rgano de Contratacin:

Delegacin de la UE en la Repblica Dominicana

Instrumento Europeo de Democracia y Derechos Humanos

Gua
para los solicitantes de subvenciones

Lnea presupuestaria: 21.04.01

Referencia: EuropeAid/136-808
Plazo para la presentacin de Documento de Sntesis: 8/5/2015

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AVISO
La presente Convocatoria de Propuestas es restringida. En un primer momento solo debern presentarse los
Documentos de Sntesis para su evaluacin. Posteriormente, los solicitantes preseleccionados sern invitados
a presentar un formulario completo de solicitud. Despus de la evaluacin de las solicitudes completas, se
llevar a cabo una verificacin de la elegibilidad de aquellos que hayan sido provisionalmente seleccionados.
Esta verificacin ser realizada a partir de los documentos justificativos solicitados por el rgano de
Contratacin y la Declaracin del Solicitante firmada y enviada con la solicitud.

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ndice
1.

INSTRUMENTO EUROPEO DE DEMOCRACIA Y DERECHOS HUMANOS.........4

1.1. Antecedentes

..........................................................................................................4

1.2 Objetivos del programa y prioridades..................................................................................................4

1.3 Dotacin financiera asignada por el rgano de Contratacin..............................................................4

2.
NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE
PROPUESTAS....................................................................................................................6
2.1 Criterios de de elegibilidad
2.1.1
2.1.2
2.1.3
2.1.4
2.1.5

..........................................................................................................6

Elegibilidad de los solicitantes [por ejemplo, solicitante y cosolicitante(s)]..........................................6

Entidades afiliadas
.......................................................................................................................7
Asociados y Contratistas .......................................................................................................................8
Acciones elegibles: acciones para las que se puede presentar una solicitud.........................................9
Elegibilidad de los costes: costes que pueden incluirse.........................................................................11

2.2. Presentacin de la solicitud y procedimientos....................................................................................14

Convocatoria de Propuestas restringida.....................................................................................................14
2.2.1
2.2.2
2.2.3
2.2.4
2.2.5
2.2.6
2.2.7
2.2.8

Contenido del Documento de Sntesis.....................................................................................................14

Dnde y cmo enviar los Documentos de Sntesis.................................................................................15
Plazo para la presentacin de los Documentos de Sntesis...................................................................16
Informacin adicional sobre el Documento de Sntesis.........................................................................16
Formulario de Solicitud completo...........................................................................................................16
Dnde y cmo enviar el Formulario de Solicitud completo.................................................................17
Plazo para la presentacin del Formulario de Solicitud completo......................................................18
Informacin adicional sobre el Formulario de Solicitud completo......................................................18

2.3 Evaluacin y seleccin de las solicitudes...........................................................................................18

2.4 Presentacin de los documentos justificativos de las solicitudes seleccionadas provisionalmente.....23
2.5 Notificacin de la decisin del rgano de Contratacin....................................................................25
2.5.1. Contenido de la decisin
2.5.2. Calendario orientativo

.....................................................................................................................25
.....................................................................................................................25

2.6 Condiciones aplicables a la ejecucin de la accin tras la decisin del rgano de Contratacin de
conceder una subvencin
........................................................................................................26
2.7 Sistema de alerta rpida y base de datos central de exclusin............................................................26

3.

LISTADO DE ANEXOS.............................................................................................28

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1.
1.1.

INSTRUMENTO EUROPEO DE DEMOCRACIA Y DERECHOS HUMANOS

ANTECEDENTES

El nuevo Reglamento que establece un instrumento financiero para la promocin y el apoyo a la democracia
y a los derechos humanos en todo el mundo, el Instrumento Europeo de Democracia y Derechos Humanos
(IEDDH), fue adoptado por el Parlamento Europeo y el Consejo en 11 de marzo de 2014 para el periodo
2014-2020.
El objetivo del IEDDH queda definido desde el primer prrafo de este Reglamento y tiene dos focos. Por un
lado, busca reforzar el respeto, la implementacin y el cumplimiento de los derechos humanos y las
libertades fundamentales, como proclamado en la Declaracin Universal de los Derechos Humanos y otros
instrumentos internacionales y regionales de derechos humanos. Adems, busca fortalecer su proteccin,
promocin y monitoreo, sobre todo a travs del apoyo a organizaciones de la sociedad civil, defensores de
derecho humanos y vctimas de represin y abuso. Por otro lado, pretende apoyar, desarrollar y consolidar la
democracia en terceros pases, mediante el fomento de la democracia participativa y representativa y el
refuerzo del conjunto del ciclo democrtico, en particular mediante el fortalecimiento del rol activo de la
sociedad civil en este ciclo, el estado de derecho y mejorando la confiabilidad de los procesos electorales.
El IEDDH da continuidad y se basa en el Instrumento Europeo de Democracia y Derechos Humanos
previamente establecido para el periodo 2007-2013 y en su predecesora, la Iniciativa Europea para la
Democracia y los Derechos Humanos (2000-2006).
1.2

OBJETIVOS DEL PROGRAMA Y PRIORIDADES

Basndose en el nuevo Reglamento del Instrumento Europeo de Democracia y Derechos Humanos, esta
convocatoria a propuestas tiene los siguientes objetivos:
El objetivo global es: Contribuir al desarrollo y a la consolidacin de la democracia y el Estado de Derecho,
as como al respeto de todos los derechos humanos y de las libertades fundamentales en Repblica
Dominicana.
El objetivo especfico es: Fortalecer el papel de la sociedad civil en el pas en la promocin y defensa de los
derechos humanos, especialmente sobre los temas de equidad de gnero y derechos de las mujeres; derechos
de la niez; derechos de la poblacin Lesbiana, Gay, Transexual y Bisexual (LGBT); derechos de las
personas con discapacidad; derechos de las personas migrantes y/o derecho a la nacionalidad; y trata de
personas.
Se valorar positivamente que una propuesta incluya ms de uno de los temas priorizados.
Adems, la defensa y apoyo del trabajo de los defensores de Derechos Humanos es un eje transversal en esta
Convocatoria.
1.3

DOTACIN FINANCIERA ASIGNADA POR EL RGANO DE CONTRATACIN

Los fondos indicativamente disponibles en esta convocatoria estn sujetos a la adopcin de la

correspondiente decisin de financiacin.
La cantidad indicativa global asignada a la presente Convocatoria de Propuestas asciende a 800,000 EUR. El
rgano de Contratacin se reserva el derecho de no adjudicar todos los fondos diponibles.
Cuanta de las subvenciones
Las subvenciones solicitadas dentro de la presente Convocatoria de Propuestas estarn comprendidas entre
los siguientes importes mnimo y mximo:

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Importe mnimo: 250,000 EUR

Importe mximo: 400,000 EUR

Las subvenciones solicitadas dentro de la presente Convocatoria de Propuestas estarn comprendidas entre
los siguientes porcentajes mnimo y mximo del total de costes elegibles de la accin:

Porcentaje mnimo: 50 % del total de los costes elegibles de la Accin.

Porcentaje mximo: 95% del total de los costes elegibles de la accin (vase tambin el apartado 2.1.5)

El saldo (es decir, la diferencia entre el coste total de la accin y la contribucin solicitada al rgano de
Contratacin) deber financiarse a partir de fuentes ajenas al presupuesto de la Unin Europea o el Fondo
Europeo de Desarrollo1.

Cuando una subvencin es financiada por el Fondo Europeo de Desarrollo, toda mencin a la financiacin por la Unin Europea
ser entendida como financiacin por el Fondo Europeo de Desarrollo.
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NORMAS APLICABLES A LA PRESENTE CONVOCATORIA DE PROPUESTAS

2.

En la presente Gua se establecen las normas para la presentacin, seleccin y ejecucin de las acciones
financiadas en el marco de la presente Convocatoria, de acuerdo con la Gua Prctica, que se aplica a la
presente Convocatoria (disponible en la siguiente direccin de Internet:
http://ec.europa.eu/europeaid/prag/document.do?locale=es ).

2.1

CRITERIOS DE DE ELEGIBILIDAD

Hay tres grupos de criterios de elegibilidad referidos, respectivamente, a:

1) los actores:
el solicitante, esto es, la entidad que presenta el Formulario de Solicitud (2.1.1),
en su caso, los cosolicitantes (si no se especifica otra cosa, el solicitante y los cosolicitantes
se denominarn en lo sucesivo, conjuntamente, solicitantes (2.1.1),
y, en su caso, las entidades afiliadas al solicitante y los cosolicitantes (2.1.2);
2) las acciones:

acciones que pueden optar a una subvencin (2.1.4);

3) los costes:

2.1.1

tipos de costes que se pueden tener en cuenta para determinar el importe de la subvencin
(2.1.5).

Elegibilidad de los solicitantes [por ejemplo, solicitante y cosolicitante(s)]

En relacin a la elegibilidad, el nuevo Reglamento 236/2014, en su artculo 11, establece lo siguiente: " Sin

perjuicio de las restricciones inherentes a la naturaleza y los objetivos de la accin conforme a lo

dispuesto en el artculo 8, apartado 7, la participacin en la adjudicacin de contratos o
subvenciones, as como la contratacin de expertos, en virtud del IEDDH y del Instrumento en pro
de la Estabilidad y la Paz, estarn abiertas sin limitaciones".
El solicitante
1)

El solicitante deber reunir los siguientes requisitos para poder optar a una subvencin:

ser una persona jurdica; y

no tener nimo de lucro; y

pertenecer a la categora siguiente: organizacin de la sociedad civil 2; y

Segn Artculo 11 del Reglamento (UE) 236/2014, sern elegibles las organizaciones de la sociedad civil, incluidas
las organizaciones no gubernamentales sin nimo de lucro y las fundaciones polticas independientes, las organizaciones
comunitarias y las agencias, entidades y organizaciones sin nimo de lucro del sector privado, as como las
correspondientes redes locales, nacionales, regionales e internacionales.

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ser directamente responsables, con sus cosolicitantes y otras entidades

afiliadas, de la preparacin y gestin de la accin y no limitarse simplemente a
actuar como intermediario.

2) Los solicitantes potenciales que se encuentren en una de las situaciones enumeradas en la apartado 2.3.3
de la Gua Prctica no podrn participar en las convocatorias de propuestas ni optar a una subvencin.
En seccin 3 de la parte A del Formulario de Solicitud de Subvencin (Declaracin del Solicitante), los
solicitantes debern declarar que ni ellos, ni los cosolicitantes, ni las entidades afiliadas se encuentran en
ninguna de tales situaciones.
Los solicitantes debern actuar con cosolicitantes como se explica a continuacin.
En caso de concederse la subvencin, el solicitante pasar a ser el Beneficiario identificado como
Coordinador en el anexo E3h1 (Condiciones Particulares). El Coordinador ser el principal interlocutor del
rgano de Contratacin. Representa y acta en nombre de los cobeneficiarios (en su caso) y coordina el
diseo y ejecucin de la accin.
Cosolicitantes
Los cosolicitantes participarn en el diseo y la ejecucin de la accin, y los gastos en los que incurran sern
elegibles de la misma manera que los efectuados por el solicitante.
Los cosolicitantes debern cumplir los mismos requisitos de elegibilidad aplicables al solicitante.
Los cosolicitantes debern firmar el Mandato de la seccin 4 de la parte B del Formulario de Solicitud de
Subvencin.
En caso de concederse la subvencin, los cosolicitantes (en su caso) pasarn a ser beneficiarios de la accin
(junto con el Coordinador).

2.1.2

Entidades afiliadas

Entidades afiliadas
El solicitante y sus cosolicitantes podrn actuar con entidades afiliadas
Solo las siguientes entidades podrn considerarse afiliadas al solicitante o a los cosolicitantes:
Solo las entidades que tengan un vnculo estructural con los solicitantes, especialmente si el vnculo es
jurdico o de capital.
Este vnculo estructural abarca bsicamente dos conceptos:
i)

Control, segn lo definido en la Directiva 2013/34/UE sobre los estados financieros anuales, los
estados financieros consolidados y otros informes afines de ciertos tipos de empresas:
Las entidades afiliadas a un beneficiario pueden ser por tanto:
- entidades controladas directa o indirectamente por el beneficiario (filiales o filiales de primer
nivel). Tambin pueden ser entidades controladas por una entidad controlada por el
beneficiario (filiales de segundo nivel) y lo mismo se aplica a otros niveles de control;

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- entidades que controlen directa o indirectamente al beneficiario (sociedades matrices). Del

mismo modo, pueden ser entidades que controlen una entidad que controle al beneficiario;
- entidades bajo el mismo control directo o indirecto que el beneficiario (empresas hermanas).
Afiliacin, es decir, que el beneficiario se define legalmente, por ejemplo, como una red, federacin
o asociacin en la que tambin participan las entidades afiliadas propuestas, o el beneficiario
participa en la misma entidad (por ejemplo, red, federacin o asociacin) que las entidades afiliadas
propuestas.

ii)

Por norma general, el vnculo estructural no se limitar a la accin ni se establecer a los solos efectos de su
aplicacin. Esto significa que el vnculo existir independientemente de la concesin de la subvencin;
deber existir antes de la Convocatoria de Propuestas y seguir siendo vlido tras el final de la accin.
Como excepcin, una entidad podr considerarse afiliada a un beneficiario incluso si tiene un vnculo
estructural establecido especficamente con el nico propsito de ejecutar la accin en el caso de los
denominados solicitantes nicos o beneficiarios nicos. Un solicitante nico o un beneficiario nico es
una entidad compuesta por varias entidades (grupo de entidades) que conjuntamente cumplen los criterios
para que se les otorgue la subvencin. Por ejemplo, una asociacin est integrada por sus miembros.
Qu no es una entidad afiliada?
No se consideran entidades afiliadas a un beneficiario las siguientes:
-

entidades que han celebrado un contrato o subcontrato (pblico) con un beneficiario, que actan
como concesionarias o delegadas de servicios pblicos para un beneficiario,
entidades que reciben apoyo financiero del beneficiario,
entidades que cooperan de forma regular con el beneficiario sobre la base de un memorando de
acuerdo o que comparten activos,
entidades que han firmado un acuerdo de asociacin con arreglo al Contrato de Subvencin.

Cmo comprobar la existencia de la vinculacin necesaria con el beneficiario?

La asociacin resultante del control podr demostrarse en particular mediante las cuentas consolidadas del
grupo de entidades al que pertenecen el beneficiario y sus asociados propuestos.
La asociacin resultante de la afiliacin podr demostrarse en particular mediante los estatutos o actos
equivalentes por los que se establezca la entidad (red, federacin o asociacin) que constituya el beneficiario
o en la que ste participe.
En caso de concederse un contrato a los solicitantes, sus entidades afiliadas no pasarn a ser beneficiarios de
la accin y signatarios del Contrato. No obstante, participarn en el diseo y la ejecucin de la accin, y los
gastos en los que incurran (en particular los correspondientes a los contratos de ejecucin y la ayuda
financiera a terceros) sern elegibles, siempre que cumplan las normas pertinentes aplicables a los
beneficiarios en virtud del Contrato de Subvencin.
Las entidades afiliadas debern cumplir los mismos criterios de elegibilidad que el solicitante y sus
cosolicitantes. Debern firmar la declaracin de entidades afiliadas de la seccin 5 de la parte B del
Formulario de Solicitud de Subvencin.

2.1.3

Asociados y Contratistas

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Las siguientes entidades no son solicitantes ni entidades afiliadas y no debern firmar el mandato ni la
declaracin de entidades afiliadas.

Asociados

Tambin podrn colaborar en la accin otras organizaciones. Tales asociados participarn efectivamente en la
accin pero no podrn recibir financiacin procedente de la subvencin, excepto dietas y gastos de viaje. No
es necesario que los asociados renan los requisitos de elegibilidad mencionados en el apartado 2.1.1. Los
asociados debern figurar en la seccin 6 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin
(Asociados del solicitante que participan en la accin).

Contratistas

Los beneficiarios de la subvencin y sus entidades afiliadas podrn adjudicar contratos. Los asociados o
entidades afiliadas no podrn ser tambin Contratistas del proyecto. Los Contratistas estarn sujetos a las
normas de contratacin expuestas en el anexo IV del modelo de Contrato de Subvencin.

2.1.4

Acciones elegibles: acciones para las que se puede presentar una solicitud

Definicin
Una accin se compone de un conjunto de actividades.
Duracin
La duracin prevista inicial de una accin no podr ser inferior a 18 meses ni superior a 36 meses.
Sectores o temas
Como sealado en el punto 1.2., en el marco del objetivo de esta convocatoria, que busca fortalecer el papel
de la sociedad civil en la promocin y defensa de los derechos humanos en la Repblica Dominicana, se
priorizarn los siguientes temas:
-Equidad de gnero y derechos de las mujeres;
-Derechos de la niez, con especial nfasis en la lucha contra la explotacin sexual infantil;
-Derechos de la poblacin LGBT;
-Derechos de las personas con discapacidad;
-Derechos de las personas migrantes y/o derecho a la nacionalidad;
-Trata de personas.
Se valorar positivamente que una propuesta incluya ms de uno de los temas priorizados.
Adems, la defensa y apoyo del trabajo de los defensores de Derechos Humanos es un eje transversal en esta
Convocatoria.
Emplazamiento
Las acciones se ejecutarn en Repblica Dominicana.
Tipos de acciones
Este listado es orientativo y no excluye otras posibilidades de abordar las temticas priorizadas:
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Acciones de advocacy e incidencia poltica con el Gobierno, Parlamento, dirigentes polticos y

lderes de opinin, entre otros;

Acciones de generacin de conocimiento en torno a los temas priorizados;

Acciones de sensibilizacin y comunicacin sobre los temas priorizados;

Articulacin entre organizaciones tanto a nivel local como internacional;

Acciones de observacin y monitoreo;

Seguimiento a procesos de instancias internacionales de Derechos Humanos.

Los siguientes tipos de acciones no son elegibles:

acciones exclusiva o principalmente centradas en ayudas individuales para la participacin en
talleres, seminarios, conferencias o congresos;
acciones exclusiva o principalmente centradas en becas individuales de estudios o de formacin;
acciones que fomenten el proselitismo.
Tipos de actividades
-Actividades de capacitacin y generacin de conocimiento;
-Recoleccin y anlisis de datos e informaciones relacionadas a los temas priorizados;
-Elaboracin de informes sobre aspectos claves de la situacin de los Derechos Humanos y de la Democracia
en el pas;
-Intercambios de experiencia;
-Campaas de comunciacin y sensibilizacin;
-Apoyo legal a vctimas de violaciones de Derechos Humanos;
-Asistencia tcnica o apoyo a organizaciones de base en materia de Derechos Humanos;
-Seguimiento al marco legislativo que ampara los diferentes temas priorizados; entre otros.
Ayuda financiera a terceros3
Los solicitantes podrn proponer ayuda financiera a terceros.
Los solicitantes podrn proponer ayuda financiera a terceros para contribuir a alcanzar los objetivos de la
accin.
El importe mximo de la ayuda financiera por cada tercero beneficiario es de 60 000 EUR.
En el marco de esta Convocatoria, la ayuda financiera a terceros no podr ser el principal objetivo de la
accin.

Estos terceros no sern ni entidades afiliadas, ni asociados, ni contratistas.

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De conformidad con la presente Gua y, en particular, con las condiciones o restricciones expuestas en la
presente seccin, los solicitantes debern definir obligatoriamente, en la seccin 2.1.1 del Formulario de
Solicitud de Subvencin, lo siguiente:
i)

los objetivos y resultados que vayan a obtenerse con la ayuda financiera

ii)

los diferentes tipos de actividades elegibles para la ayuda financiera, sobre la base de una
lista preestablecida

iii)

los tipos de personas o categoras de personas que pueden recibir ayuda financiera

iv)

los criterios para seleccionar estas entidades y conceder la ayuda financiera

v)

los criterios para determinar el importe exacto de la ayuda financiera para cada entidad
tercera, y
el importe mximo que podr concederse.

vi)

En todos los casos, las condiciones obligatorias anteriormente expuestas para la concesin de la
ayuda financiera [puntos i) a vi)] debern definirse estrictamente en el Contrato a fin de evitar toda
discrecionalidad.]
Visibilidad
Los solicitantes debern tomar todas las medidas necesarias para publicitar el hecho de que la Unin Europea
ha financiado o cofinanciado la accin. En la medida de lo posible, la acciones que sean financiadas en su
totalidad o en parte por la Unin Europea debern incorporar actividades de informacin y comunicacin
destinadas a sensibilizar a audiencias generales o especficas respecto de las razones de la accin y de la
ayuda de la UE a la accin en el pas o regin de que se trate, as como de los resultados y el impacto de este
apoyo.
Los solicitantes debern cumplir con los objetivos y prioridades, as como garantizar la visibilidad de la
financiacin de la UE (vase el Manual de comunicacin y visibilidad de la Unin europea en la accin
exterior, elaborado y publicado por la Comisin Europea, en la siguiente direccin:

http://ec.europa.eu/europeaid/funding/communication-and-visibility-manual-eu-externalactions_en).
Nmero de solicitudes y subvenciones por solicitante
En el marco de la presente Convocatoria de Propuestas, cada solicitante no podr presentar ms de 1
solicitud.
En el marco de la presente Convocatoria de Propuestas, no podr concederse ms de 1 subvencin a cada
solicitante.
El solicitante podr ser al mismo tiempo cosolicitante o entidad afiliada en otra solicitud.
En el marco de la presente Convocatoria de Propuestas, cada cosolicitante/entidad afiliada no podr presentar
ms de 2 solicitudes.
En el marco de la presente Convocatoria de Propuestas, no podr concederse ms de 2 subvenciones a cada
cosolicitante/entidad afiliada.
El cosolicitante/entidad afiliada podr ser al mismo tiempo solicitante o entidad afiliada en otra solicitud.

2.1.5

Elegibilidad de los costes: costes que pueden incluirse

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nicamente podrn tomarse en consideracin para una subvencin los costes elegibles. Se indican a
continuacin las categoras de costes considerados elegibles y no elegibles. El presupuesto constituir al
mismo tiempo una estimacin de costes y un lmite mximo general de los costes elegibles.
El reembolso de los costes elegibles podr basarse en alguna de las siguientes formas, o en una combinacin
de las mismas:
costes reales incurridos por los beneficiarios y las entidades afiliadas

una o ms opciones de coste simplificadas.

Las opciones de coste simplificadas pueden adoptar la forma de:

costes unitarios: para cubrir todas o determinadas categoras especficas de costes elegibles
claramente identificados de antemano mediante referencia a un importe por unidad;

cantidades fijas nicas: para cubrir en trminos globales todas o determinadas categoras
especficas de costes elegibles claramente identificados de antemano;

financiacin a tipo fijo: para cubrir categoras especficas de costes elegibles claramente
identificados de antemano aplicando un porcentaje fijo ex ante.

Los importes o tipos debern basarse en estimaciones utilizando datos objetivos como estadsticas u otros
medios objetivos, o mediante referencia a datos histricos certificados o auditables de los solicitantes o de las
entidades afiliadas. Los mtodos utilizados para determinar los importes o tipos de los costes unitarios, las
cantidades fijas nicas o los tipos fijos debern cumplir los criterios establecidos en el anexo K, y garantizar
especialmente que los costes corresponden a los costes reales en que hayan incurrido los beneficiarios de la
subvencin y las entidades afiliadas, que son conformes con sus prcticas contables, que no se obtienen
beneficios y que los costes no estn cubiertos por otras fuentes de financiacin (ausencia de doble
financiacin). Consltese el anexo K para ver orientaciones y una lista de verificacin con el fin de evaluar
las condiciones mnimas necesarias que proporcionan una garanta razonable para la aceptacin de los
importes propuestos.
El solicitante que proponga esta forma de reembolso deber indicar claramente en la ficha de trabajo n 1 del
anexo B, cada rbrica/partida de costes elegibles afectados por este tipo de financiacin, esto es, deber
aadir en maysculas la referencia a COSTE UNITARIO (por mes, vuelo, etc.), CANTIDAD FIJA
NICA o TIPO FIJO en la columna de Unidades (vase el ejemplo en el anexo K).
Asimismo, en el anexo B, en la segunda columna de la ficha de trabajo n 2, Justificacin de los costes
estimados, para cada rbrica o partida presupuestaria, el solicitante deber:

describir la informacin y los mtodos utilizados para determinar los importes de los costes
unitarios, cantidades fijas nicas o cantidades a tanto alzado, a qu costes se refieren, etc.;

explicar claramente las frmulas para el clculo del importe final elegible 4;

identificar al Beneficiario que utilizar la opcin de costes simplificada (en caso de entidades
afiliadas, deber especificarse en primer lugar el Beneficiario), a fin de verificar el importe mximo
por cada Beneficiario (lo que incluye, en su caso, las opciones de costes simplificadas de sus
entidades afiliadas).

En la fase de contratacin, el rgano de Contratacin decidir si acepta los importes o cantidades fijas
propuestos sobre la base del presupuesto provisional presentado por el solicitante, analizado los datos de las

Ejemplos:- para costes de personal: nmero de horas o das de trabajo * tarifa horaria o diaria fijada previamente en
funcin de la categora del personal en cuestin;- para gastos de viaje: distancia en km. * coste fijado previamente
del transporte por km.; nmero de das * dieta diaria fijada previamente en funcin del pas;- para costes
especficos derivados de la organizacin de un evento: nmero de participantes en el evento * coste total fijado
previamente por participante, etc.

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subvenciones realizadas por el solicitante o de acciones similares y realizando las comprobaciones

establecidas en el anexo K.
El importe total de la financiacin sobre la base de las opciones de costes simplificadas que puede autorizar
el rgano de Contratacin para cada uno de los solicitantes individualmente (incluyendo las opciones de
costes simplificadas propuestas por sus propias entidades afiliadas) no podr exceder de los 60 000 EUR (los
costes indirectos no se tienen en cuenta).
Las recomendaciones de concesin de una subvencin siempre estarn condicionadas a que el procedimiento
de verificacin previo a la firma del Contrato de Subvencin no revele problemas que requieran modificar el
presupuesto (por ejemplo, errores aritmticos, inexactitudes, costes no realistas y costes no elegibles). Esa
comprobacin podr dar lugar a solicitudes de aclaracin y, en su caso, a que el rgano de Contratacin
imponga modificaciones o reducciones para hacer frente a tales errores o inexactitudes. A raz de estas
correcciones no podr aumentarse el importe de la subvencin y el porcentaje de cofinanciacin de la UE.
Por tanto, redunda en el inters de los solicitantes presentar un presupuesto realista y con una buena
relacin entre coste y eficacia.
Costes directos elegibles
Para ser considerados elegibles a efectos de la Convocatoria de Propuestas, los costes debern respetar las
disposiciones de la clusula 14 de las Condiciones Generales del modelo de Contrato de Subvencin (vase
el anexo G de la Gua).
Reserva para imprevistos
Se podr consignar en el presupuesto una reserva para imprevistos, limitada al 5 % de los costes directos
elegibles estimados. La utilizacin de esta reserva estar sujeta a la autorizacin previa por escrito del
rgano de Contratacin.
Costes indirectos elegibles
Los costes indirectos incurridos al ejecutar la accin podrn ser elegibles para una financiacin a tipo fijo
hasta un lmite del 7 % del total estimado de costes elegibles. Los costes indirectos son elegibles si no
incluyen costes establecidos en otra lnea del presupuesto del modelo de Contrato de Subvencin. Se podr
requerir al solicitante que justifique el porcentaje solicitado antes de firmar el contrato. Sin embargo, el
solicitante no tendr que facilitar documentos justificativos una vez que el porcentaje haya sido fijado en las
Condiciones Particulares del modelo de Contrato de Subvencin .
Si alguno de los solicitantes o entidades afiliadas reciben una subvencin de funcionamiento financiada por
la UE, no podr incluirse ningn coste indirecto en el presupuesto propuesto para la accin.
Contribuciones en especie
Se consideran contribuciones en especie la provisin de bienes o servicios a uno o varios beneficiarios o
entidades afiliadas gratuitamente por un tercero. Dado que estas contribuciones en especie no implican gasto
alguno para los beneficiarios o entidades afiliadas, no se consideran costes elegibles.
Las contribuciones en especie no se considerarn cofinanciacin
Sin perjuicio de lo anterior, si la descripcin de la accin tal y como sea propuesta prev contribuciones en
especie, stas debern prestarse.
Costes no elegibles
Los siguientes costes no sern elegibles:
deudas y sus intereses;
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provisiones por prdidas o posibles deudas futuras;

costes declarados por los beneficiarios y financiados por otra accin o programa de trabajo que haya
recibido una subvencin de la Unin (incluido el FED);
adquisicin de terrenos o edificios, salvo si son indispensables para la ejecucin directa de la accin,
en cuyo caso la propiedad deber transferirse a los beneficiarios finales o a los beneficiarios locales,
a ms tardar al finalizar la accin;
prdidas debidas al cambio de divisas;
crditos a terceros;
costes salariales del personal de las administraciones nacionales.

2.2. PRESENTACIN DE LA SOLICITUD Y PROCEDIMIENTOS

El registro previo en PADOR para la presente Convocatoria de Propuestas es obligatorio.
- Fase 1, Documento de Sntesis: el registro en PADOR es obligatorio para los solicitantes de subvenciones
superiores a 60 000 EUR.
El registro es opcional, aunque se recomienda encarecidamente para:
- solicitantes de subvenciones de 60 000 EUR o menos;
- cosolicitantes y entidades afiliadas.
- Fase 2, Solicitud Completa: el registro en PADOR es obligatorio para todos los solicitantes
preseleccionados, los cosolicitantes y sus entidades afiliadas.
PADOR es una base de datos en lnea en la que las organizaciones se registran y actualizan regularmente sus
datos a travs del sitio web de EuropeAid: http://ec.europa.eu/europeaid/pador
Antes de iniciar el proceso de registro de la organizacin, es recomendable leer la Gua rpida disponible
en el sitio web, que explica el proceso de registro.
Se recomienda encarecidamente registrarse en PADOR al comenzar a elaborar la propuesta, y no esperar
hasta justo antes de la fecha lmite de presentacin.
Es necesario indicar en la versin en papel de la propuesta el nmero de identificacin EuropeAid ID (EID).
Para conseguir este nmero, la organizacin deber registrar, guardar y firmar en PADOR los datos
obligatorios (los campos en naranja de cada pantalla) y los documentos relacionados (vase el apartado 2.4).
No obstante, si la organizacin se encuentra en una situacin que le impida registrarse en PADOR, deber
presentar una justificacin que pruebe que esta imposibilidad es de naturaleza general y que est fuera del
control del solicitante o sus entidades afiliadas. En tal caso, el solicitante o sus entidades afiliadas debern
rellenar el formulario PADOR sin conexin 5 anexo a la presente Gua y presentarlo no ms tarde de la
fecha lmite para la presentacin de propuestas, junto con la solicitud, en la direccin indicada en los
apartados 2.2.2 y 2.2.6. Posteriormente, el registro en PADOR ser realizado por el servicio de la Comisin
Europea responsable de la Convocatoria de Propuestas. Si posteriormente la organizacin desease actualizar
por s misma sus datos, deber enviar una solicitud de acceso al servicio tcnico de PADOR.
Todas las preguntas relacionadas con la inscripcin en PADOR debern dirigirse al servicio de asistencia de
PADOR: mailto:EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu.
5

Correspondiente a las secciones 3 y 4 de la parte B del Formulario de Solicitud.

2014
276942534.doc

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2.2.1

Contenido del Documento de Sntesis

Las solicitudes debern presentarse siguiendo las instrucciones sobre el Documento de Sntesis incluidas en
el Formulario de Solicitud de Subvencin adjunto a esta Gua (anexo A).
Las solicitudes debern presentarse en espaol.
En el Documento de Sntesis, los solicitantes solo debern facilitar una estimacin de la contribucin
solicitada al rgano de Contratacin y un porcentaje indicativo de dicha contribucin en relacin al importe
total de la accin. Solo los solicitantes invitados a presentar una solicitud completa en la segunda fase
tendrn que presentar un presupuesto detallado. Los elementos incluidos en el Documento de Sntesis no
podrn ser modificados por el solicitante en el Formulario de Solicitud completo. La contribucin de la UE
no podr variar en ms de un 20 % de la estimacin inicial. El solicitante es libre de adaptar el porcentaje de
cofinanciacin requerido siempre que se respeten los importes mnimo y mximo y los porcentajes de la
cofinanciacin establecidos en el apartado 1.3 de la presente Gua. Las contribuciones propias de los
solicitantes podrn ser sustituidas por contribuciones de otros donantes en cualquier momento.
Cualquier error o discrepancia significativa relacionada con los puntos enumerados en las instrucciones sobre
el Documento de Sntesis podr dar lugar al rechazo de dicho Documento.
Solo se solicitarn aclaraciones cuando la informacin facilitada no sea suficiente para realizar una
evaluacin objetiva.
Los Documentos de Sntesis cumplimentados a mano no sern aceptados.
Debe tenerse en cuenta que solo se evaluar el formulario de Documento de Sntesis. Por ello es de gran
importancia que este documento contenga TODA la informacin pertinente relativa a la accin. No deben
enviarse anexos adicionales.

2.2.2

Dnde y cmo enviar los Documentos de Sntesis

El Documento de Sntesis, as como la correspondiente Lista de Verificacin y la Declaracin del Solicitante

(que figuran en la parte A, secciones 2 y 3 del Formulario de Solicitud de Subvencin) debern presentarse
en un original y 2 copias en tamao A4, encuadernadas por separado.
Los Documentos de Sntesis debern presentarse igualmente en soporte electrnico. Se incluir un CD-Rom
con el Documento de Sntesis en formato electrnico, junto con la versin impresa, en un sobre cerrado tal
como se indica a continuacin. El soporte electrnico deber contener exactamente la misma solicitud que
la versin adjunta en papel.
Cuando un solicitante enve varios Documentos de Sntesis diferentes (si as lo permite la Gua de la
Convocatoria), cada uno de ellos deber enviarse por separado.
El sobre exterior deber llevar el nmero de referencia y el ttulo de la Convocatoria de Propuestasel nombre
y la direccin completos del solicitante y la mencin No debe abrirse antes de la sesin de apertura.
Los Documentos de Sntesis debern presentarse en un sobre sellado enviado por correo certificado o por
servicio privado de mensajera, o entregado en mano (en este caso, se entregar al portador un acuse de
recibo firmado y fechado) en la direccin siguiente:
Delegacin de la Unin Europea en Repblica Dominicana
Av. Abraham Lincoln, 1063
10125 Ensanche Serralls
Santo Domingo, Repblica Dominicana
2014
276942534.doc

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Los Documentos de Sntesis enviados por cualquier otro medio (por ejemplo: fax o correo electrnico) o
entregados en otras direcciones sern rechazados.
Los solicitantes debern verificar que el Documento de Sntesis est completo empleando la Lista de
Verificacin del Documento de Sntesis (seccin 2 de la parte A del Formulario de Solicitud de
Subvencin). Los Documentos de Sntesis incompletos podrn ser rechazados.

2.2.3

Plazo para la presentacin de los Documentos de Sntesis

El plazo lmite para la presentacin de los Documentos de Sntesis es el 8/5/2015, tal y como consta en la
fecha del envo, el matasellos o la fecha del resguardo del depsito correspondiente. En caso de entregas en
mano, el plazo de recepcin es el 8/15/2015 a las 13:00, tal y como consta en el acuse de recibo firmado y
fechado. Cualquier Documento de Sntesis presentado despus del plazo indicado ser rechazado
automticamente.]
Sin embargo, por motivos de eficacia administrativa, el rgano de Contratacin podr rechazar cualquier
Documento de Sntesis enviado a su debido tiempo, pero recibido despus de la fecha efectiva de aprobacin
de la evaluacin del Documento de Sntesis (ver calendario orientativo en el apartado 2.5.2).

2.2.4

Informacin adicional sobre el Documento de Sntesis

En las fechas 7, 8 y 14 de abril, a partir de las 9 am, se celebrarn sesiones informativas en Santo Domingo,
Santiago de los Caballeros y Barahona, sobre la presente Convocatoria de Propuestas (el detalle ser
publicado en la web de la Delegacin: http://eeas.europa.eu/delegations/dominican/index_es.htm).
Podrn remitirse preguntas por correo electrnico como mximo 21 das antes del plazo lmite para la
presentacin de los Documentos de Sntesis a la direccin siguiente, indicando claramente la referencia de la
Convocatoria de Propuestas:
Direccin de correo electrnico: DELEGATION-DOMINICAN-REP-CONVOCATORIASLOCALES@eeas.europa.eu
El rgano de Contratacin no tiene la obligacin de dar aclaraciones a las preguntas recibidas despus de
esta fecha.
Las respuestas debern darse como mximo 11 das antes del plazo de presentacin de los Documentos de
Sntesis.
En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, el rgano de Contratacin no podr dar una opinin previa
sobre la elegibilidad de un solicitante, una entidad afiliada, una accin, o actividades especficas.
Las preguntas que puedan resultar de inters para otros solicitantes, as como las respuestas, y otros anuncios
importantes para los solicitantes durante el curso del procedimiento de evaluacin, se publicarn en el sitio
web de EuropeAid

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome y en la web
de la Delegacin http://eeas.europa.eu/delegations/dominican/index_es.htm, en el momento en que sea
necesario. As pues, se recomienda consultar peridicamente la pgina web mencionada anteriormente para
estar debidamente informado de las preguntas y respuestas publicadas.
Todas las cuestiones relacionadas con la inscripcin en PADOR deben dirigirse al buzn de PADOR:

mailto:EuropeAid-IT-support@ec.europa.eu
2.2.5

Formulario de Solicitud completo

2014
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Los solicitantes a los que, tras la preseleccin del Documento de Sntesis, se les invite a presentar una
solicitud completa, debern hacerlo empleando la parte B del Formulario de Solicitud anexo a esta Gua
(anexo A). Los solicitantes debern respetar estrictamente el formato del Formulario de Solicitud y rellenarlo
de acuerdo con el orden de numeracin de los apartados y las pginas.
Los elementos examinados incluidos en el Documento de Sntesis no podrn ser modificados por el
solicitante en el formulario completo de solicitud. La contribucin de la UE no podr variar en ms de un
20 % de la estimacin inicial, aunque el solicitante es libre de adaptar el porcentaje de cofinanciacin
requerido siempre que se respeten los importes mnimo y mximo y los porcentajes de cofinanciacin
establecidos en el apartado 1.3 de la presente Gua.
Los solicitantes debern presentar sus solicitudes completas en el mismo idioma que sus Documentos de
Sntesis.
Rellene por favor el Formulario de Solicitud completo con cuidado y de la forma ms clara posible para que
pueda ser evaluado correctamente.
Cualquier error relacionado con los puntos enumerados en la Lista de Verificacin (seccin 7 de la parte B
del Formulario de Solicitud de Subvencin) o cualquier discrepancia significativa en el Formulario de
Solicitud completo (p. ej., los importes mencionados en las distintas fichas de trabajo del presupuesto no son
coherentes) podr dar lugar al rechazo de la solicitud.
Solo se solicitarn aclaraciones cuando la informacin facilitada no sea clara e impida al rgano de
Contratacin realizar una evaluacin objetiva.
Las solicitudes cumplimentadas a mano no sern aceptadas.
Debe tenerse en cuenta que solo el Formulario de Solicitud completo y los anexos publicados que tengan que
rellenarse (presupuesto, marco lgico) sern comunicados a los evaluadores (y asesores, en su caso). Por ello
es de gran importancia que este documento contenga TODA la informacin relevante relativa a la accin. No
deben enviarse anexos adicionales.

2.2.6

Dnde y cmo enviar el Formulario de Solicitud completo

Las solicitudes debern presentarse en un sobre sellado enviado por correo certificado o servicio privado de
mensajera, o entregado en mano (en este caso, se entregar al portador un acuse de recibo firmado y
fechado) en la direccin siguiente:
Delegacin de la Unin Europea en Repblica Dominicana
Av. Abraham Lincoln, 1063
10125 Ensanche Serralls
Santo Domingo, Repblica Dominicana
Las solicitudes enviadas por cualquier otro medio (por ejemplo: fax o correo electrnico) o entregadas en
otras direcciones sern rechazadas.
Las solicitudes debern presentarse en un original y 2 copias en tamao A4, encuadernadas por separado. El
Formulario de Solicitud completo, el presupuesto y el marco lgico debern presentarse igualmente en
soporte electrnico (CD-Rom) en un archivo separado y nico (es decir, el formulario no debe separarse en
ficheros diferentes). El fichero electrnico deber contener exactamente la misma solicitud que la versin
adjunta en papel.
La Lista de Verificacin (seccin 7 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin) y la
Declaracin del Solicitante (seccin 8 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin) debern
graparse por separado e introducirse en el sobre.
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Cuando un solicitante enve varias solicitudes diferentes (si as lo permite la Gua de la Convocatoria), cada
una de ellas deber enviarse por separado.
El sobre exterior deber llevar el nmero de referencia y el ttulo de la Convocatoria de Propuestas, junto
con el nmero y el ttulo del lote, el nombre y la direccin completas del solicitante y la mencin No debe
abrirse antes de la sesin de apertura y <su equivalente en el idioma local>.
Los solicitantes debern verificar que su solicitud est completa empleando la Lista de Verificacin
(seccin 7 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin). Las solicitudes incompletas
podrn ser rechazadas.

2.2.7

Plazo para la presentacin del Formulario de Solicitud completo

El plazo para la presentacin de las solicitudes ser indicado en la carta enviada a los solicitantes cuya
propuesta haya sido preseleccionada.
Sin embargo, por motivos de eficacia administrativa, el rgano de Contratacin podr rechazar cualquier
solicitud recibida despus de la fecha efectiva de aprobacin del informe de evaluacin de las solicitudes
completas (ver calendario orientativo en el apartado 2.5.2).

2.2.8

Informacin adicional sobre el Formulario de Solicitud completo

Podrn remitirse preguntas por correo electrnico como mximo 21 das antes del plazo para la presentacin
de las solicitudes a la(s) direccin(es) siguiente(s), indicando claramente la referencia de la Convocatoria de
Propuestas:
Direccin de correo electrnico: DELEGATION-DOMINICAN-REP-CONVOCATORIASLOCALES@eeas.europa.eu
El rgano de Contratacin no tiene la obligacin de dar aclaraciones a las preguntas recibidas despus de
esta fecha.
Las respuestas debern darse como mximo 11 das antes del plazo para la presentacin de las solicitudes.
En aras de la igualdad de trato de los solicitantes, el rgano de Contratacin no podr dar una opinin previa
sobre la elegibilidad de un solicitante, de una entidad afiliada o de una accin.
No se darn respuestas individuales a las preguntas. Todas las preguntas y respuestas, as como otros
anuncios importantes para los solicitantes durante el procedimiento de evaluacin, se publicarn en el sitio
web de EuropeAid

https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome
y en la
web de la Delegacin http://eeas.europa.eu/delegations/dominican/index_es.htm. As pues, se recomienda
consultar peridicamente la pgina web mencionada anteriormente para estar debidamente informado de las
preguntas y respuestas publicadas.

2.3

EVALUACIN Y SELECCIN DE LAS SOLICITUDES

Las solicitudes sern examinadas y evaluadas por el rgano de Contratacin, en su caso con la asistencia de
asesores externos. Todas las acciones propuestas por los solicitantes se evaluarn de acuerdo con las
siguientes etapas y criterios.
Si el examen de la solicitud revela que la accin propuesta no rene los criterios de elegibilidad establecidos
en el apartado 2.1, la solicitud ser rechazada por este nico motivo.
1)

ETAPA 1: APERTURA Y VERIFICACIN ADMINISTRATIVA Y EVALUACIN DEL

DOCUMENTO DE SNTESIS

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Se evaluarn los siguientes aspectos:

Respeto del plazo de presentacin. Si no se ha respetado el plazo, la solicitud ser rechazada

automticamente.

El Documento de Sntesis/ cumple todos los criterios especificados en los puntos 1-5 de la Lista de
Verificacin seccin 2 de la parte A del Formulario de Solicitud de Subvencin. Si cualquier
informacin requerida faltase o fuese incorrecta, la solicitud podr ser rechazada por ese nico
motivo y no seguir siendo evaluada.

Los Documentos de Sntesis que hayan superado la primera verificacin administrativa se evaluarn en lo
relativo a la pertinencia y diseo de la accin propuesta.
El Documento de Sntesis podr recibir una puntuacin mxima de 50 puntos de conformidad con el
desglose previsto en la siguiente tabla de evaluacin. La evaluacin verificar tambin el cumplimiento de
las instrucciones para la redaccin del Documento de Sntesis, que figura en la parte A del formulario de
solicitud.
Los criterios de evaluacin se dividen en secciones y subsecciones. A cada subseccin se le dar una
puntuacin entre 1 y 5 de la manera siguiente: 1= muy deficiente, 2=deficiente, 3=aceptable, 4=satisfactorio
y 5= muy satisfactorio.

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Puntuacin
Puntuacin parcial

1. Pertinencia de la accin
1.1 En qu medida es pertinente la propuesta con respecto a los objetivos y
prioridades de la Convocatoria de Propuestas?*

5x2**

1.2. En qu medida es pertinente la propuesta respecto a las necesidades y

limitaciones del pas o pases, regin o regiones destinatarios de la propuesta?
(incluyendo sinergias con otras iniciativas de la UE y ausencia de
solapamientos).

5x2*

1.3 En qu medida estn claramente definidas y estratgicamente elegidas las partes

implicadas (beneficiarios finales, grupos destinatarios, etc.)? Estn claramente
definidas sus necesidades? Son abordadas de manera apropiada por la propuesta?

1.4 Contiene la propuesta elementos especficos de valor aadido, como cuestiones

medioambientales, promocin de la igualdad de gnero e igualdad de
oportunidades, necesidades de personas discapacitadas, derechos de minoras y
derechos de pueblos indgenas, o innovacin y mejores prcticas

Puntuacin parcial

2. Diseo de la accin
2.1 Qu grado de coherencia tiene el diseo global de la accin?
En particular, refleja el anlisis de los problemas implicados y tiene en cuenta los
factores externos y las partes interesadas pertinentes?

5x2**

2.2. Es la accin viable y coherente en relacin con los objetivos y los resultados
esperados?

5x2**

PUNTUACIN TOTAL

30

20

50

*Nota: Solo podr atribuirse una puntuacin de 5 (muy satisfactorio) si la propuesta cubre especficamente
un nmero mayor que el mnimo requerido de prioridades tal como se indica en el apartado 1.2 (Objetivos
del programa) de la presente Gua.
** estas puntuaciones se multiplican por 2 por razn de su importancia.
Una vez que todos los Documentos de Sntesis hayan sido evaluados, se preparar un listado con las acciones
propuestas ordenadas en funcin de su puntuacin total.
En primer lugar, solo los Documentos de Sntesis que hayan obtenido una puntuacin total mnima de 30
puntos sern tomados en cuenta a efectos de la preseleccin.
En segundo lugar, el nmero de Documentos de Sntesis se reducir, teniendo en cuenta el orden de
puntuacin, a aquellos en los que la contribucin solicitada sea del 200 % del presupuesto disponible para la
Convocatoria de Propuestas. El importe de las contribuciones solicitadas de cada Documento de Sntesis se
basar en la dotacin financiera indicativa prevista para cada lote.
Tras la evaluacin de los Documentos de Sntesis, el rgano de Contratacin enviar una carta a todos los
solicitantes, indicando si su solicitud fue presentada antes de finalizar el plazo, comunicando el nmero de
referencia atribuido y si el Documento de Sntesis fue evaluado y los resultados de tal evaluacin. Los
solicitantes preseleccionados sern invitados a continuacin a presentar sus solicitudes completas.
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ETAPA 2: EVALUACIN DE LA SOLICITUD COMPLETA

2)

En primer lugar se evaluarn lo siguientes aspectos:

Convocatoria de Propuestas restringida

Respeto del plazo de presentacin. Si no se ha respetado el plazo la solicitud ser rechazada

automticamente.

El Formulario de Solicitud completo cumple todos los criterios especificados en los puntos 1-9 de la
Lista de Verificacin (seccin 7 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin). Si
cualquier informacin requerida faltase o fuese incorrecta, la solicitud podr ser rechazada por ese
nico motivo y no seguir siendo evaluada.

La calidad de las solicitudes, incluyendo el presupuesto propuesto y la capacidad de los solicitantes y sus
entidades afiliadas, se evaluarn de conformidad con los criterios que figuran en la tabla de evaluacin
siguiente. Se distinguen dos tipos de criterios de evaluacin: criterios de seleccin y de adjudicacin.
Los criterios de seleccin contribuyen a evaluar la capacidad financiera y operativa de los solicitantes y las
entidades afiliadas, con objeto de garantizar que:

disponen de fuentes de financiacin estables y suficientes para mantener su actividad durante el periodo
en que la accin se lleva a cabo y, en su caso, para participar en su financiacin;

disponen de la capacidad de gestin y las competencias y cualificaciones profesionales requeridas para

llevar a cabo satisfactoriamente la accin propuesta; este criterio se aplicar tambin a las entidades
afiliadas del solicitante.

Los criterios de adjudicacin permiten evaluar la calidad de las solicitudes presentadas en relacin con los
objetivos y las prioridades establecidos, al objeto de conceder las subvenciones a aquellos proyectos que
optimicen la eficacia global de la Convocatoria de Propuestas. Estos criterios permiten seleccionar aquellas
solicitudes de las que el rgano de Contratacin pueda esperar que cumplan sus objetivos y prioridades. Se
refieren a aspectos como la pertinencia de la accin, su coherencia con los objetivos de la Convocatoria de
Propuestas, calidad, impacto esperado, sostenibilidad y relacin coste-eficacia.
Puntuacin:
La tabla de evaluacin se divide en secciones y subsecciones. Cada subseccin se puntuar entre 1 y 5 de la
manera siguiente: 1 = muy deficiente; 2 = deficiente; 3 = aceptable; 4 = satisfactorio; 5 = muy satisfactorio.
Tabla de evaluacin
Seccin

Puntuacin
mxima

1. Capacidad financiera y operativa

20

1.1. Tienen los solicitantes y, si procede, sus entidades afiliadas suficiente

experiencia en gestin de proyectos?

1.2. Tienen los solicitantes y, si procede, sus entidades afiliadas suficiente

experiencia tcnica? (en particular, conocimientos de las cuestiones que deben
tratarse)

1.3. Tienen los solicitantes y, si procede, sus entidades afiliadas suficiente

capacidad de gestin?

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(Incluyendo personal, equipamiento y capacidad para gestionar el presupuesto

de la accin)
1.4. Dispone el solicitante principal de fuentes de financiacin estables y
suficientes?

2. Pertinencia de la accin

30

Puntuacin transferida de la evaluacin del Documento de Sntesis

3. Efectividad y viabilidad de la accin

20

3.1. Son las actividades propuestas apropiadas, prcticas y acordes con los
objetivos y los resultados esperados?

3.2. Es claro y factible el plan de accin?

3.3. Contiene la propuesta indicadores del resultado de la accin objetivamente

verificables? Est previsto llevar a cabo una evaluacin?

3.4. Es satisfactorio el nivel de participacin de los cosolicitantes y entidades

afiliadas en la accin?

4. Sostenibilidad de la accin

15

4.1. Es probable que la accin tenga un efecto tangible sobre los grupos
destinatarios?

4.2. Puede la propuesta tener efectos multiplicadores? (Incluyendo posibilidades

de reproduccin y extensin de los resultados de la accin y de difusin de la
informacin)

4.3. Son sostenibles los resultados previstos de la accin propuesta:

- desde un punto de vista financiero (cmo se financiarn las actividades

cuando cese la subvencin?)
- desde un punto de vista institucional (habr estructuras que permitan
continuar las actividades una vez finalizada la accin? habr una
apropiacin local de los resultados de la accin?)
- desde un punto de vista poltico (cuando proceda) (cul ser el impacto
estructural de la accin? - por ejemplo: dar lugar a una mejora de la
legislacin, los cdigos de conducta, los mtodos, etc.?)
- desde un punto de vista medioambiental (cuando proceda) (tendr la
accin un impacto ambiental negativo/positivo?)
5. Presupuesto y relacin coste-eficacia de la accin

15

5.1. Estn debidamente reflejadas las actividades en el presupuesto?

/5

5.2. Es satisfactoria la relacin existente entre costes estimados y resultados

esperados?

/ 10

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Puntuacin total mxima

100

Nota sobre la seccin 1. Capacidad financiera y operativa

Si la puntuacin total de la seccin 1 es menor de 12 puntos, la solicitud ser rechazada. Si la puntuacin de
al menos una de las subsecciones de la seccin 1 es igual a 1, la solicitud tambin ser rechazada.
Seleccin provisional
Una vez efectuada la evaluacin de las solicitudes, se dispondrn en una tabla, en funcin de la puntuacin
obtenida y dentro de la dotacin financiera disponible. Siguiendo los mismos criterios, se establecer
asimismo una lista de reserva, que se utilizar si a lo largo del periodo de validez de la lista de reserva llegara
a haber ms fondos disponibles.

ETAPA 3: VERIFICACIN DE LA ELEGIBILIDAD DE LOS SOLICITANTES Y LAS

ENTIDADES AFILIADAS

3)

La elegibilidad solo se verificar, a partir de los documentos justificativos requeridos por el rgano de
Contratacin (vase apartado 2.4), respecto a aquellas solicitudes que hayan sido seleccionadas
provisionalmente de acuerdo con su puntuacin y dentro de la dotacin financiera disponible.

La Declaracin del Solicitante (seccin 7 de la parte B del Formulario de Solicitud de Subvencin)

se cotejar con los documentos justificativos presentados. Cualquier discordancia entre ambos o la
falta de uno de los documentos justificativos puede ser motivo suficiente para rechazar la solicitud.

Se comprobar que el solicitante, las entidades afiliadas y la accin son elegibles de acuerdo con los
criterios establecidos en los apartados 2.1.1, 2.1.2 y 2.1.3.

Toda solicitud rechazada ser sustituida por la solicitud que se encuentre en la mejor posicin en la lista de
reserva y que se ajuste a la dotacin financiera disponible.

2.4

PRESENTACIN

DE LOS DOCUMENTOS
SELECCIONADAS PROVISIONALMENTE

JUSTIFICATIVOS

DE

LAS

SOLICITUDES

El rgano de Contratacin informar por escrito del resultado de su evaluacin a los solicitantes
provisionalmente seleccionados o incluidos en la lista de reserva y les solicitar que presenten los siguientes
documentos para poder verificar su elegibilidad y la de sus cosolicitantes y entidades afiliadas, en su caso 6:
Los documentos justificativos debern ser facilitados a travs de PADOR, vase el apartado 2.2.
1. Los estatutos o reglamentos de asociacin de los solicitantes y, en su caso, de cada uno de los
cosolicitantes y entidades afiliadas 7. Cuando el rgano de Contratacin haya reconocido la elegibilidad
del solicitante o de los cosolicitantes o de las entidades afiliadas en otra convocatoria de propuestas
dentro de la misma lnea presupuestaria en los ltimos dos aos previos al plazo para la presentacin de
solicitudes, deber presentarse, en vez de los estatutos o reglamentos de asociacin, una copia de los
documentos que prueben la elegibilidad de sus candidaturas en una convocatoria anterior (por ejemplo,
una copia de las Condiciones Particulares del Contrato de Subvencin recibido en el periodo de
referencia), a menos que su estatuto jurdico haya cambiado desde entonces 8. Esta obligacin no se aplica
a las organizaciones internacionales que hayan firmado un acuerdo marco con la Comisin Europea.
6

No se solicitarn documentos justificativos para solicitudes de subvenciones inferiores a 60 000 EUR.

Cuando el solicitante o las entidades afiliadas sean una entidad publica creada por una ley, deber facilitarse una
copia de dicha ley.

Insrtese solo cuando hayan cambiado las condiciones de elegibilidad de una convocatoria para otra.

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2. Un informe de auditora externa realizado por un auditor autorizado, en el que se certifiquen las cuentas
del solicitante del ltimo ejercicio disponible si la subvencin solicitada excede de los 750 000 EUR (o
100 000 EUR si se trata de una subvencin de funcionamiento). No se requiere el informe de auditora
externa de los cosolicitantes, en su caso.
Esta obligacin no se aplica a los organismos pblicos ni a las organizaciones internacionales siempre que
la organizacin internacional en cuestin ofrezca las garantas previstas en el Reglamento Financiero
aplicable, segn lo descrito en el captulo 6 de la Gua Prctica.
3. Copia de las cuentas ms recientes del solicitante (cuenta de resultados y balance del ltimo ejercicio
fiscal cuyas cuentas hayan sido cerradas) 9. No se requiere copia de las cuentas ms recientes de los
cosolicitantes ni de las entidades afiliadas, en su caso.
4. Ficha de Entidad Legal (vase el anexo D de la presente Gua), debidamente rellenada y firmada por cada
uno de los solicitantes (esto es, el solicitante y cada uno de los cosolicitantes, en su caso), acompaada de
los documentos justificativos requeridos. Si el solicitante ya ha firmado un contrato con el rgano de
Contratacin con anterioridad, puede presentar el nmero de entidad legal en lugar de la Ficha de Entidad
Legal y los documentos justificativos necesarios, a menos que haya ocurrido un cambio en su estatuto
desde la firma del contrato en cuestin.
5. Ficha de Identificacin Financiera del solicitante (no de los cosolicitantes) segn el modelo del anexo E
de la presente Gua, certificada por el banco en el que se vayan a efectuar los pagos . Dicho banco deber
estar ubicado en el pas en que est establecido el solicitante. Si ste ha presentado ya una Ficha de
Identificacin Financiera en el pasado para un contrato respecto del que la Comisin Europea haya sido
responsable de efectuar los pagos y tenga la intencin de utilizar la misma cuenta bancaria, podr
presentar una copia de la Ficha de Identificacin Financiera anterior.
En caso de que los documentos justificativos requeridos no sean registrados en el sistema PADOR, debern
presentarse en forma de originales, copias o versiones escaneadas (que muestren sellos legibles, firmas y
fechas) de tales originales. No obstante, se deber presentar siempre el original de la Ficha de Entidad Legal
y la Ficha de Identificacin Financiera.
En caso de que los documentos no estn redactados en una de las lenguas oficiales de la Unin Europea o en
la lengua del pas en que se ejecute la accin, se adjuntar una traduccin al espaol de las partes pertinentes
de los mismos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante, a afectos del anlisis de la solicitud.
En caso de que los documentos estn redactados en una lengua oficial de la Unin Europea que no sea el
espaol, se recomienda encarecidamente, para facilitar la evaluacin, que se aporte la traduccin, al
espaol, de las partes pertinentes de los mismos en las que se demuestre la elegibilidad del solicitante.
En caso de que no se presenten los documentos justificativos antes mencionados dentro del plazo indicado en
la solicitud de documentos justificativos remitida al solicitante por el rgano de Contratacin, la solicitud
podr ser rechazada.
Tras verificar los documentos justificativos, el Comit de Evaluacin har una recomendacin final al
rgano de Contratacin, que decidir sobre la concesin de las subvenciones.
Nota: En caso de que el rgano de Contratacin no est conforme con la fuerza, solidez y garanta ofrecidas
por el vnculo estructural entre uno de los solicitantes y su entidad afiliada, podr exigir la
presentacin de los documentos que falten para convertirla en cosolicitante. Si se presentan todos los
documentos que faltan para los cosolicitantes, y siempre que se cumplan todos los criterios de
elegibilidad necesarios, la entidad mencionada pasar a ser cosolicitante a todos los efectos. El
solicitante deber presentar el Formulario de Solicitud revisado en consecuencia.
9

Esta obligacin no se aplica a las personas fsicas beneficiarias de una beca o que tienen una gran necesidad de una
ayuda directa, ni a los organismos pblicos ni a las organizaciones internacionales. Tampoco se aplica cuando las
cuentas coincidan en la prctica con el informe de auditora externa ya facilitado con arreglo al apartado 2.4.2.

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2.5

NOTIFICACIN DE LA DECISIN DEL RGANO DE CONTRATACIN

2.5.1. Contenido de la decisin

Se informar a los solicitantes por escrito de la decisin del rgano de Contratacin sobre su solicitud y, en
caso de rechazo, de los motivos de tal decisin negativa.
Los solicitantes que consideren que han sido perjudicados por un error o una irregularidad durante el proceso
de adjudicacin podrn presentar una queja. Para ms informacin, vase el apartado 2.4.15 de la Gua
Prctica.

2.5.2. Calendario orientativo

FECHA

HORA*

Reunin de informacin:
* Santo Domingo

7/4/2015

A partir de las 9:00 am

* Santiago

8/4/2015

* Barahona

14/4/2015

Los detalles ser publicados en la web

de la Delegacin:
http://eeas.europa.eu/delegations/dominica
n/index_es.htm

Plazo para solicitar aclaraciones

al rgano de Contratacin

17/4/2015

13:00

ltimo da en el que el rgano

de
Contratacin
emite
aclaraciones

27/4/2015

Plazo para la presentacin de los

Documentos de Sntesis

8/5/2015

13:00

Informacin dirigida a los

solicitantes sobre la apertura y
verificacin administrativa y la
evaluacin de los Documentos de
Sntesis (etapa 1)

30/6/2015*

Invitacin a presentar el
Formulario
de
Solicitud
completo

30/06/2015*

Plazo para la presentacin del

Formulario
de
Solicitud
completo

17/08/2015*

Informacin dirigida a los

solicitantes sobre la evaluacin
del Formulario de Solicitud
completo (etapa 2)10

15/10/2015*

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Notificacin de la adjudicacin
(despus
de
realizar
la
verificacin de elegibilidad)
(etapa 3)

16/11/2015*

Firma del Contrato11

15/12/2015*

* Fecha provisional. Todas las horas son en la franja horaria del pas del rgano de Contratacin.
Este calendario indicativo podr ser actualizado por el rgano de Contratacin durante el procedimiento. En
tal caso, el calendario actualizado ser publicado en el sitio web de EuropeAid:
https://webgate.ec.europa.eu/europeaid/online-services/index.cfm?do=publi.welcome.

2.6

CONDICIONES APLICABLES A LA EJECUCIN DE LA ACCIN

RGANO DE CONTRATACIN DE CONCEDER UNA SUBVENCIN

TRAS LA DECISIN DEL

Tras la decisin de conceder una subvencin, se propondr un contrato al Beneficiario o Beneficiarios de

acuerdo con el Contrato de Subvencin del rgano de Contratacin (vase el anexo G de la presente Gua 12).
Al firmar la solicitud (anexo A de la presente Gua), el solicitante declara aceptar, en el caso de serle
concedida una subvencin, las condiciones del Contrato tal y como estn establecidas en el modelo de
Contrato de Subvencin.
Contratos de ejecucin
Cuando la ejecucin de la accin requiera que el Beneficiario y sus eventuales entidades afiliadas deban
recurrir a la contratacin, esos contratos debern adjudicarse de conformidad con el anexo IV del modelo de
Contrato de Subvencin.

2.7

SISTEMA DE ALERTA RPIDA Y BASE DE DATOS CENTRAL DE EXCLUSIN

Los solicitantes, y en caso de que sean personas jurdicas, aquellas personas que tengan facultades de
representacin, de toma de decisiones o de control sobre dichas personas jurdicas, son informados de que,
en caso de encontrarse en cualquiera de las situaciones mencionadas en:
-

la Decisin de la Comisin, de 16 de diciembre de 2008, relativa al sistema de alerta rpida (SAR)

para uso de los Ordenadores de la Comisin y de las agencias ejecutivas (DO L 344 de 20.12.2008, p.
125);

el Reglamento n 1302/2008 de la Comisin, de 17 de diciembre de 2008, relativo a la base de datos

central de exclusin (DO L 344 de 20.12.2008, p. 12),

sus datos personales (nombre y apellidos, en caso de personas fsicas, domicilio, forma legal, nombre y
apellidos de las personas con facultades de representacin, de toma de decisiones o de control, en caso de
personas jurdicas) podran ser incluidos en el SAR solamente o en el SAR y en la base de datos de
10

11

12

Obsrvese que segn el Reglamento Financiero, en rgimen de gestin directa, las notificaciones al solicitante
sobre el resultado de la evaluacin de su solicitud debern tener lugar en el plazo de 6 meses a partir de la fecha
lmite de presentacin de la solicitud completa. Este plazo podr rebasarse en casos excepcionales, en particular
para acciones complejas (en particular, en convocatorias con varios beneficiarios), cuando haya un gran nmero de
propuestas o cuando se hayan producido retrasos imputables al solicitante.
Obsrvese que segn el Reglamento financiero, en rgimen de gestin directa, la firma de un Contrato de
Subvencin deber realizarse en el plazo de 3 meses a partir de la notificacin de la decisin de adjudicacin. Este
plazo podr rebasarse en casos excepcionales, en particular para acciones complejas (en particular, en
convocatorias con varios beneficiarios), cuando haya un gran nmero de propuestas o cuando se hayan producido
retrasos imputables al solicitante.
Complementado por las disposiciones del anexo e3h11 cuando al menos uno de los beneficiarios sea una
organizacin internacional.

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exclusin, y podran ser comunicados a las entidades incluidas en la Decisin y Reglamento mencionados
respecto a la adjudicacin o ejecucin de un contrato o de una decisin o Contrato de Subvencin.]

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3.

LISTADO DE ANEXOS

DOCUMENTOS QUE DEBEN RELLENARSE

Anexo A: Formulario de Solicitud de Subvencin (formato Word)
Anexo B: Presupuesto (formato Excel)
Anexo C: Marco lgico (formato Excel)13
Anexo D: Ficha de Entidad Legal 14
Anexo E: Ficha de Identificacin Financiera
ANEXO F: formulario PADOR sin conexin15
DOCUMENTOS PARA INFORMACIN
Anexo G: Modelo de Contrato de Subvencin
- Anexo II:
Condiciones Generales
- Anexo IV:
Procedimientos de adjudicacin de contratos
- Anexo V:Modelo de solicitud de pago
- Anexo VI:
Modelo de informe financiero y descriptivo
-Anexo VII:
Modelo de informe de resultados concretos y pliegos de condiciones para una verificacin de
gastos de un Contrato de Subvencin para acciones exteriores financiado por la UE
-Anexo VIII:
Modelo de garanta financiera
-Anexo IX:
Modelo de formulario para la transferencia de la propiedad de activos
Anexo H: Dietas (per diem), disponible en la direccin siguiente: http://ec.europa.eu/europeaid/perdiem_en
Anexo K: Directrices y lista de verificacin para evaluar los presupuestos y las opciones de costes simplificadas
Anexo J: Informacin sobre el rgimen fiscal aplicable a los contratos de subvencin firmados en el marco de la
Convocatoria
Enlaces tiles:
Directrices sobre el ciclo de gestin de proyectos
http://ec.europa.eu/europeaid/aid-delivery-methods-project-cycle-management-guidelines-vol-1_en
Ejecucin de los contratos de subvencin - Gua de usuarios
http://ec.europa.eu/europeaid/companion/document.do?nodeNumber=19&locale=en
Manual financiero
http://ec.europa.eu/europeaid/funding/procedures-beneficiary-countries-and-partners/financial-management-toolkit_en

13

Facultativo si el importe total de las subvenciones que deben concederse con arreglo a la Convocatoria de
Propuestas es inferior o igual a 100 000 EUR.

14

Aplicable solamente si la Comisin Europea es el rgano de Contratacin o debe efectuar los pagos con arreglo a
los contratos que se firmen.

15

http://ec.europa.eu/europeaid/formulario-pador-offline_es . Solo es aplicable en convocatorias en rgimen de

gestin directa en las que se utiliza PADOR.

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