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Excel xp
O primeiro contato 4
O que o Excel faz.............................................................................................................................4
Iniciando o programa.......................................................................................................................4
A janela do Excel..............................................................................................................................4
Pastas de trabalho, planilhas e células.............................................................................................6
Fórmulas e funções..........................................................................................................................6
Obtendo ajuda.................................................................................................................................7
A primeira planilha 9
Salvando uma pasta de trabalho....................................................................................................11
Abrindo uma pasta de trabalho......................................................................................................12
Nova pasta de trabalho..................................................................................................................13
Modos de visualização...................................................................................................................14
Seleção..........................................................................................................................................15
Recorte, cópia e colagem...............................................................................................................16
Movendo dados por arraste............................................................................................................16
Inserindo linhas e colunas..............................................................................................................17
Impressão......................................................................................................................................17
Formatando planilhas 19
O digitado e o exibido....................................................................................................................20
Formatação de valores...................................................................................................................20
Texto..............................................................................................................................................22
Alinhamento...................................................................................................................................23
Fonte..............................................................................................................................................23
Bordas............................................................................................................................................24
Padrão de preenchimento..............................................................................................................25
Formatação de colunas..................................................................................................................26
Formatação de planilhas................................................................................................................26
Estilos............................................................................................................................................26
AutoFormatação.............................................................................................................................27
Desenhos.......................................................................................................................................28
Fórmulas e Funções 31
Operadores matemáticos...............................................................................................................31
Escrita correta de fórmulas............................................................................................................31
Inserindo funções numa fórmula....................................................................................................32
Soma..............................................................................................................................................32
Média aritmética............................................................................................................................33
Função SE......................................................................................................................................34
Uso de dois pontos e de ponto e vírgula........................................................................................36
Copiando fórmulas.........................................................................................................................36
Referência absoluta e relativa........................................................................................................37
Gráficos 38
Etapas de criação de um gráfico....................................................................................................38
Formatando o gráfico.....................................................................................................................42
EXCEL XP
Editando o gráfico..........................................................................................................................46
Escolha do tipo do gráfico..............................................................................................................47
Gerenciando dados 47
Classificação..................................................................................................................................48
Filtragem........................................................................................................................................49
Formulários....................................................................................................................................51
Subtotais........................................................................................................................................52
Validação de dados........................................................................................................................53
Estrutura de tópicos.......................................................................................................................55
Tabelas dinâmicas.........................................................................................................................57
Importação de dados.....................................................................................................................60
Ferramentas 62
Desfazer e repetir..........................................................................................................................62
Localizar e substituir......................................................................................................................62
Proteção de dados.........................................................................................................................63
Atingir metas.................................................................................................................................65
Cenários.........................................................................................................................................66
Auditoria........................................................................................................................................68
Macros...........................................................................................................................................69
Complementos 71
Modelos..........................................................................................................................................71
Salvando para a Internet................................................................................................................72
Mesclagem de células....................................................................................................................72
Nomes para células........................................................................................................................73
Comentários...................................................................................................................................73
Formatação com pincel..................................................................................................................74
Formatação condicional.................................................................................................................74
Seqüências e listas.........................................................................................................................75
Operações com datas e horas........................................................................................................75
Congelamento de painéis...............................................................................................................77
Divisão de janela............................................................................................................................78
Personalização do ambiente 79
Barras de ferramentas...................................................................................................................79
Personalização de barras e menus.................................................................................................79
Opções...........................................................................................................................................80
Instalação do Office.......................................................................................................................81
3
O primeiro contato
Neste primeiro momento vamos saber o que o Excel faz,
conhecer os elementos da sua janela e aprender os
conceitos básicos no trabalho com planilhas eletrônicas.
Iniciando o programa
O Excel pode ser iniciado como qualquer outro programa do ambiente
Windows. A maneira mais comum é usar o ícone do menu Todos os
programas. Faça assim:
A janela do Excel
Se você observar outros softwares do pacote Office da Microsoft vai
perceber que a janela do Excel tem semelhanças com as janelas do
Word, do PowerPoint ou do Outlook. Na configuração padrão você vai
encontrar os seguintes itens: barra de título, barra de menus, barra de
ferramentas padrão, barra de formatação, barra de fórmulas, barra de
status, área da planilha, painel de tarefas, barras de rolagem e guias
de planilhas.
Figura 1 Janela do Excel
Barra de título:
Contém o menu Controle, o nome do documento ativo, o
nome do programa e os três botões: minimizar, maximizar e fechar.
Barra de formatação:
Contém botões para os comandos mais usados na
formatação de planilhas.
Barra de fórmulas:
Na barra de fórmulas é mostrado o conteúdo da célula
selecionada tal como ele foi digitado, que em muitos casos é diferente
do que é exibido na planilha.
Identificação de células:
No Excel cada célula é identificada por
uma letra e um número. A letra define a coluna que contém a
célula e o número define a linha que a contém. Por exemplo: a
célula B20 está no encontro da coluna B com a linha 20. Como
o alfabeto tem poucas letras, as colunas depois do Z são
identificadas por duas letras. Por exemplo: AA, AX ou BA.
Fórmulas e funções
O Excel tem uma grande capacidade de automatizar cálculos graças
às fórmulas e funções.
Fórmulas.As fórmulas dão o poder de cálculo às planilhas eletrônicas.
Você insere fórmulas numa célula começando a linha com um sinal de
igual (=). As fórmulas podem buscar dados em outras células para
calcular um resultado. Por exemplo: se você quer exibir na célula A3 a
soma dos valores colocados nas células A1 e A2, digite na célula A3 a
fórmula =A1+A2.
Funções:Em muitos casos, você monta uma fórmula usando as quatro
operações básicas da Matemática. Para os cálculos mais elaborados o
Excel tem uma coleção de funções prontas para livrar o usuário de ter
que quebrar a cabeça com procedimentos complexos. Funções são
procedimentos que o Excel utiliza nas fórmulas. São exemplos de
funções: cálculo de média, operações matemáticas avançadas, cálculo
de juros, testes lógicos, cálculos estatísticos, etc.
Obtendo ajuda
Há vários caminhos para conseguir ajuda sobre o funcionamento do
Excel. Você pode usar a documentação disponível no computador,
recorrer a materiais impressos e digitais ou buscar socorro na
Internet.
A Ajuda do programa
Clique no menu Ajuda e no comando Ajuda do Microsoft Excel.
Na janela de Ajuda há três guias, cada uma com um modo diferente
de consulta. Clique numa das guias: Conteúdo, Assistente de resposta ou
Índice.
Use também o botão Quando você clica sobre o Assistente ele abre um balão de diálogo
Ajuda do Excel da com várias opções de consulta relacionadas ao que você está
barra padrão. fazendo. Clique numa opção, ou então, digite uma pergunta no campo
Consultar mais. O Assistente verificará o texto digitado procurando
palavras-chave. A partir das palavras-chave encontradas ele oferecerá
opções de ajuda.
Em certos momentos o Assistente pode se tornar incômodo. Para
removê-lo da tela clique no comando Ocultar assistente do Office do menu
Ajuda. Você poderá trazê-lo de volta a qualquer momento. Basta voltar
ao menu Ajuda e clicar na opção Mostrar assistente do Office.
Lembre-se que a utilização do Assistente consome memória e isso
deixa o computador mais lento.
Na Internet
Clique em Ajuda e em Office na Web. Se o computador estiver conectado
à Internet será aberto um endereço da Microsoft sobre o Office.
Figura 3. Menu Ajuda.
A primeira planilha
Neste capítulo vamos criar uma planilha simples para
mostrar o funcionamento básico do Excel. Não vamos
nos preocupar neste momento com detalhes de
formatação ou com recursos mais sofisticados.
O Excel vai criar uma pasta de trabalho baseada no modelo que você
escolheu. Modelos são pastas parcialmente montadas que servem de
base para o Excel criar novas pastas. Falaremos sobre modelos mais
adiante.
Modos de visualização
O Excel tem vários modos de exibir os dados de uma planilha.
Vejamos quais são e quando usá-los. Os modos de visualização são
escolhidos no menu Exibir.
Normal
O modo normal é ideal para você trabalhar na sua planilha. Ele exibe
a planilha como uma grande tabela
Zoom
Use também a cortina O comando zoom controla o afastamento ou proximidade com que as
de Zoom da barra células são exibidas na tela. O comando zoom imita as lentes
padrão. fotográficas zoom que aproximam ou afastam os objetos dos nossos
olhos. Use uma porcentagem de zoom confortável para você, mas
lembre-se: o tamanho dos objetos na tela não é necessariamente o
tamanho com o que o objeto será impresso.
Pré-visualização das quebras de Página
Planilhas grandes ocupam várias páginas ao serem impressas. No
modo Visualizar quebras de página você vê e controla como a planilha
vai ser paginada para impressão.
Tela inteira
A opção Tela inteira oculta boa parte dos elementos da janela do Excel
permitindo que a área de planilha fique o mais ampla possível.
Visualização de impressão
Este modo permite ver como ficará a planilha impressa. Para acessá-lo
vá ao menu Arquivo e clique em Visualizar impressão.
Seleção
Antes de executar um comando no Excel precisamos definir quais
células serão atingidas pelos efeitos do comando. Uma célula
selecionada fica realçada para diferenciar-se das outras células. Há
várias maneiras de selecionar no Excel. Para selecionar:
Uma célula: Clique na célula ou digite o nome da célula na barra de
fórmulas.
Uma linha:Clique no número da linha localizado no lado esquerdo da
área de trabalho do Excel.
Uma coluna: Clique na letra da coluna, localizada no lado superior da
área de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de células:
se as células estão lado a lado, clique na
primeira da seqüência e depois segure apertada a tecla SHIFT
enquanto clica na última célula do grupo.
Um grupo contínuo de linhas:
Clique no número da primeira linha e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica no número da última
linha do grupo. Os números das linhas ficam no lado esquerdo da área
de trabalho do Excel.
Um grupo contínuo de colunas:
Clique na letra da primeira coluna e depois
segure apertada a tecla SHIFT enquanto clica na letra da última
coluna do grupo As letras das colunas ficam no lado superior da área
de trabalho do Excel.
Um grupo qualquer de células, linhas ou colunas:
Se as células não estão lado a
lado clique na primeira célula e em seguida mantenha a tecla CTRL
apertada enquanto clica nas outras células, linhas ou colunas do
grupo.
.
Para copiar dados faça assim:
1. Selecione as células que contém os dados.
2. No menu Editar escolha Copiar. As células selecionadas ficam
realçadas com um efeito animado de formigas marchando.
3. Selecione as células que receberão os dados copiados.
4. No menu Editar escolha Colar.
Impressão
Antes de imprimir uma planilha é preciso definir alguns detalhes.
Comece pela configuração de página. Em seguida visualize a
impressão para ter uma prévia de como a planilha será impressa. Por
último defina a impressão propriamente. Vejamos cada etapa:
Configurar página
No menu Arquivo clique em Configurar página... Surgirá a caixa de diálogo
correspondente.
Visualizar página
Use também o botão Depois de configurar a página use o comando Visualizar impressão do
Visualizar impressão menu Arquivo para ter uma prévia da impressão. Se tudo estiver
da barra padrão. correto passe para a impressão propriamente.
Imprimir
Use o comando Imprimir... do menu Arquivo.
O digitado e o exibido
Trabalhando no Excel você verá que muitas
Na barra de fórmulas vezes digitamos um valor e o Excel o exibe de
o conteúdo da célula
modo diferente do que foi digitado. Esta é uma
aparece do jeito que foi
digitado. das grandes vantagens do Excel. O usuário pode
digitar valores de forma simplificada que o Excel
se encarrega de fazer a formatação. Veja um exemplo. Se você digitar
números em células formatadas para moeda o resultado é o seguinte:
Você e o Excel exibe ...
digita ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12
Acostume-se com a idéia que o Excel formata o que você digita antes
de exibir na célula. Vamos ver em seguida como fazer a formatação
de valores.
Formatação de valores
Formatar valores no Excel é definir como os números digitados serão
exibidos na célula. Para formatar os valores de uma célula faça assim:
1. Selecione a célula ou as células.
2. Clique no menu Formatar e em Células... Surgirá a caixa de diálogo
Formatar células.
Categoria Geral
Esta é a formatação que apresenta menos diferenças entre o digitado
e o exibido. Quando criamos uma planilha nova, geralmente todas as
células estão formatadas na categoria geral. Veja alguns exemplos de
valores formatados na categoria geral.
Você digita ... e o Excel exibe ...
1 1 Não acrescenta casas decimais
1000 1000 Não acrescenta separador de milhar
1.000 1.000 Não altera o separador de milhar digitado
1,0001 1,0001 Não faz arredondamento
1,100 1,1 Elimina os zeros à direita
00001 1 Elimina os zeros à esquerda
10/01 10/jan Pode alterar a exibição de datas.
Categoria número
A categoria número é ideal para definir quantas casas decimais serão
exibidas. Também podemos definir se o separador de milhar será
exibido e de que forma serão exibidos os números negativos. Veja os
exemplos. Definimos 4 casas decimais, com separador de milhar e
números negativos identificados pelo sinal de menos.
Você e o Excel exibe ...
digita ...
1 1,0000
1000 1.000,0000
-1,1 -1,1000
-2,1234 -2,1234
Categoria Moeda
Esta categoria é indicada para trabalho com dinheiro. Todo valor
digitado na célula será interpretado como moeda. Geralmente o
número de casas decimais é 2. O símbolo da moeda é definido para
cada país. Vamos aos exemplos:
Você e o Excel exibe ...
digita ...
1 R$ 1,00
1000 R$ 1.000,00
1,1 R$ 1,10
2,1234 R$ 2,12
Categoria Data
Quando uma célula está formatada para data, todos os valores
digitados nela serão interpretados como data. Isso, às vezes, leva a
resultados surpreendentes. Vamos escolher datas no formato: 10
março, 1998. Veja os exemplos:
Você digita ... e o Excel exibe ...
1/03 01 março, 2000 Quando não especificamos o ano o Excel supõe
que é o ano corrente
01/03/00 01 março, 2000 Quando escrevemos 00 no ano o Excel supõe que
seja 2000 e não 1900
01/13/00 01/13/00 Como não existe mês 13 o Excel não pode exibir a
data. O valor é tratado como se fosse texto.
32 01 fevereiro, 1900 Quando escrevemos apenas um número numa
célula formatada para data o Excel conta os dias a
partir de 01/jan/1900. Neste caso, 32 nos leva ao
32º dia contado a partir de 1900, ou seja
01/fev/1900.
Texto
O Excel detecta automaticamente quando digitamos texto numa
célula. O que precisamos prestar atenção é em alguns casos
particulares. Vamos fazer um resumo:
Você digita ... e o Excel trata como ... porque ...
1 Valor Sem comentário
Um Texto Sem comentário
Brasil 500 Texto Quando valores e texto se misturam, o Excel
trata tudo como texto.
01/mar/00 Valor Datas são valores que podem ser expressos
como combinação de números e palavras.
‘123 texto Quando começamos uma digitação com o
apóstrofo (‘) o Excel trata a informação como
texto, mesmo que digitemos números.
10/13/00 Texto Datas impossíveis são tratadas como texto.
R$1,0000.0 Texto Valores inseridos com erro são tratados como
texto
É importante saber que texto não pode ser usado em fórmulas ou
funções. Por isso, quando uma fórmula não está dando certo confira
se o valor inserido não tem algum erro de apresentação. O Excel pode
estar tratando-o como texto.
Alinhamento
O Excel tem várias opções de alinhamento de textos e valores da
célula. Você pode optar por alinhamento esquerdo, centralizado ou
direito. Se quiser pode girar o texto para que ele seja exibido na
vertical ou inclinado. Para definir o alinhamento do texto da célula
faça assim:
1. Selecione as células que serão formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
Fonte
Você pode formatar a fonte da célula. Não importa que a célula esteja
preenchida com valores ou com texto. Para formatar a fonte faça
assim:
1. Selecione as células que serão formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
Bordas
Quando trabalhamos no modo normal do Excel vemos as linhas
horizontais e verticais que separam as células. Estas linhas não são
impressas. Clique em Arquivo e em Visualizar impressão para ver como
ficará o aspecto da planilha impressa.
Geralmente criamos linhas horizontais e verticais para melhorar a
apresentação dos dados impressos. Fazemos isso definindo bordas
para as células.
1. Selecione as células que serão formatadas.
2. No menu Formatar, escolha Células...
Padrão de preenchimento
É possível preencher uma célula com cores sólidas ou com padrões de
preenchimento. Faça isso na guia Padrões da caixa de diálogo Formatar
células. O procedimento é semelhante ao dos outros itens de
formatação. Não esqueça de selecionar as células primeiro.
Formatação de planilhas
Uma pasta de trabalho tem várias planilhas. O padrão é iniciar uma
pasta nova com três planilhas nomeadas Plan1, Plan2 e Plan3. Outras
planilhas podem ser criadas, se necessário. O comando Planilhas do
menu Formatar permite os seguintes ajustes:
Renomear: permite mudar o nome da planilha selecionada.
Ocultar:
a planilha selecionada deixa de ser vista na área de trabalho,
embora permaneça ativa. Geralmente ocultamos planilhas com
informações auxiliares, de menor importância ou sigilosas.
Reexibir...:
torna visível novamente uma planilha oculta. Clique no
comando para escolher a planilha na lista de planilhas ocultas.
Plano de fundo...:
permite escolher uma imagem decorativa para servir
de fundo da planilha. A imagem será repetida para encher a tela,
formando um ladrilho.
Estilos
Um estilo é um conjunto completo de definições de formatação.
Aplicando um etilo, num só clique você define a fonte, o alinhamento,
as bordas, etc.. Os estilos economizam tempo na hora de formatar
células. O Excel traz alguns estilos prontos. Para aplicar um estilo
selecione as células, clique em Estilo no menu Formatar. Então use a
caixa de diálogo Estilo para definir um estilo.
Figura 16 Caixa de diálogo Estilo
AutoFormatação
A auto formatação simplifica bastante o trabalho de formatar
planilhas. Você seleciona um conjunto de células e escolhe uma opção
de auto formatação. O Excel faz todos os ajustes de fonte, bordas,
padrões, alinhamento, etc. por você.
Para usar a auto formatação faça o seguinte:
1. Selecione um conjunto de células. A auto formatação não se aplica
a uma única célula.
2. No menu Formatar clique em AutoFormatação.
Desenhos
A barra de desenhos do Excel permite colocar linhas, setas,
quadrados, círculos, caixas de texto, wordart e clipart na planilha.
Com isso você pode melhorar a aparência do seu trabalho.
Um objeto de desenho entra na planilha numa camada acima das
células. Os desenhos e imagens não ficam ligados a uma célula em
particular. Se o desenho cobrir uma célula preenchida ela continua
funcionando normalmente.
Note que durante a seleção as células ficam com uma cor destacada.
Pronto. As colunas foram ajustadas na largura para exibir todos os
textos e valores digitados.
Formatação de números
1. Selecione todas as células que contém notas, inclusive as médias.
2. No menu Formatar, clique em Células e em seguida na guia Número.
Formatação de bordas
1. Selecione as células de A3 até F10
2. No menu Formatar clique em Células e em seguida na guia Bordas.
Formatação de padrões
1. Selecione as células A3 até F3 (Títulos das colunas)
2. No menu Formatar clique em Células e em seguida na guia Padrões.
Operadores matemáticos
O Excel usa algumas convenções da Informática e da Matemática
para escrever fórmulas. Os símbolos usados nas operações básicas
são:
Aritméticos
São usados para as operações aritméticas básicas
Operador Nome Operação Digite na célula E o Excel exibe
+ Sinal de mais Adição =2+2 4
- Sinal de menos Subtração =3-2 1
* Asterisco Multiplicação =2*3 6
/ Barra normal Divisão =4/2 2
^ Acento Potenciação =2^3 8
Circunflexo
De comparação
São utilizados para fazer comparação de valores.
Operador Nome Operação Exemplo
= Sinal de igual Igualdade A1=A2
> Sinal de maior que Maior que A1>A2
< Sinal de menor que Menor que A1<A2
>= Sinal de maior ou igual que Maior ou igual que A1>=A2
<= Sinal de menor ou igual que Menor ou igual A1<=A2
que
<> Sinal de diferente Diferença A1<>A2
Soma
A função SOMA é ótima para fazer a soma do conteúdo de várias
células. Veja no exemplo seguinte a sintaxe da função:
=SOMA(A3:A10)
Podemos ler a fórmula assim: Soma dos valores do intervalo que vai
da célula A3 até a célula A10.
Você também pode inserir a função SOMA numa célula usando
apenas cliques de mouse. Faça assim:
1. Selecione a célula onde será inserida a função.
2. Clique no botão AutoSoma da barra padrão.
3. O Excel seleciona automaticamente um intervalo de células
próximo. Se você aceitar a sugestão conclua pressionando ENTER.
4. Para escolher um intervalo diferente clique na primeira célula e
arraste o ponteiro até a última célula do intervalo desejado. As
células selecionadas ficarão realçadas com uma moldura animada
do tipo formigas marchando.
5. Pressione ENTER.
O Excel escreve a fórmula na célula selecionada baseado nas
informações dadas com os cliques de mouse.
Média aritmética
O cálculo de média aritmética é feito pela função MËDIA. Esta função
soma todos os valores de um intervalo e divide o resultado pelo
número de células do intervalo.
Vamos exemplificar a sintaxe da função média. Para calcular a média
dos valores do intervalo entre a célula A3 até a célula A10 escreva.
=MÉDIA(A3:A10)
Uma forma prática de inserir funções é usar o comando Função do
menu Inserir. Com ele não precisamos conhecer detalhes da sintaxe da
função. Vamos exemplificar.
1. Selecione a célula onde será inserida a função.
2. Clique no menu Inserir e no comando Função... Surgirá a caixa de
diálogo Inserir função.
3. Escolha a função desejada e clique em OK. Por exemplo: a função
estatística MÉDIA. Surgirá a caixa de diálogo da função.
4. Digite as informações necessárias para definir a função. Por
exemplo: a função MÉDIA pede o intervalo de células. Digite o
intervalo no campo Núm1. Será algo como A3:A10.
5. Conclua com OK.
Figura 18 Caixa de diálogo Inserir função
Função SE
A função SE é do tipo lógica. Vamos estudá-la através de um exemplo.
Copiando fórmulas
Vamos partir de um exemplo: o da planilha Notas
Use também os botões bimestrais. Nós digitamos a fórmula para o cálculo
Copiar e Colar da
da média de Português: =MÉDIA(B4:E4). Temos que
barra padrão
digitar as fórmulas das médias de Matemática,
. História, Geografia, etc. As fórmulas são quase
iguais. Neste caso podemos usar a cópia de
fórmulas.
Para copiar uma fórmula faça assim:
1. Selecione a célula que será copiada.
2. Clique no menu Editar e em Copiar.
3. Selecione a célula para onde a fórmula será copiada.
4. Clique no menu Editar e em Colar.
5. Repita a operação 4 para colar a fórmula em outras células.
6. Pressione ENTER para encerrar.
Gráficos
Com os dados do Excel podemos criar gráficos para
apresentar melhor a informação. Neste capítulo veremos
como criar, formatar e editar gráficos.
Formatando o gráfico
Depois de criar o gráfico sempre aparecem detalhes para ajustar. É
hora de formatar o gráfico. O gráfico é composto por vários
elementos. Os principais são:
Área do gráfico É o quadro que contém todos os elementos do gráfico
Área de plotagem É um quadro menor que contém todos os elementos
menos o título
Paredes São planos que ficam atrás das barras
Eixos Nos eixos aparecem os valores do gráfico
Linhas de grade São linhas auxiliares que formam uma grade nas
paredes e facilitam a leitura dos dados
Seqüências de dados São as barras no gráfico de barras
Legenda A legenda identifica as seqüências de dados
Área do gráfico
A área do gráfico pode ser movida e redimensionada. Para mover a
área, clique nela e arraste-a para uma nova posição. Para
redimensionar selecione-a com o mouse e arraste uma das alças que
aparecem em volta do quadro.
Para formatar a área do gráfico, clique nela e depois, no menu Formatar
escolha Área do gráfico selecionada... Será possível definir a fonte, cor e
padrão de fundo.
Figura 29 Caixa de diálogo Formatar área do gráfico
Área de plotagem
A área de plotagem é um quadro menor que contém todos os
elementos do gráfico menos o título. Podemos movê-la e
redimensioná-la. Basicamente o que podemos formatar nela é o
padrão de cores. Para fazer isso a selecione e no menu Formatar
escolha Área de plotagem selecionada...
Eixos
Clique num dos eixos, horizontal ou vertical, e no menu Formatar
escolha Eixo selecionado...
Será possível formatar a fonte, o alinhamento do texto, a escala do
eixo, etc.
Seqüência de dados
Clique numa das barras do gráfico para formatar a seqüência de
dados. No menu Formatar escolha Seqüências de dados... Será possível
alterar a forma das barras, o padrão de cores, profundidade, etc.
Figura 32 Caixa de diálogo Formatar seqüências de dados
Linhas de grade
As linhas de grade dividem a parede do gráfico em faixas. Servem
para auxiliar a leitura do gráfico. Para formatá-las clique numa linha
de grade e no menu Formatar escolha Linhas de grade...
Observe a figura seguinte e compare com o gráfico antes da
formatação. Veja como a formatação pode melhorar a aparência de
um gráfico.
Figura 33 Gráfico Evolução da população brasileira formatado
Editando o gráfico
As vezes criamos e formatamos um gráfico e só mais tarde notamos
que alguma informação precisa ser mudada. Com o Excel, a qualquer
momento, podemos alterar valores, acrescentar dados, mudar o tipo
do gráfico, trocar os títulos, etc.
Gerenciando dados
Neste capítulo veremos como gerenciar volumes
grandes de informação classificando, filtrando, resumindo
e analisando dados.
Classificação
No Excel não é preciso se preocupar com a ordem que digitamos listas
de dados. O Excel tem a ferramenta de classificação para nos ajudar.
Vamos classificar a planilha Preços de automóveis da seguinte
maneira: vamos organizar os carros por marca e por preço,
começando pelo carro mais caro de cada marca. Faça assim:
1. Selecione o intervalo de dados dos preços (A3:D20).
2. No menu Dados clique em Classificar... Surgirá a caixa de diálogo
Classificar.
Filtragem
A ferramenta de filtragem é boa para selecionar dados numa lista
grande. Filtrar é exibir dados que atendem uma certa condição e
ocultar os demais.
Vamos filtrar a planilha Preços de automóveis da seguinte maneira:
Vamos exibir apenas as linhas dos carros da categoria Sedan. Faça
assim:
1. Selecione o intervalo de dados (A3:D20)
2. No menu Dados clique em Filtrar e em AutoFiltro. Surgirão botões ao
lado de cada título de coluna.
3. Clique no botão do título Categoria e selecione a opção Sedan.
Pronto o Excel exibirá apenas as linhas dos carros Sedan.
Formulários
Quando temos dados para digitar em listas grandes, podemos
recorrer à ajuda dos formulários do Excel. Digitar dados num
formulário muitas vezes é mais prático que digitá-los diretamente na
Os textos da primeira lista.
linha da tabela são
usados como rótulo Antes de trabalhar com formulários vamos entender os termos
dos campos do usados. Um formulário é uma caixa de diálogo com vários campos.
formulário. Cada campo representa uma coluna da lista. O conjunto de todos os
dados de uma linha da tabela compõe um registro. Agora vamos
exemplificar.
1. Clique em alguma célula da lista de preços da planilha Preços de
automóveis.
2. No menu Dados clique em Formulário. Surgirá um formulário na tela.
3. Para incluir um registro no formulário clique em Novo.
Subtotais
O comando subtotais permite obter várias informações de uma lista
de dados. Vamos partir da planilha Preços de automóveis. Com o
comando subtotais podemos obter informações como as seguintes:
Saber quantos carros de cada marca estão na tabela.
Saber o preço médio dos carros de cada categoria.
Saber o preço máximo dos carros de cada marca.
Saber o preço mínimo dos carros em cada categoria.
Vamos usar os subtotais para saber qual é o preço médio dos carros
em cada categoria. Faça assim:
1. Selecione os dados da tabela e classifique-a primeiro por
categoria e depois por preço decrescente. Caso não se lembre como fazer isso
volte atrás no item Classificação desta apostila.
2. No menu Dados escolha Subtotais... Surgirá a caixa de diálogo
Subtotais
Validação de dados
A validação é um mecanismo que permite controlar a digitação de
dados. Podemos definir que alguns valores não serão aceitos numa
célula. Vamos a um exemplo:
Uma empresa atacadista de equipamentos de Informática tira seus
pedidos de compra no Excel. No pedido de compra há uma tabela
com as seguintes colunas: Quantidade, produto, preço unitário e
preço total. Vamos criar uma validação de dados nas células da
quantidade. Queremos que sejam aceitos apenas números inteiros
maiores que 3. Isso porque 3 é o pedido mínimo aceito pela empresa
e inteiros porque não dá para cortar os equipamentos e vender em
pedacinhos.
Figura 43 Planilha Pedido de compra
Estrutura de tópicos
A estrutura de tópicos organiza os dados em níveis. Deste modo,
podemos exibir todos os detalhes de uma planilha ou selecionar
apenas os dados mais gerais. Vamos exemplificar através da planilha
Relatório de vendas.
Figura 47 Planilha Relatório de vendas estruturada em tópicos
Tabelas dinâmicas
As tabelas dinâmicas são ótimas para analisar dados de grandes
listas. Vamos exemplificar. Veja a planilha Controle diário de vendas.
Figura 51 Planilha Controle diário de vendas
Importação de dados
Muitas vezes os dados que você precisaria digitar para criar uma
planilha estão prontos em outro arquivo. O Excel pode importar
informações da Internet, de bancos de dados e de arquivos de texto.
Da Internet
Para importar dados de uma página de Internet você deve informar o
endereço da página e quais dados da página serão importados. Faça
assim:
No menu Dados clique em Obter dados externos e em Criar consulta à Web.
Surgirá a caixa de diálogo Nova consulta à Web.
Figura 57 Caixa de diálogo Nova consulta à Web
De bancos de dados
O Excel pode importar dados de vários tipos de bancos de dados. Para
isso ele conta com o auxílio do programa Microsoft Query que faz a
tarefa de se conectar a um banco de dados. Para importar dados de
um banco de dados faça assim:
Desfazer e repetir
Quando cometemos algum engano, ou queremos voltar atrás no que
fizemos usamos o comando Desfazer. Para repetir nossa última ação
usamos o comando Repetir. A maioria das ações do usuário pode ser
desfeita ou repetida.
Use também os botões Para desfazer a sua última ação clique no menu Editar e no comando
Desfazer e repetir da Desfazer.
barra padrão
Para repetir a sua última ação clique no menu Editar e no comando
Repetir.
Localizar e substituir
Com os comandos Localizar e Substituir podemos substituir palavras e
vários outros itens da planilha. São comandos muito úteis em
planilhas grandes.
Substituir
Digamos que o usuário digitou uma planilha com preços de software.
No final do trabalho o autor conclui que é melhor usar Microsoft Office,
em vez de Office. A substituição manual é muito trabalhosa, pois a
planilha é longa. Para automatizar a substituição fazemos o seguinte:
1. No menu Editar clique em Substituir... Surgirá a caixa de diálogo
Localizar e substituir.
Proteção de dados
Muitas vezes criamos planilhas para outras pessoas usarem. A
proteção de dados evita que outros usuários alterem o nosso trabalho.
Às vezes protegemos dados para que nós mesmos não os alteremos
por engano. A proteção pode bloquear alterações na pasta de trabalho
inteira, numa planilha específica ou apenas em algumas células.
O padrão do Excel é iniciar uma pasta nova com a proteção
desativada. Para ativar a proteção. Faça assim:
Atingir metas
O comando Atingir meta permite encontrar o valor de uma célula para
que determinado valor de outra célula dependente seja atingido.
Vamos exemplificar como o auxílio da planilha Notas bimestrais.
O aluno ficou para prova final em Matemática. Ele quer saber que nota
vai precisar para conseguir aprovação. Podemos fazer assim:
1. No menu Ferramentas escolha Atingir Meta. Surgirá a caixa de diálogo
Atingir meta.
Cenários
Com a ferramenta Cenários modificamos rapidamente alguns dados da
planilha e observarmos o que acontece com os demais.
Por exemplo: queremos observar o crescimento de um capital
investido ao longo dos anos em três possíveis cenários: um cenário de
rendimento baixo, um de rendimento médio e um de rendimento alto.
O primeiro passo é criar uma planilha como esta:
Auditoria
A ferramenta auditoria é usada para saber se um valor depende do
valor de outras células ou se ele afeta o valor de outras células.
Vamos exemplificar fazendo uma auditoria na planilha Pedido de
compra.
Figura 70 Menu Auditoria
Macros
Macros são conjuntos de instruções para execução em lote. Se você
executa freqüentemente uma mesma seqüência de comandos, talvez
seja melhor criar uma macro para esta seqüência. Deste modo,
sempre que precisar dela basta executar a macro.
Vejamos através de um exemplo simples, como se cria uma macro.
Digamos que você queira uma macro que desenhe a bandeira do
Brasil no slide com um simples clique de mouse.
1. No menu Ferramentas, clique em Macro e em Gravar nova macro...
2. Surgirá a caixa de diálogo Gravar macro. Digite um nome para a
macro. Por exemplo: Bandeira.
3. Clique em OK.
4. A partir de agora todo evento que ocorrer na área de trabalho será
gravado na macro. Desenhe sua bandeira. Coloque no slide um
retângulo azul, um losango amarelo, um círculo azul, etc..
5. Quando terminar o desenho, clique no botão Parar que fica flutuando
na tela. Sua macro está gravada.
6. Para executar a macro clique em Ferramentas/Macro/Macros...
7. Surgirá a caixa de diálogo Macro. Procure o nome de sua macro,
selecione-o e clique em Executar.
Modelos
Modelos são documentos parcialmente definidos e formatados, que
servem de base para criar documentos novos. Os modelos simplificam
nosso trabalho, pois, muitas definições que precisariam ser criadas
num documento em branco já estão prontas no modelo.
Para criar uma pasta baseada num modelo do Excel faça o seguinte:
1. No menu Arquivo escolha Novo... Surgirá o painel de tarefas.
2. Clique no link Modelos gerais. Surgirá a caixa de diálogo Novo.
Mesclagem de células
Observe o aspecto da planilha abaixo. Essa apresentação só é
possível com a mesclagem de células.
Mesclar células é reunir duas ou mais células para que o Excel as trate
como se fossem uma só. No exemplo a célula com o texto População
Brasileira é a mesclagem de 10 células. A célula onde está escrito
Centro Oeste é a mesclagem de duas células. Para mesclar células
faça assim:
1. Selecione as células para mesclar.
2. No menu Formatar escolha Células...
Comentários
Comentários são etiquetas amarelas de texto que fixamos numa
célula. Uma célula com comentário fica marcada com um sinal
vermelho no canto superior direito. Ao apontarmos a célula com o
mouse, o comentário é exibido ao lado.
Os comentários são usados para dar informações ao usuário sobre o
conteúdo da célula, ou para que outras pessoas façam comentários de
revisão.
Para inserir um comentário numa célula, selecione-a. Em seguida,
clique em Inserir/Comentário. Digite o comentário e depois clique em
outra parte da planilha para continuar o trabalho.
Para editar um comentário, selecione a célula e clique em Inserir/Editar
comentário.
Formatação condicional
O Excel pode mudar a formatação de uma célula dependendo do valor
que ela apresenta. É o que se chama de formatação condicional.
Vamos exemplificar voltando ao exemplo da planilha Notas
bimestrais. Quando a nota igual ou superior a sete deve ser escrita em
azul se estiver abaixo de sete deve ser escrita em vermelho.
Vamos formatar uma célula para exibir texto em cores diferentes
dependendo do valor da célula. Faça assim:
1. Selecione as células que serão formatadas condicionalmente.
2. No menu Formatar clique em Formatação condicional. Surgirá a caixa
correspondente.
3. Selecione os valores para formar a frase o valor da célula é maior
ou igual a 7,0.
4. Clique no botão formatar e escolha cor vermelha para a fonte.
5. Clique em OK
Seqüências e listas
O Excel nos livra do serviço chato que é digitar seqüências. Imagine
criar uma planilha com centenas de linhas e ter que digitar o número
de cada linha. Para criar seqüências automaticamente faça o
seguinte:
1. Digite os dois primeiros números da seqüência. Por exemplo: 1 e 2.
Use duas células seguidas.
2. Selecione as duas células iniciais da seqüência.
3. Aponte na alça da seleção e arraste-a com o mouse até onde
quiser. A seqüência vai sendo criada automaticamente. A alça fica
no canto inferior direito da seleção.
4. Solte o mouse e a seqüência está pronta.
Veja como o Excel cria outras seqüências a partir de dois valores:
Valores iniciais Continuação da seqüência
1, 2 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10....
1, 3 5, 7, 9, 11, 13, 15...
3, 1 -1, -3, -5, -7, -9, -11...
10, 20 30, 40, 50, 60, 70, 80...
Listas
As listas do Excel são seqüências de textos armazenadas na memória
do programa. Por exemplo: SEG, TER, QUA, QUI, SEX, SAB e DOM.
Com elas o Excel nos auxilia a criar listas longas e repetitivas.
Se você digitar em duas células seguidas SEG e TER, pode deixar que
a continuação é por conta do Excel. Apenas arraste a seleção das
duas células com o mouse para continuar a seqüência. Após DOM o
Excel volta para SEG.
Para conhecer as listas memorizadas pelo Excel clique no comando
Opções... do menu Ferramentas. Escolha a guia Listas. Você pode
adicionar mais listas ao conjunto.
Digitação de datas
Congelamento de painéis
Quando trabalhamos com planilhas grandes temos que usar as barras
de rolagem. Só que ao rolar uma planilha para cima os títulos das
colunas somem da nossa vista. Do mesmo modo ao rolar uma planilha
para a esquerda perdemos de vista os títulos de linhas. É descômodo
trabalhar sem ver os títulos das colunas. Para resolver este problema
existe o congelamento de painéis.
Congelar painéis é deixar algumas linhas ou colunas da planilha fixas
na tela. Mesmo se rolarmos a planilha as células congeladas
continuam visíveis. Vejamos um exemplo:
Divisão de janela
Às vezes quando trabalhamos numa planilha grande queremos
enxergar algo no início da planilha e algo que está no fim. Para
trabalhar em duas partes diferentes da planilha ao mesmo tempo
existe a divisão de janela.
Para dividir a janela em duas partes faça assim:
1. Clique numa linha para definir que a divisão será acima desta linha.
2. No menu Janela escolha Dividir.
Personalização do ambiente
Neste capítulo veremos como personalizar o ambiente de
trabalho do Excel, alterando barras, menus e opções de
usuário.
Barras de ferramentas
O Excel tem várias barras de ferramentas. A área de trabalho ficaria
congestionada se todas fossem exibidas ao mesmo tempo. Exiba
somente as barras que você precisa para as tarefas que está
realizando.
Para exibir ou ocultar uma barra de ferramentas clique no menu Exibir,
em Barras de ferramentas e marque o nome da barra na lista.
Há dois modos de exibição das barras: flutuante ou então, aderida a
uma das laterais da área de trabalho do Excel.
Uma barra pode aderir a qualquer um dos quatro lados da área de
trabalho. Para desprender uma barra da lateral, arraste-a com o
mouse pelo puxador que fica no canto da barra.
Se arrastarmos o puxador da barra para dentro da área de trabalho a
barra torna-se flutuante.
Veja em seguida como personalizar as barras ou criar barras novas.
Opções
No menu Ferramentas temos o comando Opções.. Ele abre a caixa de
diálogo Opções do Excel. Nesta caixa de diálogo definimos muitas
configurações do programa. Vamos apenas comentar algumas:
Auto recuperação:
Periodicamente o Excel salva uma cópia temporária da
pasta ativa por segurança no caso de travamento ou queda de
energia. Esta cópia temporária será restaurada quando reiniciarmos o
programa depois de algum problema. Regule o tempo de auto
recuperação para um valor cômodo. Valores muito curtos podem
atrapalham o usuário, pois durante a auto recuperação o computador
fica muito lento.
Arquivos de trabalho:
O usuário pode definir que pastas o Excel usa como
padrão para gravar arquivos ou pesquisar cliparts.
Figura 86 Caixa de diálogo Opções
Instalação do Office
Para instalar o Excel num computador pela primeira vez use o
programa de instalação fornecido pela Microsoft. O Excel é
comercializado como parte do pacote Office. Faça assim:
1. Insira o CD-ROM no drive. Opcionalmente você pode acessar os
arquivos de instalação, de alguma outra fonte, como um disco
rígido ou pela rede.
2. Execute o programa de instalação chamado Instalar.exe.