Gua de Integracin

eProcurement

NDICE
1.

ACERCA DE ESTA GUA. ____________________________________________________ 3

2.

MEJORES PRCTICAS PARA UN PROYECTO EXITOSO. __________________________ 3

2.1

OFFICEMAX COMPROMETIDO CON EL XITO ______________________________ 3

2.2

SU COMPROMISO CON EL XITO _________________________________________ 3

2.2

SUPUESTOS DE NEGOCIO Y TCNICOS ___________________________________ 4

2.3 MEJORES PRCTICAS: PUNCHOUT CTALOGO/FLUJO ELECTRNICO DE RDENES

____________________________________________________________________________ 4
3.

4.

OPCIONES DEL CTALOGO. _________________________________________________ 5

3.1

CATLOGO PUNCHOUT _________________________________________________ 5

3.2

CATLOGO LOCAL._____________________________________________________ 6

PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PEDIDOS __________________________________ 6

4.1 LOS PEDIDOS ELECTRNICOS _____________________________________________ 7

5.0 PLAN DE ABORDAJE Y PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN _______________________ 7

5.1 QU QUEREMOS DECIR CON ABORDAR ____________________________________ 7
5.2 APOYO DEL EQUIPO DE IMPLEMENTACIN DE OFFICEMAX _____________________ 8
6. SEGURIDAD _________________________________________________________________ 8
6.1 PROTOCOLO HTTPS _______________________________________________________ 8
6.2 CERTIFICADOS DIGITALES _________________________________________________ 8
7. SOPORTE TCNICO ___________________________________________________________ 9
7.1 MESA DE AYUDA Y REPORTE DE PROBLEMAS ________________________________ 9
APNDICE A - APLICATIVOS Y PROTOCOLOS SOPORTADOS ________________________ 10
APNDICE B SITIOS DEMO PARA PUNCHOUT ____________________________________ 11
APNDICE C IMGENES DE NAVEGACIN EN EL PROCESO DEL CATLOGO PUNCHOUT
_____________________________________________________________________________ 12
APNDICE D EJEMPLO DE UN CATLOGO CIF ___________________________________ 13
APNDICE E CDIGOS HTTP __________________________________________________ 14
APNDICE F INFORMACIN DE CONTACTO MESA DE AYUDA ____________________ 15
APNDICE G DEFINICIONES DE SEVERIDAD REPORTADA Y TIEMPOS DE RESPUESTA 16
APNDICE H PLANTILLA DE CAPTURA DE INCIDENTES ___________________________ 17

Pg. 2

1. ACERCA DE ESTA GUA.

El propsito de este documento es guiar a nuestros clientes sobre el
implementacin de transacciones electrnicas seguras mediante nuestra
eProcurement. Esta gua describe las actividades a realizar para la
considerando las mejores prcticas de la industria. A medida que trabajemos
proceso, usted tendr todo el apoyo de OfficeMax.

proceso de
solucin de
integracin,
juntos en el

Para cumplir con las necesidades de nuestros clientes, OfficeMax ha desarrollado una
solucin B2B para la integracin con nuestros clientes. Con esta gua podr entender
mejor los detalles tcnicos sobre; pre-requisitos y datos de conectividad necesarios para
llevar a cabo la integracin con OfficeMax. Tendr un panorama ms completo de los
pasos para llevar acabo la integracin as como los pros y contras de la opcin que elija
para integrar los catlogos y la administracin de pedidos. El enfoque de integracin de
esta gua es sobre los sistemas de eProcurement y los protocolos de integracin
soportados como son; cXML y OCI.

2. MEJORES PRCTICAS PARA UN PROYECTO EXITOSO.

2.1

OFFICEMAX COMPROMETIDO CON EL XITO

Nuestro compromiso es ofrecerle un proceso de integracin confiable y eficiente,

proporcionndoles a sus usuarios una experiencia personalizada y de fcil manejo. El
representante de ventas de OfficeMax es su principal punto de contacto y trabajar
estrechamente con usted, nuestro equipo tcnico le ayudara en optimizar su experiencia
de integracin con nosotros. De manera conjunta nuestro equipo de trabajo le orientara
sobre temas como: catlogos punchout, catlogos locales, catlogos especiales,
rdenes de compra / repuesta a rdenes de compra y facturas.

2.2

SU COMPROMISO CON EL XITO

Los comentarios de nuestros clientes han demostrado que el compromiso de las reas
internas involucradas son la clave para una implementacin exitosa. Con el fin de lograr
un el xito en el proyecto sugerimos:

Asignar personal tcnico con el que podamos trabajar en su implementacin

Elaborar un plan de trabajo de mutuo acuerdo.

Pg. 3

2.2

SUPUESTOS DE NEGOCIO Y TCNICOS

El pre-requisito para iniciar con la integracin es tener acordadas la condiciones o

trminos en los que operara el proceso va electrnica. En caso de requerir condiciones
adicionales a las acordadas le ayudaremos a plasmarlas de manera apropiada en un
addendum al contrato.
Para la operacin de transacciones electrnicas requerimos que cuente con lo siguiente:

Capacidad HTTPS para acceder a los catlogos punchout utilizando OCI o

cXML.
Capacidad y experiencia en l envi de rdenes electrnicas utilizando alguno de
los siguientes formatos de la industria; OCI o cXML.
Estndares de conectividad para datos, mensajes y certificados.

2.3 MEJORES PRCTICAS: PUNCHOUT CTALOGO/FLUJO ELECTRNICO DE

RDENES
La experiencia de OfficeMax de haber colaborado con clientes de mltiples sectores,
ubicaciones y de diferentes tamaos, nos indica una necesidad en comn: nuestros
clientes requieren optimizar y automatizar su proceso de compra para reducir costos. Para
alcanzar dicho objetivo, recomendamos una solucin completamente automatizada que
se caracteriza por su bajo mantenimiento y dos componentes bsicos para lograrlo:

Catlogo Punchout: Con nuestro catlogo punchout, su empresa recibir un catlogo

dinmico en tiempo real, que contiene informacin detallada del producto, precios e
imgenes de los mismos.

Flujo electrnico de rdenes: Con nuestra solucin tendr un flujo electrnico de sus
rdenes beneficindose de las bondades que ofrece de un flujo completamente
automatizado donde los puntos de contacto manuales se reducen al mnimo y el
cumplimiento de pedidos es ms eficiente.

Pg. 4

3. OPCIONES DEL CTALOGO.

Nuestra solucin se puede integrar va nuestro catlogo punchout basado en la mejores
prcticas de la industria o un va un catlogo con el que actualmente cuente su empresa
(catalogo local).

3.1

CATLOGO PUNCHOUT

Con nuestro catlogo punchout, le ofrecemos un sitio web que puede comunicarse
directamente con su sistema de eProcurement mediante los protocolos OCI y cXML. El
proceso de compra se realiza de manera muy sencilla, haciendo click en un botn dentro
de su aplicacin eProcurement el cual se conoce comnmente como "Punchout" o Link
out".
El catlogo Punchout es el mtodo recomendado por OfficeMax, ya que es un catlogo
vivo e interactivo. Nuestros clientes tienen la posibilidad de enlazarse con estos catlogos
a travs de Internet utilizando sus sistemas de eProcurement. Su empresa designa los
empleados que pueden comprar en el catlogo de OfficeMax. Una vez que nuestro carrito
de la compra se encuentra en su sistema eProcurement usted tiene el control del envi y
aprobacin de rdenes. Al final del proceso el carrito de compra se traduce en una orden
electrnica y es enviada a OfficeMax.
Nuestra solucin Punchout le ofrece a sus compradores las siguientes caractersticas
asociadas a una compra va internet como:

Navegacin sencilla, ya que permite visualizar productos, precios, y comprar y

guardar en su carrito de compras, as como iniciar transacciones en lnea
La eleccin de los mtodos de pago acordados.
Catalogo adaptado a sus necesidades y que fue previamente acordado con
OfficeMax.

Tambin contamos con los controles de acceso que requiere para protegerlo contra los
usuarios no autorizados de realizar ciertas tareas dentro del sitio.
Los principales beneficios que tiene al elegir nuestro catlogo Punchout son:
1. Los catlogos Punchout son fciles de manejar ya que cuentan con una interfaz
amigable para el usuario y proporciona funciones de bsqueda.
2. Proporciona especificaciones e informacin detallada del producto.
3. La realizacin de pedido se realiza de una manera ms precisa.
4. Mantenimiento mnimo para ambas partes.

Pg. 5

5. Se capitaliza la inversin realizada en su sistema de eProcurement ya que en l

se consolida el proceso de compra con un proceso confiable y consistente.
6. OfficeMax crear y actualizar el catlogo punchout con los productos y precios
negociados.
8. La actualizacin del catlogo punchout se actualiza en tiempo real
9. Los usuarios de su empresa podrn navegar solo en las opciones que usted
indique.
El Apndice B contiene la informacin para el acceso a un catlogo punchout de
demostracin para cada uno de los protocolos soportados por OfficeMax.
3.2

CATLOGO LOCAL.

Los catlogos locales son una alternativa al catlogo Punchout. Los catlogos locales son
archivos planos u hojas de clculo que se alojan ya sea dentro de su sistema de
eProcurement o de un tercero que realiza el hosting de su operacin. El catlogo local se
puede integrar en una variedad de formatos, incluyendo CIF 3.0, hoja de clculo y texto
delimitado.
El Catalog Interchange Format (CIF) es el formato estndar que puede ser proporcionado
por OfficeMax. El CIF es un formato de propsito general utilizado comnmente por
muchos tipos de Sistemas de eProcurement. Se puede entregar en formato hoja de
clculo o delimitada por caracteres a su sistema eProcurement para su carga de manera
mensual, trimestral, anual o en el periodo de tiempo que su empresa lo requiera.
Nota: En el Apndice D, puede encontrar el formato de catlogo CIF.

4. PROCESO DE ADMINISTRACIN DE PEDIDOS

Para empezar a comprar, los usuarios de su empresa ingresarn a su sistema
eProcurement e iniciar la compra de los productos de su catlogo OfficeMax (puede
utilizar el catlogo Punchout prestablecido o el catlogo local). Una vez que el usuario ha
seleccionado productos, su sistema eProcurement el carrito de compras y realiza
cualquier aprobacin prestablecida. OfficeMax recibe la orden de compra electrnica
directamente de su aplicacin de eProcurement o a travs un tercero, nuestra solucin
puede trabajar con sistemas tales como:

Ariba Supplier Network (ASN).

SciQuest.
Hubwoo.

Pg. 6

Ketera.
Maximo.
SAP OCI.

4.1 LOS PEDIDOS ELECTRNICOS

Un flujo tpico de una orden considera bsicamente seis pasos.

1. El comprador inicia una transaccin mediante el envo de un pedido a OfficeMax a
travs de su sistema de eProcurement.
2. Su sistema de eProcuremet enva la orden de compra a nuestra solucin a travs de
una URL segura asociada con las rdenes de compra.
3. Al recibir la peticin, nuestra solucin autentica los datos enviados y enva un acuse de
recibo al su sistema de eProcurement.
4. Nuestra solucin enva la transaccin a nuestro sistema logstico.
5. Nuestro sistema logstico despacha, enva y factura la orden.
6. La confirmacin de pedido es enviada a su sistema de eProcurement.

5.0 PLAN DE ABORDAJE Y PROGRAMA DE IMPLEMENTACIN

5.1 QU QUEREMOS DECIR CON ABORDAR
Al utilizar el trmino "Abordar", nos estamos refiriendo al cumplimiento de los pasos
necesarios para la integracin con OfficeMax. Indica que la conectividad entre su sistema
de eProcurement y nuestra solucin de integracin funciona correctamente.
Nuestro enfoque de abordaje abarca tres pasos principales para garantizar el intercambio
de mensajes de una manera segura, precisa y confiable entre ambas partes:

Su catlogo de productos est configurado adecuadamente (local, Punchout o

ambos).
Usted tiene la habilidad para navegar en el catlogo y la tienda de OfficeMax.
Est listo tcnicamente para la integracin y el envi de mensajes entre su sistema
de eProcurement y nuestra solucin.

Si alguna de sus necesidades cambia despus de que la implementacin tiene lugar,

como puede ser una actualizacin o cambio en su tecnologa de eProcurement, podemos
trabajar en sus cambios.

Pg. 7

5.2 APOYO DEL EQUIPO DE IMPLEMENTACIN DE OFFICEMAX

OfficeMax cuenta con un equipo experimentado que puede apoyarle tcnicamente y
orientarlo a lo largo de todo el proceso de integracin. El primer paso del equipo de
trabajo ser realizar la configuracin necesaria en ambas partes para compartir los datos
necesarios para la integracin de catlogos y el proceso de gestin de pedidos. Nuestro
equipo le ayudara a establecer un plan de pruebas para checar todos los elementos de la
integracin e implementacin, asegurando que los flujos interactan apropiadamente.
Las actividades del equipo de implementacin abarcan lo siguiente:

La evaluacin de los datos de conectividad (en el intercambio de los datos).

Actuar como un enlace tcnico para establecer y confirmar la conectividad
Coordinacin y puesta en marcha del plan de pruebas
Apoyo en los casos de prueba y el estatus de las mismas.
Coordinacin y puesta en marcha del plan de salida a produccin
Monitorear los sistemas y las rdenes iniciales.
Gestin los certificados de seguridad necesarios
Gestin y actualizacin de los perfiles requeridos por el cliente.

6. SEGURIDAD
6.1 PROTOCOLO HTTPS
OfficeMax soporta el protocolo de seguridad HTTPS (Protocolo de transferencia de
hipertexto sobre Secure Socket Layer). Este protocolo es ampliamente reconocido como
la versin segura de HTTP. El protocolo HTTPS ofrece una conexin segura entre su
empresa y OfficeMax, en el que datos confidenciales se pueden enviar de forma segura a
travs de Internet. HTTPS implica la interaccin normal HTTP a travs de un cifrado
Secure Sockets Layer (SSL).

6.2 CERTIFICADOS DIGITALES

HTTPS y SSL soportan el uso de certificados digitales del servidor de forma que, si es
necesario, un usuario puede autenticar el remitente. SSL es una forma nica y efectiva
para conseguir los datos y la seguridad del comercio electrnico. SSL utiliza un sistema
criptogrfico que emplear dos claves para cifrar los datos, en primer lugar, una llave
pblica que conoce al emisor y receptor del mensaje. La segunda es una llave privada
conocida slo para el destinatario del mensaje.

Pg. 8

Para completar la conexin entre ambas partes hay un conjunto de cinco certificados de
seguridad necesarios en nuestros ambientes de pruebas y produccin: Certificado del
Servidor, Certificado Root, Certificado del Cliente, Certificado de Verificacin de Firmas y
Certificado de Credenciales.

7. SOPORTE TCNICO
7.1 MESA DE AYUDA Y REPORTE DE PROBLEMAS
Como parte del compromiso de OfficeMax con sus clientes, usted tiene derecho a dos
niveles de soporte tcnico de manera continua a travs de nuestra Mesa de ayuda Centro de Respuesta de OfficeMax. En caso de presentarse cualquier problema tcnico
el primer punto de contacto es la Mesa de Ayuda de OfficeMax. Su Representante de
ventas de OfficeMax puede ayudarlo con asuntos relacionados a precios y catlogo de
productos y la Mesa de ayuda est a su servicio por cuestiones tcnicas.
La Mesa de Ayuda
:xxxx@xx.com

de OfficeMax puede ser contactada va correo electrnico

Cuando contacte a la Mesa de Ayuda, asegrese de identificarse como "Cliente B2B" y

use "B2B" como palabra clave en la descripcin del problema. Esto ayudar al personal
de la Mesa de Ayuda a dirigir el problema a los tcnicos de soporte adecuados.
El formato para el correo electrnico se pone de relieve en el Apndice H: Plantilla para
el reporte de incidentes. Una vez contactado, el personal de la mesa de ayuda abrir un
ticket de problema para la investigacin y solucin del incidente. En cualquier momento
usted puede ponerse en contacto con la mesa de ayuda para obtener una actualizacin
del estado en la resolucin de problemas, es necesario tener a la mano el nmero de
ticket para una mejor referencia.

Pg. 9

APNDICE A - APLICATIVOS Y PROTOCOLOS SOPORTADOS

Aplicativo-Proveedor

Protocolo/Formato
SOPORTADO

Ariba
Ketera
SciQuest
Maximo

cXML
cXML
cXML
cXML

Ejemplos de documentos de mapeo de datos:

Protocolo

rdenes

Respuesta de
orden

Factura

cXML
Mensaje cXML:
A. Qu es cXML?
cXML es un protocolo destinado a la comunicacin de documentos de negocio entre
aplicaciones eProcurement y B2B. cXML se basa en XML y proporciona esquemas XML
formales para las transacciones comerciales, permitiendo a los programas validar
documentos sin previo conocimiento de su forma.
B. Requisitos cXML:
1. Algunos de nuestros productos no tienen un cdigo UNSPSC de 8 dgitos, por lo que
utilizamos el cdigo de 6 dgitos ms cercano y agregamos "00" como el sptimo y
octavo dgito.
2. No proporcionamos cdigos UNSPSC de nueve y diez dgitos.
3. Proporcionamos UNUOM (unidad de medida) para todos nuestros productos.
4. Evaluamos campos personalizados de forma individual.
5. No proporciona imgenes o URLs con el detalle del producto para los catlogos
locales.
6. No acepta rdenes de cambio.
8. No acepta pedidos que tienen archivos adjuntos.
9. No proporciona el precio de mercado.
10. No considera rdenes con mltiples direcciones de entrega o mltiples mtodos de
pago por pedido

Pg. 10

APNDICE B SITIOS DEMO PARA PUNCHOUT

Las Credenciales para acceder al Demo de Punchout son las siguientes:
A. Protocolo cXML
La URL para el Punchout cXML es https://dataservices.wcaas.net/cxml
<From>
<Credential domain=NetworkID> <Identity>cXMLDemo-T
</Identity> </Credential>
</From>
<To>
<Credential domain=DUNS> <Identity>009999999-T
</Identity> </Credential>
</To>
<Sender>
<Credential domain=AribaNetworkUserId>
<Identity>sysadmin@ariba.com</Identity>
<SharedSecret>ariba2003</SharedSecret>
</Credential>
<UserAgent>CatalogTester</UserAgent></Sender>
</Header>

B. Protocolo OCI
La URL para el Punchout OCI es:
https://dataservices.wcaas.net/oci

USERNAME = demouser
PASSWORD = demopassword5763

Pg. 11

APNDICE C IMGENES DE NAVEGACIN EN EL PROCESO DEL

CATLOGO PUNCHOUT
Las siguientes imgenes muestran la navegacin y configuracin de una pgina tpica de
Punchout.

Imagen 1. Navegacin en el catlogo de productos

Imagen 2. Informacin y caracteristicas del producto

Pg. 12

APNDICE D EJEMPLO DE UN CATLOGO CIF

Los atributos de un registro en un catlogo local estndar (CIF) son los siguientes:
Supplier ID

Supplier ID (ID del Proveedor)

Supplier Part ID (ID Nmero de parte del proveedor)
Manufacturer ID (ID del fabricante)
Item Description (Descripcin del Producto)
UNSPSC Code (Cdigo UNSPSC)
Unit Price (Precio unitario)
Unit of Measure (Unidad de medida)
Lead Time (Tiempo de espera)
Manufacturer Name (Nombre del fabricante)
Supplier URL (URL del proveedor)
Manufacturer URL (URL del fabricante
Market Price (Precio al publico)
Supplier Part Auxiliary ID (ID Auxilar )

El siguiente es un ejemplo de un catlogo local en el formato CIF:

CIF_I_V3.0
LOADMODE:F
CODEFORMAT:UNSPSC
CURRENCY:USD
DUNS:TRUE
UNUOM:TRUE
CHARSET:iso-8859-1
COMMENTS:This is a local file for Acme Storm Door
Company
ITEMCOUNT:3
TIMESTAMP:2005-07-25 02:41:14.000474
FIELDNAMES:Supplier ID,Supplier Part ID,Manufacturer Part ID,Item Description,SPSC
Code,Unit Price,Unit of Measure,Lead Time,Manufacturer Name,Supplier
URL,Manufacturer URL,Market Price,Supplier Part Auxiliary ID
DATA
153345173,1871D33,1871D33,Lenovo ThinkPad T43 PM 740 1.73 GHz, 2x512MB, 60GB
7200rpm, Intel 2200abg wireless, DVD/CDRW Combo Drive, XPPro
OS,43171801,1,140.00,E A,14,Lenovo,,,0,contract=4995015751 salesOrgID=9147
salesOffice=9147 153345173,2672A43,2672A43,Lenovo ThinkPad X32 PM 735
1.7GHz, 1GB (2x512), 60GB 5400rpm, Intel 2200abg wireless, USB DVD/CDRW Combo
Drive, XPPro OS,4317
1801,1,320.00,EA,14,Lenovo,,,0,contract=4995015751
salesOrgID=9147 salesOffice=9147
153345173,2668C54,2668C54,Lenovo ThinkPad T43P PM
740, 2GB RAM, 14.1 inch SXGA display, 60GB 7200RPM hard
drive, Intel 2200bg wireless, DVD recordable drive, WinXP Pro
,43171801,1,999.00,EA,14,Lenovo,,,0,contract=499501575
1 salesOrgID=9147 salesOffice=9147
ENDOFDATA

Pg. 13

APNDICE E CDIGOS HTTP

Nmero de
Cdigo
200
201
202
301
302
304
400
401
403
404
405
406
407

Tipo

Mensaje del navegador

xito
xito
xito
Redireccin
Redireccin
Redireccin
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)

408
409
410
411
412
413

Error de cdigo (cliente)

Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (cliente)

414
415
500
501
502
503
504
505

Error de cdigo (cliente)

Error de cdigo (cliente)
Error de cdigo (server)
Error de cdigo (server)
Error de cdigo (server)
Error de cdigo (server)
Error de cdigo (server)
Error de cdigo (server)

OK
Created
Accepted
Moved Permanently
Ninguno
Ninguno
Bad Request
Unauthorized User
Forbiden
Page not Found
Method not Allowed
Not Acceptable
Proxy Authentication
Required
Request Timed Out
Conflict
Gone
Length Required
Precondition Failed
Request Entity Too
Large
Request URL Too Long
Unsupported Media Type
Internal Server Error
Not Implemented
Bad Gateway
Server Unavailable
Gateway Timeout
HTTP Version Not
Supported

Descripcin

Pg. 14

APNDICE F INFORMACIN DE CONTACTO MESA DE AYUDA

1.- Ventas y catlogo de productos:
2.- Estatus de rdenes:
3.- Dudas tcnicas sobre B2B:

Pg. 15

APNDICE G DEFINICIONES DE SEVERIDAD REPORTADA Y TIEMPOS DE

RESPUESTA
Los niveles de severidad y los tiempos de respuesta para cada nivel se describen a
continuacin.

Pg. 16

APNDICE H PLANTILLA DE CAPTURA DE INCIDENTES

Esta plantilla de reporte de incidentes B2B, ser utilizada por nuestros clientes para
reportar problemas de cualquier severidad a la mesa de ayuda de OfficeMax.
Utilice la siguiente informacin al levantar un ticket:
1. Resumen del problema: Breve Descripcin del problema.
2. Informacin de la persona que reporta:
Nombre:
Direccin de correo electrnico:
Telfono de contacto (s):
Si es necesario - persona de contacto alternativo y nmero telefnico:
3. Nombre de la aplicacin que reporta / ID de la cuenta B2B.
4. Descripcin del problema: Utilice la palabra clave B2B en la descripcin del
problema. Incluya los pasos para reproducir el problema, capturas de pantalla,
nmeros de rdenes de compra, nmero de pedido principal, cdigos de error - la
mayor cantidad de informacin posible.
.

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