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FIDEICOMISO INGENIO ATENCINGO 80326

Atencingo, Puebla, Mxico

Manual de Procedimientodel Cdigo de Conducta

ANEXO 1 Al Cdigo de tica

Manual de Procedimiento del Cdigo de


Conducta
Uniendo esfuerzos cosechamos progreso en beneficio de
clientes y nuestras familias.

DOMICILIO CONOCIDO SIN NMERO, ATENCINGO


MUNICIPIO DE CHIETLA, PUEBLA
C.P. 74583 TEL. 01 (243) 43-7-09-00, 43-1-09-00
FAX. 43-1-07-49 R.F.C. : FIA-030829-HY1
email: codigodeetica@atencingo.com.mx
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Manual de Procedimientodel Cdigo de Conducta

El Objetivo
1. El objetivo principal de este manual de procedimiento es el proporcionar en
forma clara y detallada las conductas permitidas y no permitidas de acuerdo
con las normas y principios establecidos en el Cdigo de tica del Fideicomiso
Atencingo.
2. Establecer criterios claros y detallados de cmo se realizarn las
investigaciones a las denuncias de posibles violaciones al Cdigo de tica del
Fideicomiso Ingenio Atencingo.
3. Establecer de forma clara las posibles sanciones que operarn en caso de
que compruebe una violacin al Cdigo de tica.

Alcance

Este Manual de Procedimiento es de observancia obligatoria para Alta


Direccin, Colaboradores, Asesores y Empresas Subcontratadas que
presten sus servicios directa o indirectamente en el Fideicomiso Ingenio
Atencingo.

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3.1 Vivimos nuestros principios


Conductas Permitidas
Tener limpia el rea de trabajo y el lugar donde vivo.
Cuidarme en las actividades diarias.
Depositar la basura y residuos en los lugares apropiados.
Ser honesto al hablar y actuar.
Comunicar cualquier error generado por mi persona.
Cuidar nuestro medio ambiente, respetar nuestro ingenio, es
responsabilidad de todos el cuidar nuestro trabajo.
Respetar a todos los individuos de la empresa sin hacer distincin y
Colaborar con nuestros compaeros (aplica tambin para el P.3.7)

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Sustraer
materiales,
refacciones,
insumos,
producto
y
subproducto.Sm1, SM1
Presentarme a laborar bajo el influjo de alguna sustancia
txica.AM3, Sm1
Tirar basura en cualquier rea de trabajo.AM1, AM2
Realizar actos inseguros con responsabilidad de quien lo ejecuta y
lo permite.Sm1
No reportar fallas o daos de equipo.AM1, AM2
No respetar las normas y reglas para cuidar nuestro medio
ambiente.AM1, AM2
No atender el reporte de alguna falla.AM1, AM2

3.2 Responsabilidad Social Empresarial


Conductas Permitidas
Cumplir las leyes vigentes (aplica tambin para P.3.1).
Respetar a los colaboradores en el trabajo.
Respetar la personalidad y opiniones de los colaboradores.
Apoyar y fomentar el deporte.

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Actuar con honestidad y responsabilidad en el trabajo, cuidar el
medio ambiente y respetar los valores de nuestros compaeros.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Evadir estatutos legales o institucionales.AM1, AM2
Tener actitud negativa ante los eventos que se realicen.AM1,
AM2

3.3 Actitud
Proactiva
medioambientales

frente

exigencias

Conductas Permitidas
Reciclado de basura.
Reforestacin ambiental.
No contaminar los ros.
Tratamiento de aguas residuales (aplica tambin para P.3.2).
Eficientar los procesos productivos para disminuir el uso de
energa.
Promover el uso racional del agua y de la energa elctrica.
Fomentar las limpiezas en seco.
Evitar contaminacin del suelo.
Respetar el ambiente y la ecologa (aplica tambin para P.3.2).
Colaborar con grupos ambientales (aplica tambin para P.3.5).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Contaminar los ros.AM1, AM2
Tirar qumicos, diesel, estopa, aceites y/o grasas al drenaje.AM1,
AM2, Sm1
Dejar material como estopa, aceites, empaques, colillas de
soldadura en reas de trabajo.AM1, AM2
Desperdiciar el agua lavando a chorro.AM1, AM2

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3.4 Participacin Poltica


Conductas Permitidas
Respetar ideas polticas personales.
Respetar el derecho al voto para ser escuchado.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Realizar proselitismo al interior del ingenioajeno al mismo.AM1,
AM2

3.5 Vinculacin con la Comunidad


Conductas Permitidas
Participar o promover grupos de mejora de la comunidad.
Participar en la promocin cultural, deportiva y social de la
comunidad.
Participar en las colectas de apoyo en algn siniestro (aplica
tambin para P.3.2).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


No apoyar a las actividades que se requiere en la comunidad y
entorno que me rodea.AM1, AM2

3.6 Veracidad en Registros de Informacin


Conductas Permitidas
Controlar y mantener los registros.
Disponer a consulta los registros cuando las autoridades
competentes los soliciten.
Cuidar la veracidad e informacin de nuestra empresa.

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Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios
Publicar o difundir informacin confidencial (violacin tambin del
P.3.1).Sm1, SM1
Alterar o falsificar registros (violacin tambin del P.3.1).Sm1,
SM1

3.7 Respeto por


oportunidades

las

personas

igualdad

de

Conductas Permitidas
Respetar la diversidad tnica, cultural, creencias, costumbres,
equidad de gnero y preferencias sexuales (aplica tambin para
P.3.1 y P.3.2).
Respetar los derechos humanos (aplica tambin para P.3.1).
Respetar las capacidades diferentes (aplica tambin para P.3.1).
Tratarnos con igualdad y respeto (aplica tambin para P.3.1).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Acoso Laboral (violacin tambin del P.3.1).Sm1, SM1
Denigrar a las personas por su condicin tnica, cultural,
creencias, costumbres y preferencias sexuales (aplica tambin
para P.3.1 y P.3.2).Sm1, SM1
Realizar discriminacin Sm1, SM1
Actuar con nepotismo.Sm1, SM1
No acatar una orden de un superior relacionado con el
desempeo laboral. AM1, Sm1
Una discusin acalorada.AM1, Sm1
Denigrar el trabajo de grupos ambientales (violacin tambin del
P.3.1 y P.3.5).AM1, AM2
Amenazar a un colaborador.AM1, Sm1
Agresin a un colaborador. Sm1, SM1
Faltar al respeto a grupos externos que promocionan la
comunidad (violacin tambin del P.3.1 y P.3.5).AM1, AM2
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3.8 Transparencia en el Proceso de Seleccin


Conductas Permitidas
Boletinar vacantes.
Recibir todas las solicitudes para la seleccin del personal sin
considerar raza, etnia, gnero, cultura, credo religioso y
condicin fsica (aplica para P.3.7).
Realizar una seleccin transparente del personal.
Informar los resultados de los procesos de seleccin de personal.
Establecer contratos que respeten las garantas individuales

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Nepotismo.AM1, AM2
Prohibir al colaborador que tenga el derecho y la capacidad para
ascender. AM1, AM2
Actuar con deshonestidad, permitir el trfico de influencias,
familiares, compadrazgos.AM1, AM2

3.9 Acoso Sexual y Maltrato


Conductas Permitidas
Reportar el acoso sexual u hostigamiento.
Buenas relaciones interpersonales.
Vestimenta adecuada al lugar.
Trato adecuado con colaboradores

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Solicitar favores sexuales a cambio de promociones.Sm1, SM1
Acoso sexual, verbal, emocional e intimidacin (violacin tambin
para P.3.7 y P.3.9).Sm1, SM1

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3.10 Drogas y Alcohol


Conductas Permitidas
Participar en grupos para erradicar adicciones.
Apoyar al trabajador en procesos de rehabilitacin.
Permitiry promover la difusin de grupos para la atencin de
adicciones.
Apoyo al personal para participar en actividades de grupos para
la erradicacin de adicciones.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Consumir bebidas alcohlicas o estupefacientes dentro de la
empresa (violacin tambin de los P.3.1, P.3.5 y P.3.16).Sm1,
SM1

3.11 Proteger y utilizar los bienes del Ingenio de la


manera prevista
Conductas Permitidas
Utilizar las lneas telefnicas y del internet para realizar
actividades de la empresa.
Darle buen uso al equipo y herramienta de la empresa, hacer uso
moderado y adecuado de las lneas telefnicas e internet.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principio


Realizar llamadas personales de manera indiscriminada.AM1,

AM2
Hacer de uso personal el correo oficial.AM1, AM2
Ocupar un puesto de mayor salario con el propsito de
beneficiarse incorrectamente por medio de una incapacidad
premeditada.Sm1, SM1

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3.12 Robo de los bienes del Ingenio y en el Ingenio


Conductas Permitidas
Cuidar los bienes de la empresa y de los compaeros, como
herramienta y equipo de trabajo.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Robar equipo, materiales, refacciones o informacin, de la
empresa o de compaeros de trabajo.Sm1, SM1

3.13 Uso de Tiempo, Equipo y otros bienes


Conductas Permitidas
Salir en horarios de trabajo con pase de salida justificado (aplica
tambin para P.3.1).
Respetar los horarios establecidos para entrada, salida y
consumo de alimentos (aplica tambin para P.3.1).
Utilizar de manera adecuada los equipos instalados para la
realizacin del trabajo encomendado en la empresa (aplica
tambin para P.3.1).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Hacer uso de mquinas, equipos o computadoras para
actividades externas o personales (violacin tambin del
P.3.1).AM1, AM2
Realizar reuniones personales en horarios de trabajos (violacin
tambin del P.3.1 y P.3.12).AM1, AM2
Operar equipo o maquinaria sin conocimiento (violacin tambin
del P.3.1 y P.3.16).AM1, AM2
Deteriorar los equipos e instalaciones de manera premeditada
(violacin tambin del P.3.16).Sm1, SM1

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Alterar las condiciones fsicas de equiposintencionalmente
(violacin tambin del 3.16).Sm1, SM1

3.14 Corrupcin
Conductas Permitidas
Licitar la contratacin de servicios.
Compra de materiales, equipos
transparente.
Ser honesto, responsable y tico.

insumos

de

manera

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Hacer uso y abuso de la autoridad otorgada por el cargo en la
organizacin.Sm1, SM1
Utilizar los puestos para la obtencin de favores (violacin
tambin del P.3.9 y P. 3.10).Sm1, SM1

3.15 Soborno
Conductas Permitidas
Actuar con responsabilidad y honestidad.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Recibir dinero de proveedores (violacin del P.3.1).AM1, AM2,
Sm1
Recibir apoyos econmicos de partidos polticos, sindicatos y
agrupaciones para beneficio personal (violacin del P.3.1).AM1,
AM2, Sm1
Recibir regalas o incentivos econmicos por parte de un
proveedor, compaero o colaborador para beneficio personal.
AM1, AM2, Sm1

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3.16 Seguridad e Higiene


Conductas Permitidas
Hacer uso adecuado de las instalaciones (aplica tambin para
P.3.1).
Mantener las reas de trabajo limpias (aplica tambin para P.3.1
y P.3.3).
Cuidar y usar el equipo de proteccin personal (aplica tambin
para P.3.1).
Terminar una reparacin cuando los equipos de proteccin estn
colocados (aplica tambin para P.3.2).
Conocer y controlar los riesgos de trabajo (aplica tambin para
P.3.1).
Formar parte de las brigadas de emergencia (aplica tambin para
P.3.1).
Participar en las prcticas de seguridad y salud en el trabajo
(aplica tambin para P.3.1 y P.3.3).
Cuidar a mis compaeros (aplica tambin para P.3.1).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Realizar actividades en condiciones inseguras de quien lo
ejecuta y lo permite (violacin tambin para el P.3.1).Sm1
Encender equipos fuera de operacin sin previa autorizacin
(violacin tambin del P.3.1).Sm1, SM1
No acatar disposiciones en materia de seguridad e higiene
(violacin tambin del P.3.1).Sm1, SM1
Realizar trabajos en alturas sin equipo de proteccin de quien lo
ejecuta y el que lo permite (violacin tambin del P.3.1).Sm1,
SM1
Provocar accidentes por negligencia (violacin tambin del
P.3.1).Sm1, SM1
Realizar mis labores sin el equipo de proteccin mnimo
necesario. AM1, AM2

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3.17 Dilogo abierto con los Colaboradores, Sindicato


y Productores de Caa
Conductas Permitidas
Tener buenas relaciones con colaboradores,
agrupaciones.
Promover el dilogo y una buena convivencia.
Manejar la informacin de manera confidencial.
Alcanzar acuerdos.
Comunicacin de logros y resultados

sindicato

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Hacer uso personal de la informacin.AM1, AM2
Promover los rumores.AM1, AM2

3.18 Capacitacin
Conductas Permitidas
Participar en los programas de capacitacin (aplica tambin para
el P.3.1).
Capacitar al personal para elevar su nivel de competencia
(violacin tambin del P.3.1).
Impartir capacitacin e induccin al puesto (aplica tambin para
el P. 3.1).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Faltar a cursos de capacitacin (violacin
P.3.1).AM1, AM2
No prestar seriedad a la capacitacin.AM1, AM2

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tambin

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3.19 Relaciones con los consumidores


Conductas Permitidas
Atencin eficaz de quejas (aplica tambin para P.3.1 y P.3.2).
Buena comunicacin con clientes y consumidores (aplica
tambin para P.3.1 y P.3.2).
Establecer reglas de negociacin claras (aplica tambin para
P.3.1 y P.3.2).
Realizar encuestas de satisfaccin al cliente (aplica tambin para
P. 3.1 y P. 3.2)

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


No atender quejas (violacin tambin del P.3.1).Sm1, SM1

3.20 Seleccin de proveedores


Conductas Permitidas
Seleccin de proveedores confiables.
Llevar a cabo una seleccin de proveedores de manera
transparente.
Establecer requisitos para los productos y servicios.
Igualdad de oportunidad en la presentacin de servicios.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Nepotismo.AM1, AM2
Solicitar pagos o soborno por la asignacin de un contrato.AM1,
AM2, Sm1
Limitar o condicionar la participacin de proveedores.AM1, AM2,
Sm1

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3.21 Regalos, descuentos


Proveedores

atenciones

de

los

Conductas Permitidas
Igualdad de oportunidades en la contratacin de servicios (aplica
tambin para P.3.1).
Mantener comunicacin con proveedores (aplica tambin para
P.3.1).
Seleccin de proveedores por medio de concurso y evitar
soborno, regalas de proveedores.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Recibir regalos o descuentos de proveedores de manera
personal (violacin tambin del P.3.1 y P.3.14).AM1, AM2, Sm1

3.22 Proveedores de reputacin dudosa


Conductas Permitidas
Contratar proveedores establecidos y apegados al cumplimiento
legal (aplica tambin para P.3.1).
Mantener dilogo abierto y directo con proveedores (aplica
tambin para P.3.1).
Boletinarlo a nivel corporativo, notificar a la alta direccin,
seleccin de proveedores confiables.

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Comprar materiales de dudosa procedencia.Sm1, SM1
Considerar proveedores que quieran sobornar.Sm1, SM1
Aceptar materiales no registrados o caducos.Sm1, SM1

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3.23 Compatibilidad de la vida laboral y familiar


Conductas Permitidas
Promover el desarrollo familiar en el mbito laboral, social,
cultural y deportivo (aplica tambin para P.3.1 y P.3.2).
Capacitar para la vida a esposas o familia de colaboradores
(aplica tambin para P.3.1 y P.3.2).
Promocionar la educacin y salud entre colaboradores y familias
(aplica tambin para P.3.1 y P.3.2).

Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios


Condicionar a las familias de los colaboradores su participacin
en algunos programas o eventos (aplica tambin para
P.3.1)AM1, AM2
Condicionar el desarrollo familiar slo para beneficio de la
organizacin (aplica tambin para P.3.1).AM1, AM2
Limitar la participacin en programas de desarrollo de la familia
(aplica tambin para P.3.1).AM1, AM2
Promover el no involucramiento en actividades familiares dentro
de la empresa.AM1, AM2

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Cumplimiento del Cdigo de Conducta

Los Responsables de llevar el control internos sobre el proceso de


implementacin del Cdigo de Conducta son:
1. Coordinador tico de recepcin, registro e investigacin

Patricia Hernndez Garca


Ral Marroqun Lucero
2. Coordinador tico de monitoreo
Azael Garca Domnguez
Mauro Martnez Moreno
3. Coordinador tico de evaluacin

Erick Ramrez Garca


Eleuterio Guzmn Reyes
4. Coordinador tico de actualizacin del CC

Ariana Amador Herrera


Alejandro Vargas Balczar

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Cumplimiento
Es responsabilidad de todas las personas que laboran en el Ingenio, as
como empresas subcontratadas y asesores que presten sus servicios
directa o indirectamente en el Ingenio, respetar y cumplir los lineamientos
establecidos en el Cdigo de conducta.

Recepcin e investigacin de posibles violaciones al


Cdigo de Conducta
Cuando haya una denuncia de alguna violacin al Cdigo de Conducta, la
recibir el Coordinador tico de recepcin, registro e investigacin;
quin se responsabilizar de realizar la investigacin, informar el plazo
para la investigacin y el resultado de dicha investigacin, esteresultado se
comentar con el Coordinador tico de monitoreo, quienes de manera
colaborativa determinarn si los resultados de investigacin pueden ser
concluyentes o se requiere la bsqueda de ms informacin. Una vez
determinado si se cuenta con informacin suficiente para valorar el
incumplimiento al cdigo de conducta, se entregara a la Alta Direccin la
informacin generada en la investigacin, a fin de que en conjunto evalen
si procede o no algn tipo de sancin con base en los resultados, las
conclusiones se comentarn con la autoridad responsable donde se dio el
incumplimiento.

Investigaciones
Toda denuncia al cdigo de tica debe ser seguida por una investigacin a
fin de determinar si efectivamente se ha cometido una violacin, para ello
se designa a Patricia Hernndez Garca y a Ral Marroqun
Lucero,Coordinadores ticos de recepcin, registro e investigacin
como responsable de llevar a cabo las investigaciones correspondientes,
salvaguardando la confidencialidad de quien denunci y de quin se
presume que cometi la violacin.

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Manual de Procedimientodel Cdigo de Conducta


Las investigaciones deben hacerse de la forma ms discreta posible y
deben estar enfocadas a recabar pruebas, ya sean testimoniales o directas
(documentos, fotografas, videos, etc.), de la violacin en cuestin.
Debe tambin informrsele a la persona involucrada que est siendo sujeto
de investigacin por una violacin al cdigo de tica sin mencionar la
identidad de quien o quienes lo han denunciado a fin de evitar represalias y
enemistades entre el personal.
La investigacin no debe extenderse a un perodo mayor a dos semanas.
Los resultados de las investigaciones sern presentados ante el Comit de
Responsabilidad Social y tica.

Auditoria anual del cumplimiento del Cdigo de tica


El Coordinador tico de evaluacin auditar anualmente todos los casos de
posibles violaciones al Cdigo de tica que se hayan presentado, as como
la solucin que se les dio a los mismos y la investigacin de estos.
El Coordinador tico de evaluacin entregar un reporte de los resultados
de esta auditora al Comit de Responsabilidad Social y tica.
Es responsabilidad del Coordinador tico de evaluacin difundir los resultados
de las denuncias ticas recibidas.

Modificaciones
Conducta

actualizaciones

al

Cdigo

de

Las posibles modificaciones al Cdigo de Conducta que surjan de la


auditoria., las recibir y estarn a cargo del Coordinador tico de
actualizacin del Cdigo de Conducta.

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FAX. 43-1-07-49 R.F.C. : FIA-030829-HY1
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Las modificaciones al Cdigo de Conducta por actualizacin del mismo,
corrern a cargo del Coordinador tico de actualizacin del Cdigo de
Conducta quin tambin coordinara la difusin de las modificaciones con el
personal de todo el Ingenio.

Penalidades
El realizar Conductas No Permitidas o Violaciones a los Principios dar
origen a una investigacin, que al demostrarse la falta se har acreedor a:
Amonestacin Menor 1: AM1
Amonestacin por llamada de atencin verbal por el jefe de rea
quien verificara que quede asentada en la bitcora del comit de
investigacin.
Amonestacin Menor 2: AM2
Amonestacin por llamada de atencin por escrito por el jefe de rea
quien verificara que quede asentada en la bitcora del comit de
investigacin.
Amonestacin Menor 3: AM3
Amonestacin se invita a retirar del ingenio
Sancin Menor 1: Sm 1
De primera vez suspensin por 3 das.
De segunda vez suspensin por 7 das.
Sancin MAYOR 1: SM 1
De primera vez suspensin por 28 das.
De segunda vez aplicar la ley.
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Si en la Investigacin que se realice a una falta, se demuestra que el infractor


actu en todo momento con dolo, premeditacin, alevosa o ventaja, el Comit
de tica podr imponer incluso la Penalidad ms alta desde inicio.

Incentivos
El realizar Conductas Permitidas, observables por sus compaeros y
supervisores, se har acreedor a:
De primera vez:
Reconocimiento por escrito al Trabajador
Representantes del Comit de tica.

por

parte

de

De segunda vez:
Reconocimiento por escrito dirigido a la familia del trabajador.
Repeticin y cumplimiento de las conductas permitidas:
El Comit de tica podr promover un incentivo especial con base
en el impacto y beneficios aportados a la organizacin.

Cmo denunciar y reportar una falta o hacer un


comentario al proceso del Cdigo de Conducta:
Las denuncias de posibles violaciones debern hacerse respetando los
siguientes lineamientos:
Denunciar las faltas al Cdigo de Conducta y ofrecer las pruebas
necesarias para su investigacin (evidencia fotogrfica, documental,
testimonial, entre otras).
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Si existe alguna inconsistencia en el proceso de seguimiento al
Cdigo de Conducta, se puede presentar el caso al comit de
Responsabilidad Social y tica del Ingenio, quien dar seguimiento
a estas.
Todas las quejas sern investigadas y se pueden presentar tanto de
manera confidencial como annima. Cuando sea necesario, se
implantarn medidas correctivas. Toda la documentacin se tratar
de forma confidencial atenindose a la legalidad vigente. No se
tomarn represalias de ningn tipo contra los que presenten quejas.
Las denuncias de posibles violaciones debern hacerse proporcionando la
siguiente informacin:
1. El nombre de la persona que se denuncia.
2. El rea donde labora si es colaborador o empresa en la que presta
sus servicios.
3. Lugar y fecha donde se cometi la falta.
4. Descripcin de la falta.
5. Evidencia puede ser documental, fotogrfica, testimonial, video etc.
6. Todos los colaboradores pueden presentar una queja a su superior
jerrquico, al Gerente General, al Secretario General o a cualquier
otra persona designada a este efecto o al Comit de tica del
Ingenio.

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Cumplimiento del Cdigo de tica


Cumplimiento
Todas las personas que laboran en el Ingenio, as como empresas
subcontratadas y asesores que presten sus servicios directa o
indirectamente en el Ingenio.

Auditoria anual del cumplimiento del Cdigo de tica


Se auditar anualmente todos los casos de anomalas que se hayan
presentado, as como la solucin que se les dio a los mismos y la
investigacin de estos.
Se integra una Comisin de auditora cuyos responsables sern, quienes
entregarn un reporte de los resultados de esta auditora al Comit de
Responsabilidad Social y tica, as como posibles modificaciones al
Cdigo de tica que surjan de la auditoria.

Modificaciones y actualizaciones al Cdigo de tica y


al Manual de Procedimiento
Las modificaciones al Cdigo de tica y/o al Manual de Procedimientos
surgidas ya sea por sugerencias de la Comisin de auditora o bien, por
actualizacin del mismo corrern a cargo del grupo de coordinadores del
RSE, quienes tambin se encargarn de la difusin de las modificaciones
con el personal de todo el Ingenio.

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Recepcin y comunicacin de casos de posibles


violaciones al Cdigo de tica al Comit de
Responsabilidad Social y tica as como de
verificacin de aplicacin de sanciones en caso de ser
necesarias
Cuando haya una denuncia de alguna violacin, Coordinador tico de
recepcin, registro e investigacin, se responsabilizara de enterar a todos
los miembros del Comit de Responsabilidad Social y tica de dicha
violacin, as como del plazo que se dar para la investigacin y de la
fecha en que se realizar la reunin del comit a fin de determinar si
procede o no algn tipo de sancin con base en los resultados de la
Investigacin.

Investigaciones
Toda denuncia al cdigo de tica debe ser seguida por una investigacin a
fin de determinar si efectivamente se ha cometido una violacin, para ello
se designa al coordinador tico de recepcin, registro e investigacin y
coordinador tico de monitoreo como responsables de llevar a cabo las
investigaciones correspondientes salvaguardando la confidencialidad de
quien denunci y de quin se presume que cometi la violacin.
Las investigaciones deben hacerse de la forma ms discreta posible y
deben estar enfocadas a recabar pruebas, ya sean testimoniales o directas
(documentos, fotografas, videos, etc.), de la violacin en cuestin.
Debe tambin informrsele a la persona involucrada que est siendo sujeto
de investigacin por una violacin al cdigo de tica sin mencionar la
identidad de quien o quienes lo han denunciado, a fin de evitar represalias
y enemistadesentre el personal.
La investigacin no debe extenderse a un perodo mayor a dos semanas.
Los resultados de las investigaciones sern presentados ante el Comit de
Responsabilidad Social y tica a fin de que en sesin se determine si
procede la acusacin y de ser as el tipo de sancin a aplicar.
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Capacitacin
a
subcontratados

colaboradores

internos

Generar un programa de formacin sobre valores ticos y su


aplicacin en el rea de trabajo

Difusin Interna y externa


La difusin interna se dar a travs de los establecidos en el
Procedimiento de Comunicacin (medios electrnicos, boletines,
trpticos) del SGCI, estar a cargo del Comit de Comunicacin en
RSE.
La difusin externa se dar a travs de lo establecido en la Matriz de
Comunicacin Externa, estar a cargo del Comit de Comunicacin
en RSE.

Transparencia
Todo proceso de denuncia, investigacin y aplicacin de sanciones al Cdigo
de Conducta y al Cdigo de tica, se realizara en estricto apego a los
lineamientos establecidos; la informacin que en su momento se genere
deber estar disponible para posibles revisiones, por el Comit de RSE y las
personas que lo soliciten.

Condiciones
Conducta:

de

implementacin

del

Cdigo

de

Todas las personas que laboran en el Ingenio, as como empresas


subcontratadas y asesores que presten sus servicios directa o indirectamente,
estn obligados a tomar las medidas necesarias para implementar y verificar el
Manual de Procedimiento del Cdigo de tica del Fideicomiso Ingenio
Atencingo.

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Responsabilidades del Comit de Responsabilidad


Social y tica:
Estableciendo el mbito de responsabilidad dentro del Ingenio, de todos
los temas relacionados al Manual de Procedimiento del Cdigo de
tica.
Revisar y aprobar el Manual de Procedimiento del Cdigo de tica.
Recibir informacin sobre el resultado de la difusin a los proveedores
acerca del contenido del Manual de Procedimiento del Cdigo de tica.
Verificar la implementacin del Manual de Procedimiento del Cdigo de
tica en todas las reas y personas involucradas directa e
indirectamente en la operacin del Ingenio.
Hacer un seguimiento del cumplimiento del Ingenio del Manual de
Procedimiento del Cdigo de tica y aplicando los cambios necesarios
en sus instalaciones.
Verificar la entrega del Manual de Procedimiento del Cdigo de tica a
todas las reas y personas involucradas directa e indirectamente en la
operacin del Ingenio.
Verificar regularmente la capacitacin a los colaboradores en lo relativo
a la seguridad en el lugar de trabajo y el impacto de su actividad en la
sociedad y el medio ambiente
Verificar la difusin por diferentes medios el Manual de Procedimiento
del Cdigo de tica del Ingenio
Conocer el resultado de las evaluaciones peridicas relacionadas con
el Manual de Procedimiento del Cdigo de tica

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Responsabilidades del Comit de Sostenibilidad:


Brindar regularmente capacitacin a los empleados en lo relativo a la
seguridad en el lugar de trabajo y el impacto de su actividad en la
sociedad y el medio ambiente
Verificar la difusin por diferentes medios el Manual de Procedimiento
del Cdigo de tica del Ingenio.
Verificar la entrega a los colaboradores del Manual de Procedimiento
del Cdigo de tica; asimismo informando e instruyendo a sus
colaboradores y a aquellos de los subcontratistas acerca del contenido
del Manual de Procedimiento del Cdigo de tica. y exhibir el mismo en
un lugar visible en sus instalaciones.
Verificar que los colaboradores reciban orientacin verbal e informacin
acerca del Manual de Procedimiento del Cdigo de tica.
Informar a los proveedores acerca del contenido del Manual de
Procedimiento del Cdigo de tica.
Abstenerse de desestimar o ejercer otras medidas disciplinarias sobre
los colaboradores que informan acerca del cumplimiento del Manual de
Procedimiento del Cdigo de tica, Proveedores y Subcontratistas.
Proveer los recursos para implementar las medidas correctivas
necesarias.

Registros:
Entregar y llevar registros de los nombres, los cargos de todos los
colaboradores, proveedores y colaboradores de los subcontratistas que
reciban de conformidad el Manual de Procedimiento del Cdigo de
tica.
Mantener la documentacin actualizada acerca de los requisitos
reglamentarios y normas relevantes. Reclamaciones y Medidas
correctivas, relacionadas con el Manual de Procedimiento del Cdigo de
tica.
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Documentar el proceso de implementacin
Procedimientos del Cdigo de tica.

del

Manual

de

Llevar un registro documentado de cada uno de los procesos


investigados.
Documentando las investigaciones de las reclamaciones, de los
colaboradores y de terceros, relacionados a los principios establecidos
en el cdigo de tica, e informando si son fundamentados y si se
llevaron a cabo medidas correctivas al respecto.
Llevar un control de la informacin relativa a la administracin y
aplicacin del Manual de Procedimiento del Cdigo de tica.

Monitoreo:
Dar seguimiento puntual al proceso de implementacin del Manual de
Procedimientos del Cdigo de tica.
Hacer una evaluacin peridica interna, y a proveedores (al menos al
trmino de cada ciclo) de la percepcin del Manual de Procedimiento
del Cdigo de tica.
Proporcionando informacin relevante a los Miembros del comit de
RSE y tica, acerca de las actividades y desarrollo del cumplimiento del
Manual de Procedimiento del Cdigo de tica.
Proporcionar al colaborador proveedor que lo solicite la informacin
relativa a la administracin y aplicacin del Manual de Procedimiento
del Cdigo de tica.
Dar a conocer los avances en el proceso de Implementacin del Manual
de Procedimientos del Cdigo de tica.
Dar a conocer a todos los colaboradores del Ingenio los resultados de
las evaluaciones aplicadas, as como de la implementacin del Manual
de Procedimiento del Cdigo de tica.

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Hacer que los estndares sociales y el cumplimiento del Manual de
Procedimiento del Cdigo de tica, sea una condicin de todos los
contratos firmados con los proveedores.
Solicitar a travs de compras a los proveedores, que informen
regularmente acerca de su progreso en la implementacin del Manual
de Procedimiento del Cdigo de tica.

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