NDICE

Contenido
NDICE................................................................................................................. 1
PRESENTACIN................................................................................................ 2
INTRODUCCIN................................................................................................ 3
RECOLECCIN DE DATOS.................................................................................... 4
TCNICAS PARA HALLAR DATOS.......................................................................4
LA ENTREVISTA............................................................................................. 4
QU ES UNA ENCUESTA?............................................................................. 5
EL CUESTIONARIO......................................................................................... 6
LA OBSERVACIN.......................................................................................... 8
DIAGRAMA DE FLUJO..................................................................................... 9
DICCIONARIO DE DATOS.............................................................................. 11
CONCLUSIN.............................................................................................. 13

PRESENTACIN

Docente de la UNIVERSIDAD TECNOLGICA DE LOS ANDES CUSCO, Ing.

Paula B. Sernaque Fernandez
Tenemos el agrado de presentarle este trabajo denominado Recoleccin de
Datos, el cual fue realizado con mucho entusiasmo y dedicacin, recopilando
informacin y revisando materiales referentes, lo cual nos hemos motivado a
realizar el presente trabajo de investigacin, el cual ponemos a su disposicin
para que esta recopilacin permita consagrar los conocimientos, inquietudes y
potencialidades como futuros profesionales.

Atte. Sus Alumnos.

INTRODUCCIN
La recoleccin de datos se refiere al uso de una gran diversidad
de tcnicas y herramientas que pueden ser utilizadas por el analista para
desarrollar los sistemas de informacin, los cuales pueden ser la entrevistas,
la encuesta, el cuestionario, la observacin, el diagrama de flujo y el diccionario de
datos.
Todos estos instrumentos se aplicarn en un momento en particular, con la
finalidad de buscar informacin que ser til a una investigacin en comn. En la
presente investigacin trata con detalle los pasos que se debe seguir en
el proceso de recoleccin de datos, con las tcnicas ya antes nombradas.

RECOLECCIN DE DATOS

TCNICAS PARA HALLAR DATOS

Los analistas utilizan una variedad de mtodos a fin de recopilar los datos sobre
una situacin existente, como entrevistas, cuestionarios, inspeccin
de registros (revisin en el sitio) y observacin. Cada uno tiene ventajas y
desventajas. Generalmente, se utilizan dos o tres para complementar el trabajo de
cada una y ayudar a asegurar una investigacin completa.
LA ENTREVISTA
Las entrevistas se utilizan para recabar informacin en forma verbal, a travs de
preguntas que propone el analista. Quienes responden pueden ser gerentes o
empleados, los cuales son usuarios actuales del sistema existente, usuarios
potenciales del sistema propuesto o aquellos que proporcionarn datos o sern
afectados por la aplicacin propuesta. El analista puede entrevistar al personal en
forma individual o en grupos. Sin embargo, las entrevistas no siempre son la mejor
fuente de datos de aplicacin.
Dentro de una organizacin, la entrevista es la tcnica ms significativa y
productiva de que dispone el analista para recabar datos. En otras palabras, la
entrevista es un intercambio de informacin que se efecta cara a cara. Es un
canal de comunicacin entre el analista y la organizacin; sirve para obtener
informacin acerca de las necesidades y la manera de satisfacerlas, as como
concejo y comprensin por parte del usuario para toda idea o mtodo nuevos. Por
otra parte, la entrevista ofrece al analista una excelente oportunidad para
establecer una corriente de simpata con el personal usuario.
Preparacin de la Entrevista
1.

Determinar la posicin que ocupe de la organizacin el futuro entrevistado,

sus responsabilidades bsicas, actividades, etc. (Investigacin).

2.

Preparar las preguntas que van a plantearse, y los documentos necesarios

(Organizacin).

3.
4.

Fijar un lmite de tiempo y preparar la agenda para la entrevista.

Elegir un lugar donde se puede conducir la entrevista con la mayor
comodidad.

5.

Hacer la cita con la debida anticipacin (Planeacin).

Conduccin de la Entrevista
1.

Explicar con toda amplitud el propsito y alcance del estudio (Honestidad).

2.

Explicar la funcin propietaria como analista y la funcin que se espera

conferir al entrevistado. (Imparcialidad).

3.

Hacer preguntas especficas para obtener respuestas cuantitativas

(Hechos).

4.

Evitar las preguntas que exijan opiniones interesadas, subjetividad

y actitudes similares (habilidad).

5.

Evitar el cuchicheo y las frases carentes de sentido (Claridad).

6.

Ser corts y comedio, abstenindose de emitir juicios de valores.

(Objetividad).

7.

Conservar el control de la entrevista, evitando las divagaciones y los

comentarios al margen de la cuestin.

8.

Escuchar atentamente lo que se dice, guardndose de anticiparse a las

respuestas (Comunicacin).

Determinacin del tipo de Entrevista

La estructura de la entrevista vara. Si el objetivo de la entrevista radica en adquirir
informacin general, es conveniente elaborar una serie de pregunta sin estructura,
con una sesin de preguntas y respuesta libres
Las entrevistas estructuradas utilizan pregunta estandarizada. El formato de
respuestas para las preguntas pueden ser abierto o cerrado; las preguntas para
respuestas abierta permiten a los entrevistados dar cualquier respuesta que
parezca apropiado. Pueden contestar por completo con sus propias palabras. Con
las preguntas para respuesta cerradas se proporcionan al usuario un conjunto de
respuesta que se pueda seleccionar. Todas las personas que respondes se basan
en un mismo conjunto de posibles respuestas.
Los analistas tambin deben dividir el tiempo entre desarrollar preguntas para
entrevistas y analizar respuesta. La entrevista no estructurada no requiere menos
tiempos de preparacin, porque no necesita tener por anticipado las palabras
precisas de las preguntas. Analizar las respuestas despus de la entrevista lleva
ms tiempo que con la entrevista estructuradas. El mayor costo radica en la

preparacin, administracin y anlisis de las entrevistas estructuradas para

pregunta cerradas.
QU ES UNA ENCUESTA?
Nuestra "sociedad", requiere un rpido y preciso flujo de informacin sobre las
preferencias, necesidades y comportamiento de sus miembros. Es en respuesta a
esta
necesidad crtica de
informacin
por
el gobierno,
el comercio y
las instituciones sociales que tanta confianza se pone en las encuestas.
Hoy en da la palabra "encuesta" se usa ms frecuentemente para describir un
mtodo de obtener informacin de una muestra de individuos. Esta "muestra" es
usualmente slo una fraccin de la poblacin bajo estudio.
Por ejemplo, antes de una eleccin, una muestra de electores es interrogada para
determinar cmo los candidatos y los asuntos son percibidos por el pblico un
fabricante hace una encuesta al mercado potencial antes de introducir un
nuevo producto una entidad del gobierno comisiona una encuesta para obtener
informacin para evaluar legislacin existente o para preparar y proponer nueva
legislacin.
No tan slo las encuestas tienen una gran variedad de propsitos, sino que
tambin pueden conducirse de muchas maneras, incluyendo por telfono, por
correo o en persona.
Una "encuesta" recoge informacin de una "muestra." Una "muestra" es
usualmente slo una porcin de la poblacin bajo estudio.
El estndar de la industria para todas las organizaciones respetables que hacen
encuestas es que los participantes individuales nunca puedan ser identificados al
reportar los hallazgos. Todos los resultados de la encuesta deben presentarse en
resmenes completamente annimos, tal como tablas y grficas estadsticas.

EL CUESTIONARIO
El Cuestionario es un instrumento de investigacin. Este instrumento se utiliza, de
un modo preferente, en el desarrollo de una investigacin en el campo de las
ciencias sociales: es una tcnica ampliamente aplicada en la investigacin de
carcter cualitativa.
Caractersticas

Es un procedimiento de investigacin.

Es una entrevista altamente estructurada.

"Un cuestionario consiste en un conjunto de preguntas respecto a una o

ms variables a medir".

Presenta la ventaja de requerir relativamente poco tiempo para reunir

informacin sobre grupos numerosos.

El sujeto que responde, proporciona por escrito informacin sobre s mismo

o sobre un tema dado.

Presenta la desventaja de que quien contesta responda escondiendo la

verdad o produciendo notables alteraciones en ella. Adems, la uniformidad
de los resultados puede ser aparente, pues una misma palabra puede ser
interpretada en forma diferente por personas distintas, o ser comprensibles
para algunas y no para otras. Por otro lado, las respuestas pueden ser poco
claras o incompletas, haciendo muy difcil la tabulacin.

Sirve para analizar a grandes cantidades de personas

Debe disearse muy bien para tener una mxima eficacia
En su construccin pueden considerarse preguntas cerradas, abiertas o
mixtas.

Cuestionario Restringido o Cerrado

Es aquel que solicita respuestas breves, especficas y delimitadas.

"Para poder formular preguntas cerradas es necesario anticipar las posibles

alternativas de respuestas".

Estas respuestas piden ser contestadas con:

o Dos alternativas de respuestas (respuestas dicotmicas): Si o No.
o Varias alternativas de respuestas: donde se seala uno o ms tems
(opcin o categora) en una lista de respuestas sugeridas. Como no
es posible prever todas las posibles respuestas, conviene agregar la
categora Otros o Ninguna de las Anteriores, segn sea el caso. En
otras ocasiones, el encuestado tiene que jerarquizar opciones o
asignar un puntaje a una o diversas cuestiones.

Ventajas:
o Requiere de un menor esfuerzo por parte de los encuestados.

o Limitan las respuestas de la muestra.

o Es fcil de llenar.
o Mantiene al sujeto en el tema.
o Es relativamente objetivo.
o Es fcil de clasificar y analizar.
Cuestionario No Restringido o Abierto

Las preguntas abiertas no delimitan de antemano las alternativas de

respuesta.

"Las preguntas abiertas son particularmente tiles cuando no tenemos

informacin sobre las posibles respuestas de las personas o cuando esta
informacin es insuficiente".

Es aquel que solicita una respuesta libre.

Esta respuesta es redactada por el propio sujeto.

Proporciona respuestas de mayor profundidad.

Es de difcil tabulacin, resumen e interpretacin.

Cuestionario Mixto

Es aqul que considera en su construccin tanto preguntas cerradas como

abiertas.

Requerimientos para la Construccin de un Buen Cuestionario:

Hacer una lista de aspectos (variables) que se consideran importantes de

incluir.

Determinar el propsito del cuestionario. Se refiere a un tema significativo.

Sealar el ttulo del proyecto, del aspecto o tema a que se refiere, y una
breve indicacin de su contenido. Las instrucciones deben ser claras y
completas.

Especificar algunos datos generales: Institucin, fecha, nombre del

encuestador, etc.

Establecer la mejor secuencia de dichos aspectos o temas.

Los trminos importantes deben estar definidos.

El cuestionario no ha de ser demasiado largo.

No es conveniente iniciar el cuestionario con preguntas difciles o muy

directas.

LA OBSERVACIN
Otra tcnica til para el analista en su progreso de investigacin, consiste en
observar a las personas cuando efectan su trabajo. Como tcnica de
investigacin, la observacin tiene amplia aceptacin cientfica. Los socilogos,
siclogos e ingenieros industriales utilizan extensamente sta tcnica con el fin de
estudiar a las personas en sus actividades de grupo y como miembros de la
organizacin.
El propsito de la organizacin es mltiple: permite al analista determinar que se
est haciendo, como se est haciendo, quien lo hace, cuando se lleva a cabo,
cuanto tiempo toma, dnde se hace y porque se hace
Tipos de Observacin
El analista de sistemas puede observar de tres maneras bsicas.

Primero:
Puede observar a una persona o actitud sin que el observado se d cuenta
y su interaccin por aparte del propio analista. Quiz esta alternativa tenga
poca importancia para el anlisis de sistemas, puesto que resulta casi
imposible reunir las condiciones necesarias.

Segundo:
El analista puede observar una operacin sin intervenir para nada, pero
estando la persona observada enteramente consciente de la observacin.

Por ltimo:

Puede observar y a la vez estar en contacto con las personas observas. La

interaccin puede consistir simplemente en preguntar respecto a una tarea
especfica, pedir una explicacin, etc.
Preparacin para la Observacin
1 Determinar y definir aquella que va a observarse.
2 Estimular el tiempo necesario de observacin.
3 Obtener la autorizacin de la gerencia para llevar a cabo la observacin.
4 Explicar a las personas que van a ser observadas lo que se va a hacer y las
razones para ello.
Conduccin de la Observacin
1 Familiarizarse con los componentes fsicos del rea inmediata de
observacin.
2 Mientras se observa, medir el tiempo en forma peridica.
3 Anotar lo que se observa lo ms especficamente posible, evitando las
generalidades y las descripciones vagas.
4 Si se est en contacto con las personas observadas, es necesario
abstenerse de hacer comentarios cualitativos o que impliquen un juicio de
valores.
5 Observar las reglas de cortesa y seguridad.

Secuela de la Observacin
1 Documentar y organizar formalmente las notas, impresionistas, etc.
2 Revisar los resultados y conclusiones junto con la persona observada, el
supervisar inmediato y posiblemente otro de sistemas

DIAGRAMA DE FLUJO

Es una representacin pictrica de los pasos en proceso. til para determinar

cmo funciona realmente el proceso para producir un resultado. El resultado
puede ser un producto, un servicio, informacin o una combinacin de los tres. Al
examinar cmo los diferentes pasos es un proceso se relacionan entre s, se
puede descubrir con frecuencia las fuentes de problemas potenciales.
Los diagramas de flujo se pueden aplicar a cualquier aspecto del proceso desde el
flujo de materiales hasta los pasos para hacer la venta u ofrecer un producto. Con
frecuencia este nivel de detalle no es necesario, pero cuando se necesita, el
equipo completo de trabajo ms pequeo puede agregar niveles segn sea
necesario durante el proyecto.
Cundo se utiliza un Diagrama De Flujo?
Cuando un equipo necesita ver cmo funciona realmente un proceso completo.
Este esfuerzo con frecuencia revela problemas potenciales tales como cuellos de
botella en el sistema, pasos innecesarios y crculos de duplicacin de trabajo.
Algunas aplicaciones comunes son:
Definicin de Proyectos :
Identificar oportunidades de cambios en el proceso.
Desarrollar estimados de costos de mala calidad.
Identificar organizaciones que deben estar representadas en el equipo.
Desarrollar una base comn de conocimiento para los nuevos miembros del
equipo.
Involucrar a trabajadores en los esfuerzos de resolucin de problemas para
reducir las resistencias futuras al cambio.
Identificacin de las causas principales:
Desarrollar planes para reunir datos.
Generar teoras sobre las causas principales.
Discutir las formas de estratificar los datos para el anlisis para identificar
las causas principales.
Examinar el tiempo requerido para las diferentes vas del proceso.
Diseo de soluciones

 Describir los cambios potenciales en el proceso y sus efectos potenciales.

Identificar las organizaciones que ser afectadas por los cambios
propuestos.
Aplicaciones de soluciones :
Explicar otros el proceso actual y la solucin propuesta.
Superar la resistencia al cambio demostrando cmo los cambios
propuestos simplificarn el proceso.
Control (retener las Ganancias):
Revisar y establecer controles y monitorias al proceso.
Auditar el proceso peridicamente para asegurar que estn siguiendo los
nuevos procedimientos.
Entrenar a nuevos empleados.

DICCIONARIO DE DATOS
Los diccionarios de datos son el segundo componente del anlisis del flujo de
datos. En s mismos los diagramas de flujo de datos no describen por completo el
objeto de la investigacin. El diccionario de datos proporciona informacin
adicional sobre el sistema. Esta seccin analiza que es un diccionario de datos,
por qu se necesita en el anlisis de flujo de datos y como desarrollarlo. Se
utilizar el ejemplo del sistema de contabilidad para describir los diccionarios de
datos.
Un diccionario de datos es una lista de todos los elementos incluido en el conjunto
de los diagramas de flujo de datos que describen un sistema. Los elementos
principales en un sistema, estudiados en las secciones anteriores, son el flujo de
datos, el almacenamiento de datos y los procesos. El diccionario de datos
almacena detalles y descripciones de estos elementos.
Si los analistas desean conocer cuntos caracteres hay en un dato, con qu otros
nombres se le conoce en el sistema, o en donde se utilizan dentro del sistema
deben ser capaces de encontrar las respuesta en un diccionario de datos
desarrollado apropiadamente.
El diccionario de dato se desarrolla durante el anlisis de flujo de datos y ayuda el
analista involucrado en la determinacin de los requerimientos de sistemas. Sin
embargo, como se ver ms adelante, tambin el contenido del diccionario de
datos se utiliza durante el diseo del sistema.

En informtica, base de datos acerca de la terminologa que se utilizar en un

sistema de informacin. Para comprender mejor el significado de un diccionario de
datos, puede considerarse su contenido como "datos acerca de los datos"; es
decir, descripciones de todos los dems objetos (archivos, programas, informes,
sinnimos...) existentes en el sistema. Un diccionario de datos almacena la
totalidad de los diversos esquemas y especificaciones de archivos, as como sus
ubicaciones. Si es completo incluye tambin informacin acerca de qu programas
utilizan qu datos, y qu usuarios estn interesados en unos u otros informes. Por
lo general, el diccionario de datos est integrado en el sistema de informacin que
describe.
Descripcin de los Datos en el Diccionario
Cada entrada en el diccionario de dato consiste en un conjunto de detalles que
describen los datos utilizados o producidos en el sistema. Cada artculo se
identifica por un nombre de dato, descripcin, sinnimo y longitud de campo y
tiene valores especficos que se permiten para ste en el sistema estudiado.
Nombre de los Datos
Para distinguir un dato de otro, el analista les asigna nombre significativos que se
utilizan para tener una referencia de cada elemento a travs del proceso total de
desarrollo de sistemas. Por lo tanto, debe tenerse cuidado para seleccionar, en
forma significativa y entendible, los nombres de los datos, por ejemplo la fecha
de factura es ms significativa si se llama FECHA FACTURA que si se le conoce
como ABCXXX.
Descripcin de los Datos
Establece brevemente lo que representa el dato en el sistema; por ejemplo, la
descripcin para FECHA-DE-FACTURA indica que es la fecha en la cual se est
preparando la misma (para distinguirla de la fecha en la que se envi por correo o
se recibi.
Las descripciones de datos se deben escribir suponiendo que a gente que los lea
no conoce nada en relacin del sistema. Deben evitarse termino especiales o
argot, todas las palabras deben se entendible para el lector
Alias
Con frecuencia el mismo dato puede conocerse con diferentes nombres,
dependiendo de quien lo utilice. El uso de los alias debe evitar confusin. Un
diccionario de dato significativo incluir todos los alias.
Longitud de campo
Cuando las caractersticas del diseo del sistema se ejecuten ms tarde en el
proceso de desarrollo del sistema, ser importante conocer la cantidad de espacio
que necesita para cada dato.

Valores de los datos

En algunos procesos solo se permiten valores de datos especficos. Por ejemplo,
en muchas compaas con frecuencia los nmeros de orden de compra se
proporcionan con un prefijo de una letra para indicar el departamento del origen.
Registro de las descripciones de datos
Dadas que las descripciones se utilizarn en forma repetitiva a travs de una
informacin y despus, durante el diseo, se sugiere un formato fcil para utilizar
que simplifique el registro y los detalles de consulta cuando se necesiten.

CONCLUSIN
La Recoleccin de Datos, consiste en la recopilacin de informacin; se lleva a
cabo por medio de entrevistas, cuestionarios y observacin; donde el analista
obtiene y desarrolla los sistemas de informacin logrando sus metas y objetivos.
El analista debe de demostrar y desarrollar las destrezas de sus conocimientos
manifestando su honestidad, imparcialidad, habilidad, objetividad, control,
comunicacin, comprensin y cortesa para lograr la bsqueda de informacin a
travs de las herramientas antes mencionada.
La entrevista, se lleva a cabo en todos los niveles de operacin desde el
Presidente o el Jefe de Operaciones.
Utilizando procedimientos que pueden varar desde muy formales hasta los
casuales.
El cuestionario, es otra de las utensilios que usa el analista con el fin de lograr un
consenso, siendo un canal de comunicacin poco limitado, el analista debe
determinar lo que desea saber, estructurar preguntas que pueden dar las
respuestas y formular el cuestionario.
La observacin, se emplea para verificar los resultados de una entrevista y tiene
una aceptacin cientfica.
El diagrama de flujo, es el proceso para plantear un problema y determinar un
resultado en una empresa.
El diccionario de datos, se aplica para la examinacin de los diagramas de flujos
de datos y a su vez registra detalles adicionales dentro del flujo de un sistema.