LOS 7 PRINCIPIOS PRODUCTIVOS.

1. CONFIABILIDAD: La mente es mala memorizando pero excelente creando.

Elegir un sistema de organizacin confiable que nos garantice todas las actividades
diarias a realizar en todo momento y lugar y de fcil entendimiento; por ello este
sistema TIENE QUE ESTAR FUERA DE NUESTRA CABEZA, debemos de colocar
absolutamente todas nuestras acciones a realizar en cualquier medio para recordarlo
pero jams estar en nuestra cabeza.
2. ACCION: No podemos hacer cosas e ideas, solo acciones.
No debemos planificar ideas generalizadas de lo que pretendemos hacer en el da a
da, debemos colocar acciones concretas y especficas que en conjunto de
cumplimiento cabal a nuestras ideas que deseamos realizar en un muy corto plazo,
para planear bien debemos esforzarnos en identificar las acciones correctas a realizar
no las ideas estas solo nos sirven para dar forma a las acciones.
3. CONTEXTO: Para poder hacer algo deben de darse las circunstancias
adecuadas.
Debemos de organizar todas nuestras acciones en funcin de los distintos factores o
contextos que posibilitan su ejecucin. De esta manera, en cada momento nos
limitaremos a seleccionar solo aquellas acciones que podemos llevar a cabo dadas las
circunstancias actuales e ignoraremos el resto, al menos temporalmente, hasta que
tambin se den las circunstancias adecuadas para ellas.
4. ENTROPIA: Todo orden tiende al desorden, al menos que hagamos algo al
respecto..
Adems de ordenar todos nuestros documentos compromisos papeles y dems antes
de empezar a implementar GTD, debemos de entender que esta accin no es de una
sola vez, debemos de mantener nuestro sistema ordenado con toda las tareas que
constantemente surgen y descartar las que ya no debemos de realizar por algn
motivo, es decir debemos de tener un sistema de organizacin que este siempre
actualizado, con lo ltimo de lo ltimo y no contiene basura.
5. RELEVANCIA: Hacer muchas cosas no significa necesariamente ser
productivos.
Este principio nos dice que toda accin que emprendamos debe estar orientada dentro
de nuestros propsitos y metas. Llenar nuestras listas de acciones y terminarlas, sin
un propsito definido, no es productividad. Es mas no deberamos dejar entrar en
nuestro sistema ninguna accin que no est enfocada, directa o indirectamente, a un
objetivo a medio o largo plazo en particular.
Un verdadero sistema de productividad debe de algn modo asegurarnos de que
vamos por el camino correcto, que lo que hacemos tiene sentido, que no estamos
subiendo la escalera, pero del edificio equivocado, y debe darnos la oportunidad de
cambiar de direccin cuando cambien nuestras metas, porque si hay algo seguro en
esta vida es que todo cambia.
6. SIMPLICIDAD: Las cosas deben de ser lo ms simples posibles pero no
demasiado simples.
Las cosas sencillas funcionan generalmente mejor que las complicadas, sin embargo un
exceso de simplicidad puede derivar en problemas igual o ms graves que un exceso
de complejidad. Por lo tanto no debemos de sucumbir en simplificar en exceso. La
productividad personal, la de verdad, requiere de trabajo y dedicacin, no hay atajos.
7. NATURALIDAD: Trabajar de manera natural siempre funciona mejor.
Este principio nos recuerda que debemos hacer caso a la forma en que funciona
nuestro cerebro y nuestro cuerpo de manera natural. Intentar hacer las cosas en contra
de la manera en que funcionamos no funciona, o si funciona es a costa de un enorme
desgaste mental y seguramente mucho estrs.

LOS 5 HABITOS FUNDAMENTALES PARA SER PRODUCTIVOS.

1. LA RECOPILACIN:
No es ms que uno de los principios productivos puesto en accin: LA
CONFIABILIDAD.
Recopilar no es hacer, ni si quiera pensar qu es lo que hay que hacer, es
simplemente colocar recordatorios de las cosas que tenemos que hacer en un
lugar de confianza.
Debemos sacar de nuestra cabeza todos nuestros compromisos y cosas
pendientes tan pronto como seamos consciente de ellos, y colocar
recordatorios de ellos en unos pocos lugares fijos que tengamos controlados.
El reto de la recopilacin es doble: por un lado desarrollar el hbito de la
recopilacin de manera consistente, en todo momento y lugar, y por
otro facilitar el posterior anlisis y transformacin de estos recordatorios en
acciones reales que podemos llevar a cabo.
Necesitamos tener siempre las herramientas adecuadas cuando las
necesitemos, principio de
contexto,
o no podremos recopilar
adecuadamente.
Debemos mantener el nmero de estas herramientas reducidas al mnimo,
principio de simplicidad, o ser muy difcil adquirir el hbito del
procesamiento.
Instrumentos que nos ayudaran a recopilar todas nuestras tareas:
Bandeja de entrada: excelente para recopilar papeles, documentos,
facturas, as como otros objetos como cartuchos de impresoras, tarjetas
de presentacin, catlogos de ofertas, y cualquier otro objeto que implique
la realizacin de una tarea. Se deben tener dos una para el trabajo y otra
para la casa.
Una libreta: Sirve para desarrollar ideas, hacer mapas mentales, tomar
notas en las reuniones y muchas otras cosas. Tambin deben de ser dos
una en el trabajo y otra en la casa.
El celular: Se puede tomar fotos, grabar notas de voz y anotar
rpidamente ideas y pendientes en una lista de tareas, una especie de
bandeja de entrada virtual. Se pueden utilizar apps productivas para
realizar el mismo desempeo de una bandeja fsica.
El correo electrnico: Se deben tener dos una para los asuntos
personales y otro para los asuntos de trabajo. Es fundamental saber
manejar correctamente nuestro correo electrnico sacando el mximo
provecho de las funcionalidades que nos ofrece.
El secreto reside en elegir las herramientas adecuadas y utilizarlas con
consistencia.

ESCENARIOS DE RECOPILACION:

1. El TRABAJO: Debemos de contar con:

Una bandeja de escritorio: En ella debe ir a parar cualquier papel u objeto
que implique trabajo por hacer: Memorandos curriculares, tareas de los
alumnos, practicas calificadas, notas de las tareas, puntos por participacin,
registros auxiliares, tareas del trabajo, etc.
Una libreta de notas y un bolgrafo: Ideal para registrar los acuerdos
tomados en las reuniones, indicaciones de los auxiliares o coordinadores,
tareas de clases, desarrollar ideas para futuras clases, observaciones de los
alumnos, dibujar mapas mentales y anotar rpidamente ideas y tareas que
vengan a la mente de repente. Esta libreta debe de ser pequea con hojas
desglosables en donde colocar una tarea por hoja y desojarlas para colocarla
en la bandeja de escritorio.
Un celular: Con el cual tomar fotos y hacer notas de voz.
2. EN LA CALLE: Debemos de contar con:
Celular: Se puede crear notas de voz, fotos, tareas o ideas cortas y por
supuesto las llamadas telefnicas.
Libreta de notas pequea: preferiblemente una de bolsillo, anotar ideas
que se ocurran por hacer durante el viaje a casa o en otro momento.
Un sobre manila: Es una especie de bandeja de escritorio porttil, es que
los papeles tambin pueden llegar estando en la calle, como recibos, facturas
y muchas otras cosas.
3. EN LA CASA: Lo ideal es que sea una rplica exacta de lo que tenemos en la
oficina.
Centralizar todo en un mismo lugar facilitara muchsimo tu organizacin
domstica.
LA TRANSFORMACION DE LAS COSAS.
Resulta necesario realizar la transformacin de las cosas que tenemos en las bandejas de
entrada en algo con sentido, que sea ejecutable. Es lo que David Allen denomina el
procesamiento.
Cmo se procesa?
El procesamiento consiste en coger cada elemento de la bandeja de entrada de forma
individual y aplicarle un filtro de 4 preguntas, en este orden:
1.
2.
3.
4.

Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?

Es informacin que debo guardar como referencia?
Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?
Puedo delegarlo en alguien?

Si la cosa en cuestin pasa las 4 preguntas, es decir; si la respuesta es NO a todas ellas,

deberemos hacerlo tan pronto como podamos. Adems ser necesario matizar la
naturaleza del trabajo un poco ms mediante otra serie de preguntas:
1. Se trata de algo complejo que requiere de varias acciones fsicas?
2. Qu necesitare para llevar a cabo esta tarea?
3. La puedo hacer en ratos libres o necesitare estar muy concentrado durante un
buen rato?
4. Es urgente o puedo esperar un tiempo para hacerlo?

Este proceso tiene lugar mucho ms rpido de lo que parece, especialmente si se tiene un
poco de prctica. Y desde luego, no se puede comparar con el tiempo que se pierde en
analizar una y otra vez las listas amorfas de cosas heterogneas que tendramos sin GTD.
Cundo hay que procesar?
Se debe procesar siempre que se pueda y cuando sea necesario. A efectos prcticos todo
depender de nuestra forma de trabajo y del nmero y naturaleza de nuestras bandejas de
entrada.
Parece lgico pensar que la bandeja de entrada del trabajo se procese completamente al
menos una vez al da. Sin embargo, la bandeja de casa puede pasar sin procesar varios das
sin que suponga un inconveniente serio. Claro si recopilas muchas cosas del trabajo en la
bandeja de casa, quiz deberas procesarla tambin diariamente.

2. EL PROCESAMIENTO 1: Ha llegado la hora de poner en prctica el mtodo y echar

un vistazo a cmo se organiza el trabajo en la vida real. Para ello utilizaremos
bsicamente dos cosas: listas y un archivo (fsico y/o digital).
LAS REGLAS DEL PROCESAMIENTO:
i.
ii.

La regla de oro a la hora de procesar las bandejas de entradas es: todo lo que
sale ya no entra.
En cada sesin de procesamiento debemos dejar la bandeja de entrada
vaca. Ya se trate de la bandeja de escritorio, del buzn del correo electrnico o
de los mensajes de voz del mvil, no debemos parar hasta procesarlo todo.
CMO APLICAR EL FILTRO:
Empezaremos la sesin tomando la primera cosa de la bandeja que estamos
procesando, y le aplicamos el filtro de preguntas. En el momento que la respuesta a
una de las preguntas es positiva, se realiza la accin que corresponda y se pasa a la
siguiente cosa de la bandeja hasta dejarla vaca.
Veamos a continuacin las preguntas del filtro y qu hacer en cada caso:
1. Puedo tirarlo o borrarlo sin hacer nada?
Si algo no implica trabajo por hacer, ni es informacin que nos interese guardar
como referencia futura, simplemente lo tiramos a la basura (o lo borramos del
ordenador). Debemos perder el miedo a eliminar cosas. Si eliminramos ms a
menudo, nuestra vida tendra mucho menos ruido innecesario.
2. Es informacin que debo guardar como referencia?
Si has decidido no eliminarlo, entonces piensa si realmente tienes que hacer algo
con ello, o simplemente se trata de informacin potencialmente til que quieres
conservar. Se debe definir algn criterio de archivo que te sea practico y que no
te de pereza utilizar; o nunca archivaras.
3. Puedo hacerlo inmediatamente en menos de 2 minutos?
Si la cosa extrada de la bandeja no es para botar ni archivar y se puede realizar
en muy poco tiempo, hazlo inmediatamente. Con este simple gesto no solo

evitaras que las cosas se eternicen, sino que te quitaras un gran nmero de
tareas en muy poco tiempo, obtendrs una sensacin muy agradable de avance
y los dems te vern como alguien extremadamente eficiente.
4. Puedo delegarlo en alguien?
Si has llegado hasta aqu es porque tienes algo en mano que realmente debes de
hacerlo, pero lo primero que debes de pensar es que si hay alguien que puede
hacerlo en tu lugar. Si la respuesta es afirmativa debemos delegarlo
inmediatamente (con una llamada telefnica o enviando un correo electrnico,
etc.) y aadir un recordatorio en una lista que llamaremos A la espera. Esta
lista simplemente contendr las cosas que hemos delegado esperando que
alguien ms haga.
Una buena forma de anotar los recordatorios es registrar, para cada cosa
delegada, lo que esperamos que se haga, quien lo tiene que hacer y en qu
fecha se lo encargamos.
5. Posponer la tarea.
Si la cosa que sacas de la bandeja supera todos los filtros, es decir; respondiste
NO a todas las preguntas, tienes entre manos algo que debes de hacer tu, y que
debes hacer lo antes posible, en cuanto tengas oportunidad.
EL PROCEDIMIENTO 2. En esta segunda parte dedicada al procesamiento vamos a
ver cmo manejar las cosas que posponemos. Para posponer eficazmente algo,
debemos de hacer un anlisis rpido y responder mentalmente una serie de preguntas:
1. Es una tarea compleja?
El criterio para responder esta pregunta es muy simple: si la tarea requiere una sola
accin fsica para concluirla, entonces ser sencilla; si requiere varias acciones
fsicas, entonces ser compleja. Como vemos, no nos referimos aqu a la dificultad
de su ejecucin, sino en el nmero de pasos que debemos hacer para dar la tarea
como terminada. Las tareas que aqu llamamos simple, David Allen las denomina
prximas acciones, y las complejas l las llama proyectos.
Si se trata de una tarea compleja, un proyecto, lo nico que tenemos que hacer por
el momento es aadir un recordatorio en una lista de proyectos. Esta lista la
utilizaremos para dar seguimiento y repasar de un vistazo los frentes que tenemos
abiertos en momento dado. Es muy importante hacer hincapi en ello; no se trata
de una lista de tareas ni de acciones, es simplemente un recordatorio de los
resultados a corto o medio plazo que queremos conseguir: organizar las vacaciones,
entregar el presupuesto de ventas, hacer el cambio de oficina, etc.
Como resulta obvio, cada proyecto de esta lista generara unas pocas (o muchas)
prximas acciones.
Si es una prxima accin, Qu necesito para llevarla a cabo?
No todas las acciones se pueden llevar a cabo en el mismo lugar, o con los mismos
elementos. As debemos de clasificar las acciones segn el contexto en que
debemos realizarlas. Generalmente tendremos al menos 3 contextos: casa, trabajo y
calle. Para cada contexto tendremos una lista distinta.
Ser capaces de filtrar las acciones de un solo contexto es fundamental para ocultar
todas las acciones que no podemos llevar a cabo en ese momento y centrarnos

exclusivamente en lo que si podemos hacer. Ello facilitara enormemente la toma de

decisiones cuando estamos en modo trabajo.
Qu otros criterios condicionan la prxima accin?
Casi siempre clasificar las acciones por su contexto es ms que suficiente para tener
un adecuado control del trabajo, Pero a veces conocer otros factores nos puede
ayudar a mejorar nuestra eficiencia considerablemente. Me estoy refiriendo a cosas
como el tiempo estimado que tendremos que dedicar, o el nivel de energa que ser
necesario aplicar.
Como vemos, PROCESAR se reduce a 4 cosas:

eliminar lo que no sirve.

Archivar lo que queremos guardar.
Hacer rpidamente algo.
O aadir una entrada en una lista: ya sea de cosas delegadas, de proyectos o
de prximas acciones.

Las listas de cosas delegadas y de proyectos son simples listas para dar
seguimiento; las listas de prximas acciones son el trabjo que realmente
tenemos que llevar a cabo lo antes posible.

LA ORGANIZACIN DEL MATERIAL:

Una vez hemos decidido que la cosa recopilada tiene significado productivo, es decir, que
debemos hacer algo al respecto, tenemos tres oprciones: archivarlo, aadir una proxima
accin o crear un nuevo proyecto. Lo que hagamos despues con la cosa procesada dependera
de su naturaleza.
ARCHIVAR MATERIAL
Hay solo dos cosas que debemos archivar:
1. El material de referencia con el que no tenemos nada que hacer en este momento,
pero si queremos conservar por si lo necesitamos en el futuro.
2. El material de apoyo necesario para realizar una prxima accin, o ejecutar un
proyecto en curso.
Material de referencia: La cosa procesada debe ser guradada en un archivo
permanente, ya sea en un cajon, en un folder anillado, en la PC o el correo electrnico. Todo
dependera de su naturaleza o de nuestra forma de trabajo y preferencias.
Material de apoyo: Debemos conservar este material a mano, al menos temporalmente,
hasta haber terminado la accin o el proyecto. Para organizar el material de apoyo es buena
idea disponer de una bandeja en curso. En ella dispondremos de una carpeta manila
para cada proyecto, y una carpeta adicional de distinto color, para todo el material de
apoyo de las proximas acciones que no esten asociadas a un proyecto. De esta forma siempre
tendremos a mano un lugar donde archivar temporalmente cualquier material importante
relacionado con los frentes que tengamos abiertos.

En nuestro correo electronico debemos tambien tener una version digital del archivo
permanente y de la bandeja en curso, exactamente igual que sus contrapartes del mundo
real.
Una vez completada una prxima accin o un proyecto, podremos conservar el material de
apoyo como material de referencia, moviendolo al archivo permanente, o deshacernos de l si
es que ya no tiene valor futuro.

CREAR PORYECTOS:
Crear un proyecto consta de tres pasos:
1. Aadir un recordatorio en la lista de proyectos, en forma de frase breve que
describa el resultado que queremos obtener.
2. Si es necesario abrir su carpeta correspondiente en la bandeja en curso, donde
poder guardar el material de apoyo.
3. Registrar la prxima accin, si se trata de un proyecto ms o menos complejo, la
proxima accin ser definir el proyecto.
DEFINIR UN PROYECTO: A veces sera suficiente con hacer una sencilla lluvia de ideas
y enumerar las prximas acciones en un papel. Otras veces tendremos que hacer una
definicin ms formal, utilizando la planificacion natural de proyectos de David
Allen, o metodologias ms complejas como PMI.
Como vemos, crear un proyecto no significa atar todos los cabos desde un
principio, sino dejar nuestro sistema listo para empezar a trabajar en l cuando llegue
el momento.
AADIR PROXIMAS ACCIONES: Tenemos que aadir un recordatorio en una de las
listas contextuales, o en el calendario si tiene fecha y/u hora exacta en que debe
llevarse a cabo. Si hay material de apoyo tambin habr que guardarlo en una
bandeja en curso ya sea fsica o virtual. Y por supuesto, tendremos que definir
exactamente cul es la accin fsica que tenemos que llevar a cabo. Opcionalmente,
con objeto de facilitar la decisin de que hacer en cada momento, podemos
etiquetar la accin en funcin del tiempo que necesitaremos para completarla, el
nivel de energa mental que requiere. As, cuanto ms desmenuzado este el trabajo,
ms fcil ser luego saber qu, cundo y cmo hacer las cosas.

EJECUTAR: LA HORA DE LA VERDAD.

Antes de empezar lo primero que debemos tener son clasificadas nuestras prximas acciones
en las listas contextuales.
LAS 3 PREGUNTAS:
La primera pregunta que debes hacerte para elegir la siguiente accin es:
En qu contexto estoy, y que puedo hacer con las herramientas y recursos que
tengo a la mano?
Responder esta pregunta significa simplemente en elegir una de las listas contextuales:
Trabajo, casa, calle, PC, telfono, etc. Dependiendo del contexto, es posible que despus de
responder esta pregunta todava tengas muchas posibilidades entre las que elegir. En este
caso tienes dos opciones: tomar la primera accin de la lista y ponerte en ella o utilizar

otros criterios que te ayuden a reducir an ms la lista. El segundo criterio ms

importante, despus del contexto, es el tiempo disponible. No tiene sentido ponerte a
hacer una investigacin complicada si dentro de 5 minutos tienes una reunin.
Cunto tiempo
interrupciones?

tengo

disponible

en

este

momento

para

trabajar

sin

Podemos clasificar las acciones dentro de un contexto etiquetndolas con menos de 10

minutos media hora o ms de una hora
Estoy en condiciones de hacer trabajo de alta calidad o mejor me dedico a tareas
sencillas?
Podemos determinar el nivel de energa necesario de cada prxima accin sobre la marcha,
pero es mejor si etiquetamos las acciones a priori con una marca de alto medio o bajo.
De esta manera ser ms fcil y rpido filtrar nuestras listas.
LO IMPORTANTE Y LO URGENTE.
Para elegir nuestra prxima accin utilizamos varios criterios: contexto, tiempo disponible,
nivel de energa. En general, esta mecnica funciona bastante bien para la mayora de las
tareas que tenemos que hacer. El problema surge a la hora de integrar las cosas urgentes,
dar prioridad a las cosas importantes y manejar las interrupciones.
Las tareas urgentes: Hay dos tipos de tareas urgentes:

Las que surgen de repente en nuestro trabajo diario; generalmente porque hemos
procrastinado mas de la cuenta y ahora vienen las prisas.
Las que nos llegan de repente, sin aviso previo.

Las que surgen por procrastinar, debemos en la medida de lo posible tratar de renegociar la
fecha de entrega del trabajo, en caso contrario deberemos trabajar horas extras para
cumplirlos.
Las que nos llegan de repentes tambin deberamos tratar de renegociarlas, siempre dejar en
claro que hacer las cosas urgentes tienen un precio, quizs incumplir con otros
compromisos. Si los proyectos afectados son importantes, ser mucho ms fcil llegar a un
acuerdo que satisfaga a ambas partes.

Las tareas importantes: Que quede claro: importante no es lo mismo que urgente. Dado
que las cosas importantes no suelen ser urgentes, normalmente se quedan siempre para
despus hasta que se convierten en urgentes! (el primer tipo de urgencia que vimos
anteriormente). O peor aun nunca llegan a hacerse urgentes, suele pasar con nuestros
proyectos personales, y se quedan sin hacer durante meses, aos o toda la vida.
Debemos tratar las cosas importantes creando todos los das una lista de tareas ms
importantes (TMI), con 3 5 tareas que estn relacionadas con los asuntos que realmente
nos importan. Estas tareas suelen estar relacionadas con los asuntos profesionales, pero no
demos olvidar incluir tambin los proyectos personales.
Si adquirimos el hbito de empezar nuestro da por las tareas de esta lista, es seguro que
evitaremos urgencias innecesarias. No solo evitaras urgencias, sino que al mismo tiempo
conseguirs resultados notables, ya que avanzaras en proyectos que marcan la diferencia.

LAS INTERRUPCIONES: Por mucho que nos esforcemos, las interrupciones forman parte del
trabajo y no se pueden evitar. Lo que si podemos hacer es aprender a gestionarlas
adecuadamente para que nuestra productividad no se vea afectada. La respuesta adecuada
ante una interrupcin es dejar una nota en la bandeja de entrada y continuar con lo que
estbamos haciendo antes de la interrupcin.

LA GESTION DE PROYECTOS
Para poder hacer una buena gestin de proyectos es necesario entender que no todos los
proyectos son iguales, ni necesitan de la misma estrategia para ser gestionados
eficazmente. A grandes rasgos, los proyectos se dividen en 2 grupos: los proyectos auto
gestionados y los proyectos formales.
Proyecto auto gestionado: Son proyectos que por su naturaleza las acciones que
requerimos para terminarlos se dan de manera inmediata, como por ejemplo el proyecto
hacer que la impresora imprima de nuevo primero debemos comprar el cartucho de la
impresora, luego cambiarlo y por ltimo quiz reciclar el cartucho. Nos damos cuenta que
establecida una accin la siguiente surge de manera inmediata.
Proyectos formales: Los proyectos formales son una bestia completamente diferente. En
proporcin, constituyen una gran minora de los proyectos, pero suelen ser los que tienen
mayor impacto en la consecucin de nuestros objetivos a medio y largo plazo. La diferencia
con los proyectos auto gestionables es que sus siguientes acciones no resultan obvias a
primera vista. Y esa es la clave. Lo nico que sabemos antes de iniciar un proyecto formal es
que:

Primero tenemos que aclarar su propsito.

Definir los objetivos que queremos alcanzar.
Acotar las restricciones (econmicas, temporales o del tipo que sea).
Generar todas las ideas que podamos.
Organizar dichas ideas de algn modo til.
Definir las siguientes acciones.

En una palabra tenemos que planificar el proyecto. Una vez tenemos esto claro, resulta
muy sencillo empezar a gestionar un proyecto formal:
En primer lugar aadimos un recordatorio a la lista de proyectos.
Despus una accin, que invariablemente, siempre ser la misma: planificar el
proyecto.
Como podemos ver, una vez planificado, la gestin de un proyecto formal es casi idntica a la
de un proyecto auto gestionado, salvo que las siguientes acciones no surgirn de forma
automtica de la propia naturaleza del proyecto, sino a partir del plan escrito que realicemos.

DIVIDE Y VENCERAS:
Algunas veces nos topamos con proyectos tan complejos que no resultan fciles de gestionar
ni siquiera con GTD. En general, esto es debido a que estamos tratando de morder ms de
lo que podemos. Cuando esto sucede, merece la pena analizar si lo que estamos tratando de
gestionar como proyecto no se trata en realidad de algo de naturaleza superior, como una
meta a largo plazo.

Si nos encontramos ante un proyecto que parce dividirse en varios subproyectos, debemos de
mover el recordatorio de proyecto a una lista de objetivos a medio y largo plazo.
Convirtindolo ahora en objetivo, no en un proyecto, y crear un proyecto ms pequeo para
cada subobjetivo.
PLANIFICACION NORMAL VS PLANIFICACION NATURAL:
Como ya hemos visto la primera siguiente accin de cualquier proyecto formal es planificar
el proyecto. Ahora bien, existen dos formas de realizar esta tarea: de la manera que
generalmente lo hacemos, desordenada y bastante antinatural, o de la manera en que
nuestro cerebro analiza y gestiona inconscientemente cualquier actividad, de forma natural.
Parece ilgico, pero la manera normal en que solemos planificar generalmente es la mas
antinatural. Cuando intentamos planificar de manera consciente caemos en formas de
enfoque artificiales y poco efectivas. Normalmente queremos empezar la casa por el
tejado, nos emocionamos con las primeras ideas que tenemos y vamos atacando las cosas
segn se nos ocurren. Tarde o temprano la situacin empieza a complicarse. Se nos olvidan
elementos importantes, no podemos cumplir los plazos, estamos fuera de presupuesto
hasta que sobreviene la crisis.
Curiosamente, al final, despus de un montn de estrs, terminamos llegando al modelo de
planificacin natural, pero por el camino equivocado Por qu no aplicarlo desde el principio?
LOS 5 PASOS DE LA PLANIFICACION NATURAL:
Planificar de manera natural no es otra cosa que enfocar los proyectos de la manera en que
nuestro cerebro enfoca normalmente cualquier problema inconscientemente. Para ello,
debemos realizar las siguientes 5 preguntas:
1. Determinar el propsito (porqu): Parece una obviedad, pero raramente iniciamos
un proyecto sabiendo exactamente porque lo hacemos, es decir; teniendo
meridianamente la razn u objetivo ltimo por lo que decidimos llevarlo a cabo.
Muchas de las decisiones que debemos tomar a lo largo de los proyectos tienen que ver
con el propsito. O como se dice, si quieres matar hormigas, no es necesario que
utilices una pistola, usa insecticida.
2. Aclarar la visin (qu): Adems del porqu, es necesario saber qu es lo que se
espera conseguir al terminar el proyecto. Si no sabemos cmo es el resultado final,
nunca sabremos cundo, o si hemos terminado el proyecto exitosamente.
3. Generar ideas (cmo): Una vez claros porqu y qu, es hora de encontrar el cmo.
Para ello debemos de generar todas las ideas que podamos, por ejemplo mediante
mapas mentales. La captura por escrito es muy importante para poder mantener el
enfoque el tiempo suficiente como para generar todas las ideas que sea posible. En
esta etapa no importa si las ideas son descabelladas, difciles de llevar a la practica o
parecen obvias, todo vale. Lo importante es tener mucho material con el que elaborar
el plan.
4. Organizar las ideas: Una vez empezamos a generar ideas, aparecern relaciones de
manera natural: esto debo hacerlo antes que aquello, fulanito puede encargarse de
eso, para hacer eso primero me tengo que encargar de eso otro, etc.
Es el momento de revisar y filtrar las ideas, organizar las actividades o subobjetivos en
fases, asignarles prioridades, y decidir que recursos sern necesarios para hacer cada
cosa.