PROCEDIMIENTO

AUDITORIAS INTERNAS

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PROCEDIMIENTO DE AUDITORIAS
INTERNAS

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1. OBJETIVOS Y AMBITO DE APLICACIN

Llevar a cabo con eficacia el proceso de auditoras internas, desde la planificacin y diseo hasta su ejecucin
e informacin de resultados.
2. ALCANCE
Las auditoras internas de la gestin integrada verifican si los diversos elementos del sistema integrado de
gestin de la organizacin son conformes con los requisitos dictados por las norma ISO 9001:2008, ISO
14001:2004, OHSAS18001:2007, ley 29783 y con los requeridos por el sistema de gestin y con los objetivos
integrados de calidad, ambiental, salud y seguridad ocupacional fijados de la empresa.
3. DEFINICIONES

Auditor: Persona cualificada para realizar auditoras de sistemas de gestin.

Auditora: La auditora de sistemas integrados es un examen metdico que se realiza para determinar si las
actividades y resultados relativos a la calidad, medio ambiente, salud y seguridad ocupacional satisfacen las
disposiciones previamente establecidas y que realmente se llevan a cabo, adems de comprobar que son
adecuadas para alcanzar los objetivos propuestos.
Auditora interna: Auditoras llevadas a cabo por la organizacin a intervalos planificados para determinar si el
sistema de gestin integrado, por un lado, es conforme con las disposiciones planificadas, con los requisitos de la
normas y con los requisitos del sistema establecidos por la organizacin; y por otro lado, si el sistema integrado de
gestin se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
Criterios de auditora: Conjunto de polticas, procedimientos o requisitos utilizados como referencia.
No Conformidad: Falta de cumplimiento de los requisitos fijados por el sistema integrado de gestin de la
empresa. Comprende la ausencia o separacin, en relacin con los requisitos especificados, de una o ms
caractersticas de la calidad, desempeo ambiental, salud y seguridad ocupacional de uno o ms elementos del
sistema integrado de gestin, ya sean materiales o procesos (actividades).
Hallazgos de la auditora: Resultados de la evaluacin de la evidencia de la auditora recopilada frente a los
criterios de auditora. Los hallazgos de la auditora pueden indicar conformidad o no conformidad con los criterios
de auditora, u oportunidades de mejora.
Conclusiones de la auditoria: Resultado de una auditoria que proporciona el equipo auditor tras considerar los
hallazgos de auditoria

4. MODO DE ACTUAR
4.1. Requisitos para la figura del auditor interno
El perfil requerido para la figura del auditor interno queda definido en las fichas de puestos de trabajo segn el
Manual de Procedimiento Gestin de Recursos Humanos.
El motivo por el que los auditores no deban auditar su propio trabajo, se debe a que las personas que estn
realizando constantemente una tarea, la conocen tan bien que pueden pasar por alto cosas en las que nunca han
pensado y que un tercero puede detectar mejor y, por otra parte, su implicacin puede impedirles una ponderacin
objetiva.

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4.2. Frecuencia de las Auditoras Internas

Las auditoras internas se realizan generalmente una vez al ao, y son planificadas por el responsable de la
Gestin Integrada de la empresa de modo que el informe de los resultados obtenidos est preparado con tiempo
suficiente para su presentacin en la Revisin del Sistema Integrado de Gestin de la empresa. (Ver Manual de
Procedimientos - Planificacin y Revisin del Sistema).
Durante esta revisin se analiza, en base a las evidencias de las auditoras, si el periodo establecido para la
realizacin de las auditoras internas programadas asegura la eficacia continua del sistema.
Adems de estas auditoras internas anuales, pueden programarse auditoras internas extraordinarias por
alguna de las razones siguientes:

Cuando se han realizado cambios significativos en las reas funcionales, como por ejemplo, reorganizaciones
y revisin de procedimientos, nuevos procesos, etc.
Ante la necesidad de verificar que las acciones correctivas requeridas han sido tomadas y puesta en marcha
con eficacia.
La frecuencia de la auditora anual no es suficiente para algn proceso concreto y precisa de auditoras ms
frecuentes. Estas frecuencias dependen de las actividades y su importancia.

4.3. Criterios de auditora

Los criterios de auditora son los especificados en las normas de referencia ISO 9001, ISO 14001, OHSAS
18001 y ley 29783 en la versin que se audite en cada momento, adems de los requisitos establecidos por la
organizacin para cada proceso, reflejados en las hojas de ruta.
4.4. Diseo de la auditora
La auditora interna anual se divide en diversas auditorias. Una auditoria general dirigida al sistema de gestin
integrada para verificar que cumple con cada uno de los requisitos dispuestos por las normas y leyes de referencia
y, otras dirigidas a cada uno de los procesos que forman parte de dicho sistema.
El responsable del departamento de Gestin elabora, revisa y actualiza si es necesario (en este mismo
procedimiento), cada una de estas hojas de ruta, para verificar que recogen cualquier aspecto que precise ser
auditado.
Esta labor es a su vez revisada o auditada cada tres aos durante la auditora de tercera parte, de certificacin
o renovacin, por parte de una entidad independiente.
Para la auditoria general del sistema se sigue la hoja de ruta adjunta y para las auditorias dirigidas a cada uno
de los procesos del sistema, se siguen las hojas de ruta mostradas.
4.5. Planificacin y Programacin de Auditoras Internas
La ejecucin de las auditoras ha de preverse con suficiente anticipacin como para que los resultados de las
mismas, estn preparados para su presentacin en la revisin anual programada del sistema integrado de gestin.
El responsable de Gestin elabora y aprueba con suficiente antelacin un Plan Anual de Auditoras Internas,
donde se recogen, adems de la auditora general, cada uno de los procesos que han de ser auditados en este
periodo en curso, las hojas de ruta que han de seguirse para cada uno de ellos, el/los auditor/es responsable/s y el
rango de tiempo dentro del cual ha de ejecutarse cada auditora.
Dentro de este rango de tiempo y por tanto antes de la revisin del sistema, las fechas de cada una de las sub
auditorias son concretadas por el auditor interno y por los responsables de las reas a auditar.

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Tras consensuar estas fechas, el auditor interno planifica cada sub auditoria y antes de ejecutarla pasa el
Programa de Auditoria Interna al responsable del rea a auditar, segn el formato del Anexo 2, en el que se indica
la fecha acordada, los documentos, archivos y registros que han de prepararse, y el horario a seguir.
4.6. Ejecucin
Llegada la fecha de la auditoria, el auditor interno informa al responsable del rea a auditar sobre la finalidad
de la auditoria y sus fases.
Tras esto procede a ejecutar la auditoria en compaa del responsable del rea. Ir chequeando y valorando
con ayuda de la hoja de ruta, cada uno de los requisitos indicados. Conforme se descubran evidencias de
incumplimientos o posibles mejoras, estas sern anotadas por el auditor en la hoja de ruta y comentadas con el
responsable del rea.
4.7. Conclusiones de la auditora interna
Posteriormente, el auditor elabora el Informe de la Auditora Interna donde registra las deficiencias
encontradas.
El informe de la auditora ser consensuado con el responsable del rea auditada y sus colaboradores de
manera que se produzca un reconocimiento colectivo de la situacin y una aceptacin de la necesidad de aplicar
las medidas correctivas que sean precisas.
El responsable del rea, tras firmar el informe, se queda con una copia que utiliza para ir estudiando posibles
acciones correctivas, que se presentarn para su aprobacin en la Revisin del Sistema tras ser debatidas segn
se establece en el Manual de Procedimiento - Planificacin y Revisin del Sistema.
Las No Conformidades encontradas se tratarn tal y como se dispone en el Manual de Procedimiento-Gestin
de Incidencias, segn el cual se estudian las acciones necesarias para solventar dichas no conformidades.
4.8. Seguimiento de las acciones acordadas
Para cada una de las acciones acordadas (derivadas de la deteccin de no conformidades o de acciones de
mejora) se seguir lo establecido en el Manual de Procedimiento - Gestin de Incidencias.
5. NO CONFORMIDADES DE ESTE PROCESO
Las no conformidades ms fciles de detectar para este proceso en concreto, pueden ser el incumplimiento de
plazos de las auditoras programadas, la falta de alguna sub auditoria al llegar la fecha de la revisin del sistema,
la falta de informes, y en definitiva cualquier incumplimiento de lo establecido en este procedimiento documentado.
Pueden ocurrir otro tipo de no conformidades ms difciles de detectar, como incumplimiento de algn requisito
de la norma, o incompleta definicin de las hojas de ruta. Esto delatara una falta de formacin e informacin en la
figura del auditor interno y/o del responsable de gestin de calidad, pero al ser las personas que ms dominan la
norma y el sistema dentro de la empresa, probablemente estas deficiencias o errores no podrn ser identificadas
ms que durante las auditoras de tercera parte, es decir, auditorias de seguimiento y renovacin.
Por tanto, se entiende y acepta que sean las entidades externas las que auditen el proceso de auditoras
internas, aunque esto no descarta que tanto el auditor interno como el responsable de gestin puedan abrir las no
conformidades comentadas al principio de este apartado.
Para las no conformidades encontradas y relativas a este y otros procesos, se siguen las pautas establecidas
en el Manual de Procedimiento - Gestin de Incidencias.
6. SITUACIONES EXCEPCIONALES

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No se realizarn auditoras interna a Gerencia ya que es quin encarga o en nombre de quin se realizan las
auditoras internas.
Nadie podr auditar su propio trabajo por lo que el proceso de auditoras internas se limita a ser auditado por
las auditoras de tercera parte tal y como se ha detallado en el apartado anterior.
7. RESPONSABILIDADES
N RESPONSABLE

ACTIVIDAD

Revisa y mantiene actualizadas (como anexos a este procedimiento documentado) y acordes a

la versin de las normas vigentes, requisitos legales y a los requisitos de la organizacin{on, las
hojas de ruta para las auditoras internas.

Acompaa a los auditores externos durante las auditorias de certificacin y/o renovacin y las
realizadas por los clientes de la empresa.

Determina la frecuencia de las auditoras y la necesidad de realizar auditoras extraordinarias. .

Responsable de
Nombra el equipo auditor.
Gestin

Presenta en la revisin del sistema los informes de las auditorias realizadas.

Colabora con los responsables de las reas auditadas en la determinacin de acciones

correctivas y preventivas para paliar las deficiencias encontradas.

Mantiene los registros requeridos por este procedimiento

Concretan y comunican al responsable del rea auditada el horario y contenido de la auditora.

Auditores
Internos

Auditan las reas asignadas segn se establece en este procedimiento

Elaboran un informe de la auditora realizada y colaboran en la proposicin de las acciones

necesarias para solucionar las deficiencias encontradas.

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Responsables
de las reas
auditadas
2

Para todo el
personal

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Se asegura de comprender los motivos de las observaciones y/o no conformidades encontradas

en su rea.
Sugiere las acciones necesarias oportunas y se asegura de que las acciones aprobadas
durante la revisin del sistema son ejecutadas correctamente.
Cumplir y/o mantener los registros necesarios para evidenciar el seguimiento de las acciones
acordadas.

8. ARCHIVOS Y REGISTROS GENERADOS

Cdigo
AU1
AU2
AU3
AU4

Archivo/Registro
Plan Anual de Auditora
Programa de la Auditora
Informe de la Auditora
Hojas de ruta

Propietario
Gestin Integrada
Gestin Integrada
Gestin Integrada
Gestin Integrada

Tiempo de retencin
>3 aos
>3 aos
>3 aos
>3 aos

9. DOCUMENTOS ASOCIADOS:

Norma ISO 9000:2005 Sistemas de Gestin de la Calidad. Fundamentos y Vocabulario

Norma ISO 9001:2008 Sistemas de Gestin de la Calidad. Requisitos
Norma ISO 14001:2004 Sistemas de gestin Ambiental. Requisitos con orientacin para su uso
Norma OHSAS 18001:2007 Serie de Evaluacin en Seguridad y Salud Ocupacional
Ley 29783 Ley de Seguridad y Salud en el Trabajo
Manual de Procedimiento Gestin de Incidencias
Manual de Procedimiento Acciones de Mejora
Manual de Procedimientos Planificacin y Revisin del Sistema

10. ANEXOS

Anexo 10.A: Formato Plan Anual de Auditoras Internas (Formato AU1)

Anexo 10.B: Formato Programa de la Auditoria Interna (Formato AU2)
Anexo 10.C: Formato Informe de la Auditoria Interna (Formato AU3)
Anexo 10.D: Formato Hoja de Ruta (Formato AU4)
Anexo 10.E: Diagrama del Proceso

Anexo 10.A: Formato Plan Anual de Auditoras Internas (Formato AU1)

MDP-AUDITORAS

REGISTRO-AU1

PLAN ANUAL DE AUDITORAS INTERNAS

PAG.

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AUDITORIAS INTERNAS

PERIODO
AUDITORA
NMERO

DESDE:

ALCANCE DE LA AUDITORA

HASTA:

HOJA DE
RUTA

AUDITOR

EJECUTAR
DESPUS DE

EJECUTAR
ANTES DE

APROBACIN DEL PLAN DE AUDITORAS

APROBADO POR:

Observaciones:

Firma:

Fecha:

FORMATO-AU1

Anexo 10.B: Formato Programa de la Auditora Interna (Formato AU2)

MDP-AUDITORAS

REGISTRO-AU2

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PROGRAMA DE LA AUDITORA INTERNA

PERIODO
AUDITORA
NMERO

DESDE:

ALCANCE DE LA AUDITORA

HASTA:

HOJA DE
RUTA

AUDITOR

EJECUTAR DESPUS
DE

EJECUTAR
ANTES DE

PROGRAMA DE LA AUDITORA INTERNA

DA/HORA

ACTIVIDAD

DOCUMENTOS Y REGISTROS REQUERIDOS

APROBACIN DEL PLAN DE AUDITORAS

Observaciones:

REVISADO POR:

APROBADO POR:

Firma:

Firma:

Fecha:

Fecha:

FORMATO-AU2

Anexo 10.C: Formato Informe de la Auditora Interna (Formato AU3)

MDP-AUDITORAS

REGISTRO-AU3

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INFORME DE AUDITORA INTERNA

rea auditada

Documentos de referencia

Auditor

Responsable de rea auditada

Hoja de Ruta

Auditora Nmero

Fecha:
Nro de No
conformidad

Descripcin de la No conformidad

Gravedad

Documento
del Sistema

Apartado de
la Norma

FORMATO-AU3

Anexo 10.D: Formato Hoja de Ruta (Formato AU4)

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MDP-AUDITORAS

REGISTRO-AU4

PAG.

DE

HOJA DE RUTA
PROCESO A AUDITAR

NMERO DE FICHA

AUDITOR

FECHA DE AUDITORA

LEYENDA:

PUNTO
NORMA

REQUISITO

1=CORRECTO

2=PUNTO DE MEJORA

3=NO CONFORMIDAD

4=OBSERVACIN

NO CONFORMIDAD

FORMATO-AU4

Anexo 10.E: Diagrama del Proceso

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