INGENIRIA INDUSTRIAL

INGENIERIA DE METODOS II
MEJORA DE METODOS DE TRABAJO EN LA
PLANTA DE GESTION DOCUMENTAL DEL
ARCHIVO BCP

DOCENTE:
V CICLO
SEMESTRE 2015-3
RESPONSABLES:

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INGENIERIA DE METODOS II
DEDICATORIA
La concepcin de este trabajo est dedicada a nuestros
padres, pilares fundamentales en nuestra vida. Sin ellos,
jams se hubiese podido conseguir lo que hasta ahora.
Su tenacidad y lucha insaciable han hecho de ellos el
gran ejemplo a seguir y destacar.
Los Alumnos

AGRADECIMIENTO

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INGENIERIA DE METODOS II

Este proyecto es el resultado del esfuerzo conjunto de todos los que formamos el
grupo de trabajo. Por esto agradezco a nuestra profesor Max Espinoza Zavaleta,
quien se le debe gran parte de nuestros conocimientos, gracias a su paciencia y
enseanza. A nuestros padres quienes a lo largo de toda nuestra vida nos han
apoyado y motivado nuestra formacin acadmica, creyeron en nosotros en todo
momento y no dudaron de nuestras habilidades. Finalmente un eterno
agradecimiento a esta prestigiosa universidad la cual abri abre sus puertas a
jvenes como nosotros, preparndonos para un futuro competitivo y formndonos
como personas de bien.

Los Alumnos

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INGENIERIA DE METODOS II
INDICE
DEDICATORIA

AGRADECIMIENTO

RESUMEN

I.
II.
III.
IV.
V.

Introduccin
Misin y Visin y definir el alcance.
Plantear los problemas de uno varios procesos de la empresa donde labora
Diagnostico situacional de los procesos escogidos.
(Fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas).Realizar las

VI.
VII.
VIII.

estrategias a seguir.
Diagrama de Anlisis de proceso Actual (DAP).
Mejora de los mtodos de trabajo (DAP mejorado, con estudio de tiempos).
Mejora de diseo de puesto de trabajo, ubicacin y distribucin de planta.

IX.
X.

(plano a escala).
Planes de incentivos para mejora de clima laboral.
Conclusiones

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INGENIERIA DE METODOS II

I.

Introduccin

Historia de XXXX
Fue fundada en 1939 por Anderson Clayton Co. bajo el nombre de Represa
Algodonera y Almacn Nacional S.A. como una empresa dedicada al
almacenamiento de fardos de algodn para exportacin. En el ao 1970 la
empresa fue adquirida por el Grupo Romero y luego tom el nombre por el cual se
le conoce en la actualidad XXXX Comercial S.A. La actividad de la empresa
consiste en la prestacin de servicios de logstica que incluyen almacenaje,
aduanas, transporte, distribucin horizontal y servicio a navieras
De la misma forma, nuestras unidades especializadas: Depsito Temporal,
Agencia de Aduanas, XXXX Archivo, XXXX Empresario, Casa y Mdulos, ofrecen
un servicio profesional y de calidad a los sectores econmicos ms importante a
nivel nacional.
En el 2003, se inaugura la primera sucursal en la ciudad de Santa Cruz en Bolivia;
en el 2004, empez en Ecuador y a inicios del 2005 en Centroamrica, contando
actualmente con operaciones en El Salvador y en Guatemala. En la actualidad,
XXXX Comercial S.A cuenta con operaciones en la Regin Andina del Per.
XXXX Per: Principales sucursales donde opera Arequipa, Cajamarca, Chiclayo,
Chimbote, Cusco, Huancayo, Huancavelica, Ilo, Paita, Pisco, Trujillo, Yurimaguas
y Pucallpa.
XXXX Archivo
XXXX Archivo es la unidad de negocios especializada que brinda
soluciones integrales de informacin a la medida y necesidad de cada cliente,
para la administracin y gestin de su informacin a travs de los servicios de:

Custodia de documentos en nuestras instalaciones

Digitalizacin y digitacin de documentos

BPO de administracin de documentos

Administracin de informacin fsica

Administracin de informacin digital y medios magnticos

En el Per se est operando en las ciudades de Piura, Trujillo, Lima,
Arequipa, Cusco, Huancayo, e internacionalmente en la regin andina tanto en
Bolivia como en Ecuador y en Centroamrica en El Salvador, Guatemala y
Honduras.

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INGENIERIA DE METODOS II

II.

Misin y Visin y Alcance

Misin y Visin
Misin, ofrecer soluciones integrales e innovadoras para la gestin fsica y digital
de la informacin, mediante el uso adecuado de tecnologas de informacin que
satisfagan las necesidades del cliente.
Visin, convertirnos en la primera empresa de gestin de informacin a nivel
nacional para el 2016.
Valores
Liderazgo
Innovacin
Compromiso
Responsabilidad Social
Excelencia
Confianza y Seguridad
Organigrama

BPO de Administracin documental en las instalaciones del Archivo BCP

Diagrama de Entrada, proceso y Salida

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INGENIERIA DE METODOS II
Digitalizacin de Documentos
La digitalizacin de documentos es el mecanismo ms sencillo, eficiente y
rentable para almacenar, administrar y consultar grandes volmenes de
documentos, en forma de imgenes digitales.
Las imgenes digitales se pueden almacenar en los discos internos de
cualquier computadora personal, en arreglos de discos, servidores internos y
externos, en la nube y con respaldos en discos CD-R o DVD que garantizan su
conservacin en ptimas condiciones.
Este servicio se proporciona en nuestras instalaciones o en la de nuestros
clientes, y les permite acceder en lnea a su informacin a travs de visores web.

Proceso de Digitalizacin

ALCANCE
El alcance del proyecto est definido en el estudio de los mtodos de trabajo en el
proceso de Digitalizacin de Comprobantes de caja de la planta de gestin
documental del Cliente BCP, as como la propuesta de mejora de mtodos en este
servicio.

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INGENIERIA DE METODOS II

III.

Plantear los problemas de uno varios procesos de la

empresa donde labora

La problemtica principal es la disminucin de la Rentabilidad del servicio de

Administracin Documental del archivo del BCP, se ha visto evidenciado en los
estados financieros el aumento de los gastos fijos, especficamente en la cuenta
sueldos, para ello se ha realizado un estudio encontrndose diversas posibles
causas, entra las que destaca, una mala distribucin de la planta, procesos
ineficientes y personal desmotivado.

IV.

Diagnostico situacional de la Organizacin (Anlisis Foda y

Estrategias)

ANALISIS FODA:
1 INTEGRACIN DEL EQUIPO DE TRABAJO:
Se forma un equipo de trabajo con profesionales conocedores de las
diferentes reas de la organizacin, conocedores adems de las influencia
de factores externos al negocio y su repercusin en el desarrollo de los
procesos.
Estos profesionales son:
Cayo Huaynillo Roberto Carlos
Ramos Hilario Vilma
Llaque Benavente Julio Fabricio
Verona Diaz Roxana Del Carmen
Balvin Cardenas Cristhian Cesar
Burgos Lopez Jonathan Jairo
2 MTODO Y DISEO DE AGENDA DE TRABAJO:
La toma de informacin sobre la situacin actual de la empresa se realizar
por 3 metodologas:
a Tormenta de Ideas: Cada miembro del equipo levanta informacin
en funcin a su conocimiento en las reas que se desempea
b Entrevista : se procede a entrevistar a personal de las diferentes
reas

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INGENIERIA DE METODOS II
c

Observacin Directa: Cada miembro del equipo observar los

procesos de cada lnea y levantara informacin relevante de los
factores internos del negocio y su relacin con factores externos.
Las reas internas que brindan la gestin documental en los
productos del archivo BCP son:
Lnea de Pasivos
Lnea de Activos
Lnea de Leasing Lnea de Valorados Lnea de PYME
Lnea de Documentos Administra vos
Lnea de Microlmacin
Lnea de DigitalizacinDocumentos Varios
Lnea de Consultas
Lnea de Almacn

La evaluacin de la situacin actual y el planteamiento de estrategias

seguir el siguiente cronograma:
Semana 1
Semana 2
Semana 3
1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7 1 2 3 4 5 6 7
Formacin de equipo
Elaboracin del plan de
trabajo
Diseo del mtodo y
cronograma
Diagnstico de situacin
actual
Anlisis de informacin
recopilada
Establecimiento de las
estrategias

3 ANALISIS DE LA SITUACIN ACTUAL

a ANALISIS INTERNO
i Fortalezas:
1 XXXX Archivos cuenta con Sistemas de Gestin ISO
9001, Certificacin BASC,
Certificacin DGAV,
Certificacin B2B - QUADREM
2 Pertenece al Grupo Romero y tiene ms de 20 aos en
el mercado

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INGENIERIA DE METODOS II

3 Tecnologa avanzada para el procesamiento y

aseguramiento de la informacin
4 Experiencia en los sectores: Financiero, Energa y
minas, Industrial, servicios, estado
5 Servicios integrales de Gestin de
Documentos:
Custodia de documentos, digitacin y digitalizacin de
documentos, administracin de documentos.
6 Buen posicionamiento de la Empresa XXXX Archivos.
7 Amplia Capacidad para almacenamiento de archivos y
de restructuracin de planta
ii Debilidades:
1 No hay buen control de tiempos de actividades de
personal, principalmente el auxiliar
2 Supervisin de personal en las diferentes lneas,
deficiente
3 No hay buen balance de actividades en las diferentes
lneas.
4 Carencia de indicadores de produccin
5 Carencia de metas a corto plazo
6 No hay un Buen MOF, tal es as que las Funciones
del personal auxiliar no estn documentadas
7 Deficiente sistema de gestin de Seguridad en el
trabajo

b ANALISIS EXTERNO
i Amenazas:
1 Aparicin de cada vez ms empresas del mismo rubro,
se incrementa la competencia
2 Estrategia de reduccin de precios por parte de la
competencia para sacarnos del mercado.
3 Incremento del cambio monetario del dlar
4 Desaceleracin del crecimiento econmico
5 Virus informtico que afecte archivo central
6 Desastre natural que afecte sistema digital y fsico de
almacenamiento
ii Oportunidades
1 Incursin internacional: Bolivia, ecuador, El Salvador,
Guatemala
2 Expansin de grandes empresas que manejan datos,
incluso en provincia
3 Empresas ms slidas del pas buscan tercerizar la
custodia de sus datos
4 Marco legal obliga a instituciones pblicas y privadas
conservar datos de su organizacin y de sus clientes
5 Auge de negocio de digitalizacin y custodia de datos
6 Percepcin de XXXX , en el mercado Nacional, como
empresa slida y confiable

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