveedor pero s confirmada).

Por Entregar: Indicar la mercanca por entregar a sus clientes (tomando la mercanca de los pedidos cliente no entregada).

Disponible: Mostrar la mercanca que tiene disponible (Presente Por entregar).

8.1.1 Producto

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID Inventario. El ID es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus productos o
servicios, el cual es insustituible.

Servicio. Si lo que ofrece a sus clientes son servicios, usted tiene la opcin de indicarlo dentro de este campo. Al momento de
seleccionarlo, el programa quitar la pestaa de cantidades puesto que usted no llevar el inventario de un servicio.

Paquete. Deber seleccionar esta opcin cuando su artculo sea un paquete conformado por otros artculos, es decir un kit.

Niveles. Usted podr organizar su Inventario por medio de Niveles; los Niveles le servirn para conocer qu artculos componen
sus paquetes o sus productos en general, adems para indicar que puede realizar ventas de los artculos por separado.

Clave. Usted podr asignar una clave de identificacin nica para cada uno de sus productos o servicios y llevar una mejor
organizacin en su inventario; le facilita el poder manejar sus artculos por medio de una clave numrica o alfanumrica que
manejarlos por su nombre o caractersticas.

Familia. Siempre es ms recomendable agrupar sus productos o servicios de acuerdo a caractersticas o similitudes, dentro de
este campo se clasificarn de una forma general. Si usted no encuentra la familia en la lista que muestra este campo,
nicamente escriba el nombre de la familia que desea activar.

Grupo. Debido a la infinidad de variaciones que cada producto o servicio pueden tener, se pueden sub agrupar dando
clasificacin ms detallada de sus productos o servicios. Si usted no encuentra el grupo en la lista que muestra este campo,
nicamente escriba el nombre del grupo que desea asignar el artculo.

Si usted tiene habilitada las opciones de Mostrar ms Categoras, Categora 1 y Categora 2, usted ver el icono
derecha del campo de Grupo como se ve en la siguiente figura:

a la

Al hacer clic en ese icono se habilitarn los campos Categora 1 y Categora 2, segn lo haya habilitado desde las opciones del
sistema.

Por medio de estos campos podr seguir clasificando los productos o servicios del catlogo de inventario si es que as lo requiere,
teniendo hasta dos categoras adicionales a la Familia y el Grupo. Escriba las categoras que desee en estos campos. Cuando
estn habilitados estos campos ahora el icono cambia y las flechas apuntan hacia arriba
campos de categora y la pantalla regresar a como estaba antes.

. Al seleccionar las flechas ya no ver los

Artculo. En este campo usted ingresar el artculo o servicio que ofrece tal cual quiera que aparezca especificado en todos sus
documentos como una factura, un pedido, etctera. Si usted no tiene habilitada la opcin de Permitir Artculos Duplicados en
las opciones del sistema en la pestaa de Inventario, no podr repetir una descripcin para un artculo determinado.

Descripcin. En este campo definir con todas sus caractersticas a fondo de los productos o servicios que ofrece.

Garanta. En este campo usted deber ingresar el tiempo que desea dar de garanta por sus productos o servicios.

Cubicaje. El cubicaje le servir para conocer qu tipo de contenedor utilizar para sus productos, a su vez un aproximado del
espacio que ocupar en su almacn. En este campo ingresar el volumen en metros cbicos que ocupan sus artculos. Cabe
mencionar que este campo solo lo ver si tiene habilitada la funcin de Mostrar Cubicaje que se encuentra en las Opciones del
sistema en la pestaa de General.

Unidad. Indique sobre qu unidades se est basando (piezas, Metros, etc.). Si no encuentra la unidad que desea especificar al
artculo, nicamente escrbala y al guardar el artculo, se aadir a la lista para capturas futuras.

Rotacin. Indique cul es el comportamiento en la venta del producto. Recuerde que usted podr aadir ms opciones a esta
lista desde las Opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Nuevo Producto. Podr indicar qu artculos son nuevos dentro de su Inventario.

Disponible a la venta. En ocasiones algunos productos no los tendr a la venta, como ejemplo se termin X producto y su
Proveedor no lo surtir en un tiempo considerable o es un artculo perteneciente a un producto terminado (insumo); usted podr
indicar si se encuentra o no la venta.

Descontinuado. Si dentro de su Inventario existen artculos que se encuentran descontinuados, podr indicarlo en este
recuadro. Recuerde que si usted descontina un artculo, tiene la opcin de quitarle su disponibilidad a la venta con la bandera
de Disponible a la Venta

Vender por Internet. Si usted cuenta con el servicio Web Store, indicar dentro de este recuadro los productos que maneje a
travs de este sistema de ventas. De lo contrario esta bandera no le ser til.

Subir imagen en Internet. Si usted cuenta con el servicio Web Store, indicar dentro de este recuadro la opcin de subir la
imagen del artculo para que est disponible en el sitio de compras de Internet. De lo contrario esta bandera no le ser til.

Poder vender en negativo. Al palomear esta opcin usted podr registrar la venta de este artculo an si no hay disponibilidad
en inventario. Cuando usted tiene esta opcin habilitada, cada vez que venda el producto y no tenga disponibilidad, el inventario
lo registrar en negativo. Si usted no tiene habilitada esta opcin y no tiene disponibilidad del producto, el sistema no le permitir
capturar pedidos y facturas para cuando no se tenga dicha disponibilidad.

Activar Matriz. Si usted maneja un producto que incluye varias caractersticas y cada caracterstica implique el agregar un nuevo
producto a inventario, seleccione la opcin de matriz para que le sea ms fcil manejar su producto. Por ejemplo, en caso de
tener un producto que se clasifique por talla y color. Observe que cuando palomea esta opcin, aparece la pestaa de Matriz
en la Ficha del Producto. Ms adelante se explicar cmo crear dichos artculos matriciales.

Foto del artculo. El programa le ofrece una opcin ms, le permite ingresar una foto de su artculo en pantalla; podr ver el
producto y conocer sus caractersticas al mismo tiempo. Cabe mencionar que si usted desea tener la funcionalidad de enviar
por mail las cotizaciones, donde contengan las fotos de sus productos, tendr que tener guardadas en un servidor de Internet
dichas imgenes y las imgenes que usted registra en este campo, debern de tener el nombre del archivo exactamente igual a
como lo tiene guardado en su servidor Web. Usted podr indicar su servidor Web en las opciones del sistema en la pestaa de
Inventario en el campo de Servidor de Imgenes

Para ingresar la fotografa: Deber en primer lugar tener cargada la foto en su disco duro. Haga clic en la carpeta que se
encuentra a un lado del campo de Archivo imagen,

Lo enviar al explorador de Windows donde buscar el archivo de la foto que desee insertar, haga clic en Abrir y la imagen quedar
insertada;

Cdigo de Barras. El programa le proporciona automticamente un cdigo de barras para cada uno de los artculos. Dentro del
mdulo Opciones, en la pestaa de Cdigo de Barras usted podr decidir si el cdigo de barras que manejar con cada uno de
sus productos lo ir dando el programa automticamente o usted indicar la numeracin.

Tambin cuenta con la opcin de imprimir las etiquetas de cada uno de sus productos con cdigo de barras, podr seleccionar todos
los cdigos de los productos y mandarlos a imprimir o imprimir solo una seleccin con el icono
. Si usted desea activar esta
funcionalidad del programa, deber de contactar a Logical Concept para que se le cotice la asesora para que implemente esta
funcionalidad.
De cualquier forma usted podr indicar el cdigo de barras de sus artculos para que usted pueda utilizar una lectora de cdigo de
barras en CashPoint y as pueda automatizar su proceso del punto de venta.
Las regiones deben estar ingresadas previamente desde Herramientas -> Opciones -> Listas - > Regiones.
8.1.2 Precios

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


En Precio de venta
Precio Lista. Dentro de este campo usted marcar el precio al cual ofrecer su producto, es el precio que aparecer en sus
Cotizaciones, Pedidos Y Facturas. Tambin indicar en que divisa se encuentran sus precios. Es importante que est consciente que
este ser el precio de Lista que proporcione a cada uno de sus artculos.
Precio Promo. Podr indicar si est manejando precios promocionales, este precio se tomar por encima de todos los precios
existentes, es decir si usted tiene un precio promocional, cada vez que haga una venta el sistema asignar este precio siempre y
cuando no interfieran con los otros criterios de precio de venta como lo son Excepciones por Cliente, Tipo de Cliente y Regin.
Fecha validez. Usted indicar hasta cundo podr mantener los precios promocionales establecidos, es decir la fecha de vencimiento
de su promocin. Al terminar la promocin automticamente el programa reconocer el precio de lista cada vez que est efectuando
sus ventas.

Precio Por volumen


Usted puede aplicar precios por volumen por cada artculo de su catlogo, sea por un precio especificado o a partir de un porcentaje
adicional a su costo. Para ello de clic en la casilla
Le mostrar la siguiente ventana en Precios de venta

Usted podr indicar hasta que Cantidad de productos Vendidos dar qu precio. O bien lo puede hacer por un porcentaje arriba de su
costo. Slo podr escoger una de estas dos opciones por producto. No har distincin sobre Cliente, Tipo de Cliente o Precio
Promocional

En Excepciones
Cliente. Usted puede predefinir un precio, es decir puede dar un precio especial a un Cliente; al momento de hacer una cotizacin,
pedido o factura a un cliente con precio excepcional, el programa asignar el precio que haya indicado; este precio se mantendr
independiente de los precios de lista, mnimo y de costo. Recuerde que usted deber de haber definido a los clientes desde el
mdulo de Clientes.
Tipo cliente. Tambin podr establecer un precio predefinido a un Tipo Cliente en particular. Podr seleccionar al tipo Cliente de entre
el listado ya existente, e ingresar el precio que ofrecer a este Tipo Cliente. Esta opcin es muy til cuando maneja distintos precios
por tipo de cliente como por ejemplo Distribuidores, Mayoristas, etc. Recuerde que deber de haber definido a los Tipos de clientes
desde el submdulo de Tipos de Cliente en el mdulo de Clientes.
Regin. Si usted tiene habilitada desde las opciones del sistema en la pestaa de Inventario la funcionalidad de Vender por
Regin, Y cuenta con distintas sucursales que estn trabajando con el punto de venta en lnea o va remota con BusinessAdmin
podr establecer el precio de sus productos para cada una de sus sucursales. Recuerde que las regiones se dan de alta desde las
opciones del sistema en la pestaa de Listas. Recuerde que las sucursales se dan de alta como almacn tipo Tienda desde
Multialmacn y desde esa pantalla, usted puede ligar una regin a cada sucursal como se muestra en la siguiente figura:

Podr definir un precio de lista y otro de promocin a cada regin. Si usted no maneja sucursales remotas con punto de venta en lnea
o BusinessAdmin en lnea, esta opcin ser irrelevante.

En Precio de compra
Proveedor. Cuando usted este ingresando los artculos en su inventario, indicar en esta tabla, de qu proveedor(es) est recibiendo
adquiriendo sus productos; si ms de un proveedor le ofrece este producto, podr ingresarlos para al momento de hacer un nuevo
pedido, hacer un comparativo de sus proveedores y elegir a quin comprar. Adems de ello, usted puede ingresar el precio que le dio
su proveedor, y la clave que maneje con sus proveedores. Recuerde que esta clave ser la que el sistema asignar para las listas
de venta de: Pedidos Proveedor, Facturas Proveedor y Devoluciones Proveedor.
Precio Costo o mnimo. Este campo no es otra cosa ms que el costo de su ltima compra y se refiere al precio mnimo de venta sin
generar prdidas (de ah el nombre del campo). Usted actualizar este costo en relacin al precio que le est proporcionando su
proveedor, en caso de ser importacin el precio costo puede generarlo a partir del pedimento, con la funcionalidad de Aplicar Costos
como se vio anteriormente. En caso de ser un pedido nacional, usted utilizar el procedimiento de Aplicar Precio de Compra a
Costos que se encuentra dentro del Pedido proveedor como tambin se mencion en el captulo de Pedidos Proveedor. Si usted
entra a un producto y no tiene este campo actualizado, podr hacerlo desde aqu con el botn. Cabe mencionar que este campo
siempre estar en pesos, de tal forma que si usted aplica los costos del pedimento, el sistema convertir el costo a pesos segn el tipo
de cambio que usted haya asignado al pedimento en el que est aplicando dichos costos.
Costo Promedio. El sistema le calcular el costo promedio, este costo va cambiando de acuerdo con sus compras, es decir, despus
de tres compras el programa calcula el costo promedio entre cada compra si es diferente, y lo har constantemente siempre con las
ltimas tres compras que haya registrado en su programa.

Asignacin de Precios en Operaciones de Venta.

Como se ha visto hasta este momento, el sistema maneja distintos tipos de precios: Excepciones por cliente, tipo de cliente, regin,
precio promocional, precio de lista y precio costo (min).
La jerarqua con la que el sistema asigna los precios cuando usted est haciendo cotizaciones, pedidos, facturas o ventas desde
CashPoint ser la siguiente:

Precio Costo (Min), donde el sistema puede sugerir el precio en base al porcentaje de utilidad que usted haya establecido en los tipos
de cliente desde el mdulo de clientes.
Entonces el sistema lo que har cuando est haciendo una operacin de venta ser primero buscar el precio en la tabla de
Excepciones clientes, de no encontrar nada en esa tabla, el sistema buscar el precio en la tabla de Excepciones por tipo de cliente,
de no encontrar nada, el sistema buscar en la tabla de excepciones por regin, de no encontrar nada el sistema buscar asignar el
precio promocional, si este se encuentra en 0.00, entonces el sistema buscar el precio de Lista, si este se encuentra en 0.00 el
sistema buscar asignar el Precio Costo (Min) aumentando el porcentaje de ganancia que se haya definido en el submdulo de Tipos
de Cliente que se encuentra en el mdulo de Clientes.
IVA. Ingrese el porcentaje del IVA que se cobrar en una venta a cliente o compra a proveedor. Este porcentaje se sumar al precio
de lista, promocin o al precio que corresponda.
Recuerde que si usted desea o capturar sus precios de venta, compra y costos con IVA tendr que habilitar las opciones que se
encuentran en la pestaa de Inventario del sistema y ah si capturar los precios con IVA. Si usted tiene deshabilitadas dichas
Opciones y captura sus precios y posteriormente habilita esas Opciones, el sistema subir el IVA a los Precios, precios de compra y
costos segn sea el caso.
Retencin. Este campo lo utilizar cuando alguno de sus productos o servicios causen retencin de IVA, como por ejemplo el Flete.
Usted indicar el porcentaje de retencin que causan sus productos. Cuando usted hace una factura cliente, observe que hay un
campo de retencin que el sistema calcular automticamente en base al valor que asigne en este campo. Recuerde tambin que

puede seleccionar el campo de retencin para la impresin de sus facturas si as lo requiere desde el men de Herramientas en la
Opcin de Formatos.
Comisin excepcional. Esta comisin se encuentra ligada a la ganancia que obtendrn los vendedores en relacin a ese producto.
Usted sealar el porcentaje de ganancia por producto que se llevarn los vendedores independientemente a su porcentaje de
comisin de ventas normal.
Tasa y DTA. En caso de que usted trabaje con Importaciones, se le asigna una fraccin arancelaria y un porcentaje de impuesto.
Cuando usted hace importaciones, estos campos se vuelven indispensables para las corridas de importacin y clculo de costos
unitarios por artculos. Si estos campos no se encuentran registrados correctamente, posiblemente tendr errores en el mdulo de
importaciones.
8.1.3 Cantidades
Usted conocer la disponibilidad de sus productos en cada una de sus tiendas y bodegas, de acuerdo a los movimientos que se
vayan realizando como: Pedidos Clientes, Pedidos Proveedor, Pedidos de Produccin transferencia entre tiendas y/o almacenes y
correcciones manuales.

Contar con una sincronizacin de sucursales, es decir conocer que productos o servicios manejan y con qu cantidad cuentan. Esta
opcin le ayudar a no perder ventas si dentro de la sucursal en la que se encuentre ya no tiene ese producto, podr consultar dentro
de las dems sucursales y realizar transferencias.
En la tabla del lado izquierdo, aparecern los almacenes y/o sucursales que se dieron de alta en Multialmacn junto con la cantidad de
existencias que se tienen del producto por cada almacn y/o sucursal.

Del lado derecho de la pantalla aparece el detalle para el clculo de la disponibilidad del producto.

Aqu el sistema le mostrar la cantidad total presente que tiene en sus almacenes que afectan a la disponibilidad del producto
(quitando los almacenes tipo franquicias y cuarentena, recuerde que si desea que estos almacenes afecten al clculo de disponibilidad
del producto podr habilitarlo desde las Opciones del sistema en la pestaa de Inventario), y podr ver el desglose de existencias por
cada tipo de almacn.
Posteriormente podr ver la cantidad de mercanca que est en trnsito entre sus almacenes, esta estadstica se tomar a partir de las
transferencias entre almacenes que no estn validadas.
Usted tambin ver el total de su mercanca que tiene en los almacenes que si se toman en cuenta para la disponibilidad de
productos. Usted ver tambin toda la mercanca que est pendiente de entregar a sus clientes. Esta estadstica se toma en base a
los Pedidos Cliente que no hayan sido entregados. Si usted hace clic en el botn
que aparece del lado derecho de la estadstica
de Por entregar a clientes, aparecer una pantalla con la estadstica de los pedidos que tienen registrada esta mercanca por entregar:

Finalmente ver su disponibilidad de producto, es decir: Presente Por entregar a clientes. En este caso se ve que se tienen
existencias totales de 760 menos los 521 productos que estn por entregar, dando como resultado una disponibilidad de 239 unidades.
En la parte inferior del resumen en la pestaa de Cantidades podr ver la mercanca que tiene por surtir de sus proveedores en base
a los pedidos proveedor que no estn entregados pero si estn confirmados y que tengan una fecha de entrega establecida. Al hacer
clic en el icono
que se encuentra a la derecha de la estadstica de Por surtir de proveedores, usted podr ver el detalle de los
pedidos que estn pendientes de surtir, donde aparecer su estatus de confirmacin y la fecha de entrega prometida que haya
registrado desde los pedidos proveedor:

Usted tambin podr ver la mercanca que est pendiente de surtir de produccin en base a los pedidos de produccin que estn
validados y no entregados. Al hacer clic en el icono
, podr ver en pantalla el detalle de los artculos que estn pendientes de
surtir por parte de produccin, junto con el estatus de cada pedido:
Del lado derecho de la estadstica de Por surtir de: Proveedores y Produccin, usted podr ver la fecha en la que se espera recibir la
mercanca.
Finalmente, en base a la disponibilidad de productos, el sistema mostrar el mensaje en tiendas para este producto. En este caso es
de 239 disponible de inmediato.
En la parte inferior de la pestaa cantidades, existen los siguientes campos que usted puede configurar:
Cantidad mnima. Usted podr especificar la cantidad mnima que deber de tener en inventario de sus productos, para alertarle
cuando necesite ingresar ms cantidades, por medio de la alarma Pedir artculos que llega a aparecer en la pantalla principal de
BusinessAdmin.
En tienda. Si usted tiene sus artculos en tiendas y que nicamente sean de exhibicin sin afectar la disponibilidad de productos,
seleccionar En exhibicin; si usted desea que la cantidad presente en sus almacenes tipo tienda s afecte a la disponibilidad de este
producto, seleccionar Se puede vender.
Tiempo de entrega Proveedor. Podr establecer el tiempo de entrega de sus proveedores en semanas. Suponiendo que el tiempo de
entrega es de un da, usted registrar en este campo la cantidad de 0.14, es decir uno entre siete das.
8.1.4 Niveles

En esta pantalla podra ver en que nivel se encuentra el producto que selecciono.

A continuacion explica cada uno de los niveles que maneja BusinessAdmin


Nivel 1-Paquete: Como su nombre lo indica, los productos que maneje agrupados por ejemplo un
comedor que consta de una mesa, sillas y vitrina, usted registra el paquete completo pero al mismo tiempo, estos
artculos los puede vender por separado. Al activar la bandera de
, el producto se volver
automticamente Nivel 1 y ms adelante podr establecer los componentes de dicho paquete como se ver un poco
ms adelante.
Nivel 2-Artculo: Al manejar sus productos individualmente, se habla ya de un segundo nivel, es decir,
los artculos ya sea que pertenezcan a un paquete o no, entran en este nivel. Por ejemplo, las sillas usted puede
venderlas por separado pero a su vez estn contenidas en un paquete determinado. O bien ser un artculo que
usted produzca y que contenga insumos para su produccin.
Nivel 3-Caja: Al mismo tiempo los Artculos del nivel 2 estn formados por nuevos artculos; a estos
ltimos se les llama Caja e integran el Nivel 3, que no pueden estar a la venta. Es decir una mesa puede estar
formada por la cubierta y la base o pedestal; generalmente estos productos se venden en una sola pieza, donde la
cubierta o el pedestal tendrn asignados el nivel tres, puesto que nunca se venden.

Al igual que los niveles anteriores, el nivel 3 puede estar formado por insumos que ya no entran como un nivel ms,
este ltimo nivel esta referido al rea de produccin en caso de manejarla.
Nivel 4-Insumo: El insumo ser el nivel ms bajo para el sistema, como su nombre lo indica un insumo
podr utilizarse para elaborar productos que tengan nivel dos o nivel tres e ir ligado directamente con el mdulo de
produccin.
8.1.5 Krdex
Dentro de esta pantalla usted podr observar el histrico de los movimientos que se han realizado en almacn y tiendas de cada unos
de sus productos; pedidos cliente, pedidos proveedor, correcciones, transferencias, etc.

Primero seleccionaremos el almacn para ver el Kardex del producto para el almacn seleccionado con el campo
.
Ahora bien del lado derecho de la pantalla se puede ver de manera general tanto los movimientos de entrada, como los de salida y las
diferencias de inventario que ha habido por correcciones manuales.

Los conceptos de Entrada que se pueden presentar en el sistema son:

Entregas Proveedor: Todas las remisiones que se han hecho de los Pedidos Proveedor.

Facturas Proveedor: Todas las facturas proveedor que se han registrado cuyo origen no fue un Pedido Proveedor.

Traspaso: Todas las entradas de producto originadas desde una transferencia entre almacenes.

Notas de Crdito: Todas las entradas de producto originadas por una nota de crdito.

Produccin: Todas las entradas de producto originadas desde un pedido de produccin.

Devolucin Consign: Todas las entradas de productos originadas por una devolucin de consignacin.

Los conceptos de Salida que se pueden dar en el sistema son:

Entregas Cliente: Todas las remisiones que se han hecho desde los Pedidos Cliente.

Facturas Cliente: Todas las facturas que se han registrado en el sistema cuyo origen no fue un Pedido Cliente.

Traspaso: Todas las salidas de productos originadas por medio de una transferencia entre almacenes.

Produccin: Todas las salidas de insumos registradas desde un pedido de produccin.

Devolucin Provd.: Todas las salidas registradas desde una devolucin de Proveedor. Finalmente se tiene las diferencias de
inventario que se han generado por concepto de correcciones manuales.

As pues se llega a la existencia total que presenta el producto para el almacn seleccionado. La cantidad que se presenta en el
Kardex deber de ser igual a la cantidad por almacn que se puede ver en la pestaa de Cantidades del producto seleccionado.
Del lado derecho de la pantalla se cuenta con el detalle donde se podr ver cada entrada, salida o correccin manual que ha tenido
determinado producto para un determinado almacn. Donde se pueden ver todos los conceptos de entrada y salida que recin se
acaban de explicar, usted podr expandir y colapsar cada concepto para ver dicho detalle cmo se puede ver en la siguiente figura:

8.1.6 Compras
Esta pantalla nos muestra un pronstico de cmo se comportar la existencia de nuestros productos segn las entradas y salidas que
se tienen previstas.

Cada vez que usted ingresa a esta pantalla, el sistema generar la estadstica en base a las ventas de los ltimos seis meses. El
clculo ser a partir de las ventas promedio que se ha tenido en el periodo especificado (Ventas en los ltimos 6 meses). Del lado
derecho de la pantalla podremos considerar o no para el clculo de este pronstico la mercanca que est en los almacenes tipo
tienda y tipo cuarentena o bien los pedidos proveedor No Confirmados.
Del lado derecho de la pantalla se tiene una tabla donde se registran las entradas previstas (pedidos proveedor confirmados) y salidas
previstas (ventas promedio del artculo). La primer lnea de esta tabla nos muestra las existencias actuales de nuestro producto donde
arranca de la semana 0 (semana actual), posteriormente se tiene un pedido proveedor confirmado por mil unidades para la semana
uno (semana siguiente) y salidas previstas de 296 unidades (ventas promedio por semana). Para la semana dos, se tiene nuevamente
las salidas previstas, igualmente para la semana tres, cuatro y cinco. Observe que en base a las existencias de inventario, entradas y
salidas previstas, ya no tendremos existencias suficientes en inventario en base a estas entradas y salidas previstas, por lo que la
estadstica lleg hasta la semana cinco (cinco semanas despus de la semana actual). Esto quiere decir que para la semana cinco
tendremos que resurtirnos de producto para poder satisfacer la demanda del mercado.
La grfica del lado derecho que nos muestra la pantalla, muestra el comportamiento de las existencias del producto segn las entradas
y salidas previstas.
Usted puede cambiar los datos para la generacin de este clculo, por ejemplo, supongamos que desea que el clculo de esta
estadstica, se base en las ventas de los ltimos 2 meses y desea que se tome en cuenta las cantidades de sus almacenes tipo tienda
y de los pedidos proveedor no confirmados, usted llenar la pantalla de la siguiente forma:

Una vez hecho esto, oprimir el botn


que se encuentra en la esquina inferior derecha de la pantalla y la estadstica
se generar en base a la informacin deseada , es decir la ventas en los dos ltimos meses considerando las existencias de los
almacenes tipo tienda y los pedidos proveedor no confirmados.
8.1.7 Ventas
Comportamiento de las ventas en un perodo de tiempo determinado. Por ejemplo traduciendo la grfica que vemos arriba quiere decir
que en el mes de mayo del 2005 vendimos 200 unidades y en el mes de junio del 2005 vendimos 600 unidades.

8.1.8 Matriz
Cuando usted ha habilitado desde las opciones del sistema en la pestaa de Inventario la opcin de Activar Matriz de Productos.
Usted ver en la pestaa de Producto la opcin de
matriz dentro de la ficha del producto y ver la siguiente pantalla:

. Cuando usted activa dicha bandera, aparecer la pestaa

Debido al manejo de productos que cumplan con varias caractersticas a la vez, se cre esta opcin. Si usted maneja productos en
varios colores, tallas, tipos esta opcin le ser de gran ayuda, puesto que solo registrar un producto y dentro de la pestaa Matriz
establecer los criterios o caractersticas que maneje para los dems productos. Por medio de esta opcin usted crear un Artculo
Padre y segn la matriz de productos que usted defina se crearn los Artculos Hijos quienes tomarn las caractersticas del padre,
junto con los criterios que se establecen desde esta Matriz de Productos.
Veamos el siguiente ejemplo:
Supongamos que usted tiene un producto que le llamaremos Camisa Sport para Caballero, ahora bien este producto puede tener las
siguientes variables:
Talla y Color, donde la talla puede ser chica, mediana grande y extra grande. El color podr ser: rojo, azul blanco y negro.
Lo primero que tendremos que hacer para crear una matriz de productos ser definir los criterios.
Para definir los criterios bastar con hacer clic en el icono

que se encuentra a la derecha del campo


Al hacer clic en dicho icono aparecer la siguiente

pantalla:

Como podr darse cuenta, aparecen dos tablas, en la tabla derecha definiremos los criterios y en la tabla izquierda, definiremos los
valores de cada criterio, donde recordemos que nuestros criterios son talla y color.
Los valores para el criterio Talla sern: Chico, Mediano, Grande y Extra Grande.
Los valores para el criterio Color sern: Rojo, Azul, Blanco y Negro.
En la tabla de criterios tenemos dos campos:
Nombre y Nombre corto.
Nombre se refiere al nombre con el que aparecer el criterio dentro de la matriz y Nombre Corto ser el nombre a listar en el campo
.
Veamos las siguientes dos pantallas para ver como quedan los criterios:
Cada vez que usted entre a esta pantalla para definir los criterios, ver los criterios y valores que ha creado. Cuando usted entre a
esta pantalla tendr la opcin de seleccionar un criterio en la tabla del lado izquierdo para posteriormente aadirle valores o bien aadir
nuevos criterios con nuevos valores.
Una vez que hayamos definido nuestros criterios y valores pulsaremos el icono
para regresar a la pantalla anterior, donde ya
nuestros criterios y valores estarn guardados. Cabe mencionar que dichos criterios quedaron ya guardados y nos podrn servir para
crear futuras matrices de productos.
Para borrar algn criterio o valor, bastar con seleccionar el rengln que se desee borrar y oprimir la tecla suprimir de su teclado.

Ahora bien si desplegamos la flecha de los campos


aparecern todos los criterios que hayamos
definido con el Nombre Largo que se asign en la pantalla de criterios.
El siguiente paso es seleccionar el Criterio 1 y posteriormente el Criterio dos. Veamos en las siguientes figuras, como se va creando
nuestra matriz de productos cuando asignamos dichos criterios en la pestaa de matriz:
Observe que el nombre Corto que defini a cada Criterio aparece en la esquina superior izquierda de la matriz y el nombre largo que
defini al criterio aparece en los campos Criterio 1 y Criterio 2.
Finalmente usted seleccionar los Artculos Hijos que desee dar de alta en su catlogo de inventario, los cuales tomarn las
caractersticas del Artculo Padre que en este caso es la Camisa Sport Para Caballero como se muestra en la siguiente pantalla:

Antes de que usted pulse el botn aceptar y guardar dichos artculos, deber de estar seguro de la informacin y de que todos los
campos que defini en el artculo padre sean correctos (Descripcin, familia, grupo, precio, garanta, etc.) Cuando usted est seguro
de dichos campos pulse Aceptar

Observe en su vista de inventario que cuando guard el artculo padre, automticamente se crearon los artculos hijos, quienes
heredaron las caractersticas del padre como la familia, el grupo, las categoras, la unidad de medida, el precio, le proveedor, las
excepciones por cliente, etc. como se ve en la siguiente figura:

Si entra a cualquier artculo hijo, se dar cuenta que hay campos que no puede modificar, como lo es la familia el grupo, el vender en
negativo, etc. Si usted desea modificar dichos campos, tendr que hacerlo en el artculo padre para que los artculos hijos hereden
nuevamente esas caractersticas.
La matriz de productos, no slo le ayuda a crear sus artculos ms gilmente sino tambin podr capturar ms fcilmente a
travs de la matriz cualquier lista de ventas (cotizaciones, pedidos, facturas, transferencias, correcciones, etc.) como se ver en
el captulo de Manejo de pantallas de Venta/Compra/Captura de artculos, as pues podr hacer capturas matriciales en base a
las matrices de productos que haya creado. Tambin estas capturas son tiles para el CashPoint.
Si usted activ la opcin de Precio padre base para precio hijos que se encuentra en las opciones del sistema en la pestaa de
Inventario, el precio del padre ser siempre el precio de los hijos, donde usted no podr modificar dicho precio de lista en todos los
artculos que sean hijos de una matriz. Si usted tiene dicha opcin deshabilitada, podr asignar un precio de lista a cada artculo hijo.
Importante: Nunca borre un criterio ni un valor para las matrices de productos cuando existan Artculos Hijos activos. Siempre borre
primero los artculos y hasta que est seguro de que no hay criterios ni valores asignados a artculos matriciales podr borrar dichos
criterios o artculos.
Si usted va a cambiar los criterios en los campos Criterio 1 y Criterio 2 de una matriz que ya haba guardado anteriormente,
siempre borre o desactive primero de la matriz a los artculos hijos, hasta entonces podr hacer los cambios de criterios. Si usted no hace
esta operacin como se le est indicando, podr causar graves daos a su base de datos y Logical Concept, S.A. de C.V. no ser
responsable de dichos daos.
8.1.9 Equivalencias

Supongamos que tenemos dos productos: Caja de Aspirina y Caja de Panadol. Ambos productos tienen la misma aplicacin, entonces
podremos decir que son productos Equivalentes. Desde esta pantalla usted podr establecer dichas equivalencias de una manera
muy sencilla.
Para crear dichas equivalencias, bastar con entrar a esta pantalla y pulsar el botn
la siguiente pantalla:

con el ratn, entonces aparecer

Como podr observar, esta pantalla listar todos los productos y servicios que existen en su catlogo de inventario. En la parte
superior es posible filtrar la informacin por ID de Artculos, Clave, Proveedor, Familia, Grupo, Categora 1, Categora 2 o bien
escribiendo el nombre del artculo. Hagamos la equivalencia para la caja de aspirinas donde diremos que es equivalente a la caja de
Panadol.
Como puede observar al escribir el nombre de Panadol el sistema detect todos los productos que en su nombre existiera el texto
Panadol. Una vez localizado el(los) producto(s) equivalente(s) utilizando los filtros, oprimir el botn
encuentra en la esquina inferior derecha de esta pantalla y las equivalencias sern aplicadas:

Al asignar dichas equivalencias, podremos ver todos los productos equivalentes en esta pestaa:

que se

Suponga usted que se qued sin disponibilidad de un producto pero puede tener equivalentes. Para que no pierda la oportunidad de
vender, podr ver dichos productos equivalentes y la disponibilidad de los mismos, teniendo varias opciones de venta para un mismo
producto.
Si por error aadi productos que no deseaba en esta pantalla, bastar con que seleccione al producto de la lista y pulse el botn

Cada vez que utilice el navegador o un filtro para localizar un producto, dentro de su vista de Inventario, a la hora de aplicar dicho filtro
el sistema arrojar la siguiente confirmacin:

Si usted confirma con un Si, aparecer el producto buscado junto con sus productos equivalentes y as podr consultar la
disponibilidad de dichos productos y estar listo con otro producto que tenga la misma aplicacin para que no pierda la venta.

8.1.10 Racks
Para que esta pestaa aparezca en su ficha de inventario, deber de tener habilitada la opcin de Manejo de Racks y Posiciones
que se encuentra en las opciones del sistema en la pestaa de Inventario.

La informacin que podremos asignar o consultar desde esta pestaa es la posicin exacta del producto en nuestro(s) almacn(es)
segn se hayan configurado los mismos dentro de la funcin de Racks que se encuentra en el men de Herramientas de la barra de
mens.
As asignaremos el(los) almacn(es), el(los) rack(s), la(s) posicin(es) y el(los) nivel(es) que tendr asignado cada uno de nuestros
productos para cada almacn.

8.2 Correcciones manuales


Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para aplicar una correccin manual en caso de surgir
diferencias en el inventario o bien una carga inicial al mismo. Existirn algunos movimientos que no entrarn automticamente a su
programa, para ello existe esta opcin. Si necesita realizar alguna correccin de datos de cantidades, podr registrarlas dentro de esta
pantalla. nicamente seleccione el almacn donde har las modificaciones, seleccione el artculo e ingrese las cantidades. Despus
de ingresados los datos, si estos son correctos, haga clic en Aplicar correcciones para que los datos que usted haya ingresado se
registren dentro de Inventario.
Interaccin con otros mdulos

Inventario:

Aplica las correcciones al inventario.

Como acceder a esta pantalla


Desde la lista de Carpetas o la barra de iconos, seleccione el submdulo Correcciones manual, y tendr acceso al listado de
correcciones registradas en su base de datos. Podr consultar las correcciones ya realizadas, eliminar, modificar o aplicar nuevas
correcciones.

Presentacin Submdulo Correcciones manual

Los campos que encontrarn en esta pantalla son los siguientes:

ID. Al crear una nueva correccin manual, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el programa y que
es insustituible.

Almacn. Seleccione el almacn en la cual quiere actualizar la cantidad existente del artculo.

Motivo. Explique o justifique el por qu de una correccin manual en la cantidad del artculo en inventario.

Fecha. Seleccione la fecha en la que est haciendo la correccin manual.

Ingresar artculos en correccin manual


Para que usted ingrese un artculo en la correccin, ubique el cursor sobre la primera lnea de Artculo, le aparecer un botn con una
flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro de su inventario, seleccione los artculos.
Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en la Correccin, ubique el cursor sobre la primera lnea de descripcin y teclee
las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que tiene en su inventario que empiezan con las letras del artculo que tecleo.
Registre en la columna Presente las cantidades reales existentes del artculo en el almacn indicado.

Luego seleccione el botn Aplicar correcciones, aparece el cuadro de confirmacin.

Al aceptar se aplican las correcciones y automticamente aparece en la columna Diferencia la diferencia de cantidades entre lo que
hay fsicamente (ingresado en Presente) y la cantidad que estaba registrada en el programa.
Al entrar nuevamente a la correccin se observa que est bloqueada sin poder realizar cambios.
En caso de datos errneos en la correccin, solo podr eliminarse con el botn Suprimir
caso las cantidades del inventario se actualizan a su estado anterior.

de la barra de herramientas. En este

Puede importar su informacin desde Excel, siguiendo el siguiente procedimiento:


Exporte su vista de inventario desde el mdulo de inventario con los artculos que desee aplicar la correccin. Es importante tambin
que nicamente seleccione los campos en la vista que le sean indispensables para que capture las cantidades en Excel. Es
indispensable que exporte el campo ID para este procedimiento.
En su archivo de Excel Aada una columna para poner las cantidades reales del inventario.
Una vez capturadas las cantidades reales de cada artculo, suprima todas las columnas a excepcin del ID y de la columna donde
registr las cantidades.
La primer columna del archivo de Excel deber de nombrarla con Stock ID y esta columna deber de contener los IDs de los
productos a los que vaya a aplicar la correccin. (Celda A1).
La segunda columna deber de nombrarla con el nombre Cantidad y deber de contener la cantidad real de cada artculo. (Celda B1)
No deber dejar ninguna fila entre el encabezado y los registros, de lo contrario el proceso de importacin no ser satisfactorio.
Guarde el archivo como Libro de Excel. Es importante mencionarle que cuando usted realiza una exportacin de su catlogo de
inventario, se genera con el formato CSV el cual no es un formato de Excel, deber de estar seguro de que haya guardado su archivo
como formato de Excel (.xls).
Vaya a BusinessAdmin y cree una nueva correccin manual.
Ingrese los datos correspondientes a los campos: Almacn, fecha y motivo.
Oprima el icono de Excel que aparece en la pantalla de correccin manual.
Busque y abra el archivo de Excel del cual va a importar la informacin.
Al momento de importar la informacin el sistema le enviar una alarma, si hizo todos estos pasos correctamente, aparecer la
informacin que captur en su archivo de Excel.
Aplique la correccin.

Para que su correccin manual se vea reflejada, no olvide actualizar el inventario. De lo contrario no aparecern las cantidades
que haya hecho en su correccin dentro del inventario.

8.3 Transferencias
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para realizar transferencias de artculos entre sus almacenes.
Cuando se maneja ms de una sucursal, y se tenga ms de un almacn, el intercambio de mercanca entre ellas es indispensable,
probablemente en la sucursal X no haya el producto que la sucursal Y si lo tenga, o haya en bodega general, entonces se tendr
que realizar una transferencia entre almacenes.
Dentro del rbol de Inventario seleccione la opcin Transferencia Almacn y cree un nuevo movimiento, ingrese el No. de
transferencia que usted maneje; de que bodega sale y a cual bodega se entregar; su fecha de movimiento y la fecha de entrega. Esta
fecha de entrega es importante, puesto que mientras no se registre, el producto o productos que hayan salido se marcarn en
Transito dentro de la pestaa Cantidades de inventario hasta que se le de entrada al almacn que reciba.
Interaccin con otros mdulos
Inventario:

Afectar el inventario

Como acceder a esta pantalla


En el Mdulo Inventario de la pantalla principal seleccione el submdulo Transferencias, y tendr acceso al listado de transferencias
registradas en su base de datos. Podr consultar las transferencias ya realizadas, eliminar, modificar o registrar nuevas transferencias.

Presentacin Submdulo Transferencias

Los campos que encontrarn en esta pantalla son los siguientes:

ID. Al crear una nueva transferencia, aparecer automticamente un nmero de identificacin que asigna el programa y que es
insustituible.

No. En este campo usted podr asignar el No. de transferencia que desee.

Bodega de. Seleccione el almacn de la cual sale la mercanca.

Bodega a. Seleccione el almacn a la cual entra la mercanca

Ttulo. Anote cualquier referencia que explique la transferencia o acotacin que considere conveniente.

Fecha. Indique la fecha en que registra la transferencia

Entrega. Indique la fecha en la cual sale la mercanca de la Bodega origen. Al palomear esta opcin, y hasta tanto no se valide
la transferencia, la mercanca estar en estado Trnsito almacenes

Validado . Al palomear esta opcin las cantidades dejan de estar en trnsito para actualizarse definitivamente las cantidades de
inventario del almacn destino.

Ingresar artculos en transferencia


1. Para que usted ingrese un artculo en la transferencia, ubique el cursor sobre la primera lnea de Artculo, le aparecer un botn
con una flecha, oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro de su inventario, seleccione los artculos.
Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en la Transferencia, ubique el cursor sobre la primera lnea de descripcin y teclee
las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que tiene en su inventario que empiezan con las letras del artculo que tecleo.

Seleccione Aceptar
transferencia registrada.

para registrar la transferencia o Salir

para salir sin registrar cambios o cancelar los datos de la

Podr consultar la informacin de los productos que este ingresando en la transferencia dentro de su Inventario al seleccionar los
iconos

contenidos como barra de herramientas dentro de esta pantalla.

En caso de datos errneos en la transferencia, solo podr eliminarse con el botn Suprimir
caso las cantidades del inventario y de cada almacn se actualizan a su estado anterior.
Con el botn

de la barra de herramientas. En este

podr imprimir una copia de la transferencia registrada, sin antes dejar de pre visualizar la misma.

Si usted tiene habilitada las opciones de Manejo de Lotes y Caducidades y Manejo de Racks y Posiciones desde las opciones
del sistema en la pestaa de Inventario, podr ver que en la lista de ventas de la transferencia podr capturar el Lote, el rack, la
posicin y el nivel de salida y el Lote, el rack, la posicin y el nivel de la entrada, siempre y cuando usted haya capturado dichos campos
desde la remisin en el pedido proveedor y configurado los racks para cada almacn desde la funcin de Racks que se encuentra en el
men de herramientas de la barra de mens.
Relacin del Mdulo de Transferencias con el Mdulo de Inventario.
Si una transferencia no est validada y no tiene fecha de entrega, el sistema tomar la mercanca como En trnsito entre almacenes
donde se descontar la mercanca del almacn que sale pero no se ingresar hasta al nuevo almacn hasta que valide y aplique la
fecha de entrega de la transferencia.
Para un mejor entendimiento para la captura de Transferencias, ver el Captulo de Manejo de pantallas de Venta/Compra/Captura de
artculos.
Vista Transferencias
Existen campos en la vista de pedidos que se representan por medio de un icono, a continuacin se menciona su interpretacin:
Indicar si la transferencia ha sido validada o no.
Indicar la transferencia ha sido impresa o no.

8.4 Consultas
Consultas
El mdulo de inventario ofrece un listado de consultas, el cual puede adaptarse a las necesidades de cada usuario, segn como se ha
visto en la configuracin de las vistas. A continuacin se explicarn las consultas disponibles en este mdulo.
Costos Promedio

Conocer todas las entradas y salidas que se han generado por producto, y ver cmo es que el clculo del costo promedio ha ido
cambiando. Para la actualizacin de los costos promedio es importante que utilice el botn
barra superior de iconos y as tendr sus costos bien actualizados.

que se encuentra en la

Lotes
Recuerde que el lote lo puede capturar en prcticamente cualquier entrada o salida que registre en el inventario. Esta consulta
mostrar todas las entradas y salidas del producto, mostrando el lote y fecha de caducidad. Recuerde que puede agrupar la
informacin por lotes y artculos y as ver la existencia que tiene de cada lote, adems de que va a poder rastrear todas las entradas y
salidas que se ha tenido de cada lote en caso de que haya mercanca defectuosa. Si desea esta opcin recuerde habilitarla desde las
opciones del sistema en la pestaa de Inventario.

Paquetes en 0 con Artculos > 0


Usted podr ver la informacin de los paquetes que no tenga disponibilidad, junto con los productos que le hagan falta para poder
armar sus paquetes.

Pronstico
Visualizar al momento el pronstico de su inventario, viendo cuantas semanas puede usted aguantar con el inventario existente y las
ventas previstas a futuro.

Racks
Conocer todas las entradas y salidas de sus racks posiciones y niveles de todos sus artculos. Recuerde que puede agrupar la
informacin por rack y artculo para ver las existencias por cada posicin en su almacn. No olvide que para que esta consulta sea
correcta, deber de haber configurado sus rack, tener habilitada la opcin de Manejo de Racks y Posiciones desde las opciones del
sistema en la pestaa de Inventario, y haber registrado el rack, la posicin y nivel correctamente de cada entrada y salida de
almacn.

9 Bancos
Acerca de este mdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para administrar y controlar sus cuentas bancarias; podr dar
de alta sus cuentas; realizar pagos a proveedores; ingresar pagos de sus clientes; devoluciones; efectuar transferencias; depsitos;
registrar gastos y pagos de comisiones a vendedores.
Como acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o lista de carpeta seleccione el icono Banco y podr ver su contenido.
Presentacin Pantalla Principal Banco

Cuentas Bancarias
En esta seccin se explicar cmo puede llevar al corriente sus cuentas bancarias. Podr dar de alta las cuentas bancarias que se
manejan en su empresa; tendr la informacin de sus cuentas al instante; manejar sus cuentas bancarias en una base de datos que
actualizar su saldo en relacin a todas las operaciones que se manejen dentro del programa.
Pagos Proveedor
En esta seccin obtendr toda la informacin sobre los pagos realizados a sus proveedores, la cuenta bancaria utilizada y la fecha en
que se efectu el pago.
Pagos Cliente
En esta seccin podr ingresar los pagos que le han hecho su Clientes, especificando cantidad, fecha y banco donde se realiz el
depsito.
Devoluciones
En esta seccin podr consultar las devoluciones que ha efectuado a sus clientes. Indicando nombre del cliente, el banco desde
donde se realizar la devolucin, el total de la devolucin, el motivo de la devolucin.
Transferencias
En esta seccin usted podr ingresar las transferencias que realice entre las cuentas bancarias que maneja su empresa, especificando
banco, cantidad, fecha y el motivo.
Gastos

En esta seccin usted podr llevar un control total y detallado sobre los gastos realizados en su empresa; podr obtener un resumen
de sus gastos ya sea por mes o por proyecto; podr bajar el tipo de cambio de divisa automticamente de Internet correspondiente a la
fecha que se realiz el gasto.
Pagos Comisin
En esta seccin usted podr llevar un control sobre las comisiones que corresponden a cada uno de sus vendedores. Podr conocer la
factura de venta, el banco donde se deposit y el total de la factura.
Depsitos
En esta seccin usted podr llevar un control sobre los depsitos que se realicen dentro de sus cuentas bancarias. Podr conocer el
motivo del depsito, la cuenta en que se realiza, y el importe acreditado.

9.1 Cuentas Bancarias


Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para llevar al corriente sus cuentas bancarias y podr tener la
informacin al instante; manejar sus cuentas bancarias en una base de datos, la cual actualiza su saldo al instante interrelacionando
las operaciones que maneja el programa. Desde este submdulo, usted tambin puede dar de alta las cajas que maneje en sus
tiendas o bien su caja chica. En fin dar de alta cualquier lugar a donde entre o salga dinero.
Interaccin con otros mdulos

Banco: Para hacer transferencias y retiros de sus cuentas.

Gastos: Afectar todos los gastos que registre a su saldo de sus cuentas bancarias.

Depsitos: Afectar todos los depsitos que registre al saldo de sus cuentas bancarias.

Pedidos Proveedor: afectar todos los pagos que haga desde un pedido proveedor debitando el saldo de su cuenta bancaria.

Facturas Proveedor: afectar todos los pagos que haga desde una factura proveedor debitando el saldo de su cuenta bancaria.

Pedidos Cliente: afectar todos los cobros que realice desde sus pedidos cliente acreditando el saldo de su cuenta bancaria.

Facturas Cliente: afectar todos los cobros que realice desde sus facturas cliente acreditando el saldo de su cuenta bancaria.

Pago Comisiones: todos los movimientos que realice desde este submdulo afectarn el saldo de sus cuentas bancarias
debitndolo de las mismas.
Como acceder a esta pantalla

Seleccione el icono Cuentas Bancarias desde la barra de iconos o de la lista de carpetas y tendr acceso al listado de las cuentas que
usted maneje. Podr consultar directamente la informacin desde el mismo listado; para hacer una revisin completa, seleccione una
cuenta bancaria y se abrir su ficha de informacin.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

Nombre: Registre el nombre de la cuenta Bancaria.


Banco: Ingrese el nombre del banco o los bancos donde tiene sus cuentas.
Cuenta No.En este campo podr ingresar el nmero o nmeros de cuenta bancarios que maneja en su
empresa.
Saldo y Moneda: La cantidad que usted haya ingresado como depsito es la que aparecer como saldo en este campo, no podr
hacer cambios directamente al saldo, se va actualizando conforme los movimientos que se efecten con dicha cuenta; el tipo de
moneda deber elegirlo puesto que las operaciones que realice el programa las basar en ese tipo de cambio. Este campo se ver
afectado segn los pagos que registre a proveedores (desde cualquier pedido, factura o devolucin proveedor), los cobros que realice a
sus clientes (desde cualquier pedido o factura cliente), depsitos, gastos, transferencias y pagos de comisin a sus vendedores.
Recuerde que para asignarle un saldo inicial a su cuenta bancaria, tendr que hacer un depsito desde el submdulo de depsitos que
se encuentra en el mdulo de bancos.

Tipo de cuenta: Podr seleccionar que tipo de cuenta es, Nacional, Caja chica, etc. Recuerde que podr asignar ms tipos de cuenta
desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.
Consecutivo de cheques: Podr indicar si ingresar cheques consecutivos para que el programa registre automticamente el nmero
de cheque al momento de realizar movimientos de pagos a proveedores o gastos.
Comentarios:En este campo usted podr anotar todas las referencias que necesite acerca de sus cuentas bancarias.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Ingresar nueva Cuenta Bancaria.

Hacer cambios en sus Cuentas Bancarias.

Borrar una cuenta bancaria

Buscar.

1. Ingresar nueva Cuenta Bancaria

Ingrese al submdulo Cuentas Bancarias.

Cree un nuevo registro, deber dar clic en el botn de nuevo que se encuentra en la barras de herramientas
.

Llene los campos con la informacin que se requiera.

2. Hacer cambios en sus Cuentas Bancarias


Podr cambiar los datos que necesite dentro de una Cuenta Bancaria ya registrada, excepto en el saldo ya que nicamente se
modificar por depsitos o pagos realizados. Para realizar modificaciones acceda a la pantalla seleccionada y posicinese con el
cursor en el campo que usted desee cambiar.

3. Suprimir una Cuenta Bancaria.


Podr suprimir sus cuentas bancarias seleccionando el registro que desee borrar y utilizar el botn suprimir de la barra superior de
iconos o bien la tecla suprimir de su teclado.

Para que la informacin que haya ingresado se guarde, siempre seleccione el icono

9.2 Pagos proveedor


Acerca de este submdulo
En esta seccin usted podr obtener toda la informacin sobre los pagos realizados a sus proveedores como la cuenta bancaria
utilizada y la fecha del pago.
Cmo acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o en la lista de carpetas, seleccione el icono Pagos Proveedor, se desplegar el listado de los pagos que ha
realizado a sus proveedores.
Al consultar este submdulo, la vista de Pagos Proveedor muestra todos los pagos que ha realizado desde este pedido. Este
submdulo nicamente es una consulta de todos los pagos que ha registrado desde sus pedidos proveedor o facturas proveedor. Si
usted hace doble clic sobre un registro (quitando devoluciones proveedores), le abrir el pedido o factura proveedor a la cual haya

aplicado el pago, usted podr hacer o editar dichos pagos como se ha visto en los submdulos de pedidos proveedor, facturas
proveedor y devoluciones proveedor.
Recuerde que al ser nicamente una consulta, usted no podr borrar pagos directamente, si desea hacerlo tendr que hacerlo desde el
documento al que le registr el pago. Usted tampoco podr crear nuevos registros desde esta consulta.

9.3 Pagos Cliente


Acerca de este submdulo
Desde este submdulo usted podr consultar todos los pagos que ha registrado desde sus pedidos o facturas cliente.
Cmo acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o lista de carpetas, seleccione el submdulo de pagos cliente, se desplegar el listado de los pagos que han
realizado sus Clientes.
Al consultar un Pago Cliente, haciendo doble clic al mismo, el programa lo enva directamente al Pedido o Factura desde el cual se
realiz el pago, consultando de esta forma el total de la factura o Pedido as como el porcentaje de Pago.

Recuerde que este submdulo es nicamente una consulta donde No podr registrar pagos y tampoco podr borrarlos. Recuerde
tambin que para registrar todos los cobros de sus clientes, lo tendr que hacer directamente en el pedido cliente o en la factura
cliente.

Recuerde tambin que usted podr hacer filtros, agrupamientos, etc. Desde esta vista para que pueda tener la informacin que
desee acerca de los cobros que ha registrado a sus clientes.

9.4 Devoluciones
Acerca de este submdulo
Desde este submdulo usted podr consultar todos los pagos que ha registrado desde sus pedidos o facturas cliente.
Cmo acceder a esta pantalla
En la barra de iconos o lista de carpetas, seleccione el submdulo de pagos cliente, se desplegar el listado de los pagos que han
realizado sus Clientes.
Al consultar un Pago Cliente, haciendo doble clic al mismo, el programa lo enva directamente al Pedido o Factura desde el cual se
realiz el pago, consultando de esta forma el total de la factura o Pedido as como el porcentaje de Pago.

Recuerde que este submdulo es nicamente una consulta donde No podr registrar pagos y tampoco podr borrarlos. Recuerde
tambin que para registrar todos los cobros de sus clientes, lo tendr que hacer directamente en el pedido cliente o en la factura
cliente.

Recuerde tambin que usted podr hacer filtros, agrupamientos, etc. Desde esta vista para que pueda tener la informacin que
desee acerca de los cobros que ha registrado a sus clientes.

9.5 Transferencias
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para que usted Ingrese las transferencias realizadas entre
cuentas bancarias, las cuales se registrarn al mismo tiempo en el control de su cuenta bancaria. Usted realizar una transferencia
bancaria cuando haga por ejemplo un fondo a caja chica desde alguna de sus cuentas bancarias o bien un fondo a cualquier otra
cuenta bancaria.
Interaccin con otros mdulos
Banco: Para seleccionar el banco y afectar el saldo de las cuentas bancarias involucradas en las transferencias.
Cmo acceder a esta pantalla

Desde la barra de iconos o la lista de carpetas, seleccione el icono Transferencias, se desplegar el listado de las Transferencias que
ha efectuado con sus cuentas Bancarias.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


ID: El Id es un nmero que el programa va asignando a cada una de sus transferencias, es irrepetible e insustituible.
Cheque No.Indicar el nmero de cheque con el cual realiz la transferencia.
Sucursal: Indicar en donde se realiz la transferencia.
Validado: De igual forma indicar si este movimiento fue validado o no.
Motivo: En este campo, usted podr describir el motivo por el cual realiza esta transferencia.
Comentarios: Dentro de este campo usted podr ingresar la informacin adicional que desee anexar.
De la cuenta:
Fecha: Se refiere a la fecha en que se realiz la transferencia.
Cuenta: Dentro de este campo usted seleccionar de qu cuenta se realizar la transferencia.
Cantidad: En este campo deber ingresar la cantidad que sustraer de la cuenta de origen.

Divisa Base: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole
el cambio automticamente. Usted siempre ver el importe en la divisa base, el cual se multiplica por el tipo de cambio del sistema o
bien el tipo de cambio que usted asigne. Recuerde que el icono
divisas y el icono

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las

importar el tipo de cambio de Internet.

A la Cuenta:
Fecha: Se refiere a la fecha en que se realiz la transferencia.
Cuenta: En este campo usted seleccionar la cuenta a donde se har la transferencia.
Cantidad: Ingrese la cantidad que depositar, quedar registrada en la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria. Si la divisa que
maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa automticamente le har el cambio.
Divisa Base: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole
el cambio automticamente. Usted siempre ver el importe en la divisa base, el cual se multiplica por el tipo de cambio del sistema o
bien el tipo de cambio que usted asigne. Recuerde que el icono
divisas y el icono

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las

importar el tipo de cambio de Internet.

Al momento que usted guarde su transferencia, se vern reflejados los saldos de las cuentas bancarias involucradas.
Procedimientos

Los procedimientos que usted podr realizar son:

Ingresar una Transferencia.

Cancelar una Transferencia.

Hacer cambios en sus Transferencias.

Impresin.

Bsqueda.

1. Realizar transferencias entre las Cuentas Bancarias

Deber ingresar al submdulo Transferencias.

Cree un registro para ingresar su Transferencia, dar clic en el botn de Nuevo el cual se encuentra en la barra
de herramientas

Llene los campos con los datos requeridos y guarde su informacin.

2. Cancelar una Transferencia

Con el navegador identifique la transferencia que desea suprimir.

Seleccione el icono Cancelar en la pantalla Depsitos.

Inmediatamente aparecer una ventana donde solo deber confirmar y los importes de las cuentas bancarias
se actualizarn automticamente.

3. Hacer cambios en sus Transferencias


Podr cambiar los datos que necesite dentro de una transferencia ya registrada, simplemente acceda a la transferencia
seleccionada y posicinese con el cursor en el campo que usted desee cambiar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, seleccione siempre el icono Aceptar antes de cerrar su ventana.

9.6 Gastos
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para que usted lleve un control total y detallado sobre sus
gastos, obtenga un resumen de sus gastos, ya sea por mes o por proyecto, baje el tipo de cambio automticamente de Internet con el
tipo de cambio correspondiente a la fecha que se realiz el gasto. Usted registrar en este mdulo cualquier gasto ajeno a una
compra (viticos, gasolina, comidas, vigilancia, luz, renta, telfono, etc.)
Interaccin con otros mdulos

Banco: Para hacer dbitos de sus cuentas.

Proyectos: Para elegir el proyecto por el cual se efectu gasto.


Cmo acceder a esta pantalla

Desde la barra de iconos o de la lista de carpetas, seleccione el icono Gastos, se desplegar el listado de los Gastos que ha
efectuado en su empresa.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


ID: Es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus Gastos, es nico e insustituible.
Fecha operacin: El programa ingresar automticamente la fecha en la que usted registre los datos de sus gastos.
Fecha Factura : Si existe una factura respaldando el gasto, deber registrar su fecha en este campo.
Motivo: Deber seleccionar de entre el listado ya existente el motivo por el cual se realiz el gasto. Recuerde que usted puede
actualizar su lista de motivos desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.
Cuenta No.: En este campo usted seleccionar la cuenta bancaria que se utiliz para realizar el pago y de la cual se debitar el
dinero.
Cheque : Si usted efectu el pago por medio de un cheque, deber ingresar el nmero en este campo. Cabe sealar que si usted
activ la opcin de Consecutivo de Cheques Automtico, desde su cuenta bancaria, el sistema le sugerir el nmero de cheque.
Depreciacin: Sealar si los gastos que se efectuaron involucran depreciacin, seleccionando del listado que se encuentra en la
ventana a la derecha del campo; podr agregar ms opciones a esta lista desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.
Deducible: Al momento de seleccionar los la depreciacin, el programa le indicar si son deducibles, en que porcentaje y por cunto
tiempo o bien cambiar manualmente el valor de este campo.

Proyecto: En este campo deber seleccionar el proyecto en cual entr el gasto, proyecto por ejemplo Remodelacin oficinas.
Recuerde que los proyectos se dan de alta desde el mdulo de Proyectos.
Sucursal: Indicar la sucursal de la que se realiz el gasto.
Validado: De igual forma indicar si este movimiento fue validado o no.
Importe: En este campo podr ingresar la cantidad que se gast sin IVA, adems seleccionar en el campo que se encuentra a un
costado la divisa que utiliz, si usted utiliz la divisa base no es necesario llenar este campo. Si usted captura el gasto sin IVA en este
campo, el campo total se llenar automticamente.
IVA: Aqu se registrar el porcentaje de IVA que se cobr en su gasto, el programa automticamente ingresar la cantidad en moneda.
Total: El programa indicar el total de sus gastos con IVA. Si usted ingresa el total del gasto en este campo, el subtotal se llenar
automticamente.
Divisa Base: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole
el cambio automticamente. Usted siempre ver el importe en la divisa base, el cual se multiplica por el tipo de cambio del sistema o
bien el tipo de cambio que usted asigne. Recuerde que el icono
divisas y el icono

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las

importar el tipo de cambio de Internet.

Banco: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole el
cambio automticamente. En este campo siempre ver el importe en la divisa de la cuenta bancaria de la cual est registrado el
gasto. Recuerde que el icono
de cambio de Internet.

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las divisas y el icono

Comentarios: Podr anexar algn comentario extra si le es necesario.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:
Ingresar Gastos
Suprimir un Gasto
Hacer cambios en sus Gastos
Cancelar Gastos.
Impresin Informes Gastos
Bsqueda

1. Ingresar Gastos

Ingrese a la Pantalla Gastos.

importar el tipo

Cree un nuevo registro. dar clic en el botn de Nuevo el cual se encuentra en la barra de herramientas.

Ingrese la informacin necesaria.

2. Suprimir un Gasto

Con el navegador identifique el gasto que desea suprimir.

Una vez seleccionado haga clic en el icono Suprimir y confirme que desea suprimir el Gasto.

3. Hacer cambios en sus Gastos


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Gasto ya registrado, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada y
posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.
Para que los cambios sean aceptados por el programa, siempre haga clic en el icono Aceptar para guardar su informacin antes de
cerrar su ventana.

4. Cancelar Gastos
Podr cancelar los Gastos que realice, seleccione el icono cancelar e inmediatamente aparecer la leyenda de cancelado en el Gasto
que seleccione.

9.7 Pagos comisin


Acerca de este submdulo

En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para que usted lleve registre el pago de comisiones a sus
vendedores. Conocer el historial de facturacin de cada vendedor, los bancos que se utilizaron para los pagos y el total de cada
factura.
Interaccin con otros mdulos

Banco: Para hacer retiros de sus cuentas y que se debite el dinero de sus saldos en base a las comisiones que pague.

Empleados: Para elegir al vendedor.


Como acceder a esta pantalla

Desde la barra de iconos o a lista de carpetas, seleccione el icono Pagos Comisin, se desplegar el listado de los Pagos de
Comisiones que haya efectuado a sus vendedores.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


ID: Es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus Pagos de comisiones, es nico
e insustituible.
Fecha operacin: El programa ingresar automticamente la fecha en la que usted registre los datos de su pago de comisiones.
Fecha Factura: Si existe una factura respaldando este pago, registrare su fecha en este campo.

Vendedor: Podr seleccionar al vendedor en cada Pago de Comisiones.


Cuenta: En este campo usted seleccionar la cuenta bancaria que se utiliz para realizar el pago.
Cheque No.: Si usted efectu el pago por medio de un cheque, deber ingresar el nmero en este campo.
Factura: Se desplegar el listado de facturas que ha realizado el vendedor seleccionado. Para dar una comisin deber seleccionar
alguna factura o pedido. Cabe mencionar que usted nicamente podr pagar sobre lo que ya se cobr de las facturas cliente y no
sobre lo que se ha facturado. Si usted asign alguna comisin a una factura y no se ha cobrado, dicha factura no aparecer en este
listado. Si usted ha cobrado una factura parcialmente si aparecer en la lista, pero el importe ser nicamente por la parte
proporcional en base a lo que se ha cobrado.
Pedido: Se desplegar el listado de pedidos que ha realizado el vendedor seleccionado (siempre y cuando no se hayan facturado).
Para dar una comisin deber seleccionar algn pedido. Cabe mencionar que usted nicamente podr pagar sobre lo que ya se cobr
de los pedidos cliente y no sobre los pedidos registrados. Si usted asign alguna comisin a un pedido y no se ha cobrado, dicho
pedido no aparecer en este listado. Si usted ha cobrado un pedido parcialmente, si aparecer en la lista, pero el importe ser
nicamente por la parte proporcional en base a lo que se ha cobrado del pedido seleccionado.
Importe: Al momento de seleccionar la Factura, se desplegar la cantidad correspondiente a la comisin de su vendedor. Tambin
podrseleccionar la divisa con la que le pagar la comisin a su(s) vendedor(es).
IVA: Se desglosar el IVA correspondiente a dicha factura. Recuerde que si no hay IVA de por medio usted puede cambiar este
campo manualmente
Total: Indicar el total a pagar a su vendedor de comisin de dicha factura.
Divisa Base: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole
el tipo de cambio automticamente. Usted siempre ver el importe en la divisa base, el cual se multiplica por el tipo de cambio del
sistema o bien el tipo de cambio que usted asigne. Recuerde que el icono
las divisas y el icono

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en

importar el tipo de cambio de Internet.

Banco: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole el
tipo de cambio automticamente. En este campo siempre ver el importe en la divisa de la cuenta bancaria de la cual estregistrado el
gasto. Recuerde que el icono
de cambio de Internet.

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las divisas y el icono

Comentarios: Podr anexar algn comentario extra si le es necesario.

Procedimientos

Los procedimientos que usted podr realizar son:

Ingresar un Pago comisin


Suprimir un pago Comisin
Hacer cambios en sus Pagos Comisin
Cancelar un Pago comisin.

importar el tipo

Impresin Informe Pago Comisin

1. Ingresar un pago comision

Para poder capturar un pago de comision debe tener contar con los siguiente:

Tener capturada la factura o el pedido.

La factura o el pedido debe estar asignado a un vendedor.

El vendedor debe tener definido el porcentaje de comision.

El porcentaje de comision puede ser por el total de la venta o por la ganancia.

Ingresar al modulo de Banco.

Dar clic en el Boton de nuevo que se encuentra en la barra de Herramientas.

Capturar los datos que se piden.

2.Suprimir un Pago Comisin

Con el navegador identifique el pago comisin que desea suprimir.

Una vez seleccionado haga clic en el icono Suprimir y confirme que desea suprimir el pago de la comisin.

3.Hacer cambios en sus Pagos Comisin


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Pago comisin ya registrado, simplemente accediendo a la pantalla
seleccionada y posicionndose con el cursor en el campo que usted desee cambiar.
Para que los cambios sean aceptados por el programa, siempre recuerde seleccionar el icono Aceptar para guardar la informacin.
4. Cancelar Pagos Comisin
Podr cancelar los pagos de comisiones que realice, seleccione el icono cancelar e inmediatamente aparecer la leyenda de cancelado
en el pago comisin que seleccione.

5.Impresin Informe Pago Comisin

Ingresar al modulo de Bancos

Selecciones le submodulo consultas.

Seleccione la consultas Comisiones por pagar.

9.8 Depsitos
Acerca de este submdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para que usted lleve un control sobre los depsitos que se
ingresen a sus cuentas bancarias. Usted realizar depsitos cuando necesite indicar el saldo inicial a una cuenta bancaria, o bien
cualquier depsito que haga a su cuenta que sea ajeno a una venta.
Interaccin con otros mdulos
Banco: Para conocer y afectar los saldos generales de sus cuentas bancarias.
Cmo acceder a esta pantalla
En la Pantalla Principal seleccione el icono Depsitos, se desplegar el listado de los Depsitos que han realizado a las cuentas
bancarias.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:


ID: Es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus Depsitos, es nico e insustituible.
Fecha operacin: El programa ingresar automticamente la fecha en la que usted registre los datos de sus depsitos.
Cuenta: En este campo usted seleccionar la cuenta bancaria a la realiza el depsito.
Total: Indicar el total que se deposita en la cuenta bancaria.
Divisa Base: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole
el tipo de cambio automticamente. Usted siempre ver el importe en la divisa base en este campo, el cual se multiplica por el tipo de
cambio del sistema o bien el tipo de cambio que usted asigne. Recuerde que el icono
configurado en las divisas y el icono

importa el tipo de cambio que usted ha

importar el tipo de cambio de Internet.

Banco: Si la divisa que usted maneja en su cuenta bancaria es diferente a la divisa base, el programa le auxilia proporcionndole el
tipo de cambio automticamente. En este campo siempre ver el importe en la divisa de la cuenta bancaria de la cual est registrado
el depsito. Recuerde que el icono
el tipo de cambio de Internet.

importa el tipo de cambio que usted ha configurado en las divisas y el icono

Cheque No.: Si se efectu el depsito por medio de un cheque, deber ingresar el nmero de cheque en este campo.

importar

Proyecto: En este campo deber seleccionar el proyecto en cual entr el depsito, en caso de haber sido por proyecto. Recuerde
que los proyectos se dan de alta desde dicho mdulo en el sistema.
Sucursal: Indicar en que sucursal se realiz el depsito si as fue el caso.
Validado: De igual forma indicar si este movimiento fue validado o no.
Comentarios: Podr anexar algn comentario extra si le es necesario.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Ingresar un Depsito

Cancelar un Depsito

Hacer cambios en sus Depsitos

1. Ingresar Depsitos

Ingrese a la Pantalla Depsitos.

Cree un nuevo registro. De clic en el boton de Nuevo que se encuentra en la barra de herramientas.

Ingrese la informacin necesaria.

2. Cancelar un Depsito

Con el navegador identifique el Depsito que desea suprimir.

Una vez seleccionado haga clic en el icono Suprimir y confirme que desea suprimir el Depsito.

3. Hacer cambios en sus Depsitos


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Depsito ya registrado, simplemente accediendo a la pantalla seleccionada y
posicionndose con el cursor en el campo que desee cambiar.
Para que los cambios sean aceptados por el programa, siempre recuerde seleccionar el icono Aceptar para guardar la informacin.

9.9 Consultas
Comisiones por Pagar
Conocer al instante el estatus de las comisiones de sus empleados, tanto pagadas, como por pagar y existentes pero no pendientes
de pago.
Recuerde que nicamente el sistema indicar si hay comisin por pagar si se ha cobrado la factura o pedido del cual se registr la
comisin.
Recuerde tambin que al ser una consulta usted podr agrupar por empleado por ejemplo y filtrar la informacin para posteriormente
definir las vistas que usted quiera.

Conciliacin Bancaria
Visualizar al momento y actualizados todos los movimientos que se han realizado en cada una de sus cuentas bancarias (ingresos y
egresos); llevar un histrico de todas las transacciones efectuadas. Nuevamente usted reconocer la ventaja principal de su consulta,
usted determina la informacin que exclusivamente necesite utilizando los filtros y puede agrupar sus registros por mes y cuenta
bancaria por ejemplo. Esta consulta es muy til cuando quiere conciliar lo que tiene registrado en el sistema contra sus estados de
cuenta bancaria.

Pagos Facturas Cliente


Conocer al instante el estatus de cada una de las facturas de su cliente, visualizando si est pendiente de cobro o en su defecto
cada pago que se ha registrado a cada factura. En resumen usted podr ver un estado de cuenta de sus clientes segn la facturacin
que se haya efectuado.

9.10 Reportes
Conciliacin Bancaria
Dentro de este informe usted podr visualizar todos los movimientos que se han realizado en cada una de sus cuentas bancarias;
llevar un histrico de todas las transacciones efectuadas y dicha informacin se encontrar actualizada al da. Adems de poder
consultar su conciliacin en fechas anteriores.

9.11 Grficas
El mdulo de bancos, ofrece una grfica donde usted podr visualizar los 20 motivos ms comunes por los que usted realiza sus
gastos, donde el eje vertical se expresa en miles de pesos. En el caso de la grfica que se muestra en la parte inferior por ejemplo, se
puede ver que el gasto ms comn es por atenciones y cortesas, donde se ha gastado $ 10,000.00

10 Empleados
Acerca de este mdulo
En este mdulo se explicarn los procedimientos que se debern seguir para capturar su catlogo de empleados.

Podr tener toda la informacin personal de cada uno de sus empleados; realizar consultas sobre su funcin dentro de la empresa;
las horas que trabaja al da; su sueldo ya sea por hora, por da o por mes, as como la comisin de sus vendedores con base en las
ventas totales o las utilidades de sus ventas.
Cmo acceder a esta pantalla
Desde la barra mdulos, seleccione el icono Empleados, y acceder al listado de los empleados que se encuentran en su Base de
datos.

La pantalla Empleados tiene 3 pestaas:

General: Informacin sobre sus empleados dentro de la empresa.

Direccin/ Tel: Datos personales de sus empleados.

Comentarios: Informacin extra que desee aadir a los datos de sus empleados

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID Empleado. Es el nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada uno de sus empleados, es
insustituible y si llegara a darse de baja un empleado, su ID se elimina tambin.

No. Empleado. Puede escribir el nmero de empleado en este campo.

Nombre. En este campo se deber ingresar el nombre de su empleado.

Horario. Deber Ingresar las horas que ordinariamente trabaja su empleado.

Funcin. En este campo seleccionar de este listado ya existente la funcin que desempea su empleado dentro de la
empresa. Recuerde que a este listado le puede agregar ms opciones desde la pestaa de Listas que se encuentra en las
opciones del sistema.

Esta lista es la nica que no puede modificar o borrar los valores que ya trae pre cargado el sistema por cuestiones de
funcionalidad. Para esta lista en especfico, nicamente aada las funciones que desee pero no borre ni modifique las ya existentes.

Ttulo. En este campo registrar el ttulo que le fue otorgado a su empleado dentro de la empresa.

RFC. Deber ingresar el Registro Federal de Contribuyentes de su empleado.

Comisin. Si su trabajador recibe un porcentaje de comisin por su trabajo, deber registrar el porcentaje en este campo. En
caso de ser vendedor, el programa ajustar esta comisin al momento de asignrsele una venta.

Tipo de comisin. Slo en el caso que a su empleado le otorgue un porcentaje de comisin, indique en este campo si esta
comisin ser otorgada del total de la venta realizada o de la ganancia obtenida, donde la ganancia ser el precio de venta de
un artculo menos su costo.

Sueldo. Sealar el sueldo que perciben sus empleados, la divisa en la cual maneja su sueldo y especificar el tipo de sueldo
que percibe (por hora, por da, por semana, etc.). Si usted utiliza el mdulo de Captura de Prestaciones y Gastos que se
encuentra en el men de Herramientas que est en la barra de mens, el sistema ocupar este campo cada vez que capture
una prestacin de servicios.

Tarjeta. Podr capturar el nmero de tarjeta con la que checan sus empleados.

Al hacer clic dentro de este campo, el sistema lanzar una pantalla de bsqueda para que pueda poner la foto de su(s) empleado(s)
que previamente tendr que estar cargada en el disco duro de su computadora o servidor.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

Direccin. En este campo usted podr ingresar la direccin personal de su empleado.

Telfono. Podr ingresar el nmero telefnico personal de su empleado.

Fax. En caso que su empleado tuviera fax, lo puede ingresar en este campo.

Celular. Ingrese nmero de celular si su empleado cuenta con l.

Mail. Ingrese direccin de correo electrnico en caso que su empleado cuente con ella.

Telfono cotizacin. Si su empleado es un vendedor o realiza cotizaciones, indicar en este campo el nmero telefnico donde
se le podr contactar. Este nmero aparecer dentro de las Cotizaciones que realice el vendedor.

Podr ingresar toda la informacin que considere de importancia acerca de su empleado.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Registrar Empleados.

Cambiar datos de Empleados.

Suprimir un Empleado.

Comisin de venta.

10.1 Registrar empleados

Ingrese al Mdulo Empleados.

Cree un nuevo registro, dar clic en el botn nuevo que se muestra en la barra de Herramientas

.
Registre los datos solicitados.

10.2 Cambiar datos de empleado


Podr cambiar los datos que usted quiera de un empleado ya registrado, deber dar doble clic sobre el registro a Editar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, asegrese siempre de seleccionar el icono Aceptar antes de cerrar su
ventana.

10.3 Suprimir un Empleado

Ingrese al Mdulo Empleados.

Seleccione el registro a suprimir.

Una vez identificado, seleccione el icono Suprimir de la barra de herramientas.

El programa le enviar un mensaje donde slo deber confirmar si quiere suprimir ese empleado.

10.4 Comisin de venta


Para realizar una comisin se deber dirigir al Mdulo Clientes para crear el Pedido o Factura sobre la cual recibir la comisin el
vendedor como se explic anteriormente en el submdulo de Facturas que est dentro del mdulo de Clientes.
Para pagar una comisin se deber dirigir al submdulo de Pagos Comisin del mdulo Bancos como se explic anteriormente.

11 Transporte
Acerca de este mdulo
En este mdulo podr dar de alta los vehculos que tenga para transportar sus productos.
Cmo acceder a esta pantalla
Desde la barra de Mdulos, seleccione el icono Transportes
Base de datos.

, y acceder al listado de los vehculos que se encuentran en su

La pantalla Empleados tiene 2 Pestaa

Vehculo: Podr ingresar los vehculos que posee junto con sus principales caractersticas.

Dar clic en el Botn de Nuevo.

Ingresar los datos que se piden en pantalla

Movimientos: Con esta opcin podr capturar cada vez que el vehculo fue utilizado, anotando la persona que lo utiliz,
responsables, kilometraje inicial y final, y medidores inicial y final con el fin de llevar un mejor control.

Dar clic en el Botn de Nuevo.

Ingresar los datos que se piden en pantalla

12 Tareas
Acerca de este mdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para llevar un control muy detallado acerca de las tareas que
llevarn a cabo cada uno de sus empleados con base en das, horas, recursos con los que cuenta y la prioridad de esta tarea, tendr
un histrico de lo que se hizo para cada una de las tareas.
Todas las tareas que se den de alta en este mdulo, se vern reflejadas en la pantalla principal de cada usuario que se haya habilitado
que pueda ver la tarea.
Interaccin con otros mdulos
Empleados: Para seleccionar el empleado a quien se asignar la tarea.
Cmo acceder a esta pantalla
Desde la lista de carpetas o la barra de mens, seleccione el icono Tareas y acceder al listado de las tareas que tenga registradas.

ID. Es un nmero de identificacin que asigna el programa automticamente para cada una de sus Tareas, el cual es nico e
insustituible.

Fecha elaboracin. En este campo usted deber ingresar la fecha en la cual inicia la tarea y la est capturando en el sistema.

Usuario. En usuario, se deber registrar la persona que est tomando los datos dentro del programa, se seleccionar dentro del
listado ya existente, segn los usuarios que ha definido desde el mdulo de Seguridad que se encuentra en el men de
Herramientas desde la barra de mens.

Comunicado por. En este campo se deber registrar la persona que est dando la orden de realizar la tarea.

Tipo. Usted indicar el modelo que rene todas las caractersticas esenciales de la tarea a realizar. Usted podr definir sus tipos
de tareas desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Medio Ambiente. Sealar el conjunto de condiciones o circunstancias especficas que caracterizan la tarea por realizar, como
por ejemplo oficina, almacn, etc. Usted podr definir sus ambientes desde las opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Seccin. Especificar la parte o grupo donde se enfocar la realizacin de la tarea. Usted podr definir estas secciones desde
las opciones del sistema en la pestaa de Listas.

Comentarios. En este campo registrar a detalle en qu consiste la tarea a realizar.

Prioridad. Sealar que prioridad tiene la tarea a realizarse. Podr definir sus prioridades desde las opciones del sistema en la
pestaa de Listas.

Das. Usted sealar en cuantos das tiene planeado que su empleado realizar esa tarea.

Horas. Indicar cuantas horas al da dedicar su empleado para realizar dicha tarea.

Estado. En este campo, el empleado que se encuentre realizando la tarea tendr que indicar en qu condicin se encuentra.

Recursos. En este campo usted elegir los recursos humanos (empleados) de entre el listado ya existente, que asignar a la
realizacin de esta tarea; si usted necesita asignar a ms de un empleado a dicha tarea, haga clic en la flecha que se

encuentra a la derecha del campo y le permitir automticamente asignar otro empleado. Todos los empleados que haya
aadido a la tarea aparecern en el campo inferior del campo Recursos. Cabe mencionar que todos los empleados que defina
en recursos, ser a los que les aparecer en su pantalla principal del sistema la(s) tarea(s) que se haya(n) creado.

No olvide que para que este mdulo funcione correctamente usted deber de tener primero su catlogo de empleados y
posteriormente deber definir al usuario desde el mdulo de seguridad, donde usted indicar ligar al empleado con el usuario y as
dichos usuraos podrn ver la tarea asignada desde la pantalla principal.
Cuando la tarea haya sido terminada y ya no desee que aparezca en la pantalla principal de los usuarios, deber de suprimir dicha
tarea.

Procedimientos
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear nueva Tarea

Editar datos de una Tarea

Suprimir una Tarea

Bsqueda

12.1 Crear nueva Tarea

Ingrese al Mdulo Tareas.

Cree un nuevo registro, para ello deber dar clic en el botn de Nuevo el cul se encuentra en la barra de herramientas
.

Llene los campos con la informacin necesaria

12.2 Editar datos de una Tarea

Podr cambiar los datos que usted quiera de una Tarea ya registrada, deber dar doble clic sobre el registro que desee editar o
seleccionar el botn Editar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, recuerde siempre elegir la opcin Aceptar antes de cerrar su ventana.

12.3 Suprimir una Tarea

Deber seleccionar el registro que desea suprimir

Una vez identificado, de clic en el icono Suprimir de la barra de herramientas.

El programa le enviar un mensaje donde slo deber confirmar si quiere suprimir la tarea.

13 Produccin
Acerca de este mdulo
En esta seccin se explicarn los procedimientos que se debern seguir para registrar una Orden de Produccin, as como registrar
entradas de sus productos terminados y salidas de almacn de los insumos utilizados para producir dichos productos terminados.

Tambin se explicar cmo puede realizar una orden de produccin. Indicando la cantidad y la descripcin del artculo a producir,
actualizando las cantidades de insumos y productos terminados dentro del inventario.
Cmo acceder a esta pantalla
Desde la barra mdulos, seleccione el icono Produccin y acceder a este mdulo donde podr registrar las ordenes de Produccin
que necesite.

Los campos que encontrar en esta pantalla son los siguientes:

ID Produccin. A cada Pedido u Orden de produccin le corresponde un nmero nico de identificacin que es nico e
insustituible.

Ttulo. Para llevar una mejor organizacin con sus rdenes de Produccin se sugiere asignarle un comentario representativo.

Fecha. En este campo se indica la fecha en que se genera la orden de produccin.

Fecha Entrega. En este campo se indica la fecha que se ha establecido para entrega del producto terminado o cierre de la orden
de produccin.

Validado. Este campo es importante, ya que al momento de marcar un pedido validado pero que se encuentre No Entregado,
se ver afectada la pestaa de Cantidades en la ficha de los artculos en el campo de Por Surtir de Produccin.

Cuando se entregue dicho pedido obviamente esta mercanca desaparecer del campo Por Surtir de Produccin.

Procedimientos.
Los procedimientos que usted podr realizar son:

Crear una orden de produccin.

Suprimir una Orden de Produccin

Cambiar datos de una Orden de Produccin

Salida de Insumos

Entrada de productos Terminados

Encontrar artculo en el Inventario

Asistente de Inventario

Crear una orden de produccin.


Para Poder crear una orden de produccion debera tener capturado en su inventario el producto que desea producir con sus respectivos
componentes.
Ejemplo:

Ingresar al modulo de productos.

Dar clic en el boton de nuevo, se mostrara la siguiente pantalla en la cual debera capturar todo la informacion del producto,
ejemplo producto1

Repetir el mismo procedimiento para capturar los componentes del producto, Ejemplo Componente1.

Una vez que se tenga dados de alta cada uno de los componente y productos debera abrir la ficha del producto, ejemplo
producto1.

Dar clic en el boton de detalles del producto.

Se mostrara la siguiente pantalla, en la pestana de empaquetado debera seleccionar los componentes del producto asi
como la cantidad.

Dar clic en el boton de Aceptar

Con este procedimiento estamos definiendo cada uno de los componentes del paquete.

Para asignar las existencias iniciales del inventario debera realizar un correccion manual.
Las existencias solo se asignan a los componentes, ya que los paquetes toman las existencias en base a la cantidad de
componentes que se tenga.

Crear una orden de Produccion.

Ingrese al Mdulo de Produccin.

Cree un nuevo registro, para ello deber dar clic en el botn de Nuevo el cul se encuentra en la barra de herramientas.

Capturar la informacin; ubique el cursor sobre la primera lnea de descripcin, le aparecer un botn con una flecha,
oprmalo y se desplegar el listado de los artculos que tiene dentro de su inventario y que estn conformados por
insumos desde el detalle de artculo en la pestaa de produccin, seleccione los artculos.

Existe otra forma para que usted ingrese un artculo en su Orden, ubique el cursor sobre la primera lnea de descripcin y
teclee las primeras letras del artculo, aparecern los artculos que tiene en su inventario y que conforman parte de un
proceso productivo, que empiezan con las letras del artculo que tecleo.
Registre las cantidades que producir de cada artculo. Acepte y queda realizada su orden de produccin.

Iniciar el proceso productivo


Una vez capturado el pedido de produccin, estar listo para iniciar el proceso productivo y afectar las cantidades en inventario de
los insumos y los productos terminados involucrados en el proceso productivo

13.1 Salida de Insumos


Registre la salida de insumos con el icono
siguiente pantalla:

que se encuentra en el pedido de produccin, donde al seleccionarlo, aparecer la

Al hacer clic en el botn importar


automticamente se copiarn en el cuadro inferior los insumos utilizados para producir el
artculo seleccionado. Esto es porque en inventario, al dar de alta el artculo se indica que para producirlo se necesitan ciertos insumos,
esto se realiza en el mdulo Inventario - >Producto -> Detalle artculo. Si usted as lo requiere, podr modificar esta informacin
manualmente por si tuvo que utilizar un poco ms de insumos con respecto a lo que se haba planeado para poder entregar dicha
orden de produccin.
Al aceptar esta pantalla y aceptando la orden de produccin se actualiza el inventario, descontndose las cantidades de los insumos
que ya entraron al proceso productivo y descontndose la cantidad de cada artculo registrada en esta pantalla.

Los productos se descontarn desde el almacn que est configurado como almacn de Salida desde Multialmacn que se
encuentra en el men de herramientas.
Podr mandar a imprimir dicha salida de insumos con el icono
, donde previamente deber de haber definido su formato de
impresin desde la opcin de formatos que se encuentra en el men de herramientas.
Al terminar de producir, se ingresa nuevamente al pedido produccin para registrar la entrada de productos terminados al inventario.

13.2 Entrada de productos Terminados


Al registrar la entrada de los artculos producidos, con el icono
siguiente pantalla:

que se encuentra en el pedido de produccin, aparece la

Al hacer clic en el botn importar


automticamente se copiarn en el cuadro inferior los artculos producidos, los cuales sern
sumados a las cantidades del inventario.
Recuerde que tambin tiene la opcin de registrar las cantidades de forma manual si es que requiere hacer entregas parciales.
Cuando hace la entrada de productos terminados, el estatus de entrega del pedido de produccin cambiar, pudiendo ser Entregado,
Entregado Parcialmente o Entregado de Ms.
Recuerde que puede mandar a imprimir las entradas de producto terminado con el icono
previamente desde la opcin de formatos que se encuentra en el men de Herramientas

, donde debi de haber configurado

Al consultar el Kardex de este artculo se observa el total de entradas y salidas, entre ellas la entrada generada por una orden de
produccin terminada.

Los productos terminados que se den entrada desde esta opcin, afectarn al almacn que est configurado como almacn de
Entrada desde Multialmacn que se encuentra en el men de herramientas.

13.3 Suprimir una Orden de Produccin

Para suprimir seleccione con el ratn la Orden de Produccin que quiere dar de baja, de clic en el icono de suprimir.

Le aparecer una ventana preguntando si desea suprimir su orden, si no hay ningn impedimento para suprimirlo solo deber
confirmar.

13.4 Cambiar datos de una Orden de Produccin


Podr cambiar los datos que usted quiera de un Pedido de Produccin ya registrado, deber dar doble clic sobre el registro a cambiar.

Para que los cambios sean aceptados por el programa, siempre seleccione el icono Aceptar antes de cerrar la ventana.

13.5 Encontrar artculo en el Inventario

Seleccione el Pedido Produccin que usted desee.

Con el cursor seleccione el artculo que desea encontrar dentro del inventario.

Seleccione el icono Abrir artculo en el inventario. El programa automticamente lo enviar al Inventario donde podr consultar
la informacin que necesite.

13.6 Asistente de Inventario


Seleccione el icono Asistente de inventario y haga clic, le aparecer la pantalla donde podr verificar cualquier dato sobre los
artculos que tenga en su Inventario, localizndolos por diferentes criterios (ID Inventario, Clave, Proveedor, etc.). Le mostrar el precio
que maneje, la fotografa del artculo, Disponibilidad de los artculos en todas las sucursales que tenga en caso de manejar
Multialmacn.
El asistente de inventario le ayuda cuando usted desconozca el nombre del artculo que busca, cuando ya lo haya localizado en su
inventario y desea agregarlo a su Cotizacin, haga clic sobre la paloma e inmediatamente se agregar.

14 Grficas
Acerca de este mdulo

En esta seccin se explicarn las grficas adicionales que ofrece el sistema en este mdulo que contiene grficas muy importantes
que le sern de gran ayuda para ver la situacin de su negocio.

Cmo acceder a esta pantalla

Desde la barra de mdulos de clic en el botn de grficas, podr visualizar las grficas y seleccionar cada una de ellas.
Las grficas que podr visualizar son:

Compras:
En esta grfica usted podr visualizar el comportamiento de sus compras por mes y ver dicho comportamiento comparado con el ao
pasado.

En el eje vertical se mostrarn las compras que ha hecho en miles de pesos en base a las facturas proveedor que haya capturado en
el sistema. En el eje horizontal usted podr visualizar el mes. En el ejemplo que se ve en la pantalla superior, podemos darnos
cuenta que en el mes de junio del ao actual hemos comprado $2,000.00 M.N.

Ventas:
En esta grfica usted podr visualizar el comportamiento de sus ventas por mes y ver dicho comportamiento comparado con el ao
pasado.

En el eje vertical se mostrarn las ventas que ha hecho en miles de pesos en base a las facturas o notas cliente que haya capturado
en el sistema. En el eje horizontal usted podr visualizar el mes. En el ejemplo que se ve en la pantalla superior, podemos darnos
cuenta que en el mes de mayo del ao actual hemos vendido $10,000.00 M.N., en el mes de junio son $50,000.00 M.N., en el mes de
julio han sido $ 10,000.00 M.N y en el mes de agosto se ha vendido $ 5,000.00 M.N.

Situacin General Acumulada:


Supongamos que en el mes de mayo tuvo una utilidad de $10,000.00, en el mes de junio tuvo una utilidad de $30,000, en el mes de
julio tuvo una utilidad de 10,000 M.N. y hasta el momento en el mes de agosto tuvo una utilidad de $ 3,000.00 M.N. Eso es
exactamente lo que nos muestra esa grfica, en este caso como se ve en la pantalla superior, para el mes de mayo del ao actual se
tuvo una utilidad de $10,000.00, para el mes de junio la situacin general acumulada ya es de $40,000.00 (que son los 10,000 de
mayo ms los 30,000 de junio), para el mes de julio se tienen $ 50,000.00 (que son los 10,000 de mayo ms los 30,000 de junio ms
los 10,000 de julio) y as sucesivamente.

Recuerde que el eje vertical nos muestra la utilidad dividida entre 1000 y el eje horizontal nos muestra el mes y esta informacin nos la
compara contra el ao pasado.
Gastos:

En esta grfica usted podr visualizar el comportamiento de sus gastos por mes y ver dicho comportamiento comparado contra el ao
pasado.
En el eje vertical se mostrarn los gastos que ha hecho en miles de pesos en base a los gastos y pagos de comisiones que haya
capturado en el sistema desde el mdulo de bancos. En el eje horizontal usted podr visualizar el mes. En el ejemplo que se ve en la
pantalla superior, podemos darnos cuenta que en el mes de junio del ao actual hemos generado gastos por $ 16,000.00 M.N.
Situacin General:

A diferencia de la grfica de Situacin General Acumulada, esta grfica de situacin General nos muestra la utilidad por mes.
Recuerde que el eje vertical nos muestra la utilidad dividida entre 1000 y el eje horizontal nos muestra el mes y esta informacin nos la
compara contra el ao pasado.
Traduciendo la grfica que se muestra en la parte superior, nos podemos dar cuenta que en el mes de mayo de esta ao generamos
una utilidad de $ 10,450 M.N.; para el mes de junio de este ao, generamos una utilidad de $ 29,700 M.N.; para el mes de julio de
este ao, generamos una utilidad de $ 10,000.00 M.N.; y para el mes de agosto de este ao, generamos una utilidad de $ 3,450.00
M.N.

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